Tiểu luận Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử tại một doanh nghiệp thực tế tại Việt Nam và các vấn đề đặt ra đối với hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp đó

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH K20-KẾ TOÁN KIỂM TOÁN NGÀY HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Tiểu luận nhóm Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử tại một doanh nghiệp thực tế tại Việt Nam và các vấn đề đặt ra đối với hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp đó Nhóm thực hiện 1. Huỳnh Thị Kim Ánh 2. Lê Thị Hải Hà 3. Võ Thị Thúy Hằng 4. Nguyễn Thị Kim Nhung 5. Lê Nguyễn Hoàng Oanh 6. Dương Thị Mai Ly 7. Đỗ Trọng Nhân 8. Nguyễn Thị Hồng Mỹ 9. Nguyễn Hoàng Ninh Hệ thống thông tin kế toán 2 MỤC LỤC I. Tổng quan chung về thương mại điện tử và hệ thống thông tin kế toán 1. Thương mại điện tử (e-commerce) 1.1 Khái niệm thương mại điện tử 1.2 Các loại hình thương mại điện tử 1.3 Lợi ích của thương mại điện tử 1.4 Sự phát triển của công nghệ tin học và tác động tới sự phát triển của thương mại điện tử 1.5 Thương mại điện tử tại Việt Nam 2. Hệ thống thông tin kế toán (AIS) 3. Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp thương mại điện tử II. Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử tại công ty cổ phần thương mại dịch vụ ABC 1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp 2. Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử 2.1Mô hình kinh doanh thương mại điện tử 2.2Phạm vi và các sản phẩm kinh doanh 2.3Đặc điểm chung của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 2.4Quy trình đặt và mua hàng trực tuyến Hệ thống thông tin kế toán 3 III. Các vấn đề đặt ra với hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp 1. Vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin 1.1 Bảo mật thông tin khách hàng 1.2 Bảo mật hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, ngăn chặn các hành động gian lận khi tiếp cận hệ thống thông tin 1.3 Xây dựng các biện pháp ngặn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài và các virus truyền qua hệ thống mạng 2. Bảo đảm hệ thống điện tử truyền, nhận và xử lý các thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng hoạt động hiệu quả và cung cấp các thông tin chính xác 3. Thông tin về lượng tồn kho chưa chính xác 4. Thay đổi đơn hàng sau khi đặt hàng 5. Vận chuyển đơn hàng chưa được theo dõi 6. Rủi ro trong thanh toán 7. Vấn đề ghi nhận doanh thu 8. Đảm bảo tính hữu hiệu và hợp lý của thông tin kế toán trong thương mại điện tử Hệ thống thông tin kế toán 4 I. KHÁI NIỆM 1. Thương mại điện tử 1.1 Khái niệm thương mại điện tử Thương mại điện tử, hay còn gọi là e-co mmerce, e-comm và EC, là sự mua bán sản phẩm hay dịch vụ trên các hệ thống điện tử như Internet và các mạng máy tính. Thương mại điện tử dựa trên một số công nghệ như chuyển tiền điện tử, quản lý chuỗi dây chuyền cung ứng, tiếp thị Internet, quá trình giao dịch trực tuyến, trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), các hệ thống quản lý hàng tồn kho, và các hệ thống tự động thu thập dữ liệu. Thương mại điện tử hiện đại thường sử dụng mạng World Wide Web là một điểm ít nhất phải có trong chu trình giao dịch, mặc dù nó có thể bao gồm một phạm vi lớn hơn về mặt công nghệ như email, các thiết bị di động cũng như điện thoại. Định nghĩa một cách đơn giản thương mại điện tử là các giao dịch được thực hiện trên mạng Internet giữa các doanh nghiệp với các khách hàng mua và sử dụng hàng hóa và dịch vụ hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau. Thương mại điện tử thông thường được xem như một phần của kinh doanh điện tử (e- business).Kinh doanh điện tử là một khái niệm rộng hơn thương mại điện tử, nó không chỉ bao gồm các hoạt động mua bán mà bao gồm cả các dịch vụ khách hàng, liên kết với các đối tác và thiết lập các giao dịch điện tử bên trong tổ chức. 1.2 Các loại hình thương mại điện tử  Business-to-customer (B2C): Hoạt động bán lẻ sảnphẩm và dịch vụ trực tiếp đến khách hàng cá nhân  Business-to-business (B2B): Hoạt động bán hàng hóa và dịch vụ giữa các doanh nghiệp  Customer-to-customer (C2C): Cá nhân sử dụng web để trao đổi hay mua bán riêng tư Hệ thống thông tin kế toán 5 1.3 Lợi ích của thương mại điện tử  TMĐT giúp cho các DN nắm được thông tin phong phú về thị trường và đối tác.  TMĐT giúp giảm chi phí sản xuất.  TMĐT giúp giảm chi phí bán hàng và tiếp thị.  TMĐT qua INTERNET giúp người tiêu dùng và các doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chí phí giao dịch.  TMĐT tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các thành phần tham gia vào quá trình thương mại.  Tạo điều kiện sớm tiếp cận nền kinh tế số hoá. 1.4 Sự phát triển của công nghệ tin học và tác động tới sự phát triển của thương mại điện tử  Công nghệ giúp kết nối các hệ thống riêng lẻ với nhau, giúp các nhóm người ở những nơi cách xa nhau có thể kết nối và phối hợp công việc với nhau.  Kết nối cá nhân và doanh nghiệp với tốc độ nhanh chóng và chi phí thấp nhất  Giảm chi phí trong việc tiến hành hợp tác kinh doanh giữa doanh nghiệp và các đối tác kinh doanh  Kết nối và giao dịch trực tiếp giữa các đối tác mua bán, hạn chế việc giao dịch thực hiện qua các đối tác trung gian, làm giảm chi phí giao dịch qua trung gian  Việc giao dịch có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi.  Một số loại sản phẩm (tài liệu mềm, phim, nhạc,… ) việc vận chuyển hàng hóa có thể tiến hành thông qua internet  Kênh phân phối rộng lớn và ít tốn kém về chi phí và nhân lực để duy trì 1.5 Thương mại điện tử tại Việt Nam Nhiều doanh nghiệp đã tổ chức triển khai ứng dụng TMĐT ở nhiều quy mô và mức độ khác nhau từ trang bị máy tính, kết nối Internet dưới nhiều hình thức khác nhau, khai Hệ thống thông tin kế toán 6 thác ứng dụng cơ bản của TMĐT như thư điện tử, sử dụng các phần mềm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh,... Một bộ phận người tiêu dùng Việt Nam tại các thành phố lớn đã khá quen thuộc với việc mua sắm nhiều loại hàng hoá, dịch vụ qua website thương mại điện tử như vé máy bay, đồ điện tử, điện thoại di động, máy tính, sách, tour du lịch, phòng khách sạn... Ngày càng nhiều gia đình được kết nối Internet và số thuê bao di động tăng lên giúp cho việc triển khai ứng dụng TMĐT tới mọi thành phần người tiêu dùng trong xã hội đang có nhiều thuận lợi. 2. Hệ thống thông tin kế toán (AIS) - Hệ thống là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định. - Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng. - Hệ thống thông tin doanh nghiệp là hệ thống gồm nhiều thành phần kết hợp nhằm thu thập dữ liệu, xử lý tạo thông tin hữu ích cho người sử dụng ra quyết định phù hợp. - Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin doanh nghiệp,có vài trò thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.. 3. Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp thương mại điện tử Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thương mại điện tử mang tính tự động và sự liên kết giữa các hệ thống thông tin khác trong nội bộ doanh nghiệp rất cao.Trong môi trường của doanh nghiệp điện tử, các giao dịch điện tử sẽ tự động kết nối với các hệ thống sau khi giao dịch trực tuyến được thực hiện ví dụ như như hệ thống báo cáo nội bộ, hệ thống quản lý tồn kho, hệ thống kiểm toán,… Hệ thống thông tin kế toán 7 Do có tính tự động cao do đó để các thông tin kế toán tài chính phản ánh đúng thì hệ thống cần phải đảm bảo tất cả các giao dịch đã được nhập vào hệ thống xử lý thông tin cần được nhận dạng và ghi chép một cách riêng biệt và đầy đủ.Ngoài ra quá trình xử lý thông tin tự động cần phải đảm bảo các giao dịch được ghi nhận cần phản ánh đúng thực tế các sự kiện và chính xác. Đối với các chương trình tự động nhập dữ liệu, các thay đổi dữ liệu cũng cần phải được lưu lại.để theo dõi và kiểm soát việc ghi chép và sửa đổi dữ liệu trong hệ thống phần mềm xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lý đúng và không có sai sót nào. Để đảm bảo chính xác cho hệ thống thông tin kế toán trước khi chấp nhận một giao dịch để xử lý hệ thống cần thiết kế để kiểm tra lại sự chính xác của các thông tin nghiệp vụ và sự kết nối thông tin giữa các hệ thống với nhau. Ví dụ cần phải kiểm tra các yếu tố sau: tất cả các chi tiết của giao dịch đã được nhập vào bởi khách hàng; sự chính xác của khách hàng; sự sẵn có của sản phẩm hoặc dịch vụ để cung cấp; tính hợp lý của đơn đặt hàng, nhận biết các bất thường về số lượng quá lớn của một đơn đặt hàng do nhập sai số liệu đầu vào, nhận biết lỗi về nhập hai lần số lượng của một đơn hàng; giá cả áp dụng cho từng đơn hàng, bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp, và địa bàn áp dụng; cách thức thanh tóan phù hợp với từng khách hàng; sự không thể hủy bỏ nghiệp vụ kinh tế đối với khách hàng… Đối với doanh nghiệp điện tử, việc ứng dụng tin học và cơ sở hạ tầng thông tin của đơn vị được nhìn nhận như là một phần không thể tách rời của hệ thống tin học. Vì quá trình kinh doanh điện tử có ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kế toán, và do vậy, ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của bất kỳ thông tin hoặc dữ liệu nào do hệ thống đó cung cấp. Do đó vấn đề về bảo mật và an toàn luôn được tính đến khi thiết kế hệ thống xử lý thông tin trong doanh nghiệp thương mại điện tử vàphải có quy trình thực hiện quản lý rủi ro của hệ thống tin học tại các doanh nghiệp này. Hệ thống thông tin kế toán 8 II. HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ABC 1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ ABC là một trong những công ty dẫn đầu trong lĩnh vực kinh doanh sách trực tuyến tại Việt Nam.Trang web bán hàng trực tuyến của công tythiết kế tương đối đầy đủ các chức năng thương mại điện tử để phù hợp với thị trường Việt Nam như: đa dạng, dễ sử dụng, dễ tìm kiếm, tốc độ trang web nhanh, không bị tắc nghẽn hay lỗi trang. Ngoài ra, giao diện đồ họa đẹp là một trong những yếu tố quan trọng làm nên hình ảnh của công ty và ấn tượng trong mắt khách hàng và góp phần vào quyết định mua hàng của mỗi cá nhân. Một trong những vấn đề còn hạn chế của thương mại điện tử ở Việt Nam hiện nay là vấn đề thanh toán trực tuyến. Để khắc phục hạn chế này tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy mua hàng, nhưng Website của công ty đã tích hợp hệ thống thanh toán điện tử, chữ ký điện tử trên trang web bán hàng trực tuyến của mình, điều này làm tăng sức cạnh tranh cũng như tính chuyên nghiệp của hoạt động bán hàng đối với người tiêu dùng. 2. Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử 2.1 Mô hình kinh doanh thương mại điện tử Công ty hoạt động kinh doanh thương mại điện tử theo mô hình B2C (Business to customer). Hoạt động kinh doanh chủ yếu là bán lẻ trực tuyến các loại sách, các sản phẩm in ấn và một số các sản phẩm phần mềm cho đối tượng khách hàng chủ yếu là các cá nhân, ngoài ra cũng có một số doanh nghiệp. Trong hoạt động kinh doanh này thì Internet và web là công cụ quan trọng nhất của TMÐT, giúp cho TMÐT phát triển và hoạt động hiệu quả ngoài ra nó cũng tiềm ẩn những rủi ro mà công ty cần phải lưu tâm hạn chế bằng cách thiết lập một hệ thống Hệ thống thông tin kế toán 9 cơ sở hạ tầng thông tin và hệ thống kiểm soát hiệu quả những rủi ro của hệ thống tin học. 2.2 Phạm vi và các sản phẩm kinh doanh Công ty đặt trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh, ngoài ra có chi nhánh tại Hà Nội.Tuy nhiên việc kinh doanh trực tuyến áp dụng cho tất cả các tỉnh thành trong cả nước và cả quốc tế. Công ty cung cấp các loại sản phẩm chủ yếu như sau:  Các loại sách (mặt hàng chủ yếu)  Quà tặng, quà lưu niệm  Tạp chí  Phần mềm  Đĩa nhạc/ phim  Các loại phần mềm giải trí, giáo dục (game, học ngoại ngữ,…)  Các loại thẻ cào ( tham gia các hoạt động giải trí và học tập trực tuyến) Trang web bán hàng trực tuyến được thiết kế phân loại các sản phẩm dựa vàonội dung theo từng lĩnh vực, trong mỗi lĩnh vực sản phẩm lại được phân loại theo từng đặc trưng chi tiết nhỏ hơn để thuận tiện cho việc tìm sản phẩm một cách nhanh chóng Các sản phẩm ngoài việc được phân loại theo cách chính thống như trên còn được xếp trong các danh mục để cho các chương trình marketing đặc biệt ( sp giảm giá, sp bán chạy nhất, sp sắp được chào bán, sản phẩm mới…) Các sản phẩm mới, sản phẩm bán chạy hoặc giảm giá đặc biệt sẽ được giới thiệu bằng những hình ảnh bắt mặt ngay trang chủ. Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ quảng cáo cho một số doanh nghiệp, tổ chức cá nhân khác trên trang web trực tuyến. Các sản phẩm được bán trên trang web đều có các thông tin chi tiết liên quan để lựa chọn ví dụ:  Tên sách, Hệ thống thông tin kế toán 10  Tác giả,  NXB, đơn vị phát hành,  Kích thước, số trang, trọng lượng, ngày xuất bản ( sản xuất), Giá bìa, giá bán  Ngoài ra còn có các thông tin về các loại sản phẩm nên mua kèm theo, các số lượng đã bán, xếp hạng sản phẩm 2.3 Đặc điểm chung của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Chu trình kinh doanh của công ty vẫn có đầy đủ các chu trình như các doanh nghiệp khác như chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình mua hàng, chu trình tài chính, chu trình nhân sự,...Do đặc điểm là công ty thương mại không có hoạt động sản xuất nên công ty không có chu trình sản xuất. Do mang đặc trưng là doanh nghiệp thương mại điện tử do đó hệ thống thông tin của công ty mang tính tự động và được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin. Trong các chu trình kinh doanh, chu trình doanh thu có nhiều đặc điểm khác biệt nhất so với chu trình doanh thu cùa các doanh nghiệp khác. Hệ thống thông tin kế toán 11 2.4 Quy trình đặt và mua hàng trực tuyến b. Đặt hàng: Để thực hiện đặt hàng trên web của công ty khách hàng cần phải thực hiện các bước sau:  Tạo tài khoản khách hàng:Khai báo các thông tin cá nhân ( tên, địa chỉ, điện thoại, email,..). Các thông tin này được công ty cam kết bảo mật  Xem và lựa chọn hàng hóa và đưa vào giỏ hàng hóa  Kiểm tra và thay đổi thông tin về giỏ hàng hóa ( chi tiết loại hàng, số lượng, giá tiền, tổng tiền,..)  Lựa chọn địa điểm giao hàng. Đây là cở sở để tính phí vận chuyển hàng Khách hàng truy cập trang web Tạo và đăng ký tài khoản khách hàng Xem và chọn sản phẩm Đặt hàng Thanh toán Giao và nhận hàng Hệ thống thông tin kế toán 12  Nếu khách hàng thanh toán ngay thì chuyển sang bước thanh toán, nếu thanh toán sau thì gửi đơn hàng c. Thanh toán Khách hàng lựa chọn thông tin về người thanh toán, địa chỉ thanh toán, và người nhận hàng, và địa chỉ giao hàng để tiến hành việc thanh toán. Trang web trực tuyến của công ty chấp nhận nhiều phương thức thanh toán như sau:  Thanh toán bằng tiền mặt ( thanh toán khi nhân viên đem hàng tới giao)  Thanh toán qua thẻ ATM(các loại thẻ ghi nợ), chuyển khoảnvào tài khoản ngân hàng  Thanh toán bằng thẻ tín dụng  Thanh toán qua các cổng thanh toán Payoo, Vinapay, VnMart. Hình thức thanh toán này có tính bảo mật cao hơn, tạo ra sự an tâm cho khách hàng.  Thanh toán bằng thẻ trả trước do cty phát hành ( hình thức này khách hàng mua thẻ do công ty phát hành và sử dụng mã code trên thẻ để nhập vào trang web khi tiến hành thanh toán). Thông thường khách hàng sẽ phải thanh toán ngay khi thực hiện đặt hàng. Sau khi nhận được tiền thanh toán cho đơn hàng thì công ty sẽ gửi hàng đi giao cho khách. Trường hợp khách hàng lựa chọn thanh toán sau thì sẽ thanh toán bằng tiền mặt khi nhận hàng từ nhân viên giao nhận. d. Phương thức vận chuyển Công ty áp dụng nhiều phương thức vận chuyển để giao hàng cho khách hàng và tùy theo sự lựa chọn của khách hàng. Các loại hình vận chuyển phổ biến là:  Khách hàng tới nhận hàng tại các địa điểm bán hàng của công ty  Chuyển phát nhanh trong nước  Gửi hàng qua bưu điện  Gửi hàng qua DHL, EMS với các đơn hàng quốc tế Hệ thống thông tin kế toán 13 e. Hóa đơn Ngay sau khi đơn hàng được đặt thành công khách hàng có thể xem trực tiếp hóa đơn mua hàng trên web. Ngoài ra các khách hàng là tổ chức, công ty có thể cần xuất hóa đơn GTGT sẽ được cung cấp sự lựa chọn để khai báo các thông tin cần thiết về tên cty, mã số thuế, địa chỉ để xuất hóa đơn, và hóa đơn GTGT sẽ được gửi kèm theo hàng hóa đến tận tay người mua. f. Xác nhận đơn hàng Sau khi khách hàng đặt hàng xong trên web, hệ thống sẽ kiểm tra và xác nhận đơn hàng đã được đặt thành công thông qua gửi email cho khách hàng. III. NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA VỚI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 1. Vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin 1.1 Bảo mật thông tin khách hàng Bất cứ khách hàng nào muốn đặt hàng trực tuyến qua trang web của công ty đều phải đăng ký tài khoản cá nhân và khai báo các thông tin về nhân thân như họ tên, địa chỉ, đ iện thoại, email,…Các thông tin về tài khoản khách hàng này được sử dụng trong việc xác định khách hàng, thống kê số lượng hàng mua và có chính sách ưu đãi đối với khách hàng thân thuộc, khách hàng mua với số lượng lớn.Các thông tin này mang tính cá nhân rất cao vì thế nếu lộ ra ngoài sẽ gây nhiều rủi ro cho cả khách hàng và cả công ty.Ý thức được tầm quan trọng của việc bảo mật này công ty đã cam kết với khách hàng sẽ bảo mật các thông tin mà khách hàng đã khai báo khi đăng ký tài khoản.Do đó công ty luôn phải đối mặt với rủi ro các thông tin này bị rò rỉ ra ngoài. Tuy nhiên để thực hiện được việc bảo mật hệ thống dữ liệu trên cần phải duy trì thường xuyên và kiểm tra tính hiệu quả hoạt động của hệ thống bảo mật đặc biệt là trong môi trường công nghệ thông tin và mạng internet phát triển như hiện nay. Hệ thống thông tin kế toán 14 1.2Bảo mật hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, ngăn chặn các hành động gian lận khi tiếp cận hệ thống thông tin Trong kinh doanh thương mại điện tử việc đặt hàng và xử lý đơn đặt hàng chủ yếu dựa vào ứng dụng hệ thống thông tin, do đó cần phải đảm bảo hệ thống xử lý chính xác đơn hàng. Để có được sự chính xác hệ thống thông tin được thiết kế để ngăn chặn được các đối tượng bên trong doanh nghiệp tiếp cận và có các hành vi làm sai lệch hệ thống thông tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý tự động tạo ra khả năng nhân viên công ty hoặc đối tượng nào đó bên ngoài có thể truy cập trái phép vào hệ thống chỉnh sửa các dữ liệu về đơn hàng, hoặc các lệnh thanh toán ảo để nhằm chiếm dụng tài sản và gây ra tổn thất cho công ty. Do đó với kinh doanh thương mại điện tử thì tính bảo mật càng phải được đề cao, cần phải có sự phân quyền phù hợp trong vấn đề tiếp cận và chỉnh sửa dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp, ngăn chặn khả năng tiếp cận hệ thống trái phép. Việc chỉnh sửa dữ liệu nên được thiết kế để lại dấu vết kiểm toán để thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát độc lập thường xuyên. 1.3Xây dựng các biện pháp ngặn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài và các virus truyền qua hệ thống mạng Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin khả năng các hacker và các chương trình phá hoại (virus) cũng phát triển ngày càng tăng và với mức độ nguy hiểm hơn. Nếu hệ thống thông tin bị tê liệt hoặc bị xâm nhập phá hoại sẽ dẫn tới hậu quả vô cùng nguy hiểm cho kinh doanh của công ty.Điều này có thể làm thất thoát về tài sản và các thông tin kinh doanh của công ty bị lộ ra ngoài.Đôi khi việc kinh doanh sẽ bị trì hoãn do trang web bị tê liệt nếu bị phá hoại hoặc có thể thiệt hại hoặc gây rắc rối cho khách hàng làm mất uy tín kinh doanh của công ty. Hệ thống thông tin kế toán 15 2. Bảo đảm hệ thống điện tử truyền, nhận và xử lý các thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng hoạt động hiệu quả và cung cấp các thông tin chính xác Hệ thống thông tin hoạt động hữu hiệu và chính xác thì cần phải được cập nhật thường xuyên và chính xác các thông tin liên quan (ví dụ như giá bán, tồn kho, thông tin giảm giá, khuyến mại,…được thể hiện trên web cần phải chính xác so với chính sách bán hàng mới nhất hiện tại của công ty). Quá trình cập nhật các thông tin lên hệ thống cần phải được thực hiện kịp thời ngay khi có sự thay đổi và cần phải có kiểm tra, kiểm soát độc lập về sự chính xác để không xảy ra sai sót trong quá trình cập nhật. Ngoài ra hệ thống cũng cần được kiểm tra thường xuyên để chắc chắn không xảy ra các lỗi về hệ thống khi đang hoạt động. Việc xử lý sai đơn hàng không chỉ gây ra thiệt hại cho công ty mà còn làm cho khách hàng không hài lòng điều này có thể khiến cho khách hàng từ chối đơn hàng, hoặc từ chối thanh toán và làm mất khách hàng trong tương lại. Do đó các đơn hàng cần phải được xử lý chính xác về thông tin khách hàng, số đơn đặt hàng, mặt hàng, số lượng, chi phí vận chuyển phải được tính tương ứng với địa điểm giao hàng. 3. Thông tin về lượng tồn kho chưa chính xác Hiện tại công ty chưa hỗ trợ được khả năng đối chiếu lượng tồn kho với số lượng khách hàng đặt mua ngay khi khách hàng thực hiện thao tác đặt hàng trực tuyến. Việc không theo dõi được chính xác lượng tồn kho có thể gây ra rủi ro hàng tồn không đủ để cung cấp cho các đơn hàng đã nhận được khi công ty không có ý định nhập thêm hàng hoặc hàng nhập về không kịp đáp ứng với nhu cầu mua. Việc này dẫn tới rủi ro khách hàng sẽ phải chờ lâu hơn để nhận được hàng hoặc đơn hàng sẽ bị hủy. Rõ ràng những trường hợp xảy ra như trên sẽ làm tổn thất cho công ty không những về chi phí hoàn trả lại tiền cho các đơn hàng bị hủy, ngoài ra công ty sẽ mất Hệ thống thông tin kế toán 16 uy tín và niềm tin ở khách hàng khi họ không hài lòng về sự dịch vụ mà công ty cung cấp khi phải chờ đợi lâu cho đơn hàng hoặc đơn hàng bị hủy sau khi đặt hàng và thanh toán. 4. Thay đổi đơn hàng sau khi đặt hàng Hiện tại trang bán hàng trực tuyến của công ty chưa hỗ trợ khách hàng khả năng điều chỉnh trực tuyến sau khi mua hàng. Để thực hiện việc thay đổi đơn đặt hàng khách hàng cần phải liên hệ trực tiếp với nhân viên kinh doanh của công ty và có thể khó khăn và mất thời gian trong việc đổi đơn hàng. Mặt khác nếu lượng đơn hàng thay đổi quá nhiều nhân viên có thể sai sót hoặc quên không xử lý đơn hàng nào đó là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó việc này có thể gây nhầm lẫn trong việc giao hàng cho khách và ghi nhận doanh thu trong thông tin kế toán. Do đó việc hỗ trợ chức năng cho phép sửa và tự động cập nhật đơn hàng tự động khi hàng chưa được xuất đi giao cho khách hàng. Chức năng này sẽ giúp công ty theo dõi chính xác thông tin đơn đặt hàng, hạn chế xử lý thủ công của nhân viên, như vậy sẽ giảm được sai sót không đáng có do lỗi của yếu tố con người và thuận tiện cho khách hàng khi điều chỉnh đơn hàng theo ý muốn. 5. Vận chuyển hàng chưa được theo dõi Các trang bán hàng thương mại điện tử lớn trên thế giới hiện nay đều hỗ trợ chức năng cho phép người mua có thể theo dõi tình trạng đơn hàng đang được xử lý hoặc vận chuyển tới khâu nào. Tuy nhiên đối với trang web của công ty thì chức năng này chưa được hỗ trợ, do đó sau khi đặt hàng và nhận được xác nhận đơn hàng từ hệ thống của công ty thì khách hàng không thể theo dõi được hàng hóa mình đặt mua đang được xử lý hay vận chuyển tới đâu. Đặc biệt với khách hàng ở xa hoặc khách hàng ở nước ngoài thì việc theo dõi được là cần thiết cho việc sắp xếp kế hoạch liên quan tới các đơn hàng đặt mua và chủ động trong công tác hoạch định công việc. Khi người mua không biết được thông tin về đơn hàng của mình có được giao đúng hẹn hay không sẽ không thể an tâm khi mua hàng tại trang web. Hệ thống thông tin kế toán 17 6. Rủi ro trong thanh toán Thanh toán bằng tiền mặt Khi khách hàng lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt nghĩa là sẽ thanh toán tiền hàng trực tiếp cho nhân viên giao hàng.Như vậy sẽ có rủi ro khách hàng không nhận hàng và không thanh toán hoặc khách hàng đã thanh toán cho nhân viên giao hàng nhưng nhân viên này có thể không chuyển lại cho công ty. Do đó cần phải có chính sách kiểm tra đối chiếu các hàng hóa giao cho các nhân viên này đem đi giao và số tiền thu về để tránh rủi ro tiền bị nhân viên chiếm dụng. Đối với khách hàng đặt mua các đơn hàng lớn có thể yêu cầu thanh toán trước cho đơn hàng. Thanh toán qua ngân hàng Việc công ty chấp nhận thanh toán trực tuyến tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc mua hàng và thanh toán tuy nhiên nó cũng gây ra rủi ro tiềm ẩn đối với việc bảo mật thông tin thanh toán của khách hàng. Ngoài ra nếu khách hàng chuyển khoản vào tài khoản của công ty thì sau khi chuyển xong phải thông báo bằng email tới nhân viên công ty để những người này tiến hành kiểm tra và xác nhận đơn hàng đã thanh toán để xuất hàng đem giao cho khách. Trong trường hợp nhân viên bỏ sót email hoặc gán nhầm khoản thanh toán cho đơn hàng khác thì đơn hàng sẽ không được giao cho khách hàng hoặc sẽ giao nhầm đơn hàng chưa thanh toán. Tất cả các vấn đề trên đều gây ra rủi ro và phiền phức không chỉ cho công ty mà cả cho khách hàng. 7. Vấn đề về ghi nhận doanh thu Hệ thống của công ty hiện tại doanh thusẽ được tự động ghi nhận khi hàng xuất ra khỏi kho đem giao cho khách hàng, tuy nhiên hàng chưa tới tay người mua do đó có khả năng hàng bị thất lạc hoặc hư hỏng mà khách hàng không nhận được dẫn tới các khoản doanh thu này chưa được thực hiện nhưng vẫn được ghi nhận. Hệ thống thông tin kế toán 18 Rủi ro xảy ra nếu sai sót trong việc không ghi nhận xử lý các đơn hàng bị lỗi này và sau đó hàng hóa khác lại được xuất ra gửi lại cho khách hàng để thay thế cho hàng cũ thì sẽ được ghi nhận doanh thu thêm lần nữa Do đó công ty cần phải theo dõi và xác nhận nhanh chóng các đơn hàng bị lỗi với nhân viên giao nhận và khách hàng để kịp thời xử lý các đơn hàng trên và ghi nhận doanh thu hợp lý. 8. Đảm bảo tính hữu hiệu và hợp lý của thông tin kế toán trong thương mại điện tử Trong môi trường thương mại điện tử có thể phát s inh rủi ro xuất phát từ việc sử dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin kế toán. Những rủi ro có thể là sự không rõ ràng của số liệu, không rõ ràng trong việc chuyển sổ và nhận dạng số liệu ở từng khâu của quá trình ghi chép kế toán. Ngoài ra hệ thống thông tin cũng phải được thiết kế đáp ứng các chuẩn mực về kế toán và kiểm toán nhằm xử lý và cung cấp thông tin kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh doanh đầy đủ trung thực. Thông tin kế toán cần phải hữu hiệu cho mục đích ra quyết định, tính hữu hiệu của thông tin kế toán đòi hỏi phải phân tích được, sẵn có, bảo mật, tin cậy chính xác và không thể sao chép trái phép. Phân tích được là yêu cầu tiên quyết của nội dung thông tin mà kế toán cung cấp để ra quyết định. Yêu cầu này được thỏa mãn khi các dữ liệu là đúng đắn và chuẩn xác, hệ thống thông tin là đầy đủ và tương thích với tất cả các yêu cầu về sự không sửa đổi và mất trộm thông tin. Sự hữu hiệu của việc xử lý thông tin, các dữ liệu, và việc ứng dụng tin học được sử dụng trong những điều kiện về cấu hình cụ thể, và chỉ được chỉnh sửa khi có sự phê chuẩn. Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán cho mục đích ra quyết định kịp thời đòi hỏi các thông tin này phải luôn sẵn có để sử dụng .Theo yêu cầu này, doanh nghiệp phải đảm bảo sự luôn sẵn sàng của phần cứng, phần mềm, và dữ liệu thông tin để hoạt động kinh doanh diễn ra một cách bình thườg, đặc biệt là các vấn đề đảm bảo hệ thống trong trường hợp bị gián đoạn thông tin trong một khoảng thời gian hợp lý. Vì vậy, đòi hỏi phải thiết lập được một quy trình phản hồi thích hợp cho các vấn đè khẩn cấp Hệ thống thông tin kế toán 19 (mất dữ liệu, lỗi đường truyền…). Thêm vào đó, khả năng chuyển đổi từ thông tin số hóa sang thông tin có thể đọc được trên các sổ kế toán cũng hết sức cần thiết. Tính tin cậy, chính xác của thông tin liên quan đến nguồn gốc phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế đối với các cá nhân, người thực hiện các giao dịch đó. Khi dữ liệu hoặc thông tin được trao đổi theo cách thức điện tử/kỹ thuật số, vấn đề quan trọng là bên đối tác có thể nhận diện được, ví dụ bằng cách sử dụng quy trình về chữ ký điện tử.