Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại UBND phường Yên Phụ - Quận Tây Hồ - thành phố Hà Nội

A. LỜI MỞ ĐẦU Sau gần bốn năm thực hiện cơ chế “một cửa” ở cấp xã từ ngày 01/01/2005 và hai năm thực hiện cơ chế “một cửa liên thông”,đến thời điểm hiện nay, ở hầu khắp các tỉnh thành trong phạm vi cả nước đã triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” từ cấp trung ương đến cấp xã. So với các tỉnh thành trong cả nước, Thành phố Hà Nội là một trong những địa phương triển khai sớm và đồng bộ mô hình “một cửa”, “một cửa liên thông” ở cả ba cấp chính quyền. Riêng đối với mô hình “một cửa” cấp xã, ở Hà Nội đã có nhiều phường triển khai trước ngày 01/01/2005, trong đó có phường Yên Phụ - Quận Tây Hồ. Mặc dù gặp không ít khó khăn khi đóng vai trò tiên phong nhưng bộ phận “một cửa” của UBND phường Yên Phụ đã thu được một số kết quả nhất định đặc biệt việc thực hiện cơ chế "một cửa" của uỷ ban nhân dân phường đã được tổ chức, công dân đồng tình ủng hộ, đánh giá cao, góp phần cơ bản giải quyết được nhiều vấn đề về thủ tục hành chính cho người dân. Qua thời gian 2 tháng thực tập tại UBND phường Yên Phụ, em đã được tìm hiểu về hoạt động của UBND phường nói chung đặc biệt là hoạt động của bộ phận “ Tiếp nhận hồ sơ hành chính” của UBND phường. Em nhận thấy vấn đề cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “ một cửa”, “một cửa liên thông” có ý nghĩa rất lớn đối với người dân và cơ quan hành chính, tuy nhiên quy trình giải quyết thủ tục hành chính còn một số điểm chưa được hiệu quả. Vì vậy em chọn đề tài báo cáo thực tập là: “ Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “ một cửa”, “ một cửa liên thông” tại UBND phường Yên Phụ - quận Tây Hồ - thành phố Hà Nội”. Thông qua báo cáo thực tập, em xin đưa ra một số kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính” tại UBND phường Yên Phụ. Trong quá trình thực tập tại UBND phường Yên Phụ, em nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của các bác lãnh đạo, các anh chị cán bộ, công chức làm việc tại UBND phường và các thầy cô phụ trách đoàn thực tập số 12. Đồng thời,em cũng nhận được sự hướng dẫn tận tình khi viết báo cáo thực tập của cô giáo – Ths. Nguyễn Thị Hà – Giảng viên khoa văn bản và công nghệ hành chính. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các bác, các anh chị làm việc tại UBND phường Yên Phụ, các thầy cô hướng dẫn đoàn thực tập số 12 và Thạc sĩ Nguyễn Thị Hà đã giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này. B. NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ I. ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN VÀ KINH TẾ- Xà HỘI 1. Vị trí địa lý: Phường Yên Phụ là đơn vị hành chính nằm ở phía Đông Nam quận Tây Hồ, được tách ra từ quận Ba Đình từ năm 1996, có vị trí cụ thể như sau: Phía Đông giáp phường Ngọc Thuỵ - quận Long Biên. Phía Đông Nam giáp sông Hồng. Phía Tây Bắc giáp phường Quảng An và phường Tứ Liên. Phía Nam giáp phường Phúc Xá, Trúc Bạch và Thụy Khuê. Theo bản đồ địa giới hành chính 364/CT tổng diện tích theo địa giới hành chính của phường Yên Phụ là 149,7700 ha. 2. Dân cư: Phường Yên Phụ được chia thành 80 tổ dân phố thuộc 16 khu dân cư quản lý 4500 hộ với khoảng 24.000 nhân khẩu và đặc biệt là nơi tập trung nhiều cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp và các khu tập thể. 3. Tình hình kinh tế – xã hội của Phường: - Về thu chi ngân sách: Hàng năm Phường thu Ngân sách trên địa bàn Phường hàng năm trên 5 tỷ đồng và tổng chi Ngân sách trên địa bàn là trên 4 tỷ. - Công tác An ninh - Quốc phòng: tình hình An ninh Chính trị của Phường được đảm bảo ổn định, đặc biệt trong các dịp Lễ, Tết, Bầu cử - Về kinh tế: Toàn phường có trên 500 hộ kinh doanh, hàng năm tổng các hộ kinh doanh nộp ngân sách nhà nước trên 1.500.000.000 đồng. - Văn hoá xã hội: Yên Phụ là một vùng in đậm nét truyền thống văn hoá dân tộc với 2 di tích lịch sử văn hoá được Nhà nước xếp hạng: Chùa Trấn Quốc, Đình Yên Phụ. Yên Phụ cũng là một vùng đất địa linh và đặc biệt là lễ hội rước kiệu Đình Yên Phụ diễn ra hàng năm, khách thập phương đến thăm viếng có khi tới hàng vài nghìn người song tình hình an ninh trật tự vẫn bảo đảm. Khách hành hương được tôn trọng tự do tín ngưỡng, không có hiện tượng mê tín dị đoan. - Về nhà đất và trật tự xây dựng đô thị Do tốc độ đô thị hóa ở Phường diễn ra mạnh mẽ nên vấn đề về nhà đất và TTXD luôn là vấn đề phát sinh nhiều, phức tạp nhất. Riêng năm 2008 đã có 108 Hồ sơ chuyển Quận để xét cấp Giấy chứng nhận QSD đất, có 86 trường hợp xây dựng trong đó: có phép 44, sai phép 3, không phép 41. Tóm lại, phường Yên Phụ là một địa bàn có dân số đông nhất so với 7 Phường còn lại của quận Tây Hồ(chiếm 2/3 dân số của Quận). Kinh tế xã hội chỉ mới có sự phát triển đáng kể trong 5 năm gần đây, nhất là khi có Quyết định quy hoạch của Thành phố xây dựng Quận Tây Hồ là trung tâm của Thành Phố Hà Nội trong tương lai. Mặt khác địa hình của Phường là nằm vùng ven đê sông Hồng khá phức tạp do có nhiều dân di cư cư ngụ. Tất cả những vấn đề trên đặt ra nhiệm vụ quản lý khá nặng nề cho cấp Chính quyền Phường II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy Để quản lý và điều hành mọi hoạt động đời sống kinh tế - xã hội diễn ra thuận lợi và tuân thủ đúng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Căn cứ vào Nghị định 121/2003/NĐ - CP ngày 21/10/2003 về chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và Nghị định 114/2003/NĐ - CP ngày 10/10/2003 về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; Vì vậy, ngay tại kỳ họp đầu tiên Hội đồng nhân dân phường khoá 2004 - 2009 đã bầu ra 5 ủy viên của UBND phường bao gồm: - Chủ tịch: Phụ trách chung và phụ trách khối nội chính. - 02 Phó chủ tịch: trong đó một Phó Chủ tịch phụ trách mảng kinh tế - trật tự xây dựng đô thị và nhà đất, một Phó Chủ tịch phụ trách văn hoá - xã hội và các lĩnh vực xã hội khác. - 02 Uỷ viên: trong một Uỷ viên phụ trách Công an (Trưởng Công an Phường), một Uỷ viên phụ trách khối Quân sự (Chỉ huy Trưởng Quân sự phường). Ngoài ra trong bộ máy của UBND phường Yên Phụ còn có các cán bộ chuyên môn để giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương. Chủ tịch UBND phường Phó Chủ tịch (KT- ĐT) Uỷ viên Quân sự Uỷ viên Công an Phó Chủ tịch (VH-XH) Thanh tra xây dựng Địa chính Đô thị Văn phòng Tư pháp-Hộ tịch DS-GĐ-TE Thương binh-Xã hội Lao động-Việc làm Văn hoá thông tin Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Yên Phụ được biểu diễn theo sơ đồ : Bên cạnh cán bộ chuyên môn còn có: Cán bộ LĐTBXH, cán bộ DSGĐ&TE, văn thư, giao thông đô thị. Để giải quyết thủ tục hành chính, tháng 10/2004 bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ hành chính”được thành lập bao gồm có 03 cán bộ, công chức chuyển từ các bộ phận chuyên môn sang phụ trách và chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày 01/10/2004. 2. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của UBND Phường - UBND Phường tổ chức hoạt động và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn; thảo luận tập thể quyết định theo đa số các vấn đề được quy định theo Luật tổ chức HĐND và UBND công bố ngày 10 tháng 12 năm 2003 và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND phường. - Cách thức giải quyết công việc của UBND Phường: 2.1. UBND Phường họp, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số tại phiên họp UBND về các vấn đề - Chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng 5 năm và hàng năm, kế hoạch quản lý đầu tư, quy hoạch xây dựng các công trình trọng điểm tại địa phương để trình HĐND Phường, UBND quận Tây Hồ quyết định. - Chương trình công tác hàng năm của UBND Phường, các biện pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND Phường, các văn bản của cấp trên trước khi trình HĐND Phường, UBND Quận. - Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành viên UBND Phường hàng năm. - Những vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND Phường hoặc những vấn đề Chủ tịch UBND Phường thấy cần thiết đưa ra tập thể. - Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức họp UBND được, theo quyết định của Chủ tịch UBND Văn phòng UBND Phường gửi toàn bộ hồ sơ của vấn đề cần xử lý đến các thành viên UBND Phường nhất trí thì Văn phòng UBND Phường tổng hợp trình Chủ tịch UBND quyết định và báo cáo UBND Phường tại phiên họp gần nhất. 2.2. Thẩm quyền của Chủ tịch UBND Phường - Chủ tịch UBND Phường là người đứng đầu UBND Phường, lãnh đạo và điều hành mọi công việc của UBND Phường, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo theo quy định tại điều 127 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003; đồng thời cùng UBND Phường chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước Đảng ủy, HĐND Phường và UBND quận Tây Hồ. - Chủ tịch UBND Phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị khác của UBND Phường, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của UBND Quận, Nghị quyết của Đảng ủy, HĐND Phường. - Căn cứ vào các văn bản của UBND Quận, Nghị quyết Đảng ủy, HĐND Phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây Chương trình công tác năm, quý, tháng của UBND Phường. - Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND Phường và các cán bộ, công chức khác thuộc UBND Phường, các đồng chí lãnh đạo Khu dân cư, Tổ trưởng dân phố trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. - Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn còn có ý kiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Chủ tịch và ủy viên UBND Phường. - Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền UBND Phường và thẩm quyền Chủ tịch UBND theo quy định của Pháp luật. - Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của UBND với Đảng ủy, HĐND Phường và UBND quận Tây Hồ. - Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của UBND; tạo điều kiện các đoàn thể hoạt động hiệu quả. - Tổ chức việc tiếp công dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân theo quy định của Pháp luật. 3. Mối quan hệ công tác của UBND phường 3.1. Quan hệ với UBND Quận và cơ quan chuyên môn cấp quận UBND Phường và Chủ tịch UBND Phường chịu sự chỉ đạo của UBND Quận, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND Quận. UBND Phường chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp quận trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trên địa bàn phường, có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môn cấp quận trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của UBND Phường. Từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức của cơ quan. UBND Phường bố trí cán bộ, công chức đủ năng lực đáp ứng yêu cầu theo dõi các lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ của UBND quận, giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn cấp quận, tuân thủ sự chỉ đạo thống nhất của UBND Quận. UBND Phường giữ mối liên hệ chặt chẽ với các phòng, ban, ngành, MTTQ và các đoàn thể quần chúng nhân dân thuộc Quận tranh thủ giúp đỡ về chuyên môn trên từng lĩnh vực, tạo sự đồng bộ trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu phát triển kinh tế, xã hội, an ninh chính trị trên địa bàn phường, mở rộng mối quan hệ tốt với các đơn vị đóng trên địa bàn phường, quận và giáp ranh. 3.2. Quan hệ với Đảng uỷ, HĐND, MTTQ và các đoàn thể nhân dân cấp phương - Quan hệ giữa UBND Phường với Đảng uỷ: UBND phường chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ phường trong việc thực hiện Nghị quyết của Đảng, Pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉ đạo của UBND Quận; chủ động đề xuất với Đảng uỷ phương hướng nhiệm vụ cụ thể về phát triển kinh tế xã hội, giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội, nâng cao đời sống nhân dân và những vấn đề quan trọng khác ở địa phương; có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng uỷ những cán bộ, đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác chính quyền. - Quan hệ giữa UBND với HĐND: UBND Phường chịu sự giám sát của HĐND Phường, chịu trách nhiệm các Nghị quyết của HĐND, báo cáo trước HĐND Phường; phối hợp với thường trực HĐND chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, tiếp thu giải quyết các ý kiến của cử tri, xây dựng các đề án chỉ tiêu phát triển KT - XH của địa phương từng giai đoạn trình HĐND xem xét, quyết định. - Quan hệ giữa UBND với MTTQ: UBND Phường có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với UB.MTTQ và các đoàn thể nhân dân các Khu dân cư, tổ dân phố trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích của nhân dân; trong việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước trên địa bàn Phường. Tạo điều kiện thuận lợi để UB.MTTQ và các Đoàn thể nhân dân tổ chức, động viên nhân dân, giám sát các hoạt động của chính quyền. Định kỳ 03 tháng một lần, tập thể UBND với thường trực UB.MTTQ và trưởng các đoàn thể nhân dân họp để thông báo tình hình hoạt động của UBND Phường. - Quan hệ giữa UBND Phường với Cụm trưởng và Tổ trưởng dân phố: Chủ tịch UBND Phường phân công các thành viên UBND theo dõi, nắm tình hình các khu dân cư. Hàng tuần các thành viên UBND có trách nhiệm báo cáo trước UBND Phường tại cuộc họp giao ban về tình hình cụ thể của Khu dân cư do mình theo dõi. Các đồng chí lãnh đạo Khu dân cư, tổ dân phố phải thường xuyên liên hệ với HĐND, UBND Phường để tổ chức quán triệt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, sự chỉ đạo của UBND Quận và của HĐND - UBND Phường, kịp thời báo cáo tình hình mọi mặt của Khu dân cư và tổ dân phố. III. HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN “ TIẾP NHẬN HỒ SƠ HÀNH CHÍNH” 1. Chức năng, nhiệm vụ Thực hiện sự chỉ đạo của cấp trên, từ ngày 01/10/2004, UBND phường Yên Phụ đã triển khai áp dụng cơ chế “ một cửa” trong giải quyết thủ tục hành chính. Bộ phận “ một cửa” tại UBND phường được thành lập với tên gọi bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính” với những chức năng, nhiệm vụ sau: - Là đầu mối giao dịch hành chính giữa công dân, tổ chức với UBND phường. - Tiếp nhận hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức đề nghị giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của UBND phường; Chuyển cho cấp có thẩm quyền giải quyết; trả kết quả cho công dân, tổ chức sau khi đã giải quyết. - Cơ chế “ một cửa” được áp dụng trong các lĩnh vực sau: xây dựng nhà ở, đất đai, hộ tịch, chứng thực 2. Nguyên tắc hoạt động - Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật. - Công khai các thủ tục hành chính, phí, lệ phí và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân. - Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. - Việc phối hợp giữa các bộ phận có liên quan để giải quyết công việc của tổ chức, công dân là trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước. - Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân. CHƯƠNG II QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA”, “MỘT CỬA LIÊN THÔNG” TẠI UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ I. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính 1. Khái niệm quy trình giải quyết thủ tục hành chính 1.1. Thủ tục hành chính Trong thực tiễn hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước được tiến hành theo một trình tự nhất định mà pháp luật quy định nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Khoa học quản lý gọi đó là thủ tục quản lý hành chính nhà nước hay thủ tục hành chính. Hiện nay trong nghiên cứu khoa học vẫn tồn tại nhiều quan niệm khác nhau về thủ tục hành chính. Tuy nhiên có thể đưa ra quan niệm đang được thừa nhận rộng rãi như sau: Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức giải quyết công việc của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ nội bộ của hành chính và giữa các cơ quan hành chính nhà nước với công dân, tổ chức( Theo giáo trình “thủ tục hành chính”, trang 7, NXB Khoa học và Kỹ Thuật, Hà Nội năm 2007). Trong báo cáo này, khái niệm trên là cơ sở để chúng ta tiếp cận và phân tích thực tiễn quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại UBND phường Yên Phụ. 1.2. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính - Quy trình là thuật ngữ được sử dụng khi nói về một loạt liên tục các hoạt động theo trình tự thống nhất, hợp lý với các bước phải tuân theo một cách thứ tự, lần lượt( do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành) bắt buộc các chủ thể có liên quan phải thực hiện đúng khi tiến hành.( Theo Từ điển thuật ngữ hành chính, trang 159, Viện nghiên cứu hành chính – Học viện Hành chính, Hà nội năm 2002) - Quy trình giải quyết thủ tục hành chính là trình tự các bước phải tuân theo một cách lần lượt, thứ tự do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và mang tính bắt buộc đối với các chủ thể khi tham gia giải quyết thủ tục hành chính. 2. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” 2.1. Khái niệm và bản chất của cơ chế “một cửa” Quan điểm của Đảng và Nhà nước ta là đấy mạnh cải cách hành chính, trong đó cải cách thủ tục hành chính là khâu đột phá. Để thủ tục hành chính phát huy hiệu quả cần xây dựng một cơ chế thích ứng. Việc nghiên cứu, áp dụng cơ chế “một cửa” trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính là một giải pháp có nhiều ưu điểm và cần thiết được hoàn thiện. Cơ chế “một cửa” được hình thành nhằm thay thế cơ chế “nhiều cửa” trong giải quyết thủ tục hành chính giữa cơ quan công quyền với nhau và giữa các cơ quan công quyền với công dân, tổ chức. Theo Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 09/04/2003 về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính ở địa phương, cơ chế “ một cửa” là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả kết quả thông qua một đầu mối là bộ phận “ tiếp nhận và trả kết quả” tại cơ quan hành chính nhà nước. Bản chất của cơ chế “một cửa”: Nhằm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà, không cần thiết, tập trung giải quyết các dịch vụ hành chính vào một đầu mối thống nhất. Khi tổ chức, công dân có nhu cầu liên hệ với cơ quan nhà nước chỉ cần đến một đầu mối duy nhất để nộp hồ sơ cần thiết theo hướng dẫn của các cơ quan chức năng và nhận kết quả giải quyết của các cơ quan có thẩm quyền cũng chính tại nơi đó. 2.2. Mô hình “một cửa” ở cấp xã Mô hình “một cửa” trong giải quyết thủ tục hành chính ở cấp xã được triển khai đồng loạt từ ngày 01/01/2005 trên phạm vi cả nước và có hai hình thức tổ chức bộ phận “ một cửa” như sau: Hình thức thứ 1: Tổ chức, công dân Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Công chức văn phòng- thống kê) Công chức chuyên môn theo từng lĩnh vực Chủ tịch hoặc phó chủ tịch cấp xã Theo hình thức thứ 1 thì bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chỉ có một đến hai người, thường là công chức văn phòng – thống kê và một cán bộ khác làm nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân, sau đó chuyển đến công chức chuyên môn để xử lý, trình lãnh đạo uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định, rồi chuyển lại cho công chức văn phòng – thống kê tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để hoàn trả cho tổ chức, công dân. Hình thức thứ 2: Tổ chức, công dân Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Công chức văn phòng- thống kê - Công chức tư pháp- hộ tịch - Công chức địa chính- xây dựng Chủ tịch cấp xã hoặc Phó chủ tịch cấp xã Ở hình thức thứ 2: Các công chức chuyên môn thuộc các lĩnh vực giải quyết theo cơ chế "một cửa" được bố trí trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, dưới sự điều hành trực tiếp của chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND cấp xã. Tổ chức, công dân trực tiếp nộp hồ sơ cho công chức phụ trách lĩnh vực để họ tiếp nhận và xử lý, xin ý kiến phê duyệt của lãnh đạo uỷ ban nhân dân cấp xã, sau đó trả kết quả cho công dân hoặc tổ chức. Những công việc đòi hỏi có thời gian nghiên cứu giải quyết thì viết giấy hẹn để trả lại cho tổ chức, công dân theo quy định về thời gian được niêm yết công khai tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. 3. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “ một cửa liên thông” 3.1. Khái niệm cơ chế “ một cửa liên thông” Theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “ một cửa”, “ một cửa liên thông” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Cơ chế một cửa liên thông là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nước. Với mô hình “một cửa liên thông”, quy trình giải quyết thủ tục hành chính phải đáp ứng được yêu cầu và được cơ quan có thẩm quyền cấp chứng chỉ đạt tiêu chuẩn đo lường chất lượng ISO 9001-2000 trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Toàn bộ quy trình giải quyết thủ tục hành chính được công khai hóa, người dân được quyền giám sát mọi khâu, mọi bước thực hiện của cán bộ, đồng thời các cán bộ cũng giám sát lẫn nhau trong việc xử lý hồ sơ, bảo đảm tính minh bạch, lành mạnh và hiệu quả. Quy trình giải quyết công việc được “liên thông” giữa bộ phận “ tiếp nhận và trả kết quả” với các phòng, ban liên quan và các cơ quan quản lý chuyên ngành 3.2. Mô hình “một cửa liên thông” Trước đây, thực hiện cơ chế “một cửa” riêng rẽ ở từng cơ quan hành chính nhà nước nên khi tiến hành một hồ sơ hành chính, người dân vẫn phải đi đến nhiều cơ quan để giải quyết khiến cho người dân vẫn than phiền là: “một cửa” nhưng “nhiều khóa”. Để giải quyết khó khăn đó, cơ chế “một cửa liên thông” được triển khai nhằm tăng cường sự liên kết giữa các cơ quan công quyền với nhau trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính của người dân. Với mô hình “một cửa liên thông”, cán bộ, công chức các phòng ban có thể chủ động liên hệ, phối hợp với nhau cùng giải quyết hồ sơ cho dân. Các bộ phận và các cơ quan chức năng chủ động phối hợp mà không phải chờ đợi, phụ thuộc lẫn nhau như trước, góp phần hạn chế đến mức thấp nhất số hồ sơ bị trễ hẹn. Mô hình “một cửa liên thông” được thể hiện bằng sơ đồ sau: Tổ chức, công dân Bộ phận “một cửa” ( Cơ quan chủ trì) Cơ quan phối hợp 1 2 3 Bộ phận chuyên môn (Cơ quan chủ trì) 2 1 3 II. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN MÔ HÌNH “MỘT CỬA”, “MỘT CỬA LIÊN THÔNG” TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ 1. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND phường Yên Phụ 1.1. Những thủ tục hành chính áp dụng giải quyết theo cơ chế “một cửa” tại UBND phường Yên Phụ 1.Xác nhận Hồ sơ giải quyết chế độ trợ cấp đối với nạn nhân bị nhiễm chât độc hóa học 2. Xác nhận đơn đề nghị chứng nhận thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, lão thành cách mạng, người hoạt động kháng chiến bị địch bắt, tù đày 3. Giải quyết chế độ ưu đãi trợ cấp một lần đối với người hoạt động kháng chiến, bảo vệ tổ quốc và làm nghĩa vụ quốc tế 4. Xác nhận đơn vay vốn quỹ quốc gia hỗ trợ việc làm cho thân nhân liệt sỹ 5. Xác nhận hoàn cảnh người tàn tật 6. Giải quyết chế độ Anh hùng lao động, Anh hùng lực lượng vũ trang 7. Chứng nhận hồ sơ giám định sức khỏe đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, cán bộ lão thành cách mạng, cán bộ kháng chiến giải phóng dân tộc, con hộ nghèo, tàn tật cô đơn, trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt, người bị nhiễm chất độc hoá học 8. Xác nhận Hồ sơ thanh lý nhà theo NĐ 61/NĐ-CP ngày 05/07/1007 của Chính Phủ 9. Giải quyết chế độ người hoạt động cách mạng, gia đình liệt sỹ, thương binh, người hoạt động cách mạng kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng. 10. Cấp trích lục bản đồ địa chính 11. Đăng ký khai sinh 12. Xác nhận liệt sỹ (thương binh loại A, chết do vết thương tái phát) 13. Xác nhận chuyển hợp đồng thuê nhà nước thuộc sở hữu nhà nước 14. Giải quyết chế độ người có công nuôi liệt sĩ 15. Đăng ký kết hôn 16. Đăng ký khai tử 17. Đăng ký giám hộ 18. Đăng ký việc nhận cha, me, con 19. Đăng ký việc nhận cho con nuôi 20. Thay đổi, cải chính (đối với người dưới 14 tuổi, bổ sung hộ tịch 21. Cấp giấy báo tử 22. Đăng ký thay đổi giám hộ, chấm dứt giám hộ 23. Cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch 24. Các giấy xác nhận tình trạng hôn nhân 25. Xác nhận hộ khẩu, địa chỉ thường chú 26. Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ bằng văn bản tiếng việt 27. Điều chỉnh các giấy tờ hộ tịch (trừ giấy khai sinh) 28. Xác nhận sơ yếu lý lịch thông thường 29. Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt 30. Chuyển đăng ký nghĩa vụ quân sự 31. Xác nhận hồ sơ xin phép xây dựng, cải tạo nhà 32. Xác nhận hộ nghèo, hộ cận nghèo, hoàn cảnh khó khăn, trẻ em có hoàn cảnh khó khăn đặc biệt; các nhận học sinh tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, sinh viên thuộc đối tượng hưởng chính sách con hộ nghèo. 33. Xác nhận giấy phép hành nghề dạy học, ôn luyện thi 34. Xác nhận Hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh rượu, thuốc lá, khí đốt hóa lỏng, gia cầm (mổ sẵn) và sản phẩm gia cầm sạch 35. Giải quyết đơn thư tố khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính của UBND phường 36. Giải quyết đơn thư tố hành vi vi phạm pháp luật của cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp của UBND phường 37.Xác nhận tinh trạng chỗ ở phục vụ cho việc đăng ký cư trú 38. Xác nhận thủ tục đề nghị hỗ trợ thăm viếng mộ liệt sỹ, tìm mộ liệt sỹ, chuyển mộ liệt sỹ. 1.2. Quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND phường Yên Phụ Thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường Yên Phụ được thực hiện theo quy trình sau: Bước 1: Tổ chức, công dân có yêu cầu giải quyết công việc trực tiếp liên hệ với bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính”. Bước 2: Cán bộ bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính” tiếp nhận hồ sơ của công dân, tổ chức và thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra hồ sơ: Nếu hồ sơ chưa đầy đủ phải hướng dẫn cụ thể để công dân, tổ chức bổ sung, những trường hợp không thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc không phải đối tượng giải quyết thì giải thích rõ đồng thời hướng dẫn để tổ chức, công dân đến nơi có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật - Sau khi kiểm tra hồ sơ đã đúng và đủ theo quy định thì vào sổ theo dõi; viết phiếu nhận; ghi giấy hẹn trả kết quả giải quyết. Bước 3: Tập hợp hồ sơ, viết phiếu chuyển cho các bộ phận chuyên môn ký nhận giải quyết, tổng hợp số lượng hồ sơ nhận và lệ phí thu được trong ngày Bước 4: Bộ phận chuyên môn ký nhận và chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục hành chính đó bao gồm những công việc như: - Thẩm định hồ sơ, tham mưu giải quyết, trình lãnh đạo ký, sau đó chuyển về bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính”. - Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc hồ sơ không hợp lệ, cán bộ chuyên môn thông báo cho bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính”, cán bộ bộ phận này chịu trách nhiệm giải thích hoặc hướng dẫn cho công dân bổ sung. Bước 5: Cán bộ bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính” nhận lại hồ sơ từ bộ phận chuyên môn; - Đóng dấu; - Ghi sổ theo dõi; - Thu lệ phí, phí theo quy định; - Trả kết quả cho công dân, tổ chức. Các bước trên được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ: Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “ một cửa” tại UBND phường Yên Phụ Tổ chức, công dân Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính (Cán bộ văn phòng- thống kê và tư pháp hộ tịch) Công chức chuyên môn theo từng lĩnh vực Chủ tịch phường hoặc phó chủ tịch phường 2. Cơ chế “một cửa liên thông” trong giải quyết thủ tục hành chính tại UBND phường Yên Phụ 2.1. Những thủ tục hành chính áp dụng giải quyết theo cơ chế “một cửa liên thông” 1. Giải quyết chế độ trợ cấp một lần và mai táng phí đối với người có công với cách mạng (Người hoạt động cách mạng, gia đình liệt sỹ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng) khi từ trần.   2. Giải quyết chế độ trợ cấp một lần theo Nghị định số 59/2003/NĐ-CP của Chính phủ đối với thân nhân người có công với cách mạng (người hoạt động cách mạng, hoạt động kháng chiến bị địch bắt tù, đày, người hoạt động kháng chiến giải phóng dân tộc) đã chết trước ngày 01/01/1995.    3. Giải quyết trợ cấp đột xuất đối với thương binh, thân nhân liệt sĩ đặc biệt khó khăn bằng nguồn ngân sách quận. 4.. Đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, Bằng "Tổ quốc ghi công".  5. Giải quyết chế độ tuất cho thân nhân Cán bộ lão thành cách mạng; cán bộ tiền khởi nghĩa, thương binh, bệnh binh suy giảm khả năng lao động từ 61% trở lên ( thương binh 1/4; 2/4; bệnh binh 1/3, 2/3).   6. Giải quyết chế độ tuất đối với thân nhân liệt sỹ (Đối với cả trường hợp vợ (chồng) liệt sĩ tái giá).    7. Giải quyết chế độ tuất đối với thân nhân liệt sỹ. 8. Thủ tục đưa đối tượng thuộc diện Bảo trợ xã hội vào các cơ sở Trung tâm Bảo trợ xã hội Thành phố.  9. Thủ tục phong tặng danh hiệu Bà mẹ Việt Nam anh hùng. 10. Giải quyết chế độ bảo hiểm y tế cho người có công.  11. Giải quyết chế độ trang bị cấp dụng cụ chỉnh hình đối với người có công.  12. Giải quyết chế độ trợ cấp xã hội thường xuyên, trợ cấp xã hội đột xuất và trợ cấp Mai táng phí.  13. Thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cùng với quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất ( Áp dụng đối với các trường hợp kê khai sau thời điểm có hiệu lực của Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 23/QĐ-UBND ngày 09/05/2008 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy định về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cùng với quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài trên địa bàn thành phố Hà Nội). 2.2. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa liên thông” tại UBND phường Yên Phụ Thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2006 - 2010 của Chính phủ và Quyết định số 93/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về triển khai cơ chế một cửa - một cửa liên thông trong các cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương. Thực hiện chủ trương của Thành ủy về “Đẩy mạnh cải cách hành chính, góp phần nâng cao hiệu lực của chính quyền các cấp giai đoạn 2006 - 2010”; Kế hoạch của UBND thành phố Hà Nội và UBND quận Tây Hồ về cải cách thủ tục hành chính; được sự chỉ đạo của Thành ủy, Đảng ủy phường, UBND phường Yên Phụ đã nhanh chóng triển triển khai thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa liên thông”. Cơ chế “ liên thông” được triển khai nhằm tăng cường sự liên kết giữa cơ quan nhà nước cùng cấp và sự hợp tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau khi giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức. Thủ tục hành chính giải quyết theo cơ chế “một cửa liên thông” được thực hiện theo quy trình sau: Bước 1: Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết công việc được quy định áp dụng cơ chế “một cửa liên thông” liên hệ, nộp hồ sơ tại bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” Bước 2: Cán bộ làm việc tại bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” có trách nhiệm xem xét hồ sơ của tổ chức, cá nhân: - Trường hợp yêu cầu của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; - Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể một lần, đầy đủ để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh. Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ, công chức bộ phận “một cửa” chuyển các hồ sơ thuộc thẩm quyền của cơ quan đơn vị mình tới bộ phận chuyên môn có thẩm quyền giải quyết; đồng thời phân loại hồ sơ của những cơ quan phối hợp và làm thủ tục chuyển hồ sơ đến các cơ quan đó. Bước 4: Nhận kết quả từ các cơ quan và tiến hành tổng hợp kết quả; trả lại cho tổ chức, cá nhân; vào sổ theo dõi; thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật. Ví dụ: Trình tự, trách nhiệm và thời gian giải quyết thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cùng với quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.  - Hộ gia đình, cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ tại bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ của UBND phường - UBND phường có trách nhiệm : + Tổ chức thẩm tra, xác minh hồ sơ, hiện trạng sử dụng đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; Đối chiếu với hồ sơ quản lý đất đai tại phường, quy hoạch... để xác nhận về nguồn gốc, loại đất, tình trạng tranh chấp nhà, đất, sự phù hợp với quy hoạch, sự phù hợp với quy định về hành lang bảo vệ an toàn các công trình. Thời gian thực hiện: không quá 15 ngày làm việc. + Thông qua hội đồng xét cấp giấy chứng nhận phường; Công bố công khai danh sách các trường hợp đủ điều kiện và không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận tại trụ sở UBND phường, tổ dân phố và trên hệ thống loa truyền thanh của phường. Thời gian công khai: không quá 15 ngày. + Tổng hợp các ý kiến đóng góp của nhân dân đối với các trường hợp xin cấp giấy chứng nhận; Các trường hợp đủ điều kiện, UBND phường lập tờ trình (kèm theo danh sách) và hồ sơ gửi Văn phòng Đăng ký đất và nhà quận. Đối với các hồ sơ không đủ điều kiện cấp GCN, UBND phường có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến từng hộ gia đình, cá nhân. Thời gian giải quyết: không quá 03 ngày làm việc.  - Văn phòng Đăng ký đất và nhà có trách nhiệm: + Kiểm tra hồ sơ, đối chiếu với các tài liệu quản lý đất đai, quy hoạch...; Xác nhận trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở; lập bản thảo và in, vẽ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở. + Xác định nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp người sử dụng đất phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật; + Gửi hồ sơ những trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đến phòng Tài nguyên và Môi trường. + Các trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, Văn phòng đăng ký đất và nhà có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho UBND phường được biết lý do hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.  Thời gian giải quyết: không quá 10 ngày làm việc. + Sau thời gian không quá 5 ngày kể từ khi nhận bàn giao Giấy chứng nhận đã được UBND quận phê duyệt giao phòng Tài nguyên và Môi trường chuyển, Văn phòng đăng ký đất và nhà có trách nhiệm thông báo cho chủ sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính trước khi nhận Giấy chứng nhận theo quy định - Phòng Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm: + Kiểm tra hồ sơ, lập tờ trình trình UBND quận quyết định cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì thông báo bằng văn bản đến Văn phòng đăng ký đất và nhà để bổ sung hồ sơ hoặc trả lời công dân bằng văn bản. + Chuyển Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho Văn phòng Đăng ký đất và nhà để trao cho người sử dụng đất. Thời gian : không quá 5 ngày làm việc Thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đât và tài sản gắn liền với đất được thể hiện bằng sơ đồ sau: Công dân, tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (1 ngày) Bộ phận địa chính xây dựng Hội đồng cấp xét Giấy chứng nhận ( 32 ngày) Văn phòng nhà và đất (10 ngày) Phòng Tài Nguyên- Mội Trường ( 5 ngày) Lãnh đạo quận ký ( trong ngày) Thiếu bổ sung Kết quả Thiếu bổ sung Kết quả Thiếu bổ sung 3. Đánh giá tình hình thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” trong giải quyết thủ tục hành chính tại UBND phường Yên Phụ 3.1. Kết quả đạt được Giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại UBND phường Yên Phụ đã tạo ra được những chuyển biến rõ rệt trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc giữa UBND phường với tổ chức, công dân, giảm phiền hà cho công dân, chống quan liêu, tham nhũng cửa quyền của cán bộ, công chức, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước địa phương. Và đạt được một số kết quả cụ thể sau: - Thủ tục hành chính được giải quyết công khai, rõ ràng cho dân chúng biết; Trình tự thực hiện đảm bảm được tính khoa học và tạo sự thuận lợi cho cán bộ, công chức làm nhiệm vụ và người dân dễ tiếp cận dịch vụ. - Tổ chức bộ máy được hoàn thiện theo hướng tinh gọn, đã có cán bộ chuyên môn làm việc tại bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” như cán bộ tư pháp - hộ tịch, cán bộ văn phòng - thống kê, giúp rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ. Cơ chế phối hợp giữa bộ phận “một cửa” với bộ phận chuyên môn trong giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức ngày càng nhịp nhàng, chặt chẽ hơn, khắc phục được tình trạng không tìm ra được trách nhiệm cuối cùng trong sai phạm khi giải quyết hồ sơ. - Số lượng và chất lượng hồ sơ hành chính được giải quyết tăng lên rõ rệt. Năm 2008, tổng số hồ sơ đã giải quyết xong và giải quyết đúng hẹn là 1816 hồ sơ, thu 5.918.000 đồng đạt 100% ; không có vụ việc nào khiếu kiện về kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong thời gian qua. Riêng 3 tháng đầu năm 2009 đã giải quyết xong 357 hồ sơ và thu được 835.000 đồng. - Những cán bộ làm việc tại bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” đều được đào tạo chuyên môn cơ bản để làm việc ở bộ phận “một cửa” và hàng năm được tập huấn nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ. Đồng thời họ đều là những con người nhiệt tình, có kỹ năng giao tiếp cơ bản trong khi tiếp dân. Chất lượng cán bộ làm việc tại bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” đang từng bước được nâng lên. Cán bộ, công chức ở bộ phận này không ngừng được hoàn thiện về năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức; văn hóa công sở văn minh hiện đại dần dần được hình thành. - UBND phường Yên Phụ là một trong những địa phương thí điểm mô hình “một cửa liên thông hiện đại” nên bộ phận “một cửa” được trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật hết sức hiện đại. bao gồm những trang thiết bị sau: + Hệ thống tra cứu thủ tục: 01 màn hình cảm ứng 16 inch. Trên màn hình hiển thị đầy đủ các thông tin liên quan đến các lĩnh vực thực hiện tại bộ phận này. Ngoài ra còn có hệ thống bảng biểu dựng bên ngoài bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” gồm có các thủ tục hành chính, quy định các loại giấy tờ hồ sơ, thời gian và lệ phí, phí. + Hệ thống máy tính nối mạng internet, đồng thời giữa các máy tính của các bộ phận chuyên môn trong UBND phường được kết nối với nhau bằng mạng LAN nên luôn đảm bảo thông tin được thông suốt giữa các phòng ban tới bộ phận “ một cửa” và cơ quan có thể thực hiện cơ chế “ liên thông” thuận lợi. + Sử dụng phần mềm theo dõi của bộ phận “một cửa”: máy tính sử dụng phần mềm này sẽ nhắc nhở các hồ sơ quá hạn và các hồ sơ sắp đến hạn trả đế kịp thời đôn đốc các phòng ban chuyên môn trả kết quả đúng hẹn cho khách hàng. + Ngoài ra còn có các trang thiết bị như: máy in, máy fax, điện thoại… Máy móc, thiết bị hiện đại đã bước đầu phát huy được hiệu quả, nâng cao năng suất, chất lượng giải quyết công việc cho công dân, tổ chức, hỗ trợ tích cực cán bộ, công chức hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên do bước đầu áp dụng công nghệ hiện đại, nên phần lớn công dân chưa quen với quy định, quy trình thủ tục nên vẫn phải có cán bộ hướng dẫn. - Mối quan hệ giữa nhân dân và cơ quan hành chính nhà nước được cải thiện theo hướng thân thiện. Niềm tin của người dân vào cơ quan quản lý nhà nước được củng cố, người dân tự giác ý thức thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của mình; góp phần ổn định chính trị, phát triển kinh tế- xã hội, tham gia xây dựng tổ chức Đảng, chính quyền theo cơ chế “Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ” Kết quả đạt được trong quá trình vận dụng mô hình “một cửa”, “một cửa liên thông” trong giải quyết thủ tục hành chính đã khẳng định tính đúng đắn, cả về chủ trương và biện pháp tổ chức triển khai thực hiện; khẳng định tính khoa học và thực tiễn, phù hợp với mục tiêu đề ra của công cuộc cải cách một bước nền hành chính nhà nước. 3.2. Hạn chế Bên cạnh những kết quả đã đạt được ở trên thì trong quá trình thực hiện cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại UBND phường Yên Phụ còn tồn tại một số hạn chế sau: - Do thủ tục hành chính còn rườm rà, phức tạp, chồng chéo nên việc hướng dẫn cho công dân còn gặp nhiều khó khăn đôi khi còn gây hiều nhầm cán bộ “một cửa” gây rắc rối, phiền hà cho dân. Phân cấp giữa quận với phường chưa rõ ràng, chưa có danh mục cụ thể các hồ sơ chứng thực theo thẩm quyền của phường nên gây khó khăn cho cán bộ thực hiện công việc và công dân. Ví dụ: có những công dân mang văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng nước ngoài đi công chức thì cấp Quận lại hướng dẫn công dân xuống phường trong khi thủ tục này thuộc thẩm quyền cấp quận. - Sự phối hợp giữa các bộ phận chuyên môn của phường và giữa UBND phường với cơ quan cấp trên chưa chặt chẽ nên gây sự gián đoạn trong quy trình giải quyết hồ sơ hành chính của người dân hoặc tình trạng thời gian giải quyết hồ sơ ở các bộ phận, các cấp quá thời gian quy định gây ra hiện tượng chậm trễ khi trả kết quả làm mất lòng tin của nhân dân - Cán bộ làm việc tại bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” còn một số vấn đề cần hoàn thiện như: Có nhiều kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn chưa được đào tạo như kỹ năng phát hiện những văn bằng giả, dấu, chữ kỹ giả tinh vi…; Chế độ đãi ngộ với cán bộ ở bộ phận này cũng chưa được quan tâm đúng mức, cán bộ ở bộ phận “một cửa” đều thực hiện làm thêm vào ngày thứ 7 nhưng chế độ phụ cấp chưa thỏa đáng. - Công tác tuyên truyền pháp luật về công chứng, chứng thực cũng như về cơ chế “một cửa” đặc biệt là cơ chế “một cửa liên thông” còn chưa được chú ý dẫn đến tình trạng người dân thiếu hiểu biết, nhầm lẫn. - Trang thiết bị máy móc chưa đồng bộ, thiếu máy photocopy dành riêng cho bộ phận “một cửa” hiện nay khi cần thiết bộ phận này vẫn dùng máy photocopy chung của cả cơ quan nên không được tiện lợi và thường để người dân đi photocopy ở ngoài dẫn đến tính chính xác không cao khi thực hiện dịch vụ công chức, chứng thực. 3.3. Nguyên nhân của hạn chế - Sự quan tâm chỉ đạo của cấp trên, của lãnh đạo phường chưa sâu sát có lúc chưa tập trung thống nhất về quan điểm và ý kiến. - Trình độ cán bộ làm việc tại bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính” mặc dù đã cao hơn trước nhưng khi áp dụng mô hình “ một cửa liên thông” với trang thiết bị hiện đại nên còn lúng túng khi sử dụng nên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc ngày càng cao. Chế độ lương, thưởng, phụ cấp chưa tạo được động lực mạnh thúc đẩy cán bộ toàn tâm, toàn ý hoàn thành công việc. - Mặc dù đã triển khai thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” nhưng sự phối hợp giữa các UBND phường với cơ quan cấp trên vẫn chưa được thực sự chặt chẽ khi giải quyết một số thủ tục hành chính phức tạp như thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất…Nên gây ra tình trạng để quá thời gian trả hồ sơ cho công dân, tổ chức. - Người dân vẫn chưa hình thành được văn hóa giao tiếp văn minh, tư tưởng, thói quen đến cơ quan hành chính nhà nước phải “lo lót” tiền bạc, “nhiều cửa” vẫn còn, ảnh hưởng lớn đến công cuộc cải cách hành chính của địa phương nói riêng và cả nước nói chung. - Công tác thanh tra, kiểm tra thực hiện chưa nghiêm túc, thường xuyên, liên tục. CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT VỀ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA”, “MỘT CỬA LIÊN THÔNG” TẠI UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ Qua thực tế tìm hiểu quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại UBND phường Yên Phụ - quận Tây Hồ - thành phố Hà Nội, em xin đưa ra một số kiến nghị, đề xuất nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” của phường. 1. Tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng, thống nhất phối hợp quản lý giữa Đảng ủy với UBND trong việc đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”. Việc đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” phải dựa trên cơ sở quan điểm, đường lối chính trị, chủ trương, chính sách của Đảng. Đồng thời để cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” đạt kết quả, trước hết cần có sự lãnh đạo, chỉ đạo sâu sát của cấp ủy Đảng và chính quyền với tinh thần trách nhiệm, lòng nhiệt huyết và quyết tâm cao, phấn đấu hết mình vì lợi ích của nhân dân. 2. Đơn giản hóa thủ tục hành chính nhằm bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ, công khai, minh bạch; tạo sự thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi tiếp cận và thực hiện thủ tục hành chính; nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển đồng thời phòng chống tham nhũng và lãng phí. 3. Về công tác quản lý cán bộ, công chức bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính”: Xét đến nguyên nhân chính của mọi thành công hay thất bại mọi vấn đề đều xuất phát từ yếu tố con người. Con người là nhân tố chính quyết định hiệu quả hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức. Do đó, để nâng cao hiệu quả hoạt động cần có sự nhìn nhận đúng đắn, nhằm hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính”. - Thay đổi nhận thức của cán bộ, công chức về cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”. Bởi lẽ cho đến nay, vẫn còn tư tưởng “bao cấp”, “quan liêu” vẫn còn nặng nề trong nhiều cán bộ, công chức và nhiều người chưa nhận thức hết được tầm quan trọng, ý nghĩa của mô hình “một cửa” trong cải cách thủ tục hành chính. Để làm được điều này cần tăng cường tuyên truyền về cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, tổ chức các lớp học về cải cách hành chính, về đạo đức công vụ, về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý các tình huống… - Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” đặc biệt là đối với cơ chế “một cửa liên thông”. Trước hết là đổi mới công tác đánh giá cán bộ, công chức. Việc đánh giá cán bộ, công chức phải được thực hiện công khai, công bằng, toàn diện. Cán bộ trực tiếp làm tại bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” là bộ mặt của UBND phường, là đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước giao dịch với nhân dân. Chính vì thế tiêu chí quan trọng cần được đưa vào đánh giá cán bộ, công chức là sự hài lòng của nhân dân với thái độ, tinh thần trách nhiệm của người cán bộ, công chức đó. Hiện nay, tại bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” của phường đã có sổ góp ý để cho người dân nhận xét, đánh giá dịch vụ của bộ phận này nên việc đánh giá cán bộ,công chức có thể thực hiện được một cách dễ dàng. Thứ hai là không ngừng đạo tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc như tổ chức cho cán bộ, công chức đi học những lớp học về các chuyên đề ứng dụng ISO 9001-2000, Ngoại ngữ, tin học, kỹ năng giao tiếp, lớp bổ trợ kiến thức pháp luật… Thứ ba là cải thiện chế độ tiền lương, phụ cấp tạo động lực cho cán bộ, công chức làm việc. 4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý: Trong thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính đã mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên không chỉ là đưa máy móc hiện đại, các phần mềm quản lý vào hoạt động của cơ quan quản lý mà cần đạo tạo đội ngũ cán bộ, công chức có đủ khả năng để làm chủ hệ thống công nghệ thông tin đó. Đặc biệt đối với cơ chế “một cửa liên thông” sự hiện đại hóa máy móc thiết bị rất cần thiết nhằm đảm bảo sự thông suốt giữa các phòng ban chuyên môn của phường cũng như sự kết nối thường xuyên với cơ quan cấp trên. Thực hiện vai trò quan trọng của bộ phận “một cửa” cấp xã, phường là giảm bớt gánh nặng cho cơ quan cấp trên cũng như tạo điều kiện cho người dân thuận lợi hơn khi tiếp cận các dịch vụ hành chính công. 5. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền về lợi ích của cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” để người dân hiểu rõ về công tác giải quyết thủ tục hành chính ở cơ sở, giảm bớt khó khăn cho cả người dân và cán bộ làm công tác giải quyết thủ tục hành chính. 6. Tăng cường sự kiểm tra, giám sát của lãnh đạo phường và cơ quan cấp trên đối với bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính” để kịp thời hỗ trợ khi gặp khó khăn và chấn chỉnh những thiếu sót trong quá trình hoạt động của bộ phận này. C.KẾT LUẬN Việc áp dụng mô hình “một cửa” và “một cửa liên thông” trong giải quyết thủ tục hành chính đã tạo ra bước đột phá trong nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội. UBND phường Yên Phụ là cơ quan tiên phong áp dụng mô hình “một cửa” ở cấp xã nên bước đầu gặp không ít khó khăn nhưng sau thời gian hoạt động đã từng bước đi vào hoàn thiện và đang hướng tới mô hình “một cửa hiện đại” với hệ thống trang thiết bị hiện đại và quy trình giải quyết công việc đạt tiêu chuẩn ISO 9001-2000. Với những kiến thức nhỏ bé của mình, em xin mạnh dạn đưa ra những kiến nghị, đề xuất ở trên hy vọng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” nói riêng và hoạt động của UBND phường Yên Phụ nói chung. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, tập thể cán bộ, công chức làm việc tại UBND phường Yên phụ và Ths. Nguyễn Thị Hà đã giúp đỡ em hoàn thành chương trình thực tập cuối khóa này. MỤC LỤC