Tiểu luận Phương pháp tính toán hàng tồn kho hợp lý

hàng bán trả góp phát sinh rủi ro về nợ khó đòi cao hơn so với bán hàng thông thường nên người bán thường nắm quyền pháp lý của số hàng cho đến khi toàn bộ tiền hàng được thanh toán. Vấn đề nảy sinh ở đây là liệu rằng số hàng bán trả góp có được xem như hàng đã bán được, hay chưa? mặc dù quyền pháp lý của số hàng này chưa được chuyển giao. Theo chúng tôi, hàng bán trong trường hợp này có thể được ghi giảm trong hàng tồn kho của bên bán nếu tỷ lệ nợ khó đòi có thể dự đoán được tương đối chắc chắn căn cứ vào việc phân tích khả năng thanh toán của bên mua và một số nhân tố ảnh hưởng khác. Như vậy, việc bán trả góp ở đây chỉ ra rằng, trong một số trường hợp có thể ghi giảm hàng tồn kho của doanh nghiệp mặc dù quyền sở hữu pháp lý chưa được chuyển giao.Trong trường hợp này cần căn cứ TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 10 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 vào bản chất kinh tế của nghiệp vụ để xác định mà không căn cứ vào hình thức pháp lý của nghiệp vụ. Như vậy, việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết trong mỗi doanh nghiệp.  Ngoài ra ta cũng có thể phân loại hàng tồn kho như sau : • Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đã mua đang đi trên đường hoặc gửi đi gia công chế biến • Hàng hoá mua để bán : Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi gia công, chế biến, hàng gửi bán • Hàng hoá thành phẩm : Thành phẩm tồn kho, và thành phẩm gửi bán • Sản phẩm dở dang : Sản phẩm chưa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho • Chi phí dịch vụ dở dang Tất cả những thứ này được coi là hàng tồn kho và chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp, bởi vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho doanh nghiệp. Đó là những tài sản đã sẵn sàng để đem ra bán hoặc sẽ được đem ra bán. Nếu để tồn hàng tồn kho quá lâu thì sẽ làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình kinh doanh, bởi vì doanh nghiệp sẽ phải tốn chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi thời, và thanh lý hàng hư hỏng. Tuy nhiên, việc không dự trữ đủ hàng tồn kho cũng là một rủi ro bởi vì doanh nghiệp có khả năng đánh mất những khoản doanh thu bán hàng tiền năng hoặc thị phần nếu sau này giá lên cao mà doanh nghiệp không còn hàng để bán. II. CÁC TRƯỜNG HỢP a. Ngành Thép Công nghiệp sản xuất thép là một trong những ngành đã và đang "è cổ” gánh chịu thiệt hại do hàng hóa tồn kho gây ra. Hiệp hội thép Việt Nam cho biết, mỗi tấn thép bị tồn kho, đơn vị trực tiếp tạo ra sản phẩm bị thiệt hại 300.000 đồng/tháng.Vốn vay sản xuất với lãi suất cao nhưng hàng hóa không được tiêu thụ, thay vì đồng vốn quay vòng sinh lợi nay rơi vào tình trạng đóng băng. Đến trung tuần tháng 6, lượng hàng tồn kho của ngành thép đã lên đến khoảng 400.000 tấn. Theo đó, bình quân mỗi tháng, toàn ngành thép bị thiệt hại hơn 100 tỷ đồng. Tình trạng hàng tồn kho được các doanh nghiệp đối phó bằng cách sản xuất cầm chừng, có những đơn vị sản xuất thép cắt giảm hơn 50% công suất. Đây là giải pháp bất đắc dĩ, các doanh nghiệp gần như không còn sự lựa chọn nào khác. Hệ lụy là người lao động thiếu việc làm, thu nhập bị giảm sút, doanh nghiệp có nguy cơ thua lỗ, vấn đề an sinh xã hội khó được bảo đảm…. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 11 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 b. Ngành kính xây dựng Hiệp hội kính xây dựng Việt Nam cho biết, lượng kính xây dựng tồn kho của các doanh nghiệp cả nước hiện đã lên đến 21 triệu m2 quy tiêu chuẩn, tăng 8 triệu m2 so với cuối năm 2005. Theo ông Ngô Văn Thanh - Tổng thư ký Hiệp hội kính xây dựng, mức tồn kho như trên là khá cao, đang gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp. Nguyên nhân là do thị trường bất động sản thời gian qua trầm lắng, làm cho nhu cầu về vật liệu xây dựng nói chung cũng như kính xây dựng nói riêng không tăng trưởng mạnh. Mặt khác, kính Việt Nam lại đang phải cạnh tranh mạnh với một lượng lớn kính nhập khẩu từ Trung Quốc. Hiện thuế suất thuế nhập khẩu kính xây dựng từ Trung Quốc là 30%. Với mức thuế này khi nhập khẩu về đến Việt Nam, kính Trung Quốc sẽ khó có thể cạnh tranh được với kính Việt Nam. Nhưng bằng nhiều cách khác nhau như nhập lậu, gian lận thương mại... nên giá kính Trung Quốc hiện bán tại thị trường Việt Nam chỉ tương đương hoặc thấp hơn giá kính của Việt Nam, cạnh tranh rất mạnh với các doanh nghiệp sản xuất trong nước và càng gây ra tình trạng dư thừa. Do lượng kính tồn kho lớn, các doanh nghiệp đã phải giảm giá bằng cách tiến hành hàng loạt các chính sách chiết khấu thương mại. Nhưng cách làm này cũng không kích thích được thị trường, một số doanh nghiệp đã phải giảm giá bán dưới giá thành. Từ đầu năm 2006 đến nay, giá bán kính xây dựng của các doanh nghiệp đã giảm mạnh. Chẳng hạn kính trắng 4mm cuối năm 2005 có giá bán 47.500 đ/m2 đến tháng 4/2006 đã giảm xuống còn 34.000 đ/m2. Kính màu trà 5mm giá 67.000 TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 12 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 đ/m2 đã giảm xuống dưới 60.000 đ/m2. Theo Hiệp hội kính xây dựng Việt Nam, để cân đối cung cầu trong tình hình hiện nay, các nhà sản xuất kính đã thống nhất xem xét dừng sản xuất chủng loại kính trắng 4mm, là chủng loại kính chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 30% sản lượng sản xuất), tồn kho nhiều và chỉ sản xuất kính 5mm để giảm dư thừa. Giải pháp này cũng giúp tránh được hiện tượng một số dự án xây dựng khi thiết kế sử dụng kính có độ dầy 5 mm, nhưng đưa kính 4 mm thay thế làm giảm độ an toàn cho người sử dụng, gây thất thoát vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Hiện toàn quốc có 7 nhà máy sản xuất kính xây dựng hoạt động với công suất năm 2005 đạt khoảng 81 triệu m2 quy tiêu chuẩn, trong khi nhu cầu chưa đạt tới 80 triệu m2/năm. Dự báo, cung sẽ tiếp tục vượt cầu trong các năm tới do liên tục vẫn có các nhà máy sản xuất kính xây dựng đi vào hoạt động. Nhà máy kính Trường Sơn của Công ty TNHH Kỳ Anh có công suất 220 tấn/ngày sẽ đi vào sản xuất trong năm nay, cung cấp ra thị trường 12 triệu m2 quy tiêu chuẩn/năm. Trong năm 2006 một số nhà máy kính có công nghệ lạc hậu sẽ phải ngừng sản xuất như kính Đáp Cầu 4,5 triệu tấn/năm, kính Móng Cái công suất 2,5 triệu tấn/năm... nhưng công suất chung của toàn ngành vẫn còn cao. Năm 2007, Liên doanh VGI giữa tập đoàn Nippon Sheet Glass (Nhật Bản) và Tổng Công ty vật liệu xây dựng số 1 (Việt Nam) cũng sẽ đưa nhà máy kính nổi 500 tấn/ngày tại Mỹ Xuân, Vũng Tàu đi vào sản xuất, cung cấp ra thị trường 29 triệu m2 quy tiêu chuẩn/năm. Khi đó tổng năng lực sản xuất của các nhà máy kính xây dựng tại Việt Nam sẽ ở vào khoảng 116 triệu m2 quy tiêu chuẩn/năm. Mức tăng trưởng công suất toàn ngành sẽ đạt 33%/năm. Căn cứ theo dự báo thị trường, đến năm 2007, tiêu thụ kính xây dựng cả nước vào khoảng 95 triệu m2 quy tiêu chuẩn/năm. Như vậy, năng lực sản xuất của các nhà máy sẽ vượt nhu cầu sử dụng khoảng 21 triệu m2 quy tiêu chuẩn/năm. Thêm vào đó, Tập đoàn công nghiệp than và khoáng sản Việt Nam cũng đã cùng với một đối tác tư nhân thành lập Công ty cổ phần kính nổi Chu Lai và đang chuẩn bị đầu tư một nhà máy kính nổi có công suất lên tới 1.000 tấn/ngày tại Khu kinh tế mở Chu Lai. Theo dự kiến, nhà máy kính này sẽ được khởi công xây dựng vào cuối năm nay và cuối năm 2008 đi vào sản xuất. Như vậy, tình hình tiêu thụ kính vốn đang "ảm đạm" sẽ càng ảm đạm hơn. Hiệp hội kính xây dựng Việt Nam dự tính đến năm 2010, nhu cầu tiêu thụ mới cân đối được sản lượng sản xuất của các nhà máy trong nước, nếu các cơ quan chức năng không kiểm soát đầu tư mới vào ngành kính xây dựng, thì hiện tượng cung vượt xa cầu sẽ còn tăng thêm, gây lãng phí trong đầu tư và khó khăn cho ngành sản xuất này. Khảo sát hiện trạng tại các đơn vị khác như Công ty kính nổi Viglacera Bình Dương, Công ty kính Việt Hưng, Kỳ Anh, VGI Vũng Tàu... cho thấy, giai đoạn này là thời điểm khó khăn với nhiều doanh nghiệp. Cả nước có tám doanh nghiệp sản xuất kính thì lượng sản phẩm đọng đến đầu tháng ba này là hơn 34 TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 13 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 triệu m2 kính QTC. Thị trường tiêu thụ mặt hàng kính xây dựng bị thu hẹp 30% dẫn đến hai nhà máy kính phải đóng cửa, ba dây chuyền khác tạm dừng sản xuất, hàng nghìn lao động có nguy cơ mất việc... Trong khi các doanh nghiệp tìm mọi cách tiêu thụ sản phẩm, bảo đảm việc làm và đời sống công nhân thì thị trường cả nước lại ngập tràn kính ngoại đủ chủng loại. Theo số liệu báo cáo của ngành Hải quan, từ đầu năm đến nay, bình quân mỗi tháng có khoảng hai triệu m2 kính nhập khẩu. Với mức giá luôn thấp hơn kính sản xuất trong nước, kính ngoại đang giành giật thị trường với kính nội. Nguyên nhân chính khiến kính nội thua trên sân nhà do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan. Hiện giá thành trong nước làm ra 1m2 kính nội thường cao hơn kính ngoại cùng chủng loại, kích cỡ. Chẳng hạn nguyên liệu chính như dầu FO (chiếm 30-40% giá thành sản xuất kính), hiện giá trong nước cao hơn từ 20 đến 30%, có thời điểm gần gấp đôi so với giá dầu trong khu vực. Do lợi thế về giá dầu, kính các nước trong khu vực nhập về Việt Nam giá luôn thấp hơn doanh nghiệp trong nước sản xuất. Kính là loại hàng hóa đặc biệt, nếu không có chuyên môn, khó phân biệt kiểm định được chất lượng. Lợi dụng kẽ hở này, nhiều doanh nghiệp đưa kính kém chất lượng, giá thành thấp vào lưu thông sản xuất dưới tem nhãn của hàng chất lượng cao khiến những doanh nghiệp kính làm ăn chân chính bị thiệt hại. Khâu kiểm định mặt hàng kính thông qua hàng rào kỹ thuật vẫn không được một cơ quan quản lý chất lượng nào kiểm soát. Tổng thư ký Hiệp hội Kính và Thủy tinh Việt Nam (VIEGLASS) Lê Minh Tuấn cho biết, các nhà nhập khẩu đang sử dụng hai phương thức gian lận thương mại chính như khai giá trị tính thuế thấp hơn giá trị thực tế 50-70% và chỉ bằng 30-40% giá thành sản xuất tại Việt Nam; kê khai độ dày của kính thấp hơn nhằm giảm thuế nhập khẩu. Việc nhập khẩu các loại kính không đạt tiêu chuẩn Việt Nam như các loại kính cán có độ cong vênh lớn, nhiều bọt, bao bì đóng gói kém, dễ vỡ, các loại kính chuyển mầu quá độ không bảo đảm tiêu chuẩn với giá rẻ đã gây ra tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, thiệt hại cho các nhà sản xuất trong nước. Kính chất lượng kém còn là nguyên nhân dẫn đến mất an toàn cho các công trình xây dựng. Sự vắng bóng của hàng rào kỹ thuật dẫn đến thiếu công bằng trong "sân chơi" giữa kính chất lượng trong nước và kính nhập khẩu kém chất lượng. Phó Giám đốc Ban Thương mại - Tổng công ty Viglacera Ðặng Hoàng Tùng cũng khẳng định: Tại các nước, việc quản lý chất lượng được đặt lên hàng đầu. Hàng rào kỹ thuật luôn được sử dụng như một công cụ hiệu quả. Ðiều này không hề trái với cam kết gia nhập WTO của nước ta về các biện pháp bảo hộ cạnh tranh. Nhằm bảo đảm lợi ích xã hội và an toàn trong sử dụng sản phẩm kính xây dựng, VIEGLASS đề nghị các cơ quan liên quan đưa ra các tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm kính xây dựng và tiêu chuẩn lựa chọn lắp đặt kính, xây dựng thành quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng. Ðồng thời, thiết lập hàng rào kỹ thuật để ngăn TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 14 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 chặn hành vi gian lận thương mại, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và an toàn cho các công trình xây dựng có sử dụng kính tại Việt Nam. Dấu hiệu lạc quan với ngành kính xây dựng là, mới đây Bộ Xây dựng đã giao các đơn vị liên quan xem xét, đánh giá sự phù hợp của các tiêu chuẩn Việt Nam với các tiêu chuẩn quốc tế đối với mặt hàng kính xây dựng, trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành các quy định, quy chuẩn kỹ thuật, kiến nghị đưa sản phẩm này vào danh mục sản phẩm hàng hóa có khả năng gây mất an toàn. Với những giải pháp nêu trên, nhất là nâng cao chất lượng đa dạng hóa mặt hàng, thực hành tiết kiệm trong quản lý và trong sản xuất, xây dựng chuỗi cửa hàng tiêu thụ rộng khắp với dịch vụ lắp đặt kính trọn gói, bảo hành sau bán hàng, ngành kính xây dựng tìm lại vị thế mới, khẳng định thương hiệu trên thị trường trong nước và quốc tế. c. Ngành mía đường Dù chỉ mới sản xuất được nửa niên vụ đường 2011-2012 nhưng các nhà máy đường đang rơi vào tình cảnh khó khăn. Trong khi lượng đường tồn kho của các nhà máy đang gia tăng từng ngày, giữa tháng 2-2012 đường lậu từ Thái Lan tiếp tục tràn vào làm cho một số nhà máy trong nước điêu đứng. Giá đường bán buôn ở ĐBSCL tiếp tục giảm mạnh, trước tết trên 18.000 đồng/kg, sau tết chỉ còn trên dưới 16.500 đồng/kg. Theo lý giải của ông Trịnh Minh Châu, Chủ tịch HĐQT Công ty CP Mía đường Sóc Trăng, sản lượng đường Thái Lan năm nay lên 10,6 triệu tấn, tăng 1 triệu tấn. Trong khi đó, đường lậu từ Thái Lan tràn sang biên giới Tây Nam ngày càng gia tăng. Theo ước tính của lãnh đạo một công ty mía đường, mỗi ngày có khoảng 500 tấn đường lậu qua ngõ biên giới Tây Nam. Giá đường cát lậu từ Thái Lan vào Việt Nam bán buôn với giá 17.000 đồng/kg, càng tăng thêm áp lực cho đường nội địa. Theo lãnh đạo một số nhà máy vùng ĐBSCL, đường sản xuất ra không bán được, giá tiếp tục hạ trong khi các nhà máy vẫn thu mua mía với giá không giảm để đảm bảo thu nhập cho nông dân. Tình trạng này đẩy hầu hết các nhà máy đường vào hoàn cảnh hết sức khó khăn. Trước đây, đường thủ công có màu vàng, còn mật, ngọt hơn đường sạch nên được người tiêu dùng thích. Tuy nhiên, đến nay các sản phẩm đường thủ công gần như “biến mất” nên một số người hám lợi đã sử dụng chất phụ gia pha chế đường trắng thành đường vàng. Tình trạng bát nháo chế biến đường trắng thành đường vàng ở ĐBSCL hiện nay xuất phát từ tâm lý người tiêu dùng chưa nhận thức đầy đủ về mối nguy hại về sức khỏe mang đến từ những sản phẩm pha chế không rõ nguồn gốc. “Đứng về góc độ nhà sản xuất, chúng tôi khuyến cáo người tiêu dùng không nên dùng thực phẩm không rõ xuất xứ hàng hóa. Người dân nên dùng đường có nhãn mác hàng hóa, nguồn gốc rõ ràng… Đây là những sản phẩm an TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 15 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 toàn, đảm bảo cho sức khỏe” - ông Nguyễn Thành Long, Tổng Giám đốc Công ty Mía đường Cần Thơ cảnh cáo. Theo đánh giá của Hiệp hội Mía đường Việt Nam, sản lượng đường năm 2012 của các nhà máy trong nước có thể đạt 1,43 triệu tấn, cân đối cung cầu thừa trên 300.000 tấn. Với tình hình khó khăn trong khâu tiêu thụ hiện nay, khả năng nhiều nhà máy thua lỗ là khó tránh khỏi. Hiệp hội Mía đường Việt Nam cho rằng, Bộ Công thương, Bộ NN-PTNN cần có chủ trương và tạo điều kiện thuận lợi để các công ty được xuất khẩu đường với hạn mức 250.000 tấn trong năm 2012. Theo lãnh đạo một số công ty mía đường, thủ tục để giải quyết cho các doanh nghiệp đường xuất khẩu hiện nay là quá chậm chạp, quy định rắc rối, nhiêu khê; kiểu cấp “hạn ngạch nhỏ giọt” làm nhiều doanh nghiệp uể oải không còn hứng thú! Hiệp hội Mía đường Việt Nam đề xuất: Chính phủ cần có chính sách hỗ trợ các nhà máy đường về vốn, lãi suất để thực hiện tồn trữ, bình ổn thị trường với số lượng 10-20% sản lượng của các nhà máy trong thời gian 6 tháng. Đường lậu Thái Lan ngày càng lấn lướt tại thị trường nội địa, trong khi lượng đường tồn kho của các nhà máy tăng lên, nguy cơ ảnh hưởng đến giá thu mua mía nguyên liệu của nông dân là khó tránh khỏi từ đây tới cuối vụ! Trong tháng 1-2012, đoàn kiểm tra liên ngành quận Cái Răng - Cần Thơ phát hiện tại cơ sở kinh doanh đường cát của ông Lê Văn Thích đang “chế biến” và đóng gói số lượng lớn đường cát trắng của cơ sở Thuận Phát thành đường cát màu vàng kem chuẩn bị đưa ra thị trường tiêu thụ. Theo khai nhận của chủ cơ sở, hiện nay trên thị trường chủng loại đường cát màu vàng kem (còn gọi là đường mỡ gà) được người tiêu dùng ưa thích và tiêu thụ mạnh vì cho rằng đường chưa được tẩy trắng nên ít độc hại so với đường cát trắng hiện có mặt trên thị trường. Từ đó ông nghĩ ra cách làm thay đổi màu của đường cát trắng thành màu vàng kem để dễ tiêu thụ. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 16 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Theo những người am hiểu trong ngành công nghiệp đường, tình trạng sử dụng hóa chất, chất phụ gia không rõ nguồn gốc để biến đường trắng thành đường vàng đã xuất hiện khá lâu. Giá mía nguyên liệu ở ĐBSCL không giảm trong khi đường cát giảm giá. Tính đến cuối tháng 3-2012, lượng hàng tồn kho tại các nhà máy đường là 380.000 tấn. Theo Hiệp hội Mía đường VN, lượng hàng tồn cao do sức mua tiếp tục thấp từ cuối năm ngoái đến nay. Nguyên nhân chính do doanh nghiệp sản xuất cầm chừng, không dám mạnh tay mua hàng dự trữ. Theo dự báo của Hiệp hội Mía đường VN, sản lượng đường niên vụ 2011- 2012 ước đạt 1,4 triệu tấn, dư khoảng 170.000 tấn đường, trong đó 100.000 tấn tồn để chuyển sang vụ sau và có thể dư 70.000 tấn cho xuất khẩu. Tuy nhiên, vấn đề hiện nay là các nhà chế biến sản xuất trong nước của ngành bánh kẹo, nước giải khát, sữa... VN lại không mặn mà với đường trong nước mà tiếp tục đăng ký với Bộ Công thương để xin được nhập gần 270.000 tấn đường vì lý do giá nhập khẩu cạnh tranh hơn. Hệ lụy là giá bán buôn đường của các nhà máy giảm mạnh, giá thu mua mía nguyên liệu của người nông dân rớt theo. d. Các mặt hàng khác Gánh nặng hàng tồn kho : TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 17 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Không chỉ đường, mà các ngành sản xuất thực phẩm, công nghiệp cũng đang đối mặt với tình trạng hang tồn kho lớn. Khách hàng lớn nhất của các nhà sản xuất đường là ngành công nghiệp chế biến thực phẩm. Vì vậy, tình trạng các công ty đường tồn kho khối lượng lớn sản phẩm cho thấy bức tranh ảm đạm của một trong những ngành chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu công nghiệp của Việt Nam. Trong báo cáo tháng 5-2011 của Tổng cục Thống kê, sản xuất đường mía là ngành đứng đầu về tốc độ gia tăng giá trị sản xuất công nghiệp trong năm tháng đầu năm nay, với mức tăng tới 44,9% so với cùng kỳ năm 2010. Thế nhưng, đây cũng đang là ngành có lượng hàng tồn kho rất lớn, lên đến 525.000 tấn. Đường là ngành sản xuất mang tính thời vụ. Việc tồn kho vào thời điểm mía kết thúc vụ thu hoạch năm nay sẽ là chuyện bình thường, nếu như sức tiêu thụ đường của thị trường không chậm một cách bất thường, khiến cho mức tồn kho hiện nay tăng tới 142.000 tấn so với cùng kỳ năm ngoái. Khách hàng lớn nhất của các nhà sản xuất đường là ngành công nghiệp chế biến thực phẩm. Vì vậy, tình trạng các công ty đường tồn kho khối lượng lớn sản phẩm cho thấy bức tranh ảm đạm của một trong những ngành chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu công nghiệp của Việt Nam. Theo số liệu của Tổng cục Thống kê, lượng sản phẩm tồn kho trong ngành công nghiệp chế biến thực phẩm tính đến đầu tháng 5-2011 đã tăng mạnh. Trong đó, mức tồn kho của ngành sản xuất nước trái cây tăng 135,4% so với cùng kỳ năm ngoái. Sản phẩm cà phê sữa hòa tan, bột nêm và bột gia vị tăng trên dưới 100%. Nhiều sản phẩm khác như nước giải khát có ga, sữa đặc có đường và sữa tươi tiệt trùng, thức ăn gia súc cũng có mức tồn kho từ xấp xỉ 17% đến gần 40%. Không riêng gì ngành công nghiệp chế biến thực phẩm, tồn khođang trở thành gánh nặng và là nỗi ám ảnh của ngành công nghiệp Việt Nam nói chung. Kết quả điều tra của Tổng cục Thống kê cho thấy trong số 136 sản phẩm và nhóm sản phẩm công nghiệp, hơn hai phần ba số sản phẩm có mức tồn kho tăng so với cùng thời điểm này năm ngoái. Đáng ngại hơn là mức tồn kho đang có chiều hướng gia tăng, bất kể nhiều doanh nghiệp đã chủ động cắt giảm sản xuất, để hạn chế thiệt hại do đọng vốn vào hàng tồn kho. Ông Phạm Chí Cường, Chủ tịch Hiệp hội Thép Việt Nam, cho biết mỗi tấn thép tồn kho, nhà sản xuất sẽ thiệt hại ít nhất 300.000 đồng mỗi tháng cho tiền lãi vay ngân hàng. Chính vì vậy, nhiều công ty đã giảm sản lượng, có những doanh nghiệp hiện chỉ còn hoạt động với 40% công suất thiết kế. Thế nhưng, lượng thép xây dựng tồn kho vẫn tăng. Hiệp hội Thép Việt Nam dự báo, số thép tồn kho đến đầu tháng 6-2011 có thể xấp xỉ 400.000 tấn. Lạm phát cao, chính sách thắt chặt tín dụng, chủ trương cắt giảm đầu tư công để chống lạm phát được các nhà doanh nghiệp cho là những nguyên nhân chính làm giảm sức mua, dẫn đến tỷ lệ tồn kho tăng. Sản xuất vật liệu xây dựng là một trong những ngành chịu tác động nặng nề nhất, khi mà hầu như tất cả các sản phẩm trong ngành hàng này đều có mức tồn kho tăng mạnh. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 18 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Trong đó, những sản phẩm chính như xi măng, thép xây dựng, gạchốp lát granit nhân tạo, sơn, kết cấu thép, ống nhựa, dây và cáp điện đều có lượng tồn kho tăng từ trên 20% đến gần 150%. Cá biệt, sản phẩm cáp điện đồng trục có vỏ bọc tăng tới 386%! Bên cạnh đó, tình trạng giá cả hàng hóa, dịch vụ tăng cao do lạm phát, cũng khiến cho người tiêu dùng phải thắt chặt chi tiêu và điều này ảnh hưởng không ít tới sức tiêu thụ sản phẩm của nhiều ngành công nghiệp. Nhìn vào số liệu của Tổng cục Thống kê, chúng ta sẽ dễ dàng nhận thấy người dân đang có xu hướng tiết giảm chi tiêu đối với những nhóm sản phẩm ít thiết yếu cho đời sống, nhất là những mặt hàng có giá trị cao, để tập trung cho các nhóm hàng thiết yếu. Cụ thể, những sản phẩm như máy giặt, tủ lạnh, máy điều hòa nhiệt độ, giường, tủ, bàn ghế, kem dưỡng da, sữa tắm, xe gắn máy có dung tích xylanh trên 125 phân khối, giày dép, quần áo... đều có mức tồn kho rất cao. Ngược lại, nhóm hàng thuốc chữa bệnh, sữa bột, gạo, bột dinh dưỡng... chẳng những mức tồn kho không tăng, mà còn giảm đáng kể. Những tháng đầu năm nay, dù giá trị sản xuất của ngành công nghiệp vẫn còn tăng tới 14,2% so với cùng kỳ năm 2010, nhưng số liệu này đã không còn mấy ý nghĩa khi mà các nhà sản xuất đang vất vả tìm cách tiêu thụ hết số hàng hóa đã sản xuất. Trong bối cảnh sức mua thị trường đang rất yếu, lãi vay ngân hàng lại cao ngất ngưởng như hiện nay, thì tình trạng tồn kho với khối lượng lớn đang trở thành gánh nặng đối với doanh nghiệp nói riêng và ngành công nghiệp nói chung. Nếu tình trạng này còn kéo dài, e rằng sẽ có không ít doanh nghiệp bị đẩy đến bờ vực phá sản. Trong bối cảnh sức mua thị trường đang rất yếu, lãi vay ngân hàng lại cao ngất ngưởng như hiện nay, thì tình trạng tồn kho với khối lượng lớn đang trở thành gánh nặng đối với doanh nghiệp nói riêng và ngành công nghiệp nói chung. Nếu tình trạng này còn kéo dài, e rằng sẽ có không ít doanh nghiệp bị đẩy đến bờ vực phá sản. Mặc dù mùa đông năm nay kéo dài, rau quả trên thị trường giữ ở mức giá cao song lượng tồn kho mặt hàng này lại rất lớn. Tính đến đầu tháng 2, tồn kho chế biến và bảo quản rau quả tăng 80,6% so cùng kỳ. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 19 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Tổng cục Thống kê vừa công bố báo cáo diễn biến kinh tế cả nước trong tháng 2 và hai tháng đầu năm 2012. Theo đó, trong tháng 2, chỉ số sản xuất công nghiệp đã tăng 10% so với tháng trước và tăng 22,1% so với cùng kỳ năm 2011. Tính chung hai tháng đầu năm, chỉ số sản xuất công nghiệp tăng 3,9% so với cùng kỳ năm 2011. Trong đó, sản xuất, phân phối điện, ga, nước tăng 11,7%, công nghiệp khai thác mỏ tăng 5%. Mặc dù đạt mức tăng trưởng sản xuất 2,4% nhưng theo đánh giá của Tổng cục Thống kê, ngành công nghiệp chế biến vẫn gặp nhiều khó khăn. Chỉ số sản xuất hai tháng đầu năm của ngành này thấp hơn nhiều so với mức tăng 18,2% của cùng kỳ năm trước. Riêng trong tháng 1, chỉ số sản xuất của ngành đã giảm mạnh, chỉ bằng 76% tháng 12/2011 và bằng 83% cùng kỳ năm 2011. Nguyên nhân chủ yếu một mặt do thời gian nghỉ Tết nguyên đán dài, mặt khác do ảnh hưởng của lạm phát cao dẫn đến tiêu thụ chậm. Trong khi đó, báo cáo lần này của Tổng cục Thống kê cũng ghi nhận mức tăng chỉ số tồn kho tại thời điểm 1/2 của toàn ngành công nghiệp chế biến, chế tạo là 17,4% so với cùng thời điểm năm trước. Lượng tồn kho khổng lồ phải kể đến ngành chế biến và bảo quản rau quả khi đánh dấu mức tăng 80,6%. Thông tin từ Bộ Công thương cũng cho biết, tình hình xuất khẩu rau hoa quả tháng 1 vừa rồi giảm nhẹ so với cùng kỳ 2011, ước đạt 45,26 triệu USD, giảm 3,7%. Tuy nhiên, theo ghi nhận của báo chí những ngày gần đây, do thời tiết diễn biến thất thường, nên có những thời điểm giá rau quả bị đẩy lên cao. Ngoài ra, ở những mặt hàng khác, chỉ số tồn kho tại các ngành sản xuất khác như phân bón và hợp chất ni-tơ cũng tăng 71,9%, xi măng, vôi, vữa tăng 68,1%, sắt, thép tăng 53,4% và các sản phẩm thuốc lá, thuốc lào tăng 46,8%. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 20 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Theo Bộ Công thương, trong quý 1-2012, ngành công nghiệp chế biến vẫn là ngành gặp nhiều khó khăn nhất, chỉ số sản xuất ba tháng đầu năm của ngành này thấp hơn nhiều so với mức tăng 13,4% của cùng kỳ năm trước. Đáng ngại là một số mặt hàng có chỉ số tồn kho rất cao, chỉ tiêu thụ, bán được chưa đến một nửa tổng lượng hàng đã sản xuất. Điều này sẽ gây khó trong thu hồi vốn, tiếp tục sản xuất của doanh nghiệp. Theo báo cáo của Bộ Công thương, những nhóm hàng có chỉ số tiêu thụ giảm mạnh là nhóm sản xuất: đồ uống không cồn, giấy nhăn và bao bì, sắt thép, ximăng, các sản phẩm từ kim loại đúc sẵn, dây điện và cáp điện... Đến thời điểm 1-3, lượng tồn kho của phân bón và hợp chất nitơ tăng tới 62,7%; sắt, thép tăng 59,1%; bia và mạch nha tăng 48%; cáp điện và dây điện có bọc cách điện tăng 29%; sợi và dệt vải tăng 6,6%; đồ uống không cồn tăng 11% (so với cùng kỳ năm trước)... III. CÁC PHƯƠNG PHÁP TÍNH TOÁN 1. Có nhiều phương pháp  Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)  Phương pháp nhập sau - xuất trước  Phương pháp giá hạch toán  Phương pháp giá thực tế đích danh : Áp dụng đối với doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được  Phương pháp giá bình quân : bình quân theo giá hang tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ hoặc trong kỳ. Cũng có khi được tính theo từng thời kỳ hoặc vào mỗi lần nhập một lô hang (bình quân gia quyền liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp 2. Ưu và nhược điểm của từng phương pháp a. Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 21 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. b. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. Như vậy với phương pháp này chi phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá vốn của hàng thay thế. Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng thay thế. c. Phương pháp giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho hàng trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua hàng hoá ở một thời điểm nào đó hay giá hàng bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập xuất hàng hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của hàng xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về hàng trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng do chỉ phải theo dõi biến động của hàng với cùng một mức giá và đến cuối kỳ mới điều chỉnh và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm hàng , số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, giá thực tế của hàng nhập kho luôn biến động phụ thuộc vào các yếu tố thị trường, các chính sách điều tiết vi mô và vĩ mô, cho nên việc sử dụng giá hạch toán cố định trong suốt kỳ kế toán là không còn phù hợp nữa. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 22 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 d. Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này. Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này. e. Phương pháp giá bình quân Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng , phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. IV. TỒN KHO NHƯ THẾ NÀO LÀ HỢP LÝ 1. Hai mặt của tồn kho Cuối năm 2008 và đầu năm 2009, khi doanh nghiệp ngành đường tồn kho gần 100.000 tấn, ngành than khoảng 4,2 triệu tấn, giấy 15.000 tấn, tồn kho phôi thép và thép thành phẩm trên 400.000 tấn… cũng là lúc hàng loạt nhà máy của các doanh nghiệp như Thép Vạn Lợi, Giấy Bãi Bằng, nhà máy supe-photphat Lâm Thao phải tạm ngưng hoạt động hoặc giảm quy mô sản xuất. Không ít doanh nghiệp lao đao do không bán được hàng, thiếu tiền thanh toán nợ. Không chỉ thế, tồn kho lớn đã kéo theo những ảnh hưởng về giá. Sau một thời gian tăng giá mạnh, từ giữa tháng 12.2009, giá đường đã bắt đầu giảm. Hiện giá đường trắng loại I tại kho chỉ còn 14.300-15.100 đồng/kg so với mức 18.000- 19.000 đồng/kg trước đó. Tình trạng hàng tồn kho quá lâu cũng làm gia tăng chi phí của doanh nghiệp như chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hàng tồn kho hay chi phí hao hụt, cải tiến sản phẩm lỗi thời… Tồn kho lớn cũng khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian mới xử lý hết hàng tồn. Các doanh nghiệp thủy sản gần như đã dành trọn năm 2009 để xử lý hàng tồn kho ứ đọng của năm trước. Vì thế, nhiều doanh nghiệp đã lơ là việc đầu tư phát triển nguồn nguyên liệu hay sản xuất thành phẩm. Kết quả là khi các đơn hàng xuất khẩu thủy sản tăng trở lại, Công ty Chế biến Xuất khẩu Cái Đôi Vàm (Cadovimex - Cà Mau), Công ty Chế biến Xuất khẩu Thủy sản Giá Rai (Bạc Liêu) đã chật vật tìm kiếm nguồn cung ứng. Họ sẵn sàng trả giá cao nhưng vẫn không TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 23 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 tìm đủ nguồn hàng. Hiện các cơ sở đành chấp nhận sản xuất ở mức 40-60% công suất và tiếc rẻ nhìn cơ hội đi qua. Trong khi đó, nhờ lượng tồn kho giá rẻ và nắm bắt xu thế thị trường mà Thép Việt Ý, Tập đoàn Hoa sen, Hữu Liên Á Châu… đã đạt tốc độ tăng trưởng lợi nhuận quý III/2009 đột biến, tăng 100-200% so với cùng kỳ năm ngoái. Rõ ràng, hàng tồn kho mang đậm tính chất ngành nghề và không phải tồn kho thấp là tốt hay tồn kho cao là xấu. Vấn đề ở chỗ mức tồn kho như thế nào là hợp lý? 2. Tồn kho như thế nào là hợp lý Thật khó để nói tồn kho bao nhiêu là vừa vì tùy đặc điểm ngành nghề, tùy chiến lược kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những mức tồn kho riêng. Về nguyên tắc, tồn kho càng ít càng tốt, như phương châm của hệ thống quản lý hàng tồn kho Just In Time (JIT) là “chỉ sản xuất đúng sản phẩm, với đúng số lượng, tại đúng nơi, vào đúng thời điểm”. Tuy nhiên, mô hình JIT chỉ hiệu quả đối với những doanh nghiệp có hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại, có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp. Còn đối với những doanh nghiệp dựa vào mùa vụ, cần đầu vào ổn định, muốn tranh thủ cơ hội từ khan hiếm hàng hóa thì việc dự trữ tồn kho lại rất cần thiết. Để biết mức tồn kho thế nào là hợp lý, các doanh nghiệp cần: a. Nắm bắt nhu cầu Đó là việc tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá trị) về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết… Đồng thời, cùng với việc quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 24 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 chương trình khuyến mãi, thông tin phản hồi mà doanh nghiệp có những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai. Trong đó, tính toán tồn kho thực tế đòi hỏi nhiều công sức nhất. Chẳng hạn, muốn kiểm kê nhanh số lượng tồn kho, doanh nghiệp cần phân loại mặt hàng, đánh dấu ký tự, xem xét phiếu nhập kho cũng như tiến hành kiểm tra xem hàng nào còn tốt, hàng nào đã hao mòn hay hư hỏng. Ngoài ra, việc xác định giá trị hàng tồn kho cũng không đơn giản. Vì ngoài việc xác định giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, doanh nghiệp phải tính cả chi phí tồn kho.  Giá tồn kho nguyên vật liệu (hàng phải mua) = giá mua trên hóa đơn + chi phí mua hàng (chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, bảo hiểm, hao hụt, công tác phí, dịch vụ phí…) + thuế - chiết khấu thương mại, giảm giá.  Giá tồn kho thành phẩm (hàng sản xuất) = giá nguyên vật liệu + chi phí lao động + chi phí sản xuất.  Chi phí tồn kho = chi phí tồn trữ (chi phí bảo quản, chi phí vốn, chi phí khấu hao…) + chi phí đặt hàng.  Trong đó, chi phí tồn trữ = lượng dự trữ bình quân x chi phí dự trữ bình quân; chi phí đặt hàng = số lần đặt hàng trong năm x chi phí mỗi lần đặt hàng. b. Hoạch định cung ứng Ngoài việc phân tích và dự đoán nhu cầu tiêu thụ, doanh nghiệp cần đánh giá công suất sản xuất, năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác. Nếu các yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường không nhiều biến động thì họ chỉ cần duy trì tồn kho ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, nếu giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi (Hiệp hội Cao su Thái Lan dự báo, giá cao su tự nhiên sẽ tăng thêm 30% trong năm 2010 do nhu cầu hồi phục kinh tế toàn cầu) hay cục diện cung cầu biến chuyển (theo Hiệp hội Thép Việt Nam, năm 2010, cung thép Việt Nam sẽ tăng gấp 3 lần sức cầu) thì việc tồn kho phải được tính toán kỹ. c. Tính toán lượng đặt hàng Trên cơ sở nắm bắt và dự đoán cung cầu hàng hóa, doanh nghiệp có thể tính toán lượng tồn kho cần thiết. Hiện có hai mô hình để doanh nghiệp tính toán dự trữ hàng tồn kho: Mô hình EOQ: Doanh nghiệp sẽ tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó. Trong đó, Q là lượng hàng cần đặt, D là nhu cầu hằng năm, S là chi phí mỗi lần đặt hàng, H là chi phí tồn trữ. Mô hình POQ: Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng. Khi đó, công thức tính lượng hàng cần đặt là: TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 25 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Q = [2DSp] / [(p-d)H] Trong đó, D là nhu cầu hằng năm, S là chi phí mỗi lần đặt hàng, H là chi phí tồn trữ, p là lượng hàng mỗi lần nhận, d là lượng hàng cần sử dụng. d. Xác định thời điểm đặt hàng Về lý thuyết, tính toán thời điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như: - Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng: Nếu thời gian này kéo dài (do nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển chậm trễ), doanh nghiệp phải tính trước để không bị động. Nghĩa là doanh nghiệp cần dự trù lượng hàng sẽ bán được trong thời gian chờ đợi và cả hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro (mức tồn kho tối thiểu). - Nhu cầu nguyên vật liệu: Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng luôn thay đổi từng ngày. Và nhu cầu của các bộ phận sản xuất cũng thay đổi theo lịch trình sản xuất. Do đó, nếu đặt hàng không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên liệu. Tóm lại, để chủ động nguồn hàng nhưng vẫn không bị thua lỗ từ tồn kho lớn, các doanh nghiệp cần duy trì mức dự trữ vừa phải, biết xác định thời điểm đặt hàng, ưu tiên dự trữ những mặt hàng bán chạy. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nhờ phần mềm kế toán hàng tồn kho hỗ trợ các công đoạn thu thập dữ liệu để có thông tin chuẩn xác hơn cho công tác dự báo. e. Ví dụ Công ty An pha có nhu cầu sử dụng một loại vật tư với số lượng 12.000 đơn vị mỗi năm. Chi phí cho mỗi lần đặt hàng tháng là 12,5 triệu đồng, chi phí tồn trữ cho mỗi đơn vị vật tư là 0,3 triệu đồng. Từ các số liệu trên, ta có: Khối lượng đặt hàng tối ưu cho mỗi đơn hàng : =1.000 (đơn vị) Số lần đặt hàng trong năm : 12 (lần) Chi phí đặt hàng trong năm : 12  12,5 = 150 (triệu đồng) Chi phí tồn trữ : = 150 (triệu đồng) Vậy, tổng chi phí tồn kho hàng năm là: 150 + 150 = 300 (triệu đồng) f. Mô hình tồn kho đúng lúc (JIT-Just In Time) Phương pháp này còn được gọi là phương pháp Kaban, được hãng TOYOTA (Nhật bản) phát triển vào những năm 30 của thế kỷ 20. Về lý thuyết, phương pháp này có số tồn kho bằng 0 vì nguyên vật liệu và các chi tiết sản phẩm được đặt hàng trước, đúng lúc cần thiết đơn vị cung cấp mới đưa hàng đến và sau khi sản xuất xong, hàng hoá được chở đi ngay. Có thể thấy , ứng dụng phương pháp này đòi hỏi tổ chức và kế hoạch sản xuất phải hết sức chính xác và chặt chẽ. Phương pháp này chỉ có thể áp dụng trong TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 26 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 một số loại dự trữ nào đó của doanh nghiệp và phải kết hợp chặt chẽ với các phương pháp quản lý khác, đồng thời các yếu tố môi trường kinh doanh phải ổn định, dự báo được. Phương pháp JIT áp dụng trong những điều kiện sau: Mức độ sản xuất đều và cố định. Tồn kho thấp. Kích thước lô hàng nhỏ. Bố trí mặt bằng hợp lý. Sửa chữa và bảo trì định kỳ. Sử dụng công nhân đa năng. Đảm bảo mức chất lượng cao. Lựa chọn người bán hàng tin cậy và nâng cao tinh thần hợp tác của các thành viên trong hệ thống. Nhanh chóng giải quyết các sự cố trong quá trình hoạt động. Liên tục cải tiến. Tóm lại, JIT là hệ thống sản xuất được sử dụng chủ yếu trong sản xuất lặp lại, trong đó sản phẩm lưu chuyển qua hệ thống được hoàn thành đúng lịch trình và có rất ít tồn kho, do đó giúp doanh nghiệp giảm thấp chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh. V. KẾ HOẠCH - KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG TRÁNH 1. Mức độ sản xuất đều và cố định Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản phẩm đồng nhất khi đi qua một hệ thống thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng với nhau và để nguyên vât liệu và sản phẩm có thể chuyển từ nhà cung cấp đến đầu ra cuối cùng. Mỗi thao tác phải được phối hợp cẩn thận bởi các hệ thống này rất chặt chẽ. Do đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định. 2. Tồn kho thấp Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm còn tồn đọng trong kho. Lợi ích thứ hai thì khó thấy hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT, đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao. Phương pháp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó người ta càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 27 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 3. Kích thước lô hàng nhỏ Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng. - Với lô hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi. - Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc. - Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn. 4. Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh chóng Theo phương pháp này, người ta sử dụng các chương trình làm giảm thời gian và chi phí lắp đặt để đạt kết quả mong muốn, những công nhân thường được huấn luyện để làm những công việc lắp đặt cho riêng họ, công cụ và thiết bị cũng như quá trình lắp đặt phải đơn giản và đạt được tiêu chuẩn hóa, có thể giúp giảm thời gian lắp đặt. Hơn nữa, người ta có thể sử dụng nhóm công nghệ để giảm chi phí và thời gian lắp đặt nhờ tận dụng sự giống nhau trong những thao tác có tính lặp lại. 5. Bố trí mặt bằng hợp lý Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt bằng của các phân xưởng thường được bố trí theo nhu cầu xử lý gia công. Hệ thống JIT thường sử dụng bố trí mặt bằng dựa trên nhu cầu sản phẩm. Thiết bị được sắp xếp để điều khiển những dòng sản phẩm giống nhau, có nhu cầu lắp ráp hay xử lý giống nhau. Để tránh việc di chuyển một khối lượng chi tiết lớn trong khu vực thì người ta đưa những lô nhỏ chi tiết từ trung tâm làm việc này đến trung tâm làm việc kế tiếp, như vậy thời gian chờ đợi và lượng sản phẩm dở dang sẽ được giảm đến mức tối thiểu. Mặt khác, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu sẽ giảm đáng kể và không gian cho đầu ra cũng giảm. Các nhà máy có khuynh hướng nhỏ lại nhưng có hiệu quả hơn và máy móc thiết bị có thể sắp xếp gần nhau hơn, từ đó tăng cường sự giao tiếp trong công nhân. Tuy nhiên việc sử dụng mô hình Just-In-Time đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp, bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào cũng có thể gây thiệt hại cho nhà sản xuất vì sẽ phải chịu những tổn thất phát sinh do việc ngừng sản xuất. 6. Kiểm kê hàng hóa Nơi lưu trữ hàng tồn của bạn phải đảm bảo đủ lớn để chứa đủ hàng hóa khi cần thiết. Nếu bạn lần đầu tiên làm chủ doanh nghiệp, bạn sẽ không có doanh số của những năm trước để theo dõi, do đó bạn phải bắt đầu từ những con số, kế hoạch dự đoán cụ thể. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 28 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Khi tính toán lượng tồn kho, bạn phải dự đoán được khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận được hàng. Ví dụ: Bạn dự định 4 tuần có hàng, trong khi nhà sản xuất làm được 10 bộ/tuần, thì bạn phải đặt hàng khi hàng trong kho còn chưa tới 40 bộ. Nếu bạn quên chuyện này, đợi đến khi hàng hết thật sự thì bạn phải đợi 1 tháng mới có hàng bán, như vậy sẽ rơi vào tình trạng bị động nguồn hàng. Không quản lý hàng tồn kho cũng có nghĩa là mất khách hàng và lãng phí thời gian. Trong quá trình chờ nhà sản xuất, bạn (chủ doanh nghiệp) vẫn phải trả lương cho nhân viên mặc dù họ chẳng có việc gì để làm. Khi hàng được mang tới, bạn phải trả thêm lương làm ngoài giờ cho nhân viên bởi vì họ cần tăng ca để bù vào lúc bị đình trệ. Trong vài trường hợp cần hàng gấp, bạn còn phải tìm đến nhà cung cấp khác và chấp nhận mua với giá “cắt cổ”. Một cách để quản lý tốt nguồn hàng là thiết lập 1 biên độ dao động an toàn cho hàng tồn. Trong lúc lập kế hoạch, cần tính đến tất cả các yếu tố ảnh hưởng, biến động, thói quen và tác phong công nghiệp của các nhà cung cấp để chủ động trong kinh doanh. 7. Tránh dự trữ quá nhiều Tránh tồn quá nhiều hàng hóa đối với những sản phẩm theo mùa cũng là 1 kinh nghiệm cho các chủ doanh nghiệp. Ví dụ như quần áo thời trang, trang sức, quà lưu niệm theo phong trào… vì đây là những sản phẩm có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi. Đối với những doanh nghiệp chuyên bán những món hàng không tính đến yếu tố thời gian như máy móc, thiết bị văn phòng, các sản phẩm thiết yếu thì tương đối dễ chịu hơn trong việc quản lý hàng tồn kho vì các sản phẩm này cũng có 1 khoảng thời gian dài trước khi hao mòn (xem ghi chú 4) Ghi chú: Các sản phẩm hầu hết sau một thời gian đều bị hao mòn. Có hai dạng hao mòn, đó là hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình. Hao mòn hữu hình là khi sản phẩm trong quá trình sử dụng đã khấu hao gần hết, ví như như vỏ bề ngoài không còn đẹp như ban đầu, năng suất máy kém, sản xuất ra sản phẩm chất lượng không đồng đều, có phế phẩm… Đây là sự hao mòn tự nhiên và chúng ta có thể ước lượng được. Hao mòn hữu hình ý muốn đề cập đến yếu tố khoa học công nghệ. Một máy dù mới mua về, lúc đó là tân tiến nhất, ngay cả công suất tốt nhất thì sau 1 khoảng thời gian, dù chưa hề sử dụng, chất lượng vẫn như ban đầu nhưng nó đã bị lạc hậu do không có nhiều ứng dụng và cải tiến so với máy sản xuất đời sau. Đây là dạng hao mòn mà chính trình độ phát triển của con người là nguyên nhân trực tiếp gây ra. Dù bạn có kinh doanh trong lĩnh vực nào thì dự trữ quá nhiều hàng tồn kho cũng là một điều nên tránh. Nó làm bạn tốn chi phí, dịch vụ để bảo quản kho, bạn phải đóng thuế tính trên từng sản phẩm chưa bán được, và mua bảo hiểm với giá cao hơn. Theo tính toán thì 1 doanh nghiệp bán lẻ thường phải tốn từ 20% đến 30% cho chí phí lưu kho lưu bãi. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 29 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Hãy xem xét 1 ví dụ của một cửa hàng bán lẻ máy tự động. Anh ta có cơ hội mua 1000 gallons hóa chất chống đông tủ lạnh với mức giá ưu đãi. Nếu anh ấy đồng ý mua, mang tính hài hước 1 chút, nghĩa là anh ta trở thành 1 nhà đầu tư “lạnh” mạo hiểm, bởi vì anh ta sẽ ngồi trên các hóa chất đó mà suy nghĩ. Mặc dù anh ta biết mình sẽ bán được các sản phẩm này vào mùa đông năm tới, nhưng anh ta cần 1 nhà kho đủ tiêu chuẩn để chứa nó, mà việc đầu tư cho nhà kho này có thể còn tốn chi phí hơn kinh doanh 1 mặt hàng khác. Khi bạn đối mặt với tình trạng dư thừa hàng tồn kho, một hành động mà bạn hay nghĩ tới ban đầu là giảm giá và thanh lý chúng. Đương nhiên trong bảng báo cáo tài chính, bạn phải ghi nguyên giá tài sản, nhưng thực ra bạn phải giảm 15% đến 25% để tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa, bạn phải chịu 1 khoản lỗ. Mặc dù đây không phải là giải pháp tốt nhất, nhưng nó giúp bạn lấy được 1 phần vốn đã bỏ ra, còn hơn là duy trì tình trạng này với những chi phí phát sinh. Một cách khác để tránh tình trạng này là đặt 1 lượng hàng ít hơn dự tính, nhưng nó lại đứng trước 1 nguy cơ cung không đủ cầu. Do đó, cần thiết phải dự đoán chính xác lượng cầu và chỉ đặt sản xuất đối với những hàng hóa mà bạn chắc chắn mình sẽ tiêu thụ được. PHỤ LỤC Bảng1: Tổng hợp các thành phần chi phí tồn kho STT Thành phần % Ghi chú 1 Chi phí lưu kho 20 - 30 2 Chi phí thuê kho, bãi, mặt bằng chứa hàng hóa, nguyên vật liệu 3-10 3 Phí dịch vụ bảo quản 4 Chi phí thuế 5 Lãi suất ngân hàng 6 Chi phí mua hàng 7 Chi phí vận chuyển 8 Chi phí bảo hiểm 9 Chi phí hao hụt 10 Chi phí bốc dỡ 11 Chi phí cho hao hụt 12 Chi phí dịch vụ 13 Công tác phí 14 Chi phí nhân lực giám sát, quản lý 3 - 5 15 Chi phí sản xuất 16 Chi phí khấu hao 17 Chi phí đặt hàng (chi phí mỗi lần đặt hàng) 18 Chi phí dự trữ bình quân 19 Chi phí chiết khấu thương mại TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 30 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 20 Chi phí do giảm giá 21 Chi phí lặp đặt 22 Chi phí hỗ trọ văn phòng 23 Chi phí năng lượng 24 Chi phí vận hành Bảng2: Danh mục kiểm tra STT Danh mục kiểm tra Có Không 1 Nguyên vật liệu thô 2 Nguyên vật liệu đang gia công hay bán thành phẩm 3 Vật phẩm phụ trợ (sử dụng trong hoạt động vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa) 4 Thành phẩm chưa bán được 5 Các loại chi phí như bảng 1 VI. THAM KHẢO [1] [2] [3] [4] VietNamNet [5] dantri.com.vn [6] [7] soctrangsugar.com [8] doanhnhân.com