LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới, cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ cả về số lượng và chất lượng, điều đó dẫn đến việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, gay gắt. Việc làm thế nào quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, thông qua việc tối ưu hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất, kinh doanh, .tiết giảm chi phí, nâng cao năng suất, hiệu quả . luôn là nổi trăn trở của lãnh đạo các doanh nghiệp. Hệ thống thông tin trong mỗi doanh nghiệp ngày càng được các nhà quản trị quan tâm nhiều hơn.
Hệ thống thông tin kế toán giúp lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng có được số liệu cập nhật tức thời của các khâu hoạt động, giúp họ có những nhận định thực tế trước khi ra quyết định. Các dữ liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, có khả năng khai báo, phân tích, thống kê phục vụ cho công tác lập kế hoạch, hoạch định phương hướng sản xuất kinh doanh, phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư
Mỗi doanh nghiệp luôn cần cho mình một phần mềm quản lý phù hợp với mô hình doanh nghiệp của mình. Việc xây dựng hệ thông thông tin kế toán luôn là vấn đề cấp thiết vì nó thể hiện trình độ quản lý, sắp xếp công việc của mỗi nhà quản trị.
Nắm bắt được nhu cầu đó từ thực tiễn, sau thời gian nghiên cứu và qua thử nghiệm, các Công ty cung cấp phần mềm Việt Nam đã phát triển thành công giải pháp Hệ thống phần mềm Kế Toán, Tài Chính và Quản Trị Doanh Nghiệp là một giải pháp tối ưu giúp các lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam giải quyết nổi trăn trở của mình, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
24 trang |
Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 2751 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Thiết kế phần mềm kế toán dành riêng, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới, cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ cả về số lượng và chất lượng, điều đó dẫn đến việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, gay gắt. Việc làm thế nào quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, thông qua việc tối ưu hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất, kinh doanh,...tiết giảm chi phí, nâng cao năng suất, hiệu quả... luôn là nổi trăn trở của lãnh đạo các doanh nghiệp. Hệ thống thông tin trong mỗi doanh nghiệp ngày càng được các nhà quản trị quan tâm nhiều hơn.
Hệ thống thông tin kế toán giúp lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng có được số liệu cập nhật tức thời của các khâu hoạt động, giúp họ có những nhận định thực tế trước khi ra quyết định. Các dữ liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, có khả năng khai báo, phân tích, thống kê phục vụ cho công tác lập kế hoạch, hoạch định phương hướng sản xuất kinh doanh, phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư. .
Mỗi doanh nghiệp luôn cần cho mình một phần mềm quản lý phù hợp với mô hình doanh nghiệp của mình. Việc xây dựng hệ thông thông tin kế toán luôn là vấn đề cấp thiết vì nó thể hiện trình độ quản lý, sắp xếp công việc của mỗi nhà quản trị.
Nắm bắt được nhu cầu đó từ thực tiễn, sau thời gian nghiên cứu và qua thử nghiệm, các Công ty cung cấp phần mềm Việt Nam đã phát triển thành công giải pháp Hệ thống phần mềm Kế Toán, Tài Chính và Quản Trị Doanh Nghiệp… là một giải pháp tối ưu giúp các lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam giải quyết nổi trăn trở của mình, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Phần I: LÝ THUYẾT
I. Tìm hiểu các phần mềm hiện nay.
Một số phần mềm kế toán đang sử dụng hiện nay như:
+ FAST BOOK
+ MISA Mimosa
+ SAS INNOVA
+ ASOFT-ERP
* FAST BOOK
Fast Book là phần mềm được thiết kế dành riêng – phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản về chế độ kế toán, thuế, và các nghiệp vụ thường phát sinh trên thực tế. Phiên bản Fast Book 10.0 có 13 phân hệ sau:
· Hệ thống
· Kế toán tổng hợp
· Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay
· Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
· Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
· Kế toán hàng tồn kho
· Kế toán tài sản cố định
· Kế toán công cụ dụng cụ
· Báo cáo tập hợp chi phí theo khoản mục và tiểu khoản
· Báo cáo chi phí theo công trình, vụ việc
· Báo cáo thuế
· Báo cáo quản trị
· Thuế thu nhập cá nhân (chỉ có từ phiên bản 10.0)
* MISA Mimosa
Nối tiếp sự thành công từ các phiên bản đã thành công và giành nhiều giải thưởng lớn (Sao Khuê 2009, Cúp vàng CNTT-TT 2009..), MISA Mimosa.NET 2012 có 10 phân hệ nghiệp vụ:
- Kho bạc
- Tiền mặt
- Tiền gửi
- Vật tư - Hàng hoá - Công cụ dụng cụ
- Tài sản cố định
- Tiền lương
- Bán hàng
- Mua hàng
- Thuế
- Sổ cái với các tính năng ưu việt như:
+ Theo dõi chi tiết từng nguồn kinh phí theo nhiều Chương + Theo dõi chi tiết tiền mặt, tiền gửi đến từng quỹ + Quản lý vật tư, hàng hóa, CCDC linh hoạt + Tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm + Tự động quyết toán số dư đầu năm, kết chuyển chênh lệnh thu chi +Cung cấp hàng trăm báo cáo tài chính và quản trị…
* SAS INNOVA
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Phiên bản được thiết kế theo quy định mới nhất của Bộ TC. Với sản phẩm này người dùng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào phát sinh chương trình sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách ,báo cáo kế toán, phân tích tài chính, sản xuất kinh doanh.
Các phân hệ trong phần mềm kế toán quản trị SAS INNOVA 6.8 được thiết kế trong mối liên hệ mật thiết hữu cơ đảm bảo tính logic của công việc kế toán tài chính. Giao diện của SAS INNOVA 6.8 được xây dựng theo các phần hành quản trị tài chính kế toán trong doanh nghiệp bao gồm:
Quản lý mua hàng và công nợ phải trả, Quản lý bán hàng và công nợ phải thu, Quản lý hàng tồn kho, Quản lý tài sản cố định, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán chi phí và tính giá thành, Kế toán tổng hợp.
MÔ HÌNH SẢN PHẨM PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8
* ASOFT-ERP
ASOFT-ERP® được phân chia linh hoạt thành nhiều phân hệ. Mỗi phân hệ được thiết kế, xây dựng để có thể làm việc một cách độc lập và giải quyết những nghiệp vụ chuyên môn sâu của từng phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, nhưng đồng thời giữa các phân hệ lại có mối quan hệ mật thiết với nhau về mặt nghiệp vụ và số liệu liên quan. Nhờ vậy mà ASOFT-ERP® luôn phù hợp với công tác tổ chức quản trị kế toán, tài chính, sản xuất, kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp.
- ASOFT®-S: Phân hệ Quản trị hệ thống
- ASOFT®-CI: Phân hệ Thông tin dùng chung
- ASOFT®-OP: Phân hệ Xử lý đơn hàng
- ASOFT®-T: Phân hệ Kế toán - tài chính doanh nghiệp
- ASOFT®-WM: Phân hệ Quản lý tồn kho
- ASOFT®-FA: Phân hệ Quản lý tài sản cố định
- ASOFT®-M: Phân hệ Giá thành sản phẩm
- ASOFT®-HRM: Phân hệ Quản lý nhân sự & Tính lương - ASOFT®-CS: Phân hệ Quản lý dịch vụ khách hàng - ASOFT®-CRM: Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng ASOFT-ERP® hoạt động theo mô hình Client-Server do đó có thể hoạt động được trên nhiều môi trường khác nhau như mạng LAN, WAN hoặc INTERNET. Điều đó giúp các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh tại các tỉnh thành khác nhau có thể giải quyết bài toán điều hành quản trị hợp nhất trên cùng một hệ thống.
II. Mô tả và giới thiệu các chức năng cho một phần mềm cụ thể.
1. Phân hệ kế toán vốn bằng tiền
* Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 hỗ trợ hữu hiệu quản lý, lưu trữ chứng từ tiền mặt, ngân hàng. Truy xuất ngân quỹ tức thời, báo cáo dòng tiền, quản lý thu - chi, hạch toán và theo dõi ngoại tệ, tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, in toàn bộ chứng từ tiền mặt và chứng từ ngân hàng bằng máy, theo dõi thanh toán theo từng hoá đơn, hợp đồng. Tính toán và theo dõi lãi vay; Hạch toán, ghi nhận toàn bộ các thông tin thuế đầu ra, đầu vào.
Chức năng: Khai báo danh mục Ngân hàng, khế ước, ngoại tệ, tỷ giá.
2. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi, phân tích tình hình bán hàng theo nhiều chỉ tiêu như theo mặt hàng, thị trường, thời gian, hợp đồng, nhân viên bán hàng v.v. Đồng thời theo dõi chi tiết tình trạng công nợ của khách hàng như tuổi nợ, hoá đơn, hợp đồng; Khai báo thuế đầu ra.
Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu trong phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 được liên kết với Phân hệ Vật tư hàng hóa, Kế toán vốn bằng tiền và Kế toán thuế.
Chức năng
Tính lại tiền đã thu của các hoá đơn
Tính số dư tức thời của khách hàng
Khai báo danh mục khách hàng
3. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả sẽ theo dõi toàn bộ tình hình nhập mua hàng, phân tích hàng nhập mua theo số lượng và giá trị. Đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp như theo hoá đơn, hợp đồng, hạn thanh toán; theo dõi hàng hoá nhập khẩu, tính và phân bổ tự động chi phí mua hàng, khai báo thuế đầu vào v.v. Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả trong phần mềm kế toán được liên kết với Phân hệ Vật tư hàng hóa, Kế toán vốn bằng tiền và Kế toán thuế.
Chức năng
Trả tiền theo hoá đơn
Điều chỉnh tiền phải trả trên hoá đơn
Tính lại tiền đã trả cho hoá đơn
Tính số dư tức thời của NCC
Khai báo danh mục NCC
Kế toán kho hàng hóa vật tư
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi tình hình xuất - nhập - tồn hàng hóa, vật tư cả số lượng và giá trị. Tự động áp giá vốn hàng xuất kho; các PP tính giá vốn chi tiết đến từng vật tư, hàng hóa: NTXT, TB tháng, TB di động, Đích danh. Theo dõi hàng hoá theo nhiều đơn vị tính quy đổi như : Thùng – Cái, Kg – Mét v.v ; Quản lý vỏ vật tư; cho phép xuất âm kho nhằm mềm dẻo linh hoạt trong công việc, xuất điều chuyển kho thao tác đơn giản. Phân hệ kế toán kho, hàng hóa vật tư trong phần mềm kế toán SAS INNOVA được liên kết với các phân hệ Mua hàng, Bán hàng, Giá thành và kế toán tổng hợp
Chức năng
Khai báo danh mục kho hàng hoá
-Khai báo danh mục nhóm hàng hoá
Khai báo dah mục hàng hoá
Kế toán tài sản cố định & công cụ dụng cụ
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi, quản lý chi tiết thông tin về TSCĐ như giá trị, khấu hao, nguồn hình thành, bộ phận sử dụng, theo dõi xuất xứ nguồn gốc tài sản; theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định; hỗ trợ công tác kiểm kê TSCĐ. Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ theo nhiều chiều như bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành, đồng thời cho phép điều chỉnh khấu hao theo tình hình sản xuất kinh doanh thực tế; lên các bảng khấu hao và phân bổ khấu hao tài sản theo quy định của BTC (206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 và thông tư số 10/TC/CĐKT ngày 23/03/1997).
Chức năng
Cập nhật thông tin TSCĐ
Tính khấu hao TSCĐ
Phân bổ khấu hao TSCĐ
Điều chỉnh TSCĐ
Lên báo cáo TSCĐ và Khấu hao TSCĐ
Khai báo danh mục nguồn vốn
Khai báo bộ phận sử dụng
Khai báo lý do tăng giảm TSCĐ
Khai báo nhóm TSCĐ
Kế toán chi phí & giá thành sản phẩm
Phần mềm kết toán SAS INNOVA 6.8: Theo dõi, tập hợp chi phí đến từng sản phẩm, công trình, kể cả các sản phẩm vụ việc là dịch vụ. Báo cáo chi phí giá thành đầy đủ phục vụ công tác quản trị sản xuất kinh doanh: tập hợp, phân tích bóc tách từng yếu tố chi phí của mỗi sản phẩm, vụ việc ở từng công đoạn hay sản phẩm cuối cùng, so sánh chi phí thực tế và chi phí định mức, kế hoạch...
Chức năng:
- Khai báo các danh mục đối tượng
- Cập nhật định mức
- Khai báo chỉ tiêu phân bổ
Phân hệ báo cáo thuế
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Khai báo thuế đầu vào, đầu ra từ các phân hệ kế toán Mua hàng, Bán hàng và Vốn bằng tiền để lên các báo cáo, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra (mẫu 03/GTGT, 04/GTGT, 05/GTGT), tờ khai thuế, các khoản phải nộp ngân sách, các sổ theo dõi thuế được hoàn lại, được miễn giảm, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn v.v. Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 Cập nhật mẫu biểu mới nhất theo thông tư 60/2007/BTC, Thông tư 32/2007/TT-BTC, Thông tư 127/2004/TT-BTC.
Chức năng - Nhập hoá đơn GTGT đầu vào- Nhập hoá đơn GTGT đầu ra- Kết sinh báo cáo thuế đầu vào- Kết sinh báo cáo thuế đầu ra- Kết sinh tờ khai thuế và các báo cáo liên quan- Khai báo danh mục thuế suấ
Phần hệ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính
Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8: Phân hệ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính được liên kết chặt chẽ với toàn bộ hệ thống các phân hệ kế toán trong SAS INNOVA 6.8, thực hiện tiếp nhận thông tin từ các phần hành trên sau đó thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển tự động và kết sinh lên các báo cáo tài chính, thuế và sổ sách kế toán.Các báo cáo tài chính kế toán được thiết kế theo các quy định mới nhất của Bộ tài chính. Cung cấp các sổ sách kế toán đầy đủ theo các hình thức sổ: Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ và nhật ký sổ cái. Thường xuyên cập nhật các Thông tư, Quyết định mới nhất của BTC như: Quyết định 48/QĐ-BTC, Quyết định 15/QĐ-BTC, Thông tư 23/TT-BTC, Thông tư 105/2003/TT-BTC v.v
Chức năng- Liên kết số liệu từ các phân hệ kế toán khác- Các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ- Nhập số dư đầu năm và chuyển số dư sang năm sau- Cung cấp hệ thống sổ kế toán theo các hình thức ghi sổ: NKC, CTGS, NKCT, …- Cung cấp hệ thống báo cáo tài chính theo qui định mới nhất của Bộ Tài Chính và thường xuyên được cập nhật.- Các danh mục tài khoản mẫu của các TT & QĐ dành cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau.- Khai báo các DM TK, nhóm TK, tiểu khoản
III. Thực hiện các bước cho một chức năng chi phí giá thành trong phần mềm SAS
Kế toán chi phí & giá thành sản phẩm
Phần mềm kết toán SAS INNOVA 6.8
Tập hợp và phân bổ các chi phí sản xuất như nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí máy thi công công trình, chi phí quản lý, chi phí bán hàng – giao dịch...Tiêu thức phân bổ tự động hoặc theo chủ quan của người quản lý rất đa dạng tuỳ thuộc vào đặc thù của đối tượng được sản xuất và tính giá thành sản phẩm như phân bổ theo hệ số, theo một tiêu thức đã khai báo (chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, doanh số, giá trị hợp đồng...
Báo cáo chi phí giá thành đầy đủ phục vụ công tác quản trị sản xuất kinh doanh: tập hợp, phân tích bóc tách từng yếu tố chi phí của mỗi sản phẩm, vụ việc ở từng công đoạn hay sản phẩm cuối cùng, so sánh chi phí thực tế và chi phí định mức, kế hoạch...
Phân hệ này tiếp nhận thông tin từ các phân hệ khác như vốn bằng tiền, tổng hợp, kho, tài sản...sau khi xử lý tính toán giá vốn sẽ cập nhật vào các phiếu nhập kho cũng như vào phân hệ kế toán tổng hợp.
Chứng từ đầu vào
- Phiếu kế toán
- Phiếu nhập - Xuất kho
- Chứng từ chi
- Cập nhật dở dang đầu kỳ
- Tính các chi phí & phân bổ
- Tính giá thành định mức
- Tính giá thành sản phẩm
Chức năng
- Khai báo các danh mục đối tượng
- Cập nhật định mức
- Khai báo chỉ tiêu phân bổ
Màn hình quản lý chi phí và giá thành sản phẩm
Màn hình Phiếu kế toán
Báo cáo chi phí giá thành sản phẩm
Bảng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm
Bảng chi phí tiền lương, BHXH và KPCĐ cho sản phẩm
Thẻ tính giá thành sản phẩm
Báo giá thành công trình xây lắp
Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo công trình
Bảng cân đối số phát sinh của các công trình
Số dư đầu kỳ của các công trình
Báo cáo Lãi/Lỗ từng công trình
Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản
Bảng phân bổ chi phí chung – Tk 627
Bảng phân bổ NVL & CCDC – Tk 152, 153
Bảng phân bổ tiền lương BHXH – Tk 334, 338
Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ – Tk 214
Các báo cáo chi phí theo vụ việc
Bảng kê chứng từ NVL theo vụ việc
Tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc
Bảng cân đối số phát sinh theo vụ việc
Mẫu báo cáo giá thành sản xuất
Mẫu báo cáo chi phí sản xuất theo công trình
Phần II: Bài tập.
Mô tả các nghiệp vụ chu trình chi phí.
- Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận yêu cầu, xem xét xử lý phiếu yêu cầu. Tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp (NCC)
- Nhận thông tin phản hồi từ NCC có chấp nhận hay không yêu cầu mua hàng của DN.
- Đơn đặt hàng được chấp thuận tiến hành làm hợp đồng mua hàng nhận hóa đơn bán hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có) Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng mua, đối chiếu chứng từ liên quan ghi sổ theo dõi số lượng hàng mua ( TK 152,153…TSCĐ: TK 211,213…)
phản ánh thông tin nhập kho hàng sau khi đã kiểm tra các thông số kỹ thuật, số lượng hàng nhận.
- Thanh toán một phần hay toàn bộ số tiền mua hàng cho nhà cung cấp ghi sổ theo dõi tiền hàng đã thanh toán và công nợ phải trả với NCC. Tập hợp thông tin về tình hàng mua, số lượng hàng nhập, số tiền thanh toán, công nợ…
Lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo công nợ phải trả, báo cáo hàng tồn kho, hàng mua; Báo cáo chi tiền…và các báo cáo quản trị khác, cập nhận thông tin kip thời cho các nhà quản trị theo dõi tình hinh chi tiền, mua hàng và công nợ phải trả của DN.
II. Mô tả các chức năng trong chu trình chi phí.
1. Chức năng đặt hàng (Xử lý yêu càu hàng – mua hàng)
- Nhận yêu cầu hàng từ các bộ phận yêu cầu (về mua nguyên vật liệu, hàng hóa, TSCĐ..), (với yêu cầu hợp lệ lưu vào danh mục hàng mua), gửi thông tin mua hàng cho bộ phận mua hàng.
- Bộ phận mua hàng xem thông tin chào hàng từ các NCC chọn nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng.
- Nhận thông tin phản hồi từ NCC
2. Quản lý kho hàng.
- Nhận hàng mua từ NCC đối chiếu với chứng từ liên quan, kiểm tra chủng loại, số lượng, chất lượng. Nếu đạt yêu cầu chấp nhận việc giao hàng và nhập kho (kiểm tra lại hàng nhập), nếu hàng không đạt yêu cầu trả lại hàng cho NCC và lập biên bản yêu cầu trả lại hàng.
- Ghi sổ theo dõi hàng nhập.
- Gởi thông báo đến bộ phận liên quan.
3. Chấp thuận hóa đơn.
- Nhận hóa đơn bán hàng từ NCC (kiểm tra hóa đơn đúng loại, đúng quy đinh)
- Đối chiếu HĐ với chứng từ liên quan :đơn mua hàng, phiếu nhập kho, sổ công nợ, sổ chi tiền (nếu đã thanh toán một phần tiền hàng)
- Chấp nhận hóa đơn (sau khi đối chiếu chứng từ hợp lệ) và lưu chứng từ.
- Theo dõi nợ phải trả người bán.
4. Thanh toán với NCC.
- Từ những thông tin liên quan đến công nợ tiến hành thanh toán một phần hay toàn bộ (ghi sổ theo dõi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng)
- Chuyển chứng từ thanh toán, giấy đòi nợ, giấy báo nợ của ngân hàng ...cho các bộ phận liên quan như: kế toán tài chính, kế toán theo dõi công nợ..
5. Kế toán tổng hợp và lập báo cáo.
- Từ các chứng từ liên quan đến mua hàng tiến hành tập hợp và lập báo cáo mua hàng.
- Lập báo cáo nhập kho (cập nhập thông tin từ nhật ký theo dõi hàng mua: TK152,156,..TSCĐ TK 211, 213…).
- Lập báo cáo chi tiền (cập nhật thông tin từ phiếu chi tiền, nhật ký chi tiền, giấy báo nợ của ngân hàng…)
- Lập báo cáo tình hình thanh toán với NCC (cập nhật thông tin từ phòng kế toán, phiếu chi, sổ cái 331, nhật ký công nợ 331, ngân hàng….)
- Lập báo cáo tổng hợp (từ các báo cáo đã lập đối chiếu với các chứng từ gốc) gửi cho các bộ phận yêu càu thông tin tra cứu về tình hình mua hàng, tình hình chi tiền… như: ban kiểm soát, ban quản trị…
QUẢN LÝ CHU TRÌNH CHI PHÍ
ĐẶT HÀNG
QUẢN LÝ
NHẬN HÀNG, NHẬP KHO
CHẤP THUẬN HÓA ĐƠN
THANH TOÁN
VỚI
NCC
Xử lý yêu
cầu hàng
Xử
lý
mua hàng
Nhận hàng
Nhập kho
Thông báo cho BP
liên quan
Ghi sổ theo dõi 152,156,211…
Nhận HĐBH
Đ/chiếu c.từ
liên
quan
Chấp
thuận HĐBH
Theo
Dõi
người
phải trả
TỔNG HỢP, LẬP BÁO CÁO
Thanh toán với NCC
Theo dõi ghi sổ 111, 112
Chuyển
C.từ cho BP
Liên quan
Lập BC mua hàng
Lập BC nhập kho
Lập BC thanh toán với
NCC
Lập BC tổng hợp
SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH
CHU TRÌNH
CHI PHÍ
NHÀ CUNG CẤP
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
NGÂN HÀNG
BỘ PHẬN KHO
Chứng từ mua hàng.
Tiền mua + phiếu chi
Giấy đòi nợ
T.trả nợ + phiếu chi
TT yêu cầubáo cáo
TT yêu cầu báo cáo
Giấy chào hàng
Đơn đ ặt hàng
T.tin ĐĐH được chấp nhận
Hàng + HĐ vận chuyển (nc)
Hàng trả lại
Hoá đơn bán hàng
Tiền
Thông tin chuyển khoản
Giấy đòi nợ
TT chuyển khoản
TT chuyển khoản
Phiếu yêu cầu hàng
T.tin phản hồi
Y/c không hơp lệ
Hàng
TT y/c hàng xuât kho
TT hàng tồn kho
TT hàng mua
Y/c bổ sung hàng
BỘ PHẬN
YÊU CÂU
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
DM mặt hàng
T.tin mặt hàng
Phiếu y/c hàng
Bộ phận kho
Đ ĐH
T.tin phản hồi
Giấy chào hàng
T.tin phản hồi
Đặt, mua hàng
T.tin hàng tồn kho
T.tin y/c xuất
Bộ phận
yêu cầu
T.tin y/c hàng
T.tin phản hồi
DM NCC
Hàng
Đ ĐHàng
T.tin ĐĐH
T.tin kểm nhận hàng
T.tin hàng mua
T.tin hàng mua
NCC
Hàng + HĐ vận chuyển (nếu có)
T.tin hàng trả lại
HĐBH
T.t hàng nhập
Tổng hợp và lập BC
Phiếu NK
Nợ PT
T.tin chi
BC mua hàng – thanh toán
BC mua hàng, thanh toán
T.tin thanh toán – công nợ
Tiền
Sổ theo dõi
111. 112…
Giấy đòi nợ
Giấy nợ
nợ phải trả
Sổ 331
CT TT – Công nợ PT
CT
HĐBH
Sổ theo dõi 152, 156, 211…
Ghi sổ HTK
Tt hàng nhập
Tt hàng nhập
QL nhậnhàng, nhập kho
Phiếu NK
CT mua hàng
Thanh toán với NCC
T.tin hàng mua
Chấp thuận hoá đơn
T.t hàng mua
T.tin hàng thực nhập
Đ đặt hàng
T.tmua hàng - phải trả
T.tin kiểm nhận hàng
Tiền
T.tin chuyển khoản
Ngân hàng
NCC
Giấy nợ
Thanh toán
T.t chuyển khoản
T.tin y/c CK
Ban kiểm soát
Phòng Kế toán
Chứng từ
Sơ đồ mức dưới đỉnh
1- Đặt hàng.
T.tin hàng tồn kho
Ttin phản hồi
Đơn đặt hàng
Đơn ĐH
NCC
Bộ phận yêu cầu
Ttin ĐH được chấp thuận
DM mặt hàng Cty
Giấy chào hàng
Ttin NCC
Danh mục NCC
Đơn ĐH
Ttin y/c được đáp ứng
Xử lý mua hàng
Ttin y/c mua hàng
Xử lý yêu cầu hàng
Ttin y/c xuất kho
Ttin hàng
Trường hợp trong kho vẫn còn.mua hàng ko đúng trong danh mục
Ttin y/c hàng
Bộ phận kho
Ttin phản hồi
Ttin Y/C được đáp ứng
Phiếu Y/C hàng
2 - Quản lý nhận hàng, nhập kho.
Biên bản nhận hàng
T.tin hàng nhận
Hàng + HĐ vận chuyển (nếu có)
Ghi sổ theo dõi (152,
,156,
211…)
Nhập hàng
NCC
Nhận hàng
Bộ phận yêu cầu
Bộ phận kho
Hàng
T.tin kiểm nhận hàng
T.tin hàng trả lại
T.tin kiểm nhận hàng
Thông báo hàng
T.tin hàng bị trả lại
T.tin hàng đã kiểm tra
T.tin hàng đặt
T.tin hàng kiểm nhận NK
Đơn ĐH
TT hàng trả lại
T.tin hàng đặt
Biên bản nhập hàng
T.tin hàng nhập
T.tin hàng nhập
T.tin hàng mua
T.tin hàng nhập
T.tin hàng nhập
Phiếu nhập kho
Sổ chi tiết 152, 156,211…
NCC
3 - Chấp thuận hoá đơn
Hoá đơn mua hàng
HĐBH
Sổ theo dõi 111, 112…
Nhận hoá đơn bán hàng
Hoá đơn bán hàng
Thông tin tiền hàng đẫ thanh toán
Đơn đặt hàng
T.tin đặt hàng
T.tin hàng nhập kho
Phiếu nhập kho
HĐ đã kiểm tra
Biên bản nhập kho
T.tin NK hàng
Đối chiếu chứng từ liên quan
T.tin nợ phải trả
Sổ công nợ
Công nợ khách hàng
HĐ đã kiểm tra đối chiếu
Biên bản nhận hàng
T.tin nhận hàng
Chấp nhận hoá đơn bán hàng
Hoá đơn mua hàng
Sổ cái tổng hợp
Hoá đơn bán hàng
T.t m.hàng - n ợ
Phòng kế toán
T.tin công nợ
Theo dõi nợ NCC
4 – Thanh toán với NCC
Sổ công nợ
Giấy đòi nợ
Ngân hàng
Ttin nợ ncc
Giấy nợ
Giấy đòi nợ
Tiền
NCC
Thanh toán với NCC
Yêu cầu chuyển khoản
Thông tin chuyển khoản
T.tin thanh toán bằng CK
Tiền
Phòng Kế toán
C.từ thanh toán
Chứng từ
Chứng từ
Sổ theo dõi tiền 111, 112…
Theo dõi ghi sổ 111, 112…
kế toán tài chính – kt công nợ
Chuyển cho bộ phận
liên
quan
Kế toán theo dõi công nợ
Chứng từ
Phiếu chi
Chứng từ thanh toán
.
5 - Kế toán tổng hợp và lập báo cáo
T.tin hàng trả lại
T.tin hàng NK
Sổ theo dõi 152, 156, 211…
T.tin hàng mua
T.tin HĐMH
Hoá đơn mua hàng
Lập báo cáo mua hàng
Đơn đặt hàng
Tt hàng mua
Lập BC tổng hợp
Lập BC nhập kho
Ban kiểm soát
T.tin t.toán với NCC
Báo cáo chi tiền
T.tin ĐĐH
T.tin hàng trả lại
Ngân hàng
T.tin hàng thực nhập
T.tin hàng nhập kho
Lập BC thanh toán với NCC
T.tin CK
Phòng kế toán
T.tin BCC
T.tin thanh toán
Sổ cái 331
T.tin nợ NCC
T.tin chi tiền
BC tổng hợp
Giấy nợ
BC chi tiền
Báo cáo
Giấy đòi nợ
BC chi tiền
T.tin thanh toán
Sổ theo dõi 111, 112…
T.tin tài chính
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Thiết kế phần mềm kế toán dành riêng, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập.doc