Quản trị công ty tại tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí Việt Nam

hình thức tuyên truyền; bổ sung các quy định để đảm bảo thực thi quyền khiếu nại, tố cáo và khởi kiện của cổ đông; khuyến khích và đẩy mạnh hoạt động của Hiệp hội các nhà đầu tư tài chính Việt Nam (VAFI). 3.1.2 Hoàn thiện môi trường pháp lý cho hoạt động của Công ty Tài chính Đồng thời với việc thực hiện và áp dụng hiệu quả các nguyên tắc quản trị công ty nói chung, PVFC cần đảm bảo tuân thủ và thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động của Công ty Tài chính. Muốn vậy, khung pháp lý hoàn thiện về hoạt động của Công ty Tài chính cần phải được hoàn thiện. Hiện nay đã có một số văn bản quy định mô hình tổ chức và hoạt động của công ty tài chính, tuy nhiên tại rất nhiều các văn bản quy định về mô hình tổ chức và hoạt động của ngân hàng thương mại lại đồng thời quy định về hoạt động của công ty tài chính. Công ty tài chính là tổ chức tín dụng phi ngân hàng, có nhiều đặc điểm khác biệt so với các ngân hàng thương mại và các tổ chức tín dụng khác, do đó Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cần sớm rà soát lại và ban hành hệ thống các văn bản liên quan đến công ty tài chính ở Việt Nam. Tháng 06/2010, Luật các tổ chức tín dụng 2010 đã được Quốc hội khóa 12 thông qua tại kỳ họp thứ 7 để thay thế Luật Các tổ chức tín dụng số 02/1997 và Luật số 20/2004/QH11 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các tổ chức tín dụng sẽ có hiệu lực thi hành vào ngày 01/01/2011. Luật các tổ chức tín dụng mới đã có một số quy định phân biệt hoạt động giữa ngân hàng và tổ chức tín dụng phi ngân hàng. Tuy nhiên, những quy định cụ thể về phạm vi hoạt động của Công ty Tài chính thì Luật vẫn chưa làm rõ, có nhiều vấn đề xử lý vẫn phải chờ quy định, hướng dẫn của Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước. Đặc biệt, Chính phủ và NHNN cần sớm hoàn thiện và ban hành một khung pháp lý thống nhất về quản trị công ty đối với các tổ chức tín dụng. Quản trị công ty đối với hoạt động của các tổ chức tín dụng nói chung và công ty tài chính nói riêng được coi là có tầm quan trọng lớn hơn so với các công ty khác vì vai trò trung gian tài chính quan trọng của các định chế tài chính trong nền kinh tế. Hoạt động kinh doanh của các tổ chức tín dụng chứa đựng nhiều rủi ro, tình hình tài chính và rủi ro của các tổ chức tín dụng có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp và nền kinh tế cũng như tâm lý người dân do bản chất lây lan rủi ro ngân hàng có thể làm rung chuyển toàn hệ thống kinh tế. Vì vậy, việc xây dựng hiệu quả các quy định về quản trị công ty áp dụng đối với các định chế tài chính là cần thiết để đạt được và duy trì lòng tin của công chúng vào hệ thống các tổ chức tín dụng, đảm bảo sự vận hành của hệ thống các tổ chức tín dụng và toàn bộ nền kinh tế. Thời gian gần đây, các cơ quan quản lý nhà nước đã có những nỗ lực trong việc xây dựng môi trường thuận lợi cho quản trị các tổ chức tín dụng. Tuy nhiên, tính đến thời điểm, Việt Nam vẫn thiếu một hệ thống luật hoàn chỉnh về quản lý tổ chức và quản trị tổ chức tín dụng. Các tổ chức tín dụng tại Việt Nam chủ yếu là dựa vào những quy định riêng lẻ của Chính Phủ và NHNN để ban hành quy chế quản trị riêng của ngân hàng, công ty mình. Ngoài ra, do Nhà nước còn giữ tỉ lệ sở hữu khá lớn trong hệ thống các tổ chức tín dụng, còn can thiệp quá sâu vào quá trình ra quyết định của các tổ chức tín dụng, nên không thể tránh khỏi mâu thuẫn và xung đột lợi ích, kết quả là quản trị ngân hàng yếu kém và ảnh hưởng tiêu cực quyền lợi của các cổ đông. Trong thời gian tới, để nâng cao hiệu quả quản trị đối với các tổ chức tín dụng nói chung và công ty tài chính nói riêng, NHNN cần sớm ban hành chuẩn mực quản trị công ty áp dụng đối với tổ chức tín dụng để tăng cường tính độc lập và hiệu quả hoạt động của các tổ chức này. Hệ thống quản trị của các ngân hàng, công ty tài chính phải gồm có các cơ quan: HĐQT, Ban điều hành, Ban kiểm soát nội bộ, Hội đồng tín dụng, Hội đồng đầu tư, Hội đồng xử lý tài sản, Hội đồng xử lý rủi ro, Ủy ban quản lý tài sản nợ, tài sản có, …v.v. để đảm bảo an toàn trong hoạt động ngân hàng. Đặc biệt, NHNN cần có quy định chặt chẽ về tổ chức, hoạt động của HĐQT, Ban Kiểm soát của các tổ chức tín dụng để đảm bảo nâng cao trách nhiệm của các thành viên HĐQT cũng như tính khách quan, độc lập, quyền lực, minh bạch và hợp tác của cơ quan giám sát. NHNN cũng cần nghiên cứu và vận dụng các khuyến nghị của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng, trong đó đề cập tới 25 nguyên tắc áp dụng cho giám sát hoạt động ngân hàng để đảm bảo tính an toàn, lành mạnh và bền vững của hệ thống ngân hàng cũng như hiệu quả quản trị ngân hàng. Tóm lại, để đảm bảo môi trường pháp lý đầy đủ, thuận lợi cho việc triển khai hoạt động, trong thời gian tới, Ngân hàng Nhà nước cần sớm xem xét và ban hành các văn bản hướng dẫn về tổ chức hoạt động cũng như các quy định về quản trị ngân hàng áp dụng cho các Công ty Tài chính như PVFC. 3.2 HOÀN THIỆN VÀ TĂNG CƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG CẤU TRÚC NỘI BỘ CỦA PVFC 3.2.1 Bổ nhiệm thành viên HĐQT độc lập Theo chiến lược phát triển của PVFC, trong năm 2011, PVFC sẽ thực hiện niêm yết cổ phiếu trên Sở Giao dịch chứng khoán Singapore. Theo quy định của Pháp luật Singapore, một doanh nghiệp khi thực hiện việc niêm yết cổ phiếu của mình trên Sở Giao dịch Chứng khoán Singapore phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện và thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định tại Listing Manual (Cẩm nang Niêm yết) của Sở Giao dịch Chứng khoán Singapore. Một trong những điều kiện mà PVFC phải đảm bảo tuân thủ là có thành viên HĐQT độc lập, không điều hành. Điều 210(5) (c) của Listing Manual quy định: “HĐQT của Công ty niêm yết phải có ít nhất 02 thành viên HĐQT không điều hành, độc lập và không có bất kỳ ràng buộc nào đối với hoạt động kinh doanh và tài chính của Công ty niêm yết”. Đồng thời, Điều 221 Listing Manual quy định: “Công ty nước ngoài niêm yết chứng khoán tại Sở Giao dịch Chứng khoán Singapore phải có ít nhất 02 thành viên HĐQT độc lập thường trú tại Singapore”. Như vậy, để thực hiện thành công việc niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán Singapore, PVFC bắt buộc phải bổ nhiệm thành viên HĐQT độc lập. Để thực hiện được yêu cầu này, PVFC cần làm rõ sự khác biệt theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật Singapore về thành viên HĐQT độc lập để có giải pháp thực hiện. Định nghĩa về thành viên HĐQT độc lập, Mục 2.1 Đạo luật Quản trị Doanh nghiệp của Singapore năm 2005 quy định: “Thành viên HĐQT độc lập là người không có mối quan hệ với Công ty, với các công ty có liên quan đến Công ty (bao gồm các công ty con, các chi nhánh hoặc công ty mẹ của Công ty), hoặc các văn phòng có ảnh hưởng hoặc được nhận định một cách hợp lý là có thể gây ảnh hưởng đến việc thực hiện các quyết định kinh doanh độc lập của HĐQT và các lợi ích của Công ty”. Đạo luật Quản trị Doanh nghiệp của Singapore còn quy định cụ thể là thành viên HĐQT độc lập không nhận khoản tiền nào từ công ty ngoài thù lao dành cho thành viên HĐQT; không phải là cổ đông chủ chốt hoặc có thành viên trong gia đình là cổ đông chủ chốt hoặc đối tác, hoặc chuyên viên điều hành, hoặc giám đốc của một tổ chức nhận thanh toán từ công ty vượt quá 200.000 đô la Singapore mỗi năm. Theo điều 2.5 Đạo luật Quản trị Doanh nghiệp Singapore, nhiệm vụ của thành viên HĐQT độc lập là: (i) thực hiện việc xây dựng và góp vốn phát triển các đề xuất chiến lược kinh doanh của Công ty; (ii) rà soát việc tiến hành các cuộc họp thông qua những chiến lược và mục tiêu của công ty và giám sát báo cáo hoạt động kinh doanh của Công ty. Trong khi đó, ở Việt Nam, thuật ngữ “thành viên HĐQT độc lập” mới chỉ xuất hiện rải rác và chưa đầy đủ ở một số văn bản dưới luật như: Nghị định 59/2009/NĐ-CP ngày 16 tháng 07 năm 2009 của Chính Phủ quy định về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương mại; Quyết định số 12/2007/QĐC ngày 13 tháng 03 năm 2007 về việc ban hành Quy chế quản trị công ty áp dụng cho các công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán/Trung tâm giao dịch chứng khoán; Quyết định 15/2007/QĐ-BTC ngày 19 tháng 03 năm 2007 của Bộ Tài Chính ban hành điều lệ mẫu của các công ty niêm yết; Thông tư số 09/2010/TT-NHNN ngày 26 tháng 03 năm 2010 của Ngân hàng Nhà nước quy định về việc cấp Giấy phép thành lập và hoạt động ngân hàng thương mại cổ phần. Nghĩa là, pháp luật Việt Nam vẫn chưa ghi nhận yếu tố “thành viên HĐQT độc lập” trong Luật Doanh nghiệp, trong khi đó, Pháp luật Singapore đã có cả một đạo luật riêng về quản trị doanh nghiệp, quy định những yêu cầu bắt buộc đối với thành viên HĐQT độc lập. Ngoài ra, so sánh về sự khác biệt giữa pháp luật Singapore và pháp luật Việt Nam về quy định thành viên HĐQT độc lập cũng dễ dàng nhận thấy yêu cầu về tính “độc lập” trong quy định của pháp luật Việt Nam còn chưa cao và không chặt chẽ như quy định của pháp luật Singapore. Cụ thể là: Pháp luật Singapore yêu cầu thành viên HĐQT độc lập phải là người không có mối quan hệ với Công ty, với các công ty liên quan của Công ty, nghĩa là tính “độc lập” của các thành viên HĐQT độc lập là rất cao. Trong khi đó, pháp luật Việt Nam chỉ yêu cầu thành viên HĐQT độc lập không được đồng thời là người nắm giữ các vị trí điều hành, quản lý chủ chốt trong công ty. Sự khác biệt về quy định pháp luật của hai nước đã dẫn đến một số khó khăn cho PVFC khi triển khai các thủ tục để niêm yết cổ phiếu tại Singapore. PVFC phải có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức HĐQT, phải bổ nhiệm thành viên HĐQT độc lập đủ tiêu chuẩn để đảm bảo đáp ứng quy định của Pháp luật Singapore. Theo đó, PVFC có thể lựa chọn một trong hai cách thức sau: PVFC bổ nhiệm thành viên HĐQT có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Pháp luật Singapore và bổ nhiệm trong số những thành viên HĐQT độc lập đó làm thành viên thường trú tại Singapore; hoặc Tuyển chọn từ công dân có quốc tịch Singapore hoặc quốc tịch bất kỳ đủ tiêu chuẩn làm thành viên HĐQT độc lập và đủ điều kiện thường trú tại Singapore làm thành viên thường trú tại Singapore. Tóm lại, việc PVFC bổ nhiệm thành viên HĐQT độc lập không chỉ là nhằm đáp ứng điều kiện luật định để niêm yết cổ phiếu trên thị trường quốc tế, mà còn nhằm thực hiện tốt quản trị công ty. Vì sự xuất hiện của thành viên HĐQT độc lập sẽ đảm bảo sự giám sát độc lập và giảm thiểu tối đa nguy cơ lạm dụng quyền hạn của những người quản lý, điều hành PVFC, góp phần bảo vệ lợi ích chính đáng của cổ đông. 3.2.2 Hoàn thiện mối quan hệ giữa Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc tại PVFC Trong thời gian tới, PVFC cần tiếp tục hoàn thiện mối quan hệ giữa HĐQT và Ban Tổng Giám đốc để bảo đảm sự phân nhiệm rõ ràng, tránh sự chồng chéo, mâu thuẫn trong giải quyết công việc giữa người quản lý và người điều hành. Trước hết, HĐQT PVFC cần có sự phân công nhiệm vụ cụ thể giữa các thành viên HĐQT. Trong đó, mỗi thành viên HĐQT sẽ phụ trách một lĩnh vực và chịu toàn bộ trách nhiệm trước Chủ tịch HĐQT đối với lĩnh vực mà mình phân công, được giao quyền quyết định đối với lĩnh vực mà mình phụ trách trong một số trường hợp nhất định. Thành viên HĐQT có quyền được trực tiếp làm việc và yêu cầu các thành viên Ban Tổng Giám đốc, cán bộ quản lý, các phòng ban cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh và hoạt động khác của Tổng Công ty trong phạm vi mình được phân công phụ trách. Trên cơ sở quyền hạn được giao, thành viên HĐQT phải chịu trách nhiệm trước HĐQT trong việc chỉ đạo, giám sát việc thực hiện quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định của HĐQT, đánh giá hiệu quả hoạt động liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách trong toàn hệ thống theo định kỳ hàng quý và báo cáo HĐQT. Định kỳ hàng tháng, Chủ tịch HĐQT sẽ có đánh giá kết quả công việc của từng thành viên HĐQT trên cơ sở hiệu quả công việc mà thành viên HĐQT đã thực hiện trong tháng. Về cơ chế phối hợp trong hoạt động quản lý, điều hành giữa HĐQT và Tổng Giám đốc, HĐQT cần chủ động hơn trong công tác phối hợp với Tổng Giám đốc để hoạch định chiến lược của Tổng Công ty, phù hợp với chiến lược phát triển của PVN, đặc biệt cần tăng cường năng lực phân tích và dự báo kinh tế. HĐQT có thể xem xét để thành lập các Hội đồng và Uỷ ban quan trọng và chiến lược như Hội đồng đầu tư, Hội đồng tín dụng, Uỷ ban ALCO (quản lý tài sản Nợ - Có), Uỷ ban rủi ro, Uỷ ban nhân sự …v.v. để phục vụ mục tiêu phân tích và hoạch định chiến lược, kiểm soát chặt chẽ các rủi ro phát sinh và nâng cao hiệu quản trị Tổng Công ty. Về cơ chế phân quyền, HĐQT và Ban Tổng Giám đốc sẽ thống nhất xây dựng cơ chế chung để phân quyền cho Tổng Giám đốc trong việc điều hành mọi hoạt động thường ngày của Tổng Công ty. Theo đó, Tổng Giám đốc sẽ được phân cấp mạnh hơn để có thể tự quyết định những vấn đề thuộc khả năng giải quyết của mình, không bị động và phụ thuộc vào việc xin ý kiến HĐQT. Đối với những vấn đề phải xin ý kiến HĐQT, trước khi trình lên HĐQT, Ban Tổng Giám đốc sẽ tổ chức họp với các phòng ban liên quan để thảo luận và thống nhất phương án trình HĐQT. HĐQT chỉ thảo luận và cho ý kiến kết luận trên cơ sở những kiến nghị của Tổng Giám đốc mà không cần tổ chức lại cuộc họp với các phòng ban liên quan để nghe trình bày về những vấn đề theo văn bản trình của Tổng Giám đốc. Quy định như vậy sẽ tránh trường hợp phải tổ chức hai cuộc họp ở hai cấp khác nhau để xem xét cùng một vấn đề. Trong cơ chế này đồng thời sẽ quy định rõ thời gian xử lý công việc ở mỗi cấp để đảm bảo tiến độ công việc không bị ảnh hưởng do thời gian xử lý công việc quá lâu ở cấp Tổng Giám đốc hoặc cấp HĐQT. Về cơ chế trao đổi thông tin, HĐQT và Ban Tổng Giám đốc cần tăng cường công tác trao đổi thông tin: mọi thông tin trao đổi giữa HĐQT và Ban Tổng Giám đốc cần được thực hiện sớm, nhanh và có chất lượng; nếu có vấn đề gì không thống nhất giữa HĐQT và Ban Tổng Giám đốc thì phải giải thích rõ ràng về vấn đề. Hình thức trao đổi thông tin có thể trao đổi trực tiếp tại cuộc họp hoặc trao đổi bằng các văn bản. Bên cạnh đó, PVFC cần thay đổi cơ cấu thành viên Ban Tổng Giám đốc vì hiện tại một số thành viên HĐQT lại nắm giữ một số vị trí trọng trách trong Ban Tổng giám đốc, tham gia vào điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày. Sự chồng chéo này dẫn đến việc không phân định rõ ràng trách nhiệm, trách nhiệm mang tính chất tập thể nhiều hơn trách nhiệm cá nhân, cơ chế phối hợp giữa hai cơ quan này cũng phát sinh nhiều điểm hạn chế. Vì vậy, thời gian tới, PVFC cần đảm bảo tất cả các thành viên HĐQT phải là thành viên HĐQT không điều hành. Ngoài ra, để tăng cường mối quan hệ giữa HĐQT và Tổng Giám đốc, việc hoàn thiện bộ máy hoạt động của bộ phận chuyên viên giúp việc HĐQT cũng rất cần thiết. Bộ phận này được coi là “chiếc cầu nối” giữa HĐQT và Ban Tổng Giám đốc, đảm bảo mối liên hệ thống suốt giữa hai cơ quan này. Do vậy, việc kiện toàn và nâng cao chất lượng hoạt động của bộ phận giúp việc HĐQT sẽ là một yếu tố thúc đẩy và đảm bảo mối quan hệ gắn bó giữa HĐQT và Tổng Giám đốc. Tuy nhiên, hiện nay, bộ phận giúp việc HĐQT của PVFC chủ yếu mới chỉ thực hiện được chức năng thư ký là rà soát về mặt hình thức văn bản trình HĐQT và thực hiện các thủ tục để trình HĐQT mà chưa có chức năng phân tích, đánh giá những đề nghị của Tổng Giám đốc trình HĐQT để tham mưu, đánh giá và tư vấn, đề xuất ý kiến đối với HĐQT. Nếu được hoàn thiện chức năng này, bộ phận chuyên viên giúp việc HĐQT sẽ thực sự hoàn thành nhiệm vụ “giúp việc HĐQT” theo đúng nghĩa, giảm tải được khối lượng công việc mà thành viên HĐQT phải xử lý, đồng thời sẽ là cơ quan đầu mối trực tiếp xử lý các công việc giữa HĐQT và Ban Tổng Giám đốc, trực tiếp đề xuất việc phân cấp, phân quyền của HĐQT cho Tổng Giám đốc, trực tiếp chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc xử lý luân chuyển văn bản và mọi vấn đề phát sinh giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc. 3.2.3 Hoàn thiện mối quan hệ giữa Ban Kiểm soát với Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc tại PVFC Để củng cố vai trò của Ban Kiểm soát PVFC, cũng như tăng cường mối quan hệ giữa Ban Kiểm soát với HĐQT, Ban Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát PVFC cần được sự hỗ trợ tích cực từ phía HĐQT và Ban Tổng Giám đốc thông qua việc thực hiện hiệu quả cơ chế phối hợp trong tổ chức và hoạt động giữa 3 cơ quan này. Để có thể thể thực hiện được nhiệm vụ của mình, Ban Kiểm soát phải được đảm bảo có đầy đủ các điều kiện trong việc theo dõi, giám sát toàn diện tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính của Tổng Công ty. HĐQT cần tạo điều kiện để Ban Kiểm soát được chủ động tham dự các cuộc họp định kỳ của HĐQT và họp giao ban của Tổng Công ty để nắm bắt tình hình kinh doanh thực tế của Tổng công ty; được tham gia đóng góp các ý kiến và kiến nghị với HĐQT và Tổng giám đốc về chủ trương, chính sách và hoạt động của Tổng Công ty trong việc thực hiện các mục tiêu đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua; có đầy đủ nhân lực và điều kiện để thực hiện giám sát hoạt động của HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và những người liên quan. HĐQT và Ban Tổng Giám đốc có trách nhiệm xem xét cẩn trọng các ý kiến góp ý, kiến nghị của Ban kiểm soát và Kiểm toán nội bộ trong việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, cải tiến quy trình, sản phẩm, quản trị rủi ro trong kinh doanh, nâng cao năng lực quản trị điều hành. HĐQT và Tổng Giám đốc phải kịp thời cung cấp các thông tin liên quan đến hoạt động của Tổng Công ty cho Ban Kiểm soát và tạo mọi thuận lợi để Ban Kiểm soát kiểm soát hồ sơ, tài liệu của Tổng Công ty. Ngược lại, Ban Kiểm soát có trách nhiệm giám sát và phát hiện mọi yếu kém trong hoạt động quản lý, điều hành của Tổng Công ty và nhanh chóng thông báo cho HĐQT những sai phạm để kịp thời khắc phục. Ngoài ra, HĐQT, Tổng Giám đốc cần chủ động yêu cầu kiểm soát viên tư vấn đối với những vấn đề không thuộc chuyên môn của mình.  Kiểm soát viên cần thể hiện rõ vai trò tư vấn và hỗ trợ HĐQT, Tổng Giám đốc trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty. Việc phối hợp và chia sẻ hoạt động giữa HĐQT, Ban Tổng Giám đốc và thành viên Ban Kiểm soát tại PVFC như trên có vai trò rất quan trọng, nó vừa đảm bảo tính chế ước giữa ba cơ quan này, vừa đảm bảo sự phối hợp để mang lại hiệu quả hoạt động cao nhất cho Tổng Công ty. 3.2.4 Tăng cường và nâng cao vai trò hoạt động của Ban Kiểm soát và bộ phận Kiểm toán nội bộ tại PVFC Đối với hoạt động của Ban Kiểm soát, để đảm bảo hoạt động hiệu quả và độc lập trong thực tế, PVFC cần hoàn thiện và bổ sung quy chế hoạt động của Ban Kiểm soát để đảm bảo hoạt động của Ban Kiểm soát là chuyên nghiệp và độc lập, là cơ quan có địa vị ngang bằng với HĐQT, phân định rõ trách nhiệm và quan hệ làm việc giữa HĐQT, Ban Kiểm soát và Ban Tổng Giám đốc. Nhiệm vụ của Ban Kiểm soát phải được thực hiện ở cả trước, trong và sau hoạt động. Cụ thể: Giám sát trước hoạt động: Kiểm tra tính khả thi, phù hợp của các kế hoạch hoạt động, tài chính, các dự án đầu tư, xây dựng, các phương án huy động vốn...v.v Giám sát trong hoạt động: Theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện các kế hoạch, dự án đầu tư, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật. Giám sát sau hoạt động: Kiểm tra hoạt động của các đơn vị trên cơ sở báo cáo định kỳ và hoạt động kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất. Ngoài nhiệm vụ giám sát nêu trên, trong thời gian tới, một nhiệm vụ quan trọng mà Ban Kiểm soát PVFC cần thực hiện, đó là xây dựng cơ chế nhận diện và quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong nội bộ PVFC vì hiện tại công tác xây dựng hệ thống dự đoán và kiểm soát rủi ro của PVFC vẫn chưa đảm bảo. Các thành viên Ban kiểm soát cần chủ động về kế hoạch công việc, nâng cao năng lực chuyên môn thực sự để có thể đặt ra thứ tự ưu tiên cho hoạt động giám sát của mình tùy theo tình hình phát triển của thị trường hoặc tuỳ theo từng giai đoạn. Do các thành viên Ban Kiểm soát của PVFC còn một số hạn chế về năng lực và trình độ, thành viên Ban Kiểm soát chỉ tập trung vào kiểm soát hoạt động tài chính thông qua việc kiểm tra sổ sách kế toán và báo cáo tài chính mà chưa chủ động thực hiện các quyền của mình nên việc kiểm soát thiếu đi tính toàn diện. Vì vậy, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ là đòi hỏi tất yếu đối với mỗi thành viên Ban Kiểm soát PVFC trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, Ban Kiểm soát PVFC cần sớm ban hành cơ chế đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi thành viên Ban Kiểm soát, góp phần nâng cao hoạt động và nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc của mỗi thành viên Ban Kiểm soát, đồng thời tạo cho các cổ đông PVFC có thể giám sát được chính hoạt động của Ban Kiểm soát. Đối với hoạt động của Bộ phận Kiểm toán nội bộ, kể từ thời điểm 01/12/2009, để tăng cường và thống nhất trong hoạt động của Ban kiểm soát và bộ phận kiểm tra, kiểm soát tại PVFC, HĐQT PVFC đã ban hành nghị quyết sáp nhập hoạt động của Ban Kiểm tra kiểm soát nội bộ (thuộc Ban Tổng Giám đốc) và Ban Kiểm toán nội bộ (thuộc Ban Kiểm soát) thành 01 bộ phận duy nhất là Ban Kiểm toán nội bộ có chức năng kiểm tra giám sát hoạt động trong toàn hệ thống PVFC, tránh chồng chéo trong việc kiểm tra tại các đơn vị. Việc kiện toàn lại bộ máy hoạt động như trên là hoàn toàn phù hợp với đặc thù hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại PVFC cũng như phù hợp với các mô hình hoạt động kiểm toán nội bộ và hoạt động kiểm toán tại các tổ chức kiểm toán độc lập khác tại Việt Nam. Vai trò của Ban Kiểm toán nội bộ tại PVFC được xác định là hỗ trợ HĐQT, Ban Kiểm soát và Ban Tổng giám đốc trong việc quản trị PVFC thông qua việc kiểm toán các quy trình nghiệp vụ, đảm bảo các chốt kiểm soát được cài đặt hợp lý và vận hành hiệu quả, xác định nguyên nhân rủi ro, đánh giá và ngăn ngừa rủi ro tiềm ẩn trước khi xảy ra và sau khi đã xảy ra. Nhìn chung, hoạt động của Ban Kiểm toán nội bộ của PVFC đã đảm bảo thực hiện được chức năng giám sát và kiểm soát rủi ro để đảm bảo hoạt động của PVFC nằm trong các giới hạn an toàn cho phép. Tuy nhiên, hoạt động của Ban Kiểm toán nội bộ của PVFC vẫn còn nhiều hạn chế như: Về kinh nghiệm kiểm toán, phần lớn nhân sự của Ban Kiểm toán nội bộ đều chưa có nhiều kinh nghiệm kiểm toán, chưa có nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ nên một số kết luận và kiến nghị còn mang nặng lý thuyết. Về kỹ năng và phương pháp kiểm toán, một số kiểm toán viên chưa được đào tạo qua các lớp kiểm toán viên chuyên nghiệp nên kỹ năng và phương pháp kiểm toán còn nhiều hạn chế. Hay công tác phát hành báo cáo kiểm toán của Ban Kiểm toán nội bộ còn chậm, ảnh hưởng tới tính kịp thời của các kiến nghị của Ban Kiểm toán nội bộ trong báo cáo. Nhiều kiến nghị Ban Kiểm toán nội bộ đưa ra đúng, chính xác nhưng báo cáo lại được phát hành chậm nên dẫn tới tình trạng nhiều kiến nghị đã được các đơn vị khắc phục trước khi báo cáo phát hành. Để khắc phục những hạn chế trên, trong thời gian tới, Ban Kiểm toán nội bộ PVFC cần thực hiện những giải pháp sau: - Tiếp tục được xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với thông lệ quốc tế và yêu cầu niêm yết cổ phiếu PVFC trên thị trường chứng khoán Singapore. Trong đó đặc biệt chú trọng đến yêu cầu xây dựng phương thức nhận diện, đánh giá rủi ro một cách có hệ thống và kiểm soát được toàn bộ các rủi ro phát sinh như rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro tín dụng; hoàn thiện và bổ sung các quy chế, quy trình chưa hiệu quả, chặt chẽ và thiếu tính thực tiễn. - Tạo ra môi trường kiểm soát hiệu quả bao gồm khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, ngăn ngừa nhằm hạn chế các động cơ hoặc ham muốn thực hiện các hành vi không được phép, giúp cán bộ công nhân viên nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ, hiểu rõ vai trò, vị trí của mỗi cán bộ công nhân viên trong cơ chế kiểm soát nội bộ; - Xây dựng quy trình nhận biết, đánh giá, giám sát để hạn chế các rủi ro, thiết lập cơ cấu tổ chức với sự phân công trách nhiệm, thẩm quyền, nghĩa vụ rõ ràng cùng với việc tổ chức thực hiện đúng các quy định về phân công, quy định về quyền và nghĩa vụ của từng bộ phận, từng cán bộ công nhân viên của PVFC; - Các quy trình nghiệp vụ, cơ chế hoạt động trong các lĩnh vực quan trọng như huy động, cho vay, đầu tư tài chính, kinh doanh ngoại tệ ...v.v. thường xuyên được rà soát để phát hiện những điểm yếu, những rủi ro tiềm tàng; - Đẩy mạnh công tác đào tạo và tự đào tạo trong đội ngũ kiểm toán viên để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu công việc; - Xây dựng hệ thống quy trình quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ kiểm toán nhằm thống nhất phương pháp và đưa ra các lưu ý trong quá trình kiểm toán từng nghiệp vụ; - Xây dựng cơ chế quản lý và phân công công việc trong Ban Kiểm toán nội bộ trong đó quy định rõ chế độ báo cáo, phân công rõ trách nhiệm và quyền hạn trong bộ máy Kiểm toán nội bộ; - Tăng cường công tác giám sát, theo dõi khắc phục kiến nghị sau kiểm tra và đề xuất xử lý cá nhân, đơn vị vi phạm; tập trung kiểm toán theo định hướng rủi ro, cảnh báo kịp thời các rủi ro tiềm ẩn ...v.v. - Xây dựng hệ thống quy trình, quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ kiểm toán: hoàn thiện các quy trình, quy chế liên quan đến hoạt động kiểm toán và xây dựng cẩm nang “Sổ tay kiểm toán” để thống nhất phương pháp, đưa ra các lưu ý trong quá trình kiểm toán từng nghiệp vụ và hướng dẫn các thành viên mới của Kiểm toán nội bộ nhanh chóng nắm bắt được phương pháp kiểm toán các nghiệp vụ của PVFC. - Tăng cường công tác giám sát, theo dõi khắc phục kiến nghị sau kiểm toán: Hàng tháng, các đơn vị được kiểm toán gửi báo cáo tình hình khắc phục kiến nghị sau kiểm toán về Ban Kiểm toán nội bộ. Ban Kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm tra các bằng chứng về việc khắc phục kiến nghị của các đơn vị và thực hiện thống kê tình hình khắc phục kiến nghị và đưa ra những đánh giá, nhận xét, kiến nghị tới HĐQT, Ban Kiểm soát và Tổng Giám đốc đối với những kiến nghị có bất đồng ý kiến với đơn vị được kiểm toán và những đơn vị không nghiêm túc thực hiện công tác báo cáo khắc phục kiến nghị. 3.3 THỰC HIỆN ĐỒNG BỘ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TẠO THUẬN LỢI CHO CÁC CỔ ĐÔNG CỦA PVFC THỰC HIỆN QUYỀN CỦA MÌNH Nhằm tăng cường và tạo điều kiện để các cổ đông của PVFC có thể thực hiện các quyền lợi của mình, thời gian tới, PVFC cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau: 3.3.1 Tạo điều kiện cho cổ đông được tham dự và thực hiện các quyền tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông Trên thực tế, PVN hiện đang là cổ đông lớn, nắm giữ 78% vốn điều lệ của PVFC nên PVN có toàn quyền quyết định những vấn đề quan trọng về định hướng phát triển của PVFC. Vì thế, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông PVFC vẫn còn hình thức, mang tính chất thông tin nhiều hơn. Xuất phát từ thực tế trên, để đồng thời vừa bảo vệ quyền lợi của cổ đông thiểu số, vừa đảm bảo Đại hội đồng cổ đông diễn ra thành công, có sự đồng thuận cao, tránh trường hợp chất vấn kéo dài tại Đại hội đồng cổ đông, PVFC có thể tổ chức các cuộc họp trù bị trước Đại hội đồng cổ đông. Tại các cuộc họp trù bị này, mọi cổ đông đều có quyền chất vấn lãnh đạo Tổng Công ty và được lãnh đạo Tổng Công ty tiếp nhận, trả lời thỏa đáng. Các thủ tục tại cuộc họp trù bị này cũng phải được đơn giản hoá để giúp cho cổ đông dễ dàng hơn trong việc gửi câu hỏi và được nhận câu trả lời từ HĐQT, Ban Tổng Giám đốc. Như vậy, các cổ đông nhỏ vẫn được thực hiện quyền chất vấn, yêu cầu người quản lý, điều hành PVFC trả lời mọi thắc mắc liên quan đến hoạt động của PVFC, mà nếu không có cuộc họp trù bị, các cổ đông nhỏ sẽ rất khó có thể được thực hiện quyền này do thời gian bị giới hạn. Đồng thời, ý kiến của các cổ đông nhỏ phải được người quản lý Tổng Công ty tiếp thu để hoàn thiện lại các báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp cổ đông không có điều kiện tham dự, cổ đông có thể gửi các câu hỏi của mình qua email, và bộ phận quản lý cổ đông của PVFC có trách nhiệm tiếp nhận, tổng hợp để HĐQT, Ban Tổng Giám đốc xem xét và trả lời cổ đông. Ngoài ra, PVFC nên gửi cho cổ đông thông báo mời họp và các báo cáo liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trước ít nhất 02 tuần để đảm bảo cổ đông có thời gian nghiên cứu tài liệu. Đối với các cổ đông là người nước ngoài, các tài liệu này cần thiết phải được dịch ra Tiếng Anh. Kể từ Đại hội đồng cổ đông năm 2010, PVFC không thuê địa điểm bên ngoài để tổ chức Đại hội đồng cổ đông mà tiến hành tổ chức Đại hội đồng cổ đông ngay tại Trụ sở chính của PVFC. Hình thức này vừa giúp tiết kiệm chi phí, thuận tiện trong khâu tổ chức, vừa tạo điều kiện thuận lợi để cổ đông có thể trực tiếp tìm hiểu về điều kiện hoạt động, cơ sở vật chất của PVFC. Tuy nhiên, do những khó khăn, trở ngại về khoảng cách địa lý và thời gian nên số lượng cổ đông tham dự Đại hội đồng cổ đông còn hạn chế. Hiện tại, PVFC có 10 chi nhánh và văn phòng đại diện tại các trung tâm kinh tế lớn trên cả nước, nơi tập trung khá nhiều cổ đông của PVFC. Các chi nhánh, văn phòng này đều đã có hệ thống cầu truyền hình trực tuyến, nên Ban lãnh đạo PVFC có thể xem xét để sớm áp dụng hình thức tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến thông qua các điểm cầu truyền hình. Cổ đông có thể đến các địa điểm nơi có chi nhánh, văn phòng đại diện của PVFC để tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến. Ngoài ra, trong tương lai, Ban lãnh đạo PVFC có thể nghĩ tới phương án hỗ trợ một phần kinh phí đi lại để tạo điều kiện một cách tối đa nhất cho cổ đông được trực tiếp tham dự Đại hội đồng cổ đông. 3.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quan hệ cổ đông PVFC hiện đã triển khai áp dụng phần mềm tổ chức Đại hội đồng cổ đông. Phần mềm này góp phần tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức trong việc nhận dữ liệu chốt danh sách cổ đông từ trung tâm chứng khoán, in ấn tài liệu và thư mời tham dự cho các cổ đông, gửi thư cho cổ đông, kiểm tra các thủ tục cho cổ đông đến dự họp Đại hội đồng cổ đông, thông qua biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông, lập biên bản và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông …v.v. Trong thời gian tới, để đáp ứng với quy mô hoạt động của Tổng Công ty và tình hình thực tiễn thì phần mềm này phải được thường xuyên thay đổi để đảm bảo cập nhật kịp thời. Trên trang web www.pvfc.com.vn hiện đã có chuyên mục “Quan hệ cổ đông”, tuy nhiên chuyên mục này còn khá sơ sài, chủ yếu chỉ mang tính chất cung cấp các báo cáo thường niên, báo cáo tài chính, thông tin cổ phiếu hàng ngày mà chưa có sự tương tác giữa cổ đông và Tổng Công ty. Với quy mô là một định chế tài chính lớn, cổ phiếu của PVFC được xếp hạng là một trong những cổ phiếu có giá trị vốn hóa lớn nhất thị trường chứng khoán, luôn thu hút được sự chú ý của các nhà đầu tư thì việc xây dựng một website riêng phục vụ cho quan hệ cổ đông, tạo sự tương tác hai chiều giữa PVFC và nhà đầu tư là cần thiết và phải sớm thực hiện. Bởi thông tin trên website được xem là nguồn thông tin chính thống với nhà đầu tư, phần lớn nhà đầu tư ra quyết định là dựa trên những nguồn thông tin họ nắm bắt. Website sẽ phần nào thể hiện được bộ mặt, cũng như trách nhiệm của người quản lý, điều hành PVFC trong việc cung cấp thông tin cho nhà đầu tư. Việc xây dựng, hoàn thiện website cũng chính là một phương thức để tiếp thị hình ảnh của PVFC tới mỗi nhà đầu tư. Đặc biệt, trong thời gian tới, để tạo thuận lợi cho các cổ đông ở xa có thể được thực hiện quyền biểu quyết của mình, PVFC cần sớm áp dụng hình thức biểu quyết đã được áp dụng khá nhiều trên thế giới – đó là hình thức biểu quyết bằng thư điện tử. Với hình thức này, các cổ đông không có điều kiện tham dự Đại hội đồng cổ đông vẫn có thể thực hiện quyền lợi của mình. Tuy nhiên, hiện tại, các cơ quan quản lý của Việt Nam chưa ban hành một hướng dẫn cụ thể nào về vấn đề này nên PVFC vẫn chưa triển khai áp dụng. Ngoài ra, nhằm sử dụng hiệu quả thành tựu công nghệ thông tin để áp dụng vào quản trị công ty, PVFC cần đặt ra mục tiêu phấn đấu và lộ trình thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quan hệ với cổ đông, bao gồm các nội dung sau: - Xây dựng hệ thống thông tin nối mạng trực tuyến để cán bộ quản lý cổ đông của PVFC có thể trực tiếp trả lời mọi thắc mắc của cổ đông. - Nhanh chóng tự động hoá mọi quy trình, thủ tục quan hệ cổ đông với các giải pháp tiên tiến hiện đại. - Tích cực ứng dụng các phần mềm công nghệ thông tin tiên tiến để quản lý cổ đông. 3.3.3 Nâng cao chất lượng công bố thông tin cho cổ đông Nâng cao chất lượng công bố thông tin cho cổ đông là một trong những giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị công ty tại PVFC, tạo niềm tin từ phía nhà đầu tư và phát triển thương hiệu, hình ảnh PVFC trên thị trường chứng khoán. Để nâng cao hiệu quả công bố thông tin, ngoài việc tuân thủ các quy định của pháp luật, PVFC cần công bố thông tin một cách chủ động. Việc công bố thông tin chủ động thể hiện qua hai yêu cầu là công bố thông tin phù hợp và công bố thông tin kịp thời. Công bố thông tin phù hợp nghĩa là thông tin công bố phải là thông tin trọng tâm, đáp ứng đúng nhu cầu về thông tin của cổ đông, chứ không phải là công bố thông tin dàn trải, không đúng những thông tin mà cổ đông cần được cung cấp. Bởi nếu thông tin được cung cấp cho cổ đông không phù hợp sẽ làm cho thông tin của PVFC nhàm chán, mất dần hiệu quả và có thể cổ đông sẽ không muốn sử dụng nguồn thông tin từ PVFC cung cấp. Để thực hiện được việc công bố thông tin một cách phù hợp, PVFC cần xây dựng và thực hiện một quy trình giống như việc điều tra thị trường (marketing), điều tra yêu cầu thông tin của cổ đông để từ đó đưa ra phương án công bố thông tin phù hợp. Quá trình điều tra nhu cầu thông tin về doanh nghiệp từ phía cổ đông có thể được thực hiện bằng phương thức gửi câu hỏi thăm dò tới cổ đông (bằng email hoặc gửi thư trực tiếp), tổ chức họp mặt các nhà đầu tư (cá nhân, tổ chức) để nắm được nhu cầu thông tin của cổ đông. Sau đó, trên cơ sở kết quả điều tra thông tin, PVFC sẽ thiết kế phương án công bố thông tin hợp lý, bao gồm: các nội dung thông tin sẽ công bố, thời điểm công bố, phương thức công bố. Quá trình công bố thông tin nêu trên sẽ góp phần tối ưu hóa tác dụng thông tin công bố và qua đó giúp cổ đông thêm hiểu rõ, chính xác thông tin về doanh nghiệp. Công bố thông tin kịp thời nghĩa là thông tin phải được cung cấp đúng thời hạn, đúng thời điểm. Bởi các cổ đông thường có nhu cầu được cung cấp thông tin kịp thời khi cổ phiếu giảm giá hoặc tăng giá mạnh. Đứng trước một đợt giảm giá cổ phiếu, PVFC phải có phương án công bố thông tin để giải thích nguyên nhân giảm giá cổ phiếu nhằm trấn an nhà đầu tư, giúp ngăn chặn việc nhà đầu tư bán tháo cổ phiếu. Còn khi cổ phiếu tăng giá mạnh do thông tin sai lệch, PVFC phải công bố thông tin đính chính kịp thời để bảo vệ cổ đông, tránh được sự gian lận trong mua bán cổ phiếu, đảm bảo minh bạch thông tin, tránh gây mất uy tín của PVFC trên thị trường. Hay khi thị trường có nhiều biến động, PVFC phải đối mặt với những khó khăn, nếu PVFC công khai rủi ro, nêu rõ chiến lược đối phó với rủi ro, tạo dựng được niềm tin cho cổ đông thì cổ đông sẽ xem xét khả năng nắm giữ cổ phiếu và tin tưởng vào việc PVFC ngăn chặn được rủi ro thay vì bán tháo cổ phiếu. Như vậy, việc công bố thông tin kịp thời rất quan trọng, nó không chỉ tạo thuận lợi và bảo vệ quyền của cổ đông, các nhà đầu tư mà còn góp phần bảo vệ hình ảnh, thương hiệu của PVFC, bảo đảm giá trị thực của cổ phiếu PVFC trên thị trường chứng khoán. Trước mắt, PVFC có thể thực hiện những giải pháp sau để cải thiện chất lượng hoạt động công bố thông tin: - Nâng cao ý thức của đội ngũ cán bộ quản lý của Tổng Công ty về tầm quan trọng của việc công bố thông tin và tạo sự bình đẳng về tiếp nhận thông tin cho cổ đông. - Chủ động công bố các loại thông tin theo qui định sớm hơn so với thời hạn qui định của Ủy Ban chứng khoán Nhà nước, Bộ Tài chính (nếu có thể) và chủ động đưa tin lên trang web của PVFC trước khi gửi tin cho Sở giao dịch chứng khoán và Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước nhằm tạo điều kiện cho cổ đông của PVFC được đón nhận thông tin sớm hơn thời điểm công chúng nhận được thông tin công bố từ các Sở giao dịch chứng khoán. - Cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin trong báo cáo thường niên, báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính phải có thuyết minh kèm theo để cổ đông có thể tìm hiểu và nhìn thấy bức tranh toàn diện, rõ ràng về tình hình tài chính của Tổng Công ty. - Cung cấp kịp thời, nhanh chóng mọi thông tin về cơ cấu sở hữu của Tổng Công ty, danh sách các cổ đông lớn và những quyền của mỗi cổ đông so với quyền của những người sở hữu (cổ đông) khác. Trên website của PVFC phải đăng tải cơ cấu của HĐQT (quy mô, thành viên, quá trình lựa chọn, tiêu chuẩn, các vị trí khác, tính độc lập, lợi ích trong các giao dịch hay các vấn đề ảnh hưởng đến PVFC) và cơ cấu Ban Tổng Giám đốc (trách nhiệm, tiêu chuẩn và kinh nghiệm, lợi ích trong các giao dịch hay các vấn đề ảnh hưởng đến PVFC); - Hoàn thiện việc chuyển đổi các báo cáo tài chính theo chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế để đảm bảo cung cấp cho cổ đông các báo cáo trung thực, chính xác. - Thực hiện nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật về yêu cầu công bố thông tin. 3.4 XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN QUAN HỆ NHÀ ĐẦU TƯ TẠI PVFC Để đảm bảo thực hiện tốt quan hệ giữa PVFC và cổ đông, đặc biệt là thu hút những nhà đầu tư tiềm năng trở thành cổ đông của PVFC, PVFC cần sớm triển khai thực hiện công tác IR. IR ( Investors Relations) được hiểu là tất cả các hoạt động công bố thông tin của doanh nghiệp với nhà đầu tư, nhằm thỏa mãn cung cầu về thông tin mang lại lợi ích cho cả hai bên. Đối tượng hướng tới của IR là các nhà đầu tư. Nó đảm nhận việc truyền thông hai chiều giữa doanh nghiệp và nhà đầu tư. Nhưng đó không đơn thuần là quá trình truyền thông đơn giản mà còn có sự sàng lọc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Những thông tin nào cần công bố, đề xuất tại từng thời điểm, tần suất công bố, lặp tin...v.v. Do đó, công tác IR không dừng lại ở việc tổ chức các sự kiện, đưa thông tin doanh nghiệp trên các phương tiện mà cần một quá trình tương tác liên tục, tích cực và chủ động. Trên thực tế, PVFC chưa có một bộ phận chuyên biệt về IR theo đúng định nghĩa của hoạt động này. Hiện tại, bộ phận Chuyên viên giúp việc HĐQT thuộc Phòng Tổng hợp, Văn phòng, đang thực hiện một số nhiệm vụ liên quan đến quản lý cổ đông, cung cấp, công bố thông tin, báo cáo cho các cơ quan quản lý, sở giao dịch, cổ đông, tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên, xây dựng báo cáo thường niên, tổ chức họp báo…v.v. Hoạt động của bộ phận này chỉ mang tính một chiều, chứ không phải hai chiều, chủ động. Tổng kết tình hình thực hiện công tác IR của PVFC cho thấy PVFC mới chỉ thực hiện được một số nội dung của hoạt động này, còn phần lớn là chưa thực hiện được. Chi tiết được quy định tại bảng dưới đây: STT Công việc Tình hình thực hiện 1 Tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên Đã thực hiện tại 02 đại hội năm 2009 và năm 2010 2 Xây dựng Báo cáo thường niên Đã xây dựng và hoàn thành 02 báo cáo thường niên của năm 2009 và năm 2010 3 Công bố thông tin Đảm bảo thực hiện theo yêu cầu của pháp luật 4 Tổ chức các cuộc họp giữa doanh nghiệp với các nhà đầu tư và các nhà phân tích thị trường Chưa thực hiện 5 Quan hệ báo chí Tổ chức thực hiện tốt 6 Tổ chức Road shows (chương trình xúc tiến đầu tư nước ngoài) Chưa thực hiện 7 Soạn thảo các giới thiệu tóm tắt về công ty (brochure, profile) Đã thực hiện 8 Gặp gỡ cổ đông (theo vùng, miền) Chưa thực hiện 9 Thuyết trình cơ hội đầu tư vào PVFC Chưa thực hiện 10 Thu thập phản hồi của thị trường Chưa thực hiện 11 Phân tích động thái của các nhà đầu tư Chưa thực hiện 12 Báo cáo kết quả công tác IR Chưa thực hiện 13 Quản trị thông tin doanh nghiệp Chưa thực hiện Bảng 3.1: Tình hình thực hiện công tác IR tại PVFC Xuất phát từ thực trạng nêu trên, PVFC cần nhanh chóng xây dựng hoạt động IR. Để xây dựng và phát triển hoạt động IR tại PVFC, trước mắt, PVFC các bước theo sơ đồ quy định tại trang bên: Bộ phận IR B1: Tham gia đào tạo, tìm hiểu mô hình tổ chức, phương thức hoạt động IR B2: Khảo sát, đánh giá nhu cầu của nhà đầu tư, cổ đông, đối tác đối với IR PVFC B3: Xác định nhu cầu, xây dựng bộ máy, nhân sự IR PVFC B4: Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, website, newsletter, tài liệu IR phù hợp với thông lệ quốc tế và nhu cầu đã khảo sát B5: Thực hiện các hoạt động IR mở rộng: họp báo, tổ chức sự kiện doanh nghiệp, phát triển thương hiệu, công bố kết quả tài chính, roadshow…. P V F C Phối hợp với các Ban đẩy mạnh IR Cung cấp dịch vụ IR cho các công ty khác Sơ đồ 3.2: Các bước xây dựng và phát triển hoạt động IR tại PVFC Trong các bước trên đây, PVFC có thể thuê tư vấn tiến hành các Bước 1 và 2, nhằm đảm bảo tính khách quan, chuyên nghiệp trong việc tổ chức đào tạo về IR và khảo sát nhu cầu IR từ các đối tác liên quan đến PVFC với tư cách là đơn vị độc lập. Căn cứ vào tình hình, nhu cầu thực tế, lãnh đạo PVFC có thể cho ý kiến chỉ đạo các Bước 3, 4 (thành lập bộ phận IR, bố trí nhân sự, phương án hoạt động...v.v.). Theo đó, cơ cấu tổ chức của bộ phận này có thể kết hợp với hoạt động truyền thông, phát triển thương hiệu của Ban Phát triển thị trường, hoặc tách riêng với tư cách là bộ phận điều phối, xúc tiến đầu tư, công bố thông tin cho nhà đầu tư, cổ đông, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống phản hồi, website, …v.v. Trong dài hạn, khi bộ phận IR đã phát triển tương đối vững chắc, PVFC có thể xem xét đẩy mạnh vai trò của IR, nghĩa là không chỉ dừng lại ở việc tự triển khai công tác quan hệ đầu tư cho PVFC, hỗ trợ các Ban, bộ phận đẩy mạnh hoạt động quan hệ đầu tư của họ, mà còn có thể cung cấp dịch vụ IR cho các công ty nhỏ bên ngoài có nhu cầu nhưng không có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện. 3.5 TĂNG CƯỜNG PHỐI HỢP HOẠT ĐỘNG VỚI ĐƠN VỊ KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP Kiểm toán đóng một vai trò rất quan trọng trong quản trị công ty, trong việc giải quyết các xung đột về lợi ích giữa Ban giám đốc, Hội đồng quản trị, các cổ đông. Kết quả kinh doanh đã được kiểm toán xác nhận là trung thực và khách quan sẽ là căn cứ để các cổ đông, Hội đồng quản trị đánh giá trình độ quản lý của Ban Tổng Giám đốc, là cơ sở để xác định các khoản lương, thưởng phải trả cho người quản lý công ty và để xây dựng chính sách chi trả cổ tức cho các cổ đông. Kiểm toán được coi là công cụ kiểm soát của các cổ đông đối với hoạt động quản lý công ty. Kiểm toán góp phần ngăn chặn các hành vi gian lận trong hoạt động kinh doanh, các động cơ nhằm che giấu, biến báo số liệu kế toán vì các mục đích tư lợi cá nhân của Ban giám đốc. Xuất phát từ vai trò quan trọng của kiểm toán độc lập, để đảm bảo tăng cường hiệu quả quản trị công ty, PVFC phải chủ động phối hợp hoạt động với đơn vị kiểm toán độc lập trong quá trình kiểm toán hoạt động, soát xét các báo cáo tài chính của PVFC. Ban Kiểm soát PVFC phải là đầu mối làm việc với đơn vị kiểm toán độc lập, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của kiểm toán độc lập. Mặc dù Đại hội đồng cổ đông là cơ quan trực tiếp quyết định lựa chọn đơn vị kiểm toán độc lập, nhưng quyết định của Đại hội đồng cổ đông là trên cơ sở đề xuất giới thiệu của Ban Kiểm soát. Do vậy, Ban Kiểm soát PVFC phải có trách nhiệm trong việc lựa chọn đơn vị kiểm toán độc lập uy tín, chất lượng với các kiểm toán viên có trình độ chuyên môn. Trong quá trình đơn vị kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán tại PVFC, Ban Kiểm soát phải chủ động cùng Ban Tài chính Kế toán cung cấp hồ sơ, số liệu cho các kiểm toán viên theo đúng yêu cầu và thời hạn để đảm bảo tiến độ phát hành báo cáo tài chính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, các kiểm toán viên có thể phát hiện ra những sai sót trong hoạt động của PVFC thì những ý kiến, đóng góp này của kiểm toán độc lập đối với công tác tài chính của PVFC phải được HĐQT, Ban Kiểm soát, Ban Tổng Giám đốc tiếp thu và kịp thời có phương án xử lý khắc phục theo kiến nghị của kiểm toán. Trong thư quản lý sau khi kiểm toán, PVFC có thể được đơn vị kiểm toán độc lập khuyến cáo về những tồn tại trong quản lý kinh doanh như các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ, các vấn đề về hạch toán kế toán, thuế, các vấn đề tồn tại khác trong quản lý, cũng như biện pháp khắc phục để điều hành công ty một cách hiệu quả hơn thì Ban lãnh đạo PVFC phải thực hiện các biện pháp khắc phục theo kiến nghị của kiểm toán. Bằng việc sử dụng đơn vị kiểm toán độc lập chất lượng và chủ động phối hợp với đơn vị kiểm toán độc lập trong việc kiểm toán hoạt động của PVFC, PVFC có thể nhanh chóng khắc phục được những sai sót trong quá trình quản lý, điều hành Tổng Công ty để đảm bảo hoạt động của Tổng Công ty là lành mạnh, an toàn, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị công ty. KẾT LUẬN Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế và xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước nhiều cơ hội cũng như thách thức - một trong những thách thức đó là xây dựng một khuôn khổ quản trị công ty hiệu quả nhằm giảm thiểu các rủi ro và tăng cường giá trị của công ty, đảm bảo phát triển bền vững. Do vậy, nghiên cứu về quản trị công ty và đưa ra giải pháp nhằm đẩy mạnh hiệu quả quản trị công ty có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và Tổng công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam nói riêng. Trên cơ sở vận dụng các phương pháp nghiên cứu, bám sát mục tiêu, phạm vi nghiên cứu, luận văn đã đề cập đến một số vấn đề sau: Thứ nhất: Khái quát lý luận cơ bản về quản trị công ty. Thứ hai: Nghiên cứu và phân tích thực trạng quản trị công ty tại Tổng công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam. Qua đó, đánh giá những kết quả đã đạt được, những hạn chế và bất cập trong quản trị công ty ở PVFC. Thứ ba: Trên cơ sở đánh giá thực trạng quản trị công ty tại PVFC, luận văn đã đề xuất giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả quản trị công ty tại PVFC. Kết quả của việc nghiên cứu này dựa trên việc nghiên cứu và phân tích tình hình thực tế của PVFC, do vậy kết quả nghiên cứu sẽ là tư liệu có ích giúp Tổng công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam xây dựng các cơ chế phù hợp và thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tại Tổng Công ty Tài Chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam. Quản trị công ty là một vấn đề phức tạp và đa dạng nên luận văn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế, tác giả mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các nhà khoa học, thầy giáo, cô giáo và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT Daniel Blune (2004), Những kinh nghiệp về các nguyên tắc Quản trị doanh nghiệp của OECD, Hội nghị quốc tế về Quản trị Doanh nghiệp, Hà Nội. Nguyễn Ngọc Bích (2004), Luật doanh nghiệp: Vốn và quản lý vốn trong công ty cổ phần, NxbTrẻ, Tp Hồ Chí Minh. Lê Duy Bình (2009), Đánh giá nhanh chất lượng kinh tế tư nhân qua 10 năm thực hiện Luật Doanh Nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Hà Nội. Đặng Thế Đức (2008), Quản trị Công ty đại chúng - vấn đề và khuyến nghị, SAGA. Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam (2001), Nghị quyết Hội nghị Trung ương lần thứ 3 khóa IX, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. Chính phủ (2007), Nghị định 14/2007/NĐ-CP ngày 19/01/2007 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Chứng khoán năm 2006, Hà Nội. Đảng Cộng sản Việt Nam (2001), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. Đảng Cộng sản Việt Nam (2006), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. Bùi Xuân Hải (2005), Người quản lý công ty theo Luật Doanh nghiệp 1999 – Nhìn từ góc độ Luật so sánh, Tạp chí Khoa học Pháp lý số 4/2005. Bùi Xuân Hải (2007), Học thuyết về đại diện và mấy vấn đề của Pháp luật Công ty Việt Nam, Tạp Chí Khoa học Pháp lý số 41/2007. Phạm Trí Hùng (2009), Quản trị công ty và kiểm soát xung đột – Góc tiếp cận của các Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam, SAGA. Eric de Keuleneer (2006), Xuất xứ và mục đích của Quản trị xung đột, SAGA. Phạm Duy Nghĩa (2003), Giáo trình Pháp luật Kinh doanh, Khoa Luật, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. Phạm Duy Nghĩa (2004), Chuyên khảo Luật Kinh tế, Nxb Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội. Phạm Duy Nghĩa (2006), Giáo trình Luật kinh tế - Tập 1: Luật doanh nghiệp : Tình huống – phân tích – bình luận, – Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội , Hà Nội. Bộ Tài Chính (2007), Quyết định 15/2007/QĐ-BTC ngày 19/03/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành Điều lệ mẫu áp dụng cho các công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán/Trung tâm Giao dịch Chứng khoán, Hà Nội. Bộ Tài Chính (2007), Thông tư số 30/2007/TT-BTC ngày 18/04/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc công bố thông tin trên Thị trường Chứng khoán, Hà Nội. Bộ Tài Chính (2007), Quyết định 12/2007/QĐ/BTC ngày 13/03/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành Quy Chế Quản trị công ty áp dụng cho các công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán/Trung tâm Giao dịch Chứng khoán, Hà Nội. Bộ Tài Chính (2010), Thông tư số 09/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc hướng dẫn công bố thông tin trên Thị trường Chứng khoán, Hà Nội. Đậu Anh Tuấn (2005), Quản trị Doanh nghiệp tốt: Cơ sở cho phát triển bền vững, Hội thảo “ So sánh thực trạng quản trị công ty ở Việt Nam với các nguyên tắc quản trị công ty của OECD”, Hà Nội. Học viện Tài Chính (2006), Quản trị Doanh nghiệp hiện đại cho Giám đốc và thành viên Hội đồng quản trị ở Việt Nam, Nxb Tài Chính, Hà Nội. Lê Minh Toàn (2001), Công ty Cổ phần - Quyền và nghĩa vụ của cổ đông, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội. Ngân hàng Thế Giới (2006), Báo cáo về tình hình tuân thủ chuẩn mực và nguyên tắc quản trị Công ty, Hà Nội. Tổng công ty Tài chính cổ phần Dầu khí Việt Nam (2006, 2007, 2008, 2009), Báo cáo tài chính đã được kiểm toán, Hà Nội. Quốc hội (2005), Luật Doanh nghiệp, Hà Nội. Quốc hội (2006), Luật Chứng khoán, Hà Nội. TIẾNG ANH Adam Smith (1776), An Inquiry into the Nature and Causes of the Wealth of Nations, Page 391. Cadbury (1992), The financial aspects of Corporate governance, The Committee on the Financial Aspects of Corporate Governance. D.Solomon Lewis, E.Schwartz Donald, D.Bouman Jefey, J.Weiss Elliott (1998) Corporations Law and Policy: Meteral and Problems. John Farrar (2005), Corporate Governance: Theories, Principles, anh Practic. Julian Roche (2005), Corporate Governance in Asia, New York. Mathiesen, H., (2002), Managerial Ownership and Financial Performance, Ph.D. dissertation, series 18.2002, Copenhagen Business School, Denmark. OECD (2004), Principles of Corporate Governance, France OECD (2005), OECD Guidlines on Corporate Governance of State - owned enteprise, France. Shleifer, Andrei, Vishny, R., (1997), A Survey of Corporate Governance, The Journal of Finance, Page 737–783. Tomasic, Roman, Bottomley, Stephen and Mc Queen, Rob (2002), Coporations Law in Autralia. Adolf A. Berle, Gardiner C. Means (1932), The Modern Corporation and Private Property. TRANG WEB Luan van sua.docggggggggggggggggggggg