Tìm hiểu và xây dựng chương trình quản lý khách sạn

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -----ooo&ooo----- PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Nội dung đề tài : Tìm Hiểu Và Xây Dựng Chương Trình THÁI BÌNH 30/06/2011. Ngành Du Lịch là một ngành kinh doanh có từ rất lâu đời trên thế giới.Tại các nước phát triển, ngành Du Lịch phát triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao với sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tintrong tổ chức và hoạt động.Tại nước ta nghành Du Lịch có thể xem là nghành kinh doanh lâu đời. Nhưng trong những năm gần đây, ngành Du Lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng của nó trong các lĩnh vực kinh tế xã hội ngày càng được mở rộng. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin cho nghành Du Lịch nước ta còn hạn chế. Trong bối cảnh đó, việc xây dựng chương trình quản lý khách sạn cho ngành Du Lịch là vô cùng cần thiết nhằm nâng cao hiêu quả kinh doanh cũng như chất lượng phục vụ khách hàng. Bài toán quản lý khách sạn đặt ra yêu cầu xây dựng một giải pháp công nghệ thông tin khả thi, phù hợp về quy mô phát triển và khả năng đầu tư của khách sạn vừa và nhỏ ở nước ta. Vì những lý do đã nêu ở trên, nhóm chúng tôi quyết định thực hiện đề tài: “Tìm hiểu và xây dựng chương trình quản lý khách sạn”. Việc nghiên cứu tìm hiểu xây dựng đề tài này sẽ cung cấp những kiến thức nghiệp vụ quản lý khách sạn hữu dụng nhằm giúp các bạn hiểu được ý nghĩa của công tác quản lý khách sạn. Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Văn Hùng đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện đề tài, cùng toàn thể quý thầy cô khoa Công nghệ thông tin trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh Cơ Sơ Thái Bình đã tận tình chỉ bảo, truyền đạt những kiến thức quý báu để chúng em làm hành trang vào đời. Chúng em xin chân thành cảm ơn tất cả bạn bè đã động viên và giúp đỡ vượt qua những khó khăn để hoàn thành bài tiểu luận này. Đặt biệt, chúng con xin cảm ơn các bậc cha mẹ và những người thân đã hết lòng nuôi nấng dạy dỗ để chúng con có được ngày hôm nay. Do còn hạn chế về nhiều mặt nên luận văn còn nhiều thiếu sót, chúng em kính mong quý thầy cô cùng bạn bè đóng góp ý kiến để chúng em có thể khắc phục, hoàn thiện hơn. Thái Bình, ngày 19 tháng 06 năm 2011 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Phụ Lục: Công Cụ Microsoft Word 2007, Microsoft Visio 2003, Microsoft Visual Studio 2010. MÔ TẢ BÀI TOÁN. Hệ thống quản lý khách sạn Để nâng cao hiệu suất kinh doanh phục vụ khách sạn, gần đây ban giám đốc khách sạn quyết định đầu tư xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn bằng máy tính. Sự hoạt động của khách sạn được mô tả như sau: + Khách sạn cung cấp các dịch vụ: Cho thuê phòng, đăng ký đặt phòng, các dịch vụ ăn uống, các phương tiện đi lại vv... Bộ phận lễ tân sẽ giới thiệu, sắp xếp phòng cho khách theo yêu cầu và khả năng của khách sạn. + Khách thực hiện thủ tục thuê phòng bao gồm: - Giấy CMND hoặc hộ chiếu - Mã số phòng thuê - Thời gian dự định ở. + Trong thời gian lưu lại ở khách sạn khách có thể được phục vụ các dịch vụ. Các dịch vụ này được thanh toán cùng với tiền thuê phòng khi khách rời khách sạn. + Thủ tục thanh toán được thực hiện khi khách rời khách sạn. Hệ thống đưa phiếu thanh toán tiền phòng và các dịch vụ cho khách. + Hàng tháng ban quản lý thống kê tình hình kinh doanh của khách sạn. + Ngoài ra hệ thống có thể tra cứu thông tin về phòng và khách tại bất cứ thời điểm nào. KHẢO SÁT. Đặc Tả Hoạt Động Hệ Thống Hiện Tại Khách sạn S07 là khách sạn hoạt động lâu năm. Tuy nhiên, các khâu trong công tác quản lý và kinh doanh còn mang nặng tính chất thủ công. Mô hình hoạt động của hệ thông được mô tả qua các sơ đồ sau: Ban Giám Đốc Phòng Lễ Tân Phòng Phục Vụ Phòng Bảo Vệ Ban Giám đốc Khách sạn: Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua ban giám đốc và ban giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn. Phòng tiếp tân: Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu và giải đáp những thắc mắc của khách. Phòng bảo vệ: Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn. Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng. Phòng phục vụ: Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng. Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu. Nhận yêu cầu đặt phòng Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn Từ chối Trả lời khách hàng Lập thông tin đặt phòng Sửa Hủy bỏ Nhận thông tin từ khách hàng Tổng hợp tình hình đặt phòng Hình 1: Quy trình bộ phận lễ tân nhận đặt phòng. Nhận yêu cầu thuê phòng Xác nhận khả năng đáp ứng Từ chối Trả lời khách hàng Lập thông tin thuê phòng Hủy Sửa Nhận thông tin khách hàng Tổng hợp thông tin thuê phòng Hình 2: Quy trình bộ phận lễ tân nhận thuê phòng Cung cấp dịch vụ Lưu thông tin sử dụng dich vụ Tổng hợp thông tin sử dung dich vụ Hình 3: Quy trình cung cấp dich vụ. Nhận yêu cầu trả phòng Xác nhận thông tin trả phòng Lưu thông tin trả phòng Lập hóa đơn Nhận tiền thanh toán Tổng hợp tình hình trả phòng Hình 4: Quy trình trả phòng Các loại hóa đơn chứng từ: PHIẾU THANH TOÁN TIỀN Họ tên khách:.................................................... Số CMND(Hộ Chiếu):…………………………. Số Phòng:................ Loại Phòng: ……….Giá Phòng :……………. Ngày đến.: Tháng : Năm 201_. Ngày đi : Tháng : Năm 201_. NGÀY DỊCH VỤ TIỀN TỔNG CỘNG Tổng số tiền bằng chữ: ................................................................................................................... Ngày................ tháng................ năm................. KHÁCH GIÁM ĐỐC LỄ TÂN (Ký) (Ký) (Ký) Nhận Xét: Qui trình thủ công dựa trên sức người là chính đã bộc lộ những nhược điểm sau: Việc lưu trữ hồ sơ khách hàng cũng như các thông tin cần thiết trong công tác thanh toán đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và chứng từ với một số lượng lớn và lưu trữ trong nhiều năm, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho người điều hành với những biện pháp bảo quản và hình thức kiểm tra, kiểm kế phức tạp. Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp truyền thống, nếu có sai sót thì việc sửa chữa gặp nhiều khó khăn. Tốn nhân lực. Việc Đăng ký thuê phòng với số lượng lớn sẽ gây mất thời gian. Chính vì những nhược điểm nói trên và mục tiêu nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và quản lý hiệu quả việc kinh doanh của khách sạn. Hệ thông quản lý khách sạn được xây dựng dựa trên nhu cầu tin học hóa công việc kinh doanh khách sạn S07. Các yêu cầu chức năng của hệ thống: Tự động hóa các chức năng: Tính toán, đặt phòng…nhằm tăng hiệu xuất trong phục vụ khách hàng. Cung cấp đầy đủ thông tin về khách sạn : Số phòng, loại phòng , các loại dịch vụ, khách hàng… Hệ thống tạo ra các báo cáo, phân tích hoạt động kinh doanh của khách sạn. Hệ thống quản lý hoạt động của khách hàng ngày vào, ngày ra, sử dụng loại dịch vụ, thanh toán. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN. Mô Hình Nghiệp Vụ Của Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn. Mô Hình Phân Rã Chức Năng. Quản lý khách Sạn Quản lý Tài Nguyên Quản lý Dịch Vụ Quản lý Khách Quản lý Đặt Phòng Báo Cáo Tìm Kiếm Quản Lý Tài Nguyên: Khách Sạn có các tài nguyên cần quản lý: phòng, loại phòng, các tiện nghi( tivi, tủ lạnh, đầu kỹ thuật số…). Mỗi phòng thuộc một loại phòng, các tiện nghi được trang bị theo từng phòng là khác nhau. Thông tin về phòng bao gồm: số phòng, loại phòng , giá phòng, tiện nghi, trạng thái( trống,đã đặt) …sẽ được đưa vào kho dữ liêu danh sách phòng. Các tiện nghi phải được phân loại và được nhân viên don dẹp phòng cập nhật thường xuyên vào danh sách các tiện nghi trong khi khách còn ở. Quản lý Tài Nguyên Tiện Nghi Loại Phòng Phòng Quản lý dịch vụ: Khách sạn cung cấp các dịch vụ: Giặt là, Ăn uống, Phương tiện đi lại. Đối với các dịch vụ ta có thể thêm, xóa, sửa thông tin về thực đơn(món ăn giá tiền), về giá tiền giặt là các loại quần áo khác nhau,về giá các loại phương tiện. Quản lý Dịch Vụ Thuê Phòng Ăn Uống Phương Tiện Đi Lại Điện Thoại Giặt Là Quản Lý Đặt Phòng: Chó phép quản lý thông tin các cuộc đặt phòng của khách.Thông tin về các cuộc đặt phòng bao gồm: Thông tin về khách (tên,CMND, giới tính, địa chỉ, SDT, Số Người),Thông tin đặt phòng (số phòng, loại phòng, ngày đến, giờ đến, ngày đi). Quản lý Đặt Phòng Thông Tin khách Thông Tin Đặt Phòng Quản Lý Khách Quản lý khách: Khách có đặt trước: Nhân viên lễ tân tra cứu thông tin về cuộc đặt phòng của khách, xác nhân và lưu thông tin của khách vào cơ sở dư liệu khách thuê phòng. Khách không đặt trước : Nhân viên lễ tân truy vấn thông tin về phòng trống, khách xác nhận thuê phòng, nhân viên lưu thông tin khách vào cơ sở dữ liệu. Khách Trả phòng được nhân hóa đơn của nhân viên thu ngân lễ tân và thanh toán tiền. Nhâ viên xác nhận lưu vào cơ sở dữ liệu và chuyển trạng thái phòng thành trỗng. Khách Trả Phòng Khách Đặt Trước Khách Không Đặt Trước Báo cáo: BÁO CÁO DOANH THU PHÒNG DOANH THU DỊCH VỤ Tìm Kiếm : TÌM KIẾM THÔNG TIN KHÁCH THÔNG TIN PHÒNG THÔNG TIN DỊCH VỤ Mô Hình Xử Lý Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Ngữ Cảnh. Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức 0. Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức 1. Biểu Đồ Quản lý đặt phòng. Biểu Đồ Quản lý khách: Khách đặt trước. Khách không đặt trước. Khách trả phòng. Quản lý dịch vụ. Quản lý tài nguyên: Báo cáo Tìm kiếm: Mô hình thực thể kết hợp: Mô hình quan hệ  Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý khách sạn.(Từ Điển Dữ Liệu). Null = Yes: Cho phép nhận giá trị rỗng. Null = No : Không cho phép nhân giá trị rỗng. PK: Khóa chính;FK: Khóa ngoại Int: là kiểu Integer 4 bytes. Char: là kiểu character Money: Kiểu dữ liệu tiền tệ 8 bytes DateTime: kiểu dữ liệu ngày tháng 8 bytes Nvarchar: kiểu dữ liệu Unicode. Bit: kiểu dữ liệu interger có giá trị 0 hay 1. PHÒNG Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú S.Phong Int(4) No PK Số phòng ML.Phong Int(4) No FK Mã loại phòng Trạng Thái Char(1) No T: phòng trống O: Đã được đặt. V: phòng bận Giá Money(8) No Giá phòng(VND) Mô tả Nvarchar(70) Yes Mô tả phòng LOẠI PHÒNG Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú ML.Phong Int(4) No PK Mã loại phòng T.Phong Char(8) No Tên phòng Giá Money(8) No Giá phòng (VND) TIỆN NGHI Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú M.Tiệnnghi Int(4) No PK Mã tiện nghi T.Tiệnnghi Int(4) No FK Tên tiện nghi Trạng Thái Char(1) No T: Hỏng O: Tốt. Mô tả Nvarchar(70) Yes Mô tả tiện nghi DỊCH VỤ Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú T.Dịchvụ Int(4) No Tên dịch vụ ML. Dịchvụ Int(4) No PK Mã loại dịch vụ Giá Money(8) No Giá phòng(VND) Mô tả Nvarchar(70) Yes Mô tả dịch vụ CHI TIẾT DỊCH VỤ ĂN UỐNG Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú M.Hóa đơn Int(4) Yes FK Mã hóa đơn ML. Dịchvụ Int(4) No PK Mã loại dịch vụ Tên Món Nvarchar(20) No Fk Ngày SDDV DateTime(8) Yes Ngày sử dụng Tổng món Int(4) Yes Tổng tiền Money(8) No M.Khách Int(4) No FK Mã khách DỊCH VỤ CHI TIẾT DỊCH VỤ GIẶT LÀ Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú M.Hóa đơn Int(4) Yes FK Mã hóa đơn ML. Dịchvụ Int(4) No PK Mã loại dịch vụ ML.Quần áo Int(4) No Fk Mã loại quần áo Ngày SDDV DateTime(8) Yes Ngày sử dụng Số lượng Int(4) Yes Tổng tiền Money(8) No M.Khách Int(4) No FK Mã khách DỊCH VỤ CHI TIẾT DỊCH VỤ GỌI ĐIỆN THOẠI Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú M.Hóa đơn Int(4) Yes FK Mã hóa đơn ML. Dịchvụ Int(4) No PK Mã loại dịch vụ M.Vùng Int(4) No Fk Mã Vùng gọi đi Ngày SDDV DateTime(8) Yes Ngày sử dụng Thời gian Int(4) No Số phút Tổng tiền Money(8) No M.Khách Int(4) No FK Mã khách NHÂN VIÊN Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú M.NV Int(4) Yes PK Mã nhân viên T.NV Nvarchar(20) No Tên nhân viên Giới tính Char(1) No O: Nam X: Nữ Ngày Sinh DateTime(8) Yes Ngày sinh Địa chỉ Narchar(20) Yes T.CV Int(4) No Tên chức vụ KHÁCH Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú M.Khách Int(4) Yes FK Mã khách T.Khách Nvarchar(20) No Tên khách Trạng Thái Nvarchar(20) No Đơn hoặc Đoàn Giới tính Char(1) No O: Nam X: Nữ Ngày Sinh DateTime(8) Yes Ngày sinh Địa chỉ Nvarchar(20) Yes CMND Nvarchar(9) No L.Khách Char(1) No X: Đặt trước O:Không KHÁCH ĐẶT PHÒNG TRƯỚC Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú M.KháchT Int(4) No PK Mã khách đặt phòng trước SP.Đơn Int(4) No Số phòng đơn SP.Đa Int(4) No Số phòng đa Tổng Phòng Int(4) No Tổng khách Int(4) No Ngày.ĐP DateTime(8) No Ngày.Đến DateTime(8) No Ngày.Đi DateTime(8) No Ghi chú Nvarchar(70) Yes HÓA ĐƠN Tên Trường Kiểu dữ liệu Null Khóa Ghi chú M.HD Int(4) No PK Mã Hóa Đơn M.Khách Int(4) No FK Mã Khách NgàyLập HD DateTime(8) No Ngày lập hóa đơn Tiền.TP Money(8) No Tiền thuê phòng Tiền.DVAN Money(8) No Tiền dịch vụ ăn uống Tiền.DVPT Money(8) No Tiền dịch vụ phương tiện đi lại Tiền.DVGL Money(8) No Tiền dịch vụ giặt là Tiền.DVDT Money(8) No Tiền dịch vụ điện thoại Tổng Tiền Money(8) No Kết Luận Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu công việc " Quản lý khách sạn " nhưng không sao tránh khỏi những thiếu sót. Mong quý Thầy và các bạn đóng góp ý kiến để em rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu khi bước vào cuộc sống mới. Quá trình khảo sát, phân tích - thiết kế và cài đặt bài toán quản lý khách sạn cơ bản đã hoàn thành những công việc sau: - Cập nhật, lưu trữ, thêm thông tin: * Thông Tin phòng * Thông Tin Tiện Nghi * Thông tin Nhân Viên * Thông Tin Dịch Vụ - Quản Lý: * Đặt Phòng * Sử Dụng Dịch Vụ * Khách - Báo Cáo: * Hóa Đơn Thanh Toán Dịch Vụ * Thông Kê Doanh Thu - Tra cứu: * Thông tin khách hàng * Thông tin Phòng Bài toán được thiết kế và cài đặt bằng ngôn ngữ Visual C# cho phép chạy trên môi trường Windows do đó kế thừa được những tính năng mạnh của Windows như: - Cho một giao diện thân thiện với người sử dụng - Chạy theo chế độ đa nhiệm - In ấn nhanh chóng và thuận lợi Bài toán quản lý khách sạn này chủ yếu là áp dụng với khách sạn có quy mô tương đối nhỏ, do đặc thù của mỗi khách sạn nên công tác quản lý với mỗi khách sạn là khác nhau. Ở đây chúng em chỉ tìm hiểu về công tác quản lý của khách sạn đơn giản. Do thời gian hạn chế và trình độ hiểu biết của bản thân chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế và cài đặt bài toán quản lý khách sạn chưa hoàn thiện như một phần mềm quản lý. Nó mang tính chất học hỏi, trao đổi và bắt đầu làm quen với thực tế. Nhưng qua đợt thực tập này, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quá trình phân tích thiết kế và cài đặt một chương trình quản lý, đồng thời cũng bổ sung kiến thức cho bản thân. Em xin chân thành cảm ơn Thầy Lê Văn Hùng đã tận tình giúp đỡ để em hoàn thành đồ án của mình. Em cũng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới quý Thầy Cô khoa Công nghệ thông tin trường Đại học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh. Tôi cảm ơn các bạn đã đóng góp ý kiến và động viên để tôi hoàn thành đồ án này. Hướng phát triển - Chương trình chỉ mới cho phép nhân viên trong khách sạn tiếp cận hệ thống. Nên hướng là cần phải phân quyền sử dung hệ thống cho khách có thể tiếp cận với hệ thống. - Mở rộng bài toán cho nhiều khách sạn riêng biệt - Thống kê danh sách khách hàng theo khoảng thời gian nào đó - Đưa ra doanh thu cho khách sạn trong khoảng thời gian nhất định - Ngoài ra để chương trình được tối ưu hơn, ta có thể xây dựng thêm hệ thống cung cấp thông tin về phòng, giá cả và cho phép đặt phòng qua mạng.(Hệ Thông Quản Lý Khách Sạn Tích Hợp Web). Tài liệu tham khảo [1] Giáo Trình " Phân tích thiết kế hệ thống thông tin", Trường ĐHCN Tp Hồ Chí Minh. [2]Sile bài giảng môn “Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống” Thầy Lê Ngọc Sơn. [3] Sile bài giảng môn “ Lập Trình Windows” Cô Bùi Thi Hiền.