Quản lý dự án phần mềm

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CNTT BÀI TẬP LỚN MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM ĐỀ TÀI: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Đức Lưu Nhóm SV thực hiện: 1.ĐẶNG XUÂN NHÃ 6.NGUYỄN SỸ MẠNH 2.BÙI THỊ TRANG 7.NGUYỄN HỮU ĐỨC 3.NGUYỄN THỊ HIỀN (244) 8.PHÙNG THỊ HÀ 4.TRẦN THỊ THANH NHÀI 9.LÊ THỊ TRƯỜNG AN 5.ĐÀO THỊ NGỌC 10.NGUYỄN THỊ THANH NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Hà Nội, ngày tháng năm 2010 Giáo viên LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay dưới sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã hỗ trợ rất nhiều trong cuộc sống, công việc và nghiên cứu nhân loại. Sự phát triển của vi tính không chỉ đem lại những thuận tiện trong việc tính toán, giải đáp các bài toán riêng rẽ, đơn lẻ trên từng máy mà giờ đây các ứng dụng đã phát triển chủ yếu là các ứng dụng trong quản lý hệ thống. Một dự án phần mềm được xây dựng qua nhiều giai đoạn và có sự góp mặt của nhiều người liên quan đến dự án đó để tạo nên một dự án thành công nhất. Xác định dự án phần mềm là một khâu rất quan trọng trong việc xây dựng dự án phần mềm, điều này giúp cho dự án thêm phần chính xác nhất tránh khỏi thất bại đỗ vỡ mà dự án hay gặp phải nhất, việc xác định rõ dự án bao gồm việc xác định mục đích, mục tiêu, phác thảo dự án và việc xác định vai trò của từng người liên quan đến dự án đó. Nhận định được sự quan trọng mà việc xác định dự án quan trọng như vậy, nhóm chúng em xin đưa ra bài tập lớn về việc nghiên cứu và phân tích vai trò, chức năng của công đoạn xác định dự án cho mọi người cùng tham khảo để đi đến việc xây dựng dự án thành công nhất. Với trình độ hiểu biết và thời gian nghiên cứu có hạn, đề tài không tránh khỏi sai xót và hạn chế nhất định, chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo, các sinh viên để giúp chúng tôi hoàn thành tốt hơn về đề tài này Trong thời gian thực hiện đề tài nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô giáo trong tổ bộ môn quản lý dự án phần mềm trường ĐHCN Hà Nội.Những người đã tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý báu để chúng tôi có thể tiếp cận và nghiên cứu những công nghệ mới đồng thời có những bài học quý báu về việc kiểm thử nói riêng và xây dựng một phầm mềm nói chung, có những kinh nghiệm về việc học tập nhóm và làm việc theo nhóm và đặc biệt qua đây, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Đức Lưu đã hướng dẫn và giúp đỡ chúng tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành bài tập lớn của mình. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC CHƯƠNG II: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN PHẦN MỀM I- XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN Mục đích -Mục đích là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung không đo được. -Mục đích có thể hiểu được tính chỉnh thể của dự án thông qua công tác lập kế hoạch, từ đó thấy được tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu của dự án có ảnh hưởng sâu sắc đến tính chỉnh thể, hệ thống của dự án. Mục đích sẽ nhìn nhận toàn bộ dự án từ kế hoạch tổng thể đến từng kế hoạch bộ phận và hiểu được cách thức lập kế hoạch dự án. Mục tiêu -Mục tiêu là thực hiện một nghiên cứu phân tích tình huống một cách chi tiết và hoàn chỉnh đối với dự án, là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích. Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của dự án đã đi đến mức nào. -Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép. I.1 Giá trị của các mục tiêu rõ ràng -Thiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự án Khi người quản lý dự án hay 1 nhóm phát triển dự án xác định được rõ mục đích và mục tiêu cho dự án thì khi đó đã một phần tạo sự tin tưởng cho nhà tài trợ. Bởi khi nhà tài trợ bỏ ra một khoản tiền đầu tư thì họ cần biết số tiền đó được đầu tư vào đâu, đầu tư như thế nào và kết quả ra sao -Đưa ra mục tiêu để hướng dẫn đội dự án Một dự án có thể có một người hoặc có nhiều người tham gia nhưng tất cả những người làm dự án đều cần phai hiểu họ dang làm gì, công việc họ làm di tới đâu, kết quả nhận được như thế nào? Một mục tiêu rõ ràng sẽ khiến cho những thành viên trong đọi dự án định hướng được hướng đi và công việc họ phải làm góp phần quan trong vào thành công của dự án. -Cho phép xác định thời điểm kết thúc! Khi một nhóm xây dựng dự án làm một công việc gì, mà không biết khi nào nó kết thúc thì thật nguy hiểm, nó sẽ tốn công sức, thời gian và tiền của… Điều đó có nghĩa là nhóm xây dựng dự án cần phải biết khi nào thì dự án kết thúc, có nghĩa là họ phải biết được rằng mục tiêu và mục đích họ đưa ra cho dự án đã đạt được hay chưa =>Mục tiêu rõ ràng, đúng đắn là cơ sở xây dựng các tài liệu khác như: phạm vi, mô tả công việc,…là yếu tố quyết định thành công của dự án I.2 Các mục tiêu và thỏa hiệp -Quản lý phạm vi -Quản lý thời gian -Quản lý chi phí -Quản lý chất lượng -Quản lý nhân lực -Quản lý thông tin -Quản lý rủi ro -Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm Bốn yếu tố quan trọng: thời gian, chất lượng và phạm vi,tài chính có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án,giữa các thời kỳ đối với từng dự án, đạt được tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh”, một trong hai mục tiêu kia. Cụ thể, trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra các hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng buộc không gian và thời gian. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan, cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. =>Do đó người quản lý dự án phải luôn chủ động giám sát dự án: -Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát sự hỗ trợ của các cổ đông và nhà tài trợ để đảm bảo rằng nhà tài trợ và các cổ đông vẫn đang chia sẻ trách nhiệm của dự án. -Đảm bảo rằng việc liên lạc với các nhà tài trợ đang diễn ra như kế hoạch truyền thông của dự án. Sử dụng các kênh truyền thông chính thức và không chính thức để đảm bảo rằng dự án vẫn đang duy trì được sự hỗ trợ của họ.Nếu có mối lo ngại rằng sự ủng hộ của nhà tài trợ đang bị lung lay, hay xác định nguồn gốc của mối lo ngại đó, sử dụng các kỹ năng giao tiếp để cố gắng lôi kéo lại sự ủng hộ đó, xác định được các nhân tố liên quan và ảnh hưởng, và cố gắng cân bằng tác động tiêu cự mà nhà tài trợ đang chú ý. -Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát các quy trình kiểm soát để đảm bảo phạm vi dự án không bị mở rộng so với lịch trình, cũng như kinh phí không tăng quá dự nhiều so với vốn đầu tư. -Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát các phương pháp và tiêu chuẩn đưa ra trong kế hoạch chất lượng của dự án để đảm bảo rằng dự án vẫn đang tuân thủ các phương pháp và tiêu chuẩn đặt ra. Phân công cho các thành viên dự án chịu trách nhiệm về từng phương pháp và tiêu chuẩn, sau đó kiểm tra sự tuân thủ các phương pháp và tiêu chuẩn đó. -Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát việc tuân thủ các nguyên tắc và tiêu chuẩn của ngành. Nếu cần thiết, hay nhờ sự trợ giúp của ban pháp luật. Các nhóm chuyên môn thường đưa ra nguồn thông tin khác về các tiêu chuẩn của ngành. -Xác lập và phát triển một hệ thống thông tin nhằm theo dõi lịch trình, chi phí, rủi ro và các chỉ tiêu đánh giá chất lượng. Hay sử dụng hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS) nếu bạn có quyền truy cập. Nếu không, cần phải sử dụng kết hợp giữa bảng tính và các phần mềm cơ sở dữ liệu (CSDL). Xem xét việc sử dụng mạng nội bộ để trợ giúp việc truy cập và phổ biến cơ sở dữ liệu. -Xác định các dấu hiệu rủi ro cho các thành phần chính của dự án, và giữ cho các thành phần đó luôn nằm trên hoặc gần với ngưỡng giới hạn đặt ra. Đàm phán thoả hiệp - Làm cân bằng giữa tăng hiệu quả, sử dụng nguồn lực khan hiếm, thêm các chi phí phụ và tính năng sản phẩm luôn luôn là một thách thức. Chìa khoá để duy trì sự cân bằng là phát hiện ra biến động sớm. Điều này có thể giúp giám đốc dự án phân tích những lựa chọn và xác định xem sự thoả hiệp nào sẽ dẫn đến tối ưu hiệu suất tổng thể. Quan trọng là truyền đạt với khách hàng và các nhà tài trợ để đảm bảo rằng có hợp đồng ưu tiên dự án khi thực hiện những thoả hiệp này. Mục đích n Mục đích #2 Mục đích #1 I.3 Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu h Mục tiêu n Mục tiêu #3 Mục tiêu #2 Mục tiêu #1 Mối quan hệ giữa mục đích và mục tiêu Bảng thể hiện quan hệ giữa mục đích và mục tiêu Mục tiêu Mục đích -Quản lý phạm vi xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện -Quản lý thời gian chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc -Quản lý chi phí dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án -Quản lý chất lượng đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà tài trợ (chủ đầu tư). -Quản lý nhân lực phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án. -Quản lý thông tin ai cần thông tin về dự án? mức độ chi tiết? các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào? -Quản lý rủi ro xác đinh tính chất, mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro -Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ nhằm giải quyết cácvấn đề: bằng cách nào cung cấp các hàng hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến đâu? Trong một dự án có thể có nhiều mục tiêu khác nhau, nhưng tất cả các mục tiêu đều đi đến một mục đích chung của dự án. Mục tiêu phải là chi tiết cụ thể của mục đích, phụ hoạ và nhất quán cho mục đích và khi tất cả các mục tiêu đạt được thì mục đích của dự án cũng đạt được. Nhưng ta cần xác định mục đích chung trước rồi sau đó mới xác định được những mục tiêu cụ thể. Ví dụ cho dự án đường 32: -Mục đích của dự án là: Xây dựng đường vành đai 3 với thời gian và kinh phí cho phép. -Mục tiêu của dự án là: Đường gồm có 3 làn đường, tất cả các loại xe đều đi được, chiều rộng là 50m, chiều dài là 4km, ... Ví dụ cho dự án xây bệnh viện tỉnh -Mục đích của dự án: Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại, phục vụ việc chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân trong tỉnh -Các mục tiêu của dự án: bệnh viện có khuôn viên 20 000 met vuông, bệnh viện có 20 phòng nội trú, với 300 giường bệnh, bệnh viện có các Khoa: Tim/mạch, xương, ...., bệnh viện có khoảng 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc và phục vụ nhân dân, kinh phí dự kiến: 4 triệu USD, thời gian dự kiến: 2 năm Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá QLHC Nhà nước, 2001-2005 -Mục đích dự án: Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp. -Các mục tiêu dự án Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan quản lý nhà nước Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia (Cơ sở dữ liệu quốc gia về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính, v.v...) Tin học hoá các dịch vụ công: Đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v... Thời gian thực hiện Đề án : 5 năm 2001-2005 Kinh phí thực hiện Đề án: 1000 tỷ VN I.4 Đánh giá nội dung việc xác định dự án Báo cáo về các mục tiêu của dự án chưa đã rõ ràng chưa? Việc xác định mục tiêu của dự án là vô cùng quan trọng, người quản lý dự án phải xác định rõ các mục tiêu đó và báo cáo cho nhà đầu tư, để nhà đầu tư có kế hoạch và phương hướng đầu tư. Đảm bảo rằng loại dự án và quy mô dự án được xác định rõ: -Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển / thay đổi và các dự án vi mô. -Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp hơn và lớn hơn cho cá dự án vĩ mô Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới dự án được xác định rõ: -Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như một phần của dự án hay không? -Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa? -Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ không biệt ngữ hay không? -Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không? -Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó có thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày tháng bắt đầu /kết thúc. -Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng như các mốc quan trọng cụ thể. Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ: -Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án.Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm. -Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không? -Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các phạm vi này. -Cái nào là ưu tiên giữa chi phi, lịch trình và chất lượng? -Tính năng, lịch trình hay kinh phí có thể thương lượng lại được để giữ cho dự án theo đúng lịch trình hay đúng kinh phí nếu cần thiết?. -Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa không? Các phần có thể chuyển giao có thể thực hiện được hay không? -Các mốc quan trọng đề ra có ý nghĩa không? -Ước tính chi phí đề ra có ý nghĩa không? -Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án: -Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án. -Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có thể xảy ra. Tránh việc mô tả các giải pháp. Việc đề ra các giải pháp trong dự án là rất cần thiết, xong những giải pháp đó không nên mô tả nó, mà phải cần thực hiện nó. Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh trong phạm vi dự án? (phạm vi, chất lượng, thời gian, đầu tư) - Phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án. -Thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào. -Chi phí: Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án. Cụ thể là tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo những thông tin về chi phí. -Chất lượng: Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhàtài trợ (chủ đầu tư). Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu - thậm chí cả các mục tiêu hiển nhiên mà tất cả mọi người đều công nhận? Trong việc xây dựng một dự án, người quản lý không thể coi thường bất kỳ một mục tiêu nào kể cả những mục tiêu hiển nhiên mà tất cả mọi người đều công nhận. Đôi khi những mục tiêu đó quyết định thành công của dự án, và nó là tiêu chuẩn đánh giá nội dung dự án, ảnh hưởng tới quyết định của nhà đầu tư Ví dụ: Dự án xây dựng cầu bắc qua Sông Hồng thì mục tiêu hiển nhiên là cây cầu phải có tuổi thọ cao nhưng chưa được một năm mà cầu đã sập thì dự án đó là thất bại Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương tiện đo lường những kết quả đạt được? Bất kỳ một mục tiêu nào của dự án, dù là mục tiêu nhỏ nhất thì đều phải có những kết quả đạt được Có phải các mức độ yêu cầu của thành tựu đạt được đưa ra một phạm vi chấp nhận được, bao gồm mức chấp nhận tối thiểu (trường hợp xấu nhất)? Khi một dự án được triển khai thì nhà đầu tư phải đưa ra mức chấp nhận tối thiểu cho dự án, và đội quản lý dựa vào đó để tránh đi đến một dự án thất bại. Mức chấp nhận tối thiểu được coi là ngưỡng thất bại hay thành công của dự I.5 Đánh giá hình thức xác định dự án Tính rõ ràng -Không có ngôn từ nhập nhằng: Bản xác định dự án sau khi được nhà quản lý xác định, sẽ được thông qua khách hàng và nhà đầu tư. Chính vì vậy bản xác định dự án phải rõ ràng, ngôn từ phải chính xác, không mập mờ để nhà đầu tư và khách hàng hiểu được một cách dễ dàng -Không có ngôn ngữ marketing: Ngôn ngữ marketing là dạng ngôn ngữ mang tính chất quảng cáo, đôi khi là sáo rỗng, chính vì vậy có thể sẽ làm nhà đầu tư hay khách hàng hiểu nhầm về dự án -Không có từ viết tắt, nếu viết tắt thì phai có lời chú thích. Ngắn gọn -25 từ hoặc ít hơn. Nếu một bản xác định dự án mà quá dài thì dễn gây sự nhàm chán cho người đọc, nhất là những người không có khả năng chuyên môn -Nên “là gì” chứ không phải “như thế nào”.Bản xác định dự án cần tránh việc mô tả dự án. Việc giải thích dự án sẽ như thế nào đối với nhà tài trợ,hoặc người sử dụng là tương đói khó khăn và không cần thiết Đầy đủ -Nhà quản lý phải trình bày rõ phạm vi, lịch trình và nguồn lực của dự án. - Sử dụng các động từ hành động I.6 Những điểm cần tránh trong dự án Nội dung không đầy đủ (đặc biệt là các ràng buộc đối với dự án). Khi mục tiêu của dự án không được xác định đầy đủ và chính xác, thì việc đạt được thành công của dự án là không thể. Các ràng buộc về phạm vi, nguồn nhân lực, tài chính,…cũng phải được nhà quản lý xác định rõ để lập kế hoạch cho dự án Nhượng bộ những yêu cầu không khả hiện do khách hàng đề nghị. Những yêu cầu không khả hiện là những yêu cầu do khách hàng đề nghị mà đội dự án khó có thể, hoặc không thể thực hiện được. Khi đó nhà quản lý không nên cứng nhắc, mà cần nhượng bộ khách hàng và tìm ra hướng giải quyết tốt nhất Tránh viết những câu văn không rõ nghĩa. Những câu văn không rõ nghĩa, hay có từ viết tắt, ngôn từ nhập nhằng, sẽ gây sự hiểu lầm, hiểu sai về dự án của nhà đâu tư hay khách hàng Bản phác thảo dự án đã được các bên ký vào. Thực hiện dự án có những thay đổi, nhưng không ai để ý. Không nên coi rằng những thay đổi đó được các bên nhất trí. Có nghĩa là bất kỳ một sự thay đổi sai khác nào khi thực hiện dự án so với bản phác thảo dự án đã được các bên ký vào thì nhà quản lý nên tham khảo ý kiến từ khách hàng và nhà đầu tư để đi đén thống nhất chung. II- LÀM TÀI LIỆU PHÁC THẢO DỰ ÁN(Statement of Work) Phác thảo dự án là tài liệu xác định ra phạm vi của dự án và trách nhiệm của những người tham dự. Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số những bên tham gia dự án. Khi thống nhất về nội dung SOW, khách hàng, người tài trợ dự án và người quản lí dự án coi như đã nhất trí: Về các mục đích và mục tiêu của dự án. Ai chịu trách nhiệm làm việc gì Tất cả được thể hiện qua bản kê công việc Bảng kê công việc là tài liệu kiểm soát dự án thể hiện trách nhiệm của từng thành viên trong đội dự án. Công việc được thực hiện, ngày tháng, thời gian và địa điểm công việc được thực hiện, ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc, nguyên vật liệu và kỹ thuật được dùng để thực hiện công việc, chi phí thực hiện công việc, tiêu chí chấp thuận công việc. II.1 Thành phần chủ yếu của Sow II.1.1 Giới thiệu dự án II.1.1.1 Mô tả ngắn gọn về dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc II.1.1.2 Giải thích ý đồ dự án -Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đoạn nào đó -Lập kế hoạch: Sàng lọc các mục tiêu của dự án và lựa chọn phương án hành động tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó -Thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch -Kiểm soát: là giám sát và xem xét mức độ tiến hành nhằm xác định những điểm khác biệt của kế hoạch đã đề ra so với các hoạt động cần thiết để thực hiện hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đang đi đúng hướng, đáp ứng các mục tiêu của dự án ban đầu. -Kết thúc: Đạt được ký kết hoàn tất từ nhà tài trợ II.1.1.3 Các bên liên quan,tài nguyên chi phí,rủi ro Các bên liên quan:Xác định vai trò và trách nhiệm của giám đốc dự án, nhà tài trợ, các đối tượng liên quan dự án. Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ: -Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án. Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm. -Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không? -Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các phạm vi này. Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới dự án được xác định rõ: -Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như một phần của dự án hay không? -Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa? -Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ không biệt ngữ hay không? -Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không? -Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó có thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày tháng bắt đầu /kết thúc. -Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng như các mốc quan trọng cụ thể. Phân bổ tài nguyên:Xác định các nguồn lực được dùng trong suốt dự án, trong đó có con người, cơ sở vật chất và các giả định về tính giá trị của các nguồn lực đó. Ví dụ:Các dự án đều tiêu thụ tài nguyên như con người, đồ cung cấp, vật tư, trang thiết bị và không gian làm việc. Người quản lý dự án phải phân bố tài nguyên cho các nhiệm vụ để hoàn thành chúng. Sau khi dùng các tài nguyên, người quản lý dự án có thể xác định liệu tài nguyên có đủ để hoàn thành việc chuyển giao sản phẩm hay không? Tính chi phí: Sau khi tạo ra cấu trúc phân việc, xác định các ước lượng thời gian; Xây dựng lịch biểu; Và cấp phát tài nguyên, người quản lý dự án có thể tính toán chi phí để thực hiện từng nhiệm vụ và cho toàn bộ dự án. Chi phí được ước lượng cuối cùng trở thành ngân sách.Trong khi thực hiện dự án, người quản lý theo dõi hiệu năng chi phí so với ngân sách. Kiểm soát rủi ro: Không dự án nào hoạt động độc lập, mà phải nằm trong một môi trường có tổ chức. Mỗi chướng ngại là mối đe dọa, ảnh hưởng tới sự thực hiện và sự thành công của dự án. Người quản lý dự án hiệu quả định xác định những đe dọa đó và xây dựng một kế hoạch hiện thực để giảm thiểu tác động. Người quản lý dự án, khi biết tới các đe dọa, có thể phát triển những kế hoạch để làm giảm thiểu sự xuất hiện của chúng hay làm nhẹ bớt tác động của chúng lên dự án. Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án: -Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án. -Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có thể xảy ra. II.2 Các công việc xây dựng phác thảo -Cập nhật kế hoạch dự án: đảm bảo rằng kế hoạch dự án phản ánh những mục tiêu mới, những thông số mới, những cơ sở lịch trình và chi phí mới, chúng là một phần quan trọng của quy trình kiểm soát thay đổi tổng thể. Nếu không có sự cập nhật kịp thời và chính xác, các thành viên của đội dự án không thể cung cấp đánh giá hiện trạng hiệu suất của dự án. Việc cập nhật kế hoạch dự án phải được truyền đạt rõ ràng cho nhà tài trợ, khách hàngcũng như những đối tượng liên quan đến dự án. -Theo dõi chặt chẽ, bảo đảm các hành động hiệu chỉnh và những thay đổi đối với kế hoạch của dự án được phản hồi trong suốt các quy trình hoạch định, thực hiện và các thay đổi đều mang lại lợi ích và hiệu quả. -Công tác kiểm soát các thay đổi tổng thể chính là kiểm soát các quy trình nhằm lập ra bảng báo cáo công việc, Phiếu yêu cầu thay đổi, Hồ sơ dự án, Các cải tiến về chất lượng và các đề xuất và hợp đồng. -Thu tập và truyền đạt thông tin liên quan đến hiện trạng tiến độ dự án, cũng như những dự đoán về tiến độ theo thời gian. Báo cáo hiệu suất cho Giám đốc dự án và các thành viên của đội dự án cái nhìn tổng thể về tiến độ dự án liên quan đến tiến độ đã hoạch định. -Hoạt động hiệu chỉnh: hoạt động đưa dự án trở lại đúng kế hoạch dự án. Ví dụ 1 : Tài liệu Phác thảo Dự án Giới thiệu dự án: - Thành phố chuẩn bị xây dựng Công viên tuổi trẻ trên diện tích 12 ha. Cần giải phóng mặt bằng tại xóm liều Thanh Nhàn ....... Mục đích và mục tiêu dự án: Mục đích: Di chuyển toàn bộ dân cư tại xóm liều Thanh Nhàn rời đi nơi khác, giải phóng mặt bằng. Mục tiêu: - Di chuyển 5000 dân thuộc 800 hộ dân cư trong các cụm dân cư C1, C2,... phường PPP, Quận QQQ - Thời hạn di chuyển: phải xong trước ngày 01 tháng 6 năm 2010 - Nơi định cư mới: Các Khu Tập thể Linh Đàm, Pháp Vân, Trung Hoà,... - Kinh phí được cấp: 40 tỷ VND Phạm vi dự án: Lập kế hoạch di dân, lựa chọn các đơn vị, công ty để hỗ trợ và phối hợp và thực hiện di chuyển. Những dân cư thuộc các diện sau là nằm trong phạm vi của dự án - Thuộc các cụm C1, C2,... - Có hộ khẩu thường trú - Có các loại giấy chứng nhận sử dụng đất, sở hữu nhà, Những người liên quan chính trong dự án - Những dân cư thuộc diện đền bù - Những dân cư sinh sống trong phạm vi giải toả nhưng không thuộc diện đền bù - ..... Tài nguyên dự án (nguồn nhân lực) - Công an quận, Công an phường - UBND Quận, phường - Cty xây dựng và phát triển nhà TP Hà Nội - Lực lượng thanh niên xung phong tình nguyện thuộc trường ĐH Kinh tế Quốc dân - ...... Các điểm mốc thời gian quan trọng - Khởi động dự án: tháng 1 năm 2000 - Xong hồ sơ công việc: tháng 3 năm 2000 - Duyệt danh sách những cá nhân và hộ gia đình trong diện giải toả: tháng 5 năm 2000 - Sắp xếp vào các địa chỉ mới - đợt 1 (30%): tháng 7 năm 2000 - Sắp xếp vào các địa chỉ mới - đợt 2 (40%): tháng 10 năm 2000 - Sắp xếp vào các địa chỉ mới - đợt 3: (30%): tháng 2 năm 2001 - Giải quyết các trường hợp đặc biệt : tháng 4 năm 2001 - .... Kinh phí. 40 tỷ VND, chia ra: - Sau khi phê duyệt dự án: 5 tỷ - Tháng 5 năm 2000: 15 tỷ - Tháng 11 năm 2000: 15 tỷ - Tháng 3 năm 2001: 5 tỷ Hiệu chỉnh/điều chỉnh Chưa có gì Chữ kí các bên liên quan Ví dụ 2: Tên dự án: Triển khai dự án Project Central Người chuẩn bị: giám đốc dự án Ngày tháng công bố: TỔNG QUAN DỰ ÁN MỤC TIÊU DỰÁN…………………………… PHẠM VI DỰ ÁN: …………………………… TRONG PHẠM VI: …………………………… NGOÀI PHẠM VI: …………………………… CÁC PHẦN CÓ THỂ CHUYỂN GIAO ĐƯỢC TẠO RA: ……………………………………… CÁC TỔ CHỨC BỊ ẢNH HƯỞNG ………… THỜI ĐOẠN/ CHI PHÍ VÀ NỖ LỰC THEO ƯỚC TÍNH CỦA DỰ ÁN: CHI PHÍ DUY NHẤT SẼ LÀ GIỜ YÊU CẦU ĐỂ HOÀN TẤT DỰ ÁN. …………………… GIỜ NỖ LỰC THEO ƯỚC TÍNH: 700 h………………………………………………………. THỜI ĐOẠN THEO ƯỚC TÍNH: 2 THÁNG………………………………………………….. GIẢ ĐỊNH DỰ ÁN…………………………………………………………………………….. KHÔNG CÓ PHẦN CỨNG NÀO CẦN ĐƯỢC MUA………………………………………... TẤT CẢ BẢN SAO CẦN THIẾT CỦA PROJECT 2010, IIS & SQL ĐANG ………………. TRONG QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT……………………………………………………………. RỦI RO DỰ ÁN ……………………………………………………………………………….. TỔ CHỨC DỰ ÁN:……………………………………………………………………………. SỰ PHÊ CHUẨN DỰ ÁN:……………………………………………………………………. II.2.1 Các bước tiến hành khi làm tài liệu phác thảo dự án Viết dự thảo Có cần sửa không? Các bên kí Không Chuyển cho đơn vị tài trợ (và khách hàng) Tổ chức họp xét duyệt Có Sửa Các bước tiến hành khi làm tài liệu phác thảo dự án II.2.2 Đánh giá phác thảo dự án Các tài liệu được lập trong kế hoạch quản lý? Đánh giá hiệu suất Phân tích biến động của lịch trình, chi phí và hiệu suất Phân tích giá trị thu được Dựa trên thành tựu của các mục tiêu dự án? -Có thể đương đầu với những thay đổi về các mục tiêu hay các tiêu thức được thừa nhận? -Có thể cung cấp cho người sử dụng các kết quả thường xuyên về -% đạt được các mục tiêu dự án? -Phản hồi về tính thích hợp của các mục tiêu và phương pháp tiếp cận dự án? II.2.3 Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Nhà tài trợ: -Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự án. Nhà tài trợ có trách nhiệm ký kết hoàn tất các tài liệu lập kế hoạch và các yêu cầu thay đổi. -Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng các nguồn lực, bảo vệ và cố vấn cho nhóm quản lý dự án. -Trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ có thêm các trách nhiệm xem xét lại các tiến trình và chất lượng, cắt băng khai trương, khánh thành, ký và công bố tôn chỉ dự án. Nhà quản lý dự án (giám đốc dự án): -Làm việc với các đối tượng liên quan để định nghĩa dự án -Hiểu yêu cầu của khách hàng -Lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và dự thảo ngân sách các hoạt động của dự án với đội ngũ ban đầu; chi huy nhóm dự án thực thi kế hoạch -Giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động hiệu chỉnh. -Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án: đưa ra yêu cầu và trình bày những thay đổi về phạm vi -Đóng vai trò là người trung gian giữa nhóm dự án và các đối tượng liên quan Nhà quản lý chức năng: Các nhà quản lý này chịu ảnh hưởng bởi các hoạt động hay kết quả của dự án. -Kiểm soát và đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị …) -Có thể có những yêu cầu trái ngược với kết quả dự án -Trong một số trường hợp là cấp trên của nhà quản lý dự án Khách hàng: Trong trường hợp nhà tài trợ không phải là đơn vị triển khai sản phẩm của dự án thì nhà tài trợ chính là khách hàng. Đối tượng này có nhiệm vụ như sau: -Nhận đầu ra của dự án -Thanh toán cho đầu ra dự án -Xác định nhu cầu đối với kết quả sản phẩm đầu ra dự án -Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo thành công Nhà cung cấp: một dự án thường bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, trong đó có những hạng mục khi xem xét yêu tố khả thi, nhà tài trợ quyết định mua. Nhà cung cấp có trách nhiệm cung cấp các thiết bị, sản phẩm hay dịch vụ cần thiết phục vụ cho hoạt đông của dự án thông qua hình thức hợp đồng, để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đã đề ra. Ban lãnh đạo: -Bổ nhiệm các chức danh của Dự án: Ban dự án, Quản lý dự án,... -Xét duyệt và giải quyết những vấn đề liên quan đến chỉ đạo cấp cao -Xem xét tác động của dự án lên các dự án khác và hoạt động khác của tổ chức/đơn vị Ban Chỉ đạo Điều hành dự án: -Xác định được cơ cấu đội dự án phù hợp với tổ chức và các phương pháp để tập hợp được các thành viên dự án như mong muốn. -Đánh giá được năng lực kỹ thuật và kỹ năng làm việc theo nhóm của các thành viên nòng cốt của đội dự án,cũng như các thành viên cấp ủy nhiệm. -Chọn và tuyển các thành viên dự án. -Giải quyết các vấn đề và sự thiếu hụt về nguồn nhân lực có kỹ năng cần thiết bằng cách đàm phán để có được nguồn nhân lực khan hiếm, dựa vào tình huống nghiệp vụ và ưu tiên chiến lược của dự án: -Xem nguồn nhân lực mà dự án yêu cầu có ảnh hưởng đến đường tới hạn ( đường găng ) hay không? -Đàm phán với các đơn vị chức năng hoặc các Giám đốc dự án khác để có được nguồn lực cần thiết. -Chuẩn bị tinh thần để hủy dự án nếu không tìm được hoặc không đạt được thỏa thuận để đảm bảo chi trả được cho các nguồn nhân lực có kỹ năng cần thiết. -Lập ma trận trách nhiệm ( Responsibility Matrix ) -Điều hòa giữa việc phân bổ nguồn lực với ngân sách và lịch trình dự án, đồng thời phải phát hiện được tất cả những sự không nhất quán trong dự án. Tổ dự án: -Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng lực (talent) -Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực hiện dự án, các công việc phải làm, các sản phẩm chuyển giao, và các ước lượng -Hoàn thành các công việc như được xác định trong bản kế hoạch dự án -Báo cáo hiện trạng cho người quản lí dự án -Xác định những thay đổi ngay khi xuất hiện II.2.4 Quy trình tổ chức dự án II.2.5 Cơ cấu tổ chức dự án -Con người quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức hay dự án.Các con số thống kê gần đây về nhu cầu lực lượng lao động làm việc trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin tăng nhanh, ví dụ dưới đây cho thấy rõ điều đó: -Ở Mỹ: 12/2009 có hơn 10,1 triệu kỹ sư CNTT, tăng từ 9,9 triêu từ tháng 1/2002. -Các nhà quản lý CNTT dự đoán trong tương lai gần họ sẽ cần thêm 1,2 triệu kỹ sư. -Các công ty không thuộc lĩnh vực CNTT thuê kỹ sư nhiều hơn các công ty CNTT theo tỉ lệ là 12:1 -Các dạng tổ chức là các cấu trúc mà thông qua đó một công ty tổ chức các hoạt động hàng ngày để tối ưu hoá hiệu quả. Có ba dạng tổ chức chính là theo chức năng, ma trận và theo dự án. Chức năng − Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện một tập hợp hoạt động cụ thể, thường xuyên, và tương đối ổn định. − Nhiều người cùng thực hiện một dạng hoạt động. − Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo của từng cá nhân với một nhà quản lý riêng. − Chức năng của giám đốc dự án tương đối thấp so với chức năng của các giám đốc chức năng. Ma trận − Các cá nhân vẫn báo cáo lên trên theo thứ bậc về chức năng, nhưng họ cũng báo cáo theo chiều rộng với từ một giám đốc dự án trở lên − Trong một số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma trận này có thể là hình thức tồn tại lâu dài. − Trong một dự án có cấu trúc ma trận thì ma trận chỉ là tạm thời − Cấu trúc ma trận có thể được mô tả như hội tụ yếu, cân bằng hay hội tụ mạnh phụ thuộc vào chức năng tương đối của giám đốc dự án so với giám đốc chức năng. Theo dự án − Giám đốc dự án và đội dự án nòng cốt hoạt động như một đơn vị tổ chức hoàn toàn độc lập với tổ chức mẹ − Trong một số tổ chức, cấu trúc dự án thuần tuý có thể bao gồm những hệ thống tự hỗ trợ, chẳng hạn như một phòng nhân sự hay phòng thu mua riêng. Trong các tổ chức khác,cấu trúc dự án thuần tuý lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ này với tổ chức mẹ. Ví dụ mô tả công việc Kỹ năng yêu cầu -Có kiến thức làm việc về các cơ sở dữ liệu -Có kiến thức làm việc về các môi trường triển khai, ngôn ngữ triển khai, phần mềm kết nối cơ sở dữ liệu, và thông tin liên lạc -Có kinh nghiệm rộng trong triển khai hệ thống sử dụng công nghệ -Có kinh nghiệm về quản lý và phối hợp trong đội dự án Các phẩm chất khác -Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm về CNTT, đặc biệt là về phát triển kỹ thuật -Có bằng đại học II.2.6 Tổ chức dự án cần có -Nhà tài trợ có trách nhiệm cao -Hỗ trợ tích cực từ ban điều hành -Phân định rõ trách nhiệm, thẩm quyền, -Trao đổi hợp lý giữa cán bộ kỹ thuật và cán bộ chức năng -Hoàn thành công việc với nguồn lực ít nhất -Thông tin liên lạc hiệu quả -Đơn giản hoá nội dung báo cáo II.2.7 Xây dựng Tổ dự án cần tránh -Hiểu lầm nội dung của dự án -Trách nhiệm không rõ ràng -Quyền hạn không rõ ràng -Phân việc không đều, không rõ ràng -Không xác định được những người liên quan đến dự án II.2.8 Xây dựng Tổ dự án cần tránh -Mục tiêu chung không rõ -Thông tin không thông suốt -Thành viên thiếu tin tưởng nhau -Không cam kết thực hiện kế hoạch -Không có tinh thần đồng đội thực sự -Không quan tâm tới chất lượng công việc -Thiếu định hướng II.2.9 Nếu sau khi khai trương dự án, không khí lại lắng xuống -Triệu tập cuộc họp ngắn với các tổ viên -Động viên, khích lệ các tổ viên -Giải quyết mọi tư tưởng lo ngại, thiếu tin tưởng, và không hiểu rõ về chương trình công việc. -Hỏi thành viên xem có vấn đề gì không. -Nhắc các thành viên đề phòng và phát hiện các rủi ro ảnh hưởng đến dự án. II.2.10 Ban điều hành và nhà tài trợ phải phê chuẩn -Phạm vi của dự án -Phương pháp luận được sử dụng -Thành phần của đội dự án -Ước tính kỹ lưỡng về thời gian và chi phí -Quy trình đối với việc quản lý dự án KẾT LUẬN Định hướng là điều sống còn cho hoàn thành mọi công việc. Cách tốt nhất là bắt đầu dự án bằng: Mục đích, Mục tiêu Quản lý dự án cần chính thức hoá chúng bằng văn bản gọi là SOW Cũng cần công bố dự án và công bố tài liệu trên rộng rãi cho mọi người liên quan dự án TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.GIÁO TRÌNH QLDAPM THẠC SỸ NGUYỄN ĐỨC LƯU_ĐHCNHN 2.TÀI LIỆU CỦA CÁC TRANG DỰ ÁN TRÊN MẠNG