Tiểu luận Môn quản trị chất lượng quá trình áp dụng iso 9001-2008 tại phòng kế hoạch – Cung tiêu tập đoàn Hoa Sen

vị hoặc người có ủy quyền từ các đơn vị thông qua bảng in, fax hoặc scan qua email. - Đối với các đơn hàng định kỳ: ngày 20 hàng tháng các đơn vị gởi phiếu hỏi hàng về phòng cung tiêu và Phòng cung tiêu có trách nhiệm phản hồi vào ngày 30 hàng tháng. - Đối với các đơn hàng phát sinh: nhân viên kế hoạch chịu trách nhiệm chuyển qua trưởng BP kế hoạch để xem xét. 09 Ban TGĐ Giám đốc cung tiêu QT mua hàng nội địa QT mua hàng ngoài nước QT gia công ngoài 10 BP kế hoạch 11 Đơn vị kinh doanh QT.BHNĐ.B M05 12 TBP kế hoạch PGĐ phụ trách Kế hoạch 13 BP kế hoạch Các đơn vị liên quan Tất cả hồ sơ liên quan Phản hồi thông tin với đơn vị kinh doanh Đơn vị kinh doanh gửi ĐĐH Lưu hồ sơ Ký xác nhận thời gian giao hàng Phê Trang 15 B2: Kiểm tra phiếu hỏi hàng - Sau khi tiếp nhận Phiếu hỏi hàng, NV kế hoạch chuyển qua trưởng BP kế hoạch để xem xét - Trưởng BP kế hoạch tiến hành kiểm tra. A. Phiếu hỏi hàng không hợp lệ thì phản hồi về đơn vị yêu cầu. B. Phiếu hỏi hàng hợp lệ thì tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. Phụ lục về việc phối hợp xác nhận đơn hàng cung tiêu Bình Dương và Phú Mỹ ( QT.XNĐH.PL01). B3: Kiểm tra hàng tồn kho - Khi kiểm tra hàng tồn kho nếu có hàng tồn kho thì xác nhận có hàng tồn kho và phản hồi đơn vị kinh doanh. - Trong trường hợp không có hàng tồn kho thì xảy ra 2 trường hợp: + Trường hợp 1: Không nằm trong năng lực sản xuất của nhà máy, không có khả năng cung ứng thì từ chối đơn hàng và phản hồi về cho đơn vị hỏi hàng. + Trường hợp 2: Thuộc vào năng lực sản xuất nhà máy thì kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất sau đó phản hồi cho khách hàng về thời gian giao hàng. B4: Kiểm tra NVL, cân đối KHSX, phản hồi thông tin - Trường hợp 1: Có đủ NVL sản xuất và có kế hoạch dự kiến ra hàng. Phản hồi thời gian ra hàng cho các đơn vị kinh doanh. - Trường hợp 2: Không đủ NVL sản xuất và có khả năng sản xuất thì đề xuất mua NVL sản xuất. - Trường hợp3: Không đủ NVL sản xuất và không sản xuất thì đề xuất mua ngoài – gia công ngoài. Th1: 60 phút Th2: 60 phút sau khi có xác nhận của Nhập khẩu Th3: 24 giờ kể từ khi nhận được phiếu hỏi hàng (phản hồi có khả năng thực hiện được hay không) B5-6: Đề xuất mua NVL và phê duyệt - Nếu đơn hàng không đủ NVL sản xuất, GĐ cung tiêu đề xuất mua NVL lên Ban TGĐ để mua NVL sản xuất - Khi đề xuất được duyệt, GĐ cung tiêu thực hiện thủ tục mua hàng Nhập khẩu phản hồi sau 24 giờ B7: Cân đối KHSX Trang 16 - Sau khi xác định được thời gian NVL được mua về, BP kế hoạch sẽ cân đối lại KHSX và phản hồi thời gian giao hàng. B08 và 09: Đề xuất mua hàng ngoài, gia công ngoài và phê duyệt - Nếu đơn hàng không đủ NVL sản xuất hoặc không sản xuất được do không đảm bảo tính hiệu quả và không nằm trong năng lực sản xuất của nhà máy trong khi khả năng mua ngoài và gia công ngoài đảm bảo hiệu quả hơn thì BP kế hoạch đề xuất lên Ban TGĐ mua ngoài - gia công ngoài nhằm đáp ứng đơn hàng. - Sau khi đề xuất được phê duyệt: + Đối với hàng mua ngoài, GĐ cung tiêu làm đơn đặt hàng và làm thủ tục mua hàng theo quy trình mua hàng đối với hàng hóa mua ngoài. + Đối với hàng gia công ngoài thì tiến hành thực hiện theo quy trình gia công ngoài - Trường hợp đề xuất không được phê duyệt nhân viên tiếp nhận cần phản hồi lại đơn vị kinh doanh là không thể đáp ứng B10: Phản hồi thông tin với đơn vị kinh doanh Phòng cung tiêu xác nhận trên phiếu hỏi hàng về: - Số lượng và quy cách hàng hóa. - Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất) - Thời gian hiệu lực cho phiếu hỏi hàng Sau đó gửi lại cho các đơn vị kinh doanh B11: Đơn vị kinh doanh gửi ĐĐH - Các đơn vị kinh doanh gửi đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin: - Số lượng và quy cách hàng hóa. - Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất) B12: Xác nhận thời gian giao hàng Phòng cung tiêu xác nhận đơn đặt hàng với các thông tin sau: - Số lượng và quy cách hàng hóa. - Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất) Hàng sản xuất ở Bình Dương: 30 phút Hàng sản xuất ở Phú Mỹ: 60 phút Trang 17 B13: Lưu hồ sơ - BP kế hoạch: Lưu phiếu hỏi hàng, đơn đặt hàng. - Nhân viên điều hàng: Lưu đơn đặt hàng. - BP gia công: Lưu đơn hàng gia công, hợp đồng gia công, - Các đơn vị kinh doanh: Lưu phiếu hỏi hàng, đơn đặt hàng đã có xác nhận phòng cung tiêu. 2.2.1.1.7. Phụ lục Tên phụ lục Mã số Phụ lục phối hợp đơn đặt hàng giữa cung tiêu HSG Bình Dương và cung tiêu THS Phú Mỹ QT.XNĐH.P L01 2.2.1.1.8. Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ STT Tên biểu mẫu/Hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu trữ Thời gian lưu 01 Phiếu hỏi hàng QT.BHNĐ.BM02 KHCT 01 năm 02 Đơn đặt hàng QT.BHNĐ.BM05 KHCT 2.2.1.2 Quy trình giao hàng nội địa 2.2.1.2.1 Mục đích - Nhằm hệ thống một cách hợp lý và có khoa học trong quá trình giao hàng của bộ phận kế hoạch cung tiêu (giao hàng nhanh nhất cho các đơn vị mua hàng). - Phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng, các đơn vị hỗ trợ nhau để rút ngắn thời gian giao hàng. - Đánh giá và kiểm soát việc thực hiện giao hàng cho các đơn vị mua hàng. 2.2.1.2.2 Phạm vi áp dụng - Quy trình này được áp dụng tại phòng kế hoạch cung tiêu, kế toán, và các đơn vị mua hàng 2.2.1.2.3 Định nghĩa, thuật ngữ và viết tắt - BP: Bộ phận - HTPP: Hệ thống phân phối Trang 18 - KT: Kiểm tra - KHCT: Kế hoạch cung tiêu - NV: Nhân viên - PXKHG: Phiếu xuất kho hàng gửi - PNKHG Phiếu nhập kho hàng gửi - PGH: Phiếu giao hàng - PCKNB: Phiếu chuyển kho nội bộ - PYCXKHG: Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi - PYCGH: Phiếu yêu cầu giao hàng 2.2.1.2.4 Trách nhiệm - GĐ Cung tiêu, PGĐ Cung Tiêu, Ban giám đốc các Công ty con, Trưởng phòng Kế hoạch cung ứng các công ty con chỉ đạo thực hiện quy trình này. - Tổ trưởng tổ chứng từ kiểm tra các PGH/PCKNB/PXKHG, phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi. - NV cung ứng chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi. Đồng thời nhận lại phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi; PGH PCKNB/PXKHG đã có chữ ký xác nhận của trưởng các đơn vị mua hàng, lưu giữ các chứng từ liên quan. - NV chứng từ tiến hành kiểm tra hàng hóa và tính giá xuất kho, đồng thời lập phiếu PGH/PCKNB/PXKHG và nhập phiếu PNKHG. - Trưởng tổng kho, Phó tổng kho và thủ kho có trách nhiệm soạn hàng, kiểm tra xe và xếp hàng lên xe theo phiếu yêu cầu giao hàng hoặc PCKNB/PXKHG. - NV Kế toán có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa trong PGH hoặc PCKNB và tiến hành xuất hóa đơn. - Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra xe và hàng hóa trước khi cho xe ra khỏi cổng 2.2.1.2.5 Nội dung Lưu đồ thực hiện Thứ tự Lưu đồ Trách nhiệm thực hiện Biểu mẫu, tài liệu liên quan Trang 19 01 NV cung ứng QT.GHNĐ. BM07 (Phiếu yêu cầu giao hàng) QT.GHNĐ. BM01(Phiế u yêu cầu xuất kho hàng gửi) 02 NV cung ứng 03 NV cung ứng 04 NV chứng từ 05 NV chứng từ QT.GHNĐ. BM02 (PGH) QT.GHNĐ. BM03 (PCKNB) QT.GHNĐ. BM04 (PNKHG) QT.GHNĐ. BM05 (PXKHG) 06 TBP. chứng từ P.GĐ KH- CT GĐ Tiếp nhận phiếu yêu cầu giao hàng/yêu cầu Không Kiểm tra yêu cầu giao hàng, yêu cầu xuất kho hàng gửi Đồng Chuyển qua BP chứng từ Không đồng BP Chứng từ KT tồn kho, giá Đồng Xuất PGH/ PCKNB/PNKHG/PXKHG Không đồng Kiểm tra, phê duyệt PGH, PCK, Đồng Trang 20 KH-CT 07 NV cung ứng 08 NV kế toán Không đồng ý chuyển lại bước 4 08 NV kế toán 10 NV cung ứng 11 Thủ kho Đơn vị vận tải 12 NV trạm cân Bảo vệ 13 Tài xế vận chuyển hàng 14 Các đơn vị mua hàng Chuyển PGH/ PCKNB qua BP Kế toán KT PGH /PCKNB Không đồng ý Xuất hóa đơn Đồng Chuyển PGH/ PCKNB/PXKHG đến Xếp hàng lên xe Không Kiểm tra hàng sau khi cân xe Vận chuyển Các đơn vị nhận hàng và kiểm tra Đồng Không đồng Trang 21 15 NV cung ứng 16 NV cung ứng 2.2.1.2.6 Diễn giải Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện NV cung ứng B1: Tiếp nhận phiếu yêu cầu giao hàng, phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi. - Các đơn vị kinh doanh phải gửi Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi cho nhân viên cung ứng của Phòng kế hoạch cung ứng tại Công ty sản xuất hàng hóa đó. Các phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi phải có chữ ký xác nhận của Trưởng các đơn vị hoặc người được Trưởng đơn vị ủy quyền. Trường hợp nhập kho hàng gửi đơn vị kinh doanh phải ghi rõ trên phiếu yêu cầu giao hàng: nhập kho hàng gửi (khách hàng gửi hàng tại kho)(mục số 7) (thời gian gửi hàng tại kho tối đa 15 ngày kể từ thời điểm nhập kho hàng gửi, trường hợp cá biệt đơn vị kinh doanh làm tờ trình xin ý kiến Ban TGĐ). - Nhân viên cung ứng sẽ nhận trực tiếp hoặc bằng fax Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi có đủ chữ ký xác nhận từ: + Hệ thống phân phối (từ các Chi nhánh) + Kinh doanh Nội địa, Kinh doanh Dự án, các Công ty con. QT.GHNĐ.BM07 (Phiếu yêu cầu giao hàng) QT.GHNĐ.BM01 (Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi) NV B2: Kiểm tra phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu Quy trình vận 20 phút Nhận lại PGH/PXKHG Lưu hồ sơ Trang 22 Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện cung ứng yêu cầu xuất kho hàng gửi. - Sau khi tiếp nhận Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi, NV cung ứng tiến hành kiểm tra chi tiết, số lượng, quy cách hàng hoá, nơi giao nhận hàng, thời gian nhận hàng, người nhận hàng,…. Đối với phương tiện vận chuyển xảy ra 2 trường hợp như sau: + Trường hợp 1: Phương tiện vận chuyển của khách hàng nhận hàng tại kho của HSG hoặc HSPM thì đơn vị kinh doanh phải cung cấp đầy đủ thông tin của phương tiện nhận hàng. Trách nhiệm hàng hoá kể từ khi hàng ra khỏi kho sẽ do các Chi nhánh, khách hàng của các đơn vị kinh doanh phụ trách (theo quy trình nhận hàng và quy trình vận chuyển). + Trường hợp 2: Phương tiện vận chuyển của Công ty hoặc thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài để giao hàng cho khách hàng, nhân viên cung ứng phải ghi rõ thông tin đơn vị nhận hàng lên phiếu yêu cầu giao hàng. Trách nhiệm hàng hoá kể từ khi hàng ra khỏi kho sẽ do nhân viên cung ứng phụ trách (theo quy trình nhận hàng và quy trình vận chuyển).  Sau khi kiểm tra các thông tin trên Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi đầy đủ, chính xác. Nhân viên cung ứng ký xác nhận vào Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi và gửi trực tiếp hoặc fax lại cho đơn vị kinh doanh. Căn cứ vào thời gian giao hàng, nhân viên cung ứng xử lý theo 2 trường hợp sau: + Trường hợp 1: Nếu giao hàng ngay thì chuyển QT.GHNĐ.BM07 (Phiếu yêu cầu giao hàng) QT.GHNĐ.BM01 (Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi) /một phiếu yêu cầu giao hàng/phiế u yêu cầu xuất kho hàng gửi (trường hợp thuê xe ngoài thời gian sẽ theo quy trình vận chuyển) Trang 23 Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện nhân viên cung ứng chuyển Phiếu đề nghị giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi qua cho Nhân viên chứng từ. + Trường hợp 2: Nếu giao hàng sau thì nhân viên cung ứng chuyển Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu xuất kho hàng gửi cho Nhân viên chứng từ trước 2 tiếng tính từ thời hạn giao hàng ghi trong Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi.  Sau khi kiểm tra thông tin trên Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi phát hiện có sự sai sót thì làm việc lại với đơn vị kinh doanh. NV cung ứng B3: Chuyển qua Bộ phận Chứng từ. - Sau khi kiểm tra Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi đúng, Nhân viên cung ứng chuyển Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi qua bộ phận chứng từ tiếp tục xử lý. NV chứng từ B4: Kiểm tra tồn kho, giá xuất kho, số lượng. - Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi, Nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra số lượng, trọng lượng, quy cách, tên người sở hữu các mặt hàng trong Phiếu yêu cầu giao hàng /phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi so với hàng tồn kho/phiếu giao hàng. - Nếu hàng đã có giá vốn thì kiểm tra giá xuất kho, còn chưa có giá vốn thì chưa cần kiểm tra giá xuất kho.  Nếu thông tin hàng hóa trên Phiếu yêu cầu giao hàng khớp với hàng tồn kho thì lập PGH hoặc PCKNB. Trường hợp trên Phiếu yêu cầu giao hàng có đề nghị nhập 20 phút cho một phiếu yêu cầu giao hàng/phiế u yêu cầu xuất kho hàng gửi Trang 24 Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện kho hàng gửi thì nhân viên chứng từ sẽ đồng thời lập phiếu giao hàng (để tính doanh thu, lợi nhuận,…) và phiếu nhập kho hàng gửi.  Nếu thông tin trên phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi khớp với phiếu giao hàng trước đó thì lập phiếu xuất kho hàng gửi.  Nếu thông tin hàng hóa trên Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi không khớp thì làm việc lại với Nhân viên cung ứng. NV Chứng từ B5: Lập PGH/PCKNB/PXKHG. - Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu chính xác, Nhân viên chứng từ tiến hành lập PGH/PCKNB/PNKHG/PXKHG. + Trường hợp đã có giá vốn: tiến hành in PGH khi giao hàng cho khách hàng của các đơn vị kinh doanh hoặc PCKNB khi giao hàng cho các công ty con/tổng kho/chuyển hàng qua đơn vị gia công.  PGH in ra làm 2 phiếu, 1 phiếu có giá vốn để chuyển qua Phòng kế toán xuất hóa đơn GTGT và 1 phiếu không có giá để đưa đơn vị vận chuyển.  PCKNB in ra làm 2 phiếu (không thể hiện giá), 1 phiếu chuyển qua Phòng kế toán để xuất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, 1 phiếu đưa cho xe vận chuyển. + Trường hợp chưa có giá vốn:  Nhân viên chứng từ làm PCKNB để chuyển hàng đi, sau đó làm PGH sau. QT.GHNĐ.BM02 (PGH) QT.GHNĐ.BM03 (PCKNB) QT.GHNĐ.BM04(P NKHG) QT.GHNĐ.BM05 (PXKHG) 5 phút / phiếu yêu cầu giao hàng Trang 25 Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện Tổ trưởng tổ chứng từ PGĐ, GĐ KHCT B6: Kiểm tra, phê duyệt PGH/PCKNB/PNKHG/PXKHG. - Sau khi Nhân viên chứng từ lập xong PGH/ PCKNB/PNKHG/PXKHG thì Trưởng bộ phận Chứng từ, Phó GĐ, GĐ KHCT sẽ kiểm tra và ký xác nhận vào PGH/PCKNB/PNKHG/PXKHG. NV kế toán B7: Chuyển PGH/PCKNB qua BP kế toán. - Sau khi PGH/PCKNB đã phê duyệt xong thì Nhân viên cung ứng chuyển PGH/PCKNB qua Phòng kế toán để xuất hóa đơn. NV kế toán B8: Kế toán kiểm tra PGH, PCKNB. - Kế toán sẽ đối chiếu về số lượng, quy cách và giá bán của các mặt hàng trong PGH/ PCKNB.  Nếu số liệu đúng thì kế toán sẽ tiến hành xuất hóa đơn.  Nếu không đúng thì Kế toán sẽ chuyển qua cho BP chứng từ để kiểm tra đối chiếu lại (quay lại bước 4). NV kế toán B9: Xuất hóa đơn. - Sau khi kế toán đối chiếu số liệu trên PGH/ PCKNB đúng sẽ tiến hành xuất hóa đơn như sau: + Nếu là PGH thì nhân viên kế toán sẽ xuất hóa đơn GTGT. + Nếu là PCKNB thì nhân viên kế toán xuất Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Trường hợp giao hàng cho Chi nhánh, Công ty con: Bộ phận Kế toán sẽ chuyển hoá đơn GTGT, hoặc phiếu xuất kho Hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 60 phút/hoá đơn Trang 26 Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện kiêm vận chuyển nội bộ cho nhân viên cung ứng (bản chính). - Trường hợp giao hàng cho các khách hàng mua ngoài: Bộ phận Kế toán sẽ chuyển hoá đơn GTGT (bản photo) cho nhân viên cung ứng và bản chính sẽ chuyển cho đơn vị kinh doanh. NV Cung ứng B10: Chuyển PGH/ PCKNB/PXKHG đến kho. - Trường hợp 1: Khách hàng là chi nhánh, Công ty con, Tổng kho (khách hàng nội bộ) thì nhân viên cung ứng gửi bộ hồ sơ gồm hóa đơn giá trị gia tăng, PGH (xe nhà vận chuyển thì PGH có giá, xe ngoài thì PGH không có giá) hoặc bộ hồ sơ gồm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (trường hợp gấp, BP Chứng từ không làm kịp giá vốn) và PCKNB cho đơn vị vận chuyển, sau đó đơn vị vận chuyển sẽ đem xuống kho đưa cho Trưởng Tổng kho hoặc Phó Tổng kho để tiến hành soạn hàng, xếp hàng lên xe. - Trường hợp 2: Khách hàng là khách hàng bên ngoài. Nhân viên cung ứng chỉ gửi PGH (không có đơn giá) và Hoá đơn photo cho đơn vị vận chuyển, sau đó đơn vị vận chuyển sẽ đem xuống kho đưa cho Trưởng Tổng kho hoặc Phó Tổng kho để tiến hành soạn hàng, xếp hàng lên xe. Hoá đơn gốc Phòng Kế toán sẽ chuyển trực tiếp cho đơn vị kinh doanh. - Trường hợp 3: Nếu xuất kho hàng gửi, nhân viên cung ứng sẽ chuyển phiếu xuất kho hàng gửi cho đơn vị vận chuyển, sau đó đơn vị vận chuyển sẽ đem xuống kho đưa cho Trưởng Tổng kho hoặc Phó Tổng kho để tiến hành soạn hàng, xếp hàng lên Trang 27 Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện xe. Trưởng Tổng kho Đơn vị vẩn tải B11: Xếp hàng lên xe. - Sau khi nhận được PGH/PCKNB/PXKHG, để được xếp hàng lên xe, nhân viên vận chuyển phải có đầy đủ các giấy tờ và dụng cụ sau: + Trường hợp 1: Phương tiện vận chuyển của khách hàng nhận hàng tại kho của HSG hoặc HSPM thì số xe và tài xế (tên tài xế, số CMND,…) phải đúng như Phiếu yêu cầu giao hàng. Bên cạnh đó xe cũng phải có đủ dụng cụ dùng để vận chuyển hàng hóa như bạt che, pallet, canh kê, dây,… + Trường hợp 2: Thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài để giao hàng cho khách hàng thì nhân viên nhận hàng phải có giấy giới thiệu từ Đơn vị vận chuyển. Bên cạnh đó xe cũng phải có đủ dụng cụ dùng để vận chuyển hàng hóa như bạt che, pallet, canh kê, dây,… + Trường hợp 3: Xe của Công ty Cơ khí Vận tải thì có lệnh điều xe của Công ty Cơ khí & Vận tải - Khi đã có đủ giấy tờ và dụng cụ thì tiến hành bốc xếp hàng hóa lên xe. Sau khi hàng hóa đã được chất lên xe, tài xế ký xác nhận nhận đủ hàng và tình trạng khô ráo, không hư móp lên PGH/PCKNB/PXKHG. Sau đó cho xe ra trạm cân. - Kể từ thời điểm nhân viên cung ứng chuyển phiếu giao hàng/PCKNB/PXKHG, hóa đơn cho đơn vị vận chuyển để đem xuống kho, xếp hàng lên xe, chậm nhất sau 10 phút nhân Quy định bốc xếp hàng hóa Tùy vào số lượng hàng hóa có trong PGH/ PCKNB Trang 28 Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện viên cung ứng phải thông báo cho đơn vị kinh doanh biết hàng hóa đang được xếp lên xe bằng email. Đồng thời nhân viên cung ứng phải gửi email cho kiểm soát nội bộ để theo dõi. Đơn vị kinh doanh có trách nhiệm thông báo cho khách hàng biết thời gian đến mà chuẩn bị phương tiện, nhân sự,.... để nhận hàng. NV Trạm cân Bảo vệ B12: Kiểm tra hàng sau khi cân xe. - Nhân viên trạm cân tiến hành cân trọng lượng hàng hóa có trên xe. - Bảo vệ sẽ đối chiếu khối lượng trên phiếu cân với khối lượng trên PGH/PCKNB/PXKHG đồng thời kiểm tra Hoá đơn GTGT hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Nếu hợp lý và hàng hóa được phủ kín thì bảo vệ đóng dấu vào PGH/PCKNB/PXKHG và cho xe ra khỏi cổng. Quy định bốc xếp hàng hóa Phiếu cân xe Tài xế vận chuyển hàng B13: Vận chuyển hàng hóa. Quy trình vận chuyển. Quy trình vận chuyển Thời gian có trong QT vận chuyển Quản lý các đơn vị mua hàng B14: Khách hàng kiểm tra và nhận hàng. - Sau khi nhận hàng hóa, các đơn vị nhận hàng kiểm tra hàng hóa có đúng với PGH hoặc PCKNB/ PXKHG và Hoá đơn GTGT hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và tình trạng hàng khô ráo, không hư móp:  Nếu đúng + Chi nhánh: Giám đốc chi nhánh hoặc người được Giám đốc chi nhánh ủy quyền xác nhận đã nhận đủ hàng, tình trạng hàng khô ráo, không hư móp đồng thời ký tên, đóng dấu vào Quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng. Quy trình vận chuyển Trang 29 Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện PGH/PXKHG. + Công ty con: Trưởng phòng cung tiêu các công ty con hoặc người được ủy quyền xác nhận đã nhận đủ hàng, tình trạng hàng khô ráo, không hư móp đồng thời ký tên, đóng dấu treo vào PGH/PCKNB/PXKHG. + Tổng kho: Trưởng Tổng kho hoặc người được ủy quyền xác nhận đã nhận đủ hàng, tình trạng hàng khô ráo, không hư móp đồng thời ký tên, đóng dấu vào PCKNB. + Khách hàng: - Đối với giao hàng tại công trình, dự án: thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền (có giấy giới thiệu) sẽ ký xác nhận,… - Đối với giao hàng tại kho khách hàng: Thủ trưởng hoặc người có giấy ủy quyền (đơn vị kinh doanh có trách nhiệm làm việc với khách hàng về việc người được ủy quyền) xác nhận đã nhận đủ hàng, tình trạng hàng khô ráo, không hư móp đồng thời ký tên, đóng dấu vào PGH hay PCKNB/PXKHG.  Nếu không đúng: + Trưởng các đơn vị mua hàng hoặc người được uỷ quyền sẽ báo về Đơn vị kinh doanh, BP KHCT, HTPP để xử lý (phương án xử lý có trong quy trình vận chuyển và quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng). Trang 30 Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện NV Cung ứng B15: Nhận lại PGH/PXKHG đã ký xác nhận. - Sau khi nhận xong hàng hóa và PGH hoặc PCKNB/PXKHG đã được ký thì: + Nếu xe của Công ty Cơ khí & Vận tải thì Công ty Cơ khí & Vận tải sử dụng PGH hoặc PCKNB/PXKHG để làm thủ tục thanh toán. + Nếu xe thuê bên ngoài thì các đơn vị vận chuyển dựa vào PGH/PCKNB/PXKHG (bản chính) để lập bảng kê thanh toán. Sau đó gửi lại cho nhân viên cung ứng PGH/PCKNB/PXKHG (bản chính) với bảng kê chi phí vận chuyển, hóa đơn GTGT cho nhân viên cung ứng. PGH/ PYCGH đã ký xác nhận NV Cung ứng BP kế toán B16: Lưu hồ sơ. - Đối với xe Công ty Cơ khí & Vận tải: Công ty Cơ khí & Vận tải tự làm thủ tục thanh toán. NV Cung ứng lưu phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi, PGH/PCKNB/PXKHG (có chữ ký của GĐ,PGĐ Cung tiêu), hóa đơn, phiếu chuyển kho kiêm vận chuyển nội bộ phô tô. - Đối với xe ngoài: Sau khi nhận lại PGH/PCKNB/PXKHG đã được trưởng các đơn vị nhận hàng ký xác nhận (bản chính) cùng với bảng kê thanh toán và hóa đơn GTGT, NV Cung ứng sẽ tiến hành kiểm tra và làm các thủ tục thanh toán để đưa qua kế toán để tiến hành thanh toán tiền vận chuyển. Bộ phận kế toán lưu chứng từ gốc (gồm PGH/PCKNB/PXKHG (bản chính), bảng kê chi phí vận chuyển, hóa đơn GTGT của đơn vị vận chuyển). Nhân viên cung ứng lưu phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu Lưu trong 1 năm Trang 31 Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện yêu cầu xuất kho hàng gửi (có chữ ký của GĐ,PGĐ Cung tiêu), hóa đơn hoặc phiếu chuyển kho kiêm vận chuyển nội bộ phô tô. 2.2.1.2.7 Tài liệu tham khảo - Quy trình vận chuyển. - Quy định bốc xếp hàng hóa. - Quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng. 2.2.1.2.8 Biểu mẫu sử dụng Stt Tên biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu trữ hồ sơ 1 Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi QT.GHNĐ.BM 01 2 Phiếu giao hàng QT.GHNĐ.BM 02 3 Phiếu chuyển kho nội bộ QT.GHNĐ.BM 03 4 Phiếu nhập kho QT.GHNĐ.BM 04 5 Phiếu xuất kho QT.GHNĐ.BM 05 6 Phiếu cân xe QT.GHNĐ.BM 06 7 Phiếu yêu cầu giao hàng QT.GHNĐ.BM 07 2.2.1.3 Quy trình tính giá thành 2.2.1.3.1 Mục đích Thống nhất quy trình tính giá thành từng công đoạn sản xuất từ khi nhập kho đế khi bán hàng. 2.2.1.3.2 Phạm vi áp dụng Trang 32 Quy trình này được áp dụng cho tất cả các đơn vị liên quan đến việc tính giá thành SP 2.2.1.3.3 Định nghĩa, thuật ngữ và từ viết tắt - BTGĐ : Ban Tổng Giám đốc - TP.KHCT :Trưởng phòng Kế hoạch cung tiêu - P.KTNB : Phòng Kiểm toán nội bộ - SP : Sản phẩm - BTP : Bán thành phẩm 2.2.1.3.4 Trách nhiệm Trưởng Phòng KH – CT, trưởng các đơn vị liên quan đến việc tính giá thành chịu trách nhiệm triển khai, đảm bảo quy trình này được thực hiện hiệu quả. 2.2.1.3.5 Nội dung Trang 33 Lưu đồ thực hiện Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực hiện NV tính giá thành HĐ, Ivoice, các chi phí liên quan khác NV tính giá thành BM – GTSP – 01 TP. KH – CT P.KTNB Ban TGĐ BM – GTSP – 01 NV tính giá thành BM – GTSP – 01 BM – GTSP – 02 BM – GTSP – 03 BM – GTSP – 04 TP. KHCT P.KTNB Ban TGĐ BM – GTSP – 03 BM – GTSP – 04 NV tính giá thành BM – GTSP – 05 TP. KH – CT P.KTNB BM – QLTK – 03 K. phù Phù K. phù Tiếp nhận yêu cầu Xem xét, phê duyệt Kiểm tra và tính giá thành NVL Tính giá thành sản xuất Xem xét, phê duyệt Phù Lưu hồ sơ K. phù Phù hợp Tính giá thành xuất bán Xem Xét Trang 34 Ban TGĐ Các đơn vị liên quan Các hồ sơ liên quan đến tính giá thành 2.2.1.3.6 Diễn giải Trách nhiệm Nội dung Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực hiện NV tính giá thành TIẾP NHẬN YÊU CẦU Tiếp nhận yêu cầu tính giá thành và các hợp đồng, invoice, bảo hiểm,… từ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi về. HĐ, Ivoice, các chi phí liên quan khác NV tính giá thành KIỂM TRA VÀ TÍNH GIÁ THÀNH NVL - Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lý của các chứng từ, nếu chưa phù hợp cần phối hợp với các đơn vị liên quan để bổ sung. - Thực hiện tính giá thành nguyên vật liệu nhập BM – GTSP – 01 TP. KH – CT P.KTNB Ban TGĐ XEM XÉT PHÊ DUỆT Xem xét bảng tính giá thành NVL, nếu: - Không phù hợp: yêu cầu tính lại - Phù hợp: phê duyệt và cho phân phối (nếu có) BM – GTSP – 01 NV tính giá thành TÍNH GIÁ THÀNH SẢN XUẤT Căn cứ vào bảng tính giá thành NVL, bảng tiêu hao nguyên liệu, bảng chấm công do xưởng cung cấp thực hiện tính giá thành sản xuất: - Tính các chi phí sản xuất theo biểu mẫu BM – GTSP – 02 - Tính giá thành sản phẩm (kẽm, màu) theo biểu mẫu BM – GTSP – 03; BM – GTSP – BM – GTSP – 01 BM – GTSP – 02 BM – GTSP – 03 BM – GTSP – 04 Trang 35 Trách nhiệm Nội dung Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực hiện 04 TP. KH – CT P.KTNB Ban TGĐ XEM XÉT PHÊ DUYỆT - TP.KHCT xem xét bảng tính giá thành sản xuất, nếu: + Không phù hợp: yêu cầu tính lại + Phù hợp: chuyển cho P.KTNB và BTGĐ xem xét. - P.KTNB và BTGĐ xem xét, nếu: + Không phù hợp: yêu cầu tính lại + Phù hợp: phê duyệt và cho phân phối (nếu có) BM – GTSP – 03 BM – GTSP – 04 NV tính giá thành TÍNH GIÁ THÀNH XUẤT BÁN Căn cứ vào tính giá thành nguyên vật liệu nhập, Giá thành sản xuất và xem xét các chi phí liên quan như phí lưu kho, phí vận chuyển, phí bảo hiểm khi giao hàng, … thực hiện tính giá thành xuất bán theo biểu mẫu BM – GTSP – 05 BM – GTSP – 05 TP. KH – CT P. KTNB Ban TGĐ XEM XÉT Tiến hành xem xét bảng tính giá thành xuất bán, nếu: - Không hợp lý: yêu cầu tính lại - Hợp lý: cho thông qua, chuyển giá thành xuất bán vào phiếu xuất kho Ghi chú: không phê duyệt trên bảng tính giá thành xuất bán mà phê duyệt trên phiếu xuất kho. BM – QLTK – 03 Các đơn vị liên quan LƯU HỒ SƠ Thực hiện lưu các hồ sơ liên quan theo quy trình kiểm soát hồ sơ. Các hồ sơ liên quan đến tính giá thành. 2.2.1.3.7 Tài liệu tham khảo Trang 36 Tiêu chuẩn ISO 9001:2000. 2.2.1.3.8 Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ TT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu Thời gian lưu 01 Bảng tính giá thành NVL BM – GTSP – 01 P.KHCT Các đơn vị liên quan 01 năm 02 Bảng tính các chi phí sản xuất BM – GTSP – 02 03 Bảng tính giá thành sản xuất tôn mạ kẽm BM – GTSP – 03 04 Bảng tính giá thành sản xuất tôn mạ màu BM – GTSP – 04 05 Bảng tính giá thành xuất bán BM – GTSP – 05 2.2.1.4 Quy trình triển khai sản xuất 2.2.1.4.1 Mục đích Quy định cách thức xem xét và triển khai thực hiện sản xuất nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, kịp thời tại Công ty. Tổng hợp theo dõi thường xuyên để có những điều chỉnh sản xuất kịp thời. 2.2.1.4.2 Phạm vi áp dụng Quy trình này được áp dụng tại các đơn vị liên quan đến việc triển khai sản xuất trong Công ty. 2.2.1.4.3 Thuật ngữ, định nghĩa và từ viết tắt - TKSX : Triển khai sản xuất - TBP.KHSX và GC: Trưởng bộ phận kế hoạch sản xuất và gia công - Ban ĐHSX : Ban Điều hành sản xuất - KHSX : Kế hoạch sản xuất - NVL : Nguyên vật liệu - TP.KH-CT: Trưởng phòng Kế hoạch cung tiêu 2.2.1.4.4 Trách nhiệm Trang 37 TP. Kế hoạch – Cung tiêu, trưởng Ban điều hành sản xuất và phụ trách các đơn vị liên quan phải thực hiện theo quy định của quy trình này và thường xuyên xem xét cải tiến để tài liệu này thực hiện có hiệu quả. 2.2.1.4.5 Nội dung Lưu đồ thực hiện Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực hiện NV Kế Hoạch sản xuất Các yêu cầu đặt hàng BM – QTĐH – 01 TBP.KHSX và GC BM – QLTK – 04 BM – TKSX – 02 BM – QTĐH – 04 TBP.KHSX và GC BM – TKSX – 01 NV Kế Hoạch sản xuất BM – TKSX – 02 BM – TKSX – 03 TP.KH-CT Ban ĐHSX BM – TKSX – 02 Ban ĐHSX BM – TKSX – 02 Các hướng dẫn SX của xưởng NV Kế hoạch sản xuất Bảng theo dõi SX Yêu cầu mua Tiếp nhận Yêu cầu Đầy K. đủ Kiểm tra NVL Cân đối kế hoạch sản xuất Lập Kế hoạch sản xuất Xem xét KHSX Đồng K. đồng Triển khai Sản xuất Theo dõi Sản xuất Trang 38 TBP KHSX và GC Ban ĐHSX BM – TKSX – 02 BM – TKSX – 03 NV Điều Hàng QT – PCT – QLTK TH – Giao hàng Điều chỉnh (nếu có) Không Có Trang 39 2.2.1.4.6 Diễn giải Trách nhiệm Nội dung Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực hiện Nhân viên kế hoạch sản xuất TIẾP NHẬN YÊU CẦU Tiếp nhận yêu cầu sản xuất từ khách hàng hoặc từ BP Điều hàng thông qua mail, fax, trực tiếp,… Các yêu cầu đặt hàng BM – QTĐH – 01 TBP.KHSX KIỂM TRA NGUYÊN VẬT LIỆU TBP.KHSX tổng hợp các yêu cầu sản xuất. Sau đó, kiểm tra lượng nguyên vật liệu trong kho thông qua bảng danh sách hàng tồn và kế hoạch sản xuất trước đó có đáp ứng khả năng sản xuất, nếu: - Không đủ: lập phiếu yêu cầu mua vật tư, NVL - Đủ: Căn cứ vào bảng cân đối khả năng sản xuất phúc đáp về số lượng và thời gian giao hàng cho khách hàng BM – QLTK – 04 BM – TKSX – 02 BM – QTĐH – 04 BM – TKSX – 01 NV Kế Hoạch LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT Đối chiếu các yêu cầu sản xuất với kết quả kiểm tra nguyên vật liệu và KHSX trước đó để tiến hành lập kế hoạch sản xuất theo biểu mẫu BM – TKSX – 02 Ghi chú: - Khi có nguyên vật liệu nhưng không triển khai sản xuất được thì lập kế hoạch gia công ngoài. - Khi công suất máy lớn hơn nhu cầu sản xuất thì lập kế hoạch nhận hàng gia công. BM – TKSX – 02 BM – TKSX – 03 Trang 40 Trách nhiệm Nội dung Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực hiện TP.KH-CT Ban ĐHSX XEM XÉT KHSX Tiến hành xem xét kế hoạch sản xuất: - Nếu không đồng ý: yêu cầu điều chỉnh KHSX. - Nếu đồng ý: ký xác nhận và cho triển khai sản xuất BM – TKSX – 02 Ban ĐHSX TRIỂN KHAI SẢN XUẤT Tiến hành triển khai sản xuất theo kế hoạch đã duyệt. BM – TKSX – 02 Các hướng dẫn SX của xưởng NV Kế hoạch THEO DÕI SẢN XUẤT - Thực hiện theo dõi quá trình sản xuất thông qua bảng theo dõi sản xuất của bộ phận kiểm soát chất lượng (KCS). - Thưc hiện theo dõi gia công ngoài thông qua điện thoại, fax…với đơn vị thực hiện gia công. Bảng theo dõi sản xuất BM – TKSX – 03 TBP.KHSX Ban ĐHSX ĐIỀU CHỈNH (NẾU CÓ) Trong quá trình theo dõi tiến độ sản xuất nếu: - Tiến độ sản xuất không đáp ứng đúng kế hoạch đã đề ra thì tiến hành phối hợp với Ban ĐHSX đẩy nhanh tiến độ hay lập kế hoạch sản xuất mới (nếu cần). - Tiến độ gia công không đáp ứng đúng kế hoạch thì tiến hành phối hợp với đơn vị gia công đẩy nhanh tiến độ hoặc lập kế hoạch gia công mới (nếu cần). BM – TKSX – 02 BM – TKSX – 03 Trang 41 Trách nhiệm Nội dung Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực hiện NV Điều Hàng TỔNG HỢP – GIAO NHẬN HÀNG Sau khi hoàn thành tiến độ sản xuất/gia công tiến hành tổng hợp, thống kê hàng hoá so với kế hoạch đã đề ra. Làm thủ tục giao nhận hàng hoặc lưu kho. QT – PCT – QLTK 2.2.1.4.7 Tài liệu tham khảo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 2.2.1.4.8 Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ Tên biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu trữ Thời gian lưu Bảng cân đối KHSX BM – TKSX – 01 BP KHSX 01 năm Kế hoạch sản xuất BM – TKSX - 02 BP KHSX Ban ĐHSX 01 năm Kế hoạch gia công ngoài BM – TKSX - 03 BP KHSX 01 ăm 2.2.1.5 Quy trình quản lý kho 2.2.1.5.1 Mục đích Nhằm thống nhất quy trình nhập, xuất kho Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng, Bán thành phẩm, Thành phẩm; Đảm bảo tính chính xác, giảm thiểu đến mức thấp nhất các rủi ro thất thoát Nhằm thống nhất quy trình cập nhật, đối chiếu để thống nhất số liệu giữa sổ sách với số liệu tồn kho thực tế. 2.2.1.5.2 Phạm vi áp dụng Áp dụng cho Bộ phận tổng kho, phòng Kế hoạch – Cung tiêu, các đơn vị liên quan đến nhập xuất kho. 2.2.1.5.3 Thuật ngữ, định nghĩa và từ viết tắt Xuất kho nội bộ: xuất NVT, phụ tùng, BTP, thành phẩm…để sản xuất, cắt cán thành phẩm. - QLTK : Quản lý kho - P.KTNB : Phòng kiểm toán nội bộ Trang 42 - Ban TGĐ : Ban Tổng Giám đốc - BTP : Bán thành phẩm - NVL : Nguyên vật liệu - CCDC : Công cụ dụng cụ 2.2.1.5.4 Thuật ngữ, định nghĩa và từ viết tắt - Trưởng các đơn vị liên quan, thủ kho phải quản lý kho theo yêu cầu của quy trình này. - Trưởng phòng KH – Cung tiêu phải hướng dẫn và đảm bảo quy trình này thực hiện có hiệu quả. Trang 43 2.2.1.5.5 Nội dung Trách nhiệm thực hiện Nội dung Tài liệu liên quan/ Biểu mẫu thực hiện NHẬP KHO Phụ trách tổng kho, thủ kho liên quan. NV lập phiếu  Thực hiện kiểm tra tất cả hàng hoá, thành phẩm, NVL trước khi cho nhập kho.  Nhập hàng hóa mua ngoài, hàng trả lại: Khi có yêu cầu nhập kho hàng hóa, người yêu cầu kèm các chứng từ như phiếu giao hàng, ĐĐH, HĐ, danh sách sản phẩm có đầy đủ chữ ký xác nhận của các đơn vị liên quan. Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho  Nhập thành phẩm sản xuất, hàng gia công ngoài Căn cứ vào Bảng theo dõi sản xuất của BP Kiểm soát chất lượng sau mỗi ca, hồ sơ giao nhận hàng gia công ngoài từ đơn vị gia công. Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho.  nhập thành phẩm cán cắt : Căn cứ vào Phiếu yêu cầu cắt hàng, bảng theo dõi hàng cắt (Nhật ký chứng từ), phiếu xuất kho của phân xưởng… Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho.  Nhập hàng nhận gia công của khách hàng - Căn cứ vào chứng từ giao hàng của khách hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận của khách hàng và các đơn vị liên quan. Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho. Các chứng từ liên quan BM – QLTK– 01 BM – CCTP - 01 BM – CCTP - 02 Thủ kho NV làm phiếu - Cập nhật vào thẻ kho/ sổ kho (thủ kho ghi nhận) - Cuối ngày, in số lượng nhập kho trong ngày để báo cáo. BM – QLTK – 02 BM – QLTK – 06 BM – QLTK – 04 Trang 44 Trách nhiệm thực hiện Nội dung Tài liệu liên quan/ Biểu mẫu thực hiện Phụ trách Tổng kho, Thủ kho liên quan LƯU KHO VÀ BẢO QUẢN Xem quy định xếp dỡ, lưu kho, bao gói, bảo quản nguyên vật liệu HT – QLTK – 01 XUẤT KHO Phụ trách Tổng kho, Thủ kho liên quan.  Thực hiện kiểm tra tất cả hàng hoá, thành phẩm, NVL trước khi cho xuất kho.  Xuất sản xuất: NVL, CCDC, phụ liệu, … Căn cứ vào Kế hoạch sản xuất/kế hoạch gia công ngoài, bảng theo dõi sản xuất thực tế do xưởng cung cấp, … lập phiếu xuất kho Các chứng từ liên quan BM – TKSX – 02 BM – TKSX – 03 BM – QLTK – 03 Bảo vệ NV Trạm cân NV Viết phiếu  Xuất cán sóng, cán xà gồ Căn cứ vào phiếu yêu cầu cắt hàng, lập phiếu xuất kho  Xuất trả hàng (nhận) gia công Căn cứ vào chứng từ yêu cầu giao hàng của khách hàng. Nhân viên viết phiếu lập phiếu xuất kho.  Xuất bán Căn cứ vào phiếu đề nghị giao hàng từ BP Điều hàng, Nhân viên viết phiếu lập phiếu xuất kho.  Xuất trả khách hàng (KPH) Căn cứ vào chất lượng sản phẩm, yêu cầu của khách hàng qua ĐT, Mail, Fax, … lập phiếu xuất kho BM – CCTP – 01 BM – QTĐH – 05 BM – QLTK – 03 Thủ kho NV làm - Cập nhật vào thẻ kho/sổ kho - Cuối ngày, in số lượng xuất kho trong ngày BM – QLTK – 02 BM – QLTK – Trang 45 Trách nhiệm thực hiện Nội dung Tài liệu liên quan/ Biểu mẫu thực hiện phiếu để báo cáo 06 BM – QLTK – 04 Ghi chú: - Đối với xuất kho nội bộ phải có sự phê duyệt của các đơn vị liên quan. - Tất cả các phiếu xuất hàng ra khỏi công ty đều phải có xác nhận của NV trạm cân và thực hiện theo quy định trạm cân. - Đối với trường hợp mua hàng hoá, NVL, vật tư với số lượng nhỏ và không thể hiện nội dung đầy đủ trên chứng từ thì thủ kho căn cứ vào phiếu cân của trạm cân để làm cơ sở cho việc nhập kho. HT – QLTK – 02 BM – QLTK – 07 CHẾ ĐỘ CẬP NHẬT HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO Thủ kho NV viết phiếu - Hàng ngày nhập, xuất kho: thủ kho cập nhật vào thẻ kho/sổ kho - Hàng ngày, cập nhật số liệu ngay sau khi nhập, xuất lên máy tính theo Bảng danh sách hàng tồn. - Hàng ngày, in số lượng tồn kho cuối ngày để báo cáo. BM – QLTK – 02 BM – QLTK – 06 BM – QLTK – 04 KIỂM KÊ KHO Thủ kho - Hàng tháng thực hiện kiểm kê tất cả NVL, hàng hoá, thành phẩm bằng cách so sánh số lượng thực tế với số lượng trên sổ sách. BM – QLTK – 05 PT Tổng Hàng quý, năm hoặc yêu cầu đột xuất tiến BM – QLTK – Trang 46 Trách nhiệm thực hiện Nội dung Tài liệu liên quan/ Biểu mẫu thực hiện kho Phòng KTNB Phòng Kế toán hành tổng kiểm kê tất cả các NVL, CCDC, phụ tùng, thành phẩm bằng cách đối chiếu số lượng trong sổ sách với thực tế và ghi nhận kết quả vào Biên bản Kiểm kê. 05 Ghi chú: - Tất cả Nguyên vật liệu, BTP, Thành Phẩm… ưu tiên thực hiện nhập, xuất kho theo nguyên tắc: “Nhập trước Xuất trước”. 2.2.1.5.6 Tài liệu tham khảo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 2.2.1.5.7 Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ Tên biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu trữ Thời gian lưu Phiếu nhập kho BM – QLTK – 01 BP làm phiếu 01 năm Thẻ kho BM – QLTK – 02 HSW216/TSOFT207 .STS cập nhật hằng ngày Phiếu xuất kho BM – QLTK – 03 BP làm phiếu 01 năm Bảng danh sách hàng tồn BM – QLTK – 04 PCT/ổ M/ĐH/QLHH/ Nguyen.Minh/QTD N cập nhật hàng ngày Biên bản kiểm kê BM – QLTK – 05 BP làm phiếu 01 năm Sổ kho BM – QLTK – 06 BP Tổng kho 01 năm Biên bản kiểm tra trạm cân BM – QLTK – 07 Ban ĐHSX, Trạm cân, BP làm phiếu 01 năm Trang 47 2.2.2 Những thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện ISO 9001:2008 tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu của Tập Đoàn Hoa Sen 2.2.2.1 Thuận lợi Sự quan tâm và thấu hiểu tầm quan trọng về QLCL của Ban lãnh đạo Tập đòan và Ban Giám đốc Phòng Có nền tảng áp dụng ISO 9001 : 2008 và Bộ phận chuyên trách của Tập đòan Một số Quy trình đã được triển khai hiệu quả và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty nói chung và Phòng KHCT nói riêng (Quy chế phòng, Các quy trình) Sự đồng thuận cao trong tổ chức và văn hóa doanh nghiệp đặc thù thuận lợi trong việc triển khai các QT, QĐ 2.2.2.2 Khó khăn Một số quy trình thực hiện còn mang tính đối phó và phụ thuộc vào điều kiện thực tế tại đơn vị (Quy trình quản lý kho, Quy định tuân thủ vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ) có thể dẫn tới thiệt hại về người và tài sản. Ví dụ: Theo nội dung Quy trình quản lý kho thì việc sắp xếp, lưu kho hàng hóa không được chồng quá 03 lớp tôn cuộn nhưng thực tế vào thời điểm hàng tồn kho nhiều vẫn có tình trạng chồng xếp quá 03 lớp dẫn tới việc tôn có thể bị móp hoặc nguy hiểm cho người và tài sản do việc chồng xếp cao. Nhận thức của một số nhân viên về vai trò và lợi ích của QLCL còn hạn chế Việc cập nhật bổ sung cải tiến các Quy trình còn chậm (Quy trình Xác nhận đơn hàng, Quản lý kho, Quy chế hoạt động phòng) dẫn tới việc phối hợp xử lý chậm trễ hoặc phát sinh chi phí do việc áp dụng các quy trình không còn phù hợp với thực tế. Việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện QLCL cũng như hiệu quả của QLCL còn cảm tính chưa có số liệu thống kê chính xác và việc đánh giá còn mang tính đối phó (Mục tiêu chất lượng Phòng KHCT, đánh giá định kỳ,…) Các Quy trình được ban hành nhưng chưa được áp dụng toàn hệ thống và thiếu nhất quán (Quy trình giao hàng nội địa, Quy trình triển khai sản xuất). Trang 48 Chương 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI TẬP ĐOÀN HOA SEN VÀ PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU 3.1 Giải pháp nâng cao việc áp dụng ISO 9001 : 2008 tại Tập đoàn Hoa Sen 3.1.1 Đối với lãnh đạo Lãnh đạo cao nhất cần cam kết và quyết tâm cao để huy động sự tham gia của mọi người, cung cấp nguồn lực cho việc áp dụng, duy trì và cải tiến. Lãnh đạo phải có nhận thức đúng về việc áp dụng ISO. Đó là một hệ thống quản lý, giúp cho lãnh đạo chứ không phải là một ‘đồ trang sức”, do đó cần đầu tư thời gian và sức lực đúng mức. Lãnh đạo tổ chức phải tâm niệm là: Hệ thống quản lý chất lượng này “khai sinh trên bàn lãnh đạo và khai tử cũng trên bàn lãnh đạo”. Có kế hoạch đào tạo thường xuyên nâng cao nhận thức trong toàn tổ chức về việc thiết lập và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này. Có chính sách, chế độ khen thưởng, kỹ luật đối với những cá nhân, tập thể tham gia thực hiện tốt quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống. Xây dựng môi trường làm việc có thể phát huy năng lực, khả năng sáng tạo, sự đóng góp ý kiến, giải pháp của mọi người. Lãnh đạo phải xem chi phí cho việc áp dụng ISO như là một khoản đầu tư và nó sẽ giúp tăng lợi nhuận trong tương lai và nâng cao hiệu quả hoạt động. 3.1.2 Đối với việc Quản lý tài liệu, hồ sơ Các biểu mẫu được số hóa dần để các dữ liệu liên quan tới toàn bộ quá trình kinh doanh, mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm được đưa lên mạng giúp quá trình phân tích dữ liệu, dự báo sản xuất, phát hiện các vấn đề về chất lượng được thực hiện nhanh và đồng bộ, giảm thiểu việc lưu hồ sơ giấy với dữ liệu vừa không chính xác vừa khó phân tích. Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu. Điều chỉnh và loại bỏ những biểu mẫu, thủ tục rườm rà, phức tạp, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Áp dụng các công cụ của sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) để đơn giản hóa các bước thực hiện công việc trong thủ tục và tạo sự phối hợp công việc giữa các đơn vị một cách mạch lạc, rõ ràng và hiệu quả. 3.1.3 Đào tạo Thường xuyên có các buổi trao đổi, thảo luận về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, tăng cường thông tin, tuyên truyền bằng các bảng biểu, băng rôn để mọi người trong đơn vị đều nắm rõ và thực hiện đúng mục tiêu, Trang 49 chính sách đã đề ra, đồng thời giảm thiểu sự không hưởng ứng và thói quen làm việc theo kiểu truyền thống. Cần phải quan tâm đến hoạt động đào tạo, nâng cao nhận thức từ cấp lãnh đạo cao nhất đến toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về hệ thống đang áp dụng, hướng dẫn đánh giá nội bộ cho nhân viên kể cả nhân viên cũ và mới để nhân viên dễ dàng tiếp cận với hệ thống. 3.1.4 Áp dụng các công cụ cải tiến chất lượng và các hệ thống tích hợp Việc áp dụng và chứng nhận ISO 9001 chưa đủ để nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng, các doanh nghiệp cần phải áp dụng các công cụ hỗ trợ trong quá trình áp dụng như 5S, 6 sigma, sản xuất tinh gọn, kaizen,… Cần lựa chọn các công cụ, hệ thống phù hợp với quy mô, điều kiện cơ sở vật chất, nguồn tài chính, nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp Nguồn lực Lựa chọn người có đủ năng lực để đảm nhận vai trò Đại diện lãnh đạo. Đại diện lãnh đạo phải là thành viên trong ban lãnh đạo của doanh nghiệp và là nhà tư vấn nội bộ về ISO, đảm nhiệm cả vai trò đối nội và đối ngoại. Để đảm nhận được vài trò trên, cán bộ chất lượng phải có bản lĩnh, trình độ và kỹ năng: + Khả năng lãnh đạo, có tầm nhìn về quản trị, am hiểu lĩnh vực ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp, vận dụng linh hoạt các kỹ năng mềm cũng như huấn luyện, hướng dẫn nhân viên thực hiện đàm phán, thuyết phục, tạo động lực, làm việc nhóm … + Khả năng phối hợp hiệu quả với bộ phận kinh doanh và thị trường, phân loại khách hàng và nhà cung cấp để xác định nhu cầu, mong muốn ngắn hạn, dài hạn, theo dõi, đánh giá mức độ thỏa mãn từng loại. + Kiến thức rộng về các mô hình quản trị theo quá trình, theo kết quả, theo tiêu chuẩn (TQM, MBO, ISO 9001…) và các công cụ quản trị, công cụ thống kê, giải quyết một vấn đề chất lượng, đo lường, đánh giá (7 công cụ thống kê cũ và mới, 5S, Kaizen, Lean, BSC, KPI, 6 Sigma, các công cụ cải tiến năng suất…) Áp dụng thành thạo ít nhất một mô hình và một số công cụ thống kê, công cụ cải tiến cơ bản nêu trên phù hợp với qui mô và ngành nghề cụ thể của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chú trọng lựa chọn những cá nhân có trình độ, tâm huyết và có quyết tâm cao trong việc thực hiện ISO. Thay đổi dần thói quen, lề lối làm việc của nhân viên từ phương pháp làm việc theo kinh nghiệm chuyển sang làm việc theo phương pháp khoa học. Đối với doanh nghiệp lớn cần tổ chức một phòng ban phụ trách hoạt động quản lý chất lượng, Có thể tổ chức mỗi phòng ban có từ 1-2 cán bộ kiêm nhiệm thêm công việc quản lý chất lượng nhằm đảm bảo sự sâu sát trong việc giám sát và đánh giá, nhưng không bị quá tải. Trang 50 Về cơ sở vật chất: Cần hoạch định cụ thể để đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực (tài chính, trang thiết bị,…) để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Vận hành, duy trì và cải tiến: Tổ chức đánh giá nội bộ theo định kỳ: việc đánh giá nội bộ phải có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận và trên tinh thần tìm ra những điểm không phù hợp để cải tiến tốt hơn, nhiều trường hợp khi đánh giá nội bộ sợ bị tìm ra các lỗi sẽ bị mất khen thưởng nên không hợp tác đầy đủ và trốn tránh. Trong quá trình đánh giá nội bộ khi tìm ra các điểm không phù hợp thì các thành viên phải cùng tìm ra cách khắc phục tối ưu nhất và sử dụng các biện pháp phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị tránh trường hợp giải quyết qua loa, không dứt điểm. Chú trọng cải tiến liên tục: các hành động cải tiến, những hoạt động đổi mới đều mang lại lợi ích thiết thực và cần phải được thực hiện thường xuyên để đảm bảo hệ thống của doanh nghiệp luôn duy trì có hiệu lực, hiệu quả. Chú trọng đến chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Gắn kết Hệ thống quản trị chất lượng với các bộ phận hoạt động sản xuất nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp Không nên chạy theo hình thức, đối phó. Điều này sẽ tự giết chết hệ thống của tổ chức và tạo cho nhân viên một thói quen không tốt. Xem xét đầu tư xây dựng hệ thống iQMS nhằm tăng hiệu suất làm việc, kiểm soát chặt chẽ quá trình, lưu trữ hồ sơ đơn giản, tự động cập nhật, tổng hợp các báo cáo . Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9004:2009 - Hướng đến thành công bền vững cho tổ chức – Tiêu chuẩn hướng dẫn để đạt được sự thành công bền vững cho tổ chức trong môi trường cạnh tranh phức tạp và biến động bằng cách tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này hỗ trợ cho doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 đạt được lợi ích lâu dài thông qua áp dụng HTQLCL sâu và rộng hơn. 3.2. Giải pháp nâng cao việc áp dụng ISO 9001 : 2008 tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu Nếu nhân viên không làm đúng quy trình sẽ bị xử lý tùy thuộc vào mức độ vi phạm, số lần vi phạm sẽ có những biện pháp xử lý khác nhau như: khiển trách, trừ lương kinh Doanh, cho thôi việc,… Hiện tại, đang tồn tại việc xếp tôn quá 2 lớp trong kho là do tình hình khách quan: hàng tồn kho nhiều, chưa giao hàng kịp, ...Tuy nhiên, việc chồng xếp quá 3 lớp không theo quy định sẽ dẫn tới việc hàng hóa bị ảnh hưởng chất lượng như móp méo hoặc rớt từ trên cao xuống làm nguy hiểm tới người và tài sản trong kho. Đối với quy trình quản lý kho thì việc không chồng xếp quá 3 lớp là phù hợp nên việc khắc phục là mở rộng kho bãi (xây mới và thuê kho bên ngoài) để có đủ chỗ chứa hàng tránh trường hợp chồng xếp quá quy định. Trang 51 Những quy trình không được cập nhật kịp thời thì dẫn đến việc áp dụng không đúng với thực tế gây khó khăn trong việc triển khai công việc (các đơn vị làm khác nhau), làm mất thời gian trong việc xử lý các công việc phát sinh. Để khắc phục tình trạng này cần phối hợp với các đơn vị liên quan rà soát lại các quy trình với mật độ nhiều hơn Đối với tình trạng nhân viên mới vào làm được một khoản thời gian mới đến đợt đào tạo của Công ty, thì cần có nhân viên chuyên trách ISO của Phòng KHCT. Nhân viên mới vào mà chưa tới đợt đào tạo ISO của công ty thì nhân viên phụ trách ISO của phòng sẽ hướng dẫn những kiến thức cơ bản cho nhân viên mới, sau đó công ty sẽ đào tạo lại. Đồng thời điều chỉnh lại mục tiêu chất lượng cho phù hợp với thực tế. Trang 52 KẾT LUẬN Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 giúp cho doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm đồng nhất đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu pháp lý khác; và nâng cao sự thoả mãn khách hàng qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống này, xây dựng các quá trình để cải tiến thường xuyên và phòng ngừa các sai lỗi. Tập đoàn Hoa Sen nói chung và Phòng Kế hoạch Cung tiêu nói riêng đã áp dụng các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008. Việc áp dụng các quy trình này tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu có những thuận lợi và khó khăn nhất định (nhận thức của nhân viên đối với việc áp dụng theo quy trình chưa cao, còn mang tính đối phó, một số quy trình chưa được cập nhật kịp thời, …). Do vậy, việc đào tạo để nâng cao nhận thức của nhân viên, đặc biệt lãnh đạo; đào tạo, hướng dẫn nhân viên thực hiện đúng theo quy trình; và rà soát lại các quy trình, cập nhật kịp thời để phù hợp thực tế … là những giải pháp quan trọng để việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu, Tập đoàn Hoa Sen được tốt hơn.