Tiểu luận Hướng nghiệp Kokuyo

i MỤC LỤC CHƢƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KOKUYO VIỆT NAM. ............................................................................................ 1 1.1. NHỮNG THÔNG TIN CƠ BẢN: .......................................................................... 1 1.1.1. TẬP ĐOÀN KOKUYO: .................................................................................. 1 1.1.2. CÔNG TY KOKUYO VIỆT NAM: ................................................................ 2 1.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC: .............................................................................................. 3 1.2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TẬP ĐOÀN: ........................................................ 3 1.2.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CON TẠI VIỆT NAM: ..................... 4 1.3. TẦM NHÌN VÀ SỨ MỆNH: .................................................................................. 8 1.3.1. TẦM NHÌN: .................................................................................................... 8 1.3.2. SỨ MỆNH: ...................................................................................................... 8 1.4. ĐỐI TÁC VÀ KHÁCH HÀNG: ............................................................................. 8 1.4.1. ĐỐI TÁC: ........................................................................................................ 8 1.4.2. KHÁCH HÀNG: .............................................................................................. 9 1.5. SẢN PHẨM: ......................................................................................................... 10 1.5.1. LĨNH VỰC BUSINESS TO CONSUMER (B2C): ....................................... 10 1.5.2. LĨNH VỰC BUSINESS TO BUSINESS (B2B): .......................................... 11 CHƢƠNG II: ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU ....................................................... 12 2.1. PHÒNG HÀNH CHÁNH KẾ TOÁN: .................................................................. 12 2.2. PHÒNG SALES VÀ MARKETING (BUSINESS TO BUSINESS) (B2B): ....... 14 2.3. PHÒNG SALES VÀ MARKETING (BUSINESS TO CONSUMER) (B2C): .... 16 CHƢƠNG III: BÀI HỌC KINH NGHIỆM ......................................................... 19 CHƢƠNG IV: ĐỀ XUẤT CHO NGÀNH HỌC MARKETING ........................ 21 CHƢƠNG V: KẾT LUẬN ..................................................................................... 23 ii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1. Từ viết tắt tiếng việt: TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TP: Thành Phố HCM: Hồ Chí Minh GĐ: Giám đốc CBCNV: Cán bộ Công nhân viên 2. Từ viết tắt tiếng Anh: B2B: Business To Business B2C: Business To Consumer QC: Quality Control MDIS: The Management Development Institute of Singapore QA: Quality Assurance Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước iii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Logo công ty KOKUYO ............................................................................. 1 Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của tập đoàn KOKUYO ....................................................... 3 Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức trụ sở ở Hải Phòng ............................................................... 4 Hình 1.4: Sơ đồ tổ chức văn phòng đại diện ở TP.HCM ............................................ 5 Hình 1.5: Logo nhà phân phối BATOS ...................................................................... 9 Hình 1.6: Logo nhà phân phối VĨNH THỊNH ............................................................ 9 Hình 1.7: File còng bật KOKUYO ........................................................................... 10 Hình 1.8: Nhãn tiêu đề .............................................................................................. 10 Hình 1.9: Tập Campus .............................................................................................. 10 Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 1 CHƢƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KOKUYO VIỆT NAM. Công ty trách nhiệm hữu hạn KOKUYO Việt Nam là một trong những công ty con của tập đoàn KOKUYO Nhật Bản. Tập đoàn KOKUYO thành lập năm 1905, trải qua hơn 100 năm xây dựng và phát triển, KOKUYO đã trở thành thương hiệu hàng đầu về các sản phẩm văn phòng phẩm và nội thất văn phòng tại Nhật Bản và hơn 30 công ty chi nhánh trên toàn thế giới như: Mỹ, Châu Âu, Thái Lan, Malaysia, Hồng Kông, Trung Quốc….và Việt Nam. Sản phẩm chính của KOKUYO Việt Nam bao gồm: file lưu tài liệu các loại, hộp đựng tài liệu, vở học sinh, nhãn dán các loại….Với năng lực hiện nay, hàng năm công ty có thể sản xuất hơn 5 triệu file tài liệu, 7 triệu cuốn vở và hơn 20 triệu nhãn dán xuất khẩu sang các thị trường chính như Nhật Bản, Châu Á và phục vụ thị trường Việt Nam. Với khẩu hiệu “Luôn sáng tạo, luôn đổi mới để tạo ra những sản phẩm thông minh” KOKUYO Việt Nam cam kết sẽ luôn hướng tới khách hàng bằng sản phẩm của mình luôn mang đến cho khách hàng sự tiện lợi, thoải mái, hổ trợ khách hàng làm việc hiệu quả, sáng tạo không ngừng để thành công hơn trong công việc và sự nghiệp. 1.1. NHỮNG THÔNG TIN CƠ BẢN: 1.1.1. TẬP ĐOÀN KOKUYO: Tên giao dịch: KOKUYO Co.,Ltd. Trụ sở chính: số 537-8686 6-1-1 Oimazato-minami, Higashinari-ku, Osaka City, Osaka. Số điện thoại: (06) 6976-1221. Ngày thành lập: tháng 10 năm 1905. Hình 1.1: Logo của công ty KOKUYO Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 2 Chủ tịch: Akihiro Kuroda. Số lao động: 5664 người (tính đến cuối năm 2008). Vốn: 15.8 tỉ Yên. Tổng doanh số: 326.1 tỉ Yên (năm 2008). 1.1.2. CÔNG TY KOKUYO VIỆT NAM: Tên giao dịch: Công ty TNHH KOKUYO VIỆT NAM. Trụ sở chính: Lô B2-B7 khu công nghiệp Nomura – Hải Phòng, Huyện An Dương, TP Hải Phòng, Việt Nam. Ngày thành lập: tháng 11 năm 2005. Số điện thoại: (084) 31 3743422 – (084) 31 3743423. Fax: (084) 31 3743258. Website: www.kokuyo.vn  Văn phòng đại diện tại TP. HCM: Địa chỉ: tầng 8 – Tòa nhà E-Star, 147-149 Võ Văn Tần, Quận 3, TP. HCM, Việt Nam. Số điện thoại: (084) 83 9333038. Fax: (084) 83 9333040. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 3 CÔNG TY MẸ CÔNG TY CON Trụ sở ở Việt Nam Văn phòng đại diện 1.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC: 1.2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TẬP ĐOÀN: (Nguồn: công ty TNHH KOKUYO Việt Nam) Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của tập đoàn KOKUYO Công ty mẹ : là công ty KOKUYO tại Nhật Bản, nơi đặt văn phòng đầu não của tập đoàn và bao gồm cả nhà máy sản xuất chính của công ty. Hiện tại công ty KOKUYO có hơn khoản 30 công ty con trên toàn thế giới và Việt Nam là một trong số đó. Trước đây công ty KOKUYO Việt Nam chỉ có một nhiệm vụ chính đó là xuất khẩu hàng sang Nhật Bản, sau đó vào khoản 2007 công ty có thêm một nhiệm vụ nữa là bán một số sản phẩm của mình tại thị trường Việt Nam dưới hình thức xuất khẩu tại chổ. Công ty con/trụ sở tại Việt Nam: Nơi đặt văn phòng làm việc và nhà máy sản xuất của công ty. Gồm có các phân xưởng sản xuất, nhà kho, văn phòng làm việc của Tổng Giám đốc và các phòng chuyên trách gồm: Kinh doanh - Tiếp Thị; Tài chính - Kế toán; Cung ứng - Nhập khẩu; Hành chánh - Nhân sự; Sản xuất - Kỹ Thuật; Quản lý Hệ thống chất lượng Quality Control (QC). Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 4 1.2.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CON TẠI VIỆT NAM: 1.2.2.1. TRỤ SỞ Ở HẢI PHÒNG: (Nguồn: công ty TNHH KOKUYO Việt Nam) Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức trụ sở ở Hải Phòng Tổng Giám Đốc: là người chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoài bão, sứ mạng, văn hoá, chiến lược, mục tiêu, tiêu chí tài chính và các chỉ tiêu hoạt động đã được duyệt của Công ty. Giám đốc: giúp việc cho Tổng Giám đốc, có 3 Giám đốc (GĐ điều hành, GĐ marketing và GĐ sản xuất), chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 5 Trưởng phòng Phó phòng Sales Marketing Hành chính - kế toán 1.2.2.2. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TP.HCM: (Nguồn: công ty TNHH KOKUYO Việt Nam) Hình 1.4: Sơ đồ tổ chức văn phòng đại diện ở TP.HCM.  Các phòng chuyên trách : 1. Phòng Kinh doanh – Tiếp thị: Kinh doanh nội địa: Xây dựng và phát triển thực hiện các chính sách, quy chế, hệ thống phân phối nhằm đạt được kế hoạch kinh doanh và mục tiêu trong nước, phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các chương trình tiếp thị, nghiên cứu sản phẩm mới cho thị trường nội địa. Kinh doanh xuất khẩu: Phát triển thực hiện kế hoạch kinh doanh xuất khẩu, phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các chương trình tiếp thị, nghiên cứu sản phẩm mới cho thị trường xuất khẩu (chủ yếu là xuất khẩu sang công ty mẹ tại Nhật). Phòng Tiếp thị: Phát triển thực hiện và kiểm tra giám sát các chiến lược, kế hoạch tiếp thị. Tổ chức thu thập, tiếp cận, xử lý và phân tích các thông tin tiếp thị (trong và ngoài công ty) như: khách hàng, thị trường, giá cả, sản phẩm,... Cung cấp thông tin phục vụ cho nghiên cứu phát triển.. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 6 2. Phòng Xuất - Nhập khẩu: Lập kế hoạch thu mua và phục vụ cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của công ty. Tìm kiếm khai thác nhà cung ứng, nghiên cứu và cập nhật giá cả thị trường. Thương lượng, đàm phán các điều khoản thương mại và soạn thảo các hợp đồng mua vật tư, nguyên vật liệu, trang thiết bị, dụng cụ,... phù hợp với quy định công ty và hệ thống luật pháp có liên quan. 3. Phòng Tài chính - Kế toán: Kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác tài chính kế toán của công ty. Phân tích đánh giá hiệu quả tài chính của công ty theo từng thời kỳ, kiểm soát và thực hiện các biện pháp khắc phục những tồn tại, thiếu sót trong quản lý thu chi và sử dụng tài chính của công ty. Tìm kiếm các nguồn vốn với chi phí sử dụng vốn tốt nhất nhằm phục vụ nhu cầu tài chính ngắn hạn và chiến lược phát triển trung và dài hạn của tập đoàn. Kiểm soát, giám sát và đánh giá việc thu hồi các khoản công nợ bán hàng. Phối hợp tham gia lập các dự án đầu tư mới, xây dựng các hợp đồng kinh tế, thanh lý tài sản,... 4. Phòng Hành chánh - Nhân sự: Phát triển thực hiện các chính sách nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, phát triển, lương, thưởng, ph c lợi,...), nội quy, quy định của công ty. Xây dựng các tiêu chuẩn, hệ thống đánh giá nhân sự về các vấn đề liên quan như: năng lực, kết quả thực hiện công việc. Kiểm tra giám sát việc sử dụng quyền hạn, chấp hành các chính sách chỉ thị và quyết định liên quan đến nhân sự của công ty. Tổ chức đào tạo kỹ năng nghiệp vụ, đánh giá trình độ năng lực cho CBCNV công ty. 5. Phòng Quản lý sản xuất - Kỹ thuật - Nghiên cứu & Phát triển: Sản xuất: lập và thực hiện kế hoạch sản xuất định kỳ ngày, tuần, tháng của bộ phận sản xuất. Tổ chức các biện pháp điều độ sản xuất. Chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất. Xây dựng định mức lao động của các công Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 7 đoạn sản xuất. Khai thác sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị, khuôn sản xuất, mặt bằng, dụng cụ, vật tư, nguyên liệu. Kỹ thuật: xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì, sửa chữa, hiệu chuẩn hệ thống máy móc thiết bị, khuôn mẫu. Bảo đảm an toàn và hoạt động ổn định cho hệ thống điện, nước, xử lý chất thải (thiết bị sản xuất và thiết bị văn phòng) trong toàn công ty. Phối hợp với bộ phận sản xuất trong cải tiến sản xuất, phối hợp với bộ phận nghiên cứu phát triển trong sản xuất sản phẩm mới. Nghiên cứu - Phát triển: Tổ chức tìm kiếm tưởng mới liên quan đến kiểu dáng, tên gọi, chất liệu sử dụng,... để tiến hành xây dựng kế hoạch nghiên cứu sản phẩm mới theo định hướng chiến lược của công ty. Tổ chức tiếp nhận và xử lý thông tin về sản phẩm bên trong và ngoài công ty. Tổ chức nghiên cứu thiết kế chế tạo thử nghiệm sản phẩm mới từ đó xây dựng hệ thống tiêu chuẩn hoặc định mức kỹ thuật. Tiến hành các hiệu chỉnh liên quan đến thiết kế hoá nghiệm trong quá trình sản xuất theo yêu cầu của các bộ phận liên quan. Đánh giá các tưởng về các sản phẩm và đề xuất khen thưởng. Chịu trách nhiệm về quyền sở hữu công nghiệp sản phẩm. 6. Phòng quản lý chất ƣ ng: Phòng QC: Thực hiện kiểm tra nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và tồn kho theo định kỳ đối với các sản phẩm đang sản xuất trong công ty theo tiêu chuẩn kỹ thuật. Theo dõi, kiểm soát và đánh giá xu hướng chất lượng của sản phẩm, ghi nhận tổng hợp về các sản phẩm không phù hợp báo cáo cho Phó Giám đốc sản xuất. Phòng QA: Theo dõi kiểm tra, hỗ trợ các bộ phận trong việc thực hiện hoạt động khắc phục phòng ngừa. Xem xét, cập nhật và hợp thức hoá các tài liệu, thủ tục trong hệ thống Quản l chất lượng của công ty. Phổ biến và kiểm soát việc thực hiện chính sách chất lượng đến toàn thể CBCNV công ty. Chịu trách nhiệm phổ biến và kiểm soát tính hiệu lực của các tài liệu chất lượng đã ban hành. Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp bảo đảm và nâng cao hệ thống chất lượng của công ty. Lập Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 8 kế hoạch và tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ cũng như đánh giá bên ngoài. Theo dõi kết quả thực hiện công tác thống kê, phân tích kết quả và báo cáo cho Phó Giám Đốc sản xuất. 1.3. TẦM NHÌN VÀ SỨ MỆNH: 1.3.1. TẦM NHÌN: KOKUYO là thương hiệu về văn phòng phẩm số 1 tại Nhật Bản, sản phẩm đã có mặt trên 30 quốc gia trên toàn thế giới. Với những công nghệ tiên tiến hiện đại và mang vào sản phẩm những phẩm chất của người Nhật về chất lượng, sự sáng tạo không ngừng với chính sách về chất lượng của mình “SẢN PHẨM TỐT – GIÁ THÀNH RẺ”, “TẠO RA SẢN PHẨM LUÔN VÌ QUYỀN LỢI CỦA KHÁCH HÀNG”, “LUÔN SÁNG TẠO, LUÔN ĐỔI MỚI ĐỂ TẠO RA NHỮNG SẢN PHẨM THÔNG MINH” thì trong tương lai tham vọng của KOKUYO ở Việt Nam là trở thành thƣơng hiệu văn phòng phẩm số 1 tại Việt Nam. 1.3.2. SỨ MỆNH: Với khẩu hiệu “Always Innovating for Your Knowledge,” (Luôn sáng tạo, luôn đổi mới để tạo ra những sản phẩm thông minh) chúng tôi cam kết sẽ luôn hướng tới khách hàng, bằng sản phẩm của mình luôn mang đến cho khách hàng sự tiện lợi, thoải mái, hổ trợ khách hàng làm việc hiệu quả, sáng tạo không ngừng để thành công hơn trong công việc và sự nghiệp. 1.4. ĐỐI TÁC VÀ KHÁCH HÀNG: 1.4.1. ĐỐI TÁC: Ở thị trường Việt Nam công ty KOKUYO có 2 đối tác chính làm nhiệm vụ là nhà phân phối độc quyền cho công ty, ở khu vực phía Bắc là BATOS, ở phía Nam là VĨNH THỊNH. Hai công ty này có nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng là các nhà sách, văn phòng phẩm, các công ty phân phối văn phòng phẩm khác, …. trong khu vực của mình để có thể đưa hàng ra ngoài thị trường. Bên cạnh đó hai công ty Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 9 này còn tổ chức đội ngũ bán hàng riêng để có thể xúc tiến bán hàng làm gia tăng doanh số và lợi nhuận. 1.4.1.1. Phía Bắc: Công ty Cổ phần chuyên bán buôn BATOS Hàng TỐT – Dịch vụ TỐT – Giá TỐT. Địa chỉ: 91 Cù Chính Lan – Thanh Xuân – Hà Nội. Số điện thoại: (04) 3 566 5400. Fax: (04)3 566 5401 Website: 1.4.1.2. Phía Nam: Công TNHH Thương mại Công nghiệp giấy VĨNH THỊNH Tầng trệt cao ốc Vạn Đô, 348 bến Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, TP HCM. ĐT: (08) 3 9413473 – 5 4012999. Fax: (08) 3 9432603. Email: vinhthinh@hcm.fpt.vn. Website: www.vinhthinhpaper.vn 1.4.2. KHÁCH HÀNG: Các khách hàng của công ty của KOKUYO ở thị trường Việt Nam chính là các công ty vì bên cạnh sử dụng các sản phẩm văn phòng thông qua hai nhà phân phối ở trên thì công ty cũng có những sản phẩm đòi hỏi phải trực tiếp tiếp cận với khách hàng (B2B). Hiện giờ thì các khách hàng chính của công ty KOKUYO là các công ty nước ngoài mà phần lớn là các công ty Nhật Bản có trụ sở tại Việt Nam vì một phần do chi phí về sản phẩm / dịch vụ thuộc về B2B của công ty khá cao khó đáp ứng được các công ty nhỏ và vừa của Việt Nam. Hình 1.5: Logo của nhà phân phối BATOS Hình 1.6: Logo của nhà phân phối VĨNH THỊNH Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 10 1.5. SẢN PHẨM: 1.5.1. LĨNH VỰC BUSINESS TO CONSUMER (B2C): 1.5.1.1. File:  File còng bật.  File còng nhẫn.  File mỏng.  File hộp.  File ống. 1.5.1.2. Nhãn dán:  Nhãn dán tiêu đề.  Nhãn dán chú thích.  Nhãn dán V. 1.5.1.3. Trình ký:  Trình ký 1 một.  Trình ký 2 mặt. 1.5.1.4. Tập CAMPUS:  Campus Special.  Campus Pro.  Campus Classic.  Campus Classic – S.  Campus Pre – Cut.  Campus Repete. Hình 1.7: File còng bật KOKUYO Hình 1.9: Tập Campus Hình 1.8: Nhãn tiêu đề Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 11  Campus Smart (sản phẩm mới). 1.5.1.5. Gia cố lỗ. 1.5.1.6. Bìa chia File. 1.5.1.7. Giấy kiểm tra. 1.5.2. LĨNH VỰC BUSINESS TO BUSINESS (B2B): 1.5.2.1. Tem nhãn đặc biệt (tem dán chống hàng giả).  Tem Halogram.  Tem Decal vỡ.  Tem để lại dấu vết.  Tem bảo hành sản phẩm. 1.5.2.2. Quảng cáo thƣơng hiệu trên sản phẩm của KOKUYO (trên các sản phẩm văn phòng phẩm). Đó là in thương hiệu của công ty khác trên sản phẩm văn phòng phẩm của KOKUYO, rồi làm quá tặng cho các đối tác của họ như một cách quảng cáo thương hiệu của mình. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 12 CHƢƠNG II: ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU Văn phòng đại diện tại miền Nam của công ty chỉ có 5 nhân viên, một người làm về hành chánh kế toán kiêm luôn vấn đề nhân sự, bốn người còn lại làm thuộc phòng sales và marketing. Nhưng bốn người thuộc phòng sales và marketing có một người phụ trách lĩnh vực B2B, hai người phụ trách lĩnh vực B2C, và còn lại một anh phó phòng từ Hải Phòng thường xuyên bay vào thành phố Hồ Chí Minh để công tác. 2.1. PHÒNG HÀNH CHÁNH KẾ TOÁN: 01 Họ và tên Tạ Thị Kim Phượng Chức danh Nhân viên hành chánh kế toán Phòng ban công tác Hành chánh kế toán Trình độ học vấn Đại học Mở - Quản trị kinh doanh. Khóa 30: 2004 - 2008 a. Chi tiết công việc: gồm 3 mảng chính và 1 mảng phụ.  Kế toán: làm công tác thu chi, lập báo cáo tài chính, tổng hợp các chứng từ liên quan đến kế toán của văn phòng đại diện tại miền Nam gửi cho tổng công ty ở Hải Phòng.  Hành chánh: làm công tác tiếp khách; làm tiếp tân cho văn phòng; ký nhận bưu phẩm chuyển phát đến từ tổng công ty; làm hồ sơ về hàng hóa gửi về tổng công ty ở Hải Phòng; làm công tác thông báo cho văn phòng về những thông tin từ tổng công ty ở Hải Phòng đưa xuống, những thông tin lương, thưởng, bảo hiểm, nghỉ phép, thai sản……. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 13  Tuyển dụng: đăng tải thông tin tuyển dụng của công ty lên các phương tiện thông tin, tổng hợp những hồ sơ mà các ứng viên gửi về chọn lọc và liên hệ với các ứng viên trúng tuyển, sắp xếp cuộc hẹn để phỏng vấn. Đối với các ứng viên trúng tuyển thì lập hồ sơ và lưu trữ lại. Bên cạnh đó còn làm công tác chấm công cho cả văn phòng.  Marketing (phụ): hổ trợ một phần công việc cho phòng marketing khi cần thiết về những công việc liên quan như tìm kiếm khách hàng, tư vấn về sản phẩm. b. Những kiến thức kỹ năng cần thiết:  Về mặt chuyên môn: phải có những kỹ năng cơ bản về kế toán, lập báo cáo tài chính, tổng hợp chứng từ, những kỹ năng về vi tính. Trong công tác tuyển dụng cần phải biết cân nhắc lựa chọn ứng viên, kỹ năng sắp xếp quản lý thời gian, thông tin, hồ sơ lưu trữ trên máy tính và trên giấy tờ. Cần ảm hiểu về sản phẩm, cách vận hành bộ máy, hoạt động kinh doanh của công ty và các yêu cầu từ các phòng ban để có thể tìm kiếm nhân viên và tuyển dụng phù hợp.  Về mặt kỹ năng cần có: nếu làm những công việc này cần phải năng động, tháo vát, biết cách tự học để có thể đáp ứng như cầu của công việc. Cần có kỹ năng làm việc độc lập, chịu được áp lực cao trong công việc. Cần phải sáng tạo những cách thức thu hút tuyển dụng tìm kiếm những ứng cử viên cho công ty. c. Thuận lợi trong công việc: môi trường làm việc của công ty nước ngoài nên được làm việc một cách thoải mái không bị gò bó, tự do làm việc. Chế độ trọng dụng người tài của công ty (mặc dù biết chị này chưa có kinh nghiệm về kế toán, và nhân sự nhưng vẫn được nhận). Được công ty đào tạo những kỹ năng cần thiết phục vụ cho công việc. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 14 Do đã được dạy những kiến thức cơ bản về kế toán từ trường đại học nên khi bắt tay vào công việc cũng dễ dàng nắm bắt. d. Điều tăm đắc: công ty nước ngoài môi trường làm việc tốt, được học hỏi thêm về lĩnh vực kế toán và nhân sự. Được hổ trợ phòng marketing, chính vì thế có mong muốn được làm việc về marketing. e. Lời khuyên cho sinh viên mới ra trường: sinh viên mới ra trường cần xác định cho mình một hướng đi riêng và đặt ra cho mình mục tiêu phấn đấu. Trong quá trình phấn đấu theo đuổi mục tiêu của mình có những vất vã, khó khăn, thử thách; đó là điều đương nhiên nhưng quan trọng là cần phải quyết tâm, không nản lòng và theo đuổi đến cùng con đường mình lựa chọn. Sinh viên cần phải tự trang bị cho mình những kiến thức cần thiết để phục vụ trong công việc. Chủ động tìm hiểu, nghiên cứu những lĩnh vực liên quan đến ngành nghề mà mình đang làm việc cũng như là theo đuổi. 2.2. PHÒNG SALES VÀ MARKETING (BUSINESS TO BUSINESS) (B2B): 02 Họ và tên Nguyễn Thụy Ngọc Ngân Chức danh Nhân viên sales và marketing (B2B) Phòng ban công tác Sales và Marketing Trình độ học vấn Đại học MDIS – Singapore. Ngành: quản trị kinh doanh. Tốt nghiệp: tháng 7 năm 2010. a. Chi tiết công việc: quản lý những sản phẩm thuộc về B2B, đó là những sản phẩm tem nhãn dán giúp cho doanh nghiệp kiểm tra, giám sát hàng hóa của Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 15 mình, chống hàng giả, hàng nhái. Bên cạnh đó còn gói dịch vụ thiết kế logo của doanh nghiệp in trên các sản phẩm của công ty để làm quà tặng. Công việc cụ thể là tìm kiếm khách hàng, đàm phán, soạn thảo, ký kết hợp đồng, chăm sóc khách hàng, tư vấn sản phẩm. Một phần nhỏ gi p đỡ bộ phận thiết kế về tưởng cho những sản phẩm tem nhãn phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Khách hàng chủ yếu trong hiện tại là các công ty nước ngoài có trụ sở tại Việt Nam mà phần đông là các công ty Nhật Bản. b. Những kiến thức kỹ năng cần thiết:  Về mặt chuyên môn: điều quan trọng trước hết khi làm nghề này thì phải am hiểu sản phẩm của mình, phải hiểu được những đặc điểm của sản phẩm, điểm mạnh của sản phẩm, điểm yếu của sản phẩm so với các đối thủ cạnh tranh khác. Bên cạnh đó để có thể hiểu được khách cần có khả năng phân tích những thông tin liên quan đến khách hàng để biết khách hàng cần gì.  Về mặt kỹ năng cần có: kỹ năng giao tiếp là quan trọng nhất, vì phải đi gặp khách hàng thường xuyên, kỹ năng đàm phán, kỹ năng xử lý tình huống bất ngờ, soạn thảo hợp đồng. c. Thuận lợi trong công việc: lớn nhất đó là các sản phẩm của công ty Nhật, vì Nhật Bản nổi tiếng về chất lượng đặt lên hàng đầu nên khách hàng rất yên tâm khi sử dụng những sản phẩm dịch vụ của công ty. Và chị học ở nước ngoài nên về nước làm việc cho công ty nước ngoài nữa nên môi trường rất tốt. d. Khó khăn: lớn nhất cũng chính là công ty của Nhật, nên giá cả của những sản phẩm dịch vụ thường là cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh khó mà tiếp cận đến những khách hàng là các công ty nhỏ và vừa của Việt Nam, đó là l do phần lớn khách hàng là các công ty nước ngoài của Nhật Bản. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 16 e. Điều tăm đắc: môi trường làm việc của công ty nước ngoài tạo cho mình khả năng làm việc độc lập. Đây là công việc đầu tiên nên khó tránh được bỡ ngỡ nhưng lại được các anh chị trong phòng chỉ dạy rất nhiều nên cũng cảm thấy rất mãn nguyện. f. Lời khuyên cho sinh viên mới ra trường: điều quan trọng của sinh viên mới ra trường không phải là kinh nghiệm vì các em chưa đi làm thì làm sao có kinh nghiệm. Điều quan trọng là biết mình đang làm gì, biết mình phù hợp với điều gì, và phải chứng tỏ được năng lực làm việc của mình. Trong công việc cần phải cố gắng hết mình, phải cho mọi người thấy được năng lực của mình rồi mới mong đến kết quả. 2.3. PHÒNG SALES VÀ MARKETING (BUSINESS TO CONSUMER) (B2C): 03 Họ và tên Đặng Nghĩa Trung Chức danh Nhân viên sales và marketing (B2C) Phòng ban công tác Sales và Marketing Trình độ học vấn Đại học bán công Tôn Đức Thắng Ngành: xuất nhập khẩu. Tốt nghiệp năm 2007. a. Chi tiết công việc: tìm kiếm khách hàng mới, giám sát nhà phân phối, lên kế hoạch marketing cho thị trường phụ trách (thị trường Tây Nam Bộ, Đông Nam Bộ, duyên hải Nam Trung Bộ từ Nha Trang đến Cà Mau). Thông qua đội ngũ bán hàng của nhà phân phối độc quyền Vĩnh Thịnh (khu vực miền Nam), tìm kiếm thêm những khách hàng là những nhà sách, các văn phòng phẩm,…; làm nhiệm vụ giám sát chăm sóc những khách hàng đó khi có những vấn đề về sản phẩm cũng như là những phàn nàn về nhà phân Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 17 phối khi giao hàng đến cho họ (chậm trễ, hay hàng không đ ng chất lượng,...). Khi có những sản phẩm mới cần giới thiệu sản phẩm, hay những sản phẩm cũ cần kích thích bán hàng, hoặc ở những khu vực mới cần hổ trợ bán hàng trong thời gian đầu... lên kế hoạch những chương trình đó và triển khai. b. Những kỹ năng cần thiết:  Về mặt chuyên môn: am hiểu sản phẩm một cách tường tận, có khả năng phân tích thị trường, kỹ năng đọc những tài liệu báo cáo về nghiên cứu thị trường. Phải am hiểu thị trường mình đang phụ trách để có thể thiết lập những chương trình cần thiết phù hợp với thị trường.  Về mặt kỹ năng: kỹ năng soạn thảo văn bản, lập báo cáo về thị trường, kỹ năng giao tiếp với khách hàng, kỹ năng bán hàng, kỹ năng về Word, Excel, Powerpoint, kỹ năng về viết chương trình marketing hổ trợ bán hàng. c. Thuận lợi trong công việc: được làm việc trong môi trường công ty nước ngoài với kỹ luật nghiêm. Do có kinh nghiệm về sales khi đi làm ở những công ty trước nên được làm công việc này là một thuận lợi khi đi gặp khách hàng. d. Khó khăn: có những khách hàng phàn nàn về nhà phân phối, vì đây là nhà phân phối độc quyền trong miền Nam nên họ có những chính sách riêng và điều này đôi khi ảnh hưởng đến các khách hàng, và rất khó để dung hòa điều này. Ví dụ có nhưng đơn đặc hàng lớn và cần công nợ nhưng nhà phân phối lại không đồng ý vì ảnh hưởng đến lợi nhuận của họ, mà họ không bán được hàng thì công ty không có lợi nhuận. Bên cạnh đó phải giải quyết những vấn đề về giao hàng chậm trễ với nguyên nhân là không nằm trong tuyến đường giao hàng của nhà phân phối… Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 18 Khó khăn khi mà hiểu được các thị trường khác nhau có những xu hướng tiêu dùng riêng, và viết những chương trình phát triển riêng cho từng nơi. e. Điều tăm đắc: được làm việc trong môi trường mới, ban đầu xuất thân từ sales nay làm việc trong môi trường này được học hỏi thêm lĩnh vực marketing. f. Lời khuyên cho sinh viên mới ra trường: sinh viên mới ra thường háo thắng, cho rằng mình có thể làm được mà không cần sự gi p đỡ của người khác, cái “tôi” quá lớn cần phải biết lắng nghe và học hỏi kinh nghiệm từ các anh chị đi trước. Riêng trong lĩnh vực marketing đòi hỏi cần phải năng động và không sợ sai lầm, nhưng không được nản chí mà phải quyết tâm để làm cho bằng được. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 19 CHƢƠNG III: BÀI HỌC KINH NGHIỆM Sau một thời gian (từ 03/01/2011 đến 27/01/2011) làm việc tại công ty KOKUYO Việt Nam văn phòng đại diện tại miền Nam, với vị trí là nhân viên sales và marketing. Tôi rút ra cho bản thân mình rất nhiều kinh nghiệm quý báu cả lúc làm việc tại công sở cũng như là khi đi gặp khách hàng vì tôi có được cơ hội đi thị trường giới thiệu sản phẩm cho công ty. KOKUYO Việt Nam là một công ty của Nhật thật sự kỷ luật rất nghiêm và có một sự đ ng giờ rất chuẩn mực. Các anh chị đi làm thật sự rất đ ng giờ và chưa khi nào thấy có một sự trễ giờ xảy ra. Thái độ làm việc rất nghiêm túc và chuyên nghiệp chỉ khi nào công việc xong mới thấy các anh chị ấy ra về, và trong công việc rất chủ động không bị sự điều khiển cũng như chi phối của bất cứ ai ảnh hưởng đến quyết định của cá nhân, mỗi người một công việc, nhưng lại rất thân thiện và giúp đỡ cho tôi cũng như các bạn thực tập cùng rất nhiệt tình. Khi đến công ty vào những ngày đầu, được công ty đào tạo cho kỹ năng về sản phẩm và kỹ năng bán hàng. Đối với kỹ năng bán hàng thật sự có một sự chuẩn bị chu đáo về các tài liệu liên quan đến sản phẩm và ch ng tôi được hướng dẫn rất chi tiết. Công ty đào tạo kỹ năng thông qua sự truyền đạt kinh nghiệm của các anh chị đi trước, nhưng các anh chị không hề áp đặc những điều đó vào suy nghĩ của chúng tôi những sinh viên thực tập, mà thông qua những ý kiến cá nhân để đi đến một thống nhất chung. Sau một thời gian được đào tạo về kỹ năng bán hàng cũng như là sản phẩm, thật sự không hiểu hết được những gì các anh chị đó truyền đạt. Nhưng sau một thời gian đi thị trường thì thật sự hiểu được rằng những gì anh chị chỉ dẫn, tất cả đều là từ thực tế mà các anh chị đã từng gặp phải. Nhưng có lẽ kinh nghiệm mà tôi học hỏi được nhiều nhất đó là từ thị trường thông qua việc tôi đi chào hàng giới thiệu sản phẩm mới. Việc được trực tiếp tiếp cận với các khách hàng là các đại l văn phòng phẩm, các công ty phân phối văn phòng phẩm, …. gi p cho tôi có được một cái nhìn tổng quát hơn về thị trường của Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 20 sản phẩm, biết sản phẩm mình đang ở vị trí nào so với đối thủ cạnh tranh. Bên cạnh đó khi đi chào hàng tôi được trau dồi kỹ năng giao tiếp và kỹ năng thuyết phục, và có thêm nhiều kinh nghiệm xử lý tình huống khi gặp phải những khách hàng khó tính. Làm việc ở đây tôi r t thêm được những kinh nghiệm trong việc viết báo cáo, những kỹ năng viết và trình bày báo cáo, làm thế nào để báo cáo thể hiện tính chuyên nghiệp…. Cuối cùng thật sự thực tế khác với những gì được dạy trên sách vở, nên chúng ta cần chính là khả năng linh hoạt xử lý những tình huống bất ngờ. Và trong công ty chúng ta cần phải năng động không ngừng học tập, học hỏi kinh nghiệm của những người đi trước chỉ có như vậy ta mới nhanh chóng tiến bộ và thành công. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 21 CHƢƠNG IV: ĐỀ XUẤT CHO NGÀNH HỌC MARKETING Sau thời gian làm việc tại phòng sales và marketing, được cơ hội trực tiếp tiếp xúc với thực tế của công việc. Tôi cảm thấy những gì được học tại ghế nhà trường thật sự rất cần thiết, nhưng có một số vấn đề làm tôi cảm thấy rất khó hiểu. Kiến thức chuyên ngành đã gi p tôi phân biết rất rõ ràng giữa sales và marketing, nhưng trong thực tế thì thật sự khó mà tách biệt hai ngành này ra vì chúng hổ trợ và bổ sung cho nhau. Đó là về công việc của tôi đang làm, nhưng tôi cũng được có cơ hội để tham gia một số chương trình sự kiện của công ty tổ chức thì lại cảm thấy marketing hoàn toàn tách biệt với sales. Hai điều trên làm tôi có một số nhận định và đưa ra một số đề xuất cho ngành học Marketing. Thứ nhất, điều đầu tiên theo tôi nên tách marketing ra thành một khoa riêng, vì marketing là một lĩnh vực hoàn toàn độc lập với các ngành khác. Việc tách ra như thế này tạo thêm cơ hội để ngành có thể có những chương trình tiếp cận sâu hơn các vấn đề của ngành, tạo ra những nhân lực thật sự chuyên môn hóa trong ngành. Thứ hai, theo tôi nên tách marketing thành hai mảng vấn đề hoàn toàn tách biệt nhau với những môn học khác biệt, cũng như là thời lượng của môn học sẽ gia tăng để phù hợp hơn cho công tác giảng dạy. Hai ngành riêng biệt đó là quản trị thương hiệu đào tạo những brand manager và sáng tạo tưởng đào tạo ra những chuyên viên về PR, quảng cáo, copywriter…. làm việc cho những agency. Vì trong quá trình học tôi nhận thấy việc đào tạo ở trường với những môn chuyên ngành như quảng cáo, PR,…. thì lại quá ít thời lượng cho môn học khiến cho môn học chẳng khác nào là “cưỡi ngựa xem hoa” chỉ mang tính giới thiệu cho sinh viên biết mà thôi, và rồi sau đó sinh viên muốn theo học chuyên sâu lĩnh vực nào thì lại ra những trung tâm bên ngoài học với chi phí không hề rẻ một chút nào. Chính vì thế việc tách biệt hai chuyên ngành này sẽ giúp sinh viên có thêm những kiến thức phục vụ cho công việc sau này của mình, và tôi xin có một số đề xuất thế này. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 22  Đối với chuyên ngành quản trị thương hiệu, thì lượng kiến thức nói chung là đã đầy đủ nhưng theo tôi cần bổ sung thêm môn “viết chiến lược marketing” và tăng thêm giờ cho môn “quản trị thương hiệu”. Vì đây là những môn mà rất cần thiết khi làm việc ở vị trí này, sẽ giúp sinh viên hiểu sâu hơn về những gì mình làm khi xây dựng ra một chiến lược marketing cho một thương hiệu và quản trị thương hiệu đó. Và để hiểu được thị trường một cách tốt nhất về sản phẩm thì cần phải có thêm một số kiến thức bên ngành thương mại nữa.  Đối với chuyên ngành sáng tạo ý tưởng, có lẽ nên giảm tải môn quản trị tài chính mà thay vào đó là môn “quản trị tài chính cho một chương trình marketing”, vì như vậy sẽ chuyên sâu hơn phục vụ đ ng mục tiêu của môn học hơn là học quản trị tài chính với rất nhiều vấn đề bên ngoài. Tiếp theo đó là gia tăng thêm thời lượng cho các môn như quảng cáo, và PR vì đây là hai môn chuyên ngành thật sự rất cần thiết giúp cho sinh viên hiểu được cặn kẽ hơn về ngành. Và nên có một môn hổ trợ cho hai môn quảng cáo và PR đó là “xây dựng và thực hiện tưởng”, làm thế nào để có thể tạo ra một tưởng về quảng cáo, event cho một sản phẩm, dịch vụ; viết kế hoạch chương trình; thực hiện chương trình; …điều này tạo thêm cơ hội cho sinh viên tiếp xúc và trải nghiệm thực tế nhiều hơn nữa trước khi phải đối mặt với những công việc thật sự ở bên ngoài. Hơn thế nữa khi tách biệt hai chuyên ngành này sẽ giúp cho sinh viên dễ lựa chọn con đường của mình khi đi thực tập và xin việc làm hơn vì đã xác định được hướng đi của mình. Tiểu luận hướng nghiệp SVTH: Lê Tấn Phước 23 CHƢƠNG V: KẾT LUẬN Kiến thức mà nhà trường đào tạo thật sự vô cùng hữu ích trong quá trình mà tôi thực tập, nhưng nó lại chưa đủ chỉ mang tính giới thiệu quá nhiều chưa đi vào chuyên sâu được. Vì theo những cuộc phỏng vấn các anh chị đang làm việc tại công ty phần lớn đều tự học thêm các kiến thức để có thể hổ trợ tốt cho công việc và các marketer tại công ty lại không từ marketing ra mà phần lớn là từ quản trị kinh doanh. Chính vì thế trên là những đề xuất của bản thân tôi về ngành học, chắc chắn rằng nó chưa thể nào hoàn hảo được vì đây chỉ là nhận định của bản thân tôi về môi trường làm việc tại một công ty mà thôi. Nhưng tôi hy vọng nó cũng để lại một ý tưởng cho sự thay đổi của ngành để làm sao nâng cao chất lượng giảng dạy và đào tạo ra những marketer thật sự cho thị trường.