Sử dụng một số hàm của phần mềm microsoft excel trong thống kê số liệu phổ cập giáo dục

KINH NGHIỆM SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM CỦA PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG THỐNG KÊ SỐ LIỆU PHỔ CẬP GIÁO DỤC A. MỞ ĐẦU I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Thực trạng của vấn đề địi hỏi phải cĩ giải pháp mới để giải quyết Khi mới được phân cơng đảm nhận phụ trách cơng tác phổ cập bậc trung học cơ sở, bậc trung học, được quý thầy cơ đi trước hướng dẫn bằng cách kẻ bảng trên giấy và đếm theo phương pháp thủ cơng từng số liệu cần thiết của mỗi thơn, mỗi đối tượng khác nhau, sau đĩ tính tổng các số liệu. Phương pháp này cĩ nhược điểm là dễ sai sĩt, khi đã sai một đối tượng hay một độ tuổi thì chúng tơi phải kẻ bảng khác và đếm lại từ đầu nhưng số liệu cuối cùng cũng chưa đảm bảo chính xác. Tiếp đến, chúng tơi lại áp dụng phương pháp lọc đếm trong Excel: Sử dụng lệnh AutoFilter. Phương pháp làm này cĩ ưu điểm là chúng ta lọc và đếm được số liệu từng nội dung một cách chính xác và nhanh hơn phương pháp đếm thủ cơng thơng thường, nhưng cĩ một số nhược điểm là thao tác nhiều và khơng lưu được dữ liệu, khi cĩ sai sĩt ta phải lọc đếm lại, tốn nhiều thời gian. Sau đĩ, chúng tơi lập các bảng tính, thiết lập hàm trong các bảng tính ở mỗi trang phổ cập để thống kê số liệu của trang đĩ mà khi thay đổi các thơng tin về một cá nhân học sinh thì bảng tính này vẫn thống kê chính xác các nội dung điều tra, nhưng khi thay đổi số lượng đối tượng cần thống kê thì phải chỉnh sửa lại hàm. Do đĩ phải chỉnh sửa hàm ở từng độ tuổi và vì vậy cĩ sự bất tiện khi sử dụng cho nhiều năm và khĩ áp dụng cho các đơn vị trường khác. 2. Ý nghĩa và tác dụng của giải pháp mới Khi chưa áp dụng phương pháp mới vào cơng tác xử lí số liệu phổ cập, chúng tơi rất vất vả với số liệu báo cáo hàng năm, tốn nhiều thời gian và huy động nhiều cán bộ, giáo viên tham gia vào cơng tác thống kê tổng hợp nhưng kết quả vẫn thiếu chính xác, số liệu biểu bảng chênh lệch giữa năm trước và năm điều tra, số liệu bậc trung học khơng khớp với số liệu bậc trung học cơ sở, cứ mỗi lần như thế phải làm lại từ đầu. Bức xúc từ vấn đề trên chúng tơi đã tìm ra cách giải quyết mới, từ nghiên cứu biểu bảng, thiết lập một số hàm excel phù hợp hơn để thống kê và lấy số liệu nhanh hơn, ít thao tác hơn và đã áp dụng thành cơng. Cách làm mới này đã giúp chúng tơi đỡ vất vã, đỡ mất nhiều thời gian, cơng sức và điều quan trọng hơn là từ khi thực hiện phương pháp mới này việc thống kê đảm bảo đúng tiến độ, chính xác. Đặc biệt khi thay đổi số lượng đối tượng trong từng trang phổ cập ta khơng cần phải chỉnh sửa hàm, do đĩ chỉ một lần lập thiết lập hàm ta cĩ thể sử dụng thống kê các số liệu cho nhiều độ tuổi khác nhau và sử dụng được cho nhiều năm khác nhau mà khơng cần phải chỉnh sửa hàm. Đề tài này tuy chưa được hồn thiện và đáp ứng đủ yêu cầu trong cơng tác thống kê phổ cập hàng năm, nhưng cĩ khả năng ứng dụng thực hiện thống kê số liệu phổ cập bậc trung học cơ sở và bậc trung học. Cách tính dùng hàm Excel này đơn giản, dễ thực hiện, gĩp phần quan trọng trong cơng tác thống kê xử lí số liệu trong cơng tác phổ cập hàng năm. 3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Chúng tơi giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài này là cơng tác thống kê số liệu phổ cập bậc trung học tại xã Ân Hữu, huyện Hồi Ân, tỉnh Bình Định. Thời gian nghiên cứu từ năm 2007 đến nay. II. PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH 1. Cơ sở lí luận và thực tiễn cĩ tính định hướng cho việc nghiên cứu, tìm giải pháp của đề tài Cơng tác phổ cập giáo dục là nhiệm vụ hết sức quan trọng trong chiến lược phát triển con người, gĩp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phục vụ cho sự nghiệp cơng nghiệp hĩa hiên đại hĩa đất nước. Đây là cơng tác trọng tâm của ngành giáo dục nhằm giúp địa phương hồn thành kế hoạch phổ cập giáo dục và là cơng tác thường xuyên khơng cĩ thời điểm kết thúc. Phổ cập giáo dục khơng chỉ là làm tốt cơng tác tuyên truyền, vận động để huy động đối tượng học sinh trong độ tuổi vào trường hoặc nâng cao chất lượng để đảm bảo tỉ lệ học sinh tốt nghiệp… mà phổ cập giáo dục cịn địi hỏi làm tốt cơng tác điều tra, cập nhật, tổng hợp số liệu dân số, độ tuổi, trình độ văn hĩa… và cả thiết lập hồ sơ đầy đủ, chính xác, khoa học theo quy định. Đây là khía cạnh tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế rất phức tạp và là yếu tố quyết định đến kết quả cơng tác phổ cập giáo dục của mỗi nhà trường, mỗi địa phương. Nếu mỗi nhà trường thực hiện điều tra, cập nhật, tổng hợp số liệu chính xác để báo cáo kịp thời thì ban chỉ đạo phổ cập giáo dục các cấp cĩ nhiều thuận lợi trong việc xây dựng kế hoạch và chỉ đạo hoạt động chung của cơng tác phổ cập. Để cơng tác phổ cập đạt kết quả, ngồi cơng tác huy động, duy trì sĩ số và nâng cao chất lượng, phải làm tốt cơng tác điều tra, cập nhật, tổng hợp số liệu để hồn thành các biểu mẫu thống kê. Việc thiết lập các biểu mẫu thống kê thời gian qua cịn gặp nhiều khĩ khăn, mất nhiều thời gian nhưng vẫn thường xuyên sai sĩt. Cơng tác điều tra, cập nhật và xử lý số liệu, báo cáo số liệu phổ cập giáo dục của xã Ân Hữu từ bậc trung học cơ sở đến bậc trung học, cách làm trước đây khi thực hiện tính số liệu các biểu mẫu thường đếm thủ cơng nên cĩ nhiều hạn chế, mất nhiều thời gian, dễ sai sĩt và khi thực hiện cịn gặp khơng ít khĩ khăn: Một là: Trường chưa cĩ cán bộ chuyên trách làm cơng tác phổ cập mà cĩ cán bộ giáo viên kiêm nhiệm cơng tác phổ cập, khơng thể dành nhiều thời gian để thực hiện thường xuyên; khơng trực tiếp giảng dạy THPT nhưng phải làm điều tra, cập nhật số liệu phổ cập bậc trung học nên gặp nhiều trở ngại trong cơng tác điều tra, cập nhật thường xuyên các số liệu. Hai là: Trong quá trình điều tra và thống kê, xử lý số liệu còn nhiều sai sĩt, số liệu khơng khớp giữa các năm, một khi đã sai thì phải tính lại từ đầu, tốn rất nhiều thời gian. Ba là: Khi nhập số liệu mới hoặc thay đổi thơng tin trong một trang của sở phở cập hoặc điều tra năm mới thì buộc tính lại tất cả. Những khĩ khăn trên đây đã dẫn đến việc cập nhật, tổng hợp, xử lí số liệu những năm trước đây cịn nhiều sai sĩt, báo cáo lên cấp trên chưa kịp thời. Cách làm trước đây chưa khoa học, thiếu sáng tạo để cĩ thể giảm thời gian và đảm bảo chính xác về số liệu trước khi báo cáo lên cấp trên nên phải thường xuyên điều chỉnh số liệu, ảnh hưởng đến tiến độ chung của các cấp. Từ những khĩ khăn trên chúng tơi suy nghĩ mình phải làm như thế nào để cĩ phương pháp hay, đảm bảo số liệu đúng. Qua nghiên cứu tài liệu về một số hàm trong phần mềm Microsoft Excel chúng tơi áp dụng thử nghiệm từ năm 2007, từng bước hồn thiện, đến năm 2011, 2012 đã cĩ kết quả khả quan, thực hiện nhanh hơn, các số liệu đảm bảo chính xác và báo cáo kịp thời lên cấp trên. 2. Các giải pháp tiến hành, thời gian tạo ra giải pháp Đề tài “Kinh nghiệm sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel trong thống kê số liệu phổ cập giáo dục” được đúc kết từ kinh nghiệm của chúng tơi khi thực hiện cơng tác phổ cập hơn 5 năm qua tại trường THCS Ân Hữu, từ thực tế đếm thủ cơng cho đến phương pháp lọc đếm trong Excel và đến nay sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel để thống kê, xử lý số liệu phổ cập giáo dục của xã nhà chỉ cần nhập liệu vào trang phổ cập và excel sẽ tự động thống kê để cĩ được các số liệu cần thiết theo các mẫu báo cáo. Các giải pháp nêu ra ở đề tài được áp dụng thử nghiệm qua nhiều năm. Một thực trạng của trường THCS Ân Hữu trước đây khi thực hiện thống kê, xử lí số liệu phổ cập là tốn nhiều thời gian và nhân lực nhưng số liệu thường khơng chính xác, đặc biệt là số liệu giữa các năm khơng khớp, rất khĩ xử lí. Do vậy chúng tơi mạnh dạng nêu ra đề tài này nhằm khắc phục những khĩ khăn nêu trên. Kinh nghiệm thể hiện trong đề tài được đúc kết qua hơn 5 năm phụ trách cơng tác phổ cập giáo dục xã Ân Hữu, đặc biệt là các năm 2011, 2012. B. NỘI DUNG I. MỤC TIÊU Đề tài “Kinh nghiệm sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel trong thống kê số liệu phổ cập giáo dục” bao gồm: - Tạo địa chỉ tương đối, thiết lập các hàm ở các trang phổ cập và các bảng phụ để đếm các số liệu mà khi thay đổi số đối tượng cần thống kê ở các trang phổ cập ta khơng cần phải chỉnh sửa hàm. Do đĩ, chỉ cần lập hàm một lần ta cĩ thể dùng thống kê số liệu tương ứng với nhiều độ tuổi, nhiều thời điểm, nhiều đơn vị trường khác nhau. - Thiết lập hàm ở các mẫu thống kê (chẵn hạn mẫu 1, mẫu 2, mẫu 3 bậc trung học) để lấy số liệu cần thiết từ các số liệu đã tính ở các trang phổ cập và các bảng phụ. II. MƠ TẢ GIẢI PHÁP CỦA ĐỀ TÀI 1. Thuyết minh tính mới a) Tạo địa chỉ tương đối Ú Mục đích của việc tạo địa chỉ tương đối - Khi thống kê học sinh phổ cập khĩ khăn lớn nhất là chọn vũng dữ liệu cần thống kê, bởi vì nếu chỉ cần chọn thiếu một dịng trong bảng tính sẽ dẫn tới sai lệch kết quả thống kê cuối cùng. Địa chỉ tương đối là một giải pháp giúp cho người dùng cĩ thể chọn vùng dữ liệu một cách đầy đủ ngay cả khi thêm hay bớt dữ liệu vào một trang phổ cập. - Địa chỉ tương đối là một ơ chứa địa chỉ của vùng cần chọn do đĩ khi thực hiện các cơng thức khác trên các mẫu của trang phổ cập người thiết lập cơng thức chỉ cần chọn vào ơ địa chỉ tương đối là cĩ thể chọn được vùng dữ liệu cần chọn chính vì thế sẽ rất dễ dàng sao chép cơng thức khơng phải mất thời gian thay đổi vùng dữ liệu, chỉ cần thay đổi tên sheet của trang phổ cập vùng dư liệu sẽ tự động thay đổi. Ví dụ: Khi thống kê tổng số học sinh trong diện phổ cập độ tuổi 14 (Năm sinh 1998, Hình 1) làm theo cách thơng thường ta dùng hàm = COUNTA('14'!G7:G103); G7 là dịng đầu tiên và G103 là dịng cuối của một trang phổ cập. Hình 1 =COUNTA('15!G7:G135) để thống kê số học sinh thuộc diện phổ cập độ tuổi 15. Tuy nhiên nếu cĩ địa chỉ tương đối ở ơ G2 của mỗi trang phổ cập thì cơng việc lại đơn giản hơn nhiều. Ta chỉ cần dùng hàm như sau: =COUNTA(INDIRECT('14'!G2)) để thống kê số học sinh thuộc diện phổ cập sinh năm 1998 (độ tuổi14). Sau đĩ copy cơng thức trên và thay 14 bằng 15 lúc này cơng thức trên thành =COUNTA(INDIRECT('15'!G2)) khi đĩ ta cĩ thể thống kê được học sinh thuộc diện phổ cập 15 tuổi. Cách làm này sẽ phát huy tác dụng nhiều hơn khi sử dụng hàm thống kê cho nhiều sheet như trong trang phổ cập. Ú Cách làm (Thực hiện theo hình 1) Thiết lập cơng thức cho một sheet ở dịng số 2 sau đĩ paste special formulas cho các sheet khác trong trang phổ cập - Bước 1: Tạo thứ tự dịng đầu tiên của địa chỉ tương đối. Cơng thức: tại ơ A2 =ROW(A7); theo hình trên (ơ đầu tiên của trang phổ cập). Cơng thức này sẽ đưa ra số thứ tự của dịng đầu tiên trong trang phổ cập. - Bước 2: Đếm số lượng dịng trong trang phổ cập. Cơng thức: Tại ơ B2 =COUNTA(A7:A1000); (A7:A1000) là vùng dữ liệu chứa tên học sinh của trang phổ cập số lượng học sinh nhỏ hơn 993 cịn nếu số lượng học sinh nhiều hơn ta cĩ thể lập đến ơ A 2000; A3000…). Cơng thức này sẽ cho ra số lượng dịng trong trang phổ cập. Khi thêm hay bớt dịng trong trang phổ cập giá trị của ơ này sẽ thay đổi. Bước 3: Tạo thứ tự cho đến dịng cuối cùng - Cơng thức tại ơ C2 = A2+B2. Cơng thức này sẽ cho thứ tự dịng cuối cùng trong trang phổ cập. Bước 4: Tạo địa chỉ tương đối Cơng thức tổng quát: tại các ơ: D2, E2, …U2 (U2 là cột cuối trang phổ cập): = Tên sheet&address(MTD;colunm())&”:”&address(MTC;column()) Cơng thức cụ thể các ơ D2, E2, …U2 (Hình 1): ="14!"&ADDRESS($A$2,COLUMN())&":"&ADDRESS($C$2,COLUMN()) Khi đĩ bảng tính dữ liệu sẽ cĩ kết quả như sau: Hình 2 - Làm tương tự với các sheet cịn lại để cĩ địa chỉ tương đối cho tất cả các cột trong bảng tính một trang của sổ phổ cập. b) Tạo cơng thức cho mẫu số 1 Ú Tính tổng số học sinh thuộc diện phổ cập - Cách thực hiện Dùng hàm: = COUNTA(INDIRECT(ơ chứa địa chỉ vùng cần lấy dữ liệu)) - Cơng dụng của hàm này là sẽ đếm tất cả các ơ khơng phải là ơ trống, do đĩ những học sinh trong diện phổ cập được cập nhật trong bảng tính sẽ được đếm vì ơ chứa địa chỉ tương đối chỉ là một chuỗi ký tự ghi địa chỉ của vùng cần chọn do đĩ để chuyển thành địa chỉ thực sự của vùng cần chọn ta cần dùng hàm INDIRECT. Cơng dụng của hàm này là sẽ chuyển đổi chuổi kí tự giống như địa chỉ của một vùng hay một ơ thành địa chỉ thự sự của ơ hay vùng đĩ. Ngồi ra để tiện dụng ta chỉ cần chép cơng thức vừa tính và thay đổi tên sheets để đếm số học sinh thuộc diện phổ cập ở các độ tuổi khác nhau theo yêu cầu của mẫu 1 (Hình 3). Hình 3 - Hàm tính cho từng nội dung Trên cơ sở địa chỉ tương đối tạo từ từng trang phổ cập ơ G2 là cột chỗ ở hiện nay, ơ D2 là cột nữ, ơ T2 là cột khuyết tật, chết, chuyển đi ta lập các hàm sau: 8 A B C D E 9 Độ tuổi Năm sinh Tổng số đối tượng trong độ tuổi Nữ Số khuyết tật, chết, chuyển đi 10 1 2 3 4 5 11 14 1998 =COUNTA(INDIRECT('14'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('14'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('14'!$T$2)) 12 15 1997 =COUNTA(INDIRECT('15'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('15'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('15'!$T$2)) 13 16 1996 =COUNTA(INDIRECT('16'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('16'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('16'!$T$2)) 14 17 1995 =COUNTA(INDIRECT('17'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('17'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('17'!$T$2)) 15 Tổng 15-17 =SUM(C12:C14) =SUM(D12:D14) =SUM(E12:E14) 16 18 1994 =COUNTA(INDIRECT('18'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('18'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('18'!$T$2)) 17 19 1993 =COUNTA(INDIRECT('19'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('19'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('19'!$T$2)) 18 20 1992 =COUNTA(INDIRECT('20'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('20'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('20'!$T$2)) 19 21 1991 =COUNTA(INDIRECT('21'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('21'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('21'!$T$2)) 20 Tổng 18-21 =SUM(C16:C19) =SUM(D16:D19) =SUM(E16:E19) - Kết quả 8 A B C D E 9 Độ tuổi Năm sinh Tổng số đối tượng trong độ tuổi Nữ Số khuyết tật, chết, chuyển đi 10 1 2 3 4 5 11 14 1998 97 1 3 12 15 1997 128 61 6 13 16 1996 131 61 2 14 17 1995 137 77 3 15 Tổng 15-17 396 199 11 16 18 1994 142 68 0 17 19 1993 222 118 10 18 20 1992 161 68 7 19 21 1991 196 88 12 20 Tổng 18-21 721 342 29 Ở trên ta đã tính các cột 3, 4, 5. Tương tự như cách trên các nội dung cịn lại ta thực hiện hàm đếm cĩ điều kiện đang học lớp nào, của độ từng độ tuổi hoặc bỏ học… Cơng thức tổng quát: =COUNTIF(INDIRECT('sheet'!$cột$hàng),"lớp") ở đây cột và hàng là địa chỉ tương đối ta đã lập trong từng trang (độ tuổi), lớp ở đây là điều kiện ta cần tính. Ví dụ: Tính học sinh đang học lớp 11 của độ tuổi 16 (năm sinh 1996) tại ơ K13 ta thực hiện hàm: =COUNTIF(INDIRECT('16'!$K$2),"11") - Tính học sinh đang học lớp 11 của độ tuổi 17: Tại ơ K14 ta thực hiện hàm: =COUNTIF(INDIRECT('17'!$K$2),"11") - Để thực hiện nhanh ta chép cơng thức bằng cách kéo thả chuột đến ơ cần thực hiện và ta chỉ sửa số 16 thành 17 thì sẽ tính được kết quả. - Riêng đối với đếm số học sinh học lớp 10 năm qua và các năm khác ta nhập số liệu nếu là lớp 10 năm qua ta nhập số 10; cịn nếu là học sinh học lớp 10 tốt nghiệp THCS các năm khác ta nhập 10k khi đĩ ta viết hàm sau: + Học sinh lớp 10 tốt nghiệp năm qua: =COUNTIF(INDIRECT('15'!$K$2),"10") + Học sinh lớp 10 tốt nghiệp các năm khác: =COUNTIF(INDIRECT('15'!$K$2),"10k") - Để tính học sinh các độ tuổi và các lớp đang học khác ta thực hiện tương tự như trên. - Đối với cột tính số học sinh cịn học THCS thì ta lấy tổng số đối tượng phổ cập trừ đi tổng số học sinh đang học tất cả các loại hình đào tạo, số học sinh tốt nghiệp trung học phổ thơng, số học sinh tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp, trung cấp nghề và số học sinh bỏ học. Ví dụ: Chúng ta tính độ tuổi 15 (Năm sinh 1997) cĩ bao nhiêu học sinh cịn học bậc THCS tại ơ W12 hình 3, ta viết: =F12-SUM(I12:V12). Kết quả cĩ 7 học sinh đang học THCS. - Tạo cơng thức cho bảng 1 cùng cấu trúc với tính số học sinh trong diện phổ cập và thay đổi tên cột cần tính. Khi đĩ ta cĩ được bảng 1 (Hình 4). Hình 4 c) Tạo cơng thức cho mẫu số 2 và mẫu số 3 Ú Tạo bảng phụ 1 để tính tổng số học sinh thuộc diện phổ cập - Mục đích của bảng phụ Theo yêu cầu của mẫu thống kê tính tổng số học sinh trong diện phổ cập đồng thời theo từng thơn nên cần phải tạo ra bảng phụ để cĩ thể tính một cách dễ dàng theo yêu cầu của mẫu thống kê. - Cách thực hiện + Dùng hàm đếm cĩ điều kiện COUNTIF để đếm các đối tượng thuộc diện phổ cập của tùng thơn với vùng điều kiện là cột thơn trong bảng một trang của sổ phơ cập. + Cấu trúc hàm countif như sau: = Countif(vùng điều kiện; điều kiện). Ở đây vùng điều kiện được sử dụng bằng địa chỉ tương đối do đĩ ta cần dùng hàm indirect để chuyển từ địa chỉ tương đối sang địa chỉ của Excel. + Cơng thức áp dụng trong bảng phụ này được minh họa cụ thể như sau: =COUNTIF(INDIRECT('14'!$G$2);'mau 2'!$B10). Cơng thức này dùng để tính kết quả số học sinh thuộc diện phổ cập thơn Hà Đơng ở độ tuổi 14. + Sao chép cơng thức theo cột để tính cho các đối tượng thuộc diện phổ cập các thơn khác trong độ tuổi 14. + Sao chép cơng thức và thay đổi tên sheet cho các độ tuổi cịn lại. - Kết quả Sau khi sao chép cơng thức và đổi tên sheet cho hợp lý thì bảng phụ 1 cĩ kết quả như sau: Hình 5 Hình 5 Khi cĩ được bảng phụ 1 thì việc tính tổng số đốii tượng phổ cập từ 15-18 đơn giản là việc sử dụng hàm SUM. Ú Tạo bảng phụ 2 để tính số học sinh chết chuyển đi - Mục đích + Trang thống kê yêu cầu tính số học sinh chết hoặc chuyển đi được ghi chú trong trang phổ cập theo từng thơn và độ tuổi là từ 15-18 đối với bảng 2 và 18-21 đối với bảng 3. + Vấn đề là cần phải thống kê với cùng lúc 2 điều kiện là cĩ ghi chú chết hoặc chuyển đi và cĩ thơn theo yêu cầu. Do đĩ với Excel 2003 ta chỉ cĩ thể dùng mà mảng sử dụng sum(if()). Với excel 2007 trở thì cĩ thể dùng hàm Sumifs (sẽ giới thiệu cách dùng hàm Sumifs ở phần sau). Ở đây xin trình bày cách sử dụng hàm sum(if()) áp dụng cơng thức mảng trước. - Cách thực hiện + Tính tổng số học sinh chết hoặc chuyển đi của thơn Hà Đơng ở độ tuổi 14 + Ý nghĩa của cơng thức là sẽ đếm tất cả số học sinh chết ở độ tuổi 14 thơn Hà Đơng cộng với tổng số học sinh chuyển đi độ tuổi 14 của thơn Hà Đơng. + Cơng thức = Sum(If(vùng chứa điều kiện 1&vùng chứa điều kiện 2=điều kiện 1&điều kiện 2;1; “”)) Ctrl+Shift+ Enter + Cơng thức áp dụng cụ thể: {=SUM(IF(INDIRECT('14'!$G$2)&INDIRECT('14'!$T$2)=$B10&$K$7;1;""))+SUM(IF(INDIRECT('14'!$G$2)&INDIRECT('14'!$T$2)=$B10&$L$7;1;"")) } + Dấu {} ở bên ngồi cơng thức chỉ cơng thức dạng mảng và sẽ chỉ xuất hiện khi ta bấm tổ hợp phím Ctrl+shift+enter + Thực hiên sao chép cơng thức và thay đổi tên sheets như trong bảng phụ 1 ta sẽ được kết quả của bảng phụ 2. - Kết quả (Hình 6) Sau khi sao chép cơng thức và đổi tên sheet cho hợp lý thì bảng phụ 2 cĩ kết quả như sau: Hình 6 Dùng hàm SUM để tính tổng học sinh chết hoặc chuyển đi ở các độ tuổi của từng thơn. Ú Tạo bảng phụ 3; 4 để tính số học sinh tốt nghiệp THCS; THPT - Mục đích Tính tổng số học sinh đã tốt nghiệp THCS, THPT của từng thơn. - Cách thực hiện + Chúng ta vẫn sử dụng hàm mảng = Sum(If(vùng chứa điều kiện 1&vùng chứa điều kiện 2=điều kiện 1&điều kiện 2;1; “”)) Sau đĩ nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+ Enter để tính số học sinh tốt nghiệp THCS; THPT. + Cơng thức cho tính số học sinh 15 tuổi tốt nghiệp THCS năm 2012 thơn Hà Đơng như sau: =SUM(IF(INDIRECT('15'!$G$2)&INDIRECT('15'!$L$2)='mau 2'!$B10&S$8;1;"")) + Cơng thức tính cho số học sinh 18 tuổi tốt nghiệp THPT năm 2012 thơn Hà Đơng như sau: =SUM(IF(INDIRECT('18'!$G$2)&INDIRECT('18'!$M$2)='mau3'!$B10&'mau3'!$C$8;1;"")) Sao chép cơng thức và thay đổi tên sheets cho phù hợp. - Kết quả Tốt nghiệp THCS (hình 7) Sau khi sao chép cơng thức thì kết quả của bảng phụ 3 như sau: Hình 7 - Kết quả đối tượng tốt nghiệp THPT (hình 8) Hình 8 Ú Tạo bảng phụ 5 để tính số học sinh bỏ học độ tuổi 15-21 - Mục đích Dùng để tính số học sinh bỏ học được đánh dấu x trong 1 trang sổ phỏ cập ở các độ tuổi. - Cách thực hiện Dùng hàm mảng để tính tương tự như các bảng phụ ở trên với cột điều kiện là cột bỏ học và điều kiện là “x”. tức cĩ đánh dấu x vào cột bỏ học. - Kết quả thực hiện Thực hiện sao chép cơng thức và thay đổi tên sheet tương tự như ở các bảng phụ bên trên ta cĩ kết quả bảng phụ 5 như sau: Hình 9 Ú Dùng hàm SUM để tính tổng các bảng phụ từ đĩ ta sẽ tính được theo mẫu thống kê. - Kết quả của các mẫu thống kê mẫu 2 như sau: (Hình 10) Hình 10 - Kết quả thống kê mẫu 3 như sau: (Hình 11) Hình 11 Ú Mở rộng trong trường hợp dùng hàm Countifs - Mục đích Bảng phụ dùng hàm Countifs dùng trong Excel 2007 đơn giãn và tiện ích hơn. Tuy nhiên hàm Mảng cĩ ưu điểm hơn là đồng thời cĩ thể sử dụng cho cả excel 2003 và excel 2007, trong điều kiện hiện tại một số đơn vị chưa sử dụng excel 2007 vẫn cĩ thể sử dụng được bảng tính này trong thống kê. - Cách thực hiện Cơng dụng của hàm COUNTIFS là đếm cùng một lúc với nhiều điều kiện. Yêu cầu cụ thể đĩ là đếm số học sinh bỏ học đã tốt nghiệp đang học lớp 9, 10 của từng thơn. Chính vì thế hàm Countifs với 2 điều kiện điều kiện 1 là đếm những học sinh ở từng thơn sao cho thỏa mãm điều kiện thứ 2 theo mẫu thống kê. Cấu trúc hàm COUNTIFS như sau: = COUNTIFS(vùng điều kiện 1; điều kiện 1; vùng điều kiện 2; điều kiện 2;…vùng điều kiện n; điều kiện n) Dùng hàm COUNTIFS với cấu trúc như trên để thiết lập hệ thống bảng phụ tương tự như với hàm mảng ta cũng sẽ cĩ được bảng thống kê. Ví dụ: Bảng thống kê số học sinh khuyết tật, chết chuyển đi: Tên đơn vị Khuyết tật chết chuyển đi 14 15 16 17 18 19 20 21 2 Hà Đơng =COUNTIFS(INDIRECT('14'!$G$2);$B10;INDIRECT('14'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('15'!$G$2);$B10;INDIRECT('15'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('16'!$G$2);$B10;INDIRECT('16'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('17'!$G$2);$B10;INDIRECT('17'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('18'!$G$2);$B10;INDIRECT('18'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('19'!$G$2);$B10;INDIRECT('19'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('20'!$G$2);$B10;INDIRECT('20'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('21'!$G$2);$B10;INDIRECT('21'!$U$2);"*") Liên Hội =COUNTIFS(INDIRECT('14'!$G$2);$B11;INDIRECT('14'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('15'!$G$2);$B11;INDIRECT('15'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('16'!$G$2);$B11;INDIRECT('16'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('17'!$G$2);$B11;INDIRECT('17'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('18'!$G$2);$B11;INDIRECT('18'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('19'!$G$2);$B11;INDIRECT('19'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('20'!$G$2);$B11;INDIRECT('20'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('21'!$G$2);$B11;INDIRECT('21'!$U$2);"*") Hội Nhơn =COUNTIFS(INDIRECT('14'!$G$2);$B12;INDIRECT('14'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('15'!$G$2);$B12;INDIRECT('15'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('16'!$G$2);$B12;INDIRECT('16'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('17'!$G$2);$B12;INDIRECT('17'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('18'!$G$2);$B12;INDIRECT('18'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('19'!$G$2);$B12;INDIRECT('19'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('20'!$G$2);$B12;INDIRECT('20'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('21'!$G$2);$B12;INDIRECT('21'!$U$2);"*") Xuân Sơn =COUNTIFS(INDIRECT('14'!$G$2);$B13;INDIRECT('14'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('15'!$G$2);$B13;INDIRECT('15'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('16'!$G$2);$B13;INDIRECT('16'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('17'!$G$2);$B13;INDIRECT('17'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('18'!$G$2);$B13;INDIRECT('18'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('19'!$G$2);$B13;INDIRECT('19'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('20'!$G$2);$B13;INDIRECT('20'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('21'!$G$2);$B13;INDIRECT('21'!$U$2);"*") Phú Văn 1 =COUNTIFS(INDIRECT('14'!$G$2);$B14;INDIRECT('14'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('15'!$G$2);$B14;INDIRECT('15'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('16'!$G$2);$B14;INDIRECT('16'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('17'!$G$2);$B14;INDIRECT('17'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('18'!$G$2);$B14;INDIRECT('18'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('19'!$G$2);$B14;INDIRECT('19'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('20'!$G$2);$B14;INDIRECT('20'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('21'!$G$2);$B14;INDIRECT('21'!$U$2);"*") Phú Văn 2 =COUNTIFS(INDIRECT('14'!$G$2);$B15;INDIRECT('14'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('15'!$G$2);$B15;INDIRECT('15'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('16'!$G$2);$B15;INDIRECT('16'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('17'!$G$2);$B15;INDIRECT('17'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('18'!$G$2);$B15;INDIRECT('18'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('19'!$G$2);$B15;INDIRECT('19'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('20'!$G$2);$B15;INDIRECT('20'!$U$2);"*") =COUNTIFS(INDIRECT('21'!$G$2);$B15;INDIRECT('21'!$U$2);"*") Cộng =SUM(K10:K15) =SUM(L10:L15) =SUM(M10:M15) =SUM(N10:N15) =SUM(O10:O15) =SUM(P10:P15) =SUM(Q10:Q15) =SUM(R10:R15) - Kết quả Sau khi sử dụng hàm countifs kết quả sẽ được đưa ra như sau: TT Tên đơn vị Khuyết tật, chết, chuyển đi 14 15 16 17 18 19 20 21 1 2 1 Hà Đơng 0 3 0 1 0 0 0 2 2 Liên Hội 1 0 1 0 0 0 0 0 3 Hội Nhơn 0 1 1 1 0 3 0 1 4 Xuân Sơn 1 2 0 0 0 2 0 0 5 Phú Văn 1 0 0 0 0 0 4 2 3 6 Phú Văn 2 1 0 0 1 0 1 5 6 Cộng 3 6 2 3 0 10 7 12 d) Nhận xét Ú Ưu điểm Sau khi hồn thành người sử dụng chỉ cần nhập liệu vào trang phổ cập và excel sẽ tự động thống kê để cĩ được các số liệu cần thiết theo các mẫu báo cáo đảm bảo được độ chính xác cao. Cĩ thể áp dụng tại những đơn vị khác nhau với kích thước các trang phổ cập khác nhau và tên đơn vị khác nhau. Người dùng chỉ cần thay đổi tên đơn vị là cĩ thể áp dụng thực tế tại đơn vị mình. Người sử dụng cũng cĩ thể thêm hay bớt tên học sinh tùy ý mà khơng sợ làm sai lệch dữ liệu thống kê. Ú Nhược điểm Với phương pháp này địi hỏi cần phải nhập dữ liệu một cách đồng nhất nếu khơng excel sẽ hiểu sai và thống kê sai ví dụ trong excel kí tự “ HÀ ĐƠNG” sẽ được hiểu khác với kí tự “Hà Đơng” hay “hà đơng”. Ngồi ra để cĩ thể thực hiện thống kê được các dữ liệu kiể số trên trang phổ cập cần được chuyển đổi thành kiểu chuỗi để cĩ thể sử dụng hàm countifs. Những nhược điểm trên cũng là những điểm đáng lưu ý cho người sử dụng trong quá trình nhập liệu vào trang phổ cập. e) Lưu ý Để đảm bảo cơng thức được sử dụng đúng sau khi thiết lập xong nên khĩa các ơ chứa cơng thức lại và chỉ để lại những những ơ cần nhập liệu để đảm bảo cơng thức khơng bị sai lệch. Đối với bậc trung học cơ sở ta thực hiện tương tự như bậc trung học. 2. Khả năng áp dụng Khi vận dụng đề tài “Kinh nghiệm sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel trong thống kê số liệu phổ cập giáo dục” đã giúp chúng tơi tránh được những sai sĩt trong báo cáo số liệu, khơng mất nhiều thời gian. Đề tài này vận dụng vào cơng tác phổ cập bậc trung học xã Ân Hữu cĩ hiệu quả nhất vào các năm 2011, 2012. Cĩ thể xem đây là mẫu nhập thơng tin “Một trang của sổ phổ cập” để các đơn vị khác nhau nhập thơng tin theo đúng thực tế của đơn vị mình hoặc các thơng tin của các độ tuổi khác nhau đều cho ra kết quả thống kê số liệu đúng. Số lượng các hàm Excel vận dụng trong Đề tài này tương đối ít, chỉ cần lập một số hàm rồi chép và dán cho nhiều vị trí khác nhau. Do đĩ cĩ thể dùng thay thế cách đếm thủ cơng như trước đây đã thực hiện và hằng năm khơng phải lập lại hàm và các đơn vị khác muốn sử dụng cũng khơng cần phải lập lại hàm. Với thực tiễn này cĩ thể giúp cho các đơn vị tham khảo và vận dụng vào cơng tác thống kê phổ cập của đơn vị mình. 3. Lợi ích kinh tế, xã hội Áp dụng đề tài này trong xử lí số liệu phổ cập đảm bảo số liệu chính xác, thực hiện nhanh gọn, khơng cần nhiều người để thực hiện xử lí số liệu. Chỉ cần nhập dữ liệu các trang của sở phở cập và cán bợ phụ trách chỉ mất khoảng 30 phút để điều chỉnh vùng đếm là có ngay kết quả thớng kê. Excel là phần mềm hết sức thơng dụng, quen thuợc với mợi người, các thao tác thể hiện trong đề tài đơn giản, dễ thực hiện và đem lại hiệu quả cao trong cơng việc thống kê, xử lí sớ liệu phở cập. Đề tài này gĩp phần nâng cao hiệu quả cơng tác phổ cập của đơn vị xã Ân Hữu và cĩ thể áp dụng cho nhiều đơn vị khác mang lại hiệu quả và kịp tiến độ chung trong cơng tác xây dựng kế hoạch và chỉ đạo hoạt động chung của ban chỉ đạo phổ cập các cấp. C. KẾT LUẬN Để hồn thiện một biểu mẫu thống kê phổ cập giáo dục cần phải thống kê rất nhiều số liệu. Đây là một trong những cơng việc rất khĩ khăn đối với cán bộ phụ trách phổ cập giáo dục. Để cĩ được những số liệu chính xác, nhanh chĩng địi hỏi người thống kê số liệu phải tìm tịi, rút kinh nghiệm để tìm ra cách làm khoa học nhất. Quá trình nhập số liệu cần tuyệt đối chính xác và thống nhất; lưu ý quá trình sao chép để lưu trữ dữ liệu, khĩa dữ liệu để phịng việc mất và sai lệch số liệu. Việc vận dụng hàm trong phần mềm Excel một cách hợp lí sẽ cĩ rất nhiều tiện ích giúp thống kê số liệu một cách chính xác, nhanh chĩng và là cách làm hết sức cần thiết trong tình hình hiện nay. Tuy bước đầu vận dụng cĩ hiệu quả vào cơng tác phổ cập của xã Ân Hữu, đề tài này vẫn cần được nghiên cứu, hồn thiện hơn, đem lại nhiều tiện ích và hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đĩ chúng tơi cố gắng thực hiện xây dựng hàm kiểm tra, đối chiếu số liệu để đảm bảo tuyệt đối chính xác. Để phát huy hiệu quả của Đề tài “Kinh nghiệm sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel trong thống kê số liệu phổ cập giáo dục”, chúng tơi xin kiến nghị với lãnh đạo phịng GD&ĐT Hồi Ân triển khai áp dụng rộng rãi, từ đĩ cĩ nhiều sự đĩng gĩp, xây dựng giúp phương pháp này hồn thiện hơn, gĩp phần vào thực hiện cĩ hiệu quả cơng tác phổ cập giáo dục hàng năm./. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Dữ liệu phở cập bậc trung học xã Ân Hữu từ năm 2007 đến năm 2012. 2. Báo cáo tổng kết cơng tác phổ cập GDPT năm 2011 và Kế hoạch cơng tác phổ cập GDPT năm 2012 của Ban chỉ đạo phổ cập giáo dục huyện Hồi Ân. 3. Sổ phổ cập bậc THPT xã Ân Hữu năm 2011, 2012. 4. Các biểu mẫu thống kê phổ cập bậc THPT xã Ân Hữu năm 2011, 2012. 5. Tài liệu thủ thuật Excel. 6. Tài liệu hàm Excel cơ bản.