Quan niệm về chức năng lưu trữ

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 7 1.3. Quan niệm về chức năng lưu trữ Theo truyền thống, các nhà lưu trữ được xem là những người được giao nhiệm vụ “giữ gìn” những tài liệu lưu trữ có giá trị trường tồn, và người ta thường cho rằng chức năng được giao cho tổ chức lưu trữ, đương nhiên, là một tổng thể của các chức năng thích hợp với nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, có thể dễ dàng nhận ra rằng các chức năng được giao cho các tổ chức lưu trữ khác nhau thường có xu hướng, phụ thuộc vào truyền thống văn hoá, thẩm quyền pháp lý và thậm chí là các quyết định chính trị. Như vậy, chẳng hạn ở tầm quốc gia, một số tổ chức lưu trữ có vai trò là nơi tiếp nhận tài liệu lưu trữ - ở giai đoạn khá muộn trong vòng đời của những tài liệu đó - và các tổ chức đó chỉ tập trung nỗ lực của mình vào việc sắp xếp, chỉnh lý, mô tả, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Trong những trường hợp khác, các lưu trữ quốc gia được giao nhiệm vụ xác định giá trị và lựa chọn các tài liệu để bổ sung hoặc thậm chí là đặt ra các tiêu chuẩn trong việc bảo quản và quản lý tài liệu ở trong giai đoạn hiện hành của chúng. Khi mà các nhà lưu trữ đã và đang bắt đầu xem xét việc chức năng của các tổ chức lưu trữ có thể và cần phải được thực thi như thế nào trong điều kiện tài liệu điện tử thì người ta đã ý thức được rằng hiện tồn tại một quan niệm rộng hơn về chức năng lưu trữ (chức năng lưu giữ tài liệu lưu trữ), mà chỉ một phần trong đó đã được thực hiện theo truyền thống bởi các nhà lưu trữ hay các tổ chức lưu trữ. Quan điểm về chức năng lưu trữ đó như sau: Chức năng lưu trữ là tập hợp các hoạt động liên đới góp phần thực hiện thành công những mục tiêu về xác định, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm cho tài liệu có thể tiếp cận khai thác sử dụng và hiểu được. Những hoạt động đó bắt đầu từ ngay giai đoạn tạo lập tài liệu trong vòng đời của tài liệu lưu trữ (và trong môi trường điện tử thì thậm chí là còn phải trước thời điểm đó), và tiếp tục xuyên suốt các giai đoạn tiếp theo cho tới khi bảo quản và sử dụng. Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, chức năng lưu trữ từng là chức năng phân tán, với trách nhiệm thực thi được giao cho một số các bên tham gia bao gồm các cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu, cơ quan - văn khố, nhà quản lý văn thư và nhà lưu trữ. Tập hợp các chức năng lưu trữ cụ thể giao cho một tổ chức lưu trữ nào đó sẽ quyết định các chức năng riêng của tổ chức đó được xác định rộng hay hẹp. Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 8 Vấn đề quan trọng ở đây là không lệ thuộc vào sự thay đổi trong truyền thống hành chính và tổ chức, và độc lập với các chức năng được giao cho một tổ chức lưu trữ, hiện còn một chức năng lưu trữ đã được thực thi trong quá khứ bởi các bên khác nhau và nay chức năng đó phải trở thành đối tượng xem xét kỹ lưỡng một khi các nhà lưu trữ tính đến việc quản lý tài liệu điện tử. Chức năng lưu trữ bị ràng buộc bởi mục tiêu bảo đảm cho việc tạo lập và bảo tồn bằng chứng về các hoạt động hay tác nghiệp của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Khuynh hướng tự nhiên coi bằng chứng ngang với quan niệm về trách nhiệm đã dẫn tới những giả định rằng có thể dựa vào các cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu tương lai để bảo đảm rằng giai đoạn đầu tiên của chức năng lưu trữ (tạo lập tài liệu thực tế) được thực hiện. Một khi mà hành động đó xảy ra, thì nhóm giả định thứ hai có xu hướng chỉ dẫn cho các hoạt động thực tế. Như đã được nêu ở trên, để tạo thành bằng chứng thì tài liệu phải bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc. Trong môi trường truyền thống thì nội dung, bối cảnh và cấu trúc là những phần thiết yếu gắn liền với phương tiện mang tin (thường là giấy) mà trên đó tài liệu được lưu trữ. Vì vậy, có thể giả thiết rằng khi người ta quyết định làm ra một tài liệu thì mục tiêu tạo lập bằng chứng sẽ được thoả mãn. Hơn nữa, do đôi khi tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu thường có nhu cầu nào đó trong việc sử dụng lại tài liệu và do các công cụ sẵn có để quản lý tài liệu hiện hành trong môi trường truyền thống đã được phát triển đến một mức tương đối tinh xảo (các hệ thống đăng ký, khung phân loại hồ sơ v.v...) nên có thể giả thiết rằng một phần nhất định của việc kiểm soát trí tuệ đối với tài liệu lưu trữ đã được ấn định từ những giai đoạn đầu tiên của vòng đời tài liệu. Như vậy, cho tới một thời điểm nhất định trong vòng đời tài liệu, chức năng lưu trữ đã được thực thi theo truyền thống bởi cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu và/hoặc bởi người quản lý văn thư, và người làm lưu trữ nhìn chung thoả mãn với quá trình đó. Một khi tài liệu lưu trữ trên nền giấy đã trải qua giai đoạn hiện hành, thì đã phải đưa ra quyết định thu thập vào lưu trữ lịch sử. Khía cạnh này của chức năng lưu trữ được giải quyết rất khác nhau tuỳ theo những quy định hay thông lệ khác nhau. Nhưng dù sao thì tài liệu còn được giữ lại bảo quản sau khi xử lý cuối cùng chắc chắn được chuyển Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 9 vào kho bảo quản của một cơ quan lưu trữ vào thời điểm thích hợp. Ở thời điểm đó, những nhiệm vụ mang tính truyền thống của việc xác định giá trị và thiết lập sự kiểm soát về vật lý và trí tuệ đối với tài liệu đã được thực thi. Trong môi trường điện tử, những hoạt động thực tiễn trong việc thực thi chức năng lưu trữ được mô tả ở trên rõ ràng là không đủ để đạt được mục tiêu tạo lập và bảo tồn bằng chứng. Lý do của vấn đề đó được xem xét theo các chức năng tạo lập tài liệu, xác định giá trị, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Tạo lập tài liệu Trong môi trường điện tử, để thực sự làm ra một tài liệu không thể chỉ dựa vào cơ quan hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Cho dù có thể giả thiết là có những động cơ rất xác đáng nhằm bảo đảm tính trách nhiệm thì chính quan niệm về một tài liệu bao gồm những gì cũng không phải đã là rõ ràng như với tài liệu giấy. Ngoài ra, các cơ chế, thủ tục để tạo lập tài liệu cũng không có sẵn đối với cơ quan hay cá nhân sản sinh ra tài liệu tương lai nếu như chưa có những hành động đi trước nhất định. Chẳng hạn, nếu như quy định về việc tạo lập tài liệu không được cài đặt sẵn trong hệ thống điện tử ở ngay giai đoạn thiết kế hệ thống thì việc tạo lập tài liệu không thể và sẽ không xảy ra. Vì vậy, trong môi trường điện tử, vòng đời tài liệu phải được nhìn nhận ở khía cạnh rộng hơn hay bắt đầu sớm hơn, từ giai đoạn trước giai đoạn tạo lập tài liệu. Giai đoạn trước đó được xem là giai đoạn “chuẩn bị (nhận thức)”. Hai thay đổi nói trên - những khó khăn liên quan tới việc dựa hoàn toàn vào cơ quan hay cá nhân sản sinh tài liệu tương lai để thực sự làm ra tài liệu và sự cần thiết phải mở rộng chức năng lưu trữ tới một giai đoạn mới trong vòng đời tài liệu mà ở đó đã có nhiều bên (các nhà quản lý thông tin, thiết kế hệ thống v.v...) tham gia - trong môi trường điện tử đã đặt ra một yêu cầu mới về khả năng chuyên môn của những nhà lưu trữ ở một giai đoạn sớm hơn nhiều trong vòng đời của tài liệu (thậm chí trước khi vòng đời đó bắt đầu trong môi trường tài liệu giấy truyền thống). Xác định giá trị tài liệu Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, thành phần các bên tham gia được giao thực hiện một phần của chức năng lưu trữ về xác định giá trị và lựa chọn tài liệu cũng khác nhau tuỳ thuộc vào tập quán Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 10 hay truyền thống hành chính và truyền thống tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, thường thì những nhiệm vụ đó không được triển khai thực hiện cho tới những giai đoạn cuối của vòng đời tài liệu. Tuy vậy, trong môi trường điện tử, cũng như việc tạo lập tài liệu, các công việc liên quan tới việc xác định giá trị và lựa chọn phải được bắt đầu sớm trong vòng đời tài liệu, thường là ở giai đoạn “chuẩn bị”. Sở dĩ như vậy là vì các yêu cầu giữ lại bảo quản dựa trên những tính toán của lưu trữ cần phải được đưa vào hệ thống điện tử ở ngay thời điểm thiết kế hệ thống. Nếu không, tài liệu chỉ được giữ lại trong hệ thống đó trong một khoảng thời gian mà chúng còn cần thiết để phục vụ cho yêu cầu công việc của người sử dụng, còn sau đó thì bị xoá bỏ. Khả năng tiến hành xác định giá trị và lựa chọn tài liệu sau giai đoạn sử dụng hiện hành đối với lưu trữ tài liệu truyền thống lại không thể áp dụng đối với tài liệu điện tử. Yêu cầu thực hiện những nhiệm vụ về xác định giá trị và lựa chọn tài liệu ngay từ điểm xuất phát của vòng đời tài liệu liên quan tới sự cần thiết phải sử dụng kỹ năng chuyên môn của lưu trữ sớm hơn trong vòng đời tài liệu so với thực tiễn hiện nay đang làm. Hơn nữa, yêu cầu phải tiến hành xác định giá trị và lựa chọn tài liệu ngay từ giai đoạn thiết kế hệ thống - tức là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được sản sinh - đã đặt ra một vấn đề là cần có những phương pháp tiếp cận mới, phù hợp đối với việc xác định giá trị và lựa chọn. Cụ thể là, cần phải tập trung chú ý vào những chức năng của cơ quan hay cá nhân là nguồn sản sinh tài liệu, các quy trình và hoạt động mà qua đó các chức năng đó được thực hiện hơn là vào chính bản thân tài liệu. Bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu điện tử đang đặt ra những thách thức mới và cấp thiết đối với các nhà lưu trữ. Để tài liệu được sử dụng như là bằng chứng thì nội dung, bối cảnh và cấu trúc của chúng - những thứ mà trong môi trường điện tử tồn tại độc lập với phương tiện mang tin - phải được bảo toàn. Do vậy, nếu chỉ bảo quản riêng phương tiện mang tin sẽ là không đủ. Trong môi trường tài liệu trên nền giấy truyền thống, người ta có thể tập trung nỗ lực vào việc bảo quản an toàn phương tiện mang tin vật lý (thường là giấy) vì nội dung, cấu trúc, và trong một phạm vi nhất định, bối cảnh của tài liệu gắn liền với phương tiện mang tin vật lý đó. Bằng cách đó, việc bảo quản tài liệu như là bằng chứng đã được bảo đảm. Ngược lại, trong môi trường điện tử, các nhà lưu trữ có thể tập trung các nguồn lực đáng kể cho việc bảo Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 11 quản phương tiện mang tin vật lý (băng từ, diskette, phương tiện quang học v.v...) mà vẫn có thể thất bại trong việc bảo quản tài liệu theo đúng nghĩa của nó. Có thể nói rằng tài liệu lưu trữ ở dạng điện tử có thể được bảo quản một cách hữu hiệu và tiết kiệm hơn bởi cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng trong bối cảnh của chính môi trường máy tính của họ. Tất nhiên, điều đó cần phải được tiến hành trên cơ sở các tiêu chuẩn do các nhà lưu trữ đặt ra và dưới sự giám sát một cách hệ thống của các cơ quan lưu trữ nhằm bảo đảm rằng những tiêu chuẩn đặt ra phải được tuân thủ. Việc chấp nhận một vai trò không trực tiếp bảo quản hay bảo quản phân tán như vậy sẽ cho phép các cơ quan lưu trữ tránh được những vấn đề phức tạp và các chi phí cho việc đầu tư quá lớn vào những công nghệ liên quan tới việc duy trì và bảo quản tài liệu điện tử. Ngoài ra cách làm như vậy còn giải phóng đội ngũ nhân viên của các cơ quan lưu trữ để họ có thể tập trung vào việc thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát và những trách nhiệm mới mà họ phải đảm nhiệm trong một môi trường mới, môi trường của “một lưu trữ ảo” phân tán. Mặt khác, giải pháp loại này đòi hỏi phải có sự nhận thức đầy đủ về chức năng lưu trữ trong phạm vi các bên tham gia. Việc thực hiện thành công giải pháp đó phụ thuộc vào thiện chí của Chính phủ hay các cơ quan của Chính phủ có dành sự ưu tiên cần thiết cho các yêu cầu về bảo quản tài liệu, đầu tư kinh phí cho việc di trú/chuyển đổi những tài liệu không còn cần thiết nữa đối với chính các cơ quan đó sang những dạng thức (formats) thích hợp với các nền công nghệ mới và điều chỉnh các hệ thống của mình cho phù hợp với các chuẩn mực mà các nhà lưu trữ đặt ra liên quan tới các nguyên tắc bảo quản cũng như vấn đề phục vụ người sử dụng. Hiện nay, có khá nhiều quan điểm khác nhau về phương pháp tiếp cận nào là tốt nhất. Tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu Môi trường điện tử đem lại cả những cơ hội cũng như thách thức đối với việc thực hiện chức năng lưu trữ liên quan tới vấn đề tiếp cận khai thác và sử dụng tài liệu. Xét về cơ hội, hiện nay, có nhiều loại công cụ khác nhau để xác định và tiếp cận khai thác tài liệu điện tử từ xa. Vì vậy, cả người làm lưu trữ cũng như người nghiên cứu đều không nhất thiết phải cùng có Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 12 mặt tại nơi bảo quản tài liệu. Do đó, trong nhiều trường hợp, việc thu thập tài liệu lưu trữ vào một kho bảo quản để phục vụ khai thác sử dụng và quản lý việc sử dụng tài liệu có thể không còn là thực sự cần thiết nữa (tuy nhiên, cũng có những vấn đề khác cần phải tính tới như việc bảo đảm an toàn tài liệu vẫn có thể buộc phải làm theo phương pháp cũ). Điều đó có thể có những tác động nhất định xét về khía cạnh những tranh luận về vấn đề có trực tiếp bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ hay không đã được trình bày ở trên và chắc chắn sẽ dẫn tới sự phát triển của những quan điểm phương pháp luận mới và tốt hơn trong lĩnh vực tiếp cận khai thác và sử dụng của chức năng lưu trữ. Xét về những thách thức, chúng xuất phát từ những vấn đề phức tạp liên quan tới việc bảo quản những tài liệu điện tử đã được trình bày ở trên, cũng như những tác động đối với cả các nhà lưu trữ và các tổ chức lưu trữ về những tri thức mới mà cả hai cần phải nắm bắt.