Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 1.1 Khái niệm chung về phong cách lãnh đạo. - Là những phương pháp hoặc cách thức mà nhà lãnh đạo thường dùng để gây ảnh hưởng đến đối tượng bị lãnh đạo. 1.2 Các mô hình phong cách lãnh đạo. - Có rất nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau, bao gồm: quyết đoán, độc đoán chuyên quyền, tổng thể, thủ lĩnh, đối tác, điều khiển, trực tiếp, ủy thác, tự do, ủng hộ, định hướng, nhóm… - Song trên thực tế, theo các nhà nghiên cứu chỉ có ba phong cách lãnh đạo cơ bản là: lãnh đạo độc đoán (chuyên quyền), lãnh đạo dân chủ (dựa trên nền tảng của sự trao đổi, thảo luận) và lãnh đạo tự do (ủy thác, giao phó) - Mỗi phong cách lãnh đạo trên đều có những điểm tích cực và hạn chế nhất định, song chúng khác nhau ở một số điểm cơ bản như: cách truyền đạt mệnh lệnh, cách thiết lập mục tiêu, ra quyết định, quá trình kiểm soát và sự ghi nhận kết quả. 1.2.1 Phong cách lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền. - Những nhà quản lý theo phong cách này thường nói với nhân viên rằng họ phải làm gì, làm như thế nào và khi nào thì phải hoàn thành. Họ phân công vai trò và gắn trách nhiệm cho từng người, thiết lập các tiêu chuẩn và dự kiến kết quả mà họ mong muốn đạt được. - Cách thức giao tiếp với nhân viên: Nhà quản lý nói, nhân viên lắng nghe và sau đó phát biểu ý kiến của mình. Thông thường, những nhà quản lý có phong cách này thường đưa ra các chỉ dẫn chi tiết, vì vậy, nhân viên biết chính xác họ phải làm gì. Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 1 - Cách giao tiếp của nhà quản lý là rõ ràng, ngắn gọn và xúc tính, những gì màu mè và kiểu cách không hợp với họ. Khi muốn nhận thông tin phản hồi từ nhân viên, họ thường chỉ đặt một câu hỏi: anh đã hiểu cần phải làm gì chưa? - Thiết lập mục tiêu: Nhà quản lý sẽ thường thiết lập các mục tiêu ngắn hạn với nhân viên. Khi mục tiêu đã được xác định rõ ràng và thời gian cũng được ấn định, thì người nhân viên biết rõ nhà quản lý mong chờ ở anh ta điều gì. Các mục tiêu và thời hạn thường là động lực thúc đẩy nhân viên. - Cách thức ra quyết định: Nhà quản lý thường quyết định phần lớn nếu không muốn nói là tất cả mọi việc từ lớn đến nhỏ. Khi nảy sinh vấn đề cần giải quyết, nhà lãnh đạo đánh giá các sự lựa chọn, ra quyết định và trực tiếp hướng dẫn nhân viên những hành động họ cần phải thực hiện. - Kiểm soát việc thực hiện và cung cấp thông tin phản hồi: Những nhà quản lý thường thiết lập các khâu kiểm soát nhất định để điều khiển quá trình thực hiện công việc. Các nhà lãnh đạo này thường xuyên cung cấp thông tin dưới dạng các hướng dẫn cụ thể về cách làm thế nào để cải tiến công việc tốt hơn. - Sự khen thưởng và ghi nhận công việc: Điều gì khiến cho nhà lãnh đạo theo phong cách trực tiếp cảm thấy hạnh phúc? Đó là khi nhân viên dưới quyền làm đúng theo sự hướng dẫn của họ. - Phong cách lãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh lệnh từ cấp trên mô tả những gì cần phải làm và phải làm nó như thế nào. Khi đó, nhà quản lý là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đúng những gì được yêu cầu. Phong cách quản lý này cũng thích hợp trong trường hợp các nhân viên còn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Nhà quản lý theo phong cách này đưa ra các bước đi và hành động, kiểm soát những khâu quan trọng để các nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ. 1.2.2 Phong cách lãnh đạo dân chủ (dựa trên nền tảng sự trao đổi, thảo luận). - Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường tận dụng thời gian để thảo luận các vấn đề về kinh doanh. Điều gì sẽ xảy ra trong một cuộc thảo luận sôi nổi? Nhân viên đưa ra các ý kiến, đặt câu hỏi, lắng nghe, cung cấp thông tin phản hồi, những giả Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 2 - định về thách thức và các chương trình đào tạo khi cần thiết. Nhà quản lý là người đảm bảo chắc chắn các ý kiến đều được thảo luận cặn kẽ và biến thành một cuộc tranh luận thực sự. Họ đóng vai trò như là một nhân tố đảm bảo cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng và tất cả mọi nhân viên đều có cơ hội góp ý kiến. - Cách thức giao tiếp: Giao tiếp hai chiều là quy tắc của các nhà lãnh đạo thuộc phong cách này. Họ đi xung quanh bàn và tạo cho mọi người có cơ hội được những người khác thảo luận về ý kiến của mình. Nhà quản lý sẽ dành rất nhiều thời gian để đặt câu hỏi và lắng nghe. Họ cùng hội thoại với nhân viên và chia sẻ các ý kiến của mình. Đặt ra những câu hỏi đúng tập trung vào vấn đề thảo luận và vẽ ra ý tưởng của mọi nhân viên là cách thức giao tiếp phổ biến nhất của họ. - Thiết lập mục tiêu: Sau khi thảo luận cặn kẽ, mục tiêu sẽ được thiết lập. Tận dụng sự thảo luận của nhiều người để kết nối những tài năng và kiến thức của từng nhân viên riêng lẻ để đạt được mục tiêu đề ra là phong cách của nhà quản lý này. - Ra quyết định: Đặt câu hỏi trước khi ra quyết định là phong cách của các nhà lãnh đạo tự do. Quyết định chỉ được đưa ra sau khi có sự cộng tác và phối hợp của nhân viên. Cả nhà quản lý và nhân viên đều đóng vai trò chủ động, tích cực trong việc xác định vấn đề, đánh giá sự lựa chọn và ra quyết định. - Kiểm soát việc thực hiện và cung cấp thông tin: Nhà quản lý và nhân viên cùng kiểm soát quá trình thực hiện và thảo luận xem cần phải tiến hành những hành động nào. Công việc sẽ đạt được kết quả tốt nhất khi cả hai bên cùng cởi mở và có những điều chỉnh khi thấy cần thiết. - Khen thưởng và ghi nhận công lao: Các nhà quản lý ghi nhận những thành quả đóng góp của các nhân viên trong cuộc thảo luận, xây dựng ý tưởng cùng với người khác và gợi mở ra những ý tưởng mới. - Phong cách lãnh đạo dựa trên trao đổi và thảo luận đặc biệt thích hợp khi cần câu trả lời cho các vấn đề. Phong cách thảo luận thường có hiệu quả khi nhân viên là những người có chính kiến riêng và tự tin nói ra chính kiến của mình. Nhà quản lý sẽ xác định những gì cần phải làm và làm như thế nào để tăng sự ràng buộc của nhân viên với những gì sẽ xảy ra. Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 3 - 1.2.3 Phong cách lãnh đạo tự do. Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường giải thích hoặc có những cam kết về các công việc cần được thực hiện và khi nào phải hoàn thành công việc đó. Còn cách thức làm việc thì toàn quyền do người nhân viên quyết định. - Cách thức giao tiếp: Đối với những công việc cần thực hiện, các giao tiếp có thể chỉ là một chiều. Trong nhiều trường hợp khác lại là hai chiều. Giao tiếp để xem xét lại những gì đã được thực hiện và cách ngăn ngừa những cản trở trong quá trình thực hiện. - Thiết lập mục tiêu: Cũng giống như cách thức giao tiếp, mục tiêu có thể được nhà quản lý thiết lập ngay hoặc có thể đưa ra sau khi đã thảo luận với nhân viên. Thất bại trong sự giao phó, ủy thác công việc có thể do nhân viên không hiểu nhà quản lý mong gì ở mình hoặc không tự tin vào chính sự giao phó đó. - Ra quyết định: Quyết định thực hiện nhiệm vụ được chuyển cho nhân viên. Người nhân viên có quyền chọn lựa những phương cách thích hợp để đạt được kết quả mong đợi. Nhà quản lý phải tránh “tiếp tục duy trì sự giao phó” khi nhân viên không muốn tự ra quyết định mà tìm cách “trả lại” quyền ra quyết định cho nhà quản lý. - Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp thông tin: Nhà quản lý thuộc phong cách này thường quyết định cách thức kiểm soát công việc. Số lần kiểm soát phụ thuộc vào tính chất ưu tiên của nhiệm vụ và người thực hiện nó. Cung cấp thông tin phản hồi là trách nhiệm của nhân viên. Việc giữ để nhà quản lý không nổi giận và mất bình tĩnh, đặc biệt khi kế hoạch bị chệch hướng, là điều rất quan trọng. - Khen thưởng và ghi nhận kết quả: Nhà quản lý thường khen thưởng và ghi nhận những ai chứng minh được khả năng làm việc một cách độc lập. - Phong cách lãnh đạo này rất thích hợp khi nhân viên là người hiểu biết, có kỹ năng và động lực để hoàn thành công việc. Bởi vì, những nhân viên có kinh nghiệm sẽ không cần một nhà quản lý nói rằng họ phải làm gì. Họ muốn tự do lựa chọn cách thức thực hiện công việc. Phong cách lãnh đạo này cũng tạo cho các nhà quản lý có nhiều thời gian để dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác như xây dựng các tiêu chuẩn, suy nghĩ chiến lược và lên kế hoạch. Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 4 - CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO CỦA GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP – NHỰA VĨNH KHÁNH 2.1 Giới thiệu sơ lược về công ty cổ phần Cáp – Nhựa Vĩnh Khánh - Tên Công ty: Công ty Cổ phần Cáp – Nhựa Vĩnh Khánh. - Địa chỉ công ty: Xã Bình An, Huyện Dĩ An, Tỉnh Bình Dương. - Văn phòng đại diện: 175 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, TP.HCM. - Sản phẩm: - Ống nhựa PVC, PE. Phụ kiện dùng trong các ngành cấp và thoát nước, ngành điện lực và ngành viễn thông. - Dây thông tin, dây và cáp viễn thông. - Thị trường: Ngành Bưu điện, Viễn thông, Điện lực. Ngành cấp thoát nước, công trình cộng cộng, xây dựng dân dụng, vận tải đường bộ. 2.2 Thực trạng về vấn đề lãnh đạo của Giám đốc sản xuất tại Công ty Vĩnh Khánh. - Các phòng ban, các xưởng sản xuất hoạt động độc lập với nhau, trong công việc luôn có sự hổ trợ lẫn nhau thông qua các quy định về quy chế hoạt động và chịu sự lãnh đạo chung từ ban tổng Giám đốc, hội đồng Quản trị như sơ đồ tổ chức sau. Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 5 - - Xưởng Nhựa, PVC hoạt động sản xuất ống nhựa PVC, PE, phụ kiện dùng trong các ngành cấp và thoát nước, ngành điện lực và ngành viễn thông (sơ đồ tổ chức như sau). - Quản lý xưởng Nhựa: Giám đốc xưởng ông Nguyễn Văn Trầm. Có nhiệm vụ quản lý, theo dõi các kế hoạch sản xuất và vật tư nguyên vật liệu, các hoạt động liên quan đến sản xuất, công nghệ, máy móc thiết bị, kho bãi, quy hoạch, quản lý nguồn nhân lực sản xuất tại xưởng sản xuất. - Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ông Trầm đã cấu kết với phòng mua vật tư (trưởng phòng mua vật tư: ông Tống Thanh Huy) để làm sai lệch các đánh giá về chất lượng nguyên vật liệu cũng như năng lực của các nhà cung ứng cung cấp vật tư, nguyên vật liệu sản xuất nhằm chọn nhà cung ứng quen biết để hưởng huê hồng, mưu lợi cá nhân. - Trong quá trình thực hiện các chuyên đề cải tiến máy móc thiết bị, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm và khai thác sản phẩm mới, ông Trầm đã chỉ đạo bộ phận công nghệ - cơ điện kết hợp với các nhà gia công chế tạo ngoài do ông chỉ định để thực hiện. - Trong hoạt động quản lý ông Trầm tỏ ra là một người nóng tính, thường xuyên la mắng nhân viên và công nhân mỗi khi họ phạm lổi. Đối với một số nhân viên ông không ngần ngại phê bình khi họ có những quyết định ông cho rằng không tốt. Trong các cuộc họp, ông luôn nói thẳng ra mọi điều không cần úp mở và luôn luôn quyết định theo ý mình.Không quan tâm đến đời sống, sức khỏe của công nhân. - Trong quá trình hoạt động sản xuất ông Trầm đã không quản lý và theo dõi tốt kế hoạch sản xuất để dẫn đến tình trạng không đáp ứng kịp tiến độ giao hàng, lượng hàng tồn kho không cân đối, số lượng hàng tồn kho nhiều. Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 6 - Sơ đồ tổ chức Công ty: HOÄI ÑOÀNG QUAÛN TRÒ TOÅNG GIAÙM ÑOÁC PHOÙ TOÅNG GIAÙM ÑOÁC PHOØNG KINH DOANH  PHOØNG KEÁ HOAÏCH NGUOÀN VOÁN  PHOØNG TAØI CHÍNH KEÁ TOAÙN  PHOØNG HAØNH CHAÙNH NHAÂN SÖÏ  PHOØNG MUA VAÄT TÖ  XÖÔÛNG CAÙP VIEÃN THOÂNG  XÖÔÛNG NHÖÏA PVC QUAÛN ÑOÁC  TRÖÔÛNG COÂNG NGHEÄ  TRÖÔÛNG CÔ ÑIEÄN  THUÛ KHO  QUAÛN ÑOÁC  TRÖÔÛNG C.NGHEÄ C.ÑIEÄN  THUÛ KHO Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  -7- 2.3 Phân tích thực trạng về lãnh đạo của Giám đốc sản xuất tại Công ty Vĩnh Khánh. - Việc bổ nhiệm các vị trí quản lý, nhiệm vụ và quyền hạn (trưởng phòng, giám đốc xưởng…), quy chế hoạt động của các phòng ban, xưởng sản xuất đều được ban Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt. - Việc thực hiện các chuyên đề cải tiến máy móc thiết bị, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm là một nhiệm vụ quan trọng trong Công ty vì nó sẽ làm giảm chi phí trong quá trình sản xuất, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng góp phần tăng doanh thu bán hàng cho Công ty chính vì điều này ban Giám đốc đã giao nhiệm vụ cho ông Trầm thực hiện các chuyên đề này. Khi triển khai các chuyên đề này tại xưởng Nhựa ông Trầm đã giao nhiệm vụ cho bộ phận Công nghệ - Cơ điện thực hiện. Trong quá trình thực hiện các công việc như: gia công máy móc, thiết bị, cung cấp vật tư, kết hợp với các công ty gia công, chế tạo bên ngoài ông Trầm đã lạm dụng quyền hạn không để cho bộ phận Công nghệ - cơ điện thực hiện việc khảo sát, đánh giá, liên hệ với các nhà cung cấp, gia công mà chỉ đạo áp đặt phải liên hệ với các nhà gia công, cung cấp vật tư là những chỗ quen biết với ông. Kết quả các bản báo giá chi phí gia công, mua mới vật tư luôn cao hơn so với giá ngoài thị trường. Khi các chuyên đề thực hiện xong thì tổng hợp chi phí vượt hơn so với dự kiến kế hoạch ban đầu nhưng hiệu quả mang lại rất ít. + Việc can thiệp sâu vào các công việc mà ông đã giao cho bộ phận Công nghệ - cơ điện thực hiện đã làm cho bộ phận này không làm hết trách nhiệm của mình: Tìm và lập danh sách các nhà gia công, cung cấp vật tư với chi phí thấp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng gia công, không đáng giá và đề xuất được trong việc chọn nhà gia công, cung ứng phù hợp. - Trong quá trình sản xuất việc kiểm tra đánh giá chất lượng nguyên vật liệu sản xuất nhằm xác định được các nhà cung ứng vật tư tốt nhất (chất lượng, giá thành và thời gian giao hàng của nhà cung ứng), ông Trầm có nhiệm vụ kết hợp với Phòng vật tư trong việc kiểm tra và đánh giá chất lượng nguyên vật liệu sản xuất để chọn ra nhà cung ứng vật tư tốt nhất. Trong các báo cáo về hoạt động sản xuất (tỷ lệ sản Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 8 - phẩm/phế phẩm), chất lượng sản phẩm ông đã đánh giá chất lượng nguyên liệu các nhà cung ứng vật tư cũ không tốt và đưa vào sử dụng thử nghiệm nguyên liệu của nhà cung ứng vật tư mới (do ông đề xuất). Kết quả nhà cung ứng vật tư mới được chọn. Trong khi đó chất lượng nguyên vật liệu của nhà cung ứng cũ và mới tương đương nhau (dựa vào bảng chứng nhận chất lượng do các nhà cung ứng cung cấp), đơn giá như nhau nhưng các lô hàng (của nhà cung ứng mới) sau này có biểu hiện không bình thường: bao bì cũ, rách làm cho quá trình bốc dỡ hàng khó khăn, rơi vãi thất thoát nguyên liệu, chất lượng không đồng đều (kiểm tra lấy mẩu bắng phương pháp ngoại quan không đều nhau). + Việc cấu kết giữa ông Trầm, phòng mua vật tư đánh giá và chọn nhà cung ứng mang tính chủ quan cá nhân. + Việc thử nghiệm nguyên vật liệu mới không có sự kết hợp giữa các bộ phận, phòng ban nên không có báo cáo về kết quả thử nghiệm, đánh giá đặc tính kỹ thuật của nguyên liệu mới, còn báo cáo của ông Trầm về hoạt động sản xuất, sử dụng thử nghiệm nguyên vật liệu mới không thể hiện hết các đánh giá, so sánh về chất lượng sản phẩm nên dẫn đến ban tổng Giám đốc xét duyệt theo những báo cáo chủ quan do ông Trầm đưa ra. + Thông tin phản hồi từ bộ phận thủ kho về tình trạng bao bì vật tư nhập kho không đạt (bằng ngoại quan) nhưng ông Trầm đã không kiểm tra, giải quyết và làm ngơ cho qua chuyện. - Ông Trầm đã không giải quyết thỏa đáng, giải quyết công việc mang tính áp đặt buộc quản đốc xưởng phải tiếp tục sử dụng các dụng cụ bảo hộ hiện có từ trước tới nay khi quản đốc xưởng đề xuất các vấn đề về chăm lo đời sống công nhân, an toàn vệ sinh lao động tại xưởng sản xuất như: + Không đồng ý danh sách phụ cấp độc hại cho công nhân làm việc tại các nơi độc hại, nhiều bụi như khu vực máy trộn, máy xay phế liệu. + Không đồng ý nâng cao chất lượng buổi ăn giữa ca cho toàn thể công nhân viên. Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 9 - + Không thay thế các công cụ bảo hộ cũ, hư hỏng tại các khu vực sản xuất: giày bảo hộ, găng tay cách nhiệt khi làm việc tại khu vực khuôn đùn nóng. Mặt nạ khí độc, đồ bảo hộ tại khu vực máy trộn nguyên liệu bột. - Trong hoạt động quản lý ông thường giao công việc và kiểm tra thường xuyên, to tiếng với nhân viên mỗi khi làm không đúng theo hướng dẫn của ông. Thường xuyên kiểm điểm công nhân viên và hăm dọa cắt hợp đồng lao động. + Việc đưa ra các hướng dẫn công việc và kiểm tra các khâu quan trọng giúp cho ông nắm được quá trình hoạt động sản xuất, điều động nhân sự giải quyết và hoàn thành các yêu cầu công việc, đáp ứng yêu cầu sản xuất, kinh doanh của Công ty. Nhưng sẽ làm cho nhân viên phụ thuộc vào ông, mất tự tin trong giải quyết công việc chuyên môn, không phát huy hết năng lực làm việc của mình, do đó một số nhân viên không thoả mãn vì những nổ lực trong công việc của họ không được ông công nhận, nên đã xin nghĩ việc hoặc chuyển công tác qua bộ phận kinh doanh, bán hàng. + Với cách quản lý trên, mọi quyết định trong công việc điều hành sản xuất tại xưởng đều phải thông qua ông, trong thời gian khi ông đi công tác hoặc không có mặt tại Công ty công việc tại các bộ phận công nghệ, cơ điện, sản xuất giải quyết chậm hơn hoặc một số vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, máy móc thiết bị không giải quyết được phải liên lạc giải quyết từ xa hoặc phải chờ ông về. - Việc theo dõi, thực hiện theo kế hoạch sản xuất, cân đối lượng nguyên liệu nhập kho, hàng tồn kho sẽ làm giảm chi phí trong việc bảo quản, chất lượng thành phẩm nhưng ông Trầm đã không thực hiện theo dẫn đến việc giao hàng luôn bị chậm trễ, không đúng thời hạn, nguyên vật liệu trong kho thiếu hụt thất thường (ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và thu nhập của công nhân), tồn kho nhiều mặt hàng quy cách mới khó tiêu thụ, số lượng hàng tồn kho nhiều làm cho chi phí tồn kho cao (ảnh hưởng đến việc quay vòng vốn, doanh thu của Công ty). - Ông Trầm quản lý và theo dõi kế hoạch vật tư nguyên liệu, kế hoạch sản xuất một cách chủ quan dẫn đến nguyên liệu tồn kho lúc nhiều, lúc thiếu hụt Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 10 - + Đặt hàng nguyên liệu khi lượng tồn kho thấp hơn mức duy trì tới ngày nguyên liệu về, không tính trước được sắp xếp thực hiện đơn hàng nào trước để việc sản xuất liên tục, phụ thuộc vào nhà cung ứng có khi nhập nguyên liệu với khối lượng lớn gây khó khăn trong việc bảo quản, lưu kho. + Không dự báo trước được các mặt hàng tiêu thụ nhanh trong từng thời điểm trên thị trường nên không đáp ứng được các đơn hàng số lượng nhiều. + Sản phẩm qui cách mới tồn kho sau thời gian lâu dẫn đến giảm chất lượng nhưng không có kế hoạch thanh lý hoặc chuyển qua báo phế, tái sản xuất. 2.4 Nguyên nhân tồn tại các tình trạng trên: + Do ảnh hưởng tác động của ông Trầm lên các bộ phận công nghệ - Cơ điện, thủ kho và phòng ban khác quá lớn nên các công việc giải quyết và báo cáo mang tính chất chủ quan và có lợi cho ông Trầm. + Việc kiểm tra chéo giữa phòng Tài chính kế toán và xưởng sản xuất không được kiểm tra thường xuyên để đối chiếu lượng nguyên liệu tồn kho, thành phẩm tồn kho. + Việc kiểm kê cuối kỳ chỉ mang tính chất kiểm kê chủng loại, số lượng nguyên vật liệu không có đánh giá hiệu quả và kế hoạch xử lý. Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 11 - CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ LÃNH ĐẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP – NHỰA VĨNH KHÁNH 3.1 Định hướng mục tiêu. - Qua những sự việc trên chúng ta thấy phong cách lãnh đạo của ông Trầm là phong cách lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền vì nó giúp ông kiểm soát được nhân sự, thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch do ban tổng Giám đốc giao, duy trì hoạt động tại xưởng sản xuất tuy nhiên ông cũng đã phạm phải một số sai lầm trong khi thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch đó cụ thể như sau: + Không theo dõi và thực hiện theo kế hoạch sản xuất làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. + Quyết định một số công việc mang tính cá nhân, tư lợi cho bản thân gây thiệt hại về kinh tế cho Công ty. + Không quan tâm, chăm sóc đến đời sống của cán bộ công nhân viên tại xưởng sản xuất. - Do đó chúng ta phải giải quyết các vấn đề sau: + Phải hạn chế ảnh hưởng của ông Trầm lên các bộ phận tại xưởng và các phòng ban khác trong Công ty. + Kiểm tra các hoạt động của phòng mua vật tư trong thời gian gần đây, lập quy chế kiểm tra quá trình mua vật tư. + Thiết lập chức năng, nhiệm vụ, phân công trách nhiệm quyền hạn rỏ ràng theo từng cấp quản lý và truyền đạt đến các cấp quản lý, bộ phận sản xuất và các phòng ban tại Công ty. Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 12 - + Thiết lập ban đại diện lãnh đạo để giám sát, và giải quyết các nhiệm vụ liên quan giữa các bộ phận sản xuất và phòng ban. + Thiết lập việc kiểm tra chéo giữa các bộ phận và các phòng ban trong Công ty để đảm bảo tính khách quan trong công việc. + Mở rộng việc tiếp nhận ý kiến đóng góp của cán bộ công viên, kiểm tra xử lý các luồng thông tin liên quan đến lạm dụng quyền hạn tư lợi cá nhân tại Công ty. 3.2 Giải pháp khắc phục. - Ban tổng Giám đốc cần phát hiện những vấn đề trong việc quản lý sản xuất tại Công ty, những mặt tích cực, làm việc hiệu quả như điều hành sản xuất, kiểm soát công việc khi thực hiệc các kế hoạch, chuyên đề thì nên duy trì, những việc tiêu cực, chưa phù hợp trong quản lý thì nên xử lý kỷ luật hoặc hạn chế tầm ảnh hưởng , kiểm tra, giám sát để ngày một thực hiện tốt hơn. - Sau đây là một số đề xuất trong việc hạn chế tầm ảnh hưởng, kiểm tra đánh giá trong các hoạt động của ông Trầm, xây dựng các cơ chế, quy định mới để hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty đạt hiệu quả hơn 1/- Ban giám đốc yêu cầu Giám đốc xưởng sản xuất báo cáo nhanh tiến độ sản xuất, nguyên liệu tồn kho, khối lượng sản phẩm xuất và nhập kho của ngày trước vào trưa ngày hôm sau, dự báo tiến độ thực hiện so sánh với mục tiêu sản lượng, các nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện tiến độ, các biện pháp can thiệp và cơ hội cải tiến. 2/- Đưa ra quy định: Các kế hoạch, chuyên đề phải được đề xuất và có sự đồng ý phê duyệt của ban tổng Giám đốc trước khi thực hiện, phải lập kế hoạch dự trù chi phí cho từng giai đoạn thực hiện, xác định thời gian tiến độ thực hiện, bộ phận, cá nhân nào chịu trách nhiệm thực hiện. Việc báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện được phải so sánh với yêu cầu mục tiêu ban đầu, báo cáo thử nghiệm thực tế tại các trung tâm đo lường chất lượng và đưa ra kết luận cụ thể. 3/- Ban tổng Giám đốc thành lập ban đại diện lãnh đạo có khả năng thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau: Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 13 - 3.1/- Kiểm soát hoạt động của các xưởng, phòng ban trong việc thực hiện áp dụng các quy chế quản lý, quy định, hướng dẫn công việc, khắc phục và ngăn ngừa các sự cố đã xảy ra.tại Công ty. 3.2/- Kiểm soát việc thực hiện mục tiêu và kế hoạch hành động tại các xưởng sản xuất, phòng ban trong Công ty. 3.3/- Phối hợp việc kiểm soát về tình hình sản xuất tại các xưởng sản xuất. 3.4/- Báo cáo định kỳ và các hiện tượng bất thường cho ban tổng Giám đốc về tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty. 3.5/- Đề xuất khen thưởng các cá nhân, bộ phận sản xuất, phòng ban đã hoàn thành tốt các kế hoạch nhiệm vụ được giao, có sáng kiến đề xuất mang tính khả thi và hữu ích cho Công ty (cải tiến năng suất, tiết kiệm nguyên liệu sản xuất, giảm tỷ lệ thứ phẩm/phế phẩm, tìm nguồn nguyên vật liệu thay thế phù hợp nhưng giảm giá thành sản xuất, có biện pháp tổ chức quản lý công việc hiệu quả). 4/- Cắt hợp đồng lao động và buộc thôi việc đối với trưởng phòng mua vật tư, kiểm tra và đánh giá lại các hợp đồng với các nhà cung ứng trong thời gian để xác định mức thiệt hại cụ thể. 5/- Lập quy định về việc đánh giá nhà cung ứng áp dụng cho phòng mua vật tư trong đó thể hiện rõ các tiêu chí được đánh giá và các thang điểm, mức độ so sánh. + Chất lượng: Đáp ứng đúng yêu cầu và ổn định. + Giá cả: Hợp lý, cạnh tranh. + Năng lực cung cấp: Giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng. + Uy tín: Giải quyết thỏa đáng các khiếu nại, các yêu cầu của Công ty, khuyến mãi hậu mãi. 6/- Các hồ sơ thanh toán linh kiện, khuôn mẫu, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu sản xuất, thiết bị gia công ngoài, và các khoản chi phí công khác trong phục vụ sản xuất phải chuyển qua phòng Tài chính – Kế toán để kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, xem xét nếu không đảm bảo chứng từ, hoặc gía cả thanh toán sai lệch thì chuyển các chứng từ về các phòng ban để xem xét lại. 7/- Lập quy định về việc thử nghiệm nguyên vật liệu, sản phẩm: Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 14 - + Phòng mua vật tư kiểm tra, cung cấp tài liệu kỹ thuật, hàng mẩu, đánh giá sơ bộ tính khả thi, hiệu quả của yêu cầu thử nghiệm. + Bộ phận Công nghệ - cơ điện lập bảng đáng giá đặc tính kỹ thuật, đề xuất phương án, lập kế hoạch triển khai thử nghiệm. + Giám Đốc xưởng xét duyệt phương án và kế hoạch thực hiện và trình ban tổng Giám đốc xét duyệt. + Bộ phận Công nghệ - cơ điện chủ trì theo dõi và kết hợp với bộ phận sản xuất thực hiện thử nghiệm sau đó tổng hợp báo cáo, đánh giá thử nghiệm trình Giám đốc xưởng và ban tổng Giám đốc xét duyệt. 8/- Quy định về việc nghiệm thu hàng nhập kho: Bộ phận Công nghệ - cơ điện có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu vật tư nguyên liệu nếu lô hàng nào không đạt các chỉ tiêu yêu cầu kiểm tra thì liên hệ phòng mua vật tư trả hàng. + Kiểm tra lấy mẩu, ghi thông tin, số lượng nghiệm thu và ký xác nhận trên phiếu nghiệm thu + Treo phiếu trạng thái đánh giá sau khi nghiệm thu cho các lô hàng. 9/- Phòng Tài chính – kế toán kết hợp với bộ phận thủ kho xưởng cử nhân viên đi kiểm tra sơ bộ nguyên liệu tồn kho, nguyên liệu dở dang trên hiện trường sản xuất vào mỗi buổi sáng để xác định lượng nguyên liệu tồn kho thực, kiểm tra, đối chiếu lượng thành phẩm nhập kho với lượng vật tư nguyên liệu cấp cho bộ phận sản xuất vào ngày hôm trước. 10/- Phòng hành chánh quản lý, đánh giá, kiểm tra việc cấp phát đồng phục, phương tiện bảo hộ an toàn lao động, trợ cấp, phúc lợi theo định kỳ. 3.3 Phối hợp giữa các phòng ban, xưởng sản xuất trong việc khắc phục. + Định kỳ từng quí phối hợp giữa các bộ phận sản xuất, phòng ban chức năng, đại diện lãnh đạo kiểm tra, đánh giá quá trình hoạt động, quản lý nhân sự, thực hiện mục tiêu của các bộ phận sản xuất, phòng ban. + Phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận sản xuất, phòng Hành chánh – nhân sự xác định nhu cầu đào tạo nhân lực và thực hiện việc đào tạo để đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ cho quá trình hoạt động của Công ty. Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 15 - Kết luận - Chúng ta có thể thấy rằng việc áp dụng một kiểu phong cách lãnh đạo nào đó vào trong hoạt động quản trị kinh doanh không đơn giản là áp dụng nguyên bản một kiểu phong cách nào đó vào trong thực tiễn sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi người quản trị phải vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo để tìm ra kiểu phong cách lãnh đạo thích hợp tùy vào những điều kiện, tình huống cụ thể của doanh nghiệp. Do đó người lãnh đạo phải nhìn thấy các vấn đề chưa phù hợp trong việc điều hành sản xuất kinh doanh và quản lý nhân sự, để từ đó có thể định hướng và đưa ra các giải pháp kịp thời khắc phục, xây dựng Công ty ngày càng bền vững, phát triển hơn trên đấu trường kinh tế. Tiểu luận môn học : Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Lê Hồng Sơn  - 16 -