Tiểu luận Kế toán nguyên vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hòa Phát

cấp , biếu tặng Gía nhập kho = Gía bán hiện tại trên thị trường (6) Nguyên vật liệu thuê ngoài, gia công Giá nhập kho = Chi phí gia công + Chi phí vận chuyển Giá thực tế vật liệu xuất thuê ngoài gia công + b) Đánh giá nguyên vật liệu xuất Có 5 phương pháp đánh gía nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp thực tế đích danh Theo phương pháp này khi nguyên vật liệu xuất ra thuộc lần nhập nào thì lấy giá của lần nhập đó làm giá xuất kho. Phương pháp này đòi hỏi kế toán phải biết chính xác những đơn vị nguyên vật liệu có trong kho do những lần nhập nào, đơn giá khi nhập là bao nhiêu. Vì thế, nó được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu ổn định và nhận diện được. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp này giả thiết rằng những nguyên vật liệu nhập kho trước sẽ xuất trước. Căn cứ vào giá NVL có đầu tiên để làm giá xuất và lấy theo giá trị tiếp theo. (3) Phương pháp nhập sau xuất trước(LIFO) Phương pháp này giả thuyết rằng những NVL nào nhập kho sau sẽ xuất trước. Căn cứ vào giá nguyên vật liệu sau cùng để làm giá xuất và lấy theo giá trị ngược lên. (4) Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá trị của từng loại NVL được tính theo giá trị trung bình của từng loại NVL tương tự đầu kì và giá trị từng loại NVL được mua hoặc sản xuất trong kì. Đơn giá bình quân gia quyền = Trị gía NVL tồn kho đầu kì + Trị giá NVL nhập kho Số lượng NVL tồn đầu kì + Số lượng NVL nhập Trị giá NVL xuất = Số lượng NVL xuất x Đơn giá bình quân Nếu doanh nghiệp sử dụng đơn giá bình quân chỉ được tính một lần vào cuối tháng, thì được gọi là bình quân gia quyền cuối tháng. Nếu doanh nghiệp sử dụng đơn giá bình quân tính theo từng lần nhập kho NVL, thì gọi là bình quân gia quyền liên hoàn. Vì thế giá bình quân sẽ tùy thuộc vào sự biến động giá NVL ở kỳ đó nhiều hay ít. (5) Phương pháp hệ số Áp dụng trong trường hợp đơn vị có nhiều chủng loại NVL, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập – xuất diễn ra thường xuyên.Việc xác định giá thực tế của NVL trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức, chi phí và đôi khi không thực hiện được. Khi đó, doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi NVL. Giá hạch toán là giá được sử dụng tạm thời để giúp cho việc hạch toán Nhập- Xuất- Tồn kho hàng ngày của từng loại NVL được kịp thời và thuận lợi. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá thực tế cuối kỳ trước. Giá hạch toán không có giá trị về mặt thanh toán và ổn định trong suốt kỳ kế toán. Kế toán tổng hợp sử dụng giá thực tế, kế toán chi tiết sử dụng giá hạch toán. Đến cuối kỳ, kế toán phải xác định giá thực tế của NVL xuất kho dựa vào Hệ Số Chênh Lệch. Hệ số chênh lệch ==== Trị giá thực tế NVL tồn kho + Trị giá thực tế NVL nhập kho Trị giá hạch toán NVL tồn kho + Trị giá hạch toán NVL nhập kho Trị giá thực tế NVL xuất = ==== Số lượng NVL xuất x Đơn giá hạch toán x Hệ số chênh lệch 3.1.6. Chứng từ kế toán NVL Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình nhập- xuất- tồn NVL, để kiểm tra việc tiêu dùng, dự trữ và cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý Hàng tồn kho. Doanh nghiệp xác định các loại chứng từ kế toán sử dụng, ví dụ như: Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 05-VT) Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT) Biên bảng kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa (Mẫu số 08-VT) ……………………. 3.1.7. Tài khoản sử dụng Tài khoản 152: Nguyên vật liệu tồn kho TK 152 : “Nguyên vật liệu” - Trị giá NVL tồn đầu kỳ. -Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công, nhận góp vốn liên doanh hoặc được cung cấp từ các nguồn khác. -Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê SDCK - Trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ - Trị giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, tự chế biến, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. - Trị giá nguyên liệu, vật lệu trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện qua kiểm kê. TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 151: “Hàng mua đang đi đường” - Trị giá hàng mua đang đi đường đầu kỳ. - Giá trị của nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa đang đi đường. SDCK - Trị giá hàng đã mua còn đang đi đường - Giá trị của nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho hoặc giao thẳng cho khách hàng TK 611: Mua hàng Tài khoản 611: “ mua hàng” Kết chuyển trị giá NVL tồn đầu kì. Trị giá NVL mua trong kì. Kết chuyển trị giá NVL tồn cuối kì. Trị giá NVL xuất bán, trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. ∑ SPS CÓ ∑ SPS NỢ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ -Tập hợp thuế GTGT được khấu trừ SDCK Thuế GTGT được khấu trừ hoặc còn được hoàn lại vào cuối kỳ. -Thuế GTGT đã được khấu trừ -Thuế GTGT đã được hoàn lại - Thuế GTGT không được khấu trừ (DN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Tài khoản 133: “Thuế GTGT được khấu trừ” Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của DN cho người bán vật liệu theo hợp đồng kinh tế đã ký. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” TK 627, 641, 642, 711, 811, 222….. 3.1.8. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc tổ chức hạch toán giữa bộ phận kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở các chứng từ nhập – xuất kho. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ tình hình nhập xuất tồn kho từng nhóm, từng loại, từng kho nguyên vật liệu. Tùy từng điều kiện cụ thể, Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giữa phòng kế toán với kho ở các DN có thể thực hiện theo một trong các phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. Phương pháp thẻ song song Hình 3.1. Sơ đồ Phương pháp thẻ song song Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Thẻ kho Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Nguồn: Sổ Sách Chứng Từ Kế Toán Phương pháp này được thực hiện theo nguyên tắc: ở kho theo dõi về số lượng dựa trên thẻ kho do thủ kho lập, ở phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị của từng loại NVL, kế toán lập thẻ kế toán chi tiết để theo dõi từng loại vật tư trong từng kho. Cụ thể: Ở kho: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, sau đó tiến hành thực nhập và xuất vật tư, ghi lượng thực có liên quan, ghi lượng thực nhập xuất vào chứng từ. Cuối ngày, căn cứ vào chứng từ ghi vào thẻ kho loại vật tư có liên quan về mặt lượng. Hằng ngày hoặc định kỳ sau khi đã ghi vào thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển chứng từ về phòng kế toán, khi chuyển giao chứng từ hai bên phải lập biên bản giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận chứng từ tại kho, kế toán kiểm tra ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết về mặt số lượng và giá trị từng loại nguyên vật liệu. Kế toán sẽ sử dụng sổ chi tiết vật tư, sổ này được mở riêng cho từng loại vật tư trong từng kho. Hằng ngày hoặc định kỳ kế toán nhận được chứng từ nhập – xuất do thủ kho chuyển về, kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, ghi giá trị vào chứng từ và sau đó căn cứ vào chứng từ ghi biến động vật tư vào sổ có liên quan. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết vật tư, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu. Đối chiếu số liệu Giữa kho và phòng kế toán: đối chiếu lượng nhập- xuất- tồn của từng loại vật tư giữa thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết vật tư của phòng kế toán. Giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp: cuối tháng đối chiếu dòng cộng trên bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật tư với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Ưu nhược điểm của phương pháp này Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, rõ ràng. Không yêu cầu trình độ nhân viên cao. Dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong ghi chép. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về mặt lượng. Khối lượng ghi chép của kế toán quá lớn. Điều kiện vận dụng: - Trong những DN mà chủng loại vật tư ít và biến động không thường xuyên. - Những doanh nghiệp có chủng loại vật tư nhiều và biến động thường xuyên nhưng đươc trang bị phương tiện tính toán hiện đại. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN NVL Tháng:….. Năm:…… STT Tên vật liêu Đơn vị tính Tồn ĐK Nhập Xuất Tồn CK Ghi chú SL TT SL TT SL TT SL TT THẺ KHO Mẫu số 06-VT Ngày lập thẻ:……………….. Tờ số:….…………………… Tên, nhãn hiệu, quy cách Vật tư:……………………………………………… Đơn vị tính:………………………………………………………………… Mã số:……………………………………………………………………… STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Kế toán ghi nhận Số CT Ngày CT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA TK :……………….. Tên kho :….…………………… Tên, nhãn hiệu, quy cách Vật tư:……………………………………………… Đơn vị tính:………………………………………………………………… Mã số:……………………………………………………………………… Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số CT Ngày CT Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Hình 3.2. Sơ Đồ Sổ Đối Chiếu Luân Chuyển : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Nguồn: Sổ Sách Chứng Từ Kế Toán Được hình thành trên cơ sở một bước cải tiến Phương Pháp Thẻ Song Song. Theo phương pháp này, tại kho mở thẻ kho, phòng kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở Sổ Đối Chiếu Luân Chuyển để hạch toán số lượng, giá trị của từng loại vật liệu trong từng kho. Sổ Đối Chiếu Luân Chuyển không ghi theo chứng từ nhập xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập xuất kho phát sinh trong tháng của từng loại nguyên vật liệu. Cuối tháng, đối chiếu số lượng trên Sổ Đối Chiếu Luân Chuyển với Thẻ kho của Thủ kho, lấy giá trị của từng loại NVL trên sổ này đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp. Với phương pháp này, toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào cuối tháng cho nên việc hạch toán và lập báo cáo tháng thường bị chậm trễ. SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Mã VT Tên VT ĐVT Đơn giá Số dư đầu tháng Luân chuyển trong tháng Số dư cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT Phương pháp số dư Hình 3.3. Sơ đồ Sổ Số Dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng lũy kế xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập : Ghi hàng ngày : Ghi đối chiếu : Ghi cuối tháng Bảng lũy kế nhập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Kế toán tổng hợp Nguồn: Sổ Sách Chứng Từ Kế Toán Ở kho chỉ hạch toán về số lượng, phòng Kế toán chỉ hạch toán về giá trị, xóa bỏ sự ghi chép trùng lắp về số lượng ở cả phòng kế toán và Thủ kho. Phương pháp này được tiến hành như sau: Ở kho: Hàng ngày Thủ kho ghi số lượng nhập - xuất ( dựa vào Phiếu nhập và Phiếu xuất) vào thẻ kho. Tiếp đó, ghi số lượng nhập xuất tồn từ thẻ kho vào “ Sổ Số Dư”. Sau đó giao sổ cho phòng Kế toán để tiến hành kiểm tra, đối chiếu, tính thành tiền. Tại phòng kế toán: Kế toán nhận các Chứng từ nhập – xuất cùng Phiếu Giao Nhận Chứng Từ của Thủ kho, tính giá, cộng số tiền của các chứng từ ghi vào Bảng Lũy Kế Nhập – Xuất – Tồn kho vật liệu, bảng lũy kế này được mở cho từng kho. Tiếp đó, dựa vào số tiền nhập xuất trong tháng và số dư đầu tháng để tính số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên sổ số dư, với: Giá trị tồn kho = Số lượng tồn kho x Đơn giá hạch toán Ưu điểm Giảm nhiều khối lượng ghi chép do kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị và theo dõi cho từng nhóm vật tư. Công việc tiến hành đều trong tháng, không dồn vào cuối tháng nên vẫn đảm bảo công việc yêu cầu kịp thời trong kế toán. Nhược điểm Không biết sự vận động và số hiện có của từng thứ vật liệu trên sổ kế toán Khi đối chiếu số liệu giữa sổ số dư bảng lũy kế nhập xuất tồn, nếu không đúng sẽ khó phát hiện ra sự nhằm lẫn, sai sót trong ghi sổ để điều chỉnh. Chỉ sử dụng được phương pháp khi có đánh giá vật tư theo giá hạch toán. SỔ SỐ DƯ Sổ vật tư Tên VT ĐVT Đơn giá Định mức dự trữ Số đầu năm Số cuối năm SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 3.1.9. Các nghiệp vụ kế toán cơ bản Theo phương pháp kê khai thường xuyên a) Kế toán nhập kho NVL Khi mua NVL về nhập kho: (1) Mua NVL trong nước về nhập kho Nếu NVL mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi Nợ TK 152 – Giá mua Nợ TK 133 – Thuế GTGT (nếu có) Có TK 111, 112, 331, 141 – Số tiền thanh toán Nếu NVL mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế: Nợ TK 152 – tổng giá thanh toán Có TK 111, 112, 141,331 – tổng giá thanh toán (2) Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua NVL Nợ TK 152 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111,112, 141, 331…. (3) Mua NVL được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán (do phát hiện NVL không đúng quy cách, phẩm chất như hợp đồng đã ký,…) hoặc trả lại người bán : Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 Có TK 133 (nếu có) (4) Trả tiền NVL được hưởng chiết khấu thanh toán (thanh toán tiền trước thời hạn), ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính. (5) Trường hợp DN đã nhận hóa đơn mua hàng nhưng NVL chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”: - Nếu trong tháng NVL về thì căn cứ hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112, 141, 331 - Nếu cuối tháng NVL vẫn chưa về thì kế toán ghi Nợ TK 151 Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112, 141, 331 - Nếu sang tháng sau NVL về nhập kho căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi Nợ TK 152 Có TK 151 (6) Đối với NVL nhập khẩu - Nếu NVL nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi Nợ TK 152 – Giá có thuế nhập khẩu (giá mua + thuế) Có TK 331 – Số tiền thanh toán. Có TK 3333 – Thuế nhập khẩu (giá mua*thuế suất nhập khẩu) Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp Nợ TK 133: (giá mua + thuế nhập khẩu) * thuế suất thuế GTGT. Có TK 33312 - Nếu NVL nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế: Nợ TK 152 Có TK 331 Có TK 333 Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu Nợ TK 152 Có TK 333 (33312) Khi nhập vật liệu mà phát hiện có vật liệu thiếu hoặc thừa kế toán phản ánh: (1) Đối với NVL thiếu do hao hụt trong định mức cho phép kế toán phản ánh giá trị NVL nhập kho đúng theo giá trị mua đã ghi trên hóa đơn: Nợ TK 152 – Giá mua Có TK 133 – Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331 – Số tiền thanh toán (2) Nếu NVL thiếu không nằm trong định mức cho phép và chưa xác định được nguyên nhân, ghi: Nợ TK 152 – Trị giá thực nhập Nợ TK 1381 “ TS thiếu chờ xử lý” – trị giá thiếu Nợ TK 133 – Thuế GTGT Có TK 111, 331… - Số tiền thanh toán Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh trị giá NVL thiếu vào các TK có liên quan (bắt bồi thường hoặc tính vào giá vốn hàng bán). (3) Nếu NVL thừa chưa xác định được nguyên nhân và được doanh nghiệp nhập kho: Nợ TK 152 – Trị giá thực nhập Nợ TK 133 – Thuế GTGT Có TK 111, 331 – Số tiền thanh toán Có TK 3381 “ TS thừa chờ xử lý” – trị giá thừa Trường hợp vật liệu thừa được doanh nghiệp giữ hộ cho bên bán kế toán chỉ ghi đơn Nợ TK 002 “Vật tư hàng hóa, giữ hộ, nhận gia công”. Sau đó khi bên bán nhận lại ghi đơn Có TK 002. Khi nhập NVL từ các nguồn khác kế toán phản ánh như sau: (1) Nhập kho NVL do tự sản xuất: Nợ TK 152 Có TK 154 (2) Nhập kho NVL do được cấp hoặc nhận góp vốn: Nợ TK 152 Có TK 411 Có TK 111, 112,…- Các khoản chi phí liên quan (3) Nhập kho NVL do nhận lại khoản góp vốn liên doanh: Nợ TK 152 Có TK 222 (4) Nhập kho NVL thuê ngoài chế biến hoàn thành - Khi xuất giao nguyên vật liệu cho người nhận chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 - Khoản phải thanh toán cho người nhận chế biến và các chi phí có liên quan: Nợ TK 154 Có TK 111, 112, 331…. - Nhập kho trở lại căn cứ vào giá thực tế của vật liệu đã chế biến xong Nợ TK 152 Có TK 154 b) Kế toán xuất kho nguyên vật liệu (1) Xuất kho NVL sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 (2) Khi xuất NVL để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để vay mượn trong nội bộ: Cấp cho đơn vị trực thuộc: Nợ TK 1361 Có TK 152 Cho vay, mượn trong nội bộ: Nợ TK 1368 Có TK 152 (3) Khi xuất NVL kém phẩm chất, ứ đọng để tiêu thụ: Trị giá NVL xuất bán: Nợ TK 811 – “ Chi phí khác” Có TK 152 Tiền bán NVL thu được: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711 – “ Thu nhập khác” (giá chưa thuế) Có TK 3331 – Thuế GTGT Đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711 – Thu nhập khác (4) Xuất kho NVL sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sữa chữa lớn tài sản cố định: Nợ TK 241 Có TK 152 (5) Xuất kho NVL đưa đi góp vốn liên doanh vào công ty liên kết: Nợ TK 222 Nợ TK 811 – Chênh lệch giữa đánh giá lại < giá trị đem đi góp Có TK 152 Có TK 711 – Chênh lệch giữa đánh giá lại >giá trị đem đi góp c) Kế toán kiểm kê NVL Kiểm kê NVL là công việc cần thiết để bảo vệ an toàn cho vật liệu và phát hiện kịp thời những sai sót và vi phạm trong quản lý, sử dụng NVL. Nếu kế toán ghi nhầm trên sổ sách thì kế toán phải tiến hành điều chỉnh theo một trong các phương pháp sửa sổ kế toán sau: Phương pháp ghi số âm. Phương pháp ghi bổ sung. Phương pháp cải chính Đối với NVL thừa phát hiện khi kiểm kê (1) Khi đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào nguyên nhân thừa để ghi sổ kế toán (thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép,…): Nợ TK 152 Có TK ….. (2) Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị NVL thừa để ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 (3381) _ tài sản thừa chờ xử lý - Khi có quyết định xử lý NVL, căn cứ vào quyết định xử lý ghi: Nợ TK 3381 Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán - Nếu xác định NVL thừa ngay khi kiểm kê thì khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 mà ghi Nợ TK 002: “ vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công”. Đối với NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê (1) Nếu vật liệu thiếu dưới mức cho phép mà chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 632 Có TK 152 (2) Nếu vật liệu thiếu trên mức cho phép mà chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 - Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với việc vật liệu thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi vào các tài khoản có liên quan: Nợ TK 1388 – bắt bồi thường Nợ TK 632 – Tính vào giá vốn hàng bán …. Có TK 1381 (3) Nếu vật liệu phát hiện thiếu trên định mức hao hụt cho phép đã xác định được nguyên nhân chịu trách nhiệm bồi thường, căn cứ vào quyết định bắt bồi thường để ghi: Nợ TK 1388, 334 Có TK 152 d) Kế toán đánh giá lại nguyên vật liệu (1) Nếu giá NVL đánh giá lại cao hơn giá trị đã ghi sổ kế toán thì số chênh lệch giá tăng, ghi: Nợ TK 152 Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản. (2)Nếu giá NVL đánh giá lại thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán thì số chênh lệch giá giảm, ghi: Nợ TK 412 Có TK 152 e) Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kế toán sử dụng TK 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. TK này dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho: 159 - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. - Số dư: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. - Giảm giá dự phòng, giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập. - Giảm giá vốn hàng bán trong kỳ (1) Cuối kỳ ( hoặc quý) kế toán, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 (2) Cuối kỳ kế toán hoặc quý tiếp theo: - Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm trước lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 - Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 Vật liệu thiếu khi kểm kê Xuất vật liệu gia công Xuất vật liệu cho các hoạt động sản xuất Chiết khấu được hưởng Nhận góp vốn liên doanh 152 111,112,331 151 133 Mua NVL nhập kho Nguyên vật liệu đang đi trên đường 411 154 3381 412 Nhập NVL từ gia công Vật liệu thừa khi kiểm kê Chênh lệch tăng do đánh giá lại 111,112,331 Xuất NVL trả cho người bán 133 621,627,641,642 154 138,334 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại Phương pháp kiểm kê định kỳ Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là việc theo dõi nhập - xuất - tồn kho NVL không thường xuyên, không liên tục mà căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ, trị giá mua và nhập trong kỳ để xác định trị giá xuất trong kỳ. Trị giá xuất trong kì + Trị giá tồn đầu kì Trị giá tồn cuối kì - Trị giá nhập trong kì = Các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh qua tài khoản 611: “mua hàng” Tài khoản 151, 152 chỉ phản ánh trị giá vật liệu có đầu kì và cuối kỳ. (1) Trị giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ được chuyển qua tài khoản 611: Nợ TK 611: Trị giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Có TK 151, 152 (2) Trong kỳ nhập nguyên vật liệu: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 …: Số tiền thanh toán. (3) Nếu được giảm giá hoặc nhận chiết khấu cho số nguyên vật liệu đã mua: Nợ TK 331, 111, 112,… Có TK 611 (4) Cuối kỳ chuyển giá trị nguyên vật liệu hiện còn vào tài khoản 151, 152. Nợ TK 151, 152 Có TK 611. (5) Trị giá NVL xuất dùng : Nợ TK 621, 627, 641, 642, 241. Có TK 611 611 151, 152 Giá trị nguyên vật liệu có đầu kỳ chuyển sang Trị giá NVL nhập vào trong kỳ 111, 112, 331 Giá trị vật liệu cuối kỳ chuyển về kho 151, 152 Trị giá vật liệu xuất cho sản xuất 621 3.2. Phương pháp nghiên cứu Chủ yếu sử dụng phương pháp nghiên cứu tại bàn: thu thập dữ liệu thứ cấp tại phòng kế toán thông qua các chứng từ gốc, phỏng vấn nhân viên phòng kế toán, phòng kinh doanh để tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích, đánh giá dữ liệu, đánh giá về bộ phận kế toán, việc nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu Quan sát, mô tả và nhận xét. CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 4.1. Đặc điểm, phân loại, tính giá NVL và sự cần thiết của công tác kế toán tại công ty TNHH HÒA PHÁT 4.1.1. Đặc điểm Công ty TNHH HÒA PHÁT sản xuất kinh doanh đồ mộc gia dụng nên NVL chính là gỗ. Bên cạnh đó còn có nhiều vật liệu phụ khác được sử dụng để phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm, ví dụ như: keo, nhám, vis,… 4.1.2. Phân loại Căn cứ vào tình hình sản xuất của công ty có thể chia NVL thành các nhóm sau: Nguyên vật liệu chính: là những nguyên liệu trực tiếp tham gia, cấu thành nên sản phẩm như gỗ, ván ép, … Nguyên vật liệu phụ: tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không cấu thành thực thể sản phẩm mà kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc thời gian sử dụng như: keo, sơn, nhám cuộn, ốc vít. Nhiên liệu: Là loại phụ kiện, có tác dụng cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục như: xăng, dầu,… Bảng 4.1. Danh Mục Nguyên Vật Liệu Kho nguyên liệu chính STT Tên Vật Tư ĐVT Mã Số 01 02 03 04 05 06 Gỗ, Phôi cao su Gỗ xoài Gỗ tạp Gỗ thông Gỗ trẩu Ván ép các loại M3 M3 M3 M3 M3 Tấm PG1 PG2 PG3 PG4 PG5 V1 Kho vật tư – nguyên vật liệu phụ STT Tên Vật Tư ĐVT Mã Số 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 Bas các loại Keo 502 Keo Xúc tác các loại Silicon Nhám cuộn Vis RT Vis răng thường Đai ốc Chốt đồng Khóa mặt bàn Khóa miệng Long đền các loại Lục giác LGCKL Guzong 2 đầu răng Tán cây Cái Lọ Kg Kg Chai Cuộn Con Con Con Cái Cái Con Con Con Con Cái Cái VT01 VT02 VT03 VT04 VT05 VT06 VT07 VT08 VT09 VT10 VT11 VT12 VT13 VT14 VT15 VT16 VT17 Kho bao bì STT Tên Vật Tư ĐVT Mã Số 01 02 03 04 05 06 07 08 Băng keo trong Băng keo giấy Băng keo 2 mặt Tú nilon Dây nilon Dây thun Dây dù Xốp các loại Cuộn Cuộn Cuộn Kg Cuộn kg Mét M3 BB01 BB02 BB03 BB04 BB05 BB06 BB07 BB08 Nhận xét Do quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên nên lượng NVL chính nhập kho khá lớn, vì vậy mua NVL từ những nhà cung cấp quen thuộc sẽ không tốn kém thời gian tìm kiếm, rất thuận lợi cho việc giao nhận, yên tâm hơn về chất lượng, giá cả ổn định. Tuy nhiên, việc kiếm nhà cung cấp mới với giá thấp hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng không được chủ động. 4.1.3. Tính giá NVL Kế toán NVL theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho. Giá thực tế nhập kho NVL Mua NVL trong nước Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,… Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá được hưởng Giá thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua - Giá thực tế xuất kho NVL Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ để tính giá NVL xuất kho. Đơn giá bình quân gia quyền = Trị giá NVL tồn kho đầu kì + Trị giá NVL nhập kho Số lượng NVL tồn đầu kì + Số lượng NVL nhập 4.1.4. Sự cần thiết của công tác kế toán NVL Công tác kế toán NVL tại công ty là rất quan trọng và cần thiết: Nó cung cấp thông tin NVL giúp quản lý tốt công tác kiểm soát nội bộ về tình hình nhập xuất tồn, tình hình cung ứng và sử dụng NVL. Giúp nhà quản lý luôn cập thông tin về lượng hàng tồn kho. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập - xuất vật liệu, các định mức dự trữ, định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất phương pháp xử lý vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém, mất phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu tiêu hao, phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng. 4.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 4.2.1 Chứng từ sử dụng trong kế toán NVL Hóa đơn GTGT. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho. Phiếu đề nghị cấp vật tư. Biên bản kiểm nghiệm NVL. Tài khoản sử dụng 152: “ Nguyên vật liệu” 1521: “ Nguyên vật liệu chính” 1522: “Vật tư – nguyên vật liệu phụ” 151: “Hàng mua đang đi đường” 111: “ Tiền mặt” 112: “ Tiền gửi ngân hàng” 133: “ Thuế GTGT được khấu trừ” 331: “ Phải trả người bán” 621: “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” 6211: Chi phí NVL chính tại phân xưởng 1. 6212: Chi phí NVL chính tại phân xưởng 2. 6213: Chi phí NVL chính tại phân xưởng 3. 627 : “ Chi phí sản xuất chung” 6271: Chi phí SXC tại phân xưởng 1. 6212: Chi phí SXC tại phân xưởng 2. 6213: Chi phí SXC tại phân xưởng 3. Sổ sách kế toán Công ty ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung: Số chi tiết vật tư. Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Sổ cái 152. Sổ nhật ký chung. Hình 4.1. Trình Tự Luân Chuyển Chứng Từ Hóa đơn GTGT Lưu Phiếu nhập Thủ kho Kế toán Nguồn: Phòng Kế Toán Tài Chính 4.2.4. Phương pháp ghi sổ Công ty áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Hàng ngày, sau khi nhận chứng từ tại kho, kế toán tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu tồn kho theo chi tiết từng loại trên sổ chi tiết với số liệu tồn trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, xử lí chênh lệch nếu có. Sau khi đối chiếu và đảm bảo khớp, kế toán tiến hành lập bản tổng hợp chi tiết nhập – xuất – tồn kho NVL. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết dùng đối chiếu với số liệu trên TK 152 “ nguyên vật liệu” trong sổ cái. Hình 4.2. Sơ Đồ Phương Pháp Thẻ Song Song Tại Công Ty TNHH HÒA PHÁT Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Chứng từ xuất Chứng từ nhập Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Nguồn: Phòng Kế Toán Tài Chính 4.2.5. Nguyên tắc hạch toán Doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập hoặc xuất. mối quan hệ nhập – xuất – tồn được thể hiện qua công thức: Trị giá tồn kho cuối kì = Trị giá tồn kho đầu kì + Trị giá nhập kho trong kì - Trị giá xuất kho trong kì 4.3. Kế toán chi tiết một số nghiệp vụ chủ yếu ở công ty TNHH HÒA PHÁT 4.3.1. Kế toán nhập kho NVL a) Quy trình nhập kho NVL Hình 4.3. Sơ Đồ Quy Trình Nhập Kho Nguyên Vật Liệu 1 2 3 Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Kho nguyên liệu, vật liệu Nhà cung cấp 4 Nguồn: Phòng Kinh Doanh Phòng kinh doanh dựa vào thị trường kết hợp với đơn đặt hàng để lập kế hoạch kinh doanh. Căn cứ kế hoạch kinh doanh này, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch sản xuất. Dựa vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao phòng kỹ thuật tính ra lượng NVL cần cho sản xuất. Sau đó căn cứ vào mức tồn kho, phòng kỹ thuật tính ra lượng NVL cần mua, rồi lập phiếu yêu cầu mua NVL chuyển sang phòng kế toán để lập đơn đặt hàng. Đến ngày giao hàng, nhà cung cấp chở hàng đến giao tại kho của công ty. Thủ kho sau khi xem xét “ hóa đơn” hoặc “biên bản giao hàng” sẽ tiến hành kiểm tra NVL về quy cách, phẩm chất, số lượng, đơn giá,…Nếu đúng theo yêu cầu thì sẽ nhập kho theo số thực có đạt yêu cầu. Sau đó photo hóa đơn thành 2 liên: Hóa đơn photo thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho. Hóa đơn gốc gửi lên phòng kế toán để tiến hành thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Kế toán căn cứ vào hóa đơn để lập phiếu nhập kho. Khi đến hạn thanh toán thì kế toán lập chứng từ thanh toán: phiếu chi, ủy nhiệm chi. Chuyển qua cho thủ quỹ xem xét và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. b) Nhập kho do mua ngoài Công ty TNHH HÒA PHÁT chỉ mua NVL trong nước, chủ yếu là mua ngoài, chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Công ty không trực tiếp nhập khẩu nguyên vật liệu mà mua lại của các cở sở. Điều kiện giao hàng tại kho công ty. Khi nhập kho NVL, kế toán kho ghi: Nợ TK 152:…… Có TK 331:…. Sau đó, kế toán kho chuyển các chứng từ có liên quan cho kế toán tổng hợp. Khi nhận được hóa đơn, kế toán tổng hợp tiến hành kê khai thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK 133:……… Có TK 331:…… Khi trả tiền cho người bán, kế toán ghi sổ Nợ TK 331: Có TK 111, 112. Một số nghiệp vụ tại công ty: Ngày 19/06/2010, PNK 017080, nhập kho 120m3 gỗ cao su của công ty Trâm Khoa. Đã thanh toán bằng chuyển khoản. Đơn giá chưa thuế là 4.120.000Đ/M3. Thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển là 3.550.000đ. Công ty đã trả bằng tiền mặt. Khi nhập kho NVL, kế toán kho ghi: Nợ TK 1521: 494.400.000 (4.120.000 x 120) Có TK 331(TK): 494.400.000 Khi thanh toán tiền vận chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 152: 3.550.000 Có TK 1111: 3.550.000 Khi nhận được hóa đơn GTGT, kế toán tổng hợp tiến hành khấu trừ thuế: Nợ TK 133: 49.440.000 (4.120.000 x 120 x 10%) Có TK 331(TK): 49.440.000 1111 331 1521 494.400.000 133 4.944.400 3.550.000 Khi tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán định khoản: Nợ TK 331: 543.840.000 Có TK 1121: 543.840.000 1121 331 543.840.000 Ngày 21/06/2010, PNK 017083, nhập mua 1200 kg keo Techbond, đơn giá mua 1,3USD/kg và 250 kg keo Techbond LAH, đơn giá 3,8 USD/kg của công ty Techbond Việt Nam, đã thanh toán bằng chuyển khoản. Thuế GTGT 10%. Kế toán ghi sổ theo tỉ giá thực tế. (Chứng từ kèm trang sau): Khi nhập kho, kế toán kho ghi: Nợ TK 1522: 47.539.400 (1,3 x 1200 x 18940 + 3,8 x 250 x18940) Có TK 331(TBD): 47.539.400 Khi nhận được hóa đơn, kế toán tổng hợp tiến hành khấu trừ thuế: Nợ TK 133: 4.753.940 (10% x 2510 x 18940) Có TK 331(TBD): 4.753.940 Do công ty không dự trữ ngoại tệ nên không phản ánh lượng ngoại tệ xuất quỹ. Khi thanh toán tiền, kế toán tổng hợp sẽ mua USD tại ngân hàng, sau đó chuyển trả cho người bán. 331 1522 47.539.400 133 4.753.940 Khi thanh toán tiền, kế toán định khoản: Nợ TK 331(TBD): 52.293.340 Có TK 1121: 52.293.340 1121 331 52.293.340 Ngày 24/06/2010, PNK 017092. Nhập kho 270,271m3 phôi cao su tẩm sấy, đơn giá 3.720.000đ/m3, mua của công ty Vũ Văn Nghiễm. Thuế GTGT 10%. Chưa thanh toán tiền. (Chứng từ kèm trang sau) Khi nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 1521: 1.005.408.120 (270,271 m3 x 3.720.000đ) Có TK 331(VVN): 1.005.408.120 Khi nhận được hóa đơn, kế toán khấu trừ thuế GTGT: Nợ TK 133: 100.540.812 (270,271 m3 x 3.720.000đ x10%) Có 331(VVN): 100.540.812 Đến ngày 05/07/2010, công ty thanh toán nợ cho người bán. Kế toán ghi: Nợ TK 331(VVN): 1.105.948.932 (1.005.408.120đ + 100.540.812đ) Có 1121: 1.105.948.932 133 1521 1121 331 1.005.408.120 100.540.812 1.005.948.932 Ngày 29/06/2010 PNK 017108, nhập mua 66,9298 m3 mốp xốp của công ty Nam Phương. Đơn giá 330.000đ/m3, thuế GTGT 10%. Đã thanh toán bằng chuyển khoản. (Chứng từ kèm trang sau) Khi nhập kho kế toán kho ghi: Nợ TK 1522: 22.086.834 (330.000 x 66,9298m3) Có TK 331(NP): 22.086.8340 Khi nhận được hóa đơn GTGT, kế toán tổng hợp tiến hành khấu trừ thuế: Nợ TK 133: 2.208.683 (330.000 x 66,9298m3 x 10%) Có TK 331(NP): 2.208.683 Khi tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán định khoản: Nợ TK 331(NP): 24.295.517 Có TK 1121: 24.295.517 133 1522 1121 331 22.086.834 2.208.683 24.295.517 Ngày 30/06/2010, PNK 017110, nhập mua hàng hóa của công ty kỹ nghệ gỗ Long Việt. Thuế GTGT 10%. Chưa thanh toán tiền. (Chứng từ kèm trang sau) Khi nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: 78.916.000 Nợ TK 133: 7.891.600 (10% x 78.916.000đ) Có TK 331(LV): 86.807.600đ Sau đó, công ty đã thanh toán tiền cho công ty kỹ nghệ gỗ Long Việt bằng hình thức chuyển khoản, kế toán ghi: Nợ TK 331(LV): 86.807.600 Có TK 112: 86.807.600 133 1522 1121 331 78.916.000 7.891.600 86.807.600 Nhận xét Công ty chủ yếu đặt hàng qua điện thoại. Điều này có ưu điểm là khá thuận lợi và nhanh chóng. Tuy nhiên, việc này không được đảm bảo vì có thể xảy ra trường hợp hàng không đúng như yêu cầu vì thông tin không chính xác. Do đó, song song với việc đặt hàng qua điện thoại công ty nên gửi kèm đơn đặt hàng đến cho nhà cung cấp. Trên đó ghi rõ những đặc điểm của mặt hàng muốn mua như: số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất, thời gian giao, thời gian thanh toán, điều kiện giao…Đây là cơ sở để giải quyết những sai sót có thể xảy ra của nhà cung cấp, đồng thời là cơ sở cho việc nhận hàng và ghi sổ nhằm theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp. Quá trình nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài được công ty tính toán, dự trù trước khi nhập. Điều này, giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng lãng phí, mua đúng và đủ loại nguyên vật liệu chất lượng cần thiết, đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh . Nhập kho NVL nhờ gia công Công ty TNHH HÒA PHÁT chỉ xuất nhờ gia công những sản phẩm phụ như nệm ghế. Công ty không xuất nguyên vật liệu mà chỉ định chất liệu, phẩm chất, mẫu mã, quy cách, chất lượng,… của sản phẩm nhờ gia công. Khi có đơn đặt hàng liên quan đến sản phẩm phụ, phòng kế toán sẽ đặt hàng với sơ sở may gia công. Đến hạn nhận hàng, kế toán ghi sổ: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Khi xuất bán sản phẩm phụ (đi kèm thành phẩm): Nợ TK 632 Có TK 156 Đồng thời, phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 Nhận xét Do là doanh nghiệp chuyên sản xuất đồ mộc nên việc nhờ gia công các sản phẩm phụ (bán thành phẩm) không có nguồn gốc từ gỗ là bắt buộc để nâng cao giá trị của thành phẩm. Tuy nhiên, việc này đôi khi làm ảnh hưởng đến việc xuất bán thành phẩm và doanh thu. Chẳng hạn như: đến hạn xuất hàng theo đơn đặt hàng mà chưa nhận được hàng nhờ gia công thì toàn bộ lô hàng không thể xuất khiến cho hàng bị kẹt cảng không đến đúng thời gian như khách hàng yêu cầu. Vì vậy cần phải chọn những nhà cung cấp có uy tín, đảm bảo chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng. Nhập kho NVL khác Nhập lại kho nguyên vật liệu Cuối kỳ, khi nhập lại kho nguyên vật liệu sử dụng không hết. Kế toán định khoản: Nợ TK 152…: Có TK 621…, 627…: Ví Dụ Do phân xưởng ở Đồng Nai ( phân xưởng 3) bị cháy từ cuối năm 2009, nên phải ngừng sản xuất. Sau khi tiến hành nghiệm thu, công ty quyết định ngưng sản xuất ở phân xưởng 3. Chuyển tất cả các NVL, thành phẩm hoặc bán thành phẩm về kho của công ty tại 44c – xa lộ Hà Nội –Dĩ An – Bình Dương. ( Chứng từ kèm trang sau) Ngày 30/06/2010 nhập lại kho 3,48m3 gỗ cao su ở phân xưởng 3 (Đồng Nai). Căn cứ vào phiếu nhập kho số 017114. Kế toán ghi sổ: Nợ TK 1521:15.869.218 (4.560.120 x 3,48) Có TK 6213: 15.869.218 6213 1522 15.869.218 Nhận xét Trong hoạt động sản xuất, Công ty không nhập lại kho nguyên vật liệu thừa trong kì sản xuất. Cuối kì khi nguyên vật liệu tại phân xưởng sản xuất còn dư. Kế toán ghi sổ: Cuối kì, ghi bằng bút toán đỏ: Nợ TK 621… Có TK 152 Sang kì sau ghi lại bút toán trên bằng bút toán thường. Vì việc tổ chức thu mua, cấp phát, quản lý nguyên vật liệu tại công ty là khá tốt. Vì thế việc nhập kho trên là do bắt buộc. (2) Nhập kho hàng đi đường Việc nhập kho hàng đang đi đường từ tháng trước là một nghiệp vụ không thường xuyên của công ty. Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán định khoản: Trong tháng trước, cuối tháng hàng vẫn chưa về nhưng hóa đơn đã về đến: Nợ TK 151: Nợ TK 133: Có TK: 111, 112, 331 Sang tháng sau, khi hàng về đến, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Ví Dụ Trong tháng 05/2010, công ty mua 34,143 m3 với đơn giá 2.750.000đ/m3 gỗ tạp, đã nhận được hóa đơn GTGT của doanh nghiệp tư nhân Đăng Thu vào cuối tháng. Tuy nhiên, đến hết ngày 30/ 05/2010, vẫn chưa nhận được hàng: Kế toán định khoản: Nợ TK 151: 93.893.250 (34,143 x 2.750.000đ) Nợ TK 133: 9.389.325 (34,143 x 2.750.000 x 10%) Có TK 331: 103.282.575 Đến ngày 02/06/2010, DNTN Đăng Thu đã giao một phần hàng: 18,9402m3 gỗ kèm “biên bản kiểm nghiệm”. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 52.085.550 Có TK 151: 52.085.550 (18,9402 x 2.750.000đ) 151 1522 52.085.550 Sau đó, đến ngày 21/06/2010, doanh nghiệp Đăng Thu giao hết số gỗ còn lại cho công ty: 15,2028m3. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 41.807.700 Có TK 151: 41.807.700 (15,2028 x 2.750.000) Nhận xét Do là nghiệp vụ không thường xuyên nên khi phát sinh cần phải ghi chép và định khoản cận thẩn, chi tiết. Nhà cung cấp của công ty chủ yếu là những nhà cung cấp lâu năm nên việc giao hàng chậm chỉ xảy ra trong trường hợp bất khả kháng. Tuy nhiên, công ty chỉ nên chuyển trả tiền khi đã nhận đủ hàng kèm hóa đơn để tránh những tranh chấp về sau. 4.3.2. Xuất kho nguyên vật liệu Quy trình xuất kho nguyên vật liệu Hình 4.4. Sơ Đồ Quy Trình Nhập Kho NVL Bộ phận sản xuất ở các phân xưởng Kho vật tư Kế toán kho 1 2 Phòng sản xuất ở các phân xưởng 3 Thủ Kho Nguồn: Phòng Kinh Doanh Tại công ty, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất trực tiếp. Bộ phận sản xuất ở các phân xưởng làm “ phiếu đề nghị cấp vật tư” gửi lên cho phòng sản xuất ở tại phân xưởng. Phòng sản xuất sẽ báo về kho. Thủ kho sau khi xem xét “ phiếu đề nghị cấp vật tư” và tình hình NVL trong kho sẽ cho xuất NVL và ghi vào thẻ kho. Sau đó, thủ kho sẽ chuyển các chứng từ liên quan cho kế toán kho để làm phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên chuyển cho kế toán tổng hợp. Xuất kho nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất trực tiếp Công ty TNHH Hòa Phát xuất nguyên vật liệu chính gồm: gỗ và ván các loại. Khi xuất nguyên vật liệu chính, kế toán hạch toán vào tài khoản 621…, chi tiết cho từng phân xưởng: Khi xuất kho, căn cứ vào đối tượng sử dụng, kế toán kho ghi: Nợ TK 621…: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 152…: Nguyên vật liệu tồn kho. Ví dụ (1) Ngày 10/06/2010, PXK 017051, xuất 52,2m3 gỗ cao su để phục vụ sản xuất ở phân xưởng 1 (Chứng từ kèm trang sau). Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi sổ: Đơn giá xuất kho = 539.544.443 + 1.755.638.131 138,56 + 453,68 = 3.875.427/m3 Nợ TK 6211.101: 202.297.289 (3.875.427đ x 52,2m3 ) Có TK 1521: 202.297.289 6211.1 202.297.289 1521 Ngày 12/06/2010, PXK 017061, xuất 30m3 gỗ xoài để phục vụ cho sản xuất ở phân xưởng 2 (Chứng từ kèm trang sau). Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi sổ: Đơn giá xuất kho = 144.783.671 + 215.450.000 43,32 + 57,23 = 3.582.632đ/m3 Nợ TK 6212.02: 107.478.960 (3.582.632đ x 30 m3 ) Có TK 1521: 107.478.960 6212.1 107.478.960 1521 Xuất vật tư – nguyên vật liệu phụ phục vụ cho sản xuất Khi xuất vật tư – nguyên vật liệu phụ phục vụ cho sản xuất, kế toán hạch toán hết vào tài khoản 621…,627…, chi tiết cho từng phân xưởng, từng loại nguyên vật liệu: Khi xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621… - Chi phí nguyên vật liệu Nợ TK 627… - Chi phí sản xuất chung Có TK 1522: - Vật tư – nguyên vật liệu phụ Ví Dụ: Ngày 10/06/2010, PXK 017043, xuất 45 lọ keo và một số vật liệu phụ để phục vụ sản xuất ở phân xưởng 1 : Khi xuất keo kế toán ghi sổ: 23.728đ/lọ Đơn giá xuất kho = 6.412.000 + 54.285.000 208 + 2350 = Nợ TK 6211.203: 1.067.760 Có TK 1522: 1.067.760 (23.728đ x 45 lọ) Khi xuất các vật liệu phụ khác, kế toán ghi sổ: Nợ TK 6211.207: 449.000 Nợ TK 6211.212: 711.013 Nợ TK 6211.215: 65.200 Nợ TK 6211.216: 501.600 Nợ TK 6211.217: 55.205 Có TK 1522: 1.781.788 6211.2 2.849.548 1522 Ngày 15/06/2010, PXK 017070, xuất 16 cuộn nhám phụ vụ sản xuất cho phân xưởng 1: Kế toán ghi sổ: 439.297 đ/cuộn Đơn giá xuất kho = 4.380.000 + 32.906.250 10 + 75 = Nợ TK 6271.206: 7.028.752 Có 1522: 7.028.752 (439.297 x16 cuộn) 6271.1 7.028.752 1522 Nhận xét Quá trình xuất kho nguyên vật liệu được công ty quản lý chặt chẽ về số lượng cũng như chất lượng để sử dụng hợp lý và có hiệu quả. Đảm bảo đủ đúng số lượng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Do đặc thù sản xuất của công ty là đồ mộc gia dụng nên nguyên vật liệu chính có khối lượng và trị giá lớn. Vì thế, công ty xuất nguyên vật liệu cho các phân xưởng theo định mức của từng đơn đặt hàng. Điều này, hạn chế được tối đa tình trạng thừa nguyên vật liệu tại các phân xưởng. Khi xuất nguyên vật liệu chính được kế toán hạch toán vào tài khoản 621, 627 chi tiết cho từng phân xưởng, từng loại nguyên vật liệu. Điều này giúp cho việc quản lí nguyên vật liệu được tốt hơn nhưng lại gây khó khăn cho việc tính giá thành sản phẩm. Vì thế, công ty cần hạch toán riêng cho từng loại sản phẩm để thuận lợi hơn trong việc quản lí nguyên vật liệu xuất kho cũng như trong việc tính giá thành. 4.3.3. Kiểm kê NVL Kiểm kê NVL tồn kho để xác định số lượng, chất lượng của NVL hiện có để đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Công ty TNHH HÒA PHÁT tiến hành kiểm kê vật tư, nguyên vật liệu theo chu kì 1 năm/ lần vào cuối mỗi năm. Để tiến hành kiểm kê, kế toán kho sẽ thống kê các loại vật tư tồn kho theo sổ sách. Sau đó thực hiện việc kiểm kê thực tế. Do công ty vay vốn ngân hàng, nên việc xuất – nhập – tồn NVL của công ty có sự giám sát của bảo vệ ngân hàng. Đối với NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Khi chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381 “ TS thừa chờ xử lý” – trị giá thừa Khi đã xác định được nguyên nhân, kế toán căn cứ vào nguyên nhân thừa để ghi sổ kế toán: Nợ TK 152 Có TK liên quan Đối với NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê Khi chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 1381 “ TS thiếu chờ xử lý” – trị giá thiếu Có TK 152 Khi tìm được nguyên nhân , căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi vào các tài khoản có liên quan: Nợ TK 1388 – bắt bồi thường Nợ TK 632 – Tính vào giá vốn hàng bán Nợ TK 334 – Trừ vào lương Có TK 1381 Ví Dụ Biên bản kiểm kê năm 2009 cho thấy (Chứng từ kèm trang sau): - Bas các loại bị thiếu 38 cái đơn giá 580đ/cái. - Chốt đồng bị thiếu 65 cái đơn giá 1770đ/cái. - Khóa mặt bàn bị thiếu 31 cái đơn giá 2640đ/cái. - Khóa miệng dư 2 con đơn giá 5745đ/con. - LGCKL bị thiếu 43 con đơn giá 400đ/con. Tống số tiền thiếu là 224.560 đ. Nguyên nhân thiếu là do thủ kho nhầm lẫn trong khi xuất hàng. Sau khi xác định được nguyên nhân, quyết định trừ vào lương 50%, phần còn lại đưa vào giá vốn. Kế toán định khoản: Nợ TK 334: 112.280 (224.560 x 50%) Nợ TK 632: 112.280 Có TK 1522: 224.560 Nhận xét Số lượng vật tư thiếu trong kiểm kê chủ yếu là vật tư – nguyên vật liệu phụ, cụ thể: là vis, đai ốc…Do những loại vật tư này có kích thước nhỏ nên việc nhầm lẫn là khó tránh khỏi. Vì thế, công ty nên đưa ra định mức hao hụt hợp lí. Mặt khác, nên tiến hành kiểm kê vât tư – nguyên vật liệu phụ nói riêng, vật tư nói chung mỗi tháng 1 lần, để hạn chế tới mức tối đa việc thất thoát nguyên vật liệu. 4.3.4. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đặc điểm của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng. Vì vậy, lượng hàng tồn kho được dự trữ để áp ứng đủ nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Mặt khác, công ty sản xuất kinh doanh đồ mộc gia dụng nên nguyên vật liệu dùng trong sản xuất là khó hao hụt. Chính vì thế, công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối mỗi niên độ kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì doanh nghiệp cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tuy nhiên, với những đặc điểm trong sản xuất kinh doanh cuả công ty nên việc không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là hợp lý. CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1. Kết luận Kinh tế nước ta ngày một phát triển mạnh kéo theo nhu cầu đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cho đất nước ngày một nhiều. Cơn sốt về nguyên vật liệu ngày một tăng, trong đó có gỗ. Là một công ty chuyên SXKD hàng mộc gia dụng xuất khẩu từ gỗ. Dựa vào những ưu điểm vốn có HÒA PHÁT đã, đang và sẽ có nhiều cơ hội phát triển trên thị trường. Sau thời gian thực tập, tìm hiểu công tác tổ chức và hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH HÒA PHÁT, nhìn chung công tác tổ chức quản lý, sử dụng và ghi sổ nguyên vật liệu là hợp lý và chặt chẽ, tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước, luôn áp dụng ngay và thích nghi với những quy định bổ sung mới của Bộ Tài Chính. Toàn thể công ty nói chung và Phòng kế toán nói riêng đều làm việc với một thái độ nghiêm túc và có tinh thần trách nhiệm cao, có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận. Tuy khối lượng công việc hằng ngày rất nhiều nhưng tất cả các công tác tài chính kế toán đều được xử lý khá chính xác và kịp thời. Nhiệm vụ được phân công cho từng người cụ thể, mỗi người theo dõi phần hành của mình và chịu trách nhiệm về mặt tính toán, lập báo cáo cuối kỳ. Việc áp dụng hình thức Sổ nhật kí chung trong công tác kế toán có sử dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính là rất phù hợp và thuận tiện với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Việc trang bị máy tính cho các phòng ban và phần mềm kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán cập nhật số liệu. Hệ thống mạng nội bộ an toàn và bảo mật. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, đảm bảo sự thống nhất, chặt chẽ và kịp thời trong việc chỉ đạo công tác kế toán. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, kiểm tra và luân chuyển chứng từ. Chứng từ kế toán được luân chuyển và lưu giữ cẩn thận và khoa học, do đó khá thuận lợi khi muốn kiểm tra. Về tình hình nguyên vật liệu: Công ty rất chú trọng đến công tác kế toán nguyên vật liệu. Điều thuận lợi nhất của công ty là có nguồn nguyên liệu dồi dào, được nhập trực tiếp từ các đối tác trong nước nên chủ động được nguồn hàng, chủng loại, chất lượng được nâng cao và mẫu mã đa dạng. Công tác tổ chức hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình nhập - xuất kho các loại nguyên vật liệu về mặt số lượng, chất lượng, giá trị và thời gian cung cấp cũng như việc kết chuyển chi phí nguyên vật liệu vào các đối tượng sử dụng một cách hợp lí và trung thực nhất. Mỗi lần nhập – xuất kho nguyên vật liệu luôn có chứng từ kèm theo. Và được công ty kiểm tra nghiêm ngặt về số lượng và chất lượng, vì thế nguyên vật liệu được sử dụng hợp lý và có hiệu quả. Do việc sản xuất được tính toán kĩ, nên lượng phế liệu sau sản xuất là rất ít, vì thế kế toán không theo dõi cũng như ghi chép lại. Tóm lại, bộ phận kế toán, bộ phận kho và phân xưởng sản xuất tại công ty liên kết phối hợp chặt chẽ với nhau một cách hợp lý đã giúp cho việc nhập – xuất – tồn nguyên vật liên được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. 5.2. Kiến nghị Thời gian thực tập vừa qua đã giúp em làm quen với thực tế, tiếp xúc với các loại sổ sách chứng từ, bước đầu vận dụng kiến thức đã học vào thực tiễn công việc. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, công ty vẫn còn một vài hạn chế. Em xin trình bày một vài kiến nghị sau: Về tình hình chung của công ty: Công ty cần chủ động tìm nguồn hàng mới có chất lượng tốt hơn, giá thấp hơn. Khi đặt hàng qua điện thoại cần gửi kèm đơn đặt hàng. Kiểm soát chặt chẽ tiến độ sản xuất qua từng khâu từ giai đoạn nhận nguyên vật liệu đến khi bốc hàng lên cont, tránh trường hợp chậm trễ. Trang bị máy móc thiết bị, áp dụng các kĩ thuật công nghệ mới vào sản xuất để tăng năng suất lao động, giảm chi phí. Cử cán bộ đi học hoặc mời chuyên gia giảng dạy nhằm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cấp quản lý, nâng cao tay nghề cho công nhân. Về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu: Công ty nên thường xuyên kiểm tra ở kho nguyên vật liệu đồng thời đối chiếu với sổ kế toán để phát hiện thừa – thiếu. Việc dự trữ nhiều nguyên vật liệu vào những tháng đầu giúp cho việc sản xuất trong năm được đảm bảo, tránh được tình trạng khan hiếm nguyên vật liệu vào những tháng cuối năm. Tuy nhiên, việc này khiến cho chi phí nguyên vật liệu tăng cao vào những tháng đầu năm. Bên cạnh đó chi phí trông coi, bảo quản khá tốn kém. Vì thế, công ty nên tìm nhà cung cấp đảm bảo việc cung cấp đều trong cả năm. Đối với phế liệu trong sản xuất, công ty nên ghi chép lại. Sau đó nhập lại kho hoặc bán ra ngoài tùy theo quyết định của ban quản lí để tiết kiệm chi phí. Hiện nay, công ty không đánh giá lại nguyên vật liệu cũng như không trích lập việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do vậy dẫn đến hàng tồn kho không được phản ảnh chính xác về giá trị, số lượng, chất lượng của sản phẩm nên việc tính giá thành của công ty còn bị hạn chế. Từ đó, lợi nhuận chưa thật chính xác. Vì thế, công ty nên đánh giá lại nguyên vật liệu sáu tháng một lần cũng như trích lập việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho để khắc phục những hạn chế trên, tránh trường hợp không tốt xảy ra. PHỤ LỤC