Tiểu luận Thời gian và quản lý thời gian

CHƯƠNG I: THỜI GIAN Khái quát chung Bước vào đại học là tấm vé mà bất kì những người học sinh nào cũng hằng mơ ước, thế nhưng biết rằng thời gian là thứ luôn tuần hoàn và công bằng với mọi người, nhưng việc quản lí, phân bổ thời gian ở mỗi cấp học là khác nhau. Cho nên, nếu chúng ta không biết cách xử lí, không biết cách vận dụng thì chúng ta sẽ dễ rơi vào những cạm bẫy thời gian, vướng mắc vào nhưng chuyện làm ta khó có cách xử lí nhanh gọn và dễ dàng. Do vậy, ta phải hiểu được tầm quan trọng của thời gian, hiểu được hệ thống quản lí thời gian, những vướng mắc khi ta thực hành quản lí và lập kế hoạch về thời gian. Có như thế, ta mới có được ít nhất là một hành trang vững chắc để tiếp tục đi vào giảng đường đại học, tiếp tục học tiếp những môn học, và tiếp tục làm việc cho dẫu áp lực công việc, áp lực học tập có lớn đến đâu chăng nữa. Nhờ vậy, ta có thế lấy được kết quả tốt hớn, công việc của ta hiệu quả hơn mà không ảnh hưởng tới sức khỏe của ta. Trong buổi tọa đàm “ Kỹ năng quản lí thời gian” diễn ra tại Học viện Hà Nội mới đây, đã mang đến cho các bạn sinh viên nhiều kỹ năng chia sẻ từ người thành công. Như theo thầy Phan Quốc Việt – Tổng giám đốc tập đoàn Tâm Việt- chia sẻ: “Chỉ những thói quen tốt mới đè bẹp được thói quen xấu”. Thầy còn nói muốn tránh được những cám dỗ dành nhiều thời gian vào các giờ chơi, bạn hãy tập cho mình một thói quen tốt, và kiên trì theo đuổi nó. Theo Tiến sĩ Nguyễn Lê Minh – chuyên gia tư vấn về lao động và việc làm – cho rằng: “Quản lí thời gian tốt là biết cách sử dụng thời gian có hiệu quả, biết tranh thủ thời gian, mọi lúc mọi nơi, học thật nhiều để có thời gian chơi”. Việc học sẽ hiệu quả hơn nếu biết cách vừa học vừa chơi, “Sẽ có rất nhiều công việc khiến bạn nản lòng, hãy cố gắng tìm niềm đam mê trong công việc đó, khiến nó không còn trở thành gánh nặng để có thể hoàn thành tốt, hiệu quả, tiết kiệm thời gian” là chia sẻ của anh Cao Duy Phong – chủ tịch tập đoàn Hà Nội Sài Gòn (Hasaico). Thời gian là gì? 2.1. Khái niệm Một trong ba thứ quan trọng trong đời mà một khi nó đã ra đi thì không bao giờ lấy lại được đó là: Thời gian. Vậy thời gian là gì mà nó quan trọng? Đây là một câu hỏi mà khi nhắc đến thì ta khó có thể mà trả lời được, bởi khái niệm của nó rất đa dạng và nhiều hàm nghĩa. Nói về thời gian cho một đợi người, Kinh Thánh chép rằng: “Tuổi tác chúng tôi thọ được bảy mươi, Nếu mạnh khỏe thì tám mươi, Nhưng sự kiêu căng của chúng chỉ là lao khổ và buồn thảm; Vì đời sống thoáng qua, rồi chúng tôi bay mất đi”. ( Thi Thiên 90:10) Thật vậy, thời gian quả là một bí mật lớn, chúng ta cảm nhận nó trôi qua. Chúng ta đo đạc tiến trình của nó với những dụng cụ đo lường tinh vi. Chúng ta đánh dấu những hành trình của nó và đọc lại các dấu vết lưu trữ thời gian để lại nhưng có điều chúng ta khó có thể nói, đó là định nghĩa về thời gian. Khó có ai có thể định nghĩa thời gian là gì? Nói về không gian và thời gian, dường như nó là khái niệm khá quen thuộc và thong dụng trong đời sống của tất cả mọi người. Chắc hẳn không ai lại nghĩ rằng mình chưa hiểu thế nào là không gian, là thời gian vì nó đã quá đương nhiên rồi. Giống như hiện giờ, tôi đang tồn tại, dường như không ai nói với tôi thì tôi cũng biết tôi đang sống và ít năm nữa tôi sẽ phải chết. Tất cả những gì diễn ra khi tôi sống đều là diễn biến theo cái gọi là thời gian và những thứ xung quanh tôi, có khoảng cách, kích thước… gọi là không gian. Chỉ có khi tôi chết thì không gian và thời gian mới trở thành vô nghĩa đối với tôi. Nghe qua và nghĩ lại thì thật đơn giản, thậm chí hầu hết con người ta cũng chẳng bao giờ nghĩ làm gì, cũng như không ai phí thời giờ để ngồi nghĩ xem mình đã sinh ra để làm gì và cuộc sống của mỗi người có thật sự có ý nghĩa không. Do vậy, tùy vào ngành nghề, tùy vào đối tượng mà ta đang muốn truyền tải thì ta có những định nghĩa về thời gian như sau: * Xét về Kinh Thánh: Cái bong soi trên cái dĩa đồng hồ mặt trời, tiếng gõ nhịp của chiếc đồng hồ treo tường, nắm cát đang chảy tuột xuống, ngày và đêm, mùa hạ và mùa đông, ngày, tháng, năm, rồi thế kỉ - những điều này chỉ là dấu hiệu bên ngoài, là những đơn vị đo lường thời gian, chứ không phải chính là thời gian. Khoa học hiện đại đang cố gắng định nghĩa thời gian, biểu diễn thời gian bằng phương trình toán học trừu tượng, thậm chí xem thời gian là thứ nguyên thứ tư của không gian bốn chiều. Kinh thánh còn dạy rằng thời gian và đời sống gắn liền với nhau. Hình như cả vũ trụ này được dựng lên để đo lường thời gian. Thế giới thiên nhiên là một cái xưởng khồng lồ sản xuất đủ các loại đồng hồ liên tục gõ nhịp ngày đêm. Nhịp đập của trái tim đánh dấu những phút giây thoáng qua, chu kì vận hành của Trái Đất đánh dấu ngày và đêm, trăng tròn rồi trăng khuyết đánh dấu chu kì của tháng, sự vận chuyển của các hành tinh và ngôi sao đánh dấu một năm, một thế kỉ đã vụt trôi…Khoa địa chất tìm tìm hiểu các vết nhăn thời gian lưu lại trên bề mặt Trái Đất, khoa thiên văn tìm hiểu sự vận hành của chiếc đồng hồ vũ trụ khổng lồ, khoa địa chất tìm lại dấu vết thời gian qua những di tích còn lại từ thời cổ xưa. Thời gian còn là một tên trộm tinh quái. Thời gian ăn trộm nét trẻ trung trên khuôn mặt chúng ta, tước đoạt sức khỏe và những gì còn sót lại cuối cùng của một đời người… Dưới quan điểm của Kinh Thánh, tức lời của Đấng Tạo hóa thì thời gian mang ba ý nghĩa: Thứ nhất, thời gian là sự tin cậy hay ủy thác. Đấng Tạo Hóa ban cho mỗi chúng ta một thời lượng nhất định trong cuộc đời này, các bạn và tôi có đang sử dụng thời lượng này như thế nào và cho việc gì? Chúng ta đang có phung phí thời gian hay đang trân quý mỗi phút giây? Sứ đồ Phao-lô có khuyên: “Hãy tận dụng thời giờ” ( Ê-phê-sô 5:16). Mà thật vậy, chúng ta chỉ tận dụng thời giờ để gặt hái một kết quả nào đó chứ không thể “làm sống” lại thời gian đã trôi qua. Thứ hai, thời gian là một cuộc trắc nghiệm, giả sử tôi hỏi bạn rằng, bạn sẽ định làm gì vào 12 giờ trưa ngày hôm qua, chắc bạn nghĩ tôi hơi bị lãng trí rồi, vì ngay trong hiện tại, đâu ai có thể hoạch định một việc gì đã xảy ra rồi trong quá khứ. Nhưng giả sử tôi hỏi bạn rằng, bạn sẽ dự định làm gì vào 12 giờ trưa ngày mai, thì bạn sẽ trả lời bạn có thể làm điều này, có thể làm điều kia. Chúng ta không thể thay đổi những gì đã xảy ra rồi trong quá khứ, nhưng chúng ta có quyền lựa chọn làm việc gì cho những thời điểm trong tương lai và những lựa chọn này phản ánh tinh thần đạo đức. Có vô số những lựa chọn trong cuộc đời của bạn và tôi. Chúng ta chọn làm gì vào những phút giây sắp tới?, chúng ta lựa chọn thành thật hay giả dối?, chúng ta lựa chọn điều lành hay điều ác?, chúng ta chọn sống cho tha nhân hay chọn sống cho chính mình? Thời gian, tự nó không tốt mà cũng không xấu, nhưng thời gian trở nên tốt hay xấu là do sự lựa chọn của mỗi chúng ta. Do vậy, thời gian là một cuộc trắc nghiệm có tính quyết định, sàng sảy mỗi chúng ta qua từng phút từng giây của cuộc đời. Thứ ba, thời gian là một cuộc hẹn. Thời gian cho chúng ta cơ hội để nhận ra Đấng dựng nên mình, là dịp tiện để bước vào mối liên hệ với Thiên Chúa. * Xét về khoa học: Nếu quá trình lý hóa nói chung, cũng như tương tác giữa các hạt cơ bản được đơn giản bằng một từ “ quá trình” thì thời gian cũng được định nghĩa như sau: “Thời gian là một thuộc tính của tự nhiện, nó đặc trưng cho trật tự và mức độ của các quá trình”. Nói dễ hiểu hơn, thời gian là một khái niệm cho ra biết trận tự của các diễn biến. Giữa hai sự kiện A và B, sự kiện nào có trước, sự kiện nào có sau. Nó cũng cho phép ta có một đại lượng để đo khoảng đo khoảng trống giữa các sự kiện đó. Thứ tự của các quá trình cũng là quá trình của quan hệ nhân – quả mà ta thấy hằng ngày. Quan hệ nhân – quả là một tính chất cơ bản và hết sức quan trọng của thời gian mà chỉ do nó mà những biến đổi theo thời gian chỉ xảy ra theo một chiều nhất định. * Bên cạnh đó, thời gian còn là một khái niệm triết học, chỉ sự biến đổi nhanh hay chậm, kế tiếp nhau theo một trật tự nhất định. Thời gian cho mỗi người là như nhau và chúng ta không có thể cất giữ hoặc níu kéo. 2.2 Tính tương đối của thời gian Thời gian có nghĩa khác nhau trong từng giai đoạn lịch sử: - Thời thượng cổ nếp sống mộc mạc, đơn sơ thì thời gian được tính theo sự vận hành của mặt trăng và mặt trời. - Thời nay thì con người đang sống vội vã trong một thế giới hiện đại, thời gian được tính theo đồng hồ một cách chính xác, tạo ra những phương tiện do đến được một phần tỉ, một phần triệu của một giây đồng hồ. Con người đang sống vội vã trong từng giây, từng phút. - Thời gian cũng mang tính tương đối, với nông dân cày ruộng, thì thời gian được tính theo chu kì của mặt trăng, đối với những nhà kinh doanh thì thời gian là tiền bạc, tiền bạc là vua, đối với các nhà khoa học thì thời gian hay đổi theo vận tốc, đối với bác sĩ thời gian là từng giây phút cứu lấy mạng sống con người, đối với Thiền sư, khi ngồi thiền thì thời gian sẽ ngừng lại, và không tồn tại, vì khi tư tưởng ngưng đọng thì thời gian cũng sẽ biến mất, lúc đó không còn sự so sánh giây phút trước với giây phút sau đó… Trong bài Vật bất thiên của Triệu Luận, một trong những đoạn liên hệ đến vấn để hữu thể và thời gian như sau: “ Sự sanh tử luân hồi, mùa đông mùa hè thay phiên biến đổi, hình như có vật lưu động, ấy là sự hiểu biết của người thường, nhưng tôi thời nói chẳng phải vậy. Tại sao? Kinh Phóng Quang Bát Nhã nói: “Các pháp chẳng có khứ lai, chẳng có pháp nào động chuyển cả” (nghĩa là không có thời gian). Các loại thời gian Thời gian là một phạm trù triết học, theo sự phát triển của các ngành khoa học khác nhau thì thời gian cũng có các khái niệm khác nhau như thời gian tâm lí (triết học), thời gian sinh lí (sinh lí học), thời gian thiên văn (thiên văn học), thời gian địa chất (khảo cổ học), sự tiến bộ của khoa học làm cho thời gian thêm đa dạng và chính xác. 2.3.1 Thời gian tâm lí: mang tính chủ quan, ví dụ như khi anh ngồi gần một cô gái đẹp thì thời gian trôi qua rất nhanh, nhưng khi anh ngồi tù thì thời gian như vô tận (nhất nhật tại tù, thiên thu tại ngoại). Một đạo sư của thế kỉ 20 – Krishnamurti trong khi trao đổi với nhà vật lí lượng tử David Bohm đã phát biểu: “Cái trở thành là cái tệ hại nhất, đó là thời gian, đó là nguồn gốc đích thực của mọi nguồn xung đột”, và ông đã lên án rằng thời gian tâm lí là xung đột, thời gian là kẻ thù của con người? 2.3.2 Thời gian sinh lí: thường thì không đều, có người già trước tuổi, có người trẻ hơn so với tuổi tác, có người tuồi cao mà tâm hồn vẫn còn trẻ. Sinh lí học cho rằng thời gian phản ánh các đặc tính liên hệ với môi trường, khái niệm này được mô tả bằng đồng hồ sinh học, các sinh vật và động vật có khả năng đo thời gian, tiến trình sống của chúng được xác định bởi các nhịp hằng ngày, theo chu kì sinh học. Người ta có thể chứng minh rằng trong các sinh vật, nhịp sinh học của chúng được định bởi các sự biến đổi có nhịp của môi trường địa chất ( nhà thực vật học Linne đã làm một “ đồng hồ hoa”, ông trồng nhiều bồn hoa, và mỗi bồn một loài nở vào một giờ trong ngày. Tiến sĩ Douglass đã nghiên cứu các vòng tăng trường hằng năm của những cây thông vàng ở Arizona (USA) và nhận thấy các tế bào gỗ sinh vào mùa xuân và đầu mùa hạ, lúc có mưa thì lớn và tròn, bao bọc bởi một vách mỏng có màu nhạt, sinh ra vào lúc giữa hạ sang thu thì ngày càng nhỏ, dẹt). Douglass không phải là một nhà thực vật học mà là một nhà thiên văn học, ông nhận thấy các vết đen trên mặt trời theo chu kì hoạt động 11 năm của chúng có liên quan đến sự phát triển của cây cối trên địa cầu, nó đã để lại dấu hiệu trên cây cối, các vòng trên cây đã cho biết độ tuổi trên cây. Khám phá này của ông được dùng làm phương pháp đo thời gian rất có ích cho khảo cổ học. 2.3.3 Thời gian địa chất, thiên văn được xác định chính xác theo các phương pháp định vị khoa học. Trong thời gian đo địa chất, người ta nối liền thời gian với các tiền trình diễn ra bên trong đất đá và hóa thạch, đồng hồ được dùng ở đây là quá trình biến đổi phóng xạ của các nguyên tố hóa học như uranium 238, carbon 14, kalium 40… Sau một thời gian nhất định gọi là “nửa đời”, thì số lượng nguyên tử phóng xạ ban đầu giảm đi một nửa, cứ tiếp tục như thế, nửa đời của carbon 14 là 5570 năm, của uranium 238 là 4,5 tỉ năm… 2.3.4 trong vật lí học thời gian được nối liền với một đặc tính nguyên tử, ví dụ phân tử ammoniac NH3 có cấu trúc hình tháp với ba phân tử Hidrogenium(H) ở đáy và một phân tử nitrogen(N). Nhưng còn có một nguyên tử N’ đối xứng với nguyên tử N qua mặt phẳng HHH, nguyên tử N có thể dao động giữa hai vị trí cân bằng ấy theo một chu kì xác định 23,87 tỉ lần trong một giây. Đồng hồ nguyên tử đầu tiên ra đời dựa trên nguyên lí này ra đời vào năm 1948. Kể từ năm 1967, đơn vị thời gian một giây không còn nối liền với chu kì của Trái Đất quanh trục của nó do Trái Đất quay không đều và chậm dần dưới ảnh hưởng của triều lực mặt trăng, nó phải tính theo chu kì bức xạ của nguyên tử cesium, chu kì này không bao giờ thay đổi, luôn có tần số 9 192 631 770 Hz. Hiện nay, các thành tựu của quang học lượng tử đã nâng cao độ chính xác trong phép đo thời gian lên mức 0,000.000.000.000.1 giây đáp ứng yêu cầu của các nhà khoa học. Như vậy, ta có thể kết luận rằng, khi hữu thế ý thức được mình tồn tại thì có rất nhiều loại thời gian được mô tả theo ý thức của người đó và tùy theo tâm trạng, và nhu cầu của người đó thì thời gian sẽ được định dạng, anh ta đang rất hạnh phúc thì thời gian trôi qua rất nhanh, anh ta đang đau khổ thì thời gian như là vô tận, anh ta là một nhà khoa học thì khi xác định tuổi của một vật thì thời gian địa chất xuất hiện…khi anh ta ngồi thiền thì kể từ lúc anh ta xuất tứ thiền đi vào các trạng thái thiền định cao hơn (Hư không vô biên xứ, Thức vô biên xứ, Vô sở hữu xứ thiền, Phi tưởng phi phi tưởng xứ, Diệt thọ tưởng) thì thời gian với anh ta sẽ di chuyển chậm lại và khi đạt đến mức thứ 9 – diệt thọ tưởng thì thời gian hoàn toàn biến mất. CHƯƠNG 2: QUẢN LÍ THỜI GIAN 1. Khái quát - tầm quan trọng Quản lí thời gian hay nói cụ thể hơn là việc đưa ra những lựa chọn. Vì có nhiều hoạt động trong một quỹ thời gian nhất định, nên việc lựa chọn đúng đắn sẽ mang lại kết quả cao hơn, và ngược lại, lựa chọn sai lầm khiến bạn vừa mất thời gian vừa mất công sức. Trở thành một nhà quản lí thời gian giỏi sẽ khiến bạn dễ dàng hơn nhiều khi bạn biết sử dụng hệ thống được thiết kế cẩn thận, giúp bạn sắp xếp và đưa ra những quyết định quản lí thời gian hiệu quả hơn. Thói quen của mỗi cá nhân như danh sách việc phải làm, ưu tiên và lập kế hoạch công việc được tự họ đúc kết ra, khi bạn biết kết hợp những thói quen này thành một hệ thống bạn sẽ thấy được một kết quả thật sự vượt trội. 2. Lợi ích của việc quản lí thời gian Quản lí thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, kĩ năng, công cụ và hệ thống kết hợp cùng nhau nhằm giúp bạn thu lại nhiều hơn lượng thời gian mà bạn đã bỏ ra nhằm mục tiêu “cải thiện chất lượng cuộc sống”. Thời gian luôn là thứ bạn cần để thực hiện công việc, đạt mục tiêu đặt ra, dành thời gian cho những người bạn yêu thương, tận hưởng tất cả những gì cuộc đời mang lại cho bạn. Benjamin Franklin đã từng nói “Bạn có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là những viên gạch xây nên cuộc sống này.” Thời gian là một nguồn tài nguyên có một không hai, bởi ai cũng nhận được một khoảng thời gian như nhau. Một khi thời gian đã qua đi thì nó sẽ mất đi mãi mãi và bạn không có thể lấy lại được. Một điều bạn CÓ THỂ làm với thời gian của mình là hãy thay đổi cách sử dụng nó. Áp dụng các kĩ thuật quản lí thời gian chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp bạn: Sử dụng thời gian để đạt được những gì bạn muốn Cải thiện hiệu suất làm việc và đạt được nhiều điều ít tốn công sức hơn Dành thời gian cho những điều bạn muốn và coi trọng Tìm được sự cân bằng, hoàn thiện và hài lòng nhiều hơn Tập trung thời gian và sức lực đối với những việc quan trọng nhất đối với bạn Hoàn thành công việc, giảm lo lắng, không bị ngập đầu vào những áp lực công việc. Trở thành một nhà quản lí thời gian giỏi trong mọi lĩnh vực cuộc sống Giải quyết công việc theo thứ tự ưu tiên Tránh được cạm bẫy thời gian Thấy trước các cơ hội Tự chủ hơn trong công việc Tránh xung đột thời gian Thoải mái trong cuộc sống Đánh giá được tiến độ công việc Sử dụng hiệu quả thời gian và nhìu lợi ích khác Kĩ năng quản lí thời gian 3.1. Quản lí thời gian là gì? Đã bao nhiêu lần bạn nói rằng: “Giá mà thời gian trong ngày dài hơn thì tốt” Bạn luôn phải đối mặt với những thời gian chót và nhiều vấn đề cần phải giải quyết. Lúc nào cũng phải làm cho kịp thời hạn, phải giải quyết cho xong các vấn đề và lúc nào cũng có các đòi hỏi đặt ra trên quỹ đạo thời gian của mình. Nhưng thành thật mà nói rằng nhiều người trong chúng ta đã phải công nhận rằng chúng ta chưa bao giờ dành thời gian để suy nghĩ về cách thức sử dụng thời gian của mình sao cho tốt hơn. Chúng ta làm việc này theo những kiểu nhất định chúng ta tìm cách để đương đầu với công việc hằng ngày và tự bằng lòng với mọi việc diễn ra như chúng là vốn thế. Trong số các nguồn lực mà nhà quản lí có thể sử dụng thì thời gian là thứ quý giá nhất và cũng là thứ khó nhất để sử dụng sao cho tốt. Khi thời gian trôi đi vô ích thì nó sẽ chẳng quay lại được. Có thể chắc chắn một điều là nếu bạn không quản lí và kiểm soát được thời gian của chính mình, bạn sẽ thấy khó khăn hơn trong việc quản lí và kiểm soát các thứ khác. Quản lí thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó. 3.2. Mục tiêu cần đạt Để quản lí tốt thời gian, bạn cần đề ra các mục tiêu mà mình cần đạt được, chẳng hạn như: - Nhận diện các cách gia tăng hiệu suất và hiệu quả thông qua việc quản lí thời gian tốt hơn. - Phân biệt được sự khác nhau giữa các đòi hỏi đối với quỹ thời gian của bạn và xác định ưu tiên của chính bạn - Biến nhiều mục tiêu của bản thân thành hiện thực hơn bằng cách sử dụng thời gian hiệu quả hơn. - Phân tích các vấn đề liên quan đến việc quản lí thời gian và đưa ra cách giải quyết chúng. 3.3. Lập kế hoạch quản lí thời gian Quản lí thời gian một cách khoa học, đặt ra các kế hoạch cụ thể, tránh sự trì trệ, duy trì các mục tiêu và và thực hiện kĩ năng tổ chức tốt bạn sẽ được tôn trọng và được đánh giá cao trong nghề nghiệp. Thành công chỉ đến với những người biết chăm chỉ và quản lí tốt thời gian của mình một cách hiệu quả. Việc quản lí thời gian cũng là quản lí chính bạn. Do vậy, hãy lên kế hoạch tỉ mỉ, duy trì được mục tiêu của mình và sử dụng thời gian một cách hữu hiệu nhất. Sau đây là một số cách thường được ủng hộ nhiều nhất: A. Xây dựng kế hoạch 1. Lên danh sách việc làm Lập ra một danh sách ghi lại những việc cần làm và biến chúng trở thành thói quen thường ngày của bạn, bao gồm những mục khẩn cấp và không khẩn cấp. Với danh sách đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Nhớ hãy luôn mang danh sách này bên mình, bạn có thể lưu trong một số thiết bị cầm tay như di động hay sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hóa các vấn đề, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, cụ thể, tránh ghi chung chung, đại khái. 2. Phân bố thời gian hợp lí Phân bố thời gian hợp lí, bao gồm một khung thời gian đã dự tính trước cho các hoạt động hay kì hạn mà bạn phải hoàn thành công việc. Nếu trình tự làm việc của bạn không vấn đề gì thì bạn có thể hoàn thành công việc trong khoảng thời gian nhanh hơn dự kiến. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm các việc khác như đọc sách, lướt net tìm kiếm thông tin… 3. Đặt kì hạn và nghiêm túc tuân thủ Khi đặt ra những điểm đáo hạn cho công việc mình, cần phải suy nghĩ, tính toán hết sức thực tiền và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kì hạn. Bất cứ việc gì cũng phải dành một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Bạn đã bao giờ để ý rằng mình có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng khi có kế hoạch cụ thể chưa? Đã bao giờ bạn phải đoc báo cấp tốc hay là đưa ra quyết định công việc trước kì nghỉ hoặc là vội vàng hoàn thành nhiệm vụ được giao? Mặc dù chúng ta có xu hướng làm việc hiệu quả hơn dưới áp lực công việc nhưng nó lại làm bạn mệt mỏi và căng thẳng. Dù rằng trong chúng ta ai cũng đều có trăm công nhìn việc phải làm và chịu chung áp lực. Nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hóa hơn trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình. Hãy đặt ra lịch làm việc cụ thể để công việc của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn và tránh lãng phí thời gian. B. Tránh lãng phí thời gian 4. Tận dụng thời gian theo cách thông minh nhất Chỉ gửi và nhận mail vào những giờ cố định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận các cuộc gọi thay vì mất vài tiếng gián đoạn đi đang làm việc. Nếu có thể thì đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn mail bất kì. Đừng bao giờ mở mail khi bạn không có thời gian thực hiện các thao tác như xóa, lưu, trả lời hay chuyển tiếp cho ai… 5. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà cả với các file, các thư mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tin dữ liệu đã bị mất trong máy tính của họ. Về điều này bạn có thể học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có một cho riêng của nó”. 6. Tránh bị ngắt quãng công việc Nếu phòng làm việc có cửa thì hãy chắc rằng cánh cửa luôn luôn đóng để tránh sự phân tâm và giữ sự tập trung. Nếu cứ thi hành “chính sách mở cửa” với tất cả mọi người thì có lúc bạn sẽ không cònđủ thời gian để nghe những câu hỏi cũng như thắc mắc của họ. Nếu có ai đó tới ngay chỗ bạn lúc bạn đang bận thì đừng ngần ngại đề nghị với họ quay lại gặp bạn vào lúc khác hay để lời nhắn ngay cửa để tránh sự làm phiền. C. Luôn đảm bảo tiến độ công việc 7. Cộng tác và hợp tác Các đồng nghiệp của bạn luôn mong muốn công việc bạn đảm nhận được hoàn tất đúng hạn mà không có bất kì trì hoãn nào. Tất nhiên với họ, bạn cũng có suy nghĩ này. Vì thế hãy cố gắng, hãy lập ra những khoản thời gian dư thừa trong mục thời gian đã được lên kế hoạch để có thể xoay sở, xử lí linh hoạt được trở ngại bất ngờ. Ví dụ bạn có ngày thuyết trình thì phải đảm bảo mọi việc đã được hoàn thành trước đó hai đến ba ngày. 8. Tránh những bước đi không cần thiết Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người khác thì hãy để tự họ hành động, đừng can thiệp vào trừ khi bạn có nhiệm vụ giám sát người đó. Trong cuộc sống có không ít người đã phí thời gian vàng ngọc của mình để ngồi nghe hay đọc bản báo cáo của người khác. Nếu nghiên cứu đó ảnh hưởng tới công việc trong ngày, buối thuyết trình hay các mục tiêu nghề nghiệp của mình, bạn chỉ nên thể hiện quan tâm của mình qua thông qua một cuộc nói chuyện mang tính ủng hộ. 9. Trì hoãn những buổi họp mang tính thủ tục Hãy xác định xem liệu các cuộc họp đó có thực sự cần thiết hay không. Nếu cần thiết thì hãy đặt ra một lịch trình cụ thể và làm theo thứ tự từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc theo đúng thời điểm đã định. Nếu bạn không cần thiết có mặt trong cuộc họp thì nên đề nghị một cách riêng tư với sếp nếu bạn muốn rời cuộc họp một cách sớm nhất. Duy trì mục tiêu của bạn Luôn tạo sự bận rộn cho mình Bạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình. Có thể là hai hoặc nhiều thêm nữa thì tốt hơn. Bằng cách nào đó bạn có cơ hội chuyển đổi công việc và tập trung vào nhiều thứ khác. Hãy duy trì kĩ năng sắc sảo của mình bằng cách luôn sử dụng nó ít nhất một lần trong kế hoạch hoặc là dự án của mình. Cùng một lúc làm nhiều dự án khác nhau đảm bảo bạn luôn có việc phải làm. Điều này sẽ giúp đầu óc bạn luôn hoạt động linh hoạt, năng động và tươi mới hơn. Lựa chọn công việc tham gia Hãy lựa chọn công việc thực sự có ích đối với bạn và công ty và luôn đảm bảo tận dụng tối đa các khả năng, kĩ năng của bạn. Có nhiều lí do để bạn có thể từ chối một lời đề nghị hay yêu cầu mà bạn cho là không cần thiết. Bạn sẽ được tôn trong nếu biết phối hợp với đồng nghiệp của mình. Đa phần những người thành công trong sự nghiệp là những người biết nói từ “không” đúng lúc. Đừng trì hoãn việc gì Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người. Để tránh điều này bạn làm những phần vui vẻ bên cạnh những phần không vui vẻ mấy. Chẳng hạn bạn không thích toán thì hãy sắp xếp nó vào buổi sáng, thời gian bạn cảm thấy minh mẫn và sảng khoải nhất, ít cảm thấy nản lòng và khó chịu trước công việc. Nếu bạn cứ trì hoãn công việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời gian đặt ra, thì có lẽ bạn nên tự xem xét lại công việc hiện thời, các mục tiêu đặt ra, tình trạng sức khỏe hoặc mức độ quan tâm của bạn tới công việc. Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thói quen là biểu hiện của sự bất mãn, không vừa lòng với thực tại. Biết tự thưởng bản thân Biết quản lí thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan đến việc lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất. Hãy biết tự thưởng cho bạn than sau những lần hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản là một món quà hay một cốc cà phê sau khi đọc xong bản báo cáo của mình hoặc là lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi bên gia đình, bạn bè sau khi hoàn tất một công việc. Kết luận “Hãy tận dụng thời gian để thành công” Bạn cần hết sức kiên quyết trong vấn đề chú trọng việc tận dụng thời gian trong công việc, nên tránh thái độ trì hoãn, duy trì mức độ tập trung cao nhất và rèn luyện khả năng tốt chức tốt trong công việc, làm được như thế, bạn sẽ khiến các công sự ghi nhận năng lực cũng như tôn trọng bạn. Thành công chỉ đến với người chăm chỉ và biết quản lí tốt quỹ thời gian vàng ngọc của mình. TÀI LIỆU THAM KHẢO