Với mục tiêu cải thiện khả năng phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh cho công ty trên thương trường . Ban giám đốc cần đưa ra các các biện pháp cải thiện nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty ( trên thực tế đi khảo sát công ty đang có dự án trang bị phần mềm hệ thống kế toán với giá trị dự kiến khoảng từ 5 – 7 triệu đồng ) . Ngoài ra , hoạt động nghiệp vụ bán hàng trong hệ thống hiện nay là tương đối ổn định , mục tiêu cải thiện năng suất của nghiệp vụ này là chủ yếu . Nghĩa là , việc mô hình hóa nhằm đạt đến mục tiêu làm rõ cơ chế hoạt động của công ty đồng thời thêm một số chức năng tiện dụng cho khách hàng và người quản lý .
58 trang |
Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 8278 | Lượt tải: 3
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Phân tích và thiết kế hệ thống - Quản lý bán hàng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Phần 1. khảo sát
Nội dung khảo sát
Mục đích của việc khảo sát hiện trạng.
Giới thiệu tổng quát về công ty.
Giới thiệu tổng quát về công ty.
Giới thiệu về hệ thống quản lý bán hàng của công ty.
Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty
1.Sơ đồ hoạt động của công ty.
2.Sơ đồ tổ chức của công ty.
IV Các quy trình quản lý bán hàng.
Quy trình quản lý xuất hàng.
Quy trình quản lý nhập hàng.
Quy trình quản lý hàng tồn kho.
Một số biểu mẫu hóa đơn.
Nhận xét hiện trạng.
Một số ý kiến đề xuất và hoàn thiện hệ thống.
Mô tả bài toán quản lý bán hàng.
Mục đích của việc khảo sát hiện trạng.
Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ đó. Vì rằng hệ thống này đang tồn tại đang hoạt động nên ta gọi là hiện trạng. Việc khảo sát hiện trạng là nhằm để:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống.
- Phát hiện các ưu điểm của hệ thống cần được kế thừa và các nhược điểm cơ bản của hệ thống cần được khắc phục.
- Đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế các nhược điểm và phát huy các ưu điểm của hệ thống cũ.
Giới thiệu tổng quát về công ty.
Giới thiệu tổng quát về công ty.
Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông là một chi nhánh của Tổng công ty cổ phần Nhựa Rạng Đông đóng trên địa bàn thành phố Vinh – Nghệ An.
Địa chỉ của công ty: Số 9 – Phan Bội Châu – Thành phố Vinh – Nghệ An.
Điện thoại : (84 38) 853753.
Fax: (84.38) 532846.
Email: Rangdong1@hcm.vnn.vn
Webside: www.rdplastic.com.vn
Thành phần nhân sự:
Giám đốc: Nguyễn Công Long
Số điện thoại: 0913273659
Phó giám đốc: Nguyễn Thị Xuân
Số điện thoại: 0989125357
Chuyên phụ trách kinh doanh.
Phụ trách kế toán: Nguyễn Thị Thanh Minh.
Chức trách nhiệm vụ????????????????
Bộ phận kinh doanh.
Hình thức kinh doanh của công ty:
+ Nhận đơn đạt hàng, hợp đồng mua bán và các dịch vụ sau bán hàng đối với các sản phẩm nhựa công nghiệp gia dụng, kỹ thuật và bao bì nhựa công nghiệp như: Màng mỏng PVC, PE, PEVA…
+ Sản xuất áo mưa, băng keo, decal, văn phòng phẩm, tấm ván trần…
+ Kinh doanh các loại dụng cụ bảo hộ lao động, hàng nông thổ sản, thực phẩm công nghệ, dụng cụ gia đình…
+ Kinh doanh và nhận gia công sản xuất áo mưa quảng cáo và các sản phẩm khác từ màng PVC, PE hoặc giả da PVC…
+ Công ty giao hàng xuất hóa đơn cho khách hàng theo mã số thuế( Mã số thuế: 0300384357006)
Hóa đơn tự in do tổng công ty phát hành và được đăng ký qua cục thuế.
III. Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty cổ phần nhựa Rạng đông chi nhánh tại Nghệ An ta thấy được cách thức và hoạt động của công ty như sau:
Sơ đồ hoạt động của công ty.
Chức năng của từng thành phần:
+ Nhà cung cấp: Chuyên cung cấp các sản phẩm nhựa gia dụng và kỹ thuật như: quả da, ván, nhựa, bao bì, vật liệu xây dựng, chai nhựa, áo mưa…
+ Công ty: Chuyên kinh doanh các mặt hàng cung cấp cho khách hàng và phân phối sản phẩm cho chi nhánh.
+ Khách hàng: Gồm các chi nhánh của công ty, các tổ chức cơ quan đặt hàng hoặc khách hàng lẽ.
2. Sơ đồ tổ chức của công ty
kế toán kho
kế toán bán hàng
Phòng kho
Phòng kinhdoanh
Phòng kế toán
kế toán chung
Bán hàng
thủ quỹ
Phòng tài chính
Ban giám đốc
Chức năng của các bộ phận
+Ban giám đốc:
Giám đốc:quản lí điều hành công ty
Phó giám đốc:chuyên phụ trách kinh doanh
+phòng kế toán:ghi chép,tổng hợp hoá đơn(kế toán sổ sách)
+phòng tài chính:quản lí tài chính cho công ty
+phòng kinh doanh:lập kế hoạch kinh doanh cho công ty(marketing)
IV.các quy trình quản lí bán hàng
1.Quy trình quản lí xuất hàng
Khi khách đến mua hàng người bán hàng giới thiệu sản phẩm, giá cả,tính năng … của các loại sản phẩm dưạ vào bảng phân loại và bảng báo giá sản phẩm của công ty.Dựa vào số lượng đặt hàng của khách người bán hàng kiểm tra số lượng hàng có trong kho.
Đối với khách hàng mua với số lượng ít(dưới 100) thì người bán hàng cho khách hãngem bảng giá rồi sau đó 2 bên cùng thoả thuận.Sau khi hàng được bán xong người bán hàng sẽ ghi các thông tin cần thiết của các sản phẩm vừa bán vào sổ bán hàng. Đến cuối ngày ngưòi bán hàng tổng hợp lại một lần rồi gửi đến phòng kế toán.
Đối với khách hàng mua với số lượng lớn(khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp hoặc gọi điện hoặc qua mail… ) thì công ty có nhiều hình thức bán:có thể là bán hàng tháng hoặc bán hàng quý hoặc là bán trực tiếp luôn. Đối với bán trực tiếp người bán hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho còn hay hết.Nếu không còn hoặc còn ít thì sẽ hẹn khách hôm sau.Nếu hàng trong kho còn thì người bán hàng lập hoá đơn xuất hàng và lập phiếu xuất kho.Hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán để theo dõi người mua xem khách hàng có nợ hay không. Đối với khách hàng tiêu thụ thường xuyên nợ khoảng từ 15-20 triệu thì công ty vẫn cho xuất hàng và gia hẹn ngày phải trả tiền.Còn ngược lai thì không cho nợ. Đối với khách hàng bán sỉ (mua với số lượng lớn) thì nợ ở mức quy định sẽ được xuất hàng còn ngược lại thì không.Ngoài ra khách hàng còn được phép mua lô hàng sau trả lô hàng trước đến cuối tháng thanh toán một lần.Công ty có mẫu hoá đơn quản lí nợ riêng.Sau đó phòng kế toán sẽ lập phiếu thanh toán và gửi đến phòng tài chính.Khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây.
Đối với các lô hàng lớn tuỳ vào nguyện vọng của khách hàngmà công ty có thể xuất hàng từng đợt hoặc xuất hàng cùng một lúc.Công ty có bộ phận giao hàng lưu động bằng ô tô…
Trong quá trình bán hàng thì người bán hàng sẽ bán theo bảng gía sản phẩm của công ty mà không cần thông qua giám đốc hay phòng ban nào cả dù số lượng hàng đặt lớn hay nhỏ.Chỉ khi nào khách mua với số lượng lớn cần giảm giá thì phải thông qua giám đốc để giám đốc trực tiếp giải quyết.
Trên thực tế khảo sát thì các khách hàng gọi điện đến đặt hàng của công ty phần lớn là khách hàng tiêu thụ thường xuyên.Và họ phải đặt hàng theo quý và theo tháng với số lượng lớn.
Khi khách đến báo có sự cố về sản phẩm thì người bán hàng kiểm tra hoá đơn mua hàng.Nếu không phải là hoá đơn mua hàng của công ty thì người bán hàng sẽ không giải quyết.Còn ngược lại thì người bán hàng sẽ kiểm tra sản phẩm.Nếu sản phẩm bị lỗi do nhà sản xuất thì người bán hàng sẽ lập phiếu nhập hàng lại rồi chuyển số hàng này vào kho.Sau đó người bán hàng lập phiếu xuất hàng mới tương ứng với số sản phẩm bị lỗi ở tuỳ vào giai đoạn.Còn ngược lại thì không giải quyết.Các hoá đơn về sự cố trả hàng đều được gửi đến phòng kế toán.
2.Quy trình quản lí nhập hàng
Hàng tháng bộ phận marketing(kiêm bán hàng) đi khảo sát thị trườngđể xem các mặt hàng nào được ưa chuộng ,các mặt hàng nào không được ưa chuộng.Sau đó họ viết báo cáo nộp lại cho phòng kinh doanh.Phòng kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng và thị hiếu của khách hàng cùng với số lượng hàng tồn tối thiểu và số lượng hàng tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của công ty để
Lên kế hoạch nhập hàng về.
Sau đó , phòng kinh doanh sẽ lựa chọn nhà cung cấp ( hai nguồn cung cấp chính của công ty là nhập hàng từ tổng công ty cổ phần nhựa Rạng Đông hoặc tự khai thác từ các cơ sở sản xuất ) .
Tiếp đó , phòng kinh doanh sẽ thương lượng với nhà cung cấp ( gặp mặt hoặc qua điện thoại ) . Sau khi đã thỏa thuận xong , phòng kinh doanh sẽ lập một đơn hàng rồi trình lên cho giám đốc xem xét và kí duyệt .
Nếu đơn đặt hàng được giám đốc kí thì sẽ được gửi đến nhà cung cấp.Ngược lại thì không gửi .Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo phiếu giao hàng . Trên phiếu giao hàng sẽ có đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp cũng như sản phẩm đã đặt ; Thủ kho và bộ phận và bộ phận giao hàng sẽ tiếp nhận hàng đó .
Khi giao hàng , thủ kho sẽ kiểm tra hóa đơn giao hàng xem có đủ các mặt hàng tương ứng với số lượng đã đặt hay không . Sau đó , Thủ kho sẽ kiểm tra sản phẩm về số lượng cũng như chất lượng . Khi hàng nhận về nếu không có sự cố gì thì hàng sẽ được cất vào kho . Ngược lại , nếu hàng bị lỗi nhiều thì Thủ kho sẽ lập phiếu , gửi trả lại số hàng bị lỗi cho Tổng công ty . Trên phiếu này có ghi rõ các thông tin về sản phẩm bị lỗi . Nếu mặt hàng bị lỗi ít thì công ty sẽ giảm giá trị của sản phẩm , làm thủ tục hủy tại công ty để giảm chi phí .
Sau khi đã nhận hàng xong , dựa vào sổ ghi chép của Thủ kho ; phòng kinh doanh sẽ lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi sang phòng tài chính . Nhà cung cấp sẽ nhận tiền đặt hàng tại đây .
Cách tính tổng tiền thanh toán :
Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + Chi phí + Thuế GTGT
Trong đó : Tổng tiền hàng = Tổng số lượng * Đơn giá
Sau khi đã thanh toán tiền hàng xong , Phòng tài chính sẽ gửi Phiếu thanh toán về phòng kế toán để ghi chép .
3 . Quy trình quản lý hàng tồn kho :
Cách tính hàng tồn kho :
Số lượng hàng tồn = Số lượng hàng nhập – Số lượng hàng xuất
Thực tế đi khảo sát , số lượng hàng tồn kho của công ty không quá 20 % . Tổng số lượng sản phẩm tương ứng với số tiền từ 700 – 800 triệu đồng ; có Thủ kho quản lý .
Theo ý kiến của giám đốc công ty thì : “ Sản phẩm tồn kho ít khi có hạn sử dụng vì các sản phẩm của công ty là các sản phẩm phục vụ cho xây dựng như tôn , ván nhựa ,..; phục vụ cho sinh hoạt gia đình như túi nilon ,áo mưa ,…đều có hạn sử dụng rất lâu . Vì thế , hàng tồn kho cũng chính là hàng dự trữ của công ty .
V . MỘT SỐ BIỂU MẪU HÓA ĐƠN :
1 . Bảng phân loại và báo giá sản phẩm
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Bản điều chỉnh giá bán
-căn cứ thông báo giá số /TB-XK của Công ty CP nhựa Rạng Đông ngày 22/09/2009.Chi nhánh Nghệ An quyết định điều chỉnh giá một số mặt hàng sau và thực hiện từ ngày 23/09/2009.
TT
Tên hàng
ĐVT
Giá mua
Giá điều chỉnh
Ghi chú
Bán Buôn
Bán lẻ
1
N1009×137×100(000T-31)
m
2.990
3.500
3.520
2
N1009×137×100(CM T-31)NA
m
2.900
3.380
3.400
3
N1010×137×100(750-07)
m
3.690
4.340
4.360
4
N1011×137×100(T mê-95 RĐ) §én
m
4.160
4.900
5
N1015×137×100(T mê-95 RĐ)§én
m
6.370
7.500
6
N1012×137×100(CM-98 RĐ)
m
4.520
5.320
7
N1015×137×100(CM -98 RĐ)
m
5.600
6.600
8
N1015×137×100(CM-0.7RĐ)
m
3.680
4.330
9
N25 0,12 ×200×100(các màu-07)
m
5.320
6.220
10
N25 015×200×100(970-07)
m
5.010
5.850
11
N1017×137×100(CMT-98 RĐ)
m
6.600
7.770
12
N1017×137×100(728T-98 RĐ)
m
6.770
7.800
13
N1017×137×100(727T,536F-98RĐ)
m
7.670
9.030
Vinh ,ngày 23/09/2009
2 . Hóa đơn xuất hàng
Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông
190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM
Điện thoại:9692272 – fax:9692843
Web : www.rdplastic.com.vn
Mẫu số:01-GTKT 3LL-02
Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM
Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách hàng
Mã số khách hàng
Ngày giao hàng
Phương thức thanh toán
Ngày thanh toán
Nơi giao hàng
Mã kho
Mã NV bán hàng
STT
Mã sản phẩm
Tên sản phẩm
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:…………………………………………………………………
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên)
3 . Hóa đơn nhập hàng
Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông
190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM
Điện thoại:9692272 – fax:9692843
Web : www.rdplastic.com.vn
Mẫu số:01-GTKT 3LL-02
Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM
Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách hàng
Mã số khách hàng
Ngày giao hàng
Phương thức thanh toán
Ngày thanh toán
Nơi giao hàng
Mã kho
Mã NV bán hàng
STT
Mã sản phẩm
Tên sản phẩm
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
D
1
2
3=1×2
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:…………………………………………………………………
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên)
4 . Hóa đơn thanh toán tiền
Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông
190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM
Điện thoại:9692272 – fax:9692843
Web : www.rdplastic.com.vn
Mẫu số:01-GTKT 3LL-02
Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM
Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách hàng
Mã số khách hàng
Ngày giao hàng
Phương thức thanh toán
Ngày thanh toán
Nơi giao hàng
Mã kho
Mã NV bán hàng
STT
Mã sản phẩm
Tên sản phẩm
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
D
1
2
3=1×2
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:…………………………………………………………………
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên)
5 . Hóa đơn quản lý nợ
Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông
190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM
Điện thoại:9692272 – fax:9692843
Web : www.rdplastic.com.vn
Mẫu số:01-GTKT 3LL-02
Phát hành theo CV số :2951/CT-AC
Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM
Ký hiệu:AA/2008 – T
Sè hoá đơn:0004110
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2:khách hàng
Ngày …tháng…năm…
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông
Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:……….
Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1
Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An
Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:……………
Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006
Khách hàng
Mã số khách hàng
Ngày giao hàng
Phương thức thanh toán
Ngày thanh toán
Nơi giao hàng
Mã kho
Mã NV bán hàng
STT
Mã sản phẩm
Tên sản phẩm
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
D
1
2
3=1×2
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:…………………………………………………………………
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên)
6. Hóa đơn nhập kho
Họ và tên người giao:
Theo ……..số……….. ngày……tháng ………. của ………….
Nhập từ kho : Địa điểm:
Số TT
Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư,dụng cụ,sản phẩm,hàng hoá
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Theo chứng từ
Thực nhập
A
B
C
D
1
2
3
4
Cộng:
Tổng số tiền (Viết bằng chữ):
Số chứng từ gốc kèm theo:
VI . NHẬN XÉT HIỆN TRẠNG : Thực tế khảo sát cho thấy , công ty cổ phần nhựa Rạng Đông , chi nhánh tại Nghệ An quản lý bán hàng theo hệ thống quản lý tài chính của Bộ tài chính . Nghĩa là về mặt thủ tục hành chính : Khi mua hàng phải có hoá đơn xuất kho , …
Hệ thống quản lý của công ty là : Dùng mẫu biểu hướng dẫn của Tổng công ty , mẫu biểu của hệ thống tài chính kế toán
Hiện nay , công ty chưa ứng dụng các phần mềm quản lý bán hàng ; chủ yếu vẫn là làm thủ công , trực tiếp , quản lý bằng tay
Do đó, còn có những ưu điểm sau :
+ Ít sai sót
+ Cẩn thận
Ban giám đốc có nhu cầu thống kê tình hình mua bán tại công ty với những tiêu chí và hình thức khác nhau . Vì vậy , cách thức quản lý của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu của thời đại
Nó biểu hiện ở những nhược điểm sau đây :
+ Cần nhiều nhân công
+ Tốc độ xử lý công việc chậm
+ Chu trình trao đổi hàng hóa quá lâu
+ Thường gặp khó khăn , mất thời gian khi kiểm tra
+ Trình độ tay nghề của nhân viên sẽ không được nâng cao
Mặt khác , mục tiêu của công ty là cải thiện năng suất làm việc của nhân viên và giảm nhân công . Vì vậy , với hệ thống quản lý trên ; công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công việc . Do đó , việc nâng cấp hệ thống là rất cần thiết và cấp bách ; là bài toán được đặt ra cho ban giám đốc .
MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông chi nhánh tại Nghệ An chuyên bán các sản phẩm: áo mưa, băng keo, trần nhựa, decal, văn phòng phẩm, tấm dán trần, màng trong, giả da, vải tráng PVC-PU dùng cho các ngành sản xuất dày dép, túi xách, may mặc, bọc nệm, trang trí nội thất,…Các khách hàng đến mua tại cửa hàng sau khi đã xem quảng cáo trên các webside
và ở tại công ty. Quảng cáo ghi rõ các loại sản phẩm, tính năng, kỹ thuật, giá cả, hình thức bán…
Hàng tháng bộ phận marketing sẽ đi khảo sát thực tế để xem các mặt hàng nào được khách hàng ưa chuộng, không được ưa chuộng sau đó viết báo cáo nộp cho phòng kinh doanh. Sau khi phòng kinh doanh nhận được báo cáo từ bộ phận marketing thì họ sẽ căn cứ vào bản báo cáo lập đơn hàng, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hàng cho công ty. Nhà cung cấp căn cứ vào đơn hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo hoá đơn. Thủ kho sẽ tiếp nhận hàng từ bộ phận giao hàng của nhà cung cấp. Khi nhận hàng thủ kho sẽ kiểm tra xem đã có đủ số lượng trong đơn đặt hàng và chất lượng mặt hàng không. Nếu hàng kém chất lượng sẽ được trả lại cho nhà cung cấp. Hàng không bị lỗi sẽ được nhập vào kho. Sau khi nhận hàng thủ kho viết báo cáo đưa lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi lên phòng tài chính, phòng này sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Khi khách đến mua hàng, người bán hàng giới thiệu các loại sản phẩm của công ty và cho khách hàng xem bản báo giá sản phẩm. Khi khách hàng đặt sản phẩm với số lượng lớn thì bộ phận bán hàng sẽ cập nhập thông tin khách hàng còn nếu khách đến mua với số lượng nhỏ thì hệ thống sẽ không lưu lại thông tin khách hàng. Bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, sẽ lập đơn hàng và đưa cho khách hàng xem đã đúng yêu cầu chưa, nếu đúng sẽ ký tên vào đơn đặt hàng. Sau khi khách hàng ký vào đơn đặt hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn đưa vào danh mục hàng có trong đơn đặt hàng rồi chuyển đến phòng tài chính, khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây (đối với số lượng lớn ). Đối với khách hàng mua với số lượng nhỏ dưới 100.000 thì khách hàng sẽ thanh toán và lấy hàng ngay tại cửa hàng. Đến cuối ngày bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn và gửi lên phòng tài chính.
Hàng tháng thủ kho kiểm tra số lượng tồn kho:
số lượng hàng tồn = số sản phẩm nhập - số sản phẩm xuất. Trên thực tế đi khảo sát hàng tồn chính là hàng dự trữ của công ty và hàng tháng bộ phận quản lý viết báo cáo thống kê hàng xuất nhập tồn trong kho.
Sau khi thống kê hàng xuất, nhập, tồn thì viết báo cáo và gửi lên phòng kinh doanh, bộ phận tài chính sẽ căn cứ vào hoá đơn xuất, nhập hàng, các khoản thu chi công nợ để viết báo cáo doanh thu và gửi lên ban giám đốc.
VII . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG :
Với mục tiêu cải thiện khả năng phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh cho công ty trên thương trường . Ban giám đốc cần đưa ra các các biện pháp cải thiện nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty ( trên thực tế đi khảo sát công ty đang có dự án trang bị phần mềm hệ thống kế toán với giá trị dự kiến khoảng từ 5 – 7 triệu đồng ) . Ngoài ra , hoạt động nghiệp vụ bán hàng trong hệ thống hiện nay là tương đối ổn định , mục tiêu cải thiện năng suất của nghiệp vụ này là chủ yếu . Nghĩa là , việc mô hình hóa nhằm đạt đến mục tiêu làm rõ cơ chế hoạt động của công ty đồng thời thêm một số chức năng tiện dụng cho khách hàng và người quản lý .
Những lĩnh vực cần quan tâm trong hệ thống của quản lý bán hàng :
+ Nghiệp vụ quản lý hàng hóa : Hoạt động lưu trữ thông tin hàng hóa trong tất cả các quy trình như : xuất hàng , nhập hàng , tồn kho , trả hàng ,…
+ Nghiệp vụ bán hàng : Đây là nghiệp vụ cung cấp hóa đơn cho khách hàng tại cửa hàng .
+ Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng ( phòng tài chính ) : Cách thức lưu trữ thông tin về khách hàng thanh toán tiền hàng tại công ty . Làm như thế nào để không thừa cũng không thiếu các thông tin cần thiết về khách hàng , số tiền thanh toán .
+ Nghiệp vụ quản lý nợ
+ Nghiệp vụ thống kê : Thống kê tình hình hoạt động của công ty cho ban giám đốc ; do nhân viên quản lý chịu trách nhiệm .
+Nghiệp vụ chăm sóc khách hàng : Là dịch vụ có những ưu đãi đối với khách hàng thường xuyên mua hàng tại công ty ; do nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm .
Hơn nữa , trong tình hình thương mại , điện tử đang phát triển một cách nhanh chóng thì nhu cầu mua bán hàng qua mạng là cấp thiết . Nhiều doanh nghiệp , cá nhân tham gia bởi tính tiện lợi , nhanh chóng của thương mại , điện tử .
Vì vậy , cần xây dựng một website bán hàng qua mạng ; chứ không chỉ dừng lại ở mức quảng cáo cung cấp thông tin như hiện nay .
Phần 2. Phân tích
I. Xây dựng mô hình nghiệp vụ
1. Lập bảng phân tích các yếu tố của bài toán
Động từ+Bổ ngữ
Danh từ
Nhận xét
Khảo sát thị trường
Lập đơn hàng
Nhận hàng
Lập hoá đơn
Cập nhật thông tin khách hàng
Giao hàng
Kiểm tra hàng
Thanh toán tiền
Thống kê hàng xuất, nhập, tồn
Lập phiếu nhập kho
Lập phiếu xuất kho
Báo cáo hàng xuất, nhập, tồn
Loại sản phẩm
Khách hàng
Nhân viên bán hàng
Công ty cổ phần nhựa rạng đông
Hoá đơn
Phòng kế toán
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho
Thủ kho
Đơn đặt hàng
Giám đốc
Sổ công nợ
Phiếu thanh toán
Nhà cung cấp
Bảng báo giá
Nhân viên maketing
=
Tác nhân
Tác nhân
=
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ kiệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
2. Phân tích tác nhân và xác định tương tác
a. Xác định tác nhân :
Khách hàng, nhân viên bán hàng, thủ kho, giám đốc, nhân viên maketting
b. Xác định tương tác :
8 luồng thông tin trong đó có 3 luồng từ tác hân đến hệ thống và 5 luồng từ hệ thống đến tác nhân
3. Biểu đồ ngữ cảnh
NHÀ CUNG CẤP
HỆ THỐNG QUẢN LÍ BÁN HÀNG
KHÁCH HÀNG
T.tin khách hàng Đơn đặt hàng
T.tin phản hồi Hoá đơn+Hàng
Hoá đơn+ hàng Thông tin phản hồi về lô hàng
4. Xác định các chức năng và lập biểu đồ phân cấp chức năng
a. Xác định chức năng
Các chức năng chi tiết lá
Nhóm lần 1
Nhóm lần 2
1. Khảo sát thị trường
2. Lập đơn hàng
3. Nhận hàng
4. Thanh toán tiền
Nhập hàng
Hệ thống quản lí bán hàng
5. Cập nhật thông tin khách hàng
6. Lập đơn hàng
7. Lập hoá đơn
8. Giao hàng
Bán hàng
9. Lập phiếu nhập
10. Lập phiếu xuất
11. Thống kê hàng xuất, nhập, tồn
Kho hàng
12. Báo cáo hàng xuất, nhập, tồn
13. Báo cáo doanh thu
14. Báo cáo công nợ nhà cung cấp
15. Báo cáo công nợ định kì khách hàng
Báo cáo
-Biểu đồ phân cấp chức năng
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.NHẬP HÀNG
2.BÁN HÀNG
3.THỐNG KÊ KHO HÀNG
4.BÁO CÁO
4.1. Báo cáo hàng xuất, nhập, tồn
3.1. Thống kê hàng xuất, nhập, tồn
2.1. Cập nhật khách hàng
1.1. Khảo sát thị trường
1.4. Thanh toán
1.3. Nhận hàng
1.2. Lập đơn hàng
4.2. Báo cáo doanh thu
3.2. Lập phiếu nhập
2.2. Lập đơn đặt hàng
4.3. Báo cáo công nợ nhà cung cấp
3.3. Lập phiếu xuất
4.4. Báo cáo công nợ đinh kì khách hàng
2.4. Giao hàng
2.3. Lập hoá đơn
5. Mô tả chi tiết các chức năng lá
a.Chức năng “khảo sát thị trường”:
Hàng tháng bộ phận maketing sẽ đi khảo sát thị trường để xem các mặt hàng nào được khách hàng ưa chuộng.Sau đó họ viết báo cáo nộp lại cho phòng kinh doanh.
b.Chức năng “lập đơn đặt hàng”:
Sau khi phòng kinh doanh nhận được báo cáo từ bộ phận maketing thì phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào báo cáo để lập đơn hàng theo yêu cầu của nhà cung cấp cung cấp hàng cho công ty
c.Chức năng “nhận hàng”:
Nhà cung cấp căn cứ vào đơn hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo phiếu xuất kho.Thủ kho sẽ nhận hàng vtừ bộ phận giao hàng của nhà cung cấp.Khi nhận hàng thủ kho sẽ kiểm tra xem có đủ số lượng trong đơn đặt hàng không và chất lượng của các mặt hàng.Nếu hàng kém chất lượng sẽ được trả lại cho nhà cung cấp.Hàng không bị lỗi thì sẽ được nhập vào kho.
d.Chức năng “thanh toán tiền”:
Sau khi nhận hàng thủ kho viết báo cáo đưa lên phòng kinh doanh,phòng kinh doanh sẽ lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gởi lên phòng tài chính,phòng này sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
e.Chức năng “Cập nhật thông tin khách hàng”:
Khi khách hàng đặt hàng với số lượng lớn thì bộ phận bán hàng sẽ cập nhật tông tin khách hàng,còn nếu khách hàng mua lẽ với số lượng nhỏ thì hệ thống sẽ không lưu thông tin khách hàng.
f.Chức năng “Lập đơn đặt hàng”:
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng,bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàngvà đưa cho khách hàng xem đã đúng yêu cầu chưa,nếu đúng sẽ kí tên vào đơn đặt hàng.
g.Chức năng “Lập hoá đơn”:
Đối với khách hàng mua với số lượng lớn:Sau khi khấch hàng đã kí vào đơn đặt hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn dựa vào danh mục hàng có trong đơn đặt hàng rồi chuyển xuống phòng tài chính,khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây.
Đối với khấch hàng mua với số lượng nhỏ thì khách hàng sẽ thanh toán và lấy hàng tại của hàng. Đến cuối ngày bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn và gửi lên phòng tài chính.
h.Chức năng “giao hàng”:
Chỉ áp dụng đối với khách hàng mua hàng số lượng lớn,tuỳ vào hình thức khách hàng lựa chọn để công ty công ty sẽ giao hàng cho khách hàng.
i.Chức năng “Lập phiếu nhập”:
Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp thì bộ phận quản lí kho sẽ lập phiếu nhập kho gửi lên cho phòng kinh doanh.
k.Chức năng “Lập phiếu xuất”:
Sau khi nhận được dơn đặt hàng của khàch hàng từ bộ phận bán hàng thì bộ phận quản lí kho sẽ lập phiếu xuất hàng gửi lên pòng kinh doanh và cho xuất hàng.
l.Chức năng “thống kê hàng xuất,nhập,tồn”:
Bộ phận quản lí kho sẽ viết báo cáo thống kê hàng xuất,nhập,tồn trong kho.
m.Chức năng “báo cáo hàng xuất nhập tồn”:
Sau khi thống kê hang xuất,nhập,tồn thì viết báo cáo và gửi lên phòng kinh doanh.
n.Chức năng “báo cáo doanh thu”:
Bộ phận tài chính sẽ dựa vào hoá đơn xuất,nhập hàng,các khoản thu chi,công nợ để viết báo cáo doanh thu và gửi lể phòng giám đốc.
t.Chức năng “báo cáo công nợ nhà cung cấp”:
Bộ phận tài chính sẽ báo cáo các khoản nợ nhà cung cấp bao gồm thời gian,số lượngvà hạn trả theo định kì.
x.Chức năng “Báo cáo công nợ định kì khách hàng”:
Bộ phận tài chính thống kê những khoản nợ của công ty rồi gửi lên ban giám đốc.
6.Tìm các hồ sơ sử dụng và lập ma trân thực thể chức năng:
Dựa vào cột 2,cột 3 của bảng phân tích ta có được các hồ sơ như sau:
stt
Tên hồ sơ dữ liệu
1
Hoá đơn
2
Phiêú xuất kho
3
Phiếu nhập kho
4
Đơn đặt hàng
5
Sổ công nợ
6
Phiếu thanh toán
7
Bảng báo giá
Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể dữ liệu
1.Bảng báo giá
2. Đơn dặt hàng
3.Phiếu nhập kho
4.Phiếu xuất kho
5.Hoá đơn
6.Sổ công nợ
Các chức năng nghiệp vụ
1
2
3
4
5
6
1.Nhập hàng
R
C
U
R
U
2.Bán hàng
R
U
C
C
U
3.Kho hàng
U
U
4.Báo cáo
R
R
R
R
II. Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh
T.t khách hàng
t.t phản hồi
Hệ thống quản lí bán hàng
HĐ t.toán
Khách hàng
Khách hàng
Kh¸ch hµng
`
Hàng
Nhà cung cấp
Đơn đặt hàng
Hàng
Nhà cung cấp
HĐ t.toán
t.t phản hồi lô hàng
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Đơn đặt hàng
Nhà cung cấp
Hàng+HĐ
Hàng bị lỗi
Kho hàng
Phiếu xuất
Sổ công nợ
Phiếu nhập
Đơn đặt hàng
Nhập hàng
Bảng báo giá
Báo cáo
Bán hàng
Hàng+HĐ
T.t phản hồi
T.t khách hàng
Hoá đơn
Khách hàng
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
a. Chức năng kho hàng
Lập phiếu nhập
Lập phiếu xuất
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Phiếu nhập
PhiÕu xuÊt
Phiếu xuất
Thống kê X,N,T
Thủ kho
Bảng thống kê
`
b. Chức năng báo cáo
Ban giám đốc
Bản báo cáo xuất, nhập, tồn
Bản BC doanh thu
BC xuất,nhập,tồn
BC doanh thu
Bản BC công nợ KH
Phiếu nhập
Sổ công nợ
Hoá đơn
Phiếu xuất
`
BC công nợ NCC
BC công nợ định kỳ KH
Bản BC cônog nợ NCC
c. Chức năng nhập hàng
Nhân viên Maketting
Nhà cung cấp
T.t thị trường
Đơn hàng
Lập đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng
Phiếu nhập
Hoá đơn
Sổ công nợ
`
Khảo sát thi trường
Bảng báo giá
Phiếu t.toán
Nhận hàng
Thanh toán
Hàng+HĐ
d. Chức năng bán hàng
Nhân viên bán hàng
Đơn đặt hàng
t.t khách hàng
Lập đơn đặt hàng
Cập nhật KH
Sổ công nợ
Bảng báo giá
Giao hàng
Hoá đơn
Phiếu xuất
Hàng+HĐ
Lập hoá đơn t.toán
Khách hàng
Phiếu t.toán
Biểu đồ thực thể liên kết:
KHACH_HANG( Mã KH, Tên KH,Ngày sinh, Giới tính, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, SốTK) .
NHACC( Mã NCC, Tên NCC, Địa chỉ, Điện thoại, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá)
HOA_DON( Mã HĐ, loại HĐ,Mã KH, Tên KH, Mã NCC, Tên NCC, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Tổng tiền,Tên NV lập, Ngày TT).
KHO_HANG( Ma MH,Ten hang, Trạng thái hàng, Số lượng, Giá,Ngày cập nhật kho)
Mối liên hệ của các thực thể:
Gửi
KHACH_HANG
Ma KH
Tên KH
Ngay sinh
Gioi tinh
Điạ chỉ
Điện thoại
Fax
Số TK
Đặt mua
Nhận
KHO_HANG
Ma MH
Ten MH
Trang thai hang
So luong
Gia
Ngay cap nhat kho
NHACC
Ma NCC
Ten NCC
Dia chi
Ten hang
So luong
Don gia
Nhận
N
1
1
1..N
N
1
1
N
HOA_ DON
Ma HD
Loai HD(mua/ban)
Ma Kh
Ten Kh
Ma NCC
Ten NCC
Ten hang
So luong
Don gia
Tong tien
Ten NV
Ngay TT
* Thực thể khách hàng ở dạng ban đầu cũng là dạng chuẩn 1,chuẩn 2,chuẩn 3:
KHACH_HANG
Ma KH
Ten KH
Gioi tinh
Dia chi
Dien thoai
Ngay sinh
fax
So TK
* Thực thể nhà cung cấp ở dạng ban đầu:
NHACC
Ma NCC
Don gia
So luong
Ten hang
Dien thoai
Dia chi
Ten NCC
Đưa về dạng chuẩn 1:
HANG_NCC
NHACC
So Tk
Dien thoai
Dia chi
Ten NCC
So luong
Ten MH
Ma MH
Ma NCC
Ma NCC
N
1
CC
Gia
Đưa về dạng chuẩn 2:
MAT_HANG_CC
HANG_NCC
So luong
Ma MH
Gia
Ten MH
Ma MH
Ma NCC
Thuộc
1
N
Ở dạng chuẩn 2 cũng là dạng chuẩn 3:
* Thực thể HOA_DON ở dạng ban đầu:
HOA_DON
Ngay TT
Ten nv lap
Tong tien
Don gia
So luong
Ten hang
Ten NCC
Ma NCC
Ten KH
Ma KH
Loai HD
Ma HĐ
Đưa về dạng chuẩn 1: HD_CHI_TIET
Ma HD
Ma MH
Ten MH
So luong
Loai HD
Ma KH
Ten KH
Ma NCC
Ma HĐ
Ten NCC
Tong tien
Ten nv lap
Don gia
Ngay TT
HOA_DON
Chứa
1
1..N
Đưa về dạng chuẩn 2:
HD_CHI_TIET
MAT_HANG
Ma HD
Ma MH
Ten nv lap
Ten MH
Don gia
Ma HD
1..N
1
Thuộc
Ma MH
So luong
`
Ta thấy chuẩn 2 trùng với chuẩn 3
Thực thể KHO_HANG ban đầu:
KHO_HANG
Ma hang
Ten hang
Trang thai hang
So luong
Gia
Ngay
Đưa về dạng chuẩn 1:
KHO_HANG
Ma hang
Ten hang
Trang thai hang
So luong
CHI TIET
KHO_HANG
Ma hang
Gia
ngay
Chứa
1
N
Chuẩn 1 cũng là chuẩn 2 và chuẩn 3
Biểu đồ thực thể liên kết của hệ thống mua bán:
HD_CHITIET
Ma HD
Ma MH
Ten MH
So luomg
KHO_HANG
Ma hang
Ten hang
Trang thai hang
So luong
CHI TIET KHO_HANG
Ma hang
Gia
ngay
đặt mua
Thuộc
Chứa
Nhận
Nhận
Gửi
1
KHACH_HANG
Ma KH
Ten KH
Ngay sinh
Gioi tinh
Dia chi
Dien thoai
Fax
So TK
N
1
HOA_DON
Ma HD
Loai HD
Ma KH
Ten KH
Ma NCC
Ten NCC
Tong tien
Ten nv lap
Ngay TT
N
Chứa
1
N
MAT_HANG
Ma HD
Ma MH
Ten nv lap
Don gia
Ten MH
1
N
1
1..N
1
1..N
1
N
1
NHACC
Ma NCC
Ten NCC
Dien thoai
Dia chi
So TK
N
CC
1
HANG_NCC
Ma NCC
Ma MH
So luong
N
Thuộc
MAT_ HANG_CC
Ma NCC
Ma MH
Ten MH
Gia
PHẦN 3: ThiÕt kÕ hÖ thèng
Công cụ lập trình được sử dụng:
- Ngôn ngữ lập trình C#
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server2005
I. Thiết kế bảng dữ liệu :
Table KHACH_HANG
STT
Tên trường
Kiểu dữ liêu
Độ rộng
Diễn giải
1
2
3
4
5
6
MaKH
TenKH
DiachiKH
SoDT
Fax
SoTK
Int
Int
Text
Text
Text
Text
Mã khách hàng
tên khách hàng
Địa chỉ khách hàng
Số điện thoại khách hàng
Fax
Số tài khoản
Table NHACUNHCAP
STT
Tên trường
Kiểu dữ liêu
Độ rộng
Diễn giải
1
2
3
4
5
MaNCC
TenNCC
Điachi
Đienthoai
SoTK
Int
Int
Int
Text
text
Mã nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp
Địa chỉ nhà cung cấp
Điện thoại nhà cung cấp
Số tài khoản
Table HOA_DON
STT
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
Diễn giải
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
MaHD
LoaiHD
MaKH
TenKH
MaMH
TenMH
Soluong
Đongia
Tongtien
Tennguoilap
Ngaylaphoadon
Int
text
Int
text
Int
text
Int
text
text
text
Date
Mã hoá đơn
Loại hoá đơn
Mã khách hàng
Tên khach hàng
Mã mặt hàng
Tên mặt hàng
Số lượng
Đon giá
Tổng tiền
Tên người lập
Ngày lập hoá đơn
Table KHO_HA
Table KHO_HANG
STT
Tên trường
Kiểu dữ liệu
Độ rộng
Diễn giải
1
2
Makho
Tên kho
Int
text
Mã kho
Tên kho
II.Giao diện hệ thống và Menu chương trình
Giao diện :
Giao diện đăng nhập hệ thống:
Giao diện chính:
Sơ đồ bố trí các chức năng con
Chức năng quản lý hệ thống
Chức năng Quản Lý Danh mục
Chức năng Quản lý Nghiệp vụ
Chức năng Quản lý Thống kê
3.Đặc tả các Modul của chương trình
Modul Danh mục hàng hoá
Giao diện Modul:
Modul này gồm 5 chức năng chính.Đặc tả các Modul như sau :
Thêm (thêm danh mục mặt hàng)
Sửa ( sửa danh mục mặt hàng )
Xoá ( xoá danh mục mặt hàng)
Ghi ( Ghi danh mục mặt hàng)
Thoát ( Thoát khỏi danh mục mặt hàng)
Đối với Danh mục hàng hoá, khi người dùng cần :
Thêm thông tin hàng hoá thì nhấn vào nút thêm sau đó người dùng sẽ nhập tên mặt hàng, nhóm hàng, nhà cung cấp, số lượng, đơn giá vào thông tin hàng rồi ấn ghi.
Muốn sửa hay xoá mặt hàng nào trong danh mục hàng hoá thì ta nhấn vào mặt hàng đó khi đó mặt hàng đó sẽ hiện ra ở thông tin hàng và ta sẽ tiến hành sửa hoặc xoá.
Hệ thống sẽ tự động lưu những thông tin mà người dùng vừa cập nhật.
Giao diện Danh mục khách hàng:
Modul này gồm 5 chức năng chính.Đặc tả các Modul như sau :
Thêm (thêm danh sách khách hàng)
Sửa ( sửa danh sách khách hàng )
Xoá ( xoá danh sách khách hàng)
Ghi ( Ghi danh sách khách hàng)
Thoát ( Thoát khỏi danh mục khách hàng)
Đối với Danh mục khách hàng thì thuật toán cũng tương tự như danh mục hàng hoá
Giao diện danh mục khoản thu
Modul này gồm 5 chức năng chính.Đặc tả các Modul như sau :
Thêm (thêm danh mục khoản thu)
Sửa ( sửa danh mục khoản thu )
Xoá ( xoá danh mục khoản thu)
Ghi ( Ghi danh mục khoản thu)
Thoát ( Thoát khỏi danh mục khoản thu)
Đối với Danh mục khoản thu thì thuật toán cũng tương tự như các danh mục trên.
Giao diện danh mục kho hàng:
Modul này gồm 5 chức năng chính.Đặc tả các Modul như sau :
Thêm (thêm danh mục kho hàng)
Sửa ( sửa danh mục kho hàng )
Xoá ( xoá danh mục kho hàng)
Ghi ( Ghi danh mục kho hàng)
Thoát ( Thoát khỏi danh mục kho hàng)
Đối với Danh mục kho hàng thì thuật toán cũng tương tự như các danh mục trên.
Danh mục nhà cung cấp
Modul này gồm 5 chức năng chính.Đặc tả các Modul như sau :
Thêm (thêm danh mục nhà cung cấp)
Sửa ( sửa danh mục nhà cung cấp )
Xoá ( xoá danh mục nhà cung cấp)
Ghi ( Ghi danh mục nhà cung cấp)
Thoát ( Thoát khỏi danh mục nhà cung cấp)
Đối với Danh mục nhà cung cấp thì thuật toán cũng tương tự như các danh mục trên.
Giao diện Lập đơn đặt hàng
Modul này gồm 5 chức năng chính.Đặc tả các Modul như sau :
Thêm (thêm đơn đặt hàng)
Sửa ( sửa đơn đặt hàng )
Xoá ( xoá đơn đặt hàng)
Ghi ( Ghi đơn đặt hàng)
Thoát ( Thoát khỏi lập đơn đặt hàng)
Đối với Lập đơn đặt hàng thì thuật toán cũng tương tự như các danh mục trên.
Giao diện phiếu nhập hàng
Modul này gồm 5 chức năng chính.Đặc tả các Modul như sau :
Thêm (thêm phiếu nhập hàng)
Sửa ( sửa phiếu nhập hàng)
Xoá ( xoá phiếu nhập hàng
Ghi ( Ghi phiếu nhập hàng)
Thoát ( Thoát khỏi lập phiếu nhập hàng)
Đối với lập phiếu nhập hàng thì thuật toán cũng tương tự như các danh mục trên.
Giao diện xuất hàng
Modul này gồm 5 chức năng chính.Đặc tả các Modul như sau :
Thêm (thêm phiếu xuất hàng)
Sửa ( sửa phiếu xuất hàng)
Xoá ( xoá phiếu xuất hàng
Ghi ( Ghi phiếu xuất hàng)
Thoát ( Thoát khỏi lập phiếu xuất hàng)
Đối với lập phiếu xuất hàng thì thuật toán cũng tương tự như các danh mục trên.
Giao diện Lập hoá đơn
Modul này gồm 5 chức năng chính.Đặc tả các Modul như sau :
Thêm (thêm hoá đơn)
Sửa ( sửa Xoá ( xoá hoá đơn)
Ghi ( Ghi hoá đơn)
Thoát ( Thoát khỏi lập hoá đơn)
Đối với lập hoá đơn thì thuật toán cũng tương tự như các danh mục trên.
Giao diện thống kê khách hàng:
Hệ thống có thể thống kê khách hàng đã mua hàng theo ngày, theo tháng, hoặc theo năm
Giao diện thống kê xuất, nhập hàng hoá
Hệ thống cho phép thống kê hàng hoá đã xuất hoặc đã nhập trong ngày, trong tháng, trong năm.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Phân tích và thiết kế hệ thống- quản lý bán hàng.doc