Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm

ch sử dụng quỹ tiền lương. Trong quỹ lương bao gồm: - Lương cơ bản: Được xác định dựa vào hệ số lương và mức lương tối thiểu Nhà nước quy định đến thời điểm tháng 3 vẫn là 830.000 đồng (Từ 01/05/2012 mức lương tối thiểu sẽ tăng lên là 1.050.000) Lcb = Hệ số lương x 830.000 Quỹ lương cơ bản còn dùng để chi trả cho lương nghỉ phép: Lương nghỉ phép được tính bằng 100% LCB của người lao động. Công nhân hợp đồng, nhân viên hành chính nhân sự có 14 ngày nghỉ 1 năm. Người lao động cứ làm việc 5 năm liền thì có thêm 1 ngày nghỉ, làm việc 10 năm liền thì có thêm 2 ngày nghỉ phép… +Chế độ ốm đau: 1 công ốm được tính bằng 75% LCB. Người lao động bị tai nạn lao động trong quá trình lao động tại Công ty không còn khả năng lao động thì được hưởng 100% LCB tới khi về hưu. + Chế độ thai sản: Đối với công nhân trực tiếp sản xuất: Sau khi sinh được nghỉ 5 tháng hưởng 100% LCB. Đối với nhân viên hành chính sự nghiệp: Sau khi sinh được nghỉ 4 tháng hưởng 100% LCB. +Tiền lương vào ngày nghỉ lễ, tết: được tính bằng 100% LCB ngày. Nếu CBCNV đi làm vào ngày này thì 1 công làm được tính bằng 1 công lễ, 1 công thời gian và 1 công khoán đối với công nhân trực tiếp sản xuất và 1 công thời gian đối với nhân viên hành chính sự nghiệp. - Phụ cấp: là số tiền phải trả cho người lao động như phụ cấp trách nhiệm, công ty chưa áp dụng các khoản phụ cấp như: phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp đồng phục… Phân phối quỹ tiền lương: Phòng kế toán tài chính là phòng quản lý toàn diện quỹ tiền lương của Công ty. Một tháng Công ty thanh toán lương làm 2 lần cho người lao động. Công ty thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên làm 2 kỳ. + Kỳ 1 tạm ứng lương vào ngày 26 hàng tháng: Căn cứ vào quyết định của Giám đốc kế toán tiền lương tiến hành trả tiền tạm ứng cho công nhân viên theo công thức: Lương tạm ứng = 65% x Tổng quỹ lương cơ bản của Công ty. Căn cứ vào số tiền thanh toán tạm ứng kế toán tiến hành lập phiếu chi, căn cứ vào phiếu chi, các bảng thanh toán tạm ứng của tổ, phòng ban thủ quỹ tiến hành chi. + Kỳ 2 thanh toán lương vào đầu những ngày đầu tháng sau kể từ ngày 5 đến ngày 15 tháng sau: Căn cứ vào bảng lương tháng của từng đội, từng bộ phận, kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương sẽ tổng hợp theo từng bộ phận, sau khi được sự đồng ý của kế toán trưởng, Giám đốc sẽ chuyển bảng tổng hợp cho kế toán thanh toán để lập phiếu chi. Số tiền kỳ 2 được xác định: Số tiền được lĩnh Kỳ 2 = Tổng số tiền lương phải trả - Số tiền CBCNV đó tạm ứng - Số tiền các khoản phải trừ vào lương Quỹ thưởng: Được lập nhằm mục đích đưa công tác thi đua, khen thưởng trở thành một động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, động viên khuyến khích CBCNV phát huy tinh thần sáng tạo, khắc phục khó khăn, hoàn thiện nhiệm vụ được giao. Nhưng quỹ thưởng chưa được công ty quan tâm nhiều nên chưa phát huy được vai trò của nó. Quỹ công đoàn: Công ty trích lập 2 % tính vào chi phí trong đó: 1% nộp lên cấp trên; 1% còn lại để chi cho các hoạt động phục vụ CBCNV trong Công ty như: Chi hiếu, hỷ, ma chay, ốm đau (CBCNV nghỉ quá 3 công ốm trở lên thì Công ty sẽ cử người đến thăm và có hỗ trợ về mặt kinh tế). Số tiền còn lại chi thăm quan nghỉ mát, bồi dưỡng. Quỹ phúc lợi: 40% của lợi nhuận đạt được trong năm, sau khi đã nộp thuế cho Nhà nước và trích lập các quỹ, được sử dụng cho hoạt động tình nghĩa, ủng hộ và các hoạt động phúc lợi của Công ty: Tổ chức ngày Tết thiếu nhi, tết trung thu cho con em CBCNV trong Công ty. 2.2.1.2. Các hình thức trả lương và các khoản thanh toán khác với người lao động a. Các hình thức trả lương tại Công ty: Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm áp dụng hình thức trả lương theo thời gian kết hợp trả lương theo sản phẩm. Với hình thức trả lương theo thời gian: Đây là hình thức áp dụng cho lao động gián tiếp của Công ty là chủ yếu. Từ tiền lương cơ bản của từng người lao động và dựa vào bảng chấm công, các khoản phụ cấp, phòng kế toán tính ra số tiền thực tế nhận được của nhân viên trong công ty. Ngày công thực tế theo quy định là 8 giờ. Công ty hiện đang làm việc 26 ngày trong 1 tháng. Trong đó: TL: tiền lương NCcđ: ngày công chế độ NCtt: ngày công thực tế PC: phụ cấp lương LCB: lương cơ bản Hcb: Hệ số lương cấp bậc Các khoản phụ cấp lương: + Phụ cấp chức vụ lãnh đạo: Phụ cấp chức vụ lãnh đạo 1 người/ 1 tháng = Mức lương cơ bản x Hệ số phụ cấp chức vụ + Phụ cấp trách nhiệm: Phụ cấp trách nhiệm = Mức lương cơ bản x Hệ số phụ cấp trách nhiệm Hệ số phụ cấp trách nhiệm mà công ty quy định: + Trưởng phòng là 0,8. + Phó phòng là 0,5. + Nhân viên kỹ thuật công trường là 0,3. Ví dụ: Từ bảng chấm công của phòng kỹ thuật (Phụ lục 09: bảng 2.5), bảng thanh toán lương phòng kỹ thuật (Phụ lục10:bảng 2.6) ta tính lương của ông Nguyễn Tuấn Anh phó phòng kỹ thuật với số ngày công là 25, hệ số cấp bậc: 2,34; hệ số trách nhiệm: 0,5 như sau: LCB = HSL x 830.000 = 2,34 x 830.000 = 1.942.200 Lương thời gian = HSL x 830.000 x Số công 26 Lương thời gian = 2,34 x 830.000 x 25 = 1.867.500 26 Phụ cấp trách nhiệm của ông Tuấn Anh là: 2,34 x 830.000 x 0,5 = 971.100 đồng Vậy tổng số tiền lương tháng 3 năm 2012 của Ông Tuấn Anh là: 1.867.500 + 971.100 = 2.838.600 đồng Công ty thanh toán lương 2 lần: + Lần 1: tạm ứng kỳ 1 tháng 3 là: 500.000 đồng (Phụ lục 11: bảng 2.7) + Lần 2: thanh toán số tiền còn lại tháng 3 Các khoản trích trừ vào lương là: 1.942.200 x 9,5% = 184.509 đồng (Phụ lục 10: bảng 2.6) (9,5% có : BHXH 7%, BHYT 1,5%, BHTN 1%) Vậy tổng số tiền lương kỳ 2 của Ông Tuấn Anh là: 2.838.600 – 500.000 -184.509 = 2.154.091 đ (Phụ lục 10: bảng 2.6) Lương của những nhân viên khác trong phòng kỹ thuật và các phòng ban khác ta cũng tính tương tự. Với hình thức thanh toán lương theo sản phẩm: Dùng chi trả cho công nhân trực tiếp sản xuất nên Công ty áp dụng theo quy định về đơn giá tiền lương sản phẩm. Tiền lương sản phẩm = Khối lượng sản phẩm hoàn thành x Đơn giá tiền lương sản phẩm Đối với công nhân trực tiếp sản xuất tại công trường: Căn cứ vào khối lượng hoàn thành trong tháng trên hợp đông giao khoán cho các tổ, đội, cán bộ định mức tiền lương sản xuất áp đơn giá tiền lương cho từng khối lượng công việc hoàn thành. Hàng tháng khi có khối lượng hoàn thành trên hợp đồng làm khoán đã được kỹ thuật xác nhận và định mức áp đơn giá đồng thời kèm theo bảng chấm công của từng công nhân theo mức độ công việc của họ. Kế toán tiền lương tính lương cho cả đội và chia cho từng người theo số công. Ví dụ: Căn cứ hợp đồng làm khoán đội xây dựng số 1 (Phụ lục 05: bảng 2.1) công trình Nhà văn hóa Mao Lại và bảng chấm công đội xây dựng số 1 (Phụ lục 06: bảng 2.2), kế toán tiền lương tiến hành tính lương cho đội theo trình tự sau: Tổng số tiền trong hợp đồng giao khoán công trình Nhà văn hóa Mao Lại là 41.830.000 đ (Phụ lục 05: bảng 2.1) và theo bảng chấm công (Phụ lục06: bảng 2.2) ta thấy có 505 công. Vậy đơn giá tiền lương một công là : = 82.832 (đồng) + Trong tháng 3 năm 2012 ông Nguyễn Văn Vinh - Chủ nhiệm công trình làm được 23 công. Vậy tiền lương của ông Vinh là: 82.832 đ/ngày công x 23 = 1.905.136 đồng Ông Vinh được hưởng phụ cấp trách nhiệm là: 5% tổng số tiền Công ty khoán trong 1 tháng. Vậy Số tiền phụ cấp Ông Vinh có là: 41.830.000 x 5% = 2.091.500 đồng Vậy Tổng số tiền lương của Ông Vinh là: 1.905.136 + 2.091.500 = 3.996.636 đồng Công ty thanh toán lương 2 lần: + Lần 1: tạm ứng kỳ 1 tháng 3 là: 500.000 đồng (Phụ lục 08: bảng 2.4) + Lần 2: thanh toán số tiền còn lại tháng 3 Các khoản trích trừ vào lương là: 1.905.136 x 9,5% = 180.988 đồng (Phụ lục 07: bảng 2.3) 9,5% có : BHXH: 7%; BHYT: 1,5%; BHTN: 1%. Vậy tiền lương thực lĩnh lần 2 của ông Vinh là: 3.996.636 – 500.000 - 180.988 = 3.315.648 (Phụ lục 07: bảng 2.3) + Anh Nguyễn Thanh Tùng là công nhân trong tháng 3 làm được 28 công (Phụ lục bảng 2.2) 82.832 đ/ngày công x 28 công = 2.319.296 (đồng) Công ty thanh toán lương 2 lần: + Lần 1: tạm ứng kỳ 1 tháng 3 là: 400.000 đồng (Phụ lục 08: bảng 2.4) + Lần 2: thanh toán số tiền còn lại tháng 3 Trừ các khoản trích theo lương của anh Nguyễn Thanh Tùng là: 2.319.296 x 9,5% = 220.333 (đồng) (Phụ lục 07: bảng 2.3) 9,5% có : BHXH: 7%; BHYT: 1,5%; BHTN: 1%. Vậy lương thực lĩnh lần 2 của anh Nguyễn Thanh Tùng là: 2.319.296 – 400.000 – 220.333= 1.698.963 (Phụ lục 07: bảng 2.3) Những công nhân khác ta cũng tính tương tự như vậy. b. Phương pháp xác định BHXH: Hàng tháng công ty nộp BHXH cho cơ quan BHXH tỉnh Bắc Ninh đồng thời làm thủ tục thanh toán cho từng công nhân viên trong tháng với chứng từ hợp lệ để cấp tiền thanh toán BHXH cho công nhân viên của Công ty. Sau khi tổng hợp tất cả phiếu nghỉ hưởng BHXH của công nhân viên trong Công ty kế toán lập bảng thanh toán gửi lên BHXH tỉnh Bắc Ninh. Việc tính trả BHXH cho công nhân viên được căn cứ vào Nghị định 43/CP ngày 22/06/1996 của chính phủ và theo luật BHXH. Khi công nhân viên trong thời gian công ty nghỉ việc ốm đâu, thai sản tai nạn lao động…thì công ty sử dụng phiếu nghỉ hưởng BHXH tuỳ thuộc vào thời gian nghỉ mà công ty có thể cho hưởng lượng hoặc được hưởng các quyền lợi về bảo hiểm. Tiền lương của người lao động trong những ngày nghỉ thai sản, tai nạn lao động được hưởng 100% lương cơ bản. Việc tính trả BHXH như sau: Trợ cấp BHXH = Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ ốm x 100% x số ngày nghỉ 26 ngày Nếu người lao động nghỉ ốm, nghỉ con ốm được lương 75% lương cơ bản. Việc tính trả BHXH như sau: Trợ cấp BHXH = Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ ốm x 75% x số ngày nghỉ 26 ngày Lao động thuê ngoài của doanh nghiệp đều thuê dưới 3 tháng nên không đóng bảo hiểm. Ví dụ: Chị Bùi Thuỳ Linh – Nhân viên phòng kỹ thuật tháng 3/2012 có 03 ngày nghỉ ốm có giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH (Phụ lục14: bảng 2.10), với hệ số lương 1,8 mức lương hưởng BHXH 75% . Vậy lương nghỉ ốm hưởng BHXH của chị Bùi Thùy Linh: (1,8 x 830.000 /26 ) x 3 x 75% = 129.288 đồng Trong tháng 3/2012 còn có một số những những nhân viên nghỉ được hưởng lương BHXH như sau: ( Phụ lục 16: bảng 2.12). + Nhân viên Lê Thị Hồng làm ở phòng kế toán có con ốm nghỉ 3 ngày từ ngày 13/03/2012 đến ngày 15/03/2012. Lương BHXH nv Hồng = ( 2,34 x 830.000 /26) x 3 x 57%= 168.075 đồng. + Nhân viên Vũ Đình Hưởng nhân viên phòng hành chính nhân sự nghỉ ốm 4 ngày từ ngày 6/03/2012 đến ngày 10/03/2012. Lương BHXH nv Hưởng = (2,34 x 830.000/26) x 4 x 75% = 244.100 đồng. c.Thuế thu nhập cá nhân (TTNCN): Công ty tính TTNCN theo quy định của Nhà nước. Những quy định mới về mức khởi điểm chịu thuế, đối tượng nộp thuế, biểu thuế và thu nhập tính thuế luôn được Công ty cập nhật thường xuyên. Đối với CBCNV làm việc trong công ty đã ký hợp đồng lao động và có bảng lương . TTNCN được tính theo biểu lũy tiến của nghị định 147. + Bậc 1: 4 triệu đồng / tháng 0% + Bậc 2: Trên 4 – 6 triệu đồng/ tháng: 5% + Bậc 3: trên 6 – 9 triệu đồng/ tháng: 10% + Bậc 4: trên 9 – 14 triệu đồng /tháng: 15% + Bậc 5: trên 14 – 24 triệu đồng/tháng: 20% + Bậc 6: trên 24 – 44 triệu đồng/tháng: 25% + Bậc 7: trên 44 – 84 triệu đồng/tháng: 30% + Bậc 8: trên 84 triệu đồng/tháng: 35% Mỗi cán bộ công nhân viên trong công ty nếu thuộc diện phải nộp TTNCN thì đều phải làm tờ khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân và giảm trừ gia cảnh, để làm căn cứ cho kế toán tính mức chịu thuế của CBCNV trong Công ty. d. Các khoản khác: - Bồi thường vật chất: Khi cán bộ công nhân viên làm hư hại đến tài sản của Công ty thì giá trị thiệt hại sẽ trừ trực tiếp vào lương của người lao động theo % giá trị của tài sản đó. - Tạm ứng: Các khoản CBCNV tạm ứng tiền lương vì lý do công việc, mà chưa sử dụng hết hoặc tạm ứng tiền lương tháng sẽ được khấu trừ trực tiếp vào tiền lương. Tiền điện, nước, thuê nhà, giữ trẻ do Công ty trả thay người lao động. 2.2.2. Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng Bảng chấm công (Phụ lục06: bảng 2.2 và phụ lục 09:bảng 2.5): Để tiện theo dõi từng đối tượng lao động, Công ty sử dụng bảng chấm công cá nhân cho từng công nhân trong các tổ đội sản xuất. Đây là chứng từ phản ánh thời gian làm việc thực tế và thời gian ngừng nghỉ của từng công nhân. Ngoài ra còn có bảng chấm công chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng người lao động. Công ty phải sử dụng cả hai bảng chấm công này vì do đặc thù của công ty xây dựng nên lao động trong công ty thường có sự thay đổi từ công trình này sang công trình khác. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động làm căn cứ để tính lương cho công nhân. Còn các phòng ban gián tiếp thì chỉ sử dụng bảng chấm công chung. Trong trường hợp người công nhân thay đổi chỗ làm việc trong tháng (từ đội này sang đội khác) theo yêu cầu của công việc thì ngày công thực tế làm của tháng đó sẽ được tính căn cứ vào bảng chấm công cá nhân, nhưng những ngày công này phải có xác nhận của hai phụ trách bộ phận sử dụng lao động. Hợp đồng giao khoán (Phụ lục 05: bảng 2.1): Bên cạch việc sử dụng các bảng chấm công Công ty còn sử dụng thêm hợp đồng giao khoán cho từng đội sản xuất. Hợp đồng giao khoán này được lập hàng tháng giữa phòng kế hoạch và các đội trưởng. Đây chính là căn cứ để hạch toán kết quả lao động hàng tháng. Bảng thanh toán tiền lương (phụ lục 07:bảng 2.3 và phụ lục 10: bảng 2.6): Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động làm việc trong đơn vị đồng thời làm căn cứ để thống kê tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận tương ứng với bảng chấm công. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Phụ lục14: bảng 2.10): Khi công nhân viên trong thời gian nghỉ việc ốm đau, thai sản, tai nạn…thì Công ty sử dụng phiếu nghỉ hưởng BHXH tùy thuộc vào thời gian nghỉ mà Công ty có thể cho hưởng lương hoặc hưởng các quyên lợi về bảo hiểm.. Giấy tạm ứng tiền, phiếu chi (Phụ lục08: bảng 2.4, phụ lục11: bảng 2.7, phụ lục 12:bảng 2.8, phụ lục13: bảng 2.9): Khi công ty tạm ứng tiền lương đợt 1 và thanh toán nốt tiền lương đợt 2 kế toán sẽ lập phiếu chi. Ngoài ra Công ty còn sử dụng: Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (Phụ lục 15: bảng 2.11), Bảng thanh toán BHXH toàn Công ty (Phụ lục16: bảng 2.12), Bảng thanh toán lương toán công ty (Phụ lục 18: bảng 2.14), Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Phụ lục 19: bảng 2.15). Trình tự luân chuyển chứng từ: Với lương khoán sản phẩm: Ban đầu, phòng kế hoạch của Công ty giao khoán sản phẩm cho các đội trực tiếp thi công một khối lượng công trình cần hoàn thành trong thời gian nhất định bằng Hợp đồng giao khoán (Phụ lục 05:bảng 2.1). Các tổ sẽ căn cứ vào khả năng của công nhân để xác định lượng công việc sẽ hoàn thành trong thời gian mà Công ty giao. Người công nhân tự chấm công lao động cho mình và các đội trưởng, chủ công trình theo dõi việc chấm công này bằng việc ký xác nhận vào bảng chấm công đó. Ngoài ra còn có bảng chấm công chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng người lao động. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động của công nhân: : Bảng chấm công đội xây dựng số 1 (Phụ lục 06: bảng 2.2). Căn cứ vào hợp đồng giao khoán cho từng hạng mục công trình và bảng chấm công ta tính được đơn giá một ngày công, từ đó xác định lương của từng công nhân kết hợp với Bảng tạm ứng lương của tổ xây dựng (Phụ lục 08: bảng 2.4) từ đó kế toán lập bảng thanh toán tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương đội xây dựng số 1 (Phụ lục 07: bảng 2.3). Bảng này được chuyển lên HĐTVTL xét duyệt, sau đó chuyển xuống phòng kế toán – tài chính để thanh toán vào kỳ thanh toán mà công ty quy định. Với lương thời gian: Hằng ngày, phụ trách bộ phận hoặc ngươi được ủy quyền sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công ngày cho từng người, ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ với lý do cụ thể của mỗi người. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công (Phụ lục 09: bảng2.5) và tiến hành tổng hợp lương từng người, chuyển bảng chấm công về phòng KTTC để tiến hành kiểm tra, tình lương phải trả kết hợp với Bảng tạm ứng lương (Phụ lục 11: bảng 2.7), lập Bảng thanh toán tiền lương (Phụ lục 10: bảng 2.6). Sau khi được xét duyệt sẽ được chuyển xuống phòng KTTC để thanh toán lương cho nhân viên. Từ bảng thanh toán tiền lương khoán sản phẩm của các đội xây dựng và bảng thanh toán tiền lương thời gian của các phòng ban kế toán sẽ lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn Công ty (Phụ lục 18: bảng 2.14). Công ty thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng lương vào ngày 26 hàng tháng. Kỳ 2 thanh toán lương vào đầu những ngày đầu tháng sau kể từ ngày 5 đến ngày 10 tháng sau. Kỳ tạm ứng lương: Căn cứ vào quyết định của Giám đốc kế toán tiền lương tiến hành trả tiền tạm ứng cho công nhân viên. Căn cứ vào số tiền thanh toán tạm ứng kế toán tiến hành lập Phiếu chi (Phụ lục12: bảng 2.8), căn cứ vào Phiếu chi, các bảng thanh toán tạm ứng của tổ, phòng ban thủ quỹ tiến hành chi. Thanh toán lương kỳ 2: Căn cứ vào bảng lương tháng của từng đội, từng bộ phận, kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương sẽ tổng hợp theo từng bộ phận, sau khi được sự đồng ý của kế toán trưởng, Giám đốc sẽ chuyển bảng tổng hợp cho kế toán thanh toán để lập Phiếu chi (Phụ lục13: bảng 2.9). Căn cứ vào Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH (Phụ lục 14: bảng 2.10) của nhân viên kế toán sẽ tính được số lương được hưởng BHXH của nhân viên kết hợp với Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (Phụ lục15: bảng 2.11) từ đó lập Bảng thanh toán BHXH của toàn Công ty (Phụ lục 16: bảng 2.12), sau khi được xét duyệt kế toán sẽ lập Phiếu chi lương hưởng BHXH (Phụ lục17: bảng 2.13) để chi trả lương hưởng BHXH cho nhân viên. 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng Để phản ánh tình hình thanh toán tiền lương của nhân viên trong Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm kế toán sử dụng tài khoản sau: Tài khoản 334: “ Phải trả người lao động” Với TK 334 Công ty sử dụng 2 TK cấp 2: + TK 3341: Phải trả công nhân viên +TK 3342: Phải trả người lao động khác. Tài khoản 338 : “phải trả phải nộp khác” Công ty sử dụng các TK chi tiết của TK 338: 3382:KPCĐ 3383: BHXH 3384: BHYT 3389: BHTN Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK622, TK627, TK 642, 111,112… 2.2.2.3. Trình tự hạch toán Sau khi tiến hành tính toán các khoản phải trả cho người lao động và phân bổ cho các đối tượng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán hạch toán như sau. Kế toán tiền lương: Khi chi tiền tạm ứng lương kỳ 1 vào ngày 26 hàng tháng, kế toán thanh toán lập phiếu chi trả tiền tạm ứng cho công nhân viên và căn cứ vào phiếu chi kế toán vào sổ chi tiết TK 3341 và nhật ký chung. (Phụ lục 12: bảng 2.8) Nợ TK 334 (3341): 45.100.000 Có TK 111: 45.100.000 Sau khi tiến hành tính toán tiền lương phải trả cho công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương – BHXH kế toán vào sổ chi tiết TK 3341, TK 3342 và sổ nhật ký chung. (Phụ lục 19: bảng 2.15) + Lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất nhóm 1 (CN trong danh sách của doanh nghiệp) Nợ TK 622: 97.141.800 Có TK 334 (3341): 97.141.800 + Lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất nhóm 2 (CN thuê ngoài) Nợ TK 622: 27.985.000 Có TK 334 (3342): 27.985.000 + Lương trả cho cán bộ quản lý sản xuất. Nợ TK 627 (6271): 25.920.900 Có TK 334 (3341): 25.920.900 + Lương trả cán bộ quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642(6421): 32.882.940 Có TK 334(3341): 32.882.940 Khi trả lương cho người lao động vào tháng 15/04/ 2012, kế toán căn cứ vào phiếu chi lương kỳ 2 (Phụ lục13: bảng 2.9) và Bảng tổng hợp tiền lương toàn Công ty (Phụ lục18: bảng 2.14). + Đối với người lao động trong danh sách của doanh nghiệp Nợ TK 334 (3341): 97.983.229 Có TK 111: 97.983.229 + Đối với người lao động thuê ngoài Nợ TK 334 (3342): 27.985.000 Có TK 111: 27.985.000 Kế toán các khoản trích theo lương: Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH kế toán vào sổ chi tiết TK 3341, 3383,3384,3389 và sổ nhật ký chung. 24% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh (Trong đó: 2% KPCĐ trích theo lương phải trả, 17% BHXH trích theo lương cấp bậc, 3% BHYT trích theo lương cấp bậc, 1% BHTN trích theo lương cấp bậc). (Phụ lục19: bảng 2.15) Nợ TK 622: 21.371.196 Nợ TK 627: 4.408.794 Nợ TK 642: 5.771.621 Có TK 338: 31.551.611 3382: 3.118.913 3383: 23.016.946 3384: 4.061.814 3389: 1.353.938 Trích BHXH 7%, BHYT 1,5%, BHTN 1% trừ vào lương. (Phụ lục 19: bảng 2.15) Nợ TK 334 (3341): 12.862.411 Có TK 338: 12.862.411 338(3383): 9.477.566 338(3384): 2.030.907 338(3389): 1.353.938 Khi cơ quan bảo hiểm chuyển tiền gửi ngân hàng cho Công ty để chi trả trợ cấp BHXH cho CNV (theo số thực tế thanh toán) căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán vào sổ chi tiết TK 3383 và sổ nhật ký chung. Dựa vào bảng thanh toán BHXH toàn Công ty (Phụ lục16: bảng 2.12) Nợ TK 112: 541.463 Có TK 338(3383): 541.463 Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH (Phụ lục 16: bảng 2.12) và phiếu chi lương hưởng BHXH (Phụ lục 17: bảng 2.13) kế toán hạch toán số tiền thanh toán nghỉ hưởng BHXH cho toàn công ty: Nợ TK 338(3383): 541.463 Có TK 111: 541.463 Khi nộp KPCĐ (1%), BHXH (24%), BHYT (4,5%), BHTN (2%) cho các cơ quan quản lý bằng chuyển khoản, căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng kế toán vào sổ chi tiết TK 3382, 3383, 3384, 3389 và sổ nhật ký chung: + Nộp 4,5 % BHYT (Phụ lục 19: bảng 2.15) Nợ TK338(3384): 6.092.721 Có TK 112: 6.092.721 + Nộp 24% BHXH trong đó có 7% người lao động đóng. (Phụ lục 19: bảng 2.15) Nợ TK 338(3383): 32.494.512 Có TK112: 32.494.512 + Nộp 1% KPCĐ, 1% còn lại Doanh nghiệp giữ để chi hoạt động công đoàn (Phụ lục 19: bảng 2.15) Nợ TK 338(3382): 1.559.456 Có TK 112: 1.559.456 + Nộp BHTN 2% trong đó người lao động đóng 1% (Phụ lục 19: bảng 2.15) Nợ TK 338(3389): 2.707.876 Có TK 112: 2.707.876 2.2.2.3. Sổ kế toán Trong hình thức kế toán nhật ký chung mà Công ty đang sử dụng, kế toán tiền lương sử dụng các sổ: Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 20: bảng 2.16), Sổ chi tiết TK 3341 (Phụ lục 21: bảng 2.17), Sổ chi tiết TK 3342 (Phụ lục 22: 2.18), Sổ chi tiết TK 3382 (Phụ lục 23: bảng 2.19), Sổ chi tiết TK 3383 (Phụ lục 24: bảng 2.20), Sổ chi tiết TK 3384 (Phụ lục 25: bảng 2.21), Sổ chi tiết TK 3389 (Phụ lục 26: bảng 2.22), Sổ Cái TK 334 (Phụ lục27: bảng 2.23), Sổ Cái TK 338 (Phụ lục 28: bảng 2.24), sổ nhật ký thu tiền, chi tiền mặt, tiền gửi… Trình tự ghi sổ: Hàng ngày ghi các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới các khoản thanh toán với người lao động vào sổ Nhật ký chung (phụ lục 20: bảng 2.16), sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật lý chung để ghi vào Sổ Cái TK334 (phụ lục27: bảng 2.23), Sổ Cái TK 338 (Phụ lục 28:bảng 2.24), đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ chi tiết TK 3341, TK 3342, TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3389. CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI MAI LÂM. 3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế công tác kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm em đã rút ra một số nhận xét sau: 3.1.1. Những kết quả đạt được (1)Về công tác tổ chức bộ máy quản lý: Công ty đã xây dựng được một quy mô quản lý hạch toán tương đối khoa học và hợp lý, phù hợp với địa bàn hoạt động, quy mô và những đặc thù của Công ty trong nền kinh tế thị trường, chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Với mô hình quản lý này, Công ty đã tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường, ngày càng nâng cao uy tín của mình. (2)Về công tác tổ chức sản xuất kinh doanh: Công ty đã xây dựng mô hình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty. Các phòng ban chức năng được tổ chức hoạt động chặt chẽ, phân công trách nhiệm rõ ràng đã phát huy được hiệu quả thiết thực trong tổ chức lao động, cung ứng vật tư và thi công xây lắp công trình góp phần cho Công ty không ngừng phát triển. (3)Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, tương đối hoàn chỉnh chặt chẽ, quá trình làm việc khoa học, cán bộ kế toán được bố trí hợp lý, phù hợp với khả năng trình độ mỗi người, mỗi phần hành kế toán đều được phân công, giao việc cụ thể không chồng chéo. Việc phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán giúp cho việc hạch toán chính xác, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. Công ty chú trọng đến việc bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ các cán bộ nhân viên kế toán vì vậy đội ngũ kế toán khá vững vàng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có năng lực tác phong làm việc khoa học. Phòng Tài chính kế toán là cầu nối giữa bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất, tham mưu cung cấp kịp thời, chính xác giúp ban lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình tài chính của Công ty một cách kịp thời. Bên cạnh đó phòng tài chính kế toán còn có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong toàn Công ty để đảm bảo công tác hạch toán nói chung và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh nói riêng, đánh giá giá thành sản phẩm được thuận lợi, độ chính xác cao. (4) Về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán các khoản hạch toán với người lao động nói riêng: Trong quá trình tổ chức chứng từ, kế toán đảm bảo đúng nguyên tắc về biểu mẫu, luân chuyển, ký duyệt đồng thời cũng tuân thủ các chế độ kiểm tra, ghi sổ, bảo quản lưu trữ và huỷ chứng từ. Khi tập hợp đủ chứng từ thì kế toán mới tiến hành ghi sổ. Vì vậy đảm bảo tính đầy đủ, an toàn cho chứng từ. Việc sắp xếp, phân loại chứng từ cũng được thực hiện một cách hợp lý, chứng từ của phần hành kế toán nào thì kế toán phần hành đó chịu trách nhiệm bảo quản và lưu trữ. Các chứng từ về thu, chi, nhập, xuất đều được sắp xếp và đóng file để tiện theo dõi. Hệ thống sổ sách, chứng từ ban đầu được tổ chức khoa học, hợp pháp, hợp lệ, tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành của Bộ trưởng bộ tài chính. Việc áp dụng hình thức nhật ký chung hoàn toàn phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp chuyên môn kế toán. Công ty tổ chức hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp đầy đủ, dễ dàng cho công tác kiểm tra đối chiếu, đặc biệt chú trọng tới việc lập hệ thống sổ chi tiết nhằm cung cấp thông tin chi tiết, đầy đủ, kịp thời cho người quản lý, tạo điều kiện cho việc tổng hợp cuối kỳ là lên báo cáo. Việc lập báo cáo cũng được kế toán thực hiện một cách khoa học. Định kỳ, kế toán tổng hợp tập hợp các báo cáo của các phòng ban, các đội rồi lập báo cáo cho phần hành mình phụ trách. Ngoài các báo cáo được lập theo đúng mẫu quy định do Bộ tài chính quy định kế toán còn lập ra các báo cáo cho việc quản trị nội bộ. Hình thức trả lương của Công ty rất đáng chú ý. Nó thể hiện khả năng phân tích, đánh giá, ứng dụng lý thuyết vào thực tiến. Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian và theo sản phẩm để tình lương cho nhân viên là rất tốt, nó phán ánh chính xác hiệu quả công việc, tính đúng giá trị sức lao động của cán bộ công nhân viên. Việc hạch toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cũng được Công ty quan tâm một cách thích đáng cụ thể Công ty luôn hoàn thành nộp các quỹ này đủ, đúng thời hạn. Điều này thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của Công ty đối với các quyền lợi của người lao động. 3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại, nguyên nhân của công tác kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm 3.1.2.1. Những mặt hạn chế, tồn tại. a. Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương: (1) Việc quản lý lao động và lương tại các đội xây dựng thi công: Công ty để các đội tự hạch toán dẫn tới tình trạng thu nhập của người lao động không đồng đều giữa các đội dù họ có cùng bậc thợ, cùng số năm công tác tại Công ty nhưng người có lương cao, người có lương thấp, tạo ra tâm lý bất ổn trong người lao động. Ngoài ra việc này cũng dễ dẫn tới việc báo cáo mất tính chính xác về hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đội làm cho Công ty thất thoát nguồn thu giảm lợi nhuận, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ không đảm bảo tính trung thực. (2) Việc chia tiền lương khối gián tiếp, cán bộ quản lý doanh nghiệp chưa gắn với việc hoàn thành kế hoạch sản xuất của Công ty, chưa đánh giá được chất lượng và số lượng công tác của từng cán bộ công nhân viên đã tiêu hao trong quá trình sản xuất. Nói cách khác phần tiền lương mà công nhân được hưởng không gắn liền với kết quả lao động mà họ tạo ra. Chính vì lẽ đó, nên hình thức tiền lương theo thời gian đã không mang lại cho người lao động sự quan tâm đầy đủ đối với thành quả lao động của mình, không tạo điều kiện thuận lợi để uốn nắn kịp thời những thái độ sai lệch và không khuyến khích họ nghiêm chỉnh thực hiện chế độ tiết kiệm thời gian. (3) Cách trả lương khoán của công ty chưa khuyến khích được công nhân làm tăng khối lượng sản phẩm do đơn giá sản phẩm chưa xét lũy tiến, chưa tăng theo khối lượng sản phẩm vượt mức. Công ty cũng chưa chú trọng nhiều đến các khoản phụ cấp khen thưởng từ đó cũng chưa khuyến khích được sự hăng say làm việc của người lao động. b. Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: (4) Các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp thi công công trình được tập hợp trên TK 627 thì Công ty lại tập hợp trên TK 622. Như vậy là chưa thực hiện đúng theo Quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006 QĐ – BTC mà doanh nghiệp áp dụng (5) Công ty không thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất. Như vậy khi lượng công nhân nghỉ nhiều sẽ gây biến động đột ngột cho chi phí sản xuất. c. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: (6) Việc luân chuyển chứng từ ở Công ty vẫn còn nhiều vấn đề gây ảnh hưởng đến công tác hạch toán cũng như công tác quản lý. Đặc thù của ngành xây dựng là công trình thi công ở nhiều nơi và thường xa Công ty nên chứng từ không chuyển về kịp thời gây ra sự chậm chạp và thiếu chính xác. Có khi có nhiều công trình tên gần giống nhau khi chấm công công ty không ghi rõ từng công trình cụ thể nên cũng dễ gây ra những nhầm lẫn. (7) Số lượng lao động của Công ty là lớn trên 200 người, trong đó có cả đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, có trường hợp đi muộn về sớm, thậm chí làm việc nửa ngày nhưng Công ty chưa có biện pháp quản lý cũng như cách để hạch toán trường hợp này. (8) Cán bộ công nhân viên làm thêm giờ và làm ngày nghỉ chỉ tính bằng công thực tế. Ngoài ra việc theo dõi thời gian làm thêm của người lao động như hiện nay không theo dõi chính chưa có chứng từ để theo dõi việc làm thêm ca thêm giờ của người lao động. 3.1.2.2. Nguyên nhân. Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại trên là do: Do đặc thù của ngành xây dựng: Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc…có quy mô lớn. Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài, công trình thi công thường xa trụ sở của Công ty nên việc luân chuyển chứng từ gặp khó khăn. Khối lượng lao động của Công ty lớn, có cả lao động thuê ngoài nên việc chấm công và hạch toán cũng sẽ phức tạp hơn. Trình độ nhân viên phòng kế toán mặc dù luôn được trau dồi kiến thức, kỹ năng nhưng không tránh khỏi được một số sai sót khi tính toán và hạch toán tiền lương. Chính sách về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương hiện nay có nhiều biến động và thay đổi so với trước kia để đảm bảo hơn thu nhập của người lao động, nếu không chịu khó cập nhật những thông tư, quyết định mới của Nhà nước về các khoản thanh toán với người lao động thì cũng dẫn đến tình trạng hạch toán sai lệch. 3.2. Một số đề xuất với vấn đề hạch toán kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm 3.2.1. Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương (1) Công ty phải xây dựng đồng bộ các quy chế nội bộ để khi triển khai công tác tiền lương, các cơ quan chức năng và các đơn vị chủ động thực hiện, tránh vi phạm các quy định về công tác quản lý. + Quy chế về quản lý lao động. + Quy chế về quản lý và giám sát chất lượng thi công công trình. + Quy chế về quản lý tài chính, quản lý vật tư thiết bị. + Quy chế về phân phối lương và thưởng. + Quy chế về khai thác, tìm kiếm việc làm. + Xác định bộ đơn giá chuẩn về nhân công và thiết bị nội bộ Công ty. Công ty cần có những biện pháp quản lý tiền lương chặt chẽ hơn nữa trong việc quản lý ở các đội sản xuất, do đặc điểm các đội xây dựng thường xuyên đổi chỗ làm việc do phải đi theo công trình nên việc quản lý lao động ở đây chỉ dựa trên các đội trưởng. Việc này dễ tạo khe hở cho việc tính công, từ đây sẽ dẫn đến những tiêu cực trong việc tính lương nhất là với các đội xây dựng sử dụng nhiều lao động thuê ngoài. Vì vậy cần phải quán triệt tính tự giác và giám sát chặt chẽ nguồn nhân công. Công ty khoán khối lượng cho từng đội sản xuất giao trực tiếp cho các đội trưởng thì rất tốt, tạo điều kiện cho việc quản lý ngày công chặt chẽ hơn. Việc tính lương cho công nhân ngày càng chính xác hơn. (2) Đối với tiền lương của cán bộ quản lý doanh nghiệp: Công ty nên áp dụng hình thức khoán tổng số tiền lương với từng phòng ban cụ thể để có tạo điều kiện kích thích nâng cao năng suất, năng lực làm việc của từng cán bộ trong các phòng. Cần phân công lao động hợp lý sắp xếp sao cho nó đúng người đúng việc, khuyến khích những người làm việc thực sự có năng suất chất lượng bằng những hành động cụ thể như khen thưởng, ưu đãi và có những biện pháp cứng đối với những người làm việc kém hiệu quả, sai quy cách như vậy mới đảm bảo tăng năng suất lao động, tặng trách nhiệm của người lao động với công việc. (3) Cần quan tâm và hoàn thiện hơn công tác phụ cấp, khen thưởng: Hàng quý và cuối năm, Công ty tiến hành tổng kết thi đua, hội đồng thi đua của Công ty do giám đốc làm chủ tịch hội đồng và công đoàn xét duyệt khen thưởng những cá nhân, tập thể có đủ tiêu chuẩn. Ngoài ra một phần tiền thưởng được trích lại từ lợi nhuận: Lợi nhuận đạt được trong năm, sau khi đã nộp thuế cho nhà nước và trích lập các quỹ, phần còn lại trích 40% cho quỹ phúc lợi và 60% cho quỹ khen thưởng được sử dụng để: + Thưởng vào ngày lễ, tết trong năm áp dụng với nguyên tắc: Phân phối đều cho CBCNV trong công ty (trừ những người được công ty cho nghỉ thường xuyên để tự lo ông viêc). Đối với CBCNV có thời gian nghỉ tự túc, đi học, nghỉ chờ hưu có thời gian trê 6 tháng và CBCNV ra trường nhận công tác trong thời gian tập sự được hưởng 80% của mức phân phối trong kỳ. + Khi sản phẩm bàn giao, tiền thưởng mà CBCNV nhận được là tiền lương tính cho người lao động gắn với doanh thu của Công ty. Yếu tố quan trọng nhất để đưa ra mức tiền thưởng cho CBCNV trong công ty là dựa vào bình xét của tổ sản xuất đối với CNTTSX và phòng ban đối với nhân viên hành chính. Cơ sở là: ngày công làm việc thực tế, lương bậc thợ, chức vụ, phụ cấp thể hiện ở các điểm: Năng suất, chất lượng, tiết kiệm, an toán vệ sinh, nếp sống văn minh. Có các loại bình xét sau: Loại A1: bằng khen, loại A2: tiên tiến, loại B: không tiên tiến: loại C: Vi phạm quy chế như: đi muộn, mặc sai đồng phục… loại D: vi phạm kỷ luật như: ăn cắp, ăn trộm, đánh bạc… Quy trình bình xét như sau: hàng quý, cả tổ (hoặc phòng) dựa vào bảng chấm công của thống kê phân xưởng và phòng TCLĐ để bình xét khen thưởng. Sau khi lập được danh sách khen thưởng, gửi lên cho hội đồng thi đua của Công ty xét duyệt lại. Cuối cùng đưa danh sách đến phòng TC, kế toán viết phiếu chi. Đối với các khoản phụ cấp Công ty cần chú trọng hơn ngoài phụ cấp trách nhiệm cần có thêm: phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đồng phục… + Phụ cấp ăn trưa: Mỗi CBCNV được phụ cấp ăn trưa là: 18.000 đ/ người/ 1 suất. Nếu người lao động không ăn trưa thì cuối tháng sẽ được nhận lại. + Phụ cấp đồng phục: Đối với công nhân trực tiếp sản xuất 2 năm được cấp 3 bộ đồng phục. 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán (4) Theo Quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006 QĐ – BTC Khi hạch toán các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất Công ty không phân bổ vào TK 622 như trước nữa mà phân bổ vào TK 627. Bút toàn này sẽ được hạch toán như sau: Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung. Có TK 338: Phải trả phải nộp khác. 3382: KPCĐ 3383: BHXH 3384: BHYT 3389: BHTN (5) Hiện nay Công ty chưa thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất, và với lực lượng này có một ảnh hưởng nhất định đến năng suất sản xuất của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi công của các công trình. Để phản ánh các khoản trích trước và thanh toán tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán sử dụng TK 335 – Chi phí phải trả. Mức trích trước tiền lương nghỉ phép được xác định như sau: Mức trích trước tiền lương nghỉ phép = Tiền lương thực tế trả cho CNSX x Tỷ lệ trích trước Trong đó: Tổng số tiền lương nghỉ phép theo KH của CNSX Tỷ lệ trích trước = Tổng số tiền lương chính theo KH của CNSX Khi trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX, kế toán ghi: Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trược tiếp Có TK 335 – Chi phí phải trả Khi tính tiền lương thực tế trả cho công nhân sản xuất trong kỳ kế toán ghi: Nợ TK 335 – Chi phí phải trả Có TK 334 – Phải trả người lao động Khi chi trả tiền lương cho công nhân sản xuất nghỉ phép kế toán ghi: Nợ TK 334: Phải trả người lao động Có TK 111, 112: Số tiền phải trả 3.2.3. Về việc chứng từ và luân chuyển chứng từ (6) Mỗi bảng ứng lương công trình đối với bộ phận trực tiếp sản xuất cần ghi rõ công trình, dự án tránh trường hợp nhầm lẫn đã xảy ra khi ứng lương mà ghi nhầm vào công trình. Mặt khác các công trình có tên gần sát hoặc trùng nhau, chỉ khác tên chủ đầu tư nên khi kế toán lương đối chiếu với kế toán công nợ hoặc kế toán chi tiết tiền mặt mới thấy được sự nhầm lẫn đó. (7) Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, nêu rõ trường hợp đi muộn về sớm thậm chí làm việc nửa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những người thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan. Đối với bộ phận gián tiếp sản xuất như bộ phận thiết kế, các đội và các phòng ban khác mặc dù áp dụng chế độ lương khoán theo từng công trình, từng dự án song cũng phải có bảng chấm công để kế toán tiền lương còn có cơ sở xác định chính xác số tiền được hưởng khi nghỉ hưởng lương hoặc đang hưởng chế độ BHXH, BHYT. (8) Hoàn thiện chính sách lương làm ngoài giờ chính thức và làm đêm của Công ty: - Đối với công nhân làm thêm giờ và làm ngày nghỉ: Để tạo động lực cho người lao động hơn nữa thì đối với hình thức làm thêm giờ, làm ngày nghỉ và làm ca đêm, thì mức lương được hưởng vào những ngày này là 150 -> 200% lương thực tế. + khi làm thêm giờ vào ngày bình thường = tiền lương giờ x 150% + khi làm them giờ vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ: = tiền lương giờ x số giờ làm thêm x 200% Mức lương này hoàn toàn hấp dẫn với cán bộ công nhân viên. Đồng thời hoàn thiện việc theo dõi thời gian làm thêm giờ: Ngoài việc theo dõi chặt chẽ ngày công đi làm qua “Bảng chấm công” Công ty cần theo dõi thêm số giờ làm việc của mỗi lao động. Nếu một lao động làm việc không đủ số giờ theo quyết định thì thực hiện trừ công theo giờ và nếu người lao động làm việc thêm giờ thì nên lập thêm chứng từ “Phiếu báo làm thêm giờ” cùng mức thưởng hợp lý để thực hiện việc trả lương đúng đắn và khuyến khích người lao động tăng năng suất công việc. Đối với công nhân làm ca đêm: Người lao động làm đêm, phụ cấp không chỉ dừng lại ở ăn tối mà còn có phụ cấp ăn đêm, cuối tháng được phát sữa, số lượng phụ thuộc vào số công làm thêm đêm. Làm đêm thường xuyên thì được phát 3 hộp sữa/ tháng. Làm đêm không thường xuyên tùy vào số công sẽ được nhận từ 1 -> 2 hộp sữa / tháng. Mức lương áp dụng cho lao động làm thêm đêm: Tiền lương làm đêm = tiền lương giờ x số giờ làm việc x 35% Bảng 3.1. Bảng chấm công làm thêm giờ Đơn vị: Phòng ban: Mẫu số : 01b – LĐTL (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ Tháng ….năm…. STT Họ tên Ngày trong tháng Công giờ làm thêm 1 2 … 31 Ngày làm việc Ngày thứ bày, chủ nhật Ngày lễ, tết Làm đêm 1 …. Tổng Ngày … tháng…năm… Xác nhận của bộ phận phòng ban có người làm thêm (ký, họ tên) Người chấm công (ký, họ tên) Người duyệt (ký, họ tên) Ký hiệu chấm công: NT: làm thêm ngày làm việc (từ giờ…đến giờ) NN: làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật (từ giờ…đến giờ) NL: làm thêm ngày lễ, tết (từ giờ…đến giờ) Đ: làm thêm ngày buổi đêm (từ giờ…đến giờ) Để phù hợp và khuyến khích người lao động, cường độ làm việc tăng gây căng thẳng mệt mỏi, Công ty nên có đơn giá tiền công làm thêm giờ. Có thể áp dụng như sau: Mức lương Lương làm thêm giờ = : 8 giờ x Số giờ làm thêm x 150% 26 ngày Cuối tháng thống kê tổ sản xuất hoặc phụ trách phòng tiến hành tổng hợp số công làm thêm giờ cho từng người, chuyển lên phòng KTTC để tính ra lương và lập bảng thanh toán tiền làm thêm giờ. Sau đây là bảng thanh toán tiền làm thêm giờ. Bảng 3.2. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số : 06 – LĐTL (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG THANH TOÁN TIỀN LÀM THÊM GIỜ Tháng … năm… STT Họ tên HS lương HSPC chức vụ Cộng hệ số Tiền lương tháng Mức lương Làm thêm ngày làm việc Làm thêm ngày T7, CN Làm thêm ngày lễ, tết Làm thêm buổi đêm Tổng cộng tiền Số ngày nghỉ bù Thanh toán Ký tên Ngày Giờ Số giờ Thành tiền Số giờ Thành tiền Số giờ Thành tiền Số giờ Thành tiền Số giờ Thành tiền A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 C Tổng số tiền: Viết bằng chữ Ngày….tháng… năm… Người đề nghị thanh toán (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Người duyệt (ký, họ tên) 3.3. Điều kiện thực hiện Việc hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một yêu cầu tất yếu của Công ty nói riêng và của các doanh nghiệp nói chung. Để hoàn thiện được công tác trên thì Nhà nước phải thường xuyên có sự điều chỉnh các chế độ tiền lương đã ban hành cho phù hợp với lợi ích của người lao động, đồng thời mỗi doanh nghiệp cũng phải tự hoàn thiện mình. Công ty Mai lâm để có thể thực hiện được những giải pháp nhằm hoàn thiện Công tác quản lý hạch toán lao động tiền lương linh hoạt hơn nữa, đồng thời công tác quản lý lao động cũng phải được chú trọng hơn, quan tâm hơn. Mặt khác, mỗi người lao động trong Công ty cũng nên cố gắng hết mình, nhiệt tình hăng say trong công việc để đưa Công ty đi lên, phát triển vững vàng hơn. Đặc biệt là các nhân viên hạch toán, quản lý lao động, tiền lương và các cán bộ kế toán tiền lương trong Công ty cần phải phát huy tính tự giác, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc để tránh những sai sót không đáng có khi hạch toán, nhằm đảm bảo quyền lợi xứng đáng cho người lao động. Tóm lại công tác quản lý hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Do đó việc hoàn thiện công tác này luôn được các doanh nghiệp đề cao xây dựng các điều kiện để thực thi: KẾT LUẬN Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành, kiểm soát các hoạt động kinh tế, là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, đảm nhiệm một hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Vì vậy, kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ với hoạt động tài chính nhà nước, mà cũng cần thiết với tài chính doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán các khoản thanh toán với người lao động là một trong những phần quan trọng của công tác kế toán, có ý nghĩa lớn trong việc cung cấp thông tin cho quản lý. Qua quá trình thực tập thực tế tại công ty TNHH XD và TM Mai Lâm và quá trình học tập tại trường, em nhận thấy: Lý thuyết phải đi đôi với thực hành, phải biết vận dụng linh hoạt những lý thuyết đã học, kết hợp với quá trình khảo sát thực tế là hết sức quan trọng. Đây chính là thời gian em vận dụng, thử nghiệm những kiến thức đã học nhằm bổ sung, trau dồi kiến thức còn thiếu hụt mà chỉ qua thực tế mới có được. Trong quá trình học tập và nghiên cứu em thấy rằng hạch toán các khoản thanh toán với người lao động là một đề tài hay. Do đó em đã mạnh dạn đi sâu và nghiên cứu đề tài này. Với sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo công ty cũng như tập thể phòng Kế toán tài chính và sự hướng dẫn tận tình của ThS Cao Hồng Loan, em đã hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp của mình . Nhưng do trình độ lý luận còn nhiều hạn chế và còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong các thầy cô giáo thông cảm và mong nhận được sự đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ tài chính, Luật BHXH, NXB lao động xã hội năm 2009. Bộ tài chính, Hệ thống tài khoản kế toán trong doanh nghiệp, NXB Tài chính, năm 2000. Bộ tài chính, Hệ thống 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam và văn bản hướng dẫn thực hiện, NXB Tài chính. Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009. Ngô Thế Chi, Trương Thị Thủy (2009), Giáo trình kế toán tài chính, học viện Tài chính, NXB Tài chính. Luận văn tốt nghiệp, SV Nguyễn Thị Thùy Liên, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty supe phốt phát và hóa chất Lâm Thao, trường Đại học Thương Mại. Một số trang web: tapchiketoan.com, webketoan.vn, danketoan.com, nghiepvuketoan.vn, ketoantruong.com.vn,… Tài liệu phòng Kế toán – Tài chính, phòng hành chính nhân sự của Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm. TÓM LƯỢC Tên đề tài: “Kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm”. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Lan Giáo viên hướng dẫn: ThS. Cao Hồng Loan Thông qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm kết hợp với hệ thống kiến thức được trang bị trong suốt 4 năm đại học, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Trên phương diện lý thuyết, nội dung luận văn tìm hiểu khái niệm các khoản thanh toán với người lao động và các hình thức trả lương trong các doanh nghiệp theo quyết định và chế độ hiện hành. Trên phương diện thực tê, bằng những phương pháp nghiên cứu khoa học, sử dụng kết hợp dữ liệu sơ cấp (phương pháp phiếu điều tra và phương pháp phỏng vấn) và dữ liệu thứ cấp, nội dung luận văn đi sâu nghiên cứu để đánh giá kế toán các khoản thanh toán với người lao động, cách xây dựng và sử dụng quỹ tiền lương và các quỹ khác có liên quan tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm. Sau khi tim hiểu rõ vấn đề em đã đưa ra những kết luận về những ưu điểm cơ bản cũng như những tồn tại. Theo đó đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiện kế toán các khoản thanh toán với người lao động như: Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương, Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán, Về chứng từ và luân chuyển chứng từ. LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía trường Đại Học Thương Mại, khoa Kế toán – Kiểm toán cũng như từ phía Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm. Em xin trân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán – Kiểm toán, bộ môn Kiểm toán và đặc biệt là cô giáo ThS. Cao Hồng Loan, người đã hướng dẫn, chỉ bảo em rất tận tình trong quá trình thực hiện luận văn. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên tại Công ty TNHH xây dựng và thương mại Mai Lâm, đặc biệt là phòng kế toán tài chính đã tạo mọi điều kiện cho em trong suốt quá trình thực tập để em có thể hoàn thành tốt luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA TIẾNG VIỆT TNHH Trách nhiệm hữu hạn BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BHTN Bảo hiểm thất nghiệp KPCĐ Kinh phí công đoàn TNCN Thu nhập cá nhân DN Doanh nghiệp CNV Công nhân viên KH Kế hoạch CNSX Công nhân sản xuất NSLĐ Năng suất lao động CBCNV Cán bộ công nhân viên CNTTSX Công nhân trực tiếp sản xuất DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT TÊN SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung Sơ đồ 1.2 Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký sổ cái Sơ đồ 1.3 Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Sơ đồ 1.4 Tổ chức hạch toán theo hình thức Chứng từ – ghi sổ DANH MỤC BẢNG BIỂU SỐ BẢNG TÊN BẢNG Bảng 2.1 Hợp đồng giao khoán nhà văn hóa Mao Lại Bảng 2.2 Bảng chấm công đội xây dựng số 1 Bảng 2.3 Bảng thanh toán tiền lương đội xây dựng số 1 Bảng 2.4 Bảng tạm ứng lương Công trình nhà văn hóa Mao Lại Bảng 2.5 Bảng chấm công phòng kỹ thuật Bảng 2.6 Bảng thanh toán tiền lương phòng kỹ thuật Bảng 2.7 Bảng tạm ứng lương phòng kỹ thuật Bảng 2.8 Phiếu chi tạm ứng lương kỳ 1 T3/2012 Bảng 2.9 Phiếu chi trả lương kỳ 2 của T3/2012 Bảng 2.10 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Bảng 2.11 Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH Bảng 2.12 Bảng thanh toán BHXH toàn Công ty Bảng 2.13 Phiếu chi lương hưởng BHXH cho nhân viên Bảng 2.14 Bảng tổng hợp tiền lương toàn Công ty Bảng 2.15 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Bảng 2.16 Trích sổ Nhật ký chung 03/2012- 04/2012 Bảng 2.17 Sổ chi tiết TK 3341 Bảng 2.18 Sổ chi tiết TK 3342 Bảng 2.19 Sổ chi tiết TK 3382 Bảng 2.20 Sổ chi tiết TK 3383 Bảng 2.21 Sổ chi tiết TK 3384 Bảng 2.22 Sổ chi tiêt TK 3389 Bảng 2.23 Sổ cái TK 334 Bảng 2.24 Sổ cái TK 338 Bảng 3.1 Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng 3.2 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ