Quản trị sự thay đổi – Văn hóa xanh tại Nielsen

gặp một số khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn thông tin dữ liệu để thực hiện tiểu luận. Nhưng nhóm cũng đã cố gắng trình bày một cách rõ ràng theo cách hiểu của nhóm, hy vọng tiểu luận sẽ cung cấp một số kiến thức hữu ích góp phần vào việc nghiên cứu mô hình văn phòng xanh áp dụng hiệu quả vào doanh nghiệp, chung tay xây dựng kinh tế - chính trị bền vững, phát triển văn hóa - xã hội tiến bộ, môi trường xanh, sạch đẹp. Nhóm rất mong sự góp ý chân thành từ cô và các bạn để chúng ta có thể hiểu rõ hơn về việc xây dựng và áp dụng văn hoá xanh trong doanh nghiệp. 6NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1. Khái niệm 1.1 Văn hóa Văn hóa được dùng theo nhiều nghĩa khác nhau, nhưng suy cho cùng, khái niệm văn hóa bao giờ cũng có thể quy về hai cách hiểu chính: theo nghĩa hẹp và theo nghĩa rộng. Theo nghĩa hẹp, văn hóa được giới hạn theo chiều sâu hoặc theo chiều rộng, theo không gian hoặc theo thời gian... Giới hạn theo chiều sâu, văn hóa được hiểu là những giá trị tinh hoa của nó (nếp sống văn hóa, văn hóa nghệ thuật...). Giới hạn theo chiều rộng, văn hóa được dùng để chỉ những giá trị trong từng lĩnh vực (văn hóa giao tiếp, văn hóa kinh doanh...). Giới hạn theo không gian, văn hóa được dùng để chỉ những giá trị đặc thù của từng vùng (văn hóa Tây Nguyên, văn hóa Nam Bộ...). Giới hạn theo thời gian, văn hóa được dùng để chỉ những giá trị trong từng giai đoạn (văn hóa Hoà Bình, văn hóa Đông Sơn...)... Theo nghĩa rộng, văn hóa thường được xem là bao gồm tất cả những gì do con người sáng tạo ra. Theo UNESCO thì “Văn hóa là tổng thể những nét riêng biệt tinh thần và vật chất, trí tuệ và xúc cảm quyết định tính cách của một xã hội hay một nhóm người trong xã hội. Văn hóa bao gồm nghệ thuật và văn chương, những lối sống, những quyền cơ bản của con người, những hệ thống các giá trị, những tập tục và những tín ngưỡng. Văn hóa mang lại cho con người khả năng suy xét về bản thân. Chính văn hóa đã làm cho con người trở thành sinh vật đặc biệt nhân bản, có lý tính, có óc phê phán và dấn thân một cách có đạo lý. Chính nhờ văn hóa mà con người tự thể hiện, tự ý thức được bản thân, tìm tòi không biết mệt mỏi những ý nghĩa mới mẻ và sáng tạo những công trình mới mẻ, những công trình vượt trội bản thân” 1.2 Văn hóa doanh nghiệp Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong doanh nghiệp để theo đuổi và thực hiện các mục đích của doanh nghiệp. 7Cũng như văn hoá nói chung, văn hoá doanh nghiệp có những đặc trưng cụ thể riêng biệt. Trước hết, văn hoá doanh nghiệp là sản phẩm của những người cùng làm trong một doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó. Văn hoá doanh nghiệp còn góp phần tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống của riêng mỗi doanh nghiệp. 1.3. Văn hóa xanh Doanh nghiệp quyết định mua sắm trang thiết bị mới là đồng nghĩa với việc thải ra thiết bị không muốn sử dụng nữa. Những thiết bị tiêu tốn nhiều năng lượng cũng cần cân nhắc có nên mua hay không, nếu không cần thiết thì không nên đấu tranh để có nó. Nhiều khách sạn ngày nay đã sử dụng hệ thống làm ấm nước bằng năng lượng mặt trời, ngay cả toà thánh Vatican và tu viện Bích Nham ở New York cũng đã cho sử dụng một phần hoặc hoàn toàn hệ thống làm sáng hay làm nóng bằng năng lượng mặt trời. Việc doanh nghiệp giảm thiểu sử dụng thiết bị tiêu tốn quá nhiều năng lượng sẽ tạo nên ý thức tiết kiệm trong cộng đồng nhân viên, họ sẽ trở nên có ý thức trong việc tiết kiệm, tránh đi những công việc lạm dụng máy móc quá đáng hay lúc nào cũng nghĩ rằng chỉ có máy móc mới tạo nên hiệu quả công việc cao nhất. Doanh nghiệp xanh luôn ý thức giảm thiểu việc sử dụng các thiết bị gây sự nóng dần của trái đất. Tác hại của điện thoại di động đối với sự nóng dần của trái đất là rất lớn, đó là chưa nói những ảnh hưởng của nó đối với sức khỏe con người. Doanh nghiệp hỗ trợ cho nhân viên ý thức phân loại rác vô cơ và rác hữu cơ ngay trong doanh nghiệp để có thể tái chế hay sử dụng được từ các loại rác đó. Văn phòng làm việc thường thải ra nhiều loại rác vô cơ hơn là hữu cơ, nhưng không phải vì thế mà không có rác hữu cơ. Tập cho nhân viên thói quen phân loại rác là một hành vi có văn hóa và tiến bộ. Rác phải quý như vàng, biết bao người đã trở nên giàu có nhờ rác. Doanh nghiệp muốn trở nên xanh cũng phải giảm thiểu việc sử dụng xe hơi hay đi lại bằng máy bay. Trong khi cả thế giới đang chung lo tiết kiệm, yêu cầu phát động những phong trào không đi xe hơi, chỉ đi xe đạp hay xe điện để bảo vệ môi trường và tiết kiệm nhiên liệu, thì lại có nhiều người sắm sửa xe hơi đời mới hoặc máy bay hạng sang, cốt yếu để chứng tỏ bản thân, nhưng kỳ thực chỉ làm cho doanh nghiệp trở nên kém xanh. 8Tóm lại Văn hóa xanh, đó là sự kết hợp hài hòa giữa con người và môi trường để duy trì sự phát triển của văn hóa loài người. Trong đó bao gồm sự duy trì nông lâm nghiệp, ý thức, đạo đức và các khía cạnh khác của con người trong hệ sinh thái. Nói cách khác, đặc trưng của văn hóa xanh là sự thích nghi của con người với môi trường, cụ thể là các loài thực vật, được thể hiện qua các hoạt động như săn bắt, nông lâm nghiệp, đô thị xanh, và các nghiên cứu khoa học... Nền văn hóa là một thuật ngữ được hình thành thông qua quá trình và những đúc kết từ nền văn hóa cũng như các hoạt động của con người. Những sản phẩm nhân tạo ngày nay (âm nhạc, hội họa, đường phố, làng mạc.....) là những biểu hiện cụ thể nhất về văn hóa. Sự hình thành và phát triển của môi trường tự nhiên trải qua ba giai đoạn: xanh, vàng, và đen. Quá trình săn b ắt, hái lượm là giai đoạn xanh. Lúc này, con người và môi trường có mối quan hệ by-student. Tiếp đến là sự phát triển xã hội theo hướng nông nghiệp được biết đến với giai đoạn vàng. Cụ thể, màu vàng được coi là biểu tượng cho sự thành công và là một nền văn minh cao quý (nền phong kiến Huandi Chong, Trung Quốc là một điển hình). Khi công nghiệp phát triển, xã hội dần bị bao phủ bởi màu đen với sự phát minh ra khí đốt, dầu, và các khí tự nhiên tạo ra nguồn năng lượng to lớn và tích lũy của cải. Trong 20 năm qua, với tầm nhìn xa và giáo dục thực tế đã tạo nên nền văn hóa xanh, mối quan hệ ý thức giữa môi trường tự nhiên và văn minh nhân loại. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là đạo đức và việc giáo dục đạo đức của con người về môi trường xanh. Vì thế, nền văn hóa xanh, qua quá trình phát triển công nghiệp, và hệ thống môi trường đã tạo nên một mâu thuẫn rõ nét thông qua các hiện tượng tự nhiên. Thế hệ trẻ nên trau dồi và bồi dưỡng nhận thức về môi trường xanh. Văn hóa xanh nên được xem như một phong cách sống với những cân nhắc trong việc lựa chọn và quyết định giảm thiểu lượng tiêu dùng nguồn nguyên liệu hoặc sử dụng nguồn tài nguyên có thể tái chế. 2. Vai trò của văn hóa xanh Văn hóa doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi loại hình doanh nghiệp. Do đó nếu thiếu yếu tố văn hóa thì doanh nghiệp không thể đứng vững và tồn tại được trên thị trường ở bất kỳ thời điểm, hay hình thức kinh tế xã hội nào. Đặc biệt là văn hóa xanh, một doanh nghiệp biết sử dụng màu xanh làm tiêu chí cho văn hóa đàm 9phán là một doanh nghiệp biết cách làm ăn, có trách nhiệm, còn doanh nghiệp chỉ biết tìm cách xa rời thiên nhiên, biến thiên nhiên thành công cụ của khai thác và bóc lột, vô cảm trước sự chảy máu của thiên nhiên, doanh nghiệp đó chưa thật sự biết cách làm ăn. Bởi vẻ đẹp của không gian làm việc được xây dựng hòa hợp với thiên nhiên sẽ tạo cảm giác làm việc đầy sáng tạo cho nhân viên và từ đó giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển. 2.1 Ảnh hưởng của sự thay đổi môi trường đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Môi trường thiên nhiên đóng vai trò quan trọng cho sự tồn tại của loài người. Tuy nhiên vì các lợi ích kinh tế, lợi nhuận mà con người khai thác và hủy hoại môi trường tự nhiên. Dưới đây là một số vấn đề môi trường hàng đầu và hệ quả của chúng đối với việc kinh doanh của các doanh nghiệp Bảng 1: Các vấn đề môi trường hàng đầu và hệ quả với kinh doanh Mô tả Hệ quả cho kinh doanh Thay đổi khí hậu Nước biển dâng cao, lượng mưa thay đổi, hạn hán và lụt lội nguy hiểm hơn, bão mạnh hơn, những phương thức lây nhiễm bệnh mới Thay đổi trong nông nghiệp, khu nghỉ dưỡng trượt tuyết, quản lý ngành bảo hiểm, thảm họa tự nhiên, tài trợ của chính phủ, tăng cường quản lý pháp lý và quy định Năng lượng Sản xuất năng lượng làm ảnh hưởng môi trường, tăng nhu cầu năng lượng toàn cấu, giá năng lượng tăng Tăng chi phí quản lý hoạt động và các cơ sở sản xuất, quy định và pháp lý, nhận thức thị trường, cố phiếu của cổ đông Nước Dân số tăng và kinh tế phát triển trong những khu vực khô hạn tạo áp lực về chất lượng và số lượng Các công ty thường dùng quá nhiều nước hoặc làm hại chất lượng nước sẽ đối mặt với tấn công chính trị, phản đối của công chúng, quy chế và các hành động pháp lý Đa dạng sinh học và sử dụng đất Thực vật và động vật bảo toàn chuỗi thực phẩm hiện tại Vị trí của nhà máy và cửa hàng, ngành dược phẩm nghiên cứu động thực vật Hóa chất, chất độc và kim loại nặng Hóa chất trong không khí và nước tạo ra rủi ro lớn về sức khỏe cộng đồng như ung thư và dị tật khi sinh. Quy chế, chi phí xử lý hóa chất và rác thải, theo dõi, trách nhiệm pháp lý 2.2. Lợi ích của việc áp dụng văn hóa xanh vào hoạt động sản xuất kinh doanh Áp dụng văn hóa xanh vào hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại rất nhiều lợi ích cho việc kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng văn hóa xanh. 10 Tăng doanh thu và thị phần thông qua  Quan hệ công chúng và nhận thức của thị trường  Khả năng tiềm tàng để triển khai các sản phẩm mới  Tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh  Tăng lòng trung thành của khách hàng  Thuê nhân tài hàng đầu  Giữ chân nhân viên quan trọng  Cam kết và đồng thuận của nhân viên Giảm chi phí  Vật liệu  Năng lượng  Nước sử dụng  Thiết kế lại sản phẩm  Tái sử dụng vật tư  Đóng gói  Vận chuyển  Rác thải  Xử lý rác thải  Tạo cảnh quan Giảm rủi ro  Rủi ro thị trường - đáp ứng yêu cầu pháp lý, tránh lệ phí và phạt  Rủi ro trong cân đối tài chính-nợ, lỗ bảo hiểm  Rủi ro vận hành – từ vật độc hại, giá năng lượng thay đổi  Rủi ro trong chi phí đầu tư – từ kiểm soát xử lý rác thải và ô nhiễm  Hỗ trợ nhà đầu tư  Tránh phản ứng của cổ đông  Bảo vệ thương hiệu  Tăng vốn thương hiệu  Giảm chi phí vốn theo trọng số trung bình Trong danh sách dài này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp và ngành công nghiệp, doanh nghiệp cần suy nghĩ về các lĩnh vực hoạt động, sản phẩm và cơ sở của mình mà có thể nhanh chóng rà soát và đánh giá về ảnh hưởng của trách nhiệm môi trường, Tóm lại, Văn hóa doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi loại hình doanh nghiệp. Do đó nếu thiếu yếu tố văn hóa thì doanh nghiệp không thể đứng vững và tồn tại được trên thị trường ở bất kỳ thời điểm, hay hình thức kinh tế xã hội nào. Đặc biệt là văn hóa xanh, một doanh nghiệp biết sử dụng màu xanh làm tiêu chí cho văn hóa đàm phán là một doanh nghiệp biết cách làm ăn, có trách nhiệm, còn doanh nghiệp chỉ biết tìm cách xa rời thiên nhiên, biến thiên nhiên thành công cụ của khai thác và bốc 11 lột, vô cảm trước sự chảy máu của thiên nhiên, doanh nghiệp đó chưa thật sự biết cách làm ăn. Bởi vẻ đẹp của không gian làm việc được xây dựng hòa hợp với thiên nhiên sẽ tạo cảm giác làm việc đầy sáng tạo cho nhân viên và từ đó giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển. 3. Lý thuyết về chuẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả 3.1 Lý thuyết về chẩn đoán Khái niệm chẩn đoán tổ chức Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. Cung cấp thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động cho các can thiệp OD. Đây là đặc tính khác biệt và rõ ràng của một dự án OD so với các dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước khi can thiệp => Thay đổi có hoạch định Mục đích của chẩn đoán - Problem-solving approach: Xác định các nguyên nhân của những vấn đề cần giải quyết. Giống như bác sĩ chẩn đoán bệnh (Clinical diagnosis) - Positive approach (AI): Xác định các thế mạnh giúp vươn tới tầm nhìn của tổ chức. Xem tổ chức là hệ thống mở (opensystem) - Xác định ranh giới của tổ chức => mức độ kiểm soát được của dự án OD - Nhận dạng các bộ phận của hệ thống (subsystems)  giảm bớt sự phức tạp của hệ thống lớn - Xác định các yếu tố môi trường tác động - Xác định các tương tác hệ thống Phân tích vấn đề - Đầu ra của việc chẩn đoán (outputs): vấn đề cần cải thiện, điểm yếu cần khắc phục, điểm mạnh cần phát huy - Đề xuất căn cứ từ chẩn đoán 12 + Mô hình (model) hay khung hướng dẫn (framework) thay đổi  giúp có cái nhìn hệ thống, kiểm tra các tiêu chí thay đổi, bảo đảm không bị sơ sót + Các can thiệp (interventions) cần thiết để phát triển tổ chức Các vấn đề nghiên cứu trong OCD liên quan đến chẩn đoán tổ chức - Sự phát triển của các mô hình chẩn đoán (development of organizational diagnostic models); - Việc lựa chọn quy trình và phương pháp thu thập thông tin trong chẩn đoán (the choice of procedures and methods for data collecting in diagnosis); - Phương pháp và kỹ thuật xử lý dữ liệu và kết luận (methods and techniques of data processing and making conclusions) Đối tượng chẩn đoán - Hai khía cạnh cơ bản nhất của tổ chức: + Khía cạnh “cứng” (hard, formal): cấu trúc tổ chức và hệ thống + Khía cạnh “mềm” (soft, informal): con người và hành vi của họ đối với người khác - Cân bằng giữa 2 khía cạnh này khi chẩn đoán để tránh sai lệch Các cấp độ chẩn đoán: ba cấp độ: Tổ chức, Nhóm, Cá nhân - Có thể thực hiện ở một cấp độ hoặc cả ba cấp độ - Thường thì chẩn đoán ở cấp độ cá nhân sẽ đi sau cấp độ tổ chức hoặc nhóm Mô hình chẩn đoán ở cấp độ tổ chức 13 Mô hình chẩn đoán ở cấp độ nhóm Thực hành chuẩn doán tổ chức dựa vào khung phân tích – mô hình chuẩn đoán Hiện nay có nhiều mô hình chuẩn đoán trên thế giới, tuy nhiên nổi bật nhất là 3 mô hình chuẩn đoán sau: - Mô hình chuẩn đoán “The six-box Model”: Weisbord đã nhận dạng được 6 mảng trọng yếu mà một tổ chức muốn thành công thì phải bảo đảm thực hiện đúng cách. Theo ông, nhà tư vấn OD phải chú ý đến cả các khía cạnh chính thức và phi chính thức của từng mảng. - Mô hình 7S của McKinsey: là mô hình do Tom Peters và Robert Waterman, nhân viên của tổ chức tư vấn McKinsey và Company phát triển vào những năm đầu của thập niên 80. Theo đó, ý tưởng chính của mô hình là có 7 yếu tố nội tại trong một tổ chức cần phải được dung hòa để tổ chức hoạt động thành công. - Mô hình xương cá: được thiết kế để nhận biết những mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Nó thực hiện điều này bằng việc hướng dẫn nhà quản lý thông qua một loạt các bước theo một cách có hệ thống để nhận biết những nguyên nhân thực tế hoặc tiềm ẩn mà có thể tạo ra một kết quả (đó có 14 thể là một vấn đề khó khăn hoặc một cơ hội cải tiến). Nó cũng được biết đến như là Biểu đồ Ishikawa, là người đã nghĩ ra mô hình này. Vì tính đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng, tiểu luận quyết định chọn mô hình xương cá như là mô hình phân tích chủ đạo xuyên suốt toàn bài. 3.2. Mô hình Xương cá – mô hình nguyên nhân kết quả 3.2.1. Khái niệm Đây là biểu đồ nhân quả do Gíao sư Kaoru Ishikawa của trường đại học Tokyo xây dựng. Biểu đồ nhân quả là một công cụ hữu hiệu giúp liệt kê các nguyên nhân gây nên biến động chất lượng, là một kỹ thuật để công khai nêu ý kiến, phân tích quá trình, có thể dùng trong nhiều tình huống khác nhau. 3.2.2 Tác dụng Biểu đồ nhân quả dùng để liệt kê và phân tích các mối quan hệ nhân quả, đặc biệt là những nguyên nhân làm quá trình quản lý biến động vượt ra ngoài giới hạn quy định trong tiêu chuẩn hoặc quy trình, tạo điều kiện thuận lợi để giải quyết vấn đề, định rõ ràng các nguyên nhân cần xử lý trước và thứ tự công việc cần tiến hành nhằm duy trì sự ôn định của quá trình và cải tiến quá trình. Quá trình xây dựng biểu đồ nhân quả giúp các thành viên trong tổ chức nâng cao sự hiểu biết, tư duy logic và sự gắn bó giữa các thành viên: - Phân tích biểu đồ nhân quả giúp tổ chức hình dung xuyên suốt những nguyên nhân của một vấn đề, nó có thể bao gồm cả những nguyên nhân gốc rễ mà không phải chỉ là các hiện tượng. - Phát triển các kế hoạch để xác nhận rằng những nguyên nhân tiềm ẩn là những nguyên nhân thực sự. - Cung cấp cấu trúc cho nỗ lực xác định nguyên nhân. Thảo luận về biểu đồ cuối cùng. 15 - Khi giải thích một biểu đồ nhân quả, nhiệm vụ chính của tổ chức là kiểm tra sự hoàn thành hay tính đầy đủ của biểu đồ. Để làm tốt điều này, chúng ta có thể xem xét những điểm sau: + Chắc chắn rằng những câu hỏi theo dạng 4W’s và 5M’s hoặc 5P’s đã được áp dụng cho tác động hoặc hiện tượng. + Thông thường, mỗi một nhánh chính của biểu đồ sẽ được thêm vào ít nhất từ 3 đến 4 nhánh nhỏ. + Xác minh lại rằng nguyên nhân ở cuối của mỗi chuỗi nhân quả là một nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn bằng cách kiểm tra tính logic trong mối quan hệ nhân quả, thông qua tất cả các nguyên nhân trung gian tới tác động cuối cùng. - Biểu đồ nhân quả quan trọng ở chỗ, nó phân biệt giữa giả định và thực tế. Biểu đồ nhân quả thể hiện những giả định, chi khi những giả định này được kiểm tra với số liệu chúng ta mới có thể chứng minh được các nguyên nhân của hiện tượng đã quan sát thấy. - Gợi mở ra các hiện tượng vượt ra ngoài giới hạn giúp tổ chức trong việc phát hiện các nguyên nhân gốc rễ tiềm tàng. - Xác định những nguyên nhân mà tổ chức cho rằng đây là những nguyên nhân then chốt nhất cho sự điều tra tiếp theo. Đồng thời, đánh dấu các nguyên nhân đó lại. - Làm sáng tỏ các nguyên nhân gốc rễ bằng một hoặc nhiều các cách sau: + Tìm các nguyên nhân mà xuất hiện lặp đi lặp lại tại các nhánh xương nguyên nhân chính. + Tập hợp dữ liệu thông qua các checksheet hoặc những dạng khác để xác định mối quan hệ thường xuyên của các nguyên nhân khác nhau. Các bước cơ bản để thiết lập biểu đồ nhân quả - Bước 1: Xác định rõ và ngắn gọn vấn đề cần phân tích - Bước 2: Xác định nguyên nhân chính (cấp 1) và biểu diễn nguyên nhân chính lên biểu đồ - Bước 3: Phát triển biểu đồ bằng cách liệt kê những nguyên nhân ở cấp tiếp theo (nguyên nhân phụ) xung quanh một nguyên nhân chính và biểu thị chúng bằng những mũi tên (nhánh con) nối liền với nguyên nhân chính. Tiếp tục với các cấp chi tiết hơn. 16 - Bước 4: Sau khi phát thảo xong biểu đồ, cần trao đổi với những người có liên quan để tìm ra một cách đầy đủ các nguyên nhân gây ra vấn đề ảnh hưởng đến vấn đề cần phân tích. - Bước 5: Điều chỉnh các yếu tố và lập biểu đồ nhân quả để xử lý. - Bước 6: Lựa chọn và xác định số lượng nhỏ (3 đến 5) nguyên nhân gốc có ảnh hưởng đến vấn đề cần phân tích. Sau đó có thêm một số hoạt động như thu thập số liệu, nỗ lực kiểm soát… các nguyên nhân đó. Do có nhiều nguyên nhân tiềm tàng nên ta có thể tiến hành phân tích chúng đồng thời để giảm bớt thời gian thực hiện Ví dụ: sơ đồ Nguyên nhân kết quả vấn đề đi làm trễ của nhân viên: 17 CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG VĂN HÓA XANH TRONG CÔNG TY 1. Giới thiệu về công ty Nielsen Nielsen là tập đoàn đa quốc gia của Mỹ và hiện đang dẫn đầu trong lĩnh vực Nghiên Cứu Thị Trường tại Việt Nam, với trụ sở đặt tại New York, Hoa Kỳ, hiện đang hoạt động trên 100 quốc gia trên toàn thế giới (trong đó có Việt Nam), với tổng số nhân viên của công ty khoảng 36.000 người. Tổng thu nhập năm 2009 là $4,8 tỉ. Nielsen luôn cố gắng giúp khách hàng nắm bắt tốt hơn các thói quen mua sắm của người tiêu dùng từ lúc họ xem gì đến quyết định mua gì, dù đó là mua bột giặt hay xe hơi, nghe đài hay lướt web. Từ đó giúp cho khách hàng của Nielsen có những chiến lược marketing và kinh doanh hiệu quả hơn. 2. Phân tích thực trạng văn hóa chưa xanh của công ty 2.1. Thực trạng Tại công ty Nielsen, qua quan sát, tìm hiểu thì hiện nay công ty chưa chú trọng đến văn hóa xanh, công ty chưa đầu tư nhiều để tạo nên một nét riêng có của công ty. Bên cạnh đó khái niệm văn hóa xanh của công ty đối với đại đa số nhân viên của công ty còn chưa rõ ràng, đôi lúc còn nhầm lẫn với văn hóa xã hội. Vì vậy, công ty chưa có được văn hóa xanh đúng nghĩa. Đặc thù công việc của nhân viên công ty là công việc văn phòng: làm việc trên máy tính, trao đổi với khách hàng chủ yếu qua email và điện thoại, bên cạnh việc phải in nhiều tài liệu phục vụ quá trình điều tra, khảo sát, báo cáo. Nhưng thói quen tùy tiện của nhân viên trong việc sử dụng các nguồn lực sẵn có một cách lãng phí đã làm chi phí nội bộ tăng lên rất nhiều. Ngoài ra, một số hoạt động của nhân viên cũng đã góp phần làm cho môi trường làm việc không được trong lành, khu vực làm việc trở nên bừa bãi, chật chội, đôi lúc ảnh hưởng đến sức khỏe nhân viên của công ty. Những điều này là mối quan tâm của những người lãnh đạo công ty. Nhân viên văn phòng tại công ty khá nhiều, máy tính và các thiết bị điện chiếm phần lớn diện tích nhưng không gian làm việc tại công ty không được bố trí cây xanh, cũng không có các thiết bị tản nhiệt để tạo môi trường làm việc trong lành. Đặc biệt, tại 18 những nơi cần thiết như: bàn tiếp tân, phòng họp, lối đi nên có cây xanh công ty cũng không quan tâm đến. Công ty chưa có quy trình phân loại và xử lý rác thải tại công ty, họ không khuyến khích nhân viên phân loại rác hữu cơ và rác vô cơ, mặc dù rác hữu cơ trong văn phòng thường không nhiều. Nhân viên cũng có thói quen vứt rác bừa bãi. Họ ăn, uống tại bàn và vứt thức ăn thừa vào thùng rác ngay bên cạnh thay vì phải vứt vào thùng rác ngoài hành lang công ty, tạo không khí làm việc ngột ngạt với mùi ẩm mốc. Công ty không có quy trình, kế hoạch quản lý đồ dùng văn phòng phẩm hợp lý, đặt biệt là giấy in. Đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng mặc dù được đặt ở phòng nhất định nhưng không thường xuyên giám sát số lượng tồn kho, không kiểm soát việc sử dụng văn phòng phẩm của nhân viên và các phòng, ban của công ty. Giấy in, giấy photo bị nhân viên sử dụng sai mục đích khá lớn cũng như không chú ý hạn chế việc in sai hay photo sai dẫn đến không chỉ lãng phí giấy in, mực in mà còn năng lượng sử dụng các thiết bị này. Ngoài ra, tình trạng sử dụng điện tại công ty cũng không được chú ý và quản lý. Nhân viên không quan tâm đến việc tắt các thiết bị chiếu sáng khi ra về, nhiệt độ trong văn phòng luôn được nhân viên điều chỉnh tùy ý, ngay cả những khi thời gian làm việc là ban ngày nhân viên vẫn không tắt bớt các đèn chiếu sáng. Các thiết bị sử dụng điện trong công ty cũng bị nhân viên sử dụng bừa bãi. Nước sinh hoạt cũng như nư ớc uống bị nhân viên lãng phí. Nước sinh hoạt trong nhà vệ sinh, chỗ rửa tay bị nhiều nhân viên không tắt đúng cách ngay khi sử dụng gây rò rỉ nước. nước uống cũng bị nhân viên sử dụng lãng phí. Ngoài ra, các ly nhựa dùng để uống nước thị thải ra rất nhiều mà không hề được phân loại để tái chế. Nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng để tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường như các loại giấy in, văn phòng phẩm. Các loại văn phòng phẩm được nhân viên đề nghị cấp thêm dù chưa được sử dụng hết. 19 2.2. Những nguyên nhân làm văn hóa chưa xanh của Nielsen 2.2.1. Quản lý – lãnh đạo Các cấp quản lý không quan tâm nhiều đến các các chi phí nội bộ như: chi phí điện, nước, chi phí văn phòng phẩm vì nó không ảnh hưởng nhiều đến doanh thu của công ty cũng như các hoạt động khác của công ty và nhân viên. Ban lãnh đạo công ty không quan tâm đến vấn đề bảo vệ môi trường làm việc cho nhân viên, đặc biệt là xây dựng “văn hóa xanh”, họ cho rằng kết quả công việc là quan trọng nhất, những việc không ảnh hưởng đến kết quả công việc họ sẽ không ép nhân viên phải tuân theo khuôn khổ, họ luôn tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên, từ đó nhân viên sẽ có dễ dàng phát huy sức sáng tạo hơn. Tuy nhiên họ không ý thức được rằng cách hành xử và phong cách lãnh đạo của họ ảnh hưởng lớn như thế nào đến nhân viên, họ đã tạo điều kiện cho một nền văn hóa không thân thiện với môi trường phát triển, họ cũng không nhận thấy rằng nếu môi trường làm việc không được đảm bảo vệ sinh, an toàn sức khỏe cho nhân viên cũng sẽ là nguy cơ làm cho công việc không đạt yêu cầu, điều này trái lại với mục tiêu mà họ đề ra. 2.2.2. Con người – nhân viên Sự thiếu tôn trọng tài sản chung của nhân viên đã làm họ nghĩ rằng việc sử dụng lãng phí hay tiết kiệm các tài sản của công ty như: giấy in, văn phòng phẩm, điện, nước… không gây ảnh hưởng đến họ, lâu dần thái độ này sẽ làm nhân viên sử dụng tài nguyên của công ty một cách lãng phí, họ sử dụng tài nguyên công ty sai mục đích sử dụng. Ý thức sử dụng tài sản công ty của nhân viên không cao, nhân viên lợi dụng tài nguyên của công ty để phục vụ lợi ích cá nhân vì họ nghĩ rằng nếu họ không sử dụng các chúng thì các nhân viên khác cũng sẽ sử dụng. Tư tưởng tài sản công ty là “của chùa” đã hình thành khá lâu trong suy nghĩ của nhân viên. Sự lười biếng của nhân viên làm họ không thích tận dụng giấy in một mặt để in các tài liệu không quan trọng khác, vì để in mặt còn lại nhân viên phải đảo mặt giấy in vàà phải thao tác một số bước để in được tài liệu. Nhiều nhân viên lười sử dụng mail để trao đổi công việc họ chỉ thích in tài liệu để trao đổi trực tiếp. 20 Một số nhân viên không quan tâm đến môi trường làm việc nên việc xanh hóa văn phòng, nơi họ làm việc đối với họ không quan trọng, đôi khi họ lại cảm thấy những cây xanh nay làm hẹp không gian làm việc 2.2.3 Môi trường Công ty hạn chế các quy định, quy tắc làm việc như tiết kiệm, cách sử dụng tài sản nhằm tạo môi trương làm việc thoải mái cho nhân viên như việc này vô tình lại tạo nên một thói quen không tốt cho nhân viên khi họ mất dần sự tự giác thực hiện gìn giữ tài sản công ty như tài sản công ty, hay tránh các hành động lãng phí tài nguyên công ty. Môi trường làm việc thiếu cây xanh, các thiết bị văn phòng đư ợc mở liên tục dù có đang sử dụng hay đã nghỉ giữa giờ hay đã hết giờ làm tạo ra một môi trường làm việc không tốt cho nhân viên nhưng họ làm việc lâu trong môi trường này làm họ dần thích nghi mà không hề biết rằng làm việc thời gian dài sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên. 2.2.4 Nguyên vật liệu Giấy để in bảng câu hỏi khảo sát là 1 trong những nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao nhất trong công ty. Do nhu cầu sử dụng giấy khá lớn, nên việc phung phí 1 vài tờ giấy đối với nhân viên là chuyện bình thường. Điều này tạo tâm lý lãng phí tài nguyên. Chưa có sự kiểm soát đúng mức đến những vấn đề tưởng chừng nhỏ từ ban lãnh đạo và sức ỳ trong công việc và những thói quen không tốt của nhân viên công ty đã góp phần tạo ra môi trường làm việc “không xanh”, tuy hiện tại không ảnh hưởng nhiều đến kết quả công việc, nhưng lâu dần chúng sẽ trở thành văn hóa không tốt và có nguy cơ làm giảm năng suất làm việc của nhân viên và gây thiệt hại về chi phí hoạt động của công ty. Mô hình Xương Cá thể hiện thực trạng chưa xanh ở công ty Nielsen: 21 2.3. Những biện pháp nhằm hỗ trợ xây dựng văn hóa xanh trong công ty 2.3.1. Những biện pháp chung cho toàn công ty: Để hoàn thành quá trình xây dựng văn hóa xanh, công ty cần đưa ra một lộ trình thực hiện đầy đủ, chi tiết. Từ kết quả điều tra, nghiên cứu, công ty đã có được bức tranh tổng quát về văn hóa chưa xanh của Neilsen. Từ đó, công ty có thể xây dựng các cấp độ thực hiện văn hóa xanh cho từng giai đoạn của công ty như sau: Cấp độ 1: Cơ bản, hoặc xanh hóa cuộc sống của bạn Đây là cấp độ bền vững cơ bản nhất. Ở cấp độ này, công ty sẽ giúp nhân viên có hiểu biết về môi trường, được tạo cảm hứng và được tiếp sức. Họ sẽ phải tích cực tham gia vào các chương trình tái chế hoặc các chương trình tiết kiệm năng lượng nội bộ. Những hành động đơn giản này cần rất ít hoặc không cần đầu tư nhưng lại có thể khuyến khích nhân viên, tăng năng suất và giảm chi phí. Cấp độ 2: Xanh hóa văn phòng Cấp độ bền vững tiếp theo có thể công ty cần một đầu tư một ít kinh phí thực hiện nhưng có thể có hoàn vốn (ROI) nếu được làm đúng. Đầu tư có thể là nhỏ nhất so với sự hài lòng tăng cao của khách hàng hoặc giảm rủi ro thị trường. Để đạt được Cấp độ 2 công Không quản lýKhông khí ngột ngạt Không quan tâmChủ nghĩa cá nhân Thiếu sự kiểm soát Không phân loại tái chế Lãng phí tài sản Sử dụng sai mục đíchNhiều nơi bừa bộn Thiếu cây xanh Chưa quyết liệt Chưa hành động Chưa nhận thức Không quan tâm Lười nhác Chưa nhận thức Con người Quản lý – lãnh đạo Môi trường VH chưa xanh Nguyên vật liệu 22 ty có thể lập kế hoạch để sử dụng cách tiếp cận chủ động đến với tính bền vững để chiếm thị phần hoặc thuê và giữ chân nhân tài. Ở cấp độ này vì sự hạn chế về nguồn lực tại văn phòng Việt Nam nên việc triển khai cấp độ 2 chỉ được thực hiện một phần. Cấp độ 3: Lướt trên làn sóng xanh Cấp độ 3 liên quan đến việc thực sự bảo vệ môi trường. Cấp độ này yêu cầu công ty “không làm hại” và yêu cầu công ty giúp khôi phục bất cứ tổn hại nào đã bị gây ra. Ở cấp độ 3 công ty với tư cách là một công ty nghiên cứu thị trường nên nghiên cứu sao cho khuyên khích và đưa ra lời khuyên cho các doanh nghiệp nên tìm cách đầu tư vào các sản phẩm và công nghệ xanh và đưa chúng ra thị trường. Bên cạnh các bước thực hiện hay các cấp độ thực hiện, công ty cũng xây dựng một quy trình đánh giá mức độ hoàn thành các cấp độ, thời điểm công ty đã đạt được tiêu chuẩn có thể chuyển sang cấp độ khác, nhưng vẫn sẽ duy trì cấp độ hiện tại. Các tiêu chuẩn này bao gồm: chi phí tiết kiệm được, thái độ của nhân viên, lợi ích vô hình… Ứng với từng cấp độ, Công ty sẽ đề ra từng chính sách cụ thể. Công ty sẽ triển khai các chính sách này cho các cấp lãnh đạo cấp cao sau đó là trưởng, phó các phòng ban trực thuộc công ty. Từ đó, các cấp quản lý này sẽ được yêu cầu triển khai thực hiện trong từng phòng, ban do mình phụ trách. Để có được những biện pháp, cách thức thực hiện mà nhân viên dễ dàng làm theo, trong quá trình xây dựng kế hoạch thực hiện cho từng cấp độ, công ty có thể tổ chức các cuộc thi cho toàn thể nhân viên đưa ra các ý tưởng làm thế nào để tiết kiệm, làm thế nào để tránh lãng phí, làm sao để có môi trường làm việc thân thiện… vì là những ý tưởng đó của nhân viên nên họ sẽ sẽ dễ chấp nhận nếu được đưa vào thực hiện. 2.3.2. Những biện pháp cho từng phòng, ban Việc xây dựng văn hóa xanh phải được xây dựng ở từng phòng, ban của công ty. Trong đó, từng phòng, cần hiện thực hóa văn hóa xanh đến từng nhóm nhỏ nhân viên, tiếp đến là từng cá nhân các nhân viên để từng nhân viên hiểu văn hóa xanh là gì, lợi ích từ những gì văn hóa xanh mang lại. Tại từng phòng, ban công ty sẽ đề ra một số quy định cho từng cấp độ văn hóa xanh dựa trên các ý tưởng do nhân viên đưa ra trong cuộc thi do công ty tổ chức. 23 - Nhóm giải pháp “tiết kiệm – giảm lãng phí”: + Lập sổ theo dõi giấy photo và giấy in tại máy in hoặc máy photo đặt tại phòng, ban đó. Trong sổ này, nhân viên sẽ đăng ký số lượng giấy mỗi lần sử dụng của mình, để công ty có thể theo dõi số lượng giấy được sử dụng mỗi tháng và hạn chế nhân viên sử dụng giấy sai mục đích. Đồng thời, trong sổ đăng ký này ở cuối trang có in một dòng nhắc nhở, nhân viên tái sử dụng số giấy bị lỗi do in hay photo hỏng nếu là giấy in một mặt, nhân viên có thể tái sử dụng để photo các tài liệu không quan trọng. + Đưa ra một số hướng dẫn sao cho tiết kiệm được giấy in và mực in như đối với một số tài liệu không chính thức chỉ sử dụng nội bộ hay sử dụng tạm thời có thể thay cỡ chữ nhỏ hơn, thu hẹp khoảng cách dòng, canh lề ít hơn. Chỉ thực hiện đúng chuẩn văn bản đối với các văn bản phát hành chính thức và thực sự cần thiết. Đề nghị các nhân viên điều chỉnh cài đặt máy in trong máy mình sang chế độ mặc định in hai mặt. + Khuyến khích nhân viên sử dụng hệ thống thư điện tử nội bộ của công ty để trao đổi nghiệp vụ, chuyên môn nhằm hạn chế số lượng giấy in hay photo cho các cuộc họp vào trao đổi làm việc của nhân viên. + Động viên các nhân viên sử dụng ly sứ của cá nhân để uống nước nhằm hạn chế việc sử dụng ly giấy hay ly nhựa tiện lợi sử dụng 01 lần, chỉ để ly này tại một số nơi thực sự cần như: phòng đợi của khách hàng, phòng tiếp khách hàng, hay phòng họp mà thôi. +Tạo mẩu nhắc nhở nhỏ, gần gũi đính tại vị trí gần công tắc điện của từng phòng làm việc để nghị nhân viên nhận thức được việc tiết kiệm điện trong văn phòng bằng việc tự động kéo rèm cửa sổ để tận dụng tối đa ánh sáng mặt trời và chỉ mở một số đèn cần thiết, chỉ sử dụng tối đa công suất điện thắp sáng khi trời tối. Đồng thời, nhân viên phải tắt điện và hệ thống máy lạnh khi ra về, giờ nghỉ trưa đề nghị nhân viên tắt một số đèn không cần thiết. + Hướng dẫn nhân viên bật chế độ mát lạnh tiết kiệm, không nên để nhiệt độ quá chênh lệch với bên ngoài nhằm tiết kiệm điện nhưng cũng bảo vệ sức khỏe cho nhân viên. + Tại các vị trí lấy nước uống, cần dán một hình vẻ vui nhộn mang thông điệp nhắc nhở nhân viên chỉ sử dụng nước uống một cách tiết kiệm nhất, lấy vừa đủ dùng để 24 tránh lãng phí nước. Tương tự với nước sinh hoạt, trong phòng vệ sinh cũng nên lắp đặt các hệ thống nước được thiết kế tiết kiệm nước thông minh và có nhắc nhở nhân viên sử dụng tiết kiệm nguồn nước, nên tắt nước khi ngưng sử dụng. + Khuyến khích nhân viên sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm như: bút, thước, kẹp giấy… Chỉ đề nghị cấp thêm khi đã sử dụng hết để tránh lãng phí. Theo dõi số lượng sử dụng của phòng qua các tháng bao nhiêu thì vừa đủ để đăng ký mua đủ số lượng mà phòng cần. - Nhóm giải pháp “thân thiện với môi trường”: + Khuyến khích nhân viên trồng những loại cây xanh có thể để trong văn phòng nhằm tạo màu xanh tại nơi làm việc, cải thiện không khí làm việc. + Đặt cây xanh tại một số vị trí như bàn lễ tan, phòng họp, nơi nghỉ giao lao của nhân viên để dần xanh hóa môi trường làm việc. + Đề xuất Bộ phận quản lý trang, thiết bị nên sử dụng các loại dụng cụ và trang thiết bị làm việc thân thiện với môi trường, làm từ các chất liệu có thể tái chế được. Tiến hành đồng bộ hóa hệ thống chiếu sáng là hệ thống bóng đèn tiết kiệm điện. + Đề nghị nhân viên nên sắp xếp bàn làm việc và vị trí làm việc gọn gàng, ngăn nắp để tạo mỹ quan nơi làm việc cũng như môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái. - Nhóm giải pháp “bền vững”: Đây là cấp độ khó thực hiện nhất và cấp độ này đa phần được các công ty thuộc lĩnh vực sản xuất hàng hóa thực hiện nên hiện tại Công ty Neilsen chỉ chuyên cung cấp các sản phẩm dịch vụ nên theo chỉ đạo chung của công ty thì các phòng, ban chỉ có thể luôn tuyên truyền vận động nhân viên coi trọng việc bảo vệ môi trường. Dù là trong việc thực hiện tư vấn cho các công ty cũng phải định hướng khách hàng nên sử dụng các chiến lược thân thiện với môi trường. 25 CHƯƠNG 3: NHỮNG ĐỘNG LỰC VÀ SỰ KHÁNG CỰ LẠI SỰ THAY ĐỔI Qua những phân tích của Chương 2, chúng ta có thể thấy tại công ty Neilsen đã mất một khoản chi phí đáng kể cho những lãng phí không đáng có, môi trường làm việc chưa được quan tâm đúng mức cũng như một văn hóa xanh còn chưa được coi trọng. Nguyên nhân chính của việc này đó chính là công ty khá sao nhãng trong vấn đề tiết kiệm chi phí và tạo một môi trường xanh cho nhân viên cũng như ý thức của đại đa số nhân viên về sử dụng tài sản của công ty. Để giải quyết vấn đề này “nhóm văn hóa xanh” của công ty và cấp lãnh đạo của công ty phải giải quyết những vấn đề gây ra bởi việc không có kế hoạch quản trị sự thay đổi khi áp dụng các quy định về văn hóa xanh. Điều đầu tiên là cần phải đánh giá lại những ủng hộ và kháng cự do sự thay đổi do “nhóm văn hóa xanh” đề ra và được áp dụng tại công ty, qua đó, tận dụng những ủng hộ và tìm cách giảm bớt hay tiêu trừ sự kháng cự và thực hiện việc quản trị sự thay đổi. 1. Những kháng cự và ủng hộ sự thay đổi: Chúng ta sẽ phân tích sự kháng cự và ủng hộ sự thay đổi theo 02 đối tượng: nhân viên của các phòng, ban và cấp quản lý, lãnh đạo của công ty. 1.1. Nhân viên các phòng, ban Thông qua đối thoại trực tiếp với nhiều nhân viên các phòng, ban thuộc công ty và quan sát các nhân viên, sơ bộ có thể thấy có khá nhiều nhân viên không ủng hộ sự thay đổi đa phần từ hay hết các phòng, ban, nhưng mạnh mẽ nhất là nhân viên từ nhóm khảo sát khách hàng và lập báo cáo, một số nhân viên của bộ phận dịch vụ khách hàng thì không tỏ thái độ kháng cự hay ủng hộ sự thay đổi, chỉ một phần nhân viên từ bộ phận quản lý cơ sở vật chất (quản trị) là khá ủng hộ sự thay đổi. Vì vậy, để xác định chính xác sự ủng hộ cần có một cuộc khảo sát nhỏ, cụ thể được tiến hành kín. Tuy nhiên theo đánh giá sơ bộ, sự kháng cự xuất phát từ những nguyên nhân sau: 1.1.1. Những nguyên nhân kháng cự sự thay đổi - Các nhân viên từ nhóm khảo sát khách hàng và lập báo cáo là nhóm sử dụng nhiều tài sản của công ty nhất như: giấy in, mực in, điện, văn phòng phẩm… nên họ cảm 26 thấy bị giới hạn không đúng vì công việc của họ đặc thù phải cần những tài sản này, và công việc của họ cũng chỉ nhằm đem lại lợi nhuận của công ty. - Nhân viên đang thoải mái sử dụng các tài sản của công ty từ giấy in, giấy photo hay các dụng cụ làm việc khác nay phải thực hiện tiết kiệm theo quy định sẽ làm nhân viên cảm thấy phiền phức. - Khắp nơi trong công ty đều có những nhắc nhở tiết kiệm hay thực hiện văn hóa xanh làm nhân viên cảm thấy mình đang bị ép buộc. - Một số nhân viên đã quen tận dụng tài sản của công ty nay bị hạn chế và quản lý nghiêm việc sử dụng sẽ cảm thấy khó chịu, và sẽ tìm cách né tránh các quy định của công ty. - Việc đề nghị nhân viên sử dụng ly sứ của cá nhân để uống nước trong công ty sẽ làm nhân viên của thấy công ty đang lợi dụng họ để tiết kiệm một phần chi phí. - Một số nhân viên đã quen tổ chức họp và trao đổi công việc trực tiếp sẽ cảm thấy không thoải mái khi sử dụng thư điện tử để trao đổi chỉ để nhằm tiết kiệm giấy in và photo cho công ty. - Không phải nhân viên nào cũng thích và quan tâm đến việc trang trí bàn làm việc bằng cây xanh, vì họ nghĩ chỉ làm không gian làm việc thêm chật. - Thói quen bày bừa tài liệu trên bàn làm việc đã hình thành từ lâu nên rất khó để nhân viên thay đổi. - Từ trước các nhân viên vẫn chưa quen với khái niệm thân thiện với môi trường và tạo ra một môi trường văn hóa xanh đến rất khó định hướng cho họ trong ngắn hạn về khái niệm này. 1.1.2. Những nguyên nhân ủng hộ sự thay đổi - Nhân viên thực sự mong muốn có một môi trường văn hóa xanh tại nơi làm việc. Cảm thấy mình có đóng góp vào bảo vệ môi trường, góp công sức xây dựng xã hội. - Nhân viên biết được khi thực hiện các biện pháp tiết kiệm tài sản của công ty tức là đang giúp công ty định hướng sự phát triển sang hướng bền vững. - Nhân viên yêu thích màu xanh nên sẽ thích trang trí cây xanh tại bàn làm việc, điều đó làm cho họ cảm thấy dễ chịu và thoải mái, tạo hứng thú khi làm việc. 27 - Nhân viên bộ phận thu dọn văn phòng sẽ giảm được số lượng lớn số lượng giấy in hay photo bỏ đi. - Bộ phận quản trị sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí cho công ty khi sử dụng các biện pháp tiết kiệm, tranh lãng phí các công cụ, dụng cụ làm việc. 1.2. Cấp quản lý, lãnh đạo của công ty Theo nhiều nghiên cứu, sự thay đổi thành công phụ thuộc vào sự hỗ trợ của cấp quản lý. Trong trường hợp của Neilsen, công ty ty đã có sự cam kết thay đổi của lãnh đạo cấp cao của công ty, đây là một thuận lợi rất lớn, tuy nhiên sự thay đổi còn phụ thuộc vào các cấp quản lý khác của công ty, nên phân tích sự kháng cự và ủng hộ của thành phần này là điều cần thiết. 1.2.1. Những nguyên nhân kháng cự sự thay đổi - Các quản lý cấp trung tại các phòng, ban của công ty cho rằng họ bị giao thêm việc khi phải triển khai các quy định và chính sách của công ty nhưng lại không được trả thêm lương cho việc này. - Các quản lý phải nhận sự phàn nàn của nhân viên về những quy định này như thế nào và phải động viên, khuyến khích nhân viên thực hiện nên họ cảm tháy áp lực. - Bản thân một số quản lý cũng cảm thấy họ bị hạn chế một số “quyền lợi” khi phải thực hiện thực hiện văn hóa xanh. 1.2.2. Những nguyên nhân ủng hộ sự thay đổi - Những chính sách nhằm giảm lượng giấy in hay giấy photo sẽ giúp công ty tiết kiệm được một khoản đáng kể bởi, phần chi phí này khá lớn. Việc này sẽ làm lợi cho lãnh đạo cấp cao của công ty là những người sở hữu và điều hành hoạt động của toàn công ty. - Như những lợi ích đề cập ở chương 1, khi áp dụng văn hóa xanh công ty sẽ tạo ra được một môi trường làm việc chuyên nghiệp, công ty phát triển theo hướng bền vững điều đó là rất có lợi cho tương lai của công ty cũng như có thể mang lại nhiều lợi nhuận cũng như lợi ích vô hình khác như uy tín và hình ảnh công ty. 28 2. Các giải pháp quản trị sự thay đổi Qua phân tích sự ủng hộ cũng như sự kháng cự của nhân viên các phòng, ban của công ty và cấp quản lý, lãnh đạo công ty, nhóm thực hiện nghiên cứu thấy rằng nếu công ty có một kế hoạch hoàn chỉnh nhằm quản trị sự thay đổi khi áp dụng văn hóa xanh vào công ty, thì những khó khăn trong quá trình thực hiện đã không xảy ra. Với tình hình hiện nay, nhóm nghiên cứu có đề ra một số biện pháp nhằm quản trị sự thay đổi ở các bộ phận như mô hình ADKAR của Hiatt&Creasey (2003) nhằm quản trị sự thay đổi trong tổ chức. Trong đó, công ty phải làm cho các thành phần có liên quan đến sự thay đổi đạt được: - A (Awareness): nhận thức được việc thay đổi là điều cần thiết. - D (Desire): có mong muốn được tham gia và hỗ trợ thay đổi. - K (Knowledge): hiểu biết phương thức thay đổi. - A (Ability): có kỹ năng cần thiết thực hiện thay đổi - R (Reinforcement): củng cố, duy trì được trạng thái mới. 2.1. Thiết lập hệ thống nhân sự hỗ trợ sự thay đổi Nhằm thực hiện được các mục tiêu trên, nhóm đề xuất nên xác định rõ ràng một số nhân sự như sau: - Nhóm bảo trợ và điều hành: Nhóm này đóng vai trò cung cấp nguồn lực nhằm hỗ trợ sự thay đổi. Nhóm này bao gồm nhóm quản lý cao nhất trong công ty (ban lãnh đạo công ty như giám đốc, các phó giám đốc phụ trách các mạng công việc khác nhau trong công ty). Trong nhóm này, Giám đốc công ty sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý sự thay đổi. - Đội tiên phong: Là nhóm trụ cột của sự thay đổi, là những người đi đầu, làm gương, hỗ trợ nghiệp vụ và giải quyết các vấn đề xảy ra. Đội tiên phòng sẽ gồm Trưởng, phó các phòng, ban và trưởng nhóm các nhóm làm việc của các phòng, ban. 2.2. Các chương trình đối với các phòng, ban của công ty Chương trình cấp độ 1: + Tổ chức những buổi họp hướng dẫn việc thực hiện về làm thế nào tiết kiệm được giấy in, mực in, điện hay nhân viên nên sử dụng lý sứ của cá nhân hơn là ly nhựa 29 tiện lợi mỗi khi uống nước…, những buổi họp chỉ kéo dài vừa phải từ 20-30 phút để tránh cảm giác nhàm chán cho nhân viên. + Thiết kế các bảng hướng dẫn, quy định để đặt tại một số vị trí để nhắc nhở nhân viên, nhưng các bảng này nên được thiết kế sao cho bắt mắt, vui nhộn, không gây cảm giác như ép buộc nhân viên phải thực hiện mà chỉ mang tính chất động viên, đề cao tính tự giác ở bản thân họ. Chương trình cấp độ 2: + Tuyên truyền ở quy mô toàn công ty về văn hóa xanh và những nỗ lực của công ty nhằm xây dựng văn hóa xanh. Có thể thực hiện việc dán các cam kết và khẩu hiệu của lãnh đạo đối với sự thay đổi lên bảng tin của công ty để nhân viên thấy sự thay đổi là cần thiết, sự cam kết thực hiện của ban lãnh đạo công ty là điều chắc chắn. + Trích một phần nhỏ kinh phí để hỗ trợ nhân viên trong việc mua cây xanh đặt trong văn phòng và bàn làm việc nhân viên để tạo cảm giác rằng công ty thực sự muốn tạo một không khí làm việc trong lành cho nhân viên. + Hàng tháng tại bản tin công ty nên đưa ra các số liệu về chi phí tiết kiệm được do văn hóa xanh mang lại cũng như lợi ích của nó, và tuyên dương những cá nhân hay phòng, ban đã thực hiện tốt việc này. Chương trình cấp độ 3: Hiên tại do đặc thù không sản xuất trực tiếp hàng hóa nên để nâng tâm văn hóa xanh của công ty ra rất khó. Vì vậy chi có thể thực hiện bằng cách động viên, khuyến khích nhân viên đưa văn hóa xanh vào chính công việc của mình, hoặc tuyên truyền cho các khách hàng của công ty cũng hiểu văn hóa xanh là gì và khách hàng nên áp dụng văn hóa xanh tại công ty nhằm tạo một sự phát triển bền vững cho công ty cũng như xã hội. 2.3. Các chương trình đối với cấp quản lý, lãnh đạo của công ty - Tổ chức các cuộc thi trong toàn công ty để nhân viên tự do đưa ra các ý tưởng làm thế nào giúp công ty tiết kiệm được chi phí quản lý, các sử dụng các tài sản của công ty như thế nào, họ muốn làm những gì để có một môi trường làm việc xanh, thoải mái, thân thiện với môi trường. Từ những ý tưởng này, các cấp quản lý và “nhóm văn hóa xanh” sẽ chọn lấy những ý tưởng hữu ích, thiết thực để hoàn chỉnh các bước thực hiện 30 cho chương trình văn hóa xánh. B ản kế hoạch sẽ được công bố trên toàn công ty để nhân viên có thể biết rằng các ý tưởng của họ đã được công ty trân trọng và giúp ích như thế nào cho công ty, cũng như làm cho họ dễ dáng chấp nhận kế hoạch văn hóa xanh và sẽ thực hiện một các tích cực. - Duy trì cam kết đối với quá trình thay đổi, thông qua nhưng văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết cũng như các quy định bắt buộc để ban lãnh đạo công ty thấy được sự thay đổi là cần thiết và họ có trách nhiệm hỗ trợ sự thay đổi này. - Trước khi triển khai thực hiện các bước, nên giao cho trưởng các phòng, ban thực hiện hướng dẫn một cách mềm mỏng đến các thành viên công ty trong nội bộ của phòng, ban mình vì khi triển khai cho số lượng vừa phải nhân viên sẽ tạo không khí gần gũi, dễ chia sẻ với nhau hơn. Tại cuộc họp triển khai các hướng dẫn và quy định mới của công ty trưởng các phòng, ban nên kết hợp với việc trình bày những lợi ích do những viên này mang lại cho chính bản thân họ và cả công ty. - Thường xuyên theo dõi quá trình thay đổi khi thực hiện các chương trình can thiệp, đánh giá kết quả thực hiện và can thiệp kịp thời để hoạt động thay đổi đi đúng hướng, đạt được mục tiêu của kế hoạch đề ra. 3. Một số hành động cụ thể cho chiến dịch văn hóa xanh 3.1 Những mẫu biểu cổ động cho chiến dịch Để kêu gọi mọi người tham gia vào chiến dịch xanh hóa văn phỏng, VN Green Team đã tạo ra những poster vui nhộn, dễ nhớ: 31 Còn đây là số sticker để nhắc nhở mọi người: 32 3.2 Chiến dịch hưởng ứng tuần lễ trái đất 33 NIELSEN TỔ CHỨC “TUẦN TRÁI ĐẤT” Ngày 21 – 25, tháng 4 Nhóm Việt Nam Green Team xin mời tất cả các bạn tham gia Tuần Trái Đất - Global Earth Week lần đầu tiên được tổ chức tại Nielsen! Từ ngày 21 đến ngày 25 tháng 4, chúng ta sẽ cùng hành động để cải thiện môi trường sống và bảo vệ Mẹ Thiên nhiên. Ngày Trái Đất - Earth Day được tổ chức hằng năm vào ngày 22 tháng 4 trên toàn thế giới nhưng tại sao chúng ta không tổ chức sự kiện đặc biệt này theo cách riêng của Nielsen? Bên cạnh các hoạt động xã hội hàng năm, hãy cùng nhau sáng tạo và tổ chức Tuần Trái đất thật vui, thật ý nghĩa! Các hoạt động trong Tuần Trái đất? Chúng tôi kêu gọi một loạt các hoạt động xanh tại các văn phòng Nielsen trong suốt tuần sau. BTC đã có sẵn một danh sách các hoạt động ý nghĩa và s ẽ chọn ra 5 trong số đó để thực hiện tại văn phòng Việt Nam theo như lịch hoạt động bên dưới. Cách thức tham gia như thế nào? Mỗi hoạt động bên dưới sẽ tương ứng với 1 ngày trong tuần và bạn chỉ cần ủng hộ chương trình bằng cách thực hiện theo lời kêu gọi của BTC. Vui lòng liên hệ với nhóm Việt Nam Green Team để biết thêm chi tiết và cách tiến hành tại văn phòng của mình. Một loạt email booking sẽ được gửi đến lịch để nhắc nhở các bạn. Thứ 2 21/04/2014 Thứ 3 22/04/2014 Thứ 4 23/04/2014 Thứ 5 24/04/2014 Thứ 6 25/04/2014 Đi xe cùng nhau/Đi xe đạp hoăc đi bộ đến nơi làm việc 34 Tiết kiệm giấy bằng cách in hai mặt Tắt điện và màn hình máy tính vào giờ nghỉ trưa Mang bữa trưa bằng hộp đựng thân thiện hơn với môi trường Đi xe cùng nhau/Đi xe đạp hoăc đi bộ về nhà Bạn có thể tìm hiểu về Tuần Trái Đất. và Nhóm Green Team Toàn cầu tại đây. Hãy cùng nhau chào đón tuần lễ hành động vì Trái đất đầu tiên! VIETNAM GREEN TEAM VIETNAM GREEN TEAM Copyright ©2013 The Nielsen Company. Confidential and proprietary. 35 KẾT LUẬN Mô hình văn hóa xanh đã mang lại những hiệu quả nhất định cho các doanh nghiệp trong việc tiết kiệm năng lượng và chi phí vận hành văn phòng cũng như tạo cho doanh nghiệp một sự phát triển bền vững. Hơn thế nữa, mô hình này đã góp phần nâng cao nhận thức về môi trường và tạo thêm cơ hội cho toàn bộ nhân viên công ty tham gia xây dựng không gian làm việc, không gian sống xanh, sạch, đẹp, ngoài ra còn cải thiện nhân thức của khách hàng về hình ảnh daonh nghiệp. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, ngày càng nhiều tòa nhà cao ốc mở ra đồng nghĩa với việc diện tích dành cho cây xanh sẽ thu hẹp. Đây là nguyên nhân chính khiến con người đang xa dần với thiên nhiên. Do đó, để cân bằng không khí cũng như giúp con người được sống trong một không gian thân thiện với môi trường thì những chậu cây nhỏ trang trí văn phòng là một việc làm vô cùng cần thiết. Một không gian làm việc phù hợp không chỉ giúp nhân viên làm việc thoải mái, có hiệu quả mà còn góp phần làm cho cuộc sống ý nghĩa hơn rất nhiều. Một hành động nhỏ không chỉ mang lại lợi ích cho bạn mà còn cho cả Trái Đất. Ngoài ra, công ty cũng sẽ tiết kiệm một phần đáng kể chi phí quản lý các tài sản của công ty như điện nước, văn phòng phẩm… Bên cạnh đó, chỉ với những thay đổi nhỏ từ lãnh đạo cho đến nhân viên đều đã góp phần với cả cộng đồng chống lại những biến động lớn về mọi mặt kinh tế - chính trị văn hóa – xã hội và môi trường. Với mục đích xây dựng một văn hóa xanh cho doanh nghiệp, Công ty Neisen đã xây dựng các chương trình thiết thực đối với các phòng, ban của công ty để các nhân viên hiểu rõ lợi ích của việc thay đổi và từ đó chung tay với ban lãnh đạo Công ty thực hiện tốt văn hóa xanh trong doanh nghiệp.