Tiểu luận Quy trình sản xuất – kinh doanh – phân phối sản phẩm chiếu sáng của tập đoàn Khải Toàn (ktg)

1 Tiểu luận QUY TRÌNH SẢN XUẤT – KINH DOANH – PHÂN PHỐI SẢN PHẨM CHIẾU SÁNG CỦA TẬP ĐOÀN KHẢI TOÀN (KTG) 2 1.1 Giới thiệu chung Qua hơn 15 năm hình thành, hoàn thiện và phát triển, ngày nay KTG là Tập đoàn hàng đầu về thiết bị điện và chiếu sáng, thông qua việc sở hữu, sản xuất, kinh doanh các nhãn hiệu thiết bị điện và chiếu sáng nổi tiếng, được t hị trường rất ưu chuộng và tín nhiệm: AC, COMET và SILEX. Bên cạnh đó, với khả năng, kinh nghiệm, tiềm lực kinh doanh và phân phối trong ngành, KTG còn được các tập đoàn nổi tiếng trên thế giới chọn lựa và bổ nhiệm làm nhà phân phối tại thị trường Việt Nam như: Hager, Genuin, Sec… Năm 2005: Thành lập Công ty cổ phần Khải Toàn tại Đồng Nai. Đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất thiết bị điện và thiết bị chiếu sáng với diện tích hơn 5.5 hecta t ại lô 33 khu Công nghiệp Tam Phước, Huyện Long Thành, Tỉnh Đồng Nai. Năm 2007: Tháng 03/2007 được tổ chức DNV của Na Uy đánh giá và cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 cho các sản phẩm thiết bị điện công tắc ổ cắm, thiết bị chiếu sáng, ống luồn dây điện, thang máng cáp, phụ kiện và tủ điện. Thông tin liên lạc Tên đầy đủ: CÔNG TY CP KHẢI TOÀN Tên viết tắt: KHAI TOAN JSC Tên giao dịch (Anh + Việt): KTG Số GCN ĐKKD: 4703000205 Địa chỉ trụ sở chính: Lô số 33, Khu Công nghiệp Tam Phước, Xã Tam Phước, Huyện Long Thành, Tỉnh Đồng Nai. Số điện thoại: 061-3511179 Số fax: 061-3512005 3 Văn phòng HCM: Lầu 6, Tòa nhà Sông Đà, 14 Kỳ Đồng, Phường 9, Quận 3, TP Hồ Chí Minh Số điện thoại: 08-62905578 Số fax: 08-62676868 Địa chỉ email: info@ktg.com.vn Websit e: www.ktg.com.vn Cùng với lực lượng trên 500 Công Nhân Viên , tập hợp đội ngũ Lãnh Đạo, Quản Lý, Chuyên Gia trẻ có tâm huyết, giỏi chuyên môn và kinh nghiệm từ các Tập đoàn lớn trong và ngoài nước. Hiện nay, KTG đã xây dựng được: - Hệ thống quản lý đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000:2001 do tổ chức DNV của Na Uy cấp chứng nhận. - Hệ thống phân phối vững mạnh, sâu rộng trên toàn quốc: + 03 Chi nhánh trực thuộc công ty + Trên 100 Nhà phân phối + Trên 200 Đại lý Thông qua các chủ đầu tư, công ty tư vấn thiết kế, công ty xây dựng, nhà thầu,… các sản phẩm của KTG đã có mặt tại hầu hết các dự án và công trình trung bình và lớn ở khắp các tỉnh, thành tại Việt Nam. Xuất khẩu sản phẩm sang các quốc gia trong khu vực: Thái Lan và đang tiếp tục xâm nhập vào các thị trường khác. Với tiềm lực phát triển và định hướng đầu tư phù hợp, KTG đang ngày càng khẳng định uy tín trên thị trường là Tập đoàn hàng đầu về thiết bị điện & chiếu sáng và là đối tác đáng t in cậy của các tổ chức trong và ngoài nước. Vốn điều lệ hệ t hống KTG: 153,000,000,000 VND - Văn phòng chính và nhà máy: Lô 33, KCN Tam Phước, Xã Tam Phước, TP. Biên Hòa, Đồng Nai. - Văn phòng tại TP.HCM: Công ty CP Thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc, Lầu 6, Tòa nhà Sông Đà, 14B Kỳ Đồng, P.9, Q.3, TP.HCM. 4 - Văn phòng tại Hà Nội: Công ty CP Thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc, Lô 2-8B, KCN Hoàng Mai, 435A Tam Trinh, P. Hoàng Văn Thụ, Q. Hoàng Mai, Hà Nội. - Văn phòng t ại Đà Nẵng: Công ty CP Bảo Phước, 116 Núi Thành, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng. Hình ảnh về sản phẩm chiếu sáng của KTG: gồm máng và đèn tiêu chuẩn, đèn tán xạ và tán quang 5 1.2 Giới thiệu quy trình sản xuất – kinh doanh – phân phối thiết bị chiếu sáng của KTG 1.2.1 Đầu vào 1.2.1.1 Nguyên vật liệu (NVL) thu mua trong nước Các mặt hàng và các nhà cung cấp NVL và phụ kiện trong nước 6 1.2.1.2 NVL nhập khẩu từ Trung Quốc, Hồng Kông... Các mặt hàng và các nhà cung cấp nước ngoài 1.2.2 Quá trình sản xuất Tiến hàng sản xuất tại nhà máy. Gồm: 7 - Có hai khu vực sản xuất: khu vực sản xuất cơ khí & khu vực xưởng nhựa (sản xuất các loại ống và phụ kiện) - Khu vực để NVL riêng - Khu vực để thành phẩm riêng, theo nhóm sản phẩm Đóng gói, đóng thùng thành phẩm (do công nhân nhà máy tự thực hiện) Hàng hóa được xếp theo từng khu sản phẩm riêng biệt (thuận tiện cho việc xuất hàng). 8 Quy trình sản xuất chung 1.2.2.1 Lưu đồ 9 1.2.2.1 Diễn giải Bước Thực hiện Mô tả Biểu mẫu 1 Nhà máy Nhà máy sẽ lập BOM để sản xuất thành phẩm 2 Phòng 3TCKT, Mua hàng Phòng TCKT hay Phòng Mua hàng sẽ nhập BOM vào hệ thống (tùy theo từng quy trình chi tiết) 3 Phòng Mua hàng Phòng M ua hàng sẽ chạy MRP lần 1 để tính nhu cầu vật tư căn cứ vào các dữ liệu: SO, PO, Pro và Inventory chương trình sẽ t ính nhu cầu vật tư 4 Phòng Mua hàng Chương trình liệt kê các Production Order đề nghị sản xuất Phòng Mua hàng sẽ gửi mail cho Nhà máy danh sách các Lệnh sản xuất đề nghị Báo cáo đơn hàng đề xuất 5 Nhà máy Nhà máy sẽ điều chỉnh (nếu có) và gửi lại cho Phòng Mua hàng 6 Phòng Mua hàng Nếu có điều chỉnh kế hoạch sản xuất Phòng mua hàng làm việc với Phòng kinh doanh để điều ch ỉnh SO, nếu không thì thực hiện bước 9 7 Phòng Mua hàng Phòng mua hàng chạy MRP lần 2 để tính lại nhu cầu theo điều chỉnh của Nhà máy 8 Phòng Mua hàng Chương trình liệt kê các PO đề nghị các Production Order đề nghị sản xuất 9 Phòng Mua hàng Phòng Mua hàng chuyển các Production Order dự kiến thành chính thức, sau khi ch uyển xong thì sẽ Alert cho Nhà máy để vào Production Order vào điều chỉnh vật tư 10 Nhà máy Nhà máy sẽ vào từng Production Order để điều chỉnh vật tư thay thế: thay thế vật tư, sửa lại SL vật tư… Sau khi chỉnh sửa xong tất cả Pro thì thông báo cho Phòng Mua hàng 11 Phòng Mua hàng Sau khi nhận được thông báo của Nhà máy, Phòng Mua hàng tiến h ành chạy lại MRP lần cuối 12 Phòng Mua hàng Khi đó chương trình chỉ còn đề xuất danh sách đơn hàng đặt mua vật tư Phòng Mua hàng sẽ gửi mail danh sách PO để Nhà máy có theo dõi tiến độ nhập vật tư dự kiến 13 Nhà máy Nhân viên điều độ của nhà máy vào hệ thống phát lệnh sản xuất đơn hàng 14 Nhà máy Căn cứ vào tiến độ sản xuất thực tế của nhà máy, nhân viên điều độ nhà máy làm phiếu xuất kho vật tư cho sản xuất, in ra v à chuyển xuống kho 10 15 Phòng kho vận Kho xuất thực tế và ký nhận Phiếu xuất kho 16 Nhà máy Nhà máy tiến hành sản xuất thành phẩm Phiếu nhập kho 17 Phòng kho vận Sau khi sản xuất xong thì kho tiến hành nhập kho thành phẩm từ Production Order ( lưu ý: phải chọn nhập kho từ số Production Order n ào) 18 Phòng kho vận Nếu sản xuất xong mà còn dư vật tư thì nhảy qua thực hiện bước tiếp theo, nếu không thì kết thúc quy trình sản xuất 19 Phòng kho vận Kho tiến hành nhập vật tư còn dư về kho Phiếu nhập kho 1.2.3 Đầu ra 1.2.3.1 Phân phối nội địa Cả 3 khu vực: Miền Bắc, Trung và Nam (qua hệ thống nhà phân phối và các phòng dự án). Doanh số: 275 tỷ/năm, cơ cấu: Khu vực Doanh thu (tỷ đồng) Tỷ trọng /doanh thu Cơ cấu doanh thu theo khu vực Cơ cấu doanh thu theo kênh phân phối Miền Bắc - Lẻ: 80 - Dự án: 20 29% 8% 37% Lẻ: 195 (70%) Dự án: 80 (30%) Miền Trung - Lẻ: 35 12% 12% Miền Nam - Lẻ: 80 - Dự án: 60 29% 22% 51% Trong đó, thị trường tiêu thụ nội địa chính của KTG là miền Nam, đến miền Bắc và ít nhất là miền Trung (chỉ có ở Đà Nẵng). Trong đó, chủ y ếu là kênh phân phối lẻ (70% doanh thu). Riêng miền nam tỷ trọng doanh thu kênh dự án khá cao (20% doanh thu). 11 Thị trường nội địa rải đều hơn 20 tỉnh t hành cả nước, trong đó doanh thu từng tỉnh t hành như sau: Stt Tỉnh thành Kênh phân phối Bán lẻ Dự án Doanh thu (tỷ đồng) Tỷ trọng Doanh thu (tỷ đồng) Tỷ trọng 1 Thái Nguyên 2.75 1% 2 Phú Thọ 2.75 1% 3 Vĩnh Phúc 5.5 2% 4 Hà Nội 33 12% 11 4% 5 Hải Phòng 27.5 10% 11 4% 6 Hà Nam 5.5 2% 7 Ninh Bình 2.75 1% 8 Hà Tĩnh 2.75 1% 9 Quảng Bình 2.75 1% 10 Đà Nẵng 22 8% 11 Quảng Nam 2.75 1% 12 Quảng Ngãi 2.75 1% 13 Khánh Hòa 2.75 1% 14 Lâm Đồng 5.5 2% 15 Bình Dương 2.75 1% 16.5 6% 16 Đồng Nai 13.75 5% 17 Hồ Chí Minh 33 12% 22 8% 18 Vũng Tàu 5.5 2% 13.75 5% 19 Bến Tre 8.25 3% 20 Cần Thơ 8.25 3% 8.25 3% Tổng cộng (tỷ đồng) 192.5 82.5 1.2.3.1 Phân phối nước ngoài: xuất khẩu sang Thái Lan Tìm kiếm khách hàng thông qua website, hội chợ triễn lãm…Thỏa thuận các điều khoản với khách hàng và tiến hành ký hợp đồng với khách hàng. 12 PHẦN 2: ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH LOGISTICS 2.1 Mô hình Logisti cs chúng tôi đề xuất 13 2.2 Diễn giải các chặng mô hình: Nguyên vật liệu đầu vào và công cụ, dụng cụ được thu gom từ 2 nguồn: nội địa và nhập khẩu. 2.2.1 Đầu vào 2.2.1.1 Cung trong nước Loại nguyên vật liệu : gồm có  Vật liệu chính: tôn thép, nhôm và bột nhựa PVC;  Vật liệu phụ 1: bột sơn t ĩnh điện, dây điện, phụ gia & hóa chất;  Vật liệu phụ 2: Bullon, ốc vít, long đền..  Bao bì catton và túi nilon. Tìm nguồn: Khi có đơn hàng của nhà máy bộ phận thu mua tiến hành tìm thông tin nhà cung ứng thông qua website, hệ thống Nhà cung cấp cũ hiện có, qua giới thiệu tìm các Nhà cung cấp cho từng mặt hàng cụ thể. Mỗi loại NVL thường tìm kiếm 3 Nhà cung cấp và sau đó lựa chọn một Nhà cung cấp có giá cả, điều kiện thanh toán và giao hàng tốt nhất. Nhà cung cấp chủ yếu ở các khu vực gần nhà máy: Đồng Nai và TP. HCM Thu mua, gom hàng, chuyên chở: Phòng kinh doanh gửi kế hoạch theo quý cho nhà máy, nhà máy căn cứ vào kế hoạch này lập yêu cầu vật tư chuyển đến phòng mua hàng. Phòng mua hàng nhận đơn hàng từ nhà máy và tiến hàng thu mua NVL theo từng yêu cầu vật tư a. Vật liệu chính: Tôn thép, nhôm và bột nhựa PVC Các nhà cung cấp của các loại này chủ yếu ở khu công nghiệp Phú M ỹ-Vũng Tàu và Tp.HCM : công ty thép tấm lá Phú Mỹ, công ty SMC, công ty Double T, Hạnh Phong, thép Việt, nhôm Việt Nhật…Đây là các công ty cung cấp nổi t iếng trong ngành, chất lượng nguyên liệu cao và giá cả hợp lý. 14 Đây là các vật liệu chính, có đơn hàng lớn và cồng kềnh nên các nhà cung cấp sẽ giao hàng thẳng đến nhà máy bằng các loại xe t ải trong vòng 7 ngày sau khi đặt hàng. b. Vật liệu phụ 1: bột sơn tĩnh điện, dây điện, phụ gia và hóa chất Các nhà cung cấp của các loại này chủ yếu ở tp. HCM: công ty Đại Phú, Bình Tây, Jotun,Daphaco& Lion…do nguồn cung ở HCM dồi dào và giá cả tốt hơn ở các khu vực khác. Đây là các loại vật liệu phụ, giá trị đơn hàng không lớn nên thương lượng để các nhà cung cấp sẽ giao hàng đến DC Gò Vấp và sau đó đội vận tải của công ty sẽ chở NVL này xuống nhà máy tại Đồng Nai, kết hợp chung với các chuyến xe xuống nhà máy để lấy thành phẩm lên DC Gò Vấp. c. Vật liệu phụ 2: Loại công cụ dụng cụ như: Bullon, ốc vít, long đền… là những nguyên phụ liệu nhỏ và nhẹ được sử dụng tại xưởng cơ khí nên lựa chọn các nhà cung ứng t ại cùng một quận hay có địa điểm gần nhau thuận lợi cho quá trình thu mua bằng xe gắn máy cùng một lúc các mặt hàng tránh tình trạng lãng phí chi phí vận chuyển và thời gian thu mua do địa điểm cùa các nhà cung ứng cách xa nhau . Thời hạn giao hàng thường là phía công ty sẽ đặt hàng trước 2 ngày và 2 ngày sau công ty sẽ cử người tới lấy hàng và gom về DC Quận 2. Sau đó, đội vận t ải của công ty sẽ chở NVL này xuống nhà máy tại Đồng Nai, kết hợp chung với các chuyến xe xuống nhà máy để lấy thành phẩm lên DC Quận 2. d. Bao bì catton và túi nilon dùng trong quá trình đóng gói thành phẩm . Nhà cung cấp chủ yếu tại Đồng Nai: công ty SOVI, Tân Á, Việt Long… Nhà cung cấp bao bì và túi nilon cung cấp được đúng loại bao bì cartton và nylon theo đúng kích cỡ và chất liệu của công ty yêu cầu. Bên cạnh đó Nhà cung cấp phải cung cấp luôn phẩn in ấn LOGO , và các thông tin của sản phẩm theo bảng y êu cầu của công ty lên trên bao bì Cartton và túi nylon. Nhà cung cấp sẽ giao hàng đến tận kho nhà máy của công ty bằng xe tải loại nhỏ trong vòng 10 ngày sau khi đặt hàng. 2.2.1.2 Cung nước ngoài Nhập khầu các phụ kiện: Chân bóng đèn, đế chuột, domino, tắc t e,…. 15 Quy trình nhập hàng Trách nhiệm Qui trình nhập khẩu NVL Mô tả - Ban Giám Đốc - Phòng Mua hàng Bước 1 - Ban Giám Đốc - Phòng Mua hàng Bước 2 - Ban Giám Đốc - Phòng Mua hàng Bước 3 - Ban Giám Đốc - Phòng Mua hàng Bước 4 - Ban Giám Đốc - Phòng Mua hàng Bước 5 - Phòng XNK Bước 6 - Phòng XNK - Phòng TCKT - Kho Bước 7 - Phòng Kinh Doanh - Phòng TCKT Bước 8 Tiếp nhận đơn hàng Kiểm tra tồn kho Xem xét nhu cầu NLV Lập kế hoạch mua hàng Lựa chọn nhà cung cấp Ký kết hợp đồng Lựa chọn phương thức vận tải Lực chọn hình thức thanh toán Các điều kiện khác: giá cả, chất lượng… Tiến hành thủ t ục nhập khẩu hàng Đưa hàng từ cảng về kho, nhập hàng Thanh lý hợp đồng & lưu trữ chứng từ 16 Bước 1: Xem xét nhu cầu mua NVL  Kế hoạch mua NVL hàng năm, hàng quý, hàng tháng  Lượng NVL tồn kho hiện tại và các hợp đồng mua NVL đã ký trước đó có đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất hay không?  Kế hoạch sản xuất trong năm  Đơn đặt hàng sản phẩm của khách hàng Bước 2: Lập kế hoạch mua hàng Lên số lượng hàng cần mua dựa trên:  Lượng tồn kho tối thiểu, nhu cầu sản xuất trong tháng trước  Nhu cầu NVL tháng này, quí này Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp 1/ Đánh giá sơ bộ các nhà cung cấp có cơ sở dữ liệu trong hệ thống hoặc tìm nhà cung cấp bên ngoài trong trường hợp cần thiết 2/ Dựa vào danh sách các nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn, bộ phận Cung ứng lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng nhất (tối thiểu là 3 và tối đa là 5) và gởi thư mời báo giá. 3/ Sau khi nhận được báo giá, nhân viên Phòng mua hàng cần chọn nhà cung cấp có các điều kiện có lợi nhất.  Danh t iếng của nhà cung cấp  Chất lượng sản phẩm  Giá cả  Điều kiện thanh toán  Khả năng cung ứng của nhà cung cấp 4/ Trưởng phòng mua hàng sẽ đàm phán/xác định lại giá lần cuối với nhà cung cấp được lựa chọn, tính toán lại giá cả dựa trên mức giá thị trường và chi phí đầu vào nguyên phụ liệu làm ra sản phẩm mình cần mua. Chốt giá cả. 17 Bước 4: Ký kết hợp đồng  Tiến hành đàm phán các điều khoản của hợp đồng mua bán: giá cả, chất lượng, qui cách sản phẩm, số lượng, hình thức thanh toán, phương thức vận chuy ển…  Soạn thảo hợp đồng hoăc tiếp nhận hợp đồng được soạn thảo từ nhà cung cấp nước ngoài  Kiểm tra lại các điều khoản trong hợp đồng trước khi đặt bút ký kết  Ký kết hợp đồng  Theo dõi việc thực hiện hợp đồng Bước 5: Lựa chọn phương thức vận tải.  Các linh kiện nhập khẩu chủ yếu là tăng phô, chân giữ tact e, chân bóng đèn có lò xo, chân giữ neon bằng nhựa.. là loại hàng nhẹ nhưng cồng kềnh do đó lựa chọn phương thức vận t ải bằng đường biển là tối ưu khi nhập khẩu những linh kiện này.  100% các đơn hàng tăng phô đều nhập nguyên container với giá FOB, với số lượng mỗi tháng khoảng 10 container 20ft, các loại linh kiện khác lẻ và khoảng 80% nhập FOB, 20% còn lại theo điều kiện C&F.  Đơn giá linh kiện theo hợp đồng các nhà cung cấp chào bán theo giá FOB và C&F có mức chênh lệch tương đối khoảng $350 trên một container full và $36-40 trên một khối hàng (CBM).  Sau khi khảo sát, chúng tôi chọn Kuehne + Nagel là đơn vị cung cấp dịch vụ cước vận tải quốc t ế và cả nội địa từ cảng dỡ về DC.  Khi ký hợp đồng vận chuy ển với K+N chung tôi yêu cầu các cam kết về vận chuyển, giá cả, thời gian giao hàng và thời gian thanh toán với công nợ 1 tháng kể từ ngày hàng về (ETA).  Cảng chính xuất hàng FCL là Shekou vì đây là cảng chính và lớn nhất ở Guangzhou, Trung Quốc. Cảng xuất hàng đối với hàng LCL là Shekou và Shenzhen. Có khá nhiều hãng tàu và các công ty đóng consol khai thác tuyến hàng từ Shekou và Shenzhen về Cát Lái với transit time ngắn 4 - 6 ngày và t ần suất chuyến hàng tuần. 18  Cảng dỡ hàng là cảng Cát Lái + Biểu Giá cước vận chuyển đường biển POL POD LCL 20’DC Shekou HCM $ 2/CBM $ 80/box Shenzhen HCM $ 2/CBM $ 50/box Shunde HCM $ 5/CBM $ 130/box Các hàng tàu có khai thác tuyến hàng Shekou/Shenzhen về HCM như TS Lines, China Shipping, Kline, Evergreen line… Các công ty đóng consol hàng nhập từ Shekou/Shenzhen về HCM như Everich, Thamico, Global link, Award, Interlink…  Phòng mua hàng theo dõi các đơn hàng & kiểm tra lịch tàu chi tiết sau đó tiến hành book chỗ cho những đơn hàng đã tới thời điểm giao hàng của nhà cung cấp theo thỏa thuận hợp đồng.  K+N sẽ thông báo cho agent của mình ở bên Trung Quốc & yêu cầu liên hệ với shipper về tình hình hàng hóa đồng thời release booking để shipper tiến hàng đóng & ship hàng.  Shipper load hàng lên t àu đồng thời đại lý tại cảng xuất của K+N thông báo về là hàng đã on board, lúc này sẽ thực hiện thanh toán tiền hàng cho seller (căn cứ vào điều khoản thanh toán đã ký kết trong hợp đồng trước đó) Bước 6, 7. Tiến hành thủ tục nhập hàng và đưa hàng về DC  Được thông báo chi tiết về lịch tàu đi, lịch tàu về, nhân viên khai hải quan của công ty sẽ chủ động khâu chứng từ để tổ chức khai báo hải quan hàng nhập khẩu  Trước 1 đến 2 ngày tàu cập cảng, chúng tôi nhận được thông báo hàng đến của K+N, nhân viên khai hải quan sẽ tiến hành truyền mạng hải quan điện tử cho lô hàng sắp về.  Hàng về và sau khi được t hông t in từ K+N hàng đã vào kho CFS, nhân viên khai hải quan tiến hành mở tờ khai tại cảng, lấy lệnh tại K+N và tiến hành lấy hàng ra 19 khỏi kho, giao cho K+N vận chuyển về DC tại Đồng Nai. (các linh kiện mà chúng tôi nhập về được ân hạn thuế 30 ngày do đó chúng tôi không phải đóng thuế ngay để lấy hàng). + Biểu cước vận tải nội địa từ cảng Cát Lái về DC Đồng Nai như sau: (Đơn vị tiền tệ VND) Xe 1 tấn Xe 2 t ấn Xe 3 tấn Xe 4 tấn Container 20ft 440.000 550.000 750.000 880.000 1.800.000 2.2.2 Phân phối thị trường nội địa 2.2.2.1 Thông tin DC và SDC a. Vị trí và số lượng DC và SDC Căn cứ theo quy mô, doanh thu của các t ỉnh thành t hì có 6 địa điểm chiếm doanh thu khá lớn (doanh thu trên 6 % hàng năm công ty) và các địa bàn lân cận cũng là thị trường tiêu thụ tương đối (doanh thu trên 1%) nên có thể dự trù phương án đặt DC và SDC là: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng , Đồng Nai, Hồ Chí Minh và Cần Thơ. Chúng tôi lựa chọn 4 địa điểm đặt DC và 2 SDC như sau: Miền Bắc: DC Hải Phòng : có địa thế về cảng biển nên thuận tiện cho việc tập kết Nguyên Vật Liệu nhập từ các nước như Trung Quốc, Hàn Quốc... hoặc là cảng đưa hàng xuất khẩu sang các nước và nhận thành phẩm từ nhà máy. Vì vậy nên đặt DC tại Hải Phòng . SDC Hà Nội: có vị trí trung t âm kết nối các tỉnh thành ở khu vực miền Bắc, thuận lợi cho sử dụng vận chuyển đường bộ và chiếm doanh số cao nên Công ty quyết định đặt SDC tại Hà Nội. Miền Trung : DC Đà Nẵng vị trí thuận lợi cho phân phối các t ỉnh phụ cận như Quảng Bình, Quảng Tr ị, Thừa Thiên Huế, KonTum, Gia Lai, Quảng N gãi, Quảng N am, Bình Định. Miền Nam: 20 DC Đồng Nai: đây cũng là DC chính (khu vực nhà máy) của công ty là nơi t ập kết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nhập trong nước và ngoài nước sử dụng trong quá trình sản xuất là nơi chứa thành phẩm để phân phối cho các tỉnh miền Nam và xuất khẩu. DC TP.HCM: phân phối các tỉnh thành trong pham vi 150km và xuất khẩu. SDC Cần Thơ: phụ trách phân phối hàng hóa ở các tỉnh miền Tây. b. Điạ bàn phân phối hàng hóa: Khu vực 4DC 2SDC Stt Địa bàn phân phối trong nước Doanh thu (tỷ) Tỷ trọng /Doanh thu MIỀN BẮC 1 Thái Nguyên 101,75 37% 2 Phú Thọ 3 Vĩnh Phúc SDC 4 Hà Nội DC 5 Hải Phòng 6 Hà Nam 7 Ninh Bình MIỀN TRUNG 1 Hà Tĩnh 33 12% 2 Quảng Bình DC 3 Đà Nẵng 4 Quảng Nam 5 Quảng Ngãi MIỀN NAM 1 Khánh Hòa 41,25 42% 2 Lâm Đồng 3 Bình Dương MDC 4 Đồng Nai 5 Vũng Tàu DC 6 Hồ Chí Minh 7 Bến Tre SDC 8 Cần Thơ Khu vực miền Bắc: DC Hà Nội phân phối hàng hóa + SDC Hải Phòng: chuyển hàng cho các đại l ý thuộc Hải Phòng, Hà Nam, Ninh Bình. + Chuyển hàng cho đại lí t huộc Hà Nội, Thái Nguy ên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc. 21 Khu vực miền Trung: DC Đà N ẵng phân phối hàng cho các đại lí thuộc Hà Tỉnh, Quảng Bình, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi. Khu vực miền Nam: DC Đồng Nai phân phối hàng hóa + SDC Cần Thơ: chuyển hàng cho đại lí thuộc Cần Thơ, Đồng Tháp, Vĩnh Long, Bến Tre. + SDC HCM: chuyển hàng cho đại lí thuộc TP.HCM, Long An và xuất khẩu + Chuyển hàng cho các đại lí thuộc Đồng Nai, Bà Rịa – Vũng Tàu, Tây Ninh, Bình Dương. c. Quy mô DC và SDC: Giả thiết: - Số sản phẩm trung bình cho 1 ngày là 1.500 sản phẩm. - 1 m2 chứa được 6 khối hàng. - Một khối hàng chứa được 2 sản phẩm. => Một m2 chứa được 12 sản phẩm Tên DC, SDC Ngày Thời gian dự trữ hàng Số SP dự trữ tại DC Diện tích DC(m2) cần thiết Diện tích DC (m2) cần thuê Main DC Đồng Nai 0.5 5 3,750 313 469 - DC HCM 0.5 2 750 63 94 + SDC Cần Thơ 1 2 300 25 38 - DC Đà Nẵng 4 6 1,350 113 169 - DC Hải Phòng 5 6 3,150 263 394 + SDC Hà Nội 0.5 2 450 38 56 22 Do đó, Tên DC, SDC Diện tích thuê (m2 ) Vị trí Phí thuê m2/tháng Chi phí thuê/ tháng Main DC Đồng Nai 500 tại nhà máy Đồng Nai 0 - DC HCM 100 Tại Quận 2 80.000 8.000.000 + SDC Cần Thơ 40 TP.Cần Thơ 70.000 2.800.000 - Đà Nẵng 200 Gần cầu Thuận Phước 35.000 7.000.000 - DC Hà Nội 400 KCN Cầu Gáo, Đan Phượng 60.000 24.000.000 + SDC Hải Phòng 70 P.Hùng Vương,Hải Phòng 65.000 4.550.000 Mô hình phân phối hàng hóa 2.2.2.2 Vận chuyển phân phối hàng hóa nội địa Nhu cầu vận chuyển hàng hoá trong năm: Dựa trên số liệu phân tích như sau:  Doanh số năm của công ty là 275.000.000.000 đồng  Giá trung bình của sản phẩm là 500.000 đồng/SP SDC Cần Thơ SDC Hà Nội DC HCM Nhà bán buôn, Nhà phân phối, Nhà bán lẻ Nhà máy DC Hải Phòng DC Đà Nẵng Main DC Đồng Nai Xuất khẩu 23  Tổng sản phẩm cần vận chuyển cho các trung tâm phân phối từ main DC Đồng Nai là 550.000 sp/năm. Nơi vận chuyển đi Khối lượng (sp) Nơi vận chuyển đến Khối l ượng(sp) DC HCM 137.500 SDC Cần Thơ 55.000 DC Đà Nẵng 82.500 DC Hà Nội 192.500 SDC Hải Phòng 82.500 Phân tích các giải pháp vận chuyển: Nơi đi Nơi đến Phương án Thời gian vận chuyển (ngày) Khoảng cách (km) Cước phí đồng/tấn Main DC Đồng Nai DC Hà Nội PA1: Chở xe container 2 1680 720,000 PA2: Bằng đường sắt 5 1698 621,116 PA3: Bằng đường biển Cát Lái - Hải Phòng 6 350,000 DC Đà Nẵng PA1: Chở xe container 1 941 480,000 PA2: Bằng đường sắt 2 907 441,522 PA3: Bằng đường biển Cát Lái - Đà Nẵng 4 275.000 DC Hồ Chí Minh Xe tải lớn & vừa 0.125 30 120,000 DC Hà Nội SDC Hải Phòng Xe tải vừa & nhỏ 0.125 103 180,000 DC HCM SDC Cần Thơ Xe tải vừa & nhỏ 0.167 175 220,000 24 Hàng hóa từ nhà máy chuyển ra các DC, SDC ở từng khu vực: DC phía Nam: gồm DC tại nhà máy Đồng Nai, DC ở HCM và SDC Cần Thơ - Đối với DC HCM: tuyến đường từ Đồng Nai-HCM khá gần, chỉ khoảng 25- 40km, theo tuy ến xa lộ Hà Nội. Nên hàng hóa được vận chuyển đến DC HCM trong ngày bằng xe tải của công ty. - Đối với SDC Cần Thơ: tương tư như HCM, tuyến Đồng Nai về Cần Thơ cũng khá thuận tiện, thời gian đi chỉ mất khoảng 6 tiếng, nên hàng được giao trong ngày từ DC Đồng N ai về SDC Cần Thơ bằng xe Container do công ty vận tải phụ trách. DC miền Trung & miền Bắc: có 2 DC ở Đà Nẵng, Hải Phòng và 1 SDC ở Hà Nội. - Đối với Hải Phòng và Đà Nẵng: Hải Phòng và Đà Nẵng có cảng biển nên việc vận chuy ển đường biển nội địa có thể được cân nhắc. Xét về thời gian thì vận chuyển đường bộ sẽ nhanh hơn, chỉ khoảng 2 ngày trong khi vận chuyển đường biển mất khoảng 3-4 ngày tính từ ngày tàu rời bến. Tuy nhiên, với chi phí đường biển rẻ khá nhiều đối với khối lượng hàng vận chuyển lớn. Do đó, hàng từ DC Đồng Nai sẽ được chở đến DC Hà Nội và DC Đà Nẵng bằng t àu biển. Việc vận chuyển này sẽ thuê công ty vận chuyển đảm nhiệm. - Đối với SDC Hà Nội: Hàng hóa sẽ được chở từ DC H ải Phòng lên SDC Hà Nội bằng đội xe tải của công ty. Từ DC, SDC đến các đại lí: Bán hàng hóa bằng hình thức giao hàng tại kho, vận chuyển đến đại lí bằng phương tiện vận tải của đại lí. Đối với các dự án, tùy theo vị trí của dự án và số lượng mà cân đối hàng từ các DC và SDC giao tận nơi bằng thuê ngòai công ty vận chuyển. 2.2.3 Phân phối thị trường nước ngoài: xuất khẩu sang Thái Lan 2.2.3.1 Quy trình nhập hàng sang Thái Lan Bước 1: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng 25 Việc tìm kiếm khách hàng nước ngoài của Tập đoàn Khải Toàn chủ yếu chỉ thông qua các kênh truyền thông như hội chợ, triển lãm, Thương vụ Việt Nam t ại Thái lan, qua bên thứ ba hay các mối quan hệ quen biết. .. Tuy nhiên vào thời điểm hiện nay, các phương thức tìm kiếm khách hàng như vậy khá tốn kém, không còn thuận lợi và phù hợp với tình hình cạnh tranh mới luôn gay gắt. Bên cạnh đó, sự tác động của cuộc khủng hoảng t ài chính đã khiến các doanh nghiệp thu hẹp quy mô, tiết kiệm chi phí và tìm tới những kênh tiếp cận khách hàng mới phù hợp hơn nên Tập đoàn Khải Toàn đang triển khai áp dụng thương mại điện tử và tham gia các sàn giao dịch B2B như Alibaba.com để mở rộng các kênh tìm kiếm khách hàng . Một số thông tin mà đội ngũ sales cần quan tâm khi chọn lựa đối t ác gồm: - Thông tin về lịch sử công ty, mức độ ảnh hưởng, uy tín, tình hình tài chính. - Số lượng cần mua, y êu cầu về chất lượng, chủng loại sản phẩm, thời gian bảo hành, hoàn trả. - Mức giá đáp ứng được, điều kiện vận chuyển, phương thức t hanh toán. Bước 2: Đàm phán ký kết hợp đồng Sau khi chọn được đối tác có nhu cầu mua hàng thực sự hoặc nhận được thư hỏi hàng của khách hàng, nhân viên sales sẽ liên hệ với khách hàng để gửi thư chào hàng, báo giá và đề nghị hợp tác cụ thể thông qua hình thức email. Đồng thời gửi kèm cho khách hàng Catalog, biểu giá, các thông tin về thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá. Nếu đối tác có nhu cầu hợp t ác, nhân viên sales sẽ tiếp tục trao đổi thông tin và đàm phán với đối tác qua mail hoặc các mạng chat trực tuyến. Khi đối tác chấp nhận giá và các điều kiện của Tập đoàn Khải toàn đưa ra, đối tác sẽ lập đơn đặt hàng gửi đi, thông tin bao gồm: tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, bao bì, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuy ển… Căn cứ vào đơn đặt hàng của đối tác, hai bên sẽ thống nhất lần nữa về điều kiện giao dịch và tạo lập hợp đồng để tiến hành ký kết, Tập đoàn Khải Toàn sẽ lập hợp đồng làm 4 bản tiếng anh có giá trị như nhau gửi đối tác ký trước. Sau khi Khải toàn nhận được hợp đồng sẽ tiến hành ký tiếp và gửi lại 2 bản qua đường chứng từ khi giao hàng để đối tác lưu trữ, làm tham chiếu thực hiện hợp đồng. 26 Bước 3: Phương thức thanh toán Thông thường, đối t ác sẽ mở thủ tục thanh toán quốc tế t heo như thoả thuận đã ký trong hợp đồng bằng hình thức L/C, D/P, ngân hàng sẽ báo có sau khi đối t ác mở thanh toán quốc tế từ 3-7 ngày. Bộ phận chuyên trách sẽ kiểm tra các chứng từ có giá xem nội dung có đúng như trong thoả thuận và thông báo với đối tác để chỉnh sửa ngay nếu các điều kiện thoanh toán không đúng. Tuy nhiên đối tác của Khải toàn chủ yếu sử dụng phương thức t hanh toán T/T, khách hàng sẽ giao tiền ngay khi ký hợp đồng hoặc chuyển khoản khi hàng đến cảng. Bước 4: Tiến hành sản xuất Chuyển đơn hàng xuống nhà máy và bắt đầu đi vào sản xuất khi xác nhận được thanh toán quốc tế, bộ phận sản xuất sẽ chú ý đến chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng, ngoài ra thường xuyên thông báo tiến độ sản xuất cho đối t ác. Sau khi công việc sản xuất hoàn tất, đối tác sẽ chỉ định công ty kiểm hàng hoặc tự kiểm hàng. Hàng sản xuất xong sẽ được chuyển về DC Đồng nai để đóng gói theo yêu cầu của khách hàng.Tất cả phải được hoàn t ất trước thời hạn hợp đồng và thời hạn thanh toán quốc tế. Bước 5: Xuất khẩu hàng sang Thái Lan Điều kiện thanh toán: - CNF tại cảng Bangkok hoặc cảng chỉ định khác, Khải toàn sẽ chịu trách nhiệm thuê tàu, làm thủ tục hải quan và chuyên chở hàng t ới cảng đến, chịu chi phí bốc dỡ hàng tại cảng bốc. Do khoảng cách địa lý gần và rủi ro chuyên chở ít khi xảy ra và hàng hóa không dễ hư hỏng trên đường vận chuyển nên đối tác thường chọn phương thức CNF thay vì CIF, ngoài ra giá CNF cũng thấp hơn so với giá CIF. Trường hợp đối tác mới giao dịch lần đầu, đối tác thường chọn mua theo giá CIF hoặc tự mua bảo hiểm cho hàng hóa bán theo giá CNF. Phương tiện vận chuyển hàng tới cảng bốc: - Chọn hình thức vận chuyển bằng container 20’ (phụ kiện) hoặc 40H (ống đèn) của đối tác thuê ngoài cho hàng nguyên cont, số lượng lớn vì đây là loại hàng nhẹ nhưng khá cồng kềnh và chiếm diện tích. Phương tiện vận chuyển tới cảng đến: 27 - Chọn phương tiện vận tải tàu thủy, trong trường hợp trễ tiến độ sản xuất thì sẽ cân nhắc hình thức vận chuyển bằng đường hàng không. Thủ tục hải quan xuất hàng ở cảng đi sẽ do nhân viên công ty tự làm. Quy trình chi tiết gồm các bước sau: a) Liên lạc với các freight forwarder/logistics provider để kiểm tra giá cả, lịch tàu đi từ cảng do hãng tàu chỉ định, cảng đến do đối tác thông báo thường là cảng Bangkok. b) Sau khi đã chọn được freight forwarder/logistics provider với giá cả và lịch tàu phù hợp, thỏa thuận điều kiện thanh toán với freight forwarder/logistics provider: credit 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn. Tiêu chuẩn chọn forwarder/logistics provider dựa trên: giá cả, lịch tàu, uy tín, công nợ.( Phụ lục) c) Tiến hành book tàu có giá cạnh tranh và uy tín. d) Sau khi nhận được booking confirmation freight forwarder/logistics provider, thuê xe chở cont để lấy cont rỗng về nhà máy đóng hàng và chở cont ra hạ bãi theo chỉ dẫn trên booking. Hàng hoá được đóng vào container cung cấp đúng theo số lượng đã ký kết với khách hàng trong Hợp đồng và được vận chuyển ra cảng. Trước khi hàng ra t ới cảng xuất khẩu, hàng hoá phải có đầy đủ Bộ chứng từ như: chứng nhận xuất xứ hàng hoá, packing list. e) Nhân viên trong công ty làm thủ tục khai hải quan, xuất lô hàng đi Thái. Hồ sơ hải quan gồm có:  Tờ khai hải quan;  Hoá đơn thương mại;  Hợp đồng mua bán hàng hoá;  Giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền với hàng hoá xuất khẩu;  Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật. f) Liên lạc với đối t ác Thái Lan: thông báo lịch tàu, gửi Draft B/L, kiểm tra tình hình thanh toán của khách hàng. Bộ phận phụ trách sẽ đem toàn bộ hồ sơ chứng từ của lô hàng xuất khẩu đến N gân hàng mở ký tài khoản để xin thanh toán quốc tế. 28 Đối với trường hợp thanh toán T /T khách hàng sẽ chuyển tiền khi hàng lên tầu hoặc cập cảng đến. g) Như đã thỏa thuận trong hợp đồng, khi khách hàng thanh toán đủ, sẽ chuyển yêu cầu Telex release B/L. h) Chuyển hồ sơ thanh toán sang phòng Kế toán để thanh toán tiền cho freight forwarder/logistics provider. 2.2.3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho hoạt động xuất khẩu - Khi đàm phán hợp đồng với đối tác Thái Lan, cần chú ý số lượng và thời gian giao hàng phù hợp để nhà máy kịp có thời gian sản xuất, tránh trường hợp sản xuất không kịp phải đi hàng Air sẽ t ốn chi phí vận chuyển lớn. - Tùy theo số lượng đơn hàng, nên chọn loại container 40’ hoặc 40H thay vì 20’ vì: thứ nhất, container 40’ đóng được lượng hàng gấp đôi container 20’ nhưng chi phí 1x40’ sẽ thấp hơn chi phí 2x20’. Thứ hai, đỡ phí Overweight Surcharge áp cho cont 20’ trong trường hợp đóng hàng lớn hơn quy định của hãng tàu. Quy trình lựa chọn logistics provider cho lô hàng xuất Thái. 1. Gửi yêu cầu chào giá đến một số forwarder. Ở đây sẽ chọn 5 forwarders là: Damco, VVMV, Sotrans, Schenkers, Oriental Logistics . Yêu cầu chào giá gồm cả cước tàu và phí trucking tại Origins. Thủ tục hải quan công ty sẽ tự làm. 2. Đánh giá các forwarder: Forwarder Ocean Freight (USD) Local C harge (USD) Trucking Damco 30/20’, 50/40’ + EBS 120/20’, 160/40’ 145/20’, 170/40’ VVMV 20/20’, 35/40’ + EBS 120/20’, 160/40’ 125/20’, 140/40’ Sotrans 25/20’, 35/40’ + EBS 20/20’, 160/40’ 120/20’, 140/40’ Schenker 35/20’, 45/40’ + EBS 120/20’, 160/40’ 150/20’, 160/40’ Oriental Logistics 25’20’, 40’/40 + EBS 130/20’, 170/40’ 150/20’, 160/40’ 29 Qua chào giá trên, ta chọn ra được 2 nhà cung cấp có giá tốt nhất là VVM V và Sotrans. Vì thời gian vận chuyển từ SGN – BKK khá ngắn từ 3-5 ngày, giai đoạn tiếp theo ta sẽ đàm phán về công nợ và lịch tàu. Cả VVMV và Sotrans đều đồng ý cấp cho Khải Toàn credit 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn. VVMV và Sotrans đều là những đơn vị uy tín trên thị trường. Ta sẽ ký hợp đồng với cả hai công ty. Thông thường Khải Toàn xuất 8-10 cont ainer mỗi tháng, chia làm 2-3 đợt, mỗi đợt xuất khoảng 2-4 container. Khi nhận được lịch tàu cập nhật từ VVMV và Sotrans, tùy theo nhu cầu xuất hàng của Khải Toàn vào ngày nào thì sẽ chọn book qua VVMV hay Sotrans cho đợt hàng đó. 2.2.4 Bảo trì, bảo hành Hàng xuất khẩu Hàng xuất khẩu sang Thái là hàng nhựa nên không thực hiện sửa chữa mà đổi lại sản phẩm hư hỏng và bổ sung vào đơn hàng trong đợt xuất tiếp theo. Khi hàng đến nhà nhập khẩu kiểm tra nếu có hư hỏng sẽ lập biên bản có sự kiểm tra của phòng kỹ thuật, 2 bên ký xác nhận, công ty sẽ đổi bù hàng cho lần xuất hàng sau theo một tỉ lệ nhất định đã thỏa thuận khoảng + /- 5%. Hàng bán trong nước Thời gian: Sản phẩm tăng phô, bóng đèn hạn sử dụng là 6 tháng. Với sản phẩm máng đèn bảo hành 12 tháng. Nếu quá thời gian sử dụng mà hàng chưa bán được công ty sẽ đi thu gom hàng đã hết hạn về và vận chuyển về nhà máy tận dụng chiều về của phương tiện giao hàng. Điều kiện: Sản phẩm còn trong thời hạn bảo hành, tem còn nguy ên vẹn, không bị rách vỡ. Trường hợp không được bảo hành: sản phẩm đã hết hạn bảo hành, só sêri trên tiết bị không xác định được hoặc sai so với phiếu bảo hành. Sản phẩm đã bị khách hàng tự ý tháo dỡ, sửa chữa. Thiết bị, sản phẩm bị hỏng do tác động của lực cơ học làm cho bị biến dạng, rơi vỡ, bị xước. Thiết bị sản phậm bị hỏng do ẩm ướt, hoen rỉ, chảy nưốc hoặc bị côn trùng xâm nhập vào làm hỏng. Bị hỏng do thiên ti, hỏ họan, cháy nổ. các thiết bị, sản phẩm bị hỏng do khách hàng sử dụng sai quy định về đ iện áp được ghi trên sản phẩm hoặc cố ý làm hỏng . 30 Riêng bóng đèn do đặc thù là sản phẩm tiêu hao, tuổi thọ ngắn, ngòai chất lượng bóng còn thùy thuộc vào chấn lưu, biến thế, nhiệt độ, điều kiện và thời gian sử dụng… nên sẽ không bảo hành. Nếu bị hư do lỗi nhà sản xuất sẽ được đổi lại và bổ sung vào đợt giao hàng t iếp theo. Nơi bảo hành: Nhà phân phối sẽ chịu trách nhiệm bảo hành sản phẩm khi đến tay người tiêu dùng trên tòan quốc. Mọi hàng hóa hư hỏng được t hu gom về các nhà phân phối để bảo hành. Đội vận tải của công ty sẽ kết hợp lấy hàng hư hỏng khi đi giao hàng mới. Hàng bảo hành sẽ được giải quyết trong vòng 7 ngày . Nếu không sửa chữa được sẽ thay mới cho khách . Hàng hư, đổi sẽ đi t heo lộ trình: Đại lý đổi cho khách hàng, nhà phân phối đổi cho đại lý , nhà máy sẽ đổi cho nhà phân phối .