Tiểu luân nội quy công ty

tục và truyền thống Việt Nam. - Khuyến khích bộ phận kinh doanh và bộ phận Hành chính - văn phòng mặc đồng phục các ngày trong tuần. - Việc mặc đồng phục được quy định vào các ngày: thứ hai và thứ năm trong tuần (ngày mặc đồng phục có thể thay đổi theo thông báo của Phòng Hành chính) o Vào mùa đông: + Đối với Nam: Bộ véc nam + Đối với nữ: Bộ véc nữ ( có thể quần âu hoặc juýp) o Vào mùa hè: + Đối với nam: áo sơ mi và quần âu ( theo mẫu của công ty) + Đối với nữ: áo sơ mi trắng và juýp hoặc quần âu Điều 4. Quy định việc vệ sinh, an toàn trong giờ làm việc: 1. Vệ sinh, an toàn trong giờ làm việc: - Mỗi cá nhân đều phải giữ gìn vệ sinh khu vực làm việc của mình. - Hàng ngày vào mỗi sáng trước khi vào giờ làm việc, mỗi cá nhân phải vệ sinh khu vực làm việc, bàn ghế, máy vi tính cá nhân sạch sẽ. - Cuối giờ chiều trước khi ra về, phải sắp xếp tài liệu vào nơi quy định ( các tài liệu quan trọng phải cất vào tủ, khoá cẩn thận và rút chìa khoá ra khỏi ổ khoá), phải để tài liệu ngăn nắp, không lộn xộn. Tránh để thất lạc, mất tài liệu công ty. - Phải tắt hết đèn, quạt, máy điều hoà, máy tính và các thiết bị có liên quan. - Giấy tờ không dùng đến thì tiêu huỷ trước khi đem ra ngoài khu vực công ty. - Không Không hút thuốc và không ném tẩu thuốc trong phòng và khu vực làm việc của công ty. Không ăn quà trong giờ làm việc, không vứt rác bừa bãi trong phòng cũng như khu vực làm việc của công ty. - Không dán giấy lên tường bằng hồ, keo, băng dính hoặc bất kỳ hoá chất nào mà gây bẩn, ố tường. - Không làm bẩn, viết, vẽ lên tường trong khu vực công ty. NỘI QUY CÔNG TY 8 /30 - Không khoan, đục tường, treo tranh ảnh hoặc bất kỳ một tác động nào gây sứt, hỏng tường, khi chưa được phép của Giám đốc công ty hoặc người được uỷ quyền theo qui định. - Bàn ghế làm việc phải được sắp xếp theo qui định. Không tự do sắp xếp bàn ghế lung tung trong phòng làm việc, khi chưa có lệnh của giám đốc hoặc người được uỷ quyền theo qui định. 2. Vệ sinh chiều thứ bảy: - Các bộ phận phải tiến hành tổng vệ sinh chiều thứ bảy gồm các công việc cụ thể như sau: tắt máy tính và các thiết bị điện, khoá tủ và bàn làm việc, dọn dẹp tài liệu trên bàn, quét phòng, đổ rác vào thùng, cất tài liệu đúng nơi quy định, vệ sinh điện thoại, bàn ghế tủ điều hoà quạt, không gian làm việc vàc các vật dụng khác phục vụ cho công việc hàng ngày, khoá phòng và giao chìa khoá cho bảo vệ. - Thời gian thực hiện từ 16h đến 16h30 các buổi chiều thứ bảy - Từ 16h30 trở đi nhân viên trực nhật của các bộ phận cùng chính và bảo vệ đi kiểm tra tại các khu vực và lập biên bản xác nhận lỗi VP. Điều 5. Quy định hệ thống phòng chống cháy nổ và nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ: - Tất cả các thành viên trong công ty phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc phòng cháy theo qui định. - Nhân viên công ty trước khi ra về phải kiểm tra, thu dọn những vật liệu đễ gây cháy nổ để đúng nơi quy định. - Tất cả các thành viên trong công ty, nếu trường hợp xảy ra cháy nổ phải nhanh chóng xử lý và báo cho người có trách nhiệm trong công ty. Nếu sự việc vượt quá tầm kiểm soát của mình phải thông báo ngay cho cơ quan phòng cháy chữa cháy của thành phố theo số điện thoại 114 và thông báo cho người có trách nhiệm của công ty và giám đốc công ty. 1. Hệ thống điện - Tắt tất cả các hệ thống điện trừ các hệ thống điện bảo vệ, điện cho máy chủ và máy fax khi hết giờ làm việc. - Trong trường hợp phát hiện thấy có hư hỏng có thể gây nguy hiểm cho tài sản của công ty thì phải nhanh chóng cắt nguồn điện của bộ phận hư hỏng để bảo đảm an toàn cho các thiết bị và tài sản khác của công ty và nhanh chóng thông báo cho người có trách nhiệm trong công ty. 2. Điều kiện bảo vệ của công ty - Hệ thống cửa: Đảm bảo hệ thống cửa của công ty đủ độ chắc chắn bảo vệ tài sản của công ty. Nếu thấy hệ thống cửa có dấu hiệu hư hỏng, không đủ để đảm bảo an toàn trong việc bảo vệ tài sản của công ty thì bảo vệ phải tìm cách khắc phục ngay và báo cho người có trách nhiệm trong công ty để kịp thời giải quyết. - Hệ thống khóa: Đảm bảo khoá cửa của công ty có đầy đủ và nguyên vẹn như lúc được giao. Trong trường hợp khoá bị mất hoặc có dấu hiệu nghi vấn thì nhanh chóng thông báo cho người có trách nhiệm của công ty để thay thế và tìm cách giải quyết. - Hệ thống máy tính: NỘI QUY CÔNG TY 9 /30 o Kiểm tra xem hệ thống máy tính có còn bật hay không. Nếu thấy hệ thống máy tính vẫn còn hoạt động phải nhắc nhân viên sử dụng máy tắt đi. Nếu nhân viên đó không có mặt thì nhờ nhân viên khác tắt, nếu không còn ai thì bảo vệ tự tắt. Trong trường hợp nhân viên đó có nhu cầu để máy thử qua đêm thì phải có xác nhận của giám đốc hoặc người phụ trách bộ phận đó sau khi đã có xác nhận bằng văn bản. o Bảo vệ được phép áp dụng mọi biện pháp an ninh trong khuôn khổ pháp luật cho phép để đảm bảo an toàn tài sản cho công ty trong thời gian được giao bảo vệ. o Nếu thấy có tình trạng an ninh không đảm bảo thì phải gọi điện thông báo ngay cho công an nơi sở tại để phối hợp giải quyết. Trong trường hợp tình trạng an toàn của tài sản công ty bị đe doạ thì nhân viên bảo vệ được áp dụng mọi biện pháp mà pháp luật và quy định của công ty cho phép để đảm bảo an toàn cho tài sản của công ty. o Ngoài giờ làm việc các nhân viên không được phép tự ý vào công ty. Trong trường hợp có công việc đột xuất thì phải được sự đồng ý của giám đốc hoặc phó giám đốc và có xác nhận của các trưởng ban. o Trong mọi trường hợp bảo vệ không được phép để người ngoài vào khu vực của công ty khi chưa được phép theo qui định. o Đối với nhân viên công ty: Sau 18h và ngày nghỉ ngày lễ không được phép để người ngoài vào khu vực kế toán, kho, bảo hành. o Đối với các khu vực khác phải có sự đồng ý của trưởng ban phụ trách trực tiếp. Ngày nghỉ và ngày lễ phải có sự chấp thuận của giám đốc hoặc phó giám đốc. o Trong mọi trường hợp bảo vệ phải ghi rõ mọi sự việc xảy ra vào sổ nhật ký trực hàng ngày và phải bàn giao với người có trách nhiệm của công ty. Đồng thời phải theo dõi đôn đốc cho tới khi sự việc đó được giải quyết triệt để. o Sau khi hết giờ làm việc mọi nhân viên công ty mang hàng vào hoặc ra khỏi công ty đều phải có xác nhận của trưởng ban và phải kí nhận vào sổ bảo vệ. Bảo vệ không được tự ý ghi. Trong trường hợp bảo vệ tự ý ghi bảo vệ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm. Điều 6. Quy định về bảo vệ tài sản, bí mật công nghê, kinh doanh của Doanh nghiệp: Mọi nhân viên đều phải có ý thức bảo vệ tài sản của Công ty, bí mật công nghệ, kinh doanh của Công ty. Mọi trường hợp xâm phạm tài sản chung, tiết lộ bí mật công nghệ cũng như kinh doanh của Công ty đều bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật và nội quy của Công ty. Điều 7. Quy định tiếp khách trong giờ làm việc: - Bộ phận hành chính có nhiệm vụ đón tiếp, và hướng dẫn cho khách đến phòng khách. - Các trường hợp tiếp khách đến giao dịch tại Công ty, sẽ được Phòng Hành chính thông báo cho đối tượng đến Phòng khách để làm việc. - Trong trường hợp phòng khách đã có khách hàng đang làm việc, thì khách hàng đó được tiếp khách tại phòng làm việc của đối tượng - Sau khi giao dịch với khách hàng tại phòng khách, mọi cá nhân phải sắp xếp ghế và các vật dụng khác (nếu có sử dụng) gọn gàng, ngay ngắn và có ý thức giữ gìn vệ sinh chung của phòng khách. NỘI QUY CÔNG TY 10 /30 Điều 8. Quy định về việc gọi điện thoại: 1. Gọi điện thoại đi: - Điện thoại cố định tại công ty dùng cho giao dịch, không sử dụng vào mục đích cá nhân. - Trong trường hợp cần sử dụng điện thoại để giao dịch đường dài, ngoại tỉnh và quốc tế thì phải gọi trực tiếp qua mã số cá nhân. - Công ty sẽ cấp cho mỗi nhân viên một Mã số cá nhân. Các nhân viên sẽ tự gọi điện và quản lý việc gọi điện thoại thông qua Mã số cá nhân của mình. - Khi nói chuyện điện thoại về công việc cần ngắn gọn tránh làm ngẽn đường và tốn phí điện thoại của Công ty 2. Nhận điện thoại đến: - Mọi nhân viên khi nhận điện thoại phải từ tốn, nhã nhặn, lịch sự và rõ ràng khi trả lời khách. - Không nói chuyện riêng với người ngoài khi đang nhận điện thoại. - Nếu điện thoại đến về việc cá nhân thì nhân viên phải đàm thoại ngắn gọn, nhanh chóng để hạn chế đường dây bận. - Trường hợp đối tượng có điện thoại đi vắng, thì nhận lại lời nhắn và ghi vào sổ, sau đó tìm cách thông báo cho đối tượng đó sớm nhất. Điều 9. Sử dụng và bảo quản con dấu trong Công ty - Con dấu của công ty khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức. - Con dấu của công ty được phòng Hành chính quản lý. Phòng có trách nhiệm giữ gìn cẩn thận, không làm rơi gây sứt mẻ và làm biến dạng ban đầu. Khi ra về, phải cất con dấu trong tủ được khoá. - Trong trường hợp cần thiết chỉ có Giám đốc hoặc Phó Giám đốc là người thứ hai được cầm dấu của Công ty được cầm dấu của Công ty. Các trường hợp giao nhận dấu phải có biên bản xác nhận giữa hai bên. - Nhân viên giữ dấu không được sử dụng con dấu bừa bãi và sử dụng vào mục đích cá nhân. - Khi đóng dấu, nhân viên đóng dấu phải đóng dấu công ty, dấu chức vụ, dấu tên thật ngay ngắn, rõ ràng, không nhoè. Theo đúng qui định cách đóng dấu của Nhà nước. - Việc đóng dấu các báo giá và hồ sơ thầu của các đơn vị khác phải có xác nhận của Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc nhân viên kinh doanh phụ trách. - Con dấu của công ty được sử dụng trong các trường hợp sau:  Quyết định, Thông báo, Công văn do Giám đốc ký.  Giấy giới thiệu, các tài liệu cần cung cấp thông tin hoặc giao dịch với các cơ quan, cá nhân bên ngoài do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ký.  Séc, chuyển khoản do Giám đốc ký.  Hợp đồng, Biên bản Thanh lý Hợp đồng do Giám đốc hoặc Phó giám đốc ký.  Báo giá, Biên bản bàn giao, Hợp đồng, Biên bản làm việc ( nếu cần thiết ) được đóng dấu treo. NỘI QUY CÔNG TY 11 /30  Hoá đơn tài chính do Giám đốc hoặc Phó giám đốc ký.  Các trường hợp đặc biệt phải là giấy đề nghị trình giám đốc duyệt trước khi thực hiện.  Chú ý: Các trường hợp Phó Giám đốc hoặc trưởng phòng ký (nếu đóng dấu), thì phải có uỷ quyền của Giám đốc. Điều 10. Việc sử dụng, khai thác thông tin và lưu trữ báo chí: 1. Thông tin: Tất cả các thông tin dưới mọi hình thức, không phân biệt của cá nhân hay công ty. Khi chuyển đến công ty đều phải thông qua bộ phận hành chính trực tiếp nhận, đăng ký, ghi chép, theo dõi và cấp phát, thông báo đến các đối tượng có liên quan để xử lý. Tất cả các đối tượng khác sau khi nhận được đều phải chuyển cho hành chính theo qui định này. Không có bất kỳ bộ phận hay cá nhân nào, tiếp nhận thông tin khi chưa thông qua bộ phận hành chính đăng ký đã tự ý xử lý thông tin đó. Nếu đối tượng nào vi phạm sẽ bị xử lý theo qui định của công ty. 2. Báo chí: - Hàng ngày bộ phận Hành chính tiếp nhận, lưu giữ các loại báo, ấn phẩm của Công ty. - Phòng Hành chính có nhiệm vụ thu nhận, cập nhật các thông tin trên các báo có liên quan tới các bộ phận, và thông báo đến các bộ phận. - Các bộ phận khi nhận được thông tin, có trách nhiệm cử người tìm hiểu, nghiên cứu và xử lý thông tin đó có hiệu quả. - Việc thông báo và tiếp nhận thông tin, được thực hiện theo qui định của công ty. - Bộ phận hành chính có trách nhiệm báo thông tin cho các bộ phận phải kịp thời, nhanh chóng, chính xác. - Các thành viên khác trong công ty, được quyền tiếp nhận các thông tin có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình để phục vụ cho các hoạt động của công ty. Các thông tin khác trên báo chí thì được quyền tiếp nhận ngoài giờ làm việc, nhưng không được mang ra ngoài công ty khi chưa được phép của người lưu giữ. Điều 11. Họp thường kỳ, họp bất thường của Ban lãnh đạo, các trưởng bộ phận và toàn Công ty: - Họp định kỳ là cuộc họp định kỳ do giám đốc công ty chủ trì, có sự tham gia của các thành viên liên quan để xem xét và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. - Định kỳ mỗi tuần một lần vào một ngày trong tuần Giám đốc công ty sẽ tổ chức cuộc họp Ban Giám đốc để xem xét và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Trong trường hợp có sự thay đổi thì phòng hành chính có trách nhiệm thông báo trước cho thành viên Ban giám đốc. - Các cuộc họp bất thường sẽ được giám đốc triệu tập, hoặc các phụ trách bộ phận có việc đột xuất đề nghị lên giám đốc công ty yêu cầu triệu tập cuộc họp bất thường. NỘI QUY CÔNG TY 12 /30 Điều 12. Uỷ quyền và nhận uỷ quyền: - Giám đốc công ty là người có quyền lực tối cao đối với các hoạt động của toàn công ty. Có quyền được uỷ quyền bằng mệnh lệnh hoặc bằng văn bản với nội dung uỷ quyền, thời hạn uỷ quyền và qui mô, được cụ thể hoá trong từng giấy uỷ quyền cho bất cứ đối tượng nào, khi cần thiết. - Các Phó Giám đốc có quyền được uỷ quyền cho các trưởng bộ phận, các nhân viên khi cần thiết trong phạm vi quyền hạn của mình, theo qui định và trình tự thủ tục của công ty. - Các Trưởng phòng ban, bộ phận có quyền được uỷ quyền cho cấp dưới của mình hoặc nhân viên khác, khi cần thiết trong phạm vi quyền hạn của mình, theo qui định và trình tự thủ tục của công ty. - Các trường hợp được nhận uỷ quyền phải có đủ tư cách, phẩm chất và năng lực để thực hiện công việc, nhiệm vụ được uỷ quyền. - Ngoài Giám đốc công ty, các trường hợp khác khi uỷ quyền cho người ngoài công ty về công việc có liên quan đến hoạt động, kinh doanh của công ty phải được sự chấp nhận của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách. - Giấy uỷ quyền phải được lập theo mẫu thống nhất trong toàn công ty theo qui định tại hành chính. - Nội dung, qui mô và thời gian uỷ quyền phải phù hợp với nhiệm vụ của công việc đó. - Các trường hợp khác ngoài các trường hợp đã nêu ở trên, do giám đốc công ty quyết định Điều 13. Việc làm thêm giờ và thẩm quyền giải quyết: - Nếu do công việc có nhu cầu làm thêm từ sau 18h30 thì phải điền vào phiếu đăng ký đề nghị làm thêm giờ tại bộ phận hành chính và được sự đồng ý của trưởng bộ phận. - Căn cứ vào phiếu đăng ký xin làm thêm đã được duyệt, bộ phận hành chính thông báo cho bảo vệ biết để hỗ trợ trong thời gian làm ngoài giờ đó. - Thời gian làm thêm không quá 22h00 , trừ các trường hợp nhập, vận chuyển hàng hoá ... sẽ được thông báo cụ thể. - Ngày lễ và chủ nhật nếu không được sự đồng ý của Giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền không được vào công ty. - Các trường hợp đặc biệt khác, trình giám đốc quyết định NỘI QUY CÔNG TY 13 /30 Chương II Qui định liên quan đến chế độ đối với người lao động Điều 14. Chế độ lương và phụ cấp của Người lao động: Tiền lương của Người lao động do hai bên thoả thuận trong Hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu qủa công việc. Hệ số lương của Người lao động được tính như sau: Đối với nhân viên có trình độ Đại học và trên Đại học : Hệ số lương khởi điểm là 1,78 (2.34) Đối với nhân viên có trình độ Cao đẳng và trung cấp: Hệ số lương khởi điểm là 1,46 (1.80) Hệ số lương của nhân viên Công ty được nâng lên theo đúng quy định của Công ty và Nhà nước với điều kiện không vi phạm theo hợp đồng lao động, qui chế công ty và đạt được sự thoả thuận của hai bên. Lương hàng tháng sẽ được phát 01 lần trong tháng. Trong trường hợp khấu trừ lương của người lao động thì người sử dụng lao động phải thông báo rõ lý do và không được khâú trừ quá 30% tiền lương hàng tháng. Điều 15. Chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế 1. Qui định của Nhà nước về chính sách BHXH, BHYT: - Tổng phí BHXH = Mức lương chính x 20% Trong đó: Người lao động đóng: Phí BHXH = Mức lương chính x 5 % Công ty đóng: Phí BHXH = Mức lương chính x 15 % - Tổng phí BHYT = Mức lương chính x 3% NỘI QUY CÔNG TY 14 /30 Trong đó: Người lao động đóng: Phí BHYT = Mức lương chính x 1 % Công ty đóng: Phí BHYT = Mức lương chính x 2 % 2. Qui định của công ty về chính sách BHXH và BHYT: a. Mức lương được tính để trích nộp BHXH và BHYT: - Đối với các nhân viên có thời gian làm việc tại công ty dưới 03 năm: Mức lương chính = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương - Đối với các nhân viên có thời gian làm việc tại công ty từ 03 năm trở lên: Mức lương chính = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương x Hệ số thâm niên - Hệ số thâm niên được chia 03 mức như sau: o Những đối tượng có thời gian công tác tại công ty dưới 03 năm, thì hệ số thâm niên bằng 1. o Những đối tượng có thời gian công tác tại công ty từ 03 năm đến dưới 5 năm, thì hệ số thâm niên bằng 1,5. o Những đối tượng có thời gian công tác tại công ty từ 05 năm trở lên, thì hệ số thâm niên bằng 2. b. Quy định và cách thức trích nộp BHXH và BHYT: - Đối với các đối tượng đã ký hợp đồng chính thức với công ty dưới 1 năm: Công ty sẽ thực hiện việc đóng BHXH theo hình thức không bắt buộc. Nếu cá nhân nào có nhu cầu đóng BHXH, công ty sẽ trích nộp theo đúng quy định của Pháp luật và trừ trực tiếp vào lương hàng tháng - Đối với các đối tượng đã ký hợp đồng chính thức từ lần thứ hai trở đi: Việc đóng bảo hiểm xã hội theo nguyên tắc bắt buộc. Công ty và người lao động sẽ trích nộp BHXH và BHYT theo tỷ lệ qui định trên. - Đối với các đối tượng đã có số thời gian ký hợp đồng lao động liên tục với công ty từ 3 năm trở lên: Công ty sẽ trích nộp toàn bộ số tiền BHXH và BHYT mà người lao động phải đóng hàng tháng. c. Thanh lý Hợp đồng lao động và giải quyết chế độ cho người lao động Đối với các trường hợp thực hiện mua BHXH, BHYT khi hết hạn hợp đồng lao động đã được ký hàng năm, sẽ được hai bên tiếp tục thoả thuận ký một (01) năm tiếp theo. Nếu trong trường hợp hai bên không tiếp tục nữa và không có vi phạm nào đối với hợp đồng lao động đã ký, cũng như các qui định của công ty thì:  Về BHXH: + Trường hợp đã có sổ BHXH thì:  Người lao động phải có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ của mình theo hợp đồng lao động và các qui định của công ty.  Sau khi hai bên ký kết và thực hiện xong Biên bản thanh lý hợp đồng lao động, công ty sẽ có trách nhiệm chuyển trả sổ BHXH cho người lao động, đồng thời ký xác nhận các thủ tục, giấy tờ cần thiết hợp pháp cho người lao động để chuyển các chế độ BHXH đến đơn vị mới theo đề nghị của người lao động.  Người lao động tự lo liệu và chuẩn bị các giấy tờ cần xác nhận. NỘI QUY CÔNG TY 15 /30 + Trường hợp chưa đủ thời gian cấp sổ BHXH thì:  việc thực hiện tương tự như trường hợp đã có sổ, nhưng không chuyển bằng sổ mà chỉ có trách nhiệm xác nhận các thủ tục giấy tờ liên quan (do người lao động chuẩn bị), để chuyển BHXH đến đơn vị mới.  Đối với BHYT: BHYT được mua bắt buộc kèm theo BHXH, vì vậy việc chấm dứt trách nhiệm mua BHYT cũng được tính theo thời điểm chấm dứt BHXH theo thoả thuận trong biên bản thanh lý hợp đồng lao động, và người lao động phải nộp lại thẻ BHYT cho công ty để trả lại cho cơ quan bảo hiểm, không có các giấy tờ kèm theo.  Đối với các trường hợp khác:  Mọi trường hợp còn lại đều được coi là vi phạm và không được giải quyết bất cứ chế độ nào liên quan, đồng thời phải hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm đối với công ty, còn việc giải quyết thì phải căn cứ theo biên bản làm việc cụ thể.  Các trường hợp cố tình vi phạm và cố ý từ chối trách nhiệm, đều phải xử lý theo qui định của công ty và pháp luật hiện hành.  Tuỳ theo mức độ để bị truy tố trước pháp luật.  Các chế độ mà người lao động được hưởng khi nghỉ việc:  Đối với trường hợp phải nghỉ việc mà không vi phạm các điều khoản trong hợp đồng lao động đã ký và các qui định của công ty thì được hưởng đầy đủ các chế độ được ghi trong hợp đồng lao động đó và các qui đinh khác của công ty (nếu có).  Đối với các trường hợp khác: mọi trường hợp còn lại đều được coi là vi phạm và không được giải quyết bất cứ chế độ nào liên quan, đồng thời phải hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm đối với công ty, còn việc giải quyết thì phải căn cứ theo biên bản làm việc cụ thể.  Các trường hợp cố tình vi phạm và cố ý từ chối trách nhiệm, đều phải xử lý theo qui định của công ty và pháp luật hiện hành và tuỳ theo mức độ để bị truy tố trước pháp luật. Điều 16. Thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động: 1. Chế độ nghỉ hàng tuần: Mọi nhân viên đều được nghỉ ngày chủ nhật hàng tuần. Đối với chiều ngày thứ bảy, các bộ phận được giảm số người làm xuống tối đa 1/2 tổng số nhân viên trong bộ phận. Trường hợp tổng số nhân viên trong bộ phận là số lẻ thì số người đi làm phải nhiều hơn số nhân viên nghỉ nếu đáp ứng được các yêu cầu sau: - Các nhân viên của bộ phận làm việc chiều thứ 7 phải đảm bảo công việc của bộ phận được tiến hành thuận tiện. - Mọi công việc của các nhân viên được nghỉ phải được giải quyết theo đúng kế hoạch - Trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công việc của các nhân viên được nghỉ chiều thứ 7. Trường hợp trưởng bộ phận nghỉ phải chỉ định người chịu trách nhiệm thay thế. NỘI QUY CÔNG TY 16 /30 Số người nghỉ của từng bộ phận sẽ được trưởng bộ phận quyết định vào cuối giờ làm việc buổi sáng ngày thứ 7 và đăng ký với bộ phận hành chính. Trong trường hợp cần thiết giám đốc có quyền yêu cầu mọi nhân viên của bộ phận đi làm để giải quyết công việc. 2. Chế độ nghỉ phép: Tất cả mọi nhân viên công ty khi nghỉ việc đều phải có giấy phép điền đầy đủ thông tin theo mẫu của Công ty tại Phòng Hành chính. Trong trường hợp nghỉ dưới 03 ngày làm việc, vì lý do cá nhân thì phải có đơn xin nghỉ từ ngày hôm trước và trình phụ trách bộ phận ký đồng ý. Nếu phụ trách bộ phận đi vắng thì người được phụ trách bộ phận uỷ quyền ký thay theo qui định. Trong trường hợp nghỉ trên 03 ngày làm việc, thì phải trình giám đốc duyệt hoặc người được giám đốc uỷ quyền theo qui định. Trường hợp nghỉ đột xuất bất khả kháng, thì phải gọi điện thông báo cho bộ phận hành chính hoặc bảo vệ của công ty. Người nhận được thông tin phải có trách nhiệm thông báo cho bộ phận hành chính(nếu không phải bộ phận hành chính)và cho bộ phận của người báo nghỉ đột xuất đó biết. Sau khi trở lại làm việc không qúa 24h nhân viên xin nghỉ phải hoàn tất thủ tục theo thông lệ. Trong mọi trường hợp đều phải ghi rõ và bàn giao các công việc chưa hoàn thành và các công việc cần hoàn thành trong thời gian nhân viên đó nghỉ cho người phụ trách trực tiếp. Trong trường hợp người phụ trách đi vắng thì phải bàn giao lại cho nhân viên cùng phòng. Các trường hợp đặc biệt khác, sẽ tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, trình giám đốc quyết định. 3. Các trường hợp nghỉ khác: - Các ngày nghỉ được hưởng lương trong năm : o Nghỉ tết âm lịch: 04 ngày từ ngày 30 tết đến hết ngày mùng 3 tết âm lịch. o Nghỉ tết dương lịch: 01 ngày vào ngày mùng 1 tết dương lịch. o Nghỉ Giỗ tổ Hùng Vương: 01 ngày vào ngày mùng 10 tháng 3 âm lịch o Nghỉ quốc khánh: 01 ngày vào ngày mùng 2 tháng 9 dương lịch. o Nghỉ Quốc tế lao động: 02 ngày vào ngày 30 tháng 4 và mùng 1 tháng 5. - Các ngày nghỉ khác (Nghỉ phép, Nghỉ ốm, Nghỉ việc riêng.....): 15 ngày. - Các ngày nghỉ khác đều bị trừ lương. Nếu nghỉ mà không có giấy xin phép trước có xác nhận của trưởng ban đều bị trừ gấp đôi ngày lương. Nếu tổng số ngày mà người lao động nghỉ vượt quá số các ngày nghỉ khác hoặc trong một tháng có hơn 02 lần nghỉ (trừ các trường hợp ốm dài ngày có xác nhận của cơ quan y tế, hiếu, hỉ của cá nhân, vợ hoặc chồng, anh chị em ruột, bố mẹ vợ hoặc bố mẹ chồng, các trường hợp đặc biêt khác phải có sự đồng ý trực tiếp của giám đốc) thì người lao động đều không được lĩnh các khoản thưởng, tiền phép và phụ cấp chung của toàn công ty. Nếu số ngày nghỉ trong một năm của một nhân viên quá 25 ngày mà không rơi vào các trường hợp đặc biệt và các ngày nghỉ theo quy định trên thì công ty có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. - Nhân viên công ty xây dựng gia đình được nghỉ thêm 07 ngày hưởng nguyên lương. Nữ nhân viên sinh con lần thứ nhất và lần thứ hai (cách lần thứ nhất từ 02 năm trở lên) được nghỉ và hưởng lương theo đúng qui định hiện hành của Nhà nước. NỘI QUY CÔNG TY 17 /30 Điều 17. Chế độ công tác phí: - Các trường hợp phải đi giao dịch hoặc giao hàng có bán kính lớn hơn 25km kể từ văn phòng Công ty trở lên được coi là đi công tác và được chấp nhận có công tác phí. - Chi phí công tác được lấy từ chi phí phân bổ theo quý của các bộ phận hoặc trong phần chi phí triển khai mà khách hàng đồng ý trả tiền cho công ty thể hiện trên các hợp đồng hoặc báo giá có xác nhận của khách hàng có liên quan trực tiếp đến chuyến công tác đó. Các trường hợp không lấy từ hai nguồn này mà tính vào chi phí chung của Công ty phải được Giám đốc đồng ý trước khi thực hiện. - Nguyên tắc tính chi phí công tác như sau:  Chi phí vận chuyển đi lại đường dài theo mức trung bình của thị trường, việc quyết định phượng tiện vận chuyển do trưởng bộ phận quyết định dựa trên yêu cầu thực tế và hạn mức tài chính, trường hợp dùng xe máy cá nhân được tính 1000đ/km. Khi thanh toán phải có hoá đơn tài chính hoặc vé vận chuyển hợp pháp.  Chi phí ở được tính theo số ngày phải ở lại để tiến hành công việc, trưởng bộ phận là người quyết định về số ngày cần thiết dựa trên thực tế công việc. Mức chi phí không quá 200.000 đồng/ người/ngày cho trường hợp 01 người và 300.000 đồng/người/ngày cho trường hợp nhiều người. Khi thanh toán phải có hoá đơn tài chính đầy đủ.  Chi phí đi lại nội bộ trong khu vực công tác được thanh toán dựa theo yêu cầu công việc cụ thể, nhưng không quá 50.000 đồng/người/ngày.  Chi phí bồi dưỡng được tính theo 03 mức: 150.000 đồng, 100.000 đồng, 50.000 đồng/người/ngày do trưởng bộ phận quyết định.  Các chi phí phát sinh phải được dự tính trước, khi thanh toán phải có hoá đơn tài chính đầy đủ mức phát sinh trong một đợt nếu quá 1.000.0000 đồng phải trình Giám đốc duyệt. Điều 18. Chế độ hiếu, hỉ: - Vào ngày cuối cùng của tháng bộ phận hành chính lên danh sách các nhân viên đã ký hợp đồng lao động chính thức với công ty có ngày sinh nhật trong tháng sau. - Vào ngày sinh nhật của mỗi nhân viên bộ phận hành chính có trách nhiệm mua quà mừng và hoa tặng cho nhân viên đó với trị giá không quá 200.000 đồng. - Các nhân viên trong công ty xây dựng gia đình trong thời gian ký hợp đồng lao động chính thức với công ty được tặng một khoản tiền hoặc quà tương đương theo nguyên tắc: + Các trường hợp dưới một năm hợp đồng lao động chính thức: 1.000 000 đồng. + Các trường hợp từ một năm thời hạn hợp đồng LĐCT trở lên: 3.000 000 đồng - Các nhân viên trong công ty sinh con lần thứ nhất và lần thứ hai trong thời gian ký hợp đồng lao động chính thức với công ty thì được tặng một khoản tiền hoặc quà tương đương theo nguyên tắc: + Các trường hợp dưới một năm hợp đồng lao động chính thức: 1.000 000 đồng. + Các trường hợp từ một năm thời hạn hợp đồng LĐCT trở lên: 2.000 000 đồng NỘI QUY CÔNG TY 18 /30 - Các nhân viên trong công ty có con, chồng/vợ, bố mẹ đẻ hoặc bố mẹ chồng/vợ mất trong thời gian ký hợp động lao động chính thức với công ty được trợ giứp một khoản tiền theo nguyên tắc: + Các trường hợp dưới một năm hợp đồng lao động chính thức: 500 000 đồng. + Các trường hợp từ một năm thời hạn hợp đồng LĐCT trở lên: 1.000 000 đồng + Các trường hợp của người thân khác: ông, bà, anh, chị em ruột mức trợ giúp là 300.000 đồng - Các nhân viên hoặc người thân trong gia đình (bố mẹ đẻ hoặc bố mẹ chồng/vợ, vợ hoặc chồng, con ) bị ốm dài ngày trong thời gian ký hợp đồng lao động chính thức với công ty được trợ giúp một khoản tiền theo nguyên tắc: + Các trường hợp dưới một năm hợp đồng chính thức: 500.000 VNĐ + Các trường hợp từ một năm hợp đồng lao động trở lên: 1.000.000 VNĐ Chương III Qui định về khen thưởng và kỷ luật Mục I Khen thưởng Điều 19. Quy tắc khen thưởng: Hàng năm công ty có trích một phần doanh thu để lập quỹ khen thưởng dành cho các nhân viên đạt được kết quả cao trong công việc. Việc đánh giá xét thưởng sẽ phụ thuộc vào đặc thù công việc của từng bộ phận. Các tiêu chí đánh giá sẽ được Trưởng bộ phận đưa ra trên có sở đã tham khảo ý kiến của Giám đốc. Trưởng bộ phận sẽ đánh giá hiệu quả công việc và xét khen thưởng cho nhân viên hàng tuần, cuối tháng, cuối năm hoặc định kỳ và lập báo cáo trình Giám đốc phê duyệt. Điều 20. Nguyên tắc căn bản để thực hiện việc khen thưởng nhân viên: Hoàn thành công việc đúng định mức và chất lượng Kết quả công việc mang lại nhiều doanh thu cho Công ty Chấp hành tốt các nội qui, qui định của công ty. Nhân viên có số ngày nghỉ dưới 4 ngày/năm và số lần đi muộn dưới 4 lần. Có nhiều sáng tạo trong công việc, mà đem lại lợi ích thiết thực. NỘI QUY CÔNG TY 19 /30 Mục II Kỷ luật lao động và trách nhiêm vật chất Điều 21. Các hình thức kỷ luật: - Các hình thức phạt bao gồm: nhắc nhở miệng, nhắc nhở bằng văn bản, phê bình, cảnh cáo, chuyển làm công việc khác và hình thức sa thải: o Nhắc nhở miệng là hình thức phạt áp dụng với nhưng lỗi vi phạm ở mức nhẹ và lần đầu. o Nhắc nhở bằng văn bản là hình thức phạt áp dụng với những lỗi vi phạm ở mức nhẹ nhưng gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến công việc cũng như hoạt động của công ty o Phê bình là hình thức phạt áp dụng với các trường hợp:  Lỗi vi phạm ở mức nhẹ nhưng đã bị phạt nhắc nhở  Lỗi vi phạm gây thiệt hại đến chất lượng công việc, uy tín của công ty o Cảnh cáo là hình thức phạt áp dụng đối với các trường hợp:  Lỗi vi phạm ở mức nhẹ nhưng đã bị phạt phê bình và lại tái phạm  Lỗi vi phạm lần đầu nhưng gây thiết hại lớn đến công việc, uy tín của công ty o Hình thức chuyển làm việc khác có mức lương thấp hơn trong thời hạn 6 tháng hoặc cách chức áp dụng đối với nhân viên đã bị khiển trách bằng văn bản mà tái phạm trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày bị khiển trách. o Hình thức sa thải áp dụng đối với những trường hợp sau: + Nhân viên có hành vi trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật công nghệ, kinh doanh hoặc có hành vi khác gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của Công ty. + Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong một tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong một năm mà không có lý do chính đáng. Các trường hợp được coi là có lý do chính đáng gồm: thiên tai, hoả hoạn, bản thân hoặc người thân (bố, mẹ, vợ hoặc chồng, con....) bị ốm có xác nhận của cơ sở y tế. Điều 22. Thời hiệu xử lý vi phạm: - Thời hiệu để xử lý vi phạm kỷ luật lao động tối đa là 3 tháng kể từ ngày xảy ra hoặc phát hiện vi phạm. Trường hợp có hành vi vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ kinh doanh của công ty thi thời hiệu xử lý là 6 tháng. - Các trường hợp không được xử lý kỷ luật:  Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của Giám đốc hoặc người có thẩm quyền  Bị tam giam, tạm giữ  Chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm qui định tại điểm a, khoản 1 điều 85 Bộ luật lao động  Người lao động nữ có thai; nghỉ thai sản; nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi. Người lao động nam phải nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi. NỘI QUY CÔNG TY 20 /30 Điều 23. Trách nhiệm vật chất Nhân viên làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại cho Công ty thì phải bồi thường theo quy định của công ty và Pháp luật về thiệt hại đã gây ra. Nếu gây thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, thì phải bồi thường nhiều nhất là 3 tháng lương và bị khấu trừ dần vào lương nhưng không được khấu trừ quá 30% tiền lương hàng tháng. Chương IV. Các quy trình quản lý Điều 24. Quy trình về tổ chức nhân sự: 1. Qui trình tuyển chọn nhân sự: Quá trình tuyển dụng nhân sự được tiến hành qua các bước saú: 1. Xác định nhu cầu tuyển dụng 2. Phê duyệt chỉ tiêu tuyển dụng 3. Thông báo tuyển dụnǵ 4. Thu thập, xem xét hồ sơ dự tuyển 5. Phê duyệt hồ sơ và tổ chức thi tuyển 6. Tiếp nhận thử việc 7. Tiến hành thử việc và xem xét yêu cầu 8. Tiếp nhận làm việc và ký Hợp đồng lao động 9. Thanh lý hợp đồng 1.1.Xác định nhu cầu tuyển dụng: Khi nhu cầu về nhân lực của các bộ phận tăng lên, Trưởng các đơn vị, phòng ban trực thuộc Công ty lập yêu cầu tuyển dụng, số lượng các loại cán bộ...gửi về phòng Hành NỘI QUY CÔNG TY 21 /30 chính - Tổ chức công ty. Nhu cầu tuyển dụng được xác định theo quy mô hoạt động của công ty. 1.2.Phê duyệt chỉ tiêu tuyển dụng: Trưởng phòng Hành chính -Tổ chức công ty xác định yêu cầu tổng hợp trình Giám đốc phê duyệt chỉ tiêu. Giám đốc công ty xem xét và phê duyệt chỉ tiêu tuyển dụng nếu phù hợp. 1.3.Thông báo tuyển dụnǵ: Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm đăng tin tuyển dụng cho từng vị trí được phê duyệt bằng các phương tiện thông tin thích hợp. 1.4.Thu thập, xem xét hồ sơ dự tuyển : a, Người dự tuyển trực tiếp nộp hồ sơ cho Phòng Hành chính - Tổ chức với đầy đủ giấy tờ sau:  Sơ yếu lý lịch có dấu xác nhận của chính quyền địa phương.  Đơn xin việc viết tay  02 ảnh cỡ 4x6 cm, mới chụp không quá 12 tháng.  Giấy khám sức khoẻ có dấu của cơ quan y tế, từ cấp quận/ huyện trở lên không quá 06 tháng.  Các văn bằng tốt nghiệp chuyên môn, bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ, bảng điểm ....có dấu công chứng.  01 túi đựng hồ sơ ghi rõ địa chỉ người nhận, vị trí xin tuyển dụng. b, Trong trường hợp nếu do đơn vị đề nghị thì Đơn xin việc của người dự tuyển phải có ý kiến đề xuất của lãnh đạo bộ phận đề nghị. 1.5.Phê duyệt hồ sơ và tổ chức thi tuyển: Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm tổ chức thi tuyển theo từng vị trí chuyên môn. Vòng 1: Sơ tuyển: Phụ trách Hành chính -Tổ chức công ty có trách nhiệm tập hợp , xem xét , phân loại các hồ sơ. Hồ sơ nào không đạt yêu cầu cơ bản sẽ bị từ chối. Công ty sẽ không hoàn trả hồ sơ nếu người dự tuyển không được tuyển dụng. Những hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng ở vòng sơ tuyển, phụ trách tổ chức công ty xem xét phê duyệt và gửi giấy báo hoặc thông báo điện thoại để gọi người trúng vòng sơ tuyển đến tham dự vòng thi chuyên môn. Vòng 2: Thi chuyên môn Tại vòng này, các thí sinh phải thi bài thi về nghiệp vụ, chuyên môn tương ứng với yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Những thí sinh đạt điểm yêu cầu ở vòng 2 mới được tham dự thi vòng 3. NỘI QUY CÔNG TY 22 /30 Vòng 3: Thi vấn đáp tiếng Việt – ngoại ngữ những kiến thức về xã hội. Tại vòng thi này, Hội đồng chấm thi bao gồḿ: Giám đốc, Trưởng phòng tiếp nhận nhân viên, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức. Những thí sinh lọt qua vòng 3 sẽ được tiếp nhận vào làm trong công ty. 1.6.Tiếp nhận thử việc: Những thí sinh trúng tuyển sẽ được ký hợp đồng thử việc là 03 tháng. Hợp đồng phải được ghi rõ về thời gian, điều kiện, quyền lợi và trách nhiệm của hai bên khi ký kết. 1.7. Tiến hành thử việc và xem xét yêu cầu: Phụ trách đơn vị sẽ cử cán bộ hướng dẫn thử việc cho nhân viên mới. Trong thời gian thử việc, cán bộ hướng dẫn nhân viên thử việc phải theo dõi qúa trình làm việc của nhân viên đó, đồng thời báo cáo tình hình cho phòng Hành chính -Tổ chức. Sau thời gian thử việc, phụ trách đơn vị, cán bộ theo dõi hướng dẫn nhận xét và chuyển cho phụ trách Tổ chức công ty xem xét. Phòng Hành chính - tổ chức sẽ trình Giám đốc ký quyết định tiếp nhận và ký Hợp đồng lao động chính thức. 1.8. Tiếp nhận làm việc và ký Hợp đồng lao động: Việc ký tiếp nhận làm việc và ký Hợp đồng lao động được tuân theo các quy định của Bộ luật Lao động nước CHXHCN Việt nam. Đồng thời khi vào làm việc trong công ty, nhân viên mới phải tuân theo những quy tắc riêng của công ty đã quy định. Thời gian ký Hợp đồng lao động thường là 01 năm, Hợp đồng phải được ghi rõ về thời gian, điều kiện, quyền lợi và trách nhiệm của hai bên khi ký kết. 1.9. Thanh lý hợp đồng: Sau thời gian thử việc ( có thể là không đến 03 tháng), nếu người nào đạt sẽ được thanh lý hợp đồng thử việc và ký tiếp hợp đồng lao động chính thức với công ty. Những thí sinh không đạt, công ty có thể được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thử việc và không ký hợp đồng lao động chính thức. Việc chấm dứt Hợp đồng cũng thông qua Thanh lý Hợp đồng . Thanh lý Hợp đồng cũng được sử dụng khi nhân viên nghỉ việc trong thời gian thực hiện hợp đồng lao động. 2. Qui trình đào tạo: 2.1. Xác định nhu cầu đào tạo: Để đội ngũ nhân lực của công ty luôn được nâng cao về chất lượng, hàng năm công ty tổ chức những khoá học chuyên môn, nghiệp vụ ngắn hạn. ́Việc tổ chức những khoá học này nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, kiến thức nghiệp vụ, xã hội, tiếp thu những công nghệ mới nhất trên thế giới . Nhu cầu đào tạo được lập trên cơ sởśau: - Cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ của công ty. - Yêu cầu của lãnh đạo. NỘI QUY CÔNG TY 23 /30 - Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty và các bộ phận. - Kết quả kinh doanh và chất lượng sản phẩm dịch vụ đạt được. - Năng lực cần thiết của những người thực hiện các công việc có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty. - Hồ sơ về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn đã có. Các nhu cầu đào tạo đặc biệt, đột xuất của công ty và các bộ phận được xác định trên cơ sở:́ - Bổ sung sự thiếu hụt về trình độ, kỹ năng của nhân viên đối với lĩnh vực cụ thể - Đề xuất của Ban lãnh đạo Công ty - Đề xuất phụ trách bộ phận tổ chức của công ty. - Thông báo tuyển sinh của các cơ quan. - Đề xuất của cá nhân có nguyện vọng được đào tạo hoặc giấy mời của các đối tác. 2.2. Tuyển chọn người đi đào tạo bên ngoài công ty: - Khi nhu cầu đào tạo được xuất phát từ một trong các nguồn thông báo tuyển sinh đào tạo của đối tác... Phụ trách bộ phận tổ chức phải thông báo đến các bộ phận nội dung gồm: tên khoá học, đối tượng, thời gian, địa điểm, kinh phí và các thông tin khác có liên quan đến khoá học. - Cá nhân có nhu cầu được đào tạo hoặc được cử đi đào tạo phải viết đơn xin đi học theo mẫu thống nhất. - Đương sự chuyển đơn cho Trưởng phòng. Các bộ phận lập danh sách chuyển cho phụ trách Phòng Hành chính - Tổ chức. Phụ trách Phòng Hành chính - Tổ chức căn cứ tờ trình lập danh sách báo cáo giám đốc công ty trong thời hạn kịp đăng ký đến cơ quan tuyển đào tạo. - Đối với những cán bộ không được duyệt đi học, phụ trách tổ chức công ty thông báo lý do với Trưởng đơn vị để đơn vị giải thích cho đương sự. - Đối với các nhu cầu về nguồn lực không thể đáp ứng được bằng công tác đào tạo , công ty sẽ thuê chuyên gia, cộng tác viên. 2.3.Xem xét nhu cầu đào tạo: Trên cơ sở đề xuất nhu cầu đào tạo của các bộ phận cũng như khả năng tài chính của công ty dành cho công tác đào tạo, hàng năm phụ trách Tổ chức sẽ làm việc với trưởng bộ phận, liên hệ cơ sở đào tạo để lập Chương trình đào tạo trình Giám đốc công ty xem xét. 2.4.Phê duyệt nhu cầu đào tạo: Phụ trách Tổ chức sẽ lập chương trình đào tạo chung dựa trên việc xem xét các nhu cầu đào tạo. Giám đốc công ty xem xét và ký duyệt Chương trình đạo tạo nếu phù hợp. NỘI QUY CÔNG TY 24 /30 2.5.Lập kế hoạch, chương trình đào tạo: Mục đích kế hoạch đào tạo để chuẩn bị thực hiện công tác đào tạo và là cơ sở để công ty theo dõi quy trình đào tạo. Dựa vào chương trình đào tạo và đề nghị của các bộ phận. Phụ trách tổ chức sẽ lập chương trình đào tạo cụ thể và trình giám đốc công ty phê duyệt. Kế hoạch chi tiết bao gồm cả kế hoạch tài chính được phụ trách tổ chức công ty chuyển đến phòng kế toán tài chính để thực hiện công tác chi tiêu. 2.6.Tiến hành đào tạo: * Đối với việc đào tạo bên ngoài ́: Khi có thông báo nhập học của cơ quan tuyển đào tạo, phụ trách phòng Tổ chức công ty soạn thảo Quyết định cử đi học trình Giám đốc công ty ký duyệt. Phụ trách tổ chức công ty gửi Quyết định cử đi học tới cơ quan tuyển đào tạo và các bộ phận có chỉ tiêu đi học. * Đối với việc đào tạo nâng cao tại chố̃: Giám đốc công ty và Phó Giám đốc công ty được uỷ quyền và Phụ trách tổ chức hành chính căn cứ yêu cầu đào tạo liên hệ , lựa chọn, cơ sở đào tạo, giảng viên ....để làm giảng viên cho các khoá đào tạo nâng cấp tại chỗ. 2.7.Theo dõi quá trình đào tạo: Phụ trách tổ chức sẽ theo dõi đầy đủ kết quả quá trình đào tạo của cá nhân được cử đi học bằng cách lập sổ theo dõi, lưu trữ bản sao bằng hoặc chứng chỉ. 2.8.Đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo: Sau khi việc đào tạo được thực hiện, trưởng đơn vị cử cán bộ , nhân viên đi đào tạo phải có đánh giá sự hiệu quả của công tác đào tạo được thực hiện. 2.9.Lưu trữ hồ sơ đào tạo: - Việc đánh giá sự hiệu quả của công tác đào tạo phải được lưu hồ sơ đào tạo. - Hồ sơ đào tạo bao gồḿ: - Đơn xin đi học của đương sự theo mẫu - Quyết định cử đi học của Giám đốc công ty - Danh sách cán bộ tham gia từng khoá học đã được Giám đốc phê duyệt - Văn bản trả lời đương sự về việc từ chối cử đi đào tạo của phụ trách tổ chức công ty ( nếu việc đào tạo không được tiến hành). - Bản sao bằng hoặc chứng chỉ hoàn thành khoá học ( nếu có) hoặc kết quả đào tạo. - Đánh giá sự hiệu quả của công tác đào tạo của Trưởng đơn vị có nhân viên được đào tạo. - Các hồ sơ trên phải được lưu giữ trong suốt qúa trình công tác của cá nhân. NỘI QUY CÔNG TY 25 /30 Điều 25. Quy trình cấp phát và sử dụng văn phòng phẩm: 1. Quy tắc cấp phát và sử dụng: Quá trình cấp phát và sử dụng Văn phòng phẩm phải tuân theo một quy trình đã được Phòng Hành chính quy định sẵn. Nếu không theo quy trình sẽ không được đáp ứng kịp thời. Phòng Hành chính phải lập sổ theo dõi việc nhập mua và cấp phát văn phòng phẩm cho từng mặt hàng để có cơ sở lập kế hoạch cho tháng sau. Quá trình sử dụng Văn phòng phẩm phải tiết kiệm, hiệu quả, tránh hiện tượng lãng phí, sử dụng vào mục đích cá nhân gây tổn thất tài chính cho công ty. Việc sử dụng chủng loại Văn phòng phẩm phải được thống nhất về quy cách, không lộn xộn tránh nhầm lẫn. Các bộ phận tự bảo quản và sử dụng số lượng Văn phòng phẩm đã nhận, không được sử dụng chung với bộ phận khác (trừ trường hợp thật cần thiết). 2. Quy trình cấp phát: - Bước 1: Viết giấy đề nghị Văn phòng phẩm.  Bộ phận có nhu cầu về văn phòng phẩm sẽ viết giấy đề nghị văn phòng phẩm theo mẫu (Sổ đề nghị VPP) từ ngày 25 đến ngày 27 và đến ngày cuối tháng 29,30 Phòng Hành chính sẽ tổng hợp yêu cầu của các Phòng ban và tiến hành việc mua VPP cấp phát theo nhu cầu cho các phòng ban.  Giấy đề nghị phải được ghi rõ về Loại, số lượng văn phòng phẩm đề nghị, chữ ký của người lập giấy , trưởng bộ phận. - Bước 2: Duyệt giấy đề nghị văn phòng phẩm.  Bộ phận Hành chính tiếp nhận giấy đề nghị văn phòng phẩm, trưởng bộ phận Hành chính xem xét và ký duyệt với một số lượng hợp lý, trên cơ sở kế hoạch chung của công ty. - Bước 3: Ký biên bản giao nhận văn phòng phẩm.  Sau khi số lượng văn phòng phẩm được duyệt , Phòng Hành chính sẽ mua văn phòng phẩm về và giao cho bộ phận có đề nghị theo biên bản giao nhận. Biên bản giao nhận phải đủ thông tin về ngày tháng giao nhận, số lượng và chất lượng, chủng loại văn phòng phẩm giao nhận, chữ ký bên giao và bên nhận. - Bước 4́: Quản lý và sử dụng:  Bộ phận đề nghị mang văn phòng phẩm về sử dụng theo tinh thần của qui chế này, hành chính công ty thường xuyên theo dõi việc sử dụng của các bộ phận để có cở sở đánh giá và điều chỉnh cho các tháng tiếp theo, cũng như có biện pháp xử lý các vi phạm theo qui định . Điều 26. Quy trình cấp phát và sử dụng tài - sản trang thiết bị 1. Quy tắc chung: - Quá trình cấp phát và sử dụng tài sản - trang thiết bị phải tuân theo một quy trình đã được Phòng Hành chính quy định sẵn. NỘI QUY CÔNG TY 26 /30 - Quá trình sử dụng tài sản - trang thiết bị như sau: + Các thiết bị đều có sổ theo dõi ghi đầy đủ các nội dung sau: Nhãn hiệu của nhà sản xuất, ký hiệu, nước sản xuất, năm sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, tình trạng của thiết bị,... nhằm theo dõi quá trình sử dụng và sửa chữa, thay thế. + Việc trang bị các thiết bị phải đảm bảo về an toàn lao động, an toàn thiết bị và hiệu quả kinh doanh. Các thiết bị đưa vào sử dụng phải đúng mục đích và tính năng kỹ thuật, nắm vững nguyên tắc và thao tác sử dụng. - Ngoài việc trang bị các thiết bị cần có các quy định về vệ sinh, bảo dưỡng thiết bị nhằm đảm bảo an toàn cho thiết bị, nâng cao tuổi thọ, hiệu quả kinh tế. - Các bộ phận, cá nhân được giao quản lý và sử dụng thiết bị phải có trách nhiệm bảo quản, vệ sinh và lập sổ theo dõi riêng. - Những người không có nhiệm vụ không được phép sử dụng. - Khi có sự cố phải báo cho Trưởng bộ phận Hành chính để có biện pháp xử lý kịp thời, không để ảnh hưởng đến tiến độ công việc. 2. Quy trình cấp phát: - Bước 1: Viết giấy đề nghị tài sản – trang thiết bị Bộ phận có nhu cầu về tài sản – trang thiết bị sẽ viết giấy đề nghị theo mẫu và để tại phòng Hành chính. Giấy đề nghị phải có đủ Chủng loại, số lượng đề nghị, chữ ký của người lập giấy , trưởng bộ phận. - Bước 2: Duyệt giấy đề nghị tài sản – trang thiết bị. Bộ phận Hành chính tiếp nhận giấy đề nghị tài sản – trang thiết bị, trưởng bộ phận Hành chính xem xét và ký duyệt số lượng . Sau đó trình lên Giám đốc ký duyệt. - Bước 3: Ký biên bản giao nhận tài sản – trang thiết bị. Sau khi số lượng tài sản – trang thiết bị được Giám đốc ký duyệt , Phòng Hành chính mua tài sản – trang thiết bị đó về và giao cho bộ phận có đề nghị theo biên bản giao nhận. Biên bản giao nhận phải đủ thông tin về ngày tháng giao nhận, số lượng, chủng loại tài sản – trang thiết bị giao nhận, chữ ký bên giao và bên nhận. - Bước 4́: Quản lý và sử dụng: Bộ phận đề nghị mang tài sản - trang thiết bị về sử dụng và bảo quản theo tinh thần của qui chế này, hành chính công ty thường xuyên theo dõi việc sử dụng của các bộ phận để có cở sở đánh giá hiệu quả, cũng như có biện pháp xử lý các vi phạm theo qui định Điều 27. Quy trình thuê taxi vận tải: 1. Quy tắc chung:  Quy trình thuê taxi vận tải phải tuân theo quy định của Phòng Hành chính. Nếu không việc thanh toán cước phí taxi sẽ rất khó khăn.  Phòng Hành chính lập sổ theo dõi thuê taxi vận tải và căn cứ vào đó để thanh toán cước phí taxi cho công ty hàng tháng.  Việc sử dụng taxi phải hiệu quả, tránh hiện tượng lãng phí , sử dụng vào mục đích cá nhân gây tổn thất tài chính cho công ty. NỘI QUY CÔNG TY 27 /30 2. Quy trình thực hiện: - Bước 1: Viết giấy đề nghị thuê taxi.  Cá nhân có nhu cầu thuê taxi phải đăng ký vào sổ đề nghị thuê taxi tại phòng Hành chính.  Giấy đề nghị phải ghi đầy đủ các thông tin yêu cầu và phải có xác nhận của Trưởng bộ phận (trong trường hợp khẩn cấp có thể xin chữ ký của trưởng bộ phận sau) - Bước 2: Duyệt giấy đề nghị thuê taxi.  Bộ phận Hành chính tiếp nhận giấy đề nghị thuê taxi và xác nhận duyệt đề nghị. Cá nhân sẽ trực tiếp gọi điện thoại thuê taxi. - Bước 3: Giao lại biên lai vân chuyển.  Sau khi thuê taxi vận chuyển, các cá nhân phải giữ lại biên lai vận chuyển(màu xanh) để kẹp vào giấy đề nghị taxi đã đăng ký tại Phòng Hành chính. - Bước 4:́ Thanh toán cước phí:  Phòng hành chính sẽ căn cứ vào đề nghị thuê taxi và biên lai vận chyển để làm thanh toán hàng tháng. Điều 28. Quy trình sửa chữa máy móc và trang thiết bị văn phòng; 1. Quy tắc chung:  Viêc sửa chữa các thiết bị máy móc phải tuân theo quy định của Phòng Hành chính.  Phòng Hành chính lập sổ đề nghị sửa máy và căn cứ vào đó để theo dõi tình hình sử dụng máy móc trong toàn công ty.  Việc sửa chữa máy móc và các trang thiết bị văn phòng phải được thực hiện nhanh chóng và kịp thời để đảm bảo hoạt động của các bộ phận cũng như toàn công ty. 2. Quy trình thực hiện: - Bước 1: Viết giấy đề nghị sửa chữa  Cá nhân (bộ phận) có nhu cầu sửa chữa thiết bị phải đăng ký vào sổ đề nghị sửa máy tại phòng Hành chính.  Giấy đề nghị phải ghi đầy đủ các thông tin yêu cầu và phải có xác nhận của Trưởng bộ phận. - Bước 2: Kỹ thuật kiểm tra.  Bộ phận Hành chính tiếp nhận giấy đề nghị sửa chữa và chuyển cho bộ phận kỹ thuật (Phòng Bảo hành hoặc Phòng Hệ thống thông tin)  Bộ phận kỹ thuật sẽ cử kỹ thuật viên kiểm tra tình trạng máy móc và đưa ra hướng giải quyết - Bước 4: Sửa chữa thiết bị:  Trong trường hợp thiết bị hỏng nặng cần phải thay thế, bộ phận kỹ thuật phải chuyển đề nghi sửa chữa cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc Phê duyệt hướng giải quyết. NỘI QUY CÔNG TY 28 /30  Kỹ thuật viên căn cứ vào phê duyệt của Giám đốc hoặc phó Giám đốc tiến hành sửa chữa máy móc.  Các khoản chi phí để sửa chữa máy móc sẽ được Phòng Hành chính làm đề nghị thanh toán dựa trên cơ sở các hoá đơn (nếu mua thiết bị thay thế). Điều 29. Quy trình sử dụng két sắt Phòng Hành chính 1. Quy tắc chung:  Két sắt Phòng hành chính là nơi lưu giữ các tài liệu quan trọng của công ty do Phòng Hành chính quản lý.  Phòng Hành chính lập sổ mượn các tài liệu lưu giữ trong két sắt để theo dõi quản lý các tài liệu quan trọng của công ty (Danh mục các tài liệu xem file gửi kèm theo).  Các nhân viên khi có nhu cầu mượn các tài sản này phải tuân thủ đúng các quy trình do Phòng Hành chính đề ra. 2. Quy trình thực hiện: - Bước 1: Ghi thông tin trên sổ mượn Các trường hợp mượn tài liệu: o Trường hợp mượn các tài liệu thông thường: Cá nhân có nhu cầu mượn tài liệu phải ghi đầy đủ các thông tin trên sổ mượn. o Trường hợp mượn các văn bằng gốc, đăng ký kinh doanh, mã số thuế bản gốc và dấu công ty các trưởng bộ phận phải là người trực tiếp mượn và xin xác nhận của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. - Bước 2: Phòng Hành chính kiểm tra việc mượn tài liệu.  Bộ phận Hành chính tiếp nhận giấy đề nghị kiểm tra đầy đủ thông tin và chuyển tài liệu cho cá nhân cần mượn.  Cá nhân mượn tài liệu phải có trách nhiệm bảo quản tài liệu và khi trả tài liệu phải ký nhận đầy đủ trong sổ đề nghị mượn tài liệu. NỘI QUY CÔNG TY 29 /30 Chương V Điều khoản thi hành Điều 30 Hiệu lực của nội quy Nội quy này có hiệu lực kể từ ngày Những quy định trước đây trái với nội quy đều bị bãi bỏ. Điều 31 Điều khoản thi hành Các trưởng phòng và toàn bộ nhân viên trong Công ty chịu trách nhiệm thi hành nội quy lao động này. Hà Nội, ngày tháng năm 200 Giám đốc Công ty NỘI QUY CÔNG TY 30 /30