Phân tích và thiết kế hệ thống - Quản lý nhân sự

Phần I : Khảo sát Quán kara “ hát cho nhau nghe 108 phan đình phùng” là quán giải trí lớn đặt trên địa bàn thành phố vinh. Là một trong 6 cơ sở đặt trên địa bàn khác nhau khắp các tỉnh thành. Tại thành phố vinh có hai cơ sở là 108 Phan Đình Phùng và 105 Lê Lợi. Do điều kiên thời gian nên chúng tôi chỉ trực tiếp khảo sát tại “ Hát cho nhau nghe 108 Phan Đình Phùng”. Qua khảo sát chúng tôi thu được một số kết quả sau : I . Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo : 1 giám đốc, 1 phó giám đốc. Quản lý : 1 quản lý. Tổ trưởng : gồm 2 tổ trưởng tầng 1 và 2. Nhân viên : 32 nhân viên. Trong đó : Đơn vị bảo vệ : Bảo vệ : 1 người. Vệ sỹ : 5 người. Đơn vị phục vụ : Phòng máy : 8 người. Phục vụ bàn : 10 người. Đơn vị lễ tân : 2 người. Đơn vị kho hàng : 2 người. Đơn vị nhà bếp : 3 người . Đơn vị vệ sinh : 4 người. Sơ đồ phân cấp chức năng : Giám đốc Phó giám đốc Quản lý Tổ trưởng Nhân viên Chức năng của từng đơn vị: Đơn vị bảo vệ : Gồm hai bộ phận bảo vệ và vệ sỹ.  Bảo vệ : Trông giữ xe cho khách và đồ đạc của khách nếu khách yêu cầu.  Vệ sỹ: Được thuê từ một công ty đào tạo chuyên nghiệp nhằm giữ trật tự an ninh cho quán. Đơn vị phục vụ : Gồm phục vụ bàn và phục vụ máy.Phục vụ bàn : Tiếp hoa quả nước uống cho khách.Phục vụ máy : Điều chỉnh âm thanh trong phòng hát. Đơn vị lễ tân: Trực máy để nhận điện thoại đặt phòng và giao dịch với khách dồng thời thanh toán tiền cho khách. Đơn vị kho hàng : Quản lý hàng xuất ra và nhập vào Đơn vị nhà bếp : Phục vụ nhu cầu ăn uống cho nhân viên trong quán Đơn vị vệ sinh : Vệ sinh cốc chén, quán . HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN: Quản lý quán Đv bảo vệ Đv phục vụ Đv kho hàng Đv nhà bếp Đv vệ sinh Đv lễ tân II: ĐẶC TẢ HỆ THỐNG Tại cơ sở 108 phan đình phùng quán có 17 phòng, 3 tầng, 1 quản lý được giao quản lý toàn bộ hệ thống quán với 6 đơn vị. trừ đơn vị nhà bếp các đơn vị còn lại chịu sự quản lý trực tiếp của tổ trưởng tầng 1và 2. khi nhận thấy quán cần tuyển thêm người. Quản lý sẽ báo cáo với giám đốc xin ý kiến. Nếu được đồng ý thì quán sẽ đưa ra thông báo tuyển nhân viên dưới các hình thức như trực tuyến (“Hatchonhaunghe@gmail.com”). Phát tờ rơi, treo biển tuyển nhân viên tại quán. Khi có người đến xin việc quản lý gắp trực tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn. sau khi thấy các thông tin trong hồ sơ của người xin việc đáp ứng yêu cầu ban đầu, quản lý sẽ đưa ra thông báo cho người xin việc biết mình trúng tuyển. sau đó tiến hành thử việc một tháng. Trong 7 ngày đầu thử việc nếu người xin việc không đáp ứng được các yêu cầu của công việc thì quản lý thông báo chấm dứt thử việc và người xin việc được nhận 100 nghìn đồng (tiền đi lại trong 7 ngày thử việc). Ngược lại nếu đạt thì được tiếp tục thử việc những ngày còn lại trong tháng và được hưởng 70% lương cơ bản. Sau đó được tiến hành ký hợp đồng và trở thành nhân viên chính thức trong quán hưởng mức lương theo qui định theo từng đơn vị. Quản lý lưu trữ các thông tin cơ bản còn các thông tin khác được lưu trữ dưới dạng hồ sơ. Các thông tin cơ bản gồm : - Họ và tên - Giới tính - Ngày sinh - Dân tộc - Số CMND - Địa chỉ thường chú - Địa chỉ tạm chú - Điện thoại Mổi ngày quán chia làm 2 ca.1 ca làm việc chính và một ca làm thêm giờ.Ca làm chính gồm hai buổi sáng và chiều. Ca làm thêm giờ vào ban đêm. Hệ số của mổi ca được tính hệ số một. Tiền lương mổi ca là như nhau. Đầu mổi buổi làm việc. quản lý chấm công nhân viên, nếu bận thì quản lý giao cho tổ trưởng tầng chấm công và báo cáo lại ngay với quản lý. Đồng thời quản lý cùng tổ trưởng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên để xét khen thưởng, kỷ luật và xếp loại nhân viên theo tháng. Có các mức xếp loai sau mức A( có khen thưởng được cộng vào tiền lương 100 nghìn). loại B(mức bình thường không cộng), loại C ( mức kỷ luật, trừ từ 20 – 100 nghìn đồng). nếu nhân viên nào nghỉ từ 10 buổi thì xét thôi việc. Viêc nghỉ cũng phải báo trước từ 2 đến 3 ngày để quản lý lên kế hoạch làm việc. Nếu nhân viên muốn làm thêm giờ thì đăng ký trực tiếp và được xác nhận của quản lý thì mới tham gia làm việc. Quản lý đưa những thông tin làm việc như ngày công, khen thưởng, kỷ luật, xếp loại, xác nhận làm thêm giờ vào hệ thống. cuối tháng quản lý sẽ tổng hợp ngày công, khen thưởng, kỷ luật. tiền nợ của nhân viên, tiền phụ cấp và báo cáo giám đốc để lĩnh tiền chi trả cho nhân viên. Quán cũng cho nhân viên ứng tiền tháng và số tiền đó được trừ vào tháng kế tiếp. Nếu nhân viên nào làm từ năm thứ 2 thì được hưởng tiền phụ cấp thâm niên 1 tháng 1 trăm nghìn đồng. Mức lương cơ bản của từng nhân viên được đề xuất rõ và in một bảng đề xuất mức lương tháng công khai cho tất cả nhân viên được biết. sau khi trả lương nếu có gì thắc mắc, khiếu nại thì báo trực tiếp cho quản lý. quản lý kiểm tra lại bảng chấm công, bảng xếp loại. Nếu đúng thì viết phiếu hoàn trả, nếu sai thì làm rõ cho nhân viên hiểu mức lương mà họ được nhận. Ngoài ra quản lý còn giải quyết các yêu cầu của nhân viên như chuyển đơn vị, thôi việc, nghỉ phép. Khi thông tin của nhân viên có sự thay đổi các thông tin sẽ được cập nhật lại. Tuy số lượng nhân viên không nhiều nhưng mổi người đăng ký ca làm khác nhau nên quán có sử dụng phần mềm quản lý do thầy LƯƠNG XUÂN PHÚ.giảng viên trường ĐẠI HỌC VINH LƯU ĐỒ HỆ THỐNG tuyển dụng tệp nhân viên mới Ds nhân viên mới Ds nhân viên mới theo đv Ds Nhân Viên Ký hđ cập nhật tt tệp ttnv Ds nhân viên theo đv Ds Nhân Viên Theo đv chấm công tệp chấm công bảng chấm công thời gian làm việc quản lý lương tệp tiền lương bảng lương Ngày công Xn trả lương Nhân viên nợ tháng Tb tuyển dụng thử việc Ký hợp đồng bảng chấm công và xếp loại Đk và xn làm thêm giờ Khen thưởng, kỷ luật Xét thôi việc chấm công xếp loại bảng lương ứng lương trả lương và xn trả khiếu nại lương chuyển đv, nghỉ phép ……………. ………………… ……………… …………….. ………….. ………… III :PHÂN CẤP CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG An toàn bảo mật Quản trị hệ thống Quản trị dữ liệu Thông báo tuyển dụng Nhận hồ sơ và phỏng vấn Tuyển dụng Thử việc Ký hợp đồng Lương cơ bản Phụ cấp Quản lý lương Trả lương Giải quyết khiếu nại lương Chấm công ngày Đăng ký thêm giờ và xác nhận Quản lý chấm công ql nhân sự Thông tin nghỉ Khen thưởng, kỷ luật Xếp loại Cập nhật Lưu trữ Quản lý thông tin nhân viên Chuyển đơn vị Xét thôi việc Tuyển dụng Lương Báo cáo Chấm công Khiếu nại Trong đó : Quản trị hệ thống :là nhằm đảm bảo an toàn bảo mật cho hệ thống, hệ thống muốn làm việc tin cậy và an toàn phải có biện pháp ngăn ngừa nguy cơ dẫn đến hư hỏng mất mát thông tin hoặc khôi phục được nhiều nhất thông tin mà nó quản lý khi sảy các sự cố bất khả kháng. Dữ liệu hệ thống phải được lưa trữ một cách khoa học trong cơ sở dữ liệu. Các thành viên được uỷ quyền tham gia hệ thông với các quyền nhất định trên mổi mảng hệ thống. Nhân viên chỉ có quyền xem thông tin mà không có quyền chỉnh sửa. *Tuyển dụng : Khi có nhu cầu tuyển dụng, quản lý báo cáo trực tiếp hoặc báo cáo trên giấy và chờ quyết định của giám đốc. Nếu giám đốc đồng ý thì tiến hành tuyển nhân viên dưới các hình thức như thư mời trực tyuến, tờ rơi, trực tiếp treo biển tuyển dụng tại quán. * Quản lý lương : cuối tháng quản lý phải tổng hợp chấm công, phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật, để qui thành tiền chi trả cho nhân viên. Đồng thời giải quyết khiếu nại, thắc mắc nếu có. * Quản lý chấm công: trước mổi buổi làm việc, quản lý trực tiếp chấm công cho từng người, ghi lại thông tin nghỉ. Trong quá trình làm việc quản lý kết hợp với tổ trưởng để theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, nhằm làm cơ sở đánh giá, khen thưởng, xếp loại. * Quản lý thông tin nhân viên: Nhân viên sau khi được nhận sẽ được lưu thông tin cá nhân vào hệ thống. Nếu có gì thay đổi sẽ được chỉnh sửa phù hợp. * Báo cáo: khi có yêu cầu của lãnh đạo hoặc khi có nhu cầu tuyển dụng, các khiếu nại thì quản lý làm báo cáo trình lãnh đạo. và cứ cuối tháng thì báo cáo chấm công, tiền lương cho giám đốc để nhận tiền từ giám đốc chi trả cho nhân viên. IV. THÔNG TIN ĐẦU VÀO Là thông tin mà nhân viên cung cấp cho hệ thống. 1. Hồ sơ nhân viên: Họ tên……………………………. Giới tinh………………………….. Ngày sinh………………………... Dân tộc…………………………… Quê quán………………………… Số chứng minh nhân dân………… Nơi ở thường trú…………………. Nơi ở tạm trú…………………….. Họ tên bố………… ngày sinh……….. Quê quán Họ tên mẹ…………..ngày sinh……… Quê quán……………………………... 2. Thông tin thời gian làm việc Hợp đồng Đơn vị Chức vụ Phiếu đăng ký làm thêm giờ 3. Thông tin khiếu nại Tiền lương Ngày công V. THÔNG TIN ĐẦU RA Các loại biểu mẩu, báo cáo: bảng lương, bảng chấm công, bảng đề xuất mức lương tháng……… Phiếu phỏng vấn Dự án: quản lý nhân sự Người hỏi: Lê thị hạnh Nguyễn đức kiên Đinh viết cường Tiểu dự án: quản lý chấm công Ngày 25/09/2009 Được hỏi: Nguyễn Trí Tụê(quản lý) Câu hỏi Câu 1: việc chấm công do anh trực tiếp làm hay còn một người khác? Ghi chú Trả lời: ừh. anh trực tiếp chấm công. Nếu công việc bận quá thì anh giao cho tổ trưởng tầng chấm công sau đó báo cao lại ngay cho anh. Câu 2: Việc nghỉ phép và nghỉ không phép có như nhau không anh? Trả lời: nếu xét về mặt ngày công thì như nhau. Nhưng về xếp loại thì người nghỉ không phép sẽ bị xếp loại c Câu 3 : Nhân viên muốn nghỉ thì phải báo trước bao nhiêu ngày? thời gian nghỉ tối đa là bao nhiêu hả anh? Trả lời: Việc nghỉ phải được báo trước 2 hoặc 3 ngày để anh sắp xếp công việc. còn nghỉ tối đa được 10 ngày nếu hết 10 ngày mà không đi làm thì cho thôi việc Câu 4: Anh có nhận nhân viên nữ không? Tai sao có người lại không có trong bảng lương? Trả lời: Anh có nhận, nhưng ít thôi, thường thì anh tuyển con trai nhiều hơn. Còn những người không có trong bảng lương là anh thuê nhân viên từ công ty khác nên trả lương cho công ty đó Đánh giá chung Do nhóm có người từng làm tại quán, và anh cũng là sinh viên tại trường đại học vinh nên anh giúp đỡ chúng tôi rất nhiệt tình, nhưng khi hỏi anh có nhận viên nữ không thì anh có gì lãng tránh và không muốn đề cập Bảng 2. Lưu đồ công việc Dự án Tiểu dự án: Quản lý nhân sự Trang Loại: lưu đồ Nhiệm vụ : quản lý lương Ngày …….. Lãnh đạo Người quản lý Bêb ngoài tiếp nhận báo cáo t3 phiếu chấm công phiếu xếp loại Báo cáo phiếu chi trả bảng lương tổng hợp và phát lương t1 tiếp nhận và kiểm tra t2 phiếu hoàn trả khiếu nại D1 D2 D3 PHỤ CẤP Yêu cầu D6 D4 D5 D7 D9 Xác nhận đúng trả D8 Không đúng Nhân viên Bảng 3. Mô tả chi tiết tài liệu Dự án Tiểu dự án: quản lý lương Trang Loại: phân tích hiện trạng Mô tả chi tiết dữ liệu Stt Ngày Tên dữ liệu : Nhân viên Định nghĩa: Dùng để chỉ những người làm việc trong quán. Nó cho phép xác định mổi nhân viên. cấu trúc và khuôn dạng : kiểu ký tự, gồm 10 – 40 ký tự, có họ tên đầy đủ, có thể viết thường hoặc viết hoa. loại hình: sơ cấp(dữ liệu gốc) số lượng: 50 nhân viên (tối đa) vd : nhân viên Nguyễn Xuân Lập tên viết tắt là Nguyễn Xuân Lập hoặc NGYỄN XUÂN LẬP LỜI BÌNH: tên nhân viên viết đầy đủ họ tên đi theo tên có điện thoại liên lạc hoặc mail nếu có Bảng 4 : Bảng mô tả chi tiết công việc Dự án Tiểu dự án: quản lý lương Trang Loại: phân tích hiện trạng Mô tả công việc Stt Ngày………. Công việc : quản lý lương Điều kiện bắt đầu(kích hoạt) Kết thúc một tháng làm việc của nhân viên Có nhân viên thôi việc Có nhân viên chuyển đơn vị Có yêu cầu của lãnh đạo Có khiếu nại từ nhân viên Tăng hoặc giảm mức lương mới Tthông tin đầu vào Danh sách chấm công, bảng xếp loại, đơn khiếu nại. Thông tin đầu ra : Bảng lương. phiếu chi trả. phiếu hoàn trả Nơi sử dụng : Nhân viên, quản lý, lãnh đạo Tần xuất: trung bình 1lần/ tháng Thời lượng : 5 phút/1 đơn chi trả, 10 phút/ 1 báo cáo. 30 phút/ 1 đơn khiếu nại Quy tắc : ứng lương chỉ được thực hiện khi nhân viên làm được 2 tháng trở lên. phải làm báo cáo lãnh đạo ngay sau khi tổng hợp ngày công ghi rõ nội dung khen thưởng, kỷ luật lời bình: tiền lương chi trả phải phù hợp với doanh thu của quán nên quản lý phải thường xuyên lên kế hoạch kinh doanh , giám sát chặt chec ngay công của nhân viên. Do mổi nhân viên có ca làm việc đăng ký khác nhau nên việc quản lý phải tránh nhầm lẫn Bảng 5 : Tổng hợp công việc Stt Mô tả công việc vị trí làm việc tần suất hồ sơ vào hồ sơ ra T1 tổng hợp và phát lương: xuất phát từ yêu cầu của nhân viên hoặc từ lãnh đạo, hay có sự thay đổi lương, các trường hợp cần chi trả đột xuất. tiền lương được tổng hợp từ bảng chấm công, bảng xếp loại, phụ cấp. sau đó báo cáo lãnh đạo để nhận tiền và tiến hành in bảng lương cho nhân viên biết đồng thời chi trả lương quản lý 1-55 đơn / 1tháng D1 D2 D3 D4 D5 D6 T2 tiếp nhận và kiểm tra: sau khi có khiếu nại từ nhân viên, quản lý nhận khiếu nại và tiến hành kiêmt tra trong bảng chấm công theo từng ngày, bảng xếp loại nếu đúng thì viết phiếu hoàn trả, nếu sai thì làm rõ cho nhân viên quản lý 1-5 đơn/ 1 tháng D7 D8 T3 tiếp nhận báo cáo: lãnh đạo tiếp nhận báo cáo từ quản lý, nếu thấy mức lương và ngày công hợp lý thì xuất tiền cho quản lý để quản lý thanh toán cho nhân viên Lãnh dạo 1-5 đơn/ 1tháng D4 D9 Bảng 6 :Tổng hợp hồ sơ tài liệu stt Tên – vai trò Công việc liên quan D1 phiếu chấm công: đã được tổng hợp ngày công trong tháng, những ngày nghỉ để lập thành bảng chấm công T1 D2 phiếu xếp loại: được tổng hợp từ bảng theo dõi nhân viên được xếp loại theo 3 mức A, B, C T1 D3 phụ cấp: phụ cấp cho những người làm từ năm thứ 2 trở đi T1 D4 Báo cáo: gồm các báo cáo tiền lương, chấm công T3 D5 phiếu chi trả: sau khi trả tiền nhân viên ký tên mình đã nhận vào phiếu chi T1 D6 bảng lương: bảng lương gồm tên , đơn vị, tiền lương,phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật, tiền nợ tháng, tổng tiền được nhận T1 D7 khiếu nại: nếu có sai sót, thắc mắc thì khiếu nại trực tiếp với quản lý để được giải quyết, hoặc báo cáo thông qua tổ trưởng T2 D8 phiếu hoàn trả: nếu đúng có sai sót thì quản lý làm phiếu hoàn trả và chỉnh sửa lại các thông tin T2 D9 Xác nhận trả: nhận báo cáo từ quản lý, lãnh đạo xem xét và viết phiếu xác nhận trả tiền lương tháng T3 V. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG Là hệ thống do 1 người quản lý gần như toàn bộ nên khi sảy ra sai sót không có sự đối chiếu kịp thời. mà khi có sai sót thì kiêmt tra lại tất cả những việc mình đã làm. Các yếu kém của hệ thống: Thiếu : Thiếu nhân lực trong khâu quản lý Kém : Chu trình lâu do có một người làm Tốn: Tốn thời gian ở khâu đánh giá , chấm công VI. YÊU CẦU CỦA NGƯỜI SỬ DỤNG Hệ thống nhanh hơn , chính xác hơn, có sự liên kết giữa các chức năng VI.1 CÁC GIẢI PHÁP ĐƯA RA Giải pháp 1: Gộp quản lý lương và quản lý chấm công Ql lương + ql chấm công giải pháp 2: gộp tuyển dụng và quản lý thông tin nhân viên tuyển dụng + ql tt nhân viên Giải pháp 3: gộp tuyển dụng , quản lý lương , quản lý chấm công, quản lý thông tin nhân viên thành quản lý nhân viên chấm tuyển dung + quản lý thông tin nhân viên + quản lý công + quản lý lương Giải pháp 4: gộp tuyển dụng và quản lý thông tin nhân viên, thiết lập kênh liên kết giữa quản lý lương và chấm công quản lý thông tin nhân viên + quản lý tuyển dụng Ql chấm công Ql lương VI.2 CÂN NHẮC GIẢI PHÁP GIẢI PHÁP 1 : Tuy gon về mặt chức năng nhưng sẽ gây khó khăn lớn về mặt kỹ thuật. Do phải viết lại chương trình mới. bởi trong bảng chấm công mổi tháng đã có 30 ô để tích. Ngoài ra còn bảng làm công đêm, nếu không qua tổng hợp thì sẽ rất khó khăn trong quản lý dữ liệu. GIẢI PHÁP 2: gộp tuyển dụng và quản lý thông tin nhân viên Đây là giải pháp hay bởi trong tệp nhân viên mới chỉ lưu danh sách nhân viên tuyển dung, và danh sách phân bố nhân viên này theo đơn vị. nếu ta kết hợp thêm việc lưu chữ thông tin trong quán sẽ rất tiết kiệm được bộ nhớ mà việc quản lý cũng dễ dàng hơn. GIẢI PHÁP 3: gộp tuyển dụng, ql thông tin nhân viên, ql chấm công, ql lương Tuy có một người làm nhưng việc nay sẽ rất khó khăn, bởi công việc xử lý trên một chương trìng quá nhiều GIẢI PHÁP 4: đây là giải pháp khả thi nhất. bởi ngoài việc gộp như giải pháp 2 nó còn thiết lập kênh liên kết, không cần phải lấy kết quả khi chức năng kia chuyển sang và mất công chờ đợi. và giải pháp này do đó được chọn. PHẦN II PHÂN TÍCH MÔ HÌNH DỮ LIỆU I. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG. Thông tin đầu vào chính là yêu cầu quan trọng nhất, là mục đích xây dựng cho toàn bộ hệ thống. Thông tin đầu vào chính là thông tin nguồn để quá trình xử lý thông tin sẽ được kết quả như mong muốn. Ảnh hưởng của quá trình biến đổi thông tin mà hệ thống cần đáp ứng không chỉ thể hiện qua chính xác yêu cầu đó mà thể hiện qua : Yếu tố thời gian nhanh chóng, chính xác, rõ ràng. Tổ chức dữ liệu gọn gàng, đầy đủ, dễ dàng cập nhật. Việc tổ chức thông tin đầu vào cho hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu sau: Đảm bảo cho phếp đáp ứng thông tin đầu ra chính xác sau các quá trình xử lý. Tối thiểu hoá về mặt kích thước và số liệu nhưng vẫn phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ thông tin đầu ra . Thuận lợi cho quá trình cập nhật, lưu trữ và xử lý thông tin. Cho phép khai thác từ nhiều khía cạnh. Đảm bảo tính độc lập tương đối của dữ liệu. Có rất nhiều loại thông tin đầu vào như: Thông tin không thay đổi, thông tin thay đổi ... và thực tế của hệ thống quản lý bán hàng, thông tin đầu vào được đặc tả như sau: Thông tin về hồ sơ nhân viên. THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG Thông tin đầu ra là thông tin mà hệ thống ứng dụng để đáp ứng , các thông tin đó chủ yếu là do quản lý và đưa ra cho hệ thống đáp ứng, do đó thông tin đầu ra cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau: -Tập hợp, thống kê được các thông tin mà người quản lý yêu cầu. - Dự báo được các thông tin mới có thể phát sinh. - Thông tin đầu ra chính xác dựa trên thông tin đầu vào. - Triển khai trên máy tính điện tử và các thiết bị của hệ thống. - Phân loại theo các tiểu chuẩn khác. - Thông tin đầu vào ra độc lập tương đối với nhau. - Trên cơ sở phân tích hệ thống đầy đủ có thể đưa vào thêm các yêu cầu mới trên cơ sở: Không mở rộng các thông tin đầu vào mà chỉ khai thác các thông tin đầu vào một cách triệt để. Nâng cao hiệu quả ứng dụng của hệ thống. Hệ thống phải có tính, đáp ứng được cho việc nâng cấp hệ thống về sau. * Căn cứ vào yêu cầu của hệ thống, vào cách tổ chức quản lý thông tin đầu ra được cụ thể hoá như sau: III. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG Hệ thống quản lý nhân sự của “ Hát cho nhau nghe club” có các chức năng sau: Quản trị hệ thống An toàn bảo mật Sao lưu Quản lý tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Nhận hồ sơ và phỏng vấn Thử việc Ký hợp đồng Quản lý lương Lương cơ bản Phụ cấp  Giải quyết khiếu nại Quản lý chấm công Châm công ngày  Xác nhận thêm giờ Xếp loại. Quản lý báo cáo Báo cáo tuyển dụng  Báo cáo lương Báo cáo chấm công Báo cáo khiếu nại . IV. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Việc phân tích hệ thống” quản lý nhân sự” dựa trên những công việc cụ thể như sau: Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu . + Biểu đồ luông dữ liệu mức khung cảnh + Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. + Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Biểu đồ phân rã chức năng quản trị hệ thống. Biểu đồ phân rã chức năng tuyển dụng. Biểu đồ phân rã chức năng quản lý thông tin nhân viên. Biểu đồ phân rã chức năng quản lý lương. Biểu đồ phân rã quản lý chấm công. Biểu đồ phân rã chức năng báo cáo. Xây dựng lược đồ quan hệ theo mô hình thực thể liên kết. Xây dựng lược đồ quan hệ theo mô hình quan hệ. Biểu đồ phân cấp chưc năng: Được sử dụng để nêu ra chức năng và quá trình cho biểu đồ luồng dữ liệu, thông qua đó mô tả các chức năng xử lý của hệ thống theo các mức. Việc phân rã các chức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức năng còn được dùng để chi ra mức độ mà từng quá trình hoặc quá trình con phải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu. Trong quá trình khảo sát thực tế của hệ thống “ Quản lý nhân sự” cảu “ Hát cho nhau nghe club” ta có sơ đồ phân cấp chức năng về nmột hệ thống ứng dụng được hình thành theo các dạng mức lớn như sau: Chức năng quản trị hệ thống Chức năng an toàn bảo mật Hệ thống muốn làm việc an toàn thì phải có biện pháp ngăn ngừa nguy cơ dẫn đến hư hỏng, mất mat thông tin hoặc khôi phục được các thông tin khi xãy ra sự cố. Chức năng sao lưu. Chức năng tuyển dụng Chức năng thông báo tuyển dụng Khi có nhu cầu tuyển dụng, người quản lý sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng bằng cách như trực tiếp, trực tuyến, phát tờ rơi. Chức năng nhân hồ sơ và phỏng vấn. Khi có người đến xin việc, quản lý gặp trực tiếp, nhận hồ sơ và phỏng vấn. Sau khi thấy các thông tin trong hồ sơ của người xin việc đáp ứng yêu cầu thì thông báo với người xin việc là họ trúng tuyển. Chức năng thử việc. Người xin việc đã được tuyển vào thì sẽ tiến hành thử việc một tháng. Trong 7 ngày đầu thử việc nếu người xin việc không đáp ứng yêu cầu của một nhân viên thì quản lý sẽ đưa ra thông báo chấm dứt thử việc và người xin việc được nhân 100.000 đồng tiền đi lại trong 7 ngày thử việc. Chức năng ký hợp đồng. Sau khi kết thúc thử việc, người xin việc sẽ ký hựp đồng vào bản hợp đồng và sẽ trở thành nhân viên chính thức, hưởng mức lương theo từng đơn vị. Chức năng quản lý thông tin nhân viên Chức năng cạp nhật thông tin Khi có một nhân viên mới vào làm việc cho quán hoặc có một số thay đổi thông tin của nhân viên trông quá trình làm việc thì người quản lý cập nhật vào hệ thống để nhập, huỷ, sửa hồ sơ nhân viên Chức năng lưu trữ thông tin Chức năng quản lý lương Lương cơ bản tiền lương được tính theo ngày công, một ngày là hẹ số 1, 1 ngày xhia lam 2 ca. Nhân viên bàn 60 nghìn/ngày, nhân viên máy 70nghin/ngày, tổ trưởng các tầng 1,2 80nghìn/ngày, nhân viên lễ tân và kho 70nghin/ngày Phụ cấp Giải quyết khiếu nại. Nếu có khiếu nại về lương nhân viên viíet đơn gửi tổ trưởng, tổ trưởng sẽ báo cáo lên cho quản lý. Quản lý sẽ kiểm tra thông tin ử bảng chấm công của tổ trưởng và trong máy túnh. Nếu như có sai sót thì tiến hành chỉnh sửa và hoàn trả nhân viên, ngược lại thì không hoàn trả lại. Chức năng quản lý chấm công Chức năng châm công ngày Tổ trưởng các tổ chấm công cho nhân viên trong tổ vào bảng chấm công và liệt kê những nhân viên nghi trong bảng theo dõi nhân viên hàng ngày. Chức năng xác nhận thêm giờ. Những nhân viên nào có nhu cầu làm thêm giơ phải đăng ký trước với tổ trưởng, tổ trưởng có xác nhận thêm giờ vào trong bảng theo dõi nhan viên hàng ngày cho nhân viên đó, sau đó báo cáo lên cho quản lý. Chức năng xếp loại nhân viên. Cuối tháng quản lý sẽ xếp loại cho nhân viên dựa vào bảng chấm công và theo dõi nhân viên hàng ngày, nhân viên xếp loại A sẽ được cộng vào tiền lương tháng đó là 100.000 đông, loại B không được cộng, loại C phải trừ 20.000 đồng. Nhân viên cuối tháng được thưởg tiền bán bia 6000 đồng/két Chức năng báo cáo. Báo cáo lương Cuối tháng quản lý sẽ báo cáo lên ban giám đốc bảng đề xuất mức lương nếu có yêu cầu. Báo cáo chấm công. Quản lý sẽ báo cáo lên ban giám đốc chấm công nhân viiên Báo cáo tuyển dụng. 2. Biểu đồ luồng dữ liệu Các khái niệm + luồng dữ liệu : là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó. Tên luồng dữ liệu + chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu Tên chức năng + các kho dữ liệu: là một dữ liệu được liêu lại, để có thể truy cập nhiều lần về sau : Tên kho dữ liệu + Các đối tác (tác nhân ngoài) : là thưc thể ngoài hệ thống, trao đổi thông tin với hệ thống. Tác nhân ngoài + Các tác nhân trong. Là một chức năng hay hệ con của hệ thống, được mô tả ở 1 trang khác như một mô hình, nhưng có thay đổi thông tin với các phân tích thuộc trạng hiện tại của mô hình Biểu đồ luồng dữ lieuj mức khung cảnh Xem toàn bộ hệ thống là một chức năng(quản lý nhân sự) Các tác nhân ngoài bao gồm : + nhân viên + ban lãnh đạo Luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài vào hệ thống + thông tin hồ sơ + hợp đồng +thông tin khiếu nại +yêu cầu báo cáo luồng dữ liệu từ hệ thống đến các tác nhân ngoài: + báo các + thông tin về lương + phiếu hoàn trả + thông báo tuyển dụng + hợp đồng + thông tin phản hồi Quản lý nhân sự Nhân viên Lãnh đạo Tt hồ sơ Hợp đồng Tt khiếu nại y/c báo cáo Tt báo cáo nnn Tb tuyển dụng Tt về lương Hợp đồng Tt phản hồi Phiếu hoàn trả Nhân viên B. biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng ta tách các chức năng thành các chức năng con nhưng phải tôn trọng 4 qui tắc sau: luồng dữ liệu được bảo toàn các tác nhân ngoài xuất hiện các kho dữ liệu bổ sung thêm các luồng dữ liệu giữa các chức năng. Quản trị hệ thống Quản lý lương Quản lý tt nhân viên Quản lý tuyển dụng Quản lý báo cáo Nhân viên Nhân viên Nhân viên Lãnh đạo TT K/n Ph. Hoàn trả tt. báo cáo Biểu đồ lường dữ liệu c. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Từ chức năng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh, ta tiến hành phân rã thành các chức năng con chi tiết ứng với biểu đồ phân cấp chức năng thấp nhất theo nguyên tắc : phải phân rã các chức năng ở mức trên xuống mức dưới đỉnh thay đổi dữ liệu ở mức trên được lặp lại ở mức đỉnh. Các kho dữ liệu có thể xuất hiện thêm yêu cầu quản lý nội bộ. Các tác nhân ngoài Chức năng quản trị hệ thốn.. An toàn bảo mật Nhân viên Sao lưu Dữ liệu hệ thống TT hồ sơ Bảng lương Hồ sơ Bảng chấm công Bảng đề xuất lương ii. Chức năng tuyển dụng TT phản hồi Nhân viên TT tuyển dụng TT thử việc TT hồ sơ TB tuyển dụng Thử việc Nhận hồ sơ và p.vấn Hợp đồng Ký hợp đồng Lãnh đạo Các loại báo cáo TT báo cáo iii. Chức năng quản lý TT nhân viên TT nhân viên TT hồ sơ Lữu trữ Cập nhật hồ sơ Nhân viên Hồ sơ Chức năng quản lý lương Giải quyết k/nại lương Quản lý lương cơ bản Quản lý lương phụ cấp Nhân viên Đơn khiếu nại Phiếu hoàn trả Bảng lương Bảng đề xuất mức lương Các loại phụ cấp TT khiếu nại Ngày công TT phản hồi V. Chức năng quản lý chấm công Chấm công ngày Xác nhận Thêm giờ Xếp loại Nhân viên TT nhân viên TT ngày công TT đăng ký thêm giờ TT xác nhận Nhân viên TT xếp loại TT N/V Bảng chấm công c«ng B. theo dõi nv hàng ngày Bảng đề xuất mức lương VI. Chức năng quản lý báo cáo Báo cáo chấm công Y/c báo cáo TT báo cáo Báo cáo lương Y/C Báo cáo Ban lãnh đạo Y/C Báo cáo Báo cáo K/n Các loại báo cáo Báo cáo tuyển dụng Ban l·nh ®¹o TT Báo cáo K/n Y/C báo cáo TT Báo cáo tuyển dụng Ta có các hồ sơ dữ liệu sau: Hồ sơ nhân viên Họ và tên Giới tính Ngày sinh Dân tộc Quê quán số cmnd Nơi cấp Đ/c tạm trú Đ/c thường trú Điện thoại Mail Bảng chấm công Họ và tên Cộng Bảng lương nhân viên (thang 9) Họ và tên Lương Tiền làm đêm Các khoản phải trừ Số tiền được nhận Ghi chú Tiền ứng Nợ hàng Tiền ăn Âm t.8 Tiền giữ Bảng đề xuất lương Họ và tên Chức vụ Lương chính Ngày công Xếp loại Thưởng/phạt Lương được nhận A B C Dựa vào yêu cầu bổ sung và việc tách các thực thể mới từ các thuộc tính lặp ta có các thực thể sau: Nhân viên (họ tên, giới tính, ngày sinh, dân tộc, quê quán, số cmnd, nơi cấp, đ/c tạm trú, đ/c thường trú, điện thoại, mail). Bảng lương (mã nhân viên, họ và tên, tiền làm dêm, lương nhận được, số tiền nhận được, ghi chú). Các khoản phải trừ (mã nhân viên, tiền ứng, nợ hàng, tiền ăn, âm tháng trước, tiên giữ). Bảng chấm công (mã nhân viên, họ và tên, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 ,13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, tổng ngày công). Bảng đề xuất lương (mã nhân viên, họ và tên, chức vụ, lương cơ bản, tổng ngày công, xếp loại, thưởng/phạt, lương nhận được). Chuẩn hoá 3NF. Nhân viên Danh sách thuộc t ính 1NF 2NF 3NF Họ tên Họ tên Họ tên Họ tên Giới tính Giới tính Giới tính Giới tính Ngày sinh Ngày sinh Ngày sinh Ngày sinh Dân tộc Dân tộc Dân tộc Dân tộc Quê quán Quê quán Quê quán Quê quán Số cmnd Số cmnd Số cmnd Số cmnd Nơi cấp Nơi cấp Nơi cấp Nơi cấp Đ/c tạm trú Đ/c tạm trú Đ/c tạm trú Đ/c tạm trú Đ/c thường trú Đ/c thường trú Đ/c thường trú Đ/c thường trú Điện thoại Điện thoại Điện thoại Điện thoại Mail Mail Mail Mail Bảng lương Danh sách thuộc t ính 1NF 2NF 3NF Mã nhân viên Mã nhân viên Mã nhân viên Mã nhân viên Họ và tên Họ và tên Họ và tên Họ và tên Tiền làm dêm Tiền làm dêm Tiền làm dêm Tiền làm dêm Lương nhận được Lương nhận được Lương nhận được Lương nhận được Số tiền nhận được Số tiền nhận được Số tiền nhận được Số tiền nhận được Ghi chú Ghi chú Ghi chú Ghi chú Các khoản phải trừ Danh sách thuộc t ính 1NF 2NF 3NF Mã nhân viên Mã nhân viên Mã nhân viên Mã nhân viên Tiền ứng Tiền ứng Tiền ứng Tiền ứng Nợ hàng Nợ hàng Nợ hàng Nợ hàng Tiền ăn Tiền ăn Tiền ăn Tiền ăn Âm tháng trước Âm tháng trước Âm tháng trước Âm tháng trước Tiên giữ Tiên giữ Tiên giữ Tiên giữ Bảng chấm công Danh sách thuộc t ính 1NF 2NF 3NF Mã nhân viên Mã nhân viên Mã nhân viên Mã nhân viên Họ và tên Họ và tên Họ và tên Họ và tên 1 1 1 1 2 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 11 12 12 12 12 13 13 13 13 14 14 14 14 15 15 15 15 16 16 16 16 17 17 17 17 18 18 18 18 19 19 19 19 20 20 20 20 21 21 21 21 22 22 22 22 23 23 23 23 24 24 24 24 25 25 25 25 26 26 26 26 27 27 27 27 28 28 28 28 29 29 29 29 30 30 30 30 31 31 31 31 Tổng ngày công Tổng ngày công Tổng ngày công Tổng ngày công bảng đề xuất lương Danh sách thuộc t ính 1NF 2NF 3NF Mã nhân viên Mã nhân viên Mã nhân viên Mã nhân viên Họ và tên Họ và tên Họ và tên Họ và tên Chức vụ Chức vụ Chức vụ Chức vụ Lương cơ bản Lương cơ bản Lương cơ bản Lương cơ bản Tổng ngày công Tổng ngày công Tổng ngày công Tổng ngày công Xếp loại Xếp loại Xếp loại Xếp loại Thưởng/phạt Thưởng/phạt Thưởng/phạt Thưởng/phạt Lương nhận được Lương nhận được Lương nhận được Lương nhận được PHẦN III. THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1 Giao diên chương trình chính 2.Giao điên đăng nhập Giao diên quản lý nhân viên Giao diên quản lý lương Giao diên quản lý chấm công