Tìm hiểu hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng xuất khẩu của công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất khẩu Hải Phòng

h nghiệp nhà nước thoát khỏi bờ vực phá sản do kinh doanh không hiệu quả. Mặc dù tạo gănhs nặng không nhỏ cho công ty nhưng công ty vẫn hoàn thành được những mục tiêu đề ra. Thực hiện chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, công ty đã được chuyển đổi thành công ty cổ phần theo quyết định số 2281/QĐ- UBND ngày 30/09/2005. Công ty lấy tên là Công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất khẩu Hải Phòng. Việc cổ phần hoá giúp tăng tinh thần trách nhiệm của người lao động, cải thiện hiệu quả sử dụng vốn, tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Suốt gần 10 năm cố gắng nỗ lực xây dưnhj và phát triển từ những điều kiện sản xuất hết sức nghèo nàn, công ty ngày nay đã trở thành 1 cơ sơ sản xuất kinh doanh lớn, luôn hoàn thành tốt các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, có thiết bị máy móc hiện đại. Hơn nữa đội ngũ cán bbộ công nhân viên được quan tâm đầu tư nâng cao tay nghề trình dộ chuyên môn kỹ thuật, từ đó đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu phát triển sản xuất của công ty. 1.3 Nghành nghề kinh doanh. Theo giấy chứng nhận kinh doanh số 020300176 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp lần đầu ngày 14/10/2005, thì nghành nghề kinh doanh của công ty là: - Thu mua, chế biến, sản xuất hàng nông sản thực phẩm xuất khẩu. - Sản xuất thức ăn gia súc. - Dịch vụ kho vận - Kinh doanh hàng thuỷ sản thực phẩm công nghệ , bông, vải sợi, phân bón, phục vụ sản xuất, xăng dầu. - Kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ. - Gia công giầy dép xuất khẩu Trong đó nghành kinh doanh truyền thống của công ty là thu mua, chế biến, sản xuất hàng nông sản thực phẩm xuất khẩu. 1.4 Cơ cấu tổ chức công ty Bộ máy tổ chức. Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đông quản trị Tổng giám đốc PX điện PX chế biến Nhà nghỉ Phó tổng giám đốc tài chính Phó tổng giám đốc sản xuất Giám đốc xí nghiệp chế biến Trung tâm thương mại Vĩnh Bảo P.Tổ chức P.Kế toán P.Kế hoạch tổng hợp Phó giám đốc xí nghiệp chế biến PX điện PX chế biến Nhà Nghỉ BPLĐ Tổ bảo vệ Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức của công ty CP kinh doanh hàng xuất khẩu Hải Phòng Như vậy công ty đã xây dựng mô hình tổ chức theo dạng trực tuyến. Mô hình này có đặc điểm nổi bật là đơn giản, gọn nhẹ, có sự phân chia rõ trách nhiệm trong hoạt động của công ty. Tuy nhiên mô hình này yêu cầu người lãnh đạo phải tạo dươdj mối liên kết hiêu quả giữa các phòng ban nếu không sẽ dẫn đến hiện tượng "trống đánh xuôi kèn thổi ngược " trong công ty. Chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận: - Đại hội cổ đông: Là cơ quan có vai trò quyết định cao nhất của công ty. Thông qua đại hội cổ đông sẽ xác định những vấn đề mang tính sách lược của công ty như: + Phê duyệt chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh trong dài hạn. + Quyết định điều lệ hoạt động của công ty. + Đại hội cũng quyết định thành phần của hội đồng quản trị và bầu ra Ban kiểm soát. + Thông qua việc đề cử các vị trí nhân sự cao cấp của công ty. - Ban kiểm soát: Cơ quan này do đâị hội đồng cổ đông bâu ra với nhiệm kỳ theo nhiệm kỳ của hội đồng quản trị. Ban kiểm soát không nằm dưới quyền cả hội đồng quản trị mà chỉ trách nhiệm trước Đại hội mà thôi. Trong nhiệm kỳ của minh, Ban kiểm soát có một số nhiệm vụ chủ yếu như: + Giám sát hoạt động của HHội đồng quản trị nhằm đảm bảo quyền lợi cho các tổ chức cổ đông. + Kiểm tra tính chân thực của các báo cáo hàng tháng, quý, năm. - Hội đồng quản trị: Là cơ quan có thẩm quyền quyết định trong điều hành hoạt động của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có chức năng: + Quyết định những vấn đề có liên quan đến các nhân sự cao cấp của công ty như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc,... + Quyết định sách lược kinh doanh của công ty trung và dài hạn. + Giaỉ quyết những vấn đề ảnh hưởng đến quyền lợi của các coỏ đông như phân chia tổ chức, quyết định đầu tư,... + Quyết định mô hình tổ chức quản lý và sản xuất của công ty. Ông Nguyễn Văn Tuyến được bầu giữ chức chủ tịch Hội đồng quản trị. - Tổng giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật của công ty, thi hành những chỉ đạo của Hội đồng quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày. Ông Nguyễn Văn Tuyến đồng thời giữ chức vụ Tổng giám đốc. - Các Phó tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm giám sát điều hành những bộ phận và lĩnh vực đã được phân công. Hơn nữa, Phó tổng giám đốccòn phải tham mưu, giúp việc hoặc thay mặt Tổng giám đốc khi có sự uỷ quyền. - Các phòng ban thuộc bộ phận sản xuất : Là bộ phận trực tiếp tạo ra sản phẩm sản xuất của công ty. Bộ phận này nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất. - Phòng kế toán: Phòng tham mưu cho Tổng giám đốc về hoạt động quản lý tài chính, hoạt động hạch toán kinh tế cho công ty. Từ những thông tin tổng hợp được, phồng kế toán sẽ đề xuất và kiến nghị những giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. - Phòng kế hoạch tổng hợp : Có chức năng sắp xếp, tổ chức các hoạt động sản xuất và giám sát quá trình thực hiện kế hoạch của công ty. Bên cạnh đó, phòng kế hoạch tổng hợp con được lãnh đoaọ công ty giao cho chức năng xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh đối ngoại, tư vấn va tham mưu cho công ty ký kết hợp đồng thương mại quốc tế. - Trung tâm thương mại Vĩnh Bảo Có nhiệm vụ là cung cấp xăng dầu cho thị trường Vĩnh Bảo. Ngoài ra còn các phòng ban khác với chức năng, nhiệm vụ giúp cho hoạt động của công ty trôi chảy hơn. 1.5 Đặc điểm về nguồn lực. 1.5.1 Đặc điểm về vốn. Vốn điều lệ của công ty la 10.000.000.000 đồng chia ra làm 1.000.000 cổ phần. Cụ thể tỷ lệ phân chia trong các cổ đông sáng lập như sau: Bảng 1. Cổ đông và tỷ lệ cổ phần của công ty STT Tên cổ đông Địa chỉ số lượng cổ phần Tỷ lệ(%) 1 Cổ đông nhà nước Đại diện: Đỗ Thị Thanh Hiệp Cụm 6, phường Đằng Hải, quận Hải An, Hải Phòng 320.000 32 2 Cổ đông là người lao động trong doanh nghiệp. Đại diện: Nguyễn Văn Tuyến Số 267 Tô Hiệu. quận Lê Chân, Hải Phòng 368.450 36,85 3 Công ty cổ phần thương mại đầu tư Cửu Long Đại diện: Nguyễn Tuấn Dương Số 249 Đà Nẵng, quận Ngô Quyền, Hải Phòng 311.550 31,15 Tổng cộng 1.000.000 100 (Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 14/10/2005) Căn cứ theo quyết định số 2281/QĐ- UBND ngày 30/09/2005 của UBND thành phố Hải Phòng về việc chuyển Công ty kinh doanh hàng xuất khẩu Hải Phòng thành công ty cổ phần, vốn điều lệ của công ty là 10.000.000.000 đồng , trong đó cổ phần nhà nước nắm giữ là 320.000 cổ phần, chiếm 32% vốn điều lệ, cổ phần bán ưu đãi cho người lao động trong doanh nghiệp chiếm tỷ lệ cao nhất là 36,85%. Theo đó nhà nước không phải là cổ đông nắm quyền chi phối. Lưu ý là theo quy định pháp luật, trong thời hạn 3 năm kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cổ đông sáng lặp có quyền tự do chuyển nhượng cổ phầncủa mình cho cổ đông khác, nhưng chỉ được chuyển nhượng cho người không phải là cổ đông sáng lập nếu có sự đồng ý của Đại hội đồng cổ đông. Sau thời hạn này, mọi hạn chế trong việc chuyển nhượng cổ phần đối với cổ đông sáng lập được bãi bỏ . Ngày 14/10/2005 công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần. Do đó đến ngày 14/10/2008 thì hạn chế nói trên được bãi bỏ. 1.5.2 Đặc điểm về nhân sự . Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 113 người, trong đó nữ là 69 người, nam là 44 người. Bảng 2. Phân loại lao động theo độ tuổi năm 2011 Độ tuổi Số lượng lao động Số lượng lao động nữ Quy mô Tỷ trọng(%) Quy mô Tỷ trọng (%) (1) (2) (3)=(2)/ ể(2) (4) (5)=(4)/ ể(4) Từ 18 đến 25 45 39,8 34 47,2 Từ 26 đến 35 32 28,3 9 12,5 Tư 36 đến 45 14 12,4 17 23,6 Từ 46 đến 55 22 19,5 12 16,7 Tổng số 113 100 72 100 Nguồn: Tài liệu công ty Theo trên, lực lượng lao động trẻ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số lao động. Đây là nguồn lực cân có kế hoạch để phát huy năng lực của đội ngũ này. Bảng 3. Trình độ người lao động trong công ty 2011. Trình độ Số lượng Tỷ lệ (%) Đại học 14 12,39 Cao đẳng 03 2,56 Trung cấp 05 4,42 Công nhân 91 80,54 Tổng số 113 100 Nguồn: Tài liệu công ty Ta thấy công nhân chiếm 80,54% lực lượng lao động toàn doanh nghiệp . Điều này phản ánh đúng tính chất nghànhkinh doanh chính của công ty là chế biến nông sản xuất khẩu, nhất la thịt lợn. Số lao động trình độ khá khiêm tốn, người có trình độ đại học chỉ có 12,39%. Công ty cần có kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho số lao động không tham gia sản xuất trực tiếp va nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân. 1.5.3 Đặc điểm về tài sản. Tính đến thời điểm 31/03/2012, tổng giá trị tài sản của công ty cụ thể như sau: Bảng 4. Đặc điểm về tài sản của công ty. ĐVT: VND STT Nhóm tai sản 01/01/2012 31/03/2012 A Tài sản ngắn hạn 9.196.671.682 15.007.650.381 I Tiền va các khoản tương đương tiền 845.321.426 338.864.081 1 Tiền 845.321.426 338.864.081 II Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn - - III Các khoản phải thu ngắn hạn 1.411.592.034 4.000.278.256 1 Phải thu khách hàng 548.961.317 3.169.071.681 2 Các khoản phải thu khác 926.630.717 931.206.575 3 Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi 100.000.000 100.000.000 IV Hàng tồn kho 4.995.659.871 10.202.851.793 1 Hàng tồn kho 4.995.659.871 10.202.851.793 V Tài sản ngắn hạn khác 1.994.188.351 415.656.251 B Tài sản dài hạn 9.941.921.815 9.715.578.739 I Các khoản phải thu dài hạn - - II Tài sản cố định 9.803.021.907 9.600.875.169 1 Tài sản cố định hữu hình 9.803.021.907 9.600.875.169 Nguyên giá 12.834.191.121 12.834.191.121 Gía trị hao mòn luỹ kế 3.031.170.014 3.233.316.752 III Bất động sản đầu tư - - IV Các khoản đầu tư taid chính dài hạn - - V Tài sản dài hạn khác 138.899.908 114.703.570 1 Chi phí trả trước dài hạn 138.899.908 114.703.570 Tổng số 19.138.539.497 24.723.229.120 Nguồn: Bảng cân đối kế toán công ty 1.6 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây. 1.6.1 Các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Như đã nói ở trên, thực phẩm dông lạnh là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty. Trong đó nhiều nhất là thịt lợn đông lạnh. Nhập kho Đóng gói Cấp đông Cân móc hàm Giết mổ Tổ chức thu mua lợn hơi Mọi khâu trong quá trình sản xuất phải tuân thủ những yêu cầu hết sức nghiêm ngặt nhằm đảm bảo cho sản phẩm luôn có chất lượng cao nhất. Cụ thể gồm các bước sau: Lưu kho thành phẩm Sơ đồ 2. Quy trình sản xuất thịt lợn đông lạnh xuất khẩu Quy trình sản xuất này đã được cơ quan thú y địa phương kiểm tra và phê duyệt. Khi thu mua tuyệt đối không nhận những con lợn dị dạng , bầm dập, mắc bệnh ngoài da và cần có giấy chứng nhận kiểm dịch. Việc vận chuyển lợn về công ty luôn đảm bảo an toàn, nhẹ nhàng và đảm bảo vệ sinh thú y. Không vận chuyển lợn vào thời gian nắng nóng. Kho lợn hơi để lưu giữ lợn chờ giết mổ phải thoáng mát, nền không trơn, đảm bảo vệ sinh thú y, đảm bảo mật độ nhốt. Điều kiện giết mổ của công ty tuân thủ theo quy định của nhà nước vê vệ sinh an toàn thực phẩm. Thnhf phần được bọc màng mỏng polyetylen sau đó đựng trong thùng carton và đai nẹp nhựa theo quy định tại TNC 508-2002. Thịt lợn thành phẩm được bảo quản trong kho lạnh chuyên dụng, nhiệt độ luôn giữ mức từ -18°C đến 22°C . Thời gian bảo quản thịt lợn đông lạnh không quá 18 tháng kể từ ngày sản xuất. Một lô hàng đạt tiêu chuẩn xuất khẩu của công ty phải đảm bảo các chỉ tiêu sau: Bảng 5. Quy cách phẩm chất thịt lợn xuất khẩu của công ty. Chỉ tiêu Yêu cầu Cảm quan Trạnh thái làm đông dạng bên ngoài - Thịt đã đông lạnh phải tạo thành 1 khối định hình , gọn, đẹp. - Thịt sạch, khô, tuỷ xương bên trong đông cứng. - Có dấu kiểm dịch của cơ quan thú y vùng II. - Không bị cháy lạnh, băng giá, nhiễm tạp chất Màu sắc - Da trắng hồng tự nhiên. - Da không có dịch màu đỏ sẫm hay biến màu. Trạng thái giải đông Dạng bên ngoài - Lợn nguyên hình dạng, đã bỏ hết nội tạng. - Không có tạp chất lạ. Màu sắc - Thịt có màu đỏ tươi, mỡ màu trắng đục. - Da có màu trắng tự nhiên. Trạng thái Thịt dai có tính đàn hồi tốt Trạng thái làm chín Mùi vị - Thịt thơm, có vị ngọt đạm. - Không có mùi ôi, thiu hay mùi lạ Nước luộc thịt Trong, váng mỡ to Lý, hoá Theo TCVN 4377-1993 Vệ sinh thực phẩm Theo quy định nước nhập khẩu Nguồn: Tài liệu kỹ thuật xí nghiệp chế biến. Việc đảm bảo chất lượng sản phẩm là trách nhiệm của xí nghiệp chế biến thực phẩm đông lạnh, nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc sản xuất. - Ngoài ra trong thời gian gần đây, công ty phát triển thêm dịch vụ trung gian xuất khẩu cho các doanh nghiệp khác. Điều này cũng góp phần nâng cao doanh thu dịch vụ của doanh nghiệp. 1.6.2 Kết quả sản xuất kinh doanh. Bảng 6. Kết quả kinh doanh của công ty năm 2010, 2011 Đvt: VND năm Chỉ tiêu 2010 2011 So sánh +/- % Doanh thu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Doanh thu hoạt động tài chính Thu nhập khác 93.221.874.280 34.290.118 58.991.282 96.408.519.440 37.940.120 60.000.000 3.186.645.160 3.656.002 1.008.718 103,41 110,66 101,71 Lợi nhuận Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Lợi nhuận khác Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 4.201.756.493 378.043.882 57.113.232 435.517.114 320.514.672 4.558.868.276 406.629.908 60.000.000 466.629.432 349.972.432 357.111.783 28.586.026 2.886.767 31.112.760 108,50 107.56 105.05 107.14 109.19 Chi phí Chi phí tài chính Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí thuế TNDN hiện hành 992.854.703 303.787.441 2.670.431.056 115.002.487 1.071.411.276 305.651.096 2.813.122.116 116.657.476 78.556.573 1.863.655 142.781.060 1.654.989 107,91 100,61 105,35 101,44 Nhận xét: - Doanh thu năm 2011 tăng so với năm 2010. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 103,41% tương ứng với 3.186.645.160 VND, Doanh thu hoạt động tài chính tăng 110,66% tương ứng 3.656.002VND, thu nhập khác tăng 101.71% tương ứng 1.008.718VND. - Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 108,50%. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng 107,56%. Lợi nhuận khác tăng 105,05%. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế tăng 107,14%. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp tăng 109,19%. - Chi phí tài chính tăng 107,91%. Chi phí bán hàng tăng 100,61%. Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 105,35%. Chi phí thuế TNDN hiện hành tăng 101,44%. CHƯƠNG 2. TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN, GIAO KẾT HỢP ĐÔNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH HÀNG XUẤT KHẨU HẢI PHÒNG. 2.1 Một số lí luận đàm phán giao kết hợp đồng xuất khẩu. Hợp đồng thương mại nói chung và hợp đồng kinh tế nói riêng không chỉ đơn thuần là một văn bản ghi những điều khoản quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia. Nó còn là kết quả của một quá trình đầm phán, thương lượng mất rất nhiều thời gian và công sức. Quá trình này phải dựa trên nguyên tắc " đôi bên cùng có lợi" và lợi ích của mình phải chấp nhận được đối với đối phương ". Chính vì vậy đẻ đảm bảo cho việc mua bán có hiệu quả thì ngay từ những bước đầu tiên phải tực hiện được một cách hết sức kĩ càng. 2.1.1 Hợp đồng thương mại quốc tế. a. Khái niệm Theo bộ luật dân sự năm 2005, hợp đồng là sự thoả thuận giữa các bênđương sự làm phát sinh, thay đổi hoặc quan hệ chấm dứt 1 pháp lý nào đó. Theo công ước viên 1980, hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế được xác định theo tiêu chí " các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau". Luật thương mại năm 2005: không định nghĩa về hợp đồng thương mại quốc tếma chỉ quy định các hợp đông mua bán hàng hoá quốc tế( điều 27). Cho đến nay chưa 1 định nghĩa chính thức nào về hợp đông thương mại quốc tế. Tư những thông tin trên ta có thể hiểu: "Hợp đồng thương mại quốc tế ( còn gọi là hợp đồng ngoại thương hay hợp đồng xuất nhập khẩu) là sự thoả thuận giữa những đương sự có trụ sở kinh doanh ở những nước khác nhau, theo đó một bên gọi là Bên xuất khẩu( bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác , gọi là bên nhập khẩu( bên mua), một tài sản nhất định gọi là hàng hoá: bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền". (Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương). b. Đặc điểm. So với hợp đồng mua bán trong nước, hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có những đặc điểm sau đây: Về đối tượng của hợp đồng: hàng hoá là đối tượng của hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là động sản, tức là hàng có thể chuyển qua biên giới của một nước. Về đồng tiền thanh toán: Tiền tệ dùng để thanh toán thường là nội tệ hoặc có thể là ngoại tệ đối với các bên. Tuy nhiên, cũng có trường hợp đồng tiền thanh toán đều là nội tệ của cả hai bên, như trường hợp các doanh nghiệp thuộc các nước trong cộng đồng châu Âu sử dụng đồng euro làm đồng tiền chung. Về ngôn ngữ của hợp đồng: Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường được ký kết bằng tiếng nước ngoài, trong đó phần lớn là được ký bằng tiếng Anh. Điều này đũi hỏi cỏc bờn phải giỏi ngoại ngữ. Về cơ quan giải quyết tranh chấp: tranh chấp phát sinh từ việc giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể là toà án hoặc trọng tài nước ngoài. Và một lần nữa, vấn đề ngoại ngữ lại được đặt ra nếu muốn chủ động tranh tụng tại tũa ỏn hoặc trọng tài nước ngoài. Về luật điều chỉnh hợp đồng (luật áp dụng cho hợp đồng): luật áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế mang tính chất đa dạng và phức tạp. Điều này có nghĩa là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể phải chịu sự điều chỉnh không phải chỉ của luật pháp nước đó mà cả của luật nước ngoài (luật nước người bán, luật nước người mua hoặc luật của bất kỳ một nước thứ ba nào), thậm chí phải chịu sự điều chỉnh của điều ước quốc tế, tập quán thương mại quốc tế hoặc cả án lệ (tiền lệ pháp) để điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế. Các nguồn luật điều chỉnh: Diều ước qyuốc tế, Luật quốc gia, tập quán thương mại. - Hình thức hợp pháp:  Hỡnh thức của hợp đồng phải tuân thủ nguồn luật điều chỉnh hợp đồng. Trong thực tiễn thương mại quốc tế, phần lớn các hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế đều được lập thành văn bản. Hỡnh thức văn bản là cần thiết về phương diện chứng cứ trong giao dịch quốc tế. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế phải được lập thành văn bản hoặc bằng hỡnh thức khỏc cú giỏ trị phỏp lý tương đương bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu và các hỡnh thức khỏc theo quy định của pháp luật (Điều 3, 27 Luật thương mại 2005). Cụ thể là: Chào hàng + Chấp nhận chào hàng = Hợp đồng giao kết Hoặc Đặt hàng + Xác nhận đặt hàng = Hợp đồng giao kết - Nội dung hợp pháp: Nội dung của hợp đồng phải tuân thủ nguồn luật điều chỉnh hợp đồng. Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng có thể được các bên thoả thuận quy định trong hợp đồng. Khi nguồn luật điều chỉnh hợp đồng không được quy định trong hợp đồng thỡ ỏp dụng theo quy tắc luật xung đột: "luật nước người bán", "luật nơi xảy ra tranh chấp", "luật nơi ký kết hợp đồng", "luật nơi thực hiện nghĩa vụ". Pháp luật Việt Nam cũng đó cú sửa đổi khá cơ bản về yêu cầu đối với nội dung của hợp đồng theo hướng phù hợp hơn với pháp luật quốc tế. - Đối tượng của hợp đồng phải hợp pháp. Tức là hàng hoá theo hợp đồng phải là hàng hoá được phép mua bán theo qui định của pháp luật của nước bên mua và nước bên bán. Theo qui định của pháp luật Việt Nam, thương nhân được xuất khẩu nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh trừ hàng húa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hàng húa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu. d. Các điều khoản chủ yếu trong hợp đồng thương mại quốc tế Tên hàng( Commodity) Mặt hàng là đối tượng mua bán của Hợp đồng là những gì cần được xác định rõ ràng. Cần phâỉ ghi tên hàng sao cho có thể xác định chính xác hàng hoá, tránh gây nhầm lẫn tạo ra những tranh chấp không cần thiết. Số lượng (Quantity): Điều khoản số lượng quy định trí giá của hàng hoá mua bán. Tuy nhiên trên thực tế có nhiều cách quy định số lượng. Cần xác định rõ các nội dung: đơn vị tính số lượng, phương pháp quy định số lượng, phương pháp xác định trọng lượng. Quy cách phẩm chất (Specifiation/ Quality) Từng loại hàng hoá mà 2 bên sẽ thoả thuận cụ thể về tính năng công dụng, quy cách, công suất...Để có thể quy định chính xác phẩm chất hàng hoá có thể sử dụng nhiều tiêu chí khác nhau như: - Dựa vào hàng mẫu. - Dựa vào phẩm cấp hay tiêu chuẩn. - Dựa vào quy cách hàng hoá. -Dựa vào các chỉ tiêu đại khái quen dùng. .... Trên thực tế có thể áp dụng một hoặc đồng thời nhiều tiêu chí để quy định điều khoản phẩm chất. Bao bì đóng gói, ký mã hiệu( Packing- Marking) Bao bí không chỉ dùng chứa đựng hàng hoá mà còn là một phương tiện hữu hiệu để quảng bá hàng hoá. Vì vậy các nhà kinh doanh XNK luôn rất quan tâm đén vấn đè này và phản ánh trong hợp đồng. Bao gồm: Quy định chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá cả bao bì, ký mã hiệu sẽ cung cấp cho người sử dụng những thông tin cần thiết về hàng hoá, hướng dẫn công tác vận chuyển và bảo quản. Giá cả( price): Gía cả là điều khoản cơ bản của hợp đồng. Bao gồm các nội dung sau: Đồng tiền tính giá: có thể là ngoại tệ ít nhất 1 trong 2 bên. việc quy định đồng tiền tính giá thường áp dụng theo tập quán. Bên cạnh đó, còn có trường hợp người mua thanh toán bằng đồng tiên mất giá, người bán muốn thanh toán bừng đồng tiền tăng giá. Việc có thể quy định đồng tiền tính toán có lợi hơn cho mình hay không thì phụ thuộc tương quan giữa hai bên. Phương pháp quy định giá: Gía cố định (fixed price), giá linh hoạt (flexble price), Gía di động (sliding scale price), giá quy định sau. Điều kiện cơ sở giao hàngquy định thành phần của giá: Bởi lẽ điều kiện cơ sở giao hàng bao hàm trách nhiệm và chi phí của các bên trong giao nhận hàng hoá. Điều kiện giao hàng ( Delivery) Cần quy định cụ thể về: thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng, thông báo giao hàng, quy định khác về giao hàng. Thanh toán (Payment): Việc thanh toán cần được xác định về các vấn đề: đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức trả tiền, điều kiện đảm bảo hối đoái. Khiếu nại (Claim): Là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra hoặc vi phạm điều đã cam kết. Bảo hành (Warranty) Gồm thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, điều kiện bảo hành, phạm vi và trách nhiệm bảo hành. Miễn trách hay bất khả kháng (Force Majeur): Có thể quy định bằng cách liệt kê, quy định tiêu chí để xác định bất khả kháng hay dẫn chiếu đén xuất bản phẩm số 421 của ICC. Trọng tài (Arbitration) Thường giải quyết tranh chấp hơn là thông qua toà án. Trọng tài là trọng tài quy chế hay trọng tài vụ việc. Địa điểm trọng tài ;a nước người xuất khẩu, nước người nhập khẩu, nước người thứ 3.Luật áp dụng để giải quyết có thể do 2 bên thoả thuận hay do trọng tài quy định. Quy định về ngôn ngữ hợp đồng, số lượng bản chính, điều kiện hiệu lực,... 2.1.2 Khái quát đàm phán. a. Khái niệm đàm phán. Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quỏ trỡnh giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng. b. Đặc điểm. - Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan để bảo vệ quyền lợi của mình. - Phải biết kết hợp hài hoà giữa bảo vệ lợi ích của mình với việc duy trì phát triển mối quan hệ với các đối tác. - Phải đảm bảo nguyên tắc đôi bên cùng có lợi. - Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. - Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật. c.Vai trò Thành cụng hay thất bại trong cỏc cuộc đàm phán của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đàm phán thành công với khách hàng sẽ đem lại doanh thu và lợi nhuận nhiều hơn. Đàm phán thành công với nhà cung ứng có thể giúp doanh nghiệp giảm các khoản chi phí kinh doanh và nâng cao chất lượng sản phẩm. Đàm phán thành công với đối tác có thể mở ra cho doanh nghiệp những cơ hội mới… Quan trọng hơn cả, đàm phán thành công giúp doanh nghiệp xây dựng, duy trỡ và củng cố những mối quan hệ hợp tỏc lõu dài. Ngược lại, sai lầm trong các cuộc đàm phán có thể khiến doanh nghiệp chịu thiệt thũi, mất mỏt, thậm chớ phỏ sản. Đàm phán là sự tổng hợp các phương thức mà chúng ta sử dụng để truyền đạt thông tin về điều mỡnh mong muốn, ước nguyện và trông đợi từ người khác cũng như là cách để chúng ta nhận thông tin về những mong muốn ước nguyện và trông đợi từ người khác. c. Nhân tố ảnh hưởng đến đàm phán. - Các yếu tố cơ sơ, bầu không khí đàm phán, quá trình đàm phán. d. Chỉ tiêu đánh giá. - Đối với đối tác + Mục tiêu đối tác nuốn nhận được + Mối quan tâm nào ẩn sau yêu sách. + Trao đổi thông tin cần thiết khi chuẩn bị + Lập luận, lý lẽ đối tác sử dụng. + Ảnh hưởng đến hướng đi và kết quả. - Đối với bản thân: Quyền, thế, lực, thời gian. 2.1.3 Thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Bước1. Giục mở L/C và kiểm tra L/C Bên mua phải mở L/C. Nếu hợp đồng không quy định thỡ thời gian mở L/C phụ thuộc vào thời gian giao hàng. Thụng thường L/C được mở khoảng từ 20 đến 25 ngày trước khi giao hàng. Căn cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng, dựa vào đó người nhập khẩu điền vào mẫu gọi là ” Giấy xin mở khoản tín dụng nhập khẩu ” kèm theo bản sao hợp đồng, giấy phép nhập khẩu (nếu cần) được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi, đó là: + Uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về mở L/C + Uỷ nhiệm chi trả thủ tục phớ cho ngõn hàng về việc mở L/C Bước 2. Xin giấy phép xuất khẩu Khi hàng hoá, đối tượng của hợp đồng  thuộc danh mục hàng hoá phải xin giấy phép thỡ doanh nghiệp phải xuất trỡnh hồ sơ xin giấy phép, bao gồm: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch (nếu là hàng hoá quản lý theo hạn nghạch) hợp đồng uỷ thác  xuất khẩu , nhập khẩu (nếu hàng hoá xuất nhập khẩu theo phương thức uỷ thác), giấy báo trúng thầu của Bộ Tài chính (nếu là hàng xuất trả nợ nước ngoài) Việc cấp giấy phép xuất nhập khẩu được phân công như sau: + Bộ Thương mại + Tổng Cục Hải quan -cấp giấy phộp xuất nhập khẩu cho hàng phi mậu dịch. Bước 3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu. - Thu gom tập trung làm thành lụ hàng  xuất khẩu - Đóng gói bao bỡ  xuất khẩu - Kẻ ký mó hiệu hàng  xuất khẩu. Ký mó hiệu phải cú: Bước 4. Kiểm tra hàng xuất khẩu. - Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hoỏ  xuất khẩu. Trước khi giao hàng người xuất khẩu phải kiểm tra: + Chất lượng, + Số lượng. + Trọng lượng, + Bao bỡ - Kiểm tra chất lượng hàng  nhập khẩu: Hàng  nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan hữu quan tuỳ theo chức năng của mỡnh phải tiến hành cụng việc kiểm tra đó. Bước 5. Làm thủ tục hải quan. - Khai bỏo Hải Quan: - Xuất trỡnh hàng hoỏ: Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự để thuận lợi cho Hải Quan kiểm tra tại nơi quy định - Thực hiện các quyết định của Hải Quan. Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá, Hải Quan sẽ ra quyết định: + Thụng quan, + Cho hàng đi qua một cách có điều kiện + Cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đó nộp thuế + Lưu kho ngoại quan + Hàng không được thông quan Nếu vi phạm các quy định của Hải Quan có thể bị truy cứu trách nhiệm Bước 6. Thuê tàu. Trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đũng mua bỏn ngoại thương  việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào các căn cứ sau đây: + Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương + Đặc điểm của hàng hoá mua bán. + Điều kiện vận tải. Bước 7. Mua bảo hiểm. Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tốn thất. Vỡ thế việc bảo hiểm hàng hoỏ đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương. Để ký hợp đồng bảo hiểm cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm. Cú 3 loại bảo hiểm: + Bảo hiểm mọi rủi ro ( điều kiện A) + Bảo hiểm tổn thất riêng ( điều kiện B) + Bảo hiểm miễn tổn thất riêng (điều kiện C) Bước 8. Giao hàng. - Giao hàng xuất khẩu: Hàng xuất khẩu của chỳng ta hiện nay chủ yếu giao bằng đường biển, khi giao hàng chủ hàng phải làm các công việc sau: + Lập bảng đăng ký hàng chuyên chở với người vận tải để lấy sơ đồ xếp hàng. + Liên hệ với điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. + Đưa hàng vào cảng và xếp hàng lên tàu. + Lấy biên lai thuyền phó sau đó đổi lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo đó xếp hàng lờn tàu ( clean on board B/L) và phải chuyển nhượng được (negotiable). Bước 9. Giải quyết khiếu nại nếu có. Nếu chủ hàng bị khiếu nại đũi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm túc trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng (người nhập khẩu ). Nếu thấy việc khiếu nại là có cơ sở, sai sót thuộc về phần mỡnh thỡ phải tỡm cỏch sửa sai hợp lý nhất, trỏnh được thiệt hại càng nhiều càng tốt  kể cả việc phải thực hiện yêu cầu của khách hàng. Trường hợp khiếu nại không hợp lý, không có cơ sở xác định là lỗi  của mỡnh thỡ người xuất khẩu phải cùng khách hàng xem xét nghiêm túc, xác định rừ phần trỏch nhiệm của cỏc bờn và phải khộo lộo chứng minh được là mỡnh khụng cú lỗi. Đây là một công tác rất khó và tế nhị, đũi hỏi người thực hiện công vụ có trỡnh độ nghiệp vụ giỏi, có tác phong ngoại giao khéolộo, lập luận vững vàng và có sức thuyết phục. 2.2 Thực trạng hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng xuất khẩu của công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất khẩu Hải Phòng. Công ty CP kinh doanh hàng xuất khẩu Hải Phòng đã ký kết rất nhiều hợp đồng xuất khẩu. Mỗi hợp đồng với các đối tác khác nhau sẽ có những đặc trưng khác nhau. Tuy nhiên trong thời gian thực tập tại công ty, em thấy hợp đồng xuất khẩu của công ty kí kết với nhiêu bạn hàng nhập khẩu ở các thị trường Đông Nam Á và Đông Á. 2.2.1 Quy trình đàm phán, giao kết hợp đồng xuất khẩu của công ty. Sơ đồ đàm phán: Đánh giá HĐXK ký kết được của công ty Ký kết hợp đồng Tiến hành đàm phán Chuẩn bị giao dich, tiến tới hợp đồng xuất khẩu. a. Chuẩn bị giao dịch, tiến tới kí kết hợp đồng xuất khẩu. Vì tính chất phức tạp của hoạt động kinh doanh đối nhoại nên công ty luôn chú trọng khâu chuẩn bị trước khi tiến hành giao dịch. Công tác chuẩn bị giao dịch bao gồm các bước: Thu thập thông tin. Trước khi bước vào đàm phán giao dịch chính thức, công ty tiến hành thu thập các thông tin liên quan đến thương vụ này: lựa chọn thị trường xuất khẩu phức tạp hơn nhiều so với việc lựa chọn thị trường trong nước bởi vỡ các nước khác nhau có những nhu cầu, yêu cầu rất nhau về mỗi loại hàng hoá. Do vậy việc lựa chọn thị trường xuất khẩu đũi hỏi phải tốn nhiều thời gian và cụng sức mới đưa ra được quyết định đúng đắn. Khi nghiên cứu thị trường công ty cần chú ý đến các vấn đề: - Thông tin về quy mô, cơ cấu, sự vận động của thị trường và các nhân tố làm thay đổi dung lượng của thị trường. - Nắm vững thông tin về biến động giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới cũng như giá nguồn hàng cung cấp trong nước. - Công việc nghiên cứu thị trường phải diễn ra thường xuyên liên tục vỡ thị trường luôn biến động. Ví dụ như thị trường Hồng Kông là thị trường xuất khẩu truyền thốngvà chủ lực của công ty. Thị trường này có nhu cầu ổn định về mặt hàng thịt lợn. Tuy nhiên vào thời điểm công ty chuẩn bị cho đám phán chính quyền Hồng Kông lại có chính sách thắt chặt các yêu cầu về ATVS thực phẩm đối với thịt lợn nhập khẩu từ Việt Nam. Nguyên nhân là do từ cuối năm 2010 đến giữa năm 2011, một số lô hàng thịt lợn từ Việt Nam có hàm lượng tồn dư chất kháng sinh vượt quá mức cho phép. Điều này được công ty đánh giá là 1 yếu tố khiến cho vị thế đàm phán của công ty bị ảnh hưởng tiêu cực. Đối tác ở Hồng Kông có thể dựa vào lí do đó để ép giá sản phẩm. -Thông tin về đối tác: Để lựa chọn đối tác kinh doanh c«ng ty thường dựa vào những căn cứ sau: + Tỡnh hỡnh sản xuất, kinh doanh của đối tác để thấy được khả năng cung cấp lâu dài. + Quan điểm kinh doanh của đối tác trên thị trường trong nước cũng như trên thị trường quốc tế. + Lĩnh vực kinh doanh của đối tác. + Khả năng tài chính và cơ sở vật chất của đối tác. Khả năng thanh toán của đối tác trong ngắn hạn, dài hạn đảm bảo hợp đồng được thanh toán đúng thời hạn. Nghiên cứu sức mạnh về vốn, về công nghệ của đối tác cho thấy được những ưu thế trong thoả thuận về giá cả, điều kiện thanh toán. + Thụng tin và mối quan hệ trong kinh doanh. - Thông tin về hàng hoá: Phẩm chất. + Trạng thái làm đông: bên ngoài, màu sắc. + Trạng thái giải đông: bên ngoài, màu sắc. + Trạng thái làm chín: mùi vị, nước luộc thịt. Số lượng. Chuẩn bị nhân sự cho đàm phán. Trách nhiệm đàm phàn được giao cho phòng kế hoạch tổng hợp. Tại đây có những nhân viên có trình độ chuyên môn về kinh doanh XNK và kinh nghiệm trong đàm phán và nắm vững pháp luật. Đội ngũ này sẽ tham mưu cho Ban giám đốc để có những quy địn chính xác. Để chuẩn bị thương vụ cho những hợp đồng xuất khẩu đã kí kết, cán bộ chịu trách nhiệm về hợp đồng ngoài việc thành thạo tiếng anh, còn phải sử dụng tốt tiếng trung. Mặc dù theo tập quán giao dịch vẫn sử dụng tiếng anh nhưng để nhanh chóng nắm bắt thông tinvề diễn biến các thị trường đặc biệt là thị trường Châu Á thì tiếng trung là điều cần thiết. Theo tìm hiểu biêt được công ty chỉ có một cán bộ thoả mãn yêu cầu này. Đây là hạn chế về nhân lực làm công tác xuất khẩu của công ty. Lập phương án kinh doanh. Công tác lập phương án kinh doanh được thực hiện trên cơ sở những thông tin thu thập được. Tuy nhiên trên thực tế đối với những thương vụ này cũng như các thương vụ khác , công ty không lập phương án kinh doanh cụ thể. Khi nhận được thông tin từ đối tác, cán bộ chịu trách nhiệm báo cáo cho lãnh đạo phòng kế hoạch tổng hợp phụ trách xuất khẩu. Sau đó thông tin này được thành lập thành 1 bản báo cáo trình lên tổng giám đốc. Chuẩn bị chiến lược đàm phán. Để tạo mối quan hệ thân thiết và hoà bình với các đối tác. Nên chủ trương của công ty trong đàm phán là phải giữ gìn hoà khí giữa các bên. Để làm được điều này công ty chuẩn bị sẵn những vấn đề có thể gây ra bất đồng ý kiến và xây dựng phương án nhân nhượng có thể chấp nhận được bao gồm: giá cả, phương thức thanh toán, chứng tư thanh toán. b. Tiến hành đàm phán. Quy trình đàm phán với các đối tác rút ngắn được thời gian và tiết kiệm chi phí do đã giao dịch nhiều lần trước đây. Bên đối tác gửi 1 đơn đặt hàng cho cho công ty. Trong đó nói đến mặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá. Nếu không đồng ý điều khoản nào thì công ty sẽ đàm phán thông qua điện thoại hoặc email. Một số vấn đề đưa ra trong đàm phán: - Số lượng hàng hoá: mà đối tác đưa ra có được chấp nhận hay không là tuỳ thuộc vào khả năng thu mua mặt hàng của công ty, trên cơ sở hình thành nguồn cung cấp mặt hàng của công ty mà lượng hàng trong phạm vi có thể cung cấp sẽ được chấp nhận. - Bao bì, đóng gói, kí mã hiệu: với điều khoản này công ty đàm phán để xác định xem loại bao bì được sử dụng có chất lượng như thế nào, đóng gói theo cách thức nào, trên bao bì kể kí mã hiệu ra sao. Công ty cần làm rõ điều này vì nó là một phần quyết định đến giá cả của sản phẩm. - Phương thức thanh toán. theo thoả thuận giữa 2 bên, nhưng hầu hết công ty đều thực hiên phương thức thanh toán TTR. - Giá cả: khi đàm phán công ty không đưa ra mức giá mà mình mong muốn mà đưa ra một mức giá cao hơn một chút. Bỡi lẽ đối tác là một công ty Châu á nên thường hay mặc cả để hạ thấp giá mua. Công ty sử dụng cách thức này nhằm tạo cho đối tác cảm giác la đã thu được nhiều lợi ích hơn. c. Kí kết hợp đồng Sau khi đàm phán được công ty sẽ gửi 1 bản hợp đồng cho đối tác đã có chữ kí của tổng giám đốc , đóng dấu của công ty sẵn thành 4 bản. Đối tác sẽ ký chấp nhận vào 4 bản hợp đồng đó. Họ giữ lại 2 bản, Gửi trả lại cho công ty 2 bản. Các bản hợp đồng có giá trị ngang nhau. d. Đánh giá hợp đồng xuất khẩu ký kết được của công ty. Ví dụ: đối với thương vụ này, công ty sử dụng hợp đồng mẫu sử dụng chung cho các hợp đồng xuất khẩu của công ty. Trong hợp đồng số 04/2011/KD-HK chỉ gồm các điều khoản: - Tên hàng: FROZEN SUCKLING PIG - Số lượng: 12MTs - Gía cả: USD 4,85 CIF HONGKONG - Đóng gói, ký mã hiệu: ONE PIECE, FOUR PIECE/ CARTON, MARKING A6. - Thời hạn giao hàng: not later than 15/05/2011 - Thanh toán: TRR Nhìn chung 1 hợp đồng như vậy là khá đơn giảnvà để lộ một số sơ hở dễ nảy sinh tranh chấp. Một là: điều khoản giá cả quy định sử dụng điều khoản cơ sở giao hàng (Incoterms) quy định thành phần giá cã nhưng lại không quy định đến phiên bản được dẫn chiếu la phiên bản nào. Bởi lẽ tất cả các phiên bản Incoterms đều còn nguyên giá trị nếu không quy định rõ ràng sẽ gây ra hiểu lầm không cần thiết . Hai là, không có quy định điều khoản quy cách, phẩm chất. Khi không có điều khoản này thì không có cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu người mua cho rằng hàng hoá được giao hàng không đúng yêu cầu của họ Ba là, không quy định dung sai trong hợp đồng mặc dù bán cho đối tác quen nhưng việc quy định dung sai là điều cần thiết để hạn chế bớt rủi ro cho công ty nếu giao hàng không đúng số lượng trong hợp đồng. Bốn là thiếu điều khoản trọng tài nếu có tranh chấp giữa hai bên mà không thể tự thương lượng hoà giải thì tốt nhất là tìm đén sự phân sử của 1 toà án hay trọng tài. Bởi lẽ trọng tài có thủ tục đơn giản, xét sử kín giữ được bí mật kinh doanh. Quan điểm của trọng tài là hoàn toàn trung lập, thời gian xét xử ngắn... Tuỳ theo từng hợp đồng với từng đối tác mà công ty có thể điều chỉnh mức độ nghiêm ngặt hay lới lỏng của từng điều khoản. 2.2.2 Thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Về thực chất việc buôn bán hàng hoá quốc tế chỉ là việc người bán giao hàng còn người mua trả tiền. Tuy nhiên để việc đó diễn ra thông suốt đòi hỏi việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu phải gồm nhiều quá trình với công đoạn khác nhau. Mỗi công đoạn cần có nhiều yêu cầu cần tuân thủ để tránh những rủi ra không mong muốn. Người cán bộ làm công tác xuất khẩu của công ty phải có năng lực chuyên môn vững chắc, thành thạo ngoại ngữ,... Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu này của Công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất khẩu Hải Phòng gồm một số bước cơ bản sau: Bước 1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty được tiến hành ngay khi ký kết hợp đồng xuất khẩu. Căn cứ vào những yêu cầu của hợp đồng mà công ty tiến hành xây dựng kế hoạch sản xuất. Trong đó xác định số lượng nhân lực, vật lực phục vụ hợp đồng, thời gian dự tính hoàn thành kế hoạch,.. Đây là nhiệm vụ của xí nghiệp chế biến thuộc doanh nghiệp. Để chuẩn bị hàng hoá công ty cần tiến hành công việc như sau: - Thu gom mặt hàng trên trên các trại của địa bàn thành phố. Công ty có thể chủ động nguồn cung mặt hàng cũng như kiểm soát chất lượng nhờ việc ký kết hợp đồng bao tiêu với trang trại. - Mặt hàng sau khâu chế biến sẽ được bao gói bằng mang mỏng PE và đóng trong thùng carton có đai nẹp nhựa. Đây là yêu cầu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khâu bảo quản cũng như vận chuyển. Trên các thùng carton đều ghi ký mã hiệu bằng loại mực không phải trong môi trường có nhiệt độ thấp. Muốn giữ vững uy tín của công ty thì từ công đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của công ty phải tiến hành hết sức cẩn trọng. Bước 2. Kiểm tra hàng xuất khẩu và xin giấy chứng nhận kiểm dịch (Inspection Certificate). Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước hết là trách nhiệm của doanh nghiệp. Vì nó liên quan trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp. Tại TRAGOCO, việc này được giao cho một bộ phận chuyên biệt thuộc xí nghiệp chế biến. Tuy nhiên người chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng hàng hoá vẫn là Tổng giám đốc. Việc xin giấy chứng nhận kiểm dịch là một yêu cầu bắt buộc để đối tác có thể nhận được hàng tại nước mình vì đây là mặt hàng tươi sống . Muốn xin được loại giấy này công ty phải thực hiện một só thủ tục nhất định. Đầu tiên, công ty gửi một công văn thông báo việc xuất khẩu thịt lợn cho cơ quan thú y vùng 2 có địa chỉ tại số 23 đường Đà Nẵng, quận Ngô Quyền, tp. Hải Phòng. Đây là cơ quan chi nhánh của cục thú y thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Chức năng của cơ quan là kiểm tra và cấp giấy giấy chứng nhận kiểm dịch. Gửi kèm theo công văn là một bản phiếu đóng gói (Packing list) trong đó thể hiện số lượng hàng, số kiện, chủng loại. Bên cạnh đó là một bản sao hợp đồng xuất khẩu. Những chứng từ này được coi là bằng chứng của một thương vụ xuất khẩu thực sự. Sau thời gian xử lí hồ sơ, cán bộ kiểm tra của cơ quan thú y vùng II được cử tới để kiểm tra thực tế tại công ty. Kết quả kiểm tra được phản ánh vào phiếu kiểm tra điều kiện kỹ thuật va vệ sinh thú y đến kiểm tra. Trên phiếu có chữ ký xác nhận của người đại diện có trách nhiệmcủa công ty và cán bộ thú y đến kiểm tra. Cuối cùng kết quả kiểm tra được phản ánh vào giấy chứng nhận kiểm dich số 1153/KD. Bước 3. Làm thủ tục hải quan. Đây là yêu cầu bắt buộc để hàng hoá có thể vượt qua biên giới quốc gia. Nguyên tắc cơ bản của việc làm thủ tục hải quan là trung thực chính xác. Điều cần chú ý là người khai báo hải quan phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nôi dung khai báo. Vì vậy cán bộ xuất khảu của công ty phải am hiểu kỹ cang càng nhiệp vụđể tránh những rắc rối nảy sinh sau này. Hồ sơ khai báo hải quan xuất khẩu của công ty là: - Tờ khai hàng hoá xuất khẩu (3 bản chính). - Hợp đồng xuất khẩu (1 bản sao) - Bản kê chi tiết (2 bản sao) - Giấy chứng nhận kiểm dịch Khi hoàn thiện hồ sơ khai báo khai báo hải quan, cán bộ phụ trách của công ty sẽ xuất trình cho cơ quan hải quan. Đó là chi cục hải quan cữa khẩu cảng Đình Vũ. Nếu thực tế hàng hoá không phù hợp với khai báo, hải quan sẽ đóng dấu " Hàng hoá được thông quan theo nội dung khai báo của người khai hải quan " lên phần dành cho kiểm tra của hải quan trên tờ khai. Bước 4. Thuê tàu và mua bảo hiểm. Công ty ký kết thoả thuận giao hàng theo điều kiện CIF cho nên trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm thuộc về công ty. Vì thịt lợn cần được bảo quản đặc biệt khi vận chuyển nên công ty lựa chọn chuyên chở bằng container (Full container Load- FCL). Vông ty đăng ký thuê container, trả chi phí thuê và đóng gói hàng vào container. Các lô hàng của công ty thường có giá trị nhỏnên sẽ phù hợp khi công ty chọn phương thức thue tàu chuyến. Khi đó công ty cần làm những việc sau: - Liên hệ với đại lý tàu. - Công ty nhận giấy lưu cước tàu chợ (liner booking note) - Nhận kết quả lưu cước tàu chợ với hãng tàu - Nhận lịch tàu để sắp xếp việc giao hàng - Nhận vận đơn. Về viẹc mua bảo hiểm, công ty thường liên hệ với các công ty bảo hiểm ở Việt Nam. Các công ty bảo hiểm thường lưu tâm như Công ty bảo hiểm dầu khí (PVIC), Công ty bảo hiểm thành phố Hồ Chí Minh (Bảo Minh)...Do những biến động của thị trường các công ty chỉ ký hợp đông bảo hiểm cho từng lô hàng mà không kí hợp đồng bảo hiểm bao. Bước 5. Giao hàng. - Đến CY nhận container. - Đóng hàng vào containể dưới sự giám sát của hải quan - Niêm phong kẹp chì. Cần chú ý nhận biên lai thuyền phó để đổi lấy vận đơn. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo. Bước 6. Thanh toán. Công ty lựa chọn phương thức thanh toán chuyển tiền. Công ty lựa chọn phương thức này một phần vì chủ yếu giao dịch với khách hàng quen thuộc. Mặt khác giá trị lô hàng thường không lớn. Nếu sử dụng phương thức thanh toán khác như tín dụngcứng từ thì hiệu quả thu được của hợp đông xuất khẩu sẽ không cao. Lưu ý bộ chứng từ được gửi kèm khi giao hàng cho người nhập khẩu. Bước 7. Giải quyết khiếu nại nếu có. 2.3 Nhận xét và đánh giá hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng của công ty cổ phân kinh doanh hàng xuất khẩu Hải Phòng. 2.3.1 Ưu điểm. - Về nhân lực: Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty có kinh nghiệm trong kinh doanh quốc tế cũng như các thủ tục yêu cầu pháp luật. Bên cạnh đó cán bộ công ty rất có tinh thần đoàn kết, tương trợ nhau trong công việc. Cơ cấu lao động của công ty được tổ chức theo mô hình gọn nhẹ, tinh giản giúp công ty tiết kiệm nhiều chi phí vận hành nhất là thuận tiện nhất là trong công tác chỉ dạo điều hành. -Về thị trường: trong nhiều năm qua công ty đã xây dựng được lòng tin với các đối tác nước ngoài. Nhờ chất lượng sản phẩm luôn được đảm bảo đã tạo cho công ty thâm nhập nhiều thị trường tại khu vực Châu á. Công ty cũng có uy tín nhất định với các ngân hàng trong nước, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để giải quyết khó khăn về vốn công ty. - Về đối tác: công ty thường xuyên giao dịch với các khách hàng quen thuộc nhờ đó việc đàm phán, giao dịch tiết kiệm được nhiều chi phí. Trong nhiều năm trở lại đây không gặp nhiều vụ lừa đảo, tranh chấp hay kiện tụng nào. Các hợp đồng xuất khẩu được thực hiện khá trôi chảy. Hơn nữa các đối tác phần lớn là người Châu á có cùng văn hoá nên công ty không quá bỡ ngỡ trong đàm phán. 2.3.2 Nhược điểm. - Về nguồn vốn: nguồn vốn của công ty khá eo hẹp. Do đó làm hạn chế khả năng tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh mới. - Về nhân lực: để nắm bắt những diễn biến mau lẹ của thị trường thì cần có một đội ngũ Marketing chuyên nghiệp. Tuy nhiên chính công ty lại chưa tổ chức được phòng Marketing., những cán bộ phụ trách xuất khẩu lại không có trình độ đồng đều đặc biệt là về ngoại ngữ. - Về nguồn hàng: Mặt hàng chịu nhiều tác động tiêu cực của dịch bệnh và thời tiết làm cho nguồn hàng không ổn định - Về giá cả: Giá cả mà công ty đưa ra đàm phán phụ thuộc vào nhiều yếu tố tuy nhiên công ty thường chịu lép vế trong vấn đê nay để giữ quan hệ lâu dài với các bạn hàng quen thuộc. 2.3.3 Nguyên nhân nhược điểm. - Sự cạnh tranh gay gắt từ những đối thủ cạnh tranh. - Giá cả hàng đông lạnh xuất khẩu tăng cao là nguyên vật liệu đầu vào tăng cao và chi phí vận chuyển tăng mà công ty muốn giữ bạn hàng nên buộc phải ép giá xuống. - Trình độ nhân lực đại học và trên đại học của công ty chiếm rất ít, công ty chưa có những lớp đào tạo chuyên môn cho các nhân viên. - Những biến động bất lợi trên thị trường. Các thị trường xuất khẩu chủ lực ngày càng quy định chặt chẽ về VSAT thực phẩm. - Do hạn chế về ngân sách cũng như nguồn nhân lực mà công ty chỉ nghiên cứu thị trường một cách gián tiếp. - Công tác lập phương án kinh doanh không được coi trọng quá mức. -Nghiệp vụ của các cán bộ công nhân viên trong đàm phán kinh doanh không được nâng cao, hạn chế về trình độ ngoại ngữ. - Công ty không chủ động tìm kiếm các đối tác mới. - Hợp đồng soạn thảo chưa chặt chẽ, nhiều điều khoản sơ sài không rõ ràng dễ nảy sinh tranh chấp khi gặp phải 1 hợp đồng có giá trị lớn. - Khâu thanh toán chỉ được thực hiện bằng phương thức chuyển tiền. 2.4. So sánh lý thuyết và thực tế về các hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng. 2.4.1 Giống nhau. Công ty đã áp dụng những kiến thức và kỹ năng đàm phán trên cơ sở lý thuyết để tiến hành đàm phán, giao kết hợp đồng với các công ty nước ngoài. Những nhân viên phụ trách về ván đề giao dịch, gặp gỡ đối tác và kí kết hợp đồng luôn được nâng cao trình độ cả về lý thuyết và trên thực tế. Công ty dựa vào những cơ sở lý thuyết về vệ sinh an toàn thực phẩm để triển khai việc giết mổ và bảo quản hàng thịt lợn đông lạnh một cách sạch sẽ, an toàn và đủ tiêu chuẩn của cơ quan vệ sinh an toàn thực phẩm. Dựa trên những quy định về các điều khoản hợp đồng cũng như là các nguồn luật áp dụng, công ty xây dựng lên một hợp đồng mua bán quốc tế hợp lý và chặt chẽ. Các khâu bảo quản, chăm sóc hàng hoá và vận chuyển luôn được công ty thực hiện đúng như quy trình quy định sẵn. 2.4.2 Khác nhau. Khi tiến hành đàm phán sẽ có thể xảy ra những trường hợp ngoài ý muốn mà trên lý thuyết không thấy được. Lý thuyết và thực tế khác nhau ngay cả khi vận dụng y nguyên trong lý thuyết, trong đàm phán kinh doanh dù chỉ là một cử chỉ, lời nói cũng có thể dẫn đến huỷ bỏ hợp đồng. Lý thuyết là lời nói nhưng thực tế là hành động củ thể, khi đàm phán, giao dịch không thể làm theo lý thuyết 1 cách y chang vì có nhiều trường hợp bất ngờ xảy ra làm các nhà giao dịch phải thay đổi chiến thuật và kế sách. Nếu việc đàm phán, giao dịch thành công thì các bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng. Các điều khoản của hợp đồng thường quy định sẵn và trên lý thuyết thì 1 hợp đồng mua bán quốc tế phải đầy đủ những nội dung, yêu cầu về các điều khoản đó. Tuy nhiên khi đàm phán sẽ có những điều khoản bị thay đổi bổ sung hoặc giảm bớt. Nếu các bên nhận thấy điều khoản này là không cần thiết thì có thể huỷ bỏ và đi đến ký kết hợp đồng có lợi cho hai bên nhất. Kết luận Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó là tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. Đàm phán được xem như là một ngành khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách có hệ thống, theo phương châm tỡm giải phỏp tối ưu cho các bên tham gia. Với “tư cách” đó, đàm phán liên quan đến nhiều ngành khoa học khác như: Luật, kế toán, tài chính, xác suất thống kê, nhân chủng học, văn hóa, nghệ thuật giao tiếp... nhằm giúp nhà đàm phán tỡm ra được phần chung của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo được kết quả đàm phán và tỡm được hướng đi thích hợp cho quá trỡnh đàm phán. Các doanh nghiệp Việt Nam thường bước vào cuộc đàm phán với tư thế khá bị động, thiếu chuẩn bị về con người và thông tin về đối tác. Trong khi đó, doanh nghiệp nước ngoài không chỉ thu thập thông tin về đối tác mà cũn tỡm hiểu cả phong tục tập quỏn và văn hóa. Qua quá trình kiến tập tại công ty, em đã được tìm hiểu được phần nào về hoạt động đàm phán, giao dịch ký kết hợp đồng của công ty. Điều đó giúp em rất nhiều trong việc áp dụng kiến thức giảng dạy trên lớp vào thực tế. Em xin chân thành cảm ơn toàn thể các lãnh đạo, phòng ban của Công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất khẩu Hải Phòng đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại đây và em cũng xin cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Thu Thuỷ đã hướng dẫn em trong quá trình làm bài báo cáo thực tập nghiệp vụ! Phụ lục: 1. Bảng cân đối kế toán của công ty 2. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần. 3. Commercial Contract 4. Commercial Invoice 5. Vận đơn vận tải đường biển ( Sea waybill) 6. Packing list 7. Tờ khai hải quan điện tử 8. Giấy chứng nhận kiểm dịch (Inspection certificate) 9. Phiếu kiểm tra điều kiện kỹ thuật và vệ sinh thú y.