Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt may Hà Nội

áp dụng: phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ xuất, nhập (chứng từ nhập, xuất) nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng loại nguyên vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán giá nhập, xuất, đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 1.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: 1.3.2.1-Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu trên sổ kế toán.. Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. - Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế , có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán: Bên nợ : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng). Bên có : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá dược hưởng...). Dư nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp bao gồm: - TK 1521 : Nguyên liệu, vật liệu chính - TK 1522 : Vật liệu phụ - TK 1523 : Nhiên liệu - TK 1524 : Phụ tùng thay thế - TK 1525 : Thiết bị XDCB - TK 1528 : Vật liệu khác và phế liệu - Tài khoản 151- hàng mua đang đi đường: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ , hàng hoá... mà các doanh nghiệp đã mua hoặc chấp nhận mua , đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho ( kể cả số đang gửi cho người bán ). Bên nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường, cuối tháng chưa về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang làm thủ tục nhập kho. Bên có: Giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường ( đầu và cuối kỳ ). Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác như: TK 133, TK 331, TK 111, TK 112, TK 141, TK128, TK222, TK 627, TK 641, TK 642. Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được biểu hiện qua phụ lục 04 1.3.2.2. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ  Là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản kế toán mà chỉ theo dõi, phản giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị còn lại cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho mà căn cứ vào giá trị tồn kho cuối kỳ, mua nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Tài khoản 611- mua hàng. Nội dung và kết cấu của tài khoản 611 như sau: Bên nợ : + Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, dụng cụ mua vào đầu kỳ Bên có: + Giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ +Trị giá vật tư hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá + Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất trong kỳ. Tài khoản này được mở TK cấp 2: TK 6111 “ Mua nguyên vật liệu " TK 6112 “ Mua hàng hoá - TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu - TK này dùng để phản ánh trị giá hiện có của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp. - TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường - TK này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác như : TK 133, TK 111, TK 112. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, các TK 151, 152 chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán để kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ kế toán, để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ. Mọi biến động về nguyên vật liệu không phản ánh trên cácTK151,152. Giá trị nguyên vật liệu mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi trên TK 611“Mua hàng”. Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được biểu hiện qua phụ lục 05 1.4. SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN: Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng 04 hình thức kế toán là: Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ và Nhật ký chung. Trong khuôn khổ luận văn để phù hợp với phần thực trạng, em chỉ xin trìn bầy hình thức kế toán Nhật ký chứng từ (Phụ lục 06 và phụ lục 10) Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ là: - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nó. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Dệt Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước có qui mô lớn, có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lâp, có tài khoản và con dấu, bao gồm tài khoản tiền Việt và tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng Công Thương Hai Bà Trưng, ngân hàng Ngoại Thương, ngân hàng Indouna Bank. Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất kinh doanh các mặt hàng phục vụ trong nước và xuất khẩu, chẳng hạn: hàng sợi, dệt kim, khăn, vải bò, dệt thoi v..v… * Trụ sở chính của công ty: Số 1 Mai Động, quận Hoàng Mai, Hà Nội * Số điện thoại: 844-8624619/ 8621023 * Số Fax: 844-8622334 * Email: hanosimex.com.vn * Ngày 7/4/1978: Tổng công ty nhập khẩu thiết bị Việt Nam và hãng UNIONMATEX (Cộng hoà liên bang Đức) chính thức ký hợp đồng xây dựng nhà máy sợi. Tháng 12/1979: Khởi công xây dựng nhà máy. Tháng 11/1982: Lắp đặt thiết bị máy móc. Ngày 21/11/1984: Chính thức bàn giao công trình cho nhà máy quản lý điều hành (gọi là nhà máy sợi Hà Nội). Tháng 12/1989: Đầu tư xây dựng dây chuyền dệt kim số 1. Tháng 6/1990: Đưa dây chuyền vào sản xuất. Tháng 8/1990: Bộ kinh tế đối ngoại cho phép nhà máy được kinh doanh nhập khẩu trực tiếp. Tháng 4/1991: Bộ công nghiệp nhẹ quyết định chuyển tổ chức và hoạt động nhà máy Sợi Hà Nội thành xí nghiệp Liên hiệp Sợi – Dệt kim Hà Nội (QĐ - CNN – TCLĐ ngày 30/4/1991). Tháng 6/1993: Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sáp nhập nhà máy sợi Vinh (tỉnh Nghệ An) vào xí nghiệp Liên hợp. Tháng 3/1994: Đưa dây chuyền dệt kim số II vào sản xuất. Ngày 19/5/1994: Khánh thành nhà máy Dệt kim (cả 2 dây chuyền I và II). Tháng 1/1995: Khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ. Tháng 3/1995: Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sáp nhập công ty Dệt Hà Đông vào xí nghiệp Liên Hợp. Ngày 19/6/1995: Bộ công nghiệp nhẹ quyết định đổi xí nghiệp Liên hợp thành công ty Dệt may Hà Nội (QĐ - 840 – TCLĐ ngày 19/6/1995). Ngày 2/9/1995: Khánh thành nhà máy thêu Đông Mỹ. Ngày 28/2/2000: Bộ công nghiệp nhẹ quyết định đổi tên thành công ty Dệt may Hà Nội với tên giao dịch viết tắt là: HANOSIMEX ( QĐ 103 – HĐQT ngày 28/2/2000). Như vậy với bề dày lịch sử hơn 20 năm qua vừa tổ chức, vừa xây dựng và phát triển, công ty Dệt may Hà Nội đã liên tục phấn đấu vượt khó khăn, cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường đã từng bước khẳng định mình để tồn tại và kinh doanh, không ngừng phát triển với tốc độ tăng trưởng khá và có bước đi vững chắc là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành dệt may Việt Nam. 2.1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý SXKD tại công ty Dệt may Hà Nội 2.1.2.1. Khái quát về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây: Với trang thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến, trình độ quản lý giỏi, đội ngũ cán bộ có năng lực cao, đội ngũ công nhân lành nghề luôn được tự đào tạo và đào tạo lại. Đây chính là thuận lợi lớn giúp cho công ty sản xuất kinh doanh có hiệu quả, sản phẩm của công ty luôn đạt chất lượng cao, được tặng nhiều huy chương vàng và bằng khen tại các hội chợ triển lãm kinh tế. Các sản phẩm của công ty, đặc biệt là các sản phẩm dệt kim có chất lượng cao, được xuất đi nhiều nước trên thế giới và đã được chấp nhận ở những thị trường khó tính nhất như Nhật Bản, Hàn Quốc, khu vực EC, CHLB Đức, Italia, Pháp, SNG, Mỹ. ..và được các khách hàng trong nước mến mộ. Công ty Dệt Hà Nội là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, nề nếp trong Bộ Công nghiệp nhẹ, luôn mở rộng hình thức kinh doanh mua bán, gia công, trao đổi hàng hoá, sẵn sàng hợp tác với các bạn hàng trong và ngoài nước để đầu tư trang thiết bị hịên đại, khoa học công nghệ mới. Lãnh đạo Doanh nghiệp là những nhà kinh doanh có năng lực, năng động và nhạy bén, luôn tìm mọi biện pháp huy động và sử dụng vốn một cách có hiệu quả nhất, phục vụ tốt yêu cầu sản xuất kinh doanh với mục tiêu đề ra lợi nhuận của năm nay cao hơn năm trước. Công ty luôn chấp hành vượt mức kế hoạch Nhà nước giao. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TT Chỉ tiêu ĐVT Năm Chênh lệch 2004 2005 Giá trị Tỷ lệ 1 Tổng giá trị SXCN Triệu đồng 923.200 1.055.218 132.018 14.30% 2 Tổng doanh thu  Triệu đồng 967.020 1.076.293 109.273 11,30% 3 Lợi nhuận trớc thuế  Triệu đồng 12.500 39.125 26.625 213.00% 4 Các khoản nộp ngân sách  Triệu đồng 6.327 9.427 3.100 49,00% 5 Số CBCNV  người 5.672 5.711 39 0.69% 6 Thu nhập bình quân CBCNV/người/tháng  1000 đồng 1.022 1.107 85 8,32% Qua bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta thấy: Tổng giá trị SXCN của công ty năm 2005 so với năm 2004 đã tăng 132.018 triệu với tỷ lệ tăng 14.30%.Tổng doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh tăng 109.273 với tỷ lệ 11.30%. Điều này có được là do công ty đã áp dụng kỹ thuật mới vào sản xuất, chú trọng đào tạo nhân lực và có chính sách quản lý phù hợp với xu hướng kinh tế chung hiện nay. Cùng với doanh thu tăng thì lợi nhuận cũng tăng ổn định theo từng năm (cụ thể như bảng trên). Mức thu nhập của công nhân viên cũng được cải thiện. Đây chính là động lực thúc đẩy sự sáng tạo của công nhân viên, góp phần đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Dệt may Hà Nội. 2.1.2.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty được quyết định bởi qui mô sản xuất kinh doanh lớn, đa dạng về chủng loại sản phẩm cùng độ rộng khắp cuả thị trường tiêu thụ. Nhiệm vụ của công ty được thực hiện thông qua các nhà máy thành viên : - Nhà máy Sợi 1: Qui mô 6500 cọc sợi, sản lượng 4000 tấn/năm, sản phẩm chủ yếu là sợi Peco và Cotton các loại, có chỉ số Ne 60, Ne 45, Ne 46, Ne30, dây chuyền sợi xe sản lượng 300 tấn/năm. - Nhà máy Sợi 2: Qui mô 3500 cọc sợi, sản lượng 4000 tấn/năm, sản phẩm chủ yếu là sợi Cotton các loại, có dây chuyền sợi xe với sản lượng 350 tấn/năm. - Nhà máy Dệt nhuộm gồm các phân xưởng Dệt và Nhuộm - Nhà máy May : gồm hai phân xưởng May1 và May2, bộ phận in, thêu. Hai nhà máy kết hợp với nhau để từ sợi sản xuất ra vải, quần áo dệt kim các loại: T shirt, PL shirt, Hineck với sản lượng 4,5 triệu sản phẩm /năm. - Nhà máy Sợi Vinh : Qui mô 2500 cọc sợi, sản lượng 2000 tấn/năm, sản phẩm chủ yếu là các loại sợi, ngoài ra còn có các sản phẩm may. - Nhà máy Dệt Hà Đông : Sử dụng nguyên liệu sợi 600 tấn/năm, chuyên sản xuất khăn mặt, khăn các loại. - Nhà máy May Thêu Đông Mỹ: Sử dụng khoảng 5000 tấn sợi/năm cho ra sản phẩm dệt kim các loại, sản lượng 1,2 triệu sản phẩm /năm. Ngoài ra còn có hai nhà máy phục vụ cho sản xuất: nhà máy Động lực, nhà máy Cơ điện. 2.1.2.3 Quy trình công nghệ sản xuất của mặt hàng chủ yếu trong đơn vị (phụ lục 07) Toàn bộ quy trình sản xuất được chia ra nhiều giai đoạn công nghệ. Nguyên vật liệu chính được chế biến một cách liên tục từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối theo một trình tự nhất định. Quá trình sản xuất diễn ra liên tục, có sản phẩm dở dang, thành phẩm của công đoạn này vừa có thể xuất bán vừa có thể là nguyên liệu của công đoạn sau. Điều này ảnh hưởng và chi phối đến công tác hạch toán của đơn vị. Thành phẩm của công ty là các loại sợi, hàng dệt kim, dệt thoi. Các sản phẩm này được thực hiện bằng các dây chuyền công nghệ khép kín, dây chuyền kéo sợi, dây chuyền dệt kim, dây chuyền dệt thoi. 2.1.2.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty (phụ lục 08) - Tổng giám đốc công ty do Tổng công ty Dệt may Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Tổng giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật. - Giúp việc cho tổng giám đốc là 3 phó tổng giám đốc điều hành của công ty theo sự phân công của tổng giám đốc, đồng thời là cán bộ tham mưu cao nhất cho tổng giám đốc trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh. * Các phòng chức năng có: - Phòng kinh doanh: Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch cung cấp. Phòng kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. - Phòng xuất nhập khẩu: Phụ trách việc xuất khẩu sản phẩm của công ty sang các nước khác, đồng thời chịu trách nhiệm nhập dây chuyền công nghệ tiên tiến của các nước trên thế giới bao gồm máy móc thiết bị, phụ tùng và các nguyên vật liệu phục vụ trực tiếp và gián tiếp cho sản xuất cũng như các hoạt động khác của Công ty. - Phòng điều hành sản xuất: Đứng đầu mỗi xí nghiệp là giám đốc. Các giám đốc này chịu sự chỉ đạo của cấp trên, chịu trách nhiệm quản lý sản xuất, bảo toàn, phát triển nguồn vốn, tài sản và các nguồn lực khác do công ty giao. - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng, nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo công ty trong lĩnh vực tổ chức quản lý lao động và các công việc hành chính, văn thư. - Phòng kế toán tài chính: có chức năng nhiệm vụ hạch toán các chi phí sản xuất kinh doanh; Báo cáo tình hình tài chính của công ty với các cơ quan chức năng. Đồng thời có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, xác định nhu cầu vốn, tình hình hiện có và sự biến động của các loại tài sản trong công ty. - Trung tâm thí nghiệm và kiểm tra chất lượng (KCS): Có chức năng kiểm tra chất lượng nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đưa vào sản xuất hàng loạt và trước khi tiêu thụ - Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản và an ninh chung của Công ty. - Các xí ngiệp sản xuất: Là nơi trực tiếp sản xuất ra các loại sản phẩm. Đứng đầu mỗi xí nghiệp là giám đốc. Các giám đốc này chịu sự chỉ đạo của cấp trên, chịu trách nhiệm quản lý sản xuất, bảo toàn, phát triển nguồn vốn, tài sản và các nguồn lực khác do công ty giao. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Dệt may Hà Nội 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán (phụ lục 09) Phòng kế toán tài chính gồm 20 người: Kế toán trưởng, 2 phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 16 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ nhiệm vụ được phân công như sau: - Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý tài chính cấp trên và tổng giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán của công ty, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán tài chính theo hoạt động chức năng chuyên môn kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật tư, tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính mà Nhà nước ban hành. - Phó phòng kế toán tài chính (kiêm kế toán tổng hợp). Có nhiệm vụ hàng tháng căn cứ vào nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ (do kế toán vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành... chuyển lên) để vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các tài khoản, lập bảng cân đối kế toán sau đó vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Lập báo cáo tài chính theo qui định của Nhà nước. - Kế toán nguyên vật liệu: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, vật liệu công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật tư, cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3- bảng kê tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ, bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ và từ các hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, lên nhật ký chứng từ số 5. -Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định, tình hình mua bán và thanh lý tài sản cố định. - Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ căn cứ vào các bảng tổng hợp thanh toán lương và phụ cấp do tổ nghiệp vụ dưới các nhà máy chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lương cho các nhà máy, các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lương... và các nhật ký chứng từ có liên quan để ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất (có chi tiết cho từng nhà máy) phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và theo dõi công nợ của khách mua hàng. Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng. Mở thẻ theo dõi nhập xuất tồn thành phẩm. Sau đó, theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. - Kế toán thanh toán: theo dõi tình hình thu chi sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi nhân hàng của công ty, mở sổ theo dõi chi tiết tiền mặt, hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng. theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ công ty. - Thủ quĩ: quản lý quỹ tiền mặt của công ty và thực hiện việc thu chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi. - Kế toán các nhà máy: chịu sự chỉ đạo ngành dọc của phòng kế toán tài chính của công ty, thực hiện tổng hợp các công việc xảy ra trong nhà máy sau đó báo cáo lên phòng kế toán tài chính của công ty. 2.1.3.2. Chế độ hạch toán áp dụng tại doanh nghiệp là - Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm kết thúc ngày 31/12 năm đó. Cuối niên độ kế toán các báo cáo tài chính được lập theo quy định hiện hành. - Đơn vị tiền tệ: “ Đồng Việt Nam”, các đồng khác quy đổi theo tỷ giá hạch toán - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ (phụ lục 10) - Phương pháp kế toán tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá TSCĐ + Phương pháp khấu hao áp dụng: theo QĐ 106/BTC -Phương kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá: chi tiết theo từng kho nguyên liệu, vật liệu + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: tính giá bình quân. + Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp: kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế: Cong ty áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 2.1.4. Tài khoản kế toán TK 152 “Nguyên vật liệu” và TK 611 “mua nguyên vật liệu” TK 1521 “Nguyên vật liệu chính” và TK 611.1 “mua nguyên vật liệu chính” TK 152 2“Nguyên vật liệu phụ” và TK 611 “mua nguyên vật liệu phụ” Các nghiệp vụ nhập vật tư kế toán sử dụng các TK sau: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi Ngân hàng TK 331: Phải trả người bán ( Chi tiết TK 3311) TK 131: Phải thu khách hàng TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh phản ánh ở các tài khoản sau: TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 627: Chi phí sản xuất chung. TK 111: Chi phí quản lý doanh nghiệp. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI 2.2.1 Quá trình hạch toán nhập - xuất kho nguyên vật liệu Với đặc điểm vật tư vật liệu của mình là mật độ nhập xuất lớn cần có sự giám sát bảo quản thường xuyên và hệ thống kho được bố trí tập trung, kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm tra đối chiếu hàng ngày, nên công ty Dệt may Hà nội đã sử dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu quản lý vật tư là phải cung cấp thường xuyên về hiện vật và tiền của từng loại vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho * Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại: Giá thực tế = Giá ghi trên hoá đơn + Thuế + Các chi phí thu mua nhập kho NVL tính bằng tiền Việt Nam nhập khẩu l iên quan (nếu có) ( giá chưa có thuế GTGT) Ví dụ 1: Ngày 19/12/2005 phiếu nhập kho theo chứng từ số 17708 (phụ lục 12), Công ty nhập khẩu vật liệu bông TQ cấp với số lượng là 197.160 kg, đơn giá là 18.700 đồng, thành tiền là 3.687.004.200 đồng, thuế nhập khẩu là 16.837.085 đồng. Vậy giá thực tế vật liệu nhập kho = 3.687.004.200 đồng + 16.837.085 đồng = 3.703.841.285 đồng * Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ các nguồn trong nước: Giá thực tế = giá ghi trên hoá đơn + các chi phí thu mua nhập kho NVL ( giá chưa có thuế GTGT) liên quan (nếu có) Ví dụ 2: Ngày 08/12/2005 phiếu nhập kho chứng từ số 0094137(phụ lục 13), Công ty mua vải ngoài, trị giá mua trên hoá đơn là 72.000.000 đồng (giá chưa có thuế GTGT). Vậy giá thực tế của vật liệu nhập kho là 72.000.000 đồng. 2.2.3. Tính giá vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp “ Đơn giá bình quân gia quyền”. Theo phương pháp này: Giá thực tế của NVL + Giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá thực tế = bình quân Số lượng NVL + Số lượng NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá thực tế = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế xuất kho bình quân Ví dụ 3: Trong tháng 12/ 2005, vải mộc tồn đầu kỳ 1.179.210 đồng với số lượng 102,54 mét, trong tháng nhập 3.125,7 mét thành tiền là 35.945.550 đồng, xuất dùng 2809 mét Ta có: Đơn giá = 1.179.210 + 35.945.550 = 11.500 đồng bình quân 102,54 + 3.125,7 Giá thực tế xuất kho = 2809 x 11.500 = 32.303.500 đồng 2.2.4. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Phòng kinh doanh là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch cung cấp. Phòng kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do người bán gửi đến, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cở sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng kinh doanh cũng lập biên bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên : - 1 liên lưu tại phòng kinh doanh - 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán - 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. Đối vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kinh doanh căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên. Trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kinh doanh, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho). Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm các chứng từ: - Hoá đơn GTGT (phụ lục 11) - Phiếu nhập kho (phụ lục 12,13) - Thẻ kho (phụ lục 14) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (phụ lục 15) Sơ đồ trình tự nhập kho nguyên vật liệu Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Thẻ kho Kiểm tra số thực nhập Dưới đây là các chứng từ của thủ tục nhập kho theo ví dụ sau: công ty mua 197.166 kg bông TQ cấp I với đơn giá: 18.700 đồng tương đương với 1,34 USD/ kg của công ty ITOCHU HONGKONG. Khi đó công ty nhận được hoá đơn GTGT của công ty ITOCHU HONGKONG (phụ lục 11) Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo dõi trên một thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý chính xác của các chứng từ, rồi tiến hành ghi số thực nhập thực xuất lên thẻ kho. Do vậy, thẻ kho sẽ được dùng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phỉếu giao nhận chứng từ. Kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). Tiếp theo, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính để lên bảng kê chi tiết nhập vật tư cho từng kho. Thành tiền = Số lượng ´ Đơn giá Từ các bảng kê nhập chi tiết vật tư ở các kho trên, kế toán tổng hợp số liệu theo tài khoản để lập “Bảng tổng hợp nhập vật tư” ,Tương tự, “Bảng tổng hợp xuất vật tư” - cũng được lên bằng cách dựa vào các bảng kê chi tíết xuất vật tư. Để theo dõi chi tiết quá trình nhập vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán từng người bán, công ty sử dụng Sổ chi tiết số 2-Thanh toán với người bán. Đối với khách hàng thường xuyên, kế toán mở cho mỗi người từ một đến hai tờ sổ. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ mua vật liệu, kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập ghi chép vào sổ. Cuối tháng sổ chi tiết sẽ được tính toán cho từng người bán. Kết cấu sổ chi tiết số 2, cơ sở số liệu và cách ghi: - Cột số dư đầu tháng: Số dư cuối tháng trước chuyển sang. - Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toán ghi số liệu, ngày tháng nhập, chứng từ, nội dung kế toán phát sinh, giá thực tế qui đổi ra VNĐ ( nếu mua bằng ngoại tệ). - Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi vào cột Nợ hay Có của TK 331 và đối ứng với các TK có liên quan. - Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng (Dư có) cộng (+) cột Có trừ (-) cột Nợ. Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi Sổ chi tiết số 2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Mỗi dòng trên Nhật ký chứng từ số 5 được ghi chi tiết cho một người bán. Sau khi lên hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên Nợ của TK 331,Có TK 331, tính ra số dư cuối tháng. Số liệu ghi trên Nhật ký chứng từ số 5 vẫn có thể đối chiếu với bảng tổng hợp nhập để lên Bảng kê số 3. Kết cấu của Nhật ký chứng từ số 5: - Tên đơn vị bán hàng: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với công ty. - Số dư đầu tháng = Số dư cuối tháng trước của TK 331 (chi tiết theo từng người bán). - Phần ghi Có TK 331- Nợ các TK khác: Ghi chi tiết số tiền phải thanh toán cho từng đơn vị bán tính theo giá mua. - Phần theo dõi thanh toán : Ghi số tiền đã thanh toán cho từng đơn vị bán hàng. - Cột số dư cuối tháng: Ghi số dư cuối tháng của TK 331(chi tiết cho từng đơn vị bán). Việc ghi chép như trên cho phép công ty tổng hợp tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp, nắm bắt thông tin từng nhà cung cấp một cách nhanh nhất và đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán. 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho Trên các phiếu xuất kho (phụ lục 16) phòng kinh doanh chỉ ghi số lượng xuất kho, cột đơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi. Tại kho Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. .Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (phụ lục 17) được lập thành hai liên. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi ngày, tháng, năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu (ghi rõ họ tên) giao cho người vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển tới đơn vị nhập vật liệu. Thủ kho nhập, sau khi nhận hàng xong ghi số thực nhập vào cột 2, ngày tháng nhập và cùng với người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Một liên thủ kho nhập giữ lại, còn một liên thủ kho xuất giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán ghi đơn giá, thành tiền vật tư xuất. Căn cứ vào phiếu xuất vật tư, thủ kho tiến hành ghi số thực xuất vào thẻ kho (các bước tiến hành đã trình bầy ở phần nhập kho). Thẻ kho được dùng để ghi chép chung cho cả nghiệp vụ nhập và xuất. Tại phòng kế toán Dựa trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên đã được kiểm tra tính chính xác, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư. Đối với phiếu xuất kho kế toán tính giá theo phương pháp giá trung bình nêu trên và ghi đơn giá vào cột đơn giá trên phiếu xuất. Sổ chi tiết vật tư theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu như mở tại kho. Định kỳ cuối tháng hoặc vào một thời điểm nào đó theo yêu cầu của trưởng phòng kế toán, số liệu trên sổ chi tiết sẽ được đối chiếu với thẻ kho về nhập xuất tồn. Giá trị tồn kho vật liệu được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết vật tư. Bảng kê số 3 và Bảng phân bổ số 2 Từ bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng và các Nhật ký chứng từ có liên quan số 1,2,5,7,10... kế toán tiến hành lên bảng kê số 3 - tính giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ. Cột hạch toán lấy toàn bộ số liệu trên bảng Tổng hợp nhập vật tư. Sau khi tính toán được hệ số chênh lệch trên Bảng kê số 3, hệ số này được đưa sang Bảng phân bổ số 2-tính giá vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho. Cột hạch toán của bảng phân bổ số 2 lấy từ Bảng tổng hợp xuất vật tư. Số tổng nhập và tổng xuất theo giá hạch toán, giá thực tế được đưa sang Bảng kê 3 tính ra giá tồn kho cuối tháng. Bảng phân bổ số 2 dùng để lên Bảng kê 4,5,6 . Định kỳ 3 tháng kế toán lập bảng kê và bảng phân bổ quý. Sổ cái tài khoản 152, 153: Kế toán tổng hợp mở sổ cho cái tài khoản chi tiết 1521, 1522, 1523, 1524, 1527 và 1531 theo định kỳ quý (3 tháng một lần ). Kế toán không mở tài khoản tổng hợp 152, 153 . Cuối quý căn cứ vào các Nhật ký chứng từ, Bảng kê 3, kế toán cân đối tài khoản lên sổ cái. 2.2.4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty sử dụng phương pháp “Thẻ song song”để tiến hành hạch toán, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu của Công ty được tiến hành như sau: * Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng danh điểm vật liệu. Thẻ kho được thủ kho sử dụng cho mỗi loại vật liệu và được cập nhật sau mỗi lần nhập xuất vật liệu. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Vào cuối mỗi tháng thủ kho chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán để đối chiếu hiện vật. * Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Cuối tháng, khi thủ kho chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu việc cập nhật số liệu giữa thủ kho và kế toán. Sau khi kiểm tra đối chiếu, kế toán sẽ tính toán số tiền, cập nhật biến động nhập xuất tồn của từng danh điểm vật liệu. Sau đó kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu để làm số liệu tổng hợp cho kế toán tổng hợp (Sơ đồ 1.1). 2.2.4.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp là việc sử dụng tài khoản để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kế toán ở dạng tổng quát. Công ty VINA - LSC hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu * Các tài khoản sử dụng: - TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu - trong đó có các tài khoản cấp 2 sau: + TK 1521 - Nguyên vật liệu chính. + TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ. + TK 1524 - Phụ tùng thay thế. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK 111 “ tiền mặt ”, TK 112 “ tiền gửi ngân hàng ”, TK 331 “phải trả người bán”, TK 141 “ tạm ứng ”, TK 133 “ thuế GTGT được khấu trừ ” … * Phương pháp hạch toán: Vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là mua ngoài từ nguồn nhập khẩu là chủ yếu. Nhìn chung việc thu mua vật liệu của Công ty tương đối ổn định và thuận tiện, có nhiều phương thức thanh toán khác nhau nên công việc kế toán cũng rất đa dạng. Vật liệu của công ty được mua theo phương thức thanh toán bằng L/C, thanh toán bằng chuyển khoản hoặc cũng có thể công ty nợ người bán hoặc trả chậm. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập kho, kế toán nguyên vật liệu sẽ đưa số liệu vào máy tính. Việc xử lý dữ liệu trong máy tính được tiến hành vừa chi tiết vừa tổng hợp theo một quy trình nhất định của phần mềm kế toán ACSoft mà Công ty đang sử dụng. Vật liệu nhập mua từ bên ngoài phải được phản ánh đúng đắn, đầy đủ, chính xác: giá bản thân vật liệu, chi phí thu mua, khoản thuế GTGT phải trả và tình hình thanh toán với người bán. * Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài: căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho nguyên vật liệu kế toán định khoản: Nợ TK 1521 - Nguyên vật liệu ( giá có thuế nhập khẩu). Có TK 3333 - Thuế nhập khẩu. Có TK 331 - Số tiền phải trả cho người bán. Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu. Ví dụ 4: Ngày 19/12/2005 công ty nhập khẩu Bông TQ cấp 1(phụ lục 12) chưa thanh toán tiền. Giá chưa có thuế GTGT là 3.687.004.200 đồng, thuế nhập khẩu là 16.837.085 đồng, thuế GTGT là 368.700.420 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 1521 4.055.704.620 Có TK 3333 368.700.420 Có TK 331 3.687.004.200 Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp sẽ được khấu trừ: Nợ TK 133 16.837.085 Có TK 33312 16.837.085 * Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ các nguồn trong nước: căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho nguyên vật liệu kế toán định khoản: Nợ TK 1521 - Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 141, 331 - Tổng giá thanh toán. Ví dụ 5: Ngày 08/12/2005 theo phiếu nhập kho chứng từ số 0094137, công ty mua 12000 mét vải ngoài đơn giá là 6000 đồng/mét, thuế GTGT 10%. Tổng số tiền thanh toán là 79.200.000 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 1521 72.000.000 Nợ TK 133 7.200.000 Có TK 112 79.200.000 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu * TK sử dụng: - TK152 - Nguyên liệu, vật liệu. - TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. - TK 627 - Chi phí sản xuất chung : phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm. - Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 641 “ chi phí bán hàng ”, TK 642 “ chi phí QLDN ”, TK 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. * Phương pháp hạch toán: Trong công tác kế toán nguyên vật liệu, bên cạnh việc theo dõi, hạch toán nhập nguyên vật liệu thì xuất nguyên vật liệu cũng là một khâu hết sức quan trọng. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng. Thực tế ở công ty VINA - LSC, kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu được tiến hành trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu như phiếu xuất kho. Công ty đã bố trí các kho nguyên vật liệu ngay tại nhà máy sản xuất nhằm tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh và tránh vận chuyển nhiều lần gây lãng phí thất thoát. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Ví dụ 6: Ngày 06/11/2005 theo phiếu xuất kho chứng từ số 14108518 (phụ lục 16) kho NVL xuất 117.250 mét Bông TQ cấp 1 dùng cho sản xuất, đơn giá là 18.698,47 đồng thành tiền là 2192.395.607 đồng. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản: Nợ TK 6211 2192.395.607 Có TK 1521 2192.395.607 2.2.5. Tổ chức kiểm kê kho nguyên vật liệu Công ty Dệt may Hà Nội tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng thứ nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho công ty kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát, để có biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ đối với nguyên vật liệu qua kiểm kê đánh giá phát hiện kém phẩm chất, giảm giá trị thì xin thanh lý theo quyết định của công ty. Nếu vật liệu vẫn còn tốt thì đánh giá theo giá trị ban đầu. Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại, phức tạp nên quá trình kiểm tra thường kéo dài. Vì vậy, công ty tiến hành kiểm kê định kỳ 3 tháng một lần. Công ty tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho, mỗi kho được lập một ban kiểm kê bao gồm 3 người: 1Thủ kho; 1 Thống kê; 1 Kế toán vật liệu Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa Sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân khí hậu, thời tiết, hay do hao hụt khi cân đo đong đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào “Biên bản kiểm kê” do phòng kinh doanh lập. Sau đó, kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loại trước khi lập báo cáo. Căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau: -Thừa phát hiện qua kiểm kê Nợ TK 152, 153 Có TK 3381 - Thiếu phát hiện qua kiểm kê Nợ TK 1381 Có TK 152,153 Kết quả kiểm kê cho thấy (phụ lục 15)số lượng nguyên vật liệu bị hao hụt là không đáng kể, chứng tỏ đã có sự theo dõi, kiểm tra XN DỊCH VỤ XÂY DỰNG chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho. Ví dụ 7: - Ngày 31/12/2005 Công ty tiến hành kiểm kê phát hiện thừa 84 mét vải phin đỏ thành tiền là 959.480 đồng mà không rõ nguyên nhân. Đối với vật liệu thừa khi kiểm kê không rõ nguyên nhân, kế toán định khoản: BT1 Nợ TK 1521, 1523 959.480 Có TK 338.1 959.480 BT2 Nợ TK 338.1 959.480 Có TK 711 959.480 - Ngày 31/12/2005 Công ty tiến hành kiểm kê phát hiện thiếu 10 mét vải lót lụa thành tiền là 105.500 đồng mà không rõ nguyên nhân. Đối với nguyên vật liệu thiếu không rõ nguyên nhân, thủ kho phải bồi thường kế toán định khoản: BT1 Nợ TK 138.1 105.500 Có TK 1521 105.500 BT2 Nợ TK 1388 105.500 Có TK 138.1 105.500 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI 3.I NHẬN XÉT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY DỆT HÀ NỘI. 3.1.1 Nhận xét về công tác quản lý vật liệu Qua chặng đường hơn 20 năm xây dựng và phát triển, công ty Dệt Hà Nội đã không ngừng phát triển lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong lịch sử phát triển của mình, công ty đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, trở thành lá cờ đầu của ngành Dệt may Việt Nam. Có thể coi công ty là một trong những doanh nghiệp Dệt may sớm nhất được cấp chứng chỉ ISO 9002. Để đạt được những kết quả như trên, công ty đã thực hiện tốt việc quản lý vật liệu sản xuất nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Như chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là một yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, việc quản lý tốt nguyên vật liệu là một biện phát giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng vật liệu cần dùng là bao nhiêu để đáp ứng yêu cầu sản xuất, có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu kịp thời. Công ty Dệt may Hà Nội đã xác định cho mình một mô hình quản lý khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản, sử dụng cho sản xuất. Công ty đã có sự theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở các xí nghiệp. Tại các xí nghiệp nhỏ đó có đội ngũ cán bộ phụ trách tình hình nguyên vật liệu dùng cho sản xuất và nắm vững số tồn kho nguyên vật liệu. Số nguyên vật liệu tồn lại trong kho sau quá trình sản xuất là bao nhiêu, để có kế hoạch bảo quản. Khâu thu mua: công ty có đội ngũ cán bộ tiếp liệu đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng chủng loại. Khâu bảo quản : công ty xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý khoa học. Trong các kho đều được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp, đảm bảo cho vật liệu được phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị .. Khâu sử dụng: nguyên vật liệu được sử dụng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu , phòng kinh doanh xem xét nhu cầu tính hợp lý hợp lệ và theo đó sẽ xuất kho đáp ứng yêu cầu theo số thực có. 3.1.2. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Xuất phát từ thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và cùng với việc nghiên cứu tổ chức hạch toán kế toán vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội em nhận thấy : công ty đã thực hiện tương đối toàn diện, đồng bộ trên tất cả các nội dung công tác kế toán : Chứng từ, Tài khoản, Sổ sách kế toán, Báo cáo, tạo ra một hệ thống văn bản pháp quy trong lĩnh vực kế toán một cách hoàn chỉnh. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác quản lý kinh tế nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được cải thiện củng cố, hoàn thiện và trở thành công cụ đắc lực trong điều hành, quản lý và ra các quyết định sản xuất kinh doanh, đồng thời đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công tác hạch toán của công ty.Để đạt được những điều đó là do cán bộ quản lý đã nhanh chóng kịp thời nắm bắt được tình hình kinh tế chuyển đổi, từ đó sắp xếp tổ chức bộ máy kế toán một cách gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu sản xuất. Bên canh đó công ty còn lựa chọn những cán bộ có năng lực, kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng nắm bắt và sử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời để giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Công ty luôn quan tâm đến việc nâng cao, đào tạo về nghiệp vụ trình độ cho cán bộ phòng kế toán. Trong phần hành kế toán nguyên vật liệu, cán bộ kế toán phần hành và các nhân viên khác có liên quan đã làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, luôn có ý thức nâng cao trình độ và phản ứng kịp thời, đúng đắn mỗi khi có nghiệp vụ phức tạp về vật tư xảy ra. Qua thời gian thực tập tại công ty Dệt may Hà Nội, vận dụng lý luận thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu, em thấy kế toán nguyên vật liệu tại công ty có những ưu và nhược điểm sau: 3.1.2.1. Ưu điểm - Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu : để hạch toán chi tiết vật liệu, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song - phương pháp kế toán chi tiết đơn giản nhất và dễ làm đối với kế toán vật liệu, thủ kho và những người có liên quan. Hơn nữa, kế toán dùng máy vi tính để tính toán, in ra các bảng kê chi tiết, tổng hợp ... giảm đáng kể khối lượng ghi chép tính toán, đưa ra số liệu nhanh chóng kịp thời. - Về hệ thống chứng từ áp dụng tại công ty: đảm bảo đầy đủ các yêu cầu bắt buộc của chế độ kế toán về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... Trên tất cả các chứng từ đều thể hiện khá đầy đủ các yếu tố pháp lý: tên chứng từ, địa chỉ nơi thưc hiện, ngày tháng, số hiệu, nội dung chứng từ, số lượng thực nhập thực xuất... Qua các chứng từ đã được lập chi tiết như vậy kế toán sẽ dễ dàng kiểm tra và nắm bắt thông tin cụ thể về tình hình nhập xuất tại kho. - Về tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên, phù hợp với qui mô đặc điểm sản xuất của công ty. Kế toán căn cứ vào chứng từ để luân chuyển và ghi vào bảng kê chi tiết và vào sổ chi tiết số 2 (với chứng từ nhập do mua ngoài). Bảng kê chi tiết là căn cứ dùng để tập hợp chứng từ ban đầu tạo điều kiện cho kế toán lập các bảng tổng hợp, sổ tổng hợp. Trên các bảng kê đã thể hiện được nội dung, qui mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi chép vào tài khoản theo chế độ quy định. - Về hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, công ty đã áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ, là hình thức khá phổ biến và có nhiều ưu điểm, phù hợp với điều kiện kế toán của công ty nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. - Về ứng dụng kỹ thuật trong công tác kế toán: công ty đã trang bị hệ thống máy vi tính cho phòng tài chính kế toán khá đầy đủ. Cùng với sự giúp đỡ của một chuyên gia về máy vi tính, công việc tại phòng kế toán tài chính được tiến hành nhanh gọn chính xác hơn trong ghi chép, tính toán, lập các bảng biểu. Có được những kết quả tốt đẹp như trên là do sự cố gắng của tập thể cán bộ nhân viên kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty, công tác kế toán tại phòng tài chính kế toán ngày càng được hoàn thiện và đổi mới để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán các quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. 3.1.2.2. Những tồn tại - Thứ nhất: Về xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm: Công ty chưa chú trọng về xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, vì vậy giá thành có thể cao hơn dự kiến. - Thứ hai: Về khâu dự trữ và cung ứng nguyênvật liệu: Khâu dự trữ và cung ứng nguyên vật liệu kịp thời đối với doanh nghiệp là vấn đề hết sức quan trọng. Tồn kho dự trữ là điều đáng sợ của hầu hết các doanh nghiệp vì dự trữ chính là tồn đọng vốn. Công ty cần phải quan tâm hơn đến khâu dự trữ và cung ứng nguyên vật liệu. - Thứ ba: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: qua thực tập em nhận thấy Công ty không lập dự phòng cho nhóm hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. - Thứ tư: Về kế toán các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho: Tại công ty Dệt may Hà Nội, việc mất mát hàng hoá là không tránh khỏi. Vì thế theo dõi hàng hoá tránh để xảy ra hao hụt, mất mát quá nhiều hàng hoá tại công ty là việc làm cần thiết giúp công ty có thể đứng vững và phát triển như ngày nay một cách hiệu quả. 3.3 Một số ý kiến đề xuất về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội Ý kiến thứ nhất: Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Trong giá thành thì vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn để giảm tối thiểu khoản chi phí này cần phải xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu được thực hiện đồng thời với công tác cải tiến kỹ thuật, ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, coi trọng những biện pháp để giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ. Ý kiến thứ hai: Về khâu dự trữ và cung ứng nguyên vật liệu. Vấn đề đặt ra là công ty phải giảm khâu dự trữ đến mức cho phép để tránh tình trạng mua nguyên vật liệu quá ít gây nên tình trạng thiếu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hoặc mua với số lượng quá lớn gây nên tình trạng ứ đọng vốn, hư hỏng lãng phí vật tư. Kinh nghiệm của các doanh nghiệp sản xuất là cố gắng tránh tồn kho. Để đảm bảo cho dự trữ tối thiểu thì công việc mua sắm nguyên vật liệu phải diễn ra thường xuyên đều đặn. Lượng vật liệu mua vào phải vừa đủ (một cho đến hai tháng phải cung ứng một lần ) để hạn chế ứ đọng vốn, giảm vốn vay ngân hàng. Công ty nên tìm những nhà cung cấp có quan hệ bằng các hợp đồng dài hạn. Họ sẵn sàng cung cấp thường xuyên liên tục những lô hàng nhỏ tuỳ theo yêu cầu của người mua. Khi nguyên vật liệu về công ty tranh thủ bốc dỡ kiểm nhận, nhập kho để rút ngắn thời gian chờ đợi, tránh hao hụt mất mát. Ngoài ra, công ty nghiên cứu thay thế các loại vật liệu nhập ngoại bằng các loại vật liệu có sẵn trong nước với giá thấp hơn. Như vậy sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí, đồng thời góp phần thúc đẩy nền sản xuất trong nước và có thể tránh được sự biến động về tình hình tài chính của khu vực và trên thế giới. Ý kiến thứ ba : Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo thông tư số 89- 2002 TT/BTC ngày 9/10/2002 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, thì phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Hạch toán khoản trích lập, hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (31/12) do lập dự phòng năm nay lớn hoặc nhỏ hơn khoản dự phòng năm trước. Cuối năm tài chính doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm 31/12 tính toán khoản phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, so sánh với số đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trước, xác định số chênh lệch phải lập thêm hoặc giảm đi nếu có. Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK159 TK632 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) Ý kiến thứ tư: Về kế toán hao hụt, mất mát hàng tồn kho: Theo thông tư 89 của Bộ Tài Chính ban hành ngày 09/10/2002 thì có sự bổ sung về kế toán hao hụt, một mặt hàng tồn kho để hợp lý hơn với các doanh nghiệp, giúp cho các doanh nghiệp quản lý tốt hưon hàng hoá của doanh nghiệp mình. Hiện nay, tại công ty Dệt may Hà Nội việc xảy ra hao hụt, mất mát hàng tồn kho vẫn xảy ra làm ảnh hưởng đến sản xuất. Vì thế theo em quản lý chặt chẽ hàng hoá đã về nhập kho tại công ty là việc quan trọng. Công ty nên tham khảo và phản ánh giá trị hàng tồn kho theo thông tư 89 của Bộ Tài Chính thì việc quản lý tốt hàng tồn kho sẽ hiệu quả hơn. Căn cứ vào biên bản về hao hụt, mất mát hàng tồn kho, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho mất mát, hao hụt, kế toán ghi: Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 151, 152, 153, 154, 155, 156 Căn xứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111,334,…… (Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra được phản ánh vào gia vốn hàng bán ) Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý.