Quản lý ký túc xá trường Đại học Điện Lực

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ theo cả chiều rộng và sâu. Máy tính điện tử không còn là một thứ phương tiện quý hiếm mà đang ngày càng trở thành một công cụ làm việc và giải trí thông dụng của con người, không chỉ ở công sở mà còn ngay cả trong gia đình. Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình. Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Ngày càng có rất nhiều phần mềm quản lý ra đời nhằm đáp ứng được nhu cầu hiện nay của xã hội. Các phần mềm quản lý giải quyết được việc khó khăn trong việc quản lý. Là sinh viên của trường Đại Học Điện Lực và học ngành công nghệ thông tin. Chúng em thấy được sự khó khăn trong việc quản lý kí túc xá của trường. Sinh viên thường xin vào ở trong các ký túc xá vì ở trong ký túc xá an ninh khá tốt, tiền phòng không quá đắt, thường gần trường và có mô hình học tập, sinh hoạt tốt nên quá trình quản lý ký túc xá ( không sử dung công nghệ thông tin) trở nên phức tạp và khó khăn. Thông qua nhu cầu đó nhóm em đã chọn đề tài xây dựng phần mềm “Quản lý ký túc xá trường Đại học Điện Lực” nhằm giúp cho việc quản lý ký túc xá của ban quản lý trở nên dễ dàng và đơn giản hơn trong quá trình quản lý sinh viên. Chúng em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Minh Thu đã hết lòng chỉ bảo trong quá trình chúng em thực hiện đề tài này. Cảm ơn tất cả các bạn sinh viên trong lớp đã đóng góp ý kiến, giúp đỡ để chúng em có thể hoàn thành đề tài này. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN Trong chương này chúng em tập chung khảo sát cơ cấu tổ chức của cơ quan ứng dụng đề tài, các cơ sở vật chất, nguồn tài nguyên hiện có của đơn vị khảo sát. Đồng thời tìm hiểu các hoạt động nghiệp vụ của “Bộ phận quản lý ăn ở” của ký túc xá trường Đại học Điện Lực, thống kê các ưu nhược điểm của phương án quản lý hiện tại. Từ đó chúng em xác lập dự án và đánh giá tính khả thi của hệ thống mới. Khảo sát hiện trạng Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước đặt vấn đề hay nghiên cứu sơ bộ. Khảo sát thực tế để làm quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết. Để chúng ta đi vào phân tích và thiết kế một cơ sở dữ liệu hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng. Giới thiệu về ký túc xá trường Đại Học Điện Lực Ký túc xá Trường Đại học Điện Lực. Địa chỉ: 235 Hoàng Quốc Việt Vị trí: Khu Nhà H Trường Đại học Điện lực Đặc điểm: Là khu nhà 5 tầng Đơn vị khảo sát Tên: Phòng quản lý ăn ở Vị trí: Tầng 1, khu nhà H. Nhiệm vụ: là nơi trực tiếp tiếp nhận sinh viên nội trú và quản lí các công tác sinh hoạt của sinh viên trong khu ký túc. Đặt vấn đề Hằng năm sau mỗi đợt thi tuyển sinh Đại học, Cao đẳng trường Đại học Điện lực lại đón một lượng lớn sinh viên đến nhập học, cùng với đó nhu cầu về nội trú của sinh viên cũng tăng cao. Đầu mỗi năm học, phòng quản lý ăn ở sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khả năng phòng ốc của mỗi khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường. Căn cứ trên chỉ tiêu sinh viên đầu vào của năm học đó sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào ký túc xá. Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc tiếp nhận sinh viên các khoá vào khu ký túc xá của trường với mức quyết định ưu tiên cho từng đối tượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu ký túc xá. Ký túc xá của trường Đại học Điện Lực về quy mô là tương đối lớn nên việc quản lý thông tin cán bộ ký túc xá, quản lý sinh viên nội trú và cơ sở vật chất , các phòng , quản lý thu chi tiền phòng, điện, tìm kiếm thông tin là rất cần thiết. Ngày nay việc quản lý trên máy tính mang lại hiệu quả cao về nguồn nhân lực, kinh tế. Được dẫn chứng như Trường ĐHQG Tp.Hồ Chí Minh. Đặc biệt vào đầu năm số lượng SV đăng ký ở ký túc là rất nhiều vì vậy nếu có một chương trình quản lý ký túc sẽ giúp công việc nhanh hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian cho công tác quản lý. Cơ cấu tổ chức của cơ quan ứng dụng đề tài Cơ cấu tổ chức gồm Bộ phận quản lý ăn ở gồm 4 nhân viên: Trong đó có hai nhân viên trực, hai nhân viên bảo vệ. Nhân viên trực gồm: Lê Bình và Cô Thuỷ Nhân viên bảo vệ gồm: Tố Loan và Trần Văn Mạnh Người quản lý cao nhất ở đây là: Cô Lê Bình là người chịu mọi trách nhiệm trong việc quản lý kí túc xá, phân công công việc và quản lý cho từng nhân viên. Đề ra các kế hoạch cũng như phương án trong việc quản lý kí túc xá trong trường Đại Học Điện Lực. Việc chia ca quản lý trực tiếp ở kí túc xá được chia làm hai ca Trực ca ngày: Cô Lê Bình, Tố Loan Trực ca đêm: Cô Thuỷ và Trần Văn Mạnh. Sơ đồ tổ chức Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức của ban Quản lý ký túc xá Cơ sở vật chất tài nguyên hiện có Cơ sở vật chất kí túc Kí túc xá có năm tầng Tầng một không có sinh viên ở bao gồm các phòng Phòng y tế Phòng quản lý đời sống Ba phòng cho sinh viên Lào Hai phòng cho du học sinh Phòng kế toán Khoa Điện Tử - Viễn Thông Phòng quản lý ăn ở: Là nơi quản lý sinh viên trong kí túc xá. Quản lý việc ăn ở của sinh viên trong kí túc, tiếp nhận và xử lý các hồ sơ xin đăng ký ở ký túc xá trường. Quản lý việc thu tiền phòng, tiền điện trong kí túc xá. Phòng công tác học sinh, sinh viên Bốn tầng còn lại cho sinh viên nội trú Đối với các phòng cho sinh viên nội trú Tổng có 48 phòng; 26 phòng nam và 22 phòng nữ (434 sinh viên) Có hai loại phòng: 6 người (3 giường) và 10 người (5 giường) Trong phòng có mạng internet, điện, nước, và khu vệ sinh khép kín Cơ sở vật chất “Phòng Quản lý ăn ở” Phòng hầu như không có các trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Là nơi đặt model cung cấp mạng cho các phòng của sinh viên. Các hoạt động nghiệp vụ Quản lý ký túc xá Hoạt động đăng ký nội trú Ưu tiên các sinh viên thuộc các đối tượng từ 01 đến 06. Đầu mỗi năm học, “Phòng Quản lý ăn ở” sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khả năng phòng ốc của khu ký túc xá của nhà trường. Căn cứ trên chỉ tiêu sinh viên đầu vào của năm học đó sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào ký túc xá Khi có sinh viên đến đăng ký nội trú: nhân viên trực sẽ kiểm tra thông tin của sinh viên (như: có thuộc các đối tượng ưu tiên hay không), sau đó nếu sinh viên đủ điều kiện đăng ký nội trú thì sẽ tạo hợp đồng, lập biên lai thu lệ phí. Sau khi mọi thủ tục đăng ký và lệ phí được hoàn tất. Phòng CTSV sẽ tiến hành bố trí sắp xếp chỗ ở cho sinh viên nội trú, đông thời tiến hành làm thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng. Hoạt động chuyển phòng Đối với sinh viên kỳ đầu nhập học: khi đã xếp phòng mà sinh viên có nhu cầu chuyển phòng (ví dụ: để trọ cùng bạn) thì sinh viên đến trực tiếp phòng “Quản lý ăn ở” để yêu cầu chuyển phòng. Sinh viên từ kỳ thứ 2 trở đi sinh viên không được phép chuyển phòng. Hoạt động gia hạn hợp đồng Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một học kỳ. Sau mỗi học năm học sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng “Quản lý ăn ở” và làm thủ tục đăng ký nếu muốn tiếp tục ở lại KTX. Một tháng trước khi hợp đồng nội trú hết han, phòng “Quản lý ăn ở” của trường phải thông báo cho sinh viên nội trú biết và thông báo thời gian đăng ký cụ thể. Việc đăng ký tiếp tục ở tại ký túc cá phải được thực hiện đúng theo lịch do phòng “Quản lý ăn ở” đề ra. Căn cứ vào quá trình ăn ở của sinh viên mà “Phòng quản lý ăn ở” có thể cho phép hoặc không cho phép sinh viên tiếp tục ở trong ký túc. Ví dụ như: Sinh viên không chấp hành nội quy của ký túc mặc dù đã nhắc nhở và cảnh cáo, … Tất cả các hồ sơ sinh viên nội trú phải được quản lý theo đúng quy định của luu trữ hồ sơ sinh viên nhằm đảm bảo việc quản lý sinh viên nội trú theo nguyên tắc phân bổ phòng của ký túc xá (theo lớp, theo khoa, sau đó phân bổ các sinh viên còn lại). Hoạt động tìm kiếm sinh viên Khi có người thân của sinh viên đến thăm, thân nhân của sinh viên sẽ đến “Phòng Quản lý ăn ở” để tìm kiếm thông tin về sinh viên đó. Căn cứ vào thông tin thân nhân cung cấp, nhân viên trực ký túc sẽ tìm kiếm thông tin về sinh viên, sau đó thông báo kết quả cho thân nhân sinh viên. Một số nội quy của ký túc xá Sinh viên phải chấp hành đầy đủ các nội quy quy định của nhà trường khi ở trong ký túc. Không được nấu ăn, uống rượu bia, tổ chức chơi cờ bạc,.. trong ký túc. Nếu vi phạm sẽ bị kỷ luật và đưa lên nhà trường xỷ lý nghiêm. Buổi tối sinh viên về muộn sau 10h30 ký túc sẽ đóng cửa, muộn 5 hay 10 phút sẽ bị nhắc nhở, liên tục tái phạm sẽ bị lập biên bản và năm sau sinh viên đó không được ở trong ký túc. Giá thuê 250.000đ/sinh viên/tháng. Tiền phòng được thu theo từng sinh viên và thu theo từng năm học. Sinh viên được miễn tiền nước. Điện sinh hoạt được trợ cấp 8kw.h/sinh viên/tháng. Dùng nhiều hơn sẽ tính 1.097đ/kw.h. Một số công thức tính toán Công thức tính tiền điện trong một tháng: Tiền điện/phòng = (số điện/tháng – số người/phòng * 8) * tiền điện Công thức tính tiền phòng: Tiền phòng/phòng = (số sinh viên/phòng) * 250.000 VND Một số mẫu chứng từ giao dịch Phiếu báo điện Hình 1.2. Phiếu báo Điện Phiếu giao ca Hình 1.3. Phiếu giao ca Biên lai thu lệ phí Hình 1.4. Biên lai thu lệ phí Mô hình hóa các đối tượng Thông tin sinh viên Lưu trữ các thông tin của sinh viên trong ký túc xá. Bảng 1.1. Các thuộc tính của đối tượng Sinh viên Tên thuộc tính Mô tả Mã sinh viên Mã Họ tên Họ tên sinh viên Ngày sinh Ngày sinh của sinh viên Giới tính Giới tính của sinh viên Lớp Lớp sinh viên đang theo học Khóa học Khóa học của sinh viên Nơi sinh Nơi đăng ký hộ khẩu của sinh viên Điện thoại Số điện thoại của sinh viên Thông tin nhân viên Lưu trữ thông tin của các nhân viên quản lý ký túc. Bảng 1.2. Các thuộc tính của đối tượng Nhân viên Tên thuộc tính Mô tả Mã nhân viên Mã số của các nhân viên Họ tên Họ tên nhân viên Ngày sinh Ngày sinh của nhân viên Giới tính Giới tính của nhân viên Địa chỉ Địa chỉ hiện tại của nhân viên Chức vụ Chức vụ của nhân viên Điện thoại Số điện thoại của sinh viên Thông tin Phòng Lưu trữ các thông tin của phòng trong ký túc xá Bảng 1.3. Thông tin của Phòng Tên thuộc tính Mô tả Tên phòng Tên của phòng Loại phòng Loại phòng (Nam, Nữ) Số lượng Số lượng sinh viên có thể đáp ứng Tình trạng Tình trạng của phòng (Trống hay đầy) Thông tin Hợp đồng thuê phòng của sinh viên Lưu trữ các thông tin trong hợp đồng của sinh viên. Bảng 1.4. Thông tin hợp đồng thuê phòng của sinh viên Tên thuộc tính Mô tả Mã hợp đồng Mã số của hợp đồng Tên hợp đồng Tên hợp đồng Ngày bắt đầu Ngày bắt đầu hợp đồng Ngày kết thúc Ngày hết hạn hợp đồng Tình trạng Tình trạng của hợp đồng Thông tin Sử dụng điện của các phòng Lưu trữ thông tin sử dụng điện của các phòng qua các tháng các năm. Bảng 1.5. Nhật ký sử dụng điện ở các phòng trong ký túc Tên thuộc tính Mô tả Năm Năm chốt số điện Tháng Tháng chốt số điện Chỉ số đầu Chỉ số đầu kỳ của công tơ Chi số cuối Chỉ số cuối kỳ cưa công tơ Số lượng điện Số lượng điện tiêu thụ Vượt mức Số điện vượt định mức của phòng Tổng tiền Tổng số tiền phòng phải trả Tình trạng Tình trạng phòng đó đã đóng tiền chưa Thông tin Hóa đơn Lưu trữ thông tin các hóa đơn của sinh viên như: Hóa đơn tiền phòng, Hóa đơn tiền bảo hiểm, … Bảng 1.6. Thông tin các Hóa đơn Tên thuộc tính Mô tả Mã hóa đơn Mã số của hóa đơn Tên hóa đơn Tên hóa đơn Tổng tiền Tổng số tiền phải trả Năm Năm sinh viên nộp tiền Tình trạng Tình trạng sinh viên đó đã nộp chưa Ưu nhược điểm của phương pháp quản lý hiện tại Hiện tại “Phòng quản lý ăn ở” không có những trang bị để có thể đáp ứng được việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý. Mọi hoạt động đều thực hiện trên sổ sách. Ưu điểm của phương pháp quản lý hiện tại Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong các đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua, việc quản lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn hóa cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính. Nhược điểm của phương pháp quản lý hiện tại Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển nhanh và mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và cũng có những nhược điểm chính như sau: Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc Tốn nhiều thời gian, tốn nhiều nhân lực. Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu quả quản lý của ban điều hành ký túc. Tốn nhiều chi phí. Việc quản lý mất thời gian, độ chính xác không cao. Không có khả năng xử lý được khối công việc lớn. Việc quản lý lưu trữ hồ sơ thông tin sinh viên gặp rất nhiều khó khăn. Thiếu tính năng động trong việc quản lý. Xác lập dự án và đánh giá khả thi Tổng quan về các chức năng của hệ thống mới Chức năng Đăng nhập vào hệ thống Người dùng có tài khoản hợp lệ trong hệ thống đăng nhập vào hệ thống và quản trị viên với quyền quản trị hệ thống và quản lý hệ thống kí túc xá. Quản lý nghiệp vụ Chức năng Đăng ký nội trú Sinh viên hoặc phụ huynh sinh viên đến đăng ký ở nội trú. Căn cứ vào các quy định và căn cứ vào lượng phòng còn trống trong ký túc, nhân viên ký túc xá sẽ cho phép hoặc không cho phép sinh viên vào ở nội trú. Nếu sinh viên được nhận vào thì tiến hành lập hợp đồng và thu tiền từ sinh viên. Chức năng Quản lý phòng ở kí túc xá Quản lý thông tin phòng ở kí túc xá : Thêm, xóa, sửa, tìm kiếm Quản lý thông tin sinh viên trong từng phòng:Thêm, xóa, sửa, Quản lý tài sản trong từng phòng: Thêm, xóa, sửa Quản lý thi đua giữa các phòng Quản lý việc khen thưởng: Cứ sau mỗi quý ban quản lý sẽ căn cứ vào thông tin theo dõi sẽ khen thưởng cho phòng nào hoàn thành suất sắc các quy định và nội quy của trường và ban quản lý kí túc xá Quản lý việc kỉ luật: Việc kỉ luật đối với các sinh viên vi phạp nội quy của nhà trường và ban quản lý kí túc xá. Những vi phạm của sinh viên sẽ được lưu vào trong hồ sơ. Để cuối năm xét duyệt hạng kiểm của sinh viên đó. Từ những khen thưởng và kỷ luật đối với các sinh viên thì thực hiện trừ điểm hoặc cộng điểm cho phòng mà sinh viên ấy thuộc vào. Cuối mỗi năm cán bộ ký túc xá thực hiện thống kê tổng điểm của các phòng để ra quyết định khen thưởng. Chức năng Quản lý hợp đồng ở kí túc xá Quản lý hợp đồng được gia hạn bởi sinh viên: Thêm, xóa, sửa, tìm kiếm Quản lý thông tin hợp đồng :Thêm, xóa, sửa, tìm kiếm Quản lý hợp đồng bị hủy bỏ, hết hạn: xóa, tìm kiếm Báo cáo thống kê :Thống kê danh sách hợp đồng sinh viên ở kí túc xá. In hợp đồng. Chức năng Xếp phòng Xếp sinh viên vào các phòng. Quản lý thông tin Quản lý thông tin sinh viên trong kí túc xá Thêm sinh viên cập nhập thông tin sinh viên, xoá sinh viên – thông tin sinh viên trong kí túc xá Quản lý thông tin sinh viên trong trường Thêm, xoá, sửa thông tin sinh viên Quản lý phòng Quản lý thông tin phòng: Thêm xoá, sửa thông tin phòng. Chức năng Quản lý tài sản–Ban quản lý kí túc xá: Quản lý tài sản ở các phòng trong kí túc xá: Thêm, xóa, sửa. Quản lý Thông tin Điện Quản lý điện cho từng phòng và cả kí túc xá: thêm, xoá, sửa thông kê báo cáo, tìm kiếm Chức năng quản lý nội quy – Ban quản lý ki túc xá Thêm các nội quy mới nếu có biến động gì trong quá trình quản lý. Cũng như việc đáp ứng hệ thống mới của quản lý kí túc xá. Sửa lại những quy định của kí túc xá chưa hợp ý để đáp ứng yêu cầu nguyện vọng của sinh viên. Nhằm phù họp với yêu cầu hiện tại và đáp ứng được yêu cầu của hệ thống quản lý kí túc xá mới, trách trường họp quy không khả quan thiếu thực tế. Xoá những quy định không được áp dụng hoặc không phù hợp với yêu cầu hiện tại của hệ thống quản lý. Quản lý thu chi Quản lý thu tiền Quản lý thu tiền phòng: tính tiền phòng, lưu trữ thông tin vào cơ sở dữ liệu Quản lý thu tiền điện: tính tiền điện cho tình phòng tính điện phụ trôi của từng phòng, lưu trữ thông tin, cập nhập xoá, sửa in hoá đơn. Quản lý phát sinh Quản lý số điện phát sinh, giá điện Quản vật dụng bị hỏng trong phòng Tìm kiếm tra cứu Tìm kiếm sinh viên: Tìm kiếm thông tin sinh viên trong kí túc, tìm kiếm sinh viên theo tên, mã sinh viên, hoặc theo phòng của sinh viên đó, … Tìm kiếm phòng: Tìm kiếm thông tin về phòng, các trang thiết bị trong phòng. Báo cáo thống kê Thống kê sinh viên Thống kê phòng ở, phòng trống,.. Báo cáo sinh viên đóng lệ phí điện nước, phí nội trú,.. Báo cáo thống kê nhân viên viên Báo cáo thống kê phát sinh Đề xuất phương án Đánh giá hiện trạng Theo Khảo sát của nhóm em hiện trạng ký túc xá của trường Đại học Điện Lực còn rất nhiều bất cập như: Thiếu: Phương tiện quản lý Tốn: Nhân lực ở khâu kiểm soát và tìm kiếm Xử lý thông tin hoàn toàn thủ công, tốn sức người, công nghệ thông tin chưa được áp dụng. Đề xuất phương án Đối với các trang thiết bị Đề xuất nhà trường đầu tư trang thiết bị, khoa học công nghệ như: máy tính, máy in, … để “Phòng quản lý ăn ở” có thể áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý. Đề xuất nhà trường mở lớp đào tạo tin học cho các cán bộ quản lý ký túc xá. Đối với phần mềm Việc xây dựng một “Phần mềm Quản lý ký túc xá” để quản lý thông tin cán bộ KTX trên nền Web. Quản lý sinh viên nội trú và cơ sở vật chất , các phòng , quản lý thu chi tiền phòng, điện, tìm kiếm thông tin, báo cáo thống kê, là rất cần thiết. Mục tiêu: Mục tiêu được xác định hàng đầu quản lý ký túc xá nâng cao chất lượng sống cho sinh viên. Xây dựng chương trình trên nền web làm giảm đi yêu cầu về phần cứng của máy tính, đồng thời nhân viên ký túc xá có thể thực hiện công việc của mình mà không phải suốt ngày ngồi trong phòng trực. Mang lại lợi ích nghiệp vụ: : tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu, tin cậy chính xác an toàn, bí mật. Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu nhập … Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng … Với yêu cầu đã nêu của hệ thống, ta có thể thống kê lại như sau 36 Nhập vào - ở mức độ thấp. 7 Xuất ra - ở mức độ thấp 5 Thao tác với tệp - ở mức độ thấp 7 tìm kiếm - ở mức độ thấp 1 in hợp đồng - ở mức độ thấp Tổng điểm = 36 * 3 + 7 * 4 + 5 * 7 + 7 * 3 + 1 * 5 = 197 Ước lượng hệ số điều chỉnh Trả lời các câu hỏi, với điểm đánh giá là từ 0 (N/A) đến 5 (Absolutely Essential) STT Câu hỏi Fi 1 Hệ thống có yêu cầu lưu trữ và phục hổi dữ liệu tin cậy không? 5 2 Cần có những dữ liệu giao tiếp không? 1 3 Có các chức năng phân tán không? 0 4 Việc thực hiện có đạt yêu cầu không? 4 5 Hệ thống có chạy trên một môi trường chưa tồn tại không? 0 6 Hệ thống có yêu cầu dữ liệu vào trực tuyến không? 0 7 Dữ liệu vào trực tuyến yêu cầu thực hiện nhập để xây dựng nhiều màn hình hoặc nhiều chức năng? 0 8 Các files cập nhật trực tuyến? 0 9 Việc nhập, xuất, files hoặc yêu cầu có phức tạp không? 3 10 Xử lý trong có phức tạp không? 3 11 Mã lệnh thiết kế có dùng lại được không? 0 12 Sự chuyển đổi và cài đặt có bao gồm trong thiết kế không? 2 13 Hệ thống thiết kế cho nhiều bộ cài đặt cho nhiều tổ chức khác nhau? 0 14 Có ứng dụng được thiết kế để dễ dàng thay đổi và sử dụng đối với người dùng không? 4 i=114Fi=22 => FPs = Tổng điểm * (0.65 + 0.01*Fi) = 197 * (0.65 + 0.01 * 22) = 171.39 Mà LOC = FPs * LOC/FP => LOC = 171.39 * 24 = 4113.36 => KLOC = 4.1 Trong đó : FPs là :Điểm chức năng. 0.65,0.01 :là hệ số theo kinh nghiệm LOC/FP :số dòng lệnh cho một chức năng theo ngôn ngữ. LOC :là số dòng lệnh của hệ thống Áp dụng phương pháp COCOMO dùng để ước lượng công sức thời gian số người phát triển hệ thống quản lý kí túc xá. Đặc trưng ứng dụng dự án Organic với các hệ số: a:3.2 b:1.05 c:2.5 d:0.38 Ta tính được: Công sức : E =a * Lb = 3.2 * 4.11.05 = 14 (người.tháng) Mà số người trong nhóm thực hiện dự án là : 4 người Vậy thời gian để thực hiện dự án là: T = E / N =14/4 =3.5 (tháng) Đánh giá tính khả thi của hệ thống mới Chương trình đảm bảo được: Quản lý được phòng ở trong ký túc xá số phòng. Tài sản trong ký túc xá. Xếp phòng cho các sinh viên mới đăng ký. Quản lý sinh viên trong ký túc xá ( Danh sách sinh viên từng phòng, trưởng phòng, địa chỉ, lớp, số điện thoại liên hệ…) Quản lý theo dõi sửa chữa phòng ở trong ký túc xá. Quản lý thu tiền ở, tiền điện nước cấp hóa đơn. Quản lý đăng ký ở ký túc xá. Quản lý thi đua giữa các phòng. Thống kê sinh viên. Xuất hoá đơn báo báo cáo về điện nước. Tìm kiếm thông tin cho sinh viên trong kí túc xá. Quản lý hợp đồng sinh viên đăng kí ở kí túc xá. Đảm bảo được việc sao lưu cũng như phục hồi dữ liệu. Hệ thống quản lý Kí Túc Xá trường đại học Điện Lực mới áp dụng công nghệ thông tin vào có tính khả quan cao đảm bảo được các yêu cầu cấp thiểt hiện nay. Với quy mô trường ngày càng một lớn cũng như số lượng sinh viên trong trường đăng ký vào kí túc xá một lớn. Việc quản lý bằng tay sẽ gặp khó khăn nhưng với việc ứng dụng công nghệ vào xây dựng lên phần mềm quản lý này đáp ứng được yêu cầu nhất thiết. Có thể áp đưa ra triển khai vào áp dụng thực tế cho quản lý Kí Túc Xá trường Đại Học Lực. Kết luận Kết thúc chương 1 chúng em đã thực tế khảo sát ký túc xá trường Đại học Điện Lực, mà cụ thể là khảo sát “Phòng quản lý ăn ở” nơi trực tiếp quản lý công tác sinh hoạt của sinh viên trong ký túc xá, thu thập các thông tin liên quan đến quá trình quản lý như các biên lai, hóa đơn, … Qua đó chúng em thấy được những bất cập trong công tác quản lý hiện tại như: Công tác quản lý hoàn toàn thủ công, phụ thuộc chủ yếu vào sổ sách, … Cuối cùng chúng em đã đề xuất phương án: Kiến nghị nhà trường đầu tư máy móc và các trang thiết bị hiện đại cho “Phòng quản lý ăn ở” đồng thời mở lớp phổ cập tin học cho các nhân viên phòng này, về phía chúng em thì đề xuất phương án: Xây dựng một phần mềm Quản lý ký túc xá trên nền web, nhằm giúp đỡ công tác quản lý cho các cán bộ nơi đây, đồng thời cũng giảm thiểu phần nào về phần cứng cho các máy tính (do trên nền web) và giúp cho công tác quản lý có thể thực hiện được mọi lúc, mọi nơi. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Mô hình phân rã chức năng Hình 2.1. Mô hình phân rã chức năng Chức năng Đăng ký ở ký túc xá Chức năng cho phép nhân viên ký túc xá dễ dàng thao tác, kiểm tra thông tin sinh viên, phòng ốc khi có sinh viên đến đăng ký ở tại lý túc. Sinh viên đến đăng ký ở tại ký túc xá. Tiến hành kiểm tra thông tin các phòng xem còn đủ đáp ứng không. Nếu đủ đáp ứng thì nhân viên ký túc xá tiến hành xem xét các thông tin của sinh viên xem sinh viên đó đủ điều kiện để ở tại ký túc không (ưu tiên cho các sinh viên thuộc các đối tượng: con thương binh, bệnh binh, …). Nếu còn đủ thì thực hiện lập hợp đồng và các hóa đơn liên quan. Chức năng chuyển phòng Chức năng cho phép nhân viên ký túc dễ dàng thao tác, kiểm tra khi có sinh viên đến yêu cầu chuyển phòng. Sinh viên đến yêu cầu chuyển phòng Nhân viên ký túc thực hiện kiểm tra điều kiện xem sinh viên đủ điều kiện để chuyển phòng không (theo quy định sinh viên năm thứ 2 trở đi không được phép đăng ký chuyển phòng). Nếu sinh viên đó đủ điều kiện thì tiến hành cập nhật lại thông tin về phòng của sinh viên. Chức năng Quản lý thi đua Chức năng này thực hiện cộng điểm hoặc trừ điểm thi đua của các phòng khi có sinh viên thuộc phòng đấy được khen thưởng hay bị kỷ luật. Từ đó có được tổng điểm thi đua của các phòng, theo đó mà ra quyết định khen thưởng. Khi có sinh viên bị kỷ luật: Điểm số thi đua của phòng mà sinh viên đó ở sẽ bị trừ đi số điểm tương ứng với mức điểm trừ đã được quy định sẵn. Điểm thi đua nhỏ nhất của phòng là 0 điểm. Khi có sinh viên được khen thưởng: Điểm số thi đua của phòng mà sinh viên đó ở sẽ được cộng điểm tương ứng với mức điểm cộng đã được quy định sẵn. Cuối mỗi năm, nhân viên ký túc sẽ thống kê điểm của các phòng, từ đó ra quyết định khen thưởng. Chức năng Quản lý hợp đồng Chức năng này thực hiện Quản lý các thông tin hợp đồng của các sinh viên. Thông qua chức năng này sinh viên có thể đến đăng ký tiếp tục ở lại ký túc vào năm sau (gia hạn hợp đồng) hoặc thôi không đăng ký ở ký túc nữa (chấm dứt hợp đồng). Đồng thời cũng giúp nhân viên ký túc biết được những hợp đồng nào còn hạn, hợp đồng nào hết hạn. Khi có sinh viên đến gia hạn: Nhân viên ký túc sẽ kiểm tra xem sinh viên có đủ điều kiện để được tiếp tục ở trong ký túc hay không (theo quy định sinh viên bị kỷ luật nhiều sẽ không được ở lại ký túc vào năm sau). Từ đó quyết định sinh viên đó được ở lại ký túc hay không. Khi có sinh viên đến yêu cầu chấm dứt hợp đồng: Nhân viên ký túc sẽ kiểm tra các thông tin như thời gian hiện tại, lý do chấm dứt hợp đồng. Để quyết định sinh viên đó có được chấm dứt hợp đồng hay không. Chức năng Xếp phòng Chức năng được sử dụng khi có nhiều sinh viên đăng ký nội trú cùng một lúc (như lúc sinh viên nhập học, bắt đầu một năm học mới). Danh sách sinh viên và danh sách các phòng đủ điều kiện đáp ứng được tổng hợp, sau đó tiến hành xếp phòng cho các sinh viên. Chức năng Quản lý thông tin sinh viên Thực hiện quản lý các thông tin liên quan đến sinh viên. Lấy danh sách sinh viên, hiệu chỉnh các thông tin của sinh viên. Xóa sinh viên khỏi danh sách. Chức năng Quản lý thông tin nhân viên Thực hiện quản lý các thông tin liên quan đến nhân viên. Thêm nhân viên. Lấy danh sách nhân viên, hiệu chỉnh các thông tin của nhân viên. Xóa nhân viên khỏi danh sách. Chức năng Quản lý phòng Thêm mới phòng ốc, thêm các trang thiết bị trong phòng. Hiệu chỉnh các thông tin của phòng Lấy danh sách phòng. Quản lý các trang thiết bị trong mỗi phòng. Nhận các báo hỏng của các thiết bị trong phòng từ sinh viên. Chức năng Quản lý điện Ghi nhận lượng điện sử dụng tại các phong. Tính toán tiền điện theo giá cước quy định sẵn. Nhận thanh toán tiền điện từ các phòng Chức năng Quản lý nội quy Thêm nội quy. Sửa nội dung nội quy. Xóa nội quy. In ấn nội quy. Chức năng thu tiền Quản lý các hóa đơn tiền phòng và hóa đơn tiền bảo hiểm của sinh viên. Thêm hóa đơn. Hiệu chỉnh hóa đơn. Xóa hóa đơn. Nhận thanh toán từ các sinh viên. Chức năng Quản lý phát sinh Quản lý thông tin đến các khoản lệ phí phát sinh của sinh viên. Thêm phát sinh. Hiệu chỉnh phát sinh. Xóa phát sinh. Nhận thanh toán từ sinh viên. Chức năng In hóa đơn Cho phép xem và in ấn các hóa đơn và các chứng từ liên quan. Chức năng Tìm kiếm sinh viên Tìm kiếm sinh viên trong ký túc xá. Tìm kiếm sinh viên theo tên. Tìm kiếm sinh viên theo mã sinh viên. Tìm kiếm sinh viên theo phòng. Chức năng tìm kiếm phòng Tìm kiếm phòng theo tên. Tìm kiếm phòng theo loại phòng. Tìm kiếm các trang thiết bị trong phòng. Chức năng Thống kê sinh viên Thống kê số lượng sinh viên có trong ký túc. Thống kê số lượng sinh viên mới đăng ký vào. Thống kê số lượng sinh viên bị kỷ luật. Thống kê số lượng sinh viên được khen thưởng. Chức năng Thống kê nhân viên Thống kê số lượng nhân viên ký túc xá. Chức năng Thống kê phòng Thống kê các phòng ốc trong ký túc. Thống kê các trang thiết bị của các phòng. Thống kê số lượng phòng còn trống, số lượng phòng đã đầy. Thống kê báo hỏng các trang thiết bị theo tháng, theo năm. Chức năng Thống kê phát sinh Thống kê các phát sinh trong tháng, năm. Thống kê những sinh viên chưa đóng tiền phát sinh. Mô hình luồng dữ liệu Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh Hình 2.2. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống Các tác nhân chính của hệ thống Sinh viên: Đến đăng ký ở tại ký túc xá, nộp tiền phòng, tiền điện, tiền bảo hiểm. Ý kiến, kiến nghị. Báo hỏng các trang thiết bị tại phòng. Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên: Yêu hệ thống lập các thống kê, báo cáo. Phụ huynh sinh viên: Góp ý, ý kiên, kiến nghị về hoạt động của hệ thống. Nhân viên ký túc xá: Cung cấp các thông tin cá nhân của mình, thao tác trực tiếp với hệ thống, ý kiến, kiến nghị về hoạt động của hệ thống. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh Hình 2.3. Biểu đồ Luồng dữ liệu mức đỉnh Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý nghiệp vụ Hình 2.4. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Quản lý nghiệp vụ Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý thông tin Hình 2.5. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Quản lý thông tin Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình Quản lý thu chi Hình 2.6. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Quản lý thu chi Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình Tìm kiếm/Tra cứu Hình 2.7. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Tìm kiếm/Tra cứu Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của tiến trình Báo cáo/Thống kê Hình 2.8. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Báo cáo/Thống kê Mô hình thực thể liên kết Hình 2.9. Mô hình thực thể liên kết Mô hình dữ liệu khái niêm Hình 2.10. Mô hình dữ liệu khái niệm Mô hình dữ liệu vật lý Hình 2.11. Mô hình dữ liệu vật lý KẾT LUẬN Qua bài làm về phần này em đã rút ra được những kinh nghiệm về bản thân khi làm một dự án nho nhỏ cho mình, giúp chúng em có thêm kinh nghiệm đi khảo sát thực tế và có được khả năng phân tích và đánh giá bài toán. Về phần này thì giúp em hiểu rõ hơn về công cụ mà mình đã lựa chọn và cũng như phần lý thuyết, phương pháp tìm hiểu về tính đặc thù của các bài toán. Sử dụng tốt các sơ đồ mô hình của của công cụ case. Giúp cho việc xây dựng các mô hình được trực quan và tốt hơn cho người đọc tài liệu về Quản lý kí túc xá. Trong quá trình tìm hiểu và làm bài, chúng em đã cố gắng hoàn thiện bài làm và hoàn thiện mình hơn về mặt kiến thức. Nhưng cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót mong thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để chúng em có thể hoàn thiện tốt hơn.