Tiểu luận Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp

Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 0 / 36 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 1 / 36 MỤC LỤC CHƢƠNG I ...................................................................................................................... 3 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ......................................... 3 1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ........................ 3 1.1.1. Khái niệm chung ......................................................................................... 3 1.1.2. Một số mô hình hệ thống thông tin quản lý ................................................ 6 1.2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG .................. 7 CHƢƠNG II .................................................................................................................... 8 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ......................................................................... 8 2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY .............................................................. 8 2.1.1. Cơ cấu ......................................................................................................... 8 2.1.2. Sơ đồ tổ chức ............................................................................................ 10 2.2. NGÀNH NGHỀ KINH DOANH ..................................................................... 10 CHƢƠNG III ................................................................................................................ 11 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG ........................................................ 11 3.1. MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG ......................................... 11 3.2. MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ ........................................................................ 11 3.2.1. Nghiệp vụ bán hàng tại công ty ................................................................ 11 3.2.2. Biểu đồ ngữ cảnh ........................................................................................ 0 3.2.3. Biểu đồ phân rã chức năng.......................................................................... 0 3.2.4. Mô tả chi tiết chức năng lá ........................................................................ 16 3.3. MÔ HÌNH HÓA LOGIC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ ....................... 18 3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu Logic mức 0 .......................................................... 18 3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1..................................................................... 19 3.4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU ........................................................ 23 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 2 / 36 3.4.1. Các thực thể .............................................................................................. 23 3.4.2. Mô hình E-R ............................................................................................. 26 3.4.3. Mô hình quan hệ ....................................................................................... 27 3.5. MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG .......................................................... 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 35 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 3 / 36 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1.1. Khái niệm chung 1.1.1.1. Hệ thống thông tin  Khái niệm Hệ thống: là một nhóm các thành tố tác động qua lại lẫn nhau để đạt đƣợc một mục đích. Thông tin: đƣợc hiểu theo nghĩa thông thƣờng là một thông báo hay tin nhận đƣợc làm tăng sự hiểu biết của đối tƣợng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tƣợng. Hệ thống thông tin: là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin. Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm: con ngƣời, quá trình và dữ liệu. Con ngƣời theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin. Dữ liệu là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát; dữ liệu đƣợc xử lý để tạo ra các báo cáo liên quan đến thực tiễn nào đó.  Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có 2 cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay đƣợc dùng:  Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Mặc dù các hệ thống thƣờng sử dụng các công nghệ khác nhau nhƣng chúng phân biệt nhau trƣớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có 5 loại: Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 4 / 36  Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction proccessing System)  Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)  Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)  Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)  Hệ thống thông tin tăng cƣờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information System Competitive Advantage)  Phân loại hệ thống thông tin theo tổ chức trong doanh nghiệp: Các thông tin trong tổ chức đƣợc phân chia theo cấp quản trị và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại đƣợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này. Tài chính chiến lƣợc Maketing chiến lƣợc Nhân lực chiến lƣợc Kinh doanh và sản xuất chiến lƣợc Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Maketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Maketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 1.1.1.2. Hệ thống thông tin quản lý  Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lý ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 5 / 36  Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý Thông tin không phải là vật chất, nhƣng không tồn tại ngoài vật chất, tức là vật mang tin đó là: tài liệu, số liệu, sách báo, hình ảnh … Thông tin trong quản lý có số lƣợng lớn, có nhiểu mối quan hệ; vì vậy mỗi ngƣời, mỗi hệ thống đều có thể trở thành trung tâm thu phát thông tin. Thông tin phản ánh trật tự và cấp quản lý Thông tin mang tính hội nhập thông qua các siêu xa lộ thông tin: các mạng thông tin lớn của các nƣớc, các tập đoàn …  Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý. Thông tin quản lý có ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp từ giai đoạn lập kế hoạch, quá trình tổ chức, đến quá trình kiểm soát.  Trong giai đoạn lập kế hoạch: Hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin hiện tại của doanh nghiệp, các thông tin này kết hợp với kiến thức, trình độ, kinh nghiệm của nhà quản lý, từ đó nhà quản lý đƣa ra dự báo cho tƣơng lai. Hệ thống thông tin quản lý còn có thể giúp lập kế hoạch tối ƣu, làm thế nào để đạt đƣợc các mục tiêu …  Trong quá trình tổ chức: Hệ thống thông tin quản lý giúp cho việc tổ chức, phân công công việc cho các nhóm ngƣời; thiết lập một tiến độ thực hiện chung nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao nhất, tối ƣu nhất.  Trong quá trình kiểm soát: Hệ thống thông tin quản lý sẽ tiến hành so sánh giữa thông tin thực hiện thực tế vừa thu thập với mục tiêu kế Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 6 / 36 hoạch đã đƣa ra, từ đó phân tích độ lệch. Các thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá việc thực hiện kế hoạch, bản thân kế hoạch và có những kiến nghị, biện pháp sửa chữa và uốn nắn kịp thời. 1.1.2. Một số mô hình hệ thống thông tin quản lý 1.1.2.1. Mô hình Logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời các câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phƣơng tiện đƣợc sử dụng cũng nhƣ địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đƣợc xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logic này 1.1.2.2. Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đƣợc của hệ thống nhƣ là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nhƣ hình thức của đầu vào và của đầu ra, phƣơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngƣời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nhƣ những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đƣợc sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. 1.1.2.3. Mô hình vật lý trong Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngƣời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đƣợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lƣợng kho lƣu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chƣơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi: “Như thế nào?” Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 7 / 36 Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 1.2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG Trong nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng XHCN, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãm nhu cầu của thị trƣờng với mục tiêu là lợi nhuận. Để đạt đƣợc mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện đƣợc giá trị sản phẩm, hàng hóa thông qua hoạt động bán hàng. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời đƣợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối của quá trình sản xuất – kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 8 / 36 CHƯƠNG II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 2.1.1. Cơ cấu Bộ phận lãnh đạo gồm có:  Đại hội cổ đông  Hội đồng quản trị  Ban giám đốc  Ban kiểm soát Các bộ phận khác:  Trụ sở chính: Đây là nơi làm việc của Giám đốc, Phó Giám đốc, các phòng nghiệp vụ: Văn phòng Công ty, Phòng Kế hoạch - Đầu tƣ, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Kỹ thuật, Phòng vận tải, Phòng Đầu tƣ Xây dựng,.  Văn phòng Công ty: Là đơn vị quản lý công tác, hành chính quản trị; hậu cần an ninh; an toàn cơ quan; mua sắm và quản lý các tài sản thuộc cơ quan công ty; phục vụ và chăm lo điều kiện làm việc, sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên trong toàn Cty  Phòng Kỹ thuật: Hỗ trợ ban Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác quản lý về chất lƣợng sản phẩm hàng hóa, quản lý kỹ thuật xe máy, thiết bị máy móc; quy định giao nhận, hao hụt vật tƣ, định mức sử dụng nguyên nhiên vật liệu, vật tƣ; nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, công nghệ trong sản xuất kinh doanh. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 9 / 36  Phòng Kế toán - Tài chính: Hỗ trợ Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc ban Giám đốc Công ty trong việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán – tài chính của toàn công ty.  Phòng Kế hoạch – Đầu tư: Hỗ trợ cho Hội đồng quản trị, ban Giám đốc và tổ chức thực hiện các quyết định về công tác kế hoạch hóa, công tác quản lý sản xuất kinh doanh phù hợp với chiến lƣợc phát triển của công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh, tổng hợp thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.  Phòng vận tải: Hỗ trợ ban Giám đốc về công tác vận tải và kinh doanh vận tải nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty; tổ chức thực hiện công tác vận tải và kinh doanh vận tải.  Phòng Tổ chức lao động: Hỗ trợ ban Giám đốc về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty, công tác lao động tiền lƣơng và thực hiện chế độ chính sách đối với ngƣời lao động theo quy định của Nhà nƣớc và Công ty. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 10 / 36 2.1.2. Sơ đồ tổ chức 2.2. NGÀNH NGHỀ KINH DOANH Kinh doanh các loại vật tƣ, vật liệu dùng trong xây dựng và thiết kế mỹ thuật: gạch hoa, xi măng, sắt xây dựng … Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Ban kiểm soát Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kế toán tài chính Phòng vận tải Văn phòng công ty Phòng kinh doanh phụ gia Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức lao động Phòng kế hoạch, đầu tƣ Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 11 / 36 CHƯƠNG III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG 3.1. MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG Hệ thống phải đảm bảo đƣợc một số yêu cầu sau:  Quản lý đƣợc danh mục hàng hóa, KH, kho, đơn vị sản xuất ...  Quản lý đƣợc doanh thu bán hàng  Quản lý đƣợc công nợ phải thu cũng nhƣ phải trả khách hàng  Quản lý đƣợc giá vốn hàng bán  Quản lý đƣợc việc nhận hàng và giao hàng của khách hàng  Đƣa ra đƣợc các báo cáo cần thiết :  In đƣợc các chứng từ nhƣ phiếu thu chi, hóa đơn GTGT, phiếu nhập xuất  Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa  Báo cáo tổng hợp doanh thu  Báo cáo chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng  Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng  Báo cáo chi tiết công nợ theo từng khách hàng  Bảng kê các chứng từ phát sinh theo thời gian  Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng  Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng  Sổ chi tiết giá vốn hàng bán  Báo cáo chi tiết công nợ theo từng khách hàng  Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu của hệ thống. 3.2. MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ 3.2.1. Nghiệp vụ bán hàng tại công ty Công ty cổ phần thƣơng mại - dịch vụ là công ty chuyên cung cấp các loại vật tƣ, vật liệu dùng cho xây dựng và thiết kế mỹ thuật. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 12 / 36 Khi công ty nhận đƣợc yêu cầu mua hàng của khách dƣới nhiều hình thức: trực tiếp, gián tiếp (điện thoại, fax, email, …) Bộ phận bán hàng xem xét các yêu cầu cầu của khách hàng và xác định yêu cầu của công ty nhƣ chủng loại, số lƣợng, giá cả, phƣơng thức thanh toán…, đồng thời xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu đặt hàng của khách thông qua báo cáo nhập xuất tồn hàng. Nếu số lƣợng hàng tồn của công ty không đáp ứng đƣợc yêu cầu đặt hàng của khách, bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng. Ngƣợc lại, bộ phận bán hàng sẽ gửi báo giá cho khách hàng. Sau đó, bộ phận bán hàng sẽ tiến hành đàm phán với khách để đi đến quyết định có mua hàng hay không. Khi xuất hàng bán cho khách, bộ phận bán hàng sẽ xuất hóa đơn GTGT kèm theo phiếu xuất kho hàng bán (phiếu xuất kho kiêm biên bản giao hàng). Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: 1 liên bộ phận bán hàng giữ, 1 liên giao cho khách làm căn cứ hạch toán còn 1 liên giao cho cơ quan thuế. Phiếu xuất kho gồm 3 liên: 1 liên bộ phận bán hàng giữ, 1 liên thủ kho giữ còn 1 liên giao cho khách hàng làm căn cứ hạch toán. Trƣờng hợp khách hàng đƣợc hƣởng chiết khấu thƣơng mại (giảm giá) do mua hàng với số lƣợng lớn theo đúng chính sách chiết khấu thƣơng mại của công ty đã quy định thì giá bán cho khách sẽ là giá sau khi chiết khấu và đƣợc phản ánh trên hóa đơn GTGT bán hàng. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản. Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền. Nếu quá hạn thanh toán, bộ phận kế toán sẽ gửi thông báo về khoản nợ quá hạn cho khách hàng. Khách hàng sẽ chịu phạt với lãi suất 0,1% /ngày trên tổng số tiền thanh toán chậm nhƣng không quá 30 ngày. Nếu quá 30 ngày, công ty có thể đƣa ra xử lý trƣớc pháp luật. Đến cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ, kế toán hàng hóa sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết doanh thu. Kế toán công nợ căn cứ vào hóa đơn GTGT bán hàng và phiếu thu chi tiền để ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng. Khi kết thúc 1 niên độ kế Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 13 / 36 toán, Kế toán hàng hóa căn cứ vào các chứng từ phát sinh trong năm để tiến hành tính giá vốn hàng xuất bán. Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phân kế toán căn cứ vào các sổ: Sổ chi tiết hàng hóa, Sổ chi tiết doanh thu, Sổ theo dõi công nợ khách hàng lập báo cáo nhập xuất tồn hàng, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo công nợ khách hàng để ban giám đốc có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp lý và đạt hiệu quả cao. 3.2.2. Biểu đồ ngữ cảnh 3.2.3. Biểu đồ phân rã chức năng Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm 3.2.4. Mô tả chi tiết chức năng lá (1.1) Nhận yêu cầu của khách hàng: Đây là bộ phận tiếp nhận các yêu cầu về mặt hàng mà khách hàng muốn mua (1.2) Kiểm tra khả năng cung ứng: Khi nhận đƣợc yêu cầu mua hàng của khách hàng sẽ tiến hành đọc báo cáo nhập xuất tồn hàng để kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng (1.3) Thu nhận thông tin phản hồi: Đây là bộ phận tiếp nhận những phản hồi của khách hàng về các vấn đề nhƣ dịch vụ bán hàng, vận chuyển, báo giá… (1.4) Đàm phán ký hợp đồng với khách hàng: Khi đã xác nhận khả năng cung ứng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, bộ phận này sẽ tiếp xúc với khách để báo giá và đàm phán ký hợp đồng với khách hàng (2.1) Xử lý phiếu nhập kho: Khi công ty nhập kho hàng hóa mới mua về hoặc nhập kho thành phẩm, bộ phận này sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho (2.2) Viết hóa đơn GTGT: Sau khi khách hàng đã ký hợp đồng mua hàng, bộ phận này sẽ tiến hành lập hóa đơn GTGT để đƣa cho khách hàng đến các bộ phận khác nộp tiền và nhận hàng (2.3) Viết phiếu thu: Khi khách hàng đem hóa đơn GTGT đến, bộ phận này sẽ tiến hành nhận tiền từ khách hàng và viết phiếu chi để khách hàng đến bộ phận khác nhận hàng (3.1) Ghi sổ chi tiết doanh thu: Cuối mỗi tháng căn cứ vào các chứng từ phát sinh trong tháng, kế toán hàng hóa sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng (3.2) Ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng: Cuối mỗi tháng căn cứ vào các chứng từ phát sinh trong tháng: phiếu thu chi tiền, hóa đơn GTGT bán hàng, kế toán công nợ sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết công nợ khách hàng Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 17 / 36 (3.3) Ghi sổ giá vốn thực tế hàng bán (3.4) Ghi sổ chi tiết hàng hóa (4.1) Lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn: Dựa vào sổ chi tiết hàng hóa, sau một tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa (4.2) Lập báo cáo doanh thu: Dựa vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sau một tháng hoặc có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo doanh thu bán hàng (4.3) Lập báo cáo công nợ: Dựa vào sổ theo dõi công nợ khách, sau một tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo công nợ khách hàng. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 18 / 36 3.3. MÔ HÌNH HÓA LOGIC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ 3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu Logic mức 0 Yêu cầu báo cáo Sổ Cái, Sổ Chi tiết e Khách hàng 1.0 Tiếp xúc khách hàng 2.0 Xử lý chứng từ 4.0 Báo cáo Yêu cầu mặt hàng Trả lời khách Báo giá Hóa đơn GTGT Thanh toán Phiếu thu Phiếu xuất kho hàng bán Thông tin yêu cầu về hàng giảm giá Ban lãnh đạo Báo cáo theo yêu cầu Báo cáo định kỳ Bộ phận quản lý kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Ký hợp đồng Ghi sổ 3.0 g Báo cáo bán hàng j Bảng kê khác f Báo cáo N-X-T a Phiếu nhập kho d Phiếu thu a Phiếu nhập kho h Hóa đơn GTGT b Phiếu xuất kho d Phiếu thu f Báo cáo N-X-T Bảng kê công nợ KH i b Phiếu xuất kho Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 19 / 36 3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 3.3.2.1. Tiến trình tiếp xúc khách hàng Khách hàng Nhận yêu cầu của Khách 1.1 Kiểm tra khả năng cung ứng 1.2 Thu nhận thông tin phản hồi 1.3 Đàm phán ký hợp đồng với Khách 1.4 Yêu cầu mặt hàng Kiểm tra thông tin mặt hàng khách y/c Ký hợp đồng Trả lời Khách - Báo giá Thông tin yêu cầu về hàng giảm giá f Báo cáo N-X-T Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 20 / 36 3.3.2.2. Tiến trình xử lý chứng từ Khách hàng Bộ phận Quản lý kho Xử lý Phiếu nhập xuất kho 2.1 Viết phiếu thu chi 2.3 Viết hóa đơn GTGT 2.2 Thanh toán Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho hàng bán Phiếu thu Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho h Hóa đơn GTGT a Phiếu nhập kho b Phiếu xuất kho h Hóa đơn GTGT d Phiếu thu Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 21 / 36 3.3.2.3. Ghi sổ b Phiếu xuất kho a Phiếu nhập kho Ghi sổ Chi tiết doanh thu 3.1 Ghi sổ Theo dõi công nợ Khách hàng 3.2 Ghi sổ Giá vốn thực tế bán hàng 3.3 Ghi sổ Chi tiết hàng hóa 3.4 h Hóa đơn GTGT Sổ Cái, Sổ Chi tiết e b Phiếu xuất kho a Phiếu nhập kho d Phiếu thu h Hóa đơn GTGT Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 22 / 36 3.3.2.4. Báo cáo Ban lãnh đạo Lập Báo cáo doanh thu 4.2 Lập Báo cáo công nợ 4.3 Lập Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn 4.1 Yêu cầu báo cáo doanh thu Báo cáo doanh thu Yêu cầu báo cáo N-X-T Báo cáo N-X-T Yêu cầu báo cáo công nợ Báo cáo công nợ f Báo cáo N-X-T j Bảng kê khác j Bảng kê khác j Bảng kê khác Bảng kê công nợ KH i Sổ Cái, Sổ Chi tiết e Sổ Cái, Sổ Chi tiết e Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 23 / 36 3.4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 3.4.1. Các thực thể (1) Tên hàng hóa  HÀNG HÓA  Mahh (Mã hàng hóa)  Tenhh (Tên hàng hóa)  Dvt (Đơn vị tính)  Ts (Thuế suất) (2) Tên khách hàng  KHÁCH HÀNG  Makh (Mã khách hàng)  Tenkh (Tên khách hàng)  Diachi (Địa chỉ)  Sdt (Số điện thoại)  Masothue (Mã số thuế)  Nguoidaidien (Ngƣời đại diện)  Sotk (Số tài khoản)  Tennhom (Tên của nhóm khách hàng) (3) Tên kho  KHO  Makho (Mã kho)  Tenkho (Tên kho)  Diachi (Địa chỉ)  Sdt (Số điện thoại)  Manv (Mã thủ kho)  Phongban (Phòng ban) (4) Tên nhân viên  NHÂN VIÊN  Manv (Mã nhân viên)  Tennv (Tên nhân viên)  Diachi (Địa chỉ)  Sdt (Số điện thoại)  Phongban (Phòng ban) Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 24 / 36  Chucvu (Chức vụ) (5) Nhà cung cấp  CUNG CẤP  MaNCC (Mã nhà cung cấp)  TenNCC (Tên nhà cung cấp)  Diachi (Địa chỉ)  Sdt (Số điện thoại)  SoTK (Số tài khoản)  MaSoThue (Mã số thuế) (6) Nhóm chức vụ  NHÓM CHỨC VỤ  Machucvu (Mã chức vụ)  Chucvu (Chức vụ) (7) Nhóm đơn vị tính  NHÓM DVT  Madvt (Mã đơn vị tính)  Dvt (Đơn vị tính) (8) Nhóm phòng ban  NHÓM PHÒNG BAN  Maphongban (Mã phòng ban)  Phongban (Phòng ban) (9) Nhóm khách hàng  NHÓM KHÁCH HÀNG  Manhomkh (Mã nhóm khách hàng)  Nhomkh (Nhóm khách hàng) (10) Nhóm loại tài khoản  NHÓM LOẠI TK  Maloaitk (Mã loại tài khoản)  Loaitk (Loại tài khoản) (11) Đơn vị sản xuất  ĐƠN VỊ SX  Madv (Mã đơn vị sản xuất)  Tendv (Tên đơn vị sản xuất)  Diachi (Địa chỉ)  Sdt (Số điên thoại) (12) Tồn đầu kỳ  TỒN ĐẦU KỲ  Mahh (Mã hàng hóa)  Soluong (Số lƣợng)  Thanhtien (Thành tiền) (13) Nợ đầu kỳ  NỢ ĐẦU KỲ Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 25 / 36  Mahh (Mã hàng hóa)  Duno (Dƣ nợ)  Duco (Dƣ có) 3.4.2. Mô hình E-R 3.4.3. Mô hình quan hệ 3.4.3.1. Chuyển các thƣ̣c thể thành lƣợc đồ quan hệ tƣơng ƣ́ng DONVISX MaDV TenDV DiaChi SDT KHO MaKho TenKho TenNV DiaChi SDT NHOMKHACHHANG MaNhomKH TenNhom HANGHOA MaHH TenHH DVT TS KHACHHANG MaKH TenKH NguoiDaiDien MaSoThue SoTK DiaChi SDT NHANVIEN MaNV TenNV DiaChi SDT ChucVu PhongBan TAIKHOAN MaTK TenTK LoaiTK NHOMDVT MaDVT DVT NHOMPHONGBAN MaPhongBan PhongBan NHOMCHUCVU MaChucVu ChucVu NHACC MaNCC TenNCC DiaChi SDT SoTK MaSoThue 3.4.3.2. Chuyển các mối quan hệ trong mô hình E-R thành lƣợc đồ quan hệ tƣơng ƣ́ng  Nhập: chuyển thành PhiếuNhập gồm các thuộc tính (MãHH, MãKho, MãĐơnVị, MãNCC, TKNợ, TKCó, NgàyLậpNhập, SốChiTiếtNhập, LýDoNhập, ChiTiếtLiênQuanNhập, SốLƣợngNhập, ĐơnGiáNhập) PHIEUNHAP MaHH MaKho MaDV MaNCC TKNo TKCo NgayLapNhap SoCTNhap LyDoNhap CTLQNhap SoLuongNhap DonGiaNhap Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 28 / 36  Xuất: chuyển thành PhiếuXuất gồm các thuộc tính (MãHH, MãKho, MãKH, TKNợ, TKCó, NgàyLậpXuất, SốChiTiếtXuất, LýDoXuất, ChiTiếtLiênQuanXuất, SốLƣợngXuất, ĐơnGiáXuất) PHIEUXUAT MaHH MaKho MaKH TKNo TKCo NgayLapXuat SoCTXuat LyDoXuat CTLQXuat SoLuongXuat DonGiaXuat  Thu: chuyển thành PhiếuThu gồm các thuộc tính (MãHH, MãKH, TKNợ, TKCó, NgàyLậpThu, SốChiTiếtThu, LýDoThu, ChiTiếtLiênQuanThu, SốTiềnThu) PHIEUTHU MaHH MaKH TKNo TKCo NgayLapThu SoCTThu LyDoThu CTLQThu SoTienThu  Bán: chuyển thành HóaĐơn gồm các thuộc tính (MãHH, MãKH, TKNợ, TKCó, NgàyLậpHóaĐơn, SốChiTiếtHóaĐơn, LýDoHóaĐơn, ChiTiếtLiênQuanHóaĐơn, SốLƣợngHóaĐơn, ĐơnGiáHóaĐơn, TổngTiềnHóaĐơn) Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 29 / 36 HOADON MaHH MaKH TKNo TKCo NgayLapHD SoCTHD LyDoHD CTLQHD SoLuongHD DonGiaHD TongTienHD 3.4.3.3. Chuẩn hóa Là quá trình khảo sát các danh sách thuộc tính , phân tích chúng để đƣa về một dạng sao cho:  Không có sƣ̣ lặp lại các thuộc tính ở các bảng khác nhau trƣ̀ thuộc tính khóa và thuộc tính kết nối  Loại bỏ những thuộc tính có giá trị là kết quả của nhƣ̃ng thuộc tính khác.  Không mang nhiều nghĩa với nhiều ngƣời sƣ̉ dụng; tƣ́c là không có vai trò giống nhau giƣ̃a các tập thƣ̣c thể. Theo nhƣ các tập thƣ̣c thể trên thì ta thấy hầu nhƣ chúng đã đƣợc chuẩn hóa dạng 3NF ngoại trƣ̀ PHIẾUNHẬP , PHIẾUXUẤT, PHIẾUTHU, HÓAĐƠN. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 30 / 36  Chuẩn hóa PHIẾUNHẬP PHIEUNHAP MaHH MaKho MaDV MaNCC TKNo TKCo NgayLapNhap SoCTNhap LyDoNhap CTLQNhap SoLuongNhap DonGiaNhap Chưa chu n h a 1NF 2NF 3NF PHIEUNHAP SoCTNhap MaNCC MaDV MaKho TKNo TKCo NgapLapNhap LyDoNhap CTLQNhap CT_PHIEUNHAP SoCTNhap MaHH SoLuongNhap DonGiaNhap PHIEUNHAP SoCTNhap MaNCC MaDV MaKho TKNo TKCo NgapLapNhap LyDoNhap CTLQNhap CT_PHIEUNHAP SoCTNhap MaHH SoLuongNhap DonGiaNhap PHIEUNHAP SoCTNhap MaNCC MaDV MaKho TKNo TKCo NgapLapNhap LyDoNhap CTLQNhap CT_PHIEUNHAP SoCTNhap MaHH SoLuongNhap DonGiaNhap  Chuẩn hóa PHIẾUXUẤT PHIEUXUAT MaHH MaKho MaKH TKNo TKCo NgayLapXuat SoCTXuat LyDoXuat CTLQXuat SoLuongXuat DonGiaXuat 1NF 2NF 3NF PHIEUXUAT SoCTXuat MaKho MaKH TKNo TKCo NgayLapXuat LyDoXuat CTLQXuat CT_PHIEUXUAT SoCTXuat MaKH SoLuongXuat DonGiaXuat PHIEUXUAT SoCTXuat MaKho MaKH TKNo TKCo NgayLapXuat LyDoXuat CTLQXuat CT_PHIEUXUAT SoCTXuat MaKH SoLuongXuat DonGiaXuat PHIEUXUAT SoCTXuat MaKho MaKH TKNo TKCo NgayLapXuat LyDoXuat CTLQXuat CT_PHIEUXUAT SoCTXuat MaKH SoLuongXuat DonGiaXuat Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 31 / 36  Chuẩn hóa PHIẾUTHU Chưa chu n h a 1NF 2NF 3NF PHIEUTHU MaHH MaKH TKNo TKCo NgayLapThu SoCTThu LyDoThu CTLQThu SoTienThu PHIEUTHU SoCTThu MaKH TKNo TKCo NgayLapThu LyDoThu CTLQThu CT_PHIEUTHU SoCTThu MaHH SoTienThu PHIEUTHU SoCTThu MaKH TKNo TKCo NgayLapThu LyDoThu CTLQThu CT_PHIEUTHU SoCTThu MaHH SoTienThu PHIEUTHU SoCTThu MaKH TKNo TKCo NgayLapThu LyDoThu CTLQThu CT_PHIEUTHU SoCTThu MaHH SoTienThu  Chuẩn hóa HÓAĐƠN Chưa chu n h a 1NF 2NF 3NF HOADON MaHH MaKH TKNo TKCo NgayLapHD SoCTHD LyDoHD CTLQHD SoLuongHD DonGiaHD TongTienHD HOADON SoCTHD MaKH TKNo TKCo NgayLapHD LyDoHD CTLQHD CT_HOADON SoCTHD MaHH SoLuongHD DonGiaHD HOADON SoCTHD MaKH TKNo TKCo NgayLapHD LyDoHD CTLQHD CT_HOADON SoCTHD MaHH SoLuongHD DonGiaHD HOADON SoCTHD MaKH TKNo TKCo NgayLapHD LyDoHD CTLQHD CT_HOADON SoCTHD MaHH SoLuongHD DonGiaHD 3.4.3.4. Mô hình quan hệ Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 32 / 36 PHIEUTHU PK SoCTThu FK1 MaKH TKNo TKCo NgayLapThu LyDoThu CTLQThu CT_PHIEUTHU PK,FK1 SoCTThu PK,FK2 MaHH SoTienThu PHIEUXUAT PK SoCTXuat FK1 MaKH FK2 MaKho TKNo TKCo NgayLapXuat LyDoXuat CTLQXuatCT_PHIEUXUAT PK,FK2 SoCTXuat PK,FK1 MaHH SoTienThu HOADON PK SoCTHD FK1 MaKH TKNo TKCo NgayLapHD LyDoHD CTLQHD CT_HOADON PK,FK1 MaHH PK,FK2 SoCTHD SoLuongHD DonGiaHD HANGHOA PK MaHH TenHH TS FK1 DVT DONVISX PK MaDV TenDV DiaChi SDT KHO PK MaKho TenNV DiaChi SDT FK1 MaNV KHACHHANG PK MaKH TenKH NguoiDaiDien MaSoThue DiaChi SDT FK1 MaNhomKH FK2 SoTK NHANVIEN PK MaNV TenNV DiaChi SDT FK1 ChucVu FK2 PhongBan NHACC PK MaNCC TenNCC DiaChi SDT MaSoThue FK1 SoTK NHOMKHACHHANG PK MaNhomKH TenNhom TAIKHOAN PK MaTK TenTK LoaiTK NHOMDVT PK MaDVT DVT NHOMPHONGBAN PK MaPhongBan PhongBan NHOMCHUCVU PK MaChucVu ChucVu PHIEUNHAP PK SoCTNhap FK1 MaNCC FK2 MaDV FK3 MaKho TKNo TKCo NgayLapNhap LyDoNhap CTLQNhap CT_PHIEUNHAP PK,FK2 SoCTNhap PK,FK1 MaHH SoLuongNhap DonGiaNhap Kí hiệu: PK: Primary Key – Khóa chính FK: Foreign Key – Khóa ngoại (thuộc tính liên kết) : thể hiện mối liên kết n – 1 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 33 / 36 3.5. MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG Mỗi cột của ma trận ƣ́ng với một thƣ̣c thể . Ma trận bao gồm các cột thƣ̣c thể sau: Các thực thể đầu vào Các thực thể đầu ra a. Phiếu nhập kho b. Phiếu xuất kho c. Hóa đơn giá trị gia tăng d. Phiếu thu e. Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản f. Báo cáo nhập - xuất - tồn g. Báo cáo bán hàng h. Bảng kê hóa đơn, chứng từ bán ra i. Các bảng kê khác Mỗi dòng của ma trận ƣ́ng với một chƣ́c năng . Ma trận bao gồm các dòng chức năng sau: 1. Tiếp xúc khách hàng 2. Xƣ̉ lý chứng từ 3. Ghi sổ 4. Báo cáo Mỗi ô của ma trận ta đánh dấu X nếu có mối quan hệ ngƣợc lại bỏ trống (X có thể thay đổi bằng một số ký hiệu nhƣ R (Read), C (Create) …) DƢ̃ LIỆU CHƢ́C NĂNG a. Phiếu nhập kho b. Phiếu xuất kho c. Hóa đơn giá trị gia tăng d. Phiếu thu e. Sổ cái, sổ chi tiết f. Báo cáo nhập- xuất- tồn g. Báo cáo bán hàng h. Bảng kê hóa đơn, chứng từ bán ra i. Các bảng kê khác 1. Tiếp xúc khách hàng R R 2. Xử lý chứng từ U U U C 3. Ghi sổ R R R R C, U 4. Báo cáo R C, U C, U C, U C, U Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 34 / 36 KẾT LUẬN Trong những năm gần đây , công nghệ thông tin đóng vai trò chủ yếu làm giảm đáng kể chi phí sản xuất , thúc đẩy các doanh nghiệp cải tiến trong công tác quản lý. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh đang là một vấn đề đang đƣợc quan tâm đối với các cấp lãnh đạo tại các doanh nghiệp. Các công ty phần mềm xuất hiện ngày càng nhiều, với nhiều sản phẩm là phần mềm quản lý hệ thống khác nhau . Qua phần mềm quản lý các số liệu về vật liệu , sản phẩm , đầu vào , đầu ra , chi tiết khách hàng , hóa đơn thanh toán … đƣợc phân tích cụ thể chi tiết , tạo nên sự minh bạch, rõ ràng cho công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Trong hoạt động của một doanh nghiệp có nhiều khâu, trong thời gian thực hiện đề tài, nhóm chúng tôi đã cố gắng tìm hiểu và khai thác một số khía cạnh liên quan đến việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng và phát triển theo hƣớng đề tài đã chọn. Bài tiểu luận cũng chỉ dừng lại ở giai đoạn phân tích các mô hình dữ liệu mà chƣa xây dựng một phần mềm cụ thể để làm thực nghiệm cho vấn đề nghiên cứu. Do thời gian và điều kiện có hạn, mô hình công ty là ảo nên chắc chắn còn rất nhiều thiếu sót so với điều kiện thực tế của một doanh nghiệp vì vậy nhóm thực hiện đề tài rất mong nhận đƣợc những nhận xét và ý kiến đóng góp của Giảng viên hƣớng dẫn. Xin chân thành cảm ơn! Tp. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2010 Nhóm thực hiện đề tài Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 35 / 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. ThS. Nguyễn Văn Năm (2008). Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, Khoa Quản trị Kinh doanh, Trƣờng ĐH Kinh tế Tp.Hồ Chí Minh 2. Renzo D’Orazio & Gunter Happel (2000). Practical Data Modelling For Database Design. [ Bản dịch ] 3. TS. Phạm Thị Thanh Hồng. Bài giảng quản lý hệ thống thông tin quản lý. Đại học Bách Khoa Hà Nội.