Tiểu luận Tìm hiểu một số chức năng của menu references trong word 2010

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN –µ— MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG TIỂU LUẬN TÌM HIỂU MỘT SỐ CHỨC NĂNG CỦA MENU REFERENCES TRONG WORD 2010 Thanh Hóa, ngày 12 tháng 03 năm 2012 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên chúng em xin chân thành cảm ơn ban giám hiệu trường học công nghiệp thành phố hồ chí minh đã tạo điều kiện để sinh viên chúng em có một môi trường học tập thoải mái về cơ sở vật chất cũng như cơ sở hạ tầng. Chúng em xin chân thành cảm ơn khoa kinh tế đã giúp chúng em được mở mang tri thức về những tin học .Qua đó chúng em có thể nhận thức đầy đủ và toàn diện về hệ thống tin học. Chúng em chân thành cảm ơn thầy Cao Đức Tư đã hướng dẫn tận tình để nhóm em hoàn thành tiểu luận này trong quá trình tìm hiểu nhóm không tránh khỏi thiếu sót,hy vọng thông qua những nỗ lực của các thành viên trong nhóm mong thầy và các bạn tận tình góp ý kiến để chúng em hoàn thiện hơn nữa những kiến thức của mình. Chúng em xin chân thành cảm ơn. MỤC LỤC PHẦN A. MỞ ĐẦU 1.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Microsoft word, là phần mềm soạn thảo văn bản được dung phổ biến hện nay của hãng phần mềm Microsoft. Word cho phép người dùng soạn thảo văn bản (text) với các định dạng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và các dữ liệu đa phương tiện (multimedia) như âm thanh, video, …khiến cho việc soạn thảo văn được thuận tiện hơn. Ngoài ra Word cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác. Các phiên bản trước của Word lưu tên tệp tin với đuôi là .doc, phiên bản 2007 và 2010 dùng đuôi là .docx. hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các dạng tập tin khác như văn bản thô (.txt), các trang web (.html), … 2. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 2.1 Mục đích Tìm hiểu về menu reference nhằm trang bị những hiểu biết có tính hệ thống về ứng dụng của thanh menu trên,từ đó đề ra cho bản thân những phương pháp nhằm phát huy những mặt mạnh, khắc phục những hạn chế trong quá trình sử dụng các lệnh trên trong những điều kiện thực tế. 2.2 Yêu cầu Để hoàn thành tốt bài tiểu luận, yêu cầu đặt ra cho nhóm là phải nắm vững những kiến thức cơ bản về ứng dụng references, bế phân tích, đánh gá và nhận xét các vấn đề đặt ra đồng thời phải tập hợp được một cách hiệu quả dữ liệu của các thành vên trên sự phân bố rõ ràng của nhóm trưởng. 3. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Ứng dụng của menu references trong thực hành word 2010 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp phân tích và so sánh Phương pháp logic Phương pháp nghiên cứu đánh giá 5. PHẠM VI NGHIÊN CỨU Sử dụng trong hệ điều hành Microsoft word 6. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Sau khi nghiên cứu nhóm chúng em đã nắm rõ được khái niệm và cách sử dụng menu references.trên cơ sỏ kiến thức đã được học nhóm chúng em biết vận dụng vào cuộc sống,công việc,đặc biệt là trong ngành kế toán-kiểm toán mà chúng em đã chọn. PHẦN B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Trong menu references có 6 group đó là: Table of contents Footnotes Citations & bibliography Captions Index Table of authorities TÌM HIỂU CHỨC NĂNG CỦA TABLE OF CONTENT 1.1.Khái niệm Table of contents có chức năng là tạo hiệu chỉnh mục lục cho văn bản. Để tạo mục lục cần phải tạo style trước,nội dung nào muốn xuất hiện trong mục lục thì nội dung đó phải được gán style. 1.2.Tạo mục lục tự động trong soạn thảo văn bản MS office 2010 Bước 1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự độngBước 2: Bạn chọn References trên trình đơn của word 2010 => chọn tiếp table of content => và chọn insert table of content Xuất hiện hộp thoại table of contents. Click chọn options…xuất hiện cửa sổ table of contents options. Mục available style:dang sách các style đang tồn tại. Trong mục TOC lev-el:chỉ định cấp xuất hiện của style tương ứng Ví dụ trong bài viết của bạn có các mục Chương 1 (level 1)=> mục 1 (level 1) => mục 1.1 (level 2) => mục 1.1.1 (level 3) => mục 1.1.1.1 (level 4), như vậy bạn cần ít nhất 4 levels. Click OK để hoàn tấtSau khi thực hiên xong các thao tác này, bạn cần chọn trang đăng mục lục  đây là kết quả cuối cùng, tại đây bạn có thể bôi đen mục lục để chỉnh sửa font, size..muốn cập nhật lại mục lục chọn update table'. CHỨC NĂNG CỦA FOOTNOTES 2.1.Khái niệm Footnotes có chức năng tạo và chỉnh sửa các chú thích cho từ,cụm từ trong văn bản hiện tại cuối trang chứa từ hoặc cụm từ cần giải thích. 2.2. Các bước thực hiện. Đặt dấu nháy tại vị trí muốn tạo chú thích. Trong reference→(group footnote)→insert footnote để tạo chú thích ở cuối trang hoặc insert endnote để tạo chú thích cuối tài liệu. Các chức năng khác: ▪ next footnote: di chuyển đến footnote kế tiếp trong tài liệu ▪ show notes: di chuyển nhanh đến nơi đặt footnote hoặc endnotes. Để xem danh sách footnotes đã tạo bạn có thể vào mục Cross-reference CHỨC NĂNG CỦA CITATION AND BIBLIOGRAPHY 3.1.Khái niệm Citation and bibliography có chức năng chèn thêm các chú thích và tài liệu tham khảo của phụ lục. 3.2. Cách thực hiện Để chọn một kiểu xuất bản: • Kích tab References trên nhóm Ribbon • Kích vào hộp danh sách bên cạnh Style trong nhóm Citations và Bibliograpy • Chọn kiểu thích hợp. Citation (trích dẫn) Để chèn một trích dẫn trong phần văn bản của tài liệu • Kích tab References trên nhóm Ribbon • Kích nút Insert Citation trên nhóm Citations & Bibliography • Nếu đây là một nguồn mới, kích Add New Source • Nếu bạn đã có một nguồn, nó sẽ có trong danh sách và bạn chỉ cần kích chọn nó. • Nếu bạn đang tạo một New Source, chọn Type of source (như book, article,..) • Hoàn thành form Create Source • Nếu bạn cần thêm các thông tin, chỉ cần tích vào hộp chọn Show All Bibliography Fields • Kích OK Placeholder (Trình giữ chỗ) Trình giữ chỗ có thể được sử dụng khi có một tham chiếu tới trích dẫn, nhưng không có tất cả các thông tin trên nguồn. Để chèn một Placeholder: • Kích Insert Citation • Kích Add New Placeholder Quản lý nguồnMỗi một lần hoàn thành một tài liệu nào đó, có thể bạn cần thêm hoặc xóa các nguồn, chỉnh sửa các nguồn có sẵn hay hoàn thành thông tin cho Placeholders. Để quản lý nguồn: • Kích tab References trên Ribbon • Kích nút Manage Sources trên nhóm Citation & Bibliography • Từ menu này, bạn có thể Thêm, Xóa và Chỉnh sửa nguồn (chú ý, bạn có thể xem trước nguồn trong vùng phía dưới của cửa sổ. Bibliography Để thêm một Bibliography vào tài liệu: • Đặt con trò vào tài liệu nơi bạn muốn thêm thư mục • Kích tab References trên Ribbon • Kích nút Bibliography trên nhóm Citations & Bibliography • Chọn Insert Built-in Bibliography/Words Cited hoặc Insert Bibliography CHỨC NĂNG CỦA CAPTIONS 4.1.Khái niệm Word 2010 có một cách dễ dàng để chèn chú thích hình ảnh và đánh dấu tiêu đề, chú thích cuối trang để tham khảo. captions là 1 group trong thanh menu references rất tiện dụng cho tài liệu lớn khi bạn cần xem phần xác định ngay lập tức. 4.2.Cách thực hiện Để bắt đầu với hình ảnh chú thích, mở tài liệu Word 2010 mà bạn cần để chèn Chú thích - Tài liệu tham khảo Hội Chữ thập. Bây giờ để chèn chú thích cho một hình ảnh, chọn hình ảnh, điều hướng đến Tài liệu tham khảo tab và nhấn Insert Caption . Nó sẽ mang lại Caption thoại, dưới tùy chọn bạn có thể chọn nhãn hiệu khác nhau , như chúng ta đang phụ đề hình ảnh, chúng tôi đã chọn hình. Từ vị trí bạn có thể chọn nơi mà các chú thích sẽ xuất hiện trên đỉnh của mặt hàng đó hoặc thấp hơn. Nếu bạn muốn tạo ra một nhãn ghi chú mới, bấm vào Label Newnút và nhập một tên thích hợp cho nó. Click vào OK để tiếp tục. Khi nhấp chuột, bạn sẽ thấy các chú thích với hình ảnh được chọn, như đã thấy trong các ảnh chụp màn hình dưới đây. Để chèn Cross-Tài liệu tham khảo trong Word, bạn cần phải chú thích từng hình ảnh. Cross-Tài liệu tham khảo sẽ chỉ được đưa vào, nếu bạn đã sử dụng các tính năng Word để chèn tiêu đề, đánh dấu trang, chú thích, vv trong tài liệu của bạn. Vì vậy, nếu bạn đã tạo ra tiêu đề, chú thích, số trang, ... của chính mình sau đó bạn sẽ không có khả năng để vượt qua tham khảo chúng. Bây giờ di chuyển con trỏ chèn nơi bạn muốn chèn tham khảo chéo, kích Cross-tham khảo Chú thích nhóm. Sau khi nhấp chuột, hộp thoại tham chiếu chéo sẽ xuất hiện theo kiểu tham khảo chọn loại tài liệu tham khảo, nhóm, Bookmarks, Chú, hình, vv Từ tham khảo Insert để chọn tùy chọn mong muốn từ danh sách thả xuống. Kích hoạt tính năng Chèn siêu liên kết và bấm vào Insert. Như chúng ta đã được lựa chọn Nhóm văn bản từ tham chiếu đến, nó sẽ chèn thêm tiêu đề sẽ được đề cập đến tiêu đề chính. Nó cũng đã tạo ra một siêu liên kết với tiêu đề chính, khi nhấp vào liên kết sẽ dẫn bạn đến gọi nhóm. Bây giờ để chèn Cross-tham khảo cho một hình ảnh, chọn văn bản mà bạn muốn chèn tham chiếu chéo và di chuyển đến hộp thoại tham chiếu chéo . Từ Loại tham khảo, chọn hình. Theo đó chú thích , chọn chú thích của các con số mong muốn và nhấn Insert. Bây giờ bạn sẽ thấy tiêu đề chú thích hình ảnh, nó liên kết sẽ dẫn bạn đến hình ảnh quy định. CHỨC NĂNG CỦA INDEX 5.1 Khái niệm Microsoft Word Cung cấp tính năng rất hữu ích, giúp bạn tìm ra văn bản, từ khoá, và các điều khoản ngay lập tức. Thông qua chỉ mục Word, tìm kiếm các nội dung cụ thể là vô cùng dễ dàng. Trong Word 2010, bạn có thể làm cho chỉ số của riêng bạn bằng cách chọn văn bản và sau đó đánh dấu nó để lập chỉ mục. Nó cho phép bạn tạo ra một chỉ số bằng cách sử dụng các lĩnh vực chỉ số đặc biệt, mà có thể dễ dàng được tạo ra bằng cách đánh dấu dưới cùng của trang văn bản trong tài liệu. Nếu bạn là tác giả một tài liệu, sau đó tìm thuật ngữ bạn đã sử dụng trong nó, tạo ra một danh sách các văn bản imp, các từ ngữ hay khái niệm cụ thể thậm chí sẽ có lợi cho khán giả của bạn để tìm kiếm thông qua tài liệu. Bài viết này sẽ xây dựng sử dụng thực sự đánh dấu văn bản và lập chỉ mục chúng. 5.2 Cách tạo index Để đánh dấu văn bản để lập chỉ mục, chọn văn bản bạn muốn đánh chỉ mục, và điều hướng đến tab Tài liệu tham khảo, hãy nhấp vào Đánh dấu vào. Đánh dấu hộp thoại Index nhập cảnh sẽ xuất hiện, Theo Index, bởi mục Main, bạn sẽ thấy văn bản được chọn, bạn cũng có thể nhập các Subentry chỉ số. Từ định dạng số trang, cho phép tùy chọn thích hợp cho việc lựa chọn số trang theo cách này sẽ xuất hiện với thông tin chỉ mục. Bây giờ hãy nhấp đánh dấu tất cả các chỉ số mỗi sự xuất hiện của văn bản đã lựa chọn. Bạn không cần phải để đóng hộp thoại, chỉ cần điều hướng thông qua tài liệu, giữ MarkIndex vào hộp thoại mở, và chọn văn bản chỉ mục. Như bạn có thể nhìn thấy trong ảnh chụp màn hình dưới đây, chúng tôi đã lựa chọn hạn Google từ tài liệu. Sau khi nhấp chuột trong hộp thoại Mark Index nhập, nó sẽ tự động hiển thị văn bản được lựa chọn trong cửa sổ đầu vào nhập chính. Bây giờ hãy nhấp đánh dấu Tất cả các chỉ mục tất cả các mục. . Chúng tôi sẽ bổ sung thêm một từ khác để được lập chỉ mục. Click Dấu, và sau đó Đóng Sau khi đóng hộp thoại, bạn sẽ thấy những dấu hiệu lạ và mã văn bản. Đừng lo lắng nóđã không thêm bất cứ điều gì trong tài liệu, và nó sẽ không được in. Bây giờ di chuyển xuống cuối của tài liệu, bạn sẽ thấy một dấu hiệu Index, bên cạnh nó để hiển thị con trỏ chèn, như được hiển thị trong hình dưới đây. Bây giờ điều hướng đến tab Tài liệu tham khảo, và nhấn Insert Index. . Chỉ số hộp thoại sẽ xuất hiện, từ định dạng chọn cách bạn muốn hiển thị chỉ số, từ loại,bạn có thể tiếp tục tùy chỉnh chỉ số thông tin sẽ xuất hiện trong tài liệu.Click vào OK để tiếp tục. Sau khi nhấp chuột, chỉ số sẽ được xuất hiện, bạn sẽ thấy các điều khoản mà bạn đã lựa chọn được lập chỉ mục, với số trang tương ứng, như được hiển thị trong hình dưới đây Bạn cũng có thể kiểm tra xem xét trước đó hướng dẫn Sử dụng Watermark trong Word 2010 & Sử dụng Building Block Organizer CHỨC NĂNG CỦA TABLE OF AUTHORITIES 6.1. Khái niệm Một bảng của các cơ quan liệt kê các tài liệu tham khảo trong một văn bản quy phạm pháp luật, cùng với các con số của các trang tài liệu tham khảo xuất hiện trên. Để tạo một bảng của cơ quan, bạn đánh dấu trích dẫn và chèn Microsoft Word ta sử dụng group table of authorities. 6.2.Cách thực hiện Click vào nơi bạn muốn chèn bảng của chính quyền. Để chắc chắn rằng tài liệu sẽ được phân một cách chính xác, bạn cần phải giấu mã trường và văn bản ẩn. Nếu TA (Bảng của các cơ quan nhập cảnh) các lĩnh vực có thể nhìn thấy, nhấp vào Show / Hide khoản nhóm trêntab Home . Trên Tài liệu tham khảo tab, trong Biểu nhóm của các cơ quan , nhấp vàoChèn Bảng của các cơ quan . Trong các loại hộp, hãy nhấp vào thể loại mà bạn muốn bao gồm trong bảng của chính quyền. Để bao gồm tất cả các hạng mục, hãy nhấp vào tất cả . Thực hiện một trong những điều sau đây: Để sử dụng một trong những thiết kế có sẵn, chọn một thiết kế trong cácđịnh dạng hộp. Để sử dụng một bảng tùy chỉnh của chính quyền bố trí, chọn tùy chọn mà bạn muốn. MẸO    Để sử dụng các tùy chọn bổ sung để tùy biến một bảng của cơ quan, bạn có thể sử dụng các lĩnh vực. Ví dụ, bạn có thể xây dựng bảng của chính quyền đối với chỉ một phần của tài liệu. Chọn bất kỳ bảng khác của các cơ quan tùy chọn mà bạn muốn. GHI CHÚ  Nếu bạn thêm, xóa, di chuyển, hoặc chỉnh sửa một trích dẫn hoặc văn bản khác trong một tài liệu, bạn nên cập nhật các bảng của cơ quan. Ví dụ, nếu bạn chỉnh sửa một trích dẫn và di chuyển nó đến một trang khác, bạn cần phải chắc chắn rằng các bảng của cơ quan phản ánh trích dẫn sửa đổi và số trang. Để cập nhật các bảng của cơ quan, bấm vào bên trái của nó và nhấn F9. Không sửa đổi các mục trong bảng thành phẩm của các cơ quan, nếu bạn làm, những thay đổi của bạn sẽ bị mất khi bạn cập nhật các bảng của cơ quan. PHẦN C. KẾT LUẬN Qua quá trình nghiên cứu cho bài tiểu luân này, nhóm em với mục đích là làm rõ một số khía cạnh về bản chất và cách sử dụng hiệu quả hơn về các ứng dụng của menu references trong Microsoft Word . Hy vọng với đề tài này sẽ giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc tiếp cận với môi trường làm việc Microsoft Word cũng như các ứng dụng trong việc soạn thảo văn bản trong hoc tập, công việc,…được hoàn thành một cách nhanh chóng và tốt nhất. Trong quá trình nghiên cứu tiểu luận ắt hẳn không thể tránh khỏi những thiếu sót, sai lầm nhất định. Mong thầy và các bạn bỏ qua đồng thời bổ sung, góp ý để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! DANH SÁCH NHÓM STT HỌ VÀ TÊN MSSV 1 NGUYỄN THỊ GIANG 11017073 2 KIỀU THỊ HÀ 11019233 3 ĐỖ THỊ HẠNH 11017283 4 NGUYỄN THỊ HIỀN 11019813 TÀI LIỆU THAM KHẢO * Một số giáo trình: - Giáo trình Tin Học Ứng Dụng; tác giả: Th.S Trần Duy Vũ, Ngọc Lan; NXB: ĐH Công Nghiệp TP HCM – khoa Kế toán – Kiểm toán; xuất bản năm 2009. - Giáo trình Tin Học Văn Phòng, Nguyễn Tiến – Nguyễn Văn Hoài – NXB Giáo Dục. - Giáo trình Tin Học Văn Phòng, Trung tâm Công Nghệ Thông Tin, trường ĐH Công Nghiệp TP HCM. * Một số tài liệu từ các trang Web: - - -