Phân tích và thiết kế hệ thống - Quản lý vật tư

Lời nói đầu Ngày nay tin học đã thâm nhập vào tất cả mọi hoạt động của xã hội loài người và máy tính điện tử trở thành một công cụ đắc lực không chỉ giảm nhẹ lao động (kể cả lao động trí tuệ) mà còn giúp thêm cho con người những năng lực mới mà trước đây chúng ta khó hình dung được. Ở Việt Nam máy tính, đặc biệt máy vi tính trong những năm gần đây đã quen thuộc với mọi người. Bước đầu tin học đã đưa vào các trường trung học, các trường đại học nhằm đi tới phổ cập tin học cho toàn xã hội. Số lượng máy tính ngày một nhiều và ta có thể gặp khắp mọi nơi. Phạm vi ứng dụng công nghệ tin học ngày càng được mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông, đo lường, tự động, y tế, giáo dục, giao thông, quản lý các hoạt động khác của con người và xã hội... Những thành tựu về tin học hoá công tác quản lý mang lại hiệu quả thiết thực tạo ra những phương pháp quản lý mới hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, giúp cho các nhà quản lý có tầm nhìn bao quát, nắm bắt kịp thời những thông tin và yêu cầu xử lý thông tin. Do vậy một vấn đề lớn được đặt ra là làm thế nào để khai thác hết công suất các máy tính và làm thế nào để tin học thực sự hữu ích cho tin học. Trong đề tài “Quản lý vật tư” chúng em đã đi sâu vào tìm hiểu những vấn đề có thể và đã cố gắng nghiên cứu tài liệu để hoàn thành các yêu cầu đặt ra. Đề tài này được chúng em khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An - Đội thi công công trình số 6 (trụ sở chính tại số 45 - Đường Trần Phú - Thành phố Vinh - Tỉnh Nghệ An) chuyên xây dựng công trình: dân dụng, công nghiệp, giao thông (cầu, đường), thủy lợi, điện năng (đường dây, trạm biến áp đến 500 KV), các công trình hạ tầng kỹ thuật… Chúng em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của Thạc sĩ: thầy Lê Văn Tấn, ban lãnh đạo và nhân viên Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An và các thầy cô giáo trong khoa CNTT đã động viên, giúp đỡ chúng em trong suốt quá trình qua. Tuy nhiên, vì khả năng và thời gian còn hạn chế nên quá trình phân tích thiết kế hệ thống,cài đặt chương trình quản lý còn có những chỗ chưa tối ưu và không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vậy chúng em rất mong được sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáo và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn. Vinh, ngày 17 tháng 11 năm 2009 Nhóm sinh viên 1.Trần Văn Huy 6.Phan Thị Đông 2.Lê Mai Trang 7.Nguyễn Thị Hiền 3.Hoàng Trung Thành 8. Đỗ Thị Phương 4.Nguyễn Bùi Hậu 9.Sung Văn Lênh 5.Bùi Thị Vui Phần I Tổng quan về đề tài – khảo sát hệ thống I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong xã hội ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong công việc không còn là điều mới mẻ. Song để đưa Công nghệ thông tin sát nhập vào cuộc sống của mỗi chúng ta nhiều hơn thì vẫn còn một khoảng cách. Chúng em những Sinh Viên khoa Công nghệ thông tin vẫn mong sẽ giúp được một phần nào đó nối lại khoảng cách ấy. - Hiện nay đã có nhiều chương trình quản lý được viết ra nhằm giúp cho nhà quản lý và khách hàng thụân tiện hơn trong việc xuất nhập hàng hoá. Chương trình quản lý vật tư là một trong những chương trình như vậy. -Quản lý bằng máy tính có thể giúp các công ty quản lý được các nguyên vật liệu nhập và xuất cả về loại lẫn số lượng. -Ngoài ra còn giúp cho công ty có thể quản lý được cả nhân sự trong công ty. Nhận thấy, mức độ công việc lớn mà làm bằng thủ công nên có thể gây ra sai sót trong việc tính toán, thực hiện công việc một cách chậm chạm, khó nhọc trong việc tìm kiếm và tra cứu thông tin. Nhằm để phục vụ tốt cho công việc cũng như rèn luyện kiến thức vững chắc thì nhóm của chúng em đã chọn chủ đề “Quản lý vật tư” làm đề tài. II. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Để thực hiện tốt đề tài Chúng em đã tổ chức thảo luận, tiến hành thực hiện công việc như sau: Đối với Hệ thống cũ nhóm đã đến khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An - Đội thi công công trình số 6 để tìm hiểu cơ cấu tổ chức, các tài liệu liên quan và các quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống hiện tại, bằng cách quan sát mọi hoạt động, phỏng vấn nhân viên quản lý, nhân viên thủ kho, xem xét các tài liệu sổ sách, hoá đơn, danh mục … Sau đó bàn bạc, đưa ra các nhận xét và lập phương hướng cho Hệ thống mới. Đối với Hệ thống mới, phải dựa trên hệ thống cũ tiếp tục phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm. Phác hoạ công việc của Hệ thống mới, xem xét tính khả thi và lựa chọn công cụ cài đặt cho hệ thống. III. YÊU CẦU CỦA ĐÈ TÀI Thông qua việc nghiên cứu một số vấn đề và thực trạng của tình hình quản lý vật tư để từ đó đưa ra các phương thức quản lý mới đạt hiệu quả hơn. Xác định được các chức năng yêu cầu quản lý của hệ thống Xây dựng chương trình quản lý vật tư dựa vào yêu cầu và chức năng của hệ thông, ứng dụng công nghệ tin học vào hệ thống quản lý vật tư nhằm mục đích: P Khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ P Tạo ra cơ chế tổ chức mới gọn nhẹ, chặt chẽ và hiệu quả P Tăng tốc độ tra cứu, tìm kiếm thông tin P Làm gọn nhẹ khối lượng công việc P Giám sát và chỉ đạo kiểm tra của lãnh đạo được dễ dàng P Thu hút được sự quan tâm của các chủ đầu tư xây dựng. Phần II Khảo sát hệ thống I. MÔ TẢ HỆ THỐNG CŨ 1. Nhiệm vụ cơ bản Hệ thống quản lý vật tư ở Đội xây dựng số 6 thuộc công ty cổ phần xây dựng dầu khí Nghệ An với phương châm phục vụ “ nhanh chóng an toàn và chất lượng” . Đội đã cố gắng phục vụ tốt nhất với các nhiệm vụ cơ bản : - Liên hệ nơi cung cấp để biết những vật liệu tốt nhất. - Xem xét nhập hàng về mỗi khi cần, vật liệu được nhập về thì nhân viên phải phân loại vật liệu, bổ sung vào những loại đã sử dụng hết. - Đổ hàng cho công trình xây dựng - Thống kê các công việc sổ sách để đưa ra những thông tin cần thiết như : thống kê trong ngày… Về việc nhập và cung ứng vật tư thì công ty thực hiện như sau: Vật liệu được nhập chủ yếu là sắt thép của công ty Gang thép Thái Nguyên, xi măng Hoàng Mai…Đầu tiên đội làm đơn đặt hàng tại nhà cung cấp, sau đó chờ vật tư được nhập về. Vật tư được bảo quản tại kho, tại công trường đang thi công. Kho vật tư có thủ kho của đội quản lí việc nhận và xuất vật tư cho đội xây dựng. Vật tư được nhập về khi lượng trong kho đã hết hoặc đến ngưỡng, cũng có thể nhập theo phiếu yêu cầu của đội thi công. Vật tư xuất ra kho bằng con đường chủ yếu như sau: đổ các công trình xây dựng Khi đội thi công có nhu cầu lấy vật tư thì thủ kho kiểm tra xem còn loại vật tư mà đội thi công yêu cầu không, nếu hết hoặc không đủ để xuất thì yêu cầu nhập thêm vật tư vào kho. Nhập hàng về có hai cách: Đưa trực tiếp đến nơi thi công. Đưa gián tiếp qua kho (chủ yếu) + Từ kho đến nơi thi công phải tiến hành lập kho làm thủ tục xuất nhập có cán bộ thủ kho giám sát việc xuất nhập hàng ngày. + Khi kết thúc công trình thì tiến hành quyết toán vật tư số lượng thừa thiếu, chủng loại dưới hai dạng: Quyết toán theo số lượng hoặc theo đơn gía + Tổ chức giao nhận giữa nhà cing cấp và đội, làm thủ tục giao nhận gồm: Hoá đơn giao nhận và cập nhật dữ liệu ( cập nhật hoá đơn bán hàng) Khi hàng đựơc chuyển đến đội tại công trình đang thi công thì nhà cung cấp giao hàng và kèm theo một bản sao đơn hàng mua mà đội đã gửi đến nhà cung cấp. Khi đó thủ kho nhận hàng và lưu lại thông tin nhập hàng vào một đơn hàng, liên một giao cho nhà cung cấp và giữ lại liên hai hàng để sau này xử lí. Trong trường hợp xảy ra sự cố là nhà cung cấp phát hiện ra loại vật liệu nào đó đã đựơc nhập tới kho nhưng họ vẫn chưa nhận đựơc tiền thanh toán. Khi đó bộ phận thủ quỹ kiểm tra lại các loại giấy tờ nhập vật liệu. Nếu không đúng như vậy thì không giải quyết. Ngược lại thì liên hệ trực tiếp lại với nhà cung cấp để cùng thoả thuận giải quyết. Cuối cùng lập phiếu thanh toán cho nhà cung cấp thông qua bộ phận chức năng, qua bộ phận kế toán của công ty. 2. Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm A. Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên 1.Ông: Phan Hải Triều Chủ tịch HĐQT 2.Ông: Nguyễn Ngọc Bảng Uỷ viên HĐQT 3.Ông: Đồng Xuân Bình Uỷ viên HĐQT 4.Ông: Lê Phi Hùng Uỷ viên HĐQT 5.Ông: Hoàng Văn Thắng Uỷ viên HĐQT B. CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN  1. BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN: TOÀ NHÀ DẦU KHÍ NGHỆ AN         Địa chỉ: Số 07 Quang Trung - TP Vinh - Nghệ An         Trưởng Ban: Ông - Lê Phi Hùng            2. BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN: KHU LIÊN HỢP LỌC HOÁ DẦU NGHI SƠN         Địa chỉ: Thôn Nam Yến - Xã Hải Yến - Huyện Tĩnh Gia - Thanh Hoá         Chỉ huy trưởng: Ông - Hồ Vũ Anh     3. BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN:          NHÀ MÁY POLYPROPYLEN - NHÀ MÁY LỌC DẦU DUNG QUẤT         Địa chỉ: Thôn Phước Hoà - Xã Bình Trị - Huyện Bình Sơn - Tỉnh Quảng Ngãi         Chỉ huy trưởng: Ông - Phan Quốc Hùng C. CÁC ĐỘI CÔNG TRÌNH     1. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 1         Địa chỉ: Phường Trường Thi - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Phan Mạnh Hùng     2. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 3         Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Nguyễn Đức Thắng     3. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 4         Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Đậu Anh Tuấn     4. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 5         Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Trần Hữu Tích     5. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 6         Địa chỉ: Phường Trường Thi - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Nguyễn Quốc Hiển    6. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 7         Địa chỉ: Phường Trường Thi - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Phạm Đình Cương      7. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 8         Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Nguyễn Văn Tuyết        8. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 9         Địa chỉ: Số 45 Quang Trung - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Lê Tiến Dũng   9. ĐỘI XE MÁY THIẾT BỊ         Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Lê Văn Đồng   10. ĐỘI XÂY DỰNG HƯNG ĐÔNG         Địa chỉ: Xã Hưng Đông - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Phạm Thuỳ Dương   11. ĐỘI ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY LẮP         Địa chỉ: Số 45 Quang Trung - TP Vinh - Nghệ An         Đội trưởng: Ông - Lương Ngọc Thành   Các mẫu phiếu: Mẫu phiếu nhập kho: Mẫu phiếu xuất kho: Mẫu giấy đề nghị thanh toán: Như vậy việc của quản lý vật tư bao gồm những công việc sau: * Quản lý kho vật tư * Liên hệ và thống kê theo yêu cầu III. Đánh giá hệ thống cũ 1. Ưu điểm của hệ thống cũ: - Chức năng làm việc đơn giản. - Công cụ và phương tiện làm việc rẻ tiền. - Ít phụ thuộc những ảnh hưởng sự cố đột xuất, những tác động của khách quan bên ngoài. - Hoạt động tương đối dễ hiểu có thể mô phỏng trên máy tính để giảm bớt khối lượng công việc. Nhược điểm - Khối lượng công việc lớn, hệ thống cồng kềnh - Khi có yêu cầu công việc tìm kiếm, báo cáo rất mất thời gian. - Việc cập nhật, sữa đổi thông tin thiếu chính xác. - Việc lưu chuyển thông tin chậm, kém hiệu quả 3. Công tác quản lý: - Mọi hoạt động chủ yếu được ghi lại theo sổ sách hay các mẫu báo biểu in sẵn nên việc điều phối hoạt động mất thời gian, phải cận thận tỷ mỉ. 4. Yêu cầu của hệ thông mới Với những tồn tại như trên, chúng tôi đã xây dựng một hệ thống mới với sự trợ giúp đắc lực của Công Nghệ Thông Tin có thể giải quyết được các khó khăn trên, giúp người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các thông tin về vật tư và các vấn đề liên quan theo một số yêu cầu nào đó nhanh chóng và thuận tiện hơn. Phần III Phân tích mô hình dữ liệu Thông tin đầu vào của hệ thống Thông tin đầu vào chính là yêu cầu quan trọng nhất, là mục đích xây dựng cho toàn bộ hệ thống. Thông tin đầu vào chính là thông tin nguồn để quá trình xử lý thông tin sẽ được kết quả như mong muốn. ảnh hưởng của quá trình biến đổi thông tin mà hệ thống cần đáp ứng không chỉ thể hiện qua chính xác yêu cầu đó mà còn thể hiện qua: - Yếu tố thời gian nhanh chóng, chính xác, rõ ràng. - Tổ chức dữ liệu gọn gàng, đầy đủ, dễ dàng cập nhật. Việc tổ chức thông tin đầu vào cho hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Đảm bảo cho phép đáp ứng các thông tin đầu ra chính xác sau các quá trình xử lý. - Tối thiểu hoá về mặt kích thước và số liệu nhưng vẫn phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các thông tin đầu ra. - Thuận lợi cho quá trình cập nhật, lưu trữ và xử lý thông tin. - Cho phép khai thác từ nhiều khía cạnh. - Đảm bảo tính độc lập tương đối của dữ liệu. Có rất nhiều loại thông tin đầu vào như: Thông tin không thay đổi, thông tin thay đổi…và từ thực tế của hệ thống quản lý vật tư, thông tin đầu vào được đặc tả như sau: Thông tin về nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, Email. Thông tin về vật tư: Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính và thành tiền,… Thông tin đầu ra của hệ thống Thông tin đầu ra là thông tin mà hệ thống ứng dụng để đáp ứng, các thông tin đó chủ yếu là do các cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ đưa ra cho hệ thống đáp ứng, do đó thông tin đầu ra cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau: - Tập hợp, thống kê được các thông tin mà người quản lý yêu cầu. - Dự báo được các thông tin mới có thể phát sinh. - Thông tin đầu ra chính xác dựa trên các thông tin đầu vào. - Triển khai trên máy tính điện tử và các thiết bị của hệ thông. - Phân loại theo các tiêu chuẩn khác nhau. - Thông tin đầu ra độc lập tương đối với nhau - Trên cơ sở phân tích hệ thống đầy đủ có thể đưa vào thêm các yêu cầu mới trên cơ sở: P Không mở rộng các thông tin đầu vào mà chỉ khai thác các thông tin đầu vào một cách triệt để PNâng cao hiệu quả ứng dụng của hệ thống PHệ thống phải có tính, đáp ứng được cho việc nâng cấp hệ thống về sau. * Căn cứ vào yêu cầu của hệ thống, vào cách tổ chức quản lý các thông tin đầu ra được cụ thể hoá như sau: - Xuất vật tư đáp ứng yêu cầu đội thi công - Báo cáo chi tiết nhập xuất, tồn kho. - In ấn các chứng từ và hoá đơn. III. Các chức năng chính của hệ thống Hệ thống quản lý vật tư của “Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 P Nhập vật tư Nhập hoá đơn In hoá đơn nhập Lưu thông tin nhập P Xuất vật tư Nhập hoá đơn In hoá đơn xuất Lưu thông tin xuất P Giải quyết sự cố Kiểm tra sự cố trong sổ Lập biên bản Giải quyết sự cố IV-Phân tích Hệ Thống Sau khi các thành viên trong nhóm tham khảo ý kiến nhau cuối cùng nhóm chúng tôi thống nhất làm bài phân tích như sau: 1. Lập bảng phân tích các yếu tố bài toán: Từ bài mô tả bài toán của hệ thống và các hồ sơ tài liệu nhóm đưa ra bảng phân tích như sau: Động từ + Bổ ngữ Danh từ nhận xét Liên hệ nơi cung cấp Nhập hàng Phân loại vật liệu Đổ hàng Bổ sung Thống kê Làm đơn đặt hàng Bảo quản Quản lý Xuất vật tư Kiểm tra Yêu cầu Vào kho Làm thủ tục xuất- nhập Giám sát Quyết toán vật tư Giao nhận Làm thủ tục giao nhận Cập nhật dữ liệu Lưu lại thông tin Giải quyết Liên hệ Lập phiếu thanh toán Vật liệu Nhân viên Nhà cung cấp Thủ kho Đội thi công Công trường Kho Phiếu yêu cầu Đơn hàng Hoá đơn Phiếu thanh toán Giấy chứng nhận kiểm định Kết quả TN Mác bê tông Biên bản lấy mẫu hiện trường Nghiệm thu công việc xây dựng Biên bản sự cố = Tác nhân Tác nhân Tác nhân Tác nhân = = Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu Hồ sơ tài liệu 2. Phân tích tác nhân và xác định tương tác Từ cột 3 của bảng phân tích ta rút ra các yếu tố có thể là tác nhân là: Nhân viên, Nhà cung cấp, Thủ kho và Đội thi công. Tuy nhiên chỉ có Nhà cung cấp và Đội thi công là tác nhân ngoài, vì các tác nhân kia là các tác nhân thực hiện chưc năng của hệ thống. Qua mô tả bài toán ta xác định được 11 luồng thông tin. - Có 5 luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài vào hệ thống - Có 6 luồng dữ liệu từ hệ thống ra tác nhân ngoài Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống: Phiếu thanh toán 0 HT. QUẢN LÝ VẬT TƯ Thông tin phản hồi NHÀ CUNG CẤP Nhập vật tư Giao vật tư Xuất vật tư Thông tin về vật tư Thông tin sự cố ĐỘI THI CÔNG Biên bản sự cố Biểu đồ phân cấp chức năng HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ 3. Giải quyết sự cố 2. Xuất vật tư 1. Nhập vật tư 3.3Giải quyết sự cố 3.2.Lập biên bản 3.1Kiểm tra sự cố trong sổ 2.2.Lập hoá đơn xuất vật tư 2.4.Kiểm tra vật tư tồn 1.3.In hoá đơn và lưu thông tin nhập 2.3.In hoá đơn và lưu thông tin xuất 1.1.Kiểm tra vật tư 2.1.Kiểm tra phiếu yêu cầu 1.2.Lập hoá đơn cho NCC 4. Đặc tả chức năng lá: 4.1 Chưc năng: Kiểm tra loại và chất lượng vật tư Khi vật tư trong kho đã hết hoặc đến ngưỡng hoặc có yêu cầu nhập một hay nhiều loại vật tư nào đó từ đội thi công thì thủ kho kiểm tra loại vật tư đó còn có trong kho hay không cung như chất lựng của nó, rồi xem xét nhập hay không. Nếu nhập thì liên hệ với nhà cung cấp. 4.2 Chưc năng: Lập hoá đơn cho nhà cung cấp Khi nhập vật tư từ nhà cung cấp thì thủ kho làm thủ tục giao nhận (lập hoá đơn) với Nhà cung cấp. Được phân làm hai bản,bản sao gửi Nhà cung cấp, bản gốc giữ lại làm sổ sách. 4.3 Chưc năng: In hoá đơn và lưu thông tin nhập Sau khi nhập hàng thì thủ kho lưu lại thông tin cần thiết. 4.4 Chưc năng: Kiểm tra phiếu yêu cầu Khi đội thi công cần một loại vật tư để xây dựng, thì đội trưởng đến kho gặp thủ kho để làm thủ tục xuất, thủ kho kiểm tra phiếu yêu cấu của đội trưởng đội thi công, nếu thấy đúng thì xuất vật tư theo yêu cầu của đội. Nếu không hợp lệ thì không xuất. 4.5 Chưc năng: Lập hoá đơn xuất vật tư Sau khi kiểm tra phiếu yêu cầu nếu thấy hợp lệ thì thủ kho lập hoá đơn xuất xật tư cho đội thi công. 4.6 Chưc năng: In hoá đơn và lưu thông tin xuất Thủ kho lưu lại hoá đơn khi xuất vật tư. Nếu cần thiết thì sao lại một bản gửi cho đội trưởng đội thi công và lưu toàn bộ thông tin xuất vào toàn bộ sổ sách. 4.7 Chưc năng: Kiểm tra vật tư tồn Sau khi xuất vật tư cho đội thi công hoặc kết thúc công trình thi thủ kho kiểm tra lại lượng vật tư tồn trong kho. Nếu thấy vật tư hết hoặc đến ngưỡng thì liên hệ với Nhà cung cấp nhập tiếp. 4.8 Chưc năng: Kiểm tra sự cố Khi Nhà cung cấp phát hiện vật tư nào đó đã được nhập tới kho nhưng vẫn chưa nhận được tiền thanh toán hoặc thủ kho phát hiện vật tủ nhập đến không đảm bảo chất lượng- số lượng thi hai bên : Nhà cung cấp và thủ kho kiểm tra lại giấy tờ, đơn nhập hàng. Nếu sai sót thì hai bên hợp tác giải quyết. 4.9 Chưc năng: Lập biên bản Khi xảy ra sự cố thi thủ kho hoặc bộ phận chưc năng bên nhà cung cấp lập biên bản báo cáo sự cố để giải quyết. 4.10 Chưc năng: Giải quyết sự cố Nếu sự cố xảy ra là đúng thì giải quyết, có thể bồi thường hoặc theo mức độ nặng nhẹ mà giải quyết. Còn không đúng thì không giải quyết. 5. Ma trận thực thể chưc năng STT Các hồ sơ sử dụng 1 2 3 4 5 6 Phiếu yêu cầu Đơn hàng Hoá đơn Phiếu thanh toán Giấy chứng nhận kiểm định Biên bản sự cố Ma trận thực thể chức năng: 1. Phiếu yêu cầu 2. Đơn hàng 3. Hoá đơn 4. Phiếu thanh toán 5. Giấy chứng nhận kiểm định 6. Biên bản sự cố Chức năng nghiệp vụ 1 2 3 4 5 6 1. Nhập vật tư R U U C R 2. Xuất vật tư R U 3. Giải quyết sự cố C 6. Biểu đồ hoạt động: a. Nhà cung cấp KT sự cố KT sổ sách + = Đã nhập Đúng Lập biên bản Lập phiếu chi Biên bản + - - (Thành tiền rồi ) b. Thủ kho Vật tư đảm bảo KT sự cố Lập biên bản - + Nhà cung cấp Biên bản Vẽ biểu đồ luồng dữ liệuBiên bản sự cố Thông tin sự cố Thông tin phản hồi Phiếu thanh toán Nhập vật tư Yêu cầu xuất Thông tin sự cố Thông tin về vật tư Giao vật tư Biên bản sự cố ĐỘI THI CÔNG NHÀ CUNG CẤP 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ NHÀ CUNG CẤP NHÀ CUNG CẤP Xuất vật tư ĐỘI THI CÔNG Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Nhập vật tư Biên bản sự cố Thông tin sự cố Thông tin vật tư Giao vật tư NHÀ CUNG CẤP Thông tin phản hồi 1.0 NHẬP VẬT TƯ 2 Phiếu nhập kho 5 Giấy kiểm định 3 Hoá đơn 3.0 GIẢI QUYẾT SỰ CỐ Phiếu thanh toán 4 Phiếu thanh toán 1 Phiếu yêu cầu 2.0 XUẤT VẬT TƯ Đáp ứng xuất Yêu cầu xuất vật tư ĐỘI THI CÔNG 6 Biên bản sự cố Phân rã chức năng 1.2 LẬP HOÁ ĐƠN CHO NCC THỦ KHO 1.1 KT VẬT TƯ THỦ KHO NHÀ CUNG CẤP 9.1 Chức năng nhập vật tư Nhập vật tư Thông tin vật tư Giao vật tư 3 Hoá đơn 5 Giấy kiểm định 1.3 IN HOÁ ĐƠN VÀ LƯU THÔNG TIN NHẬP THỦ KHO 2 Phiếu nhập kho ĐỘI THI CÔNG 9.2 Chức năng xuất vật tư 2.4 KT VÂT TƯ TỒN THỦ KHO 2.3 IN HOÁ ĐƠN VÀ LƯU THÔNG TIN XUẤT THỦ KHO 1 Phiếu yêu cầu Còn hoặc hết 3 Hoá đơn 2.1 KIỂM TRA PHIẾU YÊU CẦU THỦ KHO 2.2 LẬP HOÁ ĐƠN XUẤT VẬT TƯ THỦ KHO yêu cầu xuất vật tư Đáp ứng yêu cầu xuất vật tư Chức năng giải quyết sự cố 3.2 LẬP BIÊN BẢN THỦ KHO 3.3 GIẢI QUYẾT SỰ CỐ THỦ KHO NCC Biên bản sự cố Thông tin sự cố Thông tin phản hồi 3.1 KIỂM TRA SỰ CỐ TRONG SỔ THỦ KHO 6 Biên bản sự cố 4 Phiếu thanh toán phiếu thanh toán Chuyển biểu đồ luồng dữ liệu vật lý sang logic 10.1 Chức năng nhập vật tư 1.1 KIỂM TRA VẬT TƯ NCC Thông tin vật tư Nhập vật tư Giao vật tư 5 Giấy kiểm định 1.2 LẬP HOÁ ĐƠN CHO NCC 3 Hoá đơn 1.3 IN HOÁ ĐƠN VÀ LƯU THÔNG TIN NHẬP 2 phiếu nhập kho 10.2 Chức năng xuất vật tư ĐỘI THI CÔNG 2.2 LẬP HOÁ ĐƠN XUẤT VẬT TƯ 2.1 KIỂM TRA VẬT TƯ TỒN 2.3 IN HOÁ ĐƠN VÀ LƯU THÔNG TIN XUẤT 1 phiếu yêu cầu 3 Hoá đơn Yêu cầu xuất vật tư Đáp ứng yêu cầu 2.4 KIỂM TRA PHIẾU YÊU CẦU “còn hoặc hết” 10.3 Chức năng giải quyết sự cố Biên bản sự cố 3.2 LẬP BIÊN BẢN NCC Thông tin sự cố Thông tin phản hồi 6 Biên bản sự cố 3.1 KIỂM TRA SỰ CỐ 3.3 GIẢI QUYẾT SỰ CỐ 4 phiếu thanh toán phiếu thanh toán Xây dựng mô hình liên kết Tên chính xác của thuộc tính viết gọn tên thuộc tính Đánh dấu loại ở bước 1 2 3 A.Sổ ghi nhập Ngày nhập Mã vật tư số lượng thành tiền Ngày Mã vật tư số lượng thành tiền X X X X B.Sổ ghi xuất Ngày xuất Mã vật tư Số lượng Ngày Mã vật tư số lượng X X X C. phiếu thanh toán số phiếu ngày lập tên vật tư thành tiền số phiếu ngày tên vật tư thành tiền X X X D. Phiếu nhập kho số phiếu tên vật tư đơn giá số lượng thành tiền tên NCC SHNCC X X 12 Bảng xác định thuộc tính định danh và thực thể tương ứng thuộc tính tên gọi thực thể tương ứng thuộc tính định danh 1. Mã vật tư vật tư Ngày lập Mã vật tư số lượng thành tiền X 2. Số phiếu phiếu số phiếu ngày nhập tên vật tư X 3. SHNCC NCC số phiếu tên vật tư đơn giá số lượng thành tiền tên NCC SHNCC X 13 . Xác định các thực thể liên kết và thuộc tính của nó ta có các động từ sau : GHI và THANH TOÁN xết động từ “ GHI “ Câu hỏi cho động từ trả lời thực thể thuộc tính Ghi cho ai Ghi cái gì Ghi ở đâu Ghi khi nào Ghi bằng cách nào Ghi bao nhiêu NCC vật tư nơi nhập vật tư khi nhập, xuất vật tư bằng tay 2 bản Ngày nhập, ngày xuất Xét động từ “ THANH TOÁN “ Câu hỏi cho động từ trả lời thực thể thuộc tính Thanh toán cho ai Thanh toán cái gì Thanh toán ở đâu Thanh toán khi nào Thanh toán bằng cách nào Thanh toán bao nhiêu NCC vật tư nơi nhập vật tư khi nhập vật tư tiền mặt tuỳ lượng vật tư nhập Ngày nhập Chuyển các thực thể và liên kết thực thể sang các lược đồ quan hệ a. Chuyển các thực thể PHIẾU PHIẾU (Số phiếu ) 1 VẬT TƯ VẬT TƯ ( Mã vật tư ) 2 NCC NCC ( SHNCC, tên NCC) 3 Chuyển các thực thể liên kết GHI XUẤT KHO ( mã vật tư, ngày xuất ) 4 THANH TOÁN NHẬP KHO ( Số phiếu, SHNCC, tên vật tư, tên NCC, thành tiền, ngày nhập ) 5 CỦA VẬT TƯ ( mã vật tư, số phiếu, số lượng, đơn giá, đơn vị tính ) 2’ 15. Vẽ mô hình thực thể liên kết Xét các thực thể PHIẾU, VẬT TƯ, NCC Liên kết thực thể thực thể tham gia thuộc tính CỦA VẬT TƯ, NCC phiếu thanh toán Ngày nhập Thành tiền Tên NCC Tên vật tư Mã vật tư Ngày xuất số phiếu SHNCC Đơn giá số lượng CỦA NCC THANH TOÁN GHI VẬT TƯ PHIẾU Chuẩn hoá lược đồ quan hệ Tài liệu / kiểu thực thể PHIẾU NHẬP KHO Danh sách thuộc tính 1NF 2NF 3NF số phiếu mã vật tư tên vật tư SHNCC Tên NCC số lượng ngày xuất ngày nhập đơn giá thành tiền đơn vị tính số phiếu tên vật tư SHNCC Tên NCC Ngày nhập Thành tiền Mã vật tư số phiếu số lượng đơn giá ngày xuất đơn vị tính số phiếu số phiếu SHNCC Tên vật tư Thành tiền Ngày nhập Tên NCC Mã vật tư số phiếu số lượng đơn giá đơn vị tính mã vật tư ngày xuất số phiếu số phiếu SHNCC Tên vật tư Thành tiền Ngày nhập SHNCC Tên NCC Mã vật tư số phiếu số lượng đơn giá đơn vị tính mã vật tư ngày xuất 17. Tích hợp xét các lược đò quan hệ nhận được ta thấy có 2 lược đồ quan hệ VẬT TƯ (2, 2’ ) nên ta loại đi một (2) PHIẾU ( số phiếu) VẬT TƯ ( mã vật tư, số phiếu, đơn giá, số lượng, đơn vị tính ) NCC (SHNCC, tên NCC) NHẬP KHO (SHNCC, số phiếu, tên vật tư, thành tiền, ngày nhập ) XUẤT KHO ( mã vật tư, ngày xuất ) Xác định liên kết thực thể khoá 1.PHIẾU 2.VẬT TƯ 3.NCC 4.NHẬP KHO 5.XUẤT KHO số phiếu mã vật tư SHNCC K K K K K K K (1,2), (1,3) (2,5) (3,4) Vẽ biểu đồ và xác định bản số 5.XUẤT KHO #mã vật tư số phiếu ngày xuất 2.VẬT TƯ # mã vật tư #SHNCC số lượng đơn giá đơn vị tính 3.NCC #SHNCC tên NCC 2.NHẬP KHO # SHNCC # số phiếu tên vật tư ngày nhập thành tiền 1.PHIẾU #số phiếu Phần V. Một số giao diện chính của chương trình 1. Form đăng nhập chương trình Để có thể sử dụng được chương trình quản lý vật tư trước hết bạn cần đăng nhập hệ thống. Giao diện chính của việc đăng nhập hệ thống như sau: Khi đăng nhập hệ thống bạn cần khai báo chính xác thông tin về tên đăng nhập và mật khẩu, sau đó lựa chọn và nhấn để đăng nhập hệ thống. Nếu sai tên hay mật khẩu thì chương trình sẻ không cho phép bạn đăng nhập và yêu cầu bạn nhập lại. Bạn có thể thoát chương trình tại đây bằng cách nhấn vào 2. Form chương trình chính của bài toán Đây là form chương trình chính của bài toán Quản lý vật tư của công ty cổ phần xây dựng Dầu khí Nghệ An đội thi công công trình số 6, bao gồm các chức năng như sau: + Nhập vật tư +Xuất vật tư +Giải quyết sự cố Để thực hiện được các chức năng trên bạn chỉ cần nhấp chuột vào các chức năng đó là được. Nếu muốn thoát khỏi chương trình nhấn 3. Form chức năng nhập vật tư Với chức năng nhập vật tư, chúng em đã dựa trên sự hỗ trợ của Delphi thiết lập trên cùng một form: Để cập nhập vật tư, chúng ta cần phải nhập các thông tin theo yêu cầu trong đó Tên vật tư, số phiếu, số hiệu nhà cung câp, ngày nhập, thành tiền là không thể bỏ qua. Nếu muốn nhập tiếp thì chọn và tiến hành như trên. Sau khi hoàn thành việc nhập, nếu muốn thoát khỏi chương trình quản lý ta chọn 4. Form chức nắng xuất vật tư Để xuất vật tư, chúng ta cần nhập các thông tin theo yêu cầu trong đó, Mã vật tư, ngày xuất là không thể bỏ qua. Nếu muốn nhập tiếp thì chọn và tiến hành như trên. Sau khi hoàn thành việc nhập, nếu muốn thoát khỏi chương trình quản lý ta chọn 5. Form chức năng giải quyết sự cố Chức năng này cho phép ta giải quyết sự cố với những thông tin là kiểm tra sự cố, lập biên bản. Nếu thông tin nhập là đúng thì , nếu muốn trở về chương trình chính thì chọn . Phần VI Kết luận Xây dựng chương trình quản lý vật tư là một trong những nhu cầu cần thiết xuất phát từ thực tế phát triển của xã hội hiện nay. Tin học hóa các hoạt động quản lý, giúp các nhà quản lý có tầm nhìn bao quát, tìm kiếm nhanh chóng các thông tin cần nắm bắt, hiệu quả công việc được nâng cao, chi phí thấp. Trong quá trình thực đề tài “Quản lý vật tư “,chúng tôi đã khảo sát thực tế, tìm hiểu hệ thống một cách cụ thể, phân tích dữ liệu đầu vào và đầu ra, quy trình điều hành hệ thống, khai thác triệt để các chức năng của hệ thống. Nhưng do vốn kiến thức về công tác quản lý nói chung cũng như hệ thống về quản lý vật tư nói riêng còn hạn chế, thiếu kinh nghiệm, thời gian thực hiện hạn chế do đó việc sáng tạo thiết kế hệ thống mới để giải quyết yêu cầu bài toán đặt ra còn nhiều vấn đề mà chúng tôi chưa thực hiên tốt được. Bởi vậy nhóm đề tài rất mong được sự chỉ dẫn và đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các bạn để hệ thống được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy Lê Văn Tấn và ban lãnh đạo, nhân viên Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ cho chúng em hoàn thành tốt đề tài này, xin chân thành cảm ơn tập thể các bạn sinh viên lớp 48A đã tạo mọi điều kiện về thời gian cũng như ý kiến quý báu cho đề tài của chúng tôi Vinh, 17/11/2009