Trong những năm qua, mặc dù đứng trước nhiều khó khăn của những
biến động trên thị trường nhiên, nguyên vật liệu trong nước và trên Thế giới,
hoạt động sản xuất của Công ty không ngừng phát triển. Để có được kết quả
nhưhiện nay, Công ty đã tổ chức tốt công tác lập kế hoạch năm cho vật tư.
Hàng năm, công ty luôn đảm bảo đủ vật tưcho sản xuất, đồng thời dự trữ đủ
số lượng vật tư để đảm bảo tính liên tục của hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty.
66 trang |
Chia sẻ: lylyngoc | Lượt xem: 2436 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
h sản xuất và định mức tiêu hao vải mành của các
sản phẩm có sử dụng vải mành năm 2006
(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư)
Nhu cầu vật tư dùng cho các xưởng sản xuất năm 2006 được tính theo
công thức sau: DQV ij
n
j
ji
1
Trong đó: Vi là tổng nhu cầu vật tư i
Dij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j
Qj là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất
n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 38
Từ công thức trên, ta có thể tính ra được tổng nhu cầu vải mành năm
2006 :
Vvải mành 840D/1 = DQ ij
j
j
14
1
Vvải mành 840D/1 = 165.202,114 (kg)
Lượng vật tư cần dùng cho sản xuất trong kì kế hoạch được tính tương
đối chính xác. Tuy nhiên có một hạn chế là hệ thống định mức mà Công ty sử
dụng để tính toán là định mức dự toán. Trên thực tế, định mức dự toán khác
với định mức sử dụng vì trong quá trình sử dụng vật tư, có rất nhiều vật tư bị
hao hụt. Hơn nữa, định mức này được tính toán trong điều kiện đạt tiêu
chuẩn, mà trên thực tế, hoạt động sản xuất đôi khi không đạt được tiêu chuẩn
mà doanh nghiệp đề ra. Do đó, định mức sử dụng sẽ lớn hơn định mức dự
toán một chút. Tuy nhiên, số lượng này không đáng kể nên doanh nghiệp vẫn
có thể sử dụng định mức tiêu hao vật tư theo dự toán để làm tiêu chuẩn tính
toán.
1.1.2. Lập kế hoạch dự trữ vật tư:
Theo tình hình thị trường và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
của năm 2006, tình hình thị trường nguyên vật liệu nước ta có xu hướng ngày
càng tăng giá. Đặc biệt, trong năm 2006 nước ta sẽ gia nhập WTO, do vậy,
việc trợ giá cho xăng dầu không còn nữa. Nước ta sẽ áp dụng giá dầu quốc tế
cho thị trường trong nước. Do đó, trong năm 2007, dự kiến giá dầu sẽ tăng
cao, kéo theo đó là giá các nguyên vật liệu đầu vào sẽ tăng cao. Thị trường vật
tư của Công ty cao su Sao vàng có thể sẽ trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên,
lượng dự trữ vật tư của Công ty không bị ảnh hưởng lớn. Vì ngay từ đầu năm,
Công ty đã kí hợp đồng với các nhà cung ứng vật tư. Cho dù trong năm thị
trường vật tư có trở nên khan hiếm thì các nhà cung ứng vẫn phải có trách
nhiệm cung cấp đầy đủ vật tư cho Công ty.
Lượng dự trữ cuối kì của các loại vật tư được xác định dựa trên tình
hình dự trữ và dựa trên kinh nghiệm của các nhà lập kế hoạch. Thông thường,
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 39
Công ty lập kế hoạch dự trữ vật tư vào cuối năm là 10% nhu cầu vật tư cho
sản xuất của năm đó.
1.1.3. Lập kế hoạch mua sắm vật tư.
Kế hoạch mua sắm vật tư xác định lượng vật tư cần cung ứng thêm vào
các kho trong năm kế hoạch, chưa kể lượng dự trữ vật tư của kì trước.
Trong công thức trên, tồn đầu kì chính là lượng vật tư còn lại của
doanh nghiệp vào cuối năm trước.
Trở lại ví dụ trên với vật tư là vải mành.
Tồn đầu kì của năm 2006 chính là lượng vải mành tồn được thống kê
vào cuối năm 2005. Lượng vải mành tồn đầu năm 2006 là 18 tấn, và theo kế
hoạch Công ty dự trữ vải mành là 16,5 tấn.
Theo công thức trên, ta có thể tính được kế hoạch mua sắm vải mành
trong năm 2006:
KH mua sắm vải mành = 165,202 - 18 +16,5 = 163,702 tấn.
Tóm lại: Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao
vàng là một phần quan trọng trong quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại
công ty. Kế hoạch năm vật tư là một mảng quan trọng trong hệ thống kế
hoạch tác nghiệp của Công ty.
1.2 Đánh giá kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng.
Công ty cao su Sao vàng đã có trên 45 năm hoạt động và phát triển. Đội
ngũ cán bộ của Công ty đều là những người giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với
công việc. Do đó, các hoạt động của Công ty không ngừng được hoàn thiện.
Hệ thống kế hoạch của Công ty cũng như kế hoạch vật tư của Công ty
tương đối chính xác. Nhờ đó mà hoạt động sản xuất của Công ty luôn dẫn đầu
trong ngành công nghiệp cao su Việt Nam. Kế hoạch vật tư của Công ty cao
su Sao vàng trong những năm vừa qua đã tương đối hoàn thiện, đảm bảo đủ
Nhu cầu mua sắm vật
tư trong kì kế hoạch
=
Nhu cầu vật tư
cho sản xuất
- Tồn đầu kì +
Dự kiến tồn
cuối kì
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 40
vật tư cho sản xuất trong các năm kế hoạch. Đồng thời, lượng dự trữ vật tư
luôn đủ để hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành thường xuyên, liên
tục, không bị gián đoạn...
2. Đánh giá công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su
Sao vàng.
Để xem xét đánh giá công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty
cao su Sao vàng, ta xem xét trên các mặt chủ yếu sau:
- Về tổ chức bộ máy phục vụ công tác lập kế hoạch
- Về quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty cao su Sao vàng
- Về tổ chức các nguồn lực để đạt được mục tiêu của Kế hoạch
- Việc sử dụng các công cụ, các mô hình lý thuyết để lập kế hoạch.
2.1. Về tổ chức bộ máy lập kế hoạch.
Công tác lập kế hoạch năm cho vật tư của Công ty Cao su Sao vàng
giao cho phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm.
Phòng kế hoạch vật tư được tổ chức làm 3 bộ phận phục vụ cho công
tác quản lý vật tư đó là bộ phận lập kế hoạch vật tư, bộ phận cung ứng vật tư
và bộ phận thống kê. Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, bộ phận lập kế
hoạch đóng vai trò chủ đạo. Các bộ phận khác hỗ trợ và giúp cho những
người lập kế hoạch vật tư được nhanh chóng, chính xác hơn.
- Bộ phận lập kế hoạch vật tư: Lập nên các kế hoạch năm cho vật tư,
lập kế hoạch vật tư cho từng quý hay tháng thật cụ thể. Hiện nay, bộ phận lập
kế hoạch vật tư cho Công ty gồm 2 người.
- Bộ phận cung ứng vật tư: chịu trách nhiệm mua sắm vật tư cho Công
ty. Những vật tư chính của công ty và những vật tư số lượng lớn, Công ty đã
tiến hành lựa chọn nhà cung cấp vật tư. Bộ phận mua sắm vật tư chủ yếu chịu
trách nhiệm mua sắm các vật tư nhỏ, số lượng ít. Bộ phận này gồm 2 người.
- Bộ phận thống kê: Tập hợp các sổ sách, chứng từ về vật tư.
Hoạt động của các bộ phận phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động và bổ xung cho nhau. Các hoạt động này
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 41
thuộc sự quản lý chung của ban lãnh đạo công ty bao gồm Giám đốc Công ty
và các Phó Giám đốc công ty.
Sơ đồ 6: Tổ chức bộ máy lập kế hoạch vật tư
Rõ ràng, dù trong thời đại nào, dù khoa học kĩ thuật có hiện đại đến đâu
thì con người vẫn đóng một vai trò quan trọng trong tất cả các hoạt động của
doanh nghiệp. Trong công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su
Sao vàng cũng vậy. Việc tổ chức bộ máy là một công việc quan trọng. Có tổ
chức bộ máy được tốt, hợp lý thì công tác lập kế hoạch năm cho vật tư mới
được nhanh chóng và chính xác.
Phòng kế hoạch vật tư đã đảm nhiệm làm công tác lập kế hoạch vật tư
cho công ty từ nhiều năm nay. Cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư là
những người có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm làm công tác lập kế
hoạch tương đối nhiều năm và luôn cố gắng nỗ lực hết mình vì sự phát triển
của Công ty. Với bề dày kinh nghiệm của các cán bộ lập kế hoạch, kế hoạch
Giám đốc công ty
Các Phó giám đốc
Phòng kế hoạch
vật tư
Bộ phận
lập kế
hoạch
Bộ phận
cung
ứng vật
tư
Bộ phận
thống
kê
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 42
vật tư của Công ty thường rất sát với thực tế, ít khi xảy ra sai sót dẫn đến thừa
hay thiếu vật tư quá nhiều, làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty hay làm tăng chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, dự trữ của
Công ty cao su Sao vàng.
Tuy nhiên, việc lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng hiện
nay chỉ do rất ít người đảm nhiệm. Điều này dẫn đến việc trách nhiệm dồn lên
một số ít người. Hiện nay, Trưởng phòng kế hoạch vật tư Công ty cao su Sao
vàng là người bao quát toàn bộ hoạt động quản lý vật tư, hoạt động của phòng
kế hoạch vật tư. Bên cạnh đó, Trưởng phòng kế hoạch vật tư còn là người
chịu trách nhiệm lập các kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch vật
tư…. Tuy rằng việc giao công việc cho một số người có kinh nghiệm đảm
nhiệm thì việc lập kế hoạch sẽ được chính xác hơn, ít có sai sót xảy ra hơn.
Tuy nhiên, điều này dẫn đến sự quá tải công việc đối với những người đó.
2. 2. Về quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng.
Công tác lập kế hoạch năm cho Công ty cao su Sao vàng được tiến
hành theo các bước sau:
2.2.1. Nghiên cứu và dự báo
Nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài Công ty:
Về thị trường vật tư: Nhìn chung, trong 3 năm trở lại đây, thị
trường vật tư của Công ty cao su Sao vàng nói riêng và thị trường vật tư trong
cả nước nói chung có nhiều biến động
Trước hết, giá nhiên liệu trên toàn thế giới tăng mạnh. Hiện nay, công
ty sử dụng chủ yếu các máy móc thiết bị sử dụng dầu và xăng làm nhiên liệu
chính. việc giá xăng, dầu trên thế giới và ở Việt nam tăng mạnh trong những
năm gần đây đã làm tăng chi phí đáng kể cho công ty cao su sao vàng. Công
ty luôn phải hoạt động trong sự phập phồng lo sợ vì không biết lúc nào thì
Chính Phủ sẽ áp dụng giá xăng dầu trên thị trường Thế giới cho thị trường
trong nước. Do đó, việc nghiên cứu và dự báo giá xăng dầu trên Thế giới
cũng như ở Việt nam là điều kiện cần thiết để Công ty có thể có sự chuẩn bị
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 43
trước. Công ty đã đưa ra phương án phòng ngừa là nếu giá xăng dầu tiếp tục
tăng, Công ty sẽ sử dụng than để thay thế dầu nhằm giảm chi phí sản xuất.
Tuy nhiên, việc sử dụng than thay thế không thể thuận tiện bằng dầu và có thể
gây nên ô nhiễm môi trường.
Bên cạnh đó, giá cao su trong những năm gần đây cũng tăng lên nhanh
chóng. Đây là một trong những nguyên vật liệu chính và rất quan trọng đối
với Công ty. Nếu thiếu cao su, hoạt động sản xuất của Công ty coi như chấm
dứt. Việc giá cao su tăng cao làm công ty gặp rất nhiều khó khăn. Theo thống
kê của Bộ Công nghiệp Việt nam, chỉ tính từ năm 2003 đến nay, giá cao su
trong nước đã tăng từ 15.000đ/kg lên đến 23.000đ/kg, tức là tăng 153%. Giá
các loại vật tư khác cũng tăng nhưng ở mức nhẹ hơn (18,58%)(9). Theo sự
nghiên cứu và đánh giá của Công ty cao su Sao vàng, thì trong những năm tới
giá vật tư của Công ty sẽ tiếp tục tăng.
Nghiên cứu và dự báo được giá của Vật tư giúp Công ty có những biện
pháp dự phòng trong khi lập kế hoạch như dự phòng thêm chi phí, sử dụng
vật tư rẻ hơn để thay thế...
Ngoài ra, nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài còn có công
tác nghiên cứu và dự báo nhà cung cấp vật tư. Hàng năm, Có rất nhiều nhà
cung ứng muốn cung cấp vật tư cho công ty cao su Sao vàng, do đó, công ty
phải nghiên cứu và dự báo về chất lượng, giá cả của các loại vật tư để có thể
lựa chọn được nhà cung ứng vật tư tốt nhất.
Nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong doanh nghiệp
Năm 2005, Công ty cao su Sao vàng chuẩn bị cho công tác cổ phần
hoá. Do đó, mọi nguồn lực về tài chính,nhân lực, vật lực đều được tập trung
cho công ty để công ty có thể tiến hành cổ phần hoá một cách nhanh chóng và
hiệu quả.
Năm 2006 này, Công việc cổ phần hoá của Công ty cao su Sao vàng đã
tương đối ổn định, và dự kiến giữa năm 2006, Công ty sẽ hoạt động theo mô
(9) Trang Web báo Sài gòn giải phóng: sggp.org.vn
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 44
hình của Công ty cổ phần. Tuy nhiên, sau quá trình cổ phần hoá, công ty tiến
hành tinh giảm biên chế, số lượng công nhân viên của Công ty giảm 1/3 so
với trước. Do đó, năng lực sản xuất của Công ty có thể sẽ giảm theo. Và theo
kế hoạch sản xuất của năm 2006, số lượng các sản phẩm mà công ty sản xuất
ra sẽ giảm hơn so với các năm trước. Do đó, khi lập kế hoạch năm cho vật tư,
Công ty cần nghiên cứu kĩ năng lực sản xuất của mình trong năm đó để có thể
lập nên được 1 kế hoạch năm cho vật tư được chính xác.
2.2.2. Xác định mục tiêu
Mục tiêu của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư là một kết quả dự
kiến cho hoạt động mua sắm vật tư trong năm và dự trữ vật tư vào cuối năm.
Mục tiêu của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su
Sao vàng là lập được một bản kế hoạch cho các loại vật tư thật chính xác. Đó
chính là việc xác định 3 nội dung của kế hoạch như đã trình bày phần trên cho
từng loại vật tư. Đây là một công việc khó khăn vì số lượng vật tư của Công
ty tương đối nhiều.
Mục tiêu được lượng hoá thật cụ thể và được biểu hiện bằng một bản
kế hoạch vật tư.
Bảng 5: Bản kế hoạch năm 2006 cho một số loại vật tư chính của
Công ty cao su Sao vàng
(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư)
STT Tên vật tư ĐVT Nhu cầu
vật tư cho
sản xuất
Kế
hoạch
mua sắm
Kế hoạch
dự trữ
1 Cao su thiên nhiên các loại Tấn 8100 8050 810
2 Vải mành Tấn 165 163 16
3 CaCO3 Tấn 2850 2760 285
... ...
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 45
Bảng là một phần của kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao
vàng năm 2006. Trong bảng kế hoạch này, mục tiêu mua sắm, dự trữ vật tư
của các loại vật tư được thể hiện khá chi tiết, rõ ràng.
2.2.3. Xác định các biện pháp và công cụ để đạt được mục tiêu:
Để thực hiện được kế hoạch đã đề ra, phải có các công cụ để đạt được
mục tiêu đó.
Trước hết, để có được vật tư cho công ty, Công ty tiến hành lựa
chọn một số nhà cung ứng vật tư. Những nhà cung ứng quen thuộc với công
ty như công ty chế biến cao su Đà Nẵng, Công ty dệt vải công nghiệp Hà nội,
Công ty thương mại và dịch vụ Đức đài là những nhà cung ứng được doanh
nghiệp ưu tiên lựa chọn bởi đây là những nhà cung ứng đã công tác với Công
ty trong nhiều năm nay và đã tạo lập được uy tín với Công ty.
Lựa chọn các công cụ để đạt được mục tiêu:
- Nguồn nhân lực: Để đạt được mục tiêu của Kế hoạch năm cho vật tư
đã đề ra, Công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho từng người. Bao
gồm:
+ Cán bộ lập kế hoạch.
+ Cán bộ làm công tác cung ứng vật tư.
+ Cán bộ phụ trách chứng từ, sổ sách liên quan đến vật tư.
Công ty có sự bố trí sắp xếp nhân lực theo đúng khả năng và trình độ
chuyên môn của từng người để có thể đạt được hiệu quả một cách tốt nhất.
- Các phương tiện vận chuyển: Sử dụng phương tiện vận chuyển hợp lý
sẽ tiết kiệm được một phần chi phí vận chuyển, đảm bảo được chất lượng của
vật tư trong quá trình vận chuyển. Các phương tiện vận chuyển mà công ty có
thể sử dụng là ô tô, xe máy, xích lô, xe thồ... Việc sử dụng phương tiện vận
chuyển như thế nào là tuỳ thuộc vào số lượng địa điểm của vật tư. Ví dụ,
Công ty sẽ sử dụng ô tô để chuyên chở những vật tư số lượng lớn, nặng, cồng
kềnh hoặc những vật tư phải vận chuyển đi xa. Hoặc sử dụng các phương tiện
vận chuyển đặc biệt để vận chuyển và bảo quản các loại hoá chất, xăng dầu...
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 46
- Tài chính: Để có thể xác định được mức chi cho vật tư một cách hợp
lý nhất, trước khi lập kế hoạch vật tư , Công ty căn cứ vào kế hoạch tài chính
của mình trong năm đó. Kế hoạch tài chính của Công ty có ảnh hưởng đến
việc triển khai các phương án kế hoạch và ảnh hưởng đến việc lựa chọn các
phương án, các công cụ để có thể đạt được mục tiêu của kế hoạch năm cho
vật tư đã đề ra. Nếu khả năng tài chính cho vật tư của Công ty hạn hẹp hơn
các năm trước hoặc nhỏ hơn so với nhu cầu, Công ty phải tiến hành các biện
pháp điều chỉnh, cắt giảm các nguồn lực khác trước khi lập kế hoạch năm cho
vật tư. Ngược lại, nếu khả năng về tài chính cho vật tư lớn hơn nhu cầu, Công
ty có thể đầu tư thêm cho nguồn lực.
2.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch
Để có thể thực hiện tốt kế hoạch năm cho vật tư, Công ty xác định các
công cụ, các phương tiện để đạt được mục tiêu ngay từ khi lập nên kế hoạch.
Sau đó, Công ty phân công công việc cho từng người, từng bộ phận để có thể
tổ chức thực hiện kế hoạch một cách nhanh chóng, kịp thời.
Để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư cho từng loại vật tư, ta
sử dụng công thức sau:
Số lượng vật tư i thực tế mua sắm (dự trữ)
trong kì % hoàn thành
kế hoạch
=
Số lượng vật tư i cần mua sắm (dự trữ)
theo kế hoạch
x 100
Nhìn chung, việc tổ chức thực hiện kế hoạch tại Công ty cao su Sao
vàng được thực hiện tương đối chặt chẽ. Hầu như việc thực hiện mua sắm, dự
trữ hàng năm được thực hiện đúng như kế hoạch. Nếu có sai lệch thì cũng
không đáng kể.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 47
Năm 2004 Năm 2005 Tên vật tư
KH Thực hiện % so với
KH
KH Thực
hiện
% so với
KH
Cao su thiên
nhiên các loại
8600 8700 101,16% 7600 7300 96,71%
CaCO3 2700 2950 109,26% 2000 1850 92,5%
Vải mành
6-840D/1
180 197 109,44% 140 120 85,71%
Bảng 6: Tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm của một số loại
vật tư chủ yếu trong 2 năm vừa qua
(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư)
Ta thấy, năm 2004, việc thực hiện mua sắm vật tư nhiều hơn so với kế
hoạch đề ra. Nguyên nhân của việc này là do, trong kì sản xuất, nhu cầu về
sản phẩm của Công ty tăng lên, Công ty phải sản xuất thêm săm lốp để đáp
ứng nhu cầu của thị trường. Do đó, kế hoạch vật tư trong năm 2004 được điều
chỉnh để phù hợp với điều kiện sản xuất.
Năm 2005, do Công ty tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp, các nguồn
lực của Công ty được tập trung chủ yếu cho công tác cổ phần hoá đặc biệt là
nguồn tài chính. Do đó, kế hoạch mua sắm vật tư trong năm 2005 không thực
hiện được như kế hoạch đã đề ra.
Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch năm cho vật tư, Công ty
thường xuyên theo dõi tình hình. Cuối kì, Công ty tập hợp các kết quả đã thực
hiện được rồi so với kế hoạch đặt ra để xem có sai lệch gì không. Nếu có,
Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân gây ra những sai lệch đó để rút kinh
nghiệm cho năm sau, và tìm các biện pháp khắc phục.
2.4. Việc sử dụng các công cụ phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư.
Trong giai đoạn phát triển của công nghệ thông tin, nhận thức được vai
trò của hệ thống máy tính, Công ty cao su Sao vàng đầu tư nâng cấp và mua
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 48
mới một số máy tính tại các phòng ban trong công ty như phòng kế hoạch vật
tư, phòng kế toán... nhằm phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư và quản lý
theo dõi tình hình vật tư của Công ty.
Bên cạnh đó, Công ty đã nối mạng Internet cho các phòng ban, đặc biệt
là phòng kế hoạch vật tư để họ có thể thu thập thông tin từ thị trường, từ phía
các nhà cung ứng một cách nhanh nhất. Vì mạng Internet là nơi cung cấp
thông tin một cách nhanh chóng nhất, cập nhật nhất.
Tuy nhiên, hệ thống máy tính chỉ được thiết lập ở khối văn phòng mà
chưa có ở các kho, hay các xí nghiệp, các xưởng sản xuất. Trên thực tế, công
việc theo dõi và quản lý vật tư chủ yếu diễn ra ở các kho, tình hình sử dụng
định mức tiêu hao nguyên vật liệu diễn ra ở các xí nghiệp, các xưởng sản
xuất. Đây là những nơi cần cập nhật thông tin về vật tư thường xuyên và kịp
thời. Nếu chỉ sử dụng những cách lưu trữ thông tin truyền thống, tức là ghi
chép sổ sách đơn thuần thì hệ thống sổ sách của Công ty sẽ trở nên cồng
kềnh, không tiện cho việc tìm kiếm thông tin. Mỗi khi muốn tìm kiếm thông
tin về một loại vật tư nào đó, Công ty phải tiến hành tra cứu sổ sách, mất rất
nhiều công sức và thời gian.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 49
CHƯƠNG III:
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP
KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU
SAO VÀNG.
I. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
NĂM CHO VẬT TƯ CỦA CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG
1. Áp dụng triệt để hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000
Chính sách chất lượng mà Công ty cao su Sao vàng đưa ra là: "Chất
lượng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp". Do đó, Công ty
luôn chú trọng đến chất lượng không chỉ của sản phẩm mà công ty làm ra mà
còn chú trọng đến chất lượng của các yếu tố đầu vào, chất lượng nguồn nhân
lực... Chính vì thế, Công ty đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho hệ
thống quản lý chất lượng của công ty. Hệ thống quản lý chất lượng của công
ty đã được tập đoàn BVQI của vương quốc Anh công nhận là đã đạt tiêu
chuẩn quốc tế. Đây là một cách để Công ty khẳng định mình trước cơ chế thị
trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt như hiện nay.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã cung cấp cho Công ty các phương tiện
hữu hiệu để Công ty có thể kiểm soát các hoạt động ngay từ ban đầu.
Đối với hoạt động quản lý vật tư nói chung và công tác lập kế hoạch
sản xuất nói riêng, Công ty đưa ra các quy định để hướng các hoạt động của
cán bộ công nhân viên theo đúng quy định đó. Đồng thời giúp người quản lý
có thể căn cứ vào các quy định đó để kiểm soát các hoạt động của các nhân
viên của mình. Nhờ đó, Công ty có thể giảm thiểu được các chi phí cho việc
kiểm tra lại hoặc sửa chữa những sai sót trong quá trình sản xuất. Đối với vật
tư của công ty, Công ty có các cán bộ và các phương tiện kĩ thuật để đánh giá
một cách chính xác nhất chất lượng, quy cách chủng loại vật tư. Hơn nữa
trong quá trình bảo quản vật tư, Công ty có quy trình quản lý nghiêm túc theo
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 50
tiêu chuẩn ISO. Do đó, mọi vấn đề tổn thất vật tư được công ty luôn cố gắng
giảm thiểu một cách tối đa.
Phương hướng của Công ty trong những năm tới là luôn cố gắng áp
dụng triệt để các quy định của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000
nhằm định hướng các hoạt động của công ty theo đúng quy định, có các biện
pháp kiểm soát các hoạt động ngay từ ban đầu. Có như vậy, Công ty có thể
hoàn thiện hơn nữa các hoạt động của Công ty nói chung và hoạt động quản
lý vật tư và công tác lập kế hoạch vật tư nói riêng.
2. Tạo động lực cho người lao động đặc biệt là các cán bộ công nhân viên
làm công tác lập kế hoạch, cung ứng hay bảo quản vật tư.
Trong những năm qua, Công ty đã có những biện pháp khen thưởng và
xử phạt hợp lý đối với các xưởng, các xí nghiệp sản xuất trong công tác sử
dụng và bảo quản vật tư. Bằng việc khen thưởng đối với những xưởng, xí
nghiệp sử dụng tiết kiệm vật tư và xử phạt các xí nghiệp nếu như họ gây lãng
phí vật tư, Công ty đã làm cho người lao động trong các xưởng, xí nghiệp làm
việc với tinh thần và thái độ nghiêm túc và tự giác hơn.
Tuy nhiên, phương pháp này mới chỉ áp dụng trong các xưởng, các xí
nghiệp sản xuất. Trong những năm tới, Công ty luôn cố gắng tạo mọi điều
kiện để cán bộ công nhân viên trong Công ty có thể được hưởng xứng đáng
với những nỗ lực mà họ đã bỏ ra. Bên cạnh đó, Công ty đề ra những phương
hướng tạo động lực mới cho người lao động để họ có thể cố gắng nỗ lực hết
mình vì sự phát triển chung của Công ty như khen thưởng thường xuyên đối
với các cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư, các cán bộ làm công tác cung
ứng vật tư hay cán bộ quản lý kho vật tư…
Đặc biệt, khi tiến hành cổ phần hoá, cán bộ công nhân viên trong công
ty vừa là người lao động, vừa là chủ sở hữu, họ có thể quản lý được vốn và
công sức mà mình bỏ ra. Ngoài phần lương các cán bộ công nhân viên được
hưởng theo chế độ, họ còn được hưởng lợi tức của phần vốn góp của mình.
Do đó, lợi nhuận của doanh nghiệp là điều quan tâm của mọi cán bộ công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 51
nhân viên trong Công ty. Đây là động lực trực tiếp giúp cán bộ công nhân
viên trong công ty nhiệt tình, tự giác làm việc, luôn cố gắng hết sức vì sự phát
triển chung của Công ty.
3. Giảm biên chế, phân công công việc cụ thể đối với từng cán bộ sao cho
phù hợp với chuyên môn và năng lực của họ.
Năm 2006, Công ty tiếp tục tiến hành Công tác cổ phần hóa doanh
nghiệp. Dự kiến đến tháng 5 năm 2006, Công ty sẽ hoạt động theo mô hình
công ty cổ phần. Do đó, Công ty sẽ tiến hành tinh giảm biên chế. Số lượng
công nhân viên trong công ty sẽ giảm 1/3. Công ty tiếp tục vận động những
người đã lớn tuổi nghỉ hưu, giữ lại những người có trình độ, có kinh nghiệm
để phục vụ cho Công ty. Đồng thời, tiếp tục tuyển chọn các cán bộ công nhân
viên có năng lực, có trình độ để thay thế lớp người cũ, tăng cường hoạt động
quản lý của Công ty. Nhờ đó, chất lượng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên
trong công ty sẽ được nâng cao hơn nhằm đáp ứng được những đòi hỏi ngày
càng cao của công việc.
Bên cạnh đó, Công ty cố gắng làm tốt công tác sắp xếp, bố trí cán bộ
công nhân viên vào các vị trí thích hợp dựa trên khả năng, kinh nghiệm và
trình độ chuyên môn của mỗi người. Đối với công tác quản lý vật tư, phòng
kế hoạch vật tư kết hợp với phòng tổ chức hành chính bố trí sắp xếp các vị trí
làm việc thật hợp lý. Quy định rõ người nào làm công tác lập kế hoạch, người
nào làm công tác cung ứng vật tư, người nào làm công tác quản lý kho vật tư.
Với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và hợp lý, các công việc của Công ty
được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Chính nhờ những cố gắng nỗ lực trong việc hoàn thiện hoạt động của
công ty nói chung và công tác lập kế hoạch vật tư nói riêng mà trong những
năm gần đây, mặc dù có những biến động lớn trên thị trường vật tư của Công
ty nhưng Công ty luôn cố gắng để có thể đảm bảo được vật tư cho sản xuất.
Trong những năm tới đây, Công ty tiếp tục đề ra các quy chế làm việc thật
chặt chẽ nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 52
phận trong Công ty. Nhờ đó, Công tác lập kế hoạch năm cho vật tư được hoàn
thiện và chính xác hơn.
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP
KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG.
Công tác lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng nằm trong
công tác quản lý vật tư của Công ty. Việc lập kế hoạch vật tư không chỉ là
việc lập kế hoạch đơn thuần mà nó còn liên quan đến các công tác bảo quản
và dự trữ vật tư, xây dựng định mức tiêu hao vật tư... Do đó, để công tác lập
kế hoạch được tốt thì các hoạt động quản lý vật tư của Công ty phải được tốt.
1. Lựa chọn nhà cung ứng vật tư.
Hiện nay, các nhà cung ứng vật tư của Công ty cao su Sao vàng đều là
những nhà cung cấp truyền thống, đã có quá trình cộng tác với Công ty từ
nhiều năm nay. Nói chung, vật tư mà những nhà cung ứng này cung cấp cho
Công ty đều là những vật tư có chất lượng, giá cả hợp lý.
Tuy nhiên, trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt như
hiện nay, có rất nhiều nhà cung ứng khác đang cạnh tranh với những nhà cung
ứng này. Để có thể đứng vững trên thị trường, các nhà cung ứng tạo lợi thế
cạnh tranh cho mình bằng chất lượng vật tư, giá cả hợp lý và các dịch vụ đi
kèm.
Để đảm bảo nguồn vật tư cho sản xuất và thực hiện đúng được kế
hoạch năm cho vật tư đề ra, hàng năm, Công ty tiếp tục tiến hành công tác với
những nhà cung ứng vật tư cũ. Bên cạnh đó, Công ty tiếp tục tìm hiểu thị
trường, tìm những nhà cung ứng mới với giá cả vật tư phù hợp, chất lượng tốt.
Vật tư là loại đầu vào quan trọng nhất của Công ty, do đó, trước khi tiến hành
lựa chọn nhà cung ứng, Công ty nên tìm hiểu kĩ về người cung ứng vật tư cho
mình. Muốn vậy, Công ty phải tạo điều kiện để các nhà cung ứng thể hiện
năng lực của mình.
Do số lượng vật tư của Công ty là khá lớn, do đó, công ty có thể áp
dụng hình thức đấu thầu để lựa chọn nhà cung ứng vật tư. Vào đầu năm, trước
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 53
khi lập kế hoạch năm cho vật tư, Công ty công bố rộng rãi việc đấu thầu vật
tư cho Công ty. Sau đó mời các nhà thầu tham gia vào một cuộc đấu thầu
công khai. Các nhà thầu được chọn là những nhà thầu đưa ra mức giá hợp lý
nhất, chất lượng vật tư đảm bảo... Ngoài ra có thể ưu tiên nhà thầu nào có các
dịch vụ đi kèm như mua nhiều giảm giá, vận chuyển vật tư đến tận Công ty...
Áp dụng biện pháp đấu thầu vật tư, Công ty có thể tiếp cận được với
các nhà cung ứng mới trên thị trường và có thể chọn được nhà cung ứng vật
tư tốt nhất cho Công ty. Công ty cũng có thể lựa chọn nhiều nhà cung ứng cho
một nhóm vật tư để đảm bảo an toàn trong trường hợp thị trường vật tư trở
nên khan hiếm. Mặt khác, thông qua việc tổ chức đấu thầu, các nhà cung ứng
sẽ tự tiếp cận với Công ty. Nhờ đó, Công ty sẽ tiết kiệm được 1 phần chi phí
cho hoạt động nghiên cứu thị trường và tìm kiếm các nhà cung ứng. Như vậy,
công tác lập kế hoạch vật tư sẽ được tiến hành nhanh chóng hơn.
2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy phục vụ cho công tác lập kế hoạch.
Trước mắt, Công ty nên tăng cường số lượng cán bộ phục vụ cho hoạt
động quản lý vật tư, nâng cao chất lượng và số lượng của đội ngũ cán bộ phục
vụ công tác lập kế hoạch vật tư.
2.1 Đối với cán bộ lập kế hoạch:
Đội ngũ cán bộ lập kế hoạch của Công ty cao su Sao vàng hiện nay
nhìn chung là giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc, luôn cố gắng nỗ lực
vì sự phát triển chung của Công ty. Công ty nên tăng cường số lượng cán bộ
lập kế hoạch, tăng cường người cho công tác nghiên cứu và dự báo môi
trường. Vì đây là công việc quan trọng, ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế
hoạch vật tư cho Công ty.
Đa số các cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su
Sao vàng hiện nay đều đã lớn tuổi. Mà công việc quản lý vật tư không những
đòi hỏi những người có kinh nghiệm mà còn đòi hỏi những người năng động,
có sự phản ứng nhanh nhạy với những biến động của môi trường, có thể sử
dụng tốt các công cụ để phục vụ cho việc lập kế hoạch vật tư cho Công ty. Do
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 54
đó, ngay từ bây giờ, Công ty nên đầu tư đào tạo những cán bộ trẻ tuổi, có
năng lực, giúp họ làm quen với công việc để sau một thời gian nữa, họ có thể
trở thành những cán bộ lập kế hoạch vật tư giỏi, đảm nhiệm công việc lập kế
hoạch vật tư thay cho những cán bộ đã đến tuổi nghỉ hưu.
2.2 Đối với cán bộ quản lý vật tư:
Công tác quản lý vật tư trong Công ty cao su Sao vàng hiện nay bao
gồm rất nhiều các công việc nhỏ lẻ khác nhau như lập kế hoạch vật tư, tổ
chức mua sắm, cung ứng vật tư. Do vậy, khó có thể một vài người mà có thể
đảm nhận hết từng đó công việc. Để công việc lập kế hoạch được tốt, công ty
nên chuyên môn hoá công việc cho cán bộ công nhân viên, giao cho họ những
công việc phù hợp với khả năng và chuyên môn của mình.
Công ty nên thường xuyên định kì tổ chức đào tạo cho cán bộ công
nhân viên về các nghiệp vụ quản lý vật tư. Không chỉ các cán bộ làm công tác
lập kế hoạch mà các cán bộ quản lý kho, các cán bộ làm công tác cung ứng
vật tư cũng phải hiểu và nắm rõ về số lượng, chủng loại vật tư của Công ty,
biết được định mức tiêu hao vật tư để mọi người sử dụng tiết kiệm vật tư và
bảo quản vật tư thật tốt.
Hiện nay, Công ty mới chỉ có các biện pháp khen thưởng và xử phạt
đối với các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất có biện pháp sử dụng tiết kiệm
vật tư mà chưa có các quy định đối với các cán bộ làm công tác lập kế hoạch,
cán bộ cung ứng vật tư... Công ty nên tạo động lực cho họ bằng cách thường
xuyên khen thưởng nếu như họ hoàn thành tốt công việc, hoặc kỉ luật đối với
những ai lơ là công việc, không hoàn thành trách nhiệm được giao.
3. Sử dụng các công cụ lập kế hoạch.
3.1. Làm tốt công tác sử dụng định mức tiêu hao vật tư tại các xí nghiệp và
các xưởng sản xuất:
Do điều kiện sản xuất thực tế của Công ty đôi khi khác nhiều so với
điều kiện thử nghiệm khi xây dựng định mức nên hệ thống định mức mà
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 55
Công ty đang sử dụng nhiều lúc không sát so với thực tế. Do đó, Công ty phải
thường xuyên theo dõi hệ thống định mức tiêu hao vật tư.
Công ty cần quản lý chặt chẽ các xí nghiệp, các xưởng sản xuất, thường
xuyên dõi tình hình sản xuất của các xí nghiệp, các xưởng đó. Nếu điều kiện
sản xuất thực tế khác quá nhiều so với điều kiện sản xuất thử nghiệm thì Công
ty phải tiến hành điều chỉnh kịp thời.
- Nếu Công ty đầu tư thêm các máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại, hoặc
nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phẩm, Công ty phải tiến hành điều chỉnh
hệ thống định mức cho phù hợp với điều kiện sản xuất mới.
- Nếu hoạt động sản xuất của Công ty yếu kém, gây lãng phí vật tư,
Công ty phải có các biện pháp xử lý kịp thời, chỉnh đốn lại các hoạt động để
đảm bảo cho định mức tiêu hao vật tư được sử dụng đúng theo tiêu chuẩn mà
Công ty đã đề ra.
Bên cạnh đó, các bộ phận lập kế hoạch phải thường xuyên phối hợp với
các kho, các xí nghiệp và các xưởng sản xuất để đánh giá kết quả thực hiện
định mức tiêu hao sau mỗi kì sản xuất để có thể phát hiện ra những sai sót và
có thể sữa chữa kịp thời, không để ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch vật
tư của kì sau.
Định mức tiêu hao vật tư là một yếu tố quan trọng để xây dựng và lập
kế hoạch năm cho vật tư một cách chính xác nhất. Do đó, làm tốt công tác
thực hiện định mức tiêu hao vật tư ở các xưởng, các xí nghiệp sản xuất là tiền
đề quan trọng để có thể hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư của
Công ty cao su Sao vàng.
3.2. Xây dựng hệ thống thông tin đồng bộ:
Công tác lập kế hoạch vật tư phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin
của Công ty. Do số lượng vật tư tương đối lớn, lại thường xuyên có sự thay
đổi như tình hình nhập, xuất kho, cung ứng cho các xưởng, các xí nghiệp sản
xuất. Ngoài ra, Công tác lập kế hoạch vật tư còn chịu ảnh hưởng nhiều của
thông tin từ bên ngoài thị trường. Để công tác lập kế hoạch được tốt, Công ty
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 56
phải thường xuyên theo dõi tình hình biến động của vật tư trên thị trường
cũng như trong doanh nghiệp để có các biện pháp xử lý kịp thời. Mặt khác,
Công ty có thể đề ra các phương hướng phòng ngừa khi các sự cố xảy ra.
Trong giai đoạn hiện nay, máy tính được sử dụng rộng rãi trong việc
kiểm soát vật tư. Uu điểm của máy tính là có thể lưu trữ nhiều thông tin, công
việc tìm kiếm thông tin trên máy tính cũng rất nhanh chóng và dễ dàng. Do
đó, máy tính rất thích hợp trong việc quản lý vật tư trong các doanh nghiệp.
Công ty nên xây dựng hệ thống máy tính không chỉ ở văn phòng mà còn ở các
kho chứa, và các xưởng sản xuất. Nhờ đó, những người có công việc liên
quan đến vật tư có thể cập nhật thông tin kịp thời. Đồng thời, hệ thống máy
tính của Công ty nên kết nối mạng nội bộ, để những người trên văn phòng
công ty cũng có thể dùng máy tính để theo dõi tình hình vật tư của công ty mà
không cần phải xuống trực tiếp dưới các kho.
Thông tin thu được từ hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường của
Công ty và thông tin về thị trường vật tư cũng rất quan trọng trong công tác
lập kế hoạch vật tư. Do đó, để thông tin có thể cập nhật thường xuyên và kịp
thời đến những cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư, Công ty nên đầu tư
hơn nữa cho hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường để từ đó có thể dự
báo được chính xác những biến động của môi trường, trên cơ sở đó đề ra
những biện pháp phòng ngừa kịp thời ngay trong khi lập kế hoạch.
3.3. Tăng cường việc sử dụng các công cụ, các mô hình để phục vụ công
tác lập kế hoạch:
Hiện nay, việc lập kế hoạch năm cho vật tư của công ty chủ yếu dựa và
kinh nghiệm của các cán bộ. Công ty nên sử dụng máy tính và các phần mềm
quản lý để có thể cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Việc phân tích và xử lý thông tin trên máy tính cũng chính xác hơn là sử dụng
các công cụ truyền thống. Sổ sách vật tư cũng nên được lưu trữ trên máy tính
để có thể lưu trữ được lâu dài, không bị mất mát, và cũng gọn nhẹ hơn rất
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 57
nhiều, giảm được hệ thống sổ sách cồng kềnh, việc tìm kiếm sẽ trở nên nhanh
chóng hơn.
Trong quá trình lập kế hoạch vật tư, Công ty nên sử dụng các mô hình,
các công thức toán học như JIT, mô hình quản trị hàng dự trữ để các chỉ tiêu
của kế hoạch vật tư đề ra được chính xác hơn.
Vào cuối mỗi năm, Công ty nên đánh giá lại tình hình sử dụng, tình
hình cung ứng vật tư của các năm trước để làm cơ sở cho công tác lập kế
hoạch năm cho vật tư ở các năm sau:
Đánh giá tình hình cung ứng vật tư:
Một trong những điều kiện để hoàn thành kế hoạch sản xuất của Công
ty là việc cung cấp vật tư phải được tổ chức một cách hợp lý. Nếu vật tư được
cung cấp với số lượng quá lớn, sẽ gây ứ đọng vốn cho Công ty. Ngược lại, nếu
cung cấp không đủ vật tư sẽ làm ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản
xuất kinh doanh.
Để có thể đánh giá được tình hình cung ứng vật tư cho sản xuất, cần
tính tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch cho từng loại vật tư theo công thức sau:
Số lượng vật tư nhập trong kì Tỉ lệ hoàn thành kế
hoạch cung ứng vật tư i
=
Số lượng vật tư cần mua trong kì
x 100
Đánh giá chất lượng vật tư:
Việc cung cấp vật tư cho quá trình sản xuất không chỉ cần đảm bảo đủ
số lượng mà còn phải đảm bảo đầy đủ về chất lượng. Chất lượng vật tư của
công ty không cần tốt nhất mà cần đáp ứng được yêu cầu kĩ thuật đặt ra đối
với vật tư.
Đánh giá tình hình dự trữ vật tư:
Để phân tích tình hình dự trữ vật tư, cần so sánh số lượng vật tư đang
dự trữ với số lượng vật tư cần dự trữ. Mục tiêu của Công ty là luôn kết hợp hài
hoà giữa việc đảm bảo sản xuất kinh doanh được đều đặn với việc sử dụng tiết
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 58
kiệm vốn. Do đó, Công ty nên phân tích xem tình hình dự trữ vật tư có đảm
bảo cho sản xuất hay không.
Ta sử dụng công thức sau:
lượng vật tư i
dự trữ đầu kì
+
Lượng vật tư i
nhập trong kì
Hệ số đảm bảo vật tư i =
Số lượng vật tư i cần dùng trong kì
Nếu các hệ số đảm bảo vật tư này lớn hơn 1 tức là vật tư của Công ty
đã đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất của Công ty khi cần và đảm bảo cho quá
trình sản xuất được diễn ra liên tục.
Phân tích tình hình sử dụng vật tư:
Giá vật tư liên quan trực tiếp đến giá thành sản phẩm của Công ty. Giá
vật tư có thấp thì Công ty mới có thể hạ được giá thành sản phẩm, như vậy
các sản phẩm của Công ty sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn.
Do đó, sử dụng tiết kiệm vật tư là một trong những mục tiêu cơ bản để
giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm cho Công ty. Do đó, Công ty
nên tiến hành phân tích tình hình sử dụng vật tư thường xuyên, định kỳ.
Để phân tích, Công ty có thể sử dụng hệ số sử dụng nguyên vật liệu:
Trọng lượng tịnh của sản phẩm
Hệ số sử dụng vật tư =
Trọng lượng vật tư đưa vào sử dụng
Hệ số sử dụng vật tư cho biết hiệu suất sử dụng vật tư. Hệ số này càng
gần 1 thể hiện mức độ tiết kiệm nguyên vật liệu trong Công ty càng cao.
Tóm lại, Công ty nên sử dụng các mô hình, công thức toán học để đánh
giá, phân tích tình hình vật tư của doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch
vật tư. Như vậy, công tác lập kế hoạch năm cho vật tư vừa trở nên đơn giản,
vừa trở nên chính xác hơn trước đây rất nhiều.
4. Đầu tư cho công tác xây dựng chiến lược vật tư dài hạn
Chiến lược vật tư dài hạn là cơ sở quan trọng, làm căn cứ cho công tác
lập kế hoạch vật tư hàng năm. Khi xây dựng kế hoạch năm cho vật tư, Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 59
ty phải căn cứ vào sứ mệnh và các kế hoạch chiến lược của Công ty. Đây là
những căn cứ đầu tiên, mang tính định hướng trong quy trình lập kế hoạch
năm cho vật tư.
Do đó, Công ty nên đầu tư thêm chi phí, nguồn nhân lực cũng như tài
chính để tiến hành xây dựng các chiến lược đối với vật tư. Các chiến lược này
tập trung vào các yếu tố như nhà cung ứng vật tư, làm tốt công tác quản lý vật
tư để giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho Công ty.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 60
KẾT LUẬN
Trải qua hơn 45 năm tồn tại và phát triển, Công ty cao su Sao vàng đã
trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong nghành công nghiệp cao su Việt
Nam. Với sự nỗ lực của toàn thể các cán bộ công nhân viên, Công ty đã và
đang khẳng định mình trước cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt.
Trong những năm qua, mặc dù đứng trước nhiều khó khăn của những
biến động trên thị trường nhiên, nguyên vật liệu trong nước và trên Thế giới,
hoạt động sản xuất của Công ty không ngừng phát triển. Để có được kết quả
như hiện nay, Công ty đã tổ chức tốt công tác lập kế hoạch năm cho vật tư.
Hàng năm, công ty luôn đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất, đồng thời dự trữ đủ
số lượng vật tư để đảm bảo tính liên tục của hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty. Mặc dù công tác lập kế hoạch năm cho vật tư của Công ty còn
một số vấn đề còn tồn tại, nhưng không vì thế mà việc đảm bảo vật tư cho
hoạt động sản xuất của Công ty bị ảnh hưởng.
Do bị hạn chế về nhiều mặt như thời gian, dữ liệu và khả năng phân
tích nên bài viết chắc chắn có nhiều điểm thiếu sót. Em rất mong được sự
đóng góp ý kiến của các thầy cô cùng các cô chú trong Công ty cao su Sao
vàng để bài viết được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong Công ty cao
su Sao vàng đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Đồng
thời, em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền đã hướng
dẫn em hoàn thành bài viết này.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Khoa khoa học quản lý - Đại học Kinh tế quốc dân: Giáo trình Khoa
học quản lý Tập I- Tập II - PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị
Ngọc Huyền - NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà nội năm 2002.
2. Khoa quản trị kinh doanh - Đại học kinh tế quốc dân, Bộ môn kinh
tế công nghiệp- Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp- TS Trương Đoàn
Thể - NXB Lao động xã hội, Hà nội năm 2004.
3. Khoa Quản trị kinh doanh - Đại học kinh tế quốc dân - Giáo trình Tổ
chức và quản lý sản xuất - Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà nội, 2004.
4. Đại học Lâm nghiệp: Giáo trình: Quản trị vật tư kỹ thuật - Phạm
khắc hồng - NXB Nông nghiệp, Hà nội năm 2003.
5. PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Thuận - Chiến luợc kinh doanh và kế
hoạch hoá nội bộ doanh nghiệp - NXB Khoa học và kỹ thuật, năm 2002.
6. GS. TS Trần Văn Địch - Tổ chức sản xuất cơ khí- NXB Khoa học kỹ
thuật, 2005.
7. Website báo Sài Gòn giải phóng: http:// www.sggp.org.vn
Bài viết: 45 năm thương hiệu cao su Sao vàng - Ngày 7/9/2005.
8. Tạp chí Công nghiệp kỳ 1 tháng 10 năm 2005: Một số kết quả thực
hiện quản lý chất lượng ở Công ty cao su Sao vàng
9. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ 2002 đến 2005 của Công
ty cao su Sao Vàng
10. Kế hoạch vật tư năm 2006 c ủa Công ty cao su Sao vàng
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 62
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
TSCĐ: Tài sản cố định
SX: Sản xuất
SP: Sản phẩm
KH: Kế hoạch
SXCN: Sản xuất công nghiệp
STT: Số thứ tự
ĐVT: Đơn vị tính
CaCO3: Canxi Cácbonát
WTO: World Trade Organization - Tổ chức
Thương mại Thế giới
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 63
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................ 1
CHƯƠNG I. LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP.......... 3
I. VẬT TƯ VÀ KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP. ......... 3
1. Vật tư và quản lý vật tư trong doanh nghiệp. ............................................3
1.1 Vật tư:........................................................................................... 3
1.2. Quản lý vật tư trong doanh nghiệp ............................................... 6
2. Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp.....................7
2.1 Kế hoạch vật tư của doanh nghiệp. ............................................... 7
2.2. Vị trí của Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh
nghiệp................................................................................................. 7
3. Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư ...................................................10
3.1 Xác định tổng nhu cầu vật tư ...................................................... 10
3.2 Xác định nhu cầu dự trữ vật tư:................................................... 12
3.3 Nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm kế hoạch: ...................... 13
II. LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP . 13
1. Vai trò của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư trong doanh nghiệp...13
2. Quy trình lập kế hoạch vật tư: .................................................................14
2.1. Nghiên cứu và dự báo: ............................................................... 14
2.2 Thiết lập các mục tiêu................................................................. 15
2.3 Lựa chọn các phương thức, công cụ để đạt được mục tiêu .......... 15
3. Các công cụ lập kế hoạch vật tư: .............................................................16
3.1. Mô hình quản trị hàng dự trữ: ................................................... 17
3.2 Mô hình JIT (Just in time): ........................................................ 17
III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
NĂM CHO VẬT TƯ ............................................................................... 18
1. Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp:...........................18
1.1 Thị trường vật tư......................................................................... 18
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 64
1.2 Các nhà cung cấp vật tư:............................................................. 19
2. Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp: ...........................19
2.1 Sứ mệnh và các chiến lược của doanh nghiệp: ............................ 19
2.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:...................................... 19
2.3 Bộ máy tổ chức làm công tác lập kế hoạch: .............................. 21
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG................................................................ 22
I. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO
VÀNG...................................................................................................... 22
1. Giới thiệu chung về Công ty cao su Sao vàng.........................................22
1.1 Quá trình hình thành phát triển: .................................................. 22
1.2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.................................................. 23
1.3. Cơ cấu tổ chức ........................................................................... 24
2. Thực trạng vật tư và quản lý vật tư tại Công ty cao su Sao vàng............25
2.1 Phân loại vật tư. .......................................................................... 25
2.2 Thực trạng công tác quản lý vật tư .............................................. 28
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ
TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG. ................................................... 33
1. Đánh giá kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng. ..........33
1.1 Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư: ...................................... 33
1.2 Đánh giá kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng............... 39
2. Đánh giá công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su .......40
2.1. Về tổ chức bộ máy lập kế hoạch. ............................................... 40
2. 2. Về quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao
vàng.................................................................................................. 42
2.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch ....................................................... 46
2.4. Việc sử dụng các công cụ phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư. 47
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 65
CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ
HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG....... 49
I. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
NĂM CHO VẬT TƯ CỦA CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG ................ 49
1. Áp dụng triệt để hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000 ....................................................................................................49
2. Tạo động lực cho người lao động đặc biệt là các cán bộ công nhân viên
làm công tác lập kế hoạch, cung ứng hay bảo quản vật tư. .........................50
3. Giảm biên chế, phân công công việc cụ thể đối với từng cán bộ sao cho
phù hợp với chuyên môn và năng lực của họ. .............................................51
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ
HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG. .. 52
1. Lựa chọn nhà cung ứng vật tư. ................................................................52
2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy phục vụ cho công tác lập kế hoạch. ............53
2.1 Đối với cán bộ lập kế hoạch:....................................................... 53
2.2 Đối với cán bộ quản lý vật tư:..................................................... 54
3. Sử dụng các công cụ lập kế hoạch..........................................................54
3.1. Làm tốt công tác sử dụng định mức tiêu hao vật tư tại các xí
nghiệp và các xưởng sản xuất: .......................................................... 54
3.2. Xây dựng hệ thống thông tin đồng bộ: ....................................... 55
3.3. Tăng cường việc sử dụng các công cụ, các mô hình để phục vụ
công tác lập kế hoạch:....................................................................... 56
4. Đầu tư cho công tác xây dựng chiến lược vật tư dài hạn ........................58
KẾT LUẬN.................................................................................................. 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 61
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Luận văn- Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng.pdf