Tiểu luận Áp dụng quản lý chất lượng Iso 14001 vào Grand Hotel Saigon

................................................................................................. 10 2.2 Lập kế hoạch ........................................................................................................................... 13 2.3 Thiết lập hệ thống .................................................................................................................... 27 2.4 Triển khai áp dụng ................................................................................................................... 32 2.5 Chứng nhận hệ thống ............................................................................................................... 33 2.6 Duy trì hệ thống ....................................................................................................................... 33 GIỚI THIỆU CHUNG I. Iso 14001 là gì? ISO 14001 là tiêu chuẩn quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý môi trường cho phép một tổ chức thiết lập, thực hiện chính sách và các mục tiêu về môi trường của mình, có xem xét đến các yêu cầu của pháp luật và yêu cầu khác mà tổ chức tuân thủ, cũng như có xét đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa liên quan đến hoạt động, sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức đó có thể kiểm soát và có ảnh hưởng. Được ban hành lần thứ nhất vào năm 1996 bởi Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO), tiêu chuẩn ISO 14001 được xem là một trong những hành động tích cực đáp lại yêu cầu về phát triển bền vững kể từ Hội nghị thượng đỉnh Trái đất lần thứ nhất tại Rio de Janeiro vào năm 1992 (1992 Earth Summit). Lần sửa đổi thứ nhất của tiêu chuẩn này vào năm 2004 dẫn đến việc ban hành ISO 14001:2004, trong đó có nhiều cải tiến đột phá về phương pháp tiếp cận đối với quản lý môi trường theo mô hình P-D-C-A, đồng thời thể hiện sự tương thích của tiêu chuẩn vệ hệ thống quản lý môi trường với tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000. Kể từ lần ban hành đầu tiên đến cuối năm 2009, toàn thế giới có hơn 223.149 tổ chức đã được cấp chứng chỉ ISO 14001 (ISO survey 2009). Ngày 17/7/2009, ISO đã ban hành tài liệu hiệu đính kỹ thuật (Technical Corrigendum), có ký hiệu là ISO 14001:2004/ Cor 1:2009, xuất phát từ việc ban hành tiêu chuẩn về yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Dựa trên bản hiệu đính này, các tiêu chuẩn châu Âu EN ISO 14001:2004 + AC:2009 (Châu Âu) và tiêu chuẩn DIN EN ISO 14001:2009 (Đức) đã lần lượt được ban hành. Theo đó, đối với các tổ chức đã được chứng nhận theo ISO 14001:2004 (TCVN ISO 14001:2005), việc chuyển đổi sang tiêu chuẩn to ISO 14001:2004 + Cor 1:2009 (TCVN ISO 14001:2010) không đòi hỏi bất cứ sự thay đổi nào đối với hệ thống quản lý môi trường của tổ chức. Tuy nhiên, các tổ chức này cần thực hiện điều chỉnh nhất định đối với hệ thống tài liệu quản lý môi trường của mình theo các thuật ngữ của ISO 14001:2004 + Cor 1:2009 khi thích hợp. Khi có nhu cầu được cấp chứng nhận theo tiêu chuẩn mới, tổ chức có thể được đáp ứng bởi tổ chức chứng nhận thông qua cuộc đánh giá giám sát định kỳ theo phạm vi áp dụng của hệ thống đã được chứng nhận trước đó. Thông thường, đối với nhiều tổ chức đánh giá chứng nhận, việc cấp chứng chỉ theo tiêu chuẩn mới không phát sinh thêm chi phí như đối với trường hợp đánh giá cấp chứng nhận lần đầu. Đặc biệt, tất cả các chứng chỉ đã được cấp theo ISO 14001:2004 sẽ tiếp tục duy trì giá trị sử dụng cho đến thời hạn hiệu lực ghi trong chứng chỉ đã cấp. II. Đối tượng áp dụng ISO 14001. Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý môi trường, để giúp cho một tổ chức có thể h.nh thành chính sách và các mục đích có tính đến các yêu cầu của pháp luật và các thông tin về những tác động lớn đến môi trường. Tiêu chuẩn này áp dụng đối với các phương diện về môi trường mà tổ chức có thể kiểm soát qua đó hy vọng là có những tác động. Tiêu chuẩn này bản thân nó không đưa ra các tiêu chí cụ thể về hoạt động môi trường. Tiêu chuẩn quốc tế này có thể áp dụng trong mọi tổ chức mong muốn a. Thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý môi trường; b. Đảm bảo tổ chức của mình phù hợp với chính sách môi trường đã tuyên bố; c. Thể hiện sự phù hợp tới các bên d. Chứng nhận/đăng ký hệ thống quản lý môi trường bởi một tổ chức bên ngoài e. Tự xác định và tự tuyên bố sự phù hợp đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế này. Tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế này là để tập hợp lại thành một hệ thống quản lý môi trường. Phạm vi áp dụng sẽ phụ thuộc vào các nhân tố như chính sách môi trường của tổ chức, bản chất các hoạt động và điều kiện hoạt động. III. Lợi ích của việc áp dụng ISO 14001 Về mặt thị trường: - Nâng cao uy tín và hình ảnh của Doanh nghiệp với khách hàng, - Nâng cao năng lực cạnh tranh nhờ nâng cao hiệu quả kinh tế trong hoạt động môi trường, - Phát triển bền vững nhờ đáp ứng các yêu cầu của cơ quan quản lý môi trường và cộng đồng xung quanh. Về mặt kinh tế: - Giảm thiểu mức sử dụng tài nguyên và nguyên liệu đầu vào, - Giảm thiểu mức sử dụng năng lượng, - Nâng cao hiệu suất các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, - Giảm thiểu lượng rác thải tạo ra và chi phí xử lý, - Tái sử dụng các nguồn lực/tài nguyên, - Tránh các khoản tiền phạt về vi phạm yêu cầu pháp luật về môi trường, - Giảm thiểu chi phí đóng thuế môi trường, - Hiệu quả sử dụng nhân lực cao hơn nhờ sức khoẻ được đảm bảo trong môi trường làm việc an toàn, - Giảm thiểu các chi phí về phúc lợi nhân viên liên quan đến các bệnh nghề nghiệp, - Giảm thiểu tổn thất kinh tế khi có rủi ro và hoặc tai nạn xảy ra. Về mặt quản lý rủi ro: - Thực hiện tốt việc đề phòng các rủi ro và hạn chế thiệt hại do rủi ro gây ra, - Điều kiện để giảm chi phí bảo hiểm, - Dễ dàng hơn trong làm việc với bảo hiểm về tổn thất và bồi thường. Tạo cơ sở cho hoạt động chứng nhận, công nhận và thừa nhận: - Được sự đảm bảo của bên thứ ba, - Vượt qua rào cản kỹ thuật trong thương mại, - Cơ hội cho quảng cáo, quảng bá. IV. Một số thuật ngữ Cải tiến liên tục (continual improvement) Quá trình nâng cao hệ thống quản lý môi trường để đạt được những tiến bộ trong toàn bộ hoạt động môi trường như chính sách về môi trường của tổ chức đề ra. Chú ý: Quá trình không cần thiết phải diễn ra ở tất cả các khu vực cùng một lúc. Sự không phù hợp (nonconformity) Sự không đáp ứng/thỏa mãn một yêu cầu. Hành động khắc phục (correction action) Hành động loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện. Hành động phòng ngừa (prevention action) Hành động loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp tiềm ẩn. Môi trường (enviroment) Khu vực xung quanh hoạt động của tổ chức bao gồm không khí, nước, đất, tài nguyên thiên nhiên, hệ thực vật, hệ động vật, con người, và các tương tác. Chú ý: Khu vực xung quanh trong trường hợp này mở rộng trong phạm vi một tổ chức đến hệ thống toàn cầu. Khía cạnh môi trường (environmental aspect) Các yếu tố của các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ có thể có tương tác với môi trường của một tổ chức. Chú ý: Phương diện nổi bật nhất về môi trường là phương diện môi trường mà có hoặc có thể có tác động đáng kể đến môi trường. Tác động môi trường (environmental impact) Bất cứ một sự thay đổi nào đến môi trường, đem lại lợi ích hay có hại, toàn bộ hay từng phần là kết quả các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức. Hệ thống quản lý môi trường (environmental management system) Một phần của hệ thống quản lý môi trường bao gồm cơ cấu tổ chức, các hoạt động kế hoạch, trách nhiệm, thực hiện, thủ tục, quá trình và các nguồn lực để triển khai, thực hiện, đạt được, xem xét và duy trì chính sách chất lượng. Đánh giá nội bộ (internal audit) Quá trình kiểm tra xác nhận một cách hệ thống và được lập thành văn bản các bằng chứng được thu thập khách quan và đánh giá đễ xác định xem hệ thống quản lý môi trường của tổ chức có phù hợp với các tiêu chí đánh giá hệ thống quản lý môi trường do tổ chức đề ra hay không, và trao đổi kết quả của quá trình này đến lãnh đạo. Mục tiêu môi trường (environmental objective) Mục tiêu môi trường tổng thể, xuất phát từ chính sách môi trường, mà tổ chức đề ra cho mình phải đạt được, và phải được định lượng nếu có thể. Kết quả hoạt động môi trường (environmental performance) Kết quả đo lường được của hệ thống quản lý môi trường, liên quan đến việc kiểm soát các khía cạnh về môi trường của tổ chức, dựa trên chính sách về môi trường, mục đich và mục tiêu của tổ chức. Chính sách môi trường (environmental policy) Tuyên bố của tổ chức về các ý định và nguyên tắc có liên quan đến kết quả tổng thể hoạt động về môi trường mà đưa ra được khuôn khổ cho các hoạt động và cho việc xác định mục đích và mục tiêu về môi trường của tổ chức. Các mục tiêu về môi trường (environmental target) Các yêu cầu chi tiết về kết quả hoạt động, được định lượng nếu có thể, được áp dụng cho tổ chức hoặc các bộ phận của tổ chức, xuất phát từ mục đích về môi trường và cần được thiết lập và đáp ứng để đạt được các mục đích. Bên liên quan (interested party) Cá nhân và nhóm có quan tâm hoặc bị tác động bởi kết quả các hoạt động về môi trường của tổ chức. Tổ chức (organization) Công ty, hãng, doanh nghiệp, cơ quan hoặc viện nghiên cứu, hoặc một bộ phận kết hợp, được sát nhập hay không, thuộc khu vực công hay tư nhân, mà có chức năng và tổ chức của mình Chú ý - Đối với tổ chức mà có từ một đơn vị vận hành trở lên, thì một đơn vị vận hành cũng có thể được định nghĩa là một tổ chức. Phòng ngừa ô nhiễm (preventive of pollution) Việc áp dụng các quá trình, thực tiễn, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm mà tránh được, giảm bớt hoặc kiểm soát được sự ô nhiễm, có thể bao gồm cả việc tái chế, xử lý, thay đổi quá trình, cơ chế kiểm soát, sử dụng hiệu quả các nguồn lực và các nguyên vật liệu thay thế. Chú ý - Lợi ích tiềm tàng của việc ngăn ngừa ô nhiễm bao gồm việc giảm các tác động có hại của môi trường, tăng hiệu quả và giảm chi phí. Tài liệu (document) Thông tin và phương tiện hỗ trợ thông tin. Thủ tục (proceduce) Cách thức được quy định để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình. Có thể được lập thành văn bản hoặc không. Hồ sơ (record) Tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về hoạt động được thực hiện. V. Mô hình hệ thống quản lý môi trường Tiêu chuẩn này dựa trên phương pháp luận là: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động khắc phục ( Plan – Do – Check – Act: PDCA): Lập kế hoạch: thiết lập mục tiêu và các quá trình cần thiết để đạt được các kết quả phù hợp với chính sách môi trường của tổ chức. Thực hiện: thực hiện quá trình Kiểm tra: giám sát và đo lường các quá trình dựa trên chính sách môi trường, mục tiêu, chỉ tiêu, các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác, báo cáo kết quả. Hành động khắc phục: thực hiện các hành động để cải tiến liên tục hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý môi trường. Nhiều tổ chức quản lý các hoạt động của mình thông qua việc áp dụng một hệ thống các quá trình và các tác động qua lại của chúng mà có thể nói đến như là “cách tiếp cận theo quá trình”. Tiêu chuẩn TCVN/ISO 9001 khuyến khích sử dụng cách tiếp cận theo quá trình. Khi chu trình PDCA có thể áp dụng được cho tất cả các quá trình thì hai phương pháp này coi là tương thích với nhau. Plan Do Check Act Chính sách môi trường Lập kế hoạch Thực hiện và điều hành Kiểm tra Xem xét của lãnh đạo Cải tiến liên tục GRAND HOTEL SAIGON VÀ KẾ HOẠCH ÁP DỤNG ISO 14001 I. Sơ lược về Grand Hotel Saigon Tên thương mại: Grand Hotel Saigon Tiêu chuẩn: 04 sao Địa chỉ: 08 Đồng Khởi, Q. I, Tp. HCM Tổng số phòng: 230. Tổng số nhà hàng: 07. Tổng số nhân viên: 250. Tổng số phòng ban: 12. Lĩnh vực kinh doanh: dịch vụ lưu trú, ăn uống, tổ chức tour du lịch, sòng bài, dịch vụ massa, sauna... Grand Hotel Saigon, một trong những khách sạn cổ nhất thành phố HCM được xây dựng từ năm 1930, đến nay vẫn còn giữ được nét đẹp cổ kính, sang trọng của Pháp. Tọa lạc ngay trung tâm thương mại sầm uất, hướng về dòng sông Sài Gòn lịch sử & thơ mộng. Grand Hotel Saigon sẽ trở thành khách sạn năm sao vào năm 2012 với 230 phòng, kết hợp giữa phong cách hiện đại và cổ điển, các nhà hàng Âu và Á, phòng hội nghị chuyên nghiệp với sức chứa lên đến 700 người, cùng sự đa dạng, chất lượng dịch vụ tốt nhất II. Kế hoạch áp dụng Iso 14001 tại Grand Hotel Saigon Mô hình phát trin h thng EMS 2.1 Công tác chuẩn bị 2.1.1 Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo (EMR) và nhóm ISO 14001 Giám đốc khách sạn - Trưởng Ban Phó giám đốc khách sạn - P. Ban TT Trưởng phòng kỹ thuật - Phó Ban Phó phòng kỹ thuật - Thư ký môi trường Các trưởng bộ phận: ủy viên Chính sách môi trường Hoạch định Thực hiệnKiểm tra/điều chỉnh Soát xét của lãnh đạo Cải tiến liên tục Bắt đầu từ đây 2.1.2 Xác định phạm vi áp dụng hệ thống quản lý môi trường (HTQLMT) Toàn bộ khách sạn. 2.1.3 Xây dựng chính sách môi trường Chính sách môi trường là chủ đạo để thực hiện và cải tiến Hệ Thống Quản Lý Môi Trường (EMS) nhằm duy trì và cải thiện hiệu quả họat động môi trường của. Vì thế, chính sách được thiết lập trên cơ sở các dịch vụ và họat động của khách sạn, các khía cạnh môi trường và hiện trạng có liên quan đến các hiệu quả họat động môi trường. Chính sách môi trường tạo ra những cơ sở để từ đó Grand Hotel Saigon thiết lập ra các mục tiêu và chỉ tiêu. Khi thiết lập chính sách môi trường, cần xem xét các nguyên tắc sau: - Tuân thủ những luật và quy định phù hợp; - Ngăn ngừa ô nhiễm; - Cải tiến liên tục; - Những nguyên tắc phù hợp khác có liên quan đến tình hình và điều kiện tác nghiệp cụ thể ở khách sạn. Mục tiêu là nhằm có được một tài liệu rõ ràng dễ hiểu cho các bên hữu quan bên trong và bên ngoài khách sạn, như nhân viên, khách hàng ... Nhân viên khách sạn được thông tin về chính sách môi trường và tham gia vào quy trình cải tiến liên tục nhờ vào việc truyền thông nội bộ - tập trung vào việc thu thập các kiến nghị và ý tưởng mới có thể được triển khai trong chính sách môi trường. Các bên hữu quan bên ngoài (khách, khách hàng, các tổ chức quần chúng, v.v.) có thể dễ dàng biết được chính sách môi trường của chúng tôi. Thật vậy, chính sách môi trường này có sẵn Ở ĐÂU? (vui lòng ghi chi tiết, ví dụ “ đặt tại sảnh tiếp tân hoặc lối vào của khách sạn” hay “trang web của khách sạn”, vv.) Chính sách môi trường của khách sạn được rà sóat một cách định kỳ và chỉnh sửa nhằm phản ánh sự thay đổi của những điều kiện và thông tin . Sơ đồ sau đây tóm lược các giai đọan chính của việc thiết lập chính sách môi trường: 2.1.4 Xác định vai trò & trách nhiệm thực hiện * Vai trò của Giám đốc khách sạn: - Hỗ trợ việc xây dựng và duy trì HTQLMT của khách sạn trong phạm vi được xác định. - Tham dự các cuộc họp về xem xét của lãnh đạo * Vai trò của nhóm điều hành ISO 14001: - Là trưởng các bộ phận chức năng trong khách sạn - Thiết lập kế hoạch thực hiện, triển khai ISO14001 - Xem xét, phê duyệt hệ thống tài liệu - Quản lý việc thiết lập và duy trì hệ thống quản lý môi trường. * Vai trò nhóm triển khai ISO 14001: - Lập danh sách các hoạt động, sản phẩm & dịch vụ liên quan trong phạm vi HTQLMT - Xác định, đánh giá các khía cạnh môi trường, tác động môi trường - Xác định tác động và khía cạnh môi trường có ý nghĩa - Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu môi trường - Lập danh mục các thủ tục về kiểm soát điều hành - Xác định các yêu cầu về theo dõi & đo lường - Xác định các loại hồ sơ cần lưu giữ - Xây dựng các tài liệu về HTQLMT Phân tích các thông tin cần xem xét trong việc thiết lập chính sách môi trường (nghĩa là các khía cạnh môi trường) Xác định các điểm chiến lược trong chính sách môi trường của chúng tôi Thảo luận và phê duyệt tài liệu Chính sách môi trường Rà sóat chính sách môi trường Thông tin đến các bên hữu quan về chính sách môi trường Xác định mục tiêu và chỉ tiêu. 2.1.5 Kế hoạch triển khai dự án Hoạt động/tháng T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Đánh giá các khía cạnh/tác động môi trường Từng bước kiểm tra các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình. Phân tích về truyền thông nội bộ/với bên ngoài Rà sóat tổng quát các họat động theo dõi/đo lường Đánh giá EMS Rà sóat của lãnh đạo: Nếu có các họat động đặc biệt của EMS được thực hiện trong lúc rà sóat của lãnh đạo, chúng có thể được đưa vào đây! Ví dụ... Rà sóat chính sách môi trường Xác định/rà sóat các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình Rà sóat về cơ cấu và trách nhiệm của EMS Phê duyệt chương trình đào tạo.... 2.1.6 Khởi động dự án (kick off) - Họp khởi động - Thông báo chính thức về EMR và các nhóm ISO 14001 - Xem xét, phê duyệt kế hoạch triển khai - Xem xét kết quả thực hiện từ 2.1.2 đến 2.1.6 2.2 Lập kế hoạch 2.2.1 Đào tạo nhận thức ISO 14001 - Đào tạo nhận thức về HTQLMT ISO 14001 cho tất cả các thành viên trong các nhóm điều hành và triển khai ISO 14001 Như đã phát biểu trước đây, nguồn nhân lực là một trong những thành phần quan trọng nhất của Hệ Thống Quản Lý Môi Trường (EMS) của chúng tôi; vì vậy, năng lực và nhận thức tốt là nền tảng đối với hiệu quả của việc triển khai EMS và của chính hệ thống EMS. Thật vậy, nhiều tác động tiêu cực có thể bắt nguồn từ con người khi họ thực hiện các công việc mà không có đủ năng lực cần thiết. Trong khách sạn của chúng tôi, đào tạo và nhận thức được xem như là một “quy trình” và không phải là công việc độc lập. Vì thế, các họat động đào tạo và thông tin được thực hiện một cách định kỳ và theo trình độ tăng đều hoặc liên tục để dần nâng cao năng lực và bảo đảm hiệu quả lâu dài. Các họat động đào tạo cũng được thực hiện thông qua thực tế và kinh nghiệm phù hợp; trong khi việc tăng cường nhận thức được triển khai chủ yếu thông qua thông tin và truyền thông nội bộ. Chúng tôi đã lập ra thủ tục riêng để thực hiện các họat động đào tạo. Sơ đồ sau đây tóm lược các giai đọan chính. Nhiều bộ phận chức năng tham gia và có các trách nhiệm khác nhau trong các họat động đào tạo, Xem chi tiết trong các thủ tục liên quan. Các họat động đào tạo được thực hiện theo chương trình đào tạo và thủ tục về các họat động đào tạo. Định kỳ, chúng tôi tiến hành đánh giá tiến độ của việc thực hiện chương trình áp dụng; xem chi tiết trong thủ tục và bảng thời gian biểu của EMS ở cuối sổ tay này. 2.2.2 Phân tích, đánh giá môi trường ban đầu - Xây dựng phương pháp/hướng dẫn về xác định và đánh giá các khía cạnh môi trường (KCMT) - Sử dụng phương pháp đánh giá cho điểm để đánh giá tác động môi trường và KCMT có ý nghĩa Chng trình đào Nhn dng các nhu cu đào to. Lp k hach cho các hat đng đào to. Thc hin các hat đng đào to đã đc lp k hach (thc hin chng trình đào to). Kim tra các hat đng và đánh giá kt qu. Lp h s các hat đng đào to. H s - Lập danh sách KCMT có ý nghĩa trong phạm vi xác định Phương pháp luận sau đây được áp dụng để:  Nhận dạng các khía cạnh môi trường liên quan đến các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của khách sạn;  Thiết lập các khía cạnh có tác động đáng kể và phải được kiểm soát trong EMS tương lai. Thủ thục tính đến các trường hợp bình thường và bất thường cũng như các tình huống khẩn cấp. NHẬN DẠNG CÁC KHÍA CẠNH MÔI TRƯỜNG Nhóm công tác đã triển khai và điền vào các ma trận riêng cho từng khu vực/ bộ phận chức năng của khách sạn. Các ma trận bao gồm việc nhận dạng:  Hoạt động/sản phẩm/dịch vụ của khách sạn;  các khía cạnh môi trường;  các tác động môi trường;  các tình trạng “bình thường”, “bất thường” hay “khẩn cấp”. Việc nhận dạng các hoạt động/sản phẩm/dịch vụ của khách sạn cũng như nhận dạng các khía cạnh môi trường được thực hiện bằng cách thanh tra trược tiếp với một danh sách kiểm tra (checklist) về các khía cạnh môi trường tiềm tàng (xem phụ lục 1). Các điều kiện bình thường, bất thường và khẩn cấp cũng được xem xét trong giai đoạn này. Đối với điều kiện bất thường dùng bất cứ tác nghiệp nào mà không được thực hiện trong các khâu bình thường nhưng tự thân không phải là khẩn cấp, ví dụ, khâu bảo trì, khởi động/dừng các máy móc, vv. Mỗi ma trận cung cấp một cái nhìn chi tiết về các khía cạnh và tác động môi trường đối với từng khu vực, phòng ban hay bộ phận của khách sạn. THU THẬP/XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ THÔNG TIN Thông tin có sẵn được thu thập có liên quan với các khía cạnh môi trường hiện tại. Mọi thông tin được ghi nhận trong các bảng kía cạnh môi trường để cung cấp một tổng quan về toàn bộ các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của khách sạn. CHUẨN CỨ ĐÁNH GIÁ KHÍA CẠNH MÔI TRƯỜNG Đối với các điều kiện bình thường và bất thường, các chuẩn cứ sau đây được áp dụng: 1. Các yêu cầu luật định liên quan đến khía cạnh môi trường chưa được tuân thủ? 2. Các yêu cầu luật định liên quan đến khía cạnh môi trường đã được tuân thủ nhưng một số điều khoản hoặc chỉ tiêu vượt hoặc có nguy cơ vượt giới hạn cho phép? 3. Khía cạnh môi trường đang xem xét có liên quan tới các vấn đề môi trường nhạy cảm tại khu vực? 4. Kết quả hoạt động về môi trường (liên quan đến khía cạnh đang xem xét) có xu hướng xấu đi trong một vài năm gần đây ? 5. Việc áp dụng các biện pháp kiểm soát/cải tiến liên quan đến khía cạnh đang xem xét là hoàn toàn khả thi về mặt tài chính và công nghệ. ? Đối với chuẩn cứ 3, để bảo đảm đánh giá chỉ tiêu, một bảng hướng dẫn (phụ lục 2) được lập ra. Câu trả lời của chuẩn cứ này được dựa trên kết quả của thẻ hướng dẫn trong đó xếp loại phạm vi “nhạy cảm” nếu ít nhất một trong số các tình trạng được xác minh là hiện hữu. Mọi câu hỏi được trả lời theo một thứ tự xác định. Nếu một câu trả lời là tiêu cực (“Sai”), khía cạnh môi trường được xem như không nổi bật. Nếu ít nhất có một câu trả lời là tích cực (“Đúng”), thì khía cạnh môi trường đó là nổi bật. Trong khuôn khổ các khía cạnh môi trường, các giới hạn luật định đã đạt ngưỡng hay các mô tả pháp quy không được tuân thủ phải được nêu rõ một cách có thể thấy được, có xét đến:  Trách nhiệm mà công ty có thể chịu và  Sự kiện phù hợp với luật định phải được xem như là tiên quyết đối với việc quản lý môi trường đúng đắn. Cuối cùng, mối liên hệ về múc độ đáng kể của các khía cạnh được trình bày theo các màu sau đây:  Các khía cạnh môi trường không đáng kể = XANH LÁ CÂY;  Các khía cạnh môi trường đáng kể = VÀNG;  Các khía cạnh môi trường đáng kể có vi phạm các ngưỡng luật định hoặc các mô tả pháp chế = ĐỎ (chiếm ưu thế so với mày vàng). Để đánh giá các khía cạnh môi trừơng trong tình trạng khẩn cấp được áp dụng một phương pháp dựa trên tần suất xuất hiện và múc độ nghiêm trọng (severity of the incident), bằng cách dùng hệ thống xếp hạng bằng số trong đó:  F là tần suất xuất hiện (trong khoảng từ 1 đến 5),  S là mức độ nghiêm trọng của tần suất (trong khoảng từ 1 đến 5). Các chuẩn cứ và phương pháp áp dụng được mô tả sau đây: Tần suất xuất hiện, F: 1. Rất khó xảy ra hoặc có thể không xảy ra 2. Rất ít xảy ra hoặc có thể chỉ xảy ra 01 lần trong suốt quá trình hoạt động 3. Xảy ra ít hơn 01 lần/năm 4. Có thể xảy ra hơn 01 lần/năm 5. Thường xảy ra, ≥ 01 lần/tháng Mức độ nghiêm trọng, S: 1. Tác động rất hạn chế, vùng tác động hẹp 2. Tác động hạn chế, có thể phá hoại/gây xáo trộn môi trường trong thời gian ngắn 3. Tác động vừa phải, gây xáo trộn/phá hoại môi trường trong thời gian trung bình 4. Gây tác động đáng kể tới môi trường, tác động đến các loài động vật và con người 5. Tác động trên diện rộng và nghiêm trọng đối với môi trường và con người Giá trị tới hạn C được xác định bằng cách nhân hai hệ số: C = F x S Khía cạnh môi trường được phân loại là: Đáng kể nếu C ≥ 5 Không đáng kể nếu C  5 Lưu đồ áp dụng các chuẩn cứ đánh giá các khía cạnh môi trường Chuẩn cứ số 1. Các yêu cầu luật định liên quan đến khía cạnh môi trường chưa được tuân thủ? Chuẩn cứ số 2. Các yêu cầu luật định liên quan đến khía cạnh môi trường đã được tuân thủ nhưng một số điều khoản hoặc chỉ tiêu vượt hoặc có nguy cơ vượt giới hạn cho phép? Chuẩn cứ số 3. Khía cạnh môi trường đang xem xét có liên quan tới các vấn đề môi trường nhạy cảm tại khu vực? Chuẩn cứ số 4. Kết quả hoạt động về môi trường (liên quan đến khía cạnh đang xem xét) có xu hướng xấu đi trong một vài năm gần đây Chuẩn cứ số 5. Việc áp dụng các biện pháp kiểm soát/cải tiến liên quan đến khía cạnh đang xem xét là hoàn toàn khả thi về mặt tài chính và công nghệ. Đúng Sai = NỔI BẬT = KHÔNG NỔI BẬT Sai Đúng Sai Sai Đúng Sai TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ Việc đánh giá với các điều kiện bình thường và bất thường được thực hiện bằng cách điền vào các ô phù hợp trong “Ma trận đánh giá và tổng hợp kết quả cuối cùng – các điều kiện bình thường/bất thường”. Thêm vào đó, để bảo đảm một đánh giá mục tiêu liên quan đến chuẩn cứ 5, một giải thích được đưa ra nêu rõ các yếu tố kỹ thuật để biện minh cho quyết định này. Kết quả cuối cùng chỉ rõ trong ô tương ứng được điền vào trong cột cuối cùng. Đánh giá các cuối cùng các khía cạnh môi trường dưới đều kiện khẩn cấp được diển tả dưới dạng “Ma trận đánh giá và tổng hợp kết quả cuối cùng – các điều kiển khẩn cấp”. Đối với hai hệ số (F và S) ô vuông tương ứng được chỉ rõ bằng cách điền vào kết quả của F và S trong hộp xanh lá cây và vàng tùy theo kết quả nhỏ hơn hay lớn hơn 5 hoặc bằng 5. Các kết quả cuối cùng Phân Tích Hiện Trạng Môi Trường ban Đầu này sẽ được trình bày cho người lãnh đạo cao nhất của khách sạn để cung cấp các yếu tố cần thiết cho Chính Sách Môi Trường và Hệ Thống Quản Lý Môi Trường của khách sạn. 2.2.3 Thiết lập mục tiêu, chương trình hành động - Dựa trên kết quả xác định KCMT có ý nghĩa, cân nhắc và xác định các mục tiêu, chỉ tiêu MT sẽ được thiết lập và đưa ra các chương trình quản lý MT tương ứng. - Tham khảo/hỗ trợ từ ban lãnh đạo Các mục tiêu môi trường là một trong những công cụ của EMS nhằm thực hiện việc cải tiến liên tục. Chúng tôi thiết lập các mục tiêu, nghĩa là chúng tôi đang “diễn dịch” nguyên tắc cải tiến liên tục thành các hoạt động cụ thể nhằm đạt được các kết quả mong muốn. Một mục tiêu luôn được cụ thể hoá bởi một hoặc nhiều chỉ tiêu, tạo sự tham gia của nhân sự ở các cấp và khu vực trong khách sạn. Trên thực tế, một chỉ tiêu có thể liên quan đến một phòng ban hoặc khu vực và một hiệu năng/hoạt động cụ thể. Một nhóm các chỉ tiêu có liên quan đến một mục tiêu sẽ được tổng hợp lại để đạt đến các kết quả cuối cùng mong muốn. Một chương trình môi trường được xác định nhằm xây dựng chương trình hành động nhắm đến đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu của khách sạn. Trong thực tế, tài liệu “Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình môi trường” đã bao gồm tất cả các thành phần nêu trên. Các mục tiêu và chỉ tiêu của chúng tôi được đặt ra, dựa trên:  Chính sách môi trường của chúng tôi  Các yêu cầu luật định và các yêu cầu khác; đặc biệt, khi thấy rằng EMS của chúng tôi đã vượt qua ngưỡng luật định, thì ít nhất, các mục tiêu phải được khởi đầu từ yêu cầu tuân thủ luật định như là yêu cầu tối thiểu (xem Chương 4 của Sổ tay này);  Các khía cạnh môi trường nổi bật  Các phương án khả thi về công nghệ và kinh tế;  Các phương án tài chính;  Các yêu cầu kinh doanh có liên quan đến ngành du lịch, ví dụ như: các khuynh hướng của thị trường vàyêu cầu của các nhà điều hành du dịch (tour operator);  Các yêu cầu tác nghiệp có liên quan như yêu cầu về vệ sinh, tiêu chuẩn/kỳ vọng về chất lượng, các khía cạnh về an toàn và sức khoẻ, v.v. ;  Quan điểm của các bên hữu quan, như: các bình luận/đề xuất của nhân viên, người điều hành du lịch, khách, khách vãng lai, các hoạt động du lịch khác, v.v. Bất cứ khi nào có thể, các mục tiêu và chỉ tiêu phải có thể đo lường được và gắn với các chỉ số đo lường. “Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình môi trường” gồm có:  Khía cạnh môi trường có liên quan đến mục tiêu;  Các mục tiêu;  Các chỉ tiêu;  Các hoạt động thực hiện cải tiến (các hoạt động phải được tiến hành để có thể đạt được mục tiêu đề ra);  Bộ phận/phòng ban chịu trách nhiệm;  Các thời hạn;  Các phương tiện/ nguồn lực;  Các ghi chú. Việc kiểm tra theo từng bước được tiến hành nhằm đảm bảo rằng chương trình đang được thực hiện suốt năm. Nếu một đề án có liên quan đến công trình nâng cấp mới, tạo mới hoặc điều chỉnh các hoạt động/sản phẩm/dịch vụ, thì đề án này được thẩm định về môi trường nhằm phòng ngừa và giảm thiểu các tác động môi trường tiềm tàng. Bước đầu tiên cần làm là xác định liệu có các khía cạnh môi trường mới không; việc này được thực hiện với sự hỗ trợ của các công cụ trong “Thủ Tục Nhận Dạng, Đánh Giá và Phân Loại Khía Cạnh Môi Trường và Các Tác Động Của Chúng”. Việc ước lượng các khía cạnh môi trường phải được soát xét lại. Trên thực tế, việc phân tích này xét đến tất cả các giai đoạn hoạt động/dịch vụ của đề án, từ lúc thiết kế cho đến lúc hoàn tất. Lấy ví dụ đối với việc xây lắp (các khu vực mới trong khách sạn) hoặc những cải tạo đáng kể các quy trình, thì việc phân tích cần tập trung vào khâu hoạch định, thiết kế, xây lắp, nghiệm thu và vận hành. Trước khi phê chuẩn một đề án mới, những tương tác giữa đề án với tất cả các khía cạnh môi trường và luật định đều được kiểm tra (xem Chương 4) nhằm đảm bảo liệu:  Có cần xin các cấp phép/giấy phép/chứng chỉ, … không;  Có cần lập thủ tục điều hành/tình huống khẩn cấp không;  Đề án có phù hợp với các mục tiêu và chương trình môi trường hiện tại không. Nếu cần, các mục tiêu và chương trình môi trường có thể được sửa đổi cho phù hợp với kết quả đánh giá của đề án. Có nhiều bộ phận/ phòng ban được đề cập đến khi xác định và quản lý các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình. Bảng sau đây tóm tắt các trách nhiệm chính của từng bộ phận và các yếu tố cần được cân nhắc có liên quan đến trách nhiệm được giao: Bộ phận Các trách nhiệm chính Các yếu tố phải chú ý Vui lòng nêu tên bộ phận chức năng phù hợp (ví dụ Ban Giám Đốc) Phê chuẩn các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình môi trường Đảm bảo rằng các nguồn lực là thoả đáng và có sẳn trong ngân sách của khách sạn; và các bộ phận chức năng tham gia được cấp đủ kinh phí và quyền hạn để thực hiện các trách nhiệm được giao Vui lòng nêu tên bộ phận chức năng phù hợp Xác định các trách nhiệm thực hiện trong chương trình. Các bộ phận chức năng phải được bổ nhiệm theo năng lực, nhiệm vụ, quyền hạn và các trách nhiệm hiện tại. Xem phiên bản hiện hành của tài liệu “Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình môi Thực hiện các hoạt động cải tiến bằng các phương tiện và nguồn lực được phân bố trong chương trình và trong các thời hạn đã được chỉ định. Được thông báo và nhận thức các trách nhiệm của chính họ nhằm đạt các mục tiêu môi trường. Bộ phận Các trách nhiệm chính Các yếu tố phải chú ý trường” Vui lòng nêu tên bộ phận chức năng phù hợp (ví dụ Ban Môi Trường) Kiểm tra theo từng bước thực hiện chương trình thông qua các thảo luận về các hoạt động của chương trình môi trường trong các buổi họp nội bộ Các điều kiện hoặc yếu tố đặc biệt sẽ được xem xét, có thể ảnh hưởng đến sự tiến triển của chương trình (ví dụ, các trì hoãn, trở ngại, v.v.), là được ghi nhận Vui lòng nêu tên bộ phận chức năng phù hợp Đánh giá các đề án có liên quan đến công trình nâng cấp mới, tạo mới hoặc điều chỉnh các hoạt động/sản phẩm/dịch vụ Áp dụng Phụ Lục 1: “Thủ Tục Nhận Dạng, Đánh Giá và Phân Loại Khía Cạnh Môi Trường và Các Tác Động Của Chúng” Việc xác định các mục tiêu môi trường, cũng như kế hoạch hành động, thông thường được thực hiện mỗi năm một lần sau khi đánh giá các khía cạnh môi trường trong phần Soát Xét của Lãnh Đạo. Tuy nhiên, do các điều kiện bị thay đổi, việc nêu ra các mục tiêu mới hoặc thay đổi các mục tiêu hiện hành có thể được thực hiện trong năm. Vui lòng xem chi tiết ở Bảng Thời Gian Biểu EMS ở cuối Sổ Tay này. 2.2.4 Xây dựng các thủ tục về kiểm soát điều hành - Với mỗi KCMT nổi bật, cần xác định tên các thủ tục kiểm soát và/hoặc hướng dẫn công việc tương ứng - Mỗi một bộ phận/hoạt động, cần có các chuẩn mực kiểm soát cụ thể 2.2.5 Xác định các yêu cầu theo dõi, đo lường - Xem xét các KCMT nổi bật, các mục tiêu-chỉ tiêu & chương trình quản lý MT đã thiết lập - Xác định các yêu cầu về theo dõi và đo lường các yếu tố trên - Xây dựng các thủ tục và/hoặc hướng dẫn công việc về hoạt động theo dõi – đo lường 2.2.6 Xác định các hồ sơ cần lưu giữ - Bao gồm các loại hồ sơ chứng minh các hoạt động về quản lý môi trường trong phạm vi đã xác định. 2.2.7 Lập chương trình xác định & đánh giá mức độ tuân thủ yêu cầu luật định & yêu cầu khác - Xác định và đánh giá việc đáp ứng các y.cầu luật & yêu cầu khác - Thiết lập các biện pháp đối ứng đảm bảo tuân thủ các yêu cầu - Thông báo tới nhà cung cấp/nhà thầu về các KCMT nổi bật mà các hoạt động của họ có thể ảnh hưởng tới HTQLMT, tiến hành đào tạo (nếu cần thiết) Các yêu cầu luật định bắt buộc phải tuân thủ là: - Luật định của nhà nước CHXHCN Việt Nam: luật, nghị định, thông tư, quyết định và bất cứ tài liệu nào có hiệu lực của một bộ luật. - Cơ quan chính quyền TP. HCM. - Tổ chức chứng nhận yêu cầu về pháp lý của Tổng cục Du Lịch – Sở du lịch Tp.HCM. Các yêu cầu khác tự nguyện tham gia: - Các tiêu chuẩn ngành du lịch liên quan đến EMS và chuyên ngành không phải luật định. - Các nhãn môi trường địa phương và quốc tế. - Các tiêu chuẩn/yêu cầu thỏa thuận từ phía thị trường. - Các thỏa thuận với cơ quan chính quyền, các Cty khác, các đối tác... Tiếp cận và đánh giá: sau khi yêu cầu luật định đã được nhận dạng, phải bằng mọi cách tiếp cận các nguồn thông tin hữu ích có liên quan đến yêu cầu đó. Sau khi tổng hợp các thông tin, đại diện môi trường sẽ quyết định liệu yêu cầu này có áp dụng đối với các hoạt động hay sản phẩm và dịch vụ của khách sạn hay không. Nhận dạng các yêu cầu luật định và yêu cầu khác tiếp cận thông tin và đánh giá các thông tin liên quan Rà soát định kỳ các yêu cầu và đánh giá việc tuân thủ Thực hiện các yêu cầu mới Xác định các hành động phải thực hiện. Xem phần theo dõi các yêu cầu luật định và đánh giá. Xác định các hành động và thực hiện các yêu cầu: đại diện lãnh đạo môi trường kết hợp với các bộ phân liên quan để xác định các hành động cần thực hiện. Các hành động này nên lập thành kế hoạch dựa trên chương trình quản lý môi trường của khách sạn. Soát xét định kỳ và đánh giá việc tuân thủ: việc đánh giá sự tuân thủ được thực hiện thông qua: - Các hoạt động được dự kiến trong thủ tục về các hoạt động theo dõi và đo lường. - Đánh giá các khía cạnh môi trường. - Rà soát các thành phần của hệ thống EMS. - Kiểm tra các giấy phép, chứng chỉ hàng năm. Hồ sơ: mọi thông tin và yêu cầu luật định cần được lập thành hồ sơ và được lưu trữ trong suốt quá trình hoạt động tuân thủ pháp luật của ban môi trường khách sạn.  Xem thêm phụ lục danh sách các yêu cầu luật định trong ngành khách sạn. 2.2.8 Xem xét các kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp - Xác định các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra trong phạm vi áp dụng HTQLMT - Xem xét & cập nhật nội dung các chương trình chuẩn bị và đối ứng với các tình huống khẩn cấp Mặc dù khách sạn chúng tôi đã áp dụng các thủ tục kiểm soát điều hành và các hoạt động theo dõi đo lường nhằm kiểm soát các tình huống bất thường và khẩn cấp, nhưng sự cố vẫn có thể xảy ra và gây ảnh hưởng đến môi trường. Do đó, khách sạn chúng tôi đã lập ra một (các) thủ tục nhằm:  Nhận dạng các sự cố và các tình huống khẩn cấp tiềm tàng;  Phòng ngừa các tác động môi trường do các tình huống này gây ra;  Đáp ứng đối với các tình huống này; và  Giảm thiểu các tác động môi trường của chúng. Vì quản lý các tình huống khẩn cấp là một khía cạnh rất phức tạp, nên (các) thủ tục này xét đến các yếu tố sau:  Các yêu cầu luật định và các yêu cầu khác;  Các khía cạnh về tổ chức và hậu cần;  Các năng lực chuyên ngành của nhân sự;  Các khía cạnh có liên quan đến các cơ quan có thẩm quyền. Sơ đồ sau trình bày tổng quát nội dung của thủ tục này; trong đó, các trách nhiệm và các hoạt động điều hành cũng được mô tả. Do có sự biến đổi về các hoạt động và năng lực quản lý các tình huống khẩn cấp, nên các bộ phận khác nhau đều phải tham gia và có trách nhiệm riêng. Các chi tiết được nêu trong những thủ tục có liên quan. Việc phòng tránh các tình huống khẩn cấp luôn được thực hiện song song với các hoạt động hằng ngày của khách sạn; nhưng các thủ tục nhằm đáp ứng đối với các tình huống khẩn cấp chỉ được thực hiện khi nào xảy ra một hoặc nhiều tình huống này. Vui lòng xem nội dung chi tiết trong các thủ tục đã nêu trên. 2.2.9 Trao đổi thông tin - Trao đổi thông tin nội bộ giữa các cấp và bộ phận chức năng trong hệ thống - Xác định cách thức tiếp nhận, ghi chép, xử lý và phản hồi thông tin với các bên hữu quan - Xem xét việc trao đổi thông tin với bên ngoài về các KCMT nổi bật. Trong một hệ thống quản lý môi trường, sự quan hệ và giao tiếp giữa mọi người là rất quan trọng. Một khi vấn đề thông tin được quan tâm, khách sạn sẽ nhận dạng rõ ràng thông tin nào cần được chia sẻ trong công việc và chia sẻ như thế nào. Điều này đã được nêu rõ trong từng thủ tục. Đối với việc thông tin nội bộ khác không được nêu trong các thủ tục EMS, khách sạn chúng tôi đã xây dựng Thủ Tục về Thông Tin Bên Trong và Bên Ngoài nhằm thể hiện các luồng thông tin “từ trên - xuống dưới” (ví dụ như: chính sách môi trường, các mục tiêu và chương trình, v.v.) và Kiểm tra các thủ tục Lập các thủ tục, thong báo và đào tạo cho nhân viên Nhận dạng các tình huống rủi ro/khẩn cấp tiềm tàng Điều tra các tình huống khẩn cấp trong quá khứ Phòng ngừa tình huống khẩn cấp Thực hiện thủ tục (khi xảy ra tình huống khẩn cấp) Rà soát các thủ tục các thông tin “từ dưới - lên trên” (ví dụ như: các đề xuất, kiến nghị, các than phiền, các thông tin có liên quan đến công tác theo dõi và đo lường, v.v.). Một khi vấn đề thông tin với bên ngoài được quan tâm, thì trong quá trình thực hiện thủ tục nói trên, khách sạn sẽ đảm bảo rằng bất kỳ than phiền, đề xuất, bình luận hoặc yêu cầu thông tin gì từ bên hữu quan bên ngoài đều được:  Tiếp nhận;  Chuyển đến các bộ phận có liên quan;  Đề ra quyết định và phúc đáp Các sơ đồ sau sẽ nêu tổng quan về phương pháp quản các luồng thông tin trong khách sạn; vui lòng xem chi tiết trong thủ tục liên quan. Thông tin nôi bộ: Từ dưới – lên trên Thông tin với bên ngoài: Từ trên - xuống dưới Các luồng thông tin nội bộ trên được liên kết với nhau; luồng thông tin này có thể là phản hồi của luồng thông tin khác và ngược lại. Thông tin với bên ngoài: Từ các bên hữu quan bên ngoài đến khách sạn Thông tin với bên ngoài: Từ khách sạn đến các bên hữu quan bên ngoài Thông tin từ các nhân viên Ghi nhận Phân tích thông tin Hành động phù hợp và/hoặc phúc đáp Thông tin từ ban Giám Đốc Thu nhận thông tin bởi các nhân viên Thông tin từ các bên hữu quan Ghi nhận Phân tích thông tin Hành động phù hợp và/hoặc phúc đáp Thông tin từ Khách sạn Thông tin cho các bên hữu quan Các luồng thông tin với bên ngoài này được liên kết với nhau; luồng thông tin này có thể là phản hồi của luồng thông tin khác và ngược lại. Quản lý thông tin bên trong và bên ngoài là một quá trình phức tạp; và các trách nhiệm được xác định rõ theo các phòng ban ở các cấp khác nhau trong khách sạn. Vui lòng xem chi tiết trong thủ tục nêu trên. Không có chuẩn thời gian đối với việc quản lý thông tin. Việc xác định thời gian được thiết lập tuỳ theo hoàn cảnh thực tế, và quá trình này cần được tiến hành bất kỳ khi nào thấy cần thiết. Vui lòng xem chi tiết trong thủ tục nêu trên. 2.2.10 Xem xét HTQLMT (bởi nhóm điều hành ISO 14001) - Kết quả đầu ra của 2.2.2 – 2.2.5 - Kết quả xác định và đánh giá tác động MT và KCMT nổi bật - Hồ sơ trao đổi thông tin bên ngoài về các KCMT nổi bật - Mục tiêu, chỉ tiêu & chương trình quản lý MT - Danh mục các thủ tục kiểm soát điều hành - Yêu cầu về theo dõi đo lường - Yêu cầu lưu giữ hồ sơ - Giải quyết các vấn đề phát sinh 2.3 Thiết lập hệ thống 2.3.1 Xác định và xây dựng hệ thống tài liệu - Tài liệu cấp 1: sổ tay HTQLMT - Tài liệu cấp 2: các qui trình, biểu mẫu ghi chép & hồ sơ kết quả quản lý môi trường - Tài liệu cấp 3: các hướng dẫn công việc, tiêu chuẩn, biểu mẫu ghi chép & hồ sơ kết quả… về quản lý môi trường Hệ thống EMS của chúng tôi được xây dựng dựa trên một hệ thống tài liệu phù hợp nhằm mô tả, hoạch định và ghi nhận các hoạt động cũng như các quy trình. Hệ thống tài liệu được phát triển bởi nhiều loại tài liệu khác nhau và ở các mức độ chi tiết khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu của chúng tôi. Mức độ chi tiết của hệ thống tài liệu được xác định nhằm mô tả các thành phần cốt lõi của EMS và đề ra hướng thu thập thông tin chi tiết hơn về hoạt động của các module trong EMS. Như đã nêu ở Chương 1, Sổ Tay này một khung tổng quát của hệ thống EMS và tham chiếu đến các tài liệu EMS chứa các thông tin chi tiết; ví dụ như Thủ Tục. Thủ tục là những tài liệu dùng để mô tả cách thức thực hiện một hoạt động và trả lời câu hỏi “Ai làm gì?”. Một thủ tục gồm có: các trách nhiệm, các hoạt động, tần suất, phương tiện/nguồn lực và liên kết với các tài liệu khác có liên quan đến quy trình. Nếu cần thiết, chúng tôi có thể tách một quy trình lớn thành nhiều hoạt động để lập ra các hướng dẫn cụ thể có mức độ chi tiết cao hơn thủ tục. Như đã đề xuất trên lớp, nếu khách sạn không lập các hướng dẫn công việc, thì vui lòng xoá các câu màu xanh! Một loại tài liệu khác là các biểu mẫu dùng để thu thập số liệu/thông tin của EMS và số liệu khác không có trong các biểu mẫu (ví dụ như các kết quả phân tích nước thải). Thông tin chi tiết về các tài liệu này sẽ được giới thiệu ở Chương 15. Các hồ sơ khác được đề cập đến trong sổ tay này như: “Chính sách môi trường” và “Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình môi trường” là kết quả của các hoạt động hoạch định quan trọng đối với sự phát triển EMS đã được mô tả trong chính sổ tay này. Nhằm đảm bảo có được một phương pháp quản lý tài liệu EMS dễ dàng, hiệu quả và được kiểm soát, chúng tôi đã lập ra những quy định và trách nhiệm trong một thủ tục cụ thể. Thủ tục này sẽ giúp chúng tôi :  Dễ dàng xác định vị trí của tài liệu;  Định kỳ soát xét, điều chỉnh khi cần và phê duyệt các tài liệu EMS nhằm đảm bảo các hoạt động được tiến hành bởi người có trách nhiệm; Sổ tay Thủ tục Thủ tục Thủ tục Thủ tục Quy định Sổ tay Thủ tục Thủ tục Thủ tục Thủ tục Quy định  Luôn có sẳn các phiên bản hiện hành của tài liệu để sử dụng tại các khu vực có hoạt động liên quan đến hệ thống EMS;  Nhanh chóng loại bỏ các phiên bản lỗi thời của tài liệu về mọi mặt, cả về số ấn bản lẫn việc sử dụng; hoặc có thể nhận dạng chúng để tránh sử dụng sai mục đích;  Nhận dạng hợp lý các tài liệu lổi thời nào cần được giữ lại theo yêu cầu luật định và/hoặc cho mục đích duy trì kiến thức;  Quản lý và kiểm soát các tài liệu bên ngoài (ví dụ như : văn bản của các cấp quản lý/chính quyền hoặc của các bên hữu quan khác). Sơ đồ sau tóm tắt các thông tin được nêu trong Thủ Tục Quản Lý và Kiểm Soát Hồ Sơ EMS. Việc quản lý tài liệu EMS có liên quan đến nhiều loại hoạt động khác nhau trong khách sạn; do đó, các bộ phận chức năng đều được tham gia và có trách nhiệm riêng. Vui lòng xem chi tiết trong Thủ Tục nêu trên. Nói chung, mọi người có trách nhiệm lưu giữ và sử dụng tất cả các tài liệu được giao. Việc quản lý và kiểm soát tài liệu được thực hiện quanh năm. Để nắm chi tiết, vui lòng xem thủ tục liên quan và kế hoạch EMS ở cuối sổ tay này. 2.3.2 Xác định các yêu cầu theo dõi & đo lường - Theo dõi các khía cạnh môi trường nổi bật - Các yêu cầu cần phải tuân thủ - Các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường Nhận dạng các tài liệu và xác định định dạng của chúng. Soạn thảo tài liệu Kiểm tra tài liệu Phê duyệt tài liệu Quy trình ban hành tài liệu Phân phối tài liệu Nhân viên khách sạn sử dụng tài liệu EMS Soát xét tài liệu Lưu trữ tài liệu Quản lý và kiểm soát các tài liệu bên ngoài. - Các yếu tố khác có thể theo dõi, đo lường được (vd: hiệu quả sử dụng năng lượng điện, gas, nước …, kiểm soát nước thải, chất thải) - Kiểm định/hiệu chuẩn thiết bị theo dõi đo lường Phần này của Hệ Thống Quản Lý Môi Trường (EMS) giúp khách sạn của chúng tôi kiểm tra các hiệu quả họat động môi trường bằng cách thu thập số liệu và bảo đảm các số liệu nhất quán với:  Các yêu cầu luật định và yêu cầu khác;  Chính sách môi trường;  Các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường;  Và yêu cầu khác mà chúng tôi đã thiết lập. Chúng tôi lập một thủ tục riêng chỉ rõ việc thực hiện các họat động theo dõi và đo lường như thế nào. Sơ đồ sau đây tóm lược các giai đọan chính. Bảo trì và hiệu chuẩn các thiết bị đo lường (tham khảo thủ tục bảo trì). Đánh giá thông tin nhận được và báo cáo và thong tin đến các bộ phận chức năng hữu quan Thu thập, phân tích và quy đổi sô liệu So sánh kết quả với các chỉ số, giới hạn nội bộ/luật định và các yêu cầu khác của EMS Hành động trong trường hợp không phù hợp (tham khảo thủ tục xử lý không phù hợp và các hành động khắc phục/phòng ngừa ) Hồ sơ Lập hồ sơ ghi nhận các họat động theo dõi và đo lường Kế họach Nhận dạng những đặc tính chủ yếu của các họat động và vận hành của chúng tôi mà có thể gây tác động môi trường Lập kế họach sẽ theo dõi cái gì, như thế nào và ai chịu trách Đo lường và theo dõi các họat động và các khía cạnh môi trường tùy theo cái gì đã được lập kế họach Rà sóat định kỳ các chuẩn cứ thiết lập cho theo dõi và đo lường Do chúng tôi luôn luôn tìm kiếm phương cách để cải thiện hiệu quả họat động môi trường, nên đây là công cụ cung cấp cho chúng tôi những thông tin đáng tin cậy và có thể xác minh được trên cơ sở hiện trạng; để từ đó xác định xem liệu hiệu quả họat động môi trường của khách sạn có đáp ứng các chuẩn cứ được thiết lập bỡi lãnh đạo trong EMS hay không. Các họat động theo dõi là hữu ích đối với:  Nhận dạng các khu vực cần cải tiến;  Nâng cao hiệu quả của khách sạn;  Nhận dạng các cơ hội chiến lược. Do nhiều loại hoạt động theo dõi và đo lường khác nhau được thực hiện trong khách sạn của chúng tôi, nhiều bộ phận chức năng tham gia và có các trách nhiệm khác nhau. Các họat động theo dõi và đo lường được thực hiện trong suốt cả năm; nhưng các bảng tổng hợp cuối cùng và rà soát được lập vào những thời gian nhất định nhằm tạo mối tương tác với các họat động khác của EMS. 2.3.3 Thiết lập kế hoạch và chương trình đào tạo - Đào tạo qui trình, hướng dẫn công việc HTQLMT - Đào tạo các yêu cầu, qui định liên quan - Đào tạo đánh giá nội bộ 2.3.4 Hoàn thiện sơ đồ trách nhiệm, quyền hạn trong HTQLMT MA TRẬN TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CÁC ĐIỀU KHOẢN CỦA ISO14001:2004 Ký hiệu: C: trách nhiệm chính P: Trách nhiệm phối hợp Các yêu cầu (điều khoản) Trách nhiệm GĐ PGĐ ĐDLĐ TT HK ….. 4.1 Các yêu cầu chung 4.2 Chính sách môi trường C P 4.3 Lập kế hoạch 4.3.1 Khía cạnh môi trường 4.3.2 Yêu cầu về pháp luật và yêu cầu khác 4.3.3 Mục tiêu, chỉ tiêu và các Chương trình 4.4 Thực hiện và điều hành 4.4.1 Những nguồn lực, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn 4.4.2 Năng lực, đào tạo và nhận thức 4.4.3 Thông tin liên lạc 4.4.4 Dẫn chứng bằng tài liệu 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 4.4.6 Kiểm soát việc điều hành 4.4.7 Chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp 4.5 Kiểm tra 4.5.1 Giám sát và đo lường 4.5.2 Đánh giá sự phù hợp 4.5.3 Sự không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa 4.5.4 Kiểm soát hồ sơ 4.5.5 Đánh giá nội bộ 4.6 Xem xét lại của ban lãnh đạo 2.3.5 Xây dựng chương trình và checklist đánh giá nội bộ HTQLMT 2.3.6 Xem xét HTQLMT (lần 2 bởi nhóm điều hành ISO 14001) - Xem xét kết quả đầu ra từ 2.3.1 tới 2.3.5 - Xem xét, giải quyết các vấn đề phát sinh 2.4 Triển khai áp dụng 2.4.1 Đào tạo các thủ tục, hướng dẫn liên quan tới các kỹ năng chuyên biệt - Chú ý hoạt động đào tạo phải đảm bảo đúng & đủ theo qui định & luật định (nếu có) - Chương trình đánh giá nội bộ (dự kiến) phải bao gồm việc đánh giá hiệu lực kết quả đào tạo, chuyên gia đánh giá phải độc lập với hoạt động đào tạo 2.4.2 Đào tạo nhận thức về HTQLMT cho toàn thể CNV và các bên liên quan 2.4.3 Triển khai áp dụng - Triển khai áp dụng HTQLMT tại các bộ phận chức năng liên quan trong phạm vi xác định - Thực hiện trao đổi thông tin 2.4.4 Đánh giá nội bộ - Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ - Thực hiện đánh giá nội bộ (lần thứ 1) - Thực hiện các hành động khắc phục sau đánh giá - Xem xét lại toàn bộ HTQLMT (nếu cần) - Lưu giữ các hồ sơ liên quan - Hoàn thiện toàn bộ hệ thống tài liệu, chuẩn bị cho lần đánh giá chứng nhận về hệ thống tài liệu (pre-audit) Lưu ý: Chuyên gia đánh giá phải độc lập với hoạt động được đánh giá. 2.4.5 Họp xem xét của lãnh đạo (lần 1) - Chủ trì bởi lãnh đạo cao nhất hoặc người được ủy quyền - Xem xét kết quả thực hiện (bước 1 – 4) - Xem xét hệ thống tài liệu đã được hoàn chỉnh - Xem xét kết quả đánh giá nội bộ lần 1 - Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận (bước 5) - Xem xét các hoạt động tiếp theo để duy trì hệ thống (bước 6) 2.5 Chứng nhận hệ thống 2.6 Duy trì hệ thống 2.6.1 Đánh giá nội bộ 2.6.2 Điểm KPH, thực hiện hành động khắc phục – phòng ngừa 2.6.3 Hoạt động cải tiến liên tục 2.6.4 Đào tạo nhân viên mới (bổ sung) 2.6.5 Đánh giá giám sát 2.6.6 Xem xét lại của lãnh đạo 2.6.7 Đánh giá tác động/KCMT cho các điểm thay đổi/bổ sung về: i. Quá trình, hoạt động ii. Sản phẩm, dịch vụ từ các nhà cung cấp và nhà thầu phụ