Tiểu luận Ứng dụng ERP tại công ty Vissan theo quan điểm cá nhân

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC  QUẢN TRỊ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Tiểu luận: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN THEO QUAN ĐIỂM CÁ NHÂN GVHD: TS. Trƣơng Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang MSSV: 7701221719 Nhóm Nhỏ Dễ Thƣơng – QTKD - Đêm 2 TP.HCM, tháng 05/2014 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 1 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân MỤC LỤC Chƣơng 1: PHẦN MỞ ĐẦU…………………………………………………………………..…………..3 1.1. Lý do chọn đề tài..................................................................................................................... 3 1.2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................................... 3 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................................... 3 1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................................................ 4 1.5. Kết cấu đề tài .......................................................................................................................... 4 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT........................................................................................................... 5 2.1. Khái niệm ERP ....................................................................................................................... 5 2.2. Vai trò của ERP ...................................................................................................................... 5 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả .................................................... 9 2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán .................................................................................................... 9 2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả ....................................................................................... 12 Chƣơng 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN ..................................................................... 14 3.1. Giới thiệu công ty VISSAN ................................................................................................... 14 3.1.1. Tổng quan về Công ty VISSAN ...................................................................................... 14 3.1.2. Ngành nghề kinh doanh ................................................................................................ 15 3.1.3. Phương hướng tương lai ............................................................................................... 15 3.1.4. Phương thức hoạt động ................................................................................................. 16 3.2. Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN ..................................... 16 3.2.1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN ............................. 16 3.2.2. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP .......................................................... 18 3.3. Giải pháp thúc đẩy triển khai phần mềm ............................................................................ 20 3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại VISSAN ............................................................................ 22 3.4.1. Cơ chế quản lý và các cấp lãnh đạo của công ty ............................................................ 22 3.4.2. Xây dựng đội nhóm thực hiện dự án .............................................................................. 23 3.4.3. Xác định phạm vi triển khai ........................................................................................... 23 3.4.4. Triển khai đến từng bộ phận, phòng ban. ...................................................................... 23 3.4.5. Quản trị nguồn nhân sự................................................................................................. 23 3.4.6. Động viên, khen thưởng, đánh giá, điều chỉnh .............................................................. 23 3.5. Phân tích động lực và kháng cự sự thay đổi triển khai phần mềm ERP............................. 24 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 2 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 3.5.1. Những cản trở đối với sự thay đổi .................................................................................. 24 3.5.2. Động lực cho sự thay đổi ............................................................................................... 25 KẾT LUẬN ………………………………………………………………………………………………………………………………………………25 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 3 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân Chƣơng 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1. Lý do chọn đề tài Đối với Việt Nam chung và các tổ chức, doanh nghiệp nói riêng đã từng trải qua những sự thay đổi nhanh chóng, cơ bản quyết liệt và đầy kịch tính, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP (Enterprise Resources Planning) đã trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Việc ứng dụng các giải pháp ERP với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp. Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, tại Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt. Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán. Tuy nhiên, việc đổi mới công nghệ tại Công ty VISSAN gặp rất nhiều khó khăn, nhiều rào cản ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ triển khai và không đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý. Đề tài “Ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN” đã được nhóm trình bày. Tôi xin đưa ra các chuẩn đoán, phân tích và đề xuất giải pháp thích hợp trong việc ứng dụng ERP Công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân của riêng mình. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Kiến nghị giải pháp trong việc ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN. 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng phân tích của nghiên cứu là việc sử dụng phần mềm tại VISSAN. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 4 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân Phạm vi nghiên cứu là ứng dụng ERP tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc tại VISSAN. 1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu, thu thập tài liệu thông qua các nguồn sách, báo, các báo cáo hội thảo về việc ứng dụng ERP tại Việt Nam. Các báo cáo về việc sử dụng phần mềm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc tại VISSAN. Dựa trên tham vấn ý kiến của các nhà quản lý phòng ban để đưa ra giải pháp ứng dụng ERP tại VISSAN. 1.5. Kết cấu đề tài Bài nghiên cứu được trình bày thông qua các nội dung chính như sau: - Giới thiệu vấn đề và cơ sở lý thuyết. - Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm tại công ty. Từ đó đề xuất những biện pháp nhằm thúc đẩy triển khai phần mềm ERP tại công ty theo quan điểm cá nhân. - Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi theo góc nhìn cá nhân. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 5 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Khái niệm ERP ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. 2.2. Vai trò của ERP ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning. Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao. Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau. Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM. Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:  MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.  MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 6 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân  ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.  ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau. ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán. Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, Nhà quản lý vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp một cách nhanh GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 7 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân chóng mà không phải chờ đợi các bộ phận gửi báo cáo trong một thời gian dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ.Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình. Một số vai trò cơ bản của ERP như sau: Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 8 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này. Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam). Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập. Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 9 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên sẽ hài lòng hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn. Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,… 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả 2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán Khái niệm chẩn đoán tổ chức Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. Cung cấp thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động cho các can thiệp OD. Đây là đặc tính khác biệt và rõ ràng của một dự án OD so với các dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước khi can thiệp => Thay đổi có hoạch định Mục đích của chẩn đoán Problem-solving approach: Xác định các nguyên nhân của những vấn đề cần giải quyết. Giống như bác sĩ chẩn đoán bệnh (Clinical diagnosis) Positive approach (AI): Xác định các thế mạnh giúp vươn tới tầm nhìn của tổ chức. Xem tổ chức là hệ thống mở (opensystem) Xác định ranh giới của tổ chức => mức độ kiểm soát được của dự án OD Nhận dạng các bộ phận của hệ thống (subsystems) => giảm bớt sự phức tạp của hệ thống lớn Xác định các yếu tố môi trường tác động Xác định các tương tác hệ thống Phân tích vấn đề GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 10 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân Đầu ra của việc chẩn đoán (outputs): vấn đề cần cải thiện, điểm yếu cần khắc phục, điểm mạnh cần phát huy Đề xuất căn cứ từ chẩn đoán  Mô hình (model) hay khung hướng dẫn (framework) thay đổi giúp có cái nhìn hệ thống, kiểm tra các tiêu chí thay đổi, bảo đảm không bị sơ sót  Các can thiệp (interventions) cần thiết để phát triển tổ chức Các vấn đề nghiên cứu trong OD liên quan đến chẩn đoán tổ chức Sự phát triển của các mô hình chẩn đoán (development of organizational diagnostic models); Việc lựa chọn quy trình và phương pháp thu thập thông tin trong chẩn đoán (the choice of procedures and methods for data collecting in diagnosis); Phương pháp và kỹ thuật xử lý dữ liệu và kết luận (methods and techniques of data processing and making conclusions) Đối tượng chẩn đoán Hai khía cạnh cơ bản nhất của tổ chức: • Khía cạnh “cứng” (hard, formal): cấu trúc tổ chức và hệ thống • Khía cạnh “mềm” (soft, informal): con người và hành vi của họ đối với người khác Cân bằng giữa 2 khía cạnh này khi chẩn đoán để tránh sai lệch Các cấp độ chẩn đoán: 3 cấp độ: Tổ chức, Nhóm, Cá nhân Có thể thực hiện ở một cấp độ hoặc cả ba cấp độ Thường thì chẩn đoán ở cấp độ cá nhân sẽ đi sau cấp độ tổ chức hoặc nhóm GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 11 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân Mô hình chẩn đoán ở cấp độ tổ chức Mô hình chẩn đoán ở cấp độ nhóm khung phân – mô nay mô trên tuy nhiên 3 mô sau: Mô “The six-box Model”: Weisbord đã nhận dạng được 6 mảng trọng yếu mà một tổ chức muốn thành công thì phải bảo đảm thực hiện đúng cách. Theo ông, nhà tư vấn OD phải chú ý đến cả các khía cạnh chính thức và phi chính thức của từng mảng. Mô 7S của McKinsey: là mô hình do Tom Peters và Robert Waterman, nhân GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 12 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân viên của tổ chức tư vấn McKinsey và Company phát triển vào những năm đầu của thập niên 80. Theo đó, ý tưởng chính của mô hình là có 7 yếu tố nội tại trong một tổ chức cần phải được dung hòa để tổ chức hoạt động thành công. Mô xương được thiết kế để nhận biết những mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Nó thực hiện điều này bằng việc hướng dẫn thông qua một loạt các bước theo một cách có hệ thống để nhận biết những nguyên nhân thực tế hoặc tiềm ẩn mà có thể tạo ra một kết quả (đó có thể là một vấn đề khó khăn hoặc một cơ hội cải tiến). Nó cũng được biết đến như là Biểu đồ Ishikawa, là người đã nghĩ ra mô hình này. Với mục tiêu ban đầu, nhóm thực hiện đã sử dụng mô hình nguyên nhân – kết quả để áp dụng trong nghiên cứu này nhằm ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN. Cá nhân Tôi cũng đồng quan điểm chuẩn đoán với nhóm. 2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật trong công tác bảo dưỡng thiết bị, áp dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra hư hỏng và từ đó khắc phục triệt để tránh lặp lại hoặc làm giảm hậu quả sau này. Thông thường khi xảy ra một vấn đề thì nguyên nhân thường được đổ lỗi lòng vòng. Điều này gây ra sự mẫu thuẫn trong nội bộ, cũng như sự thiếu trung thực, đổ lỗi lẫn cho nhau dẫn tới việc mối quan hệ giữa các bên thất bại dẫn tới hoạt động hoặc dự án có thể bị đổ vỡ. Cách tốt nhất giải quyết việc này là cần xác định được nguyên nhân cốt lõi (root cause) của vấn đề thay vì chỉ quan sát bề ngoài của vấn đề (mà chúng ta gọi là hiện tượng). Cách thức mang tính hệ thống và có cơ cấu này người ta gọi là Root Cause Analysis. Có nhiều công cụ ứng dụng để phát triển Root Cause Analysis thì cách phổ biến nhất GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 13 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân được nhiều công ty sử dụng là mô hình 5 TẠI SAO? (5 WHY?). Cơ bản công cụ này được hiểu là việc sử dụng câu hỏi TẠI SAO nhiều lần cho đến khi tìm ra được yếu tố cốt lõi nhất (atomic-yếu tố hạt nhân) nhưng phải đảm bảo có thể xử lý được (actionable). Để mô hình hóa quy trình “5-WHY?” người ta áp dụng mô hình xương cá (Fishbone Diagram hay Ishikawa diagram). Biểu đồ xương cá (fishbone diagram) hay biểu đồ nguyên nhân – kết quả có tên gốc là phương pháp Ishikawa là 1 phương pháp nhằm nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp trong quản lý, lãnh đạo. Được xem là 1 trong 7 công cụ cơ bản của Quản lý chất lượng, bao gồm Histogram, ParetoChar, checksheet, control chart, Flowchart và scatter diagram, nó được gọi là xương cá vì biểu đồ này có hình dạng giống xương cá. Phân tích biểu đồ nhân quả giúp tổ chức hình dung xuyên suốt những nguyên nhân của một vấn đề, nó có thể bao gồm cả những nguyên nhân gốc rễ mà không phải chỉ là các hiện tượng. Phát triển các kế hoạch để xác nhận rằng những nguyên nhân tiềm ẩn là những nguyên nhân thực sự. Cung cấp cấu trúc cho nỗ lực xác định nguyên nhân. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 14 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân Chƣơng 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN 3.1. Giới thiệu công ty VISSAN 3.1.1. Tổng quan về Công ty VISSAN Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) là Công ty thành viên của Tổng Công ty Thương Mại Sài Gòn, được thành lập từ những ngày đầu giải phóng Miền Nam và thống nhất đất nước. Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản hoạt động trong lĩnh vực công nghệ giết mổ gia súc, đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh, cung cấp thịt tươi sống cho nhu cầu của nhân dân Thành phố trong thời kỳ nền kinh tế còn theo cơ chế bao cấp. Sau đó, Công ty đã tham gia xuất khẩu thịt đông lạnh sang thị trường Liên Xô và các nước Đông Âu chủ yếu là dưới hình thức Nghị định thư. Vào những năm cuối của thập niên 80 do tình hình chính trị và kinh tế trên thế giới có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến các hoạt động xuất khẩu đồng thời Đảng và Nhà nước có chủ trương chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, xóa bao cấp. Trong thời kỳ này để tồn tại và phát triển, phát huy vai trò chủ đạo của thành phần kinh tế Nhà nước, Công ty đã chủ động chuyển hướng sản xuất, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, lấy thị trường nội địa làm đòn bẩy phát triển, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng kênh phân phối, xây dựng chiến lược sản phẩm, giá cả phù hợp với thị hiếu và thu nhập của người dân. Do đó, sau khi chuyển sang cơ chế thị trường đến nay Công ty đã không ngừng phát triển về quy mô cũng như các lĩnh vực sản xuất. Trước đây, Công ty chỉ đơn thuần là giết mổ và phân phối thịt gia súc thì hiện nay, Công ty mở rộng sang các ngành chế biến thực phẩm, rau quả, chăn nuôi, đầu tư tài chính, xây dựng thành công thương hiệu “ VISSAN”, tạo được uy tín lớn trên thị trường thực phẩm tươi sống và chế biến, là một trong những đơn vị chế biến thực phẩm hàng đầu trên cả nước. Một số sản phẩm chế biến đã được xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Châu Á… Mặc dù số lượng còn ít tuy nhiên đây là thị trường tiềm năng, Công ty sẽ tập trung đầu tư trong thời gian sắp tới nhất là thị trường Việt Nam và sẽ tham gia với các tổ chức kinh tế thế giới và khu vực. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 15 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 3.1.2. Ngành nghề kinh doanh Hoạt động của công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm thịt heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp theo công nghệ của Pháp, sản phẩm xúc xích thanh trùng theo công nghệ của Nhật Bản, sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp, trứng gà, vịt; kinh doanh các mặt hàng công nghệ phẩm và tiêu dùng khác; sản xuất kinh doanh heo giống, heo thịt, bò giống, bò thịt; sản xuất, kinh doanh thức ăn gia súc; dịch vụ kỹ thuật về chăn nuôi heo, bò; kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái cây, lương thực chế biến; sản xuất kinh doanh rau củ quả các loại, rau quả chế biến, các loại gia vị và hàng nông sản. Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, với doanh thu và thị phần chiếm lĩnh. VISSAN được xem như một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ngành súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước. 3.1.3. Phương hướng tương lai Với chiến lược mở rộng và phát triển không ngừng, trong thời gian tới công ty sẽ tiếp tục phát triển thị trường nội địa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường thế giới và sẵn sàng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước trong các lĩnh vực: Thương mại và phát triển xuất nhập khẩu. Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả; thực phẩm đóng hộp; thủy hải sản… Nhập khẩu và kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm chế biến. Sản xuất và kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt. Sản xuất, chế biến và kinh doanh thức ăn gia súc, các chế phẩm phục vụ chăn nuôi, dịch vụ, kỹ thuật về chăn nuôi heo. Định hướng tìm kiếm thị trường giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới trong đó đặc biệt chú trọng đến những thị trường tiềm năng như Campuchia, Lào, Myanmar và một GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 16 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân thị trường của đông đảo kiều bào tại Mỹ, châu Âu hết sức gắn bó với những sản phẩm mang hương vị của quê hương như chả giò, giò lụa, lạp xưởng… 3.1.4. Phương thức hoạt động Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác và quan tâm đến quyền lợi của đối tác kinh doanh. Công ty VISSAN là doanh nghiệp dẫn đầu trong việc cung cấp nhu cầu tiêu thụ thịt heo, trâu, bò và rau củ quả tại Thành phố Hồ Chí Minh. VISSAN đã xây dựng được một mạng lưới hệ thống phân phối bao gồm: Chi nhánh tại Thành phố Hà Nội, Chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng, các Cửa hàng Thực phẩm Quận, Cửa hàng Giới Thiệu Sản Phẩm, Siêu thị và đại lý phân phối rộng khắp cả nước. 3.2. Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN 3.2.1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn với quy trình quản lý phức tạp, nhiều quy trình. Công ty VISSAN từ lâu đã nhận thức được điều đó và cố gắng triển khai phần mềm tại Công ty. Năm 2009, Công ty triển khai phần mềm bán hàng Xman, bắt đầu đi vào sử dụng từ năm 2010 và đến nay phần mềm hoạt động tương đối ổn định áp dụng cho một số bộ phận phòng ban trong Công ty (Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh – các kho), toàn bộ hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty và của khối cửa hàng Quận – Trạm, các dữ liệu từ các cửa hàng có thể kết xuất về công ty để theo dõi. Tuy nhiên, do là phần mềm mới và chỉ phục vụ cho công tác bán hàng nên hiện nay Công ty vẫn còn sử dụng phần mềm ứng dụng cũ là Foxpro ở một số bộ phận để phục vụ cho công tác quản lý tài chính – kế toán. Ví dụ: Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh – các kho và Phòng Tài chính – kế toán. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 17 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, Công ty VISSAN đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt. Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán. Trong thời gian qua, Phòng TC-KT Công ty VISSAN vẫn sử dụng công cụ thủ công Excel là chủ yếu trong việc ghi chép, hạch toán và báo cáo tài chính – kế toán. Điều này gây ra khó khăn trong quá trình thu thập, tổng hợp số liệu, lập các báo cáo nhanh về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty trình Ban Tổng Giám Đốc Công ty nhằm đưa ra những quyết định kịp thời. Mặt khác, việc kiểm tra dữ liệu kế toán, tổng hợp số liệu và làm báo cáo hợp nhất rất phức tạp gây ảnh hưởng đến tính kịp thời, chính xác, đầy đủ trong công tác kế toán. Cụ thể: Có sự chồng chéo công việc trong nhân viên giữa các Phòng ban hoặc trong cùng một Phòng ban, không có sự kế thừa dữ liệu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực; Kế toán thủ công, hay sử dụng excel thường mắc phải những sai sót trong quá trình tính toán hay hạch toán; Cần nhiều nhân lực trong công tác quản lý khi hệ thống Cửa hàng giới thiệu sản phẩm ngày càng mở rộng; Khó khăn trong việc kiểm soát và lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn; Khó quản lý Tiền - Hàng – Công nợ; Khả năng hỗ trợ ra quyết định, hoạch định thấp: không cập nhật kịp thời doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền theo từng Đơn vị trực thuộc cũng như toàn Công ty Bên cạnh đó, việc di dời khu vực Văn phòng Công ty đến Khu công nghiệp Tân Tạo, còn các xưởng sản xuất đến Long An sẽ triển khai trong thời gian tới. Vì thế, vấn đề liên kết thông tin giữa hai khu vực này cũng là một trong những vấn đề quan tâm hàng GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 18 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân đầu, Công ty dự kiến ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là các phần mềm quản lý mang tính nhất quán toàn bộ hệ thống, liên kết dữ liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban, Đơn vị ở hai khu vực này. Tuy nhiên, với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay và những vấn đề mang tính lịch sử để lại ví dụ như hệ thống phần cứng hiện có của Công ty chưa đủ đáp ứng, trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn thấp và bảo mật thông tin sau khi triển khai thì ứng dụng công nghệ thông tin không phải là vấn đề có thể thực hiện một cách nhanh chóng mà cần có thời gian cũng như kế hoạch cụ thể để triển khai. 3.2.2. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP 3.2.2.1. Đặc điểm môi trường Sự hỗ trợ từ bên ngoài: Công ty VISSAN là công ty 100% vốn nhà nước nên chịu sức ép về các thủ tục hành chính nặng nề, phải trải qua quá nhiều cấp phê duyệt khi muốn triển khai ứng dụng từ khâu lựa chọn nhà cung cấp đến khâu thương thảo hợp đồng và ngay cả quá trình ứng dụng. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ dự án trong khi chủ trương là phải triển khai nhanh. Sự mâu thuẫn này làm dự án phải chạy GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 19 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân theo tiến độ và ít quan tâm đến chất lượng, hiệu quả của dự án mang lại => Không có sự hỗ trợ từ phía cơ quan cấp trên mà còn gây sức ép không nhỏ về mặt thời gian Sức ép cạnh tranh: như đã trình bày ở trên, công ty ngày càng mở rộng kinh doanh thì việc cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Đối thủ luôn ứng dụng những công nghệ mới nhất trong khâu quản lý buộc công ty phải cố gắng ứng dụng ERP để quản trị hệ thống đồng bộ, tránh việc cập nhật thông tin không kịp thời, ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh Các liên kết theo chiều ngang: Nhà cung cấp và khách hàng luôn đòi hỏi phải cập nhật số liệu, đối chiếu kịp thời trong khâu thanh toán. Mặt khác, việc ký hợp đồng với các đại lý cũng đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ hơn, tránh việc lạm dụng, chồng chéo các chính sách bán hàng của công ty. 3.2.2.2. Đặc điểm của tổ chức Sự ủng hộ của lãnh đạo: Mặc dù Ban lãnh đạo công ty nhất trí chủ trương trong việc triển khai ERP, tuy nhiên công việc quá nhiều khiến họ không theo sát được quá trình triển khai dự án, chỉ định kỳ nghe nhân viên báo cáo => gây khó khăn rất nhiều vì việc ứng dụng ERP đòi hỏi sự thay đổi cả một hệ thống, qui trình tác nghiệp của các phòng ban, không có ban lãnh đạo chủ trì giải quyết các mâu thuẫn thì khó có thể thống nhất => ảnh hưởng đến tiến độ dự án Quy mô công ty: Công ty VISSAN đi vào hoạt động hơn 40 năm với quy mô phát triển ngày càng lớn trong khâu kinh doanh, nhưng khâu quản lý còn lỏng lẻo, không đáp ứng yêu cầu, quản lý theo kiểu mỗi khâu tự quản, không nhất quán. Khi triển khai ERP, một phần do năng lực của đơn vị triển khai còn hạn chế, một phần do quy mô quản lý của công ty quá phức tạp làm tốn rất nhiều thời gian để giải quyết từng sự việc, đặc biệt là khi đề cập đến qui tắc đặt mã, liên kết dữ liệu giữa các phòng ban. Chuyên gia công nghệ thông tin: Công ty đã lựa chọn, cân nhắc để chọn đơn vị triển khai. Nhưng bản thân nội tại trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn yếu kém gây nhiều khó khăn khi triển khai: đơn vị triển khai phải giải thích nhiều lần mà vẫn không hiểu các thao tác sử dụng. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 20 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân Thái độ nhân viên: Đa phần nhân viên tại Công ty do quen biết nên được tuyền dụng, hầu hết đều là nhân viên lớn tuổi, ít chịu thay đổi, nhất là đối với việc ứng dụng các công nghệ thông tin. Họ thờ ơ, hoặc chống đối rất nhiều trong quá trình triển khai 3.2.2.3. Đặc điểm của đổi mới Chi phí: triển khai ERP tốn chi phí rất lớn khiến ban lãnh đạo phải cân nhắc rất kỹ khi quyết định thực hiện. Đến khi triển khai lại phát sinh quá nhiều chi phí tăng thêm, cộng thêm các thủ tục hành chính phê duyệt khó khăn, gây chậm tiến độ dự án. Lợi ích liên quan: Khi thay đổi tức là ảnh hưởng tới quyền lợi, quyền hạn của một số cá nhân trong công ty. Họ ngấm ngầm hoặc chống đối công khai quá trình ứng dụng ERP, đồng thời tạo nên làn sóng lây lan cho những người đang lưỡng lự, chưa quyết tâm triển khai. Cuối cùng hậu quả là người làm thì ít mà người “phá” thì nhiều. Sự phức tạp: Ứng dụng công nghệ mới vào một mô hình quản lý lạc hậu, lỏng lẽo, chồng chéo và có quy mô lớn là điều không hề dễ dàng và đó là một trong những khó khăn chính mà công ty VISSAN đang gặp phải. 3.3. Giải pháp thúc đẩy triển khai phần mềm Tuy gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình triển khai hệ thống ERP theo những nguyên nhân được chẩn đoán như trên, nhưng Công ty VISSAN buộc phải triển khai ERP để đáp ứng tính cấp bách, yêu cầu về mặt quản lý: Giai đoạn đầu: tập trung vào các bộ phận quan trọng, bộ phận nào cấp bách thì cho tiến hành hoạt động trước. Các bộ phận không được quan tâm, chú trọng thì cần phải lôi kéo họ vào hoạt động thay đổi này. Kiểm soát thông tin khách hàng: Tiến hành thống nhất mã khách hàng trên toàn hệ thống. Với những mã khách hàng khác nhau do hai phòng kinh doanh thực phẩm tươi sống và kinh doanh thực phẩm chế biến tự quản lý và tự đặt mã mới bởi hai phần mềm khác nhau, theo đó xuất hiện trường hợp 1 khách hàng mà có tới 2 mã khách, kết quả là đã tạo sự rối loạn rất lớn trong khâu quản lý như công nợ, thanh toán. Phải có sự phối hợp với phòng IT để mã hóa các mã khách hàng, sản phẩm…Khi ứng dụng GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 21 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân ERP, dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, tuy nhiên vẫn phải phân quyền theo cấp quản lý, việc theo dõi công nợ và thanh toán được dễ dàng hơn. Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban, các cấp có liên quan nhằm đẩy nhanh quá trình thay đổi và ứng dụng ERP vào công ty. Qui trình tác nghiệp bên khâu sản xuất và quản lý kho sử dụng phần mềm Foxpro và Access, mặt khác hai phòng kinh doanh sử dụng phần mềm Xman – một phần mềm bán hàng dành riêng cho khối bán hàng. Việc cung cấp hàng cho khách vì thế cũng bị ảnh hưởng. Nếu tích hợp được ERP, mọi vấn đề sẽ được giải quyết khi số liệu đồng nhất. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án từ giai đoạn đầu cho đến giai đoạn cuối cùng. Ở khâu đầu vào, công ty thu mua nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, ngay cả kiểm tra chất lượng cũng nên nhập liệu vào hệ thống để theo dõi chất lượng nguồn cung ứng, nhưng hiện nay, bộ phận KCS theo dõi thủ công bằng Excel, định kỳ lập các báo cáo để trình ban lãnh đạo. Do đó, việc theo dõi chất lượng các nguồn cung ứng không kịp thời khi ban lãnh đạo muốn muốn đưa ra các quyết định. Do đó, ERP là giải pháp hữu hiệu trong trường hợp này. Kiểm soát thông tin tài chính: Từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra, số liệu rời rạc nên việc kiểm soát tài chính, lên các báo cáo kế toán trở nên cực kỳ phức tạp. ERP được tích hợp sẽ tự động hóa lên các báo cáo tài chính, tiết kiệm được thời gian lập báo cáo, bộ phận tài chính sẽ có nhiều thời gian để kiểm soát các vấn đề liên quan đến công tác quản lý tài chính – kế toán. Kiểm soát lượng tồn kho: Tồn kho của công ty VISSAN là rất lớn, nhất là các nguyên liệu như bột mì, dè cá, thịt heo… các nguyên liệu này đặc thù có lượng hao hụt rất lớn khi tồn trữ và phải tồn trữ, bảo quản ở nhiệt độ thích hợp. Nhưng hiện tại do không có phần mềm nên việc kiểm soát số liệu xuất nhập tồn bằng Excel nên rất dễ dẫn đến sai sót, đồng thời cũng không đáp ứng được yêu cầu về mặt quản lý hạn sử dụng, quản lý theo lô… ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 22 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập. Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Với số lượng nhân viên trên 4000 người, việc tính toán lương, thưởng, theo dõi chấm công đã rất mất nhiều thời gian của Phòng tổ chức nhân sự, không quan tâm nhiều đến đời sống, tâm lý và phát triển nhân viên. Công ty VISSAN đồng thời còn quản lý số lượng nhân viên thời vụ, mậu dịch viên rất lớn với tính chất biến động không nhỏ. Việc không có phần mềm đã ảnh hưởng rất lớn đến công tác nhân sự. ERP sẽ giúp tính lương, thưởng, chấm công tự động hóa, đồng thời có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,… 3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại VISSAN 3.4.1. Cơ chế quản lý và các cấp lãnh đạo của công ty Do Công ty VISSAN là một công ty nhà nước nên cơ chế quản lý cần phải có sự đồng tình từ Tổng công ty, tuy nhiên, công ty trong các năm qua đều có nguồn lợi nhuận lớn nên ngân sách để thực hiện dự án sẽ lấy từ lợi nhuận và quỹ khoa học công nghệ của công ty, việc sử dụng lợi nhuận và các quỹ sẽ do Công ty tự quyết định không cần xin ý kiến từ Tổng Công ty. Việc này sẽ giúp Công ty có thể thực hiện những dự án, những sự thay đổi nhanh chóng, tránh được rủi ro về sự ngăn cản từ Tổng Công ty. Ban lãnh đạo công ty cần trao quyền và lập ra một ban dự án đổi mới và áp dụng ERP, ban này có quyền về điều động nhân sự, tài chính => giải quyết được các mâu thuẫn giữa các phòng ban. Ban này chỉ dưới quyền của giám đốc Công ty, báo cáo trực tiếp với giám đốc, trưởng ban có quyền ngang với một phó giám đốc. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 23 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân 3.4.2. Xây dựng đội nhóm thực hiện dự án Ngoài ban dự án công ty nên xây dựng các đội nhóm riêng trực thuộc các phòng ban nhưng chịu sự quản lý và báo cáo công việc cho ban dự án. Đây là một việc làm rất khó, cần phải có sự phê chuẩn và đồng ý của ban tổng. Các thành viên trong đội nhóm cần có mối liên kết chặt chẽ và có sự thống nhất cao. 3.4.3. Xác định phạm vi triển khai Nếu ERP được triển khai tại tất cả phòng ban, chi nhánh của Công ty thì sẽ tốn chi phí rất cao do đó để giảm chi phí có thể triển khai tại TP.HCM do đây là thị trường chính, nhiều áp lực cạnh tranh và áp lực từ nhà cung cấp do đó cần đổi mới kịp thời. 3.4.4. Triển khai đến từng bộ phận, phòng ban. Do ERP là một ứng dụng lớn nếu triển khai cùng một lúc rất khó thành công do đó cần chia nhỏ ra thành từng phần để triển khai, qua đó đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm: Xác định bộ phận nào cần có ERP nhất, bộ phận nào đội ngũ nhân viện ủng hộ nhất, bộ phận nào có lãnh đạo tâm huyết với việc áp dụng nhất => triển khai ERP ở các bộ phận này thành công sẽ tạo tiền để để nhân rộng. 3.4.5. Quản trị nguồn nhân sự Công ty cần có cơ chế đào tạo thích hợp cho từng chức danh, bộ phận liên quan đến vấn đề cần thay đổi nhằm nâng cao trình độ, làm quen với phần mềm… Có sự luân chuyển sao cho phù hợp với từng người. Mặt khác công ty cũng cần tuyển dụng thêm nhân sự nếu cần thiết. Tiến hành khảo sát để có thể xác định thái độ nhân viên đối với việc sử dụng ERP. Từ đó đổi mới, tuyên truyền tính cấp thiết và các lợi ích của ERP đối với Công ty, có chính sách khen thưởng đối với các nhân viên tích cực học hỏi ủng hộ sự đổi mới. 3.4.6. Động viên, khen thưởng, đánh giá, điều chỉnh Công ty xác lập mục tiêu và đánh giá đúng người, đúng việc. Xây dựng hệ thống tưởng thưởng, đánh giá, điều chỉnh cho phù hợp. Cần có biện pháp động viên khen thưởng thích hợp với các cá nhân tích cực. Xây dựng các thang đo rõ ràng để đánh giá GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 24 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân hiệu quả của từng giai đoạn để tưởng thưởng kịp thời hoặc tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với thực tế của Công ty. 3.5. Phân tích động lực và kháng cự sự thay đổi triển khai phần mềm ERP 3.5.1. Những cản trở đối với sự thay đổi Đối với mỗi người, bất cứ sự thay đổi nào dù là không thể tránh khỏi, đều đe doạ sự cân bằng hiện có trong cuộc sống và đòi hỏi phải có sự điều chỉnh nhất định vể sức lực, về tâm lý và tình cảm… Trước mỗi sự thay đổi, mọi người thường có những phản ứng như: Sốc; Từ chối; Giận dữ; Ngạc nhiên; Nuối tiếc; Lẫn lộn; suy sụp; thỏa thuận; Chấp nhận. Những cản trở cá nhân: - Do không ý thức được việc cần phải thay đổi và lo sợ về những điều không biết, những công việc liên quan đến triển khai ERP. Sợ mất việc khi thay đổi. - Một số người không chắc chắn và tương lai. Một số người sợ thay đổi phải huấn luyện, đào tạo, họ không muốn mất thời gian và không có nỗ lực học tập. - Mặt khác do họ đã hài lòng với hiện tại nên không muốn sự thay đổi, đặc biệt Sự chống đối của nhân viên lớn tuổi, làm việc lâu năm và ngại làm việc theo cách mới đặc biệt là công nghệ mới - Thay đổi có thể phá vỡ những những mối quan hệ tốt. Những quan hệ xã hội này chính là những sợi dây vô hình luôn ràng buộc con người chống lại sự thay đổi. - Các nhà quản trị công ty sẽ gặp khó khăn trong việc thuyết phục, động viên nhân viên ủng hộ những thay đổi bởi vì tất cả còn ở phía trước, những kinh nghiệm của nhà quản trị chưa có đủ để có thể lôi cuốn, thuyết phục được họ. Những cản trở của tổ chức: - Những đe dọa đối với cấu trúc quyền lực: Con người sẽ hành động nếu họ được củng cố. Vì thế, người ít quyền lực sẽ bị ép để hành động theo những chỉ dẫn của người có quyền lực hơn. Những thay đổi như vậy thường tạo ra sự kháng cự từ các nhà quản trị ở các cấp liên quan. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Hoàng Hà Thùy Trang 25 Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN theo quan điểm cá nhân - Sợ bị quá tải công việc với trách nhiệm hiện tại. Do vậy, nó có xu hướng kháng cự lại sự thay đổi, một cấu trúc được thiết kế càng chặt thì sự kháng cự của nó với sự thay đổi càng mạnh. 3.5.2. Động lực cho sự thay đổi Từ những mục tiêu chung của Công ty: Công ty cần quyết định sự thay đổi cần thiết trong tổ chức. Từ đối thủ cạnh tranh: Những động thái từ đối thủ cạnh tranh như thêm sản phẩm mới, hạ gía sản phẩm, tăng cường các dịch vụ hỗ trợ,… là những nguyên nhân buộc nhà quản trị phải nghĩ đến việc thay đổi tổ chức của mình. Từ môi trường bên ngoài: Do có sự thay đổi trong hệ thống pháp lý, thay đổi về phía khách hàng như sự trung thành của khách hàng, ý kiến đóng góp của khách hàng, … cũng buộc các nhà quản trị quyết định sự thay đổi cần thiết. Theo xu hướng tất yếu công ty phải thay đổi cho phù hợp với quy trình sản xuất và quy trình làm việc sao cho phù hợp nhằm rút ngắn thời gian và chi phí, tự động hơn giúp giảm tải khối lượng công việc hiện tại, nâng cao năng suất lao động. Kết luận Các tổ chức luôn gắn liền với sự thay đổi nhưng không phải là tất cả các thay đổi đều giống nhau. Một số thay đổi có sự ảnh hưởng to lớn đối với con người và khó khăn hơn trong việc thực hiện so với một số thay đổi khác. Điều đầu tiên cần thay đổi là trong chính nhận thức và tư duy. Ứng dụng ERP tại VISSAN sẽ góp phần nâng cao quy trình làm việc, sản xuất, gia tăng lợi nhuận và giảm chi phí đáng kể.