Tài liệu nguyên lý kế toán

Hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Khác với chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ là những chứng từ dùng để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung nghiệp vụ để trên cơ sở đó kế toán ghi chép số liệu vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc. Nó chỉ có giá trị khi có các chứng từ gốc liên quan đi kèm. · Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ1/Nguyên tắc,đặc trưng cơ bản : Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "chứng từ ghi sổ". Quá trình ghi sổ kế toán tách rời 02 quá trình :+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.2/Các loại sổ kế toán chủ yếu :- Chứng từ ghi sổ- Sô đăng ký chứng từ ghi sổ- Sổ cái- Các sổ, thẻ, kế toán chi tiết ( lưu ý: DN phát sinh sử dụng bao nhiêu TK thì có bấy nhiêu sổ chi tiết )3/Nội dung, trình tự ghi sổ- Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập bảng Tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho Kế toán trưởng ( hoặc người phụ trách kế toán ) duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày tháng vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.- Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng lập "Bảng cân đối tài khoản".- Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuôi tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó. Các Bảng Tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. Đối với Sổ quỹ tiền mặt nếu công ty bạn hàng tháng có rất ít nghiệp vụ thu - chi thì bạn có thể cộng số phát sinh và số tồn vào cuối tháng cũng được. Vế việc ghi chép theo hình thức chứng từ ghi số rất là đơn giản, hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh bạn tổng hợp chứng từ và ghi chép vào các tờ chứng từ ghi sổ, khi đó thì bạn đã định khoản các nghiệp vụ đó rồi, sau đó cứ căn cứ theo định khoản này mà bạn phản ánh vào số cái và sổ chi tiết. Việc ghi vào bên Nợ hay bên Có trên sổ tùy thuộc vào các định khoản mà bạn đã ghi trên chứng từ ghi sổ.Còn việc cần mua bao nhiêu sổ cái là đủ thì thường đầu năm kế toán sẽ căn cứ vào nhu cầu số kế toán của năm trước và ước đoán năm nay sử dụng nhiều hay ít mà mua thôi. Một cuốn sổ cái có thể dùng cho nhiều tài khoản cấp I, bạn nên ước thử trong 1 năm dùng bao nhiêu trang, để chừa khoảng cách giữa các tài khoản. Bộ (Sở):........ Mẫu số S02A-H Đơn vị :........ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số CTGS :............................Ghi chú....................................................................... Ngày CTGS:............................................................................................................. Ngày Số CT Trích yếu Nợ Có Số tiền Kèm theo: ...........................................................................................chứng từ gốc Lập, ngày … tháng … năm … Người lập Phụ trách kế toán (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) Chi tiết thêm về "Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ": Khái niệm: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (Nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản l‎ý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Vì đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian; Chức năng chính của sồ này là dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ và để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng CĐSPS.Vào định kỳ cuối tháng, cuối mỗi quý, cuối năm. Tổng cộng số tiền phát sinh trên sổ này, lấy số liệu để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh; Bộ (Sở):........ Mẫu số S02B-H Đơn vị :........ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày................................Đến ngày...................................... Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Ngày Số CT Kèm theo : ..............................................................................chứng từ gốc Lập, ngày … tháng … năm … Người lập Phụ trách kế toán (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) * Chi tiết thêm về "Sổ Cái":Khái niệm: Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được qui định trong chế độ kế toán áp dụng cho DN; hay là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các tài khoản tổng hợp quy định trong chế độ kế toán. Có 2 loại sổ Cái: sổ Cái ít cột và sổ Cái nhiều cột. Sổ Cái ít cột được áp dụng trong những trường hợp hoạt động kinh tế tài chính đơn giản, do đó quan hệ đối ứng của tài khoản cũng đơn giản. Trong trường hợp hoạt động kinh tế phức tạp, các tài khoản có nhiều quan hệ đối ứng với các tài khoản khác phải sử dụng mẫu sổ Cái nhiều cột để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và thu nhận chỉ tiêu cần thiết phục vụ yêu cầu quản l‎ý. Trên sổ Cái nhiều cột SFS bên Nợ và bên Có của mỗi tài khoản được phân tích theo các tài khoản đối ứng Có và tài khoản đối ứng Nợ có liên quan. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ Cái hai lần: một lần ghi vàn bên Nợ và một lần ghi vào bên Có của các tài khoản có quan hệ đối ứng với nhau. Sổ Cái thường là sổ đóng thành quyển, mở cho từng tháng một: trong mỗi tài kh Số liệu ghi trong sổ cái là dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng Tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ kế toán Chi tiết và dùng để Lập nên Bảng CĐSPS và Báo cáo tài chính;Vào định kỳ cuối tháng, cuối mỗi quý, cuối năm, sau khi khóa sổ, cộng số phát sinh Bên Nợ, Bên Có, tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản đề làm căn cứ lập Bảng CĐSPS và Báo cáo tài chính; * Chi tiết thêm về bảng cân đối số phát sinh các tài khoản: Hình thức Chúng từ ghi sổ : Số nghiệp vụ nhiều, nhiều đến múc phải phân loại nghiệp vụ kinh tế cùng loại, vì vậy phải tập hợp chứng từ cùng loại vào bảng kế, hoặc từ chứng từ cùng loại vào CTGS. Ưu điểm : -Sổ sách nếu làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4. -CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đó,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cái không bị rối. Nhược điểm: phải nói đây là một yêu cầu của kế toán đúng hơn là nhược điểm: -Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa CTGS với CTGS khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đang ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.-Trình độ kế toán viên tương đối đồng đều.-Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chổ: Đã ghi sổ cái ngày....trên CTGS, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng.Nếu chứng từ cùng loại của một nghiệp vụ nào đó từ 10 chứng từ trở lên trong ngày thì nên áp dụng hình thức CTGS để giảm việc ghi chép từng chứng từ vào Sổ cái.