Tiểu luận Tìm hiểu cơ cấu tổ chức nhà hàng Nón Lá

1 Tiểu luận Tìm hiểu cơ cấu tổ chức nhà hàng Nón Lá 2 I. Giới thiệu khái quát về nhà hàng: - Khai trương vào tháng 5/2011. - Địa chỉ: 19 Nguyễn Đình Chiểu- Phường ĐaKao- Quận 1- Hồ Chí Minh. - Nhà hàng dân tộc: Là một nhà hàng Việt Nam, toàn thể đội ngũ chúng tôi từ chủ đầu tư, ban quản lý, ekip bếp và nhân viên phục vụ của Nón Lá đều thấm nhuần niềm tự hào văn hóa ẩm thực Việt và nỗ lực không ngừng để mang đến cho thực khách trong và ngoài nước những món ăn đậm đà hương vị và bản sắc dân tộc. - Không gian văn hóa Việt: Để tạo nên một không gian đậm chất văn hóa Việt Nam, ý tưởng thiết kế chủ đạo của nhà hàng Nón Lá được xây dựng trên tiêu chí dân dã, bình dị nhưng vẫn tạo được nét sang trọng và đẳng cấp. - Hoạt động văn hóa văn nghệ đậm đà bản sắc dân tộc: Bữa tiệc của quý khách sẽ càng ngon miệng và thi vị hơn giữa những làn điệu dân ca mượt mà, những thanh âm réo rắt của các nhạc cụ dân tộc đa dạng và những điệu múa nón lá, múa quạt, múa guốc ngất ngây lòng người. - Nhà hàng Nón Lá: Dân dã mà sang trọng, giản dị mà đẳng cấp. II. Cơ cấu tổ chức của nhà hàng: Theo kiểu trực tuyến 3 1. Chức năng của các bộ phận: a) Giám đốc: - Chịu trách nhiệm quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên nhà hàng. - Trực tiếp hướng dẫn và đào tạo nhân viên các kỹ năng, kiến thức dịch cũng như sản phẩm. Đánh giá và động viên nhân viên. - Quản lý doanh thu, hàng hóa và xử lý các vấn đề phát sinh tại nhà hàng. - Đàm phán và soạn thảo hợp đồng với nhà cung cấp: giá cả, số lượng, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, thanh toán phù hợp và có lợi cho công ty. - Xây dựng và duy trì các quan hệ kinh doanh thương mại với khách hàng và đối tác. + Thỏa mãn và giải đáp các yêu cầu thắc mắc của khách hàng. Giám đốc BP kế toán BP marketing BP nhân sự Bếp phó 1 Nhân viên Tạp vụ BP an ninh Trưởng BP nhà hàng Trưởng ca 2 Bếp trưởng Trưởng ca 1 Bếp phó 2 Nhân viên phục vụ Nhân viên pha chế Nhân viên thu ngân Phụ bếp BP nhà hàng 4 b) Bộ phận nhà hàng: - Chức năng chính là cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách hàng - Tạo mối quan hệ với khách hàng thông qua thái độ phục vụ và xử lý tình huống - Phối hợp với các bộ phận khác để chất lượng dịch vụ được trọn vẹn b-1) Trưởng bộ phận nhà hàng: - Điều hành bộ phận phục vụ ăn uống: + Nhân viên. + Tiêu chuẩn phục vụ. - Xây dựng giá của bộ phận ăn uống từ giá vốn một cách thích hợp. (Bếp trưởng & bộ phận nhà hàng & bộ phận tài chính). - Kiến nghị & thực thi những vấn đề cần thiết nhất. - Báo cáo trực tiếp với Quản lý về hoạt động kinh doanh của nhà hàng và phối hợp nhịp nhàng với những trưởng bộ phận khác có liên quan. - Kết hợp với bộ phận kinh doanh để làm việc trực tiếp với khách về những yến tiệc hoặc hội nghị. - Thường xuyên họp với những trưởng bộ phận cấp dưới rút ra những kinh nghiệm hoạt động và đưa ra phương pháp nâng cao quy chế được tốt hơn. - Hướng dẫn và cung cấp những thông tin cần thiết cho những bộ phận cấp dưới như huấn luyện nhân viên, xã giao rộng rãi với khách hàng để đẩy mạnh vấn đề tiếp thị. - Tham khảo và tư vấn Bếp trưởng để đảm bảo từng chức năng được thực hiện một cách chuyên nghiệp. - Hợp tác với Bếp trưởng một cách chặt chẽ về thực phẩm như đơn giá, trình bày thức ăn, vệ sinh, tiếp thị ăn uống, bảo đảm chất lượng thực phẩm, phục vụ tốt bất kỳ lúc nào. - Hằng tuần đều có buổi họp của bộ phận nhà hàng và bếp để giải quyết những hoạt động mấu chốt thực tại cấp bách và cả những kế hoạch của họp, tiệc sắp tới và những vấn đề có liên quan. - Thường xuyên kiểm tra những khu vực ăn uống. b-1.1) Trưởng ca: - Quản lý trực tiếp mọi hoạt động của tổ nhân viên được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước trưởng bộ phận nhà hàng về kết quả quản lý này. - Bố trí nhân sự đúng người đúng việc. - Quản lý, theo dõi tình hình nhân sự hàng ngày: ngày công lao động, sức khỏe; đánh giá tinh thần thái độ làm việc, ý thức chấp hành các quy định nhà hàng, kết quả công việc của từng nhân viên, nhằm xếp lương, khen thưởng hoặc kỷ luật nghiêm minh, làm cơ sở thực hiện công tác bình xét, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên theo định kỳ. - Thường xuyên kiểm tra và giám sát chất lượng thức ăn, đồ uống. - Kiểm soát, quản lý cơ sở vật chất, công cụ dụng cụ trong phạm vi hoạt động, điều khiển của mình. - Tiếp nhận và giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình phục vụ. 5 - Thực hiện công tác đào tạo – huấn luyện tay nghề cho nhân viên. - Tìm hiểu, nắm bắt tâm tư nguyện vọng, quan tâm chăm lo đời sống vật chất tinh thần của nhân viên, qua đó đề xuất kịp thời các chế độ hỗ trợ thích hợp (lương, trợ cấp, hiếu hỉ…). Giải quyết kịp thời các bất hòa, khiếu nại, các thắc mắc của nhân viên. - Cập nhật doanh thu tháng và báo cáo năng suất làm viêc. b-1.1.1) Nhân viên phục vụ: - Ghi order từ khách hàng. - Giới thiệu với khách hàng các món ăn và đồ uống của nhà hàng - Phục vụ khách hàng đồ ăn và uống. - Kiểm tra các món ăn trước khi phục vụ khách. - Dọn dẹp bàn ăn và thay đồ mới cho khách. - Sẵn sàng trả lời và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng. - Chất đầy đồ chén đĩa vào quầy service station. - Quản lý các công cụ làm việc của nhà hàng: Bàn ghế, ly tách, dụng cụ làm việc và các vật dụng có liên quan. - Hỗ trợ các đồng nghiệp khi nhà hàng đông khách. - Phối hợp với Thu ngân, Quản lý nhà hàng và Bếp trưởng khi khách gọi món, yêu cầu hủy thức ăn, tính tiền. - Báo cáo với quản lý tất cả các sự cố xảy ra trong nhà hàng. b-1.1.2) Nhân viên pha chế: - Chuẩn bị trưng bày quầy bar theo tiêu chuẩn đã được quy định. - Kiểm và bổ sung hàng hóa đầy đủ theo đúng số lượng yêu cầu cần có. - Đặt các dụng cụ, hàng hóa đúng nơi, đúng nhiệt độ. - Chuẩn bị sẵn các vật dụng đi kèm (lót ly, trang trí, v.v…) - Nếu thiếu bất kỳ mặt hàng thức uống nào, cần thông báo cho tất cả nhân viên cùng biết. - Pha chế theo yêu cầu khách hàng một cách cẩn thận. - Giới thiệu cho khách hàng những thức uống đặc biệt. - Phục vụ đúng quy chuẩn nơi làm việc. - Giao tiếp hiệu quả, rõ ràng với nhân viên phục vụ. - Đóng các thiết bị theo đúng quy trình. - Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc. - Trữ rượu hoặc vật trang trí đúng nơi và nhiệt độ quy định. - Tổng kết hóa đơn bán được trong ca / ngày. - Kiểm tra và bổ sung hàng, nếu thiếu, đặt thêm hàng mới. - Chuẩn bị và chia sẻ thông tin cho ca / ngày tiếp theo. b-1.1.3) Nhân viên thu ngân: - Phụ trách hoạt động thu chi tại nhà hàng - Đảm bảo thu đủ tiền cũng như hoàn lại số tiền dư cho khách hàng trên cơ sở có chứng từ hợp lệ và đầy đủ. - Đảm bảo chi đúng mục đích và chỉ chi cho công việc trên cơ sở có chứng từ hợp lệ và đầy đủ. - Báo cáo những trường hợp phát sinh khó khăn trong việc thu chi và báo cáo cho cấp trên trực tiếp hàng ngày để xử lý kịp thời. 6 - Thực hiện đầy đủ những báo cáo về tài chính hàng ngày. b-2) Bếp trưởng: - Chế biến món ăn và chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban lãnh đạo nhà hàng và khách hàng về chất lượng các sản phẩm được chế biến từ bộ phận mình. - Lên định lượng chi tiết cho từng món ăn trong thực đơn bán hàng chính, đưa ra được giá bán hợp lý, đảm bảo hiệu quả kinh doanh của nhà hàng - Chỉ đạo và chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra sự thiếu đủ của nguyên vật liệu hàng ngày, lên kế hoạch gọi hàng, bảo quản và sử dụng sao cho hợp lý nhất, tránh gây lãng phí - Quản lý và đào tạo nhân viên, chịu trách nhiệm về chất lượng nhân viên bộ phận mình phụ trách. - Chịu trách nhiệm bố trí nhân lực trong bộ phận làm việc hợp lý, đảm bảo quá trình phục vụ khách. b-2.1) Bếp phó: - Tham mưu cho Ban giám đốc ra quyết định và thực hiện thực đơn cho nhà hàng - Lập công thức về thành phần thực phẩm, định lượng và giá gốc cho tất cả các món ăn. - Luôn kiểm tra chất lượng thực phẩm đối với các bếp và có những bổ sung cần thiết. - Giám sát hoạt động nhập, xuất hàng hóa và tình hình sử dụng hàng hóa trong ngày về: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá thực phẩm ; kiểm tra kho và tủ lạnh hàng ngày.. - Theo dõi và kiểm tra tất cả chi phí hoạt động của các bếp trực thuộc, đồng thời có biện pháp giảm chi phí, giá thành nếu thấy cần thiết. - Giám sát mọi hoạt động trong ca của nhân viên bếp: Thúc đẩy nhân viên làm việc với năng suất cao, phân ca làm việc cho nhân viên trong bộ phận bếp... - Giám sát tình hình vệ sinh trong khu vực, an toàn lao động, - Theo dõi công tác kiểm kê hàng tháng. - Tham vấn cho phòng nhân sự tuyển chọn nhân viên bếp. - Thực hiện chế độ báo cáo. b-2.2) Phụ bếp: - Phụ tá các công việc trong bếp như: Chuẩn bị nguyên liệu, thực phẩm và các công việc khác theo yêu cầu của Bếp trưởng. - Thực hiện một số món ăn đơn giản. - Vệ sinh khu vực bếp. - Bảo quản thực phẩm và dụng cụ nhà bếp. - Làm báo cáo nhận hàng, và số lượng bán hàng của bếp mỗi ngày b-2.3) Tạp vụ: - Đảm bảo và duy trì vệ sinh trong nhà hàng: Lau kính, lau sàn, hút bụi, rửa chén đĩa, xoong chảo…và các công việc khác theo quy trình và tiêu chuẩn của nhà hàng. c) Bộ phận kế toán: 7 - Quyết định các chiến lược về tài chính, tìm kiếm vốn và nguồn vốn cho nhà hàng. - Có các chức năng sau: lập chứng từ để chứng minh tính hợp lý của việc hình thành và sử dụng vốn kinh doanh trên cơ sở chứng từ, tổng hợp các loại chi phí phục vụ kinh doanh và tính toán riêng cho từng loại dịch vụ nhằm xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn nhà hàng. - Lập báo cáo tài chính, cân đối tài sản theo từng tháng, quý, năm. Phân tích sự biến động của tài sản để báo cáo lên Ban giám đốc. d) Bộ phận Marketing: - Xây dựng kế hoạch, giải pháp và tổ chức thực hiện các mục tiêu – chính sách của nhà hàng đối với hoạt động kinh doanh và tiếp thị. - Xây dựng và tổ chức thực hiện phương án chiến lược, các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn phát triển nhà hàng thuộc lĩnh vực chuyên môn phụ trách. - Giúp TGĐ công ty việc điều hành và quản lý mọi hoạt động tiếp thị trên cơ sở chiến lược marketing dài hạn một cách hiệu quả; bảo đảm các nguồn lực cho kinh doanh. - Kết hợp với ban giám đốc xác định các yêu cầu của khách hàng và đáp ứng các yêu cầu này; đảm bảo toàn bộ tổ chức nhận thức các yêu cầu mới của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của nhà hàng, đồng thời hỗ trợ bán hàng. e) Bộ phận nhân sự: - Xác định nhu cầu nhân sự cho nhà hàng. - Bố trí và sử dụng lao động. - Phân công lao động. - Hiệp tác lao động. - Đào tạo huấn luyện và phát triển nhân viên. - Đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. f) Bộ phận an ninh: - Bảo vệ tài sản của nhà hàng, cán bộ nhân viên và của khách hàng. - Duy trì trật tự trong và ngoài nhà hàng. III. Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức nhân sự: 1. Ưu điểm: - Ban giám đốc thực hiện tất cả các chức năng quản trị: Mỗi bộ phận, nhân viên dưới sự quản lý của một lãnh đạo. - Nhiệm vụ và trách nhiệm được phân công rõ ràng, không có sự chồng chéo mệnh lệnh khi thi hành nhiệm vụ. - Tận dụng được khả năng chuyên môn của từng cấp quản lý. - Giải quyết tình huống linh hoạt, chính xác nhờ vào tính chuyên môn hóa cao. - Nâng cao năng suất lao động vào những ngày cao điểm. 2. Nhược điểm: - Người lãnh đạo phải am hiểu rộng, có uy tín, năng lực điều hành và thông thạo các chuyên môn của các bộ phận (bar, bàn,thu ngân). - Khó thực hiện việc điều hành trực tiếp khi các bộ phận có nhiều chuyên môn khác nhau. 8 - Khi cần hợp tác giữa các bộ phận, hoặc các cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc phối hợp, báo cáo, thông tin phải đi theo từng cấp đã quy định. - Dễ xảy ra bất đồng giữa các bộ phận. - Thông tin truyền xuống cho nhân viên dễ bị nhiễu hoặc không đầy đủ dẫn đến nhân viên thực hiện không đúng yêu cầu cấp trên. - Bộ máy vận hành kém hiệu quả khi thiếu người lãnh đạo. - Giám đốc quản lý mọi mặt của nhà hàng, dễ dẫn đến việc lạm dụng chức quyền và lãnh đạo độc đoán. - Mô hình còn mang tính tổng quát, chưa chi tiết từng bộ phận về mặt cơ cấu và số lượng đội ngũ nhân viên chức năng. - Chưa thấy mối quan hệ chức năng giữa các bộ phận và nhân viên cùng tuyến. IV. Đóng góp - Bổ sung thêm một giám sát viên (nhà lãnh đạo chức năng) để thay mặt giám đốc điều hành quản lí mọi hoạt động trong nhà hàng khi giám đốc vắng mặt. - Phân chia công việc, quyền lực một cách rõ ràng cho từng cấp, từng bộ phận, cá nhân để tránh xung đột. - Nhân viên thu ngân nên đưa vào bộ phận kế toán nhưng có ràng buộc chức năng với bộ phận phục vụ nhà hàng. - Các bộ phân Marketing, Kế toán, Nhân sự, An ninh nên chi tiết hơn về cơ cấu và số lượng đội ngũ nhân viên: nên có trưởng bộ phận và các nhân viên chức năng. - Thành lập mối quan hệ chức năng giữa các bộ phận và nhân viên cùng tuyến để có sự hợp tác và ràng buộc vì mục tiêu. - Đào tạo kỹ năng cho nhân viên để nâng cao trình độ và tính chuyên nghiệp trong công việc.