Tình hình quản lý văn bản đến, văn bản đi của văn phòng sở tài nguyên và môi trường tỉnh Vĩnh Phúc

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ,VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH VĨNH PHÚC Sinh viên thực tập: NGUYỄN CÔNG ĐOÀN Lớp : KH8E – Khóa VIII Giảng viên hướng dẫn : Th.s ĐỖ THỊ KIM TIÊN Đoàn thực tập số : 13/2011 Nơi thực tập : Văn phòng – Sở Tài Nguyên và Môi Trường Vĩnh Phúc Vĩnh Phúc , tháng 4 năm 2011 MỤC LỤC Nhật ký thực tập Thời gian Nội dung Tuần 1( từ 28-2-2011) Bắt đầu làm quen với mọi người trong cơ quan và văn phòng, quan sát về cách làm việc của các anh chị trong phòng, Tuần 2 Tập làm quen với công việc dưới sự chỉ bảo của các anh chị trong phòng như: xem xét các bộ thủ tục hành chính , xếp tài liệu , đánh văn bản , Tuần 3 Tiếp tục tham gia vào giải quyết công việc trong văn phòng, tiếp nhận hồ sơ… , tham gia chương trình văn nghệ chào mừng ngày thành lập đoàn 26-3 do sở tổ chức, Tuần 4 Tiếp tục thực hành công việc, hình thành đề tài viết báo cao, hoạt động văn nghệ Tuần 5 Tiếp tục tham gia công tác văn thư tại bộ phận 1 cửa, viết đề cương sơ lược cho báo cáo, thu thập tài liệu viết báo cáo… Tuần 6+7 Tiếp tục công việc ở văn phòng, Hoàn thành báo cáo, chuẩn bị kết thúc đợt thực tập Tuần 8( kết thúc 28-4-2011) Tổng kết đánh giá quá trình thực tập , liên hoan chia tay các anh chị trong cơ quan. Lời mở đầu Cũng như bất kì khóa đào tạo nào cũng cần phải có các quá trình nghiên cứu thực tế, không chỉ riêng có ở Việt Nam mà ở tất cả các nước trên thế giới, chương trình đào tạo đại học của họ đều có những khoảng thời gian dành cho sinh viên thực tập làm quen với những công việc mang tính thực tế ,qua quá trình đó người học sẽ nắm bắt được nhiều kinh nghiệp thực tế hơn và làm quen với môi trường làm việc. Trải qua thời gian học tập ở Học Viện Hành Chính, em đã làm chủ và hiểu được các quan niệm như: nhà nước, hệ thống chính trị của ta, mối quan hệ trong các cơ quan nhà nước và các lĩnh vực nhất là cái đã làm thay đổi tư duy của em đó là chủ nghĩa Mác – Lê nin , tư tưởng Hồ Chí Minh. Chương trình thực tập trong thời gian hai tháng cho sinh viên khóa VIII của Học Viện với mục đính đó là tạo cho sinh viên những kỹ năng trong công việc nhà nước, lề lối , phong cách ,quan hệ thủ trưởng và nhân viên , đạo đức công vụ …đây là bước làm quen đầu với môi trường hành chính công tạo cho sinh viên có được những cảm giác tránh bỡ ngỡ và bị động sau khi ra trường. Như chúng ta biết “văn bản” là cách giao tiếp quan trọng nhất của con người, nó không chỉ lưu giữ thông tin hiện thời và còn có tính tương lai. Hiện nay công tác soạn thảo và quản lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước đã được hiện đại và chuẩn hóa từ khi thông tư 05/2005 của Bộ Nội Vụ ban hành đã đáp ứng được nhu cầu bức thiết của người dân và những người làm công tác văn thư cũng như giải quyết công việc của cơ quan được thuận tiện. mặt khác công tác soạn thảo và quản lý văn bản đến ,văn bản đi của các cơ quan hành chính mang tính đa dạng và phức tạp liên quan đến nhiều ngành nghề , nhiều lĩnh vực cho nên để cho công tác này diễn ra được thuận lợi có hệ thống ,đảm bảo tính pháp quy ,tránh sự phiền hà cho nhân dân cũng nằm trong chương trình cải cách nền hành chính nhà nước tổng thể giai đoạn 2010 – 2020 trên tất cả các lĩnh vực kinh tế -chính tri- xã hội. Tuy nhiên, tồn tại hiện nay cũng chỉ ra còn rất nhiều bất cập trong công tác này, sau nhiều lần chuyến đi công tác của các Thầy cô trong khoa Văn bản và Công nghệ hành chính thì có rất nhiều văn bản sai về nội dung, thể thức ,thẩm quyền , phi thực tế …Qua thời gian thực tập ở Văn Phòng sở Tài Nguyên và Môi Trường – Vĩnh Phúc ,em đã trực tiếp được các anh chị hướng dẫn và chỉ bảo về công tác soạn thảo, vào sổ ,quản lý văn bản đến và đi của sở. em nghĩ công việc này là rất quan trọng cho cơ quan ,nó quyết định cho thủ trưởng ra quyết định hành chính kịp thời và hiệu quả. Chương I TỔNG QUAN VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH VĨNH PHÚC Giới thiệu về tỉnh Vĩnh Phúc Địa giới hành chính Vĩnh phúc – cửa ngõ Tây Bắc của thủ đô Hà Nội , thuộc vùng châu thổ sông hồng là một trong 8 tỉnh thuộc vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc. Vĩnh phúc còn giáp với các tỉnh như Tuyên Quang , Thái Nguyên , Hà Tây , Phú thọ .Vĩnh phúc nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa , nhiệt độ trung bình hằng năm 24,20c , diện tích tự nhiên khoảng 1.371 km2 , dân số gần 1,2 triệu dân. Có Vĩnh Yên là thành phố, trung tâm kinh tế , chính trị , văn hóa của tỉnh và thị xã Phúc Yên với 7 huyện : Mê Linh, Bình Xuyên , Yên Lạc, Vĩnh Tường, Tam Dương, Tam Đảo, Lập Thạch. Là tỉnh được thiên nhiên ưu đãi , có vị trí phát triển kinh tế thuận lợi do tiếp giáp với thủ đô. Trong những năm qua ,tình hình kinh tế - xã hội của Vĩnh phúc đã đạt được những thành tựu nổi bật , nền kinh tế có tốc độ tăng trưởng cao. Năm 2006 tốc độ kinh tế toàn tỉnh đạt 16,98%,cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tính cực từ nông nghiệp , lâm nghiệp và thủy sản sang công nghiệp và dịch vụ. tổng thu ngân sách trên địa bàn năm 2006 đạt 4,467 tỉ đồng. Vĩnh Phúc có tiềm năng lớn về tài nguyên du lịch và nhân văn như có rừng quốc gia Tam Đảo, thác Bản Long, hồ Đại Lải…và nhiều lễ hội lớn với rất nhiều di tích lịch sử. Nguồn lao động của Vĩnh Phúc khá dồi dào, chiếm khoảng 60% tổng dân số, trong đó chủ yếu là lao động trẻ với trình độ tay nghề tiên tiến. Không kể các trường dạy nghề do huyện , thị, thành phố quản lý , tỉnh Vĩnh Phúc có gần 20 trường Đại học , cao đẳng , Trung học chuyên nghiệp và dạy nghề với đội ngũ giáo viên gần 1000 người và trên 13000 học sinh theo học / năm, hàng năm có khoảng 4000 học sinh tốt nghiệp. Tình hình kinh tế ,chính trị ,văn hóa ,xã hội , an ninh quốc phòng của tỉnh Vĩnh Phúc Năm 2010 , kinh tế của tỉnh tiếp tục có bước tăng trưởng cao, vượt cả thời điểm chưa có cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, tốc độ tăng trưởng kinh tế cả năm ước đạt 19,11% , tổng thu ngân sách trên địa bàn ước đạt 14.505 tỉ đồng, tăng 42,3% so với năm 2009 , trong đó thu nội địa ước đạt 10.300 tỉ đồng , gần bằng tổng thu ngân sách năm 2009. Mặt khác tình hình văn hóa, trật tự an toàn xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn tỉnh luôn luôn được ổn định và đảm bảo. Giới thiệu về sở Tài Nguyên và Môi Trường tỉnh Vĩnh Phúc Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn Sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc Sở TN&MT tỉnh Vĩn Phúc được thành lập dựa trên các văn bản sau như Th«ng t­ liªn tÞch sè 03/2008/TTLT-BTNMT-BNV ngµy 15/7/2008 cña Bé Tµi nguyªn vµ M«i tr­êng-Bé Néi vô h­íng dÉn chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ c¬ cÊu tæ chøc cña c¬ quan chuyªn m«n vÒ tµi nguyªn m«i tr­êng thuéc UBND c¸c cÊp và QuyÕt ®Þnh sè 2391/Q§-UB ngµy 25/6/2003 cña Uû ban nh©n d©n tØnh VÜnh Phóc vÒ viÖc thµnh lËp Së Tµi nguyªn vµ M«i tr­êng tØnh VÜnh Phóc, QuyÕt ®Þnh sè 41/2008/Q§-UBND ngµy 05/9/2008 cña Uû ban nh©n d©n tØnh VÜnh Phóc vÒ viÖc quy ®Þnh vÞ trÝ, chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ c¬ cÊu tæ chøc cña Së Tµi nguyªn vµ M«i tr­êng tØnh VÜnh Phóc;ngày 25/6/2003, sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc được thành lập theo QĐ số 2391/ QĐ – UBND tỉnh Vĩnh Phúc trên cơ sở bộ máy tổ chức thuộc lĩnh vực địa chính của Sở Địa chính và tiếp nhận các tổ chức thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản ,môi trường từ Sở Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn. Vị trí và chức năng Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực tài nguyên và môi trường, bao gồm: đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, địa chất, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ, quản lý tổng hợp về biển và hải đảo (đối với các tỉnh có biển, đảo); thực hiện các dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở. Sở Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường. 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 1.2.1. Trình ủy ban nhân tỉnh: Về dự thảo quyết định , chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh về lĩnh vực TN&MT và dự thảo quy hoạch , kế hoach hằng năm ,5 năm và các giải pháp quản lý và bảo vệ TN&MT trên địa bàn tỉnh. 1.2.2. Trình chủ tịch UBND tỉnh : Về dự thảo các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND tỉnh về lĩnh vực TN&MT và dự thảo các quyết định thành lập , sáp nhập , giải thể, tổ chức lại các phòng ban, chi cục và các đơn vị sự nghiệp thuộc sở TN&MT , dự thảo quyết định quy định chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của các đơn vị theo quy định của pháp luật. 1.2.3. Về đất đai: - Chủ trì , phối hợp với các cơ quan có liên quan , điều chỉnh quy hoạch , kế hoạch sử dụng đất của địa phương để trình UBND tỉnh và hướng dẫn , kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đã được phê duyệt. - Tổ chức thẩm định quy hoạch , kế hoạch sử dụng đất do UBND huyện trình UBND tỉnh. - Tổ chức thẩm định hồ sơ giao đất, cho thuê đất , thu hồi đất, chuyển quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất , cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất về quyền sở hữu , sử dụng tài sản gắn liền với đất. - Thực hiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu, sử dụng tài sản gắn liền với đất theo ủy quyền của UBND tỉnh. - Hướng dẫn kiểm tra thực hiện các thủ tục về giao đất , cho thuê đất , thu hồi đất , chuyển quyền sử dụng đất , chuyển mục đích sử dụng đất , cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu, sử dụng tài sản gắn liền với đất; lập và quản lý hồ sơ địa chính. - Hướng dẫn kiểm tra thực hiện việc điều tra , khảo sát , đo đạc, đánh giá , phân hạng đất; lập và chỉnh lý biến động bản đồ địa chính, bản đồ hiện trạng sử dụng đất và bản đồ quy hoạch sử dụng đất; thống kê, kiểm kê đất đai và xây dựng hệ thống thông tin đất đai. 1.2.5. Về tài nguyên nước: - Chủ trì , phối hợp với các cơ quan có liên quan lập quy hoạch , kế hoạch quản lý, sử dụng và bảo vệ tài nguyên nước, phòng chống suy thoái ,cạn kiệt nguồn nước; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. - tổ chức thẩm định các đề án, dự án về khai thác , sử dụng tài nguyên nước, tổ chức thực hiện việc xác định ngưỡng giới hạn khai thác nước đối với các sông, các tầng chứa nước, các khu vực dự trữ nước, các khu hạn chế khai thác , kế hoạch điều hòa phân bổ tài nguyên nước trên địa bàn. - Tổ chức thẩm định hồ sơ gia hạn , thay đổi thời hạn , điều chỉnh nội dung, đình chỉ hiệu lực và thu hồi giấy phép thăm dò, khai thác sử dụng tài nguyên nước,thực hiện cấp phép và thu phí, lệ phí về tài nguyên nước theo quy định của pháp luật. - Tổ chức công tác điều tra cơ bản và tổng hợp tình hình khai thác , sử dụng tài nguyên nước, các nguồn thải vào nguồn nước, lập danh mục các nguồn nước bị ô nhiễm, suy thoái và cạn kiệt. 1.2.6. Về địa chất và tài nguyên khoáng sản: - Chủ trì điều tra cơ bản về địa chất, lập bản đồ cở sở dữ liệu về địa chất trên địa bàn tỉnh. - Chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan khoanh định các khu vực cấm , tạm thời cấm hoạt động khai khoáng, xác định khu vực đấu thầu thăm dò, khai thác khoáng sản thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh, đề xuất với UBND tỉnh các biện pháp bảo vệ tài nguyên khoáng sản. - Tổ chức thẩm đinh hồ sơ về việc cấp, gia hạn , thu hồi trả lại giấy phép hoạt động khoáng sản, cho phép chuyển nhượng , tiếp tục quyền hoạt động khoáng sản trong trường hợp được thừa kế. - Thanh tra , kiểm tra , giám sát hoạt động khoáng sản của các tổ chức, cá nhân; giải quyết tranh chấp ,khiếu nại và tố cáo về hoạt động khoáng sản theo quy định của pháp luật. - Quản lý , lưu trữ và cung cấp thông tin , tư liệu về thăm dò khoáng sản làm vật liệu xây dựng và than bùn, thống kê , kiểm kê trữ lượng khoáng sản trên địa bàn và báo cáo với cấp trên. 1.2.7. Về môi trường: - Tổ chức đánh giá hiện trạng môi trường tại địa phương theo định kì; điều tra , xác định khu vực bị ô nhiễm , lập danh sách các cơ sở gây ô nhiễm môi trường và gây ô nhiễm nghiêm trọng trên địa bàn và định kỳ báo cáo với UBND tỉnh. - Thực hiện việc cấp , gia hạn và thu hồi giấy phép đối với chủ nguồn thải, chủ thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải rắn nguy hại theo quy định của pháp luật, tổ chức thẩm định Báo cáo đánh giá tác động của môi trường và đa dạng sinh học, các dự án thiết lập khu bảo tồn thiên nhiên. - Chủ trì phối hợp tổ chức thực hiện chương trình , đề án bảo vệ , khắc phục cải tạo cảnh quan môi trường liên ngành, bảo tồn và phát triển bền vững các vùng đất ngập nước theo phân công của UBND tỉnh. - Tổ chức thu phí thẩm định Báo cáo đánh giá tác động môi trường, phí bảo vệ môi trường đối với chất thải theo quy định của pháp luật. 1.2.8. Về khí tượng thủy văn: - Tổ chức thẩm định hồ sơ về việc cấp, gia hạn , điều chỉnh nội dung , thu hồi giấy phép hoạt động của công trình khí tượng thủy văn chuyên dùng ở địa phương thuộc thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh và kiểm tra việc thực hiện. - Chủ trì thẩm định các dự án đầu tư xây dựng, cải tạo và nâng cấp công trình khí tượng thủy văn chuyên dùng; tham gia xây dựng phương án phòng , chống, khắc phục hậu quả thiên tai trên địa bàn. - Tổng hợp và báo cáo tình hình , tác động của biến đổi khí hậu đối với các yếu tố tự nhiên , con người và kinh tế - xã hội ở địa phương. 1.2.9. Về đo đạc và bản đồ: - Xác nhận đăng ký , thẩm định hồ sơ và đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, bổ sung , gia hạn và thu hồi Giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ theo quy định của pháp luật. - Tổ chức quản lý hoạt động đo đạc và bản đồ theo quy hoạch , kế hoạch ; quản lý chất lượng các công trình sản phẩm đo đạc và bản đồ; thống nhất quản lý toàn bộ hệ thống tư liệu đo đạc và bản đồ tại địa phương. - Theo dõi việc xuất bản và phát hành bản đồ , xử lý và thu hồi các ấn phẩm bản đồ có sai sót. 1.3. Tổ chức bộ máy của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc 1.3.1. Lãnh đạo Sở Giám đốc Sở và 04 Phó Giám đốc Sở.   1.3. 2. Các cơ quan giúp việc Giám đốc Sở: - Văn phòng; - Thanh tra; - Chi cục Quản lý đất đai; - Chi cục Bảo vệ môi trường; - Phòng Đo đạc và Bản đồ; - Phòng Địa chất, khoáng sản; - Phòng Tài nguyên nước và Khí tượng thuỷ văn. 1.3.3. Các đơn vị sự nghiệp: - Trung tâm Đo đạc và Bản đồ; - Trung tâm Công nghệ thông tin; - Trung tâm Tài nguyên và Bảo vệ môi trường; - Trung tâm Phát triển quỹ đất; - Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất. Đơn vị trực thuộc về tổ chức: Hội Nạn nhân chất độc da cam &Điôxin. Sơ đồ tổ chức bộ máy của sở Tài nguyên & Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc Giám Đốc Sở Chi cục bảo vệ môi trường Phó giám đốc sở thường trực Trung tâm TN & MT Phòng đo đạc và bản đồ Phòng TN& khí tượng thủy văn Phó Giám đốc Phòng đăng ký đất đai Trung tâm đo đạc và bản đồ Thanh tra sở Phó Giám đốc Trung tâm thông tin TN&MT Văn phòng sở Bộ phận một cửa Phòng quy hoạch & kế hoạch đất đai Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Trung tâm phát triển quỹ đất Hội nạn nhân chất độc DC & Dioxin III. Văn phòng sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc Chức năng:         Giúp Ban Giám đốc Sở trong việc quản lý hoạt động đối nội, đối ngoại, tổ chức cán bộ, kế hoạch hoạt động của Ngành và công tác tài chính. Nhiệm vụ:  - Điều hành hoạt động thường xuyên của Văn phòng Sở;  - Quản lý công tác tổ chức bộ máy, quy hoạch cán bộ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ; - Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Sở xây dựng quy hoạch chiến lược hoạt động phát triển Ngành ngắn hạn và dài hạn;   - Xây dựng kế hoạch hoạt động và lập các báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm;  - Đánh máy, in ấn, lưu chuyển công văn đi, đến của cơ quan; - Quản lý con dấu, tài sản của cơ quan và các nguồn vốn của Ngành; - Tổ chức các hội nghị của cơ quan, của Ngành theo quy định. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng – sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc Chánh văn phòng Phó CVP Tổng hợp Phó CVP Tài chính- kế toán Kế hoạch,tài chính Phòng tổ chức hành chính Nhà bếp,tạp vụ Tổ điện,nước, Lái xe BP văn thư Bộ phận một cửa Chương II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG SỞ TN&MT TỈNH VĨNH PHÚC CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN BẢN Quan niệm về văn bản Văn bản được hiểu là phương tiện ghi lại , truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một kí hiệu nhất định . Văn bản quản lý nhà nước là những quy định quản lý và thông tin quản lý thành văn ( được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền , trình tự , thủ tục , hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa Nhà nước với các tổ chức, công dân. Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của quản lý nhà nước , do cơ quan hành chính nhà nước ban hành dùng để đưa các quyết định và truyền tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Vai trò, chức năng của văn bản Vai trò của văn bản Văn bản quản lý nhà nước có vai trò chủ yếu sau: Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý ; Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý; Là phương tiện kiểm tra ,theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý; Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật. Chức năng của văn bản Chức năng thông tin của văn bản : Đây là chức năng cơ bản của văn bản , các thông tin chứa đựng trong văn bản là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo ra sự vận hành thông suốt , thống nhất trong hệ thống bộ máy nhà nước từ Trung ương tới địa phương, là yếu tố quyết định để đưa ra các chủ trương , chính sách , những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc nội bộ của Nhà nước cũng như các công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân. Văn bản có chức năng pháp lý: Thực hiện chức năng này văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo, điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong nhiều phạm vi thời gian và không gian . cùng với chức năng thông tin , văn bản trở thành một trong các cơ sở đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý . Chức năng quản lý của văn bản : thực hiện chức năng quản lý , văn bản được sử dụng để ghi lại , truyền đạt các quy phạm pháp luật , các quyết định hành chính, đó là các căn cứ pháp lý để giải quyết các công việc cụ thể trong quản lý Nhà nước. Chức năng văn hóa- xã hội của văn bản: văn bản quản lý nhà nước là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức , lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên . văn bản quản lý nhà nước góp phần ghi lại , truyền bá cho thế hệ mai sau truyền thống quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ đồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn hóa của quốc gia qua từng thời kỳ. 3. Vai trò của sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc và lãnh đạo Văn phòng trong việc quản lý văn bản đến ,văn bản đi của sở Theo quy chế làm việc của Văn phòng – sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc thì Văn phòng có chức năng sau: Giúp sở dự thảo văn bản và các tài liệu có liên quan cho các thành viên của SỞ trước khi mời họp ; thông báo kết luận của giám đốc hoặc phó giám đốc tại các phiên họp để các đơn vị liên quan và các phòng cấp dưới thực hiện; Giúp sở kiểm tra nội dung và thể thức của các văn bản đối với các cơ quan chuyên môn được sở giao cho soạn thảo ; Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của sở theo quy định của pháp luật . T ổ chức quản lý công tác văn thư , lưu trữ ,hành chính của sở; trao đổi hướng dẫn các cơ quan chuyên môn , các phòng ban cấp huyện về công tác nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật , theo dõi đôn đốc và tổng hợp tình hình hoạt động của phòng tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính (bộ phận một cửa) Cũng theo quy chế hoạt động của văn phòng sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc: Chánh văn phòng có trách nhiệm : Điều hành chung mọi hoạt động của văn phòng; Đôn đốc thực hiện các quyết định của giám đốc sở, ý kiến chỉ đạo của giám đốc sở, phó giám đốc sở; chỉ đạo đôn đốc , kiểm tra việc thực hiện công tác cán bộ công chức văn phòng. Trực tiếp chỉ đạo điều hành bộ phận chuyên viên văn phòng tổng hợp , đọc và xử lý các thông tin ban đầu đến cơ quan và các thông tin , văn bản đến giám đốc. Tham m­u cho Gi¸m ®èc Së vÒ c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé vµ qu¶n lý tµi chÝnh cña Së. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc Së vÒ mäi ho¹t ®éng c«ng t¸c cña V¨n phßng. Trách nhiệm của phó chánh văn phòng trong công tác quản lý văn bản được quy định: Phụ trách bộ phận một cửa, công tác văn thư lưu trữ, công tác nội vụ của sở. Chịu trách nhiệm kiểm tra các nội dung, thể thức các hồ sơ , văn bản trước khi trình lên Giám đốc. Và trách nhiệm của các chuyên viên bộ phận tổ chức – hành chính; bộ phận kế toán – tài chính; bộ phận một cửa;bộ phận văn thư lưu trữ; tạp vụ theo quy định QD551-01 về chức năng ,nhiệm vụ của Văn phòng sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc đã nêu rõ. QUÁ TRÌNH TIẾP NHẬN , QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ VĂN BẢN ĐI TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Quy trình tiếp nhận , quản lý văn bản đến trong cơ quan hành chính nhà nước Theo quy định của nhà nước tại Nghị định 110/2004 – NĐCP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, tất cả các văn bản , kể cả các đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan , tổ chức đều được quản lý theo trình tự và được thực hiện bằng sơ đồ sau: Sơ đồ quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến trong cơ quan hành chính nhà nước Đăng ký văn bản đến Tiếp nhận Giải quyết , theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trình chuyển giao văn bản đến Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến; Trình chuyển giao văn bản đến; Giải quyết ,theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến . Tất cả các văn bản đến phải được trình kịp thời cho người có trách nhiệm và chuyển giao ngay sau khi nhận được . việc chuyển giao văn bản phải được đảm bảo chính xác, giữ gìn bí mật nội dung của văn bản . Giải quyết và đôn đốc việc thực hiện văn bản đến là trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan , tổ chức. cấp phó của người đứng đầu cơ quan , tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung của văn bản đến , người đứng đầu cơ quan , tổ chức , giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết . Đơn vị , cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định . Người đứng đầu cơ quan, tổ chức , có thể giao cho chánh văn phòng , trưởng ban hành chính hoặc người được giao nhiệm vụ thực hiện các công việc như xem xet toàn bộ văn bản đến và báo cáo về các văn bản quan trọng , khẩn cấp, phân loại văn bản đến của các đơn vị , cá nhân. Theo dõi ,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Quy trình quản lý văn bản đi trong các cơ quan hành chính nhà nước Tất cả các văn bản đi trong cơ quan Nhà nước phải được quản lý theo trình tự thống nhất được thể hiện bằng sơ đồ sau: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi trong cơ quan hành chính Nhà nước Soạn thảo,kiểm tra thể thức,ghi sổ, ký hiệu,ngày tháng của văn bản Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn,mật(nếu có) Đăng ký văn bản đi Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Lưu văn bản Soạn thảo văn bản , kiểm tra thể thức , hình thức và kỹ thuật trình bày, Ghi số, kí hiệu và ngày tháng của văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn ,mật(nếu có); Đăng kí văn bản đi; Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản đi. Quy trình này phải được thực hiện một cách rõ rang, thống nhất theo từng bước một đối với tất cả các văn bản được ban hành trong các cơ quan Nhà nước. Việc soạn thảo văn bản phải tuân theo đúng vể thẩm quyền ban hành , thể thức và hình thức văn bản. căn cứ vào tính chất , nội dung cần soạn thảo người đứng đầu cơ quan tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân trong cơ quan soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Đơn vị , cá nhân có trách nhiệm phải thực hiện các công việc như : xác định hình thức , nội dung , mức độ mật ,độ khẩn của văn bản; thu thập xử lý thông tin có liên quan ; soạn thảo văn bản, trong trường hợp cần thiết sẽ đề xuất với người đứng đầu cơ quan , tổ chức hoặc đơn vị cá nhân có liên quan nghiên cứu , tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo . sau khi hoàn thành bản thảo phải được trình duyệt , sữa chữa , bổ sung , sau đó văn bản mới được chuyển cho người có thẩm quyền ký và ban hành . công tác đánh máy phải được đảm bảo đúng nguyên văn bản thảo đã được duyệt , việc nhân bản phải đảm bảo đúng và đủ số lượng văn bản cần thiết , văn bản phải cần được kiểm tra kỹ trước khi ban hành. Trên đây là những vấn đê lý luận và những quy định của Nhà nước liên quan đến quy trình quản lý văn bản đến và đi trong cơ quan Nhà nước nói chung. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN , VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG SỞ TN&MT TỈNH VĨNH PHÚC Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi theo của Văn phòng sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc Là cơ quan quản lý Nhà nước trên địa bàn đối với các lĩnh vực thuộc tài nguyên và môi trường , sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc có trách nhiệm xử lý các vấn đề chính như quản lý tài nguyên và môi trường như đất đai, khí rác thải,thủy văn…giải quyết các vấn đề của người dân có liên quan đến hai lĩnh vực này, mỗi ngày Văn phòng sở tiếp nhận hàng chục văn bản có liên quan đến thẩm quyền giải quyết của sở như : UBNN tỉnh , các sở ,các phòng,ban cấp duới và của các đơn vị khác gửi đến giải quyết khiếu nại và kiến nghị của nhân dân. Và năm 2010 có đến 7617 văn bản được gửi đến sở, riêng trong tháng 12 có 619 văn bản gửi đến bao gồm của các đơn vị như: UBND tỉnh ,sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn , các công ty cổ phần, Bộ tài chính, sở Kế hoạch và Đầu tư, các tổng cục… Trong năm 2010 có 1652 văn bản đi bao gồm 1314 văn bản hành chính và 238 quyết định. Quy trình tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản , giấy tờ tài liệu , thư chuyển đến cơ quan đều phải chuyển tập trung vào văn thư. Văn thư tiếp nhận , bóc bì , đăng ký vào sổ văn bản đến và tiến hành phân loại. Loại hỏa tốc Loại mật. Loại nghiên cứu ,tham khảo. Lưu đồ Quy trình quản lý văn bản đến: VĂN BẢN ĐẾN VĂN THƯ Kiểm tra phong bì Bóc phong bì Đóng dấu đến Phân loại Vào sổ các loại văn bản Scan văn bản Các phòng ban, cá nhân liên quan giải quyết Các đơn vị,cá nhân liên quan bị gửi nhầm GIÁM ĐỐC (Hoặc phó giám đốc được uỷ quyển) Văn bản mật, khẩn có nội dung quan trọng Nhân bản Ký nhận Chuyển cho người nhận theo địa chỉ phong bì Loại không đúng thể thức (để gửi trả lại nơi gửi). Đóng dấu “Văn bản đến’’, ghi vào sổ rồi chuyển đến Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền phiếu trình xem Nếu Văn bản mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thư phải chuyển ngay đến Giám đốc (hoặc PGĐ được ủy quyền nếu Giám đốc đi vắng) trong thời gian ngắn nhất. 1.2. Phân phối văn bản Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền nếu Giám đốc đi vắng) là người trực tiếp bút phê vào phiếu trình xem để phân phối văn bản đến cho phòng ban, cá nhân có trách nhiệm chính để giải quyết. Văn thư nhận văn bản đến từ Giám đốc (Phó giám đốc được uỷ quyền) để phô tô nhân bản theo yêu cầu, khi phô tô xong văn thư chuyển cho các phòng ban, cá nhân theo chỉ đạo của Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền) đồng thời ghi sổ giao nhận văn bản. Nếu văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, phòng ban, cá nhân, văn thư photocopy ra nhiều bản để gửi cho đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan. Đơn vị, phòng ban, cá nhân chủ trì giải quyết công việc, được giữ văn bản gốc, và ký nhận văn bản tại sổ của văn thư. Văn bản đến cơ quan ngày nào thì chuyển ngay trong ngày đó, không để chậm.. Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng nơi giải quyết. 1.3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 1.3.1. Tất cả các văn bản do cơ quan phát hành gọi là “ văn bản đi” : phát hành qua văn thư sở . Quy trình ban hành văn bản của Sở a. Giao nhiệm vụ: Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ, lãnh đạo Sở giao cho phòng, ban soạn thảo văn bản b. Trưởng phòng : - Phân công cho chuyên viên soạn thảo văn bản. - Kiểm tra nội dung, thể thức văn bản dự thảo - Ký nháy vào văn bản sau khi đã hoàn chỉnh để chuyên viên trình lãnh đạo Sở duyệt, ký. c. Chuyên viên được phân công soạn thảo:. - Nghiên cứu yêu cầu về nội dung văn bản và các tài liệu liên quan. - Dự thảo văn bản. - Chuyển dự thảo cho trưởng phòng kiểm tra. - Hoàn chỉnh văn bản sau khi đã có ý kiến của trưởng phòng hoặc của lãnh đạo có yêu cầu sửa đổi. - Lập phiếu trình xem kèm theo dự thảo văn bản đã hoàn chỉnh trình lãnh đạo Sở xem xét. - Nhận lại bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo xem xét và ghi ý kiến hoặc ký ban hành. - Hoàn chỉnh lại theo yêu cầu của lãnh đạo và trình ký lại sau đó chuyển văn thư làm thủ tục ban hành. d. Xem xét của lãnh đạo. - Lãnh đạo Sở khi xem xét những văn bản do chuyên viên soạn thảo chuyển đến đã được trưởng phòng ký nháy (không xem xét các dự thảo văn bản do người ngoài cơ quan soạn thảo hoặc văn bản không có chữ ký nháy của trưởng phòng). - Các ý kiến yêu cầu sửa chữa ghi trực tiếp vào văn bản hoặc ghi vào phần bổ sung của phiếu trình xem. - Ký vào văn bản và chuyển trả lại cho người trình 1.3.2. Văn thư: - Nhận văn bản lãnh đạo đã ký. Kiểm tra thể thức văn bản theo qui định Vào sổ công văn đi - Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản và đóng dấu cơ quan vào văn bản (kể cả dấu “Mật”, “Khẩn”, “Hoả tốc” - nếu có). - Làm thủ tục ban hành tới những nơi nhận ghi trên văn bản - Lưu văn bản. - Khi đã đóng dấu và vào số, văn thư phải lưu một bản gốc có chữ ký gốc để quản lý và nộp lưu trữ sau đó. Người soạn thảo văn bản lưu một bản để theo dõi. Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ ký của Giám đốc (hoặc phó giám đốc phụ trách bộ phận) chữ ký nháy của các Phòng ban chuyên môn trước khi đóng dấu và phát hành. Nếu văn bản không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06 tháng 5 năm 2005, văn thư không đóng dấu phát hành mà chuyển trả lại người dự thảo. 1.3.3 Trình ký văn bản. Khi trình ký văn bản, Phòng, ban phải có phiếu trình ký kèm theo các tài liệu liên quan đến văn bản trình ký (nếu có). Văn bản không được Photocopy để gửi đi thay cho bản sao vì không có giá trị pháp lý (chỉ dùng để tham khảo). Mọi thủ tục sao văn bản: Sao y, sao lục, trích sao, phải thực hiện đúng quy định. Thông thường, văn bản chuyển đi theo đường Bưu điện, trường hợp cần gấp, muốn nhận văn bản tại văn thư, phải ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên người nhận). Việc truyền văn bản qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác và bảo mật. Văn bản nội bộ: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi LÃNH ĐẠO Giao nhiệm vụ Giao nhiệm vụ Lãnh đạo sở CHUYÊN VIÊN - Soạn thảo - Trình xem - Hoàn chỉnh khi có ý kiến của lãnh đạo . TRƯỞNG PHÒNG - Phân công CV soạn thảo. - Kiểm tra nội dung, thể thức VB - Ký nháy vào bản dự thảo VĂN THƯ - Kiểm tra thể thức VB -Vào sổ, ghi sổ, đóng dấu - Làm thủ tục ban hành. - Nhân bản - Lưu trữ. Văn bản nội bộ là một dạng văn bản đi (do nội bộ Sở ban hành) song chỉ đi trong nội bộ cơ quan. Đó là một loại văn bản điều hành gửi đến các phòng ban trong cơ quan. Giải quyết văn bản nội bộ cũng như giải quyết văn bản đi (đã trình bày ở trên). Các phòng, ban, cá nhân khi nhận được văn bản nội bộ cũng tiến hành giải quyết, xử lý tương tự như đối với văn bản đến khác. Văn bản nội bộ cũng lưu như mọi văn bản khác 1.4. Quy trình quản lý văn bản đến ,đi qua mạng LAN của sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc - Đối với Văn bản đi: Các văn bản chuyển đi, đến cần phải chuyển qua mạng LAN thì các phòng ban, cá nhân có văn bản chuyển qua mạng LAN phải xin ý kiến của Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách bộ phận ký duyệt. Các phòng, ban muốn chuyển văn bản đi trong nội bộ thì các phòng cần phải có file điện tử gửi cho Lãnh đạo xem xét, sau đó chuyển xuống cho văn thư, văn thư có trách nhiệm chuyển đi qua các phòng có liên quan đến văn bản cần giải quyết. Nhân viên văn thư không tự ý chuyển văn bản qua LAN khi không có ý kiến của Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách bộ phận ký duyệt. Đối với văn bản đến: Nhân viên văn thư trực tiếp nhận văn bản của các đơn vị khác gửi đến nhận văn bản đến. Nhận văn bản kiểm tra bao bì, công văn có gửi nhầm hay rách nát không. Sau đó bóc văn bản, phân loại văn bản, Scanfet vào máy, nhập số, nhập dữ liệu, nội dung, ngày tháng vào máy, chuyển cho lãnh đạo giải quyết kịp thời. CHUYÊN VIÊN Soạn thảo văn bản Hoàn chỉnh văn bản TRƯỞNG PHÒNG PHÓ GIÁM ĐỐC Phụ trách trực tiếp xem xét, ký duyệt nếu được ủy quyền GIÁM ĐỐC xem xét ,phê duyệt VĂN THƯ PHÁT HÀNH Văn bản Thuộc thẩm quyền ký của GĐ Sơ đồ văn bản đi theo mạng LAN 2. Đánh giá về thực trạng quy trình quản lý văn bản đến, đi của Văn phòng sở TN&MT tỉnh Vĩnh phúc Trong quá trình thực hiện quy trình xử lý văn bản đến, đi của sở thì công tác này đã đạt được những thành tựu nhất định. Đối với việc giải quyết văn bản đến: Quy định rõ ràng nhiệm vụ , quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, cụ thể là quy định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng sở TN&MT trong đó phòng văn thư chịu trách nhiệm chính về việc quản lý và giải quyết văn bản đến nhằm làm tăng trách nhiệm của từng phòng , ban và cá nhân trong việc giải quyết xử lý các văn bản tránh tình trạng đùn đẩy , ùn tắc và chậm trễ trong quá trình giải quyết văn bản. Việc quy định trách nhiệm rõ ràng , cụ thể cho từng phòng , ban còn tạo nên mối quan hệ liên tục trong quá trình giải quyết văn bản . Các phòng ,ban chủ động tích cực trong quá trình giải quyết công việc và phối hợp với nhau , điều đó sẽ giúp cho văn bản được giải quyết nhanh chóng , mang lại hiệu quả cao và nâng cao được tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân , bộ phận trong quá trình giải quyết văn bản. Sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc đã quy định chặt chẽ và khoa học quy trình xử lý văn bản đến tạo nên một sự vận hành thông suốt , tránh tình trạng làm mất mát, thất lạc các văn bản đến cơ quan và tạo ra tính trách nhiệm đối với những người trực tiếp nhận , liên quan tới văn bản Đối với văn bản đi: Sở đã quy định rõ trách nhiệm đối với từng phòng , ban trong việc soạn thảo từng loại văn bản theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mình , Quy định chặt chẽ thẩm quyền phê duyệt , các bước trong quá trình phê duyệt nội dung và thể thức của bản thảo văn bản trước khi tiến hành trình ký văn bản, điều này tạo nên sự chặt chẽ , chính xác của nội dung văn bản , đảm bảo đúng về thể thức và tạo nên tính pháp lý cao. Công việc kiểm tra về thể thức , lấy số văn bản , nhân bản , đóng dấu lên văn bản cho tới khi chuyển văn bản đi được thực hiện ngay tại phòng văn thư với sự phân công trách nhiệm công việc cụ thể , rõ ràng cho từng cá nhân trong phòng đã giúp cho việc ban hành các văn bản nhanh chóng kịp thời , tạo ra sự liên hoàn trong giải quyết công việc.Việc thực hiện sự phân công này sẽ rút ngắn được thời gian , tạo nên sự nhanh chóng và đáp ứng được đòi hỏi của công việc . đồng thời cũng tránh được sự rườm rà , khó khăn trong quá trình giải quyết công việc. Thông qua quá trình tuyển dụng, sở đã tuyển chọn và đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn cao trong quá trình thực hiện quản lý văn bản , có năng lực và tinh thần , ý thức trách nhiệm cao , nhiều kinh nghiệm trong giải quyết công việc , xử lý các hoạt động quản lý văn bản theo đúng thẩm quyền. Có được những thành tựu trên là do sự chỉ đạo sát sao và quan tâm của ban lãnh đạo sở trong quá trình hoạt động của cơ quan nói chung và đối với công tác văn thư trong việc quản lý văn bản nói riêng. Sở đã xây dựng được một quy chế làm việc hợp lý và hiệu quả, đảm bảo được sự phối hợp chặt chẽ , nhịp nhàng giữa các phòng , ban trong quá trình hoạt động của mình nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc . Hơn nữa tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân và tập thể trong các phòng ,ban đã liên tục được phát huy trong quá trình giải quyết công việc, thái độ hợp tác, phối hợp và phân công trong quá trình giải quyết công việc cụ thể , tạo nên một hệ thống thống nhất để công việc được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Những tồn tại trong quá trình quản lý văn bản đến, đi của Văn phòng Với những thành tựu đáng ghi nhận thì bên cạnh đó công tác quản lý văn bản đến và đi của Văn phòng vẫn còn tồn tại những thiếu sót ,điều này đã tạo nên những khó khăn trong quá trình giải quyết công việc ,đó là sự thiếu thốn về trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác ở văn phòng,máy móc phục vụ cho công tác thông tin đã cũ kĩ không đáp ứng được yêu cầu của công việc,( như chúng ta biết hiện nay công nghệ thông tin đã xâm nhập vào mọi lĩnh vực và ngành nghề, để tạo nên hiệu quả công việc đạt hiệu suất cao nhất.) điều này đã làm chậm tiến độ giải quyết công việc. Các nhân viên soạn thảo ,chỉnh sửa văn bản trước khi ban hành mặc dù đã qua đào tạo nhưng lại thiếu những chuyên môn và kỹ năng cần thiết trong quá trình xử lý văn bản dẫn đến việc ban hành những văn bản còn chưa đúng với quy định, mặt khác quá trình đăng ký văn bản vân chủ yếu bằng phương pháp thủ công cho nên gây lãng phí thời gian ,công sức. Một thực trạng nữa đó là có nhiều văn bản của các cơ quan , đơn vị gửi trực tiếp đến các phòng , ban hoặc các cá nhân trong cơ quan theo địa chỉ ghi trên bao bì mà không qua bộ phận văn thư tiếp nhận , điều này đã gây khó khăn cho việc đăng ký văn bản , gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc và tạo nên sự sai sót trong quá trình quản lý văn bản . Một số văn bản của đơn vị trực thuộc , của các cơ quan chuyên môn hay các cơ quan cấp dưới gửi tới cơ quan thiếu hay sai về thể thức trình bày cho nên nhân viên văn thư rất khó giải quyết. Có tồn tại những thiếu sót trên không thể không nói đến yếu tố chủ quan đó chính là quan niệm của những người làm công tác này chủ quan,coi nhẹ công tác văn thư,lưu trữ, mặt khác đó là sự đầu tư làm mới cơ sở vật chất của cơ quan chưa tương xứng với vai trò của nó, công tác áp dụng công nghệ thông tin,tin học hóa văn phòng chưa được quan tâm đúng mức ,chính điều này đã làm cho công tác quản lý văn bản chưa được thực sự khoa học và hiệu quả. Chương III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM THỰC HIỆN TỐT HƠN NỮA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHÒNG - SỞ TN&MT TỈNH VĨNH PHÚC TRONG THỜI GIAN TỚI Những mục tiêu và phương hướng chung Những mục tiêu và phương hướng Hiện nay Ban lãnh đạo sở đã ban hành quy chế hoạt động , làm việc của văn phòng và các phòng , ban trong sở. Đặt ra mục tiêu và những phương hướng cụ thể trong công tác soạn thảo , ban hành văn bản và quản lý văn bản. Nhận thức được rõ tầm quan trọng của chúng , quy chế đã nêu rõ tất cả các văn bản được soạn thảo và ban hành phải đúng đắn và kịp thời theo quy định chung của nhà nước, cũng như về mặt nội dung, thể thức, thẩm quyền ban hành để triển khai công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng. Nếu có những sai sót thì cần phải xử lý kịp thời để tránh chồng chéo ,vi phạp pháp luật. Ưu tiên ứng dụng các trang thiết bị hiện đại trong công tác này nhất là các thiết bị tin học và ứng dụng công nghệ thông tin để công tác soạn thảo và quản lý, lưu trữ văn bản được hiểu quả hơn. Mặc dù cơ chế một cửa đã đi vào hoạt động thực tiễn từ những năm đầu của thập niên 90 .xong hiện nay cơ chế này vẫn phát huy vai trò tích cực của nó cùng với chương trình cải cải hành chính giai đoạn 2010 – 2020 , nên tiếp tục đẩy mạnh quản lý và kiện toàn tổ chức , thân thiện với người dân trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến thủ tục hành chính, trành phiền hà ,sách nhiễu. Mọi văn bản được gửi đến cơ quan phải được xử lý nhanh chóng , kịp thời theo đúng thời gian quy định. Để đảm bảo thông tin tra cứu ,công tác lưu trữ phải được thực hiện khoa học, chuyên nghiệp. Tăng cường kiểm tra ,xử lý các sai phạm trong hoạt động thi hành công vụ của cán bộ , công chức trong cơ quan. Tăng cường công tác đào tạo chuyên môn ,nghiệp vụ và nâng cao trình độ cho cán bộ công chức, để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ trong thời gian tới. Tất cả cán bộ, công chức và nhân viên trong cơ quan phải có tinh thần trách nhiệm trong công việc, giữ vững tinh thần đạo đức công vụ , thường xuyên học hỏi, đoàn kết và nâng cao trình độ chuyên môn. 2. Những kết quả bước đầu đã đạt được Mọi người trong cơ quan đều tôn trọng và tuân thủ và thực hiện theo quy chế, sở cũng thường xuyên cử cán bộ, công chức , nhân viên đi học thêm , mở các lớp tập huấn , bồi dưỡng kiến thức lý luận và chuyên môn nghiệp vụ. Công tác soạn thảo , xử lý và quản lý văn bản đều được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời , các văn bản có dấu hiệu vi phạm ,sai trái đều bị xử lý kịp thời , và đặc biệt là công tác ứng dụng tin học đã được áp dụng ở hầu hết các phòng, ban trong cơ quan để giải quyết công việc. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Giải pháp chung Trước tiên, cần phải có sự quan tâm của ban lãnh đạo trong cơ quan, đặc biệt là của lãnh đạo văn phòng đối với công tác ban hành và quản lý văn bản trong cơ quan hành chính Nhà nước.từ đó nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo cũng như từng cán bộ, công chức và nhân viên trong công tác quản lý và soạn thảo ,ban hành văn bản trong cơ quan hành chính Nhà nước. Xây dựng cơ chế đồng bộ và thống nhất trong cơ quan đối với các hoạt động lãnh đạo , kiểm tra , giám sát và đôn đốc trong công tác quản lý ,soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước. Xây dựng chương trình kế hoạch , nhiệm vụ , quy định trách nhiệm rõ ràng, thông qua đó có thể xem xét và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân , từng bộ phận. Tăng cường công tác quản lý theo đầu ra, tạo nên một môi trường làm việc năng động của cơ quan ,xóa bỏ tư duy cứng nhắc trong hành chính. 2. Giải pháp định hướng cụ thể 2.1. Nhóm giải pháp về cở sở vật chất Các phòng , ban của cơ quan cần phải được bố trí hợp lý sao cho phù hợp với môi trường làm việc và tạo nên mối liên hệ thuận tiện giữa các phòng, ban trong việc giải quyết công việc như ánh sáng, âm thanh, khung cảnh nơi làm việc , cần có sự đầu tư làm mới trang thiết bị và phương tiện như máy tính, scan, fax machine, máy in, máy phô tô…nếu chúng đã trở nên cũ kỹ hay hỏng hóc. Có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu của công việc và hiệu quả trong công việc này. 2.2. Nhóm giải pháp về con người Mọi công việc đều cần đến con người, dù cho robot hiện đại đến cỡ nào thì nó vẫn cần sự điều khiển của con người , do vậy con người là yếu tố làm nên tất cả. trong các cơ quan Nhà nước, để công việc đạt được hiệu quả thì con người cũng là yếu tố quyết định, do vậy trong quá trình tuyển dụng nhân sự cơ quan không những phải xem xét đến tất cả các khía cạnh của người thi tuyển như trình độ học vấn, chuyên môn ,năng lực , đạo đức,… mà còn phải thường xuyên đào tạo ,bồi dưỡng và nâng cao trình độ hơn nữa để đáp ứng yêu cầu của công việc ngày một tốt hơn. Cơ quan cần có cơ chế khen thưởng , kỷ luật thích đáng đối với cán bộ và công chức, nhân viên , đây sẽ là hình thức để mọi người có trách nhiệm và tận tình hơn trong công việc. 2.3. Nhóm giải pháp về kinh tế ,kỹ thuật Ban lãnh đạo cơ quan cần phải quan tâm trong việc cấp kinh phí để thực hiện các hoạt động của văn phòng như giấy , mực ,bút … để cho công việc cần được tiến hành thường xuyên và liên tục. Có những chính sách khen thưởng thích đáng về tinh thần và vật chất đối với các cá nhân và tập thể trong việc hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ của văn phòng như quản lý , soạn thảo văn bản. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi và hiệu quả, đào tạo đội ngũ có chuyên môn về tin học , sử dụng các phần mềm ứng dụng mới nhất để đạt được hiệu quả tốt nhất. 2.4. Công tác kiểm tra , thanh tra và xử lý các văn bản vi phạm pháp luật phải được thực hiện thường xuyên đối với văn thư. Đây là một hoạt động mang tính đánh giá , để từ đó thấy được mặt tích cực và tiêu cực để có những biện pháp xử lý kịp thời và khắc phục được những hạn chế đó. Đi đôi với hoạt động này thì lãnh đạo cũng cần phải có sự quan tâm đúng mức và nhận thức đúng đắn về vai trò , trách nhiệm của văn phòng trong công tác xử lý và quản lý các văn bản đến, đi của sở. để từ đó có một cái nhìn khách quan trong việc cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện. Những kiến nghị và đề xuất Qua thời gian thực tập ở sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc tuy không lâu nhưng đối với bản thân em mà nói, đây là một giai đoạn quan trong , nó đã giúp em học hỏi được rất nhiều điều ý nghĩa từ thực tế , đó là những kỹ năng cần thiết trong công việc sau này. Tuy nhiên em thấy nếu sẽ là công việc của văn phòng đạt được hiệu quả cao hơn trong công tác quản lý, xử lý văn bản và lưu trữ văn bản khi mà áp dụng nhiều công nghệ tiến tiến hiện nay nữa vào trong hoạt động này, ví dụ như các máy tính của bộ phận một cửa đã trở nên quá cũ kỹ , không nối internet hoặc tốc độ quá chậm , máy in thường hết mực , kẹt giấy … cho nên nhiều lúc giải quyết công việc trở nên khó khăn. Hơn nữa các phòng , ban cần nối mạng LAN để giải quyết công việc được thuận tiện và nhanh chóng hơn và đơn giản. Có thể nói , trong các cơ quan hành chính nhà nước thì hoạt động soạn thảo ,ban hành hay quản lý , lưu trữ các văn bản là không thể thiếu được,và nó còn trở nên rất quan trọng để cho người quản lý ra các quyết định quản lý kịp thời, do vậy cần phải có cái nhìn khách quan về nó, quan tâm thích đáng. Có cơ chế quản lý và điều hành khoa học ,từng bước hiện đại hóa công sở , đó là đổi mới lề lối làm việc, quy định rõ chức năng ,nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận, tránh chồng chéo, trùng lắp. Kết luận Trong giai đoạn hướng đến chương trình cải cách hành chính tổng thể 2010 – 2020 với một mục đích là hướng nền hành chính nước ta hiện đại và phục vụ thì công tác soạn thảo , ban hành và quản lý văn bản cũng là một trong những mục tiêu mà nền hành chính hướng đến , việc thực hiện một bước trong quy trình quản lý văn bản đến, đi của cơ quan có khoa học và đúng đắn hay không cũng chính là việc thực hiện mục tiêu của nền hành chính hiện đại đề ra , tránh tư duy theo cách phục vụ như trước đây , đó là phiền hà , sách nhiễu , gây mất thời gian ,tiền bạc và công sức của người dân. Có thể nói trong những năm qua chúng ta đang từng bước đổi mới và kiện toàn nền hành chính quốc gia và hành chính sự nghiệp để bước đầu đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc ngày một phức tạp trong xu thế hội nhập như hiện nay, chúng ta không ngừng mở mang học hỏi những nền hành chính tiên tiến trên thế giới như Canada, singapore… cũng như học tập cách thức quản lý của các nước đó. Để có một quy trình quản lý văn bản tốt sẽ góp phần vào việc thực hiện các nhiệm vụ và giải quyết công việc của cơ quan tốt , tạo nên sự thống nhất ,liên tục trong quá trình hoạt động của cơ quan . đây là nhân tố rất quan trọng để xây dựng nên một nền hành chính nhà nước chuyên nghiệp ,hiện đại, và để hướng đến mục tiêu này Ban lãnh đạo cũng như toàn thể các cán bộ, công chức và nhân viên trong cơ quan đang nỗ lực hết mình để nâng cao uy tín ,tạo niềm tin cho nhân dân và xã hội vào Nhà nước để xây dựng thành công những mục tiêu của Đảng và Nhà nước đề ra để hướng đến một nền hành chính phục vụ chuyên nghiệp và hiện đại. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN VIẾT BÁO CÁO THỰC TẬP Nhận xét : …………………………………………………………………................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Đánh giá : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Giảng viên hướng dẫn Th.s. Đỗ Thị Kim Tiên NHẬN XÉT ,ĐÁNH GIÁ CỦA TRƯỞNG ĐOÀN THỰC TẬP …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….... Trường đoàn Ts. Nguyễn Hoàng Quy Lời cảm ơn ! Lời đầu tiên em sinh viên : Nguyễn Công Đoàn lớp KH8E. xin gửi lời chân thành cám ơn sâu sắc đến Ts. Nguyễn Hoàng Quy làm trưởng đoàn , Cô Hoàng Bích Hồng làm phó trưởng đoàn và đặc biệt là Th.s. Đỗ Thị Kim Tiên – giảng viên hướng dẫn đã tận tâm chỉ bảo và hướng dẫn em hoàn thành đề tài này trong suốt thời gian thực tập. Và nhân đây em cũng xin gửi lời cám ơn đến toàn thể Ban Lãnh Đạo sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc cũng như các anh chị trong Văn Phòng sở đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập. Vĩnh yên, ngày 25 tháng 4 năm 2011 Sinh viên Nguyễn Công Đoàn Danh mục các tài liệu tham khảo: 1. Giáo trình soạn thảo văn bản của Học Viện Hành Chính. 2. Thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP. 3. QT420- 01/VP về quy trình quản lý văn bản ban hành ngày 01/8/2010. 4. QĐ551 – 01 quy định chức năng ,nhiệm vụ của sở TN&MT tỉnh Vĩnh phúc ngày 09/10/2010. Danh mục các từ viết tắt: UBND: ủy ban nhân dân TN&MT: tài nguyên và môi trường