Tiểu luận Môn: Kỹ năng lãnh đạo phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI TIỂU LUẬN MÔN: KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO Phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm Học viên : Nguyễn Phương Hà Lớp : Cao học QTKD6.2 STT : 20 Hà Nội, tháng 7/2010 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 2 MỤC LỤC MỤC LỤC ................................................................................................................... 2 MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 3 PHẦN I: TỔNG QUAN LÝ THUYẾT ................................................................... 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản về nhóm và lãnh đạo nhóm .................................... 4 1.1.1. Khái niệm về nhóm.................................................................................. 4 1.1.2. Phân loại nhóm......................................................................................... 4 1.2. Những vấn đề về lãnh đạo nhóm....................................................................... 5 PHẦN II: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM................................. 6 2.1 Tìm hiểu các vấn đề của nhóm ........................................................................... 6 2.1.1 Quá trình hình thành một nhóm .............................................................. 6 2.1.2. Những lợi ích khi làm việc theo nhóm.................................................. 7 2.1.3. Những khó khăn và bất lợi mà nhóm có thể gặp phải ........................ 7 2.1.4. Các yếu tố tạo nên một nhóm làm việc hiệu quả ................................. 8 2.2. Làm thế nào để lãnh đạo nhóm ......................................................................... 9 2.2.1. Hiểu rõ về công việc của nhóm.............................................................. 9 2.2.2. Hiểu rõ về các thành viên tham gia nhóm .......................................... 11 2.2.3. Điều hành và lãnh đạo nhóm ................................................................ 11 2.2.3.1. Thiết lập các quy tắc căn bản của nhóm....................................11 2.2.3.2. Giải quyết các vấn đề nhóm.......................................................12 2.2.3.3. Tăng cường giao tiếp nhóm.......................................................13 KẾT LUẬN ............................................................................................................... 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................... 17 Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 3 PHẦN MỞ ĐẦU Trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đầy tính cạnh tranh hiện nay, làm việc nhóm là một kỹ năng hết sức cần thiết. Tuy nhiên, một vấn đề đặt ra cho những người lãnh đạo nhóm là làm sao để tạo dựng một nhóm hoạt động hiệu quả vì mục tiêu chung của cả nhóm, làm sao dung hoà và kết hợp được những cá nhân để tạo nên nhóm vững mạnh...? Thực sự ở cương vị một trưởng nhóm, hẳn bạn sẽ nhận thấy lãnh đạo nhóm là một việc không hề đơn giản. Chính vì lý do này, tôi chọn đề tài “Phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm” làm đề tài nghiên cứu cho tiểu luận bộ môn Kỹ năng lãnh đạo. Mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm tìm ra những biện pháp hữu hiệu để phát triển được kỹ năng lãnh đạo nhóm. Để thực hiện được mục đích nghiên cứu này, đề tài tự xác định cho mình những nhiệm vụ sau đây: 1. Nghiên cứu cơ sở lý thuyết của đề tài. 2. Nghiên cứu thực trạng của vấn đề. 3. Hệ thống hoá và đề xuất những biện pháp, phương thức nhằm phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm. Cấu trúc của tiểu luận: Ngoài trang bìa chính, trang bìa phụ, trang ghi ơn, mục lục, tài liệu tham khảo và phụ lục, tiểu luận có cấu trúc như sau: - Phần mở đầu - Phần nội dung - Phần kết luận Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 4 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHÓM VÀ LÃNH ĐẠO NHÓM 1.1. Các vấn đề cơ bản về nhóm: 1.1.1. Khái niệm nhóm: Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. 1.1.2. Phân loại nhóm: Vậy tại sao cần phải làm việc theo nhóm? Nguyên nhân vì nhiều công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng, đòi hỏi nhiều kiến thức, một người không thể tự giải quyết được mà cần sự hỗ trợ, giúp đỡ từ những người khác. Chính vì thế, nhóm được thành lập. Tuy nhiên, nhóm không hoàn toàn chỉ là việc tập hợp một đội ngũ và vạch ra nhiệm vụ cho họ. Theo thống kê, có các loại nhóm sau đây:  Nhóm chức năng: Là một đội ngũ, có thể làm việc cùng nhau hoặc không, có trách nhiệm báo cáo công việc với một người phụ trách duy nhất để đáp ứng mục tiêu chung của nhóm hay lớn hơn là của tổ chức.  Nhóm chức năng chéo: là nhóm được thành lập bởi những thành viên đảm nhận các chức năng khác nhau trong tổ chức. Các thành viên trong nhóm sử dụng một quỹ thời gian nhất định cho hoạt động của nhóm, phần thời gian còn lại được dành cho các nhiệm vụ khác.  Nhóm Tiger: cũng giống như nhóm chức năng chép, nhóm Tiger là nhóm được thành lập bởi những thành viên đảm nhận các chức năng khác nhau trong tổ chức nhưng toàn bộ thời gian của họ sẽ được sử dụng phục vụ cho hoạt động của nhóm, vì mục tiêu chung mà nhóm đề ra, với nhiệm vụ hàng Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 5 đầu là phải đưa ra giải pháp cho một vấn đề nào đó của tổ chức, hay chính là để thực hiện mục tiêu nhóm.  Nhóm chuyên nhiệm: là nhóm được tổ chức tạm thời với những thành viên được tập hợp lại để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó, thực hiện một mục tiêu cụ thể mà nhóm đề ra khi quyết định thành lập nhóm. 1.2. Các vấn đề về lãnh đạo nhóm: Khái niệm về lãnh đạo: Lãnh đạo là hướng dẫn mọi người, có nghĩa rằng bạn phải biết lắng nghe, quan sát và gây ảnh hưởng đến các cá nhân cũng như động cơ của cả nhóm. Nó liên quan đến việc làm cho mỗi thành viên của nhóm cảm thấy nỗ lực và hiệu quả công việc của họ được ghi nhận, hoà hợp tất cả các thành phần và tạo dựng nhận thức cho các thành viên trong nhóm về việc họ đang làm gì, và tại sao họ phải làm như vậy. Lãnh đạo là thúc đẩy một nhóm kiên trì vượt qua xung đột và khúc mắc để có thể đạt được những mục đích cao hơn. Điều đó có nghĩa người lãnh đạo nhóm phải biết can thiệp đúng lúc để đưa nhóm của mình quay lại đúng con đường phải đi. Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 6 PHẦN 2: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM 2.1. Tìm hiểu các vấn đề của nhóm: Trước hết, chúng ta cần tìm hiểu những vấn đề mà nhóm sẽ gặp phải khi hoạt động nhóm, để từ đó tìm ra phương thức phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm sao cho hiệu quả nhất. 2.1.1. Quá trình hình thành một nhóm: Người trưởng nhóm, hay người lãnh đạo nhóm trước hết cần phải nắm được quá trình hình thành nhóm trải qua những giai đoạn nào. Có 5 giai đoạn hình thành và phát triển nhóm bao gồm: Hình thành – xung đột – bình thường hoá – hoàn thiện – tan rã. - Giai đoạn hình thành: ở giai đoạn này, các cá nhân riêng lẻ gặp nhau, tập hợp lại, hình thành nhóm để thực hiện cùng một mục tiêu chung. Giai đoạn này sẽ xác định người trưởng nhóm, phân chia công việc và trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm. - Giai đoạn xung đột: trong giai đoạn này, xảy ra xung đột giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa một thành viên với các thành viên còn lại trong nhóm. - Giai đoạn bình thường hoá: các mâu thuẫn giữa các thành viên hoặc giữa thành viên với trưởng nhóm được giải quyết. Các thành viên làm việc khăng khít với nhau do mâu thuẫn đã được giải quyết. - Giai đoạn hoàn thiện: các khâu công việc, nhiệm vụ phân công cho từng thành viên trong nhóm được các thành viên nỗ lực hoàn thành. - Giai đoạn tan rã: nhóm tan rã sau khi đã đạt được mục tiêu đề ra hoặc khi các thành viên rời bỏ nhóm. Việc hiểu được các giai đoạn phát triển và hình thành nhóm giúp cho người trưởng nhóm hiểu được hiện nhóm mình đang trong giai đoạn nào, phát triển như Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 7 vậy có hợp quá trình không để từ đó tìm ra những giải pháp hiệu quả cho những vướng mắc của nhóm. 2.1.2. Những lợi ích khi là việc theo nhóm: - Công việc được thực hiện tốt hơn vì có nền tảng kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn do tập hợp của các thành viên trong nhóm. - Sức sáng tạo lớn hơn, nhiều triển vọng hơn, có thể giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. - Khả năng sẵn sàng phản ứng trước những thay đổi và rủi ro cao hơn. - Tạo môi trường hoạt động hứng khởi và giàu động lực hơn cho các thành viên trong nhóm. - Các thành viên cùng chia sẻ ý tưởng, kiến thức, kinh nghiệm, nhờ đó, vấn đề có thể được giải quyết nhanh hơn, hiệu quả hơn. - Thoả mãn nhu cầu giao tiếp của con người. - Được học hỏi thêm từ các thành viên khác. - Vượt qua được những xu hướng thiên lệch cá nhân. - Các thành viên của nhóm tích cực trong việc biến các ý tưởng của nhóm thành sự thật - Ý tưởng do một nhóm người đưa ra sẽ dễ chấp nhận hơn 2.1.3. Những khó khăn và bất lợi mà nhóm có thể gặp phải: - Các mục tiêu của nhóm không rõ ràng, hoặc mâu thuẫn với nhau. - Các thành viên trong nhóm không hợp tác tốt khi kết hợp với nhau. - Xảy ra xung đột giữa các thành viên trong nhóm. - Sự lấn át của một bộ phận hoặc bè phái trong nhóm đối với những thành viên khác trong nhóm có thể hạn chế năng suất làm việc nhóm, làm giảm thành quả có được của cả nhóm. - Ý kiến của cá nhân có ảnh hưởng đến cả nhóm. - Tốn thời gian và đòi hỏi sự cố gắng của cả nhóm. Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 8 - Chú trọng đến mục tiêu của nhóm hơn là mục tiêu chung của toàn tổ chức.Quyết định nhiều khi đưa ra để dung hoà mọi ý kiến trong nhóm . 2.1.4. Các yếu tố tạo nên một nhóm làm việc hiệu quả * Chia sẻ quyền lãnh đạo - Lãnh đạo nhóm là người được các thành viên tin tưởng và có thể đưa ra các quyết định - Tất cả các thành viên của nhóm đều nhận được thông tin đầy đủ - Lãnh đạo nhóm tôn trọng ý kiến của mọi thành viên. - Mọi người trong nhóm đều tham gia vào quá trình ra quyết định một cách hợp lý (đúng người, đúng việc) - Lãnh đạo nhóm chú trọng đến việc phát triển và đào tạo các thành viên của nhóm • Kỹ năng làm việc theo nhóm - Kỹ năng liên quan đến chia sẻ thông tin, tham gia và điều khiển một cuộc họp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định, sự đồng tâm nhất trí trong nhóm. • Không khí trong nhóm - Không khí cởi mở, thân thiện, hỗ trợ và tin tưởng lẫn nhau, làm cho các thành viên cảm thấy thoải mái khi tham gia cùng nhóm. Các thành viên không để lợi ích cá nhân ảnh hưởng đến công việc của nhóm. • Sự gắn bó - Mức độ gắn bó trong nhóm, sự đồng lòng quyết tâm cùng đạt mục đích chung. - Công việc được phân công hợp lý cho từng thành viên và được toàn nhóm nhất trí. • Sự đóng góp của thành viên trong nhóm - Tất cả mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình - Chia sẻ thông tin, công việc, quan hệ với nhau cởi mở, tham gia tích cực Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 9 - Chia sẻ trách nhiệm và công việc đồng đều giữa các thành viên trong nhóm và từng thành viên hiểu rõ công việc mà mình đang làm sẽ ảnh hưởng tốt/xấu thế nào đến toàn nhóm. 2.2. Làm thế nào để lãnh đạo nhóm? Vậy làm thế nào để có thể tạo ra một nhóm làm việc hiệu quả và lãnh đạo nhóm đó đạt được tốt mục tiêu đề ra? Vai trò của một người lãnh đạo nhóm có thể bắt đầu bằng việc nhận biết nhiệm vụ mà nhóm cần thực hiện, mục tiêu mà nhóm cần hướng tới. Sau đó là lập kế hoạch và lựa chọn thành viên cho nhóm. Tuy nhiên, công việc thực sự lại bắt đầu từ trước đó. Các cá nhân riêng biệt gặp nhau, tập hợp thành một nhóm và tập trung tại một địa điểm. Nhiệm vụ của người trưởng nhóm là phải tập hợp các cá nhân này thành một nhóm gắn bó, cùng cam kết vì nhiệm vụ chung của nhóm. 2.2.1. Hiểu rõ về công việc của nhóm: Trước hết, người lãnh đạo nhóm cần phải hiểu rõ công việc của nhóm và mục tiêu nhóm cần hướng tới là gì. Mặc dù những mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm sẽ giúp định hướng hoạt dộng của các thành viên trong nhóm, nhưng bất cứ một nhóm nào cũng thực hiện những hoạt động chung bao gồm: - Xác định rõ mục tiêu cần hoàn thành của nhóm và nỗ lực để đạt được mục tiêu đó. - Thống nhất về phương thức, phân công việc giữa các thành viên trong nhóm để đạt mục tiêu đã đề ra. - Thúc đẩy tiến độ công việc để đạt được mục tiêu đề ra. - Các thành viên trong nhóm hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau về mặt chuyên môn. - Thực hiện các bước công việc đã đề ra. - Đánh giá, tổng hợp và điều chỉnh các khâu công việc thông qua việc giao tiếp, trao đổi với các thành viên khác và các bộ phận liên quan. Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 10 Nhận biết mục đích của nhóm: bất cứ một nhóm nào được thành lập ra cũng nhằm một mục đích nhất định. Mục tiêu này cần được phổ biến đến mọi thành viên của nhóm để mọi thành viên này cùng nắm bắt, hiểu rõ cái đích mà mình cần hướng tới cũng như nhiệm vụ mà mình sẽ đảm nhận trong nhóm. Và cho dù nhiệm vụ của từng cá nhân có khác nhau, người lãnh đạo nhóm vẫn phải hướng các thành viên về mục đích chung cố hữu mà nhóm đã đề ra. Ngoài ra cũng cần phải xác định phạm vi hoạt động của nhóm và phạm vi ra quyết định của nhóm. Ví dụ, nhóm được ra nhiệm vụ lên kế hoạch cho một chương trình PR. Tuy nhiên, ngân sách lại phụ thuộc vào bộ phận tài chính. Vì thế, các kế hoạch, chương trình mà nhóm xây dựng phải nằm trong khung tài chính mà tổ chức phê duyệt. Sau khi xác định được mục tiêu và phạm vi hoạt động của nhóm, người trưởng nhóm cần lựa chọn các thành viên tham gia nhóm, đảm bảo cá nhân này có thể bù trừ những kỹ năng còn thiếu của các thành viên khác trong nhóm. Không chỉ đơn giản là tìm kiếm thành viên được trang bị những kỹ năng mà nhóm đang cần, mà hơn nữa, họ phải có khả năng phát triển những kỹ năng khác. Một tập hợp những kỹ năng cần thiết sẽ rất khác nhau tuỳ thuộc vào nhiệm vụ của từng nhóm, nhưng tất cả các nhóm đề đòi hỏi phải thông thạo về kỹ thuật chuyên môn, bao gồm: - Năng lực giải quyết vấn đề và ra quyết định. - Kỹ năng giao tiếp cá nhân. - Kỹ năng làm việc nhóm. Tuy nhiên, cũng không nên quá coi trọng kỹ năng của các cá nhân khi lựa chọn họ tham gia vào nhóm. Thái độ làm việc của cá nhân cũng rất quan trọng. Kỹ năng có thể được đào tạo, tất nhiên phải dựa trên nền tảng kỹ năng mà cá nhân đó đã có, nhưng thái độ của cá nhân đó đối với công việc không thể bị coi nhẹ. Cũng cần phải lưu ý rằng những thành viên tự nguyện tham gia nhóm sẽ có xu hướng tận tuỵ với công việc của nhóm hơn các thành viên được chỉ định tham gia nhóm. Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 11 Sự tận tâm này sẽ còn lớn hơn nhiều khi các thành viên trong nhóm nhận ra mục đích quan trọng phía sau những nỗ lực của nhóm. Lựa chọn số lượng thành viên tham gia nhóm cũng tuỳ thuộc vào nhiệm vụ và tính chất công việc đặt ra: - Thành lập nhóm nhỏ từ 5-9 thành viên nếu nhiệm vụ đặt ra cho nhóm là phức tạp và đòi hỏi nhiều kỹ năng cụ thể. Vì việc tập hợp thông tin và tổng kết, trao đổi sẽ phức tạp hơn nhiều nếu số lượng thành viên trong nhóm lớn. - Thành lập nhóm lớn có thể lên tới hơn 20 người nếu nhiệm vụ đặt ra có phạm vi hoạt động rộng, nhưng tính chất công việc lại khá đơn giản và dễ thực hiện. - Có thể chia nhóm lớn thành các nhóm nhỏ nếu các thành viên trong nhóm chấp thuận uỷ nhiệm công việc khi cần thiết. - Số lượng thành viên trong nhóm nên là số lẻ để thuận tiện trong việc biểu quyết ra quyết định. 2.2.2. Hiểu rõ về các thành viên tham gia nhóm: Hãy tìm hiểu động lực của các cá nhân khi tham gia nhóm. Mỗi cá nhân khi tham gia nhóm đều có mối quan tâm và động lực riêng của họ. Một số động lực cơ bản của các cá nhân khi tham gia nhóm như sau: - Cơ hội học hỏi từ những người khác để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm. - Đáp ứng nhu cầu giao tiếp, tham gia nhóm và được hợp tác với người khác. - Nhu cầu đạt được mục tiêu chung như nhóm đã đề ra. - Nhu cầu được khẳng định bản thân mình. ... 2.2.3. Điều hành và lãnh đạo nhóm: 2.2.3.1. Thiết lập các quy tắc căn bản cho nhóm: Quy tắc căn bản quan trọng nhất của nhóm là xác định xem quyết định của nhóm sẽ được đưa ra như thế nào. Công việc của nhóm thường đòi hỏi những quyết định liên tục, càng nhiều thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 12 càng làm tăng thêm sự hỗ trợ tích cực cho kết quả công việc. Quyết định thường được hình thành theo một số cách sau đây: - Lãnh đạo ra quyết định: Đây là cách ra quyết định nhanh nhất do quyền ra quyết định tập trung vào một người lãnh đạo duy nhất. Tuy nhiên, cách ra quyết định này ít khi nhận được sự đồng thuận hoàn toàn của toàn bộ các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, nếu các thành viên trong nhóm cảm thấy quan điểm hay ý kiến của họ được lắng nghe, được lãnh đạo cân nhắc và xem xét trong quá trình đưa ra quyết định cuối cùng, và quan trọng nhất là họ có lòng tin vào người lãnh đạo, thì phương pháp ra quyết định này có thể phát huy hiệu quả. - Đa số quyết định: phương pháp này khá quen thuộc và thường được chấp nhận trong quá trình ra quyết định của nhóm. Tuy vậy, những cá nhân đưa ra ý kiến thiểu số sẽ có cảm giác mình là người ngoài cuộc. - Một nhóm nhỏ các thành viên trong nhóm đưa ra quyết định: Sự tín nhiệm là yếu tố đặc biệt quan trọng khi áp dụng cách thức ra quyết định này. - Quyết định bằng sự nhất trí: Đây là mức cao nhất của việc ra quyết định nhóm. Không hẳn là tất cả các thành viên đều đồng ý với quyết định đó, nhưng có được sự nhất trí sẽ tạo nền tảng để các thành viên hợp tác với nhau thực hiện mục tiêu chung của nhóm. Khi đã là một thành viên nhóm có nghĩa rằng bạn phải chấp nhận ủng hộ các quyết định của nhóm, kể cả khi bạn không ủng hộ quyết định này. Đây là cách ra quyết định mất nhiều thời gian nhất, nhưng hiệu quả công việc có thể đạt lên cao nhất, tuy nhiên, không thích hợp khi phải quyết định những vấn đề khẩn cấp. 2.2.3.2. Giải quyết các vấn đề của nhóm: Giữ cho nhóm đi đúng mục tiêu: Mục tiêu nhóm đề ra từ ban đầu có thể bị chệch hướng vì rất nhiều lý do. Ý thức về phương hướng của các thành viên trong nhóm có thể bị giảm sút do phong cách lãnh đạo, hoạt động nội bộ hoặc mâu thuẫn giữa các thành viên. Trách nhiệm của người trưởng nhóm là phải luôn hướng các hoạt Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 13 động của các thành viên về mục tiêu chung của cả nhóm, định hướng lại những hoạt động sai lệch hướng mục tiêu mà nhóm đề ra. Giải quyết xung đột: Xung đột không phải lúc nào cũng mang ý nghĩa tiêu cực. Những xung đột mang tính tư duy hoặc mang tính sáng tạo có thể sẽ có ích. Khi các thành viên không đồng tình với kết quả thì những cách giải thích, tiếp cận hay những lý lẽ mà họ đưa ra có thể tạo nên những kết quả đột phá. Ngược lại, những xung đột không kiểm soát được hay mang tính mâu thuẫn tình cảm cá nhân sẽ làm giảm nỗ lực của các thành viên trong nhóm, gây tổn hại đến mục tiêu chung của cả nhóm. Xung đột cần phải được giải quyết kịp thời và triệt để. Đối với những xung đột mang tính sáng tạo, vấn đề cần được đưa ra bàn luận công khai trước cả nhóm, tuy nhiên vẫn phải hướng đến mục tiêu chung của nhóm. Nếu việc giải quyết mâu thuẫn này nằm ngoài khả năng của người trưởng nhóm, hãy yêu cần sự giúp đỡ từ người quản lý có thẩm quyền cao hơn, hoặc từ một chuyên gia bên ngoài. Ý kiến khách quan có thể cho nhóm quyết định đúng đắn. Đối với những xung đột mang tính cá nhân hay ảnh hưởng quyền lực, mức độ ảnh hưởng sẽ càng nguy hiểm hơn khi không được giải quyết kịp thời. Người trưởng nhóm lúc này phải thẳng thắn đối diện vấn đề, không vì lo ngại làm tổn thương đến một cá nhân nào đó trong nhóm mà gây ảnh hưởng đến cả nhóm. Đơn giản vì mâu thuẫn này không được giải quyết triệt để có thể gây ảnh hưởng nhóm, thậm chí tan rã nhóm. Trước hết, để giải quyết những mâu thuẫn, xung đột trong nhóm, người trưởng nhóm cần phải tìm hiểu nguyên nhân phát sinh mâu thuẫn. Các xung đột có thể bắt nguồn từ: - Bất đồng ý kiến. - Thiếu công bằng. - Các thành viên nhóm chưa hiểu hết về nhau dẫn đến việc hiểu lầm, thiếu hợp tác cởi mở. - Thiếu sự tôn trọng giữa các thành viên nhóm. - Phong cách cá nhân khác biệt. - Mục đích không hợp lý. Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 14 - Cách cư xử vô lý của một cá nhân gây ảnh hưởng đến cả nhóm. - Thái độ làm việc thờ ơ của một cá nhân. ... Hiểu được nguyên nhân phát sinh mâu thuẫn là tiên đề quan trọng để giải quyết xung đột. Chế độ thưởng phạt công minh: Mỗi cá nhân khi tham gia nhóm đều có nhu cầu được công nhận thành quả lao động và đóng góp của mình trong nhóm. Việc xây dựng một chế độ thưởng phạt công minh giúp các cá nhân nỗ lực hơn với nhiệm vụ được giao phó. Tính công bằng là một yếu tố rất quan trọng trong việc thúc đẩy hay kìm hãm sự nỗ lực của mỗi cá nhân vì mục tiêu chung của nhóm. Đánh giá kết quả công việc: Kết quả cuối cùng mà nhóm đạt được là một tiêu chí quan trọng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân tham gia nhóm. Nhóm có thể đưa ra hàng loạt các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình thực hiện công việc. Một số mâu tiêu chuẩn thông dụng ví dụ như: - Đạt mục tiêu mà nhóm giao phó. - Sự hài lòng của khách hàng. - Lợi nhuận. - Chất lượng sản phẩm và dịch vụ. - Chi phí thực tế sản xuất ra sản phẩm so với chi phí dự thảo. Những phương thức đánh giá truyền thống thường tập trung vào kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, điểm khác biệt chủ yếu trong việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của một nhóm là: mặc dù kết quả cuối cùng là then chốt, nhưng phương thức để đạt được kết quả đó cũng quan trọng không kém. Quá trình hợp tác giữa các thành viên trong nhóm để đạt được kết quả cuối cùng chính là một thước đo quan trọng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhóm. 2.2.3.3. Tăng cường giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm: Giao tiếp là chìa khoá giúp cho nhóm làm việc hiệu quả và thực hiện các chức năng một cách trôi chảy. Giao tiếp trước hết giúp các thành viên trong nhóm thấu hiểu nhau hơn, Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 15 sau là nắm bắt được tiến trình công việc để có những điều chỉnh kịp thời. Chính vì thế, người trưởng nhóm phải thường xuyên duy trì và đẩy mạnh giao tiếp nhóm. Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 16 KẾT LUẬN Lãnh đạo nhóm là một kỹ năng khó đòi hỏi người trưởng nhóm phải có được kiến thức tổng quan kết hợp với kỹ năng giao tiếp, khả năng thuyết trình trước đám đông, khả năng thuyết phục và hướng người khác làm việc theo một mục tiêu đã đề sẵn... Nắm bắt được những đặc điểm của nhóm, quá trình hình thành và phát triển nhóm cũng như các yếu tố tạo nên một nhóm hoạt động hiệu quả, các bước điều hành và lãnh đạo một nhóm sẽ cung cấp cho bạn những kỹ năng để phát huy khả năng lãnh đạo nhóm. Nhóm là một con thuyền, và người lãnh đạo nhóm chính là thuyền trưởng chèo lái con thuyền đó hướng tới mục tiêu nhóm đề ra. Tiểu luận môn Kỹ năng lãnh đạo TS. Lê Thị Thu Thủy Nguyễn Phương Hà – STT 20 – QTKD K6.2 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Slice bài giảng Kỹ năng lãnh đạo – Ts. Lê Thị Thu Thuỷ 2. Sách “Lãnh đạo nhóm” – Havard Business Press – Nhà xuất bản Tri thức trẻ