Tiểu luận Ứng dụng ERP tại công ty Vissan

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC  QUẢN TRỊ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Tiểu luận: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN GVHD: TS. Trƣơng Thị Lan Anh SVTH: Lƣơng Ngọc Linh_ QT.Dem2 TP.HCM, tháng 05/2014 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 1 CHƢƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài Trong xu thế phát triển hiện nay, các doanh nghiệp đang trong cuộc cạnh tranh khốc liệt để đứng vững trên thị trường trong nước và vươn ra thị trường quốc tế, và Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) cũng không nằm ngoài cuộc cạnh tranh đó. Là một doanh nghiệp lớn của nhà nước, được hưởng nhiều sự quan tâm và ưu đãi nhưng trước sự cạnh tranh của các tập đoàn lớn cả trong và ngoài nước như CP (Thái Lan), Halongfood… Vissan phải không ngừng đổi mới, một trong những yêu cầu cấp thiết hiện nay đối với Vissan đó là ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý mà cụ thể ở đây là ứng dụng ERP (Enterprise Resources Planning). Trên thế giới việc ứng dụng ERP rất phổ biến do tính hữu ích của nó, phần mềm này giúp cho các nhà lãnh đạo quản lý được các nguồn lực của công ty (tài chính, nhân lực, khách hàng…) và thông qua đó đưa ra các quyết định mang tính chiến lược và chiến thuật. Tại Việt Nam do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên việc ứng dụng ERP đang gặp nhiều khó khăn và tại Vissan cũng đang gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai ứng dụng này. Với nghiên cứu này em xin đưa ra một số giải pháp thích hợp để giúp Công ty có thể triển khai được ứng dụng ERP. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Đề xuất các giải pháp trong việc ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN. 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng phân tích của nghiên cứu là việc sử dụng phần mềm tại VISSAN. Phạm vi nghiên cứu là ứng dụng ERP tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc tại VISSAN. 1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu: quan sát và thu thập ý kiến về việc ứng dụng ERP của các nhân viên trong Công ty Vissan. Thu thập các tài liệu, các đánh giá về việc ứng dụng ERP tại Việt Nam qua đó đề xuất các giải pháp hữu ích trong việc ứng dụng ERP tại Việt Nam. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 2 1.5. Kết cấu đề tài Bài nghiên cứu được trình bày thông qua các nội dung chính như sau: - Giới thiệu vấn đề và cơ sở lý thuyết. - Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm tại công ty. Từ đó đề xuất những biện pháp nhằm thúc đẩy triển khai phần mềm ERP tại công ty. - Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 3 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Khái niệm ERP ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP. Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 4 2.2 Vai trò của ERP Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền. Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này. Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam). Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập. Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 5 Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên sẽ hài lòng hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn. Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,… 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình Khái niệm chẩn đoán tổ chức Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. Cung cấp thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động cho các can thiệp OD. Đây là đặc tính khác biệt và rõ ràng của một dự án OD so với các dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước khi can thiệp => Thay đổi có hoạch định Các mô hình chuẩn đoán - Mô hình six boxes - Mô hình 7s - Mô hình xương cá Nghiên cứu này sẽ sử dụng mô hình xương cá để chuẩn đoán vấn đề và đề xuất giải pháp cho Công ty Vissan. Mô hình xương cá: được thiết kế để nhận biết những mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Nó thực hiện điều này bằng việc hướng dẫn nhà quản lý thông qua một loạt các bước theo một cách có hệ thống để nhận biết những nguyên nhân thực tế hoặc tiềm ẩn mà có thể tạo ra một kết quả (đó có thể là một vấn đề khó khăn hoặc một cơ hội cải tiến). Nó cũng được biết đến như là Biểu đồ Ishikawa, là người đã nghĩ ra mô hình này. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 6 Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật trong công tác bảo dưỡng thiết bị, áp dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra hư hỏng và từ đó khắc phục triệt để tránh lặp lại hoặc làm giảm hậu quả sau này. Thông thường khi xảy ra một vấn đề thì nguyên nhân thường được đổ lỗi lòng vòng. Điều này gây ra sự mẫu thuẫn trong nội bộ, cũng như sự thiếu trung thực, đổ lỗi lẫn cho nhau dẫn tới việc mối quan hệ giữa các bên thất bại dẫn tới hoạt động hoặc dự án có thể bị đổ vỡ. Cách tốt nhất giải quyết việc này là cần xác định được nguyên nhân cốt lõi (root cause) của vấn đề thay vì chỉ quan sát bề ngoài của vấn đề (mà chúng ta gọi là hiện tượng). Phân tích biểu đồ nhân quả giúp tổ chức hình dung xuyên suốt những nguyên nhân của một vấn đề, nó có thể bao gồm cả những nguyên nhân gốc rễ mà không phải chỉ là các hiện tượng. Phát triển các kế hoạch để xác nhận rằng những nguyên nhân tiềm ẩn là những nguyên nhân thực sự. Cung cấp cấu trúc cho nỗ lực xác định nguyên nhân. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 7 CHƢƠNG 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN 3.1. Giới thiệu công ty VISSAN 3.1.1. Tổng quan về Công ty VISSAN Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) là Công ty thành viên của Tổng Công ty Thương Mại Sài Gòn, được thành lập từ những ngày đầu giải phóng Miền Nam và thống nhất đất nước. Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản hoạt động trong lĩnh vực công nghệ giết mổ gia súc, đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh, cung cấp thịt tươi sống cho nhu cầu của nhân dân Thành phố trong thời kỳ nền kinh tế còn theo cơ chế bao cấp. Sau đó, Công ty đã tham gia xuất khẩu thịt đông lạnh sang thị trường Liên Xô và các nước Đông Âu chủ yếu là dưới hình thức Nghị định thư. Vào những năm cuối của thập niên 80 do tình hình chính trị và kinh tế trên thế giới có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến các hoạt động xuất khẩu đồng thời Đảng và Nhà nước có chủ trương chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, xóa bao cấp. Trong thời kỳ này để tồn tại và phát triển, phát huy vai trò chủ đạo của thành phần kinh tế Nhà nước, Công ty đã chủ động chuyển hướng sản xuất, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, lấy thị trường nội địa làm đòn bẩy phát triển, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng kênh phân phối, xây dựng chiến lược sản phẩm, giá cả phù hợp với thị hiếu và thu nhập của người dân. Do đó, sau khi chuyển sang cơ chế thị trường đến nay Công ty đã không ngừng phát triển về quy mô cũng như các lĩnh vực sản xuất. Trước đây, Công ty chỉ đơn thuần là giết mổ và phân phối thịt gia súc thì hiện nay, Công ty mở rộng sang các ngành chế biến thực phẩm, rau quả, chăn nuôi, đầu tư tài chính, xây dựng thành công thương hiệu “ VISSAN”, tạo được uy tín lớn trên thị trường thực phẩm tươi sống và chế biến, là một trong những đơn vị chế biến thực phẩm hàng đầu trên cả nước. Một số sản phẩm chế biến đã được xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Châu Á… Mặc dù số lượng còn ít tuy nhiên đây là thị trường tiềm năng, Công ty sẽ tập trung đầu tư trong thời gian sắp tới nhất là thị trường Việt Nam và sẽ tham gia với các tổ chức kinh tế thế giới và khu vực. 3.1.2. Ngành nghề kinh doanh Hoạt động của công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm thịt heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp theo công nghệ của Pháp, sản phẩm xúc xích thanh trùng theo công GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 8 nghệ của Nhật Bản, sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp, trứng gà, vịt; kinh doanh các mặt hàng công nghệ phẩm và tiêu dùng khác; sản xuất kinh doanh heo giống, heo thịt, bò giống, bò thịt; sản xuất, kinh doanh thức ăn gia súc; dịch vụ kỹ thuật về chăn nuôi heo, bò; kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái cây, lương thực chế biến; sản xuất kinh doanh rau củ quả các loại, rau quả chế biến, các loại gia vị và hàng nông sản. Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, với doanh thu và thị phần chiếm lĩnh. VISSAN được xem như một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ngành súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước. 3.1.3. Phƣơng hƣớng tƣơng lai Với chiến lược mở rộng và phát triển không ngừng, trong thời gian tới công ty sẽ tiếp tục phát triển thị trường nội địa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường thế giới và sẵn sàng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước trong các lĩnh vực: - Thương mại và phát triển xuất nhập khẩu. - Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả; thực phẩm đóng hộp; thủy hải sản… - Nhập khẩu và kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm chế biến. - Sản xuất và kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt. - Sản xuất, chế biến và kinh doanh thức ăn gia súc, các chế phẩm phục vụ chăn nuôi, dịch vụ, kỹ thuật về chăn nuôi heo. - Định hướng tìm kiếm thị trường giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới trong đó đặc biệt chú trọng đến những thị trường tiềm năng như Campuchia, Lào, Myanmar và một thị trường của đông đảo kiều bào tại Mỹ, châu Âu hết sức gắn bó với những sản phẩm mang hương vị của quê hương như chả giò, giò lụa, lạp xưởng… 3.1.4. Phƣơng thức hoạt động Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác và quan tâm đến quyền lợi của đối tác kinh doanh. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 9 Công ty VISSAN là doanh nghiệp dẫn đầu trong việc cung cấp nhu cầu tiêu thụ thịt heo, trâu, bò và rau củ quả tại Thành phố Hồ Chí Minh. VISSAN đã xây dựng được một mạng lưới hệ thống phân phối bao gồm: Chi nhánh tại Thành phố Hà Nội, Chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng, các Cửa hàng Thực phẩm Quận, Cửa hàng Giới Thiệu Sản Phẩm, Siêu thị và đại lý phân phối rộng khắp cả nước. 3.2. Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN 3.2.1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn với quy trình quản lý phức tạp, nhiều quy trình. Công ty VISSAN từ lâu đã nhận thức được điều đó và cố gắng triển khai phần mềm tại Công ty. Năm 2009, Công ty triển khai phần mềm bán hàng Xman, bắt đầu đi vào sử dụng từ năm 2010 và đến nay phần mềm hoạt động tương đối ổn định áp dụng cho một số bộ phận phòng ban trong Công ty (Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh – các kho), toàn bộ hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty và của khối cửa hàng Quận – Trạm, các dữ liệu từ các cửa hàng có thể kết xuất về công ty để theo dõi. Tuy nhiên, do là phần mềm mới và chỉ phục vụ cho công tác bán hàng nên hiện nay Công ty vẫn còn sử dụng phần mềm ứng dụng cũ là Foxpro ở một số bộ phận để phục vụ cho công tác quản lý tài chính – kế toán. Ví dụ: Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh –các kho và Phòng Tài chính – kế toán. Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, Công ty VISSAN đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt. Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán. Trong thời gian qua, Phòng TC-KT Công ty VISSAN vẫn sử dụng công cụ thủ công Excel là chủ yếu trong việc ghi chép, hạch toán và báo cáo tài chính – kế GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 10 toán. Điều này gây ra khó khăn trong quá trình thu thập, tổng hợp số liệu, lập các báo cáo nhanh về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty trình Ban Tổng Giám Đốc Công ty nhằm đưa ra những quyết định kịp thời. Mặt khác, việc kiểm tra dữ liệu kế toán, tổng hợp số liệu và làm báo cáo hợp nhất rất phức tạp gây ảnh hưởng đến tính kịp thời, chính xác, đầy đủ trong công tác kế toán. Cụ thể: - Có sự chồng chéo công việc trong nhân viên giữa các Phòng ban hoặc trong cùng một Phòng ban, không có sự kế thừa dữ liệu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực; - Kế toán thủ công, hay sử dụng excel thường mắc phải những sai sót trong quá trình tính toán hay hạch toán; - Cần nhiều nhân lực trong công tác quản lý khi hệ thống Cửa hàng giới thiệu sản phẩm ngày càng mở rộng; - Khó khăn trong việc kiểm soát và lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn; - Khó quản lý Tiền - Hàng – Công nợ; - Khả năng hỗ trợ ra quyết định, hoạch định thấp: không cập nhật kịp thời doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền theo từng Đơn vị trực thuộc cũng như toàn Công ty. Bên cạnh đó, việc di dời khu vực Văn phòng Công ty đến Khu công nghiệp Tân Tạo, còn các xưởng sản xuất đến Long An sẽ triển khai trong thời gian tới. Vì thế, vấn đề liên kết thông tin giữa hai khu vực này cũng là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu, Công ty dự kiến ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là các phần mềm quản lý mang tính nhất quán toàn bộ hệ thống, liên kết dữ liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban, Đơn vị ở hai khu vực này. Tuy nhiên, với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay và những vấn đề mang tính lịch sử để lại ví dụ như hệ thống phần cứng hiện có của Công ty chưa đủ đáp ứng, trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn thấp và bảo mật thông tin sau khi triển khai thì ứng dụng công nghệ thông tin không phải là vấn đề có thể thực hiện một cách nhanh chóng mà cần có thời gian cũng như kế hoạch cụ thể để triển khai. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 11 3.2.2. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP 3.2.2.1 Môi trường vĩ mô - Môi trường kinh tế: Tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế Việt Nam ổn định, sức mua ngày càng gia tăng nên để Công ty có thể nâng cao khả năng quản lý cũng như cạnh tranh thì việc ứng dụng ERP là điều vô cùng quan trọng => áp lực thay đổi. - Công nghệ: Cơ sở hạ tầng về Công nghệ hiện nay của nước ta đang phát triển với tốc độ rất nhanh, hiện nay Việt Nam đã có đủ điều kiện để ứng dụng các chương chương trình quản lý chuẩn quốc tế, đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc ứng dụng => thuận lợi trong việc thay đổi. 3.2.2.2 Môi trường vi mô - Đối thủ cạnh tranh: hiện nay đối thủ cạnh trong trong lĩnh vực của Công ty ngày càng nhiều trong đó có đối thủ rất mạnh đến từ Thái Lan là CP, đây là một công ty lớn có nguồn lực tài chính mạnh và được tổ chức rất quy củ nên tham gia vào thị trường rất lâu sau Vissan nhưng hiện nay đang vươn lên chiếm lĩnh thị trường rất nhanh do đó Công ty Vissan cần phải nhanh trong triển khai ERP để chuẩn hóa việc quả lý, nâng cao khả năng cạnh tranh => áp lực thay đổi. - Nhà cung cấp và khách hàng: Hiện nay nhà cung cấp và khách hàng của Vissan ngày một nhiều và yêu cầu ngày càng cao, không chỉ về chất lượng mà còn cả các chính sách của Công ty, nên để có thể quản lý được tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp và khách hàng Công ty cần áp dụng ERP => áp lực thay đổi. 3.2.2.3 Môi trường nội bộ - Đặc điểm Công ty: Vissan là một Công ty 100% vốn nhà nước trực thuộc tổng công ty thương mại Sài Gòn (SATRA), tuy là một công ty độc lập có lợi nhuận cao trong kinh doanh nhưng tất cả các hoạt động của Công ty đều phải xin ý kiến từ Công ty mẹ, đây là một điều hết sức bất cập trong công tác quản lý Công ty, mang nặng tính hành chính và thiếu linh hoạt trong quản lý. Việc thực hiện dự án ERP phải làm công văn, giải trình để xin sự chấp thuận từ Công ty mẹ sau đó mới được triển khai, qua các bước phải báo cáo điều chỉnh rất mất thời gian. Tuy nhiên do là Công ty nhà nước nên có được sự hỗ trợ về mặt kinh phí, Công ty mẹ đã duyệt đề án và hỗ trợ kinh phí cho việc ứng dụng ERP tại Vissan.=> thuận lợi và khó khăn trong việc triển khai ERP. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 12 - Quy mô Công ty: Vissan là một Công ty đã thành lập rất lâu, có quy mô lớn với nhiều chi nhánh, nhà xưởng tại nhiều địa phương khác nhau, có những vùng cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin còn hạn chế nên việc ứng dụng ERP đồng bộ cho toàn công ty là việc rất khó khăn => khó khăn trong triển khai ERP. - Lãnh đạo Vissan: ban giám đốc Công ty nhận ra được áp lực trong việc cần phải ứng dụng ERP trong Công ty và quyết tâm cao trong việc triển khai đề án này tuy nhiên do có nhiều công việc phải giải quyết nên không thể sâu sát trong việc triển khai đề án dẫn đến tiến độ triển khai rất chậm => thuận lợi trong triển khai ERP. - Cơ sở hạ tầng: Hiện nay cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin tại Vissan khá nghèo nàn, ứng dụng nhiều phần mềm quản lý khác nhau tại các phòng bản bộ phận. VD: Bộ phận sản xuất dùng foxpro, bộ phận kho dùng access, bộ phận kinh doanh dùng Xmen.=> khó khăn trong triển khai ERP. - Nhân viên Công ty: Hiện nay trong công ty đang có nhiều luồng ý kiến khác nhau trong việc triển khai ERP, một bộ phận rất ủng hộ ERP (phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng tổ chức) và có các phòng ban phản đối việc ứng dụng ERP (phòng hành chính, bộ phận xưởng). Thêm vào đó trình độ nhân viên của Công ty chưa cao, đa số nhân viên đều đã lớn tuổi nên việc tiếp cận ERP khó khăn. Một số nhân viên của Công ty thể hiện sự chống đối thẳng thắn do sự động chạm về mặt quyền lợi khi triển khai ERP. - Đối tác triển khai: Do đặc điểm quản lý của Công ty khác với các doanh nghiệp khác nên Công ty lựa chọn Fast là đối tác cung cấp ERP do phần mềm của Fast có thể tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý của Công ty chứ không phải là chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế. - Chi phí: Đây là một dự án với chi phí lớn nên được bàn bạc rất nhiều dẫn tới tốn thời gian và bị ảnh hưởng bởi sự trượt giá. Ngoài những nhân tố nêu trên, tại Vissan còn có một số vấn đề ảnh hưởng việc triển khai ERP: - Quản lý khách hàng: trong Vissan có 2 phòng kinh doanh chính là phòng kinh doanh thực phẩm tươi sống và phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, 2 phòng này có cách đặt mã khách hàng khách nhau điều này dẫn khi một khách GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 13 hàng mua cả hai loại mặt hàng thì sẽ có hai mã khác nhau, tạo ra khó khăn trong việc theo dõi công nợ, quản lý mỗi quan hệ khách hàng (khuyễn mãi, quà tặng…). - Quản lý máy móc, hàng tồn kho: do mỗi bộ phận kho xưởng trong công ty có cách quản lý máy móc riêng nên các phòng ban như kế toán, kế hoạch không thể theo dõi được chính xác số lượng hàng tồn kho, số lượng máy móc, công cụ dụng cụ tại toàn Công ty. - Quản lý nhà cung cấp: Vissan có nhiều nhà cung cấp từ nhiều nơi khác nhau nhưng việc theo dõi chất lượng các sản phẩm lại chủ yếu được ghi nhận trên excel, điều này làm chậm tốc độ báo cáo, khó quản lý được các nhà phân phối của Công ty. - Theo dõi công nợ, dự báo tài chính: như đã trình bày ở trên, việc quản lý mã khách hàng có nhiều bất cập dẫn đến việc theo dõi công nợ cũng rất khó khăn, nếu khách hàng thanh toán tiền mà không thông báo rõ là thanh toán cho hóa đơn nào thì phòng kế toán cũng không thể xác định được. Điều này dẫn tới sự khó khăn trong quản trị mối quan hệ khách hàng, khó khăn trong báo cáo số liệu và không thể sử dụng các số liệu để đưa ra các dự báo chính xác. 3.2.3 Mô hình nguyên nhân kết quả tại Vissan: Nhân viên ERP yếu tố vĩ mô Kinh tế Công nghệ yếu tố vi mô Khách hàng Đối thủ Nhà cung cấp yếu tố nội bộ Đặc điểm Công ty Lãnh đạo Quy mô Công ty Cơ sở hạ tầng Đối tác Chi phí Các nhân tố khác GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 14 CHƢƠNG 4: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ERP TẠI VISSAN 4.1 Các giải pháp 4.1.1 Cơ chế quản lý Để tăng tính linh hoạt trong việc triển khai dự án, Công ty cần xin cơ chế tự chủ từ Công ty mẹ: trong việc triển khai ERP Công ty được toàn quyền quyết định không cần xin ý kiến từ Công ty mẹ, Công ty được sử dụng lợi nhuận sau thuế và quỹ khoa học Công nghệ để thực hiện dự án. 4.1.2 Lập ban dự án Do ban giám đốc có nhiều công việc để giải quyết cho nên không thể trực tiếp điều hành dự án, giải quyết mâu thuẫn nên cần lập ra một ban dự án ERP. Trưởng ban dự án sẽ báo cáo trực tiếp với giám đốc, có quyền tuyển dụng thêm thành viên để phục vụ dự án, có quyền lực để giải quyết mâu thuẫn giữa các phòng ban trong việc triển khai ERP, các thành viên trong ban dự án sẽ lấy từ các phòng ủng hộ như kế toán, kinh doanh. Các thành viên trong ban dự án là các những nhân viên có trình độ, nhiệt tình ủng hộ dự án ERP. Có chế độ đãi ngộ tăng thêm với các thành viên ban dự án (thưởng bằng tiền, hiện vật, tuyên dương). 4.1.3 Tuyên truyền Tuyên truyền các lợi ích của ERP, đưa ra viễn cảnh tốt đẹp của Công ty trong đó có luôn các quyền lợi và lợi ích đối với các nhân viên trong Công ty để thu hút sự ủng hộ của nhân viên. Đưa các nhân viên đi thăm các doanh nghiệp đã triển khai thành công ERP để cho họ thấy được rõ các lợi ích mà ERP mang lại. 4.1.4 Đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển nhân viên Do đặc điểm Công ty tuyển dụng chủ yếu qua quen biết nên việc sa thải nhân viên là rất khó, việc sa thải sẽ gây đụng chạm tới các mối quan hệ trong và ngoài Công ty do đó khi triển khai ERP phương án sa thải các nhân viên chống đối là điều không thể nên Công ty cần đưa ra phương án luân chuyển. Các nhân viên có năng lực, ủng hộ dự án thì cần có biện pháp đào tạo để họ làm nhân tố nòng cốt ứng dụng ERP trong bộ phận của họ. Đối với các nhân viên chống đối và không thể thuyết phục có thể chuyển họ về các bộ phận ít sử dụng ERP như hành chính, lưu trữ. Ngoài ra do trình độ nhân viên Vissan chưa cao nên chưa thể quản lý được GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 15 ERP do đó cần tuyển dụng các nhân viên giỏi, đã có kinh nghiệm trong việc sử dụng và quản lý phần mềm ERP để hỗ trợ cho dự án. 4.1.5 Chia nhỏ dự án ERP là một dự án lớn cho nên việc ứng dụng đồng thời rất khó khăn do đó dự án này nên chia nhỏ ra thành từng giai đoạn. - Giai đoạn 1(2014-2016): triển khai ERP tại thành phố Hồ Chí Minh và tại các phòng ban kế toán, kinh doanh, tổ chức. - Giai đoạn 2 (2016-2017): triển khai tại các phòng ban còn lại tại thành phố Hồ Chí Minh và mở rộng ra các chi nhánh trong thành phố. - Giai đoạn 3(2017-2018): triển khai ERP tại các chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, Long An. - Giai đoạn 4 (2018-2020): triển khai ERP tại toàn bộ Công ty Vissan. 4.1.6 Đầu tƣ cơ sở hạ tầng, chuẩn hóa dữ liệu: Đây là việc rất quan trọng để có thể triển khai thành công ERP, Công ty phải chuẩn hóa lại mã khách hàng, mã sản phẩm, máy móc để quản lý. Đồng thời Công ty phải đầu tư thêm hệ thống máy chủ phục vụ cho việc lưu trữ thông tin đồng bộ trong toàn Công ty. 4.1.7 Khen thƣởng Trong quá trình dự án diễn ra Công ty cần có sự khen thưởng để động viên tinh thần các nhân viên tích cự tham gia dự án, qua việc khen thưởng này cũng làm cho các nhân viên khác có động lực để noi theo. Việc khen thưởng phải rõ ràng, có thang đo cụ thể tránh việc ganh ghét đó kỵ do sự khác nhau trong tưởng thưởng. 4.2 Các động lực và kháng cự khi triển khai dự án ERP 4.2.1 Các kháng cự khi triển khai dự án ERP Mặc dù sự thay đổi chắc chắn sẽ xảy ra nhưng trong tổ chức vẫn xuất hiện những sự kháng cự chống lại sự thay đổi này. Hai nhân tố chính xuất hiện sự kháng cự: sự kháng cự của cá nhân và sự kháng cự của tổ chức  Sự kháng cự của cá nhân: - Ảnh hưởng quyền lợi: khi triển khai dự án sẽ dẫn tới sự xáo trộn trong Công việc và vị trí do đó các cá nhân lo sợ bị ảnh hưởng tới quyền lợi hiện tại sẽ chống đối lại việc triển khai dự án. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 16 - Học tập mới: việc triển khai dự án mới đòi hỏi sự học tập các kiến thức mới, đây là một thách thức không nhỏ đối với nhiều nhân viên đặc biệt là các nhân viên lớn tuổi, họ đã quen với cách làm việc cũ nên ngại thay đổi dẫn tới chống đối việc triển khai ERP. - Mối quan hệ đồng nghiệp: Khi triển khai ERP sẽ động chạm tới quyền lợi cá nhân của nhiều người do đó sẽ dẫn tới sự sứt mẻ tình đồng nghiệp trong tổ chức, điều này cản trở việc ứng dụng ERP tại Vissan.  Sự kháng cự của tổ chức: - Sự thay đổi về quyền lợi và quyền lực giữa các phòng ban: khi triển khai ERP sẽ làm cân bằng quyền lực giữa các bộ phận điều này sẽ làm cho các bộ phận đang có quyền lực lớn không hài lòng. - Sức ỳ của tổ chức: do quy mô của Công ty lớn nên việc thay đổi sẽ rất khó khăn và mất thời gian, thêm vào đó là khi triển khai ERP sẽ thay đổi một phần trong cơ cấu tổ chức dẫn tới sự chống đối của các bộ phận bị cắt giảm hay bị suy giảm quyền lực. 4.2.2 Động lực thay đổi: - Do yêu cầu cấp thiết của thương trường: trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt hiện nay, nếu Công ty không nhanh chóng triển khai ứng dụng ERP để nâng cao hiệu quản quản lý, quản trị được mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng thì Công ty sẽ sớm bị các đối thủ cạnh tranh chiếm lĩnh mất thị phần. - Sự quyết tâm cao của đội ngũ lãnh đạo: các nhà lãnh đạo luôn mong muốn Công ty hoạt động hiệu quả, mở rộng thị trường, cắt giảm các chi phí không cần thiết, muốn như vậy thì đội ngũ lãnh đạo phải nắm bắt được tính hình hoạt động một cách cụ thể và kịp thời do đó ban lãnh đạo rất quyết tâm triển khai ERP tại Vissan. - Sự ủng hộ của các bộ phận trong Công ty: các bộ phận, phòng ban trong Công ty mong muốn triển khai ERP do ứng dụng này sẽ giúp giảm tải Công việc, nâng cao năng suất làm việc, và họ nhìn thấy viễn cảnh của sự phát triển của Công ty trong đó có họ. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 17 KẾT LUẬN Để có thể thành công trong việc triển khai ứng dụng ERP tại Vissan đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí nhưng đó là một vấn để cấp thiết cần phải thực hiện. Trong quá trình thực hiện sẽ xuất hiện nhiều yếu tố ủng hộ cũng như kháng cự nhưng nêu Công ty biết vận dụng khéo léo nhiều biện pháp cùng với sự quyết tâm cao của ban lãnh đạo thì dự án sẽ thành công và mang lại hiệu quả to lớn cho Vissan trong hiện tại và tương lại. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Lương Ngọc Linh | Trang 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Slide bài giảng Thay Đổi và Phát Triển Tổ Chức, TS. Trương Thị Lan Anh. - Dữ liệu công ty VISSAN.