Quá trình phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý công chức - tiền lương của UBDS-GĐ&TE

g kiểu Output tạo tập tin truy cập tuần tự. Sau khi tạo tập tin, ta có thể dùng các lệnh xuất để viết tên tập tin này. Ví dụ sau tạo tập tin TRY.TXT: FileNum = FreeFile Open “TRY.TXT” For Output As FileNum. Nếu tập tin TRY.TXT đã tồn tạI, nộI dung cũ bị xóa đi! Tập tin TRY.TXT không có đường dẫn nên có được tạo trong thư mục hiện hành. Muốn tạo ở thư mục xác định nào đó ( ví dụ C:\ PROG), ta cần chỉ rõ như sau: Open “ C:\PROG\TRY.TXT” For Output As FileNum. Tập tin mở bằng kiểu Output chỉ cho phép ta viết lên mà thôi. Ta có thể viết bằng phát biểu Print#. FileNum = FreeFile Open “ TRY.TXT” For Output As FileNum ‘ Viết nộI dung thuộc tính Text cuat MyText ra ‘ TRY.TXT Print # FileNum, txtMyText.Text ‘Đóng tập tin TRY.TXT Close FileNum. Phát biểu Print cần hai tham số. Tham số thứ nhất là thẻ File cần nghi ra và tham số thứ hai là chuỗI cần nghi. 7. Mở tập tin theo kiểu truy xuất tuần tự bằng Append: Kiểu Append tương tự như Output nhưng điểm khác chính là khi tập tin được mở đã tồn tạI, nộI dung cũ không bị xoá. Gỉa sử tập tin TRY.TXT đang có sẵn hai dòng: THIS IS LINE NUMBER 1 THIS IS LINE NUMBER 2 Mở TRY.TXT theo kiểu Append: FileNum = FreeFile Open “ TRY.TXT” For Append As FileNum Print # FileNum, “THIS IS A NEW LINE” Close FileNum. Bây giờ TRY.TXT chứa: THIS IS LINE NUMBER 1 THIS IS LINE NUMBER 2 THIS IS A NEW LINE Nếu đoạn lệnh trên thực hiện một lần nữa, TRY.TXT chứa THIS IS LINE NUMBER I THIS IS LINE NUMBER 2 THIS IS A NEW LINE THIS IS A NEW LINE 8. Mở tập tin theo kiểu truy xuất tuần tự bằng Output Khi cần đọc tập tin truy xuất tuần từ, ta cần mở tập tin theo kiểu Input. Sau đó, dùng hàm Input$ ()để đọc. Ví dụ, sau khi mở TRY.TXT theo kiểu Input và đọc vào txtMytext: FileNum = FreeFile Open “ TRY. TXT” For Input As FileNum Open “ TRY.TXT “ For Input As FileNum. ‘Đọc vào toàn bộ TRY.TXT thuộc tính Text của ‘ txtMytext txtMytext.Text = Input$ (LÒ (FileNum), FileNum) ‘Đóng tập tin TRY.TXT Close FileNum. Hàm Input$ () cần hai tham số. Tham số thứ nhất xác định số Byte cần đọc, tham số thứ hai là thẻ file 9. Phát biểu Write # và Input # Cách khác thay cho Print # và Input$ () trong viẹc ghi/đọc là Write# và Input#. Phát biểu Write# cho phép ghi một loạt các biến ( dạng chuỗI hay số ). Ví dụ sau viết hai biến MyString và MyNumber ra tập tin TRY.TXT: FileNum = FreeFile Open “ TRY.TXT” For OUTPUT As FileNum Write#FilenNum MyString, MyNumBer Close FileNumber. Phát biểu Input# dùng đọc tập tin nộI dung trở vào các biến. Ví dụ đọc lạI giá trị ghi trở lạI các biến MyString và MyNumber: FileNum = FreeFile Open “ TRY.TXT” For Input As FileNum Input# FileNum MyString, MyNumBer Close FileNum VIII. Hàm và thủ tục do ngườI dùng định nghĩa Trong visual Basic, thực tế có hai kiểu thủ tục chung: các thủ tục Function và thủ tục Sub. Thủ tục Function, còn gọI là hàm do ngườI dùng định nghĩa, là phương cách để xây dựng các hàm riêng ngoài các hàm do Visual Basic định sẵn. Dẫu đó là hàm do ta viết hay của các lập trình viên Visual Basic cung cấp, nói chung ta xem nó như một đoạn mã tự chưa, được thiết kế để xử lý dữ liệu và trả về giá trị. Trong khi đó, các thủ tục Sub là những : chương trình trợ lực nhỏ, được dùng khi cần. Như vậy các thủ tục Sub là những phần tổng quát hoá của các thủ tục sự kiện mà ta đã quen thuộc. Khác vớI hàm, thường trả về một giá trị, các thủ tục đơn giản thực hiện các việc. Tóm lạI, dẫu chọn thủ tục Function hay thủ tục Sub, điểm chủ yếu vẫn là: các thủ tục Function và Sub thực hiện một hay nhiều nộI dung dướI đây: - Giúp tách nhỏ các công việc lớn thành các phần việc nhỏ. - Tự động hoá các tác vụ lặp lại. - Làm rõ nộI dung mà ta đang gắng hoàn tất bằng cách “ Nêu tên” một đoạn mã. Các tính năng này giúp giảm bớt đáng kể thờI gian gỡ rốI chương trình. 1 .Hàm ( FUNCTION) Khi phảI dùng một biểu thức phức hợp nhiều lần trong một đề án thì cũng là lúc ta nên nghĩ đến phương án định nghĩa các hàm riêng. Ta có thểvận dụng một cách nào đó để tựu động hoá tiến trình, nghĩa là để Visual Basic thực hiện một phần nào đó để tự động hoá tiến trình, nghĩa là để Visual Basic thực hiện một phần công việc. Đây là vai trò của chương trình con, muốn trả về một giá trị, ta phảI tạo một thủ tục Function, tức là hàm do ngườI dùng định nghĩa. Như thường lệ, Cửa sổ Code vẫn là nơi để tạo mã cho các thủ tục Function. Tên hàm cũng linh hoạt như tên biến, do đó ta nên chọn các tên có ý nghĩa. Nhờ vậy, chương trình sẽ minh bạch hơn và cũng dễ gỡ rốI hơn. Lưu ý, trừ khi gán cho nó một dấu định danh kiểu rõ rệt ở cuốI tên hoặc thông qua mệnh đề As, kiểu của hàm sẽ ngầm định theo kiểu dữ liệu Variant. DướI đây là một dạng định nghĩa hàm, tuy đơn giản nhất nhưng khá phổ biến. Pulic Function FunctionName (parameter 1, paratemeter 2, …) Staterments FunctionName = expression Staterments FunctionName = expression Staterments Vân vân END FUNCTION Ở đó, parameter 1, paratemeter 2, vân vân …, đều là biến. Các biến này được xem như những tham số hay đốI số của hàm. Kiểu của tham số có thể được chỉ định bởI các thẻ gán khai báo kiểu hoặc bằng các cụm từ As. Khi một điều lệnh Visual Basic sử dụng một hàm, thường có: gọI hàm và chuyển các biểu thức cho các tham số. Hàm được xem là trả về giá trị của nó. Kiểu giá trị mà hàm trả về sẽ được chỉ định bằng một thẻ gán khai báo biến (%, !, &, # hoặc $) được chắp vào tên hàm, hoặc tên dùng trong mệnh đề As ở cuốI dòng Function, hoặc một điều lệnh DefType xuất hiện bên trên phần định nghĩa Function. Ngoài ra, vớI một ngoạI lệ ta chỉ có thể gọI một hàm khi dùng cùng vớI số lượng đốI số như các tham số trong phần định nghĩa hàm. Từng biến muốn gởI cho tham số phảI thuộc cùng kiểu ( số nguyên, số nguyên dài, v.v..) vớI tham số tương ứng. Ngoài ra, có thể dùng bất kỳ biến nào nếu như tham số thuộc kiểu Variant. Có nghĩa là, chỉ có thể chuyển một đốI số biến số nguyên cho một tham số số nguyên. Ta không thể trực tiếp chuyển nó cho một tham số số nguyên dài của một hàm. Như ta đã biết Visual Basic từ chốI chuyển một biến có kiểu số nguyên cho một tham số kiểu long, cho dù trong hầu hết các trường hợp một số nguyên sẽ làm việc tạI mọI nơi số nguyên dài làm việc. CuốI cùng, đừng quên rằng trong tất cả các hàm, chúng ta chưa thay đổI các biến bằng cách đưa biến tham số vào bên trái của một điều lệnh gán bên trong thân hàm. Nghĩa là, ta chưa thực hiện phép gán nào cho các tham số trong thân hàm. Tuy nhiên, trong thực tế, hiếm khi phảI thay đổI giá trị của một tham số trong thủ tục Function. Nói chung, một hàm sẽ đơn giản điều tác các giá trị hiện có và trả về một giá trị mới . 2. Thủ tuc ( SUB) Các thủ tục Function được thành lập để thực hiện hầu như mọI thứ, chỉ cần nộI dung muốn thực hiện chính là để có một đáp số - một giá trị - rút ra từ các hàm đó. Như đã nêu trên đây, tuy các hàm có thể thay đổI các tính chất của một Form, ảnh hưởng đến giá trị của các biến chuyển dướI dạng tham số, hoặc ảnh hưởng đến các biến cấp Form, song không thể làm thế trừ khi sự thay đổI đó có liên quan đến nộI dung thực hiện của hàm được thiết kế. Trong mọI trường hợp, một hàm sẽ nhận dữ liệu thô, điều tác nó, rồI trả về một giá rị. Để tránh gõ lặp các điều lệnh gán vô bổ và làm rốI tung vấn đề, ta có một cấu trúc mớI: thủ tục Sub. Thủ tục Sub là công cụ chọn lựa trong trường hợp chỉ muốn viết một khốI mã thực hiện một nộI dung nào đó, cũng tương tự như thủ tục Event. Giống như trong thủ tục Function, ta thường dùng Tools/ Add Procedure báo cho Visual Basic biết muốn định nghĩa một thủ tục Sub. Nhưng có trường hợp, ta nhắp nút tuỳ chọn Sub. DướI đây là cấu trúc đơn giản nhất của thủ tục Sub – song vẫn đủ mạnh để phiên dịch đề cương: Puclic Sub Chorus () ‘ Nhiều điều lệnh in End Sub. Cũng như các hàm khác, dòng đầu tiên của thủ tục Sub có tên là phần đầu. Cũng như các hàm do ngườI dùng định nghĩa, phần đầu này có thể có các từ chỉ định truy cập ( chẳng hạn là Pulic ). Sau đó là từ khoá Sub rồI đến thủ tục. Tên thủ tục Sub cũng phảI theo các qui tắc như trong biến. Kế tiếp là danh sách tham số, được bao trong các dấu ngoặc đơn, dành cho các thông tin mà hàm sẽ dùng. Chẳng hạn, thủ tục sự kiện Click () và thủ tục Chorus Sub không dùng tham số nào cả. Lưu ý, cho dù thủ tục không dùng tham số, song vẫn phảI có dấu ngoặc đơn trống trong Sub. Sau Sub là các dòng chứa các điều lệnh tạo thành thủ tục. Các điều lệnh này còn gọI là thân ( của thủ tục ). CuốI cùng, Ta có các từ khoá End Sub nằm ở tên các dòng riêng biệt. Cũng như trong các thủ tục sự kiện, các từ khoá này được dùng để nêu rõ điểm cuốI của một thủ tục chung. Ngoài ra, ta cần một phương cách để chuyển giao thông tin giữa chương trình chính và thủ tục Sub. Để thực hiện, ta theo cùng cách thức như các hàm: dùng danh sách tham số. Danh sách tham số được dùng để liên lạc giữa chương trình chính và thủ tục, khi gọI thủ tục Sub ta dùng tên của nó theo sau là các đốI số (tham số), được tách biệt bởI các dấu phẩy. Các giá trị (mà thực tế là các vị trí bộ nhớ) của các đốI số sẽ được chuyển cho các tham số tương ứng trong thủ tục, và các điều lệnh bên trong thủ tục Sub được thi hành. Khi đạt đến điều lệnh End_ Sub, việc thi hành sẽ tiếp tục vớI các dòng theo sau lệnh gọI đến thủ tục Sub. Cũng như các thủ tục Function, ta phảI dùng cùng số lượng tham số như số lượng tham số đã định nghĩa trong thủ tục Sub, và chúng phảI có cùng kiểu tương thích. IX. Mục đích yêu cầu ngườI sử dụng  Nhu cầu thực tế Trên thực tế nhu cầu xem xét thông tin về một vấn đề nào đó tạI một thờI điểm đốI vớI ngườI quản lý, lãnh đạo rất cần thiết. Các thông tin này là một trong nhiều phần nhỏ trong hệ thống dữ liệu đầy đủ. Các dữ liệu cần xem xét chỉ được quan tâm theo một số khía cạnh nào đó mà thôi.  Bài toán đặt ra * Cho phép ngườI dùng lựa chọn và tra cứu thông tin công chức - tiền lương trong cơ quan mình một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất. * Cho phép ngườI dùng có thể bổ sung hoặc thêm bớt công chức - tiền lương trong cơ quan một cách nhanh chóng nế được nhận quyền tương ứng như vậy . CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG CHỨC - TIỀN LƯƠNG CỦA UBDS-GĐ&TE TỈNH KHÁNH HOÀ Phân tích là công việc đầu tiên củaquá trình xây dựng hệ quản lý trên máy tính. Nó giúp chúng ta cài đặt chường trình một cách nhanh chóng và kiểm tra dữ liệu một cách tốI ưu hơn. Hiệu quả đem lạI cho một chương trình ứng dụng là hoàn toàn phụ thuộc vào độ nông sâu trong quá trình phân tích. I. Mô hình hoá dữ liệu 1. Mô hình quan niệm dữ liệu Mô hình quan niệm dữ liệu là cơ sở để trao đổI giữa ngườI phân tích và ngườI yêu cầu thiết kế hệ thống. Hệ thống ở đây được phân tích gồm một số thực thể. Một số các thực thể bao gồm một số các thuộc tính có đặc tính chung và giữa các thực thể sẽ có các mốI kết hợp tương ứng vớI nhau. Mặt khác còn tuỳ thuộc vào lần xuất hiện của mỗI thực thể vào mốI kết hợp, mà các mốI kết hợp còn có thể có các thuộc tính riêng. - Thực thể CẤP BẬC chứa các thuộc tính Mã CB, Tên CB. Trong đó thuộc tính Mã CB là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về cấp bậc của từng công chức trong cơ quan - Thực thể BINH CHỦNG chứa các thuộc tính Mã BC, Tên BC. Trong đó thuộc tính Mã BC là chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về binh chủng của công chức trong cơ quan ( những ngườI là bộ đpộI xuất ngũ trở về ). - Thực thể CCBINH chứa các thuộc tính Mã CC, Ngày nhập ngũ, Ngày xuất ngũ, Mã BC, Mã CB.Trong đó Mã CC, Mã BC, Mã CB là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về cựu chiến binh trong cơ quan - Thực thể ĐẢNG VIÊN chứa các thuộc tính Mã CC, Ngày VĐ, Ngày CT, Mã Tỉnh.Trong đó Mã CC là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về đảng viên của công chức trong cơ quan. - Thực thể GIA THUỘC chứa các thuộc tính Mã GT, Họ tên GT, Ngày sinh GT. Trong đó Mã GT là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về gia thuộc trong gia đình của mỗI công chức trong cơ quan - Thực thể CHỨC VỤ chứa các thuộc tính Mã CV, Tên CV. Trong đó Mã CV là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về chức vụ của từng công chức trong cơ quan. - Thực thể CƠ QUAN chứa các thuộc tính sau Mã CQ, Tên CQ. Trong đó Mã CQ là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về cơ quan của từng ngườI trong cơ quan. - Thực thể NGHỀ chứa các thuộc tính Mã nghề, Tên nghề. Trong đó Mã nghề là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về nghề nghiệp trong cơ quan của từng công chức. - Thực thể LOẠI GT chứa các thuộc tính Mã LGT, Tên LGT. Trong đó MÃ LGT là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về loạI gia thuộc của công chức trong cơ quan. - Thực thể BẢNG CHẤM CÔNG chứa các thuộc tính : Số ngày làm việc, Số ngày nghỉ không phép, Số tiền thưởng. Trong đó Số ngày làm việc là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về bảng chấm công của bộ phận tài vụ cho từng công chức trong cơ quan mình, căn cứ vào bảng chấm công này bộ phận tài vụ mớI lên được số lương cho công chức. - Thực thể BÂC LƯƠNG chứa các thuộc tính Mã BL, Hệ số L, Mã NL. Trong đó Mã BL, Mã NL là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này lưu trữ những thông tin về bậc lương của từng công chức trong cơ quan. - Thực thể NGẠCH chứa các thuộc tính Mã NL, Tên NL, Số TLL. Trong đó Mã NL là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về ngạch lương của từng công chức trong cơ quan. - Thực thể PHỤ CẤP chứa các thuộc tính Mã PC, Tên PC, tiền. Trong đó Mã PC là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về số tiền phụ cấp của công chức trong cơ quan - Thực thể KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT chứa các thuộc tính Mã KTKL, Tên KTKL. Trong đó Mã KTKL là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về khen thưởng và kỷ luật của công chức trong cơ quan - Thực thể LÝ DO chứa các thuộc tính Mã lý do, Tên lý do. Trong đó Mã lý do là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về lý do của công chức trong cơ quan - Thực thể NƯỚC chứa các thuộc tính Mã nước, Tên nước. Trong đó Mã nước là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu lạI những thông tin của công chức trong cơ quan khi có kế hoạch đi công tác tạI nước ngoài - Thực thể ĐƠN VỊ chứa các thuộc tính Mã ĐV, Tên ĐV. Trong đó Mã ĐV là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin của công chức ở đơn vị trong cơ quan. - Thực thể CHUYÊN MÔN chứa các thuộc tính Mã CM, Tên CM, thờI gian ĐT. Trong đó Mã ĐV là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về chuyên môn của công chức trong cơ quan. - Thực thể TRƯỜNG chứa các thuộc tính Mã Tr, Tên Tr. Trong đó Mã Tr là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về trường đã đào tạo công chức trước khi làm việc trong cơ quan. - Thực thể NGOẠI NGỮ chứa các thuộc tính Mã NN, Tên NN. Trong đó Mã NN là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về ngoạI ngữ của công chức trong cơ quan. - Thực thể VĂN HOÁ chứa các thuộc tính Mã TĐVH, Tên TĐVH. Trong đó thuộc tính Mã TĐVH là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ thông tin về trình độ văn hoá của mỗI công chức trong cơ quan. - Thực thể TÔN GIÁO chứa các thuộc tính Mã TG, Tên TG. Trong đó thuộc tính Mã TG là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu lạI những thông tin về công chức thuộc tôn giáo nào. - Thực thể DÂN TỘC chứa các thuộc tính Mã DT, Tên DT. Trong đó thuộc tính Mã DT là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về công chức trong cơ quan thuộc dân tộc nào. - Thực thể ĐIỆN THOẠI chứa các thuộc tính Mã CC, Số ĐT. Trong đó thuộc tính Mã CC, Số ĐT là thuộc tính chỉ danh , thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về số điện thoạI của công chức trong cơ quan. - Thực thể CỰU CHIẾN BINH chứa các thuộc tính Mã CCB, Ngày NN, Ngày XN, Mã BC, Mã CB. Trong đó Mã CC là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những người là cựu chiến binh thuộc công chức trong cơ quan. - Thực thể BẢO HIỂM chứa các thuộc tính Mã BH, Tên BH. Trong đó Mã BH là thuộc tính chỉ danh, thuộc tính này nhằm lưu trữ những thông tin về loạI bảo hiểm của công chức trong cơ quan đã tham gia. 2.MốI kết hợp giữa các thực thể - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể ĐƠN VỊ có mốI kết hợp là (1,1)-(1,n). Vì một công chức chỉ ứng với một đơn vị, một đơn vị sẽ ứng với nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể DÂN TỘC có mốI kết hợp (1,1)-(1,n). Vì mỗI công chức chỉ có thể ứng vớI một dân tộc và nhiều dân tộc có thể ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể TÔN GIÁO có mốI kết hợp (1,1)- (1,n). Vì một công chức chỉ có thể ứng vớI một tôn giáo và một tôn giáo có thể ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể VĂN HOÁ có mốI kết hợp (1,1)-(1,n). Vì một công chức chỉ có thể ứng vớI một trình độ văn hoá và một trình độ văn hoá cá thể ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể NGOẠI NGỮ có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức ứng vớI nhiều trình độ ngoạI ngữ và một ngoạI ngữ ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể TRƯỜNG có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức ứng vớI nhiều trường và một trường ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể CHUYÊN MÔN có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức ứng vớI nhiều chuyên môn và một chuyên môn ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể NƯỚC có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức có nhiều nước đi và một nước có nhiều công chức đi. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể LÝ DO có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức có nhiều lý do và một lý do ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức có nhiều khen thưởng và một khen thưởng ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể ĐIỆN THOẠI có mốI kết hợp (1,.n)-(1,n). Vì mộtcông chức có nhiều số điện thoạI và một điện thoạI ứng vớI một công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể GIA THUỘC có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì một công chức có nhiều gia thuộc và một gia thuộc có nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể CHỨC VỤ có mốI kết hợp (1,1)-(1,n). Vì một công chức có một chức vụ và một chức vụ ứng vớI nhiều công chức - Giữa thực thể GIA THUỘC vớI thực thể CHỨC VỤ có mốI kết hợp (1,1)- (1,n). Vì một công chức trong gia thuộc thì ứng vớI một chức vụ và một chức vụ thì ứng vớI nhiều công chức trong gia thuộc. - Giữa thực thể GIA THUỘC vớI thực thể CƠ QUAN có mốI kết hợp (1,1)- (1,n).Vì một công chức trong gia thuộc thì ứng vớI một cơ quan và một cơ quan ứng nhiều công chức trong gia thuộc. - Giữa thực thể GIA THUỘC vớI thực thể NGHỀ có mốI kết hợp (1,1)-(1,n). Vì một công chức trong gia thuộc thì ứng vớI một nghề nghiệp và một nghề nghiệp thì ứng vớI nhiều công chức trong gia thuộc. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể LOẠI GIA THUỘC có mốI kết hợp (1,n)-(1,n). Vì ứng vớI một công chức thì có nhiều loạI gia thuộc trong cơ quan và một loạI gia thuộc thì có nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể BẢNG CHẤM CÔNG có mốI kết hợp (1,1)-(1,n). Vì ứng vớI một công chức thì có một bảng chấm công và một bảng chấm công ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể BẢO HIỂM có mốI kết hợp (1,1)-1,n). Vì một công chức ứng vớI bảo hiểm nhưng một bảo hiểm thì ứng vớI nhiều công chức. - Giữa thực thể HỒ SƠ CÔNG CHỨC vớI thực thể BẬC LƯƠNG có mốI kết hợp (1,n)-(1,n) tạo nên quan hệ CÔNG CHỨC –QUÁ TRÌNH LƯƠNG để lưu trữ quá trình lương chức và ngày lính lương của công chức. - Giữa thực thể BẢNG LƯƠNG vớI thực thể NGẠCH có mốI kết hợp (1,1)- (1,n). Vì một bậc lương của côngchức thì ứng vớI một ngạch và một ngạch thì ứng vớI nhiều bậc lương. Ta có mô hình dữ liệu sau: MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU Công chức - Mã CC - Tên CC - GiớI tính - Ngày sinh - Nơi sinh - Địa chỉ - Số CMND - Đoàn viên - Ngày vào CQ - Ngày vào BC CC.BINH -Ngày NN -Ngày XN GIA THUỘC - Mã GT - Họ tên GT - Ngày sinh GT B.HIỂM - Mã BH - Tên BH CC - BH ĐƠN VỊ -Mã ĐV -Tên ĐV CC- ĐV PHỤ CẤP -Mã PC -Tên PC - Tiền CC - PC B. LƯƠNG -Mã BL -Tên BL NGẠCH - Mã NL - Tên NL - Số NLL BL - N BC. CÔNG - MSCC -Số ngày làm việc -Số ngày nghỉ không phép -Số tiền thưởng CC- BCC T.GIÁO -Mã TG -Tên TG CC- TG V. HOÁ -Mã VH -Tên VH CC-TG D.TỘC -Mã DT -Tên DT CC- DT NG.NGỮ -Mã NN -Tên NN CC- NN Cấp độ C.MÔN -Mã CM -Tên CM -Tg ĐT TRƯỜNG -Mã Tr -Tên Tr CC- CM - LoạI CC - N BĐĐT - N KTĐT LÝ DO - Mã LD - TênĐL KTKL Mã KTKL Tên KTKL NƯỚC -Mã N -Tên N CC- ĐNN - Ngày đi - Ngày về CC- KTKL - Ngày KTKL -Ngày XKL Đ THOẠI Số ĐT SĐT (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) PHÉP (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) CC - GT LOẠI GT CÙNG CƠ QUAN (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) (1,n) CC- CV (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,n) CC- QTL - Ngày LL (1,n) (1,n) (1,1) (1,n) (1,n) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) II.Mô hình tổ chức dữ liệu VớI mô hình quan niệm dữ liệu của bài toán quản lý công chức - tiền lương ta có mô hình tổ chức dữ liệu sau: BINH CHỦNG ( Mã BC, Tên BC ) CC BINH (Mã CC, Ngày nhập ngũ, Ngày xuất ngũ, Mã BC, Mã CB ) CẤP BẬC (Mã CB, Tên CB ) ĐẢNG VIÊN ( Mã CC, Ngày VĐ, Ngày CT, Mã tỉnh ) CHỨC VỤ (Mã CV, Tên CV ) CƠ QUAN (Mã CQ, Tên CQ ) NGHỀ (Mã nghề , Tên nghề ) LOẠI GT ( Mã LGT, Tên LGT ) BẢNG CHẤM CÔNG (Mã CC, Số ngày làm việc , Số ngày nghỉ không phép, Số tiền thưởng, Số tiền phạt ) B. LƯƠNG (Mã BL, Hệ số lương, Mã NL ) GIA THUỘC ( Mã GT, Họ, Tên GT, Ngày sinh GT, Mã CV, Mã CQ, Mã nghề ) CC-QTL (Mã CC, Mã BL, Ngày LL ) CC-GT (Mã CC, Mã GT, Mã LGT ) CÙNG CƠ QUAN (Mã CC, Mã LGT) III. Mô hình vật lý dữ liệu 1. Cấu trúc các bảng TABLE Mô hình vật lý dữ liệu là mô hình của dữ liệu được cài đặt trên máy tính dướI một hệ thống quản trị dữ liệu, trong bài toán quản lý công chức - tiền lương của UBDS-GĐ&TE tôi đã trình bày mô hình vật lý dữ liệu dướI hệ quản trị dữ liệu bằng ACCESS. Ứng vớI mỗI lược đồ quan hệ trong mô hình tổ chức dữ liệu được cài đặt thành một bảng dữ liệu cơ sở (Table). Ở đây ta chỉ trình bày các yếu tố chính của các table bao gồm các cột: Tên trường, kiểu dữ liệu, kích thước và rang buộc tính toàn vẹn dữ liệu. TÊN LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc toàn vẹn VớI mỗI thuộc tính : Ta chỉ giảI thích giá trị. VớI thuộc tính khoá ta thêm chữ (K) bên cạnh thuộc tính. Tên thuộc tính: Ghi tên thuộc tính Kiểu dữ liệu : Kiểu dữ liệu của thuộc tính (Tương ứng vớI kiểu dữ liệu khác không cần chọn ở đây). Ràng buộc toàn vẹn: Ở đây ta chỉ nghi ràng buộc toàn vẹn giá trị và ràng buộc toàn vẹn khoá ngoạI ta nghi: Lookup(TableName) vớI table name là tên của bảng dữ liệu mà thuộc tính này là khoá. Sau mỗI hình ta cho một ví dụ vớI giá trị của dữ liệu Vậy bài toán quản lý công chức -tiền lương ta có mô hình tổ chức dữ liệu sau: TỈNH (Mã tỉnh, Tên tỉnh) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã tỉnh(K) Text 2 Len()=2 Tên tỉnh Text 20 M ã t ỉnh: Số thứ tự của tỉnh trong nước. Việt nam có dướI 100 tỉnh, nên ta chon 2 ký tự để đánh số thứ tự của tỉnh. Tên tỉnh: Bắt đầulà Tp cho thành phố trực thuộc trung ương, T cho tỉnh và tiếp theo là tên tỉnh hay tên thành phố. Tên dài nhất của tỉnh Việt Nam là T Bà Rịa Vũng Tàu gồm 18 chữ cái. Ta chọn chiều dài tốI đa là 20. Ví dụ: Mã tỉnh Tên tỉnh 01 Tp Hà Nội 02 Tp HảI Phòng B CHỦNG (Mã BC, Tên BC) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã BC(K) Text 1 Len()=1 Tên BC Text 30 Mã BC: Số thứ tự binh chủng trong Quân độI Nhâ dân Việt Nam. Ví dụ: Mã BC Tên BC 1 Binh nhất 2 Binh nhì CCBINH (Mã CC, Ngày NN, Ngày XN, Mã BC, Mã CB) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Len()=1 Ngày NN Date <Date() Ngày XN Date <Date() Mã BC Text 1 Lookup(BCHUNG) Mã CB Text 2 Lookup(CẤP BẬC) PhảI có: Ngày NN< Ngày XN ĐẢNG VIÊN ( Mã CC, Ngày VĐ, Ngày CT, Mã tỉnh) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup(CÔNG CHỨC) Ngày VĐ Date <Date() Ngày CT Date <Date() Mã Tỉnh Text 2 Lookup(TỈNH) PhảI có: Ngày VĐ< Ngày CT Vídụ: Mã CC Ngày VĐ Ngày CT Mã tỉnh 1111-1111 18/05/1996 18/05/1997 41 1111-2222 02/02/1991 02/02/1992 32 CHỨC VỤ (Mã CV, Tên CV) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CV(K) Text 2 Len()=2 Tên CV Text 20 Trong một cơ quan có nhiều chức vụ khác nhau, Mã CV: Số thứ tự của chức vụ tạI cơ quan Ví dụ: Mã CV Tên CV 01 Chủ tịch 02 Phó Chủ tịch CƠ QUAN (Mã CQ, Tên CQ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CQ(K) Text 3 Len()=3 Tên CQ Text 30 Mã CQ: Số thứ tự của các cơ quan trong khu vực. Trong bảng dữ liệu có một giá trị: Không có cơ quan vớI mã số 000 Ví dụ: Mã CQ Tên CQ 000 Không cơ quan 001 Trường ĐạI Học Bách Khoa Hà Nội NGHỀ (Mã nghề, Tên nghề ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã nghềK) Text 2 Len()=3 Tên nghề Text 30 Mã nghề: Số thứ tự của nghề nghiệp. Trong bảng dữ liệu có một giá trị: Không nghề nghiệp vớI mã số 00 Mã nghề Tên nghề 00 Không nghề nghiệp 01 Ký sư LOẠI LGT ( Mã LGT, Tên LGT ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã LGTK) Text 2 Len()=2 Tên LGT Text 6 Mã LGT: Số thứ tự của loạI gia thuộc Ví dụ: Mã LGT Tên LGT 01 Cha 02 Mẹ 03 Anh 04 Em 05 Chồng 06 Vợ 07 Con BẬC LƯƠNG (Mã BL, Hệ số L, Mã NL) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã BL Text 2 Len()=2 Tên Hệ số L Number Single >=1And<=2 Mã NL Text 4 L ookup(NGẠCH) Mã BL: Số thứ tự của bậc lương NGẠCH (Mã NL, Tên NL, Số TLL) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã NL Text 4 Len()=4 Tên NL Text Số TLL Number Byte =24or=36 Ví dụ: Mã NL Tên NL Số TLL 0510 Giảng viên 36 0211 Trợ giảng 24 LÝ DO (Mã LD, Tên LD) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã LD Text 4 Len()=4 Tên LD Text 50 Mã LD: 2 ký tự đầu là NN: Lý do đi nước ngoài, KL: lý do bị kỷ luật, KT: Lý do được khen thưởng. Hai ký tự sau là số thứ tự của mỗI lý do. Ví dụ: Mã LD Tên LD NN01 Du lịch KT Hoàn thành tốt nhiệm vụ KL Vi phạm kỷ luật lao động KTKL (Mã KTKL, Tên KTKL) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã KTKL Text 2 Len()=2 Tên KTKL Text 50 Mã KTKL: Số thứ tự của khen thưởng hay kỷ luật Ví dụ: Mã KTKL Tên KTKL 01 Đơn vị tặng giấy khen … …… 51 Khiển trách trước đơn vị 52 Cảnh cáo trước đơn vị NƯỚC (Mã nước, Tên nước ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã nước (K) Text 3 Len()=3 Tên nước Text 30 Mã nước: Chữ viết tắt của một nước trên thế giớI Ví dụ: Mã nước Tên nước VN Việt Nam USA Hoa Kỳ CMÔN (Mã CM, Tên CM, TgĐT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CM (K) Text 2 Len()=2 Tên CM Text 50 TgĐT Byte Mã CM: Số thứ tự của chuyên môn đào tạo TgĐT : ThờI gian đào tạo được tính bằng tháng Ví dụ: Mã CM Tên CM TgĐT 01 Kế toán văn phòng 12 02 Sơ cấp tin học 6 TRƯỜNG (Mã Tr, Tên Tr) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã Tr (K) Text 2 Len()=2 Tên Tr Text 50 Mã Tr: Số thứ tự của trường đào tạo Ví dụ: Mã Tr Tên Tr 01 ĐạI Học Thuỷ Sản 02 Trung cấp thống kê NG NGỮ (Mã NN, Tên NN) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã NN(K) Text 1 Len()=1 Tên NN Text 15 Có 7 ngoạI ngữ được công nhận: Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Trung Quốc. Mã NN là số thứ tự của NN Ví dụ Mã NN Tên NN 1 Anh 2 Nga VĂN HOÁ (Mã TĐVH, Tên TĐVH) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã TĐVH(K) Text 1 Len()=1 Tên TĐVH Text 20 Có 5 trình độ văn hoá: Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thong, ĐạI học, Trên đạI học. Ví dụ: Mã TĐVH Tên TĐVH 1 Tiểu học 2 Trung học cơ sở 3 Trung học phổ thông 4 ĐạI học 5 Trên đạI học TÔN GIÁO (Mã TG, Tên TG) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã TG(K) Text 1 Len()=1 Tên TGVH Text 15 Việt nam có khoảng 10 tôn giáo khác nhau. Mã TG là số thứ tự của tôn giáo. Ví dụ: Mã TG Tên TG 0 Không tôn giáo 1 Phật giáo 2 Thiên chúa giáo DÂN TỘC (Mã DT, Tên DT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã DT(K) Text 2 Len()=2 Tên DTVH Text 10 Việt nam có khoảng 60 dân tộc khác nhau. Mã DT là số thứ tự của dân tộc. Ví dụ: Mã DT Tên DT 01 Kinh 02 Hoa 03 Mường ĐƠN VỊ (Mã ĐV, Tên ĐV ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã ĐV(K) Text 2 Len()=2 Tên ĐV Text 50 Mã đơn vị là số thứ tự của đơn vị trong cơ quan Ví dụ Mã ĐV Tên ĐV 01 Phòng tổ chức 02 Phòng tài vụ 03 Phòng nghiệp vụ GIA THUỘC (Mã GT, Họ tên GT, Ngày sinh GT, Mã CV, Mã CQ, Mã nghề) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã GT(K) Text 4 Len()=4 Họ tên GT Text 30 Ngày sinh GT Date Mã CV Text Lookup(CHỨC VỤ) Mã CQ Text Lookup(CƠ QUAN) Mã nghề Text Lookup(NGHỀ) Mã GT: Số thứ tự của những ngườI trong gia thuộc của côngchức. Toàn bỘ trong cơ quan có khoảng 500 gia thuộc. PHÉP(Mã CC, Mã tỉnh, Ngày BĐ, Ngày KT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Ma tỉnh Text 2 Lookup (TỈNH) Ngày BĐ Date <Date Ngày KT Date <Date PhảI có Ngày BĐ <= Ngày KT Ngày BĐ: Ngày bắt đầu nghỉ phép. Thuộc tính này phảI tham gia vào khoá. Vì nếu chỉ có mã CC và Mã tỉnh là khoá thì một công chức nghỉ phép tạI một tỉnh nào đó chỉ có một lần. Ngày KT: Ngày kết thúc nghỉ phép Ví dụ Mã CC Mã tỉnh Ngày BĐ Ngày KT 1111-1111 01 12/03/1999 18/03/1999 1111-2222 02 14/04/2000 16/04/2000 1111-3333 03 10/05/2000 15/05/2000 CC-NN (Mã CC, Mã NN, Cấp độ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã NN Text 1 Lookup (NGNGỮ) Cấp độ Text 1 In (A,B,C,D) Ví dụ: Mã CC Mã NN Cấp độ 1111-1111 1 B 1111-2222 2 B 1111-3333 3 A CC-CM (Mã CC, Mã Tr, Mã CM, LoạI CC, N ĐĐT, N BĐKT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã Tr (K) Text 2 Lookup (TRƯỜNG) Mã CM (K) Text 2 Lookup (CMÔN) LoạI CC Yes/No N BĐĐT Date N BĐKT Date LoạI CC: Có hai giá trị Yes là văn bằng; No là chứng chỉ tốt nghiệp N BĐĐT: Ngày bắt đầu đào tạo. N BĐKT: Ngày bắt đầu kết thúc Ví dụ: Mã CC Mã Tr Mã CM LoạI CC N BĐĐT N BĐKT 1111-1111 01 03 Yes 12/011996 10/06/1999 1111-2222 02 04 No 12/02/1997 12/08/2000 1111-3333 03 05 Yes 12/03/1995 10/06/2000 CC-ĐNN (Mã CC, Mã nước, Ngày đi, Ngày về) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã nước (K) Text 3 Lookup (NƯỚC) Ngày đi (K) Date <Date() Ngày về Date <Date() PhảI có: Ngày đi < Ngày về Ngày đi: Ngày công chức đi nước ngoài. Thuôck tính này phảI tham gia vào khoá. Vì nếu chỉ có Mã CC và Mã nước là khoá thì một công chức nào đó chỉ có một lần. Trong thực tế thì một công chức có thể đi nước ngoài nhiều lần CC- KTKL (Mã CC, Mã KTKL, Mã LD, Ngày KTKL, Ngày XKL) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã KTKL (K) Text 2 Lookup (KTKL) Mã LD (K) Text 2 Lookup (LÝ DO) Ngày KTKL Date <Date() Ngày XKL Date <Date() Ngày KTKL: Ngày công chức được khen thưởng hay bị kỷ luật. Thuộc tính này phảI tham gia vào khoá, vì có nhiều công chức được khen thưởng hay bị kỷ luật một hình thức nào đó có thể nhiều lần. Ngày XKL: Ngày công chức được xoá kỷ luật. Thuộc tính này chỉ có giá trị khi một công chức kỷ luật. CÙNG CƠ QUAN (Mã CC1, Mã CC2, Mã LGT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC1(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã CC2 (K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Mã LGT (K) Text 2 Lookup (LGT) Ví dụ: Mã CC1 Mã CC2 Mã LGT 1111-1111 1111-1212 01 1111-2222 1111-0101 02 1111-3333 1331-2345 05 SĐT(Mã CC, Số ĐT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Số ĐT (K) Text 10 Lookup (CÔNG CHỨC) Ví dụ: Mã CC Số ĐT 1111-1111 031778838 1111-2222 0241631010 1111-3333 0241632022 BẢNG CHẤM CÔNG(Mã CC, Số ngày làm việc, Số ngày nghỉ không phép, Số tiền thưởng, Số tiền phạt ) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup (CÔNG CHỨC) Số NLV (K) Date <Date() Số NKP (K) Date <Date() Số TThưởng Number Single Số TPhạt Number Single Ví dụ: Mã CC Số NLV Số NKP Số TThưởng Số TPhạt 1111-1111 20 6 200000 0 1111-2222 26 0 200000 10000 1111-3333 26 0 200000 15000 BẢO HIỂM (Mã BH, HTBH) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã BH(K) Text 2 Len()=2 Số HTBH Text 20 Mã BH: Mã bảo hiểm có kích thước là 2 HTBH: Hình thức bảo hiểm CC-GT(Mã CC, Mã GT, Mã LGT) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup(CÔNG CHỨC) Mã GT (K) Text 4 Lookup(GIA THUỘC) Mã LGT (K) Text 2 Lookup(LGIA THUỘC) PHỤ CẤP( Mã PC, Tên PC, Tiền) ên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã PC(K) Text 1 Len()=1 Tên PC Text 20 Tiền Number Single Ví dụ: Mã PC Tên PC Tiền 1 Chức vụ 50000 2 Chuyên môn 100000 CẤP BẬC(Mã CB, Tên CB) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CB(K) Text 2 Len()=2 Tên CB Text 15 Mã CB: Số thứ tự cấp bậc trong quân độI Nhân dân Việt Nam Ví dụ: Mã CB Tên CB 01 Binh nhất 02 Binh nhì CC-QTL(Mã CC, Mã BL, NLL) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Lookup(CÔNG CHỨC) Mã BL(K) Text 4 Lookup(BẬC LƯƠNG) NLL(K) Date <Date() Ngày LL: Ngày công chức lên bậc lương mớI. Thuộc tính này phảI tham gia vào khoá. Vì nếu chỉ có Mã CC và Mã BL là khoá thì một công chức lên một bậc lương nào đó chỉ một lần. Trong thực tế có nhiều công chức bị kỷ luật hạ bậc lương nên một bậc lương công chức có thể lên nhiều hơn một lần. CÔNG CHỨC(Mã CC, Họ CC, Tên CC, ngày sinh, giớI tính, nơi sinh, địa chỉ, đoàn viên, ngày CQ, ngày vào BC, Mã ĐV, Mã DT, Mã TG, Mã TĐCH, Mã CV, Mã BH, Mã PC) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc tính toàn vẹn Mã CC(K) Text 9 Len()=9 Họ CC Text 30 Tên CC Text 7 Ngày sinh Date (1) GiớI tính Yes/No Nơi sinh Text 50 Địa chỉ Text 50 Đoàn viên Yes/No Ngày VCQ Date (2) Ngày vào BC Date (3) Mã ĐV Text 2 Lookup(ĐƠN VỊ) Mã DT Text 2 Lookup(DÂN TỘC) Mã TG Text 1 Lookup(TÔN GIÁO) Mã TĐVH Text 1 Lookup(VĂN HOÁ) Mã CV Text 2 Lookup(CHỨC VỤ) Mã BH Text 2 Lookup(BẢO HIỂM) Mã PC Text 1 Lookup(PHỤ CẤP) Mã CC: 4 ký tự đầu là ngạch, 4 ký tự sau là số thứ tự của CC trong cơ quan. Hai nhóm cách nhau bởI dấu (-) Tên CC: Gồm một từ là tên của công chức. GiớI tính: Yes là Nam, No là Nữ III. Mô hình hoá xử lý 1) Sơ đồ thông lượng : Nhằm xác định các luồng thông tin trao đổI giữa các tác nhân trong hệ thống thông tin quản lý. Bài toán quản lý công chức - tiền lương của UBDS-GĐ&TE có bốn tác nhân trong và có một tác nhân ngoài. Sự chuyển giao thông tin giữa các tác nhân theo sơ đồ thông lượng như sau: 2) Danh sách tác vụ (1) Yêu cầu tuyển công chức (2) Lệnh tuyển công chức (3) Thông báo tuyển công chức (4) Nộp hồ sơ dự tuyển (5) Trình hồ sơ xét duyệt (6) Hồ sơ được xét duyệt (7) Thông báo kết quả NHÂN DÂN CHỦ TỊCH UBDS- GĐ&TE PHÒNG TỔ CHỨC PHÒNG TÀI VỤ ĐƠN VỊ (1) (14) (13) (9) (8) (10) (8) (12) (11) (6) (5) (2) (7) (4) (3) (15) (16) (17) IV. Mô hình quan niệm xử lý Nhằm xác định hệ thống gồm những gì? Và các chức năng này liên hệ vớI nhau như thế nào? Ở mức này chưa quan tâm các chức năng đó do ai làm, làm khi nào và làm ở đâu. Dựa vào các tác vụ trên mô hình thông lượng ta có mô hình mô tả các bước xử lý sau : (8) Quyết định tuyển công chức (9) Bảng chấm công (10) Bảng chấm công đã duyệt (11) Bảng lương trình ký (12) Bảng lương đã duyệt (13) Bảng lương (14) Bảng lương đã ký nhận (15) Đề nghị khen thưởng kỷ luật (16) Danh sách khen thưởng kỷ luật đã duyệt (17) Danh sách khen thưởng kỷ luật Yêu cầu tuyển công chức THÔNG BÁO TUYỂN CÔNG CHỨC YES Thông báo đã phát Hồ sơ được chấp nhận Hồ sơ bị từ chốI Trong thờI hạn NHẬN HỒ SƠ DỰ TUYỂN NO YES IN GIẤY BÁO YES GỬI GIẤY BÁO NO YES Giấy báo trúng tuyển ND đã nhận Giấy báo không trúng tuyển NHẬN HỒ SƠ LÀM VIỆC NO YES CHẤM CÔNG YES XÉT TUYỂN NO YES Đủ tiêu chuẩn Không đủ tiêu chuẩn Chỉ tiêu In danh sách trúng tuyển Danh sách công chức Danh sách không đến Hồ sơ được chấp nhận Bảng chấm công (2) (1) IN BẢNG LƯƠNG YES Danh sách không chấp nhận Danh sách được chấp nhận LĨNH LƯƠNG NO YES Bảng lương chưa ký nhận Bảng lương đã ký nhận XÉT KTKL NO YES Đề nghị khen thưởng kỷ luật Danh sách không KTKL Danh sách được KTKL Bảng lương XÉT DUYỆT NO YES (2) (1) V. Mô hình tổ chức xử lý Ở mức tổ chức, mỗI công việc phảI được xác định rõ: Nơi làm việc, phương thức làm việc, tần suất và chu kỳ của nó. Trước khi thiết kế mô hình tổ chức xử lý, ta phảI lập bảng công việc sau: STT TÊN CÔNG VIỆC NƠI THỰC HIỆN PHƯƠN G THỨC TẦN SUẤT CHU KỲ 1 Thông báo tuyển cc Phòng tổ chức Thủ công 1 lần/năm 1 năm 2 Nhận hồ sơ dự tuyển Phòng tổ chức Thủ công 1 lần/năm 1 năm 3 Xét tuyển Ban giám đốc Thủ công 1 lần/năm 1 năm 4 In giấy báo kết quả Phòng tổ chức Tự động 1 lần/năm 1 năm 5 Nhập hồ sơ Đơn vị Thủ công 1 lần/năm 1 năm 6 Chấm công Đơn vị Thủ công 1 lần/ tháng 1 tháng 7 In bảng lương Phòng tài vụ Tự động 1 lần/ tháng 1 tháng 8 Xét duyệt Phòng tổ chức Thủ công 1 lần/ háng 1 tháng 9 Lĩnh lương Đơn vị Thủ công 1 lần/ tháng 1 tháng 10 Xét khen thưởng Ban giám đốc Thủ công 3 lần/năm /3năm 11 Khen thưởng kỷ luật Phòng tài vụ Thủ công 3 lần/năm 1/3nă m Sau đây là mô hình logic xử lý: Mô hình này các công việc trong mô hình quan niệm xử lý sẽ đặt vào từng nơi làm việc cụ thể của môi trường thật. NHÂN DÂN ĐƠN VỊ PHÒNG TỔ CHỨC BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI VỤ Có chỉ tiêu tuyển công chức TBTCC YES Thông báo đã phát NHẬN HS NO YES Trong thờI hạn nộp Hồ sơ bị từ chối Hồ sơ được chấp nhận XÉT TUYỂN NO YES Chỉ tiêu NHÂN DÂN ĐƠN VỊ PHÒNG TỔ CHỨC BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI VỤ Giấy báo ND đã nhận GỬI GBÁO YES NO Danh sách (1) NHẬN HSƠ YES NO Danh sách Giấy báo không nhận NHÂN DÂN ĐƠN VỊ PHÒNG TỔ CHỨC BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI VỤ LĨNH LƯƠNG NO YES (2) CHƯƠNG IV THIẾT KẾ HỆ THÔNG QUẢN LÝ CÔNG CHỨC - TIỀN LƯƠNG CỦA UBDS-GĐ&TE THÀNH PHỐ NHA TRANG – KHÁNH HOÀ I. Quan hệ giữa các bảng Table Dựa vào các bước phân tích hệ thống chương trình ở phần III, đặc biệt là mô hình vật lý dữ liệu vớI cấu trúc các Table dựa trên công cụ Relatinoship của Access ta sẽ có mốI quan hệ giữa các bảng như sau: II. Mô hình vật lý xử lý A. Các đơn vị trong chương trình cần quản lý 1. Công chức - Cập nhật hồ sơ công chức - Qúa trình công tác của công chức - Quan hệ gia đình - Các hình thức khen-kỷ luật của công chức 2. Tiền lương - In ra bảng lương tổng hợp - In ra bảng lương cá nhân - In ra danh sách công chức được nâng lương vớI ngày lên lương và số tiền tương ứng 3. Tìm hiểu tình hình công chức - Tìm kiếm công chức theo yêu cầu của ban lãnh đạo trong cơ quan - Tra cứu những ngườI là cựu chiến binh đang làm việc trong cơ quan B. Sơ đồ chương trình chính: SƠ ĐỒ CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH ========== CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH GIỚI THIỆU QUẢN LÝ CC TRA CỨU QUẢN LÝ TL BÁO CÁO Thoát Tổ chức cơ quan GIỚI THIỆU QUẢN LÝ TL Danh mục liên quan CC-Qúa trình lương Bảng lương Tra cứu những ngườI là cựu chiến binh trong cơ quan TRA CỨU Tìm kiếm các thông tin về công chức CC- NGhề Danh mục liên quan QUẢN LÝ CC CC-Khen thưởng – Kỷ luật CC-Chuyên môn CC-NgoạI ngữ CC-Qúa trình công tác Quan hệ gia đình CC- Nghề nghiệp BÁO CÁO Bản lý lịch của công chức Bảng lương của công chức Báo cáo tổng hợp C. LẬP ĐẶC TẢ CHO TỪNG MODUL Các đặc tả cho từng module theo yêu cầu bài toán. Mục tiêu của chương trình là đưa vào các thông tin, tiến hành xử lý thông tin và xuất dữ liệu theo yêu cầu, dữ liệu xuất ra phảI chính xác, rõ ràng. Như vậy chương trình phảI được thiết kế vớI cấu trúc rõ ràng, sáng sủa, tiện cho việc kiểm tra chương trình thành các module, các hàm, thủ tục là điều cần thiết, trong chương trình quản lý công chức - tiền lương cũng được chia thành nhiều hàm, thủ tục và modole. Các IPO-Chart dướI đây sẽ mô tả các chi tiết một số thủ tục, hàm, module trong chương trình. Module: HO SO CONG CHUC NgườI lập: Đào Thị Hưng Hệ thống: Quản Lý công chức - tiền lương Ngày: 29/6/2003 Mục tiêu: Vào thông tin hồ sơ công chức IPO –Chart1 GọI bởI: MAIN MENU GọI Form: - HO SO CONG CHUC - TINH, DON VI, CHUC VU - DAN TOC, TON GIAO, CQ - ĐANG VIEN, CCBINH - ĐIA CHI Vào: Nhập từ bàn phím Ra: None Xử lý: Tạo một form nhập dữ liệu cho table: HO SO CONG CHUC Trong form có listtbox để chọn được mã TINH, DAN TOC, TON GIAO, TĐVH, CHUC VU, CO QUAN, BAO HIEM, PHU CAP. Là khoá ngoạI của CONG CHUC. Nhật thông tin công chức Tìm thông tin công chức trong HO SO IF không tìm thấy THEN Thêm công chức mớI vào HO SO IPO-Chart: Qúa trình công tác của công chức Module: QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC NgườI lập: Đào Thị Hưng Hệ thống: Quản Lý công chức - tiền lương Ngày: 29/6/2003 Mục tiêu: Vào thông tin hồ sơ công chức IPO –Chart 2 GọI bởI: MAIN MENU GọI Form: CC-ĐI NƯỚC NGOÀI Vào: Nhập từ bàn phím Ra: None Xử lý: Tạo một form nhập dữ liệu cho table: CC-ĐNN Trong form này có thể vào bảng CC-ĐNN bằng việc chọn dữ liệu có sẵn trong list box tên: Nước đi của công chức khi đi công tác Các nút lệnh: Thêm, sửa, xoá, thoát IPO-Chart: Công chức-ngoạI ngữ Modul: CONG CHUC - NGOAI NGU NgườI lập: Đào Thị Hưng Hệ thống: Quản lý công chức - tiền lương Ngày: 29/06/2003 Mục tiêu: Vào thông tin về bảng CC-NN IPO-Chart 3 GọI bởI: MAIFORM GọI Form: CC-NGOAẠI NGỮ IPO-Chart: Công chức – chuyên môn Vào: Nhập từ bàn phím Ra: None Xử lý: Tạo một from nhập: CC-NGOẠI NGỮ Trong from này có hai ComboBox để gọI hàm NgoạI ngữ( ) và hàm Cấp độ ( ). Gía trị của hàm là điều kiện tìm trong Công Chức- NgaọI Ngữ. Nếu thoả mãn điều kiện thì được cập nhật trong Form CC- NGOẠI NGỮ Datebases: TOT NGHIEP.MDB Module: CONG CHUC – CHUYEN MON NgườI lập: Đào Thị Hưng Hệ thống: Quản lý công chức - tiền lương Ngày: 29/06/2003 Mục tiêu: Vào thông tin về CC-CHUYÊN MÔN GọI bởI: MAIFORM GọI Form: - CHUYÊN MÔN - MÃ TRƯỜNG IPO-Chart 4 IOP-Chart: Công chức – quá trình lương Vào: Nhập từ bàn phím Ra: None Xử lý: Tạo một form nhập: CC-CHUYÊN MÔN Trong form này có 3 textBox chứa danh sách LoạI cc, Ngày BĐ, Ngày KT và 1 ComboBox chứa Họ, Tên CC Nếu thoả mãn điều kiện thì in ra trong form CC-CHUYÊN MÔN Datebases: TOT NGHIEP.MDB Module: CONG CHUC – QUA TRINH LUONG NgườI lập: Đào Thị Hưng Hệ thống: Quản lý công chức - tiền lương Ngày: 29/06/2003 Mục tiêu: Vào thong tin về quá trình lương của công chức IPO-Chart 5 GọIbởI: MAIFORM GọI Form: - Ngạch lương - Bậc lương - Qúa trình lương D. Kết quả của một số chương trình Vào: Nhập từ bàn phím Ra: None Xử lý: Tạo một form nhập: CÔNG CHỨC - TIỀN LƯƠNG Trong form này chứa 2 ComboBox: Mã cc, bậc lương chứa danh sách dữ liệu cần bổ sung cho Form CC-QIL Gía trị được thoả mãn điều kiện của Form thì Form CC-QTL sẽ được in ra danh sách cần tìm Datebases: TOT NGHIEP.MDB CHƯƠNG V AN TOÀN DỮ LIỆU I. TạI sao phảI đặt vấn đề an toàn dữ liệu? Các dữ liệu thường được lưu trong đĩa cứng của máy tính trong ổ đĩa cứng chung của toàn mạng máy tính. * Do một sự cố nào đó, ví dụ đĩa bị hỏng, các dữ liệu bị các chương trình VIRUS xoá mất, mất điện đột ngột… các dữ liệu sẽ bị mất, hoặc sai so vớI ban đầu. ĐốI vớI hệ thống có lượng dữ liệu lớn thì việc cập nhật lạI các dữ liệu đã bị mất tốn nhiều thờI gian và rất bất tiện. * Để khắc phục sự mất mát dữ liệu do các sự cố chúng ta phảI tổ chức công tác an toàn dữ liệu. II. Các phương pháp tổ chức bảo đảm an toà dữ liệu Tuỳ thuộc vào công tác tin học trên thực tế ở từng nơi mà có thể áp dụng các phương pháp sau. 1. Backup số liệu (ghi đơn) * Phương pháp này rất đơn giản, có thể áp dụng cho bất cứ nơi nào * Các số liệu được ghi lưu ra đĩa mềm hoặc ra các đĩa cứng khác. Công việc ghi lưu được làm theo một định kỳ nào đó, định kỳ càng ngắn thì lượng dữ liệu được đảm bảo càng lớn. Việc định kỳ cho việc ghi lưu số liệu tuỳ thuộc vào việc dữ liệu có được cập nhật thường xuyên hay không. Định kỳ ghi lưu dữ liệu phảI đảm bảo lượng dữ liệu bị mất (không khôi phục được vì chưa được ghi lưu) tạI một thờI điểm nào đó càng ít càng tốt. * Các dữ liệu khi bị hỏng sẽ được khôi phục lạI từ bản sao nếu chúng đã được ghi lưu, các dữ liệu vào giữa hai kỳ sẽ phảI vào lại. Nếu dữ liệu không được ghi lưu thường xuyên thì lượng dữ liệu này là không nhiều. * Phương pháp ghi lưu số liệu đơn giản, tuy nhiên công việc phảI được tiến hành thường xuyên, các đĩa lưu giữ các bản sao phảI được bảo quản tốt. 2. Dùng hai ổ đĩa cứng theo chế độ soi gương * Phương pháp này được áp dụng đốI vớI mạng máy tính nó đòi hỏI hai ổ đĩa hoàn toàn giống nhau. * Theo cơ chế này chúng ta cũng chỉ làm việc vớI một ổ đĩa như bình thường. Hai ổ đĩa này sẽ tự động cập nhật các dữ liệu của nhau. Theo chế độ này chúng ta sử dụng một ổ đĩa dùng làm việc hàng ngày, ổ đĩa còn lạI chỉ lưu trữ các dữ liệu như một bản sao của ổ đĩa dùng làm việc. Khi có sự cố ở một ổ đĩa nào đó thì chúng ta vẫn có dữ liệu lưu trữ trên đĩa còn lại. * Có hai cơ chế dùng hai ổ đĩa theo chế độ trên * Cơ chế MIRRORING: Dùng hai ổ đĩa giống nhau vớI một card điều khiển. * Cơ chế DUPLEXING: Dùng hai ổ đĩa giống nhau vớI một card điều khiển cho hai ổ đĩa đó. * Phương pháp này dữ liệu được lưu trữ thành hai bản hoàn toàn tự động, ngườI dùng không cần quan tâm tớI việc sao dữ liệu. Dữ liệu khi được cập nhật luôn được lưu trữ thành hai bản. Trong trường hợp có sự cố thì chỉ làm mất dữ liệu trên một ổ đĩa, như vậy thì ta vẫn còn dữ liệu được lưu trữ trên ổ đĩa còn lại. 3. Dùng hai file server vớI môi trường mạng * Dữ liệu được ghi đồng thờI vào hai file, hai file server luôn ghi lưu dữ liệu của nhau. * VớI phương pháp này dữ liệu khi được cập nhật luôn luôn được lưu trữ thành hai bản khác nhau. * Trong trường hợp có sự cố trên một file server chúng ta có thể làm việc vớI file server còn lại PHẦN KẾT LUẬN I. Kết luận Việc xây dựng một hệ thông tin quản lý nói chung và việc xây dựng hệ thống quản lý công chức - tiền lương ở UBDS-GĐ&TE Thành Phố Nha Trang nói riêng để đáp ứng được tất cả các vấn đề đặt ra từ khâu đặt vấn đề, giảI quyết bài toán, thiết kế bài toán cho đến việc đóng gói sản phẩm đưa ra thử nghiệm là một vấn đề đòi hỏI nhiều thờI gian và công sức. Vì vậy trong bản luận văn này tôi đã xây dựng được một hệ thống quản lý công chức – tiền lương ở UBDS-GĐ&TE Thành Phố Nha Trang theo phương pháp phân tích thiết kế hệ thống dựa trên hệ quản trị dữ liệu Microsoft Access vớI ngôn ngữ lập trình là VISUAL BASIC nhằm mục đích góp một phần nhỏ bé vào việc quản lý công chức - tiền lương một cách có hiệu quả, sử dụng những bộ công cụ, hệ quản trị dữ liệu tiên tiến nhất nhằm tiêu chuẩn hoá hệ thống phân tích hoạt động quản lý nói riêng và nền công nghệ thông tin nói chung để có thể đưa nền tin học nước nhà theo kịp vớI sự phát triển của tin học thế giới. 2. Hướng phát triển của đề tài Trong quá trình xây dựng và phát triển chương trình, hệ thống còn có nhiều điểm chưa hoàn chỉnh do thờI gian thực hiện quá ngắn, kinh nghiệm cũng như kiến thức còn nhiều hạn chế vì vậy trong thờI gian tớI chương trình sẽ được hoàn thiện và mở rộng để triển khai áp dụng cho toàn hệ thống nhằm thống nhất việc quản lý công chức - tiền lương trong các UBSD-GĐ&TE. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ Lê Tiến Vương 2. Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Ngô Trung Việt 3. Cơ Sở Dữ Liệu & Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nguyễn Hữu Trọng 4. Tự Học Lập Trình Cơ Sở Dữ Liệu Visual Basic 6.0 tập 1&2 Nguyễn Đình Tê(chủ biên) 5. Những Bài Thực Hành Cơ Sở Dữ Liệu Cơ Sở Visual Basic Đinh Xuân Lâm 6. Cơ Sở Dữ Liệu Visual Basic Nguyễn Thị Ngọc Mai 7. Tin Học Văn Phòng Access 2000 Nguyễn Sĩ Dũng 8. Lập Trình Access 2000 Ông Văn Thông