Quản lý giấy tờ công ty máy tính Hoàng Cường

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ GIẤY TỜ CÔNG TY MÁY TÍNH HOÀNG CƯỜNG 2 Các mẫu biểu được sử dụng trong quá trình khảo sát : 1>Mẫu kế hoạch phỏng vấn Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi : Kiên Cường Người phỏng vấn : Nguyễn Đình Thái Địa chỉ : 75 Lương khánh Thiện- Hải Phòng Nhân viên phòng Kinh Doanh Thời gian hẹn : 30 phút Thời điểm bắt đầu : 7h Thời gian kểt thúc:7h29 -Đối tượng : Bộ phận kinh doanh -Thu thập dữ liệu về quá trình mua hàng từ nhà cung cấp và bán hàng cho khách của công ty Các yêu cầu đòi hỏi: Người hỏi phải đang làm công việc thuộc về chức năng của mình và cũng phải có kinh nghiệm trong công việc của mình ! Chương trình : Ước lượng thời gian : - Giới thiệu: Chào anh Cường ! Em là Thái, là bên đang thiết kế hệ -1phút 3 thống quản lý công ty của các anh ! - Tổng quan về dự án : Dự án này là quản lý hệ thống hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá của công ty - 2 phút -Tổng quan về phỏng vấn : Em muốn hỏi anh về hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá của công ty , cụ thể là khi công ty nhập hàng của NCC và bán hàng cho khách thì hoạt động diễn ra như thế nào ? -1 phút - Xin phép được ghi âm : Để đảm bảo chất lượng cuộc phỏng vấn em xin phép được ghi âm có được không ạ ? 7 phút Chủ đề 1 : Khi mà hàng trong kho hết thì các anh phải làm gì để thực hiện việc nhập thêm hàng hoá ? Trả lời : Khi ấy bộ phận thủ kho phải viết phiếu kê khai những hàng hoá cần nhập và gửi cho bộ phận kế toán của công ty để tìm NCC thích hợp rồi 10 phút 4 mua hàng . Chủ đề 2 : Khi khách hàng mua hàng của công ty thì chế độ bảo hành như thế nào ? Trả lời : Khi khách mua hàng của công ty thì thời gian bảo hành tuỳ thuộc vào hàng hoá mua và tất nhiên phải theo quy định trên phiếu BH ! -2 phút Tổng hợp nội dung : -5 phút Các nội dung anh đã trình bày để em đọc lại cho anh xem Kết thúc : Xin anh xác nhận vào đây ạ ! -1 phút Thời gian tổng cộng là : 29 phút 2>Mẫu phiếu khảo sát 5 PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án : Quản lý hoạt động của công ty Tiểu dự án : Quản lý mua bán hàng Người được hỏi : Kiên Cường Ngày : 14/03/2006 Người hỏi : N.D.Thái Câu hỏi Ghi chú Câu 1: Anh có sử dụng doanh số bán hàng mà hệ thống tổng hợp không ? Có nhưng mà điều này không cần vì máy tính có thể trả lời bất kỳ khi nào ta cần rồi ? Quan sát : Hình như anh này cũng có kiến thức sâu trong máy tính đây ? Câu 2 : Anh quan tâm đến cái gì trong hệ thống quản lý nhà hàng Cái mà tôi quan tâm là hệ thống này có thể liên lạc với hệ thống ngân hàng không Quan sát : Hình như anh ta không biết rằng hầu như các hệ thống quản lý kinh doanh đều có thể liên kết với ngân hàng Đánh giá chung : Họ còn hỏi về hoạt động hệ thống có cần phải đào tạo nguồn nhân lực mới không ? 6 Nhưng thời gian đã hết nên hẹn vào cuộc phỏng vấn lần sau ! 3>Lưu đồ công việc ( ghi khi phỏng vấn ) Dự án Tiểu dự án :Quản lý kho hàng Trang: T1 Loại : Lưu đồ Nhiệm vụ: Lập phiếu xuất Ngày: 25/03/2006 Thủ kho Người quản lý Bên ngoài Lập và chuyển đơn đặt hàng (T1) Tiếp nhận hàng (T2) (D3)Phiếu giao hàng Nhà cung cấp (D2)Đơn đặt hàng (D1)Sổ đặt hàng 7 4>Bảng mô tả chi tiết công việc Dự án Tiểu dự án Trang : 1 Loại : Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Số tt:1 Ngày :30/03/2006 Công việc:Lập đơn 8 nhậphàng Điều kiện bắt đầu : Khi thấy hàng trong kho đã sắp hết thì bộ phận thủ kho lập phiếu kê khai các mặt hàng cần mua sau đó gửi chobộ phận kế toán để nhập hàng Thông tin đầu vào : Phiếu yêu cầu từ bộ phận thủ kho Kết quả đầu ra Đơn đặt hàng được gửi đi Tần suất: Hàng tháng Thời lượng ½ ngày Quy tắc Tất cả mọi đơn nhập hàng đều phải thông qua ban lãnh đạo cấp trên Lời bình : Đôi khi có những đơn đặt hàng được đặt do tình huống đột xuất do bộ phận 9 kế hoạch thấy thị trường có khả năng biến đổi giá cả các mặt hàng 5>Bảng mô tả chi tiết hồ sơ tài liệu Dự án Tiểu dự án :Lập đơn hàng Trang 1 Số tt:1 Ngày:31/03/2006 Loại : Phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu Định nghĩa Tên dữ liệu : Nhà cung cấp Dùng để chỉ những người Cung cấp hàng thường xuyên Cấu trúc và khuôn dạng Kiểu ký tự gồm 30 đến 40 ký tự , một số chữ đầu hay viết tắt viết hoa Loại hình Hồ sơ gốc ( sơ cấp ) 10 Số lượng 30 nhà cung cấp tối đa Ví dụ Công ty TNHH KIMME, viết tắt TNHH KIMME Lời bình Tên nhà cấp thường có tên đầy đủ và tên viết tắt , đôi khi còn có tên viết tắt bằng tiềng anh , bên cạnh đó còn có các thông tin như : Điện thoại , website, fax… 6>Bảng tổng hợp công việc STT Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ vào Hồ sơ ra T1 Lập đơn nhập hàng:Xuất phát từ yêu cầu nhập thêm hàng hoá , bộ phận thủ kho kê khai các mặt hàng cần nhập , rồi chuyển cho bộ phận kế toán xe, xét xét , sau đó chuyển đến NCC thích hợp , hình thức đặt này có thể thông qua mạng , qua Quản lý kho hàng 1đơn /ngày, 15 dòng trên 1 D1 D5 D6 D2 11 điện thoại … đơn T2 …….. … … … … 7>Bảng tổng hợp thực thể dữ liệu(hồ sơ , tài liệu) STT Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu- Vai trò 1 D1 Hồ sơ nhà cung cấp 2 D2 Đơn mua hàng 3 D3 Phiếu nhập kho 4 D4 Sổ nhập kho 5 D5 Báo giá nhà cung cấp 6 D6 Phiếu giao hàng 7 D7 Hồ sơ khách hàng 12 8 D8 Sổ xuất kho 9 D9 Phiếu xuất 10 D10 Báo giá Công ty 11 D11 Phiếu bảo hành 12 D12 Tài khoản 13 D13 Sổ thu chi 14 D14 Phiếu thu chi 15 D15 Hoá đơn sửa chữa 16 D16 Sổ bảo hành 17 D17 Hoá đơn thanh toán 18 D18 Báo cáo 8>Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu 13 STT Tên gọi ý nghĩa Kiểu Cỡ Khuôn dạng Lĩnh vực Quy tắc ràng buộc 1 Tên hàng hoá Ký tự 25 Kế toán 2 Số hoá đơn Kiếu số 8 Kế toán Phải là các số 3 Ngày hoá đơn ngày 8 dd-mm- yy Kế toán … … … … … … … 14 Phiếu bảo hành 15 Báo giá chi tiết 16 Phiếu xuất kho 17 I-Các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh của công ty : Công ty máy tính Hoàng Cường là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính có thương hiệu nổi tiếng tại Hải Phòng , hiện nay trụ sở công ty đặt tại 75- Lương Khánh Thiện -Hải Phòng. Hiện nay công ty đang quản lý việc kinh doanh các loại máy tính bộ và linh kiện máy tính ,cùng các thiết bị điện tử khác , cụ thể là quá trình hoạt động như sau : Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập báo cáo gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau ).Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra và ghi phiếu nhập kho , đồng thời gửi phiếu cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán thanh toán với nhà cung cấp ( việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng ) . Khi có khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ là người đảm nhận việc giới thiệu thông tin cho khách hàng biết về sản phẩm họ cần mua . Sau quá trình xem xét , nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho biết để viết phiếu xuất kho , sau đó thì bộ phận thủ kho gửi phiếu xuất này cho bộ phận kế toán để bộ phận này viết phiếu thanh toán và tiến hành thu tiền của khách hàng . 18 Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành cho khách khi khách mua hàng (hàng chỉ được bảo hành trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành ). Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng bảo hành để được bảo hành Sau mỗi ngày thì ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo về tình kinh doanh của công ty . II - Thiết kế hệ thống : 2.1- Biểu đồ ngữ cảnh : a) Sơ đồ : 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ Yêu cầu báo cáo Gửi báo cáo Báo giá NCC Y/c kiểm Y/c mua hàng NHÀ CUNG CẤP BAN LÃNH ĐẠO CTY KHÁCH HÀNG Y/c đặt hàng TT hàng gửi , Phiếu giao hàng HD thanh toán TT tiền Thông Báo giá cty T 2 hàng Thanh toán HD thanh toán Y/c bảo hành Thông báo KQ 19 b) Mô tả tương tác : - NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá của các nhà cung cấp , sau đó chọn ra nhà cung cấp thích hợp , rồi tiến hành gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp , sau đó nhà cung cấp gửi thông tin hàng hoá và phiếu giao hàng cho công ty . Khi công ty thanh toán tiền thì nhà cung cấp gửi cho hoá đơn thanh toán và công ty gửi tiền cho nhà cung cấp ( Hình thức thanh toán tiền ở đây có thể bằng tiền mặt hay thanh toán bằng chuyển khoản thông qua ngân hàng ). 20 - KHÁCH HÀNG : Khi khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh tiếp nhận khách hàng đồng thời cho khách hàng biết thông tin về hàng cần mua và báo giá chi tiết của hàng đó . Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi yêu cầu cho bộ phận thủ kho để viết phiếu xuất hàng , bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất cho bộ phận kế toán công ty sau đó bộ phận này viết phiếu thanh toán và chuyển cho khách hàng hoá đơn thanh toán . Đồng thời khi khách mua hàng thì cũng được viết phiếu bảo hành cho hàng đó . -NGÂN HÀNG : Khi khách có nhu cầu thanh toán với công ty bằng hình thức chuyển khoản thì công ty phải nhờ ngân hàng để thực hiện giao dịch này .Đồng thời khi công ty thanh toán tiền với nhà cung cấp bằng hình thức chuyển khoản thì cũng phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này . - BAN LÃNH ĐẠO : Ban lãnh đạo công ty khi có yêu cầu cần báo cáo về tình hình kinh doanh của công ty thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo 2.2- Sơ đồ phân rã chức năng gộp : 21 Các chức năng hoạt động của hệ thống kinh doanh của công ty được mô tả như sau : 2.3 Mô hình phân rã chi tiết các chức năng 2.3.1 Mua hàng a) Sơ đồ: HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 1. Mua hàng 2. Bán hàng 3. Thanh toán tiền 4. Bảo hành 5. Báo cáo Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng gộp của hệ thống 1. Mua hàng 1.1 Lập đơn hàng 1.2 Kiểm tra đơn hàng 1.3 Tạo phiếu nhập 1.4 Nhập hàng vào kho 22 b) Mô tả chi tiết các chức năng * Lập đơn hàng: Ban lãnh đạo Công ty sau khi lên kế hoạch mua hàng thì gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về. * Kiểm tra đơn hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn mua hàng không? Sau đó làm thủ tục nhập kho. * Tạo phiếu nhập: Bộ phận thủ kho viết phiếu nhập để chuyển hàng vào kho. * Nhập hàng vào kho: Bộ phận thủ kho chuyển hàng vào kho. 2.3.2 Bán hàng Hình 2.3.1: Sơ đồ phân rã chức năng Mua hàng : 23 a) Sơ đồ: b) Mô tả chi tiết các chức năng  Tiếp nhận đơn hàng: Khách khi đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ tiệp nhận đơn hàng và cho khách biết thông tin và báo giá của từng chủng loại hàng.  Kiểm tra hàng: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không? Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách.  Lập phiếu xuất hàng: Sau khi khách xem và đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho xuất hàng.  Lập hoá đơn thanh toán: Bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất hàng cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng. 2.3.3 Thanh toán tiền a) Sơ đồ Hình 2.3.2: Sơ đồ phân rã chức năng Bán hàng 2. Bán hàng 2.1 Tiếp nhận đơn hàng 2.2 Kiểm tra hàng 2.3 Lập phiếu xuất hàng 2.4 Lập hoá đơn thanh toán 24 b) Mô tả chi tiết chức năng  Cập nhật HĐ thanh toán: Sau khi bộ phận thanh toán lập ra hoá đơn thanh toán, đồng thời tiến hành cập nhật đơn thanh toán cho khách hàng .  Xem dư nợ khách hàng: Bộ phận kế toán kiểm tra xem khách hàng ( Khách hàng quen hoặc lâu năm) còn dư tiền hay thiếu nợ đối với Công ty để yêu cầu thanh toán.  Xem dư nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán kiểm tra xem nhà cung cấp có dư hay nợ đối với Công ty hay không? Rồi yêu cầu thanh toán nốt.  Lập phiếu thu chi:Sau khi đã xem dư nợ của khách hàng và nhà cung cấp bộ phận kế toán sẽ lập phiếu thu chi cho các bên. 2.3.4 Bảo hành 3. Thanh toán tiền 3.1 Cập nhật HĐ thanh toán 3.2 Xem dư nợ khách hàng 3.3 Xem dư nợ nhà cung cấp 3.4 Lập phiếu thu chi Hình 2.3.3: Sơ đồ phân rã chức năng Thanh toán tiền 25 a) Sơ đồ ` b) Mô tả chi tiết các chức năng  Cập nhật phiếu bảo hành: Khách hàng mang phiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn hạn dùng không?  Lập hoá đơn sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết hạn nhưng vẫn có yêu cầu bảo hành thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập hoá đơn thanh toán. 2.3.5 Báo cáo a) Sơ đồ: 4. Bảo hành 4.1 Cập nhật phiếu bảo hành 4.2 Lập hoá đơn sửa chữa Hình 2.3.4 Sơ đồ phân rã chức năng Bảo hành 26 b) Mô tả chi tiết các chức năng  Thống kê hàng tồn: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những loại hàng nào còn tồn kho. Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty.  Thống kê hàng bán chạy: Bộ phận kinh doanh lập báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty về các chủng loại hàng bán chạy.  Thông kê doanh thu: Bộ phận kế toán báo cáo tình hình thu chi của Công ty cho ban lãnh đạo.  Thống kê khách hàng-Nha cung cấp: bộ phận kinh doanh thông kế số khách hàng đến mua và mua hàng của nhà cung cấp nào? 5. Báo cáo 5.1 Thống kê hàng tồn 5.2 Thống kê hàng bán chạy 5.3 Thông kê doanh thu 5.4 Thống kê khách hàng-Nhà cung cấp Hình 2.3.5: Sơ đồ phân rã Báo cáo 27 2.4 Danh sách các hồ sơ dữ liệu thu được STT Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu 1 D1 Hồ sơ nhà cung cấp 2 D2 Đơn mua hàng 3 D3 Phiếu nhập kho 4 D4 Sổ nhập kho 28 5 D5 Báo giá nhà cung cấp 6 D6 Phiếu giao hàng 7 D7 Hồ sơ khách hàng 8 D8 Sổ xuất kho 9 D9 Phiếu xuất 10 D10 Báo giá Công ty 11 D11 Phiếu bảo hành 12 D12 Tài khoản 13 D13 Sổ thu chi 14 D14 Phiếu thu chi 15 D15 Hoá đơn sửa chữa 16 D16 Sổ bảo hành 17 D17 Hoá đơn thanh toán 29 18 D18 Báo cáo 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu 2.5.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 Phiếu nhập kho D3 D1 D2 Hồ sơ nhà cung cấp Đơn mua hàng Thông tin nhà cung cấp Lập phiếu nhập kho Lập đơn mua hàng Y/c mua hàng Báo giá hàng Phiếu giao hàng Đọc thông tin Lưu thông tin vào sổ nhâp kho Sổ nhập kho Báo giá nhà cung cấp Phiếu giao hàng nhà cung cấp Tiếp nhận 1.0 MUA HÀNG NHÀ CUNG CẤP Thông tin hàng D5 D4 D6 30 Hồ sơ khách hàng D7 Báo giá Công ty D10 Sổ nhập kho D4 Sổ xuất kho D8 Phiếu xuất kho D9 Thông tin khách hàng Cập nhật báo giá Tra cứu hàng Y/c mua Báo giá mặt hàng Thông tin hàng mua Mặt hàng mua Đơn mua hàng D2 KHÁCH HÀNG 2.0 BÁN HÀNG Thông tin hàng Lập phiếu Xem thông tin 31 32 Hoá đơn sửa chữa KHÁCH HÀNG D17 D16 D11 Phiếu bảo hành Sổ bảo hành Hoá đơn thanh toán Sổ thu chi D13 D15 Tài khoản D12 Thanh toán tiền Y/c thanh toán Hoá đơn thanh toán NHÀ CUNG CẤP Thanh toán NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản,kiểm tra tài khoản Thông báo kết quả D14 Phiếu thu chi Tạo phiếu Cập nhật Y/c trả tiền Hoá đơn Cập nhật HD Lưu Cập nhật TT Hoá đơn sửa chữa D15 Viết Kiểm tra thông tin Lưu kết quả Y/c bảo hành Thông báo kết quả D4 Sổ nhập kho D8 Sổ xuật kho Yêu cầu báo cáo Gửi kết quả D18 Báo cáo Tra cứu Kiểm tra Lập báo cáo D1 Hồ sơ nhà cung cấp D7 Hồ sơ khách hàng BAN LÃNH ĐẠO Lấy thông tin KH Lấy thông tin 3.0 THANH TOÁN 4.0 BẢO HÀNH 5.0 BÁO CÁO 33 2.6- Ma trận thực thể chức năng : 2.7-Thiết kế giao diện chương trình : 34 2.7.1- Giao diện khởi động hệ thống : 2.7.2- Danh mục hàng hoá: Mật khẩu Trợ giúp H×nh 2.7.1: Form khëi ®éng hÖ thèng Biểu Tượng công ty Đăng nhập hệ thống Đăng nhập Huỷ bỏ Tên truy cập Mật khẩu Uỷ quyền Trợ giúp Công ty máy tính Hoàng Cường v Mã mặt hàng Tên mặt hàng Đơn vị tính Thông tin về danh mục hàng hoá 35 2.7.3- Form Hoá đơn mua hàng: Hình 2.7.2- Form danh mục hàng hoá Mã HD mua hàng : Ngày mua : Mã nhân viên : Chi tiết hoá đơn mua hàng 36 2.7.4-Form Hoá đơn nhập kho: Tổng trị giá : Thêm mới Chỉnh sửa Xoá Thoát Hình 2.7.3- Form Hoá đơn mua hàng Mã HD nhập kho Ngày nhập kho Mã nhân viên Mã HD mua hàng Chi tiêt hoá đơn nhập kho Thê mới Chỉnh sửa Xoá Thoát 2.7.4- Form hoá đơn nhập kho 37 2.7.5- Form hoá đơn xuất hàng Đơn vị tính Đơn giá Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ: Lý do xuất Tên hàng Mã số Số lượng Thành tiền Thêm mới Chỉnh sửa Xoá Thoát Chi tiết hoá đơn xuất hàng 38 2.7.6-Form bảo hành hàng hoá 2.7.5- Form hoá đơn xuất hàng Điều kiện bảo hành Tên khách hàng Số phiếu xuất Địa chỉ Điện thoại Ngày xuất hàng Thêm mới Chỉnh sửa Xoá Thoát Chi tiết phiếu bảo hành Điều kiện bảo ành