Tiểu luận Thông cáo báo chí

ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 1 Tiểu luận Thông cáo báo chí ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 2 I.THÔNG CÁO BÁO CHÍ LÀ GÌ? 1. Khái niệm và mục đích a. Khái niệm Thông cáo báo chí là một bài viết của bộ phận đối ngoại thông tin của một tổ chức, hiệp hội, cơ quan hoặc doanh nghiệp… gửi đến cho các nhà báo hay cơ quan báo chí nhằm thông tin chính sách, sáng kiến hay hoạt động của ngành đến với công chúng. Thông cáo báo chí thường gắn với các sự kiện (khai trương, động thổ, tiệc mừng, giải thưởng, cuộc thi …) hoặc vấn đề xảy ra (khủng hoảng doanh nghiệp, thay đổi chính sách, hoạt động doanh nghiệp …). b. Mục đích của Thông Cáo Báo Chí là thu hút sự quan tâm của truyền thông (truyền thông in ấn và cả truyền thông điện tử). 2. Vì sao phải cần thông cáo báo chí? Thông cáo báo chí là một trong những công cụ thiết yếu để thu hút báo chí, truyền thông đưa tin cho bạn đến với công chúng. Để thông báo thông tin về một tổ chức, sản phẩm hay sự kiện … không có cách nào hiệu quả rõ ràng bằng thông cáo báo chí. II. CÁCH LẬP MỘT THÔNG CÁO BÁO CHÍ 1. Một Thông Cáo Báo Chí thường bao gồm những thông tin gì? Một thông cáo báo chí cho sách thường bao gồm những thông tin theo mô hình 5H + 1W. Về cơ bản, nó không khác các loại thông cáo báo chí thường dùng. Riêng phần mô tả “WHO” thì lại cần nhiều thông tin hơn. Bởi vì khi cho ra đời một quyển sách, thông tin mô tả lúc này lại là sự kết hợp của nhiều chủ thể khác nhau. Điển hình như: Tên quyển sách, quyển sách nói về cái gì?, do ai viết, người đó đã là ai (địa vị xã hội) mà viết, kế tiếp đó là Nhà Xuất Bản, đơn vị phát hành sách, đơn vị phân phối sách (nếu đơn vị phân phối độc quyền), một số quyển sách còn nhấn mạnh sự vai trò của Dịch giả, giá cả. ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 3 Những thông tin phụ có thể có là nhà in, người chịu trách nhiệm xuất bản (nếu người viết thông cáo báo chí cảm thấy quan trọng) và một số thông tin ngoài lề khác về nhận xét của độc giả (nếu có), hoặc những người nổi tiếng được tác giả gửi cho bản thảo và viết làm cảm nhận ngắn gọn về sách. 2. Cách lập thông cáo báo chí Thông cáo báo chí là công cụ tối quan trọng được các chuyên viên PR sử dụng để truyền tải thông tin tới công chúng với sự tham gia của bên thứ ba, các phương tiện truyền thông đại chúng. Có thể hiểu thông cáo báo chí là sự thể hiện mối quan hệ qua lại giữa PR và các phương tiện truyền thông. Các chuyên viên PR cần các phương tiện truyền thông như là kênh giao tiếp với công chúng mục tiêu, và họ phát đi thông cáo báo chí với tư cách là tài liệu đề nghị được công bố bởi báo giới. Còn các phương tiện truyền thông lại cần các thông cáo báo chí để có thông tin viết bài, lúc này thông cáo báo chí có tư cách là nguồn tin. Thông cáo báo chí nói chung (News Release) là một phần của bộ tài liệu truyền thông (Media Kit) của các chuyên viên PR, đây là dạng tài liệu “không có bản quyền”. Bởi nó được báo giới coi là nguồn tin chứ không phải một bài viết để được đăng tải nguyên bản. Giới truyền thông sử dụng những thông tin của một hoặc tổng hợp từ nhiều thông cáo báo chí đến từ nhiều nơi khác nhau làm dữ liệu cơ sở cho các bài viết tin tức hoặc các bài viết thể hiện cái nhìn chuyên sâu của mình. Chính bởi tính chất “không bản quyền” này mà thông cáo báo chí được coi là một công cụ tiếp cận giới truyền thông không có kiểm soát của các chuyên viên PR. Thông cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thông là báo in (dạng thông cáo báo chí này trong tiếng Anh gọi là Press Release), hoặc báo hình (dạng này trong tiếng Anh gọi là Video news release) hay báo mạng…thì đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin. Và các bản thông cáo báo chí đều được viết theo kiểu cấu trúc kim tự tháp ngược và chứa trong nó đầy đủ các yếu tố sau: 1. Who: Ai 2. What: Cái gì 3. Where: Ở đâu 4. Why: Vì Sao 5. When: Khi nào 6. How: Như thế nào (Gọi chung là công thức 5W+1H) Cũng giống như tin tức báo chí, một thông cáo báo chí hiệu quả phải trả lời được năm câu hỏi về Ai?Cái gì?Ở đâu?Khi nào?Và tại sao? (mô hình thông tin 5W + 1H: Who, what, where, when, why, how?) ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 4 • Ai?: Để xác định rõ ai là chủ thể của bản tin? Một người, một nhóm người, một tổ chức, một sự kiện hoặc hoạt động nào đó • Cái gì?: Cái gì xảy ra mà phương tiện truyền thông và công chúng nên biết. Thông tin này có thu hút họ không? • Ở đâu?: Sự kiện này diễn ra ở đâu? Nêu cụ thể địa chỉ của nơi diễn ra sự kiện (nên kèm theo một bản đồ chỉ dẫn nếu cần thiết). Tạo mọi thông tin để thuận tiện cho phóng viên tiếp cận nơi diễn ra sự kiện một cách nhanh chóng và thoải mái. • Khi nào?: Sự kiện diễn ra khi nào? Thời gian và thời điểm phải thật cụ thể và rõ ràng. • Tại sao?: Tại sao sự kiện này quan trọng? Lý do gì mà cơ quan truyền thông hay công chúng phải quan tâm? Tips: Một thông cáo báo chí có giá trị tin tức và tiềm năng thu hút sự quan tâm của cơ quan truyền thông là phải được viết rõ ràng, mạch lạc, chuẩn xác với văn phong của báo chí với mô hình tháp ngược. Với cấu trúc kim tự tháp ngược, thì mức độ quan trọng của thông tin trong một bản thông cáo báo chí giảm dần từ đáy xuống đỉnh kim tự tháp ngược. Phần đầu thông cáo báo chí là thông tin có mức độ quan trọng nhất và chứa đựng đầy đủ 5W+1H. Phần tiếp theo kém quan trọng hơn, đó có thể là sự chi tiết hóa phần đầu, hoặc những lời chích dẫn... Cuối cùng là thông tin doanh nghiệp, tổ chức phát thông cáo báo chí ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 5 và thông tin liên hệ. Một bản thông cáo báo chí nói chung luôn trình bày ngắn gọn, nêu bật ý quan trọng và tập trung vào chủ đề. Và một yếu tố không kém quan trọng của một thông cáo báo chí đó là kích thích sự tò mò nhằm thu hút sự quan tâm của báo giới. Một bản thông cáo báo chí hiệu quả thì cần thiết phải có nội dung đủ quan trọng và thuyết phục giới truyền thông chấp nhận nó làm thông tin cơ sở của một bài viết được đăng tải. Chính vì vậy, để viết tốt một bản thông cáo báo chí cần am hiểu các phương tiện truyền thông nói chung, nhận biết rõ dàng những đặc điểm cụ thể, khác biệt giữa các phương tiện đó, đồng thời phải nhìn nhận nội dung thông cáo báo chí dưới con mắt của một biên tập viên. 3. Cách trình bày Thông Cáo Báo Chí Thông Cáo Báo Chi Thường dài từ 1 trang đến 2 trang A4, không nên cố gắng “nhét” thêm thông tin vào để mong đạt được những mục đích khác. Thông cáo báo chí chỉ cần vừa đủ, nên nhớ, bạn còn tài liệu gửi kèm Thông Cáo Báo Chí (trong bộ Press Kit). Cho nên, cần phải tuân thủ theo một số quy tắc viết Thông Cáo Báo Chí như sau: • Xuất bản, in ấn trên giấy 1 mặt • Cách dòng rõ ràng, canh lề chuẩn (canh như một trang sách có lề rộng) • Nếu cần chèn header và footer về thông tin doanh nghiệp (logo, tên DN) thì cần phải thật đơn giản, ngắn gọn. Nên nhớ đây là Thông Cáo Báo Chí chứ không phải trang quảng cáo, logo và hình ảnh liên quan vừa phải, Thông Cáo Báo Chí nội dung chính là ở phía dưới chứ không phải là ở Logo hay tên Doanh Nghiệp. • Thông thường, một Thông Cáo Báo Chí phải có chữ “Thông Cáo Báo Chí” đầu bài viết. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp có những thông tin quan trọng và cần thiết hơn, thì tiêu đề sẽ được cân nhắc cho phù hợp với nội dung. • Dưới tiêu đề, cần phải ghi rõ về vùng miền (HCM, Hà Nội) và ngày tháng ra Thông Cáo Báo Chí. Ví dụ: TP.HCM, ngày 12/03/2010 • Nếu Thông Cáo Báo Chí qua trang, nên ghi cuối trang dòng chữ “còn tiếp”, “xem trang sau”, khi nào hết bài, nên ghi là “hết”. Ví dụ: (còn tiếp), (hết). • Cuối Thông Cáo Báo Chí, bắt buộc phải có thông tin liên lạc, và nhất là người đại diện đưa ra Thông Cáo Báo Chí này. 4. Những lưu ý để có bộ Press Kit tốt: Bộ Press Kit cơ bản bao gồm: • Thông Cáo Báo Chí và hình ảnh kèm theo. • Thông tin doanh nghiệp và sản phẩm kèm theo (đầy đủ) ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 6 • Các sản phẩm và dịch vụ liên quan khác (nếu cần thiết, tuy nhiên, nhiều nhà báo rất nhạy cảm với thông tin quảng cáo mà chèn vào cùng với bộ Press Kit, tốt nhất là cẩn thận khi gửi thông tin cho báo, nếu cần phải hỏi trước, không thì chỉ gửi thông tin vừa đủ). • File hình gốc (nếu có file gốc đồ họa càng tốt). • Một CD/DVD ghi những thông tin cần thiết. • Folder chuẩn, chỉ để đựng các tài liệu báo chí (không nên in kèm quảng cáo, Folders là Folders, Brochures là Brochures) Một số lưu ý khác: • Thông cáo báo chí là “xương sống” của press kit, vì thế cần phải chuẩn bị thật tốt, và cho dù bạn viết tốt đến đâu, cũng nên nhờ 1 vài phóng viên bạn quen để xem qua trước khi xuất bản. • Hình ảnh (trong CD/DVD Press Kit) (nếu có) phải không những phải phù hợp với TCBC mà còn phải đạt chuẩn về mặt đồ họa, phù hợp với cả 2 dạng (xuất bản in ấn và xuất bản trên internet, có nghĩa là vừa đủ chất lượng in, mà dung lượng file ảnh không quá lớn để xuất bản trên website dễ dàng). • Thông tin sắp xếp trong CD/DVD phải rõ ràng, có hệ thống và dễ tìm. • Nếu có trích dẫn trong TCBC, không nên lấy trích dẫn chủ quan người của Doanh Nghiệp về các số liệu khoa học. Và nếu có trích dẫn, cũng chỉ nên trích dẫn lời của một người .  Nếu có ảnh rời (in hoặc rửa), không được chú thích trực tiếp lên ảnh, mà phải chủ thích giấy ngoài và dán lên. 5. Một số yếu tố tạo nên sự thành công của Thông Cáo Báo Chí:  Sử dụng tiêu đề sinh động thu hút sự chú ý Tiêu đề làm cho thông cáo báo chí của bạn nổi bật nên cần phải ngắn ngọn, xúc tích và sinh động; nói cách khác sử dụng các tiêu đề giống như "Doe - nhân vật nổi bật trong năm" thay vì "John Doe nhận giải thưởng".  Hãy đưa các thông tin quan trọng lên đầu Đây là một nguyên tắc của ngành báo chí được công nhận là đúng sau khi đã được thử nghiệm . Phóng viên nên đề cập ngay cái anh ta muốn nói trong hai đoạn đầu. Trên thực tế đó là những điều mà họ có thể đọc. Vì thế đừng giấu thông tin hay. Và hãy nhớ đến 5 từ để hỏi - chắc chắn rằng ấn phẩm báo chí của bạn có thể trả lời được 5 câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào. ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 7  Tránh những lời công bố cường điệu và không có bằng chứng Người tiếp nhận thông tin có thể cảm nhận được những lời rao hàng ngay lập tức. Thay vì đưa ra những lời phát biểu cường điệu, hãy đưa ra các thông tin thực và có thể sử dụng được. Tìm cách hợp lý để làm nổi bật công ty bạn và tập trung vào các tâm điểm. Để quảng bá việc kinh doanh của bạn, hãy viết một Thông cáo báo chí trả lời các câu hỏi về công việc kinh doanh của công ty hơn là một ấn phẩm đưa ra các công bố chung chung về công việc kinh doanh của bạn là vĩ đại và thú vị như thế nào mà không đưa ra lí do thích đáng.  Hãy năng động và đi thẳng vào vấn đề Sử dụng ngôn ngữ làm khách hàng phấn khích như khi bạn đọc thông tin của bạn. Nếu ấn phẩm tẻ nhạt hay vòng vo, họ có thể cho rằng sẽ không thể có một bài phỏng vấn tốt.  Ấn phẩm chỉ dài hai trang hay ít hơn Hạn chế viết đến trang thứ ba nếu thấy cần thiết để đưa ra thông tin phê phán. Ngược lại nếu bạn không thể hiện mẩu tin của mình trong hai trang, bạn không đạt được yêu cầu.  Có địa chỉ liên lạc Thông cáo của bạn phải có tên người để nhà báo liên lạc lấy thêm thông tin. Người này phải biết tất cả các thông tin được đề cập trong ấn phẩm và sẵn sàng trả lời các câu hỏi. In thông cáo báo chí trên giấy có biểu tượng của công ty - nó trông có vẻ chuyên nghiệp và đó là một cách khác giúp khách hàng có thể liên lạc với công ty bạn.  Nên hạn chế sử dụng biệt ngữ Nếu bạn làm việc trong một ngành kỹ thuật, cố gắng không dùng các thuật ngữ kỹ thuật. Nhiều khách hàng không biết nhiều về công ty hay ngành công nghiệp của bạn. Hãy sử dụng tiếng ngôn ngữ thông dụng thay cho biệt ngữ khi thông cáo báo chí.  Tập trung vào lợi ích Nó có thể được hiểu là "đừng có nói, hãy chỉ cho thấy". Tránh nói điều gì đó là "duy nhất" hay "tốt nhất". Thay vào đó, chỉ cho họ thấy họ sẽ có được lợi ích như thế nào - ví dụ tiết kiệm thời gian, tiền bạc, giúp cuộc sống dễ dàng hơn, v.v.  Rõ ràng và chi tiết ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 8 Marcia Yudkin, tác giả của cuốn " Sáu bước thực hiện quảng cáo tự do", gọi điều này là hội chứng "Vâng, nhưng nó là cái gì?". Cần phải chỉ cho người đọc thấy sản phẩm mới hay biết dịch vụ mới hoạt động như thế nào. Nếu còn do dự, hãy nhờ ai đó không quen thuộc với sản phẩm hay dịch vụ của bạn đọc Thông cáo và yêu cầu họ nói lại những điều bạn muốn thông báo cho công chúng. Chi tiết quá vẫn tốt hơn là sơ sài. Chính vì vậy, theo Yudkin "Thay vì câu 'cuốn sách mới của Jackson đưa thông tin đem lại lợi ích cho các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán', bạn hãy viết 'Cuốn sách mới của Jackson giới thiệu 7 nguyên tắc phân tích thị trường để giúp các nhà đầu tư thậm chí là bình thường cũng có thể chọn được cổ phiếu đem lại lợi nhuận.". Thậm chí tốt hơn, miêu tả hai trong bảy nguyên tắc ngay trong ấn phẩm."  Rà soát lại Khi bạn viết xong Thông cáo báo chí, hãy nhớ đọc lại để sửa các lỗi chính tả. Nếu như bạn không giỏi về lỗi ngữ pháp và chính tả, hãy nhờ một người bạn hay đồng nghiệp làm việc đó giúp bạn. Nếu như ấn phẩm của bạn mà luộm thuộm và cẩu thả, thì đó là hình ảnh của bạn trước khách hang, trước những người tiếp nhận thông tin . Dưới đây là mẫu một bản thông cáo báo chí: THÔNG CÁO BÁO CHÍ PHÁT HÀNH NGÀY [DATE], 200X Để biết thêm thông tin chi tiết, liên hệ: [Tên người đại diện truyền thông của doanh nghiệp] [Tên công ty] [Số điện thoại] ( ) [Số fax] ( ) [Địa chỉ email] [Tiêu đề thông cáo báo chí, Viết hoa, nghiêng, đậm] [Thành Phố] - [Ngày…, Tháng…, Năm], - [Bắt đầu nội dung thông cáo báo chí, cách bằng hai dấu cách]. Nếu nội dung thông cáo báo chí dài hơn một trang, sử dụng chữ: --tiếp theo-- Chèn vào giữa trang ở dòng cuối cùng của trang, sau đó bắt đầu trang sau bằng một câu mô tả ngắn về tiêu đề, và đánh số trang như sau: [Tiêu đề mô tả ngắn] - Trang 2 [Đoạn cuối cùng của thông cáo báo chí nên là đoạn giới thiệu về công ty, và bất ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 9 cứ thông tin gì bạn muốn người đọc biết về công ty mình, như loại hình doanh nghiệp , doanh số hàng năm, trụ sở chính, các chi nhánh, số nhân viên… v.v…] [Kết thúc thông cáo báo chí bằng ba ký hiệu dưới đây ở giữa trang. Đây là dấu hiệu cho người đọc biết họ đã đọc hết thông cáo báo chí.] I .QUẢNG CÁO Quảng cáo là hình thức tuyên truyền, giới thiệu thông tin về sản phẩm, dịch vụ, công ty hay ý tưởng. Quảng cáo là những nỗ lực nhằm tác động tới hành vi, thói quen mua hàng của người tiêu dùng hay khách hàng bằng cách cung cấp những thông điệp bán hàng theo cách thuyết phục về sản phẩm hay dịch vụ của người bán. Trên thế giới, quảng cáo hiện nay đã phát triển tới những trình độ cao, tuy nhiên ở Việt Nam - do còn nhiều hạn chế - nên đa số các sản phẩm quảng cáo vẫn còn ở trình độ thấp.Các sản phẩm quảng cáo để có thể đến với khách hàng tiềm năng cần phải được truyền tải qua các phương tiện truyền thông, như: báo in, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, báo điện tử. Trong số các phương tiện truyền thông kể trên, có thể nói báo điện tử là loại hình bắt nhịp được nhanh nhất những biến đổi của làng quảng cáo thế giới trên mạng Internet. Bên cạnh những tờ báo lớn như VnExpress, Dân trí, VietNamNet, Thanh Niên,... Hiện Việt Nam còn rất hiếm những trang quảng cáo gián tiếp. Đây là hình thức quảng cáo mà người thực hiện đóng vai trò trung gian cung cấp thông điệp quảng cáo từ nhà sản xuất, cung ứng (các công ty bán sản phẩm) tới người tiêu dùng. Quảng cáo gián tiếp ở đây có thể ví dụ như Adsense của Google hay là Adbride... Quảng cáo thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như:  Truyền hình  Báo chí  Internet  Phát thanh  Quảng cáo qua bưu điện Quảng cáo trên tờ rơi, áp phích, pano hay băng-rôn Quảng cáo trên bao bì sản phẩm. Quảng cáo truyền miệng. Đây là hình thức quảng cáo mà hầu hết nhà quảng cáo muốn thực hiện được vì hiệu quả lớn cũng như việc không phải đầu tư chi phí. Tuy nhiên họ chỉ có thể đạt được trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ ra thị trường với uy tín và chất lượng tốt. ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 10 IV. SO SÁNH QUẢNG CÁO & THÔNG CÁO BÁO CHÍ Giống nhau :  Thông cáo báo chí và quảng cáo đều là hoạt động nhằm truyền tải thông tin của mình đến khách hàng và công chúng. Hầu hết quảng cáo và thông cáo báo chí đều biết trước thời gian và địa điểm, khu vực mình sẽ truyền tải thông tin đến khách hàng.  Thông cáo báo chí và quảng cáo đều có mối tương tác qua lại giữa phương tiện truyền thông và khách hàng hoặc công ty đang muốn truyền tải thông tin của mình.  Thông cáo báo chí và quảng cáo đều có thời gian sống của mình trên phương tiện truyền thông trong một khoản thời gian nhất định.  Thông cáo báo chí và quảng cáo đều nhắm tới một số đối tượng nhất định và mong muốn khách hàng, đối tác biết đến thông điệp mình truyền tải. . Khác nhau giữa thông cáo báo chí và quảng cáo: QUẢNG CÁO THÔNG CÁO BÁO CHÍ Trả tiền & miễn phí  Công ty của bạn phải trả tiền cho phần quảng cáo. Bạn biết chính xác khi nào quảng cáo của bạn sẽ được đăng tải hoặc phát sóng.  Thông cáo cáo báo chí là nguồn dữ liệu sơ cấp và là miễn phí cho các báo, đài, truyền hình, các công ty dịch vụ hoặc sản phẩm mà công ty đang hướng đến. Sáng tạo kiểm soát & Không kiểm soát  Bởi vì bạn trả tiền để đăng quảng cáo, cho nên bạn có toàn quyền sáng tạo những gì bạn muốn đưa ra trong quảng cáo đó.  Bạn không có quyền điều khiển việc báo chí sẽ thể hiện thông tin về bạn như thế nào hay họ có đăng cho bạn hay không. Họ không nhất thiết phải đăng tải thông tin về sự kiện của bạn hay thông cáo báo chí của bạn chỉ bởi vì bạn đã gửi đến ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 11 cho họ. Thời gian sống  Kể từ khi bạn trả tiền cho quảng cáo, bạn có thể đăng đi đăng lại bao lâu mà bạn muốn, chừng nào ngân sách của bạn còn cho phép. Thông thường vòng đời của một quảng cáo thường dài hơn rất nhiều so với một thông cáo báo chí.  Bạn chỉ gửi một thông cáo báo chí về một sản phẩm mới của bạn duy nhất một lần. Bạn cũng chỉ gửi thông cáo báo chí về cuộc họp báo của bạn một lần. Và khả năng đưa tin trên báo dưới dạng bài viết PR cũng chỉ có thể xuất hiện được một lần. Không có bất kỳ ông tổng biên tập nào lại đăng tại cùng một thông cáo báo chí của bạn trên ba hay bốn số báo. Khách hàng khôn ngoan  Khách hàng biết ngay khi họ đọc một quảng cáo là: “người ta đang tìm cách bán hàng hóa và dịch vụ cho mình đây!”  Khách hàng hiểu rằng bạn phải trả tiền để gửi thông điệp bán hàng đến cho họ, và thật không may, khách hàng thường xuyên xem những thông điệp bán hàng của bạn một cách hết sức thận trọng. Và rốt cuộc, họ biết rằng bạn đang tìm cách bán hàng cho họ.  Khi một độc giả đọc một bài báo viết về sản phẩm và dịch vụ của bạn hay xem một bản tin trên ti vi, họ thường cho rằng bạn không trả tiền cho các tin này và họ xem xét, lắng nghe chúng một cách khác hẳn so với việc xem quảng cáo. Sáng tạo cho một mẫu tin  Trong quảng cáo, bạn phải thử thách khả năng sáng tạo của mình trong việc tạo ra một chiến lược và chất liệu quảng cáo mới.  Khi bạn xuất hiện trên báo chí, truyền hình dưới dạng tin, bài độc lập, bạn có thể tạo dựng được uy tín lớn đối với khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của mình. ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 12 Phương tiện truyền thông và khách hàng  Nếu bạn đang làm cho một công ty quảng cáo, các quan hệ chính của bạn là những người cộng sự và các khách hàng của công ty. Nếu bạn thay mặt khách hàng mua đất để quảng cáo và lập kế hoạch về thời gian đăng quảng cáo, thì bạn cũng chỉ phải làm việc với bộ phận khách hàng của các báo, đài.  Phương tiện truyền thông thường liên lạc với bạn để lấy thông tin cho bài viết của mình. Đối tượng  Bạn tìm kiếm khách hàng mục tiêu của mình và quảng cáo tập trung vào nhóm đối tượng này. Chắc chắn bạn sẽ không quảng cáo đồ dành cho phụ nữ trên các tạp chí thể thao dành cho đàn ông.  Bạn quan hệ với giới truyền thông, báo chí và xây dựng quan hệ với họ. Quan hệ của bạn không chỉ giới hạn ở việc giao tiếp “trong nhà”. Bạn luôn luôn quan hệ chặt chẽ với các “đầu mối” quan trọng tại các báo, đài. Hạn chế hoặc liên hệ không giới hạn  Một số bộ phận thuộc công ty quảng cáo như phòng Kế toán có thể phải làm việc với khách hàng thường xuyên. Nhưng những người khác như đội ngũ viết lời cho các quảng cáo (copywriters) hay hoạ sỹ thiết kế có thể chẳng bao giờ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cả.  Bạn cần phải có quan hệ trước với các tổng biên tập hoặc biên tập viên và làm cho họ sử dụng thông tin của bạn cho các bài báo của họ, hay đăng thông cáo báo chí hoặc đưa tin về sự kiện của bạn. Sự kiện đặc biệt  Nếu công ty của bạn tài trợ cho một sự kiện, bạn không muốn bỏ tên mình ra ngoài danh sách nhà tài trợ trên phông sân khấu để chứng tỏ công ty của bạn lớn  Trong tổ chức sự kiện thông cáo báo chí thể hiện sự đóng góp tích cực của mình vào quá trình phát triển của thành phố, đất nước dân tộc mình đang sống. ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 13 V. VÍ DỤ VỀ THÔNG CÁO BÁO CHÍ Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 07 năm 2010 THÔNG CÁO BÁO CHÍ Dự án Terra Rosa đã thu hút 128 khách hàng đến ký kết hợp đồng trong ngày khai trương nhà mẫu 17/07/2010 Ngày 17-7, Công ty Cổ Phần Đầu Tư Địa Ốc Khang Nam chính thức khai trương căn hộ mẫu và chào bán đợt một dự án Terra Rosa. mạnh như thế nào. Phong cách viết  Hãy mua sản phẩm này! Hành động ngay bây giờ! Hãy gọi cho chúng tôi ngay hôm nay! Đây là những gì bạn có thể nói trong một quảng cáo. Bạn muốn sử dụng những từ mạnh mẽ như thế để thôi thúc khách hàng mua sản phẩm của bạn.  Bạn đang phải viết một cách nghiêm túc với một lối thể hiện tin tức “không được phép” nhạt nhẽo. Bất kỳ một thông điệp mang tính thương mại, chào hàng nào trong các giao tiếp của bạn sẽ không được giới truyền thông coi trọng.  Quảng cáo cần sự bùng nổ.  Quảng cáo là hình ảnh.  Quảng cáo là chết.  Thông cáo báo chí đòi hỏi xây dựng từng bước.  Thông cáo báo chí là lời nói.  Thông cáo báo chí là sống. ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 14 Dự án Terra Rosa do Công ty Cổ phần Đầu tư Địa ốc Khang Nam làm chủ đầu tư, tọa lạc tại lô 13E, Khu chung cư cao tầng Phong Phú mặt tiền đại lộ Nguyễn Văn Linh, huyện Bình Chánh. Dự án có một vị trí rất thuận lợi trong việc gắn kết phát triển hạ tầng kỹ thuật - xã hội TP nói chung và khu Nam nói riêng, tạo được bộ mặt kiến trúc cảnh quan trong khu vực và là điểm nhấn trên trục đường đại lộ Nguyễn Văn Linh. Dự án Terra Rosa bao gồm 2 block 25 tầng và 1 block 29 tầng. Chung cư cao cấp Terra Rosa giai đoạn 1 có tổng số vốn đầu tư khoảng 500 tỷ, gồm có 366 căn hộ với 7 loại căn hộ có diện tích từ 69m2 đến 183m2 cộng với các diện tích Baywindow tặng thêm . Tùy theo diện tích, mỗi căn hộ có ít nhất 2 phòng ngủ, 2 phòng tắm, 1 bếp, phòng ăn và nhà khách là không gian mở, 1 sân phơi và các tiện ích của chủ đầu tư đem lại như hồ bơi, sân tennis, phòng gym, thư viện trẻ em, công viên cây xanh, nhà trẻ, phòng y tế, bảo vệ & camera 24/24, ống thoát hiểm trên không đầu tiên, hệ thống gas trung tâm,… Terra Rosa được thiết kế bởi kiến trúc sư – Giáo sư đại học bang California, USA Mr. Davasligil giàu kinh nghiệm. Terra Rosa được lấy ý tưởng từ những cánh hoa hồng nở khoe sắc, mặt bằng mỗi block căn hộ Terra Rosa được thiết kế với 6 căn hộ, 7 căn hộ và 9 căn hộ hướng về mọi hướng với những khe lấy gió mang lại sự thông thoáng và ánh sáng đến từng mỗi phòng ốc trong căn hộ, nhằm đáp ứng tiêu chí của chủ đầu tư đưa ra là giảm thiểu nhu cầu sử dụng năng lượng trong toàn nhà, mang lại giá trị kinh tế cho người sử dụng. Công ty Cổ Phần Đầu Tư Địa Ốc Khang Nam và đơn vị tư vấn thiết kế luôn tìm kiếm nhiều giải pháp trong thiết kế, áp dụng nhiều công nghệ tiên tiến trong xây dựng nhằm rút ngắn thời gian thi công, Giảm thiểu chi phí nhằm giảm giá thành sản phẩm. Với những tiện ích trong công trình nêu trên nhưng giá thành mà chủ đầu tư đưa ra rất hấp dẫn chỉ từ 12,6 triệu đồng/m2 cùng với phương thức thanh toán linh hoạt (thanh toán làm 14 đợt, đợt 1 thanh toán 15% từ đợt 2 trở đi cứ hai tháng thanh toán 5% giá trị hợp đồng), ngân hàng Eximbank hỗ trợ vay 70%. Nếu ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 15 khách hàng vay trong 20 năm thì khách hàng chỉ “trả góp” khoảng 5-7 triệu /tháng để có một căn hộ khang trang và dự kiến tháng 12/2012 sẽ giao nhà. Hiện nay dự án Terra Rosa đang thu hút rất nhiều sự quan tâm của các nhà đầu tư và khách hàng. Trong buổi lễ khai trương nhà mẫu có sự hiện diện của 128 khách hàng đến ký kết hợp đồng, cùng nhiều quan khách đến tham dự. Mọi thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ Nguyễn Thị Thiên Hương, chuyên viên marketing theo số diện thoại 5431 8468 (ext 458) hoặc email: thienhuong.thnguyen@gmail.com. PHỤ LỤC I. THÔNG CÁO BÁO CHÍ LÀ GÌ?.................................................................................1 ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 16 1. Khái niệm và mục đích………………………………………………………………….1 a) Khái niệm…………………………………………………………………………….....1 b) Mục đích………………………………………………………………………………..1 2. Vì sao phải thông cáo báo chí…………………………………………………………..1 II. CÁCH LẬP MỘT THÔNG CÁO BÁO CHÍ……………………………………….1 1. Một thông cáo báo chí bao gồm những thông tin gì?.......................................................1 2. Cách lập một thông cáo báo chí………………………………………………………...1 3. Cách trình bày thông cáo báo ĐẠI HỌC KINH TẾ_ HC15- TM001_ Nhóm 14 Môn: Giao Tiếp Kinh Doanh Đề tài: Thông cáo báo chí GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng 17 chí……………………………………………………….3 4. Những lưu ý để có một Press Kit tốt……………………………………………………4 5. Các yếu tố tạo nên sự thành công của thông cáo báo chí……………………………….5 III. QUẢNG CÁO………………………………………………………………………...7 IV. SỰ KHÁC NHAU GIỮA QUẢNG CÁO VÀ THÔNG CÁO BÁO CHÍ…………8 V. VÍ DỤ MINH HỌA THÔNG CÁO BÁO CHÍ…………………………………….12