Quản lý công văn tại một ủy ban nhân dân phường

Phần I: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG I. Sơ lược về một UBND Phường Ủy ban nhân dân Phường do Hội đồng nhân dân Phường bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân Phường, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân Phường và cơ quan nhà nước cấp trên. Ủy ban nhân dân Phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân Phường nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Phường. Ủy ban nhân dân Phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Ủy ban nhân dân Phường thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương. II.Sơ đồ tổ chức của phường. Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế và quản lý đô thị Bộ phận công an Bộ phận quân sự Bộ phận văn phòng – thống kê Bộ phận địa chính – xây dựng Bộ phận tài chính – kế toán Bộ phận tư pháp – hộ tịch Bộ phận văn hóa – xã hội III.Chức năng của từng bộ phận trong tổ chức. Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường: Chịu trách nhiệm chung, lãnh đạo điều hành các mặt hoạt động của Ủy ban nhân dân Phường. Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, bộ máy nhân sự của Ủy ban nhân dân Phường, công tác an ninh nội chính, Chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự, công tác tư pháp hộ tịch, công tác tôn giáo, khen thưởng kỷ luật, thanh tra kiểm tra. Ban hành các quyết định chung và quyết định xử phạt vi phạm hành chính, tổ chức tiếp dân và giải quyết các khiếu nại tố cáo của công dân. Chủ tài khoản của đơn vị, trực tiếp điều hành ngân sách của Phường theo kế hoạch phân bổ của Quận. Chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình, cùng với tập thể Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân Phường và Ủy ban nhân dân Quận. 3.2) Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế và quản lý đô thị: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã được giao, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân Phường và Ủy ban nhân dân Quận. Quản lý, quy hoạch sắp xếp và kiểm tra, giải quyết công việc hành chính về các hoạt động kinh tế, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn Phường. Quản lý quy hoạch trật tự đô thị, xây dựng các công trình công cộng… Quản lý bảo vệ tài nguyên và vệ sinh môi trường. Phụ trách tổ quản lý, ký các giấy tờ, văn bản, quyết định xử phạt vi phạm hành chính trên lĩnh vực kinh tế, quản lý đô thị và một số văn bản hành chính khác theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường. Thay mặt Chủ tịch điều hành hoạt động Ủy ban nhân dân Phường khi Chủ tịch đi công tác. 3.3) Bộ phận chuyên trách Công an: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã được giao, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân Phường và Ủy ban nhân dân Quận. Phụ trách công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc, phòng cháy chữa cháy, lập lại trật tự an toàn giao thông, trật tự lòng lề đường, đẩy mạnh công tác phòng chống các loại tệ nạn xã hội, giáo dục, cảm hóa các đối tượng thuộc ngành quản lý. Xây dựng kế hoạch bảo vệ tốt các ngày lễ, tết, phòng chống bạo loạn và một số công tác quản lý hành chính khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường. Trực tiếp phụ trách đơn vị Công an Phường, có trách nhiệm tổ chức quản lý xây dựng đơn vị vững mạnh về mọi mặt. 3.4) Bộ phận chuyên trách quân sự: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã được giao, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân Phường và Ủy ban nhân dân Quận. Phụ trách công tác quân sự địa phương, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường trong công tác xây dựng kế hoạch phòng thủ, quản lý quân dự bị, xây dựng lực lượng dân quân tự vệ rộng rãi. Được phân công là Thường trực Hội đồng nghĩa vụ quân sự, tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường tổ chức tốt việc đăng ký quản lý số thanh niên trong độ tuổi nghĩa vụ quân sự, điều động khám sức khỏe, thực hiện Pháp lệnh gọi thanh niên nhập ngũ hàng năm theo quy định Trực tiếp phụ trách đơn vị Phường đội, có trách nhiệm tổ chức, xây dựng và quản lý đơn vị vững mạnh về mọi mặt. 3.5) Bộ phận chuyên trách địa chính - xây dựng: Giúp Thường trực Ủy ban nhân dân Phường theo dõi, quản lý và giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực địa chính và xây dựng: Tổ chức thực hiện việc xây dựng, duy tu, sửa chữa các công trình công cộng trong Phường theo phân cấp (điện, nước, cống rãnh, hẻm, các chung cư, nhà tập thể…), kiểm tra quản lý và đề xuất cấp phép sửa chữa theo nguyên trạng các công trình nhà ở của nhân dân, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng, ngăn chặn và đề xuất biện pháp xử lý các vi phạm theo quy định. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu. 3.6) Bộ phận chuyên trách tài chính - kế toán: Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường trong công tác theo dõi, quản lý tình hình thu chi ngân sách. Lên kế hoạch dự toán và báo cáo ngân sách hàng tháng, quý, năm, bảo đảm chế độ tài chính cho đơn vị. Chịu trách nhiệm lập dự toán và phương án phân bổ ngân sách, điều chỉnh ngân sách và quyết toán ngân sách của Phường theo luật định. Theo dõi và đôn đốc tiến độ vận động và sử dụng các quỹ trong nhân dân, đảm bảo và vượt chỉ tiêu hàng năm, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu. 3.7) Bộ phận chuyên trách tư pháp - hộ tịch: Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường quản lý và giải quyết các hồ sơ về công tác tư pháp và hộ tịch (đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử…). Tham mưu cho Thường trực Ủy ban nhân dân Phường xây dựng các kế hoạch tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật. Giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật. Lên lịch tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền. Tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu. 3.8) Bộ phận chuyên trách văn hóa - xã hội: Giúp Thường trực Ủy ban nhân dân Phường theo dõi, quản lý và tổ chức thực hiện các mặt công tác thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội: Thực hiện chính sách chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với cách mạng, các hoạt động từ thiện nhân đạo. Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, tổ chức các lễ hội, kiểm tra và đề xuất biện pháp xử lý các sai phạm trong lĩnh vực kinh doanh văn hóa. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình ở địa phương. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu. 3.9) Bộ phận chuyên trách văn phòng - thống kê: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường về chế độ quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. Bao gồm các công việc sau: Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại văn bản đi và đến, trình Chủ tịch kiểm tra, chuyển đến các bộ phận có liên quan và thực hiện lưu trữ theo quy định. Quản lý ngày, giờ công, chế độ đi công tác, đi học, nghỉ phép của cán bộ, nhân viên cơ quan, phối hợp với Ban Chấp hành Công đoàn Phường trong công tác tổ chức thi đua, khen thưởng và kỷ luật. Phân công và theo dõi chế độ trực bảo vệ cơ quan sau giờ làm việc, ngày nghỉ, lễ, tết. Trực tiếp dân hàng ngày, có trách nhiệm hướng dẫn nhân dân đến đúng nơi giải quyết công việc, đôn đốc nhắc nhở các bộ phận của Ủy ban nhân dân Phường giải quyết tốt và kịp thời những yêu cầu bức xúc, những nguyện vọng chính đáng của nhân dân. Chuẩn bị nội dung và tài liệu cho các kỳ họp HDND, UBND, Khu phố, Tổ dân phố. Sắp xếp lịch công tác tuần, dự thảo báo cáo công tác định kỳ tháng, quý, năm của Ủy ban nhân dân Phường, báo cáo đột xuất theo yêu cầu, báo cáo Đảng ủy, Hội đồng nhân dân Phường và Ủy ban nhân dân Quận đúng thời gian quy định. Liên hệ với các ban ngành, Mặt trận và các đoàn thể chuẩn bị nội dung hướng dẫn sinh hoạt Tổ dân phố và trả lời những kiến nghị của nhân dân trong các buổi họp định kỳ hàng tháng của Khu phố, Tổ dân phố. Từ sơ đồ tổ chức của Ủy ban nhân dân Phường, ta thấy Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê là người làm việc trực tiếp đến các giấy tờ, quản lý các công văn, văn bản đến và đi. IV. Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê của Phường. Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định được các nghiệp vụ chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo. Quản lý công văn đến: Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống kế, nhắc nhở). Công văn đến có thể là do cơ quan gởi đến hoặc cá nhân gởi đến. Tất cả công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếp đến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từ khiếu nại,…; phân loại công văn thành các lĩnh vực: an ninh, quốc phòng, đất đai, dân số….. Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan. Các cán bộ chuyên trách, các ủy viên sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết được họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên Chủ tịch, nếu không tự giải quyết được, cần có sự đồng ý giải quyết của cán bộ, ủy viên khác thì họ sẽ ký để chuyển đi. Nội dung của công văn sau khi ký bao gồm: chuyển cho ai (nếu công văn cần chuyển đi), thời hạn giải quyết, ngày ký (ký duyệt hoặc chuyển đi). Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dựa vào nội dung để ghi những thông tin vào sổ công văn và chuyển công văn đi. Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê sẽ soạn thảo, trình Chủ tịch, nếu được họ sẽ ban hành công văn đi. Công văn đến có các thông tin: STTCV: số thứ tự công văn (do phường ghi). Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do 1 cơ quan gởi. Ngày CV: ngày ghi trên công văn. Ngày đến: ngày phường nhận công văn. Ngày vào sổ: Người ký: có thể là người viết đơn nếu do cá nhân gởi; có thể là lãnh đạo của cơ quan nếu do cơ quan gởi. Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…. Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản. 4.2) Quản lý công văn đi: Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gởi công văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khai công văn đi (lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở). Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sư phân công của cán bộ chuyên trách. Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhân viên văn thư ký nếu nằm trong quyền hạn của mình. Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê đóng dấu và gởi đi. Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê tiến hành các công việc: đóng dấu, vào sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gởi công văn đến các địa chỉ cần thiết. Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công văn. Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định rõ ở tiêu đề của công văn. Công văn đi có các thông tin: Số CV: số của công văn đi. Ngày CV: ngày gởi công văn đi. Người nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan. Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn. Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…. Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung. 4.3) Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin: Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn. Công văn được sắp xếp và phân loại theo 2 nhóm: _ Tên loại: lưu trữ công văn theo tên loại công văn _ Lĩnh vực: lưu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một công việc nào đó. Danh mục loại Công Văn Mã loại CV Mô tả Mã loại CV Mô tả LT Luật BB Biên bản PL Pháp lệnh ĐTKH Đề tài KH NĐ Nghị định DA Dự án NQ Nghị quyết HĐ Hợp đồng QĐ Quyết định ĐL Điều lệ CT Chỉ thị PC Phiếu chuyển TT Thông tư GB Giấy báo TB Thông báo SL Sao lục ĐB Điện báo ĐTKT Đơn thư khiếu tố CĐ Công điện KN Kiến nghị BC Báo cáo GM Giấy mời BCN Báo cáo nhanh GT Giấy giới thiệu TR Tờ trình ĐĐ Giấy đi đường CV Công văn NP Giấy nghỉ phép Danh mục các lĩnh vực Mã Mô tả Mã Mô tả Luật pháp An ninh Quốc phòng Công nghiệp Nông nghiệp Thương mại-Dịch vụ Du lịch Xây dựng Giao thông vận tải Khoa học & Công nghệ Hợp tác quốc tế Tổ chức cán bộ Kế hoạch tài chính Đầu tư Ngân hàng & tiền tệ Nghiên cứu KH Chương trình, Dự án Khiếu nại, tố cáo Đất đai Ngoại vụ Dân số và gia đình Giáo dục &Đào tạo Văn hoá Thể dục thể thao Lao động tiền lương Xã hội-Thương binh Y tế - Sức khoẻ Khen thưởng Thông tin nội bộ ..... Các tiêu chuẩn tìm kiếm: Tìm kiếm CVĐến: Tìm kiếm theo Số thứ tự công văn (STTCV) Tìm kiếm theo loại Tìm kiếm theo lĩnh vực Tìm kiếm theo cơ quan Tìm kiếm theo nhân viên nhận Tìm kiếm theo ngày công văn đến Tìm kiếm theo ngày vào sổ Tìm kiếm CVĐi : Tìm kiếm theo số công văn đi (SO CV DI) Tìm kiếm theo loại Tìm kiếm theo lĩnh vực Tìm kiếm theo nhân viên ký Tìm kiếm theo ngày công văn đi Tìm kiếm Lãnh Vực: Tìm kiếm theo tên lĩnh vực Tìm kiếm Loại Công Văn: Tìm kiếm theo tên loại Tìm kiếm Phòng Ban: Tìm kiếm theo tên phòng ban Tìm kiếm Nhân Viên: Tìm kiếm theo tên nhân viên Một số khó khăn hiện nay: Do số lượng công văn lớn và do thao tác thủ công nên gây ra sự chậm trễ, tốn thời gian làm ảnh hưởng đến việc xử lý công văn giấy tờ. Lữu trữ, trao đổi bằng giấy tờ, dễ bị thất lạc, mất mát. Tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp, lập báo cáo khó khăn. V. Lưu đồ hồ sơ công việc. Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đến. Bảng mô tả hồ sơ STT Hồ sơ Tên hồ sơ_ Vai trò STT công việc D01 Công văn đến: chứa nội dung một văn bản như tên tác giả, số ký hiệu của cơ quan ngoài gởi đến,trích yếu,.... T01,T02,T03,T04 D02 Công văn đến cần xử lý: văn bản cần xử lý T01,T02,T04 D03 Công văn gửi sai địa chỉ: Cơ quan ngoài gửi công văn lộn, cần trả lại T01,T03 D04 Sổ công văn đến: ghi chép ngày công văn đến, số ký hiệu, tác giả, trích yếu.... T02 D05 Công văn chưa xử lý T04,T05 D06 Công văn đã xử lý: xử lý xong chờ chuyển vào lưu trữ T05,T06 D07 Công văn hồi đáp: những ý kiến của chủ tịch T05,T07 D08 Lưu trữ công văn đến: chứa tất cả chi tiết của công văn đến như số ký hiệu, ngày công văn, trích yếu ....... T06 D09 Công văn đi: chứa nội dung trả lời của chủ tịch T07 Bảng mô tả công việc STT công việc Mô tả công việc Vị trí làm việc Hồ sơ nhập Hồ sơ xuất T01 Tiếp nhận công văn đến, phân loại công văn. Nếu cần xử lý thì chuyển cho các bộ phận khác Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D01 D02,D03 T02 Đăng ký: cập nhật công văn đến vào sổ công văn đến Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D02 D04 T03 Trả lại công văn: Phát hiện công văn gửi sai địa chỉ, lập tức gửi trả lại cơ quan đã gửi lộn Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D03 D09 T04 Chuyển công văn đến cho chủ tịch: chuyển công văn để chủ tịch xử lý Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D04 D05 T05 Xử lý công văn: nhận công văn từ văn phòng thống kê và cho ý kiến xử lý Chủ tịch D05 D06,D07 T06 Chuyển vào lưu trữ: công văn đã xử lý xong, chủ tịch trả lại công văn để văn phòng thống kê đưa vào lưu trữ Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D06 D08 T07 Chuyển công văn đi: khi cần trả lời cho công văn đến Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D07 D09 Lưu đồ hồ sơ công việc Công việc Hồ sơ Lưu đồ hồ sơ công việc Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng_ thống kê Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đến Chủ tịch Cán bộ văn phòng_ thống kê Vị trí ngoài Xử lý CV T05 CVĐi D09 Lưu trữ CVĐến D08 Chuyển vào lưu trữ T06 Chuyển CV T07 CV hồi đáp D07 CV đã xử lý D06 CV chưa xử lý D05 Chuyển CVĐến cho Chủ tịch T04 CV cần trả lại D09 Sổ đăng ký CVĐến D04 Đăng ký T02 Trả lại CV T03 CV gửi sai địa chỉ D03 CVĐến cần xử lý D02 Tiếp nhận công văn đến T01 Công văn đến D01 Cơ quan ngoài Cơ quan ngoài 5.2) Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đi. Bảng mô tả hồ sơ STT Hồ sơ Tên hồ sơ_ Vai trò STT công việc D11 Bản thảo: bản thảo viết bằng tay do chuyên viên phụ trách soạn thảo T11,T12,T13 D12 Công văn đi: Bảo thảo đã được đánh máy T13 D13 Công văn cần duyệt: văn bản chưa có chữ ký của chủ tịch,chuyển cho chủ tịch ký duyệt T14,T15 D14 Công văn đã ký: công văn đã được chủ tịch ký duyệt T15,T16 D15 Công văn cần lưu trữ: công văn cần chuyển vào lưu sau khi đã đăng ký vào sổ công văn đi T16,T17 D16 Lưu trữ công văn đi: công văn được đưa vào kho lưu trữ T17 D17 Sổ công văn đi: ghi chép ngày công văn đi, trích yếu, tác giả, nơi đến.... T16 D18 Công văn hoàn chỉnh: công văn đã được ký và đã đăng ký vào sổ công văn đi T16 D19 Công văn cần chuyển: công văn cần phát hành cho cơ quan bên ngoài T18 Bảng mô tả công việc STT công việc Mô tả công việc Vị trí làm việc Hồ sơ nhập Hồ sơ xuất T11 Yêu cầu soạn thảo: chủ tịch có yêu cầu soạn thảo một công văn Chủ tịch T12 Tiếp nhận yêu cầu và soạn thảo: xuất phát từ yêu cầu của chủ tịch, chuyên viên phụ trách soạn thảo ra bản thảo có nội dung mà chủ tịch yêu cầu Chuyên viên phụ trách T13 Đánh máy: xuất phát từ bản thảo viết bằng tay của chuyên viên phụ trách Chuyên viên phụ trách D11 D12 T14 Trình ký duyệt: sau khi đánh máy xong trình lên chủ tịch để chủ tịch duyệt và ký tên Chuyên viên phụ trách D12 D13 T15 Ký duyệt: sau khi xem xét công văn đã hoàn chỉnh, chủ tịch ký vào công văn Chủ tịch D13 D14 T16 Đăng ký vào sổ công văn đi: nhận công văn đã được ký, cán bộ văn phòng thống kê đăng ký vào sổ công văn đi Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D14 D15,D17,D18 T17 Đưa vào lưu trữ: chuyển công văn đã đăng ký vào sổ công văn đi vào lưu trữ Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D15 D16 T18 Phát hành: chuyển công văn đã hiệu chỉnh ra bên ngoài Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D18 D19 Lưu đồ công việc hồ sơ Công việc Hồ sơ Lưu đồ hồ sơ công việc Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng_thống kê Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đi Chuyên viên phụ trách Chủ tịch Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê Vị trí ngoài Công văn cần duyệt D13 Trình ký duyệt T14 CVĐi D12 Bản thảo D11 Đánh máy T13 Tiếp nhận T12 Yêu cầu soạn thảo T11 Ký duyệt T15 Lưu trữ công văn đi D16 Đưa vào lưu trữ T17 CV cần chuyển D19 Phát hành T18 CV đã hoàn chỉnh D18 CV cần lưu trữ D15 Sổ CVĐi D17 Đăng ký vào sổ CVĐi T16 CV đã ký D14 Cơ quan ngoài DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG Công văn đến: D2 Văn thư Lãnh đạo D1 Cơ quan ngoài D3 Chuyên viên phụ trách D4 Biểu diễn các dòng: Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích D1 Nơi nhận công văn đến STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Cơ quan ngoài Văn thư D2 Chuyển công văn đến STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Văn thư Lãnh đạo D3 Nhận lại công văn đến và ý kiến lãnh đạo STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Ý KIẾN LĐ Lãnh đạo Văn thư D4 Nhận công văn đến và ý kiến lãnh đạo (nếu cần sự hồi báo) STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Ý KIẾN LĐ Văn thư Chuyên viên phụ trách Công văn đi: Văn thư Cơ quan ngoài D3 D4 Lãnh đạo Chuyên viên phụ trách D1 D2 Biểu diễn các dòng: Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích D1 Yêu cầu soạn thảo công văn Nội dung yêu cầu Lãnh đạo Chuyên viên phụ trách D2 Bản thảo đã soạn, được trình lên SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO TRÍCH YẾU GHI CHÚ Chuyên viên phụ trách Lãnh đạo D3 Duyệt và chuyển xử lý SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI KÝ TRÍCH YẾU GHI CHÚ Lãnh đạo Văn thư D4 Phát hành công văn đi SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI KÝ TRÍCH YẾU GHI CHÚ Văn thư Cơ quan ngoài DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO VỊ TRÍ LÀM VIỆC Công văn đến: Lưu Công văn đến Vào sổ Xử lý Xét duyệt công văn (kiểm tra Yêu cầu tính hợp soạn thảo Gửi đi của công CV hồi báo văn) Văn thư Lãnh đạo Chuyên viên phụ trách Văn thư Công văn đi: Dư thảo Lập bản thảo Xét duyệt Ký công Vào sổ Chuyển Cơ quan Công văn công văn công văn văn ngoài ↕ (Xem/Sửa) Lưu trữ Chuyên viên phụ trách Lãnh đạo Văn thư MẩuD01 VI. Các loại biểu mẩu, báo cáo. 6.1) Các biểu mẩu, báo cáo Công văn đến: CÔNG VĂN ĐẾN STTCV: Số CV: Ngày công văn đến: Ngày vào sổ: Người ký: Ghi chú: Trích yếu: MẩuD04 SỔ CÔNG VĂN ĐẾN ........................ (tên sổ CV) Từ ngày....................Đến ngày................... Ngày vào sổ Nơi gửi Số CV Ngày CV Loại CV Trích yếu Người nhận, xử lý Ghi chú Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đến. BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐẾN STT Số CV Tên Lĩnh Vực Tên Loại Tên CQ Gởi Họ Tên NV nhận Ngày vào sổ Tổng số: BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO LĨNH VỰC Ngày: Tên LV: STT Số CV Tên Loại Tên Cơ Quan gởi Họ tên NV nhận Ngày vào sổ Tổng số: Báo cáo công văn đến theo lĩnh vực được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo từng lĩnh vực cụ thể. BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI Ngày: Tên Loại: STT Số CV Tên Lĩnh Vực Tên Cơ Quan gởi Họ tên NV nhận Ngày vào sổ Tổng số: Báo cáo công văn đến theo loại được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo từng loại công văn cụ thể. BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO NƠI GỞI Ngày: Tên CQ: STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh Vực Họ tên NV nhận Ngày vào sổ Tổng số: Báo cáo công văn đến theo nơi gởi được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo nơi gởi cụ thể. BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO NHÂN VIÊN NHẬN Ngày: Họ tên NV: STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh Vực Tên Cơ Quan Gởi Ngày vào sổ Tổng số: Báo cáo công văn đến theo nhân viên nhận được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến mà nhân viên này nhân được. BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO THỞI GIAN VÀO SỔ Ngày: STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh Vực Tên Cơ Quan Gởi …… Tổng số: Báo cáo công văn đến theo thời gian vào sổ được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến mà nhân viên này vào sổ trong một khoảng thời gian được nhân viên chỉ định ra. MẩuD12 6.2) Các biểu mẩu, báo cáo Công Văn Đi: CÔNG VĂN ĐI Số CV: Ngày công văn đi: Người ký: Người nhận: Ghi chú: Trích yếu: MẩuD17 SỔ CÔNG VĂN ĐI ........................ (tên sổ CV) Từ ngày....................Đến ngày................... Ngày vào của CV Loại CV Ngày ký Trích yếu Nơi nhận Người ký Người soạn thảo Sổ công văn đi được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đi. BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐI Ngày: Số CV Đi Tên Loại Tên Lĩnh Vực Họ tên NV gởi Ngày CV Đi Người nhận Trích yếu Ghi chú Tổng số: BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO LĨNH VỰC Ngày: Tên Lĩnh vực: Số CV Đi Tên Loại Họ tên NV gởi Ngày CV Đi Người nhận Trích yếu Ghi chú Tổng số: BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO LOẠI Ngày: Tên Loại: Số CV Đi Tên Lĩnh Vực Họ tên NV gởi Ngày CV Đi Người nhận Trích yếu Ghi chú Tổng số: BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO NHÂN VIÊN GỞI Ngày: Tên NV gởi: Số CV Đi Tên Loại Tên Lĩnh Vực Ngày CV Đi Người nhận Trích yếu Ghi chú Tổng số: BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO THỞI GIAN VÀO SỔ Ngày: Số CV Đi Tên Loại Tên Lĩnh Vực Tên Cơ Quan Nhận …… VII. YÊU CẦU TIN HỌC HÓA Quản lý công văn đến, công văn đi (thêm, xóa, sửa). Tìm kiếm công văn đến, công văn đi (tìm theo STT CV, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gởi/ nơi nhận,.......), tìm kiếm lĩnh vực, loại, nhân viên... Lập các báo cáo thống kê (báo cáo số công văn đến, số công văn đi, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gởi/ nhận........). PHẦN II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ Từ điển dữ liệu. Tên gọi Ký hiệu Kiểu Chiều dài Mô tả Chức danh CHUCDANH Chuỗi 40 Chức vụ CHUCVU Chuỗi 40 Địa chỉ DC Chuỗi 40 Địac chỉ nhân viên DCNV Chuỗi 40 Điện thoại DT Chuỗi 10 Điện thoại nhân viên DTNV Chuỗi 10 Ghi chú GHICHU Chuỗi 40 Ghi chú công văn đi GHICHUCVDI Chuỗi 40 Họ tên nhân viên HOTENNV Chuỗi 40 Kết quả xử lý KQXULY Text Mã cơ quan MACQ Chuỗi 5 Thuộc tính nhận dạng Mã loại MALOAI Chuỗi 5 Thuộc tính nhận dạng Mã lĩnh vực MALV Chuỗi 5 Thuộc tính nhận dạng Mã phòng ban MAPB Chuỗi 5 Thuộc tính nhận dạng Mã số nhân viên MSNV Chuỗi 5 Thuộc tính nhận dạng Nội dung xử lý NDXULY Text Ngày công văn đến NGAYCVDEN Ngày Ngày công văn đi NGAYCVDI Ngày Ngày sinh NGAYSINH Ngày Ngày vào sổ NGAYVAOSO Ngày Ngày gởi NGAYGOI Ngày Người ký NGUOIKY Chuỗi 40 Người nhận NGUOINHAN Chuỗi 40 Số công văn SOCV Chuỗi 5 Có thể rỗng nếu là cá nhân gởi Số công văn đi SOCVDI Chuỗi 5 Thuộc tính nhận dạng Số thứ tự công văn STTCV Chuỗi 5 Thuộc tính nhận dạng Tên cơ quan TENCQ Chuỗi 40 Tên loại TENLOAI Chuỗi 40 Tên lĩnh vực TENLV Chuỗi 40 Tên phòng ban TENPB Chuỗi 40 Trích yếu công văn đến TRICHYEUCVDEN Chuỗi 100 Trích yếu công văn đi TRICHYEUCVDI Chuỗi 100 Mô hình ý niệm dữ liệu. Mô hình vật lý dữ liệu. LOAI CV(MA LOAI,TENLOAI). LINH VUC(MA LV, TEN LV). CVDEN(STTCV, #MA LV, #MA LOAI, #MS NV, #MA CQ, NGAY CV DEN, SO CV, NGAY VAO SO, NGUOI KY, GHI CHU, TRICH YEU CV DEN). CVDI(SO CV DI, #MA LV, #MA LOAI, #MS NV, NGAY CV DI, NGUOI NHAN, GHI CHU CV DI, TRICH YEU CV DI). NV (MS NV, #MAPB, HO TEN NV, NGAY SINH, DC NV, DT NV, CHUC DANH, CHUC VU). PHONG BAN(MA PB,TEN PB). CQ NGOAI(MA CQ, TEN CQ, DC , DT). GOI DI(#SO CV DI, #MA CQ, NGAYGOI). LIEN QUAN(#STT CV, #SO CV DI). KY(#MSNV, #SO CV DI, NOI DUNG KY). DEN XU LY(#MS NV, #STT CV, NDXULY, KQXULY). Các ràng buộc. LOAI CV: MA LOAI không được rỗng, chiều dài không quá 10. Một LOAI CV chỉ có một MA LOAI. LINH VUC: MA LV không được rỗng, chiều dài không quá 10. Một LINH VUC chỉ có một MA LV. CV DEN: STT CV không được rỗng, chiều dài không quá 10, do phường ghi. SO CV có thể rỗng nếu là cá nhân gởi, chiều dài không quá 10. MA LV phải có trong table LINH VUC MA LOAI phải có trong table LOAICV. MS NV phải có trong table NV. MA CQ phải có trong table CQ NGOAI. Một CV DEN chỉ có 1 STT CV. Một CV DEN chỉ thuộc 1 và chỉ 1 lĩnh vực. Một CV DEN chỉ thuộc 1 và chỉ 1 loại. CVDI: SO CV DI không được rỗng, chiều dài không quá 10. MA LV phải có trong table LINH VUC.. MA LOAI phải có trong table LOAICV. MS NV phải có trong table NV VPTK. Một CV DI chỉ có 1 SO CV. Một CV DI chỉ thuộc 1 và chỉ 1 lĩnh vực. Một CV DI chỉ thuộc 1 và chỉ 1 loại. NV : MS NV không được rỗng, chiều dài không quá 10. MA PB phải có trong table PHONG BAN. Một NV chỉ có 1 MA NV Một NV chỉ thuộc 1 PHONG BAN. PHONG BAN: MA PB không được rỗng, chiều dài không quá 10. CQ NGOAI: MA CQ không được rỗng, chiều dài không quá 10. Một CQ NGOAI chỉ có một mã CQ. CQ NGOAI có thể là một cá nhân hoặc một công ty. GOI DI: SO CV DI, MA CQ không được rỗng, chiều dài không quá 10. SO CV DI phải có trong table CV DI. MA CQ phải có trong table CQ NGOAI. LIEN QUAN: STT CV, SO CV DI không được rỗng, chiều dài không quá 10. STT CV phải có trong table CV DEN. SO CV DI phải co trong table CV DI. KY: MS NV, SO CV DI không được rỗng, chiều dài không quá 10. MS NV phải có trong table NV. SO CV DI phải có trong table CV DI. DEN XY LY: MS NV, STT CV không được rỗng, chiều dài không quá 10. MS NV phải có trong table NV. STT CV phải có trong table CV DEN. MÔ HÌNH Ý NIỆM XỬ LÝ: 5.1 ) CÔNG VĂN ĐẾN : CÔNG VĂN ĐI : MÔ HÌNH TỔ CHỨC XỬ LÝ 6.1) CÔNG VĂN ĐẾN: CÔNG VĂN ĐI: VII. Sơ đồ chức năng. Dựa vào yêu cầu tin học hóa, ta xây dựng sơ đồ chức năng của chường trình gồm có các chức năng sau: Cập nhật thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực, loại công văn, nhân viên,…..). Tra cứu thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực,loại công văn, nhân viên,…..). Báo cáo thống kê (sổ theo dõi công văn đến/đi, thống kê công văn đến/đi). QUẢN LÝ CÔNG VĂN CẬP NHẬT THÔNG TIN TRA CỨU THÔNG TIN BÁO BIỂU TRỢ GIÚP THOÁT CHƯƠNG TRÌNH Công văn đến Công văn đi Cơ quan ngoài Loại công văn Lĩnh vực Nhân viên Phòng ban Công văn đến Công văn đi Cơ quan ngoài Loại công văn Lĩnh vực Nhân viên Phòng ban Công văn đến Công văn đi Cơ quan ngoài Loại công văn Lĩnh vực Nhân viên Phòng ban Nội dung Thông tin chương trình Phần III: CÀI ĐẶT PHẦN MỀM Chương trình dùng phương pháp phân tích theo dạng thực thể kết hợp để tạo ra các mô hình như đã trình bày trong phần phân tích và thiết kế. Tiếp theo chúng em sử dụng phần mềm AMC Designor để tạo ra các mô hình. Cuối cùng chúng em xây dựng cơ sở dữ liệu đặt trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL SERVER 2000 và dùng Visual Basic .Net để lập trình. Môi trường cài đặt. Sơ lược về Visual Basic .Net Trong hơn 10 năm qua, Visual Basic đã trở thành ngôn ngữ lập trình được sử dụng nhiều nhất trên thế giới, bởi rất nhiều lập trình viên. Yếu tố thành công đầu tiên của Visual Basic là dễ dùng. Thứ hai là khả năng trực quan cao, bạn có thể kéo và thả các điều khiển lên một cửa một cửa sổ form để xây dựng giao diện như đang soạn thảo văn bản. Với phiên bản của môi trường .NET, Microsoft nâng Visual Basic lên một tầm cao mới. Visual Basic .NET mở rộng thêm khả năng cho lập trình viên thông qua cấu trúc điều khiển xử lý lỗi, hỗ trợ thực thi đa tuyến threads, khả năng xây dựng ứng dụng nhanh chóng và sử dụng dịch vụ Web Services kết hợp với mô hình xử lý cơ sơ dữ liệu mới ADO.NET, và còn nhiều tính năng khác. Với những cải tiến về kỹ thuật và nâng cao hiệu suất thực thi, Visual Basic .NET hoàn toàn có thể tiếp tục là ngôn ngữ lập trình hiệu quả trong nhiều năm nữa. Cấu hình cài đặt VS .NET phiên bản ENTERPRISE. CPU: 450 - 600 MHZ. OS: Win 2003, Win XP, Win 2000 (SP3)….. RAM: Win 2003 – 160 MB, Win XP – 160MB, Win 2000 – 192MB. HARDDISK: 900MB trống để dành, 3.3GB để cài đặt, 1.9GB để cài MSDN. CD-ROM DRIVE. Sơ lược về SQL SERVER. Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu – DBMS ngày nay được dùng nhiều trong việc lập trình các ứng dụng CSDL thay cho Microsoft Access. Nguyên nhân là do SQL SERVER có khả năng chứa dữ liệu nhiều hơn Access, có khả năng làm việc với số lượng mẩu tin lớn với nhiều người sử dụng, có khả năng phân quyền bên trong CSDL, có những tính năng quản lý phía server, được dùng trong các ứng dụng Client / Server và môi trường máy tính nhiều người dùng. Vì thể SQL SERVER là lựa chọn tốt nhất vì nó có thể giao tiếp tốt với Visual Basic 6 hay Visual Studio .Net. Cấu hình cài đặt SQL SERVER 2000 phiên bản PERSONAL. CPU: 166MHZ trở lên. OS: Win 2000, Win 98, Win ME, Win NT 4.0…. RAM: 64MB cho Win 2000, 32MB cho các HĐH khác. HARDDISK: 250MB. MOUSE, CD-ROM DRIVE. Ngoài ra chương trình còn sử dụng thêm phần mềm CRYSTAL REPORT version 10, để tạo các báo biểu. Một số giao diện màn hình. Màn hình này hiển thị toàn bộ danh sách công văn đến, cũng các công văn đi liên quan và nhân viên xử lý các công văn này. Màn hình này cho phép xem công văn đến dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu chỉnh công văn đến. Màn hình được hiển thị khi click vào nút thêm. Người sử dụng có thể click chọn các combobox để lấy dữ liệu hay thêm dữ liệu vào lưới dữ liệu. Màn hình này hiển thị toàn bộ danh sách công văn đi, cũng các công văn đến liên quan, nhân viên ký các công văn này, cũng như nơi nhận các công văn này Màn hình này cho phép xem công văn đi dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu chỉnh công văn đi. Màn hình được hiển thị khi click vào nút thêm. Người sử dụng có thể click chọn các combobox để lấy dữ liệu hay thêm dữ liệu vào lưới dữ liệu. Màn hình hiển thị các loại công văn, người sử dụng có thể click vào các nút để thêm, xóa, hoặc hiệu chỉnh loại công văn. Màn hình hiển thị các lĩnh vực công văn, người sử dụng có thể click vào các nút để thêm, xóa, hoặc hiệu chỉnh lĩnh vực công văn. Màn hình hiển thị danh sách nhân viên. Màn hình hiển thị danh sách nhân viên dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu chỉnh thông tin nhân viên. Màn hình được hiển thị khi click nút thêm, người dùng có thể chọn phòng ban bằng cách chọn combobox PHÒNG BAN. Màn hình hiển thị danh sách các phòng ban, người dùng có thể click vào nút thêm, xóa, hiệu chỉnh phòng ban. Màn hình tra cứu cho phép tra cứu công văn đến theo các tiêu chí được chọn từ các combobox. Màn hình tra cứu cho phép tra cứu công văn đi theo các tiêu chí được chọn từ các combobox. Màn hình tra cứu cơ quan ngoài. Màn hình tra cứu công loại công văn. Màn hình tra cứu lĩnh vực công văn. Màn hình tra cứu nhân viên. Màn hình tra cứu phòng ban. Một số báo biểu. Ưu điểm, khuyết điểm và hướng phát triển. Do trong quá trình thực hiện đồ án, chúng em phải vừa phải tự tìm hiểu ngôn ngữ VISUAL BASIC.NET, nên chúng em còn gặp một số khó khăn. Qua đó em nhận thấy chương trình có những ưu, khuyết điểm sau: Ưu điểm. Hổ trợ được việc cập nhật công văn đến và đi một cách dể dàng. Hổ trợ được việc cập nhật phòng ban, nhân viên, lĩnh vực, loại công văn, cũng như cơ quan ngoài, cá nhân gởi công văn đến. Hổ trợ chức năng tra cứu, tìm kiếm công văn đến, công văn đi, cũng như phòng ban, nhân viên, loại công văn, lĩnh vực, cơ quan ngoài. Lập được các bảo biểu đơn giản để xem thông tin về công văn đến, công văn đi theo lĩnh vực, loại công văn, theo thời gian vào sổ, thời gian đi. Khuyết điểm: Giao diện của form cập nhật công văn đến, công văn đi vẫn còn hiện mã, chưa thể hiện hoàn toàn các diễn giải tương ứng. Các báo cáo vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu thực tế nếu muốn thông kê số công văn theo một khoảng thời gian nhất định. HƯỚNG PHÁT TRIỂN CHƯƠNG TRÌNH. Từ các ưu khuyết điểm trên, hướng phát triển chương trình của của chúng em là: Tìm cách để thể hiện trên form cập nhật tất cả đều là diễn giải (tên) của các field tương ứng. Thêm vào thực thể TÌNH HÌNH CÔNG VĂN để có thể giám sát được tình hình xử lý của công văn. Từ đó sẽ lập thêm các báo biểu về TÌNH HÌNH CÔNG VĂN (các công văn đã xử lý, các công văn chưa xử lý, tình hình hồi báo công văn…). Thêm vào thực thể TÍNH CHẤT CÔNG VĂN để có thể giải quyết được mức độ mật, khẩn của công văn.