Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp

thực hiện nội quy, quy chế của Vụ theo chỉ đạo của Tổng cục. Đôn đốc việc thưc hiện quy chế làm việc của Bộ Tư pháp và của Tổng cục. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật, của Bộ Tư pháp và của Tổng cục về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng, tiêu cực; quản lý, sử dụng tài sản, kinh phí được giao có hiệu quả. Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được giao theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn ban hành văn bản, quy trình giải quyết công việc; Phối hợp với các Vụ khác trong Tổng cục để giải quyết các công việc có liên quan; báo cáo Lãnh đạo Tổng cục trực tiếp phụ trách về các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các Vụ; Uỷ quyền cho một Phó Vụ trưởng quản lý, điều hành Vụ khi vắng mặt; trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo Tổng cục trực tiếp phụ trách; Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định; Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng giao. * Phó Chánh Văn phòng, Phó Vụ trưởng, Phó Giám đốc trung tâm thuộc Tổng cục (gọi chung là Phó Vụ trưởng) giúp Vụ trưởng điều hành hoạt động của Vụ và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực, chuyên môn nghiệp vụ được phân công, phân cấp; theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả việc thực hiện công việc được giao đối với các đơn vị, cá nhân được phân công phụ trách, phối hợp với các Phó Vụ trưởng khác trong việc giải quyết các công việc có liên quan, báo cáo Vụ trưởng những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc các Phó Vụ trưởng còn có những ý kiến khác nhau; chịu trách nhiệm trước Vụ trưởng và trước pháp luật về kết quả thực hiện các nhiệm vụ đó; trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Vụ trưởng. * Tổng Cục trưởng uỷ quyền cho Vụ trưởng ký thừa lệnh (TL) và sử dụng con dấu của Tổng cục để ban hành các văn bản xử lý, giải quyết công việc sau đây thuộc lĩnh vực phụ trách: Yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự địa phương báo cáo công tác thi hành án, báo cáo thống kê thi hành án, báo cáo về tài chính, tài sản, đầu tư xây dựng cơ bản, về phí thi hành án dân sự, báo cáo về công tác tổ chức, cán bộ và các loại báo cáo khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Tổng cục; Thông báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục về việc thi hành án và yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục; Yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự báo cáo việc thi hành án, chuyển hoặc bổ sung hồ sơ thi hành án; Yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự góp ý kiến xây dựng dự thảo các văn bản liên quan đến thi hành án; Thông báo ý kiến của Lãnh đạo Tổng cục về tổ chức, cán bộ, công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục và đôn đốc việc thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục; Phiếu chuyển đơn thư, giấy báo tin cho đương sự về thi hành án và các văn bản khác được uỷ quyền; Lệnh điều xe ôtô cho cán bộ, công chức của Tổng cục đi công tác. * Chánh Văn phòng Tổng cục, ngoài việc thực hiện quy định trên còn có các trách nhiệm sau: Chủ trì việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, kế hoạch kiểm tra của Tổng cục và theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch đó sau khi Tổng cục trưởng quyết định; tham mưu với Lãnh đạo Tổng cục các giải pháp bảo đảm thực hiện hoàn thành chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục; Tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục và tổng hợp thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Tổng cục; Kiểm tra về thủ tục, thể thức và nội dung hồ sơ trình Lãnh đạo Tổng cục giải quyết công việc theo quy định tại Quy chế này; Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định, quy trình về chế độ làm việc của Tổng cục và của Bộ Tư pháp; bảo đảm trật tự, an toàn, kỷ luật hành chính của cơ quan theo quy định của pháp luật và của Tổng cục; Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất, con dấu, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện làm việc, phương tiện ô tô đi lại phục vụ chung cho hoạt động và công tác quản trị nội bộ của Tổng cục; Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Tổng cục. 2.1.4.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Tổng cục thi hành án dân sự. * Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục. Văn phòng giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân sự thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp, báo cáo, hành chính, quản trị, lưu trữ, thông tin về Thi hành án; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự. Chánh Văn phòng Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Thống kê Thi hành án Tổ chức hành chính Đội xe Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng * Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nghiệp vụ I Phòng Nghiệp vụ I giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân sự thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến việc hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ Thi hành bản án, quyết định dân sự, kinh tế, lao động, hôn nhân gia đình, phá sản thuộc thẩm quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự. * Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nghiệp vụ II Phòng Nghiệp vụ II giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân sự thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành phần tài sản trong bản án,quyết định hình sự, hành chính thuộc thẩm quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân sự. * Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giải quyết khiếu nại, tố cáo Phòng Giải quyết khiếu nại, tố cáo giúp Cục trưởng Cục thi hành án dân sự thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án thuộc thẩm quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Cục trưởng Cục thi hành án dân sự. * Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Tổ chức cán bộ Phònhg Tổ chức cán bộ giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân sự thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công tác thi đua, khen thưởng của Tổng cục thi hành án dân sự, các cơ quan Thi hành án dân sự địa phương thuộc thẩm quyền; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân sự. * Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Kế toán - Tài chính Phòng Kế tóan – Tài chính giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác tài chính, kế toán của Tổng cục thi hành án dân sự, các cơ quan thi hành án địa phương thuộc thẩm quyền; phối hợp với Vụ Kế hoạch – Tài chính quản lý cơ sở vật chất, phương tiện hoạt động, xây dựng cơ bản của cơ quan thi hành án dân sự địa phương; xây dựng dự thảo các văn bản pháp luật có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án dân sự. * Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Trung tâm dữ liệu, thông tin và thống kế Thi hành án. Giúp Tổng cục trưởng Tổng cục thi hành án quản lý mạng phần mềm thống kế về kết quả Thi hành án của Thi hành án trong cơ quan THADS tại các địa phương. 2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp Nhận thức được tầm quan trọng công tác văn thư đối với cơ quan quản lý Nhà nước là rất quan trọng, nhất là đối với cơ quan Thi hành án dân sự nói chung và Tổng cục Thi hành án dân sự nói riêng. Việc tiếp nhận công văn đến và ban hành công văn đi cũng như lưu trữ tài liệu, hồ sơ là vấn đề cần thiết đối với cơ quan, bởi nó liên quan đến chất lượng quản lý Nhà nước. Do vậy, công tác văn thư luôn được Lãnh đạo Tổng cục quan tâm chăm lo và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư từ phương tiện phục vụ cho đến nhân sự làm công tác văn thư luôn được cải thiện. 2.2.1 Cơ sở vật chất phục vụ công tác Nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư tại cơ quan, từ khi được thành lập cho đến nay thì hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư không ngừng được cải thiện nâng cao, đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Văn phòng, khu làm việc của văn thư được bố trí rộng rãi khang trang, thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các Vụ với Văn phòng. Một số máy móc phục vụ cho công tác văn thư được đầu tư trang bị như: máy vi tính, máy photo, máy fax, máy in, máy điều hòa, điện thoại cùng với đó là phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng con dấu,... và các vật dụng khác được trang bị khá đầy đủ. Hiện tại thì văn phòng chưa trang bị máy scan, máy hủy tài liệu mà những tài liệu thừa hoặc hỏng không dùng nữa trong quá trình làm việc, được đưa vào thùng rác trong phòng được dọn bán lại cho người mua những giấy và tài liệu cũ. Điều này sẽ tiếp kiệm được cho văn phòng. Máy tính văn phòng được kết nối mạng internet, luôn kết nối, cập nhật những thông tin bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn thư. Những thông tin, sự kiện bên ngoài có liên quan đến Tổng cục luôn được cập nhật và báo cáo nhanh chóng. Mạng máy tính nội bộ trong Tổng cục cũng luôn được kết nối với nhau để tạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Quá trình chuyển giao thông tin giũa các bộ phận, các phòng chức năng trong Tổng cục từ đó cũng dần được diễn ra nhanh chóng. Máy tính của bộ phận văn thư được cài đặt chương trình riêng về công tác văn thư. Chương trình này là sự hỗ trợ rất đắc lực cho cán bộ văn thư trong quá trình làm việc. Giúp công việc của văn thư diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn. Nhờ vậy nên CTVT văn thư trong Tổng cục đã hoạt động một cách rất hiệu quả. Công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, chuyển văn bản, sao, in văn bản, quản lý công văn giấy tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu... đều được thực hiện đầy đủ, trôi chảy, nhanh chóng, hiệu quả và đi vào nề nếp. Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục được trang bị khá đầy đủ phục vụ đắc lực cho hoạt động giải quyết và quản lý văn bản và ban hành văn bản của cán bộ văn thư. Nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được hoàn thiện thường xuyên bị lỗi mạng, lỗi đường truyền, nhiều khi đang làm việc bị ngắt quảng do phần mềm không tiếp tục hoạt động, gây ra sự ức chế trong quá trình làm việc của cán bộ văn thư. Cần sớm khắc phục lỗi này. 2.2.2 Nhân sự làm công tác văn thư Văn phòng Tổng cục đã tuyển dụng và sử dụng 02 nhân viên văn thư. Có kinh nghiệm lâu năm về chuyên ngành văn thư tại văn phòng cơ quan kể từ ngày đầu thành lập. Công tác chính được giao cho cán bộ Lê Thị Thanh, tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội Vụ, có kinh nghiệm làm tại cơ quan được 10 năm; và Nguyễn Thị Hà là nhân viên hợp đòng văn thư mới được đưa sang từ Cục Công nghệ thông tin, do trong thời gian mới thành lập Tổng cục chưa có đủ nhân viên nên đã tạm thời cử đồng chí Hà làm nhiệm vụ văn thư và chờ thành lập Vụ Công nghệ thông tin thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự. Tuy là nhân viên không thuộc chuyên ngành văn thư nhưng đồng chí Hà đã làm quen và thường xuyên học tập nâng cao sự hiểu biết về công tác văn thư và đã có kinh nghiệm trên một năm tại vị trí này. Cán bộ nhân viên làm công tác văn thư tại cơ quan luôn tỏ ra nhiệt tình trong công việc, khẩn trương giải quyết nhanh chóng công việc được giao và hoàn thành xuất sắc công việc dựa trên kiến thức của mình. Lãnh đạo Tổng cục cũng thường xuyên chú ý đến hoạt động công tác văn thư, mở các lớp tập huấn và trao đổ kinh nghiệm giữa các đơn vị, các văn phòng thuộc các Vụ, Cục khác nhau nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của văn thư. 2.2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản Tổng cục Thi hành án dân sự hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở nhiều thể loại văn bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo đúng thể thức, nội dung. Tất cả văn bản do Tổng cục ban hành đều chính xác về thẩm quyền ban hành, văn bản đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Về trình tự, thủ tục ban hành và thẩm quyền ký văn bản cũng được tiến hành theo trình tự nhất định cụ thể. * Quy trình soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn văn bản nhanh chóng, chính xác và thiết thực. Quy trình soạn thảo văn bản của Tổng cục Thi hành án dân sự được tiến hành theo 5 bước sau: Bước 1: Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản. Từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu soạn thảo văn bản thì văn thư phải hiểu được văn bản đó được xây dựng phản ánh về vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì, khi ban hành ra thực tế có được chấp nhận hay không, và nội dung văn bản đó phải thể hiện như thế nào cho hợp lý…? Từ đó văn thư sẽ xác định tên loại, thể thức và nội dung thích hợp. Cán bộ văn thư làm tốt khâu này bước đầu sẽ giúp lãnh đạo Tổng cục và cán bộ soạn thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban hành văn bản đó. Loại trừ được khả năng lạm phát văn bản, giấy tờ và đó là căn cứ để lựa chọn tên loại và cách trình bày văn bản cho phù hợp. Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành. Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thông tin là văn bản đó phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế. Chính vì thế mà cán bộ văn thư ở văn phòng Tổng cục luôn bám sát thông tin pháp lý và thông tin thực tế để thu thập được lượng thông tin nhanh chóng, chính xác, đầy đủ nhất để đưa vào phù hợp với nội dung văn bản ban hành. Bước 3: Xây dựng đề cương. Đây là công việc chính, quan trọng trong khâu soạn thảo văn bản vì nếu làm cẩn thận, chính xác bước này thì văn bản khi ban hành mới phát huy hết được hiệu lực và mục đích văn bản hướng tới. Chính vì thế mà cán bộ văn thư ở văn Tổng cục phải là người rất am hiểu luật, nắm vững chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình, có ý thức lý luận, chính trị, xã hội… để làm tiền đề nền tảng cho công việc soạn thảo. Sau đó cán bộ văn thư sẽ soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức nội dung yêu cầu. Tuỳ theo đối tượng thi hành văn bản, phạm vi của văn bản rộng hay hẹp mà các cán bộ đánh máy có thể nhân bản thành nhiều bản khác nhau, phục vụ cho việc ban hành văn bản. Để công việc soạn thảo cơ quan được tốt hơn nữa thì cán bộ văn thư sau khi soạn thảo xong phải đọc lại bản thảo, kiểm tra xem văn bản đã trình bày đầy đủ các đề mục chưa, từ ngữ, văn phong đã hợp lý chưa, thể thức văn bản có sai sót gì không, nếu thấy sai sót phải sửa chữa lại. Bước 4: Duyệt dự thảo văn bản. Sau khi văn bản được soạn thảo xong thì cán bộ văn thư sẽ trình lên lãnh đạo xem xét, kiểm tra lại nội dung văn bản đã hợp lý hay chưa. Ban hành văn bản là khâu được thực hiện khá tốt ở Tổng cục, văn bản ban hành luôn đảm bảo tính khoa học, ngôn ngữ, văn phong chính xác, nội dung logic, đúng thẩm quyền ban hành. Cán bộ văn thư chỉ đảm nhiệm soạn thảo những văn bản mang tính chung, khái quát của cơ quan và các văn bản do Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng, Vụ trưởng, Chánh Văn phòng yêu cầu. Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở Tổng cục được thực hiện đầy đủ các bước, đúng trình tự theo quy định pháp lý. Văn bản ban hành đúng thể thức, đúng thẩm quyền, đảm bảo các yếu tố thông tin cần thiết, đạt hiệu lực cao. Chánh văn phòng Tổng cục có trách nhiệm xem xét các thể thức thủ tục, quy chế văn bản và ký tắt vào văn bản trước khi trình Thủ trưởng ký. Bước 5: Triển khai văn bản. Trong bước này người thực hiện soạn thảo cần xác định văn bản gửi đến những cơ quan nào, tổ chức, cá nhân nào. Từ đó làm thủ tục gửi đi, sắp xếp, lưu văn bản và làm các công việc theo dõi việc thực hiện. * Thẩm quyền ký văn bản Tổng cục làm việc theo chế độ một thủ trưởng do vậy thẩm quyền ký sẽ phân như sau: - Tổng Cục trưởng: Có thẩm quyền ký tất cả các văn bản ban hành của Tổng Cục. Với văn bản thuộc thẩm quyền ký của Tổng Cục Trưởng. Mẫu chữ ký của Tổng cục trưởng: TỔNG CỤC TRƯỞNG Nguyễn Văn Luyện - Phó Tổng Cục trưởng : Ký thay (KT) Tổng Cục trưởng với tất cả các văn bản được phân công phụ trách hoặc Ủy quyền. Mẫu chữ ký của Phó Tổng cục trưởng: KT. TỔNG CỤC TRƯỞNGPHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Nguyễn Thanh Thủy - Chánh văn phòng và các Vụ trưởng chuyên môn : Ký thừa lệnh (TL) các văn bản của Tổng Cục, ký các văn bản của Tổng Cục trưởng, Phó Tổng Cục trưởng và trực tiếp ký một số văn bản được phân công. Mẫu chữ ký của Chánh văn phòng: TL.TỔNG CỤC TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHÒNG TỔNG CỤC Lưu Bình Nhưỡng 2.2.4 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi Văn bản đi là văn bản giấy tờ từ cơ quan, đơn vị gửi đi nơi khác. Tất cả văn bản đi đều được tập trung tại văn phòng và được cán bộ văn thư giải quyết, được thực hiện theo đúng quy định và trình tự cụ thể Các công văn đi của Tổng hội được văn thư xử lý qua những bước cơ bản sau đây: Soạn thảo văn bản. Đầu tiên, văn thư sẽ phải soạn thảo văn bản. Văn bản được giao cho cán bộ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực soạn thảo. Soạn thảo văn bản được thực hiện đầy đủ qua các trình tự của việc soạn thảo văn bản do Nhà nước quy định: xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản, từ đó xác định được hình thức phù hợp, thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành, xây dựng đề cương, xây dựng bản thảo. Văn thư có thể nghe ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo hoặc xem bản thảo của lãnh đạo để biết nội dung văn bản cần soạn thảo. Thể thức văn bản được cán bộ văn thư trong Tổng cục áp dụng nghiêm ngặt đúng theo nguyên tắc quy định trong Thông tư 55 của Chính phủ về hướng dẫn trình bày thể thức của văn bản. Trình ký, thông qua văn bản. Soạn thảo xong văn bản cán bộ văn thư sẽ trình cho Chánh văn phòng (Vụ trưởng) để sửa chữa những nội dung trong văn bản không. Đối với những loại văn bản tài liệu không quan trọng thì được ủy quyền cho các lãnh đạo cấp dưới ký. Sau khi văn bản được thông qua văn thư sẽ soạn thảo một bản chính thức và tiến hành các bước tiếp theo. Có 2 cách trình ký căn bản trong Tổng hội được quy định: + Đối với văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì các bộ chuyên môn trình lên Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng (theo ý chỉ đạo của Chánh văn phòng) để ký nháy vào cuối nơi nhận, khẳng định về mặt thể thức của văn bản, sau đó cán bộ văn thư sẽ trình lên người có thẩm quyền ký duyệt. + Với những văn bản có nội dung phức tạp, phong phú, những văn bản chuyên ngành như Đề án, Báo cáo Khoa học, Báo cáo thẩm định… thì ngoài việc cán bộ chuyên môn là người trực tiếp ký thì kèm theo văn bản trình ký là những văn bản có liên quan để người có thẩm quyền xem xét kỹ lưỡng trước khi ký và khi cần thiết. Khi trình ký, mỗi loại văn bản sẽ được để trong một cặp, được gọi là cặp trình ký. Đăng ký và chuyển giao văn bản đi. Tổng cục hàng năm phát hành khối lượng văn bản rất lớn, việc đăng ký văn bản đi được thực hiện cả trên máy vi tính và sổ sách, nên việc quản lý văn bản được chặt chẽ và thuận tiện trong tra cứu sử dụng. Văn thư sẽ tổ chức chuyển công văn đi. Nhưng trước đó văn thư sẽ kiểm tra lại thể thức văn bản và phải vào sổ đăng ký công văn, văn bản đi. Sau khi văn bản đã có chữ ký đúng thẩm quyền và được kiểm tra về thể thức, nội dung, cán bộ văn thư sẽ ghi số và ngày tháng năm cho văn bản và tiến hành đóng dấu văn bản. Tùy thuộc vào nội dung, đơn vị soạn thảo, chữ ký của thủ trưởng mà văn thư sử dụng con dấu hợp lý (dấu của Tổng cục, dấu của Tổng cục trưởng, dấu của các Phó Tổng cục trưởng, dấu văn phòng…) Sổ công văn đi đảm bảo đủ các nội dung: Số và ký hiệu văn bản, Ngày tháng văn bản, Trích yếu nội dung văn bản, Nơi nhận văn bản, Đơn vị nhận bản lưu và Ghi chú. Rồi văn thư tiến hành cho văn bản, công văn vào bì và viết bì công văn theo quy định. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: Ngày tháng văn bản Số ký hiệu văn bản Tên loại Trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú 15/4 1221/TCTHA-GQKNTC Công văn, V/v… Đ/c… Cục THADS… VT 2 Chuyển giao văn bản: Sau khi đã hoàn thành xong các thủ tục thì cán bộ văn thư hoặc cán bộ của đơn vị soạn thảo có thể viết bì, bao gói ghi nơi nhận để cán bộ văn thư gửi đi qua bưu điện. Nếu văn bản chuyển giao nội bộ thì cán bộ văn thư để vào tủ đựng tài liệu hoặc cặp của các phòng chuyên môn ngay trong văn phòng. Ngoài ra còn có thể gửi văn bản trực tiếp cho cán bộ khi qua lại trong phòng để làm việc hay photo tài liệu… BỘ TƯ PHÁP TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ Add: 56 – 58 -60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội Tell: 8231126 – 8231128 – 8430932 – Fax: (04) 8454658 Kính gửi:…………………………………….. ………………………………………………….. ………………………………………………….. Tem Mẫu bì văn bản đi: ` Lưu văn bản: Sau khi dóng dấu cho văn bản, cán bộ văn thư giữu lại 01 bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền để lưu và nộp vào lưu trữ cơ quan. Đơn vị soạn thảo văn bản cũng giữ lại một bản để tiện cho việc theo dõi, giải quyết văn bản và lập hồ sơ khi công việc kết thúc. Nhìn chung những bước quan trọng của của công việc xử lý, giải quyết văn bản đi được cán bộ văn thư Tổng cục thực hiện tốt như quá trình soạn thảo nhanh, chuyên viên, cán bộ văn thư có kinh nghiệm lâu năm nên nội dung văn bản phù hợp với yêu cầu nội dung của lãnh đạo Tổng cục, quá trình chuyển văn bản được thực hiện khá nhanh, kịp thời và chính xác, an toàn. Giúp giảm bớt thời gian hình thành văn bản, hạn chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, con dấu cơ quan. Nâng cao rõ rệt hiệu quả công việc của cán bộ văn thư. Nhưng trong quá trình này CBVT còn gặp phải một số lỗi nhỏ như khi soạn thảo văn bản nội dung khá chính xác nhưng về thể thức văn bản đôi lúc còn sai quy định về cỡ chữ, phông chữ và hình thức trình bày. Không kiểm tra kỹ thể thức công văn khi tổ chức chuyển công văn đi. Công văn vào sổ chậm. Đây là những lỗi rất nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng đến uy tín của Tổng cục, của văn thư, ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của văn bản. Vậy nên cán bộ văn thư cần khắc phục nhanh chóng những lỗi này. 2.2.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Tổng cục. Văn bản đến là các văn bản, giấy tờ từ nơi khác chuyển đến Tổng cục. Trong hoạt động hàng ngày, Văn thư tại Tổng cục tiếp nhận nhiều loại văn bản đến khác nhau từ các cơ quan gửi đến như: - Văn bản của cơ quan cấp trên gửi đến: Văn bản của Văn phòng Bộ, Chính phủ… - Văn bản của các cơ quan cùng cấp gửi đến. - Văn bản của các đơn vị cấp dưới như: Văn bản của các Tổng cục Thi hành án dân sự tại địa phương… - Đơn thư của công dân về khiếu nại, tố cáo Thi hành án dân sự... Tóm lại, nguồn văn bản đến Tổng hội rất phong phú và đa dạng. Chỉ tính 4 tháng đầu năm 2010, đã có khoảng trên 1000 văn bản các loại được gửi đến Tổng cục. Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào cũng đều phải tập trung xử lý tại văn thư. Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại gửi đến các phòng ban chức năng để giải quyết và phải đảm bảo đúng nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất theo quy định của Nhà nước. Các bước giải quyết văn bản đến như sau: 2.2.5.1 Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến. Văn bản đến được tập trung tại văn phòng Bộ, trong ngày làm việc của mình, văn thư Tổng cục sẽ được văn thư của Văn phòng Bộ thông báo khi có văn bản gửi đến Tổng cục. Văn thư sẽ xuống văn phòng Bộ làm thủ tục tiếp nhận văn bản. Khi tiếp nhận văn bản đến cán bộ văn thư kiểm tra bì văn bản xem có đúng gửi cho cơ quan mình hay không, xem có dấu hiệu lộ thông tin hay không. Đối với những văn bản chuyển phát nhanh thì văn thư phải ký nhận. Do các văn bản đến đã được văn thư của văn phòng Bộ đã phân loại do vậy văn thư Tổng cục khi kiểm tra kỹ lại một lần nữa sẽ tránh được việc chuyển nhầm văn bản của cơ quan khác tới cho cơ quan mình. Trên thực tế việc nhận nhầm văn bản đến hầu như không sảy ra do đã được văn thư của văn phòng Bộ và văn thư Tổng cục kiểm tra kỹ lưỡng. Do tính chất công việc của cơ quan Nhà nước, khi bị nhầm văn bản sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng, làm chậm quá trình giải quyết văn bản, ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc, xử lý những văn bản hệ trọng. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản… trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2.2.5.2 Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến. Sau khi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến văn thư tiến hành phân loại văn bản đến. Trước hết là cần phân loại văn bản đến được phép bóc bì và loại không được phép bóc bì. Những loại được phép bóc bì là: Văn bản công văn gửi trực tiếp đến cơ quan và được đăng ký vào sổ công văn đến theo mẫu thống nhất. Loại không được bóc bì là loại ghi đích danh người nhận (lãnh đạo Tổng cục), văn bản mật và đích danh cơ quan trong đơn vị thì cần vào đăng ký và chuyển giao ngay để kịp thời giải quyết Sau khi phân loại văn thư tiến hành bóc bì văn bản, việc bóc bì cần làm một cách cẩn thận tránh việc làm văn bản bị rách do dùng kéo cắt phạm hay văn bản bị dính hồ dán, keo dán khi bóc do không chú ý làm rách văn bản. Đối với những đơn thư của công dân gửi đến thì khi bóc bì xong không được vứt bỏ bì mà cần phài giữ lại bì và kèm vào văn bản (để làm bằng chứng)… Sau khi văn bản được bóc bì cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu văn bản đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản. Mẫu dấu công văn đến: TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ CÔNG VĂN ĐẾNSố:……Ngày… tháng… năm… 2.2.5.3 Đăng ký văn bản đến Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự hiện nay đã áp dụng việc đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý trên máy Vi tính và kết hợp với sổ đăng ký văn bản đến thông thường. Phần mềm do Công ty cổ phần tin học Tân Dân cung cấp và hướng dẫn sử dụng cho cán bộ văn thư Tổng cục. Hình thức vào sổ đúng theo quy định chung, đảm bảo các yếu tố như: Số đến, Ngày đến, Cơ quan gửi công văn đến, Số và ký hiệu công văn, Ngày tháng công văn, Trích yếu nội dung công văn, Lưu hồ sơ số, Nơi nhận, Ký nhận và Ghi chú. Mẫu sổ đăng ký: Ngày đến Số đến Nơi gửi Số và ký hiệu Ngày tháng của văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 20/4 209 BTP 54/NĐ-BTP 19/4 V/v… … 2.2.5.4 Trình văn bản đến. Tất cả văn bản đến sau khi đã được đăng ký, cán bộ văn thư trình cho lãnh đạo Văn phòng (Chánh văn phòng) xem xét văn bản, phê duyệt, xin ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, tích vào những nội dung mà Chánh văn phòng đã phê trên văn bản văn thư sẽ căn cứ vào đó để chuyển giao văn bản cho các đối tượng liên quan, cá nhân có trách nhiệm phân phối và giải quyết văn bản, văn bản thuộc các Vụ có trách nhiệm giải quyết. 2.2.5.5 Sao lưu và chuyển giao văn bản đến. Sao lưu văn bản: Sau khi có ý kiến phân phối của Chánh văn phòng, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký bổ sung thêm vào sổ văn bản đến. Căn cứ vào nơi nhận văn thư sẽ tiến hành photo văn bản đến các cá nhân, các vụ có liên quan để tiến hành chuyển giao giải quyết văn bản. Ví dụ: Nếu trong văn bản có ghi: nơi nhận: - Lãnh đạo Tổng cục; - Vụ giải quyết khiếu nại tố cáo; - Lưu VT… Thì văn thư Tổng cục sẽ tiến hành photo: + 04 bản cho lãnh đạo Tổng cục, gồm 01 Tổng cục trưởng; 03 Phó Tổng cục trưởng (để biết, để báo cáo); + 01 bản cho Vụ trưởng Vụ giải quyết khiếu nại tố cáo (giải quyết vụ việc liên quan); + 01 bản cho Chánh văn phòng (theo dõi giải quyết); + 01 bản lưu tại văn thư. Chuyển giao văn bản đến: Sau khi văn bản đến được làm thủ tục đăng ký vào sổ và sao lưu văn bản, văn thư sẽ tiến hành phân phối, chuyển giao văn bản đến đơn vị có trách nhiệm giải quyết theo thẩm quyền và ý kiến được phê duyệt của Chánh văn phòng. 2.2.5.6 Theo dõi việc giải quyết văn bản Khi chuyển giao văn bản xong cán bộ văn thư cần theo dõi quá trình giải quyết văn bản, cần thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản để công việc trong cơ quan được giải quyết nhanh chóng kịp thời. Công tác quản lý và giải quyết công văn đến của Tổng cục được văn thư thực hiện khá nghiêm túc, đầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước. Tuy nhiêm vẫn còn bộc lộ những thiếu sót cần khắc phục như khi chuyển giao văn bản từ văn thư sang Lãnh đạo, các Vụ nhiều khi không có ký nhận rõ ràng nên gây ra hiện tượng thất lạc văn bản, làm ảnh hưởng đến việc xử lý và giải quyết văn bản bị chậm lại. Việc đăng ký vào sổ văn bản đến còn chậm gây ra sự tồn đọng văn bản, dẫn đến việc chậm chễ trong xử lý văn bản đến. Quá trình kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết văn bản của cán bộ văn thư đối với các Vụ, cá nhân tiếp nhận giải quyết văn bản không được diễn ra thường xuyên, khiến nhiều văn bản còn được giải quyết chậm, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. 2.2.6 Công tác quản lý và giải quyết văn bản mật. Khi tiếp nhận văn bản mật từ cơ quan khác gửi đến văn thư tiến hành đăng ký vào sổ nhanh chóng khẩn trương và chuyển giao ngay lập tức cho Lãnh đạo, Vụ có liên quan giải quyết. Công tác này được làm nhanh chóng và sinh viên thực tập không được quan sát. 2.2.7 Công tác quản lý và sử dụng con dấu. Việc quản lý con dấu tại cơ quan được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu luôn được đặt tại tủ của Văn thư tại cơ quan và được khóa chặt, mỗi khi làm việc đóng dấu xong con dấu được cất ngay để tránh việc bị rơi ảnh hưởng đến con dấu hoặc bị mất… Con dấu không được phép mang ra khỏi phòng làm việc của văn thư. Không xảy ra hiện tượng cán bộ, công chức tự lấy dấu đóng vào văn bản của mình ngay cả khi cán bộ văn thư đang bận rộn. Văn phòng Tổng cục có 02 cán bộ văn thư do vậy khi vắng một trong hai thì sẽ có người làm việc thay do vậy luôn đảm bảo nguyên tắc đóng dấu là chỉ có nhân viên văn thư hoặc người được giao giữu con dấu mới được phép đóng dấu. Con dấu được đóng trùm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ ký về phía bên trái dấu mờ thì đóng lại, không trùm lên dấu cũ. Công tác quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng Tổng cục nhìn chung là đúng quy định của pháp luật. Trước khi đóng dấu, cán bộ văn thư của văn phòng Tổng cục kiểm tra xem văn bản có sai về thể thức, thẩm quyền ký, và những lỗi về chính tả, nếu phát hiện ra sai sót nhân viên văn thư cần báo lại cho chuyên viên, cán bộ, đơn vị soạn thảo sửa lại rồi mới đóng dấu. 2.2.8 Công tác lập hồ sơ. Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong hoạt động của Công tác văn thư và là khâu tiền đề của công tác lưu trữ, khâu lập hồ sơ vào lưu trữ được làm tốt và khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng văn bản sau này. Hồ sơ hiện hành là loại hồ sơ được lập trong quá trình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc. Dựa vào danh mục hồ sơ được chánh văn phòng phê duyệt, cán bộ Văn thư phải thống kê thứ tự hồ sơ, danh mục sẽ được lập thành một hồ sơ riêng. Trong mỗi hồ sơ đều được sắp xếp thứ tự tài liệu theo cơ quan ban hành hoặc tên gọi của văn bản, tài liệu đó. Tùy theo tính chất và nội dung công việc mà mỗi hồ sơ đều phải có các văn bản từ khi bắt đầu nhận văn bản đến các văn bản tổ chức thực hiện, các văn bản nghiệm thu, các văn bản kết thúc. Mỗi năm cơ quan nghiệm thu và lập hồ sơ tất cả các văn bản, xây dựng danh mục và đưa hồ sơ vào kho lưu trữ. Thực tế cho thấy hàng năm Tổng cục Thi hành án dân sự nhận được, ban hành, gửi đi hàng ngàn văn bản. Có rất nhiều văn bản liên quan đến việc giải quyết các vấn đề, công việc của Tổng cục. Theo nguyên tắc, hồ sơ phải được chia thành các loại là hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc để dễ quản lý và sử dụng khi cần thiết. Nhưng thực tế công việc lập hồ sơ tại Tổng cục được cán bộ văn thư làm chưa tốt. Nhưng nhìn chung chất lượng hồ sơ được lựa chọn đúng tiêu chuẩn, bìa được làm bằng bìa cứng và được bao bọc cẩn thận đảm bảo tuổi thọ và thời gian bảo quản được lâu dài. Hồ sơ lập ra đã đảm bảo các yếu tố như: Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; Có giá trị pháp lý và thời hạn bảo đảm; phản ánh được mối quan hệ giữa các văn bản trong quá trình làm hồ sơ. 2.3 Đánh giá về công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục thi hành án dân sự. Qua quá trình thực tập tại Văn phòng của Tổng cục Thi hành án dân sự, em nhận thấy công tác văn thư của Văn phòng Tổng cục đã thực hiện tốt công tác của mình theo đúng quy định của nhà nước. Tuy nhiên cũng có những mặt hạn chế cần khắc phục và giải quyết. Điều đó được thể hiện qua các mặt sau: 2.3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục. Là một cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về công tác Thi hành án dân sự, và nhận thấy được vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của mình. Tổng cục Thi hành án dân sự đã không ngừng nâng cao chất lượng công tác văn thư từ mặt nhân sự đến trang thiết bị phục vụ ngày càng hoàn thiện, góp phần vào việc giải quyết văn bản đi – đến một cách nhanh chóng kịp thời, đúng với quy định của Nhà nước về công tác văn thư. Tổng Cục Thi hành án dân sự là một trong những cơ quan có tiêu chuẩn chặt chẽ về mặt mẫu các loại Văn bản. Trong một năm, Tổng Cục Thi hành án dân sự ban hành các loại văn bản như: Quyết định, Công văn, Kế hoạch, Thông tư, Thông báo, Báo cáo, Giấy mời, Phiếu chuyển đơn, nhưng nhiều nhất vẫn là Phiếu chuyển đơn và Công văn . Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác Văn thư đều được quy định rõ ở những văn bản theo quy định của Nhà nước: Từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Chủ yếu thực hiện theo Thông tư 55 và Nghị định 110 cả về việc sử dụng và bảo quản con dấu lẫn công tác Văn thư và phục vụ khai thác từ các đơn vị, công tác lập hồ sơ được thực hiện tốt. Văn phòng Tổng cục đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác lập hồ sơ, giải quyết văn bản đi – đến (bằng phần mềm). Kết nối mạng Lan, mạng Internet do vậy thông tin về văn bản đi – đến trong ngày luôn được cập nhật và sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện, lãnh đạo có thể trực tiếp nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất tạo điều kiện xử lý, giải quyết công việc được nhanh chóng kịp thời, tạo nên một môi trường làm việc thân thiện. 2.3.2 Những thuận lợi trong công tác văn thư tại Tổng cục. Nhân viên làm văn thư đã hoàn thành tốt nhiệm vụ mà lãnh đạo Tổng cục giao. Tiếp nhận văn bản, vào sổ văn bản đến, văn bản đi kịp thời, đúng quy định, chuyển giao đầy đủ, chính xác đúng với sự phân công của lãnh đạo và thẩm quyền. Bảo quản con dấu chặt chẽ và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật. Giữ đúng nguyên tắc bảo vệ bí mật cho tài liệu và công điện, cung cấp tin tức kịp thời cho chỉ huy và lãnh đạo, đảm bảo thông tin thông suốt. Cán bộ văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản vật tư của cơ quan; Có tình thần trách nhiệm cao trong công việc, có thái độ nhiệt tình, cởi mở, thân thiện với mọi người trong quá trình trao đổi cũng như giao dịch công việc. Hiện nay phòng được trang bị một máy photo coppy một máy Fax, một máy In và hệ thống máy tính được nối mạng Internet cũng như cài đặt chương trình quản lý văn bản điện tử trong việc đăng ký và vào sổ văn bản đi – đến. Đây là một hệ thống trực tuyến, hiện đại, thông minh giúp giải quyết công việc nhanh chóng, thuận lợi và tiện dụng. Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện, cũng như điều kiện làm việc đáp ứng nhu cầu hoạt động của Tổng cục Thi hành án dân sự. Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, Văn thư được trang bị các thiết bị như: giá để tài liệu, tủ và hòm đựng tài liệu, máy điều hòa, máy photocopy, máy fax… 2.3.3 Những khó khăn trong công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục. Bên cạnh những mặt làm được thì công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự vẫn còn bộc lộ những mặt hạn chế cần được nhìn nhận, khắc phục. Về soạn thảo văn bản mặc dù đã có quy định rõ về mặt thể thức song việc soạn thảo văn bản vẫn còn sai về mặt thể thức. Do tâm lý của cán bộ soạn thảo không coi trọng thể thức mà chỉ chú ý đến nội dung. Về quản lý văn bản đi đây là bước hầu như không có sự sai sót, mà lỗi chủ yếu là về thể thức văn bản, khi chuyển giao văn bản văn thư chưa kiểm tra kỹ lưỡng do vậy một vài lỗi văn bản về nội dung và thể thức sẽ không kịp sửa khi ban hành. Về giải quyết văn bản đến, đôi khi văn bản đến sau khi được đăng ký và đóng dấu đến chuyển giao cho Chánh văn phòng xin ý kiến và phê duyệt dôi khi xảy ra việc phê nhầm đơn vị giải quyết văn bản do vậy khi chuyển giao văn bản bị nhầm thẩm quyền giải quyết, gây ra việc chậm trong xử lý giải quyết công việc liên quan đến văn bản… Văn phòng Tổng cục chưa tiến hành xây dựng quy định chung về công tác văn thư mà chỉ áp dụng theo quy tắc chung của Nhà nước. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết văn bản hay mắc lỗi về đường truyền gây ra sự ức chế trong khi làm việc của văn thư, thường xuyên gọi cán bộ lên sửa nhưng vẫn xảy ra hiện tượng đó. Chất lượng của các thiết bị văn phòng cũng là vấn đề cần quan tâm. Máy photo mặc dù là thiết bị mới được nâng cấp nhưng do chất lượng của giấy không đảm bảo nên hay bị tắc giấy trong quá trình photo, in ấn, sao lưu và ban hành văn bản… Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp, Đặc biệt là quá trình lập hồ sơ lưu trữ và bảo quản văn bản chưa được thực hiện đúng theo nguyên tắc. Gây ra tình trạng ùn ứ tài liệu, mất tài liệu… Tóm lại, công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự đã thực hiện khá tốt nhiệm vụ và chức năng của mình. Góp phần quan trọng vào trong quá trình hoạt động của Tổng cục. Còn một số mặt hạn chế, lãnh đạo Tổng cục, cán bộ văn thư cần sửa chữa kịp thời, nhanh chóng để phát huy hết tác dụng của công tác văn thư, chứng minh công tác văn thư là một bộ phận quan trọng, hỗ trợ đắc lực và không thể thiếu trong Tổng cục nói riêng và trong các cơ quan, tổ chức nói chung. CHƯƠNG 3MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ - BỘ TƯ PHÁP 3.1 Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư Xuất phát từ thực trạng công tác Văn thư của Tổng Cục thi hành án dân sự hiện nay và yêu cầu của cải cách hành chính Nhà nước, Em xin kiến nghị một số phương hướng nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư trong thời gian tới. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về công tác soạn thảo Văn bản và ý thức trách nhiệm đối với công tác này. Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư cũng như công tác soạn thảo văn bản trong thời gian gần đây đã có những chuyển biến tích cực nhưng một số nhỏ cán bộ, công chức vẫn chưa nhận thức được đầy đủ về công tác này, coi văn bản soạn thảo không quan trọng thể thức, mà nội dung văn bản mới quan trọng, nên không cần phải học. Để mỗi cán bộ, công chức trong Tổng cục nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn thư cũng như công tác soạn thảo văn bản, ta cần phải thông tin, tuyên truyền về công tác này. Hình thức thông tin, tuyên truyền có thể là tổ chức Hội nghị, hội thảo, tạo đàm hoặc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác Soạn thảo văn bản. Trước mắt, cần phổ biến rộng rãi một số văn bản mới của Nhà nước và cơ quan có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư như: Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; Thông tư số 21/2005/TT- BNV ngày 01/2/2005 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân tỉnh; Thông tư số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; công văn số 425/VTLTNN – NVTƯ ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và các văn bản hướng dẫn lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước... Mở rộng đối tượng để thông tin, tuyên truyền về công tác văn thư, không nên bó hẹp trong số cán bộ văn thư chuyên trách, kiêm nhiệm hay Chánh văn phòng, Phó Văn phòng phụ trách công tác văn thư như hiện nay mà phổ biến đến toàn thể cán bộ, công chức trong Tổng Cục Thi hành án dân sự. 3.2 Một số kiến nghị nhằn nâng cao Công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp 3.2.1 Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư hàng năm. Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước và hội nhập quốc tế thì hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư cần được hoàn thiện kịp thời, đây là cơ sở pháp lý để công tác văn thư được thực hiện thống nhất, có bài bản trong toàn Tổng Cục. Những việc cần triển khai là: 3.2.1.1 Xây dựng quy chế chung của văn phòng Tổng cục về công tác văn thư – Lưu trữ. Việc sớm xây dựng và ban hành quy chế chung về công tác văn thư, lưu trữ góp phần cụ thể hóa Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư. Cụ thể là: Sớm ban hành Quy chế về công tác Văn thư, lưu trữ của Tổng Cục Thi hành án. Hướng dẫn lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến; quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng Cục. Phối hợp với Trung tâm Tin học hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư; áp dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; các Quy trình giải quyết công tác theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 về công tác văn thư. 3.2.1.2 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư Để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng thì việc đầu tư để nâng cấp cơ sở vật chất cho công tác văn thư đã được tăng cường, cụ thể là: Đối với nơi làm việc thì Phòng làm việc phải được bổ trí ở nơi thuận lợi cho giao tiếp và được trang bị đầy đủ bàn ghế, giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn để bảo quản tài liệu, máy tính, máy Fax, máy photo và danh sách các cơ quan thường xuyên liên hệ, các văn phòng phẩm, nhất là giấy, mực chất lượng cao để in những văn bản quan trọng. Có như vậy, những tài liệu này được lựa chọn giữ lại bảo quản mới không bị rách, hỏng theo thời gian. Trong phòng làm việc, các trang thiết bị, văn phòng phẩm được bố trí hợp lý để dễ sử dụng, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy khi cần. 3.2.2 Một số Kiến nghị khác Để công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng Tổng Cục đi vào nề nếp, nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác này nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nhiệm vụ cải cách hành chính. Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhất là lãnh đạo về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tạo mọi điều kiện để cán bộ văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ. Sớm ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng Cục để đưa công tác này đi vào nề nếp, nhằm thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ, thiết lập cơ chế, biện pháp kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả công văn đi, đến để có sự phân công giải quyết hợp lý, đồng thời sớm phát hiện và xử lý các sai sót về thể thức, nội dung và thẩm quyền ban hành văn bản. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ hiện hành cho cán bộ, chuyên viên trong Tổng Cục, khắc phục tình trạng quản lý hồ sơ, tài liệu lỏng lẻo như hiện nay. Lãnh đạo Tổng Cục, lãnh đạo văn phòng Tổng cục cần quan tâm hơn nữa đến đời sống của cán bộ, trong công việc thì cần chỉ đạo nhiệt tình với tình thần cầu tiến là chính, cần động viên và tạo không khí thoải mái để nhân viên có nghị lực phấn đấu. Nghiên cứu đề xuất các chế độ đãi ngộ như phụ cấp độc hại, bồi dưỡng sức khỏe, bảo hộ lao động cho những người làm công tác văn thư, Lưu trữ. Xây dựng cho các cán bộ một chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh đó phải tạo thời gian cơ hội cho các nhân viên, ngoài công việc cũng phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, các buổi giao lưu về nghiệp vụ với các đơn vị thuộc Bộ. Bố trí phòng làm việc một cách khoa học hơn, Lãnh đạo văn phòng phải gần các phòng để tiện theo dõi, kiểm tra và giao dịch. Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp hơn nữa, từ cách ứng xử giữa nhân viên trong phòng với nhau, giữa các cán bộ trong cơ quan và khách từ ngoài cơ quan, từ các đơn vị thuộc Bộ, chính quan hệ giao tiếp ứng xử có văn hóa tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh và luôn hỗ trợ nhau trong công việc. Cần phải thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức đi công tác học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên ngoài về áp dụng cho cơ quan mình nếu thấy phù hợp. Việc cử cán bộ ra ngoài tập huấn vừa nâng cao trình độ cho bản thân, vừa mang kiến thức về giúp đỡ các cán bộ khác của cơ quan. Đây là chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm được công đào tạo lại mang hiệu quả cao. Thiết chặt hơn nữa thời gian làm việc tại cơ quan, tránh tình trạng đi muộn về sớm với nhiều lý do khác nhau. Cần có một phần mềm hiện đại hơn để phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn và tính chính xác chính xác cao, tránh tình trạng như hiện nay phần mềm thường xuyên có vấn đề (về đường truyền, tốc độ xử lý...) Tăng cường hơn nữa công tác giao nộp tài liệu, không được xảy ra tình trạng vượt quy trình. Làm công tác tư tưởng ngay từ trên xuống dưới, làm việc không được mạng tính cá nhân mà phải vì lợi ích chung của cơ quan. Là cơ quan hoạt động ngành Tư pháp vì thế công việc tương đối lớn và cần giải quyết nhanh kịp thời, chính vì thế cần có một quy trình hợp lý, để có sự hỗ trợ, bổ sung cho nhau kịp thời. Tăng cường sự kiểm tra, rà soát và tình hình hoạt động của Văn phòng Tổng Cục tránh tình trạng tồn đọng văn bản hoặc thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua. Lưu trữ Tổng Cục có vai trò quan trọng trong hoạt động của Văn phòng, nó lưu giữ toàn bộ tài liệu của cả Tổng cục, vì thế cần đầu tư một cách thỏa đáng, nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng Cục và của Văn phòng Tổng Cục. KẾT LUẬN Đảng và Nhà nước việc cải cách hành chính đang được đẩy lên hàng đầu, trong đó việc cải cách thủ tục hành chính là khâu vô cùng quan trọng. Vấn đề thủ tục hành chính được cải cách thì công tác giải quyết, xử lý và quản lý văn bản sẽ bớt rườm rà và bất cập. Công tác văn thư có vai trò quan trọng trong các tổ chức, cơ quan, đơn vị. Hoạt động này góp phần đảm bảo cung cấp thông tin một cách có hệ thống, thông suốt, nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác lãnh đạo. Văn thư là một yếu tố quan trọng chiếm phần lớn trong nội dung của hoạt động văn phòng trong bất cứ một cơ quan, đơn vị nào, dù là cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức xã hội. Vì vậy văn thư là một hoạt động không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức và hoạt động của mọi cơ quan trên mọi lĩnh vực. Trong thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự đã giúp em nhận thức được sự cần thiết của công tác văn phòng trong cơ quan. Đồng thời cũng giúp em nhận thức được vị trí, vai trò của quan trọng không thể thiếu của công tác văn thư trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư tại Tổng cục được thực hiện một cách khoa học, hiệu quả góp phần vào giải quyết công việc được nhanh chóng chính xác. Bộ máy lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên chức luôn nhiệt tình sáng tạo năng động trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng được yêu cầu đặt ra về nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức. Ứng dụng phương tiện thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ thông tin trong thực hiện công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư nâng cao chất lượng công tác văn thư chính xác kịp thời và đảm bảo bí mật. Qua việc nghiên cứu tìm hiểu chuyên đề và thực tập tại cơ quan đã giúp em tìm hiểu sâu hơn về công tác văn thư và vận dụng những lý thuyết vào thực tế, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Đưa ra một số kiến nghị với mong muốn góp một phần nhỏ bé vào việc nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự. Tuy thời gian không nhiều, trong quá trình thực tập và nghiên cứu vẫn mắc phải những thiếu sót song với sự cố gắng của bản thân cũng như sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn Thạc sỹ Nguyễn Thị Hồng, cùng với sự chỉ bảo của cán bộ, nhân viên trong văn phòng Tổng cục. Em mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô để em có thể hoàn thiện tốt hơn nữa khóa luận này./. Em xin chân thành cảm ơn./. Hà Nội, ngày 8 tháng 05 năm 2010 Sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 2. Nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. 3. Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 4. Thông tư 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 cảu Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND tỉnh. 5. Giáo trình Hành chính văn phòng các cơ quan Nhà nước – Học viện hành chính Quốc gia. 6. Giáo trình Nghiệp vụ hành chính văn phòng – Nhà xuất bản Tổng hợp Tp-HCM... 7. Công văn 425/VTLTNN - NVTW V/v Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ngày 18 tháng 7 năm 2005 Và một số tài liệu trên mạng Internet, và tài liệu sách báo khác... NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN