Tiểu luận Quy trình luân chuyển chứng từ hàng tồn kho

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ HÀNG TỒN KHO I. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ 1. Khái niệm. Quy trình luân chuyển chứng từ được định nghĩa là một kế hoạch luân chuyển chứng từ, nhằm luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận liên quan có nhu cầu thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được phản ánh trong chứng từ, giúp cho các bộ phận liên quan đó thu nhân, xử lý và cung cấp những thông tin ban đầu cần thiết về sự vận động của các đối tượng hạch toán kế toán cho nhà quản lý. 2. TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập chứng từ hoặc tiếp nhận chứng từ - Kiểm tra chứng từ, phê duyệt nội dung nghiệp vụ - Sử dụng chứng từ (căn cứ vào chứng từ để ghi sổ kế toán) - Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán a. Lập hoặc tiếp nhận chứng từ kế toán từ bên ngoài Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chỉ được lập chứng từ một lần. Khi lập chứng từ cần phải căn cứ vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để sử dụng loại chứng từ có tên gọi thích hợp tương ứng. Tuỳ theo quy định, yêu cầu của công tác quản lý mà số bản chứng từ có thể được lập khác nhau (còn gọi là số liên). Khi lập chứng từ cần tuân theo các quy định sau: - Lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu in. Trường hợp chứng từ chưa có mẫu quy định, đơn vị kế toán tự lập với đầy đủ các nội dung cơ bản theo quy định của luật Kế toán. - Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không được ngắt quãng, phải gạch chéo các phần trống. - Trên chứng từ không viết tắt, không tẩy xoá, sửa chữa. Khi viết sai vào mẫu chứng từ thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. - Đối với các chứng từ liên quan trực tiếp đến tiền, khi phát hành sai cần phải gạch để hủy đi nhưng không xé rời khỏi cuống chứng từ. - Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên quy định. Nội dung giữa các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán lập để giao dịch với các tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị, liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị. - Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định của từng trường hợp cụ thể. b. Kiểm tra chứng từ, phê duyệt nội dung nghiệp vụ chứng từ kế toán Để tăng tính thận trọng trong nghề nghiệp kế toán, trước khi làm căn cứ ghi vào sổ kế toán, các chứng từ kế toán cần phải được kiểm tra và phê duyệt. Nội dung của việc kiểm tra và phê duyệt bao gồm: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và tính đầy đủ các chỉ tiêu cũng như các yếu tố trên chứng từ. - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua các yếu tố cơ bản trên chứng từ. - Kiểm tra tính chính xác của số liệu và thông tin trên chứng từ. - Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ (đối với chứng từ do đơn vị lập). Trong trường hợp là đơn vị nhận chứng từ kế toán, thì khi nhận chứng từ cần kiểm tra kỹ các chữ ký, cụ thể như sau: - Chứng từ kế toán phải đủ chữ ký, chữ ký trên chứng từ phải được ký bằng bút mực, không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn, chữ ký của cùng một người trên các chứng từ kế toán phải thông nhất. - Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quền ký. Những trường hợp nội dung chứng từ không quy định trách nhiệm liên quan đến tên người ký không thể được chấp nhận. - Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền hiện hành ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc do người được ủy quyền ký trước khi thực hiên. Các chữ ký phải được ký trực tiếp bằng bút mực trên từng liên. Lưu ý: Khi phát hiện thấy các hành vi vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính của Nhà nước cũng như các hành vi vi phạm quy định về lập và sử dụng chứng từ, kế toán viên phải từ chối thực hiện, đồng thời báo cáo ngay cho kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. c. Sử dụng chứng từ kế toán Sau khi bộ phận kế toán đã kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố cơ bản trên chứng từ tiếp nhận bên ngoài hoặc do đơn vị lập, nếu xác minh là hoàn toàn đúng quy định thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Đối với chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài, nếu lập không đúng về thủ tục, nội dung hoặc số tiền thì người kiểm tra phải thông báo cho nơi lập chứng từ đó biết để lập lại, sau khi đã được điều chỉnh xong, chứng từ mới có thể trở thành cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.Chứng từ đãqua kiểm tra được sử dụng như sau: - Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho quản lý nghiệp vụ của các bộ phận có liên quan. - Phân loại chứng từ theo nội dung, tính chất nghiệp vụ và đối tượng kế toán. - Lập định khoản và vào sổ kế toán. d. Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán Chứng từ kế toán sau khi đã sử dụng để ghi sổ kế toán phải được sắp xếp, bảo quản và lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước về việc bảo quản và lưu trữ chứng từ. Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai phải báo ngay cho cơ quan Thuế, Ngân hàng và Công an địa phương nơi đơn vị mở tài khoản để có biện pháp vô hiệu hoá chứng từ bị mất. Ngoài ra, trong trình tự luân chuyển còn có giai đoạn “sử dụng lại chứng từ”. Tuy không được văn bản quy định, nhưng giai đoạn này rất quan trọng đối với quá trình luân chuyển chứng từ. Mục đích của việc bảo quản và lưu trữ chứng từ cũng chính là để sử dụng lại chứng từ vào những công việc như: - Truy tìm bằng chứng về một nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trong quá khứ. - Tổng hợp và phân tích chuỗi số liệu thống kê để đánh giá quá trình hoạt động và phát triển của đơn vị qua các năm. - Phục hồi hiện trạng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trong quá khứ khi cần thiết - Cơ sở pháp lý cho các vụ tranh chấp xuất hiện sau khi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã được đưa vào lưu trữ một thời gian dài. e. Tổ chức luân chuyển chứng từ Để đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán được nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa hoc. Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đường đi cụ thể của từng loại chứng từ: mỗi loại chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ bao lâu và bộ phận nào chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ. Nhằm tăng cường hiệu quả việc sử dụng chứng từ, đảm bảo tính kịp thời và hợp lý, bộ phận kế toán phải xây dựng sơ đồ luân chuyển cho từng loại chứng từ cụ thể. Việc xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ, ngoài việc biểu hiện mối quan hệ về cung cấp số liệu kế toán còn cho phép xác định được những luồng thông tin diễn ra thường xuyên trong đơn vị, xác định được những nguyên nhân làm cho số liệu chứng từ thiếu chính xác hoặc thiếu kịp thời. Nhờ vậy mới đưa được công tác chứng từ kế toán vào nề nếp, kỷ cương. Để tăng cường quản lý công tác chứng từ kế toán, đơn vị kế toán cần phải ban hành các văn bản có tính pháp lý nội bộ về hoạt động luân chuyển chứng từ, vận hành song song, thống nhất với những quy định trong Chế độ Kế toán. II. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ HÀNG TỒN KHO. Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại như: nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ, thành phẩm, bán thành phẩm,... Để quản lý hàng tồn kho, kế toán sử dụng chứng từ là Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để hạch toán cho tất cả các loại hàng tồn kho. Đồng thời, để theo dõi cho từng loại hàng tồn kho, tại kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng cho từng loại hàng; còn tại Phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi cho cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại, từng thứ hàng tồn kho tương ứng với thẻ kho đã mở. Quy trình tồ chức Phiếu nhập kho: Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh nghiệp vụ về nhập kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu nhập kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho. Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp. (chứng từ nguồn) Chứng từ nguồn về hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao sản phẩm sản xuất hoàn thành, giấy giữ hộ tài sản,...Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng nhập kho? Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuất của DN hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho. Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng hóa, sản phẩm. Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người đề nghị giao hàng. Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm...với ban kiểm nhận. Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào Phiếu nhập kho. Bước 5: Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký Phiếu nhập kho. Bước 6: Chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập. Các bước trong quá trình nhập kho hàng tồn kho, không có sự can dự của chủ doanh nghiệp trong quá trình nhập hàng. Bởi vì, hàng nhập vào có thể kéo dài trong nhiều ngày và việc kiểm nhận hàng đòi hỏi người có chuyên môn trong việc xem xét hàng nhập nên thường giao cho cán bộ phụ trách làm, sau này chỉ việc kiểm tra lại chứng từ và đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết theo định kỳ là được. Tuy nhiên đối với Phiếu xuất kho, do liên quan đến tài sản được tiêu dùng nên phải có ký duyệt của chủ doanh nghiệp (Giám đốc). Quy trình tổ chức Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Khi xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ... Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng xuất kho? Sau đây là quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho: Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất. Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho. Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư. Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán. Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt. Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ. III. TÓM LẠI Luân chuyển chứng từ hàng tồn kho một các khoa học sẽ góp phần hỗ trợ chủ doanh nghiệp quản lý tốt lượng hang tồn kho hiện có tại doanh nghiệp, giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục và ngày cang mở rộng.