Quản trị sự thay đổi khi áp dụng qui trình quản lý phần mềm tại công ty TNHH WAE

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Viện Đào Tạo Sau Đại Học Đề tài tiểu luận môn Thay đổi và phát triển tổ chức QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI KHI ÁP DỤNG QUI TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY TNHH WAE Giảng viên phụ trách: TS. Trương Thị Lan Anh Học viên thực hiện: Lê Quang Thanh Trang (MSHV: 7701221241) Lớp: QTKD Đêm 2 Khóa: 22 TP.HCM, tháng 5/2014 Mục lục Trang Phần mở đầu Chương 1: Cơ sở lí thuyết 2 1.1 Lí thuyết về qui trình quản lí phần mềm 2 1.2 Lí thuyết về chẩn đoán hiện tượng và mô hình chẩn đoán 3 Chương 2: Xây dựng qui trình quản lí phần mềm tại công ty WAE 4 2.1 Giới thiệu về công ty WAE 4 2.2 Xây dựng qui trình quản lí tại công ty WAE 5 2.3 Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lí phần mềm tại công ty WAE 6 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị sự thay đổi 9 Kết luận PHẦN MỞ ĐẦU Lý do hình thành đề tài Một lí do nổi bật khiến cho hiệu quả hoạt động của công ty chưa cao, còn nhiều thời gian chết, còn rủi ro với sản phẩm được thiết kế ra đó là khâu quản lí chưa được quan tâm đúng mức. Nhận thức mức độ cấp thiết của vấn đề, ban lãnh đạo công ty WAE đã quyết định áp dụng “qui trình quản lí dự án phần mềm” nhằm đảm bảo cân bằng giữa 3 yếu tố: Thời gian, tài nguyên (kinh phí và con người) và chất lượng. Đồng thời có thể khắc phục được những khiếm khuyết đang tồn tại:  Ước tính không chính xác nguồn lực cần thiết cho dự án.  Xác định yêu cầu dự án không đúng.  Báo cáo tình trạng dự án sơ sài.  Không quản lý độ rủi ro.  Không có khả năng xử lý độ phức tạp của dự án Thời gian đầu vận hành quy trình, công ty đã gặp phải những trở ngại nhất định. Nhân viên quen với làm việc tự do, năng lực quản lý vẫn chưa tốt, chưa đáp ứng được yêu cầu của quy trình. Do đó, tôi thực hiện đề t ài: “ Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm tại công ty TNHH WAE” nhằm phát hiện ra những khó khăn, nguyên nhân của sự không đồng thuận và đưa ra một vài giải pháp để quy trình có thể được vận hành hiệu quả. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu của nghiên cứu là chuẩn đoán thực trạng, phân tích các nguy ên nhân có thể ảnh hưởng đến sự vận hành của quy trình sản xuất phần mềm, từ đó đề ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị sự thay đổi. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu  Các quản lý Công ty TNHH WAE Việt Nam (quyền điều hành t huộc công ty mẹ tại Nhật).  Nhân viên công ty TNHH WAE.  Phạm vi nghiên cứu: nội bộ công ty WAE Phương pháp nghiên cứu  Sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp thông qua các báo cáo hằng ngày của nhân viên (daily report), cơ sở dữ liệu của công cụ RedMine, các báo cáo kết quả khi dự án kết thúc.  Quan sát, tham khảo ý kiến nhân viên. Kết cấu đề tài  Cơ sở lý thuyết.  Xây dựng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE  Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE.  Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị sự thay đổi tại công ty WAE. Chương 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 1.1 Lý thuyết về quy trình quản lý phần mềm Khái niệm Quản lý dự án phần mềm là t ập hợp các công việc được thực hiện bởi một tập thể (có thể có chuyên môn khác nhau, thực hiện công việc khác nhau, thời gian tham gia dự án khác nhau) nhằm đạt được một kết quả như dự kiến, trong thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến. Đó là các khâu lập kế hoạch, giám sát và điều khiển t ài nguyên dự án (ví dụ như kinh phí, con người), thời gian thực hiện, các rủi ro và quy trình thực hiện dự án nhằm đảm bảo thành công cho dự án. (Nguồn wikipedia) Sự cần thiết của áp dụng qui trình quản lí dự án phần mềm Cập nhật thông tin chính xác cho một sản phẩm thiết kế. Quản lí nguồn lực và thời gian cần thiết cho một dự án. Tiết kiệm thời gian và chi phí phải sữa chữa khi có sai sót xảy ra với sản phẩm. Hạn chế tối đa các rủi ro cho sản phẩm trước khi đến tay khách hàng. Tăng khả năng xử lí, phản xạ khi có biến cố. 1.2 Lí thuyết về chẩn đoán hiện tượng và mô hình chẩn đoán Chẩn đoán là khâu quan trọng trong mô hình thay đổi và phát triển tổ chức. Giai đoạn này giúp cho người làm OD hiểu được hiện trạng hoạt động của công ty, phát hiện ra những khó khăn hay vấn đề mà công ty đang đối mặt. Có hai cách tiếp cận trong chẩn đoán: cách t iếp cận giải quyết vấn đề (problem solving approach) và cách tiếp cận tích cực (positive approach). Xác định sự thay đổi của công ty theo hướng tiếp cận nào là điểm mấu chốt cho việc thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. Quá trình chẩn đoán sẽ có được kết quả tốt hơn nếu xem tổ chức là hệ thống mở, và có mô hình hay khung hướng dẫn thay đổi để có cái nhìn hệ thống, kiểm tra tiêu chí thay đổi. Mô hình nguy ên nhân - kết quả được sử dụng phân t ích khi áp dụng qui trình quản lí dự án phần mềm. Mô hình này thích hợp tìm ra nguyên nhân, khó khăn khi t hực hiện sự thay đổi, từ đó tìm ra giải pháp để kiểm soát vấn đề. Mô hình nguyên nhân – kết quả: Mô hình với 6 yếu tố cơ bản đặc trưng cho nguồn gốc của các vấn đề xảy ra trong một tổ chức sẽ giúp tìm được nguyên nhân cốt lõi và hướng giải quyết vấn đề. Chương 2: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY WAE 2.1 Giới thiệu về công ty WAE  Tên giao dịch: WE ARE ENGINEERING CO.,LTD.  Địa chỉ : 235-237-239-241 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh.  Ngày thành lập: 04/11/2008.  Ngành nghề kinh doanh: chủ yếu là gia công phần mềm.  Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi: luôn luôn cung cấp các giải pháp phần mềm hữu hiệu cho khách hàng 2.2 Xây dựng quy trình quản lý phần mềm tại công ty WAE Issues, problem Material Man Method Machine Mother nature Management WAE bắt đầu áp dụng quy trình quản lý phần mềm vào đầu năm 2014, và xây dựng quy trình khi quản lý một dự án gồm 3 giai đoạn: Khởi tại dự án, viết đề án Xác định yêu cầu của dự án, mức độ ưu t iên của dự án, phân tích các yêu cầu đầu tư, phân công trách nhiệm cho các nhóm triển khai. Xây dựng tài liệu mô t ả dự án để xác định phạm vi của dự án, trách nhiệm của những người tham gia dự án, cam kết của người quản lý. Lập kế hoạch thực hiện dự án Lập kế hoạch thực hiện dự án là hoạt động diễn ra trong suốt quá trình từ khi bắt đầu thực hiện dự án đến khi bàn giao sản phẩm với nhiều loại kế hoạch khác nhau nhằm hỗ trợ kế hoạch chính của dự án phần mềm về lịch trình và ngân sách. Kết thúc dự án Giai đoạn này thực hiện để kết thúc t ất cả các hoạt động của dự án để chính thức đóng lại dự án. 2.3 Quản trị sự thay đổi khi áp dụng quy trình quản lí dự án phần mềm tại công ty WAE Chẩn đoán thực trạng tại công ty WAE khi áp dụng qui trình quản lí phần mềm Trước khi áp dụng qui trình quản lí phần mềm thực trạng hoạt động của công ty WAE chưa thật sự hiệu quả và phần trăm sản phẩm dịch vụ chưa đạt chất lượng nhiều hơn so với mặt bằng chung của các công ty phần mềm khác. Sơ đồ nhân quả được sử dụng để mô tả một vài nguyên nhân khiến hoạt động của công ty WAE hiệu quả chưa cao. Công việc trách nhiệm của các bộ phận chưa rõ ràng. Trong quá trình làm việc chưa có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ của từng bộ phận nên thông t in về sản phẩm và linh kiện cần thiết cho việc sản xuất đôi khi phải thay đổi và chỉnh sửa làm gia tăng chi phí, mất thời gian và chất xám. Đó là do sự không phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận nhận đặt hàng, bộ phận cung ứng nguyên vật liệu và bộ phận sản xuất. Chưa có hoạch định về nguồn lực và thời gian hữu ích cho một dự án. Thói quen làm việc tự do của lập trình viên, thiếu sự kiểm soát của quản lí vừa làm giảm hiệu suất trong hoạt động vừa mang lại những rủi ro cho sản phẩm. Tâm lí gần đến ngày giao hàng mới hoàn t hành sản phẩm phần mềm có thể sẽ không có đủ thời gian để sửa chữa nếu sai sót xảy ra. Điều này sẽ làm mất uy tín và tính cạnh tranh của công ty. Chất lượng sản phẩm chưa làm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. Việc sản xuất cũng như đánh giá sản phẩm chưa thật chính xác, dẫn đến khi sản phẩm đến tay khách hàng bị lỗi nhiều, không đảm bảo chất lượng khi đưa vào sử dụng. Trong nhiều trường hợp khi có khách hàng phàn nàn, việc xử lí, bồi thường thiệt hại quá lâu, thủ tục rườm rà, làm khách hàng giảm lòng tin vào công ty. Không có đầy đủ các quy trình hướng dẫn cách thức thực hiện công việc nên nhân viên mới gặp nhiều bỡ ngỡ và khó khăn khi bắt đầu. Nhân viên mới thường được chỉ lại theo kinh nghiệm và thói quen để nhanh chóng làm được việc. Do công ty chưa có một quy trình hướng dẫn đầy đủ các bước và tiêu chuẩn Hiệu quả không cao Nguồn lực Quy trình hướng dẫn công việc Công việc, trách nhiệm các bộ phận thực hiện công việc nên nhân viên mới khó nắm bắt nền tảng căn bản cần thiết, kĩ năng xử lí công việc gặp nhiều lỗi cũng hạn chế. Từ thực trạng trên công ty WAE đã áp dụng qui trình quản lí phần mềm nhằm đạt các mục tiêu sau:  Xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc;  Phòng ngừa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại từ đó nâng cao năng suất, h iệu quả làm việc.  Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong công ty.  Hình thành phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm.  Giúp cải tiến thường xuyên chất lượng các quá trình và sản phẩm.  Tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.  Nâng cao uy tín, hình ảnh của công ty. Phân tích sự ủng hộ và kháng cự trong công ty khi áp dụng qui trình quản lí phần mềm Qua phân t ích thực trạng tại công ty, có thể nhận thấy nguyên nhân chính dẫn đến sự kém hiệu quả trong hoạt động là do việc phân bổ nhân lực và thời gian không hợp lí cho các dự án. Vấn đề này bắt nguồn tự sự yếu kém trong quản lí. Và việc áp dụng Qui trình quản lí phần mềm là điều cần thiết cho sự thay đổi, phát triển và cạnh tranh. Tuy nhiên đối với một sự thay đổi, đồng thuận và kháng cự luôn tồn tại cần được giải quyết để đảm bảo dự án thay đổi được thực hiện thành công. Nguyên nhân ủng hộ sự thay đổi: -Được sự ủng hộ và bảo đảm của lãnh đạo cấp cao. Qui trình quản lí phần mềm nhằm đảm bảo cân bằng giữa 3 yếu tố: thời gian, tài nguy ên và chất lượng. Đó là tiêu chí cho uy tín và thành công của một công ty. -Giúp lãnh đạo quản lí hoạt động của công ty khoa học và hiệu quả hơn, giúp ban giám đốc và các cấp quản lí nắm bắt được quy trình hoạt động đầu vào đến đầu ra một cách hiệu quả nhất. -Cải thiện hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lí các nguồn lực, tiết kiệm chi phí. -Tạo được mối quan hệ chặt chẽ giữa ban lãnh đạo và nhân viên. -Giải quyết được các mâu thuẫn, bất đồng trong nội bộ, hạn chế những xung đột về thông tin do các công tác được quy định, phân công rõ ràng, được kiểm soát và đo lường theo những chỉ tiêu cụ thể. -Thúc đẩy, kích thích quá trình làm việc, nâng cao tinh thần thái độ của nhân viên. Cụ thể bên ủng hộ ở đây bao gồm hầu hết các lãnh đạo cấp cao, các giám đốc và quản lí của bộ phận sản xuất và bộ phận cung ứng linh kiện. Nguyên nhân kháng cự sự thay đổi: -Một số quản lí các bộ phận không liên quan trực tiếp đến khâu sản xuất như sales, kế toán. Việc áp dụng qui trình quản lí dự án đòi hỏi các nhân viên sales cũng phải có một kiến thức căn bản về phần mềm để thu thập thông tin ban đầu yêu cầu về sản phẩm từ khách hàng một cách chính xác. Từ đó các bộ phận cung ứng linh kiện và sản xuất cũng hạn chế được sai sót, sản phẩm làm ra phù hợp với nhu cầu khách hàng. Như vậy các nhân viên sales bắt buộc phải trang bị thêm kiến thức, quản lí t ăng thêm trách nhiệm. Còn với bộ phận kế toán đơn giản là do vấn đề tài chính. Qui trình quản lí phần mềm được thực hiện chắc chắn phải tốn một khoảng chi phí cho việc đào tạo, mua sắm thiết bị… -Khả năng mất vị trí quản lí, mất công việc khi không đáp ứng được sự thay đổi cả về chuyên môn và kĩ năng quản lí. -Thái độ phản kháng của nhân viên công ty. Do công tác truyền đạt và đào tạo không bao quát hết được toàn bộ công ty trong t hời gian đầu áp dụng nên vẫn còn nhiều đối tượng cho rằng việc áp dụng qui trình quản lí phần mềm đồng nghĩa với việc thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự, tạo tâm lí hoang mang, căng thẳng và đối phó của các cá nhân trong tổ chức, gây cho nhân viên cảm giác bất an dẫn đến không ủng hộ. -Khó thay đổi thói quen làm việc hàng ngày, những quy trình làm việc thông thường. Từ chỗ làm việc tự do, dựa vào í thức là chính, bây giờ phải làm việc dưới sự kiểm soát cả về thời gian và chất lượng, phải thực hiện theo đúng tiêu chuẩn gây ra cảm giác bị gò bó, lo lắng. -Nhân viên có thể phải học thêm kiến thức mới để theo dõi chất lượng sản phẩm ngay trong quá trình sản xuất. Tâm trạng lo lắng mình có thể làm không tốt theo qui trình mới. Công việc của họ tăng thêm nhưng không có sự thay đổi trong lương thưởng hay một sự khuyến khích ban đầu, không có động lực để thay đổi. Cụ thể bên kháng cự bao gồm các quản lí và nhân viên bộ phận sales, k ế toán, đại đa số nhân viên các bộ phận khác. Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI Qua phân tích những kháng cự và sự đồng thuận, công ty WAE đã thực hiện những can thiệp OD để nâng cao hiệu quả áp dụng qui trình quản lí dự án phần mềm. -Mở các lớp đào tạo về qui trình quản lí chung cho các lãnh đạo, giám đốc. trưởng nhóm các bộ phận. -Mở các lớp đào tạo quản lí về chuyên môn cho các nhân viên. -Thông báo, giải thích cho toàn nhân viên sự cần thiết của việc áp dụng qui trình nhằm nâng cao hiệu suất công việc, chất lượng sản phẩm, nâng cao doanh thu, uy tín của công ty. Từ đó nâng cao thu nhập, phụ cấp, phúc lợi… cho nhân viên. -Động viên, khuyến khích các phòng ban, bộ phận, nhân viên tham gia. Thưởng cho nhóm, nhân viên có kết quả tốt sau mỗi quí. Bộ phận thiết kế: nếu sản phẩm lỗi khi áp dụng qui trình quản lí dưới 7% , thưởng cho nhân viên có kết quả tốt nhất. Đây có thể chọn là bộ phận tiên phong cho sự thay đổi. Bộ phận sales: cung cấp thông tin về các dự án thiết kế chính xác trên 95% trước khi đưa vào thiết kế, hoặc doanh thu quí tăng 15% và các phàn nàn của khách hàng giảm đáng kể. -Xây dựng hệ thống tài liệu bao gồm cả hồ sơ và trên web để làm khuôn mẫu chung cho hoạt động cũng như huấn luyện nhân viên mới. Liên tục cập nhật thông tin mới, thay đổi trong qui trình quản lí. -Tuyển dụng thêm nhân viên nếu cần thiết để giảm áp lực, giảm công việc cho các quản quản lí giúp khả năng thành công bước đầu của sự thay đổi có tỉ lệ cao. -Thành lập nhóm quản lí có nhiệm vụ quản lí chất lượng của qui trình hoạt động, t ìm ra nguyên nhân gây ra các lỗi sai, đề xuất biện pháp khắc phục, giảm chi phí sữa chữa, giảm thiểu khiếu nại của khách hàng. KẾT LUẬN Đánh giá mức độ thành công của sự thay đổi cần có thời gian để kiểm chứng. t uy nhiên với những phân t ích kĩ lưỡng và một số giải pháp đề ra công ty đã thu được kết quả khả quan ban đầu. Điều này sẽ tạo đà tin tưởng và tích cực trong nhân viên tham gia thực hiện qui trình quản lí dự án phần mềm. Đó là cơ sở cho việc đạt được mục tiêu đảm bảo cân bằng giữa 3 yếu tố: thời gian, t ài nguy ên (kinh phí, con người) và chất lượng. Nhờ vậy uy tín và sự thỏa mãn khách hàng của công ty càng được nâng cao. Tham khảo: Nguồn wikipedia Bài tập nhóm 2 Slide bài giảng OD của TS. Trương Thị Lan Anh