Tín dụng thương mại tại công ty phân phối FPT Đà Nẵng

GIỚI THIỆU 1. Lý do chọn đề tài và tên đề tài - Trong nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, nguồn lực cạnh tranh ngày càng trở nên đa dạng và chúng được sử dụng nhiều hơn bao giờ hết nhằm mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. - Nền kinh tế đang rơi vào tình trạng khủng hoảng do cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu do vậy để tồn tại và có được doanh số trong giai đoạn này là thực sự khó khăn. Vì vậy mềm dẻo và linh hoạt trong các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp có được lợi nhuận hơn trong cuộc đua này. - Thực trạng tại công ty phân phối FPT cũng cho thấy công ty đang sử dụng rất nhiều các công cụ bán hàng khác nhau để tìm kiếm lợi nhuận. Trong đó, chính sách bán hàng tín dụng được công ty quan tâm hàng đầu bởi đây là công cụ hiện tại mang lại doanh số lớn, chiếm một tỉ trọng không nhỏ trong doanh số chung của công ty và đây cũng là yếu tố giúp công ty đạt lợi thế cạnh tranh so với công ty trong ngành. PHẦN I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ TÍN DỤNG THƯƠNG MẠI 1.2.1. Khái niệm và đặc điểm tín dụng thương mại 1.2.1.1. Khái niệm Tín dụng thương mại là một hình thức nợ ngắn hạn phát sinh từ doanh thu tín dụng và được coi là một khoán phải thu của người bán và khoản phải trả của người mua.thực chất tín dụng thương mại là một nguồn tài trợ ngắn hạn không do vay mượn,là nguồn ngân quỹ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tín dụng thương mại là do một nhà sản xuất cấp cho một hãng buôn,hãng phân phối hay bán lẻ hoặc do hãng bán buôn cấp cho người bán lẻ hoặc do nhà sản xuất hay hãng phân phối cấp cho một hãng tiêu dùng công nghiệp Tín dụng thương mại là phương tiện đơn giản hóa việc thanh toán nhiều hơn làm công cụ cho vay. Tín dụng thương mại là quan hệ tín dụng giữa các nhà sản xuất kinh doanh với nhau,được biểu hiện dưới hình thức mua-bán chịu hàng hóa 2.Chi phí tín dụng: Là chi phí phí tổn khi thực hiện chính sách tín dụng và chấp nhận tín dụng.Chi phí của tín dụng thương mại được xác định bằng công thức Chi phí = 3.Các loại tín dụng thương mại: Tín dụng thương mại có thể phân thành 2 loại: Tín dụng thương mại tự do:là tín dụng được chấp nhận trong khoảng thời gian được hưởng chiết khấu Tín dụng thương mại có chi phí:là tín dụng ngoài tín dụng thương mại tự do,với chi phí bằng đúng % chiết khấu cho phép 4 Các lý do thực hiện chính sách tín dụng thương mại: Đối với người được hưởng tín dụng thương mại: Người mua tận dụng việc mua chịu như là một nguồn tài trợ ngắn hạn,họ có thể hưởng lợi từ khoảng chiết khấu hoặc cỏ thể chiếm dụng được một khoảng vốn trong thời hạn cho phép với một chi phí hợp lý Gia tăng năng lực sản xuất kinh doanh hạn chế về vốn Thủ tục đơn giản Sự quá hạn trong tín dụng thương mại dược xem là nhẹ nhàng hơn so với trễ hạn trong các khoản vay nợ Đối với người cấp tín dụng: Là công cụ khuyến mãi của người bán Có khả năng kích cầu gia tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ Cải thiện mối quan hệ với khách hàng Tín dụng thương mại là hình thức tài trợ bằng hiện vật nên hạn chế được ảnh hưởng của lạm phát 2.Tình hình tài chính của công ty Bảng 2.4. Bảng phân tích khối từ bảng cân đối tài khoản TÀI SẢN Phân tích khối (%) NGUỒN VỐN Phân tích khối (%) 2007 2008 2007 2008 TÀI SẢN NGẮN HẠN 56.13 53.54 NỢ PHẢI TRẢ 49.09 35.01 Tiền và các khoản tương đương tiền 27.93 25.95 Nợ ngắn hạn 49.06 34.99 Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn - 0.23 Phải trả cho người bán 18.09 19.83 Các khoản phải thu ngắn hạn 24.98 15.79 Người mua trả tiền trước 2.96 0.52 Phải thu của khách hàng 14.92 13.17 Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước 5.5 1.98 Phải thu nội bộ 9.05 0 Phải trả công nhân viên 0.16 2.1 Các khoản phải thu khác 1.29 1.95 Chi phí phải trả 0.17 0.85 Dự phòng các khoản phải thu khó đòi -0.38 -0.88 Phải trả nội bộ - 3.98 Hàng tồn kho 2.77 9.33 Các khoản phải trả, phải nộp khác 22.19 5.73 Tài sản ngắn hạn khác 0.45 2.24 Nợ dài hạn 0.02 0.02 TÀI SẢN DÀI HẠN 43.87 46.46 NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 46.11 61.55 Tài sản cố định 43.55 36.01 Vốn chủ sở hữu 43.8 61.47 Tài sản dài hạn khác 0.32 10.45 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 22.09 39.23 Đầu tư tài chính dài hạn - - Lợi nhuận chưa phân phối 21.72 18.39 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 100 100 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 100 100 ( Nguồn: báo cáo tài chính các năm 2007, năm 2008.) Bảng 2.7. Bảng phân tích các thông số STT THÔNG SỐ 2007 2008 QI QII QIII QIV QI QII QIII QIV 1 Khả năng thanh toán hiện thời - - - 1.14 1.89 1.75 1.89 1.53 2 Khả năng thanh toán nhanh - - - 0.87 1.47 1.32 1.42 1.12 3 Vòng quay khoản phải thu - - - 1.44 2.53 2.67 6.53 5.13 4 Kỳ thu tiền bình quân - - - 254.04 144.48 136.79 55.89 71.13 5 Vòng quay tồn kho - - - 3.74 4.88 4.69 11.42 5.93 6 Tổng nợ/ vốn chủ SH - - - 1.12 0.48 0.55 0.51 0.57 7 Lơị nhuận gộp biên 0.43 0.52 0.50 0.57 0.58 0.54 0.18 0.22 8 Lợi nhuận ròng biên 0.21 0.25 0.17 0.16 0.31 0.28 0.08 0.02 Khả năng thanh toán: Năm 2008 là năm biến động đều đặn của khả năng thanh toán, đó là những biến động mà cao nhất là quý 1và quý3 và có xu hướng giảm ở quý 2,4, và thấp nhất là quý 4 ( khả năng thanh toán hiện thời 1.53%, khả năng thanh toán nhanh 1.12%). Trong năm 2008 chỉ số thanh toán gần như luôn song song với nhau điều đó cho thấy mức hàng tồn kho luôn duy trì một mức gần như nhau trong cả năm. Chỉ số thanh toán giảm là do hàng tồn kho giảm, tài sản ngắn hạn giảm, đồng thời nợ ngắn hạn tăng. Với chỉ số vòng quay tồn kho, khi mà trong 3 quý đầu năm 2008 tình hình đã được cải thiện rất tốt vòng quay tăng từ 4.88 lên 11.42 nhưng quý 4 nó lại lao dốc xuống sâu còn 5.93 điều đó có nghĩa là trong quý 3 công ty đã có số lượng hàng tồn kho chuyển thành khoản phải thu nhiều, đó có thể là do các đại lý có sự chuẩn bị cho mùa mua sắm cao của khách hàng. Không như khả năng thanh toán, vòng quay khoản phải thu có xu hướng tăng dần từ quý 1 đến quý 3/08 và giảm nhẹ vào quý 4 nhưng nhìn chung vẫn duy trì ở mức cao hơn so với năm 2007. Thông qua đó cho ta thấy một hiệu ứng tốt đối với vòng quay khoản phải thu. Để thấy rõ nguyên nhân chúng ta cùng xem xét kỳ thu tiền bình quân của công ty trong năm 2008. Một dấu hiệu lạc quan đối với công ty khi mà kỳ thu tiền bình quân của công ty giảm và thấp hơn rất nhiều so với năm 2007. Dù đã có những thay đổi theo chiều hướng tích cực nhưng kỳ thu tiền bình quân vẫn cao hơn nhiều so với thời hạn tín dụng mà công ty cấp cao nhất là 30 ngày. Như vậy, công ty đang có một chính sách thu nợ quá lỏng lẻo không hiệu quả làm cho thời gian thanh toán cao, điều này làm chi phí tài trợ các khoản phải thu nhiều hơn, giảm hiệu quả tài chính, và tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Sự giao động nhỏ lên xuống liên tục trong 4 quý năm 2008 là điều mà chúng ta thấy ở thông số nợ trên vốn chủ sỡ hữu. nhìn chung là thấp hơn nhiều so với năm 2007 (1.12 năm 2007, và 0.57 năm 2008) thông số này mang lại sự an toàn cho các chủ nợ bởi lúc này mức tài trợ của cổ đông đối với mỗi đồng vố vay. Đối với thông số sinh lời thì xu hướng leo thang rùi tụt dốc vào cuối năm là điều nhận thấy rõ, và năm 2007 cao hơn 2008. điều đó cho thấy công ty đang có những khó khăn trong phương diện tiêu thụ sản phẩm vào cuối năm. Đồng thời chỉ số lợi nhuận ròng biên giảm dần từ quý 1/08 là 0.31 xuông 0.02 vào quý 4/08, điều đó có thể là do công ty đang có những khó khăn về chi phí quản lý và chi phí bán hàng điều đó có thể làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Như vậy, nhìn chung công ty đang có những chuyển biến đáng kể để cải thiện hoạt động kinh doanh và đặc biệt trong hoạt động quản trị khoản phải thu nhưng vẫn còn nhiều khó khăn. Những hoạt động của công ty đã làm tăng các chi phí về quản lý và chi phí bán, thu nợ... vì vậy điều đó có thể đã góp phần làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Chính sách bán chịu: 1.1Tiêu chuẩn bán chịu Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được công ty chấp nhận bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ. Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của công ty và mỗi công ty đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức. Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của công ty. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu. Về mặt lý thuyết, công ty nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu. Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. 1.3.1.2. Thu thập thông tin và phân loại khách hàng a. Thu thập thông tin Về nguyên tắc, thông tin để phân tích bán chịu càng nhiều và càng chi tiết càng tốt, nếu chi phí bỏ ra để thu thập thông tin nhỏ hơn lợi ích mang lại từ quyết định dựa trên thông tin ấy. Nguồn thông tin chủ yếu là từ ngân hàng thương mại, các đối tác của khách hàng báo cáo tài chính, và các thông tin khác do khách hàng cung cấp, các công ty xếp hạng tín dụng. Điều quan trọng nữa là việc thu thập thông tin từ cuộc điều tra tín dụng của công ty. b. Phân loại khách hàng Một công ty nên thiết lập một tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu cho những khách hàng mới và cả những khách hàng cũ để kiểm soát rủi ro tín dụng, và cả những khách hàng nằm dưới tiêu chuẩn tín dụng. Tuy nhiên, tiêu chuẩn tín dụng nên được thiết lập với sự tối thiểu hóa các rủi ro tín dụng. * Phuơng pháp 5C Năm nhân tố “Năm C” thường được sử dụng khi đo lường chất lượng tín dụng nói chung: - Đặc điểm (Character) C1: Đề cập đến tính liêm chính của khách hàng và thái độ đối với khoản nợ - Khả năng trả nợ (Capacity) C2: Đề cập đến khả năng thanh toán của người mua. Chú ý đến báo cáo ngân lưu và dòng tiền mặt. - Vốn (Capital ) C3 : Đây là vốn tựu có của công ty. Do vậy, phải chú ý giá trị thanh lý nhỏ hơn giá trị sổ sách. - Tài sản thế chấp (Collateral ) C4: Đề cập đến tài sản thế chấp như là bảo đảm an toàn, thường là phần không quan trọng. - Điều kiện kinh tế (Conditions ) C5: Đề cập đến tình hình kinh tế chung và của ngành Như vậy, doanh nghiệp dựa trên các tiêu chuẩn đã được sắp xếp trong các bảng trên để đánh giá khách hàng, sau khi có đầy đủ các bảng nhà quản trị sẽ tổng hợp các điểm trên các bảng để tính điểm chung của doanh nghiệp. Sau đó, dựa theo điểm và bảng xếp loại để xếp loại doanh nghiệp. Với tiêu chuẩn 5C cho các nhà quản trị tín dụng cách nhìn tổng quan với các khách hàng của mình khi cấp tín dụng. Tiêu chuẩn đánh giá cả về các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu phi tài chính. Sử dụng chỉ tiêu này, công ty có thể đánh giá không những lịch sử tín dụng của các khách hàng mà còn cả tình trạng tín dụng hiện tại. Và là công cụ đo lường tin cậy được sử dụng khá phổ biến. 1.3.1.3. Áp dụng tiêu chuẩn bán chịu Sau khi thu thập thông tin về khách hàng, người bán phải quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không và hạn mức bán chịu là bao nhiêu. Để ra quyết định, cần phải thực hiện các công việc: - Phân tích tài chính - Đánh giá kinh nghiệm kinh doanh ( Hai bước này nhằm xếp hạng rủi ro tín dụng ) - Xác định hạnh mức bán chịu ban đầu - Hạn mức bán chịu sẽ xác định lại theo định kỳ Phân tích tài chính Kết quả phân tích tài chính và các thông tin phi tài chính đều cần thiết để quyết định bán chịu và hạn mức bán chịu. Thông tin phi tài chính chủ yếu liên quan đến tư cách trách nhiệm trả nợ của khách hàng. Những tiêu chí đánh giá khác đã đề cập trên đây là vốn, khả năng trả nợ, điều kiện kinh doanh và tài sản bảo đảm thể hiện qua phân tích các chỉ tiêu ( hệ số ) tài chính. Mục tiêu phân tích tài chính bao gồm: - Đánh giá thông tin tài chính. - So sánh bình quân ngành, doanh nghiệp tiêu biểu cùng ngành và các điều kiện kinh tế. - Phân tích thị trường tài chính để hiểu rõ về giá cổ phiếu của công ty. Ưu điểm của phân tích tài chính: Chỉ tiêu tài chính hữu ích khi nghiên cứu phân tích xu hướng (theo thời gian) cũng như so sánh bình quân nghành và doanh nghiệp tiêu biểu cùng nghành. Nhược điểm của phân tích tài chính: - Không thể so sánh dữ liệu giữa các công ty khi mà họ sử dụng hệ thống kế toán khác nhau. - Không thể xác định giá trị tối ưu của một chỉ tiêu cụ thể, vì không có một chuẩn mực - Trong một số trường hợp, kết quả tính toán của chỉ tiêu không cho một tín hiệu rõ ràng để chấp nhận hay không chấp nhận bán chịu Có rất nhiều chỉ tiêu, vấn đề là tất cả chỉ tiêu phải đều phải tập trung vào một mục đích nhất định là quyết định bán chịu, nên không tránh khỏi sự phiến diện. Do vậy, người phân tích nên bắt đầu từ việc quan sát xu hướng và đặt câu hỏi điều tra. Khi cần, phải sử dụng các mô hình đa biến phức tạp hơn. Đánh giá thông tin tài chính Hầu hết các hệ số đo lường khả năng thanh toán ngắn hạn vầ khả năng thanh toán cho ta một cách nhìn về tính thanh khoản của doanh nghiệp trong ngắn hạn và cũng như tình hình kinh doanh của công ty 1.3.1.3.1. Hạn mức bán chịu Sau khi chấp nhận bán chịu, công ty phải xác định hạn mức bán chịu trần, tức mức cao nhất có thể cho khách hàng. Qua nhiều nghiên cứu khoa học và khảo sát thực tế trên thế giới cho thấy “kiểm soát rủi ro“ là lý do chủ yếu của việc xác định hạn mức bán chịu. Làm thế nào để xác định hạn mức bán chịu là một câu hỏi không dễ dàng. Tuy nhiên xác định hạn mức bán chịu trước hết phải dựa vào nhu cầu của khách hàng, không thể xác định hạn mức bán chịu là một triệu đồng cho nhu cầu mua chịu một trăm triệu đồng. Một số liệu kinh nghiệm cho thấy là khoảng 10% trên giá trị tài sản ròng của khách hàng, hoặc dựa trên hạn mức bán chịu cao nhất của nhà cung cấp khác Phần lớn các công ty trên thế giới áp dụng phương pháp này với kết quả đánh giá các chỉ tiêu tài chính và báo cáo xếp hạng tín dụng chuyên nghiệp. 1.3.1.3.2. Xác định điều kiện bán chịu Điều kiện bán chịu là các quy định về thời hạn thanh toán và tỉ lệ chiết khấu tiền mặt nếu trả trước hạn. a. Thời hạn thanh toán Thời hạn thanh toán có thể từ ngày ghi trên hóa đơn hoặc từ ngày nhận được hàng cho đến ngày thanh toán, tùy vào điều khoản hợp đồng. Nhưng đối với người bán, ngày thành toán là ngày nhận được tiền mặt tại quỹ hoặc đến tài khoản tiền gửi ngân hàng. Thời hạn thanh toán lệ thuộc vào tình hình tiêu thụ sản phẩm của ngành trên thị trường, bao gồm: đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu thị trường và điều kiện thị trường. Xác định thời hạn tín dụng: Ta sẽ xem xét mức xác định thời hạn tín dụng thông qua việc phân tích để so sánh giữa lợi nhuận tăng thêm trên mỗi lượng bán lớn hơn chi phí đầu tư tăng thêm vào khoản phải thu. Chúng ta lựa chọn những thời hạn tín dụng mà lợi nhuận ròng biên (+). Thế nhưng không phải khi nào ta cũng chọn lợi nhuận ròng biên dương việc lựa chọn này phải dựa vào nhiều yếu tố khác mà quan trọng là có sự phù hợp giữa mục tiêu chung của công ty, mục tiêu quản trị tín dụng và mục tiêu bộ phận kinh doanh. Do đó khi xậy dựng thời hạn tín dụng công ty phải có sự suy xét kỹ lưỡng trước khi ra quyết định. b. Chiết khấu tiền mặt Là tỉ lệ phần trăm được khấu trừ trên giá trị hóa đơn nếu khách hàng trả tiền trong một thời hạn nhất định nào đó. Chiết khấu tiền mặt cũng là một điều khoản bán chịu Chiết khấu tiền mặt phụ thuộc vào nhà cung cấp, uy tín của khách hàng, lịch sử quan hệ mua bán chịu, quy mô của hóa đơn và thời điểm trong năm. Cần lưu ý là chiết khấu tiền mặt khác với chiết khấu bán hàng. Chiết khấu bán hàng là việc giảm giá cho người mua số lượng lớn, hoặc đôi khi chỉ đơn giản lầ do tập quán trong ngành sản xuất đó. Một số công ty tăng mức chiết khấu bán hàng cao hơn bình quân ngành để giành thêm thị phần. chiết khấu bán hàng thường được chào đến khách hàng cùng với chiết khấu tiền mặt, nhưng đôi khi chiết khấu bán hàng cũng thay thế cho chiết khấu tiền mặt. Bên cạnh đó, một số công ty còn thực hiện chính sách xử phạt các công ty trả tiền sau thời hạn thanh toán quy định. Tuy nhiên thường thấy là các khách hàng nhỏ thường quá hạn nhiều hơn. Một số kết luận Lợi ích với người bán: Khi đưa ra khoản chiết khấu tiền mặt là giảm được mức vay ngắn hạn, gia tăng đầu tư ngắn hạn sinh lời nhờ thu được tiền sớm hơn và tăng trưởng doanh thu bán hàng. Vì thực tế, chiết khấu tiền mặt cũng có nghĩa là giảm giá Một tỉ lệ chiết khấu tiền mặt tối ưu thường tùy thuộc vào tỉ lệ chi phí khả biến của sản phẩm. Chi phí khả biến càng thấp thì khả năng chiết khấu tiền mặt càng cao. Kinh nghiệm cho thấy những công ty có tỉ lệ lãi gộp thấp thường có xu hướng giảm tỉ lệ chiết khấu tiền mặt, thậm chí không áp dụng. Chiết khấu tiền còn phụ thuộc vào chi phí cơ hội sử dụng vốn của công ty. Vì vậy, chiết khấu tiền mặt sẽ thay đổi khi chi phí cơ hội sử dụng vốn thay đổi ( một đồng tiền có cơ hội sinh lời là 20% thì phải “quý” hơn là đồng tiền có cơ hội sinh lời 2%). Cần tính đến tác động chiết khấu tiền mặt đến thời gian thanh toán đối với cả khách hàng hưởng và không hưởng chiết khấu khi quyết định thay đổi tỉ lệ chiết khấu. Mức độ chiết khấu tiền mặt còn tùy thuộc vào độ co giãn của cầu về giá sản phẩm hay tốc độ thay đổi doanh thu khi áp dụng chiết khấu tiền mặt Tỷ lệ nợ quá hạn càng cao thì tỉ lệ chiết khấu tiền mặt tối ưu càng cao ( khuyến khích thanh toán sớm, giảm rủi ro nợ quá hạn). Đối với người mua Không phải bao giờ chiết khấu tiền mặt cũng mang lợi ích cho họ, vì nhiều điều khoản chiết khấu không có ý nghĩa đối với người nhận và không bao giờ cũng đồng nhất với tăng lợi nhuận và giá trị cổ đông cảu họ. Do đó các công ty bán thường phản ứng trước việc này như sau: Thay đổi chiết khấu khi đối thủ cạnh tranh thay đổi nhưng lại không thay đổi theo lạm phát, lãi suất thị trường, hoặc các điều kiện kinh tế. Khi có một hiệu số gộp cao hơn, họ không nhanh chóng phản ứng cạnh tranh với thay đổi về tỉ lệ chiết khấu dẫu biết rằng 2% chiết khấu cũng giống như 2% giảm giá nhưng giảm giá có tác động tốt hơn đến doanh thu. 1.4.2. Quyết định cấp tín dụng Bán chịu Tăng doanh thu và lợi nhuận Tăng khoản phải thu và chi phí Lợi nhuận tăng có lớn hơn chi phí tăng không Ra quyết định Hình 1.2.: Mô hình cấp tín dụng Một trạng thái rõ ràng trong tiến trình cấp tín dụng sẽ cung cấp một sự kiểm tra, truyền thông nhất quán và hiệu quả để hỗ trợ cho tín dụng và bán hàng. Nó sẽ mô tả: Điều khoản tín dụng, chi phí. Hạn mức tín dụng, các cấp ủy quyền cho nhân viên, và trách nhiệm, Tín dụng ngoại trừ các thủ tục, Quá trình duy trì hồ sơ cho khách hàng, Giám sát thủ tục và các báo cáo yêu cầu, Thực hiện đo lường và các tiêu chuẩn. Căn cứ vào các khả năng, một khách hàng có thể không trả các món nợ, quyết định cấp tính dụng liên quan đến một loạt các yếu tố có liên quan đến tính chắc chắn. Hình 1.3. cây quyết định cung cấp một sự giải thích cho các kết quả. Những kết quả này liên quan đến những tình huống giữa mối quan hệ nhà cung cấp và khách hàng. Từ chối cấp tín dụng Đề nghị cấp tín dụng Khách hàng thanh toán Không bán Khách hàng không thanh toán Thường xuyên lặp lại kinh doanh Không lặp lại kinh doanh Hình 1.3. Mô hình cây quyết định cấp tín dụng ( Richard Pike, Nam Cheng and Leslie Chadwick. (1998). “Managing Trade Credit for Competitive Advantage”, London.) 1.3.2. Quy trình thu tiền 0 10 20 30 45 60 Liên lạc nhắc nhở khách hàng Gửi thư, fax, giấy báo. Gửi thư yêu cầu thanh toán Nhân viên tín dụng gặp trực tiếp Nhà quản trị gặp trực tiếp nhà quản trị phía khách hàng Ngừng cung cấp dịch vụ, có thể nhờ thu, hoặc bán nợ. Ngày Hình 1.5 : Quy trình thu tiền Thu tiền là một trong những chức năng cơ bản quan trọng của bộ phận tín dụng thương mại. Có rất nhiều cách khác nhau để thu các khoản nợ. Cách thức thường được sử dụng là thanh toán bằng séc, với dịch vụ chăm sóc tự động của ngân hàng đang cung cấp một hệ thống cách thức phổ biến làm giảm chi phí ngân hàng, chi phí và thời gian bưu điện. a. Phương pháp thanh toán Nhận được tiền mặt ngay, giả quyết được vấn đề rủi ro giảm xuống. Vì vậy, hiệu quả của việc thanh toán cũng là một cách giảm rủi ro hiệu quả. Cải tiến công nghệ thông tin cung cấp sự lựa chọn tốt hơn cho qúa trình thu tiền * Ghi nợ trực tiếp Ghi nợ trực tiếp cung cấp một phương pháp có sức hấp dẫn đặc biệt là thanh toán theo quan điểm của các nhà cung cấp, đặc biệt là khi mở rộng điều kiện được cấp cho các khách hàng, mặc dù, từ triển vọng của một khách hàng, nó làm giảm cơ hội để làm giảm biến động ngắn hạn của dòng tiền trì hoãn thanh toán. * Trao đổi dữ liệu điện tử và chuyển tiền điện tử Trao đổi dữ liệu (EDI) và chuyển tiền điện tử (EFT) là phương tiện hiện đại, trao đổi thông tin và thanh toán hoá đơn thanh toán thông qua mạng máy tính. EDI cho phép theo dõi khách hàng then chốt trong đơn đặt hàng để truy vấn và tránh sai sót trong quá trình đặt hàng. * Thẻ thanh toán: Payment Cards/Purchasing Cards Thẻ thanh toán (còn được gọi là thẻ mua hàng) đưa đến một khu vực phát triển mới cho các doanh nghiệp quản lý tín dụng. Tiến trình thu tiền nên cung cấp hướng dẫn thích hợp, hiệu quả để giúp xây dựng và bảo vệ của khách hàng. Nó sẽ là: - Các thủ tục hóa đơn và quản lý tiền mặt, - Phương pháp và thủ tục thanh toán. - Hành động để đối phó với các khoản thanh toán quá hạn. - Thủ tục nhằm quản lý khách hàng những người mà được chiết khấu, - Kiểm soát và báo cáo các thủ tục. b. Xử lý tài khoản quá hạn: ( Handling Overdue Accounts ) Đối với các tài khoản quá hạn, bản sao hóa đơn và có chữ ký bằng chứng về việc phân phối là các tài liệu chìa khoá để thực thi các khoản thanh toán chậm trễ. Các phương pháp theo dõi khác nhau có thể được sử dụng để liên kết với quá trình thu tiền khi cần. Tài liệu gần đây của DTI, Make the Cashflow, đưa ra phương pháp sau đây. 1. Hỏi thăm khách hàng (Visit ): hỏi thăm tín dụng nên được tiến hành cho tất cả các tài khoản lớn để giải quyết các vấn đề và xây dựng các mối quan hệ trong khi thu thập séc có giá trị lớn. Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể tiến hành các yêu cầu thay mặt cho các bộ phận tín dụng nếu họ hành động nhanh chóng khi được yêu cầu. 2. Điện thoại ( Telecom): Tất cả các tài khoản lớn cần được liên lạc qua điện thoại để có được có thể thu hồi từ các tài khoản quá hạn. Tiến trình ghi chú sẽ được lưu giữ tại các hệ thống truy vấn để giúp cho việc theo dõi trong tương lai. 3. Thư từ (Letter). Qúa hạn nhỏ hơn có thể được xử lý theo tiêu chuẩn, thư nhắc nhở. yêu cầu cuối cùng sẽ được gửi nếu khách hàng không trả lời. Điện thoại hỏi thăm có thể được yêu cầu sau khi gử thư. 4. Fax. Fax đến bô phận cao cấp chính thức cũng có thể được xem xét, nếu điện thoại và các thư được bỏ qua. 5. Ngừng cung cấp (stop provide): Ngừng cung cấp nên luôn luôn cảnh báo để làm nổi bật sự cấp bách. Điều quan trọng là những cảnh báo không nên được gửi đi mà không có ý kiến của bộ phận bán hàng. 6. Từ quản lý đến quản lý (management to management): Nếu tất cả các nỗ lực không đạt tiêu chuẩn để thu hút sự chú ý của khách hàng, những nhà quản trị cấp trên như giám đốc tài chính hoặc tổng giám đốc nên tham gia vào việc hỏi thăm khoản nợ nợ bằng cách liên hệ với lãnh đạo cấp cao của các khách hàng. 7. Tham gia của bên thứ ba hoặc yêu cầu pháp luật: Nếu hơn ba tháng đã cố gắng mà những khách hàng quá hạn vẫn lờ đi tất cả, sự tham gia của bên thứ ba như là của một luật sư hoặc đại lý thu nhờ, hoặc thông qua tòa án là hành động nên được xem xét. Những hoạt động đe dọa như vậy phải được phát biểu trên yêu cầu cuối cùng bởi vì những hoạt động này sẽ làm tổn hại mối quan hệ thương mại c. Hóa đơn và bản kê: Invoicing and Statements Hóa đơn không phải lúc nào cũng một phần của chức năng quản lý tín dụng. Tuy nhiên, việc quản lý tín dụng phải đảm bảo rằng các hóa đơn được phát hành nhanh chóng và chính xác. Việc các doanh nghiệp sớm xuất hoá đơn của mình, thì các khách hàng sớm có thể nhận được chúng. d. Hệ thống truy vấn và khiếu nại : Query and Complaint System Một vài khách hàng đưa ra những câu hỏi bao hàm cả lừa dối với mục đích có thể làm chậm quá trình thu hồi nợ. Khách hàng thường xuyên từ chối các khoản thanh toán vì các tranh chấp trước khi cung cấp hàng hoá và dịch vụ. 1.4.4. Giám sát khoản phải thu Rủi ro trong kinh doanh và tài chính từ khách hàng thay đổi theo thời gian như sự thay đổi của môi trường kinh doanh bên ngoài và điều kiện kinh doanh bên trong. Do đó điều quan trọng là ở cả hai cấp độ cá nhân và tổ chức đều phải được theo dõi và thường xuyên xem xét lại đối với tiêu chuẩn từng ngành nghề và ngân sách. Sau đây là một số phương pháp thường sử dụng giám sát: - Thời gian thu tiền bán hàng (days sales outstanding, DSO) Đây là một chỉ số được tính bằng số ngày trung bình mà một công ty cần để thu hồi lại tiền bán hàng sau khi đã bán được hàng. Nếu như DSO ở mức thấp thì có nghĩa là công ty chỉ cần ít ngày để thu hồi được tiền khách còn nợ. Nếu tỉ lệ này cao thì có nghĩa là công ty chủ yếu là bán chịu cho khách hàng, thời gian nợ dài hơn. - Xu hướng lịch sử chi phí của các khoản nợ xấu và mức độ chấp nhận tín dụng: thường xuyên xem xét các vấn đề về chi phí nợ xấu và mức độ chấp nhận tín dụng có thể cung cấp một tín hiệu cảnh báo cho các khả năng quản lý tín dụng. Chính sách tín dụng phải được xem xét nếu có sự thay đổi của chi phí nợ xấu không thể chấp nhận trong khi mức chấp nhận không thay đổi. - Phần trăm chấp nhận tín dụng ( chỉ số chấp nhận tín dụng ) 1.4. PHÂN TÍCH SỰ THAY ĐỔI CỦA CHÍNH SÁCH TÍN DỤNG Tăng kỳ thu tiền bình quân Ra quyết định Tăng khoản phải thu Tăng chi phí vào khoản phải thu Tăng thời hạn bán chịu Tăng kỳ thu tiền bình quân Tăng lợi nhuận Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí không? 1.4.1. Ảnh hưởng của việc gia tăng thời hạn bán chịu Hình 1.6. Mô hình tăng kỳ thu tiền bình quân ( TS. Nguyễn Thanh Liêm, 2007, Quản Trị Tài Chính, Nhà Xuất Bản Thống Kê, Tp Hồ Chí Minh: 329-359 ) chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu. Rủi ro tín dụng là một trong những yếu tố mà các nhà quản trị tín dụng phải thực sự chú ý trong các quyết dịnh của mình. Nó là một trong những nhân tố làm cho lợi nhuận của công ty giảm sút và có thể làm cho công ty rơi vào tình hình khó khăn nếu chính sách tín dụng không hợp lý và thu hồi nợ có khó khăn. PHẦN II: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VÀ THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG TÍN DỤNG TẠI CÔNG TY PHÂN PHỐI FPT CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PHÂN PHỐI FPT (FDC) CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 2.1.2. Chức năng và kế hoạch kinh doanh năm 2009 2.1.2.1. Chức năng Công ty Phân phối FPT Đà nẵng sẽ kinh doanh trong các lĩnh vực: mua bán thiết bị, máy móc trong lĩnh vực y tế, giáo dục đào tạo, khoa học kỹ thuật, công nghiệp, môi trường, viễn thông, vật liệu xây dựng, ô tô, Nokia… Công ty Phân phối FPT Đà Nẵng sẽ tiến những bước dài trong kinh doanh và trở thành một trong những doanh nghiệp có đóng góp lớn nhất cho sự phát triển kinh tế xã hội ở Đà Nẵng. 2.1.2.2. Kế hoạch kinh doanh năm 2009 - Kinh Doanh : đảm bảo duy trì mức doanh số năm 2008 : 38 triệu USD - Nhân sự : đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện tại nhằm đáp ứng được các thay đổi và thách thức từ thị trường - Tài chính: Đảm bảo an toàn tài chính trong kinh doanh - Hoạt động tinh thần: Duy trì các hoạt động văn tinh thần phong phú nhằm đảm bảo cho toàn bộ cán bộ nhân viên có sự gắn kết và nâng cao năng suất lao động 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY PHÂN PHỐI FPT CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 2.2.1. Tình hình chung về khách hàng Đặc điểm khách hàng của công ty là khách hàng tổ chức. Phần lớn đều là những công ty có uy tín trên thị trường miền trung và có thời gian kinh doanh ít nhất là trên 5 năm . Và tập trung doanh số cho công ty là ở các thị trường Đà Nẵng. Hiện tại công ty phân phối cho 10 đại lý tại thị trường Đà Nẵng và có hơn 30 đại lý còn lại tại các thị trường khắp các tỉnh miền trung. Nhìn chung hoạt động kinh doanh của các đại lý là tốt. Trong số đó có năm đại lý được trao tặng danh hiệu đại lý vàng của công ty. 2.2.2. Thực trạng về chính sách tín dụng tại công ty 2.2.1.1. Tiêu chuẩn tín dụng Để được cấp tín dụng trong quá trình mua hàng các khách hàng phải thõa mãn điều kiện : - Ký hợp đồng nguyên tắc - Có thời gian giao dịch ít nhất 6 tháng (F9 là 3 tháng)  ; - Có lịch sử thanh toán tốt ; - Hồ sơ chúng minh tư cách pháp nhân : Giấy phép đăng ký kinh doanh, Quyết định thành lập, quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán trưởng ; - Có bảo lãnh thanh toán. - Quý đại lý lập bảo lãnh ngân hàng thời hạn 1 năm với số tiền tuỳ thuộc vào nhu cầu kinh doanh và năng lực tài chính của đại lý. - Trên cở sở kết quả hợp tác và lịch sử thanh toán, Quý đại lý sẽ được hưởng các mức ưu đãi tốt hơn về chính sách tín dụng, công nợ. 2.2.1.2. Thời hạn tín dụng Thời hạn tín dụng cấp cho mỗi khách hàng: -          Loại 1: Là các Master Dealer được hưởng thời hạn tín dụng không quá 30 ngày và không quá 15 ngày đối với khách hàng viễn thông (F9) -          Loại 2: Là các Dealer được hưởng thời hạn tín dụng không quá 21 ngày và không quá 7 ngày đối với khách hàng viễn thông -          Loại 3: Được hưởng hạn mức tín dụng không quá 3,000$ và thời hạn tín dụng không quá 07 ngày đối với khách hàng tin học, hàng viễn thông là 0 ngày. -          Loại 4: Không được hưởng hạn mức tín dụng và thời hạn tín dụng là 0 ngày. Như vậy, Trên cơ sở tiêu chuẩn tín dụng các đại lý sẽ được hưởng hạn mức tín dụng với thời hạn công nợ tối đa là 30 ngày. 2.2.1.3. Chiết khấu tín dụng ·    Dựa theo doanh số cam kết hàng quý, các đại lý sẽ được tham gia chương trình chiết khấu trên doanh số mua hàng dành riêng cho đại lý ·    Khi đạt đủ doanh số mua hàng cam kết, các đại lý sẽ được hưởng khoản chiết khấu theo tỷ lệ đã thỏa thuận từ đầu quý. ·    Chính sách chiết khấu này độc lập và được tiến hành song song với các chương trình hỗ trợ hoặc thúc đẩy kinh doanh khác từ công ty cho các đại lý. Vậy chính sách chiết khấu công ty cho từng khách hàng khác nhau là khách nhau. Việc chiết khấu không phụ thuộc vào thời gian thanh toán mà phụ thuộc vào doanh số do các đại lý thực hiện trong từng quý. 2.2.1.4. Chính sách thu hồi nợ Công ty luôn thực hiện các chính sách thu hồi nợ rõ ràng và thường xuyên. Công ty luôn đặt ra mục tiêu tối thiểu hóa rủi ro trong quá trình bán hàng tín dụng. Đồng thời công ty tập trung vào quá trình chăm sóc các khỏan nợ tương ứng với thời gian quá hạn của các khoản nợ. Trong quá trình thu nợ công ty thực hiện công tác thu nợ như sau: Bảng 2.8. Quá trình thu nợ của công ty Thời hạn Hành động cần thiết 7 ngày sau khi hết hạn Gửi thư kèm nhắc nhở thời gian và giá trị và yêu cầu thanh toán 15 ngày sau khi hết hạn Gửi kèm thông tin hóa đơn yêu cầu thanh toán và khuyến cáo có thể mất tín nhiệm và có thể hưởng chiết khấu tiền mặt 21 ngày sau khi hết hạn Gọi điện thoại khẳng định thông tin cuối cùng về khoản thanh toán 30 - 45 ngày sau khi hết hạn Công ty sẽ gặp trực tiếp khách hàng để bàn về khoản tín dụng 70 ngày sau khi hết hạn Công ty sẽ đưa vào nợ khó đòi, xem đay là khách hàng xấu và có mức tín nhiệm giảm .Yêu cầu sự can thiệp của pháp luật nếu thấy cần .Công ty có thể nhờ sự can thiệp của ngân hàng Công ty cũng thực hiện những hoạt động kiểm soát tín dụng nhằm cung cấp một lượng thông tin kịp thời và đầy đủ nhất về khách hàng của mình để có những kế hoạch nhanh chóng kịp thời. Công việc thu hồi nợ không chỉ do các thành viên trong phòng tín dụng mà cả thành viên bán hàng của công ty. Do vậy, công việc thực hiện nhanh hơn và đảm bảo không để các khoản nợ không thanh toán là tối thiểu nhất. 2.2.2. Quy định về hạn mức tín dụng tại công ty 2.2.2.1. Quy định hạn mức tín dụng -   Hạn mức tín dụng của từng bộ phận kinh doanh, hạn mức tín dụng cấp cho các chi nhánh và hạn mức tín dụng chi tiết cấp cho từng khách hàng của các bộ phận đợc lập cho từng từng quý trong năm tài chính (Từ 1/1 đến 31/12) dựa trên số liệu lịch sử, số liệu kế hoạch và khả năng đảm bảo tài chính của FDC. -   Hạn mức tín dụng bao gồm 02 loại: Hạn mức tín dụng cấp cho bộ phận kinh doanh và hạn mức tín dụng cấp cho từng khách hàng của mỗi bộ phận, tổng dư nợ của một khách hàng tại một thời điểm không được vượt quá hạn mức tín dụng cấp cho khách hàng đó, tổng dư nợ của các khách hàng tại một thời điểm không được vượt quá hạn mức tín dụng cấp cho bộ phận đó. 2.2.2.2. Lập hạn mức tín dụng - Lập hạn mức TD phải dựa trên các số liệu dự kiến năm kế hoạch, các thông tin tham khảo nhờ số liệu lịch sử thanh tóan, dự kiến kế hoạch kinh doanh và các khách hàng phải có cam kết doanh số năm kế hoạch. - Kiểm soát Tài chính chịu trách nhiệm chính lập Hạn mức tín dụng của các bộ phận kinh doanh trong năm kế hoạch ( chi tiết đến từng quý). - Kế toán quản lý công nợ của Phòng Kế toán Tài chính có trách nhiệm cung cấp các số liệu lịch sử và thông tin cần thiết về ngày công nợ, hạn mức tín dụng của bộ phận, các số liệu lịch sử cho các bộ phận và lập Hạn mức tín dụng của từng khách hàng. - Hạn mức tín dụng cấp cho các bộ phận kinh doanh của toàn FDC phải đợc trình cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài chính, trưởng ban Kế hoạch tài chớnh, Giám đốc các bộ phận kinh doanh chậm nhất là sau 07 ngày kể từ ngày hoàn thành bảo vệ kế hoạch kinh doanh của năm kế hoạch. - Hạn mức tín dụng của từng khách hàng của các bộ phận phân phối phải được trình cho Giám đốc bộ phận và Kiểm soát Tài chính chậm nhất là sau 15 ngày kể từ ngày hoàn thành bảo vệ kế hoạch kinh doanh của năm kế hoạch. Kiểm soát tài chính có trách nhiệm tổ chức xem xét, thảo luận và trình Phó Tổng Giám phụ trách tài chính hoặc người được uỷ quyền phê duyệt không muộn hơn 03 ngày kể từ ngày nhận được. - Trưởng ban Kế hoạch Tài chính có trách nhiệm tham gia xem xét và phản biện Hạn mức tín dụng cấp cho từng khách hàng của các bộ phận kinh doanh phân phối trước khi thống nhất hạn mức để trình Phó Tổng giám đốc Tài chính phê duyệt. Bên cạnh đó cách lập hạn mức có hạn chế là doanh số địa lý cam kết có thể đưa lên cao hơn mức có thể để hưởng hạn mức tín dụng nhiều hơn. Điều này làm cho tính an toàn không còn như thực tế. Đây là nhân tố tạo nên rủi ro tiềm tàng của các khoản tín dụng.. 3.3. BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH TÍN DỤNG 3.3.1 Thu hẹp đối tượng cấp tín dụng Công ty đang cấp cho các đại lý trên thị trường với những tiêu chuẩn cho thấy hầu như tất cả các đại lý đều được cấp tín dụng. Do vậy, công ty cần phải có những chính sách mới nhằm thu hẹp phạm vi hưởng tín dụng cho các đối tượng xin cấp tín dụng của công ty. Nhưng nếu chúng ta xem xét các yếu tố của khách hàng mới này để cấp tín dụng thì chúng ta có thể có được những lợi ích: có thêm khách hàng mới và có thể trung thành với công ty, công ty mở rộng quy mô và thị phần, tăng mức tiêu thụ hàng hóa, có thể có được lợi nhuận cho lô hàng. Vì vậy việc xem xét các đơn hàng mới là một điều công ty nên xem xét kỹ lưỡng để có được khách hàng mới tăng thêm thị trường, uy tín trên thị trường. Đồng thời trong điều kiện kinh tế khó khăn sức ép về cạnh tranh tăng cao đây là yếu tố mà các bộ phận bán hàng trong công ty hiểu rõ vì vậy nếu tăng lượng bán tín dụng thì sức ép doanh số đối với các bộ phận sẽ giảm, và công ty có mức lợi nhuận tốt hơn. Đối với những khách hàng mới thì công ty phải phân biệt đối tượng khách hàng vào các nhóm khách nhau nhằm áp dụng hạn mức tín dụng phù hợp và có chính sách tín dụng hợp lý. Nhưng không phải khách hàng nào cũng được cấp tín dụng do vậy, công ty tính xác suất thu nợ của khách hàng bao nhiêu thì công ty cấp tín dụng 3.2.3. Tăng thời hạn tín dụng Qua phân tích ở trên cho thấy thời hạn tín dụng của công ty còn chưa thực sự là phù hợp. Do vậy, ở phần này em xin được phép đưa ra cách tính thời hạn tín dụng bằng phương pháp phân tích biên. * Ảnh hưởng khi công ty tăng thời hạn tín dụng Khi công ty tăng thời hạn tín dụng thì doanh số tăng nhanh hơn, nhưng đồng thời công ty phải đầu tư nhiều hơn vào các khoản phải thu, vào các chi phí cạn dự trữ có thể tăng. Đồng thời chính sách còn làm giảm chi phí cố định. Tuy vậy, công ty cần phải cân nhắc rõ ràng giữa lợi nhuận kiếm được và chi phí bỏ ra. Thời hạn tín dụng được sử dụng phân tích là 30 ngày, 40 ngày, 45 ngày, 55 ngày. Đây là những con số được đề nghị bởi nhiều công ty trong ngành công nghệ. Những khó khăn khi thực hiện chính sách này: - Chi phí cho việc này cao trong khi quy mô các lô hàng có thể nhỏ. - Rủi ro cho việc khách hàng không thanh toán tăng. - Vốn đầu tư vào khoản phải thu tăng do đó công ty phải tăng vốn đầu tư. . 3.3. CHÍNH SÁCH THU NỢ 0 10 40 50 65 80-90 Liên lạc nhắc nhở khách hàng Gửi thư, fax, giấy báo. Gửi thư yêu cầu thanh toán Nhân viên tín dụng gặp trực tiếp Nhà quản trị gặp trực tiếp nhà quản trị phía khách hàng Ngừng cung cấp dịch vụ, có thể nhờ thu, hoặc bán nợ. Thời gian theo ngày Chính sách thu nợ là một nhân tố quan trọng giúp công ty thu hồi các khoản nợ tốt nhất. Chính sách thu hồi nợ liên quan đến các thủ tục mà công ty sử dụng để thu hồi các khoản nợ quá hạn. Hành động thu hồi nợ một mặt có tác dụng tích cực trong việc hạn chế các khoản nợ khó đòi, mặt khác sẽ gây ra tác động tiêu cực làm phát sinh các chi phí và mất mát khó lường. Do đó khi xây dựng chính sách thu hồi nợ cần chú ý: Các khoản phải thu chỉ tốt khi nó được thanh toán đúng hạn. Công ty khi đưa ra chính sách thu nợ cũng không thể chờ quá lâu đối với các khoản nợ quá hạn. Tuy nhiên nếu Công ty khởi sự các thủ tục thu tiền quá sớm có thể làm mất khách hàng có lí do chính đáng. Việc thu hồi nợ phải dựa trên quan hệ tình cảm, phải hết sức tế nhị với khách hàng. Có như vậy khách hàng mới có thể giữ mối quan hệ lâu dài với Công ty. Do đó trước khi đòi nợ Công ty cần tìm hiểu giá trị các khoản nợ quá hạn là bao nhiêu và thời gian quá hạn bao nhiêu? Tuỳ theo thời hạn quá hạn nhiều hay ít mà Công ty có thể sử dụng các thủ tục thu nợ khác nhau từ mức độ dễ dãi cho đến khắt khe: gởi thư nhắc nhở, điện thoại, viếng thăm, luật pháp... Đặc biệt, tuỳ theo đối tượng khách hàng mà Công ty có thể áp dụng các biện pháp thu hồi nợ khác nhau. Đối với khách hàng tổ chức có thời gian quá hạn kéo dài hơn khách hàng tổ chức, Công ty cần hiểu khái niệm nợ quá hạn của họ là bao lâu so với khách hàng đại lí để có hành động thu hồi thích hợp. Bên cạnh đó, quy trình này là công cụ để nhà quản trị theo dõi và chấm điểm tín dụng của các khách hàng tham gia tín dụng và trong quá trình thu nợ của khách hàng. b. Các biện pháp tăng hiệu quả thu nợ khách hàng. Bán chịu hàng hoá như đã phân tích trên đây có tác dụng tích cực trong việc góp phần gia tăng doanh thu, do đó, gia tăng lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên, bên cạnh tác động tích cực, bán chịu còn có tác động tiêu cực ở chỗ làm gia tăng nợ quán hạn và, do đó, gia tăng tổn thất do nợ không thể thu hồi. Vì vậy, vấn đề đăt ra với giám đốc tài chính là làm thế nào để nâng cao hiệu quả thu hồi nợ và kiểm soát được tỷ lệ nợ xấu trong phạm vi cho phép. * Sử dụng kế toán thu hồi nợ chuyên nghiệp Những công ty thường bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ nên tổ chức một bộ phận chuyên đánh giá khách hàng trước khi bán chịu và theo dõi thu hồi nợ. Do hoạt động mang tính chuyên nghiệp và trải qua kinh nghiệm nên hiệu suất thu hồi nợ dần dần sẽ được nâng cao trong khi chi phí thu hồi nợ có thể giảm. Tuy nhiên cách này cũng chỉ thích hợp trong trường hợp số lượng khách hàng bán chịu không quá lớn và địa bàn thu nợ không quá rộng. Trong trường hợp địa bàn thu hồi nợ quá rộng hoặc giả số lượng khách hàng quá lớn khiến cho chi phí thu hồi nợ riêng lẽ quá cao công ty nên sử dụng nghiệp vụ bao thanh toán. * Sử dụng nghiệp vụ bao thanh toán (factoring) Bao thanh toán (factoring) là một nghiệp vụ theo đó những công ty thường xuyên bán chịu hàng hoá sẽ bán lại những khoản phải thu cho một công ty chuyên môn làm nghiệp vụ thu hồi nợ. Nhờ có sự chuyên môn hoá việc thu hồi nợ nên sau khi mua lại các khoản nợ, công ty mua nợ có thể nâng cao được hiệu suất thu hồi nợ và giảm chi phí thu hồi nợ nhờ lợi thế về qui mô. Về phía công ty bán nợ, sau khi bán các khoản phải thu sẽ khỏi bận tâm đến việc thu nợ mà chỉ tập trung vào sản xuất kinh doanh. 3.4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỐI VỚI CHÍNH SÁCH MỚI 3.4.2. Quy trình thực hiện ra quyết định tăng hạn mức tín dụng Hình 3.2. Quyết định tăng hạn mức tín dụng Hình 3.3. Quy trình lựa chọn khách hàng . KIỂM SOÁT CHÍNH SÁCH TÍN DỤNG MỚI Giám sát chính sách tín dụng mới là một điều quan trọng đối với công ty. Bởi qua công cụ giám sát công ty mới biết những điều mà công ty làm được cũng như những khó khăn trong quá trình thực hiện. Những công cụ giám sát chính sách mới gồm: Thông qua chỉ số DSO, chỉ số tài chính Thông qua mô hình phân loại rủi ro. Mô hình phân loại rủi ro. Đây là mô hình mà công ty có thể đánh giá chất lượng tín dụng đối với các khách hàng. Qua đó công ty có thể xem xét các khách hàng một cách cụ thể hơn và có chính sách hợp lý hơn. KẾT LUẬN Sự thành công hay thất bại của một công ty trước hết phụ thuộc vào nhu cầu thị trường đối với sản phẩm – đúng như quy luật thông thường, doanh số càng cao, lợi nhuận càng cao. Như vây ta có thể thấy chính sách tín dụng quan trọng như thế nào đối với tình kinh doanh của công ty. Với chính sách tín dụng công ty có thể mang lại cho mình lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh, công ty có thể giảm các chi phí và có lợi nhuận cao hơn. Sau thời gian thực tập tại công ty, được tiếp cận thực tế, mặc dù có nhiều khó khăn khi tiếp xúc với các tình huống thực tế nhưng được sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn và các anh chị ở công ty, em đã có điều kiện nghiên cứu những vấn đề liên quan đến chính sách tín dụng của công ty, và đã hoàn thành đề tài với mong muốn đóng góp một vài ý kiến cho việc tiêu thụ sản phẩm của công ty.