Quản trị vận hành - Thiết kế dịch vụ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC GVHD: TS. Nguyễn Quỳnh Mai Nhóm 5 – MBA12B: 1. Vũ Ngọc Nam 2. Trần Ngọc Huy 3. Nguyễn Quỳnh Như 4. Bùi Thị Tuyết Nhung 5. Trương Toàn Phong Tháng 12/2013 Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 2 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VẤN ĐỀ 1.1. Lý do lựa chọn đề tài Về cơ bản, thiết kế sản phẩm là tâm điểm của quản trị sản xuất, tác động trực tiếp đến quá trình sản xuất, sản phẩm và ảnh hưởng đến đầu ra. Thiết kế sản phẩm là sự tổng hòa của hầu hết các yếu tố liên quan đến sản xuất như đáp ứng nhu cầu của thị trường và mong muốn của khách hàng, đảm bảo tính cạnh tranh so với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, phù hợp nguồn lực về công nghệ của doanh nghiệp, nguồn nguyên vật liệu… Thiết kế tốt tạo ra những sản phẩm có lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp và mang lại hiệu quả cao cho xã hội. Đối với một sản phẩm dịch vụ, việc thiết kế sẽ như thế nào? Sản phẩm dịch vụ khác với sản phẩm hàng hóa thông thường, dịch vụ là sản phẩm vô hình, quá trình sản xuất và t iêu dùng diễn ra đồng t hời nên không thể lưu trữ, chất lượng dịch vụ được khách hàng đánh giá một cách chủ quan, chủ yếu phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ, thái độ của nhân viên và trang thiết bị của nhà cung cấp. Qua đề tài này, chúng tôi muốn phân tích quá trình thiết kế một sản phẩm dịch vụ thực tế t ại Việt Nam thông qua sự kiện “Panasonic Office Beauty” nhằm quảng bá các sản phẩm làm đẹp của công ty Panasonic, công ty Hakuhodo Việt Nam chịu trách nhiệm chính trong việc cung cấp dịch vụ t ổ chức sự kiện này. Đề tài này ứng dụng mô hình thiết kế và quản lý dịch vụ (Service design and management model) gồm 8 bước của tác giả Rohit Ramaswarmy (1996) để phân tích và đánh giá quá trình thiết kế và t hực hiện dịch vụ thực tế đồng thời đưa ra những khuyến nghị để cải thiện chất lượng thiết kế dịch vụ tổ chức sự kiện này. 1.2. Khái niệm Các khái niệm về thiết kế và quản lý dịch vụ:  Dịch vụ: Các giao dịch được thực hiện giữa các nhà cung cấp (dịch vụ) và khách hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. (Ramaswamy, 1996)  Thiết kế: “Thiết kế là những gì liên kết sự sáng t ạo và đổi mới. Nó định hình các ý tưởng để trở thành những đề xuất thực tiễn và hấp dẫn người dùng hoặc khách hàng. Thiết kế có thể được mô tả như sự triển khai sáng tạo đến một mục đích cụ thể nào đó.” (George Cox, trưởng khoa Thiết kế, Đại học Luân Đôn)  Thiết kế dị ch vụ: Một phương pháp phân tích có hệ thống để xây dựng nên các quy trình dịch vụ có thể mang lại kết quả mong đợi về chất lượng và chi phí. (Ramaswamy, 1996)  Quản lý dị ch vụ: Phương pháp kiểm soát và cải t iến các quy trình dịch vụ đã được thiết kế nhằm đảm bảo cho các quy trình này tiếp tục hoạt động với chất lượng cao. (Ramaswamy, 1996) 1.3. Mô hình thiết kế và quản lý dị ch vụ Đây là mô hình được Rohit Ramaswamy đưa ra năm 1996. Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 3 Mô hình gồm tám giai đoạn từ khi bắt đầu hình thành ý tưởng t ới khi kết thúc vòng đời của sản phẩm dịch vụ. Mỗi giai đoạn không chỉ đơn thuần là một hoạt động nhất định mà bao gồm một nhóm các hoạt động xảy ra đồng thời hoặc theo trình tự thời gian xuy ên suốt vòng đời của dịch vụ. Vòng đời của dịch vụ kết thúc khi có sự thay đổi của các điều kiện của thị trường, của đối t hủ cạnh tranh, của công nghệ hay sự t hay đổi từ phía khách hàng ở mức độ mà các quy trình dịch vụ hiện tại trở nên lỗi thời không tiếp tục đáp ứng được nhu cầu của khách hàng nữa và yêu cầu cần có các thiết kế mới ra đời. Tới đây quá trình thiết kế lại được bắt đầu lại từ đầu (Ramaswamy 1996). Mô hình gồm tám giai đoạn như sau: 1. Giai đoạn 1: Xác định các thuộc tính t hiết kế Xác định nhu cầu khách hàng và những thuộc tính cần thiết của dịch vụ để thỏa mãn những nhu cầu này. Trong giai đoạn này nhà thiết kế cần phải xác định được đối tượng khách hàng chính của dịch vụ. Từ đó sử dụng các phương pháp thu thập thông tin để xác định những nhu cầu mà khách hàng mong đợi từ dịch vụ. Từ các nhu cầu này, nhà thiết kế cần phải đưa ra các thuộc tính của d ịch vụ có t hể t hỏa mãn được các nhu cầu của khách hàng và quyết định các thuộc tính quan trọng nhất. 2. Giai đoạn 2: Xác định các tiêu chuẩn thiết kế Đối với mỗi thuộc tính đã xác định, nhà thiết kế cần xác định mức độ yêu cầu của khách hàng đối với thuộc tính đó kết hợp với việc phân tích thị trường và các đối thủ cạnh tranh để đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể cho mỗi thuộc tính. 3. Giai đoạn 3: Đưa ra và đánh giá các ý tưởng thiết kế Trong giai đoạn này, nhà thiết kế cần xác định được các chức năng chính mà dịch vụ cần phải có để đáp ứng được khách hàng. Sau đó tổng hợp các chức năng này thành một quy trình để từ đó nhà thiết kế đưa ra các ý tưởng cho thiết kế tổng thể dịch vụ, đánh giá từng ý tưởng và so sánh các ý tưởng với nhau để lựa chọn một ý tưởng cho thiết kế cụ thể. Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 4 4. Giai đoạn 4: Phát triển thiết kế chi tiết Đây là giai đoạn nhà thiết kế phân chia ý tưởng tổng thể thành các thành phần nhỏ hơn. Đưa ra các lựa chọn cho từng thành phần, đánh giá và so sánh các lựa chọn này và quyết định sử dụng một lựa chọn được dự đoán là có hiệu quả nhất. Sau đó nhà t hiết kế cần đánh giá lại thiết kế tổng hợp, đưa ra các thiết kế bổ sung nếu cần thiết. 5. Giai đoạn 5: Thực hiện theo thiết kế chi t iết Ở giai đoạn năm, nhà thiết kế cần lên kế hoạch thực hiện cho toàn bộ dự án, kế hoạch thực hiện thử nghiệm, kế hoạch truyền thông, kế hoạch quản lý dịch vụ và thực hiện toàn bộ dự án theo kế hoạch đặt ra. 6. Giai đoạn 6: Đo lường hoạt động Giai đoạn này cần chọn ra các thuộc tính quan trọng để đo lường, thực h iện đo lường và so sánh với các tiêu chuẩn thực hiện đã đưa ra ở giai đoạn hai. Đồng thời thiết lập các quy trình phân tích và báo cáo. K ết quả của giai đoạn này là xác định được các thuộc tính nào thỏa mãn, thuộc tính nào không đặt tiêu chuẩn và điều chỉnh khi cần thiết. 7. Giai đoạn 7: Đánh giá mức độ thỏa mãn Giai đoạn này thực hiện đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ. 8. Giai đoạn 8: Cải tiến thiết kế So sánh kết quả đạt được với mục tiêu tài chính và mong đợi của khách hàng với dịch vụ. Lựa chọn ra một hoặc nhiều t huộc tính chưa đạt tiêu chuẩn và tiến hành cải tiến. Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 5 CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY Công ty Hakuhodo là một công ty lâu đời nhất về lĩnh vực quảng cáo tại Nhật Bản. Ông Hironao Seki sáng lập Hakuhodo vào tháng 10 năm 1895 với mục tiêu chính là môi giới địa điểm quảng cáo và phân phối sỉ các ấn phẩm giáo dục. Tháng 10/2003, công ty sáp nhập với Hakuhodo DY Holdings và một số công ty khác thành lập công ty truyền thông và giải trí Hakuhodo DY Media Partners Inc. Hiện nay, Hakuhodo đã phát triển ra khắp thế giới thông qua hệ thống văn phòng ở nhiều thành phố lớn tại Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Úc. Hakuhodo có mặt tại Việt Nam vào năm 2002 thông qua công ty Hakuhodo & Saigon Advert ising Co., Ltd., trụ sở tại TP.HCM nhằm cung cấp các giải pháp marketing cho các khách hàng Nhật Bản tại Việt Nam. Tháng 4/2012, Hakuhodo Nhật Bản góp 80% vốn thành lập công ty Hakuhodo Vietnam Co., Ltd để mở rộng kinh doanh tại Việt Nam. Tên công ty Hakuhodo Vietnam Địa chỉ Tầng 5, Saigon Center, 65 Lê Lợi, Quận 1. Điện thoại: 0084 838250140 Số Fax: 0084 838250143 Chi nhánh Tên chi nhánh: Hakuhodo & Saigon Advertising Địa chỉ: Tầng 10, Saigon Center, 65 Lê Lợi, Quận 1, TP.HCM Ngày thành lập 16/04/2012 Vốn điều lệ 1.500.000 USD Kinh doanh Tổ chức chiến lược, tiếp thị, quảng cáo, nghiên cứu thị trường, tổ chức sự kiện Hỗ trợ ngôn ngữ Anh, Nhật, Việt nam Email Mariko.Fujimoto@hakuhodo.co.jp Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 6 CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ SỰ KIỆN 3.1. Tổng quan sự kiện - Tên gọi sự kiện: Panasonic Beauty Kick-off - Mục tiêu:  Giới thiệu 4 sản phẩm mới trong bộ sưu tập Panasonic Beauty make-up.  Khởi động vòng thi chung kết “Panasonic Beauty Miss”.  Tổ chức buổi giao lưu với Á hậu hoàn vũ VN 2008 Dương Trương Thiên Lý và ca s ĩ Phương Linh.  Kích thích tiêu dùng các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp - Đối tượng khách hàng chính muốn nhắm tới và các chị em phụ nữ. - Thời gian: 16h00 – 20h00 thứ 6, ngày 14/12/2012 - Địa điểm: Cresent Mall, Phú Mỹ Hưng, Quận 7, TPHCM . 3.2. Quy trình thực hiện 3.2.1 Đàm phán - Họp và nhận yêu cầu từ phía đối t ác Panasonic - Yêu cầu của Panasonic: o Ngân sách 1 tỷ o Sự kiện tổ chức thu hút trên 900 người tham gia o Tương đồng với sự kiện chung - Xem xét và phản hồi yêu cầu: o Ngân sách: 1.3 tỷ o Tổ chức ở Cresent Mall o Khách mời: Á hậu hoàn vũ VN 2008 Dương Trương Thiên Lý o Dự kiến khoảng 1200 khách tham gia - Ký hợp đồng 3.2.2 Thiết kế sự kiện - Địa điểm: Cresent Mall, Phú Mỹ Hưng, Quận 7, TPHCM . - Thời gian: 17h – 20h thứ 6, ngày14/12/2012 - Chủ đề: “ PANASONIC BEAUTY KICK OFF EVENT” Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 7 - Số lượng khách mời: 100 (người) - Số lượng khách tham quan dự kiến: 1,200 (người) Hình ảnh: - Công việc chuẩn bị chung Nội dung Người thực hiện Tổ chịu trách nhiệm Xin giấy phép Phong Tổ hành chính Thiết kế quảng cáo Huy Long Tổ thiết kế Thư mời, kịch bản MC Phú Cường Tổ thiết kế Lựa chọn đối tác trang trí Phú Cường Tổ thiết kế Treo băng rôn Mỹ Hằng Tổ hậu cần Gửi thư mời Phan Anh Tổ hậu cần Lựa chọn đối tác dịch vụ Quốc, Khoa Tổ hậu cần Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 8 - Kế hoạch sự kiện chi tiết (bảng timeline) Từ Đến Chương trình Mô tả Ánh sáng Âm thanh Trình chiếu Ghi chú SÂN KHẤU 17:00 17:10 Trò chơi MC hướng dẫn trò chơi Game 1: -Hình cô gái tóc thẳng +hình cô gái tóc xoăn --‐> Máy tạo kiểu t óc Game 2: - Hình cô gái không cừơi +hình cô gái cười tự tin khoe hàm răng --‐> Máy chải răng bằng sóng âm Bình thường Sống động BGM Trình chiếu logo Quà: 50 vé megastar 17:10 17:15 Bốc thăm may mắn 15 giải 18:00 18:10 Trò chơi MC hướng dẫn trò chơi Bình thường Sống động BGM Trình chiếu Logo 18:10 18:10 Bốc thăm may mắn 15 giải 18:10 18:40 Đón khách PG đón khách VIP: Bình thường BGM Trình chiếu Logo 18:40 18:50 Dọn bàn cockt ail Bình thường BGM Trình chiếu Logo 18:50 18:55 FLASHMOB Flashmob của 50 dancer Highlight Nhạc flashmob Sống động 18:55 19:00 MC mở đầu chương trình Nhạc MC MC xuất hiện trên sân khấu chào đón mọi người Bình thường Nhạc MC live Trình chiếu Logo 19:00 19:02 Giới thiệu khách VIP MC giới thiệu VIP Bình thường Nhạc chào đón khách VIP Sống động M icro chân đứng cho VIP 19:00 19:05 Diễn văn khai mạc MC mời VIP lên SK phát biểu, VIP đọc xong hết MC dịch Bình thường Nhạc chào đón khách Sống động 4 người mẫu + SP Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện : MBA12B - 05 10 VIP chuẩn bị 19:05 19:10 SILHO UETTE CLIP Giải lao Clip Silhouette Clip hậu trường 19:10 19:20 Giới thiệu sản phẩm MC giới thiệu về sản phẩm cùng 4 người mẫu Highlight Sống động Trình chiếu logo 19:20 19:21 TVC MC mời mọi người xem đoạn TVC TVC chiếu 2 lần + clip Silhouette Off Clip hậu trường TVC Clip hậu trường TVC Á Hậu Dương Trương Thiên Lý chuẩn bị 19:21 19:25 DTTL TALKSHOW Sau TVC, DTTL bước ra giao lưu với MC highlight Live Nhạc TVC kết clip silhouette pause lại Chuyên gia sản phẩm chuẩn bị Live Nhạc sống 19:25 19:35 MC giới thiệu chuyên gia sản phẩm xuất hiện giao lưu với MC Bình thường live Trình chiếu Logo Phương Linh chuẩn bị Expert Demo (PB mang counter + SP ra) SP: - Máy xông hơi mặt nanoe - Hair styling machine EH--‐HW17- ‐K/P/W645 (3 màu) / EH--‐HW18- -‐K645 - Máy uốn mi EH2351 / EH--‐SE60 Live 19:35 19:45 MUSIC SHOW MC giới thiệu ca s ĩ Phương Linh 1 bài: Em Trong M ắt Tôi Bình thường MD Clip Effect 10 người mẫu chuẩn bị 19:45 19:55 BEAUTY CREATOR SHOW (Tiếp nối màn trình diễn của PL, màn hình pause lại ở BG --‐--‐> nhạc nổi lên --‐--‐> model diễn) Highlight Fashion music Trình chiếu Logo + Live 10 contestan t stanby + Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện : MBA12B - 05 11 10 bó hoa standby 19:55 20:00 Công bố MC xướng tên 10 người đăng ký dự t hi đầu tiên Highlight Unveil music Unveil Clip + live Pháo hoa chuẩn bị 20:00 20:03 Bắt đầu cuộc thi VIP + MC xuất hiện để khai mạc cuộc thi. Sau khi tuyên bố pháo hoa được bắn lên + âm nhạc nổi lên Bình thường Live Nhạc Kick off Trình chiếu Logo + Live ABC chuẩn bị 20:03 20:08 Thời trang Trình diễn Highlight CD Trình chiếu Logo Trang phục có màu hồng 20:08 20:13 Kết thúc MC xuất hiện và chào tạm biệt Bình thường BGM Trình chiếu Logo 3.2.3 Phân công công vic Stt Hạng mục Đơn vị Số lượng Người TH Thời gian ĐV TH 1 Thiết kế backdrop, standee, phướn dọc, banner, sơ đồ chỉ dẫn Huy Long 2 Lên danh s ách khách mời. Phú Cường 3 Thiết kế bruchure Huy Long 4 Thiết kế thiệp mời Huy Long 5 Liên lạc các đối tá c: MC, dàn dựng, âm thanh ánh sáng, Phú Cường 1 Treo phướn dọc đường + banner Cái 50 Mỹ Hằng 2 Gửi thư mời đến khách mời chương trình. khách 50 Phan Anh 3 Gửi thư mời đến báo chí. Báo 4 Phan Anh 3 In ấn: Backdrop, standee. Mỹ Hằng 5 Chuyển kịc h bản MC cho MC, kịch bản tổng thể cho c ác đơn vị Phan Anh 30/12/2012- 01/12/2012 A Trang trí và dàn dựng 1 Hệ thống sàn sân khấu Cái 1 Huy Long 2 Backdrop sân khấu Cái 1 Mr Cường 3 Bục phát biểu Cái 1 Huy Long 4 Ghế cho khách (xếp kiểu rạp hát hai dãy đầu có bàn VIP nơ đỏ, còn lại nơ vàng) Cái 100 Phan Anh 5 Bàn đại biể u VIP ( khăn trải bàn và nơ ghế màu đỏ) Cái 18 Mỹ Hằng 6 Standee cho chương trình Cái 2 Mr. Vũ B 1 Máy bắn kim tuyến C.Trình 1 Huy Long 2 Âm thanh ánh sáng C.Trình 1 Phú Cường C 1 MC Người 1 Mr. Quốc 2 Ca sĩ Người 1 Mr. Quốc 3 Chụp hình Máy 1 Mr. Khoa 4 Chuẩn bị quà tặng cho c hương trình (chủ yếu là thiết bị làm đẹp Panasonic) Phần 15 Huy 5 Dịch vụ thuê xe chiếc 2 Huy 6 Nước suối Chai 50 Huy D 1 Thông cáo báo chí Bản 5 Ms. Loan 2 Danh sách khách mời t ham dự Bộ 3 Ms. Loan 3 Danh sách đơn vị tham gia Bộ 3 Ms. Loan 4 Danh sách báo đà i Báo 4 Ms. Loan 5 Rút lạ i kịch bản tổng thể, nội dung chương trình, kịch bản MC (nếu có thay đổi) CT 1 Loan+Mr. Quốc 6 Clip chương trình CT 2 Loan+Mr. Quốc Đón khách 1 Khai mạc Event, Báo cáo của các Đại biểu, Bế mạc Chủ tịch HĐQT Ban Tổ chức 2 Đón khách và hướng dẫn khách mờ i vào bà n. Tổ thư ký 3 Check Báo đài Tổ thư ký 4 Phổ biến t hể lệ tham gi a bốc thăm trúng thưởng Ban tổ chức 5 Tiếp chuyện báo chí Ban tổ chức 6 Chăm sóc khách mời, khách hàng tìêm năng. Tổ thư ký 7 Kiểm tra nhà cung cấp Ban hậu cần Chương trình 1 Âm thanh, ánh sáng Tổ thiết kế 4 Giám sát s ảnh Ban Tổ chức 5 Giám sát khu vực bên ngoài khuôn viên Ban hậu cần 6 Hỗ trợ chạy chương trình Tổ thiết kế 7 Chụp hình làm tư liệu Ban hậu cần 8 Quay phim làm t ư liệu Ban hậu cần 9 Chạy chương trình Tổ thiết kế 1 Thanh toán chi phí cho nhà cung cấp 15/12/2012-17/12/2012Tổ thư ký 2 Set up lại sảnh ti ệc 15/12/2012 Ban Tổ chức 3 Đánh Giá hiệu quả công việc Ban Tổ chức 4 Đánh Giá hiệu quả chương trình (số lượng người tham dự, công tác tổ chức, báo đài đăng tin) Ban Tổ chức 6 Cảm ơn đơn vị báo đài 15/12/2012 Ban Tổ chức 7 Thu thập báo đăng tin 16/12/2012 Tổ thư ký 07/12/2012-10/12/2012 14/12/2012 14/12/2012 15/12/2012-20/12/2012 SAU CHƯƠNG TRÌNH TRONG CHƯƠNG TRÌNH Tổ thiết kế Tổ hậu cần TRƯỚC CHƯƠNG TRÌNH 7 NGÀY 14/11/2012- 30/11/2012 29/11/2012- 05/12/2012 07/12/2012- 08/12/2012 8/12/2012- 09/12/2012 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Sản xuất kỹ thuật Check lại các đơn vị cung cấp Dữ liệu - dữ kiện TRƯỚC CHƯƠNG TRÌNH 1 THÁNG Tổ thư ký TRƯỚC CHƯƠNG TRÌNH 15 NGÀY Tổ thiết kế Tổ hậu cần Tổ thiết kế Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 13 3.2.4 Bng d trù chi phí t chc s kin I GiẤY PHÉP SỞ VHTT 1 Giấy phép tổ chức chương trình 1 GP 6,000,000 6,000,000 2 Giấy phép quảng cáo ngoài trời Treo băng rôn, banner, poster 1 GP 7,000,000 7,000,000 3 Giấy phép họp báo 1 GP 2,000,000 2,000,000 4 Giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức Tại điểm tổ chức sự kiện 1 GP 4,000,000 4,000,000 5 Giấy phép tổ chức gameshow, cuộc th i 1 GP 7,000,000 7,000,000 II GIẤY PHÉP SỞ THƯƠNG MẠI 1 Giấy phép tổ chức khuyến mãi 1 GP 8,000,000 8,000,000 2 Giấy phép quảng cáo sản phẩm 1 GP 10,000,000 10,000,000 III THUÊ ĐỊA ĐIỂM CRESCENT MALL 1 Thời gian set-up 1 Buổi 10,000,000 30,000,000 2 Thời gian diễn r a sự kiện 1 Buổi 30,000,000 80,000,000 IV CHI PHÍ KHÁC 1 Điện , máy lạnh phát s inh Chi phí cần nếu kéo dài thêm thời g ian 1 Giờ 3,000,000 3,000,000 2 Nước phục vụ 1 Buổi 500,000 500,000 3 Bồi dưỡng vệ sinh 2 Người 100,000 200,000 4 Bảo vệ tại địa điểm 2 Người 100,000 200,000 V TIỆC TEA-BREAK, COCKTAIL 50 Khách 100,000 5,000,000 VI NHÂN SỰ HỖ TRỢ 1 Y tế 1 ngày làm việc 1 Xe 1,000,000 1,000,000 2 PCCC 1 ngày làm việc 1 Nhóm 2,000,000 2,000,000 3 Vệ sinh lưu động 2 Xe 500,000 1,000,000 VII Ý TƯỞNG 1 Kế hoạch tổng thể 1 KB 13,000,000 13,000,000 2 Kịch bản chương tr ình 1 KB 6,000,000 6,000,000 3 Kịch bản MC 1 KB 6,000,000 6,000,000 4 Thiết kế tất cả ấn phẩm phục vụ chương trình Thư mời, tờ rơi, băng rôn, banner, backdrop, thẻ đeo… 1 Bộ 5,000,000 5,000,000 5 Thiết kế sân khấu & phối cảnh 3D 1 Mẫu 12,000,000 12,000,000 VIII TRANG TRÍ ĐƯỜNG PHỐ 1 Băng rôn in hiflex (KT 1m x 8m) 250 m2 40,000 10,000,000 2 Banner (KT 0.6m x 2m) 300 m2 60,000 18,000,000 IX IN ẤN 1 Thiệp mời 200 Bộ 10,000 2,000,000 2 Vé mời - Tờ rơi 500 Tờ 2,000 1,000,000 3 Poster in PP keo (KT 0.4m x 0.6m) 200 Tấm 50,000 10,000,000 4 Poster in offset 250 Tờ 15,000 3,750,000 X DÀN DỰNG - TRANG TRÍ 1 Sân khấu (KT cao 1m x rộng 16m x sâu 8m) 1 Bộ 50,000,000 50,000,000 2 Âm thanh - Ánh sáng 1 Bộ 50,000,000 50,000,000 3 KTV trực âm thanh - ánh sáng Chi phí cho 1 buổi làm việc 1 Người 500,000 500,000 4 Màn hình, máy chiếu 100 inch 1 Bộ 5,000,000 5,000,000 5 Ghế xoay, ghế da 6 Cái 30,000 180,000 6 Cảnh tr í cho sân khấu chính theo mùa Noel 1 Bộ 6,000,000 6,000,000 7 Phông nền, căng khung 12 m2 220,000 2,640,000 8 Pháo hoa kim tuyến 2 Viên 500,000 1,000,000 XI Ê KÍP THỰC HiỆN 1 Tổng đạo diễn 1 Người 30,000,000 40,000,000 2 Trợ lý đạo diễn 1 Người 7,000,000 10,000,000 3 Biên tập nội dung, gameshow 1 Người 10,000,000 10,000,000 4 Biên đạo múa 1 Người 5,000,000 5,000,000 5 Nhân sự quản lý & chạy chương trình 4 Người 2,000,000 8,000,000 XII NHÂN SỰ THAM GIA BIỂU DIỄN 1 MC 1 Người 3,000,000 3,000,000 2 Vũ đoàn 2 Bài 4,000,000 8,000,000 3 Ca s ĩ Phương Linh 1 Show 20,000,000 20,000,000 4 PG, PB 8 Người 400,000 3,200,000 XIII BẢO HIỂM 1 Toàn chương trình 1 Gói 50,000,000 50,000,000 2 Người th am dự 1500 Người 200,000 300,000,000 XIV HẠNG MỤC KHÁC 1 Chụp hình KT 13cm x 18cm 100 Tấm 15,000 1,500,000 2 Quay phim toàn chương trình 1 DVD 4,000,000 4,000,000 3 Thuê sân tập 1 Buổi 5,000,000 5,000,000 4 Hoa Dùng cho trang tr í và tặng khách VIP 1 Gói 3,000,000 3,000,000 5 Đồng phục nam (áo thun) 30 Cái 100,000 3,000,000 6 Đồng phục nữ (váy) 20 Bộ 200,000 4,000,000 7 Văn phòng phẩm 1 Gói 3,000,000 3,000,000 XV TỔNG CỘNG 849 ,670,000 3.2.5 Qun lý cht lng công vic Event diễn ra thành công, các bộ phận trong quá trình tham gia Event cần chú ý quản lý chất lượng công việc. Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 14 a. Qun lý cht lng dch v thuê ngoài - Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chuy ên nghiệp, có kinh nghiệm tổ chức các chương trình tương tự: chú ý các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện tương tự tại thành phố Hồ Chí Minh. - Dịch vụ thuê phòng Event:  Địa điểm: Cresent Mall, Phú Mỹ Hưng, Quận 7, TPHCM.  Trang trí: Trang trí, lắp đặt sân khấu phải thẩm mỹ, phù hợp với sự kiện, cần thiết kế trình ban giám đốc trước khi thực hiện.  Kỹ thuật: Hệ thống nguồn điện, âm thanh, ánh sáng, trình chiếu phải đảm bảo. Yêu cầu có máy phát điện thay thế trong trường hợp mất điện và các thiết bị dự phòng phục vụ sự kiện. - Bộ phận hướng dẫn, hỗ trợ: Sắp xếp quầy lễ tân ở trước sảnh phòng Event. - Dịch vụ thuê xe: Thuê xe chuyên chở trang thiết bị đến nơi đúng lúc - Dịch vụ lễ t ân: trang phục phù hợp, giao t iếp tiếng Anh – Việt. - Dịch vụ chụp ảnh - Kiểm tra sự chuẩn bị của bên cho thuê dịch vụ trước khi diễn ra sự kiện:  Kiểm tra công t ác chuẩn bị phòng Event vào tối 13/12, chạy thử, tổng duyệt nếu được.  Làm việc trước với Lễ tân, Thợ ảnh, Hướng dẫn viên phục vụ trong quá trình diễn ra Event. b. Qun lý cht lng công tác chun b, hu cn - Phương tiện di chuyển:  Chuẩn bị phương tiện đầy đủ, chủ yếu chuyên trở trang thiết bị  Thời gian: theo kế hoạch liên quan (trước 07 ngày). - Hậu cần:  Gửi giấy mời, xác nhận khách mời, thẻ đại biểu tham dự theo kế hoạch đề ra.  In ấn, chuẩn bị đầy đủ tài liệu, báo cáo, thông tin liên lạc đầy đủ, chính xác.  Chuẩn bị phần thưởng cho các trò chơi và văn nghệ. Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 15  Chuẩn bị nước uống.  Chuẩn bị văn phòng phẩm, các dụng cụ sơ cấp y tế cần thiết. c. Qun lý cht lng t chc thc hin - Trình diễn đẹp mắt, mang tính thẩm mỹ cao. - Chương trình trò chơi phù hợp , năng động mang tính giáo dục đoàn kết và tương tác cao. - Văn nghệ: giải trí, sáng tạo, thư giản thể hiện cao. - Lên danh sách khách mời, xác nhận lịch trình, thông t in liên lạc để thuận tiện cho việc tiếp đón, hỗ trợ nếu khách mời cần. - Nơi sự kiện diễn ra sạch sẽ, thoáng mát, an toàn - Việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc, hỗ trợ thông tin - Bộ phận hỗ trợ cần liên hệ các bộ phận liên quan để chuẩn bị đầy đủ các thông tin và nắm thời gian sự kiện diễn ra để chủ động trong quá trình làm việc. d. Kế hoạch quản lý rủi ro - Về con người:  Giao việc cho những cá nhân có đủ khả năng, “chọn mặt gửi vàng”; tiến hành đào tạo nhân sự cho từng khâu của Event; có biện pháp kiểm soát chất lượng công việc: báo cáo hằng ngày, chia nhỏ các cấp quản lý…  Người tham dự: đảm bảo thu hút người tham dự từ nội dung đến hình thức; có cách để đảm bảo số lượng người tham dự; có biện pháp kiểm soát quá trình tham dự, đảm bảo an t oàn cho người tham sự.  Cộng t ác viên: Có đủ năng lực theo yêu cầu . - Về t hời gian: Không đúng t iến độ  Phân công rõ ràng, cụ t hể và theo đúng timeline đã đề ra để đảm bảo tiến độ, lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức. - Về nhà cung cấp: Nhà cung cấp ko uy tín Lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, đã từng hợp tác với nhau. - Về cơ sở hạ tầng  đảm bảo an ninh, y tế, cứu hộ. - Khả năng t ài ch ính:  Bộ phận hậu cần chuyên trách về mặt tài chính: kiểm soát tài chính, nguồn lực của công ty. Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 16  Cần có khâu đánh giá ý tưởng để đảm bảo tính hợp lý với điều kiện chung và phù hợp với khả năng t ài chính của Event (chênh lệch 10% ngân sách) 3.2.6 Đánh giá s kin Hạng mục Đánh giá Mục tiêu truyền thông quảng cáo PR qua báo chí tốt, treo băng rôn và bảng quảng cáo khá tốt ( chưa treo 2 con đường theo kế hoạch) Mức độ hấp dẫn khách hàng 1300 khách tham dự, 78 khách mời tham gia Thời gian Khá tốt, trễ so với kế hoạch 15ph Thiết kế màu sắc Phù hợp theo yêu cầu của thiết kế ban đầu, màu sắc dễ nhìn và thu hút Giấy tờ Tốt Trang trí sân khấu Đẹp, dễ nhìn và đúng kịch bản Kỹ thuật - âm thanh ánh sáng Khá tốt nhưng khi bắt đầu âm thanh hơi nhỏ, rè Hậu cần - vận chuyển Khá tốt MC, ca sĩ, nhóm nhảy, PG Tốt, nhóm nhảy theo đánh giá của nhóm là còn chưa tốt Phản hồi sau event Khá tốt, khách t ham gia khá hài lòng về sản phẩm cũng như đêm event Giải quyết tình huống Nhanh gọn, đúng quy trình, tuy phần trao đổi với Á hậu hơi lâu, đánh giá cao sự linh hoạt khi vắng quản lý chương trình của Panasonic Thu dọn, kiểm kê Khá tốt, quà t ặng được phát hết, thông tin khách hàng thu thập được t ốt nhưng vẫn có nhiều t hông tin chưa được đầy đủ Chi phí phát sinh Tăng 5% so với kế hoạch Set up Tốt Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện: MBA12B - 05 17 CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN THEO MÔ HÌNH 8 BƯỚC STT Mô hình 8 bước Đánh giá Kiến nghị 1 Xác định nhu cầu và dịch vụ cần thiết Làm theo yêu cầu của khách hang Mặc dù chương trình được thực hiện ở Đông Nam Á, nhưng văn hoá cũng như thị hiếu có phần khác nhau do đó cần tham gia sâu hơn như khảo sát thị trường giúp cho sản phẩm tạo ấn tượng hơn. 2 Xác định tiêu chuẩn thực hiện Phù hợp với yêu cầu của Panasonic như: Địa điểm đông người qua lại( Crescent Mall) Chi phí 1.1 tỷ < hợp đồng 1.3 tỷ Tốt 3 Lựa chọn ý tưởng Đưa ra 4 phương án, và Panasonic lựa chọn chủ đề Hồng Tốt 4 Lên chi tiết chương trình Thiết kế chương trình khá t ốt và chương trình chạy khá hiệu quả Tốt 5 Lập kế hoạch và thực hiện Thực tế diễn ra theo kế hoạch đề ra, chênh lệch ít so với dự kiến Tốt 6 So sánh với t iêu chuẩn Địa điểm thu hút nhiều khách Chi phí nằm trong 1.3 tỷ Nhân sự chạy tốt chương trình Tốt 7 Đánh giá mức độ thoả mãn Panasonic danh giá khá tốt về chương trình nhưng có một vài điểm cần lưu ý về âm thanh, ánh sang. Cần đánh giá mức độ hài long của người tham dự Khảo sát ý kiến của đối thủ cạnh tranh 8 Cải thiện hiệu quả Có kế hoạch cải thiện về chi phí Chất lượng, nội dung chương trình và ý tưởng Thiết Kế Sản Phẩm & Dịch Vụ - TS. Nguyễn Quỳnh Mai Thiết kế và đánh giá sự kiện Panasonic Beauty Kick-Off Lớp - Nhóm thực hiện : MBA12B - 05 19 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN Nhìn chung hoạt động thiết kế dịch vụ của công ty tương đối tốt, công ty đã xây dựng được các thuộc tính mà dịch vụ cần có để thõa mãn những nhu cầu khách hàng. Bên cạnh các khâu thực hiện tốt như chuẩn bị, thiết kế chi tiết dịch vụ, vẫn còn một số hoạt động cần cải thiện như phân tích kết quả và báo cáo, khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, chưa so sánh giữa các lần thực hiện và cải tiến công việc, chưa lưu trữ hồ sơ cần thiết để có thể rút kinh nghiệm cho lần sau. Công ty cũng cần có khâu khảo sát, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, đưa ra ý tưởng mới nhằm làm phong phú hơn cho sự lựa chọn của khách hàng.