Tình hình hoạt động tại công ty cổ phần bảo hiểm bưu điện Thăng Long

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ TÊN BẢNG NỘI DUNG Bảng 1 Danh sách phòng ban tại PTI Thăng Long. Bảng 2 Danh sách bảo hiểm gốc. Bảng 3 Danh sách các hoạt động đầu tư. Bảng 4 Thống kê sơ bộ về trang thiết bị. Sơ đồ 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty PTI Thăng Long. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA TMĐT Thương mại điên tử HTTT Hệ thống thông tin DN Doanh nghiệp PM Phần mềm CNTT công nghệ thông tin P. phòng CP Cổ phần NV Nhiệm vụ XD KHSXKD Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh BHHH Bảo hiểm hàng hóa ĐKĐK Điều kiện đăng ký CBNV Cán bộ nhân viên TL Thăng long BHXCG Bảo hiểm xe cơ giới BHCN Bảo hiểm con người BHTSKT Bảo hiểm tài sản kỹ thuật TCKT Tài chính kế toán TCT Tổng công ty KQCV Kết quả công việc LỜI MỞ ĐẦU Thực tập tốt nghiệp là một sự kiện quan trong trong suốt quá trình học tập, nó giúp cho sinh viên có cơ hội được tiếp xúc với các vấn đề thực tế bên ngoài so với lý thuyết đã học. Vì vậy với những kiến thức đã học, em muốn vận dụng kiến thức đó để tiến hành phân tích, đánh giá các lĩnh vực hoạt động thực tiễn cơ bản của doanh nghiệp và củng cố lại những kiến thức đã học, rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành. Do đó để thuận lợi hơn cho công việc thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp của mình, em đã lựa chọn cho mình cơ sở thực tập là Công Ty CP Bảo Hiểm Bưu Điện Thăng Long. Tại đây được sự giúp đỡ của ban Giám đốc công ty, các phòng ban chức năng và các đồng nghiệp nên khả năng thu thập các số liệu của em thuận lợi, giúp cho công việc phân tích, đánh giá các hoạt động thu thập xử lý thông tin, thực trạng xây dựng và sử dụng hệ thống thông tin được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng. Do vậy đã giúp em hoàn thành tốt quá trình TTTN và hoàn thiện báo cáo tổng hợp của mình. Bản báo cáo thực tập tổng hợp gồm có 2 phần: Phần thứ nhất: bao gồm các nội dung như các vấn đề cơ bản về sự hình thành và phát triển của đơn vị, các chức năng nhiệm vụ triết lý kinh doanh của đơn vị, chức năng các phòng ban, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Phần thứ hai: Phân tích các hoạt động, thực trạng thu thập, xử lý thông tin. Thực tế sử dụng hệ thống thông tin như khai thác thông tin từ hệ thống, đánh giá hiệu quả của hệ thống mang lại cho đơn vị. Một số vấn đề về quản trị hệ thống thông tin, một số vấn đề về quản trị chiến lược và marketing TMĐT. Bản báo cáo này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng viên ThS Nghiêm Thị Lịch và các thầy cô trong khoa Tin học Thương mại - Trường Đại học Thương Mại, các đồng nghiệp, cùng các phòng ban tại công ty CP Bảo Hiểm Bưu Điện Thăng Long. Em xin trân thành cám ơn vì nhưng giúp đỡ quý báu đó đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này. Trong quá trình thực hiện mặc dù đã có cố gắng nhưng do thời gian và trình độ còn hạn chế nên bản báo cáo không tránh khỏi nhiều sai xót. Em rất mong các thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để bổ sung cho báo cáo được hoàn thiện hơn. PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN THĂNG LONG Thông tin chung về đơn vị. Tên đơn vị viết bằng Tiếng Việt: Công ty cổ phần bảo hiểm bưu điện thăng long. Tên đơn vị viết bằng Tiếng Anh: Post and Telecommunication Joint Stock Insurance Corporation Tên đơn vị viết tắt: PTI Mã giao dịch chứng khoán: PTI Địa chỉ trụ sở: 100 THÁI THỊNH – ĐỐNG ĐA –HÀ NỘI. Số điện thoại: 04. 35 375 411 Fax: 04. 35 376 223 Website của công ty: WWW.PTI.COM.VN Là đơn vị trực thuộc tổng Công ty Cổ Phần Bảo hiểm Bưu Điện (PTI) tiền thân là Công ty Cổ Phần Bảo hiểm Bưu Điện được được Bộ Tài chính cấp giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm số 10/TC/GCN ngày 18/06/1998, được Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội thành lập theo giấy phép số 3633/GP-UB ngày 01/8/1998 và sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 055051 ngày 12/8/1998. Mục tiêu hành động trong năm 2012 của công ty: Đạt doanh thu bảo hiểm gốc với con số 8 tỉ đồng, chú trọng khai thác hiệu quả (Tỷ lệ bồi thường NV Xe cơ giới dưới 48%), kiểm soát tốt công nợ khách hàng và quản lý chặt chẽ hóa đơn, ấn chỉ. Bộ máy tổ chức. Nhân sự và phòng ban. Bao gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc, có 100 nhân viên làm việc trong 17 phòng ban. Các phòng ban bao gồm: Phòng Tổng hợp Phòng Văn thư Phòng Giám định Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh 1 Phòng kinh doanh 2 Phòng kinh doanh 3 Phòng kinh doanh 6 Phòng kinh doanh 5 Phòng Phi hàng hải Phòng Bảo hiểm dự án Phòng Bảo hiểm con người Phòng Tài sản kỹ thuật Phòng Bảo hiểm Hàng hải Phòng Bảo hiểm Hà Đông Phòng Bảo hiểm Điện Biên Phòng Bảo hiểm Hòa Bình Bảng 1: các phòng ban trong công ty. Sơ dồ cấu trúc tổ chức. GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Phó giám đốc Khu nghiệp vụ P.BH TSKT P.BH Con nguời P.BH Hàng hải P.BH Phi hàng hải Khu kinh doanh P.Kinh doanh P.Phát triển kinh doanh P. GIám định Khu quản lý P. Tổng hợp P. khu vực Hà Tây P. Tây Hà Nội Khu kinh tế P. Kế toán S sơ đồ 1: cơ cấu tổ chức của công ty. Chức năng các phòng ban tại PTI Thăng Long. Ban giám đốc: Điều hành hoạt động của công ty và hỗ trợ phát triển hệ thống phân phối,phát triển thị trường. Với các quyền hạn triển khai thực hiện chiến lược, XD KHSXKD tại PTI Thăng Long, điều hành hoạt động và quyết định về nhân sự. Phòng phát triển kinh doanh: Nghiên cứu, đánh giá thị trường địa phương, đề xuất phát triển sản phẩm và kênh phân phối. Là đầu mối triển khai các chương trình, kế hoạch kinh doanh. Đầu mối tổ chức và phát triển các kênh bán hàng, quản lý hệ thống đại lý, tổ chức thực hiện đào tạo đại lý. Trực tiếp quản lý và phát triển kênh bán hàng qua VNPost. Đầu mối triển khai các chương trình marketing…. Có quyền hạn thu thập thông tin về khách hàng từ các phòng nghiệp vụ, đàm phán với các kênh bán hàng, đối tác, đại lý về chính sách bán hàng. Phòng kinh doanh: Khai thác các nghiệp vụ, thực hiện các dịch vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng. Thực hiện các chương trình xúc tiến bán hàng và chính sách bán hàng. Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng và cung cấp các phòng liên quan. Xây dựng và quản lý mạng lưới đại lý của phòng. Giải quyết bồi thường trong phân cấp. quyền hạn là đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều khoản hợp đồng. Phòng bảo hiểm hàng hải: Quản lý toàn bộ hoạt động khai thác, giám định, bồi thường theo nghiệp vụ của đơn vị. Là đầu mối cung cấp điều kiện, điều khoản, tỉ lệ phí bảo hiểm. Hỗ trợ, tham gia đàm phán và dự thảo hợp đồng các dịch vụ trên phân cấp. Là đầu mối kiểm tra, kiểm soát về nghiệp vụ và trình ký (ký nháy) các hợp đồng bảo hiểm. Đầu mối làm việc với Ban BHHH và Ban Tái của TCT về tái bảo hiểm & ĐKĐK…Có quyền hạn ra quyết định về công tác nghiệp vụ theo mảng phụ trách. Phòng bảo hiểm tài sản – kỹ thuật, phòng bảo hiểm xe cơ giới, phòng bảo hiểm con người: Quản lý toàn bộ hoạt động khai thác, giám định, bồi thường theo nghiệp vụ của đơn vị. Là đầu mối cung cấp điều kiện, điều khoản, tỉ lệ phí bảo hiểm. Theo dõi tình hình kinh doanh sản phẩm, thống kê nghiệp vụ, xây dựng kế hoạch nghiệp vụ. Hướng dẫn văn bản nghiệp vụ, đầu mối đào tạo nghiệp vụ cho CBNV và đại lý về sản phẩm. Giải quyết bồi thường trên phân cấp của các phòng KD PTI TL, các dịch vụ của phòng. Đầu mối giải quyết bồi thường nghiệp vụ trên phân cấp của PTI TL. Và có quyền hạn ra quyết định về công tác nghiệp vụ theo mảng phụ trách. Phòng giám định: Giám định toàn bộ các vụ tổn thất trong phân cấp thuộc tất cả các nghiệp vụ. Thống kê báo cáo tình hình tổn thất và giám định. Là đầu mối cung cấp thông tin ban đầu về các vụ tổn thất trên phân cấp. Quyền hạn ra quyết định về giám định theo phân cấp. Phòng tài chính kế toán: Vận hành bộ máy kế toán và quản lý chứng từ. Hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định TCKT của Nhà nước và Tổng công ty. Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ thu chi tài chính của các phòng. Thực hiện thu chi và hạch toán thu chi theo quy định. Xác nhận, đối chiếu, đôn đốc thu hồi công nợ. Lập báo cáo quyết toán. Quản lý giá trị trên sổ sách tài sản, quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý hóa đơn, ấn chỉ. Quyền hạn quyết định về nghiệp vụ tài chính kế toán theo chính sách của TCT và quy định của Nhà nước. Phòng tổng hợp: Thực thi chính sách nhân sự (cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá KQCV, trả lương). Thực hiện các nghĩa vụ và chế độ chính sách người lao động. Dịch vụ hậu cần, vận chuyển, văn thư lưu trữ, lễ tân, thi đua khen thưởng, hành chính quản trị, hệ thống thông tin. Quản lý về hiện vật tài sản, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, tài sản thu hồi sau bồi thường. Quan hệ chính quyền, địa phương. Quyền hạn quyền đề xuất tổ chức thực hiện các công tác nhân sự, hành chính. Quyền yêu cầu các phòng cung cấp thông tin về nhân sự. Quyền thay mặt công ty giao dịch với cơ quan chính quyền địa phương. Trung tâm dịch vụ khách hàng khu vực: Cung cấp thông tin sản phẩm, chính sách cho khách hàng. Nhận phản hồi và thông tin tổn thất, giải đáp thắc mắc khách hàng. Thực hiện hoạt động chăm sóc khách hàng, điều tra nhu cầu khách hàng. Khai thác nghiệp vụ và thực hiện công tác bồi thường. Có quyền hạn yêu cầu các phòng liên quan cung cấp thông tin về sản phẩm và giải đáp khiếu nại khách hàng. Ngành nghề kinh doanh. Kể từ khi đi vào hoạt động đến nay, PTI đã đem đến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ thiết thức, có uy tín trên thị trường. PTI thực hiện cung cấp cho khách hàng bao gồm cả khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp hơn 100 sản phẩm bảo hiểm thuộc 4 nhóm sản phẩm chính: Bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm con người, bảo hiểm tài sản kỹ thuật và bảo hiểm hàng hải. Kinh doanh bảo hiểm gốc: Bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tai nạn con người. Bảo hiểm tài sản kỹ thuật. Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường bộ, đường biển, đường sông, đường sắt và đường không. Bảo hiểm trách nhiệm chung. Bảo hiểm xe cơ giới Bảo hiểm cháy, nổ. Bảo hiểm thiệt hại kinh doanh. Bảo hiểm vệ tinh. Bảo hiểm hàng không. Bảo hiểm tàu. Bảng 2: danh sách bảo hiểm gốc. Kinh doanh tái bảo hiểm: Nhận và nhượng tái bảo hiểm đối với tất cả các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ. Giám định tổn thất: Giám định, điều tra, tính toán, phân bổ tổn thất, đại lý giám định tổn thất, yêu cầu người thứ ba bồi hoàn. Tiến hành hoạt động đầu tư trong các lĩnh vực sau: Mua trái phiếu chính phủ. Mua cổ phiếu, trái phiếu doanh nghiệp. Kinh doanh bất động sản. Góp vốn vào các doanh nghiệp khác. Cho vay theo quy định của Luật tổ chức tín dụng. Gửi tiền tại các tổ chức tín dụng. Bảng 3: Danh sách hoạt động đầu tư. Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật. Sứ mệnh kinh doanh. Chiến lược phát triển của PTI là hướng vào thị trường bán lẻ, trong đó chú trọng khách hàng là người tiêu dùng cá nhân. Với bối cảnh hiện nay và trong vòng từ 5-10 năm tới, người tiêu dùng Việt Nam sẽ sử dụng nhiều các sản phẩm bảo hiểm cho là cần thiết như: sản phẩm bảo hiểm có tính bắt buộc, sản phẩm bảo hiểm có tỷ lệ tổn thất cao, cần thiết phải mua (ví dụ bảo hiểm vật chất ô tô ...). Chính vì vậy sứ mệnh của PTI là đem đến người tiêu dùng những sản phẩm có tính thiết thực với giá cả cạnh tranh nhất, chất lượng phục vụ tốt (điều đó được hiểu là PTI sẽ chưa đưa ra nhiều sản phẩm đón trước nhu cầu dài hạn). Để trở thành nhà cung cấp sản phẩm bảo hiểm hàng đầu trên thị trường bán lẻ, PTI phải có hệ thống bán hàng rộng khắp. Hiện nay và trong vòng 5 năm tới, PTI sẽ dựa vào thế mạnh rộng khắp của mạng lưới Vnpost. Hoàn thành được sứ mệnh trên, PTI sẽ là doanh nghiệp đứng đầu trong thị trường bán lẻ. Vì vậy, PTI cam kết đem lại cho cộng động những sản phẩm bảo hiểm thiết thực, chất lượng dịch vụ chuẩn mực thông qua hệ thống bán hàng và dịch vụ khách hàng phủ kín toàn quốc. Tầm nhìn. PTI là doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ, thực sự trở thành “Công ty Bảo hiểm của cộng đồng”. Tầm nhìn của PTI là trở thành doanh nghiệp hàng đầu (có thể đứng đầu) về thị phần bán lẻ trên thị trường bảo hiểm Phi nhân thọ Việt Nam. Khi đã đủ mạnh, PTI sẽ là Công ty bảo hiểm lớn, có ảnh hưởng sâu, rộng tới xã hội và thực sự trở thành “Công ty Bảo hiểm của cộng đồng”. Triết lý kinh doanh. “Khách hàng là trung tâm - Liên tục đổi mới - Không ngừng sáng tạo.” Khách hàng là trung tâm: PTI tồn tại bởi khách hàng lựa chọn, tin tưởng và bảo vệ mình. PTI xác định khách hàng là trung tâm, điều đó được hiểu rằng mọi chính sách, quy trình của PTI từ khi xây dựng đến khi thực hiện đều phải đứng trên quan điểm khách hàng và vì lợi ích của khách hàng. Khi đã được khách hàng tin tưởng lựa chọn,  PTI sẽ tồn tại và phát triển. Liên tục đổi mới: Đổi mới giúp chúng ta có nhiều sản phẩm mới hấp dẫn hơn, có nhiều chính sách hợp l‎ý hơn để PTI nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng trưởng cao và bền vững. Liên tục đổi mới giúp PTI liên tục có lợi thế cạnh tranh trên thị trường, góp phần củng cố vị trí số 1 về bán lẻ. Không ngừng sáng tạo: Nền tảng của đổi mới là những ý‎ tưởng sáng tạo, nhưng không phải ý tưởng sáng tạo nào cũng tạo nên sự đổi mới. Tuy nhiên không có sáng tạo thì không có đổi mới. Không ngừng sáng tạo trong hoạt động kinh doanh giúp cho PTI luôn tạo được hình ảnh mới mẻ, mạnh mẽ trên chặng đường phát triển. Giá trị cốt lõi. “Hợp tác - Chia sẻ - Sáng tạo - Tôn trọng sự khác biệt.” Hợp tác: là xu hướng tất yếu của nền kinh tế hiện tại, đó là con đường ngắn nhất để đưa PTI phát triển lên tầm cao mới. Hợp tác là sự tin tưởng, giúp đỡ lẫn nhau để đem đến thành công to lớn hơn cho PTI và các đối tác của mình, góp phần tạo một vị thế mới vững chắc - cao hơn cho PTI trên thương trường. Thông qua hợp tác, những cá thể xuất sắc của PTI tạo thành một tập thể mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Chia sẻ: là cách làm thiết thực để PTI thể hiện trách nhiệm của mình với cộng đồng xã hội. Mặt khác, chia sẻ tạo sự gắn bó, đồng cảm, thân ái, đầy tình người giữa các thành viên PTI, qua đó góp phần tạo sự phát triển bền vững của PTI. Sáng tạo: Sáng tạo để tạo nên sự khác biệt hơn, hấp dẫn hơn, thiết thực hơn, nhân văn hơn, trên cơ sở đó tạo lợi thế để PTI chiếm lĩnh thị trường, mở rộng thị phần của mình, qua đó đem lại những giá trị mới tốt hơn cho khách hàng và các thành viên đại gia đình PTI . Tôn trọng sự khác biệt: Thế giới ngày nay phát triển và thay đổi nhanh chóng đến mức, những công thức thành công của ngày hôm qua có thể sẽ là công thức thất bại của ngày mai. Để tồn tại và phát triển chúng ta cần nhìn nhận và giải quyết vấn đề theo cách mới, thông minh hơn, sáng tạo hơn, phù hợp hơn với nhu cầu của người tiêu dùng và sự biến động của môi trường kinh doanh. Trong khi đó, sự thông minh, sáng tạo thì thường không giống với cách thông thường. Do vậy, tôn trọng, ủng hộ và quan tâm nghiêm túc đối với những cái mới, những cái khác biệt sẽ là môi trường thuận lợi nhất cho tinh thần sáng tạo không ngừng phát triển, góp phần tạo ra sự tăng trưởng nhanh chóng và bền vững của PTI trong tương lai.  Tính cách thương hiệu. “Chân thành - Tín nghĩa - Sẻ chia.” Qua điều tra tâm lý học tiêu dùng trên thị trường thì các nhà tư vấn phát hiện ra rằng nhân tố quyết định hành vi mua hàng được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: Cảm xúc thân thiện, gần gũi và thích. Theo dư luận hay tâm lý đám đông. Theo phân tích mang tính kỹ thuật (lý trí ). Trong ba yếu tố trên thì yếu tố số một là quan trọng nhất. Bên cạnh đó, đối với lĩnh vực bảo hiểm thì ngoài cảm giác thân thiện còn cảm giác tin cậy. xuất phát từ nghiên cứu trên, việc xây dựng hình ảnh PTI thông qua hình ảnh người bạn đích thực. Chân thành - Tín nghĩa - Sẻ chia là 3 phẩm chất quan trọng nhất của một người bạn đích thực: đối xử chân thành, không vụ lợi và ồn ào, tôn trọng chữ tín và là người giữ chữ tín, có tính cách nghĩa hiệp, coi khó khăn của bạn là khó khăn của mình và sẵn sàng chia sẻ cả lúc vui lẫn lúc buồn, kể cả khi thành công hay khi gặp hoạn nạn khó khăn đều có PTI bên bạn. Một người bạn như vậy sẽ được gắn bó lâu dài - Khi làm được điều đó thì thương hiệu của PTI sẽ tồn tại bền vững và lâu dài trong lòng khách hàng. PHẦN II: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG THÔNG TIN, HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN THĂNG LONG Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin. Phương thức thu thập và truyền nhận thông tin của công ty, sử dụng đường truyền của mạng Lan, wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới và giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Tương tự như vậy, việc thu thập thông tin cũng từ các nguồn nội bộ, trên mạng Internet, báo chí và các nguồn khác. Hiện nay, do là chi nhánh của tổng công ty, nên mọi hoạt động liên quan đến vấn đề quản trị HTTT của công được phụ trách bởi phòng công nghệ thông tin trên tổng công ty. Do đó, công ty chưa có bộ phận quản trị mạng và các HTTT riêng. Vấn đề này được xen kẽ trong công việc của các phòng ban có sử dụng HTTT, hệ mạng, phần mềm… Thông tin có thể dễ dàng bị đánh cắp từ trong nội bộ doanh nghiệp do hệ thống bảo mật không thực sự hiệu quả, không được quản lý có hệ thống thực sự rõ ràng trong việc lưu trữ. Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT của doanh nghiệp. Về trang thiết bị phần cứng tại công ty : Công ty có 1 máy chủ được đặt tại phòng tổng hợp. Mỗi phòng ban được trang bị từ 5 – 6 máy tính bàn cho nhân viên ngoài ra có 1 – 3 máy tính cá nhân. Tất cả đều được kết nối trực tiếp vào mạng internet thông qua các cổng mạng đã lắp đặt sẵn. Công ty rất chú trọng đầu tư cở sở hạ tầng CNTT, cụ thể là tỷ lệ số máy tính/Tổng số nhân viên, công chức = 90/105. Tên TB Chi tiết Máy tính để bàn Máy tính xách tay Máy chủ Máy in Số lượng 60 30 1 20 Nhãn hiệu Samsung Syncmaster743NX Thông số: intel (R) pentium (R) dual CPU. T3400 @2,16GHZ. 2,16GHZ, 0,99GB of RAM. Dell, Toshiba, Samsung. Thông số: Pentium, dual-core CPU. 2GB of RAM. Laser shot LBP 1120 HP LaserJet P3015dn Printer Bảng 4: thống kê sơ bộ về trang thiết bị. Số máy tính kết nối vào mạng nội bộ: khoảng 60 máy Số máy tính kết nối Internet: 60 máy Số phòng ban được kết nối vào mạng nội bộ: 17 phòng Các hệ điều hành sử dụng cho máy chủ: Windows xp Chương trình phòng chống bảo vệ cho mạng: Sử dụng FireWall ( cứng và mềm), antivirut( BKAV Pro), Web antivirut (PC tools doctor ASD.Net), mail antivirut (security Plus for Mdea, Symante dùng cho các máy cá nhân). Về các phần mềm ứng dụng thì bao gồm các phần mềm quản lý văn phòng cơ bản như word 2003, excel, phần mềm chuyên dụng của công ty được cài đặt cho mỗi máy tính để quản lý các báo cáo từ kế toán, tình hình hoạt động kinh doanh,… Phần mềm ứng dụng chuyên biệt: phần mềm Kế toán Microsoft Dynamics, Microsoft Money, Business Accounting, Quicken. Phần mềm kế toán hỗ trợ đắc lực trong nghiệp vụ kế toán cũng như quản lý doanh nghiệp, sở dĩ PM tuân thủ theo đúng chế độ kế toán, tự động hóa toàn bộ các khâu kế toán từ khâu lập chứng từ, hạch toán, báo cáo. Ngoài ra, PM có tính an toàn và bảo mật tốt, đơn giản, dễ sử dụng. Phần mềm kế toán – tài chính là PM kế toán phản ánh hiện trạng và sự biến động về vốn, tài sản của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát hay nói cách khác là phản ánh các dòng vật chất và dòng tiền tệ trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với môi trường kinh tế bên ngoài. Sản phẩm của kế toán tài chính là các báo cáo tài chính. Ngoài việc sử dụng cho ban lãnh đạo DN còn để cung cấp cho các đối tượng khác như: nhà đầu tư, cơ quan thuế, ngân hàng, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê… Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý tài chính- kế toán, giúp DN nắm bắt thông tin về tài chính, ngân sách, quỹ tổ chức… một cách chính xác và kịp thời. Từ đó bộ phận kế toán có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động nhờ dự đoán được hướng sản xuất kinh doanh. Công ty sử dụng các phần mềm như Oracle của ODC, phần mềm nghiệp vụ bảo hiểm, phần mềm báo cáo bảo hiểm. Mỗi phòng ban sử dụng những phần mềm khác nhau tùy từng nghiệp vụ của phòng ban đó. Ví dụ như phòng kế toán sử dụng phần mềm kế toán, phòng Giám định sử dụng phần mềm nghiệp vụ bảo hiểm… Các phần mềm này đều do phòng Công nghệ thông tin trên Tổng công ty xây dựng. Về website của đơn vị Website được ra đời vào năm 2008 do công ty tự xây dựng. Website cung cấp tất cả các tính năng giúp các nhà lãnh đạo điều hành công việc, nhân viên có thể tìm hiểu thông tin khách hàng, khách hàng tìm hiểu và giao dịch với công ty… Website còn cung cấp tính năng chăm sóc khách hàng, tư vấn cho khách hàng khi họ yêu cầu. Chưa có giao dịch trực tuyến giữa khách hàng và công ty qua website, khách hàng chỉ có thể tìm hiểu thông tin về doanh nghiệp. Thực trạng sử dụng HTTT hỗ trợ quản lý tại các phòng ban. Hỗ trợ báo cáo: Sử dụng các thông tin đầu vào từ các hệ thống: thông tin kinh doanh, thông tin tài chính,…Hệ thống sẽ tổng hợp tự động các báo cáo phục vụ việc điều hành kinh doanh, theo dõi hoạt động tài chính tại các đơn vị. Hệ thống báo cáo còn tổng hợp dữ liệu thành các biểu đồ có tính trực quan sinh động, thuận tiện cho việc thống kê so sánh để giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong từng giai đoạn kinh doanh. Hỗ trợ tài chính: Mảng thông tin tài chính là sự kết nối thông tin từ hệ thống thông tin kinh doanh và hệ thống tài chính kế toán. Hệ thống được xây dựng với giao diện mở cho phép tổng hợp dữ liệu từ hệ thống kế toán, đồng thời kết nối với hệ thông tin từ hệ thống kinh doanh để tạo ra nguồn thông tin đầy đủ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Cung cấp cho lãnh đạo các thông tin chủ đạo về tình hình tài chính. Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp thông tin thuế, tình hình nộp thuế, quyết toán thuế,… Hỗ trợ kinh doanh: Các thông tin kinh doanh của các thành viên đều được kết hợp chặt chẽ với quá trình của doanh nghiệp. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể xem thông tin mới nhất về: tình hình các hợp đồng được ký kết, trị giá hợp đồng đã thanh toán, tình hình thực hiện các hợp đồng,…Do đó, có thể điều chỉnh và quản lý hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp. Về Cơ sở dữ liệu: Các thông tin của DN đuợc lưu trữ trong những cơ sở dữ liệu. Tài sản dữ liệu là một thế mạnh và tạo nên sự khác biệt cho Công ty. Chính vì lí do trên, từ năm 2009, Công ty đã sử dung Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle Database…. Về Nguồn lực HTTT: 100% cán bộ công chức sử dụng thành thạo máy tính và phần mềm ứng dụng trong quản lý và nghiệp vụ chuyên môn. Cán bộ chuyên trách sử dụng thành thạo phần mềm…. và biết khai thác cơ sở dữ liệu phục vụ công tác. Thực trạng quản trị HTTT của công ty ( quản trị website). Website của công ty: WWW.PTI.COM.VN Sử dụng công nghệ:ASP.Net Là kênh giao tiếp điện tử về đối nội và đối ngoại của công ty. Là nơi cung cấp nhưng thông tin chung nhất, cần thiết về công ty: ngày thành lập, cơ cấu tổ chức, các sản phẩm dịch vụ,các đối tác và khách hàng. Các thông tin tuyển dung.Ngoài ra Website của công ty còn cung cấp thường xuyên các tin tức tài chính, chứng khoán, công nghệ. Các tính năng: Là kênh giao tiếp điện tử về đối nội và đối ngoại của công ty, nơi cung cấp các thông tin về các hoạt động của công ty và là nơi để tiếp nhận các thông tin đối ngoại. Quảng bá thương hiệu, hình ảnh về con người, dự án và các sản phẩm kinh doanh, dịch vụ của công ty. Thực hiện các giao dịch thương mại điện tử. Thực hiện kinh doanh giới thiệu các sản phẩm. Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự qua mạng. Là diễn đàn để các đối tác, là pháp nhân hoặc phế nhân, những người quan tâm có thể đóng góp ý, trao đổi, cộng tác trên tinh thần các bên cùng có lợi. Ngoài ra trang Web còn cung cấp các tin tức về công nghệ thông tin hoạt động tiêu biểu của công ty để nhân viên và khách hàng nắm bắt xu hướng công nghệ. Tần suất cập nhật Website của doanh nghiệp là hàng giờ. Đánh giá chung và đề xuất đề tài khóa luận tốt nghiệp. Công nghệ thông tin đóng một vai trò rất quan trọng trong việc phát triển hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, phục vụ khách hang của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, hạ tầng kỹ thuật CNTT của đơn vị vẫn chưa đảm bảo được tính đồng bộ, chưa đáp ứng được yêu cầu trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau, việc đầu tư cho mạng nội bộ được triển khai chậm, các cơ sở dữ liệu, các hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật đang trong quá trình hình thành. Hệ thống thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành, quản lý chưa thực sự hình thành, mức độ, hiệu quả ứng dụng CNTT trong đơn vị còn thấp, các chức năng hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định quản lý, hỗ trợ nhân viên làm việc vẫn còn đang ở giai đoạn khởi động, nội dung thông tin trên các website chưa thực sự được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin cơ bản của khách hàng và bản thân nội bộ đơn vị. Đơn vị luôn phải đối mặt với thách thức về đổi mới tổ chức, phương thức quản lý, quy trình điều hành, đồng bộ với thực hiện ứng dụng CNTT để hoạt động hiệu lực, hiệu quả và minh bạch. Xuất hiện nhu cầu tối ưu hóa nguồn lực (bao gồm nhân lực, tài lực) và yêu cầu phải gắn kết, phối hợp đồng bộ ứng dụng CNTT với chương trình hoạt động phát triển của đơn vị. Từ những đánh giá trên em có đề xuất 2 đề tài khóa luận sau: Phân tích, đánh giá chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty CP bảo hiểm bưu điện Thăng Long. Một số giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, nâng cao tính bảo mật, an toàn dữ liệu lưu trữ tại công ty CP bảo hiểm bưu điện Thăng Long. TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu hướng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp. Giáo trình an toàn dữ liệu, Bộ môn CNTT, Trường Đại học Thương Mại. Mẫu phiếu thu thập số liệu trong quá trình em thực tập tại PTI Thăng Long. Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Bộ môn CNTT, Trường Đại học Thương Mại Một số trang Web: WWW.PTI.COM.VN WWW.TAILIEU.VN PHỤ LỤC 1. Mẫu phiếu điều tra Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc PHIẾU ĐIỀU TRA ĐƠN VỊ THỰC TẬP I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY 1. Tên công ty: .......................................................................................................... 2. Địa chỉ: .................................................................................................................. 3. Điện thoại: ................................................. Fax: ................................................. 4. Địa chỉ Website: ........................................ Email: .............................................. 5. Loại hình doanh nghiệp: ....................................................................................... ™ Doanh nghiệp Nhà nước (Nhà nước chiếm cổ phần từ 51% trở nên) ™ Doanh nghiệp tư nhân (Tư nhân chiểm cổ phần từ 51% trở nên) ™ Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài 6.Vốn điều lệ (VND): Dưới 1 tỷ Từ 1-5 tỷ Từ 5- 10 tỷ Từ 10- 50 tỷ Từ 50- 200 tỷ Trên 200 tỷ 7.Loại hình doanh nghiệp theo hình thức sở hữu: (chỉ đánh dấu 1 ô) Cổ phần Công ty hợp danh Doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài Doanh nghiệp tư nhân Đầu tư nước ngoài Nhà nước Trách nhiệm hữu hạn Khác (Xin nêu rõ) __________________ 8.Số lượng nhân viên Dưới 30 người Từ 30 – 100 người Từ 100 – 300 người Trên 300 người Số lượng nhân viên có trình độ đại học trở lên: Số lượng sinh viên tốt nghiệp từ trường đại học Thương Mại: 9.Loại hình hoạt động của doanh nghiệp: (có thể đánh dấu nhiều ô) Du lịch, Khách sạn Sản xuất, chế biến Nông sản Thủ công mỹ nghệ Sản xuất, chế biến Thuỷ Hải sản Dệt may Dược, Y tế, Hoá mỹ phẩm Da giầy Dịch vụ thông tin và truyền thông Xây dựng, giao thông vận tải Tài chính ngân hàng và bảo hiểm Điện, điện tử Kinh doanh bất động sản Quản lý và xử lý rác thải, nước thải Dịch vụ giáo dục và đào tạo Khai khoáng Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi và giải trí Dịch vụ sửa chữa ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác Khác (Xin nêu rõ) _____________________________ 10.Doanh thu của doanh nghiệp từ năm 2008 đến năm 2011: (chỉ đánh dấu 1 ô) Giảm Không thay đổi Tăng không đáng kể Tăng mạnh Không ổn định, không có quy luật II. HẠ TẦNG KỸ THUẬT CNTT 1. Tổng số máy tình trong đơn vị: (chiếc). 2. Tổng số máy tính trung bình trong mỗi phòng ban: (chiếc). 3. Cấu hình máy: 4. Kết nối mạng nội bộ: ™ Có ™ Không Nếu có, xin cho biết số lượng mạng nội bộ: 5. Kết nối Internet: ™ Có ™ Không Nếu có: ™ Quay số ™ ADSL ™ Đường truyền riêng III. HẠ TẦNG NHÂN LỰC CNTT 1. Tổng số cán bộ CNTT chuyên trách: (người) 2. Tổng số cán bộ được đào tạo chính quy về CNTT trình độ từ trung cấp chuyên nghiệp trở lên: (người) 3. Tổng số CBCNV biết sử dụng máy tính trong công việc: (người) 4. Tổng số CBNV sủ dụng thành thạo các phần mềm quản lý văn phòng: (người) IV. HOẠT ĐỘNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Ở công ty ngài sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng: □ Word 2000 □ Word 2003 □ Word 2007 Nếu có, các phần mềm quản lý văn phòng khác:…………………… Doanh nghiệp có chú ý đến vấn đề bảo mật thông tin: □ có □ không Nếu có thì ở mức độ nào : □ quan trọng □ bình thường 3. Mức độ sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng cho công việc thực tế tại phòng ban: □ 100% □ 80%- 100% □ 60%- 80% □ 40%- 60% □20%-40% □ < 20% 4. Các phần mềm chuyên dùng: Phần mềm kế toán: ..……………………………………………… Tên phần mềm:……………………………………………………. 5.Giao dịch thương mại: ™ Có ™ Không 6.Có sử dụng email: ™ Có ™ Không 7.Có sử dụng website: ™ Có ™ Không Nếu có: Nội dung Website của DN: □ Giới thiệu doanh nghiệp □ Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ □ Bán hàng hóa, dịch vụ qua mạng □ Hỗ trợ khách hàng qua mạng □ Trao đổi, hỏi đáp, góp ý □ Tìm kiếm trong Website □ Sơ đồ Website □ Chính sách bảo vệ bí mật thông tin cá nhân (privacy) □ Khác (Liệt kê chi tiết): …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………….. 8.Tần suất cập nhật Website: □ Hàng ngày □ Hàng tuần □ Hàng tháng □ Không thường xuyên 9. Sử dụng Internet: □ Tìm kiếm thông tin □ Trao đổi thư điện tử □ Truyền nhận dữ liệu □ Khác (Liệt kê chi tiết): …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… Xin vui lòng cho biết Họ tên người khai: ........................................................................................................ Vị tí công tác: ................................................................................................................ Điện thoại: ..................................................................................................................... Email: ............................................................................................................................ Hà nội ngày tháng năm 2012 Người khai ký tên PHỤ LỤC 2. Danh sách nhân viên trả lời điều tra phỏng vấn. Họ và tên Chức vụ Số điện thoại Phạm trung kiên Nhân viên kinh doanh 0977347668 Nguyễn văn phong Nhân viên kinh doanh 01224377469 Lê văn điện Nhân viên kinh doanh 01216507585 Trần thị bẩy Nhân viên kinh doanh 0986848149 Nguyễn bắc dũng Nhân viên kinh doanh 0975958932