Sử dụng Microsoft Excel trong việc quản lý điểm và hồ sơ học sinh bậc THCS

Phần thứ nhất LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong bối cảnh toàn ngành GD-ĐT đang nổ lực đổi mới phương pháp dạy học theo hướng phát huy tính tích cực, chủ động sáng tạo của học sinh trong hoạt động học tập nhằm nâng cao mặt bằng dân trí chuẩn bị đào tạo nguồn nhân lực cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Năm học 2008 – 2009 là năm có nhiều sự kiện giáo dục đáng chú ý: - Năm thứ 2 thực hiện cuộc vận động “Mỗi thầy cô giáo là một tấm gương đạo đức, tự học và sáng tạo” - Năm thứ 3 thực hiện tiếp tục thực hiện Chỉ thị 33 của Thủ tướng Chính phủ, cuộc vận động “Hai không” với bốn nội dung “Nói không với tiêu cực trong thi cử và bệnh thành tích, nói không với vi phạm đạo đức nhà giáo và học sinh ngồi nhầm lớp”. Đây là những điểm mấu chốt tiếp theo để việc dạy và học trong nhà trường đi vào thực chất. Xây dựng, đắp nền móng cho nền giáo dục vươn cao từ đạo đức người thầy. - Năm học đầu tiên triển khai phong trào thi đua “Xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực”; - Năm học đầu tiên thực hiện Chỉ thị 55/2008/CT- BGD-ĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008- 2012, công nghệ thông tin là công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục. Trong hoàn cảnh còn nhiều khó khăn, thiếu thốn; nhất là ở địa bàn miền núi, vùng sâu, vùng xa; để thực hiện tốt mục tiêu đổi mới chương trình giáo dục phổ thông và nâng cao chất lượng giáo dục góp phần thực hiện tốt cuộc vận động “Nói không với tiêu cực trong thi cử và bệnh thành tích trong giáo dục, nói không với vi phạm đạo đức nhà giáo và học sinh ngồi nhầm lớp”, xây dựng trường học thân thiện và hưởng ứng việc thực hiện Chỉ thị 55/2008/CT- BGD-ĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008- 2012 đòi hỏi phải có sự nổ lực rất nhiều của giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục. Mặc dù chưa có điều kiện tham gia học tập qua các lớp tin học, song tôi mạnh dạn bày tỏ lòng nhiệt tình của bản thân thông qua sáng kiến kinh nghiệm: “Sử dụng Microsoft Excel trong việc quản lý điểm và hồ sơ học sinh bậc THCS” Với sự hiểu biết và nhận thức của bản thân tôi còn hạn chế. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, mong sự thông cảm và góp ý của các thầy giáo, cô giáo. Người viết Trần Văn Quý Phần thứ hai MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA VIỆC SỬ DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ ĐIỂM VÀ HỒ SƠ HỌC SINH Microsoft Excel là một phần mềm được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực văn phòng và các công việc khác. Trong đơn vị trường học, Microsoft Excel có thể giúp cho chúng ta: - Lập một bảng lương. - Lập danh sách học sinh. - Quản lý hồ sơ học sinh, hồ sơ cán bộ giáo viên, nhân viên trong đơn vị. - Lập bảng tính điểm, xếp loại Học lực của học sinh. - Thống kê số lượng, tỉ lệ có liên quan đến chất lượng giáo dục mỗi học kỳ, cả năm học. - Xử lý, tổng hợp các số liệu… Trong tài liệu này tôi xin đề cập đến vấn đề: Sử dụng Microsoft Excel trong việc quản lý điểm và hồ sơ của học sinh. I. Mục đích, ý nghĩa của việc sử dụng Microsoft Excel trong việc quản lý hồ sơ học sinh: + Sử dụng phần mềm Microsoft Excel giúp cho chúng ta quản lý và lưu trữ hồ sơ học sinh một cách có hệ thống và khoa học: - Từ khi được tuyển sinh vào trường ở đầu bậc học. - Học sinh chuyển đi hàng năm . - Học sinh chuyển đến hàng năm. - Học sinh thôi (nghỉ) học hàng năm. - Học sinh Tốt nghiệp ra trường hàng năm. - Học sinh vị phạm kỷ luật. + Đảm bảo tính chính xác khi lập hồ sơ, lý lịch học sinh ở mỗi năm học. Hạn chế ở mức thấp nhất việc sai sót, nhầm lẫn của giáo viên khi lập hồ sơ, lý lịch của học sinh ở đầu mỗi năm học. + Trích lọc thông tin về cá nhân của mỗi học sinh. + Trích lọc, thống kê số lượng, danh sách học sinh ở từng địa bàn thôn, xóm. + Trích lọc thống kê độ tuổi học sinh từng lớp. + Trích lọc danh sách học sinh nghỉ học mỗi tháng, mỗi học kỳ và cả năm học, cung cấp thông tin kịp thời cho Ban chỉ đạo phổ cập giáo dục xã để phối hợp với nhà trường tham gia vận động học sinh ra lớp. + Trích lọc danh sách học sinh được lên lớp (đủ điều kiện tốt nghiệp), thi lại, ở lại lớp sau mỗi năm học. + Hỗ trợ công tác điều tra phổ cập giáo dục trên địa bàn xã chính xác. + Nhà trường chủ động trong việc báo cáo diễn biến về sỉ số học sinh từng lớp và toàn trường nhanh chóng và chính xác. II. Mục đích, ý nghĩa của việc sử dụng Microsoft Excel trong việc quản lý điểm học sinh: Trong công tác giảng dạy và quản lý, việc quản lý điểm của học sinh nhằm: + Quản lý việc đánh giá kết quả học tập của giáo viên đối với từng học sinh xuyên suốt mỗi học kỳ và cả năm học. + Thông qua việc quản lý điểm để: - Kiểm tra, giám sát việc thực hiện đổi mới kiểm tra đánh giá kết quả học tập của học sinh ở mỗi giáo viên. - Ngăn chặn kịp thời tình trạng ghi điểm, đánh giá kết quả học tập của học sinh chưa đúng qui chế. - Theo dõi việc thực hiện cuộc vận động “Hai không” với bốn nội dung “Nói không với tiêu cực trong thi cử và bệnh thành tích trong giáo dục; nói không với vi phạm đạo đức nhà giáo và học sinh ngồi nhầm lớp”. - Kiểm tra phát hiện, ngăn chặn kịp thời về những sai sót, nhầm lẫn trong việc cộng điểm trung bình môn học, điểm trung bình các môn học của giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm lớp. - Kiểm tra phát hiện và sửa chữa kịp thời về việc báo cáo chất lượng giảng dạy bộ môn của từng giáo viên. - Kiểm tra phát hiện, ngăn chặn kịp thời về những sai sót, nhầm lẫn trong việc xếp loại Học lực học sinh mỗi học kỳ và cả năm của giáo viên chủ nhiệm lớp. - Hạn chế ở mức thấp nhất về tình trạng sai sót do cộng điểm nhầm, ghi chép nhầm phải sửa chữa, đính chính lại trong sổ Gọi tên – Ghi điểm và trong Học bạ của học sinh. + Diễn biến quá trình dạy học của giáo viên và kết quả học tập của học sinh. + Nắm bắt kịp thời tình hình học tập của học sinh và chất lượng giáo dục của mỗi môn học, của mỗi lớp và của toàn trường. + Trích lọc, lập danh sách học sinh yếu, kém cần phụ đạo trong mỗi học kỳ. + Có tầm nhìn bao quát về năng lực giảng dạy và thái độ làm việc của mỗi giáo viên trong toàn trường. + Giúp nhà trường chủ động báo cáo thống kê về kết quả điểm kiểm tra học kỳ của mỗi bộ môn, từ đó có thể đánh giá tổng quát về việc thực hiện vấn đề nghiêm túc trong thi cử. + Giúp nhà trường chủ động thống kê chất lượng giảng dạy của từng giáo viên, chất lượng giáo dục của từng lớp và của toàn trường. Thống kê số lượng học sinh Giỏi, Khá, Trung bình, Yếu, Kém của mỗi lớp và của toàn trường. + Trích lọc danh sách học sinh đạt danh hiệu thi đua: học sinh Giỏi, học sinh Tiên tiến. + Trích lọc danh sách học sinh đủ điều kiện lên lớp (tốt nghiệp ở lớp cuối cấp). + Trích lọc danh sách học sinh có Học lực Yếu cần phục đạo để thi lại. + Trích lọc danh sách học sinh ở lại lớp chuẩn bị biên chế vào các lớp ở năm học sau. Phần thứ ba ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ ĐIỂM VÀ HỒ SƠ HỌC SINH I. Ứng dụng Microsoft Excel trong việc quản lý hồ sơ học sinh: Đầu năm học, lập hồ sơ học sinh được tuyển sinh vào trường bằng tập tin Microsoft Excel ghi các nội dung thông tin của học sinh đó. Giả sử ta lập một bảng cơ sở dữ liệu gồm có các cột như sau (Bảng 1): Trong đó các dữ liệu phải nhập vào ở các cột: - Số thứ tự. - Họ và tên học sinh. - Ngày sinh. - Năm sinh - Nữ. - Dân tộc. - Hiện ở thôn. - Con ông. - Nghề nghiệp của bố. - Con bà. - Nghề nghiệp của mẹ. - Bỏ học từ “ học kỳ I” hoặc “học kỳ II” Số thứ tự có thể là số lượng học sinh của mỗi lớp. Mỗi lớp được lập trên một Sheet của tập tin. Cuối một bảng cơ sở dữ liệu ta thống kê các số liệu có liên quan đến tổng số học sinh của lớp, độ tuổi của học sinh trong lớp, tổng số học sinh nữ, tổng số học sinh học ở thôn……Với bảng dữ liệu trên: - Tính tổng số học sinh đầu năm của lớp ta đặt công thức thoả mãn điều kiện: Đếm tổng số học sinh đầu năm học trong cột thứ tự. =COUNT(A4:A13) Tương tự ta có: Tổng số học sinh cuối học kỳ I = Đếm tổng số học sinh đầu năm học trừ đi tổng số học sinh nghỉ học trong học kỳ I. Tổng số học sinh cuối năm học = Đếm tổng số học sinh đầu năm học trừ đi tổng số học sinh nghỉ học trong học kỳ I và học kỳ II. - Nếu tính tổng số học sinh nữ ta đặt công thức thoả mãn điều kiện: Đếm tổng số học sinh nữ có trong cột nữ. =COUNTIF(H4:H13;"Nữ") - Nếu tính tổng số học sinh dân tộc ta đặt công thức thoả mãn điều kiện: Đếm tổng số học sinh dân tộc H’Re có trong cột dân tộc. =COUNTIF(I4:I13;"H'Re") - Nếu tính độ tuổi của học sinh trong lớp ta đặt công thức thoả mãn điều kiện: - Nếu tính tổng số học sinh có độ tuổi “13”; “14”; “15”…. đầu năm học ta đặt công thức thoả mãn điều kiện sau: (Sau khi lấy năm hiện tại trừ đi năm sinh của học sinh). Đếm tổng số học sinh có độ tuổi 13 tuổi có trong cột độ tuổi. =COUNTIF(G4:G13;"13") Tương tự ta lập công thức tính tổng số học sinh có độ tuổi 14 tuổi, 15 tuổi có trong cột độ tuổi. Khi đã nhập đầy đủ các loại thông tin thì máy sẽ tự động tính và cho kết quả theo yêu cầu của người sử dụng. (Xem phụ lục 2 của tài liệu này) Trường hợp quản lý hồ sơ học sinh toàn trường thì ta có thể lập mỗi lớp 1 Sheet hoặc mỗi khối 1 Sheet. Sau đó liên kết các kết quả thống kê của các Sheet lại với nhau thì tai sẽ có Sheet thống kê số liệu cho toàn trường hoặc cho từng khối. II. Ứng dụng Microsoft Excel trong việc quản lý điểm của học sinh: Mỗi lớp ta lập hai tập tin workbook trong đó: Một tập tin workbook tính điểm các môn ở học kỳ I và một tập tin tính điểm các môn ở học kỳ II. Mỗi tập tin gồm có nhiều Sheet tính điểm trung bình môn học (mỗi Sheet dùng để tính điểm riêng cho một môn học). Sheet cuối cùng dùng để tính điểm trung bình các môn học của học kỳ đó. Riêng workbook dùng cho học kỳ II có thêm Sheet tính điểm trung bình các môn cả năm học. Nếu quản lý điểm chung cho toàn trường và nếu đơn vị trường học có nhiều lớp học thì ta lập mỗi lớp tập tin workbook như đã nêu trên. Sau đó liên kết các tập tin workbook lại với nhau và cùng nằm trong một thư mục (Folder) để dễ dàng quản lý. Giả sử ta lập chương trình quản lý điểm của một lớp học ta thực hiện như sau: 1. Tạo hai tập tin workbook trong đó một tập tin quản lý điểm học kỳ I và một tập tin quản lý điểm của học kỳ II. - Tạo tập tin workbook quản lý điểm học kỳ I: Gồm các Sheet tính điểm các môn học: Toán, Lý, Hoá (Đối với lớp 8 và lớp 9), Sinh, Công nghệ, Ngữ văn, Sử Địa, GDCD Tiếng Anh, Âm nhạc, Mỹ thuật, Tự chon (Đối với trường có học môn tự chon) và Sheet tính điểm trung bình các môn học kỳ I. - Tạo tập tin workbook quản lý điểm học kỳ II: Gồm các Sheet tính điểm các môn học: Toán, Lý, Hoá (Đối với lớp 8 và lớp 9), Sinh, Công nghệ, Ngữ văn, Sử Địa, GDCD Tiếng Anh, Âm nhạc, Mỹ thuật, Tự chon (Đối với trường có học môn tự chon), Sheet tính điểm trung bình các môn học kỳ II và Sheet tính điểm trung bình các môn cả năm. - Khi đã tạo Sheet tính điểm của một môn học, ta copy Sheet này qua các Sheet khác. Riêng Sheet tính điểm trung bình các môn của học kỳ vả cả năm thì khác so với Sheet tính điểm trung bình một môn.. Đối với Sheet tính điểm trung bình cả năm gồm có tính điểm trung bình cả năm của các môn học và tính điểm trung bình các môn cả năm học. 2. Lập bảng tính điểm trung bình của một môn học. Để đảm bảo thực hiện đúng Quyết định Số 40/2006/QĐ-BGDĐT của bộ Giáo dục – Đào tạo về việc ban hành Qui chế đánh giá xếp xếp loại học sinh THCS và học sinh THPT; Quyết định số 51/2008/QĐ-BGDĐT về việc sửa đổi bổ, sung một số điều của Qui chế đánh giá, xếp loại học sinh THCS và học sinh THPT và hướng dẫn đánh giá xếp loại học sinh các môn học Âm nhạc, Mỹ thuật, thể dục của Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Ngãi áp dụng cho năm học 2008 - 2009. Khi lập bảng tính điểm trung bình một môn học phải đảm bảo số cột điểm kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ được qui định tại điều 6; điều 7; điều 8 của Quyết định số 40/2006/QĐ-BGDĐT của bộ Giáo dục – Đào tạo. Cụ thể: Điều 6: Hình thức đánh giá, các điểm trung bình và thang điểm: 1. Hình thức đánh giá, các loại điểm trung bình: - Kiểm tra và cho điểm các bài kiểm tra. - Tính điểm trung bình môn học và điểm trung bình các môn học sau một học kỳ, một năm học. 2. Cho điểm theo thang điểm từ 0 đến 10. Điều 7: Hình thức kiểm tra, loại bài kiểm tra, hệ số điểm bài kiểm tra: 1. Hình thức kiểm tra: Kiểm tra miệng (Kiểm tra bằng hỏi đáp), kiểm tra viết, kiểm tra thực hành. 2. Các loại bài kiểm tra: + Kiểm tra thường xuyên gồm: Kiểm tra miệng, kiểm tra viết dưới 1 tiết, kiểm tra thực hành dưới 1 tiết. + Kiểm tra định kỳ gồm: Kiểm tra viết từ 1 tiết trở lên, kiểm tra thực hành từ 1 tiết trở lên và kiểm tra học kỳ. 3. Hệ số điểm kiểm tra: + Hệ số 1: Điểm kiểm tra thường xuyên. + Hệ số 2: Điểm kiểm tra viết, kiểm tra thực hành từ 1 tiết trở lên. + Hệ số 3: Điểm kiểm tra học kỳ. Điều 8: Số lần kiểm tra và cách cho điểm: + Số lần kiểm tra định kỳ được qui định trong phân phối chương trình từng môn học bao gồm cả kiểm tra các chủ đề tự chọn. + Số lần kiểm tra thường xuyên: Trong mỗi học kỳ một học sinh phải có số lần kiểm tra thường xuyên của từng môn học, bao gồm cả kiểm tra các chủ đề tự chọn, như sau: - Môn học từ 1 tiết trở xuống trong một tuần: Ít nhất 2 lần. - Môn học từ trên 1 tiết đến dưới 3 tiết trong một tuần: Ít nhất 3 lần. - Môn học từ 3 tiết trở lên trong một tuần: Ít nhất 4 lần. + Điểm các bài kiểm tra thường xuyên theo hình thức tự luận cho điểm số nguyên; điểm kiểm tra thường xuyên theo hình thức trắc nghiệm hoặc có phần trắc nghiệm và điểm kiểm tra định kỳ được lấy đến một chữ số thập phân sau khi đã làm tròn số. + Những học sinh không có đủ số bài kiểm tra theo qui định thì phải được kiểm tra bù. Bài kiểm tra bù phải có hình thức, mức độ kiến thức, kỹ năng và thời lượng tương đương với bài kiểm tra bị thiếu. Học sinh không dự kiểm tra bù thì bị điểm 0. Thời điểm kiểm tra bù được qui định như sau: - Nếu thiếu bài kiểm tra thường xuyên môn nào thì giáo viên môn học đó phải bố trí cho học sinh kiểm tra bù kịp thời. - Nếu thiếu bài kiểm tra viết, bài kiểm tra thực hành từ 1 tiết trở lên của môn học ở học kỳ nào thì kiểm tra bù trước khi kiểm tra học kỳ môn học đó. - Nếu thiếu bài kiểm tra học kỳ của học kỳ nào thì tiến hành kiểm tra bù ngay sau khi kiểm tra học kỳ đó. Ví dụ 1: Giả sử lập bảng tính điểm của môn Vật lý lớp 8 như sau: (Bảng 2) Trong đó: * Cột thứ tự, cột họ và tên, cột lớp được copy từ thông tin trong Tập hồ sơ học sinh (Bảng 1). * Tại cột tính điểm trung bình môn học ta thiết lập công thức tính điểm trung bình môn học thoả mãn điều kiện: Tính (tổng các cột điểm kiểm tra miệng) cộng với (tổng các cột điểm kiểm tra 15 phút) cộng với (tổng các cột điểm kiểm tra 1 tiết nhân với 2) cộng với (điểm kiểm tra học kỳ nhân với 3) chia cho (tổng các cột điểm đã nhân với hệ số) và làm tròn đến số thập phân thứ nhất. * Cột xếp loại học lực của bộ môn: Tại cột xếp loại học lực bộ môn ta lập công thức thoả mãn điều kiện: Nếu điểm trung bình môn học có giá trị 8,0 trở lên thì xếp “Giỏi”; điểm trung bình môn học có giá trị từ 6,5 đến dưới 8,0 thì xếp “Khá”; điểm trung bình môn học từ 5,0 đến dưới 6,5 thì xếp “Trung bình”; điểm trung bình môn học từ 3,5 đến 4,9 thì xếp “Yếu”; còn lại xếp loại “Kém”. =IF(N2>=8;"Giỏi";IF(N2>=6,5;"Khá";IF(N2>=5;"TBình";IF(N2>=3,5;"Yếu";"Kém")))) * Cuối trang bảng tính ta thống kê điểm kiểm tra học kỳ và chất lượng giáo dục bộ môn: + Thống kê điểm kiểm tra học kỳ: Tương tự như ở phần I - Tại cột thống kê số điểm 0 ta lập công thức thoả mãn điều kiện: Đếm từ số thứ tự 1 đến số thứ tự 10 ở cột kiểm tra học kỳ tổng số điểm 0. - Tại cột thống kê số điểm từ hơn 0 đến dưới 3,5 ta lập công thức thoả mãn điều kiện: Đếm từ số thứ tự 1 đến số thứ tự 10 ở cột kiểm tra học kỳ tổng số điểm từ 0,3 đến dưới 3,5. - Tại cột thống kê số điểm từ 3,5 đến dưới 5,0 ta lập công thức thoả mãn điều kiện: Đếm từ số thứ tự 1 đến số thứ tự 10 ở cột kiểm tra học kỳ tổng số điểm từ 3,5 đến dưới 5,0. - Tại cột thống kê số điểm từ 5 đến dưới 6,5 ta lập công thức thoả mãn điều kiện: Đếm từ số thứ tự 1 đến số thứ tự 10 ở cột kiểm tra học kỳ tổng số điểm 5,0 đến dưới 6,5. - Tại cột thống kê số điểm 6,5 đến dưới 8,0 ta lập công thức thoả mãn điều kiện: Đếm từ số thứ tự 1 đến số thứ tự 10 ở cột kiểm tra học kỳ tổng số điểm 6,5 đến dưới 8,0. - Tại cột thống kê số điểm từ 8,0 đến dưới 10,0 ta lập công thức thoả mãn điều kiện: Đếm từ số thứ tự 1 đến số thứ tự 10 ở cột kiểm tra học kỳ tổng số điểm 8,0 đến dưới 10,0. - Tại cột thống kê số điểm 10,0 ta lập công thức thoả mãn điều kiện: Đếm từ số thứ tự 1 đến số thứ tự 10 ở cột kiểm tra học kỳ tổng số điểm 10,0. + Thống kê chất lượng giáo dục bộ môn của giáo viên bộ môn: Tương tự như trên, ta sử dụng hàm đếm để: - Đếm ở cột xếp loại Học lực số lượng học sinh “Giỏi” - Đếm ở cột xếp loại Học lực số lượng học sinh “Khá” - Đếm ở cột xếp loại Học lực số lượng học sinh “Trung bình” - Đếm ở cột xếp loại Học lực số lượng học sinh “Yếu” - Đếm ở cột xếp loại Học lực số lượng học sinh “Kém” (Xem thêm phụ lục 3 của tài liệu này) Các Sheet tính điểm của các môn học khác ta làm tương tự như trên. 3. Lập bảng tính điểm trung bình các môn của học kỳ và cả năm học: Sau khi đã thiết lập bảng tính điểm trung bình của mỗi môn học ta thiết lập bảng tính điểm trung bình các môn học kỳ vả cả năm như sau: a. Đối với bảng tính điểm trung bình các môn của học kỳ (Trong trường hợp dạy GDTC theo chủ đề mà không dạy môn học tự chọn. Đối với lớp 6, lớp 7 thì không có cột điểm môn Hoá học): Ví dụ 2: Giả sử lập bảng tính điểm trung bình các môn học kỳ như (Bảng 3). - Trước tiên ta copy và dán liên kết kết quả tính điểm trung bình môn học sang bảng tính điểm trung bình các môn tương ứng. - Tại cột Điểm trung bình các môn học ta thiết lập công thức tính điểm trung bình các môn theo Quyết định Số 40/2006/QĐ-BGDĐT của bộ Giáo dục – Đào tạo về việc ban hành Qui chế đánh giá xếp xếp loại học sinh THCS và học sinh THPT. Công thức phải thoả mãn điều kiện: Điểm trung bình các môn = Tổng các cột điểm trung bình của các môn học (trong đó môn Toán và môn Ngữ văn được nhân với hệ số 2 các môn còn lại hệ số 1) chia cho tổng số cột sau khi đã nhân hệ số, kết quả được làm tròn đến chữ số thập phân thứ nhất. =ROUND((SUM(E3:Q3)+SUM(E3;I3))/(COUNT(E3:Q3)+2);1)) b. Đối vối bảng tính điểm trung bình các môn cả năm: * Trường hợp tính điểm trung bình cả năm môn học: Tại trang tính điểm trung bình môn cả năm ở cột điểm trung bình cả năm của mỗi môn học ta thiết lập công thức tính thoả mãn điều kiện: ĐTB môn cả năm = * Đối với điểm trung bình các môn cả năm: Cách tính giống như tính điểm trung bình các môn học kỳ. c. Xếp loại Học lực học kỳ vả cả năm: - Tại cột xếp loại Học lực học kỳ và cả năm của học sinh ta thiết lập công thức xếp loại Học lực học kỳ và cả năm theo Quyết định Số 51/2008/QĐ-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành ngày 15 tháng 9 năm 2008 (Chú ý: Đối với tình Quảng Ngãi các môn học Âm nhạc, Mỹ thuật, Thể dục đánh giá bằng hình thức cho điểm). * Xếp loại Học lực Giỏi Bậc THCS nếu có đủ các tiêu chuẩn sau: + Điểm trung bình các môn học từ 8,0 trở lên. Trong đó có 1 trong 2 môn Toán, Ngữ văn từ 8,0 trở lên. + Không có môn học nào điểm trung bình dưới 6,5. * Xếp loại Học lực Khá Bậc THCS nếu có đủ các tiêu chuẩn sau: + Điểm trung bình các môn học từ 6,5 trở lên. Trong đó có 1 trong 2 môn Toán, Ngữ văn từ 6,5 trở lên. + Không có môn học nào điểm trung bình dưới 5,0. + Trường hợp Điểm trung bình các môn học kỳ hoặc điểm trung bình các môn cả năm đạt mức Giỏi nhưng do điểm trung bình của 1 môn học phải xuống loại Trung bình thì điều chỉnh xếp loại Học lực Khá. * Xếp loại Học lực Trung bình Bậc THCS nếu có đủ các tiêu chuẩn sau: + Điểm trung bình các môn học từ 5,0 trở lên. Trong đó có 1 trong 2 môn Toán, Ngữ văn từ 5,0 trở lên. + Không có môn học nào điểm trung bình dưới 3,5. + Trường hợp Điểm trung bình các môn học kỳ hoặc điểm trung bình các môn cả năm đạt mức Giỏi nhưng do điểm trung bình của 1 môn học phải xuống loại Yếu hoặc kém thì điều chỉnh xếp loại Học lực Trung bình. + Trường hợp Điểm trung bình các môn học kỳ hoặc điểm trung bình các môn cả năm đạt mức Khá nhưng do điểm trung bình của 1 môn học phải xuống loại Yếu thì điều chỉnh xếp loại Học lực Trung bình. * Xếp loại Học lực Yếu Bậc THCS nếu có đủ các tiêu chuẩn sau: + Điểm trung bình các môn học từ 3,5 trở lên. + Không có môn học nào điểm trung bình dưới 2,0. + Trường hợp Điểm trung bình các môn học kỳ hoặc điểm trung bình các môn cả năm đạt mức Khá nhưng do điểm trung bình của 1 môn học phải xuống loại Kém thì điều chỉnh xếp loại Học lực Yếu. * Xếp loại Học lực Kém: Các trường hợp còn lại. + Trường hợp Điểm trung bình các môn học kỳ hoặc điểm trung bình các môn cả năm đạt mức Trung bình nhưng do điểm trung bình của 1 môn học phải xuống loại Kém thì xếp loại Học lực Kém, không điều chỉnh. Ví dụ 3: Giả sử thiết lập công thức xếp loại học lực học kỳ và cả năm theo bảng điểm trung bình các môn (Bảng 3) Tại cột xếp loại Học lực, khi thiết lập công thức xếp loại Học lực học kỳ và cả năm phải thoả mãn các điều kiện đã nêu trong Quyết định 51/ 51/2008/QĐ-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo để cho kết quả xếp loại đúng. (Xem thêm phụ lục 4 tài liệu này) d. Xếp loại danh hiệu thi đua của học sinh cuối học kỳ và cuối năm học: Ví dụ 4: Giả sử trong bảng 3 ở phía bên phải ta bổ sung thêm 2 cột đó là: Cột xếp loại Hạnh kiểm và cột danh hiệu thi đua: - Tại cột xếp loại Hạnh kiểm ta nhập Hạnh kiểm của học sinh đã được xếp loại trong học kỳ hoặc cả năm. - Tại cột Danh hiệu thi đua của học sinh ta thiết lập công thức thoả mãn điều kiện: Nếu Học lực Giỏi, Hạnh kiểm Tốt thì đạt học sinh Giỏi; Nếu Học lực Giỏi, Hạnh kiểm Khá hoặc Học lực Khá và Hạnh kiểm Tốt hoặc Khá thì đạt học sinh Tiên tiến. Dựa vào kết quả này ta lọc lấy danh sách học sinh đạt danh hiệu học sinh Giỏi, danh sách học sinh đạt danh hiệu học sinh Tiên tiến của năm học để khen thưởng vào dịp tổng kết năm học. =IF(AND(S3="Giỏi";T3="Tốt");"HSG";IF(OR(AND(S3="Giỏi";T3="Khá");AND(S3="Khá";T3="Tốt");AND(S3="Khá";T3="Khá"));"HSTT";"0")) (Xem thêm phụ lục 1 tài liệu này) e. Xét lên lớp, thi lại, ở lại lớp: Ví dụ 5: Tại cột xét lên lớp, thi lại, ở lại lớp tương tự như ta thiết lập công thức thoả mãn điều kiện: Nếu kết quả Học lực đạt từ Trung bình đến Giỏi và kết quả Hạnh kiểm đạt từ Trung bình đến Tốt thì được lên lớp; nếu kết quả Học lực Yếu và kết quả Hạnh kiểm từ Trung bình đến Tốt thì thi lại; còn lại thì ở lại lớp. Dựa vào kết quả này ta lọc lấy danh sách học sinh được lên lớp năm học sau, danh sách học sinh phải thi lại và danh sách học sinh thuộc diện ở lại lớp để bổ sung vào biên chế lớp ở các lớp của năm học sau. (Xem thêm phụ lục 1 tài liệu này) Ghi chú: Nội dung sáng kiến kinh nghiệm này chỉ tập trung vào vấn đề quản lý hồ sơ học sinh của một lớp. Đối với trường có nhiều lớp, nhiều khối ta làm nhiều tập tin như trên sau đó thiết lập cho các tập tin chạy liên kết với nhau, các số liệu thống kê ta thiết lập chung vào 1 Sheet tổng hợp để dễ dàng quản lý và báo cáo chung. Phần thứ tư KẾT LUẬN Tóm lại: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác giảng dạy và quản lý là một việc hết sức quan trọng, nó giúp cho giáo viên và cán bộ quản lý thực hiện tốt các công việc có liên quan đến nhiệm vụ cấp trên giao. Vì sử dụng công nghệ thông tin có những ưu điểm sau: + Quản lý và lưu trữ hồ sơ các hoạt động trong nhà trường hàng năm một cách có hệ thống và khoa học. + Giúp cho giáo viên và cán bộ quản lý trường học truy xuất các loại hồ sơ lưu trữ hàng năm nhanh chóng. + Dựa trên các số liệu lưu trữ, giúp cho giáo viên và cán bộ quản lý trường học chủ động báo cáo số liệu và các hoạt động trong trong nhà trường nhanh chóng, chính xác. + Hình thành tác phong làm việc theo hướng Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá trong mỗi giáo viên, cán bộ quản lý trường học. + Bước đầu giúp cho giáo viên và cán bộ quản lý trường học tiếp cận với công nghệ thông tin, thu thập thông tin phục vụ cho việc giảng dạy và quản lý, tạo sự hưng phấn trong việc tự nghiên cứu và tự học của cán bộ, giáo viên nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. Bên cạnh những ưu điểm trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trường học còn nhiều hạn chế, do: + Nhiều cán bộ, giáo viên chưa có điều kiện được học qua các lớp tin học nhất là cán bộ giáo viên đang công tác tại vùng miền núi, vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn. + Số lượng cán bộ, giáo viên biết sử dụng máy vi tính ít. + Trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin còn thiếu thốn, số lượng máy vi tính cung cấp cho các đơn vị trường học quá ít. + Nhiều đơn vị trường học chưa nối mạng Internet. Để thực hiện tốt Chỉ thị 55/2008/CT- BGD-ĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008- 20012, và sử dụng công nghệ thông tin làm công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục. Theo tôi cần thực hiện một số biện pháp sau: + Phổ biến rộng rãi và quán triệt đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về ứng dụng công nghệ thông tin của Chính phủ và của ngành. Tổ chức triển khai các biện pháp để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn và quản lý. + Nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cán bộ quản lý trường học và trong đội ngũ giáo viên. + Tạo điều kiện tốt nhất để cán bộ, giáo viên tham gia học các lớp tin học. + Cấp máy vi tính cho các bộ phận quản lý, văn thư lưu trữ và trang bị các thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trường học + Kết nối Internet cho các đơn vị trường học. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quyết định Số 40/2006/QĐ-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục – Đào tạo ban hành ngày 05 tháng 10 năm 2006 về Qui chế đánh giá xếp xếp loại học sinh trung học cơ sở và học sinh trung học phổ thông. 2. Quyết định số 51/2008/QĐ-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục – Đào tạo ban hành ngày 15 tháng 9 năm 2008 về việc sửa đổi bổ, sung một số điều của Qui chế đánh giá, xếp loại học sinh trung học cơ sở và học sinh trung học phổ thông ban hành kèm theo Quyết định Số 40/2006/QĐ-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục – Đào tạo . 3. Chỉ thi số 55/2008/CT-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục – Đào tạo ban hành ngày 30 tháng 9 năm 2008 về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008 – 2012. 4. Giáo trình Microsoft Excel 2003 toàn tập của nhà xuất bản Giao thông vận tải. 5. Các tác vụ tự động và lập trình trong Microsoft Excel 2003 của tác giả Lữ Đức Hào. 6. Thiết lập các chương trình trên bảng tính bằng Microsoft Excel của tác giả Đậu Quang Tuấn. MỤC LỤC Phần thứ nhất Lý do chọn đề tài: Trang 1 Phần thứ hai Mục đích, ý nghĩa của việc sử dụng Microsoft Excel trong việc quản lý điểm và hồ sơ học sinh Trang 2 Phần thứ ba Ứng dụng Microsoft Excel trong việc quản lý điểm và hồ sơ học sinh Trang 4 Phần thứ tư Kết luận Trang 12 Tài liệu tham khảo Trang 13 Mục lục Trang 14