Tìm hiểu công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may Minh Anh

ĐẶT VẤN ĐỀ Tính cấp thiết của đề tài Khi nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế tập chung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, cùng với hàng loạt chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nước làm cho nền kinh tế đã và đang chuyển biến một cách sâu sắc, toàn diện. Đất nước đang thay đổi từng ngày, từng giờ. Đóng góp không nhỏ vào sự thay đổi đó là sự phấn đấu không mệt mỏi của ngành công nghiệp, trong đó có công nghiệp sản xuất. Sản xuất công nghiệp sẽ trở thành mặt trận quyết định trong công cuộc đổi mới cơ cấu kinh tế hiện nay, nhất là trong điều kiện thực hiện nền kinh tế mở cửa hội nhập với nền kinh tế toàn cầu nhằm thu hút vốn đầu tư từ nước ngoài. Mặc dù nền kinh tế đã có sự đổi mới sâu sắc nhưng đời sống của đại đa số tầng lớp dân cư vẫn còn chưa cao. Ngoài các yếu tố về chất lượng, thẩm mỹ… thì giá cả sản phẩm vẫn là vấn đề chính mà họ quan tâm. Chính vì vậy doanh nghiệp (DN) cần phải quan tâm đến các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là các yếu tố đầu vào trong đó phải kể đến nguyên vật liệu (NVL). Vì NVL cấu thành nên thực thể sản phẩm, nó chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy chỉ cần có thay đổi nhỏ về số lượng, giá cả, chủng loại, chất lượng… cũng có tác động lớn đến chất lượng và giá thành sản phẩm từ đó ảnh hưởng tới lợi nhuận của DN. Vì vậy muốn cho hoạt động sản xuất diễn ra ổn định và liên tục thì trước hết phải đảm bảo cung cấp các loại NVL đầy đủ, kịp thời, đúng quy cách phẩm chất. Chính vì NVL có vai trò quan trọng như vậy nên công tác hạch toán và quản lý NVL là một trong những khâu quan trọng của công tác kế toán NVL trong DN, nó có ý nghĩa rất lớn để tiết kiệm chi phí đầu vào, giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Công ty TNHH May Minh Anh là đơn vị sản xuất sản phẩm may mặc phục vụ xuất khẩu. Công ty sử dụng nguồn NVL đầu vào rất đa dạng và phong phú về chủng loại, nhiều về số lượng. Do vậy công tác hạch toán NVL ở đơn vị rất quan trọng, nó đã giúp cho công ty quản lý tốt các vấn đề phát sinh liên quan đến thu mua, cung ứng, bảo quản và sử dụng NVL trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên việc sử dụng sổ sách, chứng từ kế toán liên quan đến vấn đề nhập - xuất - tồn, phế liệu vẫn còn nhiều bất cập nên công tác hạch toán NVL tại công ty chưa phản ánh kịp thời những vấn đề phát sinh liên quan đến NVL. Nhận thấy tầm quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất cũng như xuất phát từ tình hình thực tế tại công ty vì vậy trong thời gian thực tập tại công ty tôi đã quyết định chọn nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may Minh Anh”. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung Tìm hiểu công tác hạch toán NVL tại công ty, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý hiệu quả NVL tại công ty may Minh Anh. Mục tiêu cụ thể Tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác hạch toán NVL tại công ty may Minh Anh. So sánh giữa lý thuyết đã học và thực tế công tác hạch toán NVL diễn ra tại công ty Đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác hạch toán và quản lý NVL tại công TNHH may Minh Anh. Câu hỏi nghiên cứu j Công ty áp dụng chế độ kế toán và hình thức kế toán nào? k Công tác hạch toán NVL của công ty diễn ra như thế nào? Trình tự hạch toán ra sao? l Công ty sử dụng phương pháp gì để hạch toán? Sử dụng những loai chứng từ và sổ sách kế toán nào? m Có gì khác biệt giữa lý thuyết và thực tế công tác hạch toán NVL diễn ra tại công ty? n Những ưu và nhược điểm trong công tác hạch toán NVL tại công ty là gì? Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu Công tác hạch toán NVL tại công ty TNHH may Minh Anh. 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Tập chung chủ yếu vào công tác hạch toán NVL tại công ty. - Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại công ty TNHH may Minh Anh. - Phạm vi thời gian: Từ ngày 26/10/2009 đến 07/11/2009. ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH may Minh Anh là công ty TNHH hạch toán độc lập, chuyên sản xuất, mua bán các loại sản phẩm phục vụ ngành may mặc. SP chủ yếu của công ty là các loại quần áo xuất khẩu sang các nước thuộc khối EU như: Đức, Séc, Ba Lan, Tiệp Khắc.... Công ty TNHH may Minh Anh được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0502000077 do sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp ngày 24/04/2002. Tuy mới chỉ bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 5 năm 2002 nhưng đến nay đã tạo được uy tín trên thị trường quốc tế. Cho đến nay công ty vẫn không ngừng học hỏi kinh nghiệm nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và hệ thống quy trình SXSP. Tên công ty: Công ty TNHH may Minh Anh Trụ sở : Khu CN Phố Nối B - Nghĩa Hiệp - Yên Mỹ - Hưng Yên SĐT: (03216)273007 Fax: 03213972569 MST: 0900195432 Số tài khoản: 4661037000115H tại NH Đầu tư và phát triển Hưng Yên. Sản phẩm của công ty đã có uy tín và thương hiệu trên thị trường quốc tế, đặc biệt đã chiếm lĩnh được thị trường EU - một thị trường đòi hỏi có sự cạnh tranh khốc liệt về giá cả, mẫu mã, thời trang và công dụng của SP. Với đội ngũ kỹ sư có trình độ làm ở phòng kỹ thuật, phòng cơ điện đảm nhiệm công việc phù hợp với chuyên môn, đội ngũ công nhân kỹ thuật đều được qua đào tạo nghề. Kết quả sản lượng hàng SX hàng năm tăng lên đáng kể: năm 2006 đạt 90.000SP, năm 2007 đạt 112.000 SP và năm 2008 đạt 158.000 SP. Quy mô sản xuất ngày càng mở rộng, đến nay công ty đã có hơn 1.200 công nhân. Đội ngũ quản lý trực tiếp như quản đốc phân xưởng, tổ trưởng, tổ phó, KCS đều được đào tạo qua thực tế kiểm nghiệm. Ban lãnh đạo công ty là những người có trình độ từ đại học trở lên. Riêng bộ máy kế toán là những người đã có kinh nghiệm và trình độ, có sự nhiệt tình trong công việc. Bộ máy quản lý được tinh giản gọn nhẹ nhưng hoạt động hiệu quả. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ Cùng vời quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào SX. Công ty TNHH may Minh Anh đã xây dựng một chương trình quản lý quy trình công nghệ bằng hệ thống phần mềm, tăng sự nhạy bén, chính xác, tiết kiệm. Xuất phát từ đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của công ty thực hiện ở các phân xưởng khép kín. Mỗi phòng, phân xưởng có chức năng nhiệm vụ khác nhau. Sau khi có đơn đặt hàng: - Phòng kế hoạch: Xây dựng lệnh sản xuất - Phòng kỹ thuật: Viết quy trình về truyền SX, may mẫu, duyệt mẫu, giác sơ đồ, xây dựng định mức SP. - Phòng kế toán: Kế toán NVL cân đối, kiểm tra đồng loạt NVL chuẩn bị cho SX - Phân xưởng cắt: Cắt theo sơ đồ do phòng KT cung cấp - Phân xưởng may: Hoàn thiện SP - KCS: Kiểm tra chất lượng SP Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất sản phẩm Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phân xưởng cắt Phân xưởng may KCS Đóng gói Đơn đặt hàng Nhập kho thành phẩm 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH may Minh Anh là một doanh nghiệp độc lập về mọi mặt. Hiện nay bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu chế độ một thủ trưởng và các phòng ban trực thuộc quản lý SX. v Giám đốc: Là người đứng đầu có quyền hành cao nhất, quyết định và chịu trách nhiệm trước cơ quan có thẩm quyền, là người quản lý chung, trực tiếp quản lý các phòng ban. v Phó giám đốc: Là người được giám đốc giao trọng trách quán xuyến, giám sát, đốc thúc kiểm tra mọi hoạt động của phòng ban, cũng như mọi hoạt động sx. v Phòng hành chính: có trách nhiệm điều hành cơ cấu tổ chức lao động. Bố trí công nhân viên trong công ty ở những vị trí công việc một cách hợp lý v Phòng kế toán: Giúp việc cho giám đốc về công tác kế toán - tài chính của DN, thống kê và thông tin kinh tế nội bộ DN v Phòng Xuất nhập khẩu: Làm nhiệm vụ giao dịch, thăm dò thị trường, giới thiệu SP và chịu trách nhiệm về số hàng đã bán. v Phòng KCS: Làm nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm. v Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kỹ thuật: Viết truyền sản xuất, may mẫu, xây dựng định mức tiêu hao NVL. v Phòng y tế: Tham gia chăm sóc sức khỏe cán bộ công nhân viên và người lao động trong công ty. v Tổ may và tổ cắt: Trực tiếp tham gia sản xuất SP. Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH may Minh Anh Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kỹ thuật Phòng KCS Phòng XNK Phòng KE Phòng Y tế Phòng HC 1 tổ cắt 17 tổ may (Nguồn: Phòng hành chính công ty TNHH may Minh Anh) 2.1.4. Tình hình cơ bản của công ty a. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty TS và NV là những yếu tố quan trọng không thể thiếu được trong mỗi công ty, nó là tiền đề vật chất quyết định tới quá trình hình thành và phát triển của công ty. Qua bảng ta thấy tình hình tổng TS và NV của công ty qua 2 năm có xu hướng giảm nhẹ giảm 0,63% tương đương 530.933.078đ nguyên nhân chủ yếu là do nguồn vốn bị khách hàng chiếm dụng trong năm 2007 lớn hơn 2008 hơn 12 tỷ đ, nâng tổng TSNH của 2007 tăng 2,34% so với 2008. Tuy nhiên tình hình TS và NV của công ty khá ổn định và ít biến động. Bảng 1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2007 – 2008 ĐVT: VN đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh 08/07 % TÀI SẢN I. TSNH 65.128.650.137 63.675.267.870 97,76 -1.453.382.267 II. TSDH 19.713.804.158 20.636.253.347 104.67 922.449.189 Tổng TS 84.842.454.295 84.311.521.217 99,37 -530.933.078 NGUỒN VỐN I. NPT 51.761.513.100 50.262.337.105 97,10 -1.499.175.995 II VCSH 33.080.941.195 34.049.184.112 102,92 968.242.917 Tổng NV 84.842.454.295 84.311.521.217 99,37 -530.933.078 (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) b. Kết quả hoạt động sxkd của công ty Bảng 2: Kết quả hoạt động SXKD của công ty qua 2 năm 2007 - 2008 Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 So sánh 08/07 % 1. DT 1000đ 80.370.321 98.860.108 123 18.489.787 2. LNKE trước thuế 1000đ 1.118.174 1.243.597 111,21 125.423 3. Thuế TNDN phải nộp 1000đ 103.431 106.399 102,87 2.968 4. LN sau thuế 1000đ 1.014.743 1.137.198 112,07 122.455 5. Số lao động người 1.187 1.200 101,09 13 6. TN bình quân 1000đ/ng/th 2.100 2.243 - 143 (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) Nhìn chung KQSXKD của công ty trong 2 năm gần đây đạt kết quả khá khả quan, điều đó được thể hiện thông qua tăng DT, tăng LNKE trước thuế kéo theo đó tăng số thuế TNDN phải nộp cho nhà nước. LN sau thuế cũng tăng 12,07% tương đương 122,455triệu đ của năm 2008 so với 2007. Quy mô công ty ngày càng mở rộng, số lượng công người lao động ngày càng tăng đồng thời với nó là thu nhập bình quân của người lao động được cải thiện tăng 143.000đ/ng/tháng. Đây chính là một trong những biện pháp giữ chân và khuyến khích người lao động làm việc tại công ty và thể hiện được xu thế ngày càng lớn mạnh của công ty. 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán Xuất phát từ vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động SXKD của DN nói riêng và trong quản lý nói chung. Công ty TNHH may Minh Anh luôn chú trọng đến khâu tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học và hợp lý. Trên cơ sở chế độ hiện hành về tổ chức công tác kế toán và căn cứ vào đặc điểm SX công ty tổ chức thực hiện bộ máy KE theo mô hình KE tập trung áp dụng hình thức sổ sách kế toán “ Nhật ký chứng từ”, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp “kê khai thường xuyên”, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính giá NVL xuất kho theo phương pháp “nhập trước xuất trước”, tính giá thành SP theo phương pháp giản đơn. Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty TNHH may Minh Anh KE trưởng KE vật tư, tính GTSP KE lương, TSCĐ KE thanh toán công nợ Thủ quỹ, KE TM, TGNH (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Luồng thông tin tác nghiệp Qua mô hình trên ta thấy rằng kế toán công ty TNHH may Minh Anh gồm: ü Kế toán trưởng: Nhiệm vụ tổ chức chung công tác hạch toán, kế toán của công ty, là người tham mưu, giúp việc đắc lực cho giám đốc. Điều hành giám sát hoạt động của bộ máy KE, tài chính của công ty, XĐKQSXKD, lập BCTC theo từng kỳ. ü KE vật tư, tính GTSP: Quản lý theo dõi hạch toán các kho: NVL, công cụ lao động. Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, chất lượng, giá trị vật tư, hàng hoá, công cụ lao động có trong kho, mua vào, bán ra, xuất sử dụng. Tập hợp chi phí sản xuất, xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành SP. ü KE lương, BHXH, TSCĐ: Hạch toán lương, các khoản trích theo lương. Hạch toán TSCĐ: nguyên giá, trích khấu hao, giá trị còn lại… ü KE thanh toán công nợ: Chuyên theo dõi về tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả của công ty. ü Thủ quỹ: Có trách nhiệm bảo quản giữ gìn tiền mặt không để hư hỏng rách nát và mất mát xảy ra. Chịu trách nhiệm thu chi tiền. ü KETM,TGNH: Chuyên theo dõi các khoản liên quan tới TM và TG tại NH. 2.2. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập số liệu - Phương pháp xử lý số liệu - Phương pháp phân tích số liệu KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Đặc điểm và tình hình thu mua NVL tại công ty Đặc điểm tổ chức SX của công ty theo đơn đặt hàng, vì vậy chủng loại sản phẩm rất phong phú kéo theo đó là sự phong phú, đa dạng của NVL. Vì công ty sản xuất chỉ phục vụ xuất khẩu không tiêu thụ trong thị trường nội địa nên yêu cầu về chất lượng, mẫu mã chủng loại khá khắt khe. Sau khi có đơn đặt hàng phía đối tác gửi mẫu cho phía công ty, yêu cầu SX đúng mẫu mã, chủng loại, chất lượng và sử dụng đúng các NVL phía đối tác yêu cầu, công ty bắt đầu khai thác, tìm kiếm NVL ngoài thị trường. Chủ yếu nguồn NVL được nhập khẩu từ nước ngoài: Trung Quốc, Ấn Độ, Đức… ngoài ra một số loại NVL có sẵn trong nước công ty tiến hành thu mua chủ yếu của các tổ chức kinh tế, các DN chứ không mua hàng trôi nổi trên thị trường vì không đảm bảo chất lượng. Công ty thường đặt mua hàng của một số doanh nghiệp quen thuộc như: công ty SX ViNa, công ty liên doanh Coaspp… Để đảm bảo đáp ứng được các đơn đặt hàng thì ngay từ khâu tìm kiếm, thu mua cần được quan tâm và vai trò của công tác hạch toán NVL tại công ty càng được thể hiện rõ. Phân loại và tính giá NVL tại công ty . Phân loại Do nguồn NVL đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã nên trước khi nhập kho KE vật tư của công ty tiến hành phân loại để dễ hạch toán, quản lý, bảo quản, sử dụng. - Vật liệu: Bao gồm tất cả các loai vải: Vải YI25, vải HuLon, vải YE60, vải lót các loại… - Phụ liệu: là các loại đi kèm như: cúc, chỉ các loại, mex, chun, túi PE, nhãn HDSP… - Phụ tùng thay thế: kim, dây curoa... - Phế liệu: Những vật liệu, phụ liệu thừa trong quá trình SX. Công ty hiện có hai kho bảo quản kho vật liệu và kho phụ liệu do vậy sau khi tiến hành phân loại, kiểm tra thì làm thủ tục nhập kho. Do sản xuất theo đơn đặt hàng nên nhu cầu sử dụng các loại vật liệu và phụ liệu thường đi kèm. Chính vì vậy công ty đã bố trí hai kho này ở cạnh nhau và gần xưởng sản xuất tiện cho việc quản lý, bảo quản và sử dụng. 3.2.2. Tính giá a. Giá nhập kho Công ty phải mua ngoài hầu hết các NVL từ hai nguồn trong nước hoặc nhập khẩu, do vậy việc xác định giá nhập kho của các NVL này cũng khác nhau. Đối với NVL mua của các đơn vị trong nước: Giá nhập kho = Giá mua + chi phí (nếu có) VD: Theo HĐVAT ngày 01/09/2009 HĐ số 0087128 Giá 1mét vải thành phẩm YI 25: 88%polyestel, 12%spandex:60’’ là 26.323đồng Số lượng nhập là 27.000m Giá trị: 27.000 x 26.323 = 710.721.000đ Thuế VAT 10%: 71.072.100đ Tổng cộng: 781.793.100 Do đó trên phòng KE sẽ ghi nhận: Nợ TK152: 710.721.000 Nợ TK133: 71.072.100 Có TK 111: 781.793.100 Đối với NVL nhập khẩu: Giá nhập = SL x ĐG + thuế nhập khẩu + chi phí (nếu có) VD: Ngày 21/09/2009 công ty có nhập khẩu 1lô hàng cúc 4 chi tiết 2 lỗ từ Ấn Độ với số lượng 18.000chiếc với đơn giá 0,062USD/chiếc, thuế NK 10%, VAT 10%, tỷ giá ghi nhận nợ là 1USD = 17.800 VNđ. Tổng GTNVL nhập kho = (0,062x17.800x18.000) + 19.864.800x10% = 21.851.280đ Trên phòng KE ghi nhận a) Nợ TK152: 21.851.280 Có TK 333.3: 1.986.480 Có TK 331: 19.864.800 b) Nợ TK133: 2.185.128 Có TK 333.12: 2.185.128 b. Giá xuất kho Giá xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, do vậy mỗi lần xuất cần căn cứ vào giá của lần nhập được tính cho lần xuất đó. Giá trị NVL xuất dùng = Số lượng xuất dùng x đơn giá Hạch toán NVL tại công ty Công tác quản lý và sử dụng NVL đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn theo từng loại, từng nhóm vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng, để đáp ứng yêu cầu đó công ty đã tổ chức hạch toán NVL. Sổ kế toán sử dụng: Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ gồm các sổ nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ KE chi tiết, tổng hợp...Trong quá trình hạch toán công ty có sử dụng một số chứng từ: - HĐ VAT - Biên bản kiểm nghiêm - Phiếu NK, phiếu XK - Biên bản kiểm kê và một số chứng từ khác có liên quan 3.3.1. Công tác nhập, xuất NVL 3.3.1.1. Công tác nhập kho NVL Sau khi xác định được NVL nhập kho, thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: HĐVAT à Biên bản kiểm nghiệm à phiếu nhập kho HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 01 tháng 09 năm 2009 Mẫu số 01/GTKT-3LL KH/2009B 0087128 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Sản xuất ViNa Địa chỉ: số 69 Phan Thanh - Quận 5 - Thành phố HCM Số tài khoản: 4661037000118H Điện thoại: MS: 0200116272 Họ tên người mua: Chị Hoa Tên đơn vị: Công ty TNHH may Minh Anh Địa chỉ: Khu CN Phố Nối B - Nghĩa Hiệp - Yên Mỹ - Hưng Yên Số tài khoản: 4661037000115H Hình thức thanh toán : TM MS: 0900195432 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Vải thành phẩm YI 25: 88% polyestel, 12% spandex: 60'' mét 27.000 26.323 710.721.000 Cộng tiền hàng:…………………………………………….. 710.721.000 VND Thuế suất GTGT: 10%……………………………………… 71.072.100 VND Tổng cộng tiền thanh toán:………………………………….781.793.100 VND Số tiền bằng chữ: Bẩy trăm tám mươi mốt triệu, bẩy trăm chín ba nghìn một trăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) Khi hàng về kế toán vật tư một người, kho một người cùng với bên bán kiểm kiệm nhập kho vải (chi tiềt từng mẫu). Căn cứ vào hóa đơn và số lượng kiểm tra thực tế, kế toán vật tư lập một biên bản xác nhận. Căn cứ vào hóa đơn số 0087128 và biên bản xác nhận, KE vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho. Kẹp giấy than viết 03 liên, khi đầy đủ thủ tục KE vật tư tách thủ kho 1 liên, 1 liên KE vật tư kẹp cùng hóa đơn để hạch toán, còn một liên giữ lưu tập cuống và KE vật tư giữ. CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc = = = = –¯— = = = = BIÊN BẢN XÁC NHẬN Hôm nay, ngày 02 tháng 09 năm 2009 tại Công ty TNHH may Minh Anh chúng tôi gồm: 1- Bà Nguyễn Hải Linh: Kế toán vật tư công ty may Minh Anh 2- Bà Nguyễn Ngọc Thủy: Thủ kho công ty may Minh Anh 3- Ông Nguyễn Văn Hải: Người giao hàng Cùng nhau xác nhận số lượng hàng thực tế đã nhập của hóa đơn số 0087128 ngày 01/09/2009 của Công ty sản xuất ViNa. Số lượng vải thành phẩm VI25: 88% polyestes, 12% spandex: 60'' Thực nhập là 27.000 mét (Hai bảy nghìn) đủ so với hóa đơn bên ký xác nhận là đúng. Người bán Thủ kho Kế toán vật tư (ký,ghi rõ họ, tên) (ký,ghi rõ họ, tên) (ký,ghi rõ họ, tên) (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) Đơn vị:……….. Bộ phận:……… Mẫu số: 01 – VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 09 năm 2009 Nợ: TK152, TK133 Số: 0189 Có: TK111 - Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hải - Công ty sản xuất ViNa - Theo HĐ số 0087128 ngày 01/09/2009 của Công ty sản xuất ViNa - Nhập tại kho: Công ty may Minh Anh STT Tên, nhãn hiệu, quy cách VT, SP, HH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải thành phẩm YI25: 88%polyestes, 125 mẫu Black 01KK mét 27.000 27.000 26.323 710.721.000 Cộng 27.000 27.000 710.721.000 Cộng thành tiền bằng chữ: Bẩy trăm mười triệu bẩy trăm hai mốt nghìn đồng. Ngày nhập 02/ 09/2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) 3.3.1.2. Công tác xuất kho NVL PHIẾU XUẤT KHO Ngày 02 tháng 09 năm 2009 Nợ: TK621 Số: 0132 Có: TK152 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Hoài - Tổ trưởng Bộ phận: Tổ cắt Lý do xuất: Xuất để sản xuất hàng H9/6MA Loại vải: Vải TP YI25 STT Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 1 0174 2/09/09 Xuất vải YI25 để sản xuất mã hàng H9/6MA: áo khoác nữ mét 9.500 26.323 250.068.500 Cộng 9.500 250.068.500 Cộng thành tiền bằng chữ: Hai trăm năm mươi triệu không trăm sáu mươi tám nghìn năm trăm đồng. Ngày 02 tháng 09 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc = = = = –¯— = = = = LỆNH XUẤT HÀNG Hôm nay, ngày 03 tháng 09 năm 2009 Căn cứ vào lệnh sản xuất số 45/2009 và phiếu xuất kho số 0132 ngày 02/09/2009. Phòng kế hoạch công ty quyết định xuất kho NVL để sản xuất mã hàng H9/6MA với số lượng 5000sp. Vậy đề nghị phòng kỹ thuật, tổ cắt, tổ may, kho NVL và các bộ phận liên quan chuẩn bị đồng bộ mẫu mã, NVL sản xuất. Kế hoạch công ty Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Khi xuất kho NVL cho sản xuất thì trình tự hạch toán như khi có kế hoạch sản xuất một hay nhiều loại sản phẩm từ ban chỉ đạo sx công ty. Bộ phận kế hoạch nên kế hoạch sản xuất, cân đối NVL, chuẩn bị nhân lực sau đó làm lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất được chuẩn bị trước từ 25-30 ngày đưa xuống phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật viết truyền sản xuất, may mẫu và tính định mức NVL đưa lên ban lãnh đạo công ty để ký duyệt. Kế toán vật tư dựa vào lệnh sản xuất, bảng định mức NVL để tính toán viết phiếu xuất kho cho sản xuất. Sau đó phiếu XK được chuyển đến các bộ phận liên quan để chờ lệnh xuất hàng. Sau khi có lệnh xuất hàng các bộ phận tiến hành lĩnh NVL về theo phiếu xuất kho để tiến hành sản xuất, đồng thời phối hợp với các bộ phận liên quan cùng sản xuất theo lệnh xuất hàng. 3.3.2. Kế toán chi tiết NVL Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song nên việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện đồng thời ở phòng KE và kho. Để theo dõi tình hình biến động từng loại NVL công ty mở tài khoản cấp 2: TK152.1: Vật liệu TK152.2: Phụ liệu TK152.3: Phụ tùng thay thế * Tại kho thủ kho căn cứ vào phiếu NK, phiếu XK, tiến hành phân loại, hạch toán và ghi chép riêng cho từng loại NVL, mỗi loại NVL có một thẻ kho riêng và cuối tháng thủ kho tổng hợp và giao cho KE vật tư đối chiếu. Thủ kho chỉ theo dõi biến động về mặt số lượng. THẺ KHO Ngày lập 01/09/2009 Loại hàng: Vải chính YI 25 Số tờ 01 Đơn vị tính: mét (m) STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn Đầu tháng 09/2009 0 1 0189 2/09 Nhập vải TP YI 25 # Black 27.000 2 0132 2/09 Xuất SX H9/6 MA 9.500 3 0174 10/09 Xuất SX ZZ05M/6H 4.666 Cộng tháng 09/2009 27.000 14.166 12.834 Thủ trưởng đơn vị Kế toán vật tư Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) * Tại phòng KE căn cứ vào các HĐ VAT, phiếu NK, biên bản xác nhận, các PX kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại cụ thể sau đó cuối tháng lấy số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết của từng loại NVL để ghi vào bảng kê tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn NVL. Ví dụ căn cứ vào HĐ 0087128, phiếu NK số 0189, biên bản xác nhận, PX0132 và PX0174 kế toán mở sổ chi tiết vật tư 152 chi tiết cho vải TP YI25. Sau đó cuối tháng lấy số liệu tổng hợp trên sổ chi tiết vải TP YI25 để ghi vào bảng kê tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn NVL. Đối với tất cả các loại NVL khác cũng hạch toán tương tự như đối với vật liệu vải TP YI25. Căn cứ vào bảng 4 bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn NVL có thể thấy tổng hợp tình hình NVL tại công ty. Trong tháng 9 do công ty nhận được nhiều đơn đặt hàng sản xuất trong tháng 9 và tháng 10 do vậy bộ phận cung ứng vật tư đã tìm kiếm và mua nhập kho rất nhiều loại NVL để chuẩn bị cho kế hoạch sản xuất trong tháng và tháng tới. Chính vì thế giá trị NVL tồn kho cuối tháng tương đối lớn. Đây chính là một phần vốn lưu động của công ty. Bảng 3: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 09/2009 Mặt hàng: Vải YI 25 ĐVT: mét/đồng Ngày Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tháng 09/2009 0 02/09 0189 Nhập vải YI25 27.000 26.323 710.721.000 02/09 0132 Xuất SX H9/6MA 9.500 26.323 250.068.500 10/09 0174 Xuất SX ZZ05M/6H 4.666 26.323 122.823.118 30/09 Cộng tháng 09/2009 27.000 710.721.000 14.166 372.891.618 12.834 26.323 337.829.382 Bảng 4: BẢNG KÊ TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 09/2009 ĐVT: mét/đồng STT Tên vật tư Tồn Nhập Xuất Tồn SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 Vải YI 25 0 0 0 27.000 26.323 710.721.000 14.166 26.232 372.891.618 12.834 26.323 337.829.382 2 Vải Spandex 18.000 15.840 285.120.000 3.000 15.932 47.796.000 17.932 15.840 284.042.880 68 3.000 15.840 15.932 1.077.120 47.796.000 3 Vải nhãn Hulon 17.984 12.991 233.630.144 0 0 0 12.402 12.991 161.114.382 5.582 12.991 72.515.762 … … … … … … … … … … … … … … Tổng 1.064.352.010 7.060.739.200 1.366.502.977 6.758.588.238 (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) 3.3.3. KE tổng hợp NVL Công ty TNHH may Minh Anh là đơn vị chuyên sản xuất hàng may mặc xuất khẩu với quy mô lớn, NVL đa dạng nhiều chủng loại và nhập từ nhiều nguồn. Vì vậy để quản lý tốt công tác nhập, xuất NVL KE sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng ngày KE căn cứ vào các PNK, PXK để phản ánh tình hình tăng giảm NVL trong kho đồng thời mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp để theo dõi. * Đối với NVL nhập kho: Sau khi xác định được giá NK (căn cứ vào HĐVAT và các chứng từ liên quan đến các khoản chi phí như vận chuyển, thu mua nếu có, biên bản xác nhận…) KE tiến hành định khoản và ghi chép vào các sổ sách có liên quan: VD: Căn cứ vào HĐGTGT 0076354 và phiếu NK số 0201 ngày 20/09/2009 nhập kho vải #44377 của công ty Hualon Việt Nam, đã thanh toán ngay bằng TM KE ghi: Nợ TK152: 29.518.200 Nợ TK133: 2.951.820 Có TK111: 32.470.020 Đồng thời phản ánh số liệu vào sổ chi tiết vải #44377 và NKCT có liên quan. Đối với các nghiệp vụ nhập kho NVL khác cũng làm tương tự cần xác định rõ hình thức thanh toán để định khoản vào các tài khoản liên quan sao cho hợp lý. * Đối với NVL xuất kho Vật liệu công ty xuất kho chủ yếu phục vụ sản xuất, ngoài ra cũng có một số ít NVL được xuất dùng cho lĩnh vực quản lý, tiêu thụ, sản xuất chung. Vì đặc thù riêng của ngành may mặc thì NVL được xuất đích danh cho sản phẩm nên mỗi khi xuất NVL cho sản xuất sản phẩm nào KE cần ghi chi tiết cho sản phẩm đó để tiện lập bảng phân bổ NVL tính vào giá thành sản phẩm. VD: Căn cứ vào PX 0132 ngày 02/09/2009 xuất vải YI25 cho sản xuất sp H9/6MA trị giá 250.068.500đ, KE tiến hành định khoản và ghi chép vào các sổ sách liên quan: Nợ TK621: 250.068.500 (H9/6MA) Có TK152.1: 250.068.500 Đối với các loại NVL khác cũng làm tương tự, cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu trên tất cả các sổ chi tiết về tình hình xuất dùng NVL cho sản xuất trực tiếp cho từng mã sản phẩm và là căn cứ để tính giá cho các sản phẩm sản xuất. Bảng 5: BẢNG TỔNG HỢP, PHÂN BỔ CHI PHÍ NVL XUẤT SX SẢN PHẨM Tháng 9/2009 Nợ TK 621 Có TK152 AJ04ZZ/6T 127.532.958 KKCN34/6H 163.466.400 JN05/6H 64.170.100 H9/6MA 312.763.300 KN043H/6T 315.813.540 ZZ05M/6H 150.121.872 QN3/78T 177.532.960 704/6H 54.301.880 Tổng 1.365.703.010 (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) Trong tháng 9 tại công ty NVL chủ yếu mua được thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc mua chịu của các nhà cung cấp do vậy các số liệu phản ánh tình hình nhập NVL được phản ánh chủ yếu trên NKCT số1 và NKCT số 5. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng sps nợ của TK152 trên 2NKCT này tiến hành ghi sổ cái TK152. Các nghiệp vụ liên quan đến xuất NVL của công ty số liệu tổng hợp chủ yếu được phản ánh trên NKCT số 7. Do đó cuối tháng xác định bảng phân bổ NVL sau đó số liệu trên bảng phân bổ được kế toán ghi vào bảng kê, từ bảng kê ghi vào NKCT số 7. Từ NKCT số 7 vào sổ cái các tài khoản 152. sổ cái TK152 PNK, PXK Thẻ Sổ chi tiết sổ tổng hợp bảng p.bổ bảng kê NKCT số7 Bảng 6: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 09/2009 Ngày Ghi có TK111 Ghi nợ các TK liên quan Tổng có TK 111 152 153 627 641 642 133 02/09 710.721.000 71.072.100 781.793.100 20/09 29.518.200 2.951.820 32.470.020 20/09 529.340 529.340 27/09 17.320.000 17.320.000 … … … … … … … … 740.239.200 17.849.340 74.023.920 832.112.460 Người lập Kế toán trưởng Bảng 7: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tháng 09/2009 TT Đơn vị hàng Số dư đầu kỳ Ghi có TK 331, ghi nợ các TK Ghi nợ TK 331 có TK liên quan Số dư cuối kỳ Nợ Có 152 133 627 cộng có TK331 Nợ có 1 Công ty SVViNa 150.300.000 396.000.000 39.600.000 435.600.000 585.900.000 2 Công ty LD Coaspp 9.259.000 925.900 10.184.900 10.184.900 3 Điện lực Hưng yên 2.948.182 29.481.818 32.430.000 32.430.000 … … … … … … … … … … … … … 3.250.950.000 6.320.500.000 530.240.000 37.920.000 6.888.660.000 10.139.610.000 Người lập Kế toán trưởng (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) Bảng 8: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tập hợp chi phí sản xuất trong doanh nghiệp Tháng 09/2009 TT Có TK 152 153 154 214 331 334 338 621 622 627 Các TK NKCT khác Tổng CP NợTK NKCT số 1 621 1.365.703.010 1.365.703.010 622 294.164.000 55.891.160 350.055.160 627 799.967 9.815.330 119.220.000 32.430.000 8.420.000 1.599.800 17.849.340 190.134.437 154 1.365.703.010 350.055.160 190.134.437 1.905.892.607 641 642 Cộng A 1.366.502.977 9.815.330 119.220.000 32.430.000 302.584.000 57.490.960 1.365.703.010 350.055.160 190.134.437 17.849.340 3.811.785.214 632 1.905.892.607 Cộng B 1.905.892.607 A+B 1.366.502.977 9.815.330 1.905.892.607 119.220.000 32.430.000 302.548.000 57.490.960 1.365.703.010 350.055.160 190.134.437 17.849.340 3.811.785.214 Người lập Kế toán trưởng (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) Từ việc tổ chức hạch toán tổng hợp nhập và xuất NVL ta có quá trình tổng hợp nhập xuất NVL của tháng 09/2009 theo sơ đồ sau: TK152 SD ĐK: 1.064.352.015 TK111 740.239.200 TK 331 6.320.500.000 TK 621 1.365.703.010 TK 627 799.967 SPS: 7.060.739.200 SD CK: 6.758.588.238 1.366.502.977 SỔ CÁI Tháng 09/2009 Tên TK: NVL Số hiệu:152 Số dư đầu năm ĐVT: Đồng Nợ Có Ghi có các TK, đối ứng với nợ TK này Tháng 1 Tháng … Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 NKCT1 (TK111) 740.239.200 NKCT5 (TK311) 6.320.500.000 Cộng SPS nợ 7.060.739.200 Tổng SPS có (NKCT7) 1.366.502.977 SD cuối tháng Nợ Có 1.064.352.015 0 6.758.588.238 0 (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) Cuối tháng KE tiến hành đối chiếu, kiểm tra SPS bên nợ và bên có của TK152 trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp, nếu có chênh lệch thì cần kiểm tra lại sửa chữa kịp thời. Số cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khóa sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT. Sơ đồ 4: Trình tự hạch toán NVL tại công ty TNHH may Minh Anh: Chứng từ KE: PX, PN, bảng pbổ… NKCT (1,5,7…) Sổ cái TK152 BCTC Sổ, thẻ KE chi tiết TK152,331… Bảng tổng hợp N- X- T TK152 Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.3.4. Quản lý NVL tại công ty 3.3.4.1. Kiểm kê NVL Do công ty có nhiều loại NVL nên cứ 1 tháng 1 lần công ty tiến hành kiểm kê kho, công ty có 2 kho vật tư nên đòi hỏi công tác kiểm kê phải thường xuyên đảm bảo phản ánh kịp thời tình hình thực tế giữa số liệu trên sổ sách và tại kho. Mặt khác do công ty sản xuất theo hợp đồng nên để đảm bảo tiến độ hợp đồng cần phải đáp ứng kịp thời nhu cầu về NVL do vậy cần hạn chế tới mức tối đa sự mất mát thiếu hụt NVL. Do vậy công tác kiểm kê tại công ty rất được coi trọng nhằm đảm uy tín của công ty trước những hợp đồng đã nhận. Cứ cuối tháng, thủ kho cùng KE tiến hành kiểm kê, căn cứ vào số dư trên sổ kế toán, thẻ kho và số thực tế kiểm kê khi kết thúc cuộc kiểm kê KE dựa vào phiếu kiểm kê để lập biên bản kiểm kê kho. Khi đã kiểm kê xong ở kho, phiếu kiểm kê được tập hợp thành quyển lưu trữ ở phòng KE và làm chứng từ ghi sổ, đồng thời làm căn cứ làm bảng tổng hợp kết quả kiểm kê gửi lên cấp trên. Bảng tổng hợp kết quả kiểm kê này được gửi mỗi tháng 1 lần giúp ban lãnh đạo công ty kịp thời đưa ra những biên pháp xử lý. UBND TỈNH HƯNG YÊN C«ng ty TNHH may Minh Anh ------------ Sè: 1100/6/BBKK-MA CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc ---------–¯—--------- BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO Căn cứ vào yêu cầu kiểm kê kho của ban lãnh đạo công ty Hôm nay ngày 30 tháng 09 năm 2009, chuúng tôi gồm có: Bà: Phạm Thị Quỳnh Hoa - Kế toán trưởng Bà: Nguyễn Thị Liễu - Kế toán vật tư Bà: Nguyễn Ngọc Thủy - Thủ kho Cùng tiến hành kiểm nhập kho vải như sau: Loại NVL: Vải 43377 Từ ngày 01/09/2009 đến ngày 30/09/2009 Từ phiếu nhập PN0143 đến PN0232 Từ phiếu xuất PX0114 đến PX0198 Kết quả: Số lượng tồn trên sổ: 32.200 mét Số lượng tồn trên thực tế: 32.200 mét Số lượng chênh lệch: không Nguyên nhân chênh lệch:………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………….... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán vật tư (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng KE công ty TNHH may Minh Anh) Mặc dù số lượng NVL rất nhiều nhưng do công tác kiểm kê diễn ra thường xuyên, vị trí 2 kho ở trong phạm vi công ty, được xây dựng kiên cố đảm bảo các điều kiện về bảo quản, an ninh nên việc thất thoát, hư hỏng cũng ít xảy ra. 3.3.4.2. Xây dựng định mức tiêu dùng NVL tại công ty Việc xây dựng định mức tiêu dùng NVL tại công ty TNHH may Minh Anh cũng rất được coi trọng, công ty đã giao trách nhiệm riêng cho phòng kỹ thuật chuyên lo về việc xây dựng định mức. Mỗi khi có đơn đặt hàng cùng với kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch xây dựng thì phòng kỹ thuật có nhiệm vụ viết truyền sản xuất, may mẫu và xây dựng định mức tiêu hao NVL. Do đặc thù của công ty là sản xuất nhiều mặt hàng theo các đơn đặt hàng do vậy đối với mỗi mặt hàng cần xây dựng một định mức riêng. Đó là căn cứ để KE vật tư tiến hành viết phiếu xuất kho và tính giá thành sản phẩm cũng như xây dựng kế hoạch thu mua NVL đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất. Mẫu :08/ ĐMNL/2008 Bảng 9: BẢNG KÊ ĐỊNH MỨC TIÊU HAO NGUYÊN VẬT LIỆU SẢN XUẤT CỦA MỘT ĐƠN VỊ SẢN PHẨM Doanh nghiệp : Công ty TNHH May Minh Anh. Mã Số doanh nghiệp : 0900195432 Hợp đồng xuất số : 01 MA- DVT/2005 Mã sản phẩm : H9/6MA Tên sản phẩm: ¸o kho¸c n÷ Đơn vị tính: chiếc SLSX: 5000 Tên Tên nguyên phụ liệu Mã NPL Đơn vị tính Định mức Tỷ lệ hao hụt (%) ĐM kể cả hao hụt Nguồn cung cấp 1 VảiYI25 SIVINA 57”58 mét 1,83 30 1,885 Trong nước 2 Chỉ may 40/2 5000 mét 175 2 178.5 Trong nước 3 Chun 2,5 cm mét 0,58 2 0,59 Trong nước 4 Nhãn HDSD chiếc 1 0 1 Trong nước 5 Nhãn cỡ chiếc 1 0 1 Trong nước 6 Túi PE chiếc 1 0 1 Trong nước 7 Mãc treo chiếc 1 0 1 Trong nước Hưng yên, ngày.01.tháng.09. năm 2009 Công chức hải quan kiểm tra, đối chiếu (Ký, đóng dấu) Hưng yên, ngày 01 tháng 09 năm 2009 Giám đốc (Ký, đóng dấu) NHẬN XÉT Cùng với quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, Công ty TNHH may Minh Anh đã xây dựng hệ thống sản xuất hiện đại bằng máy móc, thay thế cho lao động thủ công. Xác định được hướng đi của mình, công ty không ngừng học hỏi nâng cao trình độ về quản lý cũng như quy trình công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm. Bên cạnh chỉ tiêu chất lượng thì giá thành sản phẩm cũng là một điều đáng quan tâm.Ý thức được điều này ban lãnh đạo công ty đã chú ý đến vai trò tích cực của hạch toán kế toán trong công ty nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng. Trong quá trình tìm hiểu thực tiễn công tác hạch toán NVL tại công ty TNHH may Minh Anh, nhận thấy có những ưu và nhược điểm sau: 4.1. Ưu điểm - Các nhân viên trong phòng KE đều được học và áp dụng phần mềm kế toán một cách linh hoạt nên việc hạch toán NVL có nhiều thuận lợi. - Vận hành phần mềm kế toán nên việc in sổ sách, chứng từ đều được gọn gàng, sạch sẽ. - Sự quan tâm, động viên kịp thời của các cấp ban lãnh đạo công ty. - Việc áp dụng hình thức ghi sổ theo kiểu nhật ký chứng từ phù hợp với công ty vì có quy mô lớn, nghiệp vụ liên quan tới nhập xuất NVL nhiều. Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho phản ánh rất kịp thời biến động của NVL. Mặt khác hàng tháng công ty đều tiến hành kiểm kê vào ngày cuối tháng từ đó phát hiện những thiếu sót trong công tác quản lý, bảo quản, sử dụng NVL. - Tại công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song nên việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập - xuất - tồn kho NVL kịp thời, chính xác. 4.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm công tác hạch toán NVL tại công ty cũng tồn tại những nhược điểm sau: - Khối lượng công việc quá lớn, trong khi phòng KE chỉ có lăm người, tất cả công việc về tài chính, KE tập chung hết về phòng KE do vậy áp lực công việc rất lớn, khó có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ. - Với nhân viên kho (kế toán kho) đây là mốc rất quan trọng nếu làm tốt thì việc báo cáo, cân đối được NVL kịp thời và rất hiệu quả, nhưng vì công ty mới thành lập lên nhân viên ở đây thường là người chưa có trình độ và tay nghề ... nên nhiều khi chưa ý thức được trách nhiệm của mình, nên việc tập hợp số liệu phục vụ cho công tác kế toán cũng bị ảnh hưởng. - Việc áp dụng các chế độ chứng từ, sổ sách, phương pháp hạch toán NVL tại công ty cũng tồn tại một số nhược điểm như: Áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ đòi hỏi KE phải có trình độ nhất định, việc kê khai NVL còn trùng lặp về mặt số lượng giữa KE vật tư và thủ kho gây lãng phí, tốn thời gian, công sức. - Công ty chỉ tiến hành khai thác NVL ngoài thị trường sau khi có đơn dặt hàng do vậy việc đảm bảo tiến độ hợp đồng không chắc chắn do phụ thuộc vào khâu thu mua NVL. - Do công ty mới thành lập được 7năm nên công tác hạch toán KE nói chung và hạch toán NVL nói riêng còn tồn tại những khó khăn: kinh nghiệm của nhân viên, ý thức trách nhiệm… - Việc xây dựng kế hoạch sản xuất nhiều khi không chuẩn, nên việc nhập NVL về nhiều khi không kịp, dẫn đến việc sản xuất bị gián đoạn đã gây tổn thất cho công ty. Đây là nguyên nhân chính gây ra nhiều tổn thất cho công ty. - Việc phân loại NVL trong quá trình hạch toán còn chưa rõ ràng, cụ thể gây khó khăn cho công tác hạch toán, bảo quản và sử dụng. Nhìn chung công tác kế toán tại công ty nói chung và hạch toán NVL nói riêng đã phần nào phản ánh được kịp thời tình hình biến động cũng như cung cấp các thông tin phục vụ quản lý. Giữa lý thuyết đã học và thực tế diễn ra tại công ty cũng có sự phù hợp, tuy nhiên ở công ty cũng đã có một số cải biến phù hợp với tình hình của công ty. 4.3. Kiến nghị Xuất phát từ thực tiễn xin kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại công ty như sau:  Quản lý NVL theo mã Công ty cần phân loại rõ ràng hơn đối với các loại NVL, do hiện nay công ty chỉ phân loại NVL dựa vào công dụng thành phụ liệu, vật liệu…mà vẫn chưa sử dụng đến các chỉ tiêu về quy cách, thông số kỹ thuật nên đôi khi gặp khó khăn trong việc đối chiếu giữa kho và phòng KE. Mặt khác số lượng NVL khá lớn, việc quản lý tại kho gặp khó khăn trong khi chỉ có hai thủ kho đảm nhiệm việc quản lý một ở kho vật liệu và một ở kho phụ liệu, áp lực công việc khá lớn. Công ty cần đào tạo và tuyển dụng thêm một số nhân viên chuyên làm nhiệm vụ ở kho đảm bảo kịp thời, chính xác công việc quản lý. ‚ Xây dựng đội ngũ chuyên cung ứng NVL hoạt động hiệu quả Muốn cho hoạt động sản xuất diễn ra ổn định, thường xuyên đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng thì công ty cần phải chú trọng xây dựng đội ngũ chuyên cung ứng NVL hoạt động hiệu quả. Bởi lẽ công ty không mua NVL về dự trữ trước mà chỉ sau khi có đơn đặt hàng mới khai thác NVL ngoài thị trường vì vậy chỉ trong một thời gian ngắn nếu với một đội ngũ cung ứng vật tư hoạt động hiệu quả thì chắc chắn sẽ đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất tránh được tình trạng ứ đọng vốn trong việc dự trữ NVL. ƒ Tái sử dụng phế liệu Trong quá trình sản xuât các phế liệu sản phẩm hỏng tại công ty có số lượng không nhỏ, hiện nay tại công ty vẫn chưa có những biện pháp sử dụng hiệu quả những loại phế liệu như vải thừa, chỉ.. Do vậy trong thời gian tới công ty cần xây dựng các chính sách sử dụng cũng như tận thu các phế liệu nhằm tăng nguồn thu, giảm chi phí dẫn tới giảm giá thành sản phẩm nhằm tăng hiệu quả sản xuất. „ Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm Đặc thù của công ty chỉ sản xuất hàng xuất khẩu, không tiêu thụ ở thị trường nội địa, trong khi đó đây cũng là thị trường đầy tiềm năng mà lâu nay công ty chưa khai thác. Đặc biệt trong thời gian gần đây với các chính sách của chính phủ khuyến khích người Việt Nam tiêu dùng hàng Việt Nam. Do vậy nhân cơ hội này công ty hãy tích cực chủ động tìm kếm các đơn đặt hàng trong nước, bước đầu khai thác thị trường nội địa. … Xây dựng các phòng ban hoạt động hiệu quả Hoạt động sản xuất không chỉ diễn ra ở một phòng ban hay phân xưởng nào mà nó là sự phối hợp đồng bộ của toàn công ty. Do vậy hoạt động sản xuất muốn hiệu quả cần có sự chỉ đạo sản xuất từ cơ quan cấp trên, sự phối hợp nhịp nhàng của các tổ, đội sản xuất. Trong đó việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiện công tác hạch toán NVL nói riêng tại công ty là nhiệm vụ quan trọng và cần được tiến hành. Hy vọng rằng với những giải pháp trên kết hợp với những chính sách hợp lý của ban lãnh đạo công ty thì trong thời gian tới công ty sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Bộ máy kế toán sẽ phục vụ đắc lực hơn, công tác hạch toán NVL tại công ty sẽ ngày càng hoàn thiện hơn và thể hiện được vai trò vốn có của nó. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Các sổ sách, chứng từ, BCTC, các tài liệu liên quan tới đề tài của công ty TNHH may Minh Anh. 2. Tìm hiểu công tác hạch toán và quản lý NVL tại công ty cổ phần dệt may Sơn Nam / Luận văn tốt nghiệp đại học / Đặng Thu Huyền / Đại học Nông Nghiệp Hà Nội – 2009. 3. Tìm hiểu công tác hạch toán NVL ở công ty cổ phần may 19 / Luận văn tốt nghiệp đại học / Nguyễn Thị Nguyệt / Đại học Nông Nghiệp Hà Nội – 2007. 4. Giáo trình, sách báo và các tạp chí khác có liên quan tới đề tài. PHỤ LỤC Trong quá trình thực hiện đề tài tôi đã xây dựng bảng câu hỏi dựa vào đề cương đã lập trong thời gian chưa xuống địa điểm thực tập và sử dụng nó trong quá trình thực tập tại công ty TNHH may Minh Anh để thu thập thông tin hoàn thiện bài báo cáo. BẢNG CÂU HỎI TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY: Quá trình hình thành và phát triển của công ty Loại hình công ty? thành lập khi nào? số vốn điều lệ? lĩnh vực sản xuất, kinh doanh? Từ khi thành lập tới nay quá trình phát triển của công ty diễn ra ntn? 1 vài thành tựu của công ty trong những năm gần đây? Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ Hiện nay công ty áp dụng quy trình công nghệ của nước nào? quản lý quy trình công nghệ đó ntn? bằng phương tiện gì? Đặc điểm tổ chức sản xuất diễn ra ntn? gồm những ai tham gia? chức năng, nhiệm vụ của mỗi người trong việc tổ chức sản xuất là gì? 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý - Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu gi? gồm những ai? chức năng nhiệm vụ của mỗi người? - Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty? 1.4. Tình hình cơ bản của công ty (năm 2007, 2008) - Tình hình lao động? - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty? - Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh? 1.5. Tổ chức công tác kế toán - Công ty áp dụng chế độ KE nào? chứng từ KE sử dụng? chế độ sổ KE và hình thức KE áp dụng? - Sơ đồ tổ chức bộ máy KE? chức năng nhiệm vụ của mỗi người? II. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Tình hình thu mua NVL tại công ty Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng hay sản xuất hàng loạt? Mua NVL về dự trữ hay sau khi có đơn đặt hàng mói tìm kiếm khai thác ngoài thị trường? Nguồn mua NVL: nhập khẩu, mua trong nước của các DN, tổ chức kinh tế hay mua hàng trôi nổi trên thị trường? Phân loại và tính giá NVL Công ty có phân loại NVL trước khi nhập kho không? nếu có phân thành những loại nào? Công ty có bao nhiêu kho bảo quản? sau khi phân loại nhập kho bảo quản không? Giá nhập kho NVL được tính ntn? Giá xuất kho được áp dụng theo phương pháp nào? KE chi tiết NVL Hình thức KE nào công ty áp dụng? những loại chứng từ, sổ sách công ty sử dụng để hạch toán NVL? Công tác nhập kho NVL được diễn ra ntn? (xác định NVL nhập kho, giá ntn). Thủ tục nhập kho được tiến hành theo những bước nào? Các chứng từ KE đi kèm các bước? Công tác xuất kho NVL được diễn ra ntn? (xác định NVL xuất, giá ntn). Thủ tục xuất kho được tiến hành theo những bước nào? Các chứng từ KE đi kèm các bước? Hạch toán chi tiết NVL ntn? sử dụng phương pháp gì để hạch toán? ở kho và phòng KE theo dõi ntn? sử dụng những loại sổ sách KE nào? KE tổng hợp NVL tại công ty diễn ra ntn? Công ty có mở TK cấp 2 để theo dõi tình hình biến động của từng loại NVL không? KE tổng hợp nhập xuất NVL ntn? hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất NVL ntn? sử dụng những loại sổ sách nào? Sơ đồ trình tự hạch toán NVL tại công ty? Quản lý NVL tại công ty Công ty có tổ chức kiểm kê NVL không? nếu có bao nhiêu lâu 1 lần? Công ty có xây dựng định mức NVL không? nếu có xây dựng chung cho các sản phẩm hay cho từng sản phẩm? III. NHẬN XÉT Những ưu và nhược điểm trong công tác hạch toán NVL tại công ty là gì? Chế độ KE, sổ sách, chứng từ và hình thức KE áp dụng đã phù hợp chưa? Còn những hạn chế gì? Bộ máy KE, KE NVL có những thuận lợi và khó khăn gì? (tổ chức công tác KE, khối lượng công việc, trang thiết bị phục vụ công tác KE) Những ưu và nhược điểm trong công tác thu mua, bảo quản, sử dụng NVL? Liên hệ giữa lý thuyết đã học và thực tiễn để rút ra kết luận? MỤC LỤC V. TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………………..26 PHỤ LỤC …………………………………………………………………………...27 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài thu hoạch này ngoài sự có gắng, nỗ lực của bản thân, tôi còn nhận được sự giúp đỡ của các cá nhân, tập thể trong và ngoài trường. Trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô trong trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội, các thầy cô trong khoa KE&QTKD, các thầy cô trong đoàn thực tập giáo trình đã truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm trong quá trình học tập và đi thực tế. Để hoàn thành đề tài này tôi còn nhận được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty TNHH may Minh Anh, các phòng ban trong công ty. Đặc biệt là các cô, các chị trong phòng kế toán đã tạo điều kiện cho tôi tìm hiểu những kiến thức thực tế. Do thời gian đi thực tế không nhiều và kiến thức của bản thân còn hạn chế do vậy không tránh khỏi những thiếu sót. Vậy kính mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, bè bạn để đợt thực tập tới đạt kết quả cao hơn. Xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày 09 tháng 11 năm 2009 Sinh viên Nguyễn Thị Ngọc