Tiểu luận Quy trình áp dụng 5S tại công ty TMIC

Đề tài nhóm 3 0 Tiểu luận QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S TẠI CÔNG TY TMIC Đề tài nhóm 3 1 MỤC LỤC 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S......................................................................................... 2 1.1. 5S là gì ?: ........................................................................................................................... 2 1.2. Mục tiêu chính của chương trình 5S.................................................................................. 3 1. 3. Các bước áp dụng ............................................................................................................. 3 1.4. Lợi ích từ 5S: ..................................................................................................................... 4 1.5. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S: ................................................................. 4 2. QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S:................................................................................................ 5 2.1 Seiri (整理) Sorting – Sàng Lọc: .................................................................................. 5 2.1.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc:............................................................................ 5 2.1.2 Đánh giá việc hoạch định, triển khai và duy trì hoạt động sàng lọc bao gồm: ............ 8 2.2 Seiton (整頓) Set in Order – Sắp xếp: ................................................................................ 9 2.2.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc:............................................................................. 9 2.2.2 Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động sắp xếp thông qua việc:...................... 13 2.3 Seiso (清掃) Spic & Span – Sạch Sẽ: ............................................................................... 13 2.4 Seiketsu (清潔) Standardising – Săn Sóc: ........................................................................ 14 2.5 Shitsuke (躾) Sustaining – Sẵn Sàng: ............................................................................... 15 3. ỨNG DỤNG THỰC TẾ TẠI CÔNG TY TMIC:............................................................... 16 3.1 Giới thiệu công ty TMIC: ................................................................................................. 16 3.2 Quá trình thực hiện 5S tại công ty TMIC: ........................................................................ 16 3.3 Những thành tích đạt được của TMIC sau khi triển khai 5S: ........................................... 18 4. KẾT LUẬN: ........................................................................................................................... 19 4.1 Hạn chế khi thực hiện 5S tại các công ty ở Việt Nam:..................................................... 19 4.2 Kiến nghị: ......................................................................................................................... 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................................... 20 Đề tài nhóm 3 2 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S 1.1. 5S là gì ?: Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các quốc gia, trong đó có Việt Nam. Đây là phương pháp quản lý đơn giản và dễ thực hiện. Mục đích của việc áp dụng 5S không chỉ đơn thuần ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức, mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân trong tổ chức. Khi đó, mọi người sẽ có tinh thần thoải mái, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn, giúp nâng cao chất lượng hoạt động và làm giảm lãng phí trong công ty. S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, dịch sang tiếng Việt là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”. SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại. Đề tài nhóm 3 3 SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian. SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện. SEIKETSU (Săn sóc): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị. 1.2. Mục tiêu chính của chương trình 5S 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến. 1. 3. Các bước áp dụng Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Đề tài nhóm 3 4 Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kỳ 1.4. Lợi ích từ 5S:  Năng suất cao  Chất lượng cao  Chi phí hạ  Giao hàng đúng hẹn  An toàn cho mọi người lao động  Môi trường làm việc tốt  Tạo thêm nhiều không gian 1.5. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S: - Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện. - Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S. - Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người. - Duy trì và cải tiến không ngừng: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý. Đề tài nhóm 3 5 2. QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S: 2.1 Seiri (整理) Sorting – Sàng Lọc: 2.1.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc: Bước 1 : Cùng bạn đồng nghiệp quan sát nơi làm việc. Phát hiện và xác định những cái không cần dùng cho công việc của mình. Rồi hãy bỏ chúng đi. Không bao giờ cất giữ những cái không cần dùng đến. Bước 2 : Nếu bạn và đồng nghiệp không thể xác định những cái gì đó cần hoặc không cần dùng đến, thì ghi lại ký hiệu “loại bỏ” kèm theo ngày tháng ngay trên nó và sẽ để riêng qua một bên. Bước 3 : Sau một thời gian khoảng 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần dùng đến cái đó hay không. Nếu không có ai cần dùng trong 3 tháng. Điều đó là cái đó không cần thiết cho công việc của bạn. Nếu bạn không thể tự quyết định thì hãy lấy thời gian quyết định.  Các phương pháp loại bỏ vật không cần thiết. - Máy móc, nguyên vật liệu và các trang thiết bị không được sử dụng 12 tháng qua. - Máy móc, các nguyên vật liệu, các trang thiết bị, công cụ sản xuất và đồ dùng văn phòng đã hư hỏng. - Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định và trang thiết bị hư hỏng không có khả năng sửa chữa. - Các nguyên vật liệu quá hạn cần hủy bỏ. - Các sách và ấn phẩm khác không có giá trị sử dụng để tham khảo. - Số lượng bản tài liệu photo thừa. - Các tài liệu đã lỗi thời. - Các nguyên vật liệu bao gói và đồ dùng không cần thiết. - Các vật liệu cũ nát và các vật dụng không sử dụng khác. Đề tài nhóm 3 6  Sàng lọc tại chỗ làm việc:  Các kỹ thuật áp dụng cho sàng lọc: Các bước thực hành dưới sự chỉ đạo của Quản đốc và Tổ trưởng: 1/ Đặt thẻ đỏ và chụp ảnh một vật dụng hoặc một nhóm vật dụng (trong một diện tích như 2mx2m chẳng hạn) mà không thấy dùng hàng ngày cho công việc trong diện tích đó (phải được dời đi trong vòng một tuần). 2/ Đặt thẻ vàng và chụp ảnh một vật dụng hoặc một nhómvật dụng thỉnh thoảng mới dùng đến, còn hàng ngày thì không dùng trong diện tích (phải được dời đi trong vòng 1 tháng). 3/ Đặt thẻ vàng/đỏ phối hợp với ảnh chụp các vật dụng hỗn hợp loại 1/ và 2/. 4/ Chuẩn bị một nơi tạm thời để đặt các vật dụng bị loại bỏ trong thời gian chờ đợi (Có bản ghi rõ ràng “Hàng gửi tạm của đơn vị_________). Đề tài nhóm 3 7 Hình minh họa form thẻ vàng, thẻ đỏ.  Cách đặt thẻ: 1. Đối với vật liệu và cơ phận (linh kiện) chứa trong kho a/ Đã không dùng trên một năm và theo kế hoạch trong năm tới cũng không cần dùng : Thẻ đỏ b/ Đã không dùng trên 3 tháng và theo kế hoạch trong 3 tháng tới cũng không dùng : Thẻ vàng 2. Đối với vật làm trên dây chuyền và nguyên vật liệutại nơi làm việc a/ Không có kế hoạch sử dụng trong 1 tháng : Thẻ đỏ b/ Không có kế hoạch sử dụng trong 1 tuần : Thẻ vàng 3. Đối với thành phẩm a/ Để tồn động trên 1 năm : Thẻ đỏ b/ Để tồn đọng trên 1 tháng : Thẻ vàng 4. Máy móc, khuôn mẫu, gá lắp và dụng cụ a/ Máy và khuôn cũ đã không được dùng trong suốt 1 năm qua: Thẻ đỏ Máy và khuôn cũ đã không được dùng trong suốt 3 tháng qua: Thẻ vàng b/ Đồ gá và dụng cụ hư gãy đã không được sửa chữa trong suốt 1 năm qua: Thẻ đỏ Đề tài nhóm 3 8 Đồ gá và dụng cụ hư gãy đã không được sửa chữa trong suốt 3 tháng qua: Thẻ vàng 5. Vật dụng văn phòng tại chỗ làm việc a/ Nằm trên 1 tháng mà không dùng và cũng không có kế hoạch dùng trong vòng 1 tháng: Thẻ đỏ b/ Nằm trên 1 tuần mà không dùng và cũng không có kế hoạch dùng trong vòng 1 tuần: Thẻ vàng  Thực hiện sàng lọc: 1. Loại bỏ các vật dụng có “Thẻ đỏ” và “Thẻ đỏ-vàng” trong vòng 1-2 tuần ở diện tích được định trước, chúng phải được.  Thanh lý  Bán đi, hoặc  Tái sử dụng 2. Seiso (Sắp xếp) lần thứ nhất trên diện tích thí điểm. 3. Loại bỏ các vật dụng có “Thẻ vàng” trong vòng 1 tháng ở diện tích được định trước, chúng phải được.  Vứt bỏ  Bán đi  Được dùng lại 4. Tổ trưởng có trách nhiệm thực hiện hàng ngày ở diện tích thí điểm. 5. Hàng tháng quản đốc cần đi kiểm tra nhằm duy trì ở mức độ cao. 6. Chụp ảnh hiện trạng sẽ cho hiệu quả cao. 7. Hoạt động gắn “Thẻ đỏ” được thực hiện 12 tháng một lần. 2.1.2 Đánh giá việc hoạch định, triển khai và duy trì hoạt động sàng lọc bao gồm:  Lập kế hoạch và thực hiện các cuộc tổng vệ sinh định kỳ.  Xây dựng tiêu chí phân loại các đồ vật cần thiết và không cần thiết.  Xác định và tiến hành phân loại các đồ vật cần thiết và không cần thiết cho công việc.  Loại bỏ các đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc. Tiêu chí đánh giá Thực hành tốt 5S  Xác định nguyên nhân và hành động khắc phục cần thực hiện để giảm thiểu việc lưu trữ những đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc. Đề tài nhóm 3 9 2.2 Seiton (整頓) Set in Order – Sắp xếp: 2.2.1 Kỹ thuật thực tế thực hiện sàng lọc: Sau khi Sàng lọc chỉ có những vật dụng cần thiết mới được giữ lại nơi làm việc, và mọi vật đều sạch sẽ. Đối với những vật dụng này ta phải qui định nơi cất giữ bằng cách vạch lằn vàng dưới nền, trên bàn và trên kệ. Địa diểm qui định phải tuỳ thuộc vào tần số sử dụng và kích thước vật dụng để làm sao giúp người thợ cử động dễ dàng và có hiệu quả. Nếu vật dụng: a/ Được dùng thường xuyên: Đăt trên máy hoặc trên dây chuyền. b/ Không dùng thường xuyên: Để tại xưởng làm việc. c/ Để mọi người dùng chung: Đặt ngay giữa để dễ kiểm soát Tuỳ bản chất vật dụng mà lưu giữ chúng như thế nào cho an toàn.  7 nguyên tắc Sàng lọc: - Làm theo phương pháp FIFO (Vào trước Ra trước) đối với các vật dụng lưu trữ. - Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn. - Mọi vật dụng kèm theo địa chỉ được phân, đều có gắn nhãn theo hệ thống. - Đặt vật dụng sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm. - Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng. - Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt phải để tách riêng với các dụng cụ được dùng phổ biến. - Đặt các dụng cụ thường được sử dụng bên cạnh người sử dụng. Đề tài nhóm 3 10  Tiến hành sắp xếp tại chỗ làm việc:  Cách lưu trữ giữa các vật dụng: sử dụng kỹ thuật đánh dấu, ký hiệu màu sắc, nguyên tắc trong suốt… Sử dụng hằng giờ để nơi gần trong tầm tay, dễ lấy. Sử dụng hằng ngày để nơi dễ tìm, dễ lấy. Thỉnh thoảng sử dụng bảo đảm tìm lấy nhanh chóng, sử dụng bảng, hình vẽ, ký hiệu màu, nguyên tắc trong suốt. Hồ sơ đánh số, ký hiệu màu trên kệ và thứ tự. Đề tài nhóm 3 11 Chụp hình TRƯỚC và SAU khi dọn dẹp, sắp xếp  Ý nghĩa kỹ thuật đánh dấu: Dễ dàng sắp xếp dụng cụ Dễ dàng trả lại các thứ đã lấy ra Dễ dàng kiểm soát mọi đồ vật Rèn luyện tính kỷ luật của mọi người Đề tài nhóm 3 12  Ý nghĩa kỹ thuật ký hiệu màu sắc: Nhanh chóng xác định vị trí của đồ vật trong tích tắc: cả khi lấy ra và khi trả về. Nơi làm việc nhìn vui mắt hơn Đơn giản mà cực kỳ hữu hiệu, hãy xem ...  Ý nghĩa nguyên tắc trong suốt: Làm cho mọi thứ trở nên hiện hữu hơn: + Dễ tìm, dễ thấy + Dễ phát hiện và ngăn ngừa các hư hỏng, trục trặc Sau khi sắp Đề tài nhóm 3 13 2.2.2 Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động sắp xếp thông qua việc:  Xây dựng các nguyên tắc tổ chức, sắp xếp các đồ vật cần thiết nhằm đảm bảo tính sẵn có, thuận tiện, an toàn khi sử dụng và giảm thiểu các lãng phí.  Đảm bảo sự thông hiểu và thực hành các nguyên tắc này tại nơi làm việc.  Thực hiện và duy trì các dấu hiệu nhận biết thích hợp đối với các đồ vật tại các khu vực.  Sắp xếp những thứ cần thiết theo tần suất sử dụng, thứ tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy  Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ  Vẽ vạch vàng cho các vị trí quy định  Sắp xếp các vị trí dụng cụ, máy móc, công nhân… sao cho tiến trình làm việc trôi chảy 2.3 Seiso (清掃) Spic & Span – Sạch Sẽ: Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh …. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì. Việc dọn dẹp lau chùi thường xuyên sẽ giúp khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Hạn chế nguồn gây dơ bẩn. Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra. Phương châm phong trào 5s làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh. Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc. Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn. Để thực hiện nội dung này cần phát động phong trào như làm vệ sinh 5 – 10 phút mỗi ngày tại nơi làm việc trước và sau khi ra về. Mọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để cá nhân tự phụ trách. Đánh giá thực hiện và duy trì hoạt động Sạch sẽ thông qua việc:  Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động SEISO định kỳ.  Thực hiện làm vệ sinh kết hợp với hoạt động kiểm tra.  Xác định rõ ràng trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra và phương pháp thực hiện SEISO tại các khu vực.  Ban hành các văn bản hướng dẫn và chuẩn mực kiểm tra, chấp nhận cần thiết. Đề tài nhóm 3 14  Tổ chức các hoạt động theo dõi và đánh giá định kỳ việc thực hiện SEISO, đặc biệt chú ý tại các khu vực có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, môi trường và an toàn cho người lao động.  Xác định các nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục/ phòng ngừa thích hợp đối với những phát hiện trong quá trình thực hiện SEISO, bao gồm cả các hành động cần thiết để chặn nguồn gây bẩn. 2.4 Seiketsu (清潔) Standardising – Săn Sóc: Để không lãng phí cho nỗ lực của 3 ‘S’ đã bỏ ra, chúng ta cần lên lịch trình làm việc cụ thể. Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CB-CNV trong một tổ chức được rèn dũa và phát triển. Chẳng hạn như tại phòng vệ sinh của các cao ốc cao cấp luôn dán một tờ lịch làm việc cứ sau mỗi 15 phút người nhân viên vệ sinh sẽ vào dọn dẹp và ký tên lên đó. Các công ty cũng đề ra lịch thi đua vệ sinh, trang trí khu vực làm việc cũng nhằm mục đích duy trì hoạt động 5S trong doanh nghiệp Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc. Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia. Tổ chức cần thực hiện đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ. Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động Săn sóc thông qua việc:  Tiêu chuẩn hóa hoạt động “Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ”. Đảm bảo các hoạt động trên được thực hiện thường xuyên, tự giác.  Thiết lập và áp dụng các quy tắc và chuẩn mực về kiểm soát và quản lý trực quan trong toàn tổ chức.  Thiết lập và áp dụng tiêu chuẩn về mẫu mã tại các khu vực.  Tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S theo kế hoạch. Lập chương trình đánh giá dựa trên mức độ quan trọng của các khu vực được đánh giá và kết quả của lần đánh giá trước đó. Đề tài nhóm 3 15  Xác định chuẩn mực, phạm vi, tần suất và phương pháp đánh giá. Cán bộ đánh giá 5S phải được đào tạo , có đủ năng lực và độc lập với hoạt động được đánh giá. Lưu trữ hồ sơ đánh giá 5S và các hành động phát sinh từ hoạt động đánh giá.  Xem xét và thực hiện kịp thời các biện pháp khắc phục thích hợp đối với các nội dung chưa phù hợp và các khuyến nghị sau đánh giá.  Xây dựng và thực hiện cơ chế khuyến khích sự tham gia và ghi nhận kết quả của các nhóm/ cá nhân thực hành tốt 5S. 2.5 Shitsuke (躾) Sustaining – Sẵn Sàng: Cần làm cho mọi người thực hiện 4 ‘S’ ở trên một cách tự giác, tạo thành một nề nếp, thói quen làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện. Tạo dựng thói quen thực hiện 5S. Tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. Tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiện 5S như là một hệ thống. Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình và nhận thức được công ty là nơi tạo ra thu nhập cho nhân viên và gia đình họ. Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động Sẵn sàng thông qua quá trình:  Theo dõi và đánh giá mức độ tuân thủ các nguyên tắc, quy định và chuẩn mực thực hành tốt 5S trong toàn tổ chức.  Tuyên truyền và quảng bá về 5S, kết quả thực hành tốt 5S, các bài học kinh nghiệm từ việc áp dụng trong toàn tổ chức.  Thực hiện công tác giáo dục, đào tạo và đào tạo lại về thực hành tốt 5S. Đề tài nhóm 3 16 3. ỨNG DỤNG THỰC TẾ TẠI CÔNG TY TMIC: 3.1 Giới thiệu công ty TMIC: Công ty TMIC là công ty thuộc ngành công nghiệp phụ trợ chuyên gia công kim loại và ép nhựa được thành lập ngày 4/7/2004. Tuy mới thành lập nhưng TMIC đã phát triển rất nhanh và hiện nay có khoảng trên 200 nhân viên đang làm việc ở hai nhà máy tại Biên Hòa và Vĩnh Phúc. Tuy những năm gần đây tình hình kinh tế Việt Nam gặp nhiều khó khăn nhưng công ty vẫn đạt mức tăng trưởng trên 30% mỗi năm. Sản phẩm chủ yếu là các chi tiết trong xe gắn máy, xe hơi, máy giặt, tủ lạnh, loa điện tử, xe trượt tuyết… cung cấp cho các công ty Nhật Bản, Hàn Quốc, Canada … như Honda, Yamaha, Suzuki, LG, Sony, Toyota, Nissan, Sanyo, Bombadier …. Mục tiêu của công ty đến năm 2015 sản xuất các sản phẩm thiết bị vệ sinh xuất khẩu sang thị trường Canada. 3.2 Quá trình thực hiện 5S tại công ty TMIC: TMIC là một trong số các công ty Việt Nam được tổ chức JICA chọn và hỗ trợ thực hiện 5S cũng như một số lĩnh vực khác từ năm 2010 và là công ty được JICA đánh giá áp dụng 5s khá tốt và thành công. Với khẩu hiệu đưa ra: ‘ 5S LÀ NỀN TẢNG CỦA NĂNG SUẤT – CHẤT LƯỢNG ” Và xác định mục tiêu: “ Tìm thất thoát và cải thiện để nâng cao năng suất lên gấp hai lần hiện tại” Kế hoạch xây dựng 5S là từ tháng 11/2010 đến tháng 11/2011 gồm 4 giai đoạn: Giai đoạn 1: thực hiện từ tháng 11/2010 đến hết tháng 12/2010: 1. Giúp Ban lãnh đạo cần hiểu đúng các lợi ích của việc áp dụng 5S vào công ty. 2. Lãnh đạo cao nhất phải cam kết thực hiện 5S trong công ty. 3. Thành lập danh sách Ban 5S gồm 7 thành viên: xây dựng chính sách và mục tiêu 5S. 4. Đào tạo kiến thức 5S cho Ban 5S đã được thành lập . 5. Đưa Ban 5S tham quan một số nhà máy có áp dụng 5S của Nhật Bản tại Việt Nam. 6. Lãnh đạo công bố chính thức về chương trình áp dụng 5s tại công ty TMIC. 7. Lãnh đạo giải thích rõ mục tiêu của chương trình 5S cho CB-CNV. 8. Vẽ sơ đồ phân chia khu vực giao cho mỗi thành viên 5s một khu vực quản lý, thực hiện, chịu trách nhiệm đào tạo 5S. Đề tài nhóm 3 17 9. Lập các biểu ngữ, khẩu hiệu, bảng tin 5S đặt tại nơi mọi người tới lui nhiều nhất… Giai đoạn 2 : thực hiện từ tháng 1/2011 đến tháng 4/2011: 1. Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh cho từng khu vực. 2. Thực hiện ngày tổng vệ sinh trong toàn công ty. 3. Tiến hành thanh lý, loại bỏ những đồ vật (máy móc,thiết bị,vật dụng….) không còn sử dụng, không cần thiết. 4. Cải tiến lại vị trí và sắp xếp đồ vật sao cho rút ngắn thời gian tìm kiếm, ngăn nắp, gọn gàng… 5. Những đồ vật không cần thiết nhưng đắt tiền phải được đánh giá, phân loại để có biện pháp xử lý, ngăn ngừa sự lãng phí. 6. Phân chia từng khu vực, giao nhiệm vụ cho từng nhân viên chịu trách nhiệm 5S để kiểm tra, đôn đốc thực hiện. 7. Quản lý bằng hình ảnh trực quan, hiển thị màu để nhận biết. Layout các khu vực, đường đi …. 8. Đào tạo, hướng dẫn & chỉ thực hiện 3S (sàng lọc,sắp xếp ,sạch sẽ) hàng ngày, tuần. Giai đoạn 3: thực hiện từ tháng 4/2010 đến tháng 8/2011: 1. Lập kế hoạch đánh giá 5S và các cơ chế khuyến khích. 2. Cải tiến dây chuyền sản xuất, tăng cường tự động hóa, chất lượng môi trường làm việc. 3. Tiếp tục thực hiện 3S hàng ngày. 4. Khuyến khích cán bộ, nhân viên tham gia các hoạt động sáng kiến, cải tiến. Giai đoạn 4: thực hiện từ tháng 8/2010 đến tháng 12/2011: 1. Thiết lập kế hoạch đánh giá 5S và các cơ chế khuyến khích. 2. Thực hiện các cuộc đánh giá 5S định kỳ hàng tháng với tất cả các bộ phận. 3. Phát động thi đua giữa các phòng/đơn vị để nâng cao hiệu quả của chương trình. 4. Khen thưởng cho các nhóm, cá nhân tích cực và làm tốt 5S. 5. Thực hiện tham quan thực tế mỗi tháng một lần tại các doanh nghiệp Việt Nam khác cũng được JICA hỗ trợ, nhằm chia sẻ kinh nghiệm với các đơn vị thực hành tốt 5S. Giai đoạn 5: thực hiện từ tháng 12/2011 đến nay. Đề tài nhóm 3 18 Tiếp tục duy trì việc thực hiện 5s tại công ty .Và JICA tiếp tục tổ chức chương trình đào tạo tại Nhật Bản cho những lãnh đạo cao nhất tại công ty. Đồng thời hàng quý đều được các chuyên gia của tổ chúc này tới kiểm tra và góp ý để ngày thực hiện nó một tốt hơn. 3.3 Những thành tích đạt được của TMIC sau khi triển khai 5S:  Số lượng công nhân: giảm khoảng 33%  Chi phí nguyên liệu: giảm khoảng 28%  Tỷ lệ hàng hư hỏng: giảm khoảng 70%  Thời gian sự cố máy móc: giảm từ 5% xuống còn dưới 1%/ tháng.  Năng suất : tăng khoảng 96%  Doanh thu: tăng khoảng 37-42% liên tục từ năm 2011 đến nay Đề tài nhóm 3 19 4. KẾT LUẬN: 4.1 Hạn chế khi thực hiện 5S tại các công ty ở Việt Nam:  Lãnh đạo không giữ vững cam kết. Bắt buộc cấp dưới thi hành, phó mặc cho cấp dưới. Đưa ra những tiêu chuẩn, qui tắc bắt mọi người phải giữ nhưng bản thân mình thì không.  Khi thực hiện 5s không chia nhỏ từng phần mà làm tổng quát và không đưa ra mục tiêu.  Không kiểm tra ,đánh giá định kỳ , đào tạo 5S qua loa không thường thường xuyên và không đi vào nhận thức của mỗi cá nhân.  Không sử dung hình ảnh trực quan lưu lại hình ảnh trước và sau khi thực hiện.  Không có động viên khen thưởng với cá nhân, bộ phận. 4.2 Kiến nghị:  Lãnh đạo là người tiên phong. Các qui định, nguyên tắc phải luôn tuân thủ, thực hiện hàng ngày như mọi người.  Chấp nhận tốn chi phí, thời gian.  Chia nhỏ từng chuyên đề để dễ thực hiện và đưa ra mục tiêu .  Huấn luyện và đào tạo thường xuyên cho CB-CNV về 5S sao cho họ ý thức và vui vẻ thực hiện một cách tự giác như là một thói quen hàng ngày.  Ghi nhận những kết quả đạt được, không đạt bằng hình ảnh trực quan, màu hiển thị.  Thực hiện kiểm tra đánh giá định kỳ .  Khuyến khích khen thưởng đối với cá nhân hoặc bộ phận thực hiên tốt 5S có những sáng kiến cải tiến. Đề tài nhóm 3 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. “Super 5S for everyone”, Kazuo Tsuchiya, 1998 2. “The 5S's: Five Keys to a Total Quality Environment”, Takashi Osada (2000) 3. “Putting 5S To Work : A Practical Step-by-Step Approach”, Hiroyuki Hiran, (2008) 4. Tài liệu của chuyên gia JICA, Nakatani và Suzuki 5. Lưu Thanh Tâm “Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế”, NXB Đại học quốc gia TP.Hồ Chí Minh (2003). 6. Nguyễn Đình Phan “Quản lý chất lượng trong tổ chức”, NXB Giáo Dục – Đại học kinh tế quốc dân (2002) 7. Tài liệu khóa học 5S và KAIZEN phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả của Nhật Bản, Trùn tâm hợp tác nguồn nhân lực Việt Nam – Nhật Bản (2007) 8. Luận văn tốt nghiệp Trần Thúy Giang “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng của công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội” (2007)