Tiểu luận Thay đổi thói quen dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng (dùng phân tích trường lực để phân tích & đưa ra giải pháp khả thi)

Tiểu luận Thay đổi thói quen dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng (dùng phân tích trường lực để phân tích & đưa ra giải pháp khả thi). Nhóm thực hiện: Nhóm 2 Danh sách nhóm: 1. Nguyễn Đình Đàn 2. Ngô Quang Đạt 3. Phạm Thị Ngọc Điệp 4. Nguyễn Văn Đông 5. Đặng Thế Đức I- Phân tích thực trạng thói quen và thay đổi thói quen dùng điện thoại cơ quan vào việc riêng bằng trường lực Nói đến giới văn phòng người ta thường nghĩ đến những bộ đồng phục lịch sự, làm việc ở các tòa nhà lớn và lúc nào cũng vội vàng tưởng chừng chỉ chúi đầu vào công việc… Tuy nhiên, có những điều đang diễn ra hàng ngày và dần trở thành thói quen xấu mà chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp ở bất cứ một nơi công sở nào, trong đó phải kể đến thói quen dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng, hay cách nói “quen thuộc” hơn mà chúng ta vẫn thường nhắc đến: dùng điện thoại “chùa”. Vậy, thói quen này hình thành từ đâu, tại sao nó lại tồn tại và phổ biến như vậy, có cần thay đổi không và làm thế nào để thay đổi? Đây chính là những câu hỏi mà chúng ta cần trả lời khi t iếp cận với vấn đề này và giúp người quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn để giải quyết thực trạng này. Để tiếp cận với vấn đề này, nhóm sử dụng phương pháp phân tích Trường lực để phân tích 2 mặt tác động đến một vấn đề bao gồm: động lực và các yếu tố cản trở. Đồng thời sẽ có hai đối tượng được phân tích: thứ nhất là thói quen dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng; thứ hai là thay đổi thói quen đó. Sử dụng phân tích trường lực đối với thói quen dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng Động lực Thói quen dùng điện thoại “chùa” Yếu tố cản trở -Thời gian làm việc dư thừa, áp lực công việc không đủ dễ dàng dẫn đến việc nhân viên tìm một “công việc” khác để lấp chỗ trống cho đỡ nhàm chán. Điện thoại được trở thành công cụ hữu ích để họ “giao lưu”, chia sẻ thông tin nhằm rút ngắn thời gian dư thừa của mình. -Giảm thiểu chi phí sử dụng điện thoai cá nhân: cước phí sử dụng điện thoại ở Việt nam hiện khá cao, đặc biệt với việc sử dụng thuê bao di động. Chính vì vậy việc sử dụng điện thoại “chùa” sẽ giúp tiết kiệm đang kể chi phí liên lạc mà vẫn đảm bảo được việc truyền đạt và trao đổi thong tin cần thiết -Lối suy nghĩ: của chung, không mất tiền, tội gì không dùng. Thậm chí đối với một số người, việc sử dụng điện thoại “chùa” ít hơn người khác còn tạo cho họ tâm lý thua thiệt, mất quyền lợi => học cố gắng -Không có thời gian để “buôn”: yếu tố cản trở này tương ứng với động lực đầu tiên. Khi nhân viên chịu áp lực làm việc đủ để họ không dám lãng phí thời gian của mình cho những việc ngoài lề khác, nhân viên sẽ không còn thời gian để thực hiện thói quen này. -Chi phí sử dụng điện thoại cá nhân cho công việc được đánh giá hợp lý. Khi đó nhân viên “dám” sử dụng điện thoai cá nhân cho công việc một cách phù hợp, trong mức giới hạn hợp lý mà tổ chức đã đánh giá là cần cho công việc của họ, điều này sẽ hạn chế việc lạm dụng điện thoại cơ quan. -Văn hoá tổ chức: Những mục tiêu chung, truyền thống, quan niệm chung được truyền đạt trong tổ chức sẽ thôi thúc sự gắn bó của nhân viên đối với tổ chức, coi tổ chức thực sự là nhà của mình, chia để chiếm dụng thời gian sử dụng điện thoại cơ quan nhiều hơn. -Không bị quản lý chặt chẽ về thời lượng cũng như nội dung cuộc gọi: đây cũng là động lực có ảnh hưởng lớn đến thói quen này. Khi ý thức tự giác của từng thành viên trong tổ chức không cao thì việc thiếu sự kiểm soát sẽ dễ dàng dẫn đến việc hình thành thói quen xấu trên. -Thói quen “buôn dưa lê”: động lực này chủ yếu ở phái nữ, những người có khả năng nói chuyện hàng giờ về những vấn đề rất hàng ngày. Điện thoại cơ quan thực sự là phương tiện liên lạc vô cùng “thân thuộc” với những đối tượng này. sẻ những giá trị chung, loại bỏ suy nghĩ về việc dùng “của chùa” -Sự quản lý sát sao của cấp trên đối với tiến độ công việc bàn giao cũng như quản lý vấn đề sử dụng điện thoại cơ quan sẽ hạn chế đáng kể việc nhân viên gọi điện thoại cơ quan cho việc riêng trong giờ. 1. Sử dụng phân tích trường lực đối với việc thay đổi thói quen dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng Động lực Thay đổi thói quen dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng Yếu tố cản trở -Tăng hiệu quả làm việc của nhân viên. Như đã phân tích ở trên, thói quen dùng điện thoại trong giờ sẽ làm tốn nhiều thời gian và sự tập trung của nhân -Sự thiếu hợp tác của nhân viên: trong bất kỳ hoàn cảnh nào thì việc thay đổi một thói quen luôn tạo ra sự chống đối nhất định. Đây chính là yếu tố cản trở lớn nhất đến viên đối với công việc, điều này chắc chắn sẽ làm giảm hiệu quả công việc. Mục đích tăng hiệu quả làm việc sẽ là động lực rất lớn để tiến hành thay đổi thói quen này. -Giảm tổn thất chi phí điện thoại cho công ty: đây có thể coi là mục tiêu và là động lực quan trọng nhất để thay đổi thói quen dùng điện thoại “chùa” -Sự khó chịu của người gọi đến do bận đường dây: sử dụng điện thoại cơ quan liên tục cho mục đích ngoài công việc sẽ gây ra hậu quả tất yếu là việc bận đường dây. Diều này cản trở đối tác, khách hàng liên hệ với công ty, gây ra sự khó chịu, thậm chí có thể dẫn đến những hậu quả lớn hơn là việc mất đi những cơ hội sinh lời cho công ty. -Chậm trễ, tắc nghẽn trong truyền tin nội bộ: cũng như đã phân tích ở trên, việc đường dây thường xuyên bận sẽ làm tắc nghẽn việc truyền tin, các phòng quyết định thay đổi -Chưa có quy định rõ ràng về quyền thực hiện cuộc gọi trên điện thoại cơ quan đối với mỗi đối tượng cán bộ, nhân viên. -Chưa có công cụ kiểm soát phạm vi, thời lượng và nội dung cuộc gọi ban không thể kịp thời chuyển thông tin đến các bộ phận khác, trong trường hợp khẩn cấp cũng có thể gây ra những hậu quả khôn lường. -Tạo môi trường làm việc có kỷ luật cao hơn và văn hoá hơn: ý thức nhân viên cần được nâng cao hơn, tạo sự gắn bó với công việc và tổ chức. II- Giải pháp để thay đổi thói quen Từ những phân tích ở trên nhóm đề xuất những giải pháp sau để có thể hạn chế hoặc thay đổi tình trạng sử dụng điện thoại cơ quan vào việc riêng. Những giải pháp này nhằm hạn chế các yếu tố thúc đẩy thói quen và các yếu tô cản trở việc thay đổi thói quen. 2 nhóm giải pháp được nhóm đưa ra: - Thay đổi suy nghĩ và nâng cao ý thức của nhân viên về việc sử dụng tài sản chung : nhóm giải pháp này tương đối khó đem lại hiệu quả bởi việc thay đổi một thói quen, thay đổi một cách suy nghĩ đã thấm sâu không phải là việc có thể làm một sớm một chiều. Tuy nhiên nếu giải pháp này được thực hiện và đem lại hiệu quả, nó sẽ có tác động lâu dài. Giải pháp này nên bắt đầu từ việc truyền tải Văn hoá doanh nghiệp, văn hoá tổ chức đến từng đối tượng nhân viên, tạo cho họ sự gắn bó, tâm huyết với tổ chức. Từ đó, ý thức vì mục tiêu chung, ý thức trong việc sử dụng tài sản chung sẽ được hình thành. - Tăng cường các biện pháp kiểm soát. Nhóm giải pháp này có thể thấy được tác dụng nhanh chóng . Tuy nhiên, nhóm biện pháp này dễ gây ra hiện tượng chống đối trong thời gian đầu áp dụng, đồng thời, nếu các biện pháp kiểm soát không được áp dụng thường xuyên thì vẫn sẽ nảy sinh việc tiếp tục duy trì thói quen do sự thay đổi này không thấm sâu vào mỗi cá nhân và không mang tính tự nguyện. Các biện pháp kiểm soát cụ thể như: khoán hạn mức sử dụng điện thoại cơ quan cho mỗi người; kiểm soát các cuộc gọi bất thường: đến những thuê bao ngoài công việc, thời lượng cuộc gọi dài, ngoài thời gian làm việc; nâng cao kiểm soát nội bộ bằng hệ thống Công nghệ thông tin hiện đại. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần áp dụng một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả thời gian làm việc như tạo cho nhân viên môi trường làm việc tốt, làm giàu công việc, có những đãi ngộ tốt để nhân viên hăng say làm việc, rút ngắn thời gian dư thừa, giúp nhân viên tập trung với công việc với cuồng độ cao hơn. Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc Gia, Hà Nội là một cơ quan đã đưa ra những giải pháp hết sức khả thi để khắc phục thực trang này. Hệ thống CNTT được áp dụng giúp kiểm soát thời lượng, tần suất gọi của mỗi cá nhân. Mỗi cá nhân được đều được sử dụng điện thoại để liên lạc nội bộ. Tuy nhiên đối với mỗi cuộc gọi đến thuê bao di động, nhân viên phải thực hiện quay mã số cá nhân của mình trước khi quay số thuê bao. Thông tin về cuộc gọi này sẽ được kiểm soát bằng hệ thống CNTT cho biết mức sử dụng điện thoại cơ quan của mỗi người, từ đó cơ quan sẽ đưa ra những thông báo và xử lý đối với những trường hợp sử dụng một cách lạm dụng điện thoại cơ quan. Hay một số công ty áp dụng việc hạn chế số lượng máy lẻ. có những công ty thực hiện việc kết nối qua tổng đài với mọi cuộc gọi, việc này cũng giúp hạn chế việc sử dụng điện thoại cơ quan.