Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa

0103023378 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 03/04/2008. Tuy mới chỉ bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 4 năm 2008 nhưng đến nay đã tạo được uy tín trên thị trường. Cho đến nay công ty vẫn không ngừng học hỏi kinh nghiệm nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và hệ thống quy trình sản xuất sản phẩm. - Tên công ty: Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa - Trụ sở: Số 51, ngõ 62, đường Ngọc Hà, phường Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội. - Điện thoại: 047332282 - Fax: 046888099 - Mã số thuế: 0102703435 Công ty sản xuất và thương mại Vy Hoa đã được khách hàng biết đến từ năm 2008 với những sản phẩm bằng nhôm, kính dùng trong xây dựng và trang trí nội thất như cửa đi, cửa sổ, vách ngăn, tủ bếp, kính các loại. Dây chuyền sản xuất sử dụng các máy móc hiện đại, công ty đã đầu tư đầy đủ thiết bị, khép kín từ khâu nguyên liệu đến khâu thành phẩm, quản lý chất lượng nghiêm ngặt, luôn luôn nâng cao tay nghề cho đội ngũ nhân viên, uy tín đến từng chất lượng sản phẩm. Đặc biệt khi nền kinh tế ngày một phát triển như hiện nay thì nhu cầu tiêu dùng của khách hàng ngày càng cao: yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng và thẩm mỹ, nhiều ứng dụng công nghệ mới và vật liệu mới đã được áp dụng trong những năm gần đây, đặc biệt là những công trình trọng điểm quốc gia, các khu đô thị mới, nhà văn phòng, khách sạn, nhà cao tầng, nội thất, mỹ thuật. Do đó, trong chiến lược phát triển kinh doanh lâu dài đáp ứng yêu cầu ngày càng cao đối với sản phẩm của thị trường trong nước và theo xu hướng ngày càng phát triển nhu cầu của khách hàng công ty đã mở thêm phân xưởng để thành lập xưởng sản xuất kính hộp cách âm, kính cách nhiệt công nghệ Mỹ và Thailand đảm bảo theo tiêu chuẩn quốc tế, tiến hành công nghệ tự động hóa trong các khâu của dây chuyền sản xuất. Công ty đặt sự tâm huyết của mình trên từng sản phẩm khách hàng sử dụng. Với phương châm: "Chất lượng tới từng sản phẩm" sẽ là một thông điệp đầy đủ để mong muốn khách hàng gần xa cùng tiếp tục hợp tác, cùng đoàn kết để thương hiệu của công ty vững bền phát triển. Hiện nay, công ty đang phát triển để trở thành một trong những nhà sản xuất và cung cấp các sản phẩm bằng Nhôm và Kính hàng đầu tại Việt Nam, với chất lượng sản phẩm và phong cách phục vụ không ngừng được nâng cao, gắn lợi ích của DN với lợi ích chung của xã hội và góp phần bảo vệ môi trường. Sản phẩm chất lượng tốt, đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, phong cách phục vụ chuyên nghiệp, đó là các yếu tố quyết định sự thành công của thương hiệu Vy Hoa. 2.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa là một trong những nhà cung cấp nhôm kính và các sản phẩm đồ nội thất uy tín, chất lượng trên thị trường hiện nay. Đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người tiêu dùng, công ty luôn có nhiều mẫu mã và chủng loại sản phẩm cho khách hàng lựa chọn. Hiện nay, Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa là DN chuyên thiết kế, sản xuất, mua bán, lắp ráp các sản phẩm chuyên về nhôm kính bao gồm: - Nhận đặt các loại cửa đi, cửa sổ, cửa bếp, kệ bếp, vách ngăn, cửa bản lề sàn, các loại tủ nhôm, cửa nhôm kính. - Các công trình kính như: Cầu thang, lan can, mặt dựng kính, cửa bản lề kẹp, phòng tắm kính cường lực, kính ghép an toàn. - Thi công lắp đặt cửa tự động. - Ngoài ra, còn sản xuất các loại sản phẩm khác chuyên về kính như kính bàn, kính tủ… và các sản phẩm khác về gương. Các sản phẩm do Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa cung cấp được thiết kế và sản xuất từ đội ngũ thiết kế giỏi, công nhân lành nghề về kỹ thuật cơ khí, có nhiều năm kinh nghiệm thiết kế, lắp đặt các công trình lớn nên đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, do nguồn vật liệu được cung cấp từ các nhà sản xuất uy tín trong nước với công nghệ xử lý hiện đại nên sản phẩm nhôm kính của công ty có khả năng chống xước, chịu mài mòn, chống ẩm, không bị ố, hoen gỉ…bảo đảm chất lượng và thẩm mỹ cho các công trình xây dựng. Vy Hoa luôn có nhiều mẫu mã mới, phong phú và đa dạng. Đến với Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa khách hàng sẽ lựa chọn cho mình những sản phẩm cửa nhôm kính, cửa cuốn, cửa kéo, lan can, cầu thang, kính các loại… với chất lượng được đảm bảo tuyệt đối mang đến cho khách hàng thật sự uy tín. Công ty luôn phấn đấu với mục tiêu chất lượng và uy tín lên hàng đầu nhằm cung cấp đến khách hàng những sản phẩm đảm bảo về chất lượng, về thẩm mỹ với giá cả hợp lý. 2.2.3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa là một DN độc lập về mọi mặt. Hiện nay bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu chế độ một thủ trưởng và các phòng ban trực thuộc quản lý sản xuất. v Giám đốc: Là người đứng đầu có quyền hành cao nhất, quyết định và chịu trách nhiệm trước cơ quan có thẩm quyền, là người quản lý chung, trực tiếp quản lý các phòng ban. v Phó giám đốc: Là người được giám đốc giao trọng trách quán xuyến, giám sát, đốc thúc kiểm tra mọi hoạt động của phòng ban, cũng như mọi hoạt động sản xuất. v Phòng hành chính: Có trách nhiệm điều hành cơ cấu tổ chức lao động. Bố trí công nhân viên trong công ty ở những vị trí công việc một cách hợp lý. v Phòng kế toán: Giúp việc cho giám đốc về công tác kế toán - tài chính của DN, thống kê và thông tin kinh tế nội bộ DN. Phòng kinh doanh: Giúp giám đốc nắm bắt được thông tin biến động về giá cả, kịp thời đề xuất biện pháp, chiến lược kinh doanh, giải quyết khi có biến động. Chức năng chủ yếu là xây dựng các kế hoặch SXKD, tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường, cung ứng, dữ trữ và tiêu thụ sản phẩm. Phòng vật tư: Theo dõi tình hình nhập, xuất, sử dụng NVL sản xuất, định mức tiêu hao NVL và cung ứng kịp thời cho tiến độ sản xuất. Cuối tháng tổng hợp nhập, xuất, tồn và phân tích hiệu quả sử dụng vật tư cho giám đốc. Phòng sản xuất Phòng vật tư Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng hành chính Phòng hành chính Phó giám đốc Giám đốc Phòng sản xuất: Theo dõi tiến độ sản xuất và kiểm tra sản phẩm. Sơ đồ 2.7: Bộ máy quản lý của công ty 2.2.4 Tình hình cơ bản của công ty 2.2.4.1 Tình hình lao động của công ty Để tiến hành SXKD đòi hỏi phải có nguồn lực của các yếu tố đầu vào. Trong đó lao động đóng vai trò quyết định trong quá trình SXKD. Việc sử dụng đầy đủ và hợp lý lao động sẽ tiết kiệm được chi phí và nâng cao năng suất lao động, từ đó có điều kiện để cạnh tranh về giá với các DN khác. Nhìn vào bảng 2.1 ta thấy, nhìn chung lao động của công ty qua 3 năm đều tăng lên và năm sau tăng nhiều hơn năm trước. Tổng số lao động năm 2009 tăng so với năm 2008 là 15 người tương ứng với 44,12%, năm 2010 tăng 20 người tương ứng với 40,82% so với năm 2009. Trong đó chủ yếu là tăng lên ở số lao động trực tiếp. Hàng năm, do nhu cầu về sản phẩm nhôm kính của thị trường tăng lên nên công ty cũng đã mở rộng sản xuất và đồng thời phải tuyển thêm công nhân, vì vậy số lao động trực tiếp đều tăng lên. Số công nhân khi được tuyển chọn vào công ty, làm việc tại các phân xưởng đều được qua lớp đào tạo sơ cấp do công ty mở nhằm nâng cao tay nghề cho công nhân. Đặc biệt, đối với công nhân kỹ thuật quan trọng nhất đòi hỏi phải có tay nghề cao và khéo léo trong quy trình sản xuất sản phẩm. Lao động gián tiếp năm 2009 so với năm 2008 tăng 4 người tương ứng với 30,77%, năm 2010 so với năm 2009 tăng 5 người tương ứng với 29,41%. Chủ yếu là cán bộ có trình độ trung cấp tăng lên để bổ xung cho việc quản lý các phân xưởng. Bên cạnh đó thì số người có trình độ đại học và trên đại học cũng tăng lên. Như vậy ta thấy rằng, số lượng lao động của công ty tăng lên cả về mặt số lượng và chất lượng, phân bố nhân lực tương đối hợp lý giữa các bộ phận, đảm bảo được cân đối về nhân sự. Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty qua 3 năm 2008 – 2010 Chi tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh 09/08 So sánh 10/09 SL (Người) Cơ cấu (%) SL (Người) Cơ cấu (%) SL (Người) Cơ cấu (%) % % Tổng số lao động 34 100 49 100 69 100 144,12 15 140,82 20 1. Phân theo tính chất 34 100 49 100 69 100 144,12 15 140,82 20 - Lao động trực tiếp 21 61,76 32 65,31 47 68,12 152,38 11 146,88 15 - Lao động gián tiếp 13 38,23 17 34,69 22 31,88 130,77 4 129,41 5 2. Phân theo giới tính 34 100 49 100 69 100 144,12 15 140,82 20 - Lao động nam 28 82,35 40 81,63 57 82,61 142,86 12 142,5 17 - Lao động nữ 6 17,64 9 18,37 12 17,65 150 3 133,33 3 3. Phân theo trình độ 34 100 49 100 69 100 144,12 15 140,82 20 - Đại học và trên đại học 10 29,41 11 22,45 13 18,84 110 1 118,18 2 - Trung cấp 3 8,82 6 12,24 9 13,04 200 3 300 3 - Công nhân 21 61,76 32 65,31 47 68,12 152,38 11 146,88 15 ( Nguồn: Phòng hành chính) 2.2.4.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty Cũng như lao động, vốn là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình SXKD của bất kỳ DN nào. Duy trì được cơ cấu vốn hợp lý đảm bảo cho công ty phản ứng nhanh nhạy được các biến động thị trường về mặt tài chính và giá cả. Đây là yếu tố rất quan trọng giúp DN tồn tại, đứng vững trong sự cạnh tranh khốc liệt của kinh tế thị trường. Nhìn vào bảng 2.2 ta thấy, tài sản của công ty là tương đối lớn và liên tục tăng trong 3 năm. Vì là DN SXKD nên các khoản phải thu và HTK chiếm một lượng lớn trong cơ cấu tài sản. Cơ cấu lượng HTK có xu hướng tăng qua 3 năm. Năm 2008 HTK chiếm 42,70% tổng tài sản, năm 2009 là 43,67% và năm 2010 là 42,47%. Do năm 2011 công ty nhận được nhiều đơn đặt hàng nên công ty đã dự trữ NVL, do đó HTK cuối năm 2010 chiếm tương đối lớn. Bên cạnh đó, do công ty luôn chú trọng đầu tư công nghệ mới, trang thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất nên TSCĐ của công ty cũng chiếm tỷ lệ lớn trong tổng tài sản và có xu hướng tăng lên trong 3 năm. Cụ thể, năm 2008 TSCĐ chiếm 28,84% tổng tài sản, năm 2009 là 35,42% và năm 2010 là 39,25%. Để hiểu hơn về tình hình tài chính của DN chúng ta có thể phân tích một số chỉ tiêu tài chính. Hệ số vốn tự có của DN (vốn CSH/ tổng tài sản) là không cao. Vốn CSH trong năm 2008 chiếm 38,42% tổng nguồn vốn, năm 2009 là 40,37% và năm 2010 là 42,47%, tỷ lệ này thấp hơn tỷ lệ nợ phải trả so với tổng nguồn vốn của DN là 23,16% trong năm 2008, 19,26% năm 2009 và 15,06% năm 2010, điều này khiến mức độ tự chủ về vốn của DN là thấp. Nhưng đây cũng là tỷ lệ thường gặp ở rất nhiều công ty. Các công ty phát triển bằng cách chiếm dụng vốn từ các tổ chức tài chính khác. Đó cũng là lí do khiến các khoản nợ phải trả, đặc biệt là nợ ngắn hạn chiếm một tỷ trọng tương đối cao trong tổng nguồn vốn. Tỷ lệ này qua 3 năm 2006, 2007, 2008 lần lượt là 41,08%; 44,47% và 48,59%. Mặc dù tỷ lệ nợ cao hơn so với vốn tự có nhưng hệ số thanh toán hiện thời (tổng số tài sản/ tổng số nợ phải trả) vẫn lớn hơn 1. Điều đó cho thấy tình hình tài chính của DN vẫn được coi là lành mạnh và với việc tận dụng tốt mọi nguồn vốn DN sẽ không phải đối mặt với nguy cơ xấu về tài chính. Như vậy, qua phân tích cho thấy quy mô SXKD của công ty được mở rộng qua các năm, tích luỹ dần về vốn. Bảng 2.2: Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 3 năm 2008 - 2010 Đơn vị tính: NVĐ Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh 09/08 So sánh 10/09 Giá trị CC (%) Giá trị CC (%) Giá trị CC (%) % % Tổng tài sản 10.598.733.683 100 14.321.647.397 100 16.581.467.660 100 135,13 3.722.913.714 115,78 2.259.820.263 I. TSNH 7.541.813.103 71,16 9.248.285.520 64,58 10.073.313.370 60,75 122,63 1.706.472.417 108,92 825.027.850 1.Tiền và các khoản tương đương tiền 985.261.482 9,30 856.245.616 5,98 805.718.700 4,86 86,91 -129.015.866 94,10 -50.526.916 2. Các khoản phải thu 2.013.725.810 19,0 2.115.068.710 14,77 2.200.125.890 13,27 105,03 101.342.900 104,02 85.057.180 3. Hàng tồn kho 4.525.302.128 42,70 6.253.826.500 43,67 7.042.188.120 42,47 138,20 1.728.524.372 112,61 788.361.620 4. TSNH khác 17.523.683 0,17 23.144.694 0,16 25.280.660 0,15 132,08 5.621.011 109,23 2.135.966 II. TSDH 3.056.920.580 28,84 5.073.361.877 35,42 6.508.154.290 39,25 165,96 2.016.441.297 128,28 1.434.792.413 - TSCĐ 3.056.920.580 28,84 5.073.361.877 35,42 6.508.154.290 39,25 165,96 2.016.441.297 128,28 1.434.792.413 Tổng nguồn vốn 10.598.733.683 100 14.321.647.397 100 16.581.467.660 100 135,13 3.722.913.714 115,78 2.259.820.263 I. Nợ phải trả 6.526.332.100 61,58 8.540.139.820 59,63 9.538.624.700 57,53 130,86 2.013.807.720 111,69 998.484.880 1. Nợ ngắn hạn 4.354.368.777 41,08 6.368.176.497 44,47 8.057.042.550 48,59 146,25 2.013.807.720 126,52 1.688.866.053 2. Nợ dài hạn 2.171.963.323 20,49 2.171.963.323 15.17 1.481.582.150 8,94 100 0 68,21 -690.381.173 II. Nguồn vốn CSH 4.072.401.583 38,42 5.781.507.577 40,37 7.042.842.960 42,47 141,97 1.709.105.994 121,82 1.261.335.383 1. Vốn đầu tư CSH 4.072.401.583 38,42 5.734.776.852 40,04 6.982.273.237 42,11 140,82 1.662.375.269 121,75 1.247.496.385 2. Nguồn kinh phí và quỹ khác 0 - 46.730.725 0,33 60.569.723 0,37 - 46.703.725 129,61 13.838.998 (Nguồn: Phòng kế toán) 2.2.4.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Kết quả hoạt động SXKD là chỉ tiêu đánh giá sự phát triển của công ty, đánh giá quy mô của công ty. Kết quả SXKD càng cao thì khả năng tái đầu tư mở rộng sản xuất càng lớn, thu nhập của người lao động tăng lên. Ngược lại, kết quả SXKD thấp chứng tỏ DN làm ăn không có hiệu quả và có thể dẫn đến thua lỗ, phá sản. Kết quả hoạt động SXKD của công ty được thể hiện qua bảng 2.3. Nhìn vào bảng 2.3 ta thấy, doanh thu bán hàng của công ty tăng cả về quy mô và tỷ trọng. Mặc dù công ty mới thành lập năm 2008 mà lợi nhuận trước thuế đạt 219.686.248 đồng và lợi nhuận sau thuế là 158.174.099 đồng, đó cũng là một dấu hiệu tốt của công ty. Do sản phẩm nhôm kính ngày càng được thịnh hành, thị trường tiêu thụ của công ty trong nước ngày càng được mở rộng, các mặt hàng sản xuất rất đa dạng, tuy nhiên thị trường sản phẩm này có sự cạnh tranh rất lớn nên công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Mặt khác, giá vốn hàng bán cũng tăng lên qua 3 năm. Đặc biệt, năm 2009 do ảnh hưởng của lạm phát làm cho giá vốn hàng bán tăng mạnh tăng 5.128.119.394 đồng tương đương với 51,13% so với năm 2008. Mặc dù giá vốn tăng mạnh nhưng lợi nhuận gộp vẫn không giảm, tăng 25.369.665 đồng tương đương với 1,87% so với năm 2008. Đến năm 2010, mức tăng giá vốn hàng bán đã chậm hơn so với mức tăng doanh thu là 0,92%, đó là dấu hiệu tốt trong cắt giảm chi phí và hạ GTSP, làm cho lợi nhuận trước thuế tăng hơn hẳn so với năm 2009 tăng 338.612.601 đồng tương đương với 71,26%. Tóm lại, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng lên trong 3 năm. Năm 2010, lợi nhuận sau thuế của công ty là 610.329.651 đồng tăng 253.959.451 đồng tương đương với 71,26% so với năm 2009, con số này cho thấy hoạt động của công ty ngày càng có hiệu quả và thị trường của công ty ngày càng được mở rộng. Như vậy, trước những biến động về giá cả và đứng trước môi trường cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường mà DN không những đảm bảo được cuộc sống của cán bộ công nhân viên mà còn thu được một khoản lãi là 813.772.868 đồng. Con số này chứng tỏ công ty có thể đứng vững và phát triển trong thị trường hiện nay. Đây là điều đáng khích lệ, song DN cũng cần phải phân tích và đánh giá thực chất kết quả trên để đề ra được mục tiêu cho các năm tiếp theo. Bảng 2.3: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2008 - 2010 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh 09/08 So sánh 10/09 % % 1. Doanh thu bán hàng và CCDV 11.384.163.389 16.537.652.448 19.714.535.483 145,27 5.153.489.059 119,21 3.176.883.035 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 - - - - 3. Doanh thu thuần về BH&CCDV 11.384.163.389 16.537.652.448 19.714.535.483 145,27 5.153.489.059 119,21 3.176.883.035 4. Giá vốn hàng bán 10.029.633.032 15.157.752.426 17.930.105.345 151,13 5.128.119.394 118,29 2.772.352.919 5. Lợi nhuận gộp về BH&CCDV 1.354.530.357 1.379.900.022 1.784.430.138 101,87 25.369.665 129,32 404.530.116 6. Doanh thu hoạt động tài chính 0 5.402.000 8.510.220 - 5.402.000 157,54 3.108.220 7. Chi phí tài chính 53.233.756 57.630.925 62.395.425 108,26 4.397.169 108,27 4.764.500 8. Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.083.025.175 858.564.420 925.572.800 79,27 -224.460.755 107,80 67.008.380 9. LN thuần từ hoạt động kinh doanh 218.271.426 469.106.677 804.972.133 214,92 250.835.251 171,60 335.865.456 10. Thu nhập khác 5.047.023 8.563.710 12.400.735 169,68 3.516.687 144,81 3.837.025 11.Chi phí khác 3.632.201 2.510.120 3.600.000 69,11 -1.122.081 143,42 1.089.880 12. Lợi nhuận khác 1.414.822 6.053.590 8.800.735 427,87 4.638.768 145,38 2.747.145 13. Tổng LN kế toán trước thuế 219.686.248 475.160.267 813.772.868 216,29 255.474.019 171,26 338.612.601 14. Chi phí thuế thu nhập DN 61.512.149 118.790.067 203.443.217 193,12 57.277.918 171,26 84.653.150 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập DN 158.174.099 356.370.200 610.329.651 255,30 198.196.101 171,26 253.959.451 (Nguồn: Phòng kế toán) 2.3 Kết quả nghiên cứu 2.3.1 Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Công tác quản lý và sử dụng NVL đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn theo từng loại, từng nhóm vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng, để đáp ứng yêu cầu đó công ty đã tổ chức hạch toán NVL. Sổ kế toán sử dụng: Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung gồm sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, tổng hợp...Trong quá trình hạch toán công ty có sử dụng một số chứng từ: - Hóa đơn GTGT - Biên bản kiểm nghiệm - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Biên bản kiểm kê và một số chứng từ khác có liên quan 2.3.1.1 Quy trình mua NVL tại công ty Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty chủ yếu theo đơn đặt hàng, vì vậy chủng loại sản phẩm rất phong phú kéo theo đó là sự phong phú, đa dạng của NVL. Vì công ty sản xuất chỉ tiêu thụ trong nước và sản phẩm cung cấp chủ yếu cho các công trình xây dựng nên yêu cầu về chất lượng, chủng loại khá khắt khe. Sau khi có đơn đặt hàng, phía đối tác gửi mẫu cho phía công ty, yêu cầu sản xuất đúng mẫu mã, chủng loại, chất lượng và sử dụng đúng các NVL phía đối tác yêu cầu, công ty bắt đầu khai thác, tìm kiếm NVL ngoài thị trường. Nguồn NVL được công ty tiến hành thu mua chủ yếu của các tổ chức kinh tế, các DN có thương hiệu trong nước chứ không mua hàng trôi nổi trên thị trường vì không đảm bảo chất lượng. Công ty thường đặt mua hàng của một số DN quen thuộc như: Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Hồng Phát, Công ty TNHH nhôm Đông Á… Để đảm bảo đáp ứng được các đơn đặt hàng thì ngay từ khâu tìm kiếm, thu mua cần được quan tâm và vai trò của công tác hạch toán NVL tại công ty càng được thể hiện rõ. 2.3.1.2 Phân loại và mã hóa NVL Phân loại Để quá trình hoạt động SXKD được diễn ra liên tục, đảm bảo đúng tiến độ thì công ty phải có một lượng NVL đủ lớn bao gồm nhiều loại. Đồng thời đòi hỏi công tác quản lý NVL phải được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả. Để thực hiện được điều đó thì trước khi nhập kho kế toán vật tư của công ty tiến hành phân loại NVL. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, công ty chia vật liệu như sau: - Vật liệu: Bao gồm tất cả các loại kính, nhôm và gương. - Phụ liệu: Là các loại đi kèm như: Khóa, ốc vít, bản lề… - Phế liệu: Những vật liệu, phụ liệu thừa trong quá trình sản xuất. Công ty hiện có hai kho bảo quản vật liệu và phụ liệu, do vậy sau khi tiến hành phân loại, kiểm tra thì làm thủ tục nhập kho. Do công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng nên nhu cầu sử dụng các loại vật liệu và phụ liệu thường đi kèm. Chính vì vậy công ty đã bố trí hai kho này ở cạnh nhau và gần xưởng sản xuất để tiện cho việc quản lý, bảo quản và sử dụng. Mã hoá Để đảm bảo cho công tác quản lý NVL được chặt chẽ, thống nhất, sự đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và kế toán dễ phát hiện sai sót, tránh được sự nhầm lẫn giữa các vật tư và đặc biệt giúp cho việc cơ giới hoá toàn bộ công tác tính toán vào máy tính, giảm bớt khối lượng ghi chép, công ty đã lập bảng danh mục vật liệu rất chi tiết thống nhất cho toàn công ty. Căn cứ vào từng loại NVL mà công ty có ký hiệu mã hoá riêng. Cụ thể, nhóm NVL chính là 1521, trong nhóm NVL chính có từng nhóm danh điểm NVL riêng như 1521.01, 1521.02, …trong từng nhóm danh điểm NVL riêng có từng loại NVL được mã hoá theo NVL đó. Ví dụ như kính cường lực 5 ly được mã hóa là K5CL, kính trắng không màu 4 ly được mã hóa là K4,…Tương tự đối với nhóm NVL phụ 1522 cũng được mã hoá như NVL chính. Bảng 2.4: Bảng mã danh điểm vật liệu STT Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL ĐVT Nhóm Danh điểm NVL 1 1521.01 Kính cường lực 2 K5CL Kính cường lực 5 ly m2 3 K10CL Kính cường lực 10 ly m2 4 K12CL Kính cường lực 12 ly m2 5 1521.02 Kính trắng không màu 6 K4 Kính trắng không màu 4 ly m2 7 K5 Kính trắng không màu 5 ly m2 8 … … 9 K6.38 Kính trắng 6 ly 38 m2 10 K10.38 Kính trắng 10 ly 38 m2 11 … … 12 1521.03 Kính màu trà 13 M4 Kính màu trà 4 ly m2 14 M9 Kính màu trà 9 ly m2 15 … … 16 1521.04 Kl Kính lụa ôly m2 17 1521.05 p/q Kính phản quang m2 18 1521.06 h/đ Kính hải đường m2 19 … … … 20 1521.07 Nhôm 21 N/vg Nhôm vân gỗ kg 22 N/ts Nhôm trắng sứ kg 23 N/mg Nhôm màu ghi kg 24 N/nb Nhôm nâu bóng kg 25 N/nt Nhôm nâu thường kg 26 … … 27 1521.08 Gương 28 G4 Gương 4 ly m2 29 G5 Gương 5y m2 30 1522.01 KĐ Khoá đấm Cái 31 1522.02 BL Bản lề Cái 32 1522.03 DCS Doăng cao su Cuộn 33 1522.04 ÔV Ốc vít Hộp 34 1522.05 K Keo Hộp 35 … … … (Nguồn: Phòng kế toán) 2.3.1.3 Quy định về tính giá NVL tại công ty Giá nhập kho Nguyên vật liệu của công ty nhập kho do mua ngoài. Theo đó, giá thực tế của NVL nhập kho được tính: Giá nhập kho = Giá mua + chi phí (nếu có) Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT ngày 01/02/2011 hóa đơn số 0085718 - Giá 1 m2 kính cường lực 12 ly là 477.000 đồng. - Số lượng nhập là 25 tấm có tổng số lượng 287,56 m2. - Giá trị: 287,56 x 477.000 = 137.166.120 đồng - Thuế VAT 10%: 13.716.612 đồng - Tổng cộng: 150.882.732 đồng Giá xuất kho Công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, cuối kỳ hạch toán, kế toán tổng hợp số lượng và giá trị NVL tồn kho cuối kỳ và nhập trong kỳ để tính ra đơn giá BQ của NVL xuất kho trong kỳ và tồn cuối kỳ. Ví dụ: Theo sổ chi tiết vật liệu: Kính cường lực 12 ly (Mã vật tư K12CL) trong tháng 02/2011 có các số liệu sau: - Theo PXK số 023 ngày 03/02/2011 xuất kính K12CL để phục vụ sản xuất với số lượng là 8 tấm có tổng số lượng 106,306 m2. - Tồn đầu kỳ: 4 tấm, 49,184 m2 với giá trị là 23.386.992 đồng. - Nhập trong kỳ: 25 tấm, 287,56 m2 với giá trị là 137.166.120 đồng. - Cuối tháng 02/2011, tức cuối kỳ hạch toán, kế toán tính ra giá trị BQ của kính trong kỳ như sau: Giá đơn vị BQ cả kỳ dự trữ = 476.781 đ/m2 Trị giá NVL xuất dùng = 106,306 x 476.781 = 50.684.681 đồng. 2.3.1.4 Công tác nhập, xuất NVL Công tác nhập kho NVL Sau khi xác định được NVL nhập kho, thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: Hóa đơn GTGT à Biên bản kiểm nghiệm à phiếu nhập kho HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 01 tháng 02 năm 2011 Mẫu số 01/GTKT-3LL DA/2011B 0085718 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Hồng Phát Địa chỉ: 298 Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 0437830466 MS: 0101490784 Họ tên người mua: Anh Tuấn Tên đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa Địa chỉ: Số 51, ngõ 62, đường Ngọc Hà, Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán : TM MS: 0102703435 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Kính cường lực 12 ly 4528 x 3592 tấm 10 3267 x 2549 tấm 15 m2 287,56 477.000 137.166.120 Cộng tiền hàng:…………………………………. 137.166.120 VND Thuế GTGT: 10%....................................................13.716.612 VND Tổng cộng tiền thanh toán:……………………….150.882.732 VND Số tiền bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu tám trăm tám mươi hai nghìn bảy trăm ba mươi hai ngàn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (Nguồn: Phòng kế toán) Khi hàng về kế toán vật tư một người, kho một người cùng với bên bán kiểm nghiệm nhập kho kính (chi tiết từng loại). Căn cứ vào hóa đơn và số lượng kiểm tra thực tế, kế toán vật tư lập một biên bản xác nhận. Căn cứ vào hóa đơn số 0085718 và biên bản xác nhận, kế toán vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho. Kẹp giấy than viết 03 liên, khi đầy đủ thủ tục kế toán vật tư tách thủ kho 1 liên, 1 liên kế toán vật tư kẹp cùng hóa đơn để hạch toán, còn một liên giữ lưu tập cuống và kế toán vật tư giữ. CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc = = = = –¯— = = = = BIÊN BẢN XÁC NHẬN Hôm nay, ngày 02 tháng 02 năm 2011 tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa chúng tôi gồm: 1- Bà Nguyễn Hải Yến: Kế toán vật tư công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa 2- Ông Nguyễn Văn Trung: Thủ kho công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa 3- Ông Nguyễn Văn Đức: Người giao hàng Cùng nhau xác nhận số lượng hàng thực tế đã nhập của hóa đơn số 0085718 ngày 01/02/2011 của Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Hồng Phát. Số lượng kính cường lực 12 ly. Thực nhập là 25 tấm có tổng số lượng 287,56 m2, đủ so với hóa đơn bên ký xác nhận là đúng. Người bán Thủ kho Kế toán vật tư (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Nguồn: Phòng kế toán) Đơn vị: Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa Địa chỉ: Số 51, ngõ 62, Ngọc Hà - BĐ - HN Mẫu số 01 - VT QĐ 48/2006/QĐ - BTC Ngày 14/9/2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 02 năm 2011 Nợ: TK 152, TK 133 Số: 014 Có: TK 111 - Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Đức - Công ty Hồng Phát - Theo HĐ số 0085718 ngày 02/02/2011 của Công ty Hồng Phát - Nhập tại kho: Công ty Vy Hoa STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, SP, HH Mã số Kích thước Số lượng Đơn giá Thành tiền Dài (mm) Rộng (mm) tấm m2 A B C 1 2 3 4 5 6 1 Kính cường lực 12 ly K12CL 4528 3592 10 162,646 477.000 77.582.142 3267 2549 15 124,914 477.000 59.583.978 Cộng 25 287,56 477.000 137.166.120 Tổng số tiền bằng chữ: Một trăm ba mươi bảy triệu một trăm sáu mươi sáu nghìn một trăm hai mươi ngàn đồng. Ngày 02/ 02/2011 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao Thủ kho (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán) Công tác xuất kho NVL Khi xuất kho NVL cho sản xuất thì trình tự hạch toán như khi có kế hoạch sản xuất một hay nhiều loại sản phẩm từ ban chỉ đạo sản xuất công ty. Bộ phận kế hoạch nên kế hoạch sản xuất, cân đối NVL, chuẩn bị nhân lực sau đó làm lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất được chuẩn bị trước từ 20-25 ngày đưa xuống phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật viết truyền sản xuất và tính định mức NVL ( với con số ước lượng) đưa lên ban lãnh đạo công ty để ký duyệt. Kế toán vật tư dựa vào lệnh sản xuất, bảng định mức NVL để tính toán viết PXK cho sản xuất. Phiếu xuất kho kẹp giấy than viết 3 liên, liên 1 giữ lại phòng vật tư, liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho, liên 3 giao cho phân xưởng lĩnh vật tư. Đơn vị: Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa Địa chỉ: Số 51, ngõ 62, Ngọc Hà - BĐ - HN Mẫu số 02 - VT QĐ 48/2006/QĐ - BTC Ngày 14/9/2006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 03 tháng 02 năm 2011 Nợ: TK 621 Số: 023 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Lâm – Tổ trưởng Bộ phận: Phân xưởng Lý do xuất : Xuất để sản xuất hàng cửa kính Xuất tại: Kho DN STT Chứng từ Diễn giải Kích thước Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày Dài (mm) Rộng (mm) tấm m2 1 023 03/02/11 Xuấtt K12CL để sản xuất 4528 3592 5 81,323 476.781 38.773.261 3267 2549 3 24,983 476.781 11.911.420 Cộng 8 106,306 476.781 50.684.681 Tổng số tiền bằng chữ: Năm mươi triệu sáu trăm tám mươi tư nghìn sáu trăm tám mươi mốt ngàn đồng. Ngày 03/ 02/2011 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao Thủ kho (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán) 2.3.1.5 Kế toán chi tiết NVL Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song nên việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện đồng thời ở phòng kế toán và kho. Để theo dõi tình hình biến động từng loại NVL công ty mở tài khoản cấp 2: TK152.1: Vật liệu TK152.2: Phụ liệu TK152.3: Phế liệu - Tại kho: Thủ kho căn cứ vào PNK, PXK tiến hành phân loại, hạch toán và ghi chép riêng cho từng loại NVL, mỗi loại NVL có một thẻ kho riêng và cuối tháng thủ kho tổng hợp và giao cho kế toán vật tư đối chiếu. Thủ kho chỉ theo dõi biến động về mặt số lượng. THẺ KHO Ngày lập 01/02/2011 Loại hàng: Kính K12CL Tờ số: 01 STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn tấm m2 tấm m2 tấm m2 Tồn đầu kỳ 4 49,184 1 014 02/02 Nhập K12CL 25 287,56 2 023 03/02 Xuất K12CL 8 106,306 3 047 10/02 Xuất K12CL 10 122,961 Cộng tháng 2/2011 25 287,56 18 229,267 11 107,477 Thủ trưởng đơn vị Kế toán vật tư Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán) - Tại phòng kế toán: Căn cứ vào các hóa đơn GTGT, PNK, biên bản xác nhận, PXK, kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại cụ thể, sau đó cuối tháng lấy số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết của từng loại NVL để ghi vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL. Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0085718, PNK số 014 ngày 02/02, biên bản xác nhận, PXK số 023 ngày 03/02 và PXK số 047 ngày 10/02, kế toán mở sổ chi tiết vật tư cho kính K12CL. Sổ chi tiết kính K12CL theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị và là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. Sau đó, cuối tháng lấy số liệu tổng hợp trên sổ chi tiết kính K12CL để ghi vào bảng kê tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn NVL. Đối với tất cả các loại NVL khác cũng hạch toán tương tự như đối với vật liệu kính K12CL . Căn cứ vào bảng 2.6 bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL có thể thấy tổng hợp tình hình NVL tại công ty. Do công ty nhận được nhiều đơn đặt hàng sản xuất trong tháng 2 và tháng 3, cho nên bộ phận cung ứng vật tư đã tìm kiếm và mua nhập kho rất nhiều loại NVL để chuẩn bị cho kế hoạch sản xuất trong tháng và tháng tới. Chính vì thế, giá trị NVL tồn kho cuối tháng tương đối lớn. Đây chính là một phần vốn lưu động của công ty. Bảng 2.5: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 02/2011 Mặt hàng: Kính K12CL Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền tấm m2 tấm m2 tấm m2 A B C D 1 2 3 4 =1x3 5 6 7 =1x6 8 9 10 =1x9 Tồn đầu tháng 475.500 4 49,184 23.386.992 014 02/02 Nhập kính K12CL 111 477.000 25 287,56 137.166.120 023 03/02 Xuất SX C12/TL 621 476.781 8 106,306 50.684.681 047 10/02 Xuất SX K10/TL 621 476.781 10 122,961 58.625.469 Cộng tháng 2/2011 25 287,56 137.166.120 18 229,267 109.310.150 11 107,477 51.242.962 (Nguồn: Phòng kế toán) Bảng 2.6: BẢNG KÊ TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 02/2011 STT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Kính K12CL tấm 4 25 18 11 m2 49,184 23.386.992 287,56 137.166.120 229,267 109.310.150 107,477 51.242.962 2 Kính lụa ôly tấm 0 25 20 5 m2 0 0 317,243 36.482.945 266,552 30.653.480 50,691 5.829.465 3 Nhôm vân gỗ kg 75 11.250.000 190 28.500.000 115 17.250.000 150 22.500.000 … … … … … … …. … … … … Tổng 233.260.000 1.840.587.460 807.623.984 1.266.223.476 (Nguồn: Phòng kế toán) 2.3.1.6 Kế toán tổng hợp NVL Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa là đơn vị chuyên sản xuất hàng nhôm kính với quy mô lớn, NVL đa dạng nhiều chủng loại và nhập từ nhiều nguồn. Vì vậy, để quản lý tốt công tác nhập, xuất NVL kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các PNK, PXK để phản ánh tình hình tăng giảm NVL trong kho đồng thời mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp để theo dõi. Đối với NVL nhập kho Sau khi xác định được giá nhập kho (căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan đến các khoản chi phí như vận chuyển, thu mua nếu có, biên bản xác nhận…) kế toán tiến hành định khoản và ghi chép vào các sổ sách có liên quan: Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0085718 và PNK số 014 ngày 02/02/2011 nhập kính cường lực 12 ly của công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Hồng Phát đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 152: 137.166.120 Nợ TK 133: 13.716.612 Có TK 111: 150.882.732 Đồng thời phản ánh số liệu vào sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản (chi tiết cho từng tài khoản) và các sổ khác có liên quan. Đối với các nghiệp vụ nhập kho NVL khác cũng làm tương tự, cần xác định rõ hình thức thanh toán để định khoản vào các tài khoản liên quan sao cho hợp lý. Đối với NVL xuất kho Vật liệu công ty xuất kho chủ yếu phục vụ sản xuất, ngoài ra cũng có một số ít NVL được xuất dùng cho lĩnh vực quản lý, tiêu thụ, sản xuất chung. Vì đặc thù của ngành nhôm kính là sản xuất sản phẩm kính và nhôm kính nên NVL được xuất đích danh cho sản phẩm đó, do đó mỗi khi xuất NVL cho sản xuất sản phẩm nào thì kế toán cần ghi chi tiết cho sản phẩm đó để tiện lập bảng phân bổ NVL tính vào giá thành sản phẩm. Ví dụ: Căn cứ vào PXK 023 ngày 03/02/2011 xuất kính K12CL cho sản xuất sản phẩm C12/TL trị giá 50.684.681 đồng, kế toán tiến hành định khoản và ghi chép vào các sổ sách liên quan: Nợ TK 621: 50.684.681 (C12/TL) Có TK 152.1: 50.684.681 Đối với các loại NVL khác cũng làm tương tự, cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu trên tất cả các sổ chi tiết về tình hình xuất dùng NVL cho sản xuất trực tiếp cho từng mã sản phẩm và là căn cứ để tính giá cho các sản phẩm sản xuất. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến xuất, nhập NVL của công ty nói riêng được phản ánh trên sổ Nhật ký chung. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung để tiến hành ghi sổ cái tài khoản 152 và các tài khoản khác có liên quan. Sổ cái tài khoản 152 cũng là cơ sở để kế toán kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL, nếu có chênh lệch thì cần kiểm tra lại sửa chữa kịp thời. Bảng 2.7: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 02/2011 Đơn vị tính: VNĐ NTGS Chứng từ Diễn giải Đã vào sổ cái SH TK Số phát sinh SH NT Nợ Có 02/02 014 02/02 Nhập kính K12CL x 152 137.166.120 133 13.716.612 111 150.882.732 03/02 023 03/02 Xuất K12CL để SX 621 50.684.681 x 152 50.684.681 05/02 05 05/02 Thanh toán tạm ứng 111 1.000.000 141 1.000.000. 10/02 047 10/02 Xuất K12CL để SX 621 58.625.469 x 152 58.625.469 17/02 09 17/02 Chi trả người bán 331 52.430.000 111 52.430.000 20/02 025 20/02 Nhập kính p/q x 152 32.708.340 133 3.270.834 111 35.979.174 … … … … … … … Cộng số phát sinh 2.592.473.800 2.592.473.800 (Nguồn: Phòng kế toán) Bảng 2.8: SỔ CÁI Tháng 02/2011 Tên TK: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Đơn vị tính:VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang TT dòng Nợ Có Số dư đầu tháng 233.260.000 28/02 Nhập kho NVL 111 556.865.818 28/02 Nhập kho NVL 112 653.529.153 28/02 Nhập kho NVL 331 630.192.489 28/02 Xuất kho NVL 621 807.623.984 Cộng phát sinh 1.840.587.460 807.623.984 Số dư cuối tháng 1.266.223.476 (Nguồn: Phòng kế toán) 2.3.1.7 Tổ chức kiểm kê NVL Do công ty có nhiều chủng loại NVL nên cứ một tháng một lần công ty tiến hành kiểm kê kho. Công ty có hai kho vật tư nên đòi hỏi công tác kiểm kê phải thường xuyên đảm bảo phản ánh kịp thời tình hình thực tế giữa số liệu trên sổ sách và tại kho. Mặt khác, do công ty sản xuất chủ yếu theo hợp đồng nên để đảm bảo tiến độ hợp đồng cần phải đáp ứng kịp thời nhu cầu về NVL, do vậy cần hạn chế tới mức tối đa sự mất mát, thiếu hụt NVL. Vì vậy, công tác kiểm kê tại công ty rất được coi trọng nhằm đảm uy tín của công ty trước những hợp đồng đã nhận. Cứ cuối tháng, thủ kho cùng kế toán tiến hành kiểm kê. Căn cứ vào số dư trên sổ kế toán, thẻ kho và số thực tế kiểm kê, khi kết thúc cuộc kiểm kê kế toán dựa vào phiếu kiểm kê để lập biên bản kiểm kê kho. Khi đã kiểm kê xong ở kho, phiếu kiểm kê được tập hợp thành quyển lưu trữ ở phòng kế toán và làm chứng từ ghi sổ, đồng thời làm căn cứ làm bảng tổng hợp kết quả kiểm kê gửi lên cấp trên. Bảng tổng hợp kết quả kiểm kê này được gửi mỗi tháng một lần giúp ban lãnh đạo công ty kịp thời đưa ra những biên pháp xử lý. C«ng ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa ------------ Sè: 1200/8/BBKK-VH CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc ---------–¯—--------- BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO Căn cứ vào yêu cầu kiểm kê kho của ban lãnh đạo công ty. Hôm nay ngày 28 tháng 02 năm 2011, chúng tôi gồm có: Bà: Nguyễn Lan Anh - Kế toán trưởng Bà: Nguyễn Hải Yến - Kế toán vật tư Ông: Nguyễn Văn Trung - Thủ kho Cùng tiến hành kiểm kho kính như sau: Loại Kính: Kính trắng không màu 10 ly Từ ngày 01/02/2011 đến ngày 28/02/2011 Từ phiếu nhập PN013 đến PN069 Từ phiếu xuất PX017 đến PX073 Kết quả: Số lượng tồn trên sổ: 23 tấm có tổng số lượng là 225,398 m2 Số lượng tồn trên thực tế: 23 tấm có tổng số lượng là 225,398 m2 Số lượng chênh lệch: Không Nguyên nhân chênh lệch:…………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….... Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán vật tư (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán) Mặc dù số lượng NVL nhiều nhưng do công tác kiểm kê diễn ra thường xuyên, vị trí 2 kho ở trong phạm vi công ty, được xây dựng kiên cố đảm bảo các điều kiện về bảo quản, an ninh nên việc thất thoát, hư hỏng cũng ít xảy ra. 2.3.2 Đánh giá tình hình sử dụng và quản lý NVL tại công ty 2.3.2.1 Tình hình sử dụng NVL tại công ty Hiện nay, các loại NVL mà công ty sử dụng nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại. Vì vậy, công ty đã chủ động ký kết hợp đồng về việc cung cấp các NVL với nhiều công ty chuyên sản xuất các mặt hàng này như Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Hồng Phát, Công ty TNHH nhôm Đông Á, Công ty Cổ phần nhôm Sông Hồng…Khi có đơn đặt hàng, cán bộ cung ứng vật tư lập kế hoạch mua vật tư kèm theo các địa chỉ cung ứng có uy tín trên thị trường, vì thế vật tư luôn được cung ứng kịp thời, đầy đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng. Việc sử dụng NVL hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả là mục tiêu của công ty, nó sẽ giúp cho công ty tránh thất thoát, giảm chi phí từ đó tăng lợi nhuận. Do đó, việc phân tích tình hình sử dụng NVL tại công ty được các nhà quản lý rất quan tâm. Qua đó sẽ giúp công ty đưa ra các giải pháp sử dụng NVL tốt hơn. 2.3.2.2 Đánh giá tình hình quản lý NVL tại công ty Để bảo quản tốt NVL tránh hao hụt, thất thoát, đảm bảo chất lượng, công ty đã đưa ra các biện pháp quản lý NVL: - Để quản lý tốt NVL công ty đã xây dựng được hệ thống danh điểm NVL. Mỗi danh điểm thể hiện được các chỉ tiêu như số lượng, chủng loại, đơn vị tính… - Công ty đã xây dựng được hai kho để chống thất thoát, bảo quản được chất lượng cho NVL. - Các đội sản xuất sắp xếp các thủ kho có năng lực, nhiệt tình với công việc, có phẩm chất đạo đức tốt. Các quá trình nhập - xuất NVL được thực hiện đúng nguyên tắc. 2.4 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty 2.4.1 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Cùng với quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào SXKD, Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa đã xây dựng hệ thống sản xuất hiện đại bằng máy móc, thay thế cho lao động thủ công. Xác định được hướng đi của mình, công ty không ngừng học hỏi nâng cao trình độ về quản lý cũng như quy trình công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm. Bên cạnh chỉ tiêu chất lượng thì giá thành sản phẩm cũng là một điều đáng quan tâm.Ý thức được điều này ban lãnh đạo công ty đã chú ý đến vai trò tích cực của tổ chức công tác kế toán trong công ty nói chung và tổ chức công tác kế toán NVL nói riêng. Trong quá trình tìm hiểu thực tiễn tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa, tôi nhận thấy có những ưu và nhược điểm sau: 2.4.1.1 Ưu điểm - Các nhân viên trong phòng kế toán đều có trình độ chuyên môn, sử dụng thành thạo máy vi tính giúp cho việc sử lý thông tin nhanh, chính xác đồng thời giúp giảm nhẹ khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả công tác kế toán nên việc hạch toán NVL có nhiều thuận lợi. - Sự quan tâm, động viên kịp thời của các cấp ban lãnh đạo công ty. - Việc áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung rất phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty vì dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên HTK phản ánh rất kịp thời biến động của NVL. Mặt khác, hàng tháng công ty đều tiến hành kiểm kê vào ngày cuối tháng từ đó phát hiện những thiếu sót trong công tác quản lý, bảo quản, sử dụng NVL. - Tại công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song nên việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập - xuất - tồn kho NVL kịp thời, chính xác. - Việc phân loại và mã hoá NVL theo mục đích, đối tượng sử dụng đã giúp cho việc theo dõi, quản lý NVL được gọn nhẹ, đơn giản hơn. 2.4.1.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm công tác kế toán NVL tại công ty cũng tồn tại những nhược điểm sau: - Khối lượng công việc nhiều, trong khi phòng kế toán chỉ có ba người, tất cả công việc về tài chính, kế toán tập chung hết về phòng kế toán, do vậy áp lực công việc rất lớn, khó có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ. - Việc áp dụng các chế độ chứng từ, sổ sách, phương pháp hạch toán NVL tại công ty cũng tồn tại một số nhược điểm như: Áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung mặc dù đơn giản nhưng quá nhiều sổ dẫn tới khối lượng công việc lớn. Việc kê khai NVL còn trùng lặp về mặt số lượng giữa kế toán vật tư và thủ kho gây lãng phí, tốn thời gian, công sức. Do kế toán theo dõi về mặt số lượng còn trùng lặp với thủ kho, công việc của kế toán dồn vào cuối tháng dẫn tới tác dụng của kế toán trong công tác quản lý bị hạn chế. - Giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ mặc dù đơn giản nhưng công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán và việc cung cấp thông tin không đảm bảo kịp thời. - Công ty chỉ tiến hành khai thác NVL ngoài thị trường sau khi có đơn đặt hàng, do vậy việc đảm bảo tiến độ hợp đồng không chắc chắn do phụ thuộc vào khâu thu mua NVL. - Do công ty mới thành lập được 3 năm nên công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng còn tồn tại những khó khăn: Kinh nghiệm của nhân viên, ý thức trách nhiệm… - Việc xây dựng kế hoạch sản xuất nhiều khi không chuẩn, nên việc nhập NVL về nhiều khi không kịp, dẫn đến việc sản xuất bị gián đoạn đã gây tổn thất cho công ty. - Công ty chưa xây dựng được định mức tiêu hao NVL. Trên thực tế, công việc này chỉ mới do bộ phận kỹ thuật tính toán và đưa ra con số ước lượng trên giấy tờ. Tuy nhiên, trong thực tế sản xuất thì chưa kiểm soát được mức tiêu dùng và tiêu hao NVL để tạo ra sản phẩm. Nhìn chung công tác kế toán tại công ty nói chung và kế toán NVL nói riêng đã phần nào phản ánh được kịp thời tình hình biến động cũng như cung cấp các thông tin phục vụ quản lý. Giữa lý thuyết đã học và thực tế diễn ra tại công ty cũng có sự phù hợp, tuy nhiên ở công ty cũng đã có một số cải biến phù hợp với tình hình của công ty. 2.4.2 Một số ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Xuất phát từ thực tiễn tôi xin kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty như sau: Xây dựng đội ngũ chuyên cung ứng NVL hoạt động hiệu quả Muốn cho hoạt động sản xuất diễn ra ổn định, thường xuyên đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng thì công ty cần phải chú trọng xây dựng đội ngũ chuyên cung ứng NVL hoạt động hiệu quả. Bởi lẽ công ty không mua NVL về dự trữ trước mà chỉ sau khi có đơn đặt hàng mới khai thác NVL ngoài thị trường, vì vậy chỉ trong một thời gian ngắn nếu với một đội ngũ cung ứng vật tư hoạt động hiệu quả thì chắc chắn sẽ đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất tránh được tình trạng ứ đọng vốn trong việc dự trữ NVL. Tái sử dụng phế liệu Trong quá trình sản xuất, các phế liệu sản phẩm hỏng tại công ty có số lượng không nhỏ, hiện nay tại công ty vẫn chưa có những biện pháp sử dụng hiệu quả những loại phế liệu như nhôm thừa, kính thừa bị đập vỡ..., do vậy trong thời gian tới công ty cần xây dựng các chính sách sử dụng cũng như tận thu các phế liệu nhằm tăng nguồn thu, giảm chi phí dẫn tới giảm giá thành sản phẩm nhằm tăng hiệu quả sản xuất. Xây dựng định mức tiêu dùng NVL Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao NVL do bộ phận kỹ thuật phân tích, tính toán một cách khoa học về số lượng các loại NVL cần thiết để tạo ra sản phẩm. Qua đó giúp cho việc quản lý, sử dụng NVL tiết kiệm, đạt hiệu quả cao. Trích lập dự phòng giảm giá HTK Đối với các DN sản xuất thì NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong CPSX. Nguyên vật liệu ở công ty có nhiều chủng loại, giá cả lại thường xuyên biến động. Vì vậy, để giúp công ty giảm bớt rủi ro trong quá trình SXKD và chủ động hơn về tài chính thì công ty nên trích lập dự phòng giảm giá HTK. Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm Đặc thù của công ty chỉ sản xuất hàng tiêu thụ trong nước, không tiêu thụ ở thị trường xuất khẩu. Đây cũng là thị trường đầy tiềm năng mà lâu nay công ty chưa khai thác. Đặc biệt trong thời gian gần đây với các chính sách của chính phủ khuyến khích các DN hạn chế nhập khẩu, khuyến khích xuất khẩu, do vậy nhân cơ hội này công ty hãy tích cực chủ động tìm kếm các đơn đặt hàng ngoài nước, bước đầu khai thác thị trường xuất khẩu. Xây dựng các phòng ban hoạt động hiệu quả Hoạt động sản xuất không chỉ diễn ra ở một phòng ban hay phân xưởng nào mà nó là sự phối hợp đồng bộ của toàn công ty, do vậy hoạt động sản xuất muốn hiệu quả cần có sự chỉ đạo sản xuất từ cơ quan cấp trên, sự phối hợp nhịp nhàng của các tổ, đội sản xuất. Trong đó việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiện công tác kế toán NVL nói riêng tại công ty là nhiệm vụ quan trọng và cần được tiến hành. Hy vọng rằng, với những giải pháp trên kết hợp với những chính sách hợp lý của ban lãnh đạo công ty thì trong thời gian tới công ty sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Bộ máy kế toán sẽ phục vụ đắc lực hơn, công tác kế toán NVL tại công ty sẽ ngày càng hoàn thiện hơn và thể hiện được vai trò vốn có của nó. PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó để phản ánh đầy đủ, chính xác cả về số lượng, chất lượng, chủng loại…nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản trị thì tổ chức công tác kế toán phải thường xuyên hoàn thiện và cải tiến để phát huy hiệu quả công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng. Cùng với sự phát triển của công ty, hệ thống quản lý nói chung và công tác tổ chức kế toán NVL nói riêng ngày càng được hoàn thiện đáp ứng yêu cầu của quá trình SXKD. Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này chỉ mới phản ánh khái quát tình hình kinh doanh cũng như thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa. Qua quá trình thực tập tôi thấy: + Hiện tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa đang thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số QĐ 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006, kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. + Công ty áp dụng tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi sổ chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. + Trong tháng 2/2011 số NVL nhập kho trị giá 1.840.587.460 đồng, xuất kho trị giá 807.623.984 đồng, số tồn kho trị giá 1.266.223.476 đồng. Trong khi đó, giá trị tồn kho cuối tháng 1/2011 là 1.025.938.143 đồng, thấp hơn so với tháng 2/2011 là 240.285.333 đồng. Giá trị NVL tồn kho cuối tháng 2/2011 đã làm tăng thêm vốn lưu động của công ty. + Cuối tháng công ty kiểm kê không thấy thiếu hụt, điều đó cho thấy công tác bảo quản các điều kiện về quản lý NVL được an toàn. Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác này vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm đã được trình bày ở phần 2.4.1.2. Nhận thức được điều đó tôi mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức NVL tại công ty. 3.2 Kiến nghị - Đối với DN: + Đối với những nhà quản lý DN: Tạo điều kiện cho cán bộ kế toán thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Đồng thời phải khuyến khích nâng cao trình độ, hiểu biết của họ và phải thường xuyên đôn đốc, chỉnh đốn, kiểm tra. + Đối với các cán bộ kế toán: Phải thực hiện theo đúng những quy định, nguyên tắc đã được ban hành. Thường xuyên học hỏi, nâng cao trình độ của mình. Làm việc nhiệt tình, có hiệu quả. - Đối với Nhà nước: + Phải có những quy định thống nhất về nội dung của kế toán NVL để các DN có thể thực hiện theo, đồng thời có những sửa đổi phù hợp với nền kinh tế. Bên cạnh đó phải xây dựng một môi trường pháp lý hoàn chỉnh, ban hành luật kế toán, nguyên tắc, chuẩn mực cụ thể. + Tạo điều kiện về vốn cho DN qua các chính sách cho vay vốn để phát triển sản xuất. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Các sổ sách, chứng từ, BCTC, các tài liệu liên quan tới đề tài của Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Vy Hoa. 2. ThS. Nguyễn Xuân Tiến, Bài giảng Tổ chức công tác kế toán, Đại học Nông Nghiệp Hà Nội, 2010. 3. ThS. Bùi Thị Phúc, Bài giảng kế toán tài chính, Đại học Nông Nghiệp Hà Nội, 2008. 4. PGS.TS. Nguyễn văn Công, Kế toán doanh nghiệp, NXB tài chính, 2005 5. TS. Trấn Quy Liên, ThS. Trần Văn Thuận, Nguyên lý kế toán, NXB tài chính, 2006. 6. Chế độ kế toán doanh nghiệp, quyển 1, quyển 2, NXB tài chính, 2006. 7. Giáo trình, sách báo và các tạp chí khác có liên quan tới đề tài.