Tiểu luận Hệ thống quản lý chất lượng: 5S

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP HỒ CHÍ MINH KHOA CNSH & KTMT dõc TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ĐỀ TÀI : GVHD: NGUYỄN THỊ HIỀN TP HCM, ngày 5 tháng 4 năm 2014DANH SÁCH NHÓM MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sôi động của nền kinh tế thị trường. Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập WTO kèm theo sự suy thoái trầm trọng nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt. Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản lý .Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp của mình để thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường. Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào đi nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh nghiệp.Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S. Với triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn. Hiện nay một số nước đã áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã ứng dụng mô hình 5S vào công ty của mình và đã mang lại một môi trường làm việc hiệu quả.Nhận thấy được tầm quan trọng của nó nên nhóm chúng em xin được làm rõ hơn về mô hình 5S này. Mục đích chính của việc đưa 5S vào chương trình quản lý: 5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế. Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ.Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến.5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn.Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn. Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam.Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý. Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp. Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng. GIỚI THIỆU 5S Khái niệm 5S. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. 5S là chữ cái đầu tiên của các từ: Theo tiếng Nhật là: “ seiri”, “ seiton”, “ seiso”, “ seiketsu”, và “ shitsuke”. Theo tiếng Việt là : “ sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “ săn sóc” và “sẵn sang”. Theo tiếng Anh là: “sort”, “set in order”, “shine”, “standardize”, và “ sustain”. Nguyên bản 5S. 5S là phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiến môi trường làm việc. Phương châm của phong trào 5S là: Nếu bạn có thể làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ ngăn nắp thì tại sao lại không thể làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ và ngăn nắp như ở nhà. Các thành phần 5S Seiri: Sàng lọc Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Có nghĩa là xem xét tất cả các khoản vật xung quanh và chia ra làm hai loại là các khoản vật thường dùng và các khoản vật không thường dùng. Trong đó: Khoản vật thường dùng sẽ phân loại thành: Khoản vật cần dùng hằng ngày. Khoản vật cần dùng hằng tuần. Khoản vật cần dùng 1 hoặc 2, 3 tháng 1 lần. Khoản vật cần dùng 6 đến 12 tháng 1 lần. Khoản vật cần dùng hơn 1 năm 1 lần.Đối với những khoản vật ít sử dụng ví dụ trên 6 tháng một lần thì tổ chức cần cân nhắc sẽ dựa vào chi phí tổ chức bỏ ra để lưu lại khoản vật này. Những khoản vật không thường dùng: Không cần dùng và có thể thanh lý ngay: Đối với loại này tổ chức cần có kế hoạch thanh lý và đặc biệt chú ý trách nhiệm của người thanh lý. Các khoản vật chờ thanh lý: Tổ chức cần có trách nhiệm lưu giữ khoản vật này. VD: Địa điểm lưu giữ các khoản vật, hình thức đánh dấu khoản vật. Seiton: Sắp xếp Khẳng định đã loại đi các khoản vật không cần dùng.Nhiệm vụ các thành viên của tố chức giờ đây là sắp xếp các khoản vật cần dùng sao cho đảm bảo hiệu năng khi sử dụng. Các lưu ý khi sắp xếp: Bố trí các đồ vật tùy theo tấn số sử dụng. Tần số sử dụng càng cao khoản vật càng được bố trí gần nơi làm việc, tần số sử dụng càng thấp thì càng bố trí càng xa nơi làm việc. Khi sắp xếp có thể thêm các nhãn mác vào những khoản vật. Ví dụ như các khoản vật hay sử dụng với tần số cao đánh số màu sắc khác với các khoản vật có tần số thấp. Khi đặt các khoản vật cần lưu ý tư thế khoản vật dễ lấy ra, đưa vào, dễ tiếp cận. Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật để các thành viên biết được các khoản vật nào lưu trữ ở đâu. Seiso: Sạch sẽ Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra. Phương châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh. Để thực hiện nội dung này phát động phong trào. VD Phong trào làm vệ sinh 3 phút mỗi ngày tại nơi làm việc hoặc 5 phút mỗi ngày tại nơi làm việc. Mọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để các cá nhân tự phụ trách. Seiketsu: Săn sóc Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc.Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia. Tổ chức cần thực hiện đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc- sắp xếp- sạch sẽ. Shutshuke: Sẵn sàng Tạo dựng thói quen thực hiện 5S. Tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiên 5S như là một hệ thống.Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình. Lich sử phát triển của 5S Tại Nhật Bản 5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là Sẻii Seiton để hỗ trợ cho hoạt động An toàn, Chất Lượng, Hiệu suất và môi trường. Namư 1980, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hơn và đầy đủ, bao gồm: SEIRI ( Sàng lọc), SEITON ( Sắp xếp), SEISO ( Sạch sẽ), SEIKETSU( Săn sóc), SHITSHUKE ( Sẵn sàng). Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao. Tai Singapore 5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong Dự án Năng suất JICA vào năm 1986. Sau đó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới ủy ban 5S. Hiện nay nó đạt tới cấp độ cao ở rất nhiều tổ chức. Tại nhiều quốc gia, công cụ 5S đã rất thành công trong giai đoạn đầu nhưng nó nhanh chóng trở nên hời hợt, hình thức và không hữu ích do áp dụng sai. Tại Việt Nam 5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn, Tp.HCM trong nhiều ngành khác nhau như: Y tế, khách sạn, hay một số ngành sản xuất như sản xuất lắp ráp ô tô, in ấn… “ 5Sthông thường” và “ 5S thực tiễn” do ông SUZUKI sửa đổi. 5S thông thường và 5S thực tiễn. Bảng: SO SÁNH 5S THÔNG THƯỜNG VÀ 5S THỰC TIỄN STT 5S NỘI DUNG 5S Thông thường ( Giai đoạn 1) 5S thực tiễn ( Giai đoạn 2) 1 Seire Lọc ra các vật không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. Lọc ra và dời đi những vật không cần thiết và lượng không cần thiết của những vật cần thiết ra khỏi nơi làm việc. 2 Seiton Sắp xếp ngăn nắp những vật cần thiết sao cho có thể dễ dàng lấy chúng ra để sử dụng. Sắp xếp để dung. Những vật này cũng phải được sắp xếp trong điều kiện tốt sẵn sàng để dùng và bảo đảm an toàn. 3 Seiso Dọn sạch sẽ hoàn toàn nơi làm việc để không còn bụi bám trên sàn, máy móc và trang thiết bị. Làm sạch bằng cách lưu ý đối tượng, thu lượm rác mà không vứt lung tung để nơi làm việc sạch sẽ, tẩy sạch mà không làm hư hại sản phẩm đối với những sản phẩm sẵn sàng, kiểm tra và sữa chữa trạng thái bất thường. 4 Seiketsu Duy trì tiêu chuẩn cao về giữ gìn vệ sinh và sắp xếp nơi làm việc gọn gàng vào mọi lúc. Ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh ở mức cao, duy trì vệ sinh ở mức cao. 5 Shitsuke Đào tạo mọi người tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc. Đào tạo mọi người tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc. Mối quan hệ nội bộ giữa 5S Seire, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu trong chương trình 5S có mối liên hệ mât thiết với nhau. Khi thực hiện chương trình 5S trước tiên ta phải thực hiện Seiri để có thể loại bỏ những vật không cần thiết hoặc dời đi những vật không cần thiết nhưng tấn suất sử dụng không cao. Thực hiện hiệu quả việc Seiri thì công việc tiếp theo của Seiton sẽ được thuận lợi hơn và hiệu quả hơn. Seiton chỉ thực hiện khi Seiri đã thực hiện xong.Seiton thực hiện việc sắp xếp những việc sau khi đã được sàng lọc kỹ càng. Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sở cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại công ty.Việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ và sắp xếp gọn gàng có thể thực hiện song song nhưng sự gọn gàng sẽ giúp cho công việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn. Sau khi thực hiện xong 3S đầu tiên cần phải thực hiện công việc sàng lọc, săn sóc, sạch sẽ ở một mức cao hơn và hiệu quả hơn, vì vậy phải thực hiện cải tiến 3S đầu, muốn thực hiện nó chúng ta phải tiến hành Shitsuke. Kết hợp với thực hiện Shitsuke có thể thực hiện Seiketsu cho công ty nhằm tạo ra một thói quen thực hiện 5S trong công ty và liên tục cải tiến nó để dần đưa 5S thực hiện ở mức cao. Mối quan hệ trên được thể hiện qua sơ đồ sau: Mục tiêu chung của 5S Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chất lượng trong công ty, thực hiện cải thiên môi trường làm việc nâng cao hiệu quả làm việc cho công ty, tổ chức. Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng và chính đội ngũ nhân viên công ty. Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người. Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết khi tìm kiếm, chuận bị, vận hành và tiến hành công việc. Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và giao sản phẩm đúng hẹn. Giảm hang tồn kho do có thể kiểm kê dễ dàng và chính xác các hàng hóa trong kho. Nâng cao chất lượng nhờ giảm bụi bặm và hạt kim loại. Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiểm tra Seiso. An toàn lao động được nâng cao khi không có các chướng ngại vật trên lối đi và trên sàn nhà nơi làm việc, cũng như sàn nhà không còn trơn trượt. Giảm chi phí. Khích lệ và nâng cao tinh thần cố gắng của cả công ty. HÌNH : VÀI HÌNH ẢNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN 5S Các vấn đề có thể áp dụng 5S để khắc phục. 5S là công cụ quản lý chất lượng rất hiệu quả trong việc tạo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và tiện lợi đối với người lao động. Đối với thực trạng của công ty, nếu áp dụng 5S có thể làm cho hiệu quả công việc tốt hơn, thuận tiện hơn và mọi người có thể thấy thoải mái hơn khi đến nơi làm việc. Áp dụng 5S sẽ cơ cấu lại một số bất hợp lý trong việc sắp xếp các vật dụng cũng như mặt bằng tổ chức công ty. 5S sẽ hạn chế được những vật dụng không cần thiết đang tồn tại trong các phòng ban chức năng. 5S có thể giúp cho nhân viên công ty có thể có cách sắp xếp lưu trữ các hồ sơ, sổ sách vật dụng có hệ thống và khoa học hơn, từ đó tạo ra sự thuận tiện trong quản lý, sử dụng và chuyển giao chúng. Tuy nhiên việc áp dụng 5S cũng có những khó khăn nhất định khi thực hiện do công ty chưa hề áp dụng một công cụ quản lý chất lượng nào như ISO, KAIZEN, 6XICMA… Những khoản chi phí mới phát sinh, sự ủng hộ của toàn công ty và nhất là sự ngại thay đổi do công ty đã có những hoạt động quản lý riêng trong sắp xếp, vệ sinh môi trường làm việc. SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG 5S ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC TẠI CÁC CÔNG TY Những thuận lợi khi thực hiện 5S nói chung: 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp. 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại, dịch vụ. Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó. Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp nơi làm việc. Môi trường làm việc không thể lúc nào cũng hoàn hảo. Khi đã sạch sẽ rồi có thể sạch sẽ hơn nữa, khi đã gọn rồi bằng cách khác có thể gọn hơn nữa, chính vì thế luôn có thể cải tiến các cách thức theo thời gian để phát huy hiệu quả cao hơn. Các vấn đề mà các công ty thường gặp phải mà 5S có thể khắc phục: Có rất nhiều thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng. Di chuyển đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác. Tại nơi làm việc không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc. Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn công việc do sự bố trí không hợp lý dụng cụ làm việc. Tồn tại nhiều thiếu sót trong công việc. Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng thường xuyên chậm trễ và phải làm thêm ngoài giờ. Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩn quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ. Thiết bị văn phòng, trang thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động. Nơi làm việc không an toàn dẫn đến tai nạn lao động, sự cố xảy ra. Những nơi công cộng ( Phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh…) không sạch sẽ. Tinh thần làm việc của công nhân kém. Người lao động không tự hào về công ty của mình. HÌNH: THỰC HIỆN 5S Những lợi ích chung của việc thực hiện 5S: 5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật Bản và dần trở nên phổ biến trên nhiều nước khác. Nó bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ trong phân xưởng người quản lý cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “ công việc của tôi”, “ chỗ làm việc của tôi”, “ máy móc của tôi”, từ đó người lao động sẽ chấp nhận chăm sóc “ chiếc máy làm việc của mình”, “ chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “ công việc của mình” một cách tốt nhất. Khi chương trình 5S thực hiện thành công sẽ đưa lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cụ thể như sau: Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn. Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến. Mọi người trở nên kỷ luật hơn. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sang cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc của mình. Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. Đẩy mạnh sản xuất. Nâng cao chất lượng công việc. Cắt giảm chi phí trong quá trình làm việc. Giao hàng đúng hẹn. Thúc đẩy tinh thần làm việc. Môi trường làm việc an toàn. Nâng cao uy tín công ty, tăng thêm khách hàng mới. Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM: Cải tiến năng suất ( P-Productivity) Nâng cao chất lượng (Q-Quality) Giảm chi phí (C-Cost) Giao hàng đúng hẹn (D-Delivery) Đảm bảo an toàn (M-Morale) CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S Giai đoạn chuẩn bị. Trước khi ra quyết định ban lãnh đạo công ty phải có sự phân tích những thuận lợi, những khó khăn, cũng như chi phí, lợi ích hoạt động phong trào 5S mang lại. Trong giai đoạn này, lãnh đạo daonh nghiệp có thể đi tham quan một số doanh nghiệp đã thực hiện 5S để học hỏi kinh nghiệm. Trong quá trình tìm hiểu này nếu doanh nghiệp gặp khó khăn có thể thong qua một số tổ chức tư vấn hỗ trợ, ví dụ: một trung tâm có các khóa đào tạo và cho quan sát thực tế các hoạt động 5S uy tín đó là Trung tâm hợp tác nguồn nhân lực Việt Nam-Nhật Bản viết tắt là VJCC. Kết quả của giai đoạn này là ban lãnh đạo công ty nắm được lợi ích 5S, cách thức thực hiện và đưa ra quyết định thực hiện chương trình 5S. Các bước triển khai thực hiện 5S B1. Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết thực hiện phong trào 5S. Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S ban lãnh đạo phải có thông báo cam kết thực hiện phong trào này. Cam kết của lãnh đạo thể hiện tránh nhiệm và sự quyết tâm thực hiện đến cùng.Sự cam kết thực hiện của lãnh đạo là một việc làm rất quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S.Cam kết của lãnh đạo là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra. Trong giai đoạn này người lãnh đạo thông báo cho toàn công ty về quyết định thực hiện phong trào 5S, nội dung 5S là gì, đối tượng, phạm vi, mục tiêu và lợi ích mà 5S mang lại, đồng thời giới thiệu các thông tin, dụng cụ, các vấn đề chung nhất để thực hiện 5S như thẻ đỏ, thẻ vàng, đồng phục đội 5S. B2. Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S. Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có trách nhiệm chính để tiến hành phong trào này. Giai đoạn này kết thúc khi công ty đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện phong trào. B3. Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S. Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5S thì bộ phận này cùng ban lãnh đạo công ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty, mục tiêu hoạt động 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện phong trào 5S. Thông thường 5S được thực hiện theo trình tự SEIRI, SEISO, SEIKETSU, sau khi thực hiện 3S đầu tiên có thể kết hợp với SHITSUKE từ lúc đó. Kế hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng S một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn. B4. Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức. Khi kế hoạch triển khai đã được xây dựng công việc đầu tiên thực thi đó là việc đào tạo cho các nhân viên về các quy định của công ty.Các quy định này có thể được truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp hay có thể là một buổi học ngoại khóa. Để các giai đoạn này được đi vào thực tế lãnh đạo công ty triển khai dần từng bước và theo từng giai đoạn thích hợp. Khi các thành viên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách thức tiến trình và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể trong bước tiếptheo. B5. Tiến hành tổng vệ sinh của toàn tổ chức. Trong lần tổng vệ sinh đầu tiên này công ty sẽ tiến hành theo trình tự 5S. thực hiện theo 5 giai đoạn: Giai đoạn 1: bắt đầu bằng Seiri. HÌNH: SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH TIẾN HÀNH SEIRI. HÌNH: QUY TRÌNH THỰC TẾ THỰC HIỆN SEIRI Trong quá trình thực hiện Seiri cần có các tiêu chuẩn đánh giá vật cần thiết và vật không cần thiết.chuẩn này được xây dựng dựa trên tần xuất được sử dụng của vật dụng. Các vật cần dung cũng như vật không cần dùng đều phải có các tiêu chuẩn. Trong các phân xưởng có quy mô người ta phân biệt các vật thường dùng và không cần dùng bằng các thẻ.Thẻ đỏ là dấu hiệu vật không thường dùng, thẻ vàng là vật thường dùng, thẻ xanh là hàng tồn qua ngày không thường dùng nhưng vẫn lưu tại vị trí cũ chờ chuyển đi. Đối với các vật cần dùng có thứ tự ưu tiên rõ ràng với vật thường dùng nhiều nhất, thứ hai, thứ ba,… để thuận tiện cho các bước thực hiện các S tiếp theo. HÌNH: MẪU HÌNH DANG THẺ ĐỎ HÌNH:QUY TRÌNH XỬ LÝ CÁC VẬT DỤNG KHÔNG CẦN THIẾT. HÌNH: NỘI DUNG THẺ XANH- THẺ ĐỎ-THẺ VÀNG Giai đoạn 2: thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày tạo thói quen trong công việc. Thực hiện SEITON Sau khi việc sàng lọc đã được thực hiện, tại nơi làm việc không còn những vật dụng không cần thiết và những vật dụng cần thiết nhưng mức độ và tần suất sử dụng đối với từng cá nhân là không cao. Khi thực hiện Seiton tức là làm thế nào các vật dụng của cá nhân cũng như của tập thể được sắp xếp khoa học, thuận tiện và tạo hiệu quả làm việc, có thể tìm lấy ra và xếp vào một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm, thống nhất trong cách sắp xếp giúp cho việc bàn giao công việc, vật dụng không khó khăn, kiểm soát tốt số lượng của giấy tờ, hồ sơ cần thiết. Các dụng cụ thực hiện Seiton chính là các dụng cụ có thể đánh dấu được như các nhãn mác, những nam châm dính các dụng cụ kim loại mang kí hiệu dấu các móc treo, băng dính màu, sơn màu, các mẫu trạm khắc… HÌNH: HÌNH ẢNH VỀ MỘT SỐ DỤNG CỤ THỰC HIỆN 5S HÌNH: QUY TRÌNH THỰC HIỆN SEITON Thực hiện SEION HÌNH: QUY TRÌNH THỰC HIỆN SEION Về nguồn gốc và nguyên nhân gây ra bụi bẩn thường được quan tâm loại bụi bẩn gì ? Tại sao ?xuất phát từ văn phòng máy móc hay vật dụng. Xác định về nguồn gốc và nguyên nhân bụi bẩn có thể thành lập bảng sau: XÁC ĐỊNH NGUỒN GỐC BỤI BẨN Nguồn gốc Vật dụng Máy móc Văn phòng Con người Loại bụi bẩn Rác Dầu mỡ Nước mưa Tóc Bụi Phế liệu Mạng nhện Thuốc lá Giấy gói Vệt bẩn sàn nhà Chất thải (4) thiết lập hệ thống quy tắc cho SEISON LỊCH THỰC HIỆN SEION THEO THỜI GIAN VÀ TẦN SUẤT Loại Thời gian Tần suất Người thực hiện SEISO hàng ngày 3-10 phút Trước hoặc sau khi kết thúc công việc hàng ngày Từng phòng ban SEISO hàng tuần 15-30 phút Cuối tuần Mọi người SEISO hàng tháng 30-60 phút Cuối thàng Mọi người SEISO hàng năm 2-4 giờ Trước kỳ nghỉ cuối năm Mọi người SEISO thỉnh thoảng 1-2 giờ Thỉnh thoảng đối với đối tượng khó xử lý Các phòng ban lien quan SEISO tức thì 1 phút Mọi lúc tức thì Mọi người Thực hiện SEIKETSU Săn sóc đó là một quá trình duy trì các tiêu chuẩn và công việc vệ sinh sạch sẽ đạt được như lần thực hiện đầu tiên và ngày càng cải tiến nó.Mục đích của thực hiện Seiketsu tạo một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc, tổ chức nên phát đông phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia. Thực hiện SHITSUKE Mục đích của việc thực hiện Shitsuke là tạo cho nhân viên một cách nhìn tích cực hơn về công ty của mình, ý thức và trách nhiệm được nâng cao và là cơ sơ tạo nên một nền văn hóa trong doanh nghiệp.Thực hiện tôt Shitsuke sẽ giúp toàn công ty có tính thống nhất trong hoạt động, có tinh thần đồng đội và luôn ý thức được 5S. Muốn thực hiện Shutsuke tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiện 5S như là một hệ thống.Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình. Người lãnh đạo phải là người đi đầu thực hiện 5S làm gương và phải thể hiện rõ ràng mong muốn đạt Shutsuke là đúng đắn. Người lãnh đạo phải nắm được tình hình thực hiện và cập nhật lien tục sự thay đổi của công ty trong quá trình thực hiện nhằm phê bình cũng như tuyên dương kết quả. Việc kiểm tra này có thể thực hiện bằng các phương pháp khác nhau theo báo cáo hoặc chụp ảnh để lưu các hình ảnh cùng chụp ở 1 góc độ. Kết quả của giai đoạn này là sự thống nhất, đoàn kết và tự giác của toàn công ty thực hiện chương trình 5S và các quy định, tiêu chuẩn mới của công ty. Thực hiện Seiri, Seiton, Seison hàng ngày tạo thói quen trong công việc. Khi 5S đã được triển khai thì nó không dừng lại ở một lần duy nhất mà được thực hiện nhiều lần và ở mức độ cao hơn, tiêu chuẩn khắt khe hơn và hướng đến hiệu quả cao hơn. Thực hiện Seiri, Seiton, Seison hàng ngày thành thói quen nhưng nội dung công việc không phải như nhau mà phải có kế hoạch và thay đổi hợp lý nhằm đưa đến hiệu quả tốt nhất. B6. Kiểm tra, đánh giá, theo dõi thường xuyên phong trào 5S. Kiềm soát 5S do chủ yếu ban lãnh đạo công ty và chính các thành viên trong công ty thực hiện. Kiểm soát 5S có thể thực hiện bằng các cách khác nhau nhưng phổ biến là phương pháp đánh giá định kỳ bằng cách cho điểm và phương pháp đánh giá theo các nội dung câu hỏi. B7. Đưa ra các hoạt động cải tiến phong trào 5S. Hoạt động cải tiến phong trào 5S được thực hiện dựa trên sự cải tiến các tiêu chuẩn và cách thực hiện.Khi đã thực hiện 5S tốt rồi làm cách nào để có thể tốt hơn nữa.Quy trình và hoạt động cải tiến chính là việc thực hiện tốt Kaizen.Thực hiện cải tiến 5S có thể theo quy trình của vòng trong Demind. CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG 5S: Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người. Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý. HÌNH: THỰC HIỆN TỐT 5S KẾT LUẬN Đến đây ta có thể kết luận rằng 5S là một công cụ quản lý chất lượng hữu ích để các công ty, tổ chức có thể áp dụng và nâng cao chất lượng môi trường làm việc của mình nhằm tạo ra một hiệu quả làm việc tốt hơn.Nguyên lý của 5S không khó nhưng để thực hiện hiệu quả thì cần có sự nỗ lực của toàn công ty. Ngày nay khi đất nước ngày càng hội nhập, tất yếu những tiêu chuẩn đặt ra phải có tính định hướng và các doanh nghiệp tự giác tham gia thực hiện, việc học hỏi cho các cách thức quản lý từ các nước vừa tạo ra cái mới cho các công ty vừa tạo uy tín cho chính công ty khi tham gia các mối quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài. 5S thực sự là một công cụ quản lý khá tốt hi vọng Việt Nam ngày càng có nhiều doanh nghiệp biết đến và sử dụng nó một các có hiệu quả. TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế NXB đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, Tác giả: TS Lưu Thanh Tâm, xuất bản năm 2003.